сб4упп апрель2014

Классификация решений

для бюджетирования

Внедрение подсистемы

“Бюджетирование”

1C:Управление

производственным

предприятием


для бюджетирования 1. Единая

Информационная база

Бюджетирования и учета

2. Отдельная

информационная база

для

Бюджетирования

1.1 “От статьи”

1.2 “От проводки”

2.1 Таблицы

2.2 Транзакции


для бюджетирования 1. Единая

Информационная база

Бюджетирования и учета

2. Отдельная

информационная база

для

Бюджетирования

1.1 “От статьи”

1.2 “От проводки”

2.1 Таблицы

2.2 Транзакции

УПП

БИТ-ФИНАНС

ИТРП-БЮДЖЕТИРОВАНИЕ

РАРУС:УФ

ИНТАЛЕВ КМ

ИТАН

ГЕОСОФТ СБ

1С:КОНСОЛИДАЦИЯ

ВДГБ:УБК

1. Единая информационная база Означает, что плановые данные по бюджетам

находятся в той же программе, что и первичные

документы факта: документы бухгалтерского и/или

оперативного учета

План по бюджету Факт по бюджету

Первичные

документыРегистры

1. Единая информационная база В рамках одной программы содержатся первичные

учетные документы, такие как платежные

поручения, накладные и т.п.

Эти документы создают движения регистров (или

бухгалтерские проводки) в рамках подсистемы или

программного продукта, который используется для

бухгалтерского или оперативного учета (1С:

Бухгалтерия, 1С: Управление торговлей,

подсистема бухгалтерского учета в 1С:Управлении

производственным предприятием и т.п.)

При помощи специальных механизмов, эти данные

превращаются в факт по бюджетам

1. Единая информационная база

Достоинства Недостатки

Более оперативное

получение (актуализация)

факта по бюджетам

Усложнение

сопровождения

(обновлений) учетной

программы

Возможность

расшифровать отчет по

бюджету до первичного

документа

Требует ведения учета всех

предприятий холдинга в

единой базе

Нет необходимости

настраивать обмены между

программами

Невозможность отделить

бюджеты от учетной

программы (записать на

отдельную “флешку”)

1. Единая информационная база

Представители “семейства”

-1С: Управление производственным предприятием

-Инталев:Корпоративный менеджмент

-БИТ:Финанс

-Рарус:Управление корпоративными финансами

-ИТАН:Управленческий баланс

-ИТРП:Бюджетирование

…

Иными словами, большинство…

Примечание: каждую из этих программ можно поставить как

отдельную базу, настроив обмен с учетной базой. Но это не является

типовым способом использования программы и требует

дополнительных настроек

2. Отдельная информационная

база Означает, что плановые данные по бюджетам

находятся в отдельной программе, а факт по

бюджету заносится в неё вручную или при помощи

обмена данными

План

Факт

УПП

Торговля

Бухгалтерия

2. Отдельная информационная база


Обновление учетной

программы слабо зависит

от системы

бюджетирования

При обмене данными могут

происходить сбои

Учет всех предприятий

холдинга может вестись в

разных программах

Более медленная

актуализация данных

Базу бюджетирования

можно хранить на

отдельном носителе

(сервере)

Органичены возможности

расшифровать отчет по

бюджету до первичного

документа

2. Отдельная информационная база


-1С: Консолидация

-ВДГБ: Управление бизнесом компании

1.1Принцип учетных записей “От

статьи”Означает, что информация в системе хранится в виде

записей по статьям бюджетов. При вводе плановых данных

указывается статья, остальные сведения являются

вторичными

Статья

оборотов 1

Статья

оборотов 2

Статья

бюджета 1

Статья

бюджета 2

БДР

БДДС

Дт Кт

Дт Кт

Проводка 1

Проводка 2

Баланс

1.1Принцип учетных записей “От статьи”

Запись по статье является первичным “кирпичиком” данных.

Как правило, для статьи можно указать счет дебета и кредита, тогда

на основании записи сформируется проводка по плану счетов

бюджетирования, а на основании их совокупности – баланс.

Из этого следует:

1. Если счета не указывать, баланса не будет

2. Ограниченность аналитик в балансе ( в проводке не может быть

аналитик больше, чем у статьи)

3. В зависимости от операций – одной статье БДР или БДДС могут

соответствовать несколько счетов (например, для статьи БДДС-

“Банк” и “Касса”). Это приводит либо к чрезмерному раздуванию

перечня статей, либо к избыточно “свернутому” балансу

4. Все бюджеты, по сути, являются независимыми, и для построения

целостной системы нужна работа по их дополнительной

взаимоувязке


БДДС

Поступление от

покупателей


Покупателей нал


Покупателей безнал

50 62

51 62

БАЛАНС

Активы

Банк

Касса

Дебиторка

Пассивы

Чем больше статей бюджетов, тем сложнее структура статей оборотов



Относительно быстро

можно стартовать БДР и

БДДС. Пользователю не

надо знать принцип

двойной записи

Сложная настройка

системы, если нужен

баланс

Высокая скорость

формирования

“оборотных” бюджетов

Ограниченность аналитик в

балансе



-1С: Управление производственным предприятием

- БИТ: Финанс

- Рарус:Управление корпоративными финансами

- ИТРП: Бюджетирование

1.2 Принцип учетных записей “От

проводки”Означает, что информация в системе хранится в виде

проводок по плану счетов бюджетирования. Статья

оборотного бюджета является одной из аналитик проводки

Дебет

26

Аренда

Кредит

51

Оплата аренды

Баланс

БДР

БДДС

Оплата аренды

Аренда

Банк

Проводка

1.2 Принцип учетных записей “От проводки”

В данном случае, одна запись

непосредственно может оказывать влияние

на все три бюджета. Бюджеты становятся

взаимосвязанными, как в бухгалтерском учете

( но на своем плане счетов, с бухгалтерскими

операциями “не перемешиваются”


Бюджеты взаимосвязаны

автоматически принципом


“Идеологам системы” надо

понимать принципы


Легкость построения

баланса

Отчеты по оборотным

бюджетам могут

формироваться медленнее

Структура данных,

понятная бухгалтеру

Аналитика: по дебету и по

кредиту могут быть

произвольные аналитики

Нет необходимости

придумывать большой

перечень “статей оборотов




- Инталев: Корпоративный менеджмент

- Итан: Управленческий баланс

- Геософт: Сбалансированный бюджет

Об особенностях построения таких решений, я

писал выше. Но, все-таки детализировал эту

“Ветку” возможных решений. Собственно, это уже

технические варианты реализации,

непосредственно пользователя не касающиеся.

Однако, это может быть полезно тем, кто будет

внедрять и сопровождать систему


база

Как я говорил выше, программы из ветки (1) тоже

можно использовать в рамках подхода ветки (2):

просто, нужно будет настраивать дополнительно

какой-то обмен между базами. А это уже

“нетиповое” применение продукта, частично

уменьшающее его достоинства и добавляющие

некоторые технические сложности


база

Однако, можно и так.

Все программы из ветки (1), применяемые по

принципу ветки (2), в данной классификации

относятся к пункту 2.1: Транзакционные

Пользователям, внедренцам и “сопровождателям

системы” они удобны тем, что воспроизводят логику

работы с большинством программ на платформе

1С:Предприятие: Какое-то событие (факт хозяйственной

деятельности – это отдельная “транзакция” т.е

документ,породивший какую-то запись в регистрах. Или

проводку )

.И идеология платформы 1С:Предприяте ориентирована

именно на это. Просто потому что как платформа, она

возникла на “учетных” задачах.

По этой причине, такое построение будет более понятно

давним пользователям 1С….

2.2 Транзакционные системы

Пользователям, внедренцам и “сопровождателям

системы” они удобны тем, что воспроизводят

логику работы с большинством программ на

платформе 1С:Предприятие: Какое-то событие

(факт хозяйственной деятельности – это

отдельная “транзакция”)

И идеология платформы 1С:Предприяте

ориентирована именно на это. Просто потому что

Как платформа, она возникла на “учетных”

задачах.

По этой причине, такое построение будет более

понятно давним пользователям 1С….

2.2 Транзакционные системы

Есть пользователи, для которых решение таких

задач, как бюджетирование или МСФО, привычнее

воспринимать в виде итоговых показателей. Или

“таблиц”. Как в Excel. В Excel, конечно, можно

вести “пооперационный учет”, но это крайне

неудобно.

Так вот: на радость пользователям, которые

мыслят обобщенными показателями, некоторые

разработчики пошли на встречу: реализовали на

платформе 1С аналоги электронных таблиц, или

OLAP-кубов. Хотя сама платформа для данной

цели не очень “заточена”.

2.1 “Табличные” системы

Данный сегмент я сильно не изучал, но есть

типовое решение от фирмы 1С. Называется

1С:Консолидация.

По моему мнению, изначально решалась задача

“технической консолидации”- как из самого

разного “зоопарка” программ извлечь данные в

определенном формате. Задача не очень

тривиальная, а потому- затратная. Окупать как-то

надо. Вот и определили для нее предметные

области “бюджетирование” и “МСФО”.

Так или иначе, такое решение лучше подойдет тем,

кто мыслит категориями “итоговых таблиц”, как в

Excel



Табл.1

Табл.2

Табл.3

Табл.4

Табл.А

Табл.Б

Табл.I

ПОЧЕМУ БЮДЖЕТИРОВАНИЕ В

1С:УПРАВЛЕНИЕ ПРОИЗВОДСТВЕННЫМ ПРЕДПРИЯТИЕМ НЕ

РАБОТАЕТ ЭФФЕКТИВНО…

И КАК ЭТО ИСПРАВИТЬ

“Геософт : Сбалансированный

бюджет для 1С:Управление

производственным предприятием ”

Методика адаптации типовой

подсистемы бюджетирования

Геософт : Сбалансированный

бюджетЭто НЕ программный продукт типа ИНТАЛЕВ, БИТ-

ФИНАНС и т.п.

Это набор инструментов, позволяющих сделать

подсистему “Бюджетирование” в УПП

РАБОТОСПОСОБНОЙ

О чём пойдет речь?

ЗАЧЕМ

ИЗОБРЕТАТЬ

ВЕЛОСИПЕД?

Особенности типовой подсистемы

известны давно…

Это привело к появлению ряда

программных продуктов

С разной степенью успешности,

Они позволяют пользователям

Получить необходимые возможности

Не без “побочных эффектов”

НО

Как правило, к системе

добавляется один или более

планов счетов

“УТЯЖЕЛЕНИЕ” СИСТЕМЫ

Рост объема базы,

Замедление работы,

Более долгое обновление

Ранее сделанные настройки

И введенные данные остаются

невостребованными

Нужны новые настройки

Нужен новый ввод остатков

Нужен новый ввод планов

Потеря сопоставимости

С прошлыми периодами

Требуются дополнительные ключи

защиты

Дополнительные

драйвера

Риск остановки работы

(при “потери ключа”)

Нельзя просто

“перенести базу”

Усложняется обновление учетной

системы

Зависимость еще от

одного поставщика

обновлений.

Или

Затраты времени на

самостоятельное

обновление

Вопрос:

Возможен ли компромисс?

Что достаточно добавить к

системе, чтобы с ней можно

было работать?

Возможно ли сохранить

обновляемость (типовой

поставкой от 1С)?

Так возник набор методов,

который мы назвали

“СБАЛАНСИРОВАННЫЙ

БЮДЖЕТ ДЛЯ

1С:УПП”

Далее рассмотрим каждый

из методов, причину его

появления и результаты его

применения

Проблема: Неудержимый

рост справочника “Статьи

оборотов”

При настройке

типовой подсистемы

(особенно “до

баланса” ) количество

статей оборотов

растет в

геометрической

прогрессии

Причина: структура ввода

данных

Счета плана счетов

бюджетирования “вторичны”

статьям оборотов.

Добавление нового вида

активов или обязательств

приводит к добавлению нового

набора статей оборотов

Причина: структура ввода

данных

Статья БДДС Чем платим Статья оборотов

Аренда Нал (50) Аренда нал

Банк, руб(51) Аренда 51

Банк,вал (52) Аренда 52

Вексель (57) Аренда 57

С подотчета (71) Аренда 71

К конфигурации добавляется документ-

аналог ручной операции в бухгалтерском

учете (с непосредственным указанием

счетов дебета и кредита)

Решение:

Решение: К конфигурации

добавляется документ- аналог

ручной операции

Решение: К конфигурации

добавляется документ- аналог

ручной операции

Сохранение обновляемости Да

Работоспособность отчетов Да

Трансляция факта Частично

Проблема: Невозможно

расшифровать факт до

первичного документа

Т.к. в типовой

подсистеме факт

отображается

ограниченным числом

документов “Учет

фактических данных по

бюджетам”, формальная

расшифровка отчета до

“регистратора” не дает

нужной информации

Решение: Альтернативный

механизм формирования

факта

Альтернативный механизм создает по одному

документу факта на каждый первичный документ


механизм формирования

факта

Сохранение

обновляемости

Да

Работоспособность

отчетов

Да, типовые отчетытеперь расшифровываются

Трансляция факта Добавлен новый механизм

Альтернативный механизм формирования факта



Для каждого

регистра –

“Источника”,

указывается

набор

корреспонденций

счетов: какие

проводки могут

формироваться

(без учета

“статей

оборотов”


Какая именно проводка будет формироваться, определяется

значениями реквизитов/измерений движения регистров


Указывается, из какого реквизита будет браться аналитика для

проводки (если типы данных совпадают)

Или: по каким реквизитам нужное значение будет вычисляться


Аналогичным образом указывается, какие движения по статьям

оборотов будут сопутствовать проводке


Вычислить значение аналитики (включая статью оборотов),

можно “через точку” от значений реквизитов движения регистра

(или документа-регистратора)

Или путем заполнения простой таблицы соответствий аналитик,

например: Статья движения денежных средств=Статья оборотов


Этот механизм позволяет сократить затраты времени на

“настройку факта” более чем в 5 раз

При этом – значительно повысив наглядность настроек

Таблица соответствия справочников


Для сравнения: в типовой

подсистеме, настройка факта выглядит так:

Для сравнения: в типовой подсистеме, настройка

факта выглядит так

1. Создается элемент справочника “Источники данных”

2. Для него указывается нужное значение отбора

3. Этот источник прикрепляется к статье оборотов

Особенность: ввод плановых

данных посредством

“бюджетных операций”

В типовой подсистеме

каждая строка в план по

бюджету- отдельный

документ. При вводе каждой

записи не виден результат, к

которому приведет вводимое

значение. Не очень удобно

редактировать/ искать

нужный документ.

Документы разных ЦФО

расположены “вперемешку”


механизм ввода плановых

данных. Документ “Бюджет”

Каждый ЦФО

заводит свой

бюджет в

отдельный

документ.

Итоговые строки по

разделам бюджета

выделены цветом.

Итог в них

пересчитывается

автоматически




Копировать документы в другие периоды

При редактировании, видеть итоги по бюджету

Копировать документы в другие сценарии

Распечатывать содержимое документов

Загружать из Excel (стандартной обработкой)

- и т.д.

Это позволяет:




Копировать документы в другие периоды

При редактировании, видеть итоги по бюджету

Копировать документы в другие сценарии

Распечатывать содержимое документов

Загружать из Excel (стандартной обработкой)

- и т.д.

Это позволяет:

Сохранение

обновляемости

Да

Работоспособность

отчетов

Да

Работоспособность типовых документов (в т.ч. За прошлые периоды)

Да




Особенность: структура отчетов

по бюджетам в типовой

подсистеме-Непривычная

структура отчетов:

Расчетные показатели

выводятся “сверху” и

определяются

структурой групп

показателей

- Произвольные

формулы невозможны

- План-фактный отчет

не разворачивается в

колонках по аналитике


конструктор отчета по

бюджету.



бюджету.

Это обеспечивает:

Расшифровка План/факта в колонках

аналитикам (ЦФО и т.п.)

Наличие расчетных показателей

Произвольное форматирование отчета

(расположение показателей, шрифты и т.п.) Путем

загрузки пользовательского макета.



бюджету.

Состав колонок:

объекты аналитики-

ЦФО, Проект,

Номенклатура,

Контрагент

или периодов

Указывается в

форме отчета перед

его формированием



бюджету.

Настройка отчета

Загружается

макет отчета в

формате MXL с

произвольным

оформлением, в

котором

переменные

обозначены с

“номерами

показателей”



бюджету.



бюджету.


Указывается

соответствие

статей оборотов

номерам




бюджету.


Указывается

соответствие

счетов, типов

итога и аналитик

Номерам


(например, для

остаточных

показателей)



бюджету.


Для расчетных


указываются

формулы на

языке 1С со

ссылкой на

номера


Подведем итоги. Что получаем, применяя

комбинацию названных методов

Систему учета, построенную на принципах двойной записи

Расшифровка факта до первичного документа

Сокращение числа статей оборотов до разумного количества

Наглядность и скорость настройки правил факта

Читаемый отчет по бюджету

Наглядное представление плановых данных

Сохранность ранее введенных данных по бюджетам и

большинства сделанных настроек

При этом:

Сохранение обновляемости учетной системы

поставкой 1С

Независимость от сторонних поставщиков

Отсутствие дополнительных ключей защиты

Отсутствие “утяжеления” конфигурации (два

документа и шесть справочников, никак не

связанных с объектами типовой конфигурации)

Спасибо за внимание

Задать вопросы и оставить

комментарии можно

в группах соц.сетей

“Бюджетирование и 1С”

Facebook http://urlid.ru/bferLinkedIn http://urlid.ru/bfes

ВКонтакте http://vk.com/club62625732

Присоединяйтесь!

http://urlid.ru/bfer

http://urlid.ru/bfes

http://vk.com/club62625732

Спасибо за внимание

Козлов Игорь Валерьевич

Ведущий консультант компании

«Геософт-Консалт»

[email protected]

(343) 261-59-77, 261-30-19

моб +7-9089054390

Web-сайт: www.geosoft-ek.ru

http://www.geosoft-ek.ru/

Business

сб4упп апрель2014