1

Advanced Mergers & Acquisition Topics

2

Letters of IntentPresenter: Heather A. Barnhouse, Associate

3

The Purpose of a Letter of Intent (“LOI”)

• Sets out the proposed parties to a commercial transaction’s intentions to allow them to move forward with a proposed commercial transaction

• Sets the ground rules of conduct between the parties‐ what each party will be responsible for and the approximate timelines to be followed in moving towards the next steps

4

The Purpose of a Letter of Intent (“LOI”)

• Identifies other factors in a transaction that may need to be factored into the process

– ex. Third party consents required, such as TSX approval, landlord consent, board of director and/or shareholder approval

• LOI needs enough certainty with respect to the fundamental business terms in order to be effective:  need certainty with respect to parties, price, property subject to the transaction

5

Types of LOIs

• Generally LOIs are categorized as either binding or non‐binding

• Consider whether with a non‐binding LOI there should contain certain provisions that are binding on the parties: 

– Confidentiality provisions– Responsibility for advisors costs associated with transaction– Non‐competition, non‐solicitation provisions– Stand still provision

6

Key Provisions of LOI

• Identity of the parties

• Type of transaction: share/asset sale, amalgamation, arrangement etc.

• Price, or the business terms associated with how the price will be determined through the due diligence process

7

Key Provisions of LOI

• Due diligence requirements of the parties and timelines for completion of due diligence

• Conditions precedent to transaction proceeding, and timelines to be met: 

– ex: Satisfactory legal and financial due diligence, consent and/or approval of third parties, board of director and/or shareholder approval, securing financing on acceptable terms, securing employment of certain key employees

8

Role of Legal Counsel at LOI Stage

• Best to be engaged sooner rather than later once a business deal has been agreed to, to assist with documenting intention of the parties and protecting each parties and protecting each party’s assets and confidential information through the due diligence process

• Legal counsel can assist with building in wording to protect thevendor or the purchaser while moving forward to the next steps, and build in proper wording that will allow the LOI to expire and/or be terminated if the conditions precedent are not met within the timelines set forth in the LOI 

9

Cautionary Note with Respect to Non‐Binding LOIs• Be wary as there are recent court cases in Canada which have held that LOIs (even non‐binding ones) can give rise to legally enforceable obligations among the parties.

• A survey of the recent case law shows that there are instances where non‐biding LOIs have been held to be enforceable despite the intention of the parties to create a non‐binding deal:

– If there is a future dispute over final agreement which is related to the LOI, the LOI may be used to determine the common intention of the parties

– If the parties’ intention was to be bound and the LOI contains all essential terms required for the particular transaction

– If an LOI contains language akin to a formal agreement, such as “agreed upon”or “acceptance”

10

Cautionary Note with Respect to Non‐Binding LOIs• There are sometime estoppel arguments that may be raised that would dictate some guidelines for conduct

• In Alberta, the courts have regularly held that a LOI will notcreate a legally binding relationship if it “merely records a future intent to enter into a contract”; however, if the terms of the LOI specifically demonstrate an intention to create a binding relationship, then the LOI will be held to be a binding agreement

11

Cautionary Note with Respect to Non‐Binding LOIs• Agreements to agree are not enforceable; mainly because important elements of the contract are left still to be determined

• Common interpretation is that under an LOI, the parties are bound temporarily by the preliminary agreement which is to be replaced by the more detailed formal agreement which it contemplates

12

Provisions in M&A Agreements: Recent DevelopmentsPresenter: Shane Stevenson, Partner

13

Definitions / Covenants

• Material Adverse Change/Material Adverse Effect

• Interim Period / Operations

14

Material Adverse Change/Material Adverse Effect• Most M&A transactions qualify:

– Representations and warranties– The satisfaction of closing conditions; and – Compliance with covenantsWith the concept of Material Adverse Change and/or Material Adverse Effect 

Accordingly, the definition of Material Adverse Change can be a heavilynegotiated point in a transaction

For Example: – Most M&A Agreements contain a Purchaser’s Condition to Close, which 

conditions the Purchaser’s obligation to consummate and effect the transaction on there not having occurred a Material Adverse Change/Material Adverse Effect in relation to the Target since the date of the Agreement

15

Material Adverse Change/ Material Adverse Effect (Cont’d)• Definition ‐Material Adverse Change:

– Means, in respect of a Party, any fact or state of facts, circumstances, change, effect, occurrence or event which either individually is or in the aggregate are or would be expected to be, material and adverse to the business, operations, results of operations, properties, assets, or condition (financial or otherwise) of such Party and its Subsidiary (considered as a whole), except:

• Exceptions to the occurrence of a Material Adverse Change in the business, assets, liabilities and condition of a Target are the focus of negotiating this Definition

16

Material Adverse Change/Material Adverse Effect

•Current formulations of common exceptions that are found in definitions of Material Adverse Change/Material Adverse Effect, include:

– Political and Economic Conditions – an exception for any effects relating to a general political, economic or financial conditions in Canada/North America or elsewhere, as applicable

– Credit Markets – an exception for any effects relating to the state of credit or banking generally, including the imposition of limitations of the extension of credit generally

– Exchange Rates – an exception for any effects arising as a result of changes to currency exchange rates, interest rates and/or commodity prices

17

Material Adverse Change/Material Adverse Effect (Cont’d)

– Industry Conditions – an exception for any conditions generally affecting the relevant operating industry as a whole

– Changes in Law – an exception for any effects relating to a change in law or in the interpretation, applications or non‐application of any law

– War or Terrorism – an exception for any effects relating to national or international social conditions including hostilities, the declaration of a national emergency, war or a terrorist attack

18

Material Adverse Change/Material Adverse Effect

– Failure to Meet Public Expectations – an exception for any effects relating to the failure of the Target to meet public estimates or expectations relating to revenues, earnings or results of operations

– Actions or Inactions – an exception for any effects relating to any action or inaction taken by the Target with the express consent of the Purchaser

– Changes in Trading Price – an exception for changes to the trading price of the listed securities the Target

19

Material Adverse Change/Material Adverse Effect (Cont’d)

– Disclosed Matters – an exception for any effects relating to any matters that had been publicly disclosed by the Target or otherwise disclosed by the Target to the Purchaser

– Disproportionate Effect – a qualification of the application of the various exceptions to the extent that the change, effect, event or occurrence relating to or resulting from any of the enumerated exceptions has a disproportionate material adverse effect on thebusiness, assets or operations of the Target

20

Interim Period / Operations

• Public M&A Agreements typically impose constraints and controls on the business activities of the Target during the time between the execution of the definitive agreement and the closing date for the transaction

• The Interim Period is required to obtain securityholder, third party and/or regulatory approval for the Transaction 

• Such provisions provide the Purchaser with assurances that the business, operations and assets of the Target will continue to be operated and maintained in the ordinary course 

• Essentially that the Purchaser will get what it bargained for

21

Interim Period / Operations (Cont’d)

•Current formulations of covenants relating to the Interim Period/Operations of the Target, include:

– Ordinary Course – a covenant on the part of the Target that it will conduct its business only in the usual and ordinary course of business consistent with past practice and in compliance with applicable laws

– Fundamental Changes – a covenant on the part of the Target not to:

• Issue, grant, sell, pledge, lease, dispose of or encumber its shares or its assets

• Amend its governing documents

• Split, combine or reclassify any of its outstanding shares 

• Declare or pay any dividend or other distribution; or

• Redeem any of its shares or other securities

22

Interim Period / Operations (Cont’d)– Acquisitions – a prohibition on the part of the Target on the 

acquisition of any third party corporation or assets

– Indebtedness – a prohibition or restriction on the Target from incurring any indebtedness for borrowed money or any other material liability or obligation

– Material Rights or Claims – a prohibition or restriction on the Target from entering into, amending or terminating any material contract, or waiving, releasing or assigning any material rights or claims

– Litigation – a prohibition or restriction on the Target from commencing or settling any litigation, proceeding, claim, action, assessment or investigation

23

Interim Period / Operations ‐ End

– Capital Expenditures – a prohibition or restriction on the Target from incurring or committing to capital expenditures

– Keep the Purchaser Fully Informed – a covenant of the Target to keep the Purchaser fully informed as to the material decisions required to be made or actions required to be taken with respect to the operations of its business

– Communications – a requirement of the Target to furnish promptly to the Purchaser a copy of each notice, report, report of proxies submitted, schedule or other document or communication delivered, filed or received by it in connection with the transaction

24

The Purchase Price Presenter: Shawna Vogel, Partner

25

Introduction

• Payment of the entire purchase price on closing will often not suit the business purposes of the parties. Purchase price generally negotiated at the “Letter of Intent” or “Term Sheet”stage, based on a “snapshot” of the business at that point of time. 

– Purchase price based on financial statements provided at the time of negotiation. Value of the business at the date of closing may have changed. 

– Future earnings of a business may be factored in the purchase price. As future earnings cannot be determined at the date of closing, thepurchase price may be structured as an “earn‐out”

26

Purchase Price Adjustments

• Agree on closing date Net Asset Value/Working Capital/EBITDA requirement and adjust for difference at closing. 

– If the amount at closing is less, purchase price will be reduced by that amount; if the closing amount is more, purchase price is increased by that amount

• Net Asset Value or Working Capital Adjustment – Assets less Liabilities

27

Purchase Price Adjustments

• Assets – cash, securities, accounts receivable, inventory, equipments, prepaid expenses, taxes receivable

• Liabilities – short term/current portion of debt, accounts payable, tax payable, accrued liabilities (long term debt usually paid out or assumed)

• Dollar for Dollar Adjustment –purchase price will be increased/decreased by the difference between the Net Asset Value/Working Capital at the closing date and target

28

Mechanism

• Estimated Balance Sheet as at the closing date, prepared immediately prior to the closing date, to be used as a basis forthe adjustments. Purchase price, as adjusted pursuant to the draft Balance Sheet, will be paid on closing

• Subsequent to closing date, final closing date financial statements are prepared. The final adjustment to the purchase price will be determined based on these statements

• May result in a return of purchase price to the Purchaser or an increase of the purchase price to the Vendor

29

Issues

• Estimated Balance Sheet, Closing Financial Statements

• Holdback/Escrow

• Accounts Receivable

• Valuation of Inventory

30

Earn‐Out

• Purchase Price calculated (in the mind of the Purchaser, if not explicitly) as a multiple of earnings of the business

• Return on Investment

• Will the Purchaser’s expectations of earnings bear out? 

31

Alternatives

• Earnings compared to earnings at the same time in the previous fiscal year (usually month over month). Percentage of any positive difference between previous earnings and current earnings will be paid to the Vendor

• Target earnings for a specified period established in the Purchase Agreement. Purchaser pays a percentage of or the entire amount of the earnings which exceed the target

• Specified percentage of gross or net earnings for a specified period of time paid to the Vendor

32

Issues

• Consulting/employment arrangement with the Vendor, or key principal of the Vendor company

– What happens if:• Vendor dies or becomes permanently disabled? 

• Purchaser wants to terminate Vendor’s contract for cause?

• Growth in the company but it is not attributable to Vendor; rather, it is attributable to innovative ideas of Purchaser? 

33

Issues (Cont’d)– What happens if: 

• Target is met but it is due to many new customers that Purchaser has attracted and many previous customers of Vendor no longer do business with the company?

• Increase in revenue is attributable to extraordinary situations (sales of assets out of the ordinary course or non‐arms length transactions)?

34

Intellectual Property Issues: How to Avoid IP PitfallsPresenter: Craig T. McDougall, Partner

35

Identifying IP

• Distinguish between IP and what is protected by IP   – Software and databases are NOT IP – they MAY be protect by IP  – Generally distinguish IP Rights (copyrights, patents, trade secrets etc.) 

from IP (IP Rights, software, databases etc.), even though this is technically incorrect

• As a seller, if you do not distinguish between IP and IP rights,your representations and warranties will be either too broad, or invariably inaccurate. It also impacts what the seller needs to disclose in the schedules

36

Identifying IP

• Distinguish between Registered and Unregistered IP

• Registered: Canadian Intellectual Property Office Searches– Copyrights, patents, trademarks

• Unregistered: Real Due Diligence– Copyrights, trade  secrets, confidential Information, know‐how

• Disclose only registered IP, or every written document or process protected by trade secret would have to be disclosed

• Representations about validity and good standing of IP is relevant only for registered IP – trade secrets, unregistered copyright cannot be said to be valid or in good standing

37

Ownership Issues

• Who actually owns the IP?– Employees 

• For the key IP, can all employees who contributed to its development be identified?

• Employers own copyright created by an employee acting in the scope of employment, but employers do not own patent rights created by anemployee unless an agreement says otherwise

• Have all/key employees signed Invention Disclosure and Assignment Agreements? Confidentiality Agreements?

38

Ownership Issues– Contractors/Consultants/Developers/Suppliers

• Even if a company pays for something to be created, without a written agreement, the inventor or creator will own the IP in the invention or creation

• Are there assignment of IP provisions in contractor agreements?

• Are there NDAs/confidentiality agreements dealing with works protected as trade secrets?

39

Ownership Issues

• How were seller IP/products/services created?  Can the seller:– Identify all creators/inventors?

– Identify all third party tools, software, IP used to create/invent create the IP/products/ services?  Any third party items included in IP/products or services will be owned by the third parties and may be subject to license rights that are not sufficiently broad to permit the seller to do what they think they can do (e.g. open source software)

– Provide copies of all licenses for such third party tools, software, IP? If not, how does the purchaser know what is being acquired?

40

Representations and Warranties

• Validity or enforceability of the IP? From a vendor’s perspective, and it should only apply to registered IP as of a certain date

– TMs can be challenged after the application is granted, rights to TMs can be lost, future patents can limit or prevent the enforcement of your current patent, and there is no central database of copyrights

– Can state that registrations and registered IP has been maintained– Can represent that have received no claims of infringement– If are willing to take risk, can say that as of a certain date, the use of 

the IP does not infringe a third Party’s IP (or that the target has no knowledge that the use of the IP infringes  a third party’s IP rights)

41

Representations and Warranties

• Disclose only registered IP rights, or if the disclosure relates to all IP, provide a general disclosure of all unregistered IP

• Sufficiency to run business as of effective date

• No knowledge of competing claims

• No knowledge that the seller’s IP has been infringed

• No exclusive licenses

• No loss or unauthorized disclosure of confidential information, all disclosure of confidential information is under NDA

42

Risk Apportionment in the Definitive Purchase AgreementPresenter: Leanne C. Krawchuk, Partner

43

Representations and Warranties

• What is a representation?– it is a statement of fact, past or existing (it does not speak to the 

future)

• What is a warranty?– it is a promise that a fact is or will be true

44

Representations and Warranties

• They become meaningful when tied to the indemnity provisions in the definitive agreement

• The purchaser is seeking assurances from the vendor(s) that certain facts are true, and will be true, relating to the purchased assets or purchased entity; if they prove not to be true, the purchaser is to be compensated for its losses

45

Who should be giving them and regarding what?

• Asset Sale– The vendor is the corporation 

(only several liability; not joint)– Sometimes the shareholders of 

the vendor corporation (may then be joint and several liability)

– Regarding the purchased assets not the vendor corporation

• Share Sale– The shareholders are the vendors– Target corporation is not a party 

unless providing collateral covenants

– Joint and several liability among vendor shareholders or only several liability

– Regarding target corporation and its historical business

46

Who should bear the risk?

• It is dependent on:– The purchase price– Adjustments to the purchase price– Bargaining strength of the parties– Transaction factors

• The “Closing Date” or “Effective Date” is the date that delineates the date for risk apportionment and is the date the vendor’s representations/warranties are to be true

47

Liabilities

• In a share purchase, the purchaser is buying all known andunknown liabilities

• In an asset sale, the purchaser is usually only buying assets not liabilities, but could buy certain specified liabilities (i.e. assume debt related to certain purchased assets)

48

Negotiating the Risk

• As a result, in a share sale, the purchaser is looking for exhaustive representations on all known liabilities and is hoping to extract vendor representations on unknown liabilities as well

• The vendor will be motivated to reduce its potential liability for a breach of a representation/warranty and will introduce exceptions

49

Exceptions Introduced by the Vendor to Reduce Liability

1. Knowledge qualifier

2. Materiality

3. Other Exceptions to Disclosure> the Schedules

50

Knowledge Qualifier

• The vendor will try to limit its representations and warranties to “the knowledge of the vendor”

• Vendor will want this phrase to mean only “actual knowledge”and of only certain vendors (the majority shareholders or management shareholders)

51

Knowledge Qualifier

• If the purchaser permits this qualification:– The purchaser will want “knowledge” to either:– require the vendor to have made a reasonable inquiry into the matter; 

or – To be the knowledge a reasonable person should have using 

reasonable care or diligence– The purchase agreement should contain an interpretation section 

regarding this phrase

52

Materiality Exception

• The vendor will want to add a level of materiality to representations/warranties so that “non‐material breaches”will not result in a breach of the purchase agreement giving rise to indemnity obligations

• Can be defined in relation to having a certain minimum aggregate dollar value per year or as a percent of the purchase price

53

Materiality Exception

• “The vendor shareholder represents and warrants that, as at the Closing Date, the target corporation is not party to any material contract except as disclosed on Schedule A”

• “Material” means, in relation to any contract, having an aggregate minimum value of at least $100,000 on an annual basis

54

Other Exceptions to Disclosure

• The vendor will attempt to qualify the purchaser’s broadly worded representations with specific exceptions to disclosure which are set out in Schedules; often the result of due diligence

• “The vendor shareholder represents and warrants that except as set forth in Schedule B, the target corporation has never received notice of non‐compliance with the Occupational Health and Safety Act (Alberta).”

55

Survival Periods

• Purchase agreement must contain a survival clause so that the representations/warranties do not merge on closing

• How long should they last?– Typical range is 1 to 3 years; some are indefinite or extend until the 

expiry of any assessment period 

• Acts as a time limit on ability to claim for indemnity

56

Indemnity Clauses

• An obligation on the first party to indemnify a second party fora loss incurred by the second party

• Serves to protect the purchaser for a breach of representation/warranty of the vendor that occurs during the survival period (and vice versa)

• Should be drafted to include both direct losses/claims and to include third party claims  (Mobil Oil Canada Ltd. v. Beta Well Service Ltd)

57

Indemnity Clause and Further Limitations

• Often, the purchaser still wishes to also preserve its common law right to sue for breach of contract in addition to right to indemnity from vendor; purchase agreement must be clear on this

• Vendor will try to limit indemnity by:– Requiring a minimum threshold dollar amount before purchaser can

bring a claim– Limiting exposure to a total dollar amount (i.e. proportionate share of 

purchase price)

58

Joint and Several or Only Several Indemnity?• Joint and several representations

– Generally leads to joint and several indemnity obligations, withvendors then attempting to limit indemnity amount to their share of purchase price

• Indemnification covenants are only as valuable as the person giving it

59

Buttressing the Indemnity Covenant

• In an asset sale, the shareholders may be requested to provide guarantees to back‐stop the vendor (shell) corporation’s (several) indemnity obligations 

• Holdbacks from the purchase price may be used by the purchaser as “security” for the indemnity obligations of the vendor and used to set‐off any losses

60

When the Acquiror is a Public Company: Public Issues for Private CompaniesPresenter: Colleen Cebuliak, Partner

61

Topics To Be Covered

• Possible Deal Structures

• Timing

• Publicity/Confidentiality

• Due Diligence Issues

• Accounting Issues

• Issues You Did Not Know You Had (Nasty Surprises)

62

Possible Deal Structures

• Share purchase agreement or asset purchase agreement

• Statutory agreement (amalgamation or plan of arrangement)

• Take‐over bid

• The acronyms – RTO, CPC, SPAC

63

How Does the Process Change if the Acquiror is Public?

• Timing

• Publicity/Confidentialty

• Due Diligence Issues

• Accounting Issues

64

Timing

• Stock Exchange Approval

• Shareholder Approval

65

Publicity/Confidentiality

• News releases

• Material Documents

• SEDI

66

Due Diligence Issues

• Continuous and Timely Disclosure standard

67

Accounting Issues

• Audit

• IFRS

• Business Acquisition Report

68

Issues You Did Not Know You Had

• Private Issuer

• Take‐over Bid Rules

69

Questions? 

Thank you for Joining Us• Heather Barnhouse 780.423.7215  e: heather.barnhouse@fmc‐law.com• Shane Stevenson 780.423.7214  e: shane.stevenson@fmc‐law.com• Shawna Vogel 780.423.7335 e: shawna.vogel@fmc‐law.com• Craig McDougall 780.423.7398 e: craig.mcdougall@fmc‐law.com• Leanne Krawchuk 780.423.7198 e: leanne.krawchuk@fmc‐law.com• Colleen Cebuliak 780.423.7136 e: colleen.cebuliak@fmc‐law.com

The preceding presentation contains examples of the kinds of issues companies looking at mergers and acquisitions could face.If you are faced with one of these issues, please retain professional assistance as each situation is unique.