ARCTUS - Observatoire de l'intranet - Panorama 2011

Arctus Observatoire de l'intranet - Panorama 2011 23 mars 2011 de 12:30 à 13:15

Gouvernance

Arctus

Avant-projet

• Cadrage stratégique

• Audit de dispositif

• Etude des besoins

• Cahier des charges

• Choix d’outil et de prestataire

Projet

• Assistance à Maîtrise d’ouvrage

• Arbitrages délai, coût, fonctionnalités

• Reprise de l’existant

• Recette

Déploiement

• Sensibilisation, Formation et Professionnalisation

• Impacts sur l'environnement managérial

• Animation de dispositif web

Observatoire de l'intranet - Panorama 2011 2

• Impacts organisationnels • Principes de gouvernance

• Principes d’organisation • Mécanismes d’animation • Procédures internes • Formalisation des pratiques

• Indicateurs et outils de mesure de l'efficience • Animation de la gouvernance • Coaching

L’observatoire de l’intranet

Etude de référence sur les évolutions de l’Intranet

Depuis 1999 : 12ème édition

Analyse la progression de l’Intranet et des technologies de l'information dans les organisations du travail privées et publiques

Cette observation régulière permet de dégager les principales tendances et relève les évolutions significatives, dans la durée

Finalité : Observer l’Intranet pour comprendre les tendances, les anticiper, afin de professionnaliser, comparer et faire évoluer ce dispositif


Méthodologie de l'enquête

L’enquête se déroule du 4 janvier au 4 avril 2011 sur le site www.observatoire-intranet.com.

En 2010 : 283 réponses valides ont été traitées pour 263 organisations.

Nous en sommes à plus de 320 aujourd'hui

90% des répondants sont français. 10% en provenance de pays francophones d’Europe, d’Amérique et d’Afrique.

Le questionnaire, auto-administré, proposait 48 questions qui s’articulaient autour de 5 thèmes:

- L’entreprise et son contexte - Les contenus de l’intranet - Les fonctionnalités et services de l’intranet - Le projet intranet - La gouvernance intranet


http://www.observatoire-intranet.com/



Un panel représentatif

Une représentation de tous les secteurs de l’économie

Une représentation de toutes les tailles d’entreprises

- Les organisations de 1000 à 5000 personnes sont majoritaires

Le panel des organisations qui ont déjà répondues correspond à une population globale de 4 millions d’employés


20%

61%

20% Public

Services

Industrie

0

20

40

60

80

100

120

Moins de100

personnes

De 100 à500

personnes

De 501 à1000

personnes

De 1001 à5000

personnes

De 5001 à10.000

personnes

Plus de10.000

personnes

L’intranet est un corps vivant

Le premier intranet remonte en moyenne au début des années 2000

70% des intranets ont déjà vécu au moins une refonte majeure

40% en sont déjà au moins à la 3ème version


0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Aucune Une Deux Trois Quatre etplus

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Moins de deuxans

Entre trois etsix ans

Entre sept etdix ans

Plus de dix ans

Socle technique

Les solutions Microsoft continuent à dominer le marché

Les solutions développées spécifiquement en interne sont encore nombreuses

Parmi les autres solutions seuls IBM et Typo se détachent un peu d’une longue traine de solutions éditeurs ou libres


26%

17%

8% 6% 5%

4% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 2% 2% 1% 1%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Métiers et fonctions représentés dans l’intranet

1. Communication 84%

2. Ressources Humaines 80%

3. Informatique 71%

4. Direction générale 66%

5. Documentation 65%

6. Formation 60%

7. Services généraux 52%

8. Organisation 50%

9. Finances 48%

10.Juridique 45%

11. Qualité 45%

12.Comité d’entreprise et IRP 43%

13.Achats 43%

14.Développement durable 41%

15.Marketing 39%

16.Commercial, relation client 33%

17.Logistique 32%

18.Contrôle de Gestion 30%

19.Recherche et développement 21%

20.Production biens/services 16%


Top 10 des contenus de l’intranet

1. Information sur l’actualité de l’entreprise 84%

2. Information sur les procédures 80%

3. Information pratique 78%

4. Information institutionnelle 67%

5. Information sur les projets 62%

6. Information sur les métiers 52% (+)

7. Information sur les produits et les services 48%

8. Information juridique et contractuelle 44%

9. Information financière 37%

10.Tableaux de bord 29%

11.Information sur les clients et partenaires 22%


Top 10 des fonctionnalités disponibles

1. Annuaire interne 85% (1)

2. Moteur de recherche simple 82% (2)

3. Organigramme 70% (3)

4. Base documentaire 68% (4)

5. Gestion de processus génériques 60% (5)

6. Single Sign On (SSO) 54% (12)

7. FAQ 43% (9)

8. Gestion de processus spécifiques 42% (7)

9. Espaces de travail collaboratif 42% (10)

10. Alertes mail 36% (11)

11. Agenda partagé 36% (13)

12. Moteur de recherche multicritères 35% (8)

13. Enquêtes en ligne 35% (6)

14. Forums 35% (14) Observatoire de l'intranet - Panorama 2011 10

Top 10 des fonctionnalités disponibles Meilleures progressions

1. SS0

2. Messagerie instantanée

3. Présentiel (indicateur de présence)

4. Fiche annuaire enrichie (compétences, expériences, centres d’intérêts)

5. RSS (syndication de contenu)

6. E-opinion (Commentaires)

7. Espaces de travail collaboratif

8. Forums

9. Wikis

10. Agenda partagé


Le profilage devient de plus en plus sophistiqué

Tous les types de profilage progressent

Certaines organisation associent plusieurs types de profilage


24% 24%

19% 18%

16%

29%

27%

23%

20% 19%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

Par fonction Par métier Par niveauhiérarchique

Par localisationgéographique

Ad hoc

2010

2011

Nette progression des espaces collaboratifs Les fonctionnalités de ces espaces s’enrichissent régulièrement


82%

70% 63%

36% 35% 31%

8%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Bibliothèquedocumentaire

Actualités Calendrier desévénements

(agenda)

Création d’alertes (RSS)

Qui fait quoi(organigramme

projet)

Listes d’actions (To do)

Autre

42%

24%

19%

25%

16%

44%

31% 29% 28%

17%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

45%

50%

Espaces projetset groupes de

travail

Espaces services Espaces direction Espacescommunautaires(inter directions,

transversaux)

Espacesgéographiques(établissement,

site)

2010

2011

Les outils collaboratifs sont de plus en plus utilisés mais cet usage n’est pas encore largement déployé dans chaque organisation


12%

23%

46%

16%

3%

8%

16%

56%

15%

5%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Pas d'outil collaboratifs etune population réfractaire

Pas d'outil collaboratifs etune population ouverte à

ces nouveaux usages(utilisation extra-professionnelle)

Des outils utilisésponctuellement ou parcertaines populations

Des outils utilisésrégulièrement

Une pratique largementétendue du web 2.0 dans

l'entreprise

2010

2011

L’intranet mobile continue sa croissance régulière

65% des intranets sont accessibles à distance (Ordinateur portable, PC personnel) contre 61% l’an dernier

16% des intranets sont accessibles via un Smartphone ou un PDA contre 7% l’an dernier


Le projet intranet est un projet d’entreprise

Le projet intranet est un projet d’entreprise, un projet d’ensemble

- Ensemble de l'entreprise : 55% - Ensemble du groupe : 43%

Le sponsor du projet et de la dynamique Intranet est le plus souvent le directeur de la communication ou un membre de la direction générale - Directeur de la Communication 33% - Direction générale (collectivement) 19% - PDG, DG, Directeur Général des Services ou un membre de la DG 15% - Directeur des Systèmes d'Information, Directeur Informatique 14% - Directeur des Ressources Humaines 7% - Autre 11%

Avant de lancer un projet, les organisations réalisent un cadrage initial (étude stratégique et de positionnement) dans 48 % des cas

Elles ont choisi une plate-forme technique (CMS, ECM, Moteur de recherche, WCM, Plate-forme collaborative, Portail) avant le lancement du projet dans 41% des cas


Une implication encore très partielle des différents acteurs et inégale en fonction des phases


Avant Au début Pendant Après

DG 70% 50% 62% 42%

Managers 45% 69% 61% 67%

Utilisateurs 31% 52% 29% 70%

La gouvernance intranet : la copropriété est encore trop rare

La propriété de l’intranet est encore trop souvent donnée à une seule direction, majoritairement et historiquement la direction de la communication ou la DSI


26%

17% 16%

11%

9%

6% 5% 5%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

Direction de lacommunication

Direction dessystèmes

d'information

Directiongénérale

La direction dela

communicationet la DSI

Aucunpropriétaire

identifié

Direction desressourceshumaines

Un groupementde plusieurs

directions co-propriétaires

La direction dela

communication,la DSI et la DRH

La gouvernance intranet : un chantier à lancer (1/2)


53%

34% 29%

25%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Charte graphique Charte descomportements des

utilisateurs et desacteurs des sites web

(Netiquette)

Charte éditoriale Charte technique

41%

33%

23% 22% 19% 19% 17%

14%

0%5%

10%15%20%25%30%35%40%45%

Procédures decontribution(rédaction,création de

contenu, choixde gabarit, etc)

Procédures devalidation

Procédures depublication(calendrier

éditorial, etc.)

Comité éditorial(réunions

périodiques)

Procédures desaisie

obligatoire demétadonnées(date, auteur,

résumé, source,etc.)

Usages etbonnes

pratiques desoutils (mails,moteur de

recherche, etc.)

Procédures d’archivage

Procédures desuppression

La gouvernance intranet : un chantier à lancer (2/2)


54%

24% 21%

17% 15% 13%

10% 7%

3%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Analyse deslogs (pages

vues,sessions,

fréquence,etc.)

Sondage etenquête en

ligne (analysequantitative)

Interviews d’utilisateurs

(analyse qualitative)

Analyse desrequêtes dansle moteur de

recherche

Interviews descontributeurs

(analysequalitative)

Interviews desmanagers

(décideurs etresponsablesfonctionnels

des sites)

Focus-groupsavec des

utilisateurs(analyse

qualitative)

Analyse descommentaireset du e-voting

Evaluationfinancière del'impact del'intranet(ROI, TCO,

TBO)

34%

23%

16% 15% 12%

5%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Profils de postes etcompétences des

contributeurs


responsableséditoriaux


valideurs


utilisateurs


animateursd'espaces : espace

de travail, blog,wiki, réseau social

(communitymanagers)

Profils de postes etcompétences desgestionnaires de

connaissance (KMmanager)

Atypique (0 %)

Bâtisseur (30,3 % => 29,9%)

Champion (0,4 % => 0%)

Atypique (11,4 % => 5,4 %)

Avant-gardiste (2,7 % => 3,5%)

Conservateur (37,5 % => 33,0 %)

En mouvement (17,8 % => 27,3%)

Technophile (0 % => 1,0%)

Gouvernance

Fonctionnalités

66 %

66 % 100 %

100 %

Fonctionnalités

Les socio-types de l’entreprise

21 Observatoire de l'intranet - Panorama 2011

Merci de votre écoute


Rendez-vous sur www.observatoire-intranet.com

Jusqu’au 3 avril pour répondre à l’édition 2011

et

Retrouvez nous sur le stand Documation C03




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