Cartilha Planejamento Estratégico (2ª ed) - Prodal (CEASA MG)

APRESENTAÇÃO

Para o sucesso das atividades de organizações do terceiro setor, como ONG’s

(organizações não governamentais) e associações, o equilíbrio entre lógica e

paixão é necessário. Apesar das histórias dessas instituições serem marcadas

por experiências pessoais e emoção, pela vontade de transformar determinada

realidade, é preciso que haja também uma conduta de gestão, com

acompanhamento de metas claras e alcançáveis. Através de ações simples,

como registrar arrecadações e ter um controle das despesas, as instituições

podem obter melhores resultados.

A Faculdade Arnaldo, por sua vez, também é uma organização social, e tem

por tradição ações de fé, solidariedade e formação humana, baseadas nos

valores seculares da Congregação do Verbo Divino, sua mantenedora,

Cartilha de Planejamento Estratégico – 2ª ed. Faculdade Arnaldo

2

existente desde 1875 e presente em todo o mundo. Sua história é consolidada

por uma gestão humana e um planejamento eficaz, com foco na edificação

através da educação.

Este material é fruto de uma parceria entre a Faculdade Arnaldo e o Prodal

Banco de Alimentos, do CEASAMINAS – iniciada em 2009 e que agora é

renovada. Assim como a primeira cartilha, esta tem o objetivo de apresentar

práticas e ferramentas da Administração aos responsáveis por organizações

sociais, para facilitar o acompanhamento e a execução das atividades

realizadas por essas instituições, servindo como referência em seu dia-a-dia.

Esta segunda edição da cartilha está distribuída em quatro partes, sendo elas

os recursos das instituições, a elaboração de projetos, a gestão financeira e a

análise de custos. Ao final, encontram-se referências para saber mais sobre a

prática de gestão em organizações sociais.


3

SUMÁRIO

RECURSOS DAS INSTITUIÇÕES ....................................................................................................... 5

ELABORAÇÃO DE PROJETOS ........................................................................................................ 10

O que é um projeto social? ..................................................................................................... 10

Por que elaborar um projeto? ................................................................................................. 11

Recomendações ...................................................................................................................... 11

Como começar? ...................................................................................................................... 13

Passo-a-passo .......................................................................................................................... 14

Definido o projeto, como colocar no papel? ........................................................................... 20

GESTÃO FINANCEIRA ................................................................................................................... 23

Fluxo de caixa .......................................................................................................................... 24


4

Contas a pagar e a receber ...................................................................................................... 24

Recursos não-financeiros ........................................................................................................ 25

Captação de recursos e prestação de contas .......................................................................... 25

ANÁLISE DE CUSTOS .................................................................................................................... 27

Orçamentos ............................................................................................................................. 28

PARA SABER MAIS ....................................................................................................................... 29

ELABORAÇÃO .............................................................................................................................. 30

PARCERIA ..................................................................................................................................... 30

ANOTAÇÕES ................................................................................................................................ 31


5

RECURSOS DAS INSTITUIÇÕES

Recursos são elementos necessários para realizar uma determinada tarefa. No

caso das organizações sociais, e das organizações em geral, podemos

considerar, basicamente, quatro grupos:

Recursos materiais: todo elemento físico, como local de trabalho,

equipamentos, ferramentas e matérias-primas.

Recursos financeiros: necessários para o pagamento de atividades e

operações da instituição, como doações e empréstimos.

Recursos humanos: são as pessoas que realizam o trabalho, sejam

remuneradas ou voluntárias.


6

Recursos ambientais (mercadológicos): são os métodos usados pela

organização para se relacionar com o ambiente em que ela está

inserida, o mercado, como a divulgação de ações e a comunicação de

campanhas.

O importante é acompanhar os recursos que a

organização social possui, registrando tudo o

que é adquirido ou arrecadado. Desse modo,

pode se comparar um período com outro e

avaliar o desenvolvimento da instituição.


7

Deve-se registrar esses recursos, não apenas para apresenta-los durante

eventuais fiscalizações, mas se ter o controle do dinheiro que entra e do que

sai, do quê e quando foi arrecadado e de quanto custa cada atividade, por

exemplo.

Assim, pode-se comparar um

período com outro, definir qual é a

situação ideal, e então trabalhar

para alcançá-la. Esse controle pode

ser feito não só em planilhas, como

as do aplicativo Excel, como em um

simples caderno. O importante é

registrar!


8

Abaixo, tabelas exemplificando o registro dos recursos, sendo que as

informações podem ser alteradas conforme as necessidades da Organização:

RECURSOS MATERIAIS

Data de entrada

Aquisição própria

Doação Item Doador Destino Data de

saída

25/02/2011 X 35 cestas básicas

José Carlos Souza

Instituição XYZ 02/03/2011

RECURSOS FINANCEIROS

Data de entrada Origem Valor Utilização Data de saída

13/03/2011 Arrecadação R$ 1.700,00 Aquisição de 01 notebook 27/03/2011


9

RECURSOS HUMANOS

Data de admissão Contratado Voluntário Nome Função

01/01/2010 X Cláudio Barreto Silva Tesoureiro

24/04/2010 X Adriane Oliveira Ribeiro Enfermeira

RECURSOS AMBIENTAIS (MERCADOLÓGICOS)

Parceiros Contatos Telefones E-mail

ONG ABC Juliana Barbosa (31)xxxx-xxxx [email protected]

Prefeitura BH Pedro Lima (31) xxxx-xxxx [email protected]

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


10

ELABORAÇÃO DE PROJETOS

O que é um projeto social?

É uma construção feita por um grupo de pessoas que deseja transformar boas

ideias em boas práticas, tirando do papel iniciativas para melhorar um

determinado cenário.

Para conseguir alcançar seus objetivos, é comum que os projetos integrem

diferentes setores e indivíduos, como governo, empresas privadas ou mesmo

outras instituições. Quanto mais integração houver, maior poderá ser o alcance

das ações do projeto.

Um bom projeto contém todo o caminho a ser seguido pela instituição, desde

os primeiros passos até os objetivos que se pretende alcançar.


11

Por que elaborar um projeto?

Um projeto bem elaborado permite maior clareza das ações a que se propõe a

instituição, o que além de facilitar sua compreensão pelos possíveis

investidores e aumenta a credibilidade. Além disso, o projeto orienta as

atividades da Organização, garantindo que ela se mantenha “no rumo certo”

para alcançar seus objetivos.

Recomendações

Existem dois grandes riscos ao lidar com projetos sociais. O primeiro é

chamado de onipotência, quando a organização quer “abraçar o mundo”,

saindo muitas vezes de seu foco inicial porque surgiram outros problemas, que

também merecem atenção. Pode-se acabar não conseguindo resolver nada,

nem a situação original, nem a que surgiu depois. O segundo problema é

justamente o oposto: a impotência. Ao perceber que é complexo resolver


12

determinados cenários e transformar realidades, a instituição pode desistir de

buscar soluções criativas.

Esses dois riscos têm pelo menos três destas causas:

O diagnóstico da situação não foi bem feito, tendo sido subestimado o

problema;

A análise da viabilidade, ou seja, se é mesmo possível realizar essa

atividade, com os recursos disponíveis, também pode não ter sido bem

avaliada;

As funções das pessoas envolvidas não foram bem definidas, colocando

toda a responsabilidade em uma só pessoa, ou distribuindo tantas

atividades que não havia quem as coordenasse.


13

Como começar?

Primeiro, as ideias:

Fazer um bom diagnóstico, definindo qual é o problema a ser enfrentado, além

de estabelecer o caminho que se pretende seguir para solucionar a situação.

Nesta etapa, toda ideia pode ser lançada, podendo ser utilizada a seguir, ou

não.

Depois, hora de escrever:

Organizar tudo o que foi discutido, selecionando o que é essencial, de forma

clara e objetiva.


14

Passo-a-passo: A seguir, uma sequência para elaborar um projeto social.

1º Passo: Definir o grupo que elabora o projeto.

Quem vai participar da elaboração do projeto? “Quem somos nós?”

2º Passo: Montar duas listas paralelas.

A primeira lista deve conter, com clareza, os problemas (reais, concretos) que o

grupo pretende superar, a outra deve apontar as soluções.

3º Passo: Escolher o problema principal.


15

Neste ponto, deve se perguntar qual dos problemas listados é o principal, e

terá a atenção do grupo, definindo um critério. Seja o que traz mais impacto

negativo para a comunidade a ser atendida, ou o problema que se tem

capacidade de resolver.

4º Passo: Montar uma árvore do problema escolhido, com suas causas

e consequências.

Qual a raiz (causas) do problema? Quais os danos (consequências) que ele

provoca? Definir esses elementos ajuda a manter o foco, evitando gastos

desnecessários e desperdício de tempo.


16

5º Passo: Definir objetivos geral e específicos.

Objetivos específicos: são as ações a serem realizadas, os “degraus”

para se chegar ao objetivo geral, que é a finalidade do projeto.

Resultados ou metas: definir os resultados ideais e as metas

pretendidas.

Indicadores para o monitoramento dos resultados: definir que

informações serão necessárias para medir os resultados obtidos.

Fatores de risco: verificar quais os obstáculos (políticos ou culturais),

que fogem ao controle do grupo e podem dificultar a realização do

projeto. E além: decidir como se pode tentar minimizar esses fatores.


17

Plano de ação: o que, exatamente, será feito, e em que sequência, para

se obter os resultados desejados.

6º Passo: Análise da viabilidade.

Antes de colocar o projeto em prática, é preciso ter certeza de que ele é viável,

ou seja, se é possível realizar, ou não. Para isso, devem ser considerados

diferentes tipos de viabilidade:

Viabilidade econômica: se o valor disponível ou a ser arrecadado cobre

todos os custos do projeto, ou seja, se “cabe no bolso”.

Viabilidade social: se as pessoas físicas ou as empresas terão interesse

pelo projeto.


18

Viabilidade política: quais as pessoas, empresas ou governo que apoiam

o projeto.

Viabilidade técnica: se os conhecimentos e tecnologia necessários para

realizar o projeto estão disponíveis.

Viabilidade ambiental: analisa o possível impacto no meio ambiente.

Viabilidade de gênero, étnica e cultural: se há alguma barreira de gênero

(masculino ou feminino), de etnia ou de cultura à realização do projeto.

7º Passo: Cronograma de trabalho.

Define datas de início e término do projeto, e meses de preparação,

execução, monitoramento e avaliação.


19

8º Passo: Orçamento detalhado de despesas.

Inclui relação de gastos com equipe de trabalho, infraestrutura e material.

Deve considerar também despesas imprevistas.


20

Definido o projeto, como colocar no papel?

O projeto social é dividido em cinco partes:

Abertura: título do projeto (que deve conter a ideia central), o nome e

a sigla da instituição, a data e o endereço. Em seguida, um resumo

que contenha objetivos geral e específicos, resultados previstos,

atividades, indicadores, beneficiários e custos.

Justificativa: explica porque o projeto é necessário. Informa que

problemas se pretende resolver. Demonstrará como as políticas

públicas, o governo, tratam esse problema. Listará quem será

beneficiado com o projeto e que grupos locais têm interesse em sua

implementação.


21

Metodologia (lógica de intervenção): Detalha o método, a forma,

como as ações do projeto serão realizadas. Contém objetivos geral e

específicos, resultados esperados, indicadores e plano de ação.

Inclui também o que será feito diante de problemas causados por

elementos que podem colocar o projeto em risco.

Orçamento: detalha todos os custos com o projeto, no período total

de sua existência.

Anexos: se houver, imagens, pesquisas, reportagens, relatórios ou

outros, que complementem as informações que estão no projeto.


22

Elaborar um projeto é, basicamente,

formalizar exatamente o que se

pretende fazer e de que modo. Para

isso, o mais importante é informar aonde

se quer chegar (objetivo geral), através

de que ações (objetivos específicos), a

que público e a que preço (orçamento).

Quanto mais detalhado for o projeto,

melhor será compreendido e mais

facilmente se obterá parceiros e

financiadores, aumentando a captação.

de recursos.


23

GESTÃO FINANCEIRA

A gestão financeira é uma ferramenta essencial para as organizações sociais,

especialmente para se tomar decisões. Para um bom controle financeiro, é

preciso controlar todas as ocorrências, lançando qualquer movimentação no

chamado livro-caixa. Compras, vendas, doações, contas bancárias, parcerias,

tudo deve ser documentado, não só para segurança da organização, mas

também para prestação de contas.

Dentre as atividades da Administração Financeira, estão os controles

financeiros, fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e registro de recursos

não-financeiros.


24

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma ferramenta que pode ser usada através do aplicativo

Excel e visa facilitar e controlar os registros das operações que envolvem a

instituição. Com essa ferramenta, pode-se verificar o quanto de receitas e

despesas a organização tem em determinado momento, e tomar decisões.

Contas a pagar e a receber

Contas a pagar e a receber são as contas que envolvem os procedimentos

rotineiros da organização social. Essas contas devem ser acompanhadas das

devidas Notas Fiscais das operações ou documentos que comprovem a

veracidade dos fatos.


25

Recursos não-financeiros

Os recursos não-financeiros são as doações que a instituição recebe como

produtos, equipamentos ou materiais, e que contribuem para seu

funcionamento. Esses recursos também devem ser registrados.

Captação de recursos e prestação de contas

A captação de recursos deve ser constante e diversificada, para financiar as

atividades da instituição, com a criação de parcerias estratégicas. Só se doa a

quem confia, e a prestação de contas, que deve detalhar o uso das

arrecadações, é uma ferramenta para a manutenção da confiança não só das

pessoas físicas, como das empresas e governos que contribuem com as

atividades das organizações sociais.


26

É importante planejar, organizar e

fiscalizar todas as atividades que

envolvam os recursos financeiros.

Só dessa forma é que garantimos que os

investimentos na instituição sejam bem

empregados.


27

ANÁLISE DE CUSTOS

A análise de custos é utilizada para

auxilio ao controle e à tomada de

decisões das organizações. No que

diz respeito ao controle, seu objetivo

maior é fornecer dados para

estabelecer padrões, orçamentos e

outras formas de previsão dos

custos. Em relação à decisão, seu

papel é fornecer informações sobre

custos de curto e longo prazo sobre

ações específicas, como compras,

ou contratações.


28

Orçamentos

O orçamento expressa o plano, os programas, os projetos e as atividades da

organização em termos numéricos, demonstrando receitas e despesas em um

período de tempo. Ele permite desenvolver previsões, estabelecer padrões e

avaliar resultados para comparações entre o previsto e o realizado. O

acompanhamento mensal das entradas e saídas de recursos financeiros

possibilita analisar o comportamento das receitas e despesas, fazendo com

que se tomem decisões sobre o adiamento ou não de projetos, cortes de

gastos e outras.


29

PARA SABER MAIS

TACHIZAWA,Takeshy.

Organizações não

governamentais e terceiro

setor: criação de ONG’s e

estratégias de atuação. São

Paulo, Atlas, 2002.

TENÓRIO, Fernando G., org.

Gestão de ONG’s: Principais

Funções Gerenciais. 9ª ed.

Rio de Janeiro, FGV, 2005.


30

ELABORAÇÃO

Alunos do Curso de Administração da Faculdade Arnaldo

Prof. Márcio Mussy Toledo

www.faculdadearnaldo.edu.br

PARCERIA

PRODAL Banco de Alimentos

www.prodalbancodealimentos.org.br

http://www.faculdadearnaldo.edu.br/

http://www.prodalbancodealimentos.org.br/


31

ANOTAÇÕES

Business

Cartilha Planejamento Estratégico (2ª ed) - Prodal (CEASA MG)