www.hfms.org.hu

Elektronikus dokumentum menedzsment

(nem csak) létesítménygazdáknak

2023.05.02.

Bemutatkozás

Kolesár András UniOffice Rendszerház Kft Alapító, tulajdonos

2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak

Miről beszélünk?

Üzleti munkakörnyezet Vállalatirányítás Dokumentumok kezelése Feladatok kezelése Munkafolyamatok kezelése

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Az elefánt és a vak emberek

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Dokumentum-kezelési modellek

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Papír alapú dokumentumkezelés

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

E-mail / file szerver / desktop szoftverek

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

A DMS rendszerek főbb jellemzői

Imaging, capturing Elektronikus konténer Visszakeresés és megosztás Üzleti folyamatok automatizálása Biztonságos távoli, vagy mobil elérés További opciók

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Imaging, capturing

Imaging– Papír dokumentumok digitalizálása

Capturing– File-ok rendszerbe foglalása

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Elektronikus konténer használat

Részben strukturált információ kezelés– Tartalom– Metaadatok

Template-ek Kategorizálás Dokumentum kapcsolatok

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Tárolás, archiválás központosítása

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Visszakeresési és megosztási szolgáltatások

Indexelés Teljes szöveges keresés Dinamikus hozzáférési modellek Értesítők

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Üzleti folyamatok automatizálása - workflow

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Üzleti folyamatok automatizálása - Projekt menedzsment

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Biztonságos távoli, vagy mobil elérés

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

További opcionális szolgáltatások

Enterprise Content Manager

Records Management

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

A DMS szintjei

Hardver Operációs rendszer, hálózat DMS alaprendszer (adatbázis,

adatbáziskezelő rendszer, DMS rendszer) DMS alkalmazások DMS kapcsolatok más rendszerekkel

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Általános folyamat elemek

jóváhagyás szignálás feladatkezelés eseménykezelés tájékoztatás/értesítés

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Folyamat kezelés technikái

Programozott munkafolyamat kezelés (workflow)

Spontán munkafolyamat kezelés

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Dokumentumkezelő alkalmazások

Ügykövetési rendszer Szerződéskezelési rendszer Beszerzési rendszer Minőségirányítási rendszer Műszaki dokumentációs rendszer CRM rendszer Projekt menedzsment alkalmazás Iratkezelő alkalmazások Űrlapkezelő alkalmazások Bejelentéskezelés

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei

Szelektív hozzáférés Titkosítás Hitelesítés Verzió kezelés Tartalom kezelés Csoportmunka támogatás Nyomonkövetés (ld. következő dia)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Dokumentum kezelő alkalmazások jellemző képességei

Nyomonkövetés– ügyek követése– ügyfelek követése– folyamatok nyonkövetése– dokumentumok megtekintésének ellenőrzése– események nyonkövetése– feladatok elvégzésének nyomonkövetése

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Miért érdemes DMS-t bevezetni

1. A papír már régen túlhaladott 2. Az e-mail/file szerver modell alkalmatlan 3. DMS előnyei

– Időt takarít meg– Nyereséget termel– Növeli a hatékonyságot– Javítja a kommunikációt és az együttműködést– Lehetővé teszi az automatizációt

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Mitől lesz a rendszer használható és mikor nem az

Élő rendszer, nem múzeum Felső vezetés megérti, akarja és aktívan használja

(példa: TVK, Allianz, 77 Elektronika). Negatív példa: jogászok, titkárnők

Nem csak tárolás/visszakeresés, hanem alkalmazások használata üzleti folyamatokban:

A legfontosabb: az alkalmazások fő eleme az EGYÜTTMŰKÖDÉS

Nem sajnálják az időt/pénzt az oktatásra, tréningre

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Modellek összehasonlítása(1)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Rendszerek

FunkciókE-mail

File server

DSMrendszer

Információmegosztás korlátozott mértékben

igen

Információ tárolás és visszakeresés

korlátozott mértékben

igen

Modellek összehasonlítása (2)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Rendszerek

FunkciókE-mail

File server

DSMrendszer

Folyamat követés nem igenMunkafolyamat

kezelés, felelősök, határidők kezelése

nem igen

Modellek összehasonlítása (3)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Rendszerek

FunkciókE-mail

File server

DSMrendszer

Közös információbázis

nem igen

Vezetői áttekintés, nyomonkövetés és ellenőrzés megoldása

nem igen

Modellek összehasonlítása (4)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Rendszerek

FunkciókE-mail

File server

DSMrendszer

A hozzáférési rendszer árnyalt és dinamikus kialakítása

nem igen

Dokumentumok verziókövetése, változások naplózása és archiválása

nem igen

Modellek összehasonlítása (5)

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Rendszerek

FunkciókE-mail

File server

DSMrendszer

Iktatás, érkeztetés nem igen

Az együttműködés, a csoportmunka támogatása

nem igen

Partner illetve ügyfél kezelés

nem igen

Mit nyerünk? (1)

Papír- és fax dokumentumok, valamint egyéb űrlapok kezelése (pl. számlajóváhagyás, feladat, emlékeztető stb.)

Folyamatkövetést Üzleti dokumentumok biztonságos és

visszakereshető tárolását Hatékony, sokoldalú visszakeresést

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Mit nyerünk? (2)

Munkafolyamat kezelést, felelősök, határidők kezelését

Közös információbázist Vezetői áttekintést, nyomonkövetést és

azellenőrzés megoldását Árnyalt és dinamikus hozzáférési rendszert

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Mit nyerünk? (3)

Dokumentumok verziókövetését, változások naplózását és archiválását

Iktatást, (egyértelmű azonosítást) és érkeztetést

Együttműködést, aktív csoportmunkát Folyamatos partner illetve ügyfél kezelést

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Néhány alkalmazási példa

Országos Vízügyi Főigazgatóság országos rendszere (4.000 felhasználó)

Országos Atomenergia Hivatal Radioaktív Hulladékokat Kezelő Kft. Allianz Biztosító ZRt 77 Elektronika ZRt

2023.05.02. Dokumentumkezelés szeminárium

Letöltések

Prezentáció:http://www.unioffice.hu/internet/uoweb.nsf/Elektronikus_dokumentum_menedzsment_FM.ppt

Videó:https://youtu.be/N7PyBexCTfY

2023.05.02. Elektronikus dokumentumkezelés nem csak létesítménygazdáknak

www.hfms.org.hu