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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

Kit Processos de Viagem

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Apresentação do Kit de Processos de Viagem para o TOTVS ByYou ECM

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BRAVA ECM

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

I) Objetivo

II) Visão geral

III) Processo de Solicitação de Viagem

IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem

V) Dicas gerais

ÍNDICE

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

Essa apresentação tem o objetivo de demonstrar as funcionalidades do

Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

I) Objetivo

II) Visão geral

III) Processo de Solicitação de Viagem

IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem

V) Dicas gerais

ÍNDICE

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Visão Geral

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O Kit Processos de Viagens BRAVA ECM é responsável por gerenciar todo o ciclo de execução de uma viagem.

O Kit é composto por dois processos:

• Solicitação de Viagem – processo responsável por gerenciar a solicitação, preparação e realização de uma viagem

• Relatório de Despesas de Viagem – processo responsável por gerenciar a prestação e acerto de contas de uma viagem

Os processos são complementares na gestão de viagens, além de serem integrados com o EMS 5.0.6

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

I) Objetivo

II) Visão Geral

III) Processo de Solicitação de Viagem

IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem

V) Dicas gerais

ÍNDICE

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Processo de Solicitação de Viagem

O processo de Solicitação de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que

consiste em Solicitar, Preparar e Realizar uma viagem.

Na solicitação, são informados os dados necessários para realização da viagem.

Na preparação, são informados e escolhidos os recursos da viagem, e também é feita a aprovação.

Na realização, são disponibilizados os dados consolidados da viagem e também os dados das reservas. É também aberta uma pendência para acerto e prestação de contas.

O processo de Solicitação de Viagem é integrado ao EMS 5.0.6 e durante a execução do seu fluxo, é gerada uma antecipação com o valor de adiantamento de viagem no módulo de contas a pagar.

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Processo de Solicitação de Viagem - Internacional

É considerada viagem internacional a solicitação no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão.

Em viagem internacional, a antecipação gerada no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo solicitante, assim como todos os recursos apontados são considerados na moeda selecionada.

Se for preciso recursos em moedas diferentes é necessário abrir uma nova solicitação.

A aprovação de viagem internacional é feita pelo usuário definido como Aprovador Internacional. Se o solicitante for o mesmo que o Aprovador Internacional, a aprovação é feita pelo Aprovador Padrão.

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Processo de Solicitação de Viagem - Cancelamento

No processo de Solicitação de Viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto esta não estiver na atividade de Aprovar Viagem.

Após a atividade Aprovar Viagem, o cancelamento do processo não é permitido, para evitar que o usuário cancele uma solicitação e no EMS fique uma antecipação sem referência.

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Processo de Solicitação de Viagem

Fluxograma do processo de Solicitação de Viagem

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Atividade Solicitar Viagem

É o ponto inicial do processo.

Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de solicitação, no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, se precisará de adiantamento e também quais centros de custos serão faturados.

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Atividade Solicitar Viagem

Descrever dados da viagem: moeda,e data de saída e retorno.No campo descrição forneça as informações relevantes para a

viagem, como o local e quais os recursos que serão necessários .

Caso necessário, informe o valor do adiantamento, data de

deposito e o motivo, lembrando que o motivo ficará armazenado

no histórico da Antecipação

Informar o usuário viajante

Se a solicitação for apenas para registrar um adiantamento, o usuário pode escolher a opção “Solicitar apenas

adiantamento” e assim pular direto para atividade de aprovação

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Atividade Solicitar Viagem

Nas solicitações, o usuário poderá relacionar mais de um centro de custo através do zoom de busca centro de custo. Essa opção está disponível para ratear os títulos por centro de custo

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Atividade Precisa de Recursos?

O usuário poderá fazer uma solicitação de viagem informando que precisará de apenas adiantamento de viagem.

A atividade automática Precisa de Recursos? irá verificar se a opção foi selecionada ou não.

Caso a opção tenha sido selecionada, o processo irá para a atividade de aprovação

Senão, o processo irá para atividade Cadastrar Recursos.

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Atividade Cadastrar Recursos

Na atividade Cadastrar Recursos, o usuário responsável irá cadastrar as possibilidades de recursos e seus respectivos valores para a solicitação do viajante.

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Atividade Cadastrar Recursos

Aba de recursos da viagem

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Atividade Escolher Recursos

Na atividade Escolher Recursos, o solicitante selecionará os recursos disponibilizados na atividade Cadastrar Recursos.

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Atividade Escolher Recursos

Escolha de recursos da viagem

Caso os recursos cadastrados não sejam suficientes o

usuário poderá retornar para a atividade Cadastrar Recursos

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Atividade Aprovar Viagem

A atividade Aprovar Viagem é delegada de acordo com as regras de alçadas definidas para os centros de custo.

O usuário responsável poderá aprovar ou não a viagem, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão

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Atividade Aprovar Viagem

Tela de aprovação

Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da

atividade para reprovar

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Atividade Retorna ao Solicitante

Quando uma solicitação é reprovada o processo vai automaticamente para a atividade Retorna ao Solicitante.

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Atividade Disponibilizar Recursos

Após aprovação, na atividade Disponibilizar Recursos, o usuário responsável fornecerá as informações das reservas dos recursos selecionados, como número de vôo, voucher de hotel, reserva de locação, entre outros.

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Atividade Disponibilizar Recursos

Aba de recursos da viagem

Informar códigos de reservas

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Atividade Registrar Antecipação

A atividade automática Registrar Antecipação é responsável por criar a antecipação no EMS, caso tenha sido solicitado adiantamento de viagem.

A antecipação será criada no módulo de contas a pagar do EMS e então o processo irá pra atividade Confirmar Viagem. Se ocorrer algum problema durante a integração o processo irá para a atividade Verificar Integração.

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Atividade Registrar Antecipação

Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)Espécie: Espécie do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS) Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVSReferência: Gerado pelo ECM TOTVSMoeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS)Portador: Portador do Centro de Custo. Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo SDV - ECM TOTVS)Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias cadastrado no parâmetro geral (Processo SDV - ECM TOTVS)Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS)

Dados da antecipação*

*Para consultar utilize os programas: apb701aa / apb334aa

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Atividade Registrar Antecipação

Tipo Fluxo: Fluxo financeiro antecipação (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS)Unidade de Negócio: unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)

Dados do rateio da antecipação

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Atividade Verificar Integração

A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação da antecipação (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema

Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente a antecipação ou título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a Confirmar Viagem.

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Atividade Confirmar Viagem

Na atividade Confirmar Viagem, o usuário poderá confirmar os dados da viagem e também imprimir um relatório com os recursos solicitados.

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Atividade Confirmar Viagem

Confirmação e relatório de viagem

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Atividade Prestar Contas

A atividade Prestar Contas ficará pendente até que o usuário solicitante faça a prestação de contas através do processo de Relatório de Viagem.

Ao finalizar o processo de Relatório de Viagem esta atividade é finalizada automaticamente.

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

I) Objetivo

II) Visão Geral

III) Processo de Solicitação de Viagem

IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem

V) Dicas gerais

ÍNDICE

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Processo de Relatório de Despesa de Viagem

O processo de Relatório de Viagem é responsável por gerenciar o ciclo que consiste

em Prestar e Acertar contas de uma viagem.

Na prestação de contas, são informadas as solicitações no qual o relatório está prestando conta, bem como as despesas realizadas

No acerto de contas, o relatório passa por aprovação, e então é feito o reembolso ou a devolução de valores, de acordo com o saldo final

O processo de Relatório de Viagem é integrado ao EMS e durante a execução do seu fluxo, é gerado um título com a movimentação das despesas no módulo de contas a pagar.

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Processo de Relatório de Despesa de Viagem - Internacional

É considerado relatório de viagem internacional o relatório no qual a moeda escolhida seja diferente da moeda padrão.

Em viagem internacional, o título gerado no EMS 5.0.6 é sempre na moeda escolhida pelo elaborador, assim como todas as despesas apontadas são considerados na moeda selecionada.

Se for preciso apontar despesas em moedas diferentes é necessário elaborar um novo relatório.

Se houver solicitação de viagem relacionada ao relatório de despesa de viagem, o total de despesas apontadas será o valor do adiantamento da solicitação, sendo que só será permitido selecionar solicitações de viagem para prestação de contas com os mesmos centros de custos e moedas do relatório

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Processo de Relatório de Despesa de Viagem - Cancelamento

No processo de relatório de despesa de viagem é permitido apenas cancelar a solicitação enquanto este não estiver na atividade Aprovar Relatório.

Após a atividade Aprovar Relatório, o cancelamento do processo não será mais permitido, para evitar que o usuário cancele um relatório de despesa de viagem e no EMS fique um título sem referência.

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Processo de Relatório de Despesa de Viagem

Fluxograma do processo de Relatório de Viagem

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Atividade Elaborar Relatório

É a atividade inicial do processo de Relatório de Viagem.

Ao abrir uma solicitação o sistema apresentará formulário de despesa de viagem, no qual o usuário informará os dados relevantes da viagem, as despesas, as Solicitações de Viagem no qual o relatório irá prestar conta e os centros de custos a faturar, se for o caso.

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Atividade Elaborar Relatório

Também poderá informar a moeda

utilizada na prestação de contas, se não

houver Solicitações de Viagem

relacionadas

O solicitante pode informar o usuário

viajante

Ainda se não houver Solicitações de

Viagem relacionadas, o usuário deverá

informar para quais centros de custos o título será gerado

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Atividade Elaborar Relatório

O usuário poderá relacionar as Solicitações de Viagem ao Relatório de Despesas para prestar contas. O relatório, desta forma, será feito com a mesma moeda das solicitações relacionadas e também os mesmos centros de custos.

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Atividade Elaborar Relatório

Na aba de Despesas Realizadas, o usuário poderá cadastrar as despesas da viagem. Se não houver Solicitação de Viagem relacionada, será necessário informar pelo menos uma despesa.

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Atividade Definir Aprovador

Atividade automática responsável por definir o aprovador de acordo com a regra de alçadas dos centros de custo

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Atividade Aprovar Relatório

A atividade Aprovar Relatório é delegada de acordo com as regras de alçadas, definidas por Centros de Custo.

O usuário responsável poderá aprovar ou não o relatório de despesas, sendo que será necessário informar, no campo Aprovação, uma justificativa para a sua decisão

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Atividade Aprovar Relatório

Para reprovar a solicitação, deverá alterar o envio da atividade para reprovar

Tela de aprovação de relatório

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Atividade Registrar Título

A atividade Registrar Título é responsável por criar o título no EMS, com as movimentações das despesas apontadas no formulário de relatório de despesa.

Se o relatório estiver prestando conta de Solicitação de Viagem relacionada e esta possuir adiantamento, o valor do título gerado será abatido com o valor da antecipação.

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Atividade Registrar Título

Dados do Título*

Estab: Estabelecimento do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)Fornecedor: Emitente EMS do usuário “viajante” (Cadastro do usuário - ECM TOTVS)Forma de Pagamento: Método de pagamento – dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (Cadastro de centro de custo - ECM TOTVS)Espécie: Espécie do documento dados Título Despesas do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)Série: Série do documento Antecipação do centro de custo do “viajante” (ECM TOTVS)Título / parcela: Gerado pelo ECM TOTVSReferência: Gerado pelo ECM TOTVSMoeda: Usará a moeda padrão – cadastro de moedas (ECM TOTVS)Portador: Portador do Centro de Custo.Data Emissão: Data de aprovação da solicitação (Processo RDV - ECM TOTVS)Data de vencimento: Data da solicitação de depósito ou data de vencimento mais dias parâmetro geral (Processo RDV - ECM TOTVS)Valor do título: Valor informado de adiantamento (Processo SDV - ECM TOTVS)

*Para consultar utilize os programas: apb222aa / apb322aa

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Atividade Registrar Título

Dados do Rateio do Título

Tipo Fluxo: Fluxo financeiro título (Parâmetros Gerais - ECM TOTVS) Plano de Contas: Plano de contas da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) Conta Contábil: Conta contábil da despesa respectiva (Cadastro de Despesas - ECM TOTVS) Unidade de Negócio: Unidade de negócio (Cadastro de Usuários - ECM TOTVS)Plano de centro de custo: Plano de centro de custos dos dados Título Despesa (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS) Centro de custo: Centro de custo do “viajante” (Cadastro de Centro de Custos - ECM TOTVS)

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Atividade Verificar Integração

A integração entre o TOTVS ECM e o EMS envolve diversos pontos suscetíveis à falha na criação do título (parametrização inconsistente, indisponibilidade de rede, etc) e a atividade Verificar Integração é um ponto de contenção no processo, caso ocorra algum problema.

Ao assumir essa atividade, o usuário responsável poderá tentar gerar novamente o título pelo fluxo do processo ou então registrar manualmente no EMS e seguir o fluxo com a atividade seguinte.

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Atividade Reembolso ou Devolução?

A atividade automática Reembolso ou Devolução? é responsável por verificar o saldo final do relatório de despesas de viagem e delegar para reembolso se o saldo for negativo ou então para devolução, se o saldo for positivo

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Atividade Efetuar Reembolso

Na atividade Efetuar Reembolso o usuário responsável irá efetuar o pagamento do título de reembolso gerado no nome do usuário informado como viajante, no relatório de despesas.

Após Efetuar Reembolso o usuário deve enviar para a atividade Confirmar Reembolso.

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Atividade Confirmar Reembolso

Na atividade Confirmar Reembolso o usuário elaborador do relatório de despesa de viagem irá confirmar, junto ao viajante, o recebimento do reembolso efetuado na atividade Efetuar Reembolso.

Caso não se confirme o reembolso, o usuário solicitante poderá enviar novamente para a atividade Efetuar Reembolso.

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Atividade Efetuar Devolução

Na atividade Efetuar Devolução o usuário solicitante irá devolver para a empresa os valores de adiantamento que não foram utilizados durante a viagem.

Após fazer a devolução, o usuário enviará processo para a atividade Confirmar Devolução.

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Atividade Confirmar Devolução

Na atividade Confirmar Devolução, a empresa irá confirmar a devolução do valor de adiantamento que não foi utilizado.

Caso a devolução não tenha sido feita, a empresa poderá retornar para a atividade Efetuar Devolução.

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Kit Processos de Viagem BRAVA ECM

I) Objetivo

II) Visão Geral

III) Processo de Solicitação de Viagem

IV) Processo de Relatório de Despesa de Viagem

V) Dicas gerais

ÍNDICE

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Dicas Gerais

Em todas as atividades do processo há instruções de como executá-las, que podem ser visualizadas ao lado esquerdo do TOTVS ECM

O usuário poderá selecionar para qual atividade irá enviar, caso tenha opção.Deverá escolher no campo “Enviar para atividade:” que está ao lado esquerdo do TOTVS ECM

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