Att utveckla hållbara rutiner för

registrering och diarieföring,…

Registrator 2015

Abilitypartner, Stockholm 2015-04-15

….koppla till verksamhetens mål och få

verksamheten att jobba på ett korrekt

sätt.

• Så utvecklar du goda instruktioner för vilka handlingar som ska registreras, vilka som inte ska registreras samt hur registreringen ska gå till för att framgångsrikt bidra till verksamhetens mål

• Hur utvecklar du väl fungerande rutiner för diarieföring för att leva upp till en god offentlighetsprincip?

• En alltmer digitaliserad miljö där allt fler är inne och jobbar i systemet - vad innebär det för diarieföringen?

Vem är Olle?

• Arkivarie

• Statligt anställd 1990-1997

• Konsult sedan 1998, nu på Dokumentinfo AB

Dokumentinfo AB • Oberoende konsultbolag

• Kurser, seminarier, nyhetsförmedling

• Dokumenthanteringsplan.se

• Sysselsätter idag 5 personer och söker konsulter

Agenda • Inledning

• (Offentlighetsprincip) Handlingsoffentlighet och registreringsskyldighet

• Verksamhetens mål

• Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner

• Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske?

• Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt

Avsnitt 1

Handlingsoffentlighet och

registreringsskyldighet

Varför diarieför vi?

Diskussion

Därför diarieför vi

LAGKRAV?!!

Lagkrav

• Tryckfrihetsförordningen

• Offentlighets- och sekretesslagen

• Arkivlagen

Handling är allmän,

om den förvaras hos myndighet och

är att anse som inkommen till eller

upprättad hos myndighet.

2:a kap TF på 2 minuter

Utlämnande av allmänna handlingar

• Genast

• Gratis

• Kopia mot avgift

Registreringsskyldighetens omfattning Av registret ska framgå: 1. Datum inkom/upprättad 2. Diarienummer eller annan beteckning 3. Avsändare eller mottagare om det är

aktuellt 4. I korthet vad handlingen rör

Handlingarna ska registreras så snart de har kommit in eller

upprättats

Vad behöver inte registreras?

Handlingar som

inte omfattas av sekretess

behöver inte registreras om de

hålls så ordnade

så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in

eller upprättats.

Vad behöver inte registreras?

Om det är uppenbart att en allmän handling är av

ringa betydelse

för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas

ordnad

Vad ska diarieföras?

Handling

Allmän

Registrera

Diarieföra

Registrera på annat sätt

Av ringa betydelse -

Registrera inte

Hålls ordnade – Registrera

inte Inte allmän

Diarieföring är en form av registrering!

Avsnitt 2

Verksamhetens mål

Verksamhetens mål?

Diskussion

Verksamhetens mål!

????

Vilka mål har vi?

Vilka mål har vi?

Syfte: Vi ska ha en ärendehantering som underlättar beslutsfattandet för handläggarna så att medborgarnas ansökningar blir avgjorda snabbt, med hög kvalitet och enligt gällande regelverk

Effektmål: Alla ansökningar som sker via webben ska vara fullständiga (dvs inte behöva kompletteras) om ett år

Projektmål: Införa ett regelstyrt webbformulär, integrera det med ärendehanteringssystemet och implementera regler så att det inte går att skicka in en ofullständig ansökan

Vad är ett mål? Exempel

Exempel på stöd diarieföringen kan ge till

verksamheten

• För att kunna leva upp till lagstiftningens syfte behöver vi ha fler uppgifter än de 4 som lagen kräver,

• Diariet ska användas till verksamhetsuppföljning, mäta verksamhetens ledtider mm.

• Att söka i diariet ska vara ett sätt att snabbt få överblick vad organisationen gör och har gjort

• Verksamhetens kontinuitet vid personalbyte och andra förändringar ska ”skötas av” diariet

Krav på diariet

• Uppdaterat

• Data som kan användas för ledtidsuppföljning

• Sökbart

• Fullständigt

• Aktuellt

Det är många i verksamheten som måste samverka för att kvaliteten i diariet ska blir bra

Avsnitt 3 Utveckla hållbara rutiner och goda instruktioner: Vad ska registreras? Vad ska inte registreras? Hur ska registrering ske?

Instruktioner och rutiner för:

• Posthantering

• Bedömning om diarieföring

• Diarieföring (registrering)

– Ärenden

– Handlingar/åtgärder

• Service till handläggare

• Löpande ändringar

• Avslut av ärenden

Och kanske också för….

• Skanning

• Arkivering

• Förvaltning och administration av Diarieförings-/Ärendehanteringssystemet

• Handläggning

• Handläggarstöd

• Hantering av balanslistor/JK-listor

• Strukturer och planer

Instruktioner och rutiner

• Följ det interna regelverket för instruktioner och rutiner

• Skriv tydligt vad som ska göras och skiljas från tips, anvisningar och goda råd

• Se till att alla moment beskrivs i instruktioner

• Var noga med skriva så folk förstår

• Skriv kort

– Hänvisa till lager, regler etc

Instruktioner och rutiner olika nivåer, exempel

Policy

Riktlinje Riktlinje

Fungerande helhet

[Interna] regler

Dokumenthanteringsplan

Diarieföringssystem

Posthantering

• Postöppning

– Inkommande papperspost

– Inkommande e-post

– Inkommande övrig post

• Utgående post

– Utgående papperspost

– Utgående e-post

– Utgående övrig post

Bedömning om diarieföring

Diarieföras Inte diarieföras

Kräver åtgärd Enkel hantering

Viktiga handlingar som saknar annan ordning

Fastställd annan hantering

”Checklista, exempel” ”Checklista, exempel”

• Hur konkretiseras ovanstående checklista? • Hur utbildar vi personalen så att alla gör lika?

Diarieföring (registrering)

• Regler om vad som ska registreras var

• Information/utbildning till personalen som gör detta så att alla gör lika

• Visa fält är ofta knepigare än andra (ärendemening)

Service till handläggare och

löpande ändringar

• Traditionell hjälp med sökning, registrering, uttag av diarienummer mm

• I allt större grad självservice

• Ändringar och tillägg behöver ofta göras för att den som utför diarieföringen har svårt att få tag på den information som krävs för att göra ett fullgott registreringsarbete

Avslut av ärenden

• Kontroll att alla handlingar finns med

• Aktrensning (fysiskt och elektroniskt)

• Arkivering sker ofta i anslutning till avslut

Diarieföringen fungerar olika i olika

organisationer och är en komplex

administrativ stödprocess som

berör all verksamhet

Avsnitt 4 Diarieföring i förändring - nya systemstöd och arbetssätt

Registrator – roll i förändring

Igår

• Löpande praktisk postöppning, registrering, kopiering etc

Imorgon

• Arbete med samordning och koordinering, Administration av diarieföringssystemet

Kommer registratorn att

försvinna?

Diskussion

Organisation av

registratorsfunktionen • Centraliserad

• Decentraliserad

• Kombination central/decentraliserad

• En massa andra varianter

Arbetsfördelning

• Måste vara tydligt vem som gör vad

– Handläggare – registrator

– Chef – handläggare

– Registrator - registrator

Nya systemstöd

• Mer funktionalitet

• Tydligare handläggarstöd

• Bättre integrationsmöjligheter

• Större komplexitet

• Diarieföring en del i ett större system

• …..

Sammanfattning

• Lagkrav styr inte hur registrering ska ske

• Diarieföringen är en form av registrering

• Dokumenthanteringsplan utmärkt styrinstrument (om den är uppdaterad)

• Diarieföringen är en komplex verksamhet som påverkar stora delar av verksamheten

• Registratorsfunktionen genomgår en förändring vilket innebär nya krav på kompetens

• Skriv tydliga och korta instruktioner

Tack!

Olle Ebbinghaus

Olle.ebbinghaus@dokumentinfo.se

Tel 0709-967480

www.dokumentinfo.se

www.dokumenthanteringsplan.se