Präsentation 11.07.2011

Qualitätslexikon

und

Leitfaden

für das Personalwesen

bei der

KVP- Prozesseinführung

in Unternehmen

Was bringt uns voran?

schnelles Finden

anwenderfreundlich

leicht verständlich

kurz und griffig gestaltet

leicht erlernbar

Normenverweis

Möglichkeit, sich selbst in das

Thema einzulesen (siehe Quellen)

Durch Fremdsprachen beliebig

erweiterbar

So macht QM Spaß, etc.

Quelle: Unterlagen vom Qualifizierungsprogramm; http://www.quality-link.de; http://www.quality.de; http://www.freiwerk-b.de/VDA-QMC

Qualitätslexikon - Aufbau bzw. Gliederung

Laufende Nummer

Seminarstufe (Basic, Advanced)

Baustein (Einführung in den

Managementgrundlagen)

Abkürzung / Begriff (Qualität)

Erklärungen / Bildbeispiele

Normenverweise

Seitenverweis auf die

Seminarunterlagen


Aufbau bzw. Gliederung


Leitfaden

für das Personalwesen

bei der

KVP- Prozesseinführung

in Unternehmen

KVP -

kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist eine

ständige, mitarbeitergetragene Verbesserung von

Produkten und Dienstleistungen sowie der Prozesse

zur Entwicklung, Herstellung und zum Vertrieb.


Vorgehensweise: •

• Schritt 1 - Vorbereiten des Workshops (Moderator):

• Grunddaten zum Problemfeld sammeln (Layouts, Standardarbeitsblätter, etc.)

• alle eingegangenen Verbesserungsvorschläge zum Problembereich sammeln und ordnen (Recherchen)

• zeitlichen Rahmen, Ablauf und Teilnehmer festlegen (ggf. Experten einbeziehen)

• Workshoptermin mit betroffenen Führungskräften abstimmen und festlegen,

• Verfügbarkeit der Hilfsmittel und Räumlichkeiten sichern

• Bekanntmachung (Moderator): Persönliche Einladungen mit Problemfeld, Inhalt eingegangener Vorschläge, Ansprechpartner für weitere Vorschläge (ggf. „Briefkasten“), Termin, Dauer, Ort, Verteiler versenden.

• Schritt 2 - Eröffnung des Workshops (Moderator):

• Ablauf und Teilnehmer vorstellen

• „Spielregeln“ für den Workshop klären

• Auffrischen der KV-Philosophie

• PDCA-Zyklus erläutern

• Vorliegende Verbesserungsvorschläge nach Themen ordnen

• „spontane“ Verbesserungsthemen aufnehmen

• über analytische Verfahren (z.B. Wertschöpfung und Nichtwertschöpfung bzw. 7 Verschwendungsarten, Arbeitsablaufanalysen) Verbesserungspotenziale ermitteln

• Schritt 3 - Agieren im Sinne von Handlungsbedarf ermitteln (Moderator mit Teilnehmern):

• Verbesserungspotenziale, wenn möglich quantifizieren

• Verbesserungspotenziale priorisieren

• Planen der Lösungen und der Umsetzung

• Lösungen und Umsetzungsmaßnahmen für hoch priorisierte Potenziale entwickeln und nach Umsetzungsaufwand, Umsetzungsdauer und Effekt in kurzfristig, mittelfristig und langfristig umzusetzende Lösungen einteilen

• Maßnahmen festlegen und mit Maßnahmenplänen unter Festlegung von Zieltermin, Umsetzungskontrollmechanismus und Verantwortlichkeit hinterlegen

• Schritt 4 - Tun (Teilnehmer):

• kurzfristige Maßnahmen schon während des Workshops umsetzen

• Ergebnisse vor betroffenem Führungskreis präsentieren

• ggf. Hauptergebnis im Anwendungsbereich visualisieren





Meine Ideen, Überlegungen, Punkte, wie ich den wirtschaftlichen

Nutzen mit der Führungskultur verbinde:

Kalkulationsbeispiele – Stundenlohn mal Zeit /

Beispiel bei Minijobber/Geringverdiener, mittleres Management,

Top-Management

Reklamationen, Maschinenstillstand etc.

Nicht erreichbar zu sein. Welche Auswege können Mitarbeiter

gehen, wenn der Vorgesetzte mit der entsprechenden

Kompetenz nicht erreichbar ist?

Wie viele CC-Mails werden verschickt, nur um sich in Sicherheit

zu wiegen bzw. den Vorgaben des Vorgesetzten gerecht zu

werden?

Wie hoch ist tatsächlich der emotionale Sicherheitsfaktor?

Wie groß ist die Angst, sich zu äußern, wenn man eine Idee hat

und über den „Tellerrand“ schaut?

Wie sehr lieben die Menschen ihre Komportzone?

Wie sehr sind die Mitarbeiter tatsächlich begeistert,

um die Kunden zu motivieren?

Wie sehr sind die Mitarbeiter tatsächlich persönlich daran

interessiert, sich für die zu bearbeitenden Aufgaben einzusetzen?

Wie hoch ist das Engagement der Mitarbeiter,

Lösungsvorschläge zu erarbeiten, die sie dann den Vorgesetzten

unterbreiten, so dass der Vorgesetzte auf seine eigentlichen

Aufgaben konzentrieren kann?

Wissen die Menschen, wie sie selbst ihre Lebensqualität steigern

können, wenn sie QM-gemäß arbeiten?


Rechenbeispiel

Stundenlohn MA (Basis) MA (leitend) Geschäftsführer Durchschnittl.

20,00 € 50,00 € 100,00 € 105,00 €

Pro Tag 160,00 € 400,00 € 800,00 € 840,00 €

Pro Monat 3.200,00 € 8.000,00 € 16.000,00 € 16.800,00 €

Pro Jahr 38.400,00 € 96.000,00 € 192.000,00 €





Projektsteckbrief

Projekt Name Leitfaden KVP-Prozesseinführung

Datum, Version 10.02.2011 Version 1

Moderator Birgit Braun Telefon Nummer: Kernteam Einsparungen: (siehe Projektantrag)

Auftraggeber PL-Engineering GmbH Abteilung Start Datum: 22.02.2011 Voraussichtliches

Enddatum: 12.07.2011

Quelle: Unterlagen vom Qualifizierungsprogramm; http://www.quality-link.de;

http://www.quality.de; http://www.freiwerk-b.de/VDA-QMC

1. Prozessdefinition

(Leitfaden für das Personalwesen bei der KVP-

Prozesseinführung in Unternehmen)

Verbesserungspotenzial:

Zeitersparnis

Weniger Kommunikationsschwierigkeiten,

weil die Prozesse nicht nur schriftlich fixiert sind.

Es wird auch aktiv darüber kommuniziert.

Ordentliche Dokumentation; Versionen und

Indexe aktualisieren.

Art der Kommunikation

Visualisierung

Sichtweise (Der Kunde bezahlt!)

2. Strategische Geschäftsziele

Die vorgegebene Qualitätspolitik und Qualitätsziele

werden ständig mit den Prozessen abgeglichen.

Aufgrund der Dokumentation wird hier ständig

verbessert.

Die Mitarbeiter lesen und lernen die Unterweisungen

und können weitgehend selbst miteinander

kommunizieren.

Die Mitarbeiter verstehen, dass sie mit der richtigen

Aufgabe ihre Stärken und Talente bestens einsetzen

können und somit ihre Lebensqualität steigern.


KVP wird zu starr gelebt

Lückenhafte Prozessdokumentation

Stärken und Talente der Mitarbeiter sind noch unbekannt

Gründe für Hemmschwellen / Angst sind vorhanden

Zeitverlust durch Zögern, wenn sie neue Ideen mitteilen

möchten

Hemmschwellen abbauen durch richtige

Geschäftsvorbereitung

WISSEN WIR, WELCHEN SCHMERZ WIR BEIM

ANDEREN AUSLÖSEN, WENN WIR ETWAS SAGEN?


3. Problemstellung

Nicht berechenbare und nicht kalkulierbare Zeitverluste.

Sinkende Motivation vermindert die Leistung.

Anregungen, Auffälligkeiten vom Kunden oder Markt werden nur zäh oder zaghaft erkannt.

Die Umsetzungsphase dauert länger.

Änderungen am Markt werden zu spät oder gar nicht erkannt.

Blockaden bei Mitarbeiter

Kommunikationsfehler, die schmerzen.


4. Risikobewertung

5. Projektziele


Prozessabläufe werden genau und laufend geprüft.

Mitarbeitergespräche werden in einer ruhigen

Atmosphäre geführt.

Ideen werden dokumentiert und honoriert.

Verbesserungen werden visualisiert.

Mitarbeiter erhalten Informationen, welchen Nutzen ihre

Ideen bringen.

Mitarbeiterbindung durch Führungskultur

Es wird klar und deutlich erklärt, warum die Gespräche

stattfinden und welchen Nuten wir in allen Mitarbeitern

sehen.

Pro Abteilung werden die Stundensätze der Mitarbeiter zusammenaddiert.

Anhand von den bisherigen Kennzahlen wie z. B. Reklamationen, Probleme mangelhafter Lieferung etc. wird zuerst abgeschätzt und später eine Zeit festgelegt.

Die Zeit mit durchschnittlichem Stundenlohn und der Anzahl der Mitarbeiter wird zusammenaddiert und als relevante Kennzahl festgelegt.

Benefits können Geld, Gutscheine, Reisen, Autos, Shopping mit Rabattgutschein etc. sein.

Die Menschen müssen spüren und erkennen, dass sie aufrichtig für Ihre Arbeit und Leistung gelobt werden.

Die Lebensqualität aller Mitarbeiter wird gesteigert.


6. Finanzielle Benefits

Die Prozessabläufe werden jedem Mitarbeiter erklärt.

Er weiß auch über die Abläufe, Risiken und Ärgernisse von

der vorherigen und nachfolgenden Abteilung Bescheid.

Dem Mitarbeiter wird seine Wichtigkeit erklärt und z. B.

durch die Balance Score Card mitgeteilt, welch wichtige

Arbeit er zu tun hat.

Anhand einer Checkliste mit QM-Zielen, Zielen / Wünsche

an die Mitarbeiter bekommt jeder Mitarbeiter eine Einsicht,

was von ihm konkret verlangt wird.

In der BS-Card wird erklärt, wie man emotionale Nachteile/

Hemmschwellen erkennt, respektiert und sich somit wieder

auf das Wesentliche konzentriert.


7. In / Out of Scope

Ruhe kehrt ein.

Die Mitarbeiter wissen genau, was zu tun ist und wo

sie nachschauen können.

Die Arbeitsabläufe werden zügiger durchgeführt.

Standards und Routinearbeiten werden anerkannt

und umgesetzt.

Wiederholungsfragen vermindern sich.

Störungszeiten, um Fragen zu beantworten,

verringern sich.

Die Angst wird verringert und die Mitarbeiter

bekommen Gelegenheit und Anstöße, auf sich

selbst und das Unternehmen stolz zu sein.

Durch die Erklärung auf der Balance-Score-Card

werden lange Gespräche vermieden und die

Mitarbeiter behalten ihre private Sphäre.

Mobbing durch Ausfragerei etc. bleiben niedrig.

Kundenwünsche werden schneller umgesetzt.

Veränderungen am Markt bzw. unausgesprochene

Wünsche der Kunden werden erkannt.

Man kann den einen und anderen Mitarbeiter so

motivieren, dass er die anderen „ansteckt“.

Reklamationen sinken.


8. Vorteile für internen und externen Kunden

9. Benötigte Unterstützung

Die Geschäftsleitung muss 150 %ig vom Projekt

überzeugt sein.

Den Führungskräften und Vorgesetzten muss

versichert werden, dass man die Arbeit schätzt

und dass es nur um die Sache geht.

Jeder negative Eindruck oder Gefühl sollte

zumindest persönlich notiert werden. Wenn die

Mitarbeiter sich durchringen und zielorientiert

fragen, sollen sie gelobt werden.

Die gemeinsam erarbeitete Lösung muss später

nochmals aufgegriffen werden, damit die Mitarbeiter

für Ihre Stärke und Offenheit gelobt werden.



10. Projektteam

Geschäftsleitung

Führungskräfte (je nach Thema)

Teameigner

Birgit Braun

Protokolle

Notizen

Berichte

Reklamationen

Erinnerungen an Aussagen

Auswertung der Mitarbeiterzufriedenheit

Auswertungen müssen auch am „Schwarzen

Brett“ visualisiert werden.


11. Andere Informationen




Gestaltung KVP – Wand

Dabei sind die 4 grundlegenden Fragen zu klären:

1. Wo soll visualisiert werden?

Konferenzraum, Aufenthaltsraum, Intranet

2. Wie soll visualisiert werden?

Text, Graphik, Symbole, Diagramme, Tabellen

3. Womit soll visualisiert werden?

Metaplan, Magnettafeln, Photos,

4. Was soll visualisiert werden?

Name des Projektes, Projektplan (aktuell gepflegt),

Projektsteckbrief, Maßnahmenplan (aktuell),

Bearbeitungsteam, Bisher gewonnen Kenntnisse, Mutige

Mitarbeiter, die ansprachen, der resultierende Nutzen aus den

umgesetzten Ideen, aktuelle Meilensteine –

so sichert das Unternehmen Arbeitsplätze


Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Business

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