Upload
semiosis-formidling-aps
View
1.418
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Projekter er overalt - og vi indgår allesammen i dem. Som projektledere, deltagere, følgegruppe, styregruppe, leverandører eller slutbrugere. De fylder en større og større del af den moderne organisation og bliver af mange set som løsningen på ... det meste. Men projekter har et skidt ry. De holder aldrig budgettet. De leverer ikke det lovede resultat. De bliver altid forsinkede. Alt for meget tid bliver brugt på uendelige møder, hvor ingen ved hvorfor de er med - og ingen resultater kommer ud af det. Ligemeget hvad ens rolle er i et projekt, så kan man hjælpe til med at undgå dette. Det handler om at forstå projekterne - hvad deres formål er. Og så handler det om ledelse og kommunikation. For at et projekt skal lykkes skal alle i gruppen være en del af det og bidrage til at skabe et bedre projekt. I dette foredrag vil vi se på nogle af de metoder og værktøjer, som man kan bruge når man arbejder med et projekt - lige fra den business case som skal skabe et godt udgangspunkt fra starten til organisationen af projektet når først det er kommet igang. Der vil blive fokuseret på praktiske metoder som enhver der arbejder i et projekt kan tage med hjem og anvende. Vi vil blandt andet komme ind på: - Hvad er et projekt? - Formålet med projektet - hvad skal vi opnå? - Det daglige projektarbejde - Kommunikation i projektet (det er to-vejs!) - Bedre møder
Citation preview
Projekter- og hvorfor de altid
går galt
Dagens program
• Hvad er et projekt?
• Formålet med projektet
• Det daglige projektarbejde
• Kommunikation i projektet
• Bedre møder
Hvad er et projekt?Foto - Creative Commons af Fontplay.com
Foto - Creative Commons af jayneandd
Et projekt har et klart mål
Foto - Creative Commons af Aussiegall
Et projekt har en defineret udstrækning
Foto - Creative Commons af Mmlolekk
Et projekt har en dokumenteret afslutning
Foto - Creative Commons af Chispita_666
Et projekt udspringer af behov for en ændring
Overseteelementer i projektet
Projektejer Business case
Foto - Creative Commons af Clagnut og DbkingLedelse
Projektejeren• ... er den som skal bruge
projektets output
• ... er den som igangsat projektet
• ... er den som føler for projektet
• ... er den som kan stoppe projektet
• ... er "kunden"
Business caseFoto - Creative Commons af Fontplay.com
Foto - Creative Commons af Dk58 - Renaud
Business Case beskriver projektets formål
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary
Business Case beskriver den ændring projektet skaber
Foto - Creative Commons af Paul (Dex)
Business Case er projektets ledestjerne
Foto - Creative Commons af Elsie esq.
Man skal skelne mellem formål og løsning
Business Case• Der skal være enighed i
projektgruppen om formålet
• Bevidsthed om formålet gør det nemmere at afgøre, hvad der er vigtigt i projektet
• En Business Case er et dynamisk dokument der ændrer sig gennem projektet
• En Business Case godkendes af kunden
Foto - Creative Commons af Banalities
Indhold i en BC• Del 1: Formålet med
projektet, den brændende platform
• Del 2: Løsningen/løsningerne på problemet
• Anbefaling til kunden
• Evt. Cost / Benefit
• Del 3: Løsningens krav
Foto - Creative Commons af Banalities
Dagligt projektarbejdeFoto - Creative Commons af Fontplay.com
Foto - Creative Commons af Bohman og UggBoy
Ledelse
Planlægning
Planlægning er ikke projektledelse
• Men planlægning er nødvendig for at kunne lede projektet
• Der findes utallige metoder til projektplanlægning
• Find den metode der passer dig
• Projektets størrelse
• Projektets kompleksitet
• Projektets krav om præcision og dokumentation
Foto - Creative Commons af Banalities
Gantt-diagramOpgave 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Opgave 1
Opgave 2
Opgave 3
Opgave 4
Opgave 5
Opgave 6
Opgave 7
Opgave 8
Software
Foto - Creative Commons af Marcin Wichary
Dette er ikke et projekt
Projektledelse
Hvemgørhvadhvornår?
Foto - Semiosis 2010
Det handler om at få gruppen til at leve op til sit fulde potentiale ...
... og eliminere betydningen af den enkeltes svagheder
Hvad betyder "deadline"?
Tilfældig dato, hvor man evt. kan aflevere?
Utopisk tidspunkt, hvor
man umuligt kan nå at
være færdig?
Ondsindet værktøj, som projektlederen bruger til at genere teamet?
Tidspunkt hvor man skal aflevere, og hvor det er realistisk at
opgaven er afsluttet
Dagligt projektarbejde
• Projektlederen bør fokusere på ledelse
• Hele gruppen bør bestræbe sig på at skabe fælles forståelse
• Aftaler skal overholdes
• Kommunikation er nøglen
Foto - Creative Commons af Saad Akhtar
KommunikationFoto - Creative Commons af Markhillary
Foto - Creative Commons af Kretyen
God kommunikation er betingelse for succes
Kommunikationslag
Projektejer
Projektleder
Produktion
• Det handler om at have klare kommunikationsveje
• Overlad kommunikation med projektejer / kunde til projektleder
• Kommunikation med kunden går på samme niveau
Foto - Creative Commons af Shahram Sharif
Begivenhedsstyret kommunikation
Tidsstyret kommunikation
Foto - Creative Commons af Nicolasnova
Tidsstyret kommunikation giver tryghed
Kommunikationder bør være tidsstyret
• Projektlederens rapport til projektejer
• Produktionens status til projektleder
• Faste møder - evt. daily scrum
• En-til-en møder
Foto - Creative Commons af Joyosity
En-til-en• En-til-en foregår efter en fast skabelon ... Hver uge!
• 10 minutter til medarbejderen - her er emnet frit. Det kan være om projektet, teamet, privatlivet, vejret, virksomheden eller hvad det skulle være
• 10 minutter til projektlederen - orientering, evaluering, diskussion eller "hyggesnak" - men IKKE nye opgaver
• Evt. 10 minutter til fremtiden - kommende udvikling for medarbejderen etc.
• Kalenderlægges med faste intervaller. Helst hver uge.
Foto - Creative Commons af Joyosity
Kommunikationsregel
afsenderensDet er
ansvar,forstået !at budskabet bliver
Foto - Creative Commons af ResPres
Tænk ud af boksen i forhold til medier
Eksempler på medier• Nyhedsbreve
• Blogs
• Mikroblogs / sociale medier
• Samtaler
• Lyd/video
• ... og møder
Foto - Creative Commons af Laineys Repertoire
MøderFoto - Creative Commons af Ghitso
Foto - Creative Commons af Incase
Møder udgør en stor del af projektets kommunikation
Før mødet
• Udsend dagsorden i god tid
• Vedlæg relevante dokumenter
• Vær sikker på, at de rette er indkaldt
• Meld ind til dagsorden
• Læs de vedhæftede dokumenter
Foto - Creative Commons af Pink Sherbet
Den gode dagsorden
• Sæt tidspunkt (ikke varighed) på hvert punkt
• Sæt ansvarlig på
• Henvis til bilag
• Og igen ... Udsend i god tid
Foto - Creative Commons af Arquera
Foto - Creative Commons af Steakpinball
Møder starter til tiden!
Foto - Creative Commons af ResPres
Fastlæg "møderegler" fra starten
Foto - Creative Commons af Thecrazyfilmgirl
Hvert punkt slutter til tiden
Regel om beslutninger
beslutningDet er kun en
ansvarligdeadline!
hvis der er fastlagt
og
Foto - Creative Commons af EdinburghGreens
Brug en "Parkeringsplads"
Parkeringspladsen• Placer en kurv midt på
bordet
• Giv alle deltagere små stykker papir
• Hvis et emne løber af sporet, læg en seddel i kurven
• Afslut mødet med at gennemgå disse: beslutning nu, næste møde eller glem det
Foto - Creative Commons af Muffet
Adam Bindslev
www.semiosis.dkwww.facebook.com/semiosis