eGovernment mit iGEKO – vom Portal bis zum Archiv

Paul Hostettler

Verkaufsleiter

ABF Informatik AG

Swiss eGovernment Forum 2014

Einleitung

• Vom Portal ins Archiv mit ABF iGEKO als Vorstufe

• Der Weg dazu und nicht der Begriff Archiv ist das Referat-Thema

• Technische Lösungs-ansätze und wichtige Einzelheiten

• Integration, Anwendung und Wirtschaftlichkeit

GEVER- &

Prozess-

Solutions

Customer

Solutions

Schweizerische EidgenossenschaftConfédération suisseConfederazione SvizzeraConfederaziun svizra

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4 Departemente

7 Kantone

0 div. Städte

> 30 Installationen

0 > 5'500 Benutzer

diverse Kunden in der

Privatwirtschaft

O > 20 - 500 Benutzer

ABF Informatik AG Gegründet / Sitz: 1987 / Cham (Kanton Zug)

Aktueller Mitarbeiterbestand: 28 + Partner

Softwareentwicklung und Dienstleistungen

Referenzen

swiss madesoftware

Oft BPINFORMATIK AG

Herausforderungen

• Keine Medienbrüche

• Hohe Sicherheit und Verfügbarkeit

• Lückenlose Nachvollziehbarkeit

• «All Device Lösungen» und Offline-Betrieb

– die Prozesskette im e-Government

Posteingang Workflow DMS

- Posteingang extern/intern

- Geschäfts-Einreichung

- Triage

- Bearbeitung

- Prozesse/Laufweg

- Vorentscheidung

- Entscheidung

- Mitteilung/Entscheid

- Ablage/Archiv

- Recherchen

ABF iGEKO – der gesamte Geschäftsprozess

1. Empfang/Registratur 2. Geschäftsverantwortlicher 3. Chef/Kommunikation

Portalfunktionen Internet-Publikation - Extranet mit Secure Login

- Secure Up- / Download

- Synchronisation Intranet/Internet

- Vollwertiges CMS

- Zeitlich gesteuerte Publikationen

- Page Historisierung

■saTABFiGEKO

Analogie zum Baum

• Blätter und Wurzeln arbeiten bidirektional

• Tauschen Nährstoffe und Energie aus

• Der Stamm bildet das Portal

• Ein leistungsfähiges und vollintegriertes System

KUNDEN

INTERN

PORTAL

Live Präsentationen

– Beispiele Portal-Sicht ■saTABFiGEKO

• Device unabhängig (BYOD), sicher und zuverlässig

• 2-Faktoren Authentifizierung (G/On)

• Informationsplattform

• Eingabe- und Meldesystem

• Prozessstart-Portal

• Fachintegriertes DMS/GEVER mit

Portal-Sicht speziell für Smartdevices

• 2-Faktoren Authentifizierung wie Laptops und Tablets (G/On)

• Klare, sichere Trennung von Business & Privat für alle Smartphone Privatgebrauch (freie APP Verwendung) Multiplattform-App für Business-Bereich mit isoliertem, verschlüsselten Container und Device-Sperre (z.B. Kamera etc.)

• Basis-System ABF iGEKO

• Dashboard – Gadgets-Arbeitsplatz

• Posteingang – Dossier

• Office Schnittstellen

• Fachintegriertes GEVER-System

– DMS/GEVER

• Workflow-System

• Dokumente-Verwaltung

• Wissensmanagement

• Sammeltopf für geschäftsrelevante Daten

• Führendes System und Vorstufe zum Nearline- oder Langzeit-Archiv

BAR-Ablieferung

• Alle geschäftsrelevanten Daten sollen dem Archiv angeboten werden

• Der Lebenszyklus der Akten beginnt auch bei Portallösungen beim Ersteller

• Abgabeformate sind be-kannt (Arelda, eCH-160)

– Archivierung

• Korrekte SIP Erstellung ist vom BAR bestätigt

• Live-Abgabe im BAR getestet

• Realisiert mit

U*l

TeMtwncWI BARAiilitfo'uiQ*kChrir!ualla buw (QEKO

– die Prozesskette ist geschlossen

Posteingang Workflow DMS

- Posteingang extern/intern

- Geschäfts-Einreichung

- Triage

- Bearbeitung

- Prozesse/Laufweg

- Vorentscheidung

- Entscheidung

- Mitteilung/Entscheid

- Ablage/Archiv

- Recherchen

ABF iGEKO – der gesamte Geschäftsprozess

1. Empfang/Registratur 2. Geschäftsverantwortlicher 3. Chef/Kommunikation

Portalfunktionen Internet-Publikation - Extranet mit Secure Login

- Secure Up- / Download

- Synchronisation Intranet/Internet

- Vollwertiges CMS

- Zeitlich gesteuerte Publikationen

- Page Historisierung

Fazit

• Mit ist alles aus einer Hand

• Portal für Kunden UND Mitarbeiter

• Vollintegrierte Prozesse bereits ab Endanwender

• Priorität Einfachheit – «GEVER Technik» ist automatisiert

Swiss eGovernment Forum 2014

Portal

GEVER DMS

Archiv

Kunden

Mitarbeiter

Ich danke Ihnen für Ihre Aufmerksamkeit. Für Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Paul Hostettler, ABF Informatik AG

Swiss eGovernment Forum 2014