Varför är nyttorealisering viktigt?Offentliga Rummet

25 maj

Anna Pegelowanna.pegelow@skatteverket.se

Mårten Janerudmarten.janerud@enterprise.ministry.se

Uppdrag

E-delegationen ska ta fram en modell för att beräkna nyttan av och kostnaden för strategiska utvecklingsprojekt (e-förvaltningsprojekt) (Direktiv 2009:1,SOU 2009:86 & 2010:20):

– skapa förutsättningar för tydliga beslut, styrning, finansiering och koordinering– stödja fokus på både intern nytta och extern nytta– omfatta metoder för hur nyttorna kan realiseras

Komplement till (och oberoende av) befintliga verktyg och modeller

Följande organisationer har deltagit, i arbetsgruppen eller i referensgrupper

Problembeskrivning

• Ökade krav på behovsdriven samverkan och utveckling över myndighetsgränser

• Många och kostsamma misslyckade IT-projekt

• När K/N-analyser genomförs ligger fokus oftast på att motivera finansiering. Analysen används inte för att styra och följa upp

• Fokus begränsas ofta till att identifiera och värdera interna nyttor

• Realisering och uppföljning erkänd utmaning - särskilt när nyttorna finns utanför den egna organisationen

• Fokus på att hålla budget och att leverera i tid (se t.ex. RiR 2011:15)

Ökade krav på att ha kunskap, processer och verktyg för att identifiera, specificera, planera, realisera samt följa upp nyttor och kostnader kopplade till satsningar i

verksamhetsutveckling

Utmaningarna

BESLUTSUNDERLAG FÖRÄNDRINGSLEDNINGGENOMFÖRANDEPLANER

VARFÖR? HUR?VAD, VEM OCH NÄR?

Ramverket

STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING

PROCESSEN FÖR NYTTOREALISERING

KOSTNADS- OCH NYTTOSTRUKTURER

EFFEKTKEDJA FÖR VERKSAMHETS-

UTVECKLING

STÖD

• MOGNADSMODELL • KALKYLFAKTORER OCH

BERÄKNINGSPRINCIPER • PRIORITERINGSMODELL

• BEGREPP • CHECKLISTOR • DOKUMENTMALLAR

GODA EXEMPEL

STYRANDE PRINCIPER ROLL & ANSVARSFÖRDELNING

En nytta kan definieras som resultatet av en förändring som upplevs som positivt av dess intressenter (Bradley)

Ekonomisk nytta Kvalitativ nytta

Mäts i pengar Mäts t.ex. med hjälp av enkäter, tidsstudier, processmätningar

• Minskade kostnader• Frigjord arbetstid• Sparade årsarbetskrafter• Undvikta kostnader• Effektivare resursanvändnnig• Minskade ledtider

• Bättre informationskvalitet• Frigjord arbetstid• Bättre informationsdelning• Flexiblare arbetssätt• Högre servicenivåer • Nöjdare kunder• Ökad tillgänglighet • Ökad insyn

INOM MYNDIGHETEN

OFFENTLIGSEKTOR

(PARTNERS)

PRIVAT-PERSONER

FÖRETAG & IDEELLA

ORGANISATIONERSAMHÄLLET

Säker eller osäker?

STÖDVERKSAMHET

Vart uppkommer nyttan?

KÄRNVERKSAMHET

VERKSAMHETSLEDNING

SAMHÄLLE

FÖRETAG

PRIVAT-PERSONER

EKONOMI-ADMINISTRATION

HR

UPPHANDLING & INKÖP

FASTIGHET

MILJÖ

STRATEGISK PLANERING

BUDGET & UPPFÖLJNING

VERKSAMHETS-PLANERING

DEFINIERA VISION,

STRATEGIER OCH POLICIES

UTVECKLA TJÄNSTER

LEVERERA TJÄNSTER

GE SERVICE

RESOR

MEDBORGARNA, RIKSDAG OCH REGERING

JURIDIK

ADMINISTRATION

LEVERANTÖRER

OMVÄRLDS-BEVAKNING

OCH ANALYS

KOMMUNIKATION

ANALYSERAUPPDRAG OCH

BEHOV

ARKIV & DIARIUM

PRIVAT-PERSONER

IT

• Ökad förmåga • Ökad öppenhet och transparens

• Snabbare och bättre beslutsunderlag• Ökad spårbarhet

• Ökad rättssäkerhet• Effektivare processer

• Frigjorda resurser• Minskade kostnader

• Bättre informationskvalitet

• Effektivare processer• Frigjorda resurser

• Minskade kostnader • Bättre informationskvalitet

• Ökad service• Minskat

uppgiftslämnande• Snabbare besked

och beslut

• Implementerade politiska beslut, Social och ekonomisk utveckling

FÖRETAG

INTRESSE-ORGANISATIONER

• Ökad delaktighet• Enklare tillgång

• Bättre insyn

Nyttorealiseringsprocessen

IdentifieraEffektmål och nyttor

Specificeralösnings-

förslag

Planeranytto-

realisering

Realiseranyttor

Följ uppnytto-

realisering

Styrning av processen

för nytto-realisering

Behov & problem

Krav

Möjligheter & Risker

• Genomförd nyttoanalys

• Färdigställt beslutsunderlag

(Business Case)

• Fastställd och förankrad nyttorealiseringsplan

• Levererade möjliggörare

• Realiserade nyttor• Reviderad

nyttorealiseringsplan

• Verifierad nyttorealisering

• Avslutad satsning• Tillvaratagna

erfarenheter

Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar

• Beskrivna motiv• Önskat börläge• Identifierade mål

Effektkedja för verksamhetsutveckling

SATSNING

KRÄVER REALISERAR BIDRAR TILL DRIVER

KONKRETISERAS I KRÄVERGENERERARKRAVSTÄLLER

MÖJLIGGÖRAREUTVECKLINGS-

INSATSERFÖRÄNDRINGAR NYTTOR

VERKSAMHETS-MÅL

Beslutsunderlagets innehåll

MOTIV TILL SATSNING(BEHOV, PROBLEM, RISKER, KRAV, MÖJLIGHETER - MÅLBILD)

ANTAGANDEN & AVGRÄNSNINGAR

EKONOMISKA NYTTOR(REALISERINGSANSVARIG,

INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE, ANSVARIG UPPFÖLJNING)

KOSTNADERKVALITATIVA NYTTOR

(REALISERINGSANSVARIG, INGÅNGSVÄRDE & MÅLVÄRDE,

ANSVARIG UPPFÖLJNING)

FINANSIERING & BEMANNING

LÖSNINGSFÖRSLAG

INTRESSENTER & MÅLGRUPPER

RISK- OCH HINDERANALYSER

BEROENDEN

• MYNDIGHETEN

• ANDRA OFFENTLIGA ORGANISATIONER

• PRIVATPERSONER

• FÖRETAG & IDEELLA ORGANISATIONER

• SAMHÄLLET

SAMMANFATTNING(REKOMMENDATION, FÖRSLAG TILL NÄSTA STEG, FRÅGOR FÖR ÖVERVÄGANDEN)

Nyttorealisering handlar om att realisera de identifierade effekter som ligger till grund för att en satsning i verksamhetsutveckling genomförs

FÖRHÅLLNINGSSÄTT

PROCESS

• VÄRDERINGAR

• INSTÄLLNING/VILJA

• ENGAGEMANG

• BEHOV/KRAV

• HELHETSSYN

• METOD

• ROLLER

• RUTINER/ARBETSFORMER

• VERKTYG

• KRAV

Hur integrerar man nyttorealiseringsprocessen med andra verksamheter och processer på ett framgångsrikt sätt?

Nyttorealisering

Kravhantering och system-utveckling

Upphandling och

leverantörs-styrning

Investerings-processen

Verksamhets-arkitekturBehovs-

inventering

Strategisk styrning

Resultat-redovisning

Rapportering och

prognostisering

Projektledning

Budget- och verksamhets-

planering

Verksamhets-utvecklings-processen

Program- och portföljstyrning

Nytta måste balanseras mot angelägenhet, kostnad och risk

EN FRAMGÅNGSFAKTOR TILL LYCKAD NYTTOREALISERING ÄR VÄL UNDERBYGGDA, FÖRANKRADE OCH KOMMUNICERADE BESLUTSUNDERLAG

Implementering av nyttorealisering kräver ett erkänt behov

• Investeringar i verksamhetsutveckling levererar inte avsedd nytta

• Ökade krav på mer transparanta investeringsprocesser

• Befintliga verktyg bedöms som otillräckliga

• Eldsjälar" har kunnat visa på att enstaka satsningar har lyckats genom att tillämpa processen för nyttorealisering

• Man har tappat kontroll över en verksamhets-kritisk satsning -nyttorealisering används som ett verktyg för att försöka styra rätt

Krav på bättre styrning av

verksamhets-utveckling

Konstaterat behov som växt fram

underifrånBrinnande plattform

Mognadsmodell för nyttorealisering

• Inget fokus på nyttor hos ledning

• Enbart för införsäljning

• Högst röst vinner

• Ad hoc och okoordinerat

• Mycket prat – begränsad kunskap

• Hur framgång ska mätas och följas upp redovisas sällan

• Inget utdelat ansvar för nyttorealisering

• Inga gemensamma verktyg

• Ledningen engagerar sig aktivt

• Fokus också på kvalitativa nyttor och nyttor för partners

• Gemensam nyttorealiserings-process

• Nyttorealisering integreras i operativa verksamhetsplaner

• BU omfattar hur nyttor ska realiseras och hinder hanteras

• Hur framgång ska mätas definieras

• Utbildning i orgaisationens egna processer

• Gemensam uppsättning mallar och verktyg

• Ansvariga chefer säkerställer nyttorealisering

• Strategi för nyttorealisering finns

• Ökad förmåga till vht-utveckling

• Nyttorealisering integrerad i verksamheten

• Tydliga kopplingar mellan en satsnings nyttor, verksamhetsmål och strategier

• Kvalitativa nyttor dokumenteras

• Systematisk uppföljning och etablerad ansvarsfördelning

• Verktyg och mallar obligatoriska

• Nyttorealisering integrerat med strategiprocesser

• Externa krav omhändertas i nyttorealiserings-processen

• Kontinuerlig erfarenhetsbaserad vidareutveckling

• Löpande koordinering av vht-planer

• Nyttorealisering styr vht-utveckling

• Nyttorealisering viktig del i strategiutv.

• Erfarenheter redovisas och kommuniceras öppet

• Kompetens i nyttorealisering värdesätts vid rekrytering

INITIAL

UPPREPAD

DEFINIERAD

STYRD

OPTIMERAD

NIVÅ 1

NIVÅ 2NIVÅ 3

NIVÅ 4NIVÅ 5

• Ökad medvetenhet

• Fokus på kostnads-besparningar

• Insikt om nödvändig integration med andra processer

• Beslutsunderlag omfattar kostnader, nyttor, risker och KFF

• Roll- och ansvars-fördelning börjar etableras

• Viss utbildning

• Nyckelpersoner kan visa på framgång

• Mallar används

• Gemensam begreppsapparat växer fram

Några exempel

E-tjänster med verksamhetsnytta- angreppssätt i Stockholm Stads E-tjänstprogram

1. Hur lång tid tar ”ärendet” idag?

2. Hur stor är målgruppen?

3. Hur många i målgruppen kommer att

använda e-tjänsten, idag och på sikt?

4. Kommer e-tjänsten att användas

frekvent?

5. Vad hindrar att använda e-tjänsten?

Hur kan vi stödja e-tjänsten?

Hur kan fler använda e-tjänsten?

6. Hur höga är utvecklingskostnaderna?

Drift- och förvaltningskostnader?

Vidareutveckling?

Framgångsfaktorer för att realisera nytta- erfarenheter från Stockholm Stad

2023-04-08SIDAN 19

• Samordnad utveckling, gemensamma metoder och arbetsätt

• Utveckling ägs av verksamheterna

• Behovsstyrd utveckling

• Servicetänk

• Dubbel nytta

• Uppföljning – nyttokalkyler

• Ständigt utvärderar statistik om e-tjänsterna

Värderealisering i förhållande till projekt på Tullverket

IDENTIFIERA PLANERA REALISERA FÖLJA UPP

ANALYS PLANERING GENOMFÖRANDE AVSLUT

(TG 6)SFA BESLUT

TULLNYTTA

TG 0 TG 1 TG 2 TG 3 TG 4 TG 5

SPECIFICERA

Effektstöd på Försäkringskassan

Förstudie Projekt Uppföljning

Projektbeställare

Förstudieledare

Projektledare

Effektstöd

Budgetansvariga (Effekthemtagning)

1 Tydligt ansvar: Effektstöd samma person före, under och efter projektet

2 Förankring: Effektstöd från den verksamhet som påverkas mest 3 Kompetens: Intern utbildning om effekter 4 Arbetssätt: En effektstödsansvarig från resp. avdelning delaktig i

implementering och vidareutveckling

Faktorer som underlättar Skatteverkets nyttorealisering

- portföljstyrningsprocess

- verksamhetsutvecklingsprocess

- metod och kompetens för nyttovärdering

- IT-verktyg som supportar

- uppnått viss mogenhet i organisationen

- ledningens stöd

Framgångsfaktorer för att införa nyttorealisering på Skatteverket

• samlat nyttoregister - vilka nyttor (vilka ska vi styra på)- när/var ska de hämtas hem- hur/när ska de mätas - vem ska hämta hem dem

• i tidigt skede ”kontraktera” de som i verksamheten ska hämta hem nyttorna och att dessa aktivt och strukturerat ställer krav på utvecklingsinsatsen som en möjliggörare för effekthemtagning

• i utvecklingsuppföljningen (Portföljstyrningen) styra mer detaljerat på identifierade nyttor

• inarbeta uppföljning av nyttor i resultatdialog

• systematiskt avräkna realiserade interna kostnadsbesparingar i budget

När ska nyttorealisering tillämpas?

• Desto högre komplexitet och verksamhetspåverkan en satsning har desto högre krav ställs på att processen för nyttorealisering tillämpas

– många timmar– större förändringar– större organisation – sponsor eller projektledaren har svårt att bedöma nyttoeffekten av projektet– svårt att beräkna kostnader eller mantimmar för projektet

Proportionalite

tsprincipen

gäller!