「出張旅費を削減したい」「旅費経費を透明化したい」 … そんなお声にお応えします！

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出張手配代行サービスによる

コスト削減・内部統制のご提案

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■TOPICS

出張旅費の削減は公的機関においても大きな関心事です。弊社は 2010年 12月 15日、行政刷新会議の下部組織である公共サービス改革分科会において、出張旅費削減のベストプラクティスとして紹介され、プレゼンテーションを行いました。http://www.cao.go.jp/sasshin/koukyo-service/並みいる競合を差し置いて、弊社サービスの優位性が高く評価されています。

行政刷新会議・公共サービス改革分科会にて弊社サービスを紹介

福岡・東京にて導入企業実績多数株式会社ナルミヤ・インターナショナル　株式会社購買戦略研究所青山綜合会計事務所株式会社博展…ほか、某大手金融機関様、生命保険様も多数導入検討中　

株式会社力の源カンパニー　トラストパーク株式会社株式会社かんぽ生命保険　福岡支店株式会社グラノ２４ K…ほか、大手企業様も多数　

東日本大震災での被災地への手配にも対応

出張手配から単身帰省まで幅広い手配にも対応

2011年 3月 11日に発生した東日本大震災で、交通機関が混乱する中で、被害に遭われた方、そのご家族の方の想いに応え、震災後、遠隔地からただちにご利用者様への安否確認を行い、震災地からの帰りの手配等、迅速に対応することができました。今回の震災を通じて、迅速な対応がご評価いただいております。

某金融機関様からのご要望により、単身帰省の手配のご依頼をいただきました。先方の単身帰省規定・手配ルールに則り、申請ルールから運用までご提案し、採用いただいております。柔軟かつ幅広い対応が可能となっております。

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http://www.cao.go.jp/sasshin/koukyo-service/


■出張手配代行サービスとは

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出張関連業務アウトソーシングのご紹介出張関連業務のアウトソーシングは欧米で開発され、ビジネストラベルマネジメント (BTM)として、多くの企業で受け入れられてきました。ハーツエージェントプロモーションでは、創業から BTM事業に取り組み、現代の日本の企業文化に合わせた BTMを確立しました。

弊社は出張関連業務に関しての包括的なアウトソーシングで、クライアント企業様のコスト削減と業務効率化を実現いたします。

●コスト削減実現 (出張旅費の最適化）●業務効率化 (手間の削減／請求書一元化／後払い精算）●内部統制リスクマネジメント（透明性確保）

今までの出張手配では通常の業務に支障をきたしている事実をご存知ですか？?

!

Before After

出張手配や仮払い・精算の手間、経費の無駄遣い、立替負担、経費利用の不透明性など、多くの問題が内在しています。

独自ノウハウに基づくコストダウン、業務負担の軽減、ルールの見える化・一括管理による透明性の確保など、単なる効率化以上の効果が得られます。


■弊社サービスご利用のメリット

出張費を安く抑えたい

直接コスト削減（購買代行）間接コスト削減（業務効率化）透明性確保

市場は今、豊富な選択肢と時価での提供が一般化しています。出張費を抑えるためには、適切な選択により購入価格を抑えると共に、それを恒常化する仕組みの構築が必要です。

出張のプロがコストを大幅削減

業務の効率化を図りたい

出張旅費にまつわるコストは、単純にチケット価格だけに留まりません。手配や仮払・決済などに伴う事務業務負担・人的オペレーションコストにも目を向けることが必要です。

委託により事務業務を大幅削減

経費利用の透明化を図りたい

適正利用や不正防止など、内外に対する説明責任を果たし、透明性のある経費利用を実現するためには、実態を把握し、事後の検証にも応えうる管理体制が必要です。

一元管理で利用状況を見える化

平均削減効果　 15 ～ 18% 平均削減効果　約 50 ％

豊富な選択肢からの手配最適化は勿論、出張規定やオペレーションフローの改善等、仕組みの構築も支援します。

総務／経理／出張者の業務負荷を軽減しつつ、システム化・効率化だけに頼らない人的対応で利便性も確保します。

出張旅費の一元管理を行い、定期レポートにより状況を見える化します。実態把握により、継続的改善にも繋げられます。

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■直接コスト削減（購買機能の包括委託）

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出張費を安く抑えたい

直接コスト削減（購買代行）

市場は今、豊富な選択肢と時価での提供が一般化しています。出張費を抑えるためには、適切な選択により購入価格を抑えると共に、それを恒常化する仕組みの構築が必要です。

出張のプロがコストを大幅削減

平均削減効果　 15 ～ 18 ％

豊富な選択肢からの手配最適化は勿論、出張規定やオペレーションフローの改善等、仕組みの構築も支援します。

旅行業ノウハウを活かした「独自の仕入れ網」・共同仕入れによるスケールメリットの発揮・業界の常識を覆すインターネットエージェントとの連携を含む無在庫展開・独自の業務提携による特別プランの保有

専門特化だからこそできる豊富な情報量に基づく「選択肢の最適化」

購買代行・手配代行に留まらない「コンサルティング機能」

・出張手配代行に専門特化し 7年以上、圧倒的なボリュームの出張手配を代行・日々の出張手配業務から、移り行く市場をタイムリーに把握・プロによる柔軟な出張プラン設計により選択肢を最適化

・職員の意識を改革し継続的に経費を節減できる仕組みづくり・出張規定など組織内ルールの見直しによる標準化の推進支援・オペレーションフローや会議体系の見直しによる業務効率の改善支援


■間接コスト削減（アウトソーシングによる業務効率化）

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間接コスト削減（業務効率化）

業務の効率化を図りたい

出張旅費にまつわるコストは、単純にチケット価格だけに留まりません。手配や仮払・決済などに伴う事務業務負担・人的オペレーションコストにも目を向けることが必要です。

委託により事務業務を大幅削減

平均削減効果　約 50 ％

総務／経理／出張者の業務負荷を軽減しつつ、システム化・効率化だけに頼らない人的対応で利便性も確保します。

アウトソーシングによる事務業務負担の大幅軽減

・経理／総務業務のアウトソーシングによる業務負荷軽減・出張手配業務のアウトソーシングによる業務負荷軽減

【仮払】仮払業務の不要化【手配】出張手配を HEARTSが代行（業務負荷軽減）【決済】立替・精算業務の不要化【管理】利用実績の詳細報告により管理業務の負荷を軽減

システム化／効率化だけに頼らないコールセンターによる人的対応

・ 365日 7‐23 時対応により急な出張や変更にも柔軟に対処・オペレーターの人的サービスにより依頼ニーズを的確に掌握・出張者の秘書として、より快適な出張を実現するサポートサービスを実現


■透明性確保

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透明性確保

経費利用の透明化を図りたい

適正利用や不正防止など、内外に対する説明責任を果たし、透明性のある経費利用を実現するためには、実態を把握し、事後の検証にも応えうる管理体制が必要です。

一元管理で利用状況を見える化

出張旅費の一元管理を行い、定期レポートにより状況を見える化します。実態把握により、継続的改善にも繋げられます。

Before

After

× ：細かいことは各管轄部署に聞かないと分からない× ：誰が何にどのくらいの経費を使っているかが分からない× ：どういう手配の仕方がされているのかが分からない

○ ：一元管理されたデータで状況を掌握○ ：個人別・組織別・用途別の実績が区分され把握可能○ ：手配内容の明細（特割利用・出張パック利用等）が明瞭

組織別・用途別・申請日別・各利用明細など、詳細データ及び多角的な分析により、利用状況の透明化が図れます。

ご利用状況レポートSample

✓ 実態把握不足 ✓ 説明責任を果たすには多大な管理業務が発生

適切な現状把握で透明化と継続性を実現！

把握不足により説明・改善が困難！


【事例】民間企業における導入結果

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弊社サービス導入以前のコスト

間接経費\498,700

直接経費\5,000,000 \5,498,700

間接経費\135,000

直接経費\4,500,000 \4,635,000

毎月の出張費約 86 万円のコストダウン！年間で約 1,035 万円（ 15.7 ％）のコスト削減を実現！

弊社サービス導入後のコスト

某大手ラーメン全国チェーン企業Ｉ社様

● 直接コスト削減 (出張旅費の最適化）

（単位：千円）

間接経費\5,976,000

直接経費\

60,000,000\65,976,000

間接経費\1,620,000

直接経費\

54,000,000\55,620,000

経費削減の実態（年間）

月間

年間

● 間接コスト削減（業務効率化）

「一日の多くを取られていた出張手配業務がなくなり、　他の業務に時間を充てられるようになりました。」

（総務スタッフ・女性）

「仮払や精算など、日常頻繁に起きていた業務が、　圧倒的に少なくなりました。」

（経理スタッフ・男性）

「日々の出張での立替がなくなり、立替の個人負担も、　仮払や精算の手間もなくなりました。」

（店舗スタッフ・男性）

●透明性確保（現状の見える化／内部統制）

「利用実績レポートにより経費利用の実態が分かる。」「部署別・用途別のデータを用いて、経費節減の対策を　講じている。」

（経営者・男性）

月間

年間

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間接経費\135,000

間接経費\5,976,000

直接経費\

60,000,000\65,976,000

内容

サービス案内

データ共有

フロー確立

トライアル検証

導入説明会

運用開始流れ

期間１週間１週間２週間 - １週間

契約締結

-

０．５ヶ月０．５ヶ月

トータル約１ヶ月

※ 各社の状況・ご要望によりサービス導入までの期間は異なります。上記の期間はあくまで参考としてお考えください。

サービス導入のメリット・概要案内

貴社内管理資料及び出張経費データ共有秘密保持契約締結

仮払充当金のご入金業務委託契約書締結御見積

旅費規程ご提案出張申請フローご提案個人情報データ共有（マイレージカード＆ EXカード作成）各種出張ルール確定（ルールブック策定）

QA共有QA 作成トライアル実施（専属担当による運用）簡易説明会

個人情報データ受取（追加分）導入説明会

正式導入（専属デスクによる運用開始）最終打合せ

■サービスご導入までのスケジュール（概略）


サービス内容と料金プラン

※初期登録費用には、個人情報登録一式・マイレージ登録・ご希望座席登録・ホテルの希望・出張旅行規定書・専用デスク / オペレーター /ネットワーク回線　の設置・ＪＡＬ／ＡＮＡ等のマイレージ番号手配等を含みます。※本業務に関わる社内説明会などの開催をご希望される場合は交通費など別途必要になります。※支払条件は仮払充当金との兼ね合いにより調整のご相談に応じます。※お申し込み後、スケジュール・支払い条件などをお打ち合わせの上、別途契約の締結をさせていただきます。※本提案書の報酬額は弊社実績から想定する内容に基づいておりますので、内容に大きな変更が合った場合は別途お見積もり申し上げます。 10

　プラン標準プラン（推奨）前金支払プラン HEARTS 立替プラン企業間決済サービス利用プラン

　初期登録費用無料無料無料無料

　出張手配代行　システム利用料 3% 3% 5% 5%

　仮払充当金月間取引額の 1 ヶ月分 0 円 0 円（但し審査有）０円（但し審査有）

　支払条件（毎月） 15日締め 20日払末日締め翌 5日払

ご手配毎事前支払 15日締め 20日払末日締め翌 5日払

決済サービス規定に準じる

　特徴

最も多くの企業様がご利用されているプランです。社員様への仮払処理と同様、当社にて一定期間のご利用想定額（必要経費相当額）をお預かりし一括精算を行います。

すぐにお試しいただけるプランです。一般の旅行代理店利用と同様、ご手配毎に事前のお支払いをいただきます。

導入時のキャッシュ負担を軽減するプランです。当社にてサービスご利用に伴う費用の立替払いを行い事後の一括精算を行います。

導入時のキャッシュ負担を軽減するプランです。企業間決済サービスにてサービスご利用に伴う費用の立替払いを行い事後の一括精算を行います。

　費用 ◎ ○ △ △

　業務負担軽減 ○ × ○ ○

　導入スピード ○ ◎ △ ×

　キャッシュフロー △ △ ○ ○

■ご利用料金体系


【参考】段階的経費削減に向けた当社のサービス領域

社内ルール徹底・発注システム導入・一部外注では限界があります。旅費経費の段階的な削減を HEARTSがトータルサポートします。

段階

課題

テーマ

サービス導入

✓ 直接コストの削減 ✓ 間接コストの削減 ✓ 内部統制（ルール遵守） ✓ コストの透明化

手配代行・見える化

社内改善推進

✓ 社内フローの抜本的見直し　　（出張申請 /手配のBPR ）

BPR

領域拡大

✓ 小口・通勤経費の削減 ✓ 間接コストの徹底削減

包括管理

HEARTSのサービス

○ 出張手配代行 ○ 出張経費の一元管理

○ 社内ルールの再設計 ○ 受発注 /承認システム導入

○ 電子マネーシステム導入　（旅費経費の包括管理）

削減効果（イメージ）

手配最適化による直接コスト減・手配代行による間接コスト減・（見える化による課題発見）

社内ルール見直しによる効率化・ ITによる効率化

包括管理による効率化


【出所】　財団法人労働行政研究所　「出張費用の削減実施状況」（ 2009年 7月 9日発表）

大企業を中心に４割以上の企業が実施

出張単価の削減から、出張量（日数・人数）の削減へ

＜海外＞

厳しい経済状況を反映し、国内では半数超の企業が実施

利用制限・回数券利用等に加え、日当・会議自体の見直しも

＜国内＞

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【参考】企業における近年の出張費用削減状況


【参考】一般的な出張コストダウンの取り組み

※ 当社サービス導入実績及びヒアリング調査より

各企業で行われている一般的な出張コストダウンの取り組みには大きく４つの方法があります。いずれも弊社のサービスをご利用いただくことで現在の課題を解消された例がございます。

出張手配に関するルールを作り、運用する　【 80 ％】１

オンラインシステムを導入する　【 10 ％】２

３

社外にアウトソーシングする　【 5 ％】４

社内に出張手配を一括で行う部門を作る　【 5 ％】

＜課題＞　▲ルールの徹底遵守　▲出張者の立替・手配・精算負担

＜課題＞　▲限られた選択肢　　（特に宿泊先・格安プランの不足）

＜課題＞　▲ノウハウ不足　▲サービス品質の努力不足

＜課題＞　▲海外のみの扱いなど対象が限定的


【参考】導入検討事例①大手アパレルＮ社様

出張手配に関するルールを作り、運用する　【 80 ％】１＜課題＞　▲ルールの徹底遵守　▲出張者の立替・手配・精算負担

Before （導入前） After （導入後）

× ：出張者が手配の手間を負担× ：出張者の裁量による削減効果× ：仮払・精算処理に多大な時間× ：ルールの不遵守／ルールの悪用　　例）早期手配の推奨ルールはあるが、　　　　例外規定を使い直前手配　　例）上限額ギリギリでのホテル利用

総務経理

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ

各種機関ｻｰﾋﾞｽ

出張手配（検索／予約／受取／変更）※ 各自個別手配

出張者

仮払処理経費精算

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


手配依頼

手配代行出張手配


一括決済利用実績報告

一括決済により仮払自体が不要

コールセンターによる一括手配代行で業務負担を大幅軽減しルールを遵守

○ ：出張者に代わり手配を代行○ ：プロが手配することで旅費を最適化○ ：仮払・精算処理の時間を大幅削減○ ：ルールに基づく運用を徹底　　（徹底継続を仕組みとして確立）


【参考】導入検討事例②大手冠婚葬祭業Ｈ社様

オンラインシステムを導入する　【 10 ％】２＜課題＞　▲限られた選択肢　　（特に宿泊先・格安プランの不足）


× ：出張者が手配の手間を負担× ：システムの提携範囲内での選択　　→市場の他の選択肢を考慮できない

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


出張者

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


手配依頼



コールセンターによる一括手配代行で業務負担を大幅軽減しルールを遵守

○ ：出張者に代わり手配を代行○ ：すべての機関・選択肢から最適化

すべての機関提携機関の範囲内

導入時削減Simulation ▲ 7,769 千円

（▲ 41.3%）

導入前経費実績

19,469 千円（年間・ AIR ＆宿泊のみ） 11,438 千円（年間・ AIR&宿泊のみ）

総務経理

状況把握

出張手配（利用）ｵﾝﾗｲﾝｼｽﾃﾑ

一見効率的だがシステムへの依存が強過ぎるため現状が最善と思い込み


社内に出張手配を一括で行う部門を作る　【 5 ％】３＜課題＞　▲ノウハウ不足　▲サービス品質の努力不足


× ：旅行業ノウハウの不足× ：グループ企業間の取引のため、競合　　が不在となりサービス品質が不安定

⇒結果、限定的な利用状況となり、運営　継続自体が負担となる状況に…

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


出張者

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


手配依頼

手配代行

○ ：専門特化によるノウハウの提供○ ：競合との凌ぎ合いによるサービス　　の改善／ノウハウの進化○ ：運営の負担・リスクを軽減

手配依頼

手配代行

インハウスエージェント（※新設組織）に煩雑な業務を一括委託

運営委託

インハウスエージェントの運営機能を一括委託

インハウスエージェント

出張者インハウスエージェント

【参考】導入検討事例③大手都市銀行Ｓ社様


社外にアウトソーシングする　【 5 ％】４＜課題＞　▲海外のみの扱いなど対象が限定的


× ：出張者に手配の手間が残存　　※海外・ JR券のみ旅行代理店に委託　　※国内 AIRその他は個人手配× ：仮払・精算処理も個人手配分で発生× ：業者選定・相見積により、管理部門　　に余計な負担が発生× ：出張旅費利用状況が多元管理

総務経理

航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


出張者


航空券

JR/鉄道

ﾚﾝﾀｶｰ

旅行代理店

ﾎﾃﾙ


手配依頼




一括決済により仮払自体が不要

コールセンターによる一括手配代行で業務負担を大幅軽減

○ ：出張者に代わり手配を代行　　※すべての手配をプロが代行する　　　ことで旅費利用を最適化○ ：仮払・精算処理の時間を大幅削減○ ：購買機能の代行として、管理部に　　よる選択負担も軽減○ ：利用実績を一元管理

手配依頼


一部機関のみ旅行代理店に委託

委託できないものについては個人手配

【参考】導入検討事例④大手卸業Ｙ社様


■会社概要

株式会社ハーツエージェントプロモーション

概要

■ 本社　〒 812-0011　福岡市博多区博多駅前 3-4-8　ダヴィンチ博多シティ 2Ｆ（サットンホテル博多シティ 2Ｆ）　 TEL 092-477-9700 （代表）　 FAX 092-477-9710 　 HP http://www.tvhearts.com

■設立■資本金 ■役員 ■登録番号■従業員数 ■事業内容 ■取引銀行

沿革

2003年 3月（創業 1996年 3月） 4,500 万円代表取締役社長戸島匡宣第 3-567号 22名（ 2008年 6月現在）旅行事業（ BTM・オーダーメイド旅行）三菱東京 UFJ銀行

1996年 03月2003年 03月2003年 04月2005年 04月

2006年 04月2007年 03月2007年 04月2008年 03月2008年 05月2009年 03月2009年 04月2009年 11月2010年 11月

戸島企画　創業（旅行事業開始）株式会社ハーツエージェントプロモーション設立出張手配コンシェルジュサービス開始福岡天神情報発信ビル「イムズ」にイムズ office開設（ HEARTS Travel Café併設） LoveFMにて『 HEARTS』のラジオ番組スタート新幹線博多ビルへ本社移転旅行事業コンサルティングサービス開始RKBタイアップ企画スタートFM FUKUOKA タイアップ企画スタート福岡アジアコレクション（ FACo ）に参加品川インターシティに東京営業所開設㈱パソナ本社内（雇用創出機構）に東京営業所を移転訪日外国人向けコンシェルジュサービス開始

事業概要

■出張手配コンシェルジュサービス（企業の出張手配に特化し、出張手配にかかる多大な時間、無駄な　費用を削減し、「出張者・総務経理・会社」の３側面から３６５　日体制であらゆる出張をサポート）

■旅行事業コンサルティングサービス（今までの企業向けのトラベルプロデュース経験で培ったノウハウ　とソフト力を活かし、企業のインハウス旅行会社や新規旅行事業　立ち上げなどに効果的な運営ソリューションを提供）

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