การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel · Web viewเอกสารประกอบว ชา เทคโนโลย สารสนเทศเพ อช

เอกสารประกอบวชา เทคโนโลยสารสนเทศเพอชวต

เรอง

การใชงานโปรแกรมไมโครซอฟทเอกซเซล

โดย อาจารยศรกมล ประภาส

พงษ

การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

กลมอาจารยคอมพวเตอร มหาวทยาลยราชภฏ

ศรสะเกษสารบญ

หนาการเขาสการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

1สวนประกอบตางๆ ของ Excel เมอเปดโปรแกรมขนมา

2สวนประกอบตางๆ ของ Work Sheet

3การออกจากการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

4การสรางงานใหม 4การบนทกขอมลและการเปดแฟมขอมล

5-7การบนทกงานใหม หรอบนทกงานซำ�าทแฟมขอมลชอเดม

6การบนทกงานขณะกำาลงทำางาน

7การบนทกงานทมการแกไขและตองการเปลยนชอแฟมขอมลเปนชออน

7การเปดงานทมอย

7การสงพมพเอกสาร 7

ภาควชาวทยาการคอมพวเตอร คณะวทยาศาสตร มหาวทยาลยเชยงใหม 1


การกำาหนดคาเรมตนใหกบ Work Sheet ทจะทำางาน (Page Setup) 8-10

การกำาหนดหนากระดาษและชนดกระดาษ 8การกำาหนดระยะขอบของหนากระดาษ

9การกำาหนดหวกระดาษ (Header) และทายกระดาษ (Footer)

9เรมตนทำางานกบ Work Sheet

11การต�งชอใหกบ Work Sheet 11การใสขอมลลงในเซลล ทอยใน Work Sheet 11เทคนคการปดตวหนงสอทยาวๆ ใหนำาเสนอหลายๆ บรรทดใน เซลเดยวกน

11การเลอกเซลล กลมเซลล ใน Work Sheet ทตองการ

12-14การ Drag เมาสเพอกำาหนดขอบเขตของขอมลทตองการ

12การเลอกท�งแถว (Row)

13การเลอกท�งคอลมน (Column)

13การเลอกขอมลท�ง Work Sheet 14

การกำาหนดคณสมบตเฉพาะใหกบเซลลในการแสดงคาหรอทงกลมของเซลลทตองการ 14-17เรมทำาการคำานวณ กบ Ms Excel

18-25การใสขอมลตวเลขใหแกเซลล และเทคนคการใสขอมลตวเลขแบบ Fill โดยการใหตวเลขเลอนคาอตโนมต 18การพจารณาถงชวงขอมลทสนใจ (Range of Data) สำาหรบการนำามาคำานวณ 19

การใชเครองหมาย : (Colon) เพอระบถงชวงของขอมลทตองการ 19



การคำานวณภายใน Work Sheet เดยวกน 19

การคำานวณพ�นฐาน (จะตองมเครองหมาย = ) 19


การคำานวณโดยใชฟงกชนของ โปรแกรม Excel 20

การอางองตำาแหนงของเซลล รวมกบการใชฟงกชนในการคำานวณ 23

การสรางกราฟ (Chart) ใน Ms Excel 25-31

สงทตองพจารณากอนการสรางกราฟ 25เมอเลอกคำาสง chart สงทตองรจก และข�นตอน 4 ข�นตอน

25การแกไขกราฟ เมอสรางเสรจแลว 30

การจดเรยงขอมล (Sorting) 31-32

การจดเรยงขอมลจากนอยไปมาก (Ascending) 31

การจดเรยงขอมลจากมากไปหานอย (Descending) 32

การคำานวณ ตาง Work Sheet 32

ตวอยางการใชงาน ฟงกชน IF ในการคำานวณเกรด 33-36


การใชงานโปรแกรม Microsoft Excelโดย อ.ศรกมล ประภาสพงษ

โปรแกรม Microsoft Excel หรอเรยกวา Excel เปนโปรแกรมประเภท สเปรดชต (Spread Sheet) เหมาะสำาหรบการจดการเกยวกบการคำานวณ หาผลลพธ การสรางกราฟ แผนภม ซง Excel ยงสามารถปอนขอความ แทรกรปภาพ และสญลกษณพเศษตางๆของตวเลข และการจดการเกยวกบตารางขอมลได Excel มฟงกชนในการคำานวณใหผใชสามารถเลอกใชมากมาย จงทำาใหสามารถนำามาใชในการวเคราะหคำานวณคาตวเลขตางๆไดสะดวก ดงน �นจงไมตองสงสยทหนงในโปรแกรมประยกตในทองตลาดจะตองมการนำา Excel ไปใชกบงานหลายๆ สาขาอาชพ เชน นกบญช นกวทยาศาสตร วศวกร นกสถต นกวางแผน และคร อาจารย เปนตน โดยลกษณะทวไปแลว Excel เปนโปรแกรมทอยในชดของ Microsoft Office เชนเดยวกบ โปรแกรม Microsoft PowerPoint และ Microsoft Word ทนกศกษาไดเรยนรไปแลว สวนใหญจะมรปแบบหนาจอเมนคำาสง เมนบารทมการสงการเหมอนกน เชน การปรบเปลยนขนาดตวอกษร การปรบเปลยนสตวอกษร การทำาตวอกษรใหเปนตวหนา ตวเอยง การสรางตารางขอมล เปนตน ท �งน�จะมขอแตกตางกนในรายละเอยดเฉพาะทเปนจดเดนของโปรแกรมน �นๆ ซงในเอกสารน�จะไดมาเรยนรกนในสวนการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

1. การเขาสการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel1. นำาเมาสคลกเมน start ->programs-> Microsoft Excel ดงรป

กลมอาจารยคอมพวเตอร มหาวทยาลยราชภฏศรสะเกษ 1


รป การเรยกใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

2. สวนประกอบตางๆ ของ Excel เมอเปดโปรแกรมขนมาเมอเปดโปรแกรม Excel แลวหนาจอทไดจะมสวนตางๆ ทควรรจกซงจะทำาใหผใชสามารถทจะใชงาน Excel ได

ตามความตองการ สวนประกอบตางๆ มดงน�

แตละสวนประกอบ มรายละเอยดดงน�แถบชอเรอง (Title Bar) เปนสวนแสดงวาเราใชโปรแกรม Excel เปดแฟมชออะไรอยปมควบคมโปรแกรม (Control Button) ใชควบคมขนาดหนาตางโปรแกรม เชน ยอ ขยาย และปดแถบเมน (Menu bar) เปนการนำาเอาคำาสงทใชบอยๆ มาสรางเปนปม เพอใหสะดวกตอการเรยกใชงาน


ปมควบคมโปรแกร

ม

แถบเครองมอ

แถบเมน

แถบสตร

แถบงาน

แถบเลอน (Scroll Bar)

ชต หรอ Work Sheet

แถบสถานะ

แถบชอเรอง

ชอเซลล

ชอแถว

ชอคอลมน


แถบเครองมอ (Toolbar) เปนการนำาเอาคำาสงทใชบอยๆ มาสรางเปนปม เพอใหสะดวกตอการเรยกใชงานแถบสตร (Formula bar) เปนแถบทใชสำาหรบใหกำาหนดสตรคำานวณขอมลชท หรอ เวรกชต (Sheet or Work Sheet) เปนพ�นททจะทำางาน ซงจะมองเหนเปนลกษณะตาราง โดยแตละ

ชองตารางจะเรยกวา “เซลล (Cell)”แถบสถานะ (Status Bar) ใชแสดงสภาวะตางๆ ของโปรแกรม เชน การกดปมพเศษ และการพมพงานออก ทางพรนเตอร เปนตนแถบเลอน (Scroll Bar) ใชเลอนไปยงพ�นทของเซลลทตองการทไมสามารถแสดงใหเหนท�งหมดในหนาจอได

ชอเซลล (Name Box) เปนชองทแสดงถงการระบตำาแหนงของเซลลโดยจะแสดงตำาแหนงของเซลล

เชน ชอเซลลปรากฎชอ E3 ซงชอเซลลจะไดมาจากการนำาชอหวคอลมน (Column Name) มาตอดวย ชอแถว (Row Name) โดยจะตองมการอานบงคบตามลำาดบ เหมอนกบการอานจดพกดบนแผนท ดงน�น E3 หมายถง เซลล E3 ทเกดจากคอลมน E ตดกบแถวท 3

ชอแถว (Row Name) เปนสงทใชในการกำาหนดการอางองตำาแหนงขอมลในแนวนอนชอคอลมน (Column Name) เปนสงทใชในการกำาหนดการอางองตำาแหนงขอมลในแนวต�ง

3. สวนประกอบตางๆ ของ Work Sheet Work Sheet เปนพ�นททำางานทเปรยบเสมอนเปนกระดาษทสามารถปอนขอมลทตองการลงไปได แต Work Sheet ของโปรแกรม Excel จะมความสามารถเหนอกวา กระดาษทสามารถปอนขอมลเทาน �น เพราะสามารถทจะแกไขขอมลไดงายและคำานวณไดใน Work Sheet ดวย สวนประกอบตางๆ ของ Work Sheet ทควรรจกมดงน�


หวคอลมน


เซลล (Cell) เปนชองสำาหรบใสขอมล ภายในหนงเซลลจะมขอมลไดเพยงแคตวเดยว โดยขอมลจะเปนตวเลข ตวอกษร ขอความ หรอสตรตางๆ ตำาแหนงกรอกขอมล (Active Cell) ตำาแหนงกรอกขอมลจะเปนเซลลทมกรอบเขมกวาเซลลอนเปนพเศษ เซลลน�เปนเซลลทผใชสนใจจะแกไข หากผใชพมพขอมลลงไป เซลลน�จะถกแกไขทนทคอลมน (Column) คอชองขอมลทเรยงอยทางแนวต�ง ใน Excel จะมท�งหมด 256 คอลมนหวคอลมน (Column Heading) คอชอแทนชองขอมลทอยในแนวต�ง ใน Excel จะใชตวอกษรภาษาองกฤษเปนชอคอลมน เรมต�งแต A, B, C-Z แลวตอดวย AA, AB ไปจนถง IVแถว (row) คอ ชองขอมลทเรยงอยทางแนวนอน ใน Excel จะมแถวท�งหมด 65,536 แถวหวแถว (row Heading) คอ ชอของชองทอยในแนวนอนเดยวกน ใน Excel ใชตวเลขแทนชอของแถว เรมไปต�งแต 1 ไปจนถง 65,536ปายชอของเวรกชต (Sheet Tab) ใชแสดงชอของเวรกชตทผใชใชงาน

อยในขณะน�

4. การออกจากการใชงานโปรแกรม Microsoft Excel

ในการออกจากโปรแกรม Excel สามารถดำาเนนการดงน�1. คลกเมน File -> เลอกคำาสง Exit หรอ กดปม Alt + F4 หรอคลกปมควบคมโปรแกรม เพอปดโปรแกรม


ปายชอของ Work Sheet

เซลล

ตำาแหนงกรอกขอมล

หวแถว


รป การออกจากโปรแกรม Excel5. การสรางงานใหม

ในการสรางเอกสาร Excel เพอเรมตนทำางาน น�นจะเรยกวาเปนการสราง WorkBook ใหม ซงใน WorkBook ท

สรางใหมน� สามารถทจะม เอกสาร Work Sheet อยภายใน WorkBook ไดหลายๆ Work Sheet การสรางงานใหมดงน�

1. คลกทเมน File -> New จะเกดกลมของแถบงานคำาสงข�นดานขวามอของหนาจอ ดงรป



รป การสรางงานใหมโดยเลอกท Blank WorkBook

2. ในสวนแถบงานคำาสง New ใหคลกเลอก Blank WorkBook เพอสรางงานใหม สงเกตท Title Bar จะมชอของ WorkBook ใหมข�นมา เชน Book1, Book2 ดงรป ท�งน�ข�นอยกบจำานวนการคลก Blank WorkBook ของผใช

รป WorkBook ใหมทเกดข�นจากการคลกเลอก Blank WorkBook6. การบนทกขอมลและการเปดแฟมขอมล

ในการบนทกขอมลของโปรแกรม Excel เหมอนกนกบโปรแกรม Word นนคอ สามารถทจะบนทกงานใหม ทยง

ไมเคยมการเกบบนทกมากอน และ สามารถบนทกงานทแกไขอยแลวตองการเปลยนชอแฟมขอมลในชวงเวลาทตองการบนทกได ปฏบตดงน�

6.1 การบนทกงานใหม หรอบนทกงานซำาทแฟมขอมลชอเดม1. คลกเมน File -> เลอกคำาสง Save หรอกดปม Ctrl + S หรอ

คลกแถบเครองมอรป


ชอ WorkBookใหม ชอ Book1


รป การเลอกคำาสง Save เพอบนทกงานใหม หรอบนทกงานซำ�าทแฟมขอมลชอเดม

รป การเลอกชนดของเอกสารทจะบนทกใหเหมาะสม

จะปรากฏหนาจอ Save As Dialog เพอใหผใชกำาหนดรายละเอยดดงน�2. ในชอง File Name พมพชอไฟลทตองการบนทก3. ถาตองการเปลยน folder หรอ drive ใหม ในชอง Save in คลกท ▼

เพอเลอกตำาแหนงใหมทตองการ4. ถาตองการสราง folder ใหม ใหคลกทปม new folder -> ใสชอ

folder -> ดบเบ�ลคลกท folder ใหม5. ในชอง Save as type คลกท ▼ เพอเลอกรปแบบของ WorkBook ทตองการใหบนทก โดยในชอง Save as type ใชในการกำาหนดใหเอกสารททำาการบนทกสามารถทจะนำาไปใชงานกบโปรแกรม Excel ในเวอรชนทตองการไดโดยขอมลภายใน WorkBook จะไมเกดปญหาการเปลยนของตวหนงสอหรอ รปแบบของเอกสารจะไมมการเปลยนแปลงจากเดม เชน นำาไปใชกบ Excel เวอรชน 97 หรอ Excel เวอรชน 2000 เปนตน

หมายเหต หากผใชทราบวาโปรแกรม Microsoft Excel ทตองการใชงานเปนเวอรชนเดยวกน กไมจำาเปนทจะเลอกในตวเลอกของ save as type โดยปกตแลวโปรแกรม Microsoft Excel เวอรชนทใหมกวาจะเปด WorkBook ทถกสรางจากโปรแกรม Microsoft Excel ทเปนเวอรชนตำากวาได แตเวอรชนตำากวาอาจจะไมสามารถเปด WorkBook ทสรางจาก


new folder


เวอรชนใหมกวาไดถกตอง สำาหรบแฟมขอมลทถกบนทกดวยโปรแกรม Microsoft Excel จะมนามสกล .xls6. คลกทปม Save เพอทำาการบนทก (หรอ คลกทปม Cancel เพอยกเลกคำาสง)

6.2 การบนทกงานขณะกำาลงทำางาน1. คลกทเมน File -> คลก Save หรอ คลกทปม Save บน Standard

toolbar หรอ กด Ctrl + S6.3 การบนทกงานทมการแกไขและตองการเปลยนชอแฟมขอมลเปนชออน

1. คลกทเมน File -> คลก Save As จะปรากฏกลอง Save As Dialog บนหนาจอ

หมายเหต ข �นตอนอนๆ ใหปฏบตตามข�นตอนของการบนทกงานใหม

6.4 การเปดงานทมอย1. คลกทเมน File -> คลก Open หรอ คลกทปม Open บน

Standard toolbar หรอ กด Ctrl + O จะปรากฏกลอง Open บนหนาจอ

2. เปลยน folder หรอ drive ใหม ในชอง Look in คลกท ▼ เพอไปยง folder ทไฟลอย3. ดบเบ�ลคลกทไฟลทตองการ หรอ คลกทไฟลทตองการ -> คลกทปม Open

7. การสงพมพเอกสาร1. คลกเมน File -> คลก Print หรอ กด Ctrl + P จะปรากฏกลอง

Print dialog



รป การสงพมพเอกสาร2. ในสวนของ Printer ชอง Name คลกท ▼ เพอเลอกเครองพมพท

ตองการ3. ในสวนของ Print range เลอกหนาเอกสารทตองการพมพ โดยท

o คลก All ถาตองการพมพท�งเอกสารo คลก Page(s) From: … To:… เปนการสงพมพงานเปน

ชวงทตองการโดยจะตองกำาหนดหนาเรมตนในชอง From และกำาหนดหนาส�นสดในชอง To เชน ตองการสงพมพหนา 1 หนาเดยว สามารถสงใหพมพไดคอ กำาหนดให From: 1 To: 1 กจะสามารถสงพมพเฉพาะหนาทตองการได

4. ในสวน Print What เปนสวนทสามารถกำาหนดใหการพมพสามารถทำาไดสะดวกมากข�น มตวเลอกดงน�

o คลก Selection สำาหรบการสงพมพเฉพาะสวนทไดมการทำาแถบสหรอเลอกไว

o คลก Entire Workbook สำาหรบสงพมพทก Work Sheet ทมอยใน WorkBook ทเปดอย

o คลก Active Sheet(s) สำาหรบการสงพมพเฉพาะ Work Sheet ทกำาลงทำางานอยเทาน�น

5. ในสวน Copies ท Number of Copies: คลกท ▲ ( หรอ ▼) เพอกำาหนดจำานวนสำาเนาทตองการพมพ

6. ทตวเลอก Collate เปนการสงใหการพมพใหเอกสารออกเปนชดเรยงหนาทละชด หรอพมพเอกสาร แตละหนาใหครบจำานวนสำาเนาทละหนา (ใหสงเกตทรปทมการเปลยนแปลงดวยเมอคลก)

7. คลก OK เพอพมพเอกสาร หรอ คลก Cancel เพอยกเลกการพมพ

8. การกำาหนดคาเรมตนใหกบ Work Sheet ทจะทำางาน (Page Setup)8.1 การกำาหนดหนากระดาษและชนดกระดาษ

1. คลกเมน File -> Page Setup จะปรากฏกลอง Page Setup Dialog ดงรป



รป การกำาหนดหนากระดาษและชนดกระดาษ

2. คลกเลอกทเมนยอย Page3. ในสวน Orientation จะใหผใชเลอกรปแบบของกระดาษ แนวต�ง

(Portrait) หรอแนวนอน (Landscape)4. ในสวน Scaling สามารถใหผใชกำาหนดการยอหรอขยายขนาดของ

Work Sheet ไดทสวนของ Adjust to: และในสวน Fit to: สามารถทจะกำาหนดใหขนาดของความสงของหนาท

ตองการใหเปนแบบคงทได5. ในสวน Paper size: สามารถใหผใชกำาหนดขนาดของกระดาษทตองการ

ทำางานได เชน A4, Letter, Legal6. ในสวน Print Quality: สามารถใหผใชกำาหนดคณภาพของการพมพงาน

ได (ข�นอยกบเครองพมพดวย)7. เมอกำาหนดไดตามตองการแลว คลก OK เพอให Excel กำาหนดตามท

ตองการ หรอคลก Cancel เพอยกเลก

8.2 หนวยวดของโปรแกรม Microsoft Excelหนวยวดทใชในโปรแกรม Excel น�น จะไมสามารถเปลยนไปใชหนวยตางๆ ไดเหมอนกบโปรแกรม Word

โดยทวไปแลว หนวยวดในโปรแกรม Excel จะใชหนวยวดเปน นว (inch) ในการกำาหนด Page Setup สงเกตวาจะไมมการแสดงหนวยวดมาใหเหน ดงน�นจะตองระวงในการกำาหนดระยะตางๆ ดวย

8.3 การกำาหนดระยะขอบของหนากระดาษ1. คลกเมน File -> Page Setup จะปรากฏกลอง Page Setup

Dialog ข�น



รป การกำาหนดระยะขอบของ Work Sheet

2. คลกเลอกเมนยอย Margins3. ทำาการกำาหนดระยะขอบทตองการ (อยาลมวาตวเลขทกำาหนดน�หนวยวด

เปน น�ว)4. ในสวน Center On page เปนการกำาหนดใหตารางขอมลใน Work

Sheet ใหอยตรงกลางพ�นทกระดาษโดยสามารถกำาหนดใหมการอางองตามแนวต�ง (Vertically) หรอใหอางองตามแนวนอน (Horizontally) หรอใหมการอางองท�งตามแนวต�งและแนวนอน ใหผใชคลก ในชองสเหลยมเพอกำาหนดการจดตารางทตองการ

5. คลก OK เพอให Excel กำาหนดตามทตองการ หรอคลก Cancel เพอยกเลก

8.4 การกำาหนดหวกระดาษ (Header) และทายกระดาษ (Footer)1. คลกเมน File -> Page Setup จะปรากฏกลอง Page Setup

Dialog ข�น2. คลกเลอกเมนยอย Header/Footer3. เมอตองการกำาหนดในสวนหวกระดาษ โดยเลอกรปแบบขอความทมอย

แลวใหคลกท ▼ เพอเลอกรปแบบขอความทตองการ (ในการกำาหนดทายกระดาษกปฏบตเหมอนกนในสวนตวเลอก Footer)


ตวเลอกรปแบบของขอความทตองการปรากฎ

สวนแสดงขอความเมอมการกำาหนดขอมลใหแก Header


รป การกำาหนดหวกระดาษและทายกระดาษ4. หากตองการกำาหนดหวกระดาษเอง ใหคลกทปม Custom Header

แลวจะปรากฎกลอง Header Dialog ดงน�

รป ลกษณะของ Custom Header- สงเกตวาจะมสวนทใหผใชพมพขอความ หรอกำาหนดใสหนากระดาษ วน

เหมอนกบการกำาหนดหวกระดาษและทายกระดาษของโปรแกรม Word เพยงแต ในโปรแกรม Excel จะมการแบงพ�นทใหพมพเปน 3 สวน คอ Left Section เมอตองการใหสงทพมพไปชดซาย , Center Section เมอตองการใหสงทพมพไปอยตรงกลางกระดาษ และ Right Section เมอตองการใหสงทพมพไปชดขวา

- Custom Header และ Custom Footer ม Tool ทใชแตงดงน�o การกำาหนดรปแบบ และขนาดตวอกษร

o Page(เลขหนา) &[Page]o Pages(เลขหนาท�งหมด) &[Pages]o Date(วนทเครอง) &[Date]o Time(เวลาเครอง) &[Time]

o พมพชอโฟลเดอรและ Workbook &[Path]&[File] o File(ชอ File) &[File]o Tab(ชอ WorkSheet) &[Tab]o Picture(รปภาพ) &[Picture]o ปรบแตงรปภาพ



- เมอกำาหนดหวกระดาษใหไดตามตองการแลว คลกปม OK หรอยกเลก คลกปม Cancel

5. คลก OK เพอให Excel กำาหนดตามทตองการ หรอคลก Cancel เพอยกเลก

9. เรมตนทำางานกบ Work Sheet9.1 การตงชอใหกบ Work Sheet

ในการทำางานน�นควรเปลยน Worksheet ใหสอดคลองกบขอมลทปอน เพอชวยใหเตอนความจำาและทำาใหการเรยกใชขอมลไดสะดวก วธเปลยนชอ Work Sheet มดงน�1. คลกขวาทแทบชตงานของ Work Sheet ทตองการต�งชอใหม2. คลกคำาสง Rename 3. พมพ Work Sheet ใหม และกด Enter

9.2 การใสขอมลลงในเซลล ทอยใน Work Sheetการใสขอมลลงในเซลล จะเหมอนกบการพมพขอมลทตองการลงไปใน

เซลลทตองการ ปฏบตดงน�1. คลกเซลลทตองการปอนขอมล2. ปอนขอมลทตองการลงในเซลล

ขอมลตวอกษร (ชดซายของเซลล, คำานวณไมได) ขอมลตวเลข (ชดขวาของเซลล, คำานวณได)

3. เมอปอนขอมลจบแลว ใหกดแปน enter หรอคลกเมาสทเซลลอน9.3 เทคนคการปดตวหนงสอทยาวๆ ใหนำาเสนอหลายๆ บรรทดใน เซลล

เดยวกนในบางคร�งเมอปอนขอมลทมความยาว เชน ขอความยาวๆ แตมขนาดความกวางของเซลลจำากดแตผใช

ตองการนำาเสนอขอความยาวๆ น�นใหสามารถนำาเสนอในชองเซลลไดครบถวนไมขาดหาย ปฏบตดงน�

o เมอพมพขอมลในบรรทดแรกในเซลลไปจนถงขอบของเซลล ใหกดปม Alt +enter

o สงเกตจะมการเลอนบรรทดลงมาเปนบรรทดทสอง แตยงอยในเซลลเดยวกน ดงรป


ขอความยาวๆ ทใช Alt+enter

ขอความยาวๆ ทไมใช Alt+enter


รป แสดงลกษณะของเซลลทมขอความยาวๆ ทใชเทคนคการกด Alt+enter เทยบกบเซลลทไมมการใช

10. การเลอกเซลล กลมเซลล ใน Work Sheet ทตองการ10.1การ Drag เมาสเพอกำาหนดขอบเขตของขอมลทตองการ

การ Drag เมาส หรอการทำาแถบสใหกบเซลลขอมลทตองการจะมวธการทเหมอนกนกบการทำาแถบสใหกบขอความทตองการในโปรแกรม Word เพยงแตใน Excel จะเปนกลมของเซลลเทาน �น มวธปฏบตดงน�

1. คลกเมาสปมซายคางไวทเซลลเรมตนทตองการ 2. ทำาการลากเมาส (Drag) ผานเซลลทตองการทำาแถบส โดยยง

ไมปลอยคลก3. เมอ Drag เมาสไปถงเซลลสดทายทตองการแลวจงปลอยคลก

สงเกตเซลลทไดทำาการ Drag จะเกด แถบสข�น ดงรป



รป กลมเซลลทไดทำาการ Drag เมาสเพอทำาแถบส

หากตองการเลอกกลมเซลล ทไมตดกน สามารถใชการ Drag เมาสรวมกบการกดปม Ctrl คางไว เพอ ทำาใหสามารถดำาเนนการ Drag เมาสยงกลมเซลลอนทตองการไดในคร �งเดยวกน ปฏบตดงน�

1. Drag เมาสกบกลมเซลลทตองการเลอกกลมแรก2. กดปม Ctrl คางไว3. Drag เมาสกบกลมเซลลกลมทสองหรอกลมอนทตองการ

สงเกตจะเกดแถบสเปนกลมๆ ใหเหน ดงรป

รป การ Drag เมาสเลอกกลมเซลลทไมตอเนองกน รวมกบการใชปม Ctrl

10.2การเลอกทงแถว (Row)1. คลกทชอหวแถวทตองการเลอก สงเกตจะเกดแถบสท �งแถวทเลอก

ดงรป



รป การเลอกกลมเซลลท�งแถว

10.3การเลอกทงคอลมน (Column)1. คลกทชอหวคอลมนทตองการเลอก สงเกตจะเกดแถบสท�งคอลมนท

เลอก

รป การเลอกกลมเซลลท�งคอลมน10.4การเลอกขอมลทง Work Sheet

1. คลกทเซลลมมบนดานซายของจดตดกนของหวแถวและหวคอลมน หรอกดปม Ctrl+A ดงรป

รป การเลอกขอมลท�ง Work Sheet

11. การกำาหนดคณสมบตเฉพาะใหกบเซลลในการแสดงคาหรอทงกลมของเซลลทตองการ

การกำาหนดคณสมบตเฉพาะใหกบเซลล เพอใหเซลลน �นรบขอมลทถกตองตามชนดของขอมลและทำาใหการแสดงผลทางหนาจอมความถกตองเหมาะสมตามทตองการ มข �นตอนปฏบตดงน�


คลกทตรงน�


1. ทำาการ Drag เลอกกลมเซลลทตองการ หรอคลกเซลลทตองการเพอใหเกดกรอบสเหลยมเขมลอมรอบเซลลท

ตองการ2. คลกเมน Format -> Cells จะเกด Format Cells Dialog ดงรป

รป การกำาหนดคณสมบตของเซลลทเกยวกบการแสดคาตวเลขแบบตางๆ3. หากตองการปรบคณสมบตในการแสดงตวเลขใหเปนแบบตางๆ เชน

ตองการใหแสดงผลเปนตวเลขทศนยม 2 ตำาแหนง เชน 100.50 ปฏบตดงน�1. คลกเมนยอย Number ->เลอก Category เปนแบบ Number -> ใน

สวน Decimal Places ใหคลกเลอกเปนเลข 2 2. หากตองการใหตวเลขมการใช comma คนเมอถงหลกพน ใหคลกในกลอง

ของ use 1000 Separators(,) 3. หากตองการใหเซลลมการแสดงเลขจำานวนลบในรปแบบตาง ใหคลกเลอกรป

แบบไดในสวน Negative Numbers 4. คลก OK เพอให Excel กำาหนดคณสมบตใหกบเซลล หรอ Cancel เพอ

ยกเลก** ขอสงเกต*** ในสวนของการปรบคณสมบต Number จะมสวน Sample ใชเพอแสดงลกษณะของขอมลเมอไดเลอกรปแบบ Number แตละ Category

4. หากตองการปรบคณสมบตในการจดรปแบบของขอมลในเซลล ใหชดซาย ชดขวา อยตรงกลาง ตางๆ หรอใหขอความเอยงไปตามองศาทตองการ เพอใหเกดความสวยงาม ปฏบตดงน�



1. คลกเมนยอย Alignment จะมตวเลอกทจะพจารณาดงน�

a. สวน Text alignment เปนการกำาหนดใหการจดวางขอความอางองตำาแหนงการจดในแนวนอน(Horizontal) และแนวต�ง (Vertical) ตำาแหนงไหนบาง โดยมตวเลอกคลกเลอกได

b. สวน Orientation เปนการกำาหนดใหขอมลทอยในเซลลมการปรบเอยงเปนองศาใดบาง จะอยในชวง -90 ถง 90 องศา

c. สวน Text control เปนการกำาหนดใหรปแบบของเซลลขอมลทแสดงเปนแบบตางๆ เชน คลก Merge Cell จะนำาเซลลททำาแถบสท�งหมดรวมเปนเซลลเดยวกน

2. คลก OK เพอให Excel กำาหนดคณสมบตใหกบเซลล หรอ Cancel เพอยกเลก

รป การกำาหนดคณสมบตเซลลในการจดวางรปแบบของขอมลในเซลล

5. หากตองการปรบคณสมบตของตวอกษรทแสดงในเซลลใหเปนรปแบบตางๆ ปฏบตดงน�1. คลกเมนยอย Font มตวเลอกทจะพจารณาเหมอน

กบ โปรแกรม Word ดงน�a. สวน Font เปนสวนทใชกำาหนดรปแบบของ

ตวอกษรb. สวน Font Style เปนสวนทใชกำาหนด

ลกษณะของตวอกษร ใหเปนตวหนา (Bold), ตวเอยง (Italic), ตวปกต (Regular)



c. สวน Underline เปนการกำาหนดใหขอความมการขดเสนใต โดยมตวเลอก 2 กลมคอ เสนเดยว (Single) และเสนค (Double) สงเกตคำาทม Accounting ตามทาย จะกำาหนดใหขอมลไมถกเสนใตขดทบ

d. สวน Color เปนสวนทกำาหนดสใหกบตวอกษรในเซลลตามตองการ

e. สวน Effect เปนสวนททำาใหตวอกษรเกดลกษณะทแตกตางจากปกต เชน ตวยก (Superscript) , ตวหอย (Subscript) และตวทมขดเสนตดกลางตวอกษรในแนวนอน (Strikethrough)

2. คลก OK เพอให Excel กำาหนดคณสมบตใหกบเซลล หรอ Cancel เพอยกเลก ** สงเกต** ในการปรบแตละสวนใหด Preview ประกอบดวย

รป การกำาหนดคณสมบตของตวอกษรของขอมลในเซลล

6. หากตองการปรบคณสมบตของเซลลกำาหนดกรอบ (Border) ใหแกเซลล ปฏบตดงน�1. คลกเมนยอย Border มตวเลอกทจะพจารณา ดงน�

a. สวน Presets มตวเลอกในการตกรอบได 3 แบบ คอ none คอไมมการตกรอบหรอยกเลกการตเสนกรอบ , Outline คอ ตเสนกรอบลอมรอบกลมขอมลทเลอก และ Inside คอ ตเสนกรอบกบเสนตดของกลมเซลล



b. สวน Border เปนสวนทกำาหนดใหผใชตเสนเองโดยการคลกเมาสในรปทตองการ สงเกตวาจะมขอบดานทเขมดานใด เมอคลกกจะตเสนใหกบเซลลดานน�นเชนกน

c. สวน Line เปนการกำาหนดรปแบบของเสนทนำามาตกรอบได

d. สวน Color เปนสวนทกำาหนดสใหกบเสนกรอบทตองการ แตมขอกำาหนดคอ ตองมการกำาหนดสกอนการตเสนกรอบ

2. คลก OK เพอให Excel กำาหนดคณสมบตใหกบเซลล หรอ Cancel เพอยกเลก

รป การกำาหนดคณสมบตของเซลลโดยการตกรอบ

7. หากตองการปรบคณสมบตของเซลลกำาหนดสพ�นใหแกเซลล ปฏบตดงน�1. คลกเมนยอย Patterns -> ในสวน Cell Shading -> กำาหนดสพ�นท

ตองการ ** หากตองการใสรปแบบของพ�นสามารถเลอกไดท Patterns2. คลก OK เพอให Excel กำาหนดคณสมบตใหกบเซลล หรอ Cancel เพอ

ยกเลก


สวนของเซลลทแสดงใหเหนเมอมการสงตกรอบในแบบตางๆ


รป การกำาหนดคณสมบตเซลลในการใสสพ�นใหกบเซลลทตองการ

เรมทำาการคำานวณ กบ Ms Excel12. การใสขอมลตวเลขใหแกเซลล และเทคนคการใสขอมลตวเลขแบบ Fill

โดยการใหตวเลขเลอนคาอตโนมตการใสขอมลดบใหกบเซลลสามารถปอนขอมลเขาไปในเซลลไดเหมอนกบการ

ปอนขอมลตวเลข หรอขอความทวไป แตกอนทจะมการคำานวน จำาเปนทจะตองมขอมลดบน�เสยกอน หากพจารณาลกษณะขอมลดบทจะตองสรางใน Work Sheet แลวเหนวาเปนกลมตวเลขทมคาทเรยงลำาดบตอเนองกน อาจเปนตามแนวนอน หรอตามแนวต�ง มวธการสรางขอมลดบทเปนลกษณะตวเลขทมความตอเนองกนน�นไดงาย โดยการปฏบตดงน�

1. พมพขอมลดบทเปนตวเลขลงในเซลลเรมตนน�น2. คลกเมาสทเซลลทมขอมลตวเลข -> เลอนเมาสมาทมมลางดานขวาของ

เซลลคลกซายคางไว ->กดปม Ctrl คางไว -> Drag เมาสลงมาในแนวดง (คอลมน

เดยวกน) หรอในแนวนอน (แถวเดยวกน) เพอใหคาตวเลขทจะใสในเซลลใหมทเมาส Drag ผานมคาทถกสราง

อตโนมตมคาตอจากขอมลเรมตนโดยจะ เพมคาทละ 1 ไปเรอยๆ ตามจำานวนของเซลลท Drag ผาน -> ปลอย

คลกเมอถงตำาแหนงทตองการจบการ สรางขอมล



** สงเกต** เมอกดปม Ctrl สงเกตทเมาสจะมเครองหมายบวก (+) เลกๆ เพอรอการเพมคาขอมลทละ 1

อตโนมต ตวอยาง เมอกำาหนดเซลลเรมตน A1 มขอมล 15 อยเพยง 1 ชอง เมอสรางขอมลแลวท�งแนวต�งและแนวนอน จะไดผลดงรป

รป ลกษณะของขอมลดบทมการใชเทคนคการ Fill ขอมลแบบอตโนมต

จากการการใสขอมลตวเลขแบบ Fill โดยการใหตวเลขเลอนคาอตโนมต ขางตน มอกวธหนงในการใสขอมลอตโนมต (Auto Fill) มวธการดงน

1. พมพขอมลตนฉบบ 1 Cell ถาเปนตวเลขลำาดบพมพ 2 Cell2. เลอกตนฉบบ3. เลอนเมาสไปมมลางขวาตรงจดสเหลยมจนเมาสเปลยนเปน + 4. คลก drag ลง/ ข�น/ ขวา/ ซาย ตามตองการ

ตวอยางพมพขอมลเรมตน จ. ทำาตามข�นตอนดงกลาวจะได อ. พ. พฤ. ศ. ส. อา.

ม.ค. ทำาตามข�นตอนดงกลาวจะได ก.พ. ม.ค. เม.ย. ...Jan ทำาตามข�นตอนดงกลาวจะได Feb Mar ...1 2 ทำาตามข�นตอนดงกลาวจะได 3 4 5 ...

13. การพจารณาถงชวงขอมลทสนใจ (Range of Data) สำาหรบการนำามาคำานวณ

a. การใชเครองหมาย : (Colon) เพอระบถงชวงของขอมลทตองการ



ในการอางถงชวงขอมล (Range) ทตองการสำาหรบนำามาคำานวณ สามารถนำาชอเซลล และ เครองหมาย : (Colon) มาใชรวมกน มรปแบบดงน�

ตำาแหนงเรมตนของกลมขอมล : ตำาแหนงสดทายของกลมขอมล

เชน กลมขอมลเรมทเซลล A1 ถงเซลล B5 สามารถเขยนชวงขอมลน�คอ A1:B5 ดงรป

รป แสดงการอางถงชวงของขอมล โดยใชเครองหมาย Colon14. การคำานวณภายใน Work Sheet เดยวกน

a. การคำานวณพนฐาน (จะตองมเครองหมาย = )ในการกำาหนดใหโปรแกรม Excel ทำาการคำานวณคาทตองการไดน �น จะ

ตองมการปอนสตรเขาไปใหแกเซลลทตองการใหมการคำานวณ ซงเซลลน�นจะตางกบเซลลขอมลทวไปตรงทเซลลทจะมการคำานวณจะตองมเครองหมาย = อยในเซลลขอมลดวยโดยจะอยทชดซายของเซลลน �นๆ เสมอ แลวถดจากเครองหมาย = จะเปนสตรตางๆ ทใชในการคำานวณเพอใหไดผลลพธตามตองการ เครองหมาย = จะเปนสงทบอกใหโปรแกรม Excel รวาเมอมผลลพธทไดจากการคำานวณของเซลลน�แลวจะสงผลลพธทได ผานเครองหมาย = แสดงออกมาทเซลลน�นๆ

- เครองหมายทางคณตศาสตรทใชในการคำานวณทควรรในการคำานวณของ โปรแกรม Excel น�นสามารถนำาเครองหมายทาง

คณตศาตรพ�นฐานมาใชรวมกบการกำาหนดสตรเพอคำานวณได นอกเหนอจากน�นโปรแกรม Excel ยงมฟงกชนสำาเรจรปทสามารถนำามาใชในการคำานวณไดอยางสะดวกและไมซบซอน เครองหมายคณตศาตรทใชใน Excel มดงน�

เครองหมาย + (บวก) เชน = A1+A2 เครองหมาย - (ลบ) เชน = B5-F5



เครองหมาย * (คณ) เชน = E8*A3เครองหมาย / (หาร) เชน = D5-D1เครองหมายตดลบ (Unary Operator) เชน = -A10เครองหมาย ^ (ยกกำาลง) เชน = A1^A5

- การคำานวณโดยการหาผลรวม (summation)สำาหรบการคำานวณเพอหาผลรวมของกลมตวเลขทตองการ สามารถนำา

เครองหมาย บวก มาใชรวมกบการอางถงชอเซลลทตองการนำามาหาผลรวม คดเหมอนการต�งสมการผลบวกของตวแปรนนเอง มวธปฏบตดงน�

ตวอยาง หาผลรวมของกลมเซลล A1, A3, B1, B5 และ B6 แสดงผลลพธทเซลล D1

1. คลกเซลลทตองการใหแสดงผลลพธ2. ปอนสตร = A1+A3+B1+B5+B6 ลงไปในเซลล D1 ซงการ

ปอนสตรสามารถปอนได 2 ทาง ดงน�- ปอนสตรโดยพมพไปทเซลล D1 - ปอนสตรโดยพมพไปทแถบสตร แตท �งน�ตองนำาเมาสคลกท

เซลล D1 กอนการพมพสตร ** สงเกต ** เมออางถงชอเซลลในสตรจะเกดกรอบสลอมรอบเซลล น�นๆ เพอใหผปอนเหนวาเปนเซลลทเลอก

3. เมอปอนสตรเสรจแลว ใหกดปม enter เพอจบการปอนขอมล ลกษณะดงรป


ปอนสตรผานแถบสตร

ปอนสตรทเซลล D1

โดยตรง


รป การปอนสตรสำาหรบการหาคาผลรวมของกลมเซลลโดยใชเครองหมายคณตศาสตร

b. การคำานวณโดยใชฟงกชนของ โปรแกรม Excel- การเรยกใชฟงกชนของ Ms Excel ขอสงเกตในการใชฟงกชน

จาก Insert Function Dialog สำาหรบการใชงาน เพอการศกษาดวยตวเอง

เมอผใชสามารถทจะกำาหนดใหเซลลของ Excel ทำาการคำานวณแบบพ�นฐานโดยสตรใชเครองหมายทางคณตศาสตรไดแลว แตบางคร�งการคำานวณจะกระทำากบขอมลทมขนาดใหญและมการอางถงชอเซลลทมจำานวนมาก อาจทำาใหการพมพสตรมความยาวและเกดขอผดพลาดข�นไดงาย โปรแกรม Excel ไดมการออกแบบฟงกชนสำาหรบอำานวยความสะดวกในการคำานวณมาใหมากมายเพอใหเลอกใชไดอยางเหมาะสมกบงานทตองการ แตท�งน�กอนทจะมการใชฟงกชนของ Excel จำาเปนทจะตองรวธการใชงานฟงกชนของ Excel รวมกบการคำานวณ มขอปฏบตดงน�

1. คลกเมน Insert -> คลก Function จะเกด Insert Function Dialog ดงรป

รป แสดงสวน Insert Function Dialogในสวน Search for a function: เปนสวนทผใชสามารถพมพคำา

สำาคญทใชบอกให Excel คนหาฟงกชนทเกยวของกบคำาสำาคญน� หากผใชพมพเสรจ ใหคลกปม Go หาก Excel คนหาฟงกชนทเกยวของกบคำาสำาคญทปอน กจะแสดงผลลพธเปนชอฟงกชนใหผใชเลอก เชน ปอนคำาสำาคญลงไป คอ Summation ผลทไดจะปรากฎทชอง Select a function เปนชอฟงกชน SUM และใหสงเกตท Or select a category น�น จะแสดงเปนคำาวา แนะนำา (Recommended) ดงรป



รป แสดงการปอนคำาสำาคญ summation เพอให Excel คนหาฟงกชนทเกยวของให

ในสวน Or select a category: เปนกลมประเภทของสายงานทผใชตองการหรอเกยวของ เชน Statistic, Accounting เปนตน เมอเลอกประเภทของสายงานแลว ในสวนของ select a function จะปรากฎชอของฟงกชนทเกยวกบสายงานน�นออกมาใหเลอก

** ใตชองแสดงผล select a function น�นจะเหนวาเปนเหมอนกบ การแสดงโครงสรางของฟงกชน ทผใชสามารถทจะดรปแบบวาฟงกชนจะมการรบคาอยางไร และฟงกชนทำาหนาทอะไรได ซงตรงน�จะมประโยชนตอผใช ในกรณทตองการใชฟงกชนใหมๆ ทไมเคยเรยนในหอง หรออาจารยไมไดสอน กสามารถจะศกษาใชงานดวยตวเองได

ในสวน Help on this function เปนสวนทแสดงถงตวชวยเหลอในกรณทผใชตองการเรยนรถงตวอยางการใชฟงกชนทไดคลกเลอกเพอทำาความเขาใจ ได

2. เมอคลกเลอกแลวพบฟงกชนทตองการแลว ใหคลกปม OK เพอดำาเนนการใชฟงกชนน �นตอไป

- คำานวณหาคาผลรวมโดยใชฟงกชน SUMตวอยาง ตองการหาคาผลรวมของ เซลล A1, A3, B1 ,B5 และ B6 โดยการ

ใชฟงกชน1. ผใชจะตองรวาตองการทำางานอะไรอยขณะน�เพอนำามาพจารณาเลอกฟงกชน

ใหเหมาะกบความตองการ จากตวอยาง ตองการหาคาผลรวม คำาสำาคญทนำาไปใชในการหาฟงกชนไดคอ Summation, Sum


แสดงโครงสรางของฟงกชน อารกวเมนของฟงกชน และคำาอธบายหนาทฟงกชน


2. คลกเมน Insert -> Function แลวปอนคำาสำาคญ Summation หรอ sum ลงในสวน search -> คลกปม GO

3. ดในสวน select a function จะเหนมฟงกชนชอ SUM และมรปแบบการใชงานพรอมคำาอธบายหนาทของฟงกชน ใหคลกทฟงกชน SUM

4. คลกปม OK จะเกด Function Argument Dialog เพอใหผใชปอนคาลงในฟงกชน ดงรป

รป แสดงการปอนอารกวเมนตใหกบฟงกชน SUM

5. ในชอง SUM ใหพมพอารกวเมนตลงในชองขอมล Number1 หรอ Number2 แตขอมลทตองการใหฟงกชนคำานวณมมากกวา 2 จำานวน ในชอง Number1 สามารถรบคาอารกวเมนตไดมากกวา 1 ตว แตการแยกอารกวเมนตแตละตวใหใชเครองหมาย ( , ) comma เปนตวคน

6. เมอปอนอารกวเมนตเสรจ ใหกดปม OK เพอจบการทำางาน ผลลพธจะไดดงรป

7. เมอนำาเมาสคลกทเซลล D1 จะไดผลลพธปรากฏข�น และทแถบสตรแสดงสตรทใชฟงกชน SUM ใหเหน



รป แสดงสตรทไดจากการใชฟงกชน SUM ในการคำานวนหาผลรวมของกลมเซลลทตองการ

ฟงกชนพนฐานทควรรจก sum ฟงกชสำาหรบการหาผลรวมของกลมตวเลขทกำาหนด

ให max ฟงกชนสำาหรบการหาคามากทสดในกลมขอมลท

กำาหนดให min ฟงกชนสำาหรบการหาคานอยทสดในกลมขอมลท

กำาหนดให average ฟงกชนสำาหรบการหาคาเฉลยของกลมขอมลท

กำาหนดให if ฟงกชนสำาหรบการพจารณาเงอนไขตดสนใจทางตรรกะ now ฟงกชนสำาหรบการแสดงวนเดอนปและเวลาปจจบน

ของระบบออกมา today ฟงกชนสำาหรบการแสดงวนเดอนปปจจบนของ

ระบบออกมา day ฟงกชนสำาหรบการแสดงหมายเลขวนทออกมา month ฟงกชนสำาหรบการแสดงหมายเลขเดอน 1 ใน 12

เดอนออกมา year ฟงกชนสำาหรบการแสดงปออกมา weekday ฟงกชนสำาหรบการแสดงหมายเลขวน 1 ใน 7

วนออกมา(เชน วนพธ มคา 4)

หมายเหต ในการพมพชอเซลล หรอชอฟงกชนเปนตวอกษรพมพเลกหรอพมพใหญน�น โปรแกรม Excel จะถอวามความหมายเดยวกน ไมมผลตอการทำางานของ Excel เชน A1 มความหมายเหมอนกบ a1

c. การอางองตำาแหนงของเซลล รวมกบการใชฟงกชนในการคำานวณ การอางถงตำาแหนงของ Excel สำาหรบนำาขอมลมาคำานวณ สามารถอางได 2 แบบ ดงน�1. แบบสมพทธ (Relative)



เปนการอางองตำาแหนงขอมลโดยตำาแหนงของขอมลเมอทำาการสำาเนาไปใหเซลลอนแลวจะมการเปลยนแปลงตำาแหนงไปดวยโดยทสตรไมมการเปลยนแปลง เชน เซลลตนฉบบทมสตรสมการทตองการทำาสำาเนา อยทตำาแหนง C1 ภายในเซลลมสตรการรวมกนของขอมลทตดกน 5 เซลล คอ ชวง A1:A5 จะไดสตร คอ =sum(A1:A5) ดงรป

รป แสดงการใชฟงกชน SUM โดยเปนเซลลตนฉลบ

เมอตองการสำาเนาสตรโดยอางองตำาแหนงแบบ Relative ไปยงตำาแหนง C2 ผลทได Excel จะทำาการเปลยนตำาแหนงอางองของขอมล โดย C2 อางองสตรจากเซลล C1 ซง C2 เลอนลงมาถดจากเซลล C1 ไป 1 แถว ดงน�นในสตรของ เซลล C2 กจะเลอนตำาแหนงลงมา 1 แถวเชนกนแตกยงเปนการรวมกนของขอมลทตดกน 5 เซลลเหมอนสตรตนฉบบ ดงน�นสตรทเซลล C2 ทไดคอ =sum(A2:A6) ดงรป

รป แสดงการใชฟงกชน SUM โดยการอางองตำาแหนงแบบ Relative

2. แบบสมบรณ (Absolute)เปนการอางองตำาแหนงโดยทตองการกำาหนดใหตำาแหนงทตองการอาง

ถงในสตรไมมการเปลยนแปลงตำาแหนงไปเปนตำาแหนงอนเมอทำาการสำาเนาไปวางยงตำาแหนงใดใน Work Sheet กจะยงคงอางถงตำาแหนงเดมเสมอ ซงการอางองตำาแหนงแบบ Absolute น�จะตองมการใชเครองหมาย $ มากำาหนดใหสำาหรบบอกให Excel ทราบวา เมอใดทมเครองหมาย $ วางไวหนาตำาแหนงแถว (row) หรอ



วางไวหนาตำาแหนงคอลมน (column) แลว แสดงวาแถวหรอคอลมนน �นจะไมมการเปลยนแปลงตำาแหนง

เชน ตองการกำาหนดให ตำาแหนงของเซลลเปนคอลมน A เสมอไมวาจะสำาเนาไปวางยงเซลลใดๆ แตแถวสามารถเปลยนแปลงได สามารถกำาหนดได คอ $A1

ตองการกำาหนดให ตำาแหนงของเซลลเปนคอลมนใดๆ กไดแตแถวตองการกำาหนดใหเปนแถวท 2 เสมอ ไมวาจะสำาเนาไปวางยงเซลลใดๆ สามารถกำาหนดได คอ A$2

ตองการกำาหนดใหตำาแหนงของเซลลเปนคอลมน A และแถวตองการกำาหนดใหเปนแถวท 1 เสมอ ไมวาจะสำาเนาไปวางยงเซลลใดๆ สามารถกำาหนดไดคอ $A$1

ประโยชนของการอางองตำาแหนงแบบ Absolute เชน ตองการบวกคาคงททอยในตำาแหนง E7 ใหกบเซลล D1 ทมสตรหาผลรวมของขอมลชวงเซลล A1:C1 ดงน�นจะไดสตรคอ = sum(A1:C1)+$E$7 เมอทำาสำาเนาไปสตรของเซลล D1 ไปยงเซลล D2 สตรทไดในตำาแหนง D2 คอ = sum(A2:C2) +$E$7 สงเกตในสตรตำาแหนงทไมมการใสเครองหมาย $ กำากบหนาตำาแหนงคอลมนหรอแถวจะมการเปลยนแปลงตำาแหนงไป แตทตำาแหนง E7 ทอางองเปนแบบ Absolute กยงคงเปนตำาแหนงเดมไมมการเปลยนแปลง ดงรป

รป แสดงการอางองตำาแหนงแบบสมบรณ

15. การสรางกราฟ (Chart) ใน Ms Excel a. สงทตองพจารณากอนการสรางกราฟ

ในการสรางกราฟใน Excel สงสำาคญทตองพจารณา คอ ขอมลทจะนำามาสรางกราฟ ,ลกษณะขอมลทจะนำามาสรางกราฟ และชนดของกราฟทตองการนำาเสนอ

b. เมอเลอกคำาสง chart สงทตองรจก และขนตอน 4 ขนตอนการสรางกราฟทำาดงน�



1. ใหดำาเนนการเลอกกลมขอมลจะนำามาสรางกราฟโดยทำาแถบส (Highlight)

2. คลกแถบเมน insert -> chart หรอคลกทแถบเครองมอ สญลกษณ

รป การเรยกคำาสงในการสรางกราฟ

- จะปรากฎเปนตวชวยในการสรางกราฟเขาสข �นตอนท 1 Chart Type ดงรป

รป ข�นตอนท1 ของการสรางกราฟ

ใหคลกเลอกรปแบบของกราฟมาตรฐาน (Standard Types) ทผใชตองการในสวนของ Chat type เชน ตองการสรางกราฟเชงเสน (line) แลวดานขวามอ เปนการเลอกรปแบบยอยของกราฟแทงทตองการ (Chart sub-type) เพอใหเหมาะกบทตองการนำาเสนอ เชน ตองกราฟเชงเสนทมการกำาหนดจดของคาบนกราฟดวย



ในข�นตอนท 1 น�จะมปม Press and Hold to View Sample เพอใหผใชดลกษณะของกราฟทเลอกเพอตดสนใจทจะทำาข�นตอนตอไป โดยผใชตองคลกปมน�คางไว กราฟตวอยางจงจะปรากฎข�น เมอปลอยคลก กราฟตวอยางกจะเปลยนเปน Chart sub-type ตามเดม ดงรป

รป การสรางกราฟข�นตอนท1 เมอคลกปม Press and Hold to View Sample

- คลกปม Next > เพอเขาสข �นตอนท 2 Chart Source Data ดงรป

รป การสรางกราฟข�นตอนท 2

ในข�นตอนท 2 น�จะใหผใชเลอกขอมลทจะนำามาสรางกราฟซง ไดกำาหนดชวงของขอมล (Data range) ต�งแตแรกกอนทจะสรางกราฟแลว จงทำาให ชอง Data range :

ปรากฎเปนชวงของขอมลใหเหน แตถาผใชไมไดกำาหนดชวงของขอมลมากอนการ



สรางกราฟ กสามารถระบชวงของขอมลไดในข �นตอนน� ดวยการพมพชวงขอมลในชอง Data range หรอใชเมาสลากกำาหนดขอบเขตของขอมลกได

ในสวนของ Series in น�น เปนตวเลอกทใหผใชระบถงลกษณะขอมลทตองการใหแกน X นำาเสนอโดยใชคาใด เชน Series in Rows -> ให Row แรกของกลมขอมล เปนขอมลแกน X

Series in Column -> ให Columns แรกของกลมขอมล เปนขอมลแกน X

จากรปสงเกตวาเลอก Series in Rows ไดกราฟทแกน X แสดงขอมลเปนวน ใหเหน

หากผใชตองการนำา Series เพมเขามา หรอนำาออก ตองคลกเลอกทเมนยอย Series ซงจะทำาหนาทในการจดการเกยวกบการกำาหนด Series ของขอมล ดงรป

รป การสรางกราฟข�นตอนท 2 เมนยอย Series

ในสวนของเมนยอย Series น�จะมชองทใหผใชกำาหนดคา ดงน�



Name แสดงตำาแหนงเกบชอ Series ใน Work Sheet สามารถเปลยนแปลงได

Value แสดงตำาแหนงเกบคาใน Work Sheet สามารถเปลยนแปลงได

Category(x) axis label แสดงตำาแหนงชอในแกน X

- คลกปม Next > เพอเขาสข �นตอนท 3 Chart Options ดงรป

รป การสรางกราฟข�นตอนท 3

ในสวนท 3 น�จะมหลายเมนยอยซงผใชสามารถกำาหนดรายละเอยดใหกบกราฟไดดงน�

เมนยอย Titles เกยวกบการกำาหนดชอกราฟ ชอแกนของกราฟ ประกอบดวย

Chart Title: ใสชอกราฟ หรอขอความอธบายกราฟ Category (X) axis: ใสขอความอธบายแกน X Category (Y) axis: ใสขอความอธบายแกน Yเมนยอย Axes เกยวกบการกำาหนด แกนหลก Primary axis ประกอบดวย Category (X) axis: กำาหนดใหมการแสดงหรอไมแสดงคาในแกน X

ตามรปแบบ Automatic; Category หรอ Time-scale Value (Y) axis: กำาหนดใหมการแสดงหรอไมแสดงคาในแกน Yเมนยอย Gridlines เกยวกบการกำาหนดเสนตดแกนเพอใหอานกราฟได

สะดวกประกอบดวย Category (X) axis: แสดงเสนตดแกน X ท�งเสนตดแกนหลก (Major

gridlines) หรอเสนตดแกนรอง (Minor gridlines)


Legend


Category (Y) axis: แสดงเสนตดแกน Y ท�งเสนตดแกนหลก (Major gridlines) หรอเสนตดแกนรอง (Minor gridlines)

เมนยอย Legend เกยวกบการแสดงคำาอธบายกราฟแตละจดหรอแตละคา ประกอบดวย

Show legend กำาหนดใหแสดงหรอไมแสดงคำาอธบาย Placement: กำาหนดการจดวางตำาแหนงของคำาอธบาย ดานลางกราฟ

(Bottom), ดานมมกราฟ (Corner), ดานบนกราฟ (Top) ดานขวากราฟ (Right) และ ดานซายกราฟ (Left)

เมนยอย Data Labels เกยวกบการกำาหนดใหแสดงขอมลบนกราฟหรอไม ประกอบดวย

Series Name กำาหนดแสดงชอกลมชดขอมลบนกราฟ Category name กำาหนดใหแสดงขอความในแกน X บนกราฟ value กำาหนดใหแสดงคาในแกน Y บนกราฟเมนยอย Data Table เกยวกบการแสดงตารางขอมลตอทายกราฟ

ประกอบดวย Show data table กำาหนดใหแสดงตารางขอมลตอทายกราฟ Show legend keys กำาหนดใหแสดงสของ legend ทชอในตาราง

ขอมล

- คลกปม Next > เพอเขาสข �นตอนท 4 Chart Location ดงรป

รป การสรางกราฟในข�นตอนท 4

ในข�นตอนท 4 เปนการระบเพอใหกราฟทถกสรางข�นนำาไปวางไวในบรเวณทตองการมตวเลอกเพอใหคลกเลอกในสวน Place Chart ดงน� As new sheet: กราฟทสรางไดจะนำาไปวางใน work Sheet แผนใหม ตามทกำาหนด



As Object in: กราฟทสรางไดสามารถกำาหนดใหเปนวตถ(เหมอนรปภาพ) เลอกใหนำาไปวางใน Work Sheet ทตองการได

- ผใชสามารถ คลกปม <Back เพอยอนกลบไปแกไขในข �นตอนทผานมาแลวได

- คลกปม Finish เพอให Excel สรางกราฟทตองการ กราฟทสรางไดดงรป

รป เมอเสรจส�นการสรางกราฟจะไดกราฟเสนตามตองการ

c. การแกไขกราฟ เมอสรางเสรจแลวเมอสรางกราฟไดแลว หากตองการแกไข ปรบแตงกราฟ ยอ/ขยาย

ขนาดของกราฟไดเหมอนกบการยอ/ ขยายขนาดของรปภาพหรอ วตถ (object) ได ดงน�

1. คลกทพ�นทของกราฟทตองการแกไข จะเหนวามกรอบและสเหลยมเลกๆ ลอมรอบกราฟ2. คลกปมขวาของเมาส ทพ�นทของกราฟ เพอเลอกแกไข ดงรป จะมตวเลอกดงน�

o Format Chart แตงสพ�น ใสกรอบ ใสรปภาพพ�นหลงใหกราฟได

o Chart type (ข�นตอนท 1) ปรบเปลยนประเภทของกราฟo Source Data (ข�นตอนท 2) ปรบเปลยนแหลงขอมล



o Chart Option (ข�นตอนท 3) ปรบเปลยนรายละเอยดคำาอธบายกราฟตางๆ

o Location (ข�นตอนท 4) ปรบเปลยนบรเวณทวางกราฟ

รป แสดงการคลกขวาทกราฟเลอกแกไขในข �นตอนทตองการ

16. การจดเรยงขอมล (Sorting)a. การจดเรยงขอมลจากนอยไปมาก (Ascending)

1. ทำาแถบสกบกลมขอมลทตองการจดเรยงขอมล2. คลกเมน Data -> Sort จะปรากฏ Sort Dialog ข�น ดงรป

รป การเลอกคำาสงใหเรยงขอมลจากนอยไปหามาก (Ascending)

3. ในสวน Sort by ใหเลอกกลมของขอมล ทตองการจดเรยง และกำาหนดเลอก Ascending คอเรยงจากนอย ไปหามาก



4. คลกปม OK เพอให Excel ดำาเนนการจดเรยงขอมลb. การจดเรยงขอมลจากมากไปหานอย (Descending)

1. ทำาแถบสกบกลมขอมลทตองการจดเรยงขอมล2. คลกเมน Data -> Sort จะปรากฏ Sort Dialog ข�น ดงรป

รป การเลอกคำาสงใหเรยงขอมลจากมากไปหานอย (Descending)

3. ในสวน Sort by ใหเลอกกลมของขอมล ทตองการจดเรยง และกำาหนดเลอก Descending คอเรยงจากมาก ไปหานอย4. คลกปม OK เพอให Excel ดำาเนนการจดเรยงขอมล

17. การคำานวณ ตาง Work Sheetในการคำานวณตาง Work Sheet จะมลกษณะทตางจากการคำานวณภายใน Work Sheet อยสวนหนงเทาน �น นนคอ

เมอตองการอางขอมลทอยใน Work Sheet ไหน กจะตองมการอางถงชอ Work Sheet ทจะนำาขอมลมาคำานวณ โดยจะมรปแบบในการอาง Work Sheet ดงน�

ชอ Work Sheet ทอางถง ! Range ของขอมลใน Sheet ทอางถงเพอนำามาคำานวณ

** สงเกตวา หลงจากชอ Work Sheet แลวจะตองมเครองหมาย ! อยหลงชอ Work Sheet เสมอแลวหลงเครองหมาย ! กจะเปนการอางถงขอมลภายใน Work Sheet น�นตามปกต



ตวอยาง ตองการคำานวนโดยหาผลรวมของขอมลชวง A1 ถง B10 ใน Work Sheet ชอ Sheet1 โดยใหแสดง ผลลพธ ใน Work Sheet ชอ Sheet3 ทเซลล A1 จะสามารถปอนสตรในเซลล A1 ใน Sheet3 ไดดงน�

1. คลกเมาสทชอ Sheet3 ให Active 2. คลกทเซลล A1 ของ Sheet3 เพอปอนสตร โดยพมพสตร =

SUM(Sheet1!A1:B10)3. กดปม enter เพอจบการปอนสตร กจะไดผลลพธแสดงทชอง A1

ของ Sheet3 ดงรป

รป ขอมลดบทอยใน Work Sheet ชอ Sheet1

รป ผลลทไดจากการคำานวณขาม Work Sheet แสดงผลลพธใน Sheet3



18. ตวอยางการใชงาน ฟงกชน IF ในการคำานวณเกรดวชา SCCS100 มนกศกษาอย 5 คน โดยมคะแนนดบทเขาสะสมไดดงตาราง

ขอมลเซลล A1 ถง A5 และใหแสดงผลลพธของการตดเกรดทเซลล C1 ถง C5

รป ลกษณะตารางขอมลดบ และ Sheet 3 ท Active อย

อาจารยตองการตดเกรดนกศกษาท�ง 5 คนน� โดยมเงอนไขในการตดเกรด ดงน�

คะแนน มากกวาหรอเทากบ 85 คะแนนเกรด A

คะแนน มากกวาหรอเทากบ 70 และไมเกน 85 คะแนนเกรด B

คะแนน มากกวาหรอเทากบ 60 และไมเกน 70 คะแนนเกรด C

คะแนน มากกวาหรอเทากบ 50 และไมเกน 60 คะแนนเกรด D

คะแนน นอยกวา 50 คะแนน เกรด F

- พจารณาเงอนไขและวธการตดเกรดใหเขาใจถงการทำางาน นนกคอ เมอนำาคะแนนของนกศกษา 1 คนเขามา



พจารณา นกศกษาคนน�จะตองไดเกรดใดเกรดหนง ( A ถง F) ไป การพจารณาเงอนไขจะมลกษณะทสมพนธกน

- ตองการใหเกรด แสดงทเซลล C1 ถง C5 ดำาเนนการพมพสตรในเซลล C1 เพอเปนเซลลตนฉบบ โดยทเซลล C1 สตรจะนำาขอมลมาจากเซลล A1 นำามาพจารณาในเงอนไข สวนเซลล C2 ถง C5 ทำาสำาเนาจากเซลล C1 โดยอางองตำาแหนงแบบสมพทธ

มข �นตอนปฏบตเพอคำานวณเกรด ดงน�1. คลกเมน Insert -> Function -> เลอก Or Select a category

เปน All2. เลอน Scroll bar เพอเลอกฟงกชน IF หากพบแลวใหคลกทชอฟงกชน

IF3. คลกปม OK เพอเขาสการปอนอารกวเมนตใหฟงกชน IF4. เมอเหน Function Argument Dialog ใหปอนขอมลลงไปทละสวน

ดงน�

รป ลกษณะสวนทรอการปอนอารกวเมนตใหกบฟงกชน IF

ในสวน Logical_test ทำาการปอนเงอนไขทางตรรกะตวแรกในการตดเกรด โดยจะใชเงอนไขของการ ตดเกรด A จะไดเงอนไข คอ A1>=85

ในสวน Value_if_true ทำาการปอนสงทตองการทำา หรอคาทตองการแสดงเมอเงอนไขทตรวจสอบเปนจรง ดงน �นในสวนน�จะปอนตวอกษร A ลงไป โดยจะตองมเครองหมาย Double Quote ครอม ตวอกษรใสลงไป คอ “A”



ในสวน Value_if_false ทำาการปอนสงทตองการทำา หรอคาทตองการแสดงเมอเงอนไขทตรวจสอบเปนเทจ ดงน �นในสวนน�จะยงปอนตวอกษรไปเลยไมได เพราะนกศกษาอาจจะไดเกรดทอยในชวง B ถง F ได ในสวนน�กจะตองปอน เงอนไขในการตดเกรดของเกรด B ลงไป แลวกพจาณาอยางน�ไปจนครบเกรด F ดงน�นในสวนน�กจะไดสตรทจะปอนเขาไป คอ IF(A1>=70, “B”, IF(A1>=60, “C”, IF(A1>=50, “D”, “F”))))

5. เมอปอนขอมลใหกบฟงกชน IF เสรจแลว-> คลกปม OK เพอจบการทำางาน

6. สงทได จะไดเกรดของนกศกษาคนแรกทมคะแนนอยในเซลล A1 ออกมา คอเกรด D ดงรป

รป เมอปอนอารกวเมนตใหฟงกชน IF ในเซลล C1

** เมอดจากแถบสตรของเซลล C1 เมอทำาสำาเรจแลว เซลล C1 มสตรคอ =IF(A1>=85,"A",IF(A1>=70, "B",

IF(A1>=60, "C", IF(A1>=50, "D", "F"))))7. ทำาการ copy สตรจากเซลล C1 ไปยงเซลล C2 ถง C5 โดยการคลกมม

ลางดานขวาของเซลล C18. ทำาการ Drag จากเซลล C1 ผานเซลล C2 ไปส�นสดทเซลล C59. ปลอยคลก สงทไดจะเปนเกรดของนกศกษาท�ง 5 คนประกฏใหเหน ดงรป



รป เมอดำาเนนการ copy สตรจากเซลล C1 ไปยงเซลล C2 ถง C5


Documents

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel · Web viewเอกสารประกอบว ชา เทคโนโลย สารสนเทศเพ อช