€¦ · Web viewpour chacun des profils vous pouvez décider s’ils ont accès ou pas aux différentes ... quand vous quittez l’application ... soit par la fusion Word-Excel

Paramétrages iEnt Espace Numérique de Travail

iENT : Paramétrages + Messagerie + Cahier de texte(côté établissement)

Version 2.0 – 16 Décembre 2012

Préambule : ENT - iENT

Qu’est-ce qu’un ENT ? (*)

L’ENT est un Espace Numérique de Travail. C’est un ensemble intégré de services numériques, choisi, organisé et mis à disposition de la communauté éducative par l'établissement scolaire.

A ce titre, il constitue le système d'information et de communication de l'établissement, en offrant à chaque usager (formateur, élève ou apprenti, personnes en relation avec l'élève, personnel administratif, technique ou d'encadrement) un accès simple, dédié et sécurisé aux outils et contenus dont il a besoin pour son activité dans le système éducatif.

L’ENT de GestiBase et des iSolutions est partagé pour l’heure entre un iENT dédié aux parents, élèves-apprentis, entreprise-maîtres de stage- maître d’apprentissage et le iGesti. A terme, il sera l’accès unique à un ensemble de service distincts ou associés

Quels services numériques d’un iENT?

Parmi les services numériques proposés par l'iENT, on distingue principalement :

1. Les services de gestion : o Consultation des noteso Consultation des absences des élèves et des sanctionso Agenda annuel et planning de la semaineo Espace de travail et de stockageo Trombinoscopeo Consultation des menus de la semaine o Cahier de texte de la classe

2. Les services de communication et de collaboration : o Messagerie électronique interneo Forum de discussiono Affichage d'information (actualités)

3. Les services de mise à disposition et de gestion de ressources numériques (Plateforme Moodle) : o Fonctionnalités d'accès à des ressources numériques avec mises à disposition des élèves par l'enseignant, sous une

forme organisée (par discipline, par niveau, par thème des programmes, en fonction des progressions, etc.)

4. Les services d'administration de l'iENT : o gestion des usagers, des groupes d'usagers, des profils et des autorisations, personnalisation de l'ENT

(* Source Ministère)

Maintenant découvrons comment démarrer avec l’iENT du iGesti .

L’iENT de l’établissement c’est : le même nom que votre iGesti mais à la place du iMFR ou iCREAP ou i… on remplace par iENT.fr (ex : vivarais.icreap.fr => vivarais.ient.fr, anneyron.imfr.fr=>anneyron.ient.fr)

GestiBase iSolutions 1/27 28 Novembre 2012


A. PARAMETRAGE iENT dans le iGesti, iMFR, iCREAP (côté établissement)

1. Pour démarrer les paramétrages, il faut activer l’iEnt. Si vous avez un iSite ou acquis l’iEnt ou l’intranet

1 - Menu : intranet

2 - Activer

Si vous n’avez ni iSite ni iEnt ni intranet vous pouvez l’activer en démonstration

1 - Menu : intranet

2 - Activer

2. Lancement du paramétrage de la page d’accueil de l’iEnt.

Message si vous n’avez - ni iEnt - ni iSite - ni intranet



3. Création du message de la page d’accueil du portail iEnt.

Saisir le texte que vous voulez voir apparaître sur la page d’accueil de l’iEnt

- sur l’iENT



4. Lancement des paramétrages de l’iEnt.

La version de l’iENT est dans un premier temps en utilisation limitée en temps.

Ce message disparaîtra dès que vous aurez opté pour cette option ainsi que l’option messagerie

5. Lancement des paramétrages de l’iEnt : Publications et droits



5.1 Droits : Parties par profil

Il existe 3 profils qui peuvent se connecter sur l’iEnt- les élèves - les parents- les maîtres de stage ou employeurs

pour chacun des profils vous pouvez décider s’ils ont accès ou pas aux différentes parties de l’iEnt

puis enregistrer

5.2 Droits : Liens

Vous pouvez mettre des liens externes de sites internet ayant un intérêt pédagogique, informatif ou autre: site de votre établissement, site de votre organisation régionale ou nationale, site sur l’alternance…



5.3 Options : Planning de cours

Retrouvez ici toutes les options possibles d’affichage du planning dans l’iENT.

5.4 Options : Cahier de texte

Ces éléments permettront de caractériser le type de travail réalisé par les élèves.



5.5 Publication des éléments de chacun des élèves

- Eléments non publiés : liste des absences, notes, plannings, ... NON VISIBLES sur l’iEnt- Eléments en attente : liste des absences, notes, plannings, ... VISIBLES à partir de la date sélectionnée- Eléments déjà publiés : liste des absences, notes, plannings, ... DEJA VISIBLES sur l’iEnt

Les éléments publiables sont : Planning annuel des formations Planning hebdomadaire des formations (planning de cours) Récapitulatif des notes des jeunes Appréciation du bulletin Liste des absences, retards et avertissements Menu de la restauration Cahier de texte

o Planning annuel des formations

o Planning hebdomadaire des formations (planning de cours)

o Récapitulatif des notes des jeunes



o Liste des absences, retards et avertissements

o Menu de la restauration

o Menu cahier de texte : A noter que par défaut dans le cahier de texte la publication est automatique

o Menu Appréciation des bulletins par période et par classe



Comment publier des éléments ?

1. Cliquer sur la coche de publication2. La date du jour se met automatiquement3. Si vous voulez publier plus tard cliquer sur la date pour en

choisir une autre4. Puis enregistrer

- Si la date de publication est inférieure ou égale à la date du jour, l’élément est visible sur l’iEnt et vous pouvez dé publier ou modifier cette ligne dans la partie « Eléments déjà publiés »

- Si la date de publication est supérieure à la date du jour, l’élément sera visible à la date indiquée sur l’iEnt et vous pouvez dé publier ou modifier cette ligne dans la partie « Eléments en attente »

5.6 Autorisation : Photos

Par défaut toutes les photos des élèves sont affichées dans le trombinoscope de l’iEnt. Dans cette partie vous pouvez retirer pour chaque élève l’autorisation d’afficher sa photo

5.7 Comptes iEnt : élèves, parents et maîtres de stage et le compte établissement

- Par défaut, les élèves, parents et maîtres de stage n’ont pas accès à l’iEnt, il faut leur créer un mot d’utilisateur et un mot de passe. Ceux-ci vont se générer automatiquement pour les personnes que vous sélectionnerez

- Le nom d’utilisateur ne sera pas modifiable (cela utilisera le nom et le prénom)

- Le mot de passe généré sera modifiable par l’établissement et par les personnes sur l’iEnt (par défaut 4 consonnes + 4 chiffres)



Pour générer un mot de passe :

- Cocher les personnes à créer

- Appuyer sur le bouton pour lancer la création

- Un nom d’utilisateur et un mot de passe sera créé

Modifier un mot de passe :- Cliquer sur la loupe- Saisir un nouveau mot de passe- Puis enregistrer

Supprimer un mot de passe :- Cliquer sur la poubelle- Valider la palette de supression



- cocher les personnes à supprimer

- appuyer sur le bouton pour lancer la suppression

Le compte établissement :

Ce compte « universel » permettra à l’établissement de se positionner comme un élève ou un parent ou une entreprise. Le nom de l’utilisateur est généralement le nom du site et le mot de passe est à définir.

Côté iENT pour le compte établissement :

1- Saisir le nom du site iENT dans la barre d’adresses de votre navigateur internet (firefox par exemple)

(Généralement constitué par : villedemonétablissement.ient.fr)



2- Choisir élève, parents ou entreprise

3- Saisir le nom d’utilisateur du compte universel ainsi que le mot de passe

NB : si vous n’arrivez pas à vous connecter, fermer votre navigateur ou appuyer sur « CTRL+F5 » puis recommencer

4- Choisir élève, parents ou entreprise. Vous pouvez changer à tout moment de personnes en revenant sur l’icône du phare (choisir à nouveau une classe et une personne)

IMPORTANT : quand vous quittez l’application « iENT », il est impératif de se déconnecter en haut à droite.



6. Dernier point : Envoyer les identifiants aux élèves, parents ou à l’entreprise

Deux possibilités pour envoyer les identifiants : soit par les impressions PDF soit par la fusion Word-Excel

6.1 1er étape commune aux deux modes :

6.2 Par l’impression PDF

Les champs sont disponibles dans les requêtes de fusion Word ou Excel.

Sélectionner « Lettre iENT élèves (parents ou MDS)Aller sur le paramétrage : régler les marges, le contenu, les blocs de texte.Choisir l’onglet sélection et choisir les personnes ou les organismes.Et appuyer sur le bouton « Aperçu »



6.3 Par l’impression Fusion Publipostage Excel Word

- Choisir Excel et Fusion : Base élèves ou Base Parents-Elèves ou Base stages-contrat- Insérer dans votre requête les champs correspondants à l’iENT (ex : « Elève identifiant iENT » ou « Elève mot de passe

iENT ») - Fusionner (cf aide fusion publipostage avec Word) ou exporter sur Excel.



B. MESSAGERIE dans le iGesti, iMFR, iCREAP (côté établissement)

La messagerie de l’iENT est une messagerie UNIQUEMENT à usage interne. Autrement dit, nous pouvons communiquer seulement avec les personnels de l’établissement (saisie dans le iMFR dans le thème « Personnel » et qui sont permanents), les élèves, les parents et les maîtres de stage/apprentissage/employeurs.

La messagerie fonctionne comme une messagerie classique. Examinons les aspects les plus spécifiques :

1- Les adresses « mails internes » : Elles sont automatiques. Dès que vous saisissez un élève, nous pouvons communiquer avec lui, sa famille ou son maître de stage. Il n’y a pas à proprement parler d’adresses mail au sens où nous l’entendons habituellement. Pour accéder à la liste des personnes, il faut appuyer sur « Mes favoris »



Sur le côté droit apparaît la liste des groupes (Parents, élèves…). Sélectionner « Elèves » par exemple. Sur le côté gauche, apparaît la liste des élèves. Vous avez la possibilité soit de sélectionner les élèves soit (et/ou) de créer un groupe de favoris en cliquant sur l’étoile à droite (« (2) »).

Qui peut écrire à qui ? : Les élèves peuvent tous communiquer entre eux, avec les personnels, les entreprises de stage de l’année Les parents peuvent écrire aux maîtres de stage de leur enfant, à un membre du personnel Les entreprises peuvent communiquer avec le personnel de l’établissement, les parents et le jeune passé

dans l’organisme durant l’année

2- Les options :

Urgent : on indique à celui qui reçoit le message le niveau d’importance de ce message.

Accusé de réception : A la lecture du message, l’émetteur reçoit un message l’informant que le message envoyé a bien été lu.

Mail réel : Prévenir sur le mail réel qu’elle a reçu un message dans l’iENT (saisit soit dans la fiche élève, parents, ou carnet adresses). Sur le message, il n’y aura pas le contenu du message.

Classement : Classer par défaut les mails selon les thèmes « Notes », « Absences » ou encore « Facturation »



C. CAHIER DE TEXTE dans le iGesti, iMFR, iCREAP (côté établissement)

En préambule, le cahier de texte fonctionne UNIQUEMENT en lien avec le iPlanning. Toutes les informations sur les séquences de cours (formation, formateur, matière, tranches horaires, date…) sont dans le planning hebdomadaire.

L’option « Cahier de texte » se partage en 4 parties :

Cahier de texte : Visualisation du planning hebdomadaire et saisie du cahier de texte par formateur, par semaine, par séquence, par formation

Cahier de texte contenu : Visualisation et Saisie du cahier de texte, sous forme de tableau, du contenu à une séquence d’activité pédagogique

Cahier de texte Travail : Visualisation et Saisie du travail à réaliser par formation, par formateur, par séquence

Synthèse par formation : Visualisation statistique des séquences de cours complétés ainsi que du nombre de travaux fournis par formation.

1. Cahier de texte



Les séquences proviennent directement du planning hebdomadaire.

S’il y a eu un changement de planning dans la semaine, et que le responsable n’a pas effectué les correctifs, vous ne verrez pas apparaître vos séquences de travail.

Les modifications des séquences se feront qu’en revenant dans le planning hebdomadaire (point n°5).

La saisie des cahiers de texte est normalement effectuée par le formateur ou la formatrice. Par défaut, le formateur sélectionné est filtré sur le compte utilisateur. S’il possède seulement « les droits formateurs » (cf paramétrage->comptes utilisateurs), il ne pourra travailler que sur son cahier de texte. Autrement dit, il n’y a que le compte « Equipe administrative » ou le formateur lui-même qui puisse modifier le cahier de texte d’un formateur.

La couleur beige indique que la séquence n’a pas été complétée.

La couleur bleue indique que la séquence a été complétée. S’il y a un trombone, au moins un fichier a été attaché à cette séquence de cours.

L’icône avec les 3 personnages indique que sur la séquence, il y a eu regroupement de formations. En survolant avec sa souris sur la tranche, on visualise rapidement quels sont les groupes concernés.

1.1 Saisie du cahier de texte

La saisie du cahier de texte est très simple. On choisit la séquence (vide ou déjà complétée), on clique (gauche) une fois et la fenêtre du cahier de texte apparaît. Par défaut, les champs « Formateur », « Formation », « Matière » sont pré-remplis ainsi que la publication validée et la date du jour.

Il suffit ensuite de suivre les différents champs et de compléter ceux qui vous semblent utiles : Intitulé : c’est le minimum vital à saisir. Type : (cf « Publications et droits->Options->Cahier de texte) par défaut c’est un « cours ». A vous de

préciser si c’est un exercice, un contrôle, un travail de groupe… Contenu texte : Une grande zone de texte est proposée avec la possibilité d’affiner sa mise en page. Une

trentaine d’icônes différents est à votre disposition (gras, italique, couper, coller, lien hypertexte etc…)



1.2 Fichiers liés

Vous pouvez insérer un ou plusieurs fichiers liés à votre séquence pédagogique. 3 méthodes sont disponibles :

1.2.1 Téléchargement par le bouton parcourir

Cliquer le l’icône « Fichiers liés » (n°1), appuyer sur parcourir (n°2), choisir le ou les fichiers (n°3), ouvrir (n°4), visualiser les fichiers à télécharger et télécharger (n°6). Une petite poubelle permet de supprimer un fichier avant le téléchargement.



1.2.2 Téléchargement par la zone « Déposez vos fichiers ici »

Dans ce cas-là, on ouvre l’explorateur (ou mes documents) en utilisant le bouton « Démarrer » en bas à droite et en recherchant l’icône ou en utilisant le clavier directement avec les 2 touches simultanées « Fenêtre Windows » + « E »

Ensuite, vous glissez-déposez les fichiers vers la zone définie « Déposez vos fichiers ici » et vous téléchargez le ou les fichiers.

1.2.3 Utiliser la liste des fichiers liés par formation

Le ou les fichiers que vous souhaitez mettre dans votre séquence de cours sont déjà présents dans la base. Ex : 2 classes de BTS 1ère année. Vous avez déjà monté le fichier sur le BTS 1A et vous voulez utiliser le même en BTS 1B. Ou tout simplement, d’une année sur l’autre vous réutilisez les mêmes fichiers.

Dans ce cadre-là, on ira chercher la liste des « fichiers liés par formation ».



Cette liste de fichiers se constitue automatiquement dès qu’on insère un fichier pour un formateur et une formation. Un fichier est OBLIGATOIREMENT lié. ATTENTION ce n’est pas un explorateur de fichiers.

Vous pourrez sélectionner plusieurs fichiers en même temps en cliquant gauche en appuyant la touche « CTRL » comme dans Windows.

Au final, sur le formulaire de la séquence, vous verrez la liste des fichiers. En cliquant sur les icônes, le fichier s’ouvrira automatiquement. Une poubelle est présente pour supprimer les fichiers indésirables. A noter que si le fichier est retiré ici, il ne sera plus disponible dans la liste des fichiers liés.



1.3 Les différents types finalisations de la séquence

Pour terminer le travail sur la séquence, 4 possibilités :

1. « Enregistrer et créer travail » : Vous venez de mettre à jour la séquence de travail de la journée et vous voulez donner un travail à réaliser par les élèves. Ce bouton donne un accès direct au formulaire du travail.

2. « Enregistrer et Fermer » : Ferme la palette dès l’enregistrement effectué. On retourne directement sur le planning avec les différentes séquences.

3. « Enregistrer » : on enregistre et on continue à travailler sur la palette4. « Annuler » : on n’enregistre rien et on ferme la fenêtre.

1.4 Publications

Afin de faciliter la publication du cahier de texte dans la partie iENT, la coche est validée par défaut. La date utilisée par défaut est la date du jour. Vous pouvez bien sûr en décider autrement. Vous pourrez alors valider votre cahier de texte à partir de la partie « Publications et Droits ».

1.5 Gestion des cas particuliers

1.5.1 Création d’au moins deux séquences avec un contenu identique

- On saisit la première séquence- On enregistre la séquence- On clique sur la 2ème séquence et au lieu de la

compléter, on va récupérer le contenu de la séquence qui nous intéresse.

On peut choisir une séquence d’une autre classe ou d’une autre matière grâce aux deux sélecteurs au-dessus.



Lorsque vous ajoutez un contenu préexistant sur une nouvelle séquence, une zone « Séquences » apparait. En cliquant sur le petit triangle bleu, toutes les séquences rattachées à ce contenu seront là.

1.5.2 Suppression d’une séquence de cours

Il existe deux façons différentes de supprimer une séquence d’activité pédagogique.

1er cas : Suppression de la séquence simple : Dans la partie planning, on clique sur la séquence bleue (elle est complétée), on ouvre avec le triangle bleu sur la ou les séquences (sous intitulé). Puis on clique sur la croix rouge pour enlever le lien entre le contenu et une date-une heure. Dans ce cas-là, le contenu existe toujours

2ème cas : Suppression du contenu et/ou la séquence : Il faut aller sur l’autre menu « Cahier de texte Contenu »



1.5.3 La séquence regroupée

Les séquences regroupées sont caractérisées par 3 petits personnages. Quand on passe la souris au-dessus (point n°1) de la séquence, une info-bulle apparait avec les 2 (ou +) formations. Dans le cas ci-dessus, on s’aperçoit que la séquence (point n°2) a déjà été saisie tandis que la 2ème séquence du 2nd groupe (point n°3) est vide. Pour le compléter, on clique gauche sur la tranche dans l’info-bulle et on complète ou on récupère un contenu existant.

1.6 Création d’un travail

Pour créer un travail, 2 possibilités :

A la suite du contenu d’une séquence, « Enregistrer et créer travail » : Avantages : vous avez les valeurs de « Formateurs », « Formation » et « Matière »

Bouton « Nouveau travail » sur le côté droit du planning des séquences

La palette de la création du travail est très proche de la palette de création d’une séquence : un intitulé, des champs de sélection (formateur, formation…), une grande zone de texte, et la possibilité d’associer des fichiers.

Deux éléments nouveaux : « Pour le » et « le temps estimé »



« Pour le » : Date à laquelle vous attendez que vos élèves rendent le travail avec

soit un calendrier reprenant les périodes d’alternance (en rouge) et les périodes en Centre de Formation (en noir) ;

Soit avec le calendrier complet (possibilité de donner un travail à rendre pendant l’alternance)

« Temps estimé » : estimation du temps pour réaliser ce travail

Si vous oubliez, on vous rappellera à l’ordre !! Message d’avertissement :

Sur le côté droit, on indique le travail à réaliser ainsi que la date à laquelle les élèves doivent rendre le travail. Dans notre cas, ce sera le 23 du mois courant.

En appuyant sur le bouton « Nouveau travail », vous ouvrez la fenêtre vierge de saisie du travail à réaliser par les élèves.



2. Cahier de texte Contenu

Dans cette partie, on visualise tous les contenus des séquences de cours :

Les contenus libres : ce sont des contenus qui ont été saisis (« Nouveau contenu ») sans lien avec une date de séquence (soit le lien n’a jamais existé soit il a été supprimé)

Les contenus liés : Ce sont les contenus liés avec une ou plusieurs séquences

Le contenu libre permet à la formatrice ou au formateur de saisir et programmer l’ensemble de son activité pédagogique sur l’année ou sur une période. Ensuite, il/elle raccrochera le contenu à une séquence (« Sélectionner un contenu déjà saisi »).

Des filtres sont disponibles pour choisir le nom du formateur/trice , la formation et les matières. Les filtres sont liés entre eux : une formatrice, ses formations, ses matières.

Deux icônes en bout de ligne pour modifier (le crayon) le contenu ou le supprimer (la poubelle) définitivement. ATTENTION, vous supprimez aussi la séquence liée (s’il y a une liaison bien sûr)

En cliquant sur l’icône au début du nom du fichier, on accède directement à ce dernier.



3. Cahier de texte Travail

On visualise et on saisit les travaux donnés aux élèves, apprentis ou stagiaires.

Le fonctionnement est identique à celui du « cahier de texte contenu ». Il y a juste un filtre supplémentaire : les dates début et fin de la recherche du travail. Par défaut, 1 mois avant et 1 mois après la date de jour.

4. Synthèse par formation

Nous visualisons d’un coup d’un seul si les cahiers de texte ont bien été complétés. En appuyant sur la loupe, vous pourrez voir planning par planning l’état d’avancement des saisies. La barrette colorée en bleu du milieu informe sous forme graphique les données chiffrées.


Documents

€¦ · Web viewpour chacun des profils vous pouvez décider s’ils ont accès ou pas aux différentes ... quand vous quittez l’application ... soit par la fusion Word-Excel