Embed Size (px)
Citation preview
PERATURAN KEARSIPAN DAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Disampaikan pada Diklat Kearsipan dan Kesekretariatan Balai Diklat PU Wilayah I Medan
Medan, 24-28 Oktober 2011
Oleh : Ir. Untung Setyo, CES.
Arsip
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, ormas, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan Hal-hal yang berkenaan dengan arsip
Arsip Dinamis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
PENGERTIAN-PENGERTIANMenurut UU No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1
adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh prasarana dan sarana, serta sumberdaya lainnya. (Pasal 5)
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Ruang Lingkup Penyelenggaraan
kearsipan
Ruang Lingkup Penyelenggaraan
kearsipan
Pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip dinamis
Lembaga Negara/Kementerian/Pencipta Arsip:
Unit PengolahAdalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. (pasal 1)
Unit KearsipanAdalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan. (pasal 1)
Adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
(pasal 16 ayat 2)
(pasal 1)
KELEMBAGAAN ( Berdasarkan UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan )
PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS
Pengelolaan arsip dinamis
Tanggung jawab pencipta arsip Kementerian PU
Pengelolaan arsip statis
Tanggung jawab lembaga kearsipan/ANRI
Arsip Inaktif
Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.
Arsip Vital
Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/ atau terus menerus.
Arsip AktifArsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.
Arsip Statis
ORGANISASI KEARSIPAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM(Berdasarkan UU No 43 tentang Kearsipan 2009)
BADAN PENELITIAN DAN
PENGEMBANGAN
MENTERI
BADAN
PEMBINAAN KONSTRUKSI
SEKRETARIAT JENDERAL
INSPEKTORAT JENDERAL
DITJEN SUMBER DAYA AIR
DITJEN SUMBER DAYA
DITJEN BINA MARGA
DITJEN PENATAAN RUANG
Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah
Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah Unit Pengolah
Unit KearsipanAdalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan
Unit PengolahMempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua arsip yang berkaitan penciptaan arsip di lingkungannya
Unit KearsipanPada lembaga negara berada di lingkungan Sekretariat (pasal 17 ayat (2)
UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM (Berdasarkan UU Nomor: 43 Th 2009 tentang Kearsipan)
SEKJEN JENDERALPimpinan Unit Kearsipan
KA. BIRO UMUMPelaksana Unit Kearsipan
KABAG ADMINISTRASI PERKANTORAN
TU Unit Kearsipan
KASUBBAG KEARSIPAN
Pengelola ArsipKementerian
PU
PUSAT PENYIMPANAN
ARSIP KEMENTERIAN PU (KINTAKA)
UNIT KEARSIPANKEMENTERIAN
UNIT PENGOLAH(Unit Organisasi/Unit Kerja/Satker)
SDM KEARSIPAN
A N R I
Pejabat Pelaksana Unit Pengolah Arsiparis Petugas ArsipYang profesional (sertifikasi)
P E M B I N A A N
JENIS / MACAM ARSIP
ARSIP DAPAT BERUPA :
SURAT/
DOKUMENDISKET
PETA GBR KONSTRUKSI
FILM 8 MM HASIL FOTO DIGITAL/ NON
COMPACT DISK / CD
KASET VIDEO BETA
DATABASE
ARSIP FOTO PARA SEKRETARIS JENDERAL PU
ARSIP FOTO PARA SEKRETARIS JENDERAL PU
DAUR HIDUP ARSIP (Life Cycle of Records)
PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN
* Pengurusan Surat* Sistem Pemberkasan dan
Temu Balik* Manajemen Arsip aktif* Manajemen Arsip Inaktif* Program arsip Vital* Disaster prevention &
recovery plan* Program Perawatan
PENYUSUTAN
*Survei/Inventarisasi arsip* Penilaian arsip* Jadwal retensi* Pemindahan arsip inaktif* Pemusnahan* Penyerahan arsip Statis ke ANRI
PENCIPTAAN * Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah* Manajemen Laporan* Manajemen Produk Hukum
ANALOGI DAUR HIDUP ARSIP
DIRAWAT
DILIHAT KEMBALI
AKTIF
STATIS
INAKTIF
AWAL PENCIPTAAN
DINAMAKAN
DIKLASIFIKASI
TANGGUNGJAWAB PENCIPTA ARSIP(Menurut UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)
1. Membuat kebijakan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya berdasarkan ketentuan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
2. Melaksanakan pengelolaan arsip dinamis.3. Membentuk unit kearsipan.4. Menyediakan prasarana dan sarana kearsipan untuk
pengelolaan arsip dinamis.5. Secara khusus melakukan perlindungan dan
penyelamatan serta memberitahukan dan melaporkan kepada ANRI arsip yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak kerja dan masalah pemerintahan yang strategis.
6. Melaksanakan perlindungan dan penyelamatan arsip apabila terjadi bencana, berkoordinasi dengan ANRI.
7. Membuat Tata Naskah Dinas, klasifikasi arsip, JRA, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.
8. Menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, keselamatan arsip yang dikelolanya.
9. Mengatur dan mendokumentasikan proses pembuatan dan penerimaan arsip.
10. Menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yang berhak.
11. Membuat daftar arsip dinamis yaitu arsip terjaga dan arsip umum.
12. Menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip dinamis terjaga.
LANJUTAN
13. Menjaga kerahasiaan arsip tertutup.14. Menentukan prosedur layanan berdasarkan standar.15. Melaksanakan penyusutan arsip berdasarkan JRA.16. Memiliki JRA.17. Melaksanakan pemusnahan arsip sesuai dengan prosedur
yang benar.18. Menyerahkan arsip statis kepada ANRI.19. Membuat Program Arsip Vital.19. Menjamin autentisitas, reabilitas dan keutuhan arsip statis
yang diserahkan kepada Lembaga Kearsipan.20. Melaksanakan pengelolaan arsip yang diciptakan oleh
pihak lembaga yang diberi pekerjaan dengan anggaran negara.
LANJUTAN
PENYEMPURNAAN PERATURAN TATA PERSURATAN DAN KEARSIPAN KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM TAHUN 2012 - 2014
NO PRODUK PERATURAN STATUS PENUNJANG
1Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian PU
Sudah ditandatangani Menteri PU No 10/PRT/M/2011 tanggal, 15 September 2011
Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) Kementerian PU
Penamaan Nomenklatur diliingkungan Kementerian PU
3 Pedoman Tata Laksana Kearsipan
Proses revisi Sistem Kearsipan Elektronik (SKE)
4 Pedoman Pola Klasifikasi Arsip
Proses revisi
5 Pedoman Jadwal Retensi Arsip
Proses revisi
6 Pedoman Klasifkasi Keamanan dan Akses Arsip
Proses Identifikasi
7 Program Arsip Vital Proses Penyusunan
PERMASALAHAN KEARSIPAN KEMENTERIAN PU
Peningkatan Anggaran dan Satuan Kerja Kementerian PU sejak tahun 2005 – 2011 secara signifikan tidak disertai peningkatan volume arsip yang tertata.
Satuan Kerja/Unit Kerja belum maksimal memanfaatkan anggaran kegiatan untuk penataan arsip.
Satuan Kerja/Unit Kerja sangat jarang/Tidak Pernah melaksanakan Kegiatan Penataan Arsip.
Satuan Kerja/Unit Kerja minim petugas arsip yang memiliki kompetensi standar bidang kearsipan.
Prasarana & Sarana penyimpanan arsip pada Satuan Kerja/Unit Kerja terbatas.
Kondisi tempat & ruang penyimpanan arsip pada Satuan Kerja/Unit Kerja tidak layak .
Pihak yang bertanggung jawab pada Satuan Kerja/Unit Kerja “kurang paham - kurang peduli - enggan” terhadap hal terkait pengolahan arsip.
Kesulitan dalam pencarian fisik dan informasi arsip atau “temu balik arsip”.
ARSIP KACAU DI TATA TANPA ATURAN BINGUNG-LELAH !...
KECENDERUNGAN PENINGKATAN ANGGARAN KEMENTERIAN PU
Sumber : Biro Perencanaan dan KLN- Setjen PU
SIGNIFIKASINYA: ANGGARAN MENINGKAT = VOLUME ARSIP MENINGKAT
NO TAHUN TOTAL ANGGARAN (T)
1 2005 15,423
2 2006 21,629
3 2007 27,502
4 2008 33,885
5 2009 35,317
6 2010 36,172
7 2011 59,961
DITATA SESUAI ATURAN (UU NO.43 TH 2009 Tentang Kearsipan)
SOLUSI PERMASALAHAN
GOALBINGUNG !!!
SUMBER-SUMBER ARSIP
1. Arsip Unit Organisasi & Unit Kerja
2. Arsip Satker
3. Arsip Pihak Ketiga
4. Arsip Pimpinan.
1. ARSIP UNIT ORGANISASI & UNIT KERJA KEMENTERIAN PU( Rata-rata per tahun)
NO UNIT PENGOLAH / SATUAN KERJAJLH UNIT
PENGOLAH (SATKER)
JLH UNIT PENCIPTA (PPK)
RATA-RATA PRODUK ARSIP per PPK per
TAHUNVOLUME ARSIP
2010-2014
(1 PPK= 10 ML' /tahun) Jumlah (ML')
1 2 3 4 5 6I SEKRETARIAT JENDERAL 492 3.362
Arsip Struktural Biro/Pusat 10 - 82 820Arsip Satker 17 41 410 2.050
II INSPEKTORAT JENDERAL 20 120Arsip Struktural 6 - 4 24Arsip Satker 1 2 20 100
III DITJEN TATA RUANG 504 3.108Arsip Struktural 6 - 84 504Arsip Satker 34 42 420 2.100
IV DITJEN SUMBER DAYA AIR 7.104 43.808Arsip Struktural 6 - 1.184 7.104Arsip Satker 223 592 5.920 29.600
V DITJEN BINA MARGA 9.636 59.422Arsip Struktural 6 - 1.606 9.636Arsip Satker 201 803 8.030 40.150
Lanjutan
NO UNIT PENGOLAH / SATUAN KERJAJLH UNIT
PENGOLAH (SATKER)
JLH UNIT PENCIPTA (PPK)
RATA-RATA PRODUK ARSIP per
PPK per TAHUN
VOLUME ARSIP
2010-2014
(1 PPK= 10 ML' /tahun) Jumlah (ML')
1 2 3 4 5 6VI DITJEN CIPTA KARYA 11.052 68.154
Arsip Struktural 6 - 1.842 11052Arsip Satker 534 921 9.210 46.050
VII BALITBANG 240 1.440Arsip Struktural 5 - 40 200Arsip Satker 18 20 200 1.000
VIII BP KONSTRUKSI 216 1.296Arsip Struktural 5 - 36 180Arsip Satker/Pusat/Balai 15 18 180 900
IX BPJT 24 128Arsip Struktural 1 - 4 4Arsip Satker Badan 1 2 20 100
X BPPSPAM 48 256Arsip Struktural 1 - 8 8Arsip Satker Badan 1 4 40 200
TOTAL 29.340 181.122
2. ARSIP SATKER ( Permen PU nomor 02/PRT/M/2008 tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Departemen Pekerjaan Umum
Yang Merupakan Kewenangan Pemerintah Dan Dilaksanakan Sendiri )
Lampiran 1.c.1 angka 9 huruf d, Kebijakan Pelaksana Kegiatan:
(1) Satuan Kerja Harus mengarsipkan seluruh dokumen penyelenggaraan kegiatan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan ketentuan yang berlaku,
(2) Satuan Kerja mengendalikan penyedia jasa agar menyerahkan Gambar Hasil Pelaksanaan (As Built Drawing) tepat waktu,
(3) Satuan Kerja harus memeriksa dan mengevaluasi Gambar Pelaksanaan, agar dijamin Gambar Pelaksanaan tersebut adalah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya dilapangan.
3. ARSIP PIHAK KETIGA( UU 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 58)
(1) Lembaga Negara, pemerintahan daerah , perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD wajib mengelola arsip yang diciptakan oleh pihak ketiga yang diberi pekerjaan berdasarkan perjanjian.
(2) Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah pihak ketiga mempertanggungjawabkan kegiatannya kepada pemberi kerja dan lembaga lain yang terkait.
(3) Pihak ketiga yang menerima pekerjaan dari lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN da/atau BUMD berdasarkan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menyerahkan arsip yang tercipta dari kegiatan yang dibiayai dengan anggaran negara kepada pemberi kerja.
4. ARSIP PIMPINAN
ARSIP VITAL
KEWAJIBAN PENGELOLAAN ARSIP VITAL
Berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
PASAL 56(1) Lembaga Negara wajib membuat Program Arsip vital.(2) Program Arsip Vital tersebut dilaksanakan melalui: a. Identifikasi, b. Perlindungan dan pengamanan, c. Penyelamatan dan pemulihan.
MANFAAT ARSIP VITAL
Cepat memulai operasionalisasi bisnis kembaliMenjamin keselamatan dan keamananMemproteksi asset vitalMengurangi biaya asuransiMemenuhi kebutuhan hukumMengurangi kesalahan-kesalahan akibat shock
FUNGSI ARSIP VITAL
menjaga kelangsungan hidup organisasi ketika terjadi bencana.
menjamin kelangsungan bisnis dalam kondisi darurat. menciptakan kembali status hukum dan finansial.memelihara hak dan kewajiban pegawai, pelanggan,
pemilik, dan masyarakat.dokumen asset dan Objek Vital.pertanggungjawaban organisasi dari perspektif
keuangan,dokumen operation/ manual dan lain-lain.Tidak tergantikan.
CONTOH DAFTAR ARSIP VITAL
No Jenis Arsip
Unit Kerja
Kurun waktu Media Jumlah Retensi Metode
ProteksiLokasi
simpan Ket.
Peraturan Ka ANRI No.06 Tahun 2005
OBJEK VITAL WADUK
REHAB TOTAL OBYEK VITAL (Situ Gintung)
V I D E O
OBYEK VITAL JEMBATAN
V I D E O
OBYEK VITAL JEMBATAN
V I D E O
OBYEK VITAL BANGUNAN GEDUNG
Dalam rangka perlindungan, pengamanan dan penyelamatan dokumen/arsip vital negara, maka setiap instansi pemerintah pusat dan daerah diminta melakukan:
1. Identifikasi dok / arsip vital negara.2. Memisahkan dok/arsip vital negara dengan yang dok/arsip vital yang
tidak vital.3. Menyimpan dok/Arsip vital negara dalam lemari besi tahan api.4. Membuat copy/back-up dok/arsip vital negara dan menyimpannya di
ruang yang terpisah dengandok/asrip vila negara yang asli.
SURAT EDARAN MENTERI PANNOMOR:SE/06/M.PAN/3/2005
Tentang Program, Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana
Merupakan prasyarat bagi keberadaan instansi, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitas.
Sangat dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena berisi informasi yang digunakan rekonstruksi apabila terjadi bencana.
Berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (asset) negara/ instansi.
Berkaitan dengan kebijakan strategis negara/instansi.
1
2
3
4
KRITERIA ARSIP VITAL
CONTOH-CONTOH ARSIP VITAL INSTANSI
1. Kebijakan Strategis (Naskah Dinas Arahan yg masih berlaku);2. MOU dan Perjanjian Kerjasama yang Strategis (Dalam maupun
Luar Negeri);3. Arsip asset Negara (Sertifikat, BPKB, Gambar As Built Drawing, dll);4. Arsip Hak Patent dan Copy Right;5. Berkas Perkara pengadilan;6. Personil File;7. Batas wilayah, antar Negara/Prov/Kab/Kota;8. Dokumen Pengelolaaan Keuangan;9. Medical Record;10. Dan arsip lainnya yang dinyatakan Vital.
NASKAH DINAS ARAHAN (ASLI) PERJANJIAN KERJASAMA (MOU)
Sertifikat Hak Milik Tanah Buku Pemilik Kendaraan Bermotor
ARSIP HAK PATENT BUKTI PERKARA PIDANA/PERDATA
BATAS WILAYAHARSIP KEPEGAWAIAN
MEDICAL RECORD/DATA KESEHATANDOKUMEN PENGELOLAAN KEUANGAN
UPAYA PENGELOLAN ARSIP VITAL BIDANG PEKERJAAN UMUM
SURAT SEKJEN NO. HK 0101-Sj/229 Perihal Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
SURAT SEKJEN NO. UM 0104-Sj/129 Perihal Penataan, Pendataan, dan Pemeliharaan Arsip Vital Bidang Pekerjaan Umum
SURAT DIRJEN SDA NO. UM 0204 Da/379 Perihal Penataan, Pendataan, dan Pemeliharaan Arsip Vital Bidang Pekerjaan Umum.
PERATURAN-PERATURAN TERKAIT PENGELOLAAN OBYEK DAN ARSIP VITAL
BIDANG PEKERJAAN UMUM
1. Keputusan Presiden RI Nomor 63 Tahun 2004 tentang Pengamanan Obyek Vital Nasional.2. Keputusan Menteri Kimpraswil No. 337/KPTS/M/2004 tentang Pengamanan Obyek Vital
Nasional Bidang Permukiman dan Prasarana Wilayah.3. Instruksi Menteri Pekerjaan Umum No. 05/INMEN/M/2005 tentang Pengamanan Obyek
Vital Nasional Prasarana dan Sarana Bidang Pekerjaan Umum.4. Surat Edaran Menteri PAN No. SE/06/M.PAN/3/2005 tentang Program Perlindungan,
Pengamanan dan penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara Terhadap Musibah/Bencana.5. Surat Edaran Menteri Pekerjaan Umum No. 03/SE/M/2009 tentang Pengamanan
Konstruksi Infrastruktur Perkerjaan Umum Dalam Rangka Meminimalisasi Risiko Bencana dan Optimalisasi Fungsi.
6. Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 06 Tahun 2005 tentang Pedoman Perlindungan, Pengamanan dan Penyelamatan Dokumen/Arsip Vital Negara.
7. Pedoman Kerja Antara Departemen Pekerjaan Umum dengan Kepolisian Negara Republik Indonesia No. 390.1/KPTS/M/2009 tentang Pengamanan Penyelenggaraan Infrastruktur Bidang Pekerjaan Umum.
8. Surat Sekretaris Jenderal Pekerjaan Umum No. UM 01 04-Sj/129 tentang Penataan, Pendataan, dan Pemeliharaan Arsip Vital Bidang Pekerjaan Umum.
KLASIFIKASI ARSIP
Utk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi yang dibuat.
KLASIFIKASI KEAMANAN &AKSES ARSIP
Untuk menentukan keterbukaan /kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan fisik arsip & informasi nya (SR/R/T/B).
PROSES PENYUSUNAN
PENETAPANRETENSI ARSIP
Utk menentukan masa simpan (usia) arsip.
TATA NASKAH DINAS
Digunakan sebagai dasar penciptaan arsip agar memenuhi syarat Autentisitas & Realibilitas.
INSTRUMEN PENATAAN ARSIP
1
2
3
4
TND SEBAGAI INSTRUMEN PENCIPTAAN ARSIP
TATA NASKAH DINAS
KLASIFIKASI ARSIP
KLASIFIKASI KEAMANAN &AKSES ARSIP
Digunakan sebagai dasar penciptaan arsip agar memenuhi syarat Autentisitas & Reliabilitas.
Utk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi yang dibuat.
Untuk menentukan keterbukaan/kerahasiaan arsip dalam rangka penggunaan fisik arsip & informasi nya (SR/R/T/B).
PENETAPANRETENSI ARSIP
Utk menentukan masa simpan (usia) arsip.
DOKUMENTASI-REGISTRASI –
DISTRIBUSI- SIMPAN
Catat,Kirim,SimpanBukan
“Ikat, Timbang, Bayar”
Proses pembuatan
arsip dinamis
1. Tata Naskah Dinas
adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan
Naskah Dinas
Tata Naskah DinasAdalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi jeni, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
Tata Naskah Dinas Elektronik
Adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk kecepatan dan kemudahan dalam proses pengambilan keputusan.
MAKSUDsebagai acuan pengelolaan naskah dinas pada setiap unit organisasi di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum. (pasal 2)
TUJUAN
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien antar unit organisasi di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum maupun instansi lain di luar Kementerian Pekerjaan Umum dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan. (pasal 2)
MAKSUD DAN TUJUAN TATA NASKAH DINAS
Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian
PU
b. Sasaran
a. Latar Belakang
Pendahuluan
BAB IJenis dan Format
BAB II
Penyusunan Naskah Dinas
BAB III
d. Pengertian Umum d. Laporan
c. Naskah Dinas Khusus
b. Naskah Dinas Korespondensi
a. Naskah Dinas Arahan
e. Telaahan Staf
f. Naskah Dinas Lainnyag. Naskah Dinas Elektronik
c.Penomoran dan Pengkodean Naskah Dinas
b. Nama Jabatan/Instansi pada Kepala Naskah Dinas
a. Persyaratan Penyusunan
d. Nomor Halaman
e. Ketentuan Jarak Spasi
f. Penggunaan Huruf
g. Kata Penyambung
h. Lampiran
i. Daftar Distribusi
j. Ruang Tanda Tangan
k. Ukuran, Batas Margin, dan Jenis Kertas
l. Penggunaan Bahasa
m. Ketentuan Lain-lain.
SISTEMATIKA PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PU
c. Asas
Tata Surat DinasBAB IV
BAB V
Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat Naskah Dinas
BAB VI
Penggunaan lambang Negara, Logo, dan Cap Dinas
Pedoman Tata Naskah
Dinas Kementerian
PU
b. Ketentuan Penyusunan Surat Dinas
a. Pengertian
c. Ketentuan Surat Menyurat
d. Media/Sarana Surat-Menyurat
e. Susunan
f. Penanganan Surat Masuk
g. Penanganan Surat Keluar
h. Distribusi Naskah Dinas
i. Penamaan Instansi (Nomenklatur) dan Penyebutan Jabatan
a. Penggunaan Lambang Negara
b. Penggunaan Logo
c. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam kerja sama
d. Penggunaan Cap Dinas
e. Pengawasan
a. Pengertian
b. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat
2. KLASIFIKASI ARSIP
Pola Klasifikasi Arsip (PKA) adalah susunan klasifikasi arsip yang dikelompokan
berdasarkan suatu pola tertentu dan ditetapkan dengan tujuan untuk mencapai
kesatuan bahasa dan pengertian, keseragaman, serta kemudahan guna penataan arsip (pengendalian berkas,
penyimpanan, dan penyusutan)
Permen PU No.38/PRT/M/2007
sebagai acuan dalam penataan arsip, mulai dari penciptaan, pengendalian, penyimpanan, penemuan kembali, dan penyusutan arsip di lingkungan Kementerian PU
•Keseragaman dan Ketertiban dalam dalam pelaksanaan persuratan dan kearsipan di lingkungan Kementerian PU.
Maksud dan Tujuan Klasifikasi Arsip
PKA
PKA FASILITATIF
PKA SUBSTANTIF
Pengelompokan Pola Klasifikasi Arsip terdiri dari:
INDEKS RELATIF
kelompok arsip yang menyangkut kegiatan-kegiatan unsur pembantu
pimpinan.
kelompok arsip yang menyangkut kegiatan-kegiatan unsur pelaksana utama tugas pokok Kementerian.
Permen PU No.38/PRT/M/2007, pasal 3
Daftar Masalah (Subjek) yang disusun berdasarkan Abjad (Alphabetis)
TABEL PKA
Hukum (HK)Hubungan Luar Negeri (HL)Hubungan Masyarakat (HM)Industri Konstruksi (IK)Iptek (IP)Kajian Kebijakan & Strategi (KJ)Kepegawaian (KP)Keuangan (KU)Organisasi & Tata Kerja (OR)Pengolahan Data (PD)Pendidikan dan Latihan (PD)Perlengkapan (PL)Penanaman Modal (PM)Perencanaan (PR)Pengawasan (PW)Tanah (TN)Umum (UM)
Air Minum (AM)Assainering (AS)Air Tanah (AT)Bangunan Umum (BU)Irigasi (IR)Jembatan (JB)Jalan (JL)Konstruksi Bangunan (KB)Keseahtan Lingkungan (KL)Lingkungan Permukiman (LP)Polder (PO)Pengaman Pantai (PP)Rawa (RW)Sungai (SU)Tata Ruang (TE)
TABEL-A PKA FASILITATIF TABEL-B PKA SUBSTANTIF
3. Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip (Menurut UU No.43 Th 2009 tentang Kearsipan)
Adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. (pasal 1).
Akses Arsip
Lembaga kearsipan wajib menjamin kemudahan akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam pasal 59 ayat (2) huruf d bagi kepentingan pengguna arsip. pasal 64 ayat (1)
Akses ArsipStatis
Akses arsip statis dilakukan untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dengan memperhatikan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip. pasal 64 ayat (2).
4. JADUAL RETENSI ARSIP (Proses Revisi)
PENGERTIAN
• Retensi adalah batas waktu kegunaan arsip
• Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip
Permen PU No.38/PRT/M/2007, pasal 1
untuk digunakan sebagai acuan dalam penyusutan arsip yang diselenggarakan oleh Satminkal/Unit Kerja/Satuan Kerja di lingk Dep.PU
•untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna kearsipan serta untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional.
Maksud dan Tujuan JRA
CONTOHJADWAL RETENSI ARSIP (JRA) FASILITATIF
NO
JENIS ARSIPJANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI) KET
AKTIF INAKTIF
DI SATMINAR DI PUSIMPAR
PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
1 Standar Kegiatan Pendidikan dan pelatihan (Diklat)
a. Standar Kompetensi Pengajar dan Peserta
b. Kurikulum
c. Silabus
d. Pedoman penyelenggaraan diklat
s.d. diperbaharui
s.d. diperbaharui
s.d. diperbaharui
s.d. diperbaharui
3 th
3 th
2 th
4 th
1 th
1 th
-
-
Permanen
Permanen
Musnah
Dinilai kembali
CONTOHJADWAL RETENSI ARSIP (JRA) SUBSTANTIF
NO
JENIS ARSIPJANGKA WAKTU PENYIMPANAN
(RETENSI) KET
AKTIF INAKTIF
DI SATMINAR DI PUSIMPAR
SUMBER DAYA AIR
1 Sungai, Danau, & Waduk
a. Pembinaan perencanaan teknis dan pelaksanaan konstruksi
1) Pembinaan studi AMDAL
2) Pembinaan perencanaan teknis
3) Evaluasi kelayakan program dan kegiatan
2 th
2 th
3 th
3 th
3 th
3 th
-
-
-
Dinilai kembaliMusnah
Musnah
CONTOH-CONTOHKEKELIRUAN SURAT
KEKELIRUAN PENCETAKAN KOP SURAT
Kop Surat tidak menggunakan garis dan penyusunannya tidak simetris.
DIREKTORAT JENDERAL.......................DIREKTORAT........................................................................................Jalan ...................................................................... Telepon .................Facsimili ...................
Kop Sesuai Format TND
Kop Surat Ditjen Penataan Ruang. Yang menandatangani Surat Direktur Taruwil IV
NOMENKLATUR tidak sama dengan
TITLELATUR
KEKELIRUAN PENGGUNAAN KOP DITJEN
Bila yang dimaksud adalah atas nama, maka seharusnya mencantumkan:
“a.n. Direktur Jenderal Penataan Ruang ”
KEKELIRUAN PENGGUNAAN KOP SATKER
Kop yang digunakan Nomenklatur “Puslitbang Sebranmas “.
Titelatur “Kepala Satker”
NOMENKLATUR = TITELATUR
K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M BADAN..........................................
SATUAN KERJA......................................................... Jalan ......................................................... Telepon .......................... Facimile ...................................
Kop yang seharusnya
2,0 spasi
Nomor : ………….………………….. Jakarta, …………………. Lampiran : ……………………………… 1,5 spasi 2,0 spasi Kepada Yth : ………………………………………………………. ………………………………………………………. 1,5 spasi di ………………………………………………………. 2,0 spasi Perihal : …………………………………………………………………………… 3,0 spasi
UNDANGAN 2,0 spasi ..…………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………….. 1,5 spasi 2,0 spasi Hari : ……………………………………………………………….. Tanggal : ……………………………………………………………….. Jam : ……………………………………………………………….. 1,5 spasi Tempat : ……………………………………………………………….. Acara : ………………………………………………………………… 2,0 spasi Mengingat pentingnya ………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………. 1,5 spasi …………………………………………………………………………………………………………. 2,0 spasi NAMA JABATAN ……………………………………………… 1,5 spasi
(tandatangan) 4,0 spasi
(……………nama terang.……………….) IP …………………………………………… 1,0 spasi
Tembusan disampaikan kepada Yth : 1. …………………………………………….. 2. ……………………………………………..
K E P A L A S U R A T
I S I S U R A T
K A K I S U R A T
SEKRETARIAT JENDERALJalan Pattimura No. 20 - Kebayoran Baru - Jakarta Selatan, Telepon (021) 7260839 - Fax (021) 7260839
D E P A R T E M E N P E K E R J A A N U M U M
KEKELIRUAN TIDAK SESUAI FORMAT
Seharusnya Tertulis“UNDANGAN”
KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM
Ditetapkan di Jakartapada Tanggal 18 Pebruari 2011
DIREKTUR JENDERAL SUMBER DAYA AIR
Dr. Ir. Mochammad Amron, M.Sc.NIP 195112201976031002
SeharusnyaTertera
KEKELIRUAN TIDAK SESUAI FORMAT
KEKELIRUAN FORMAT KOP SURAT & PENGETIKAN TITELATUR
Kop tidak menggunakan GARIS ????
Titelatur tidak lengkap : Seharusnya diketik lengkap:
Kepala Pusat Penelitian dan Pengembangan Permukiman
K E M E N T E R I A N P E K E R J A A N U M U M BADAN.................................
PUSAT......................................................................... Jalan ......................................................... Telepon .......................... Facimile ...................................
KEKELIRUAN PENGETIKAN NAMA
Pengetikan nama :Seharusnya tidak menggunakan tanda kurung “ (.......... ) ”
KEKELIRUAN IDENTIFIKASI PENOMORAN SURAT
TERTERA: UM.01.02-OP/70/2011
SEHARUSNYA: UM 01 02-Ar/70Kode Identifikasi untuk Direktorat Bina Operasi dan Pemeliharaan Ditjen SDA adalah Ar
Tertera : ArsipPengetikan kata “Arsip” & “Pertinggal” di dalam tembusan seharusnya tidak diperlukan mengingat surat yg sudah terkirim pada dasarnya adalah Arsip.
KEKELIRUAN PENOMORAN SURAT
TERTERA Nomor : 18/KPTS/D/2011
SEHARUSNYA Nomor: 18/KPTS/Da/2011 Menurut Susunan Kode Identifikasi,
untuk Kode Direktur Jenderal SDA adalah “Da”
KEKELIRUAN PENOMORAN SURAT
TERTERA: KP 01 08 - Cb/988
KP = Kepegawaian 01 = Perencanaan dan Pengadaan
Pegawai08 = Bantuan tenagaCb = Kode Identifikasi988 = Nomor Urut Surat
SEHARUSNYA: PD 02 03 - Cb/988
PD = Pendidikan 02 = Perencanaan Diklat03 = Pengaturan Pelaks DiklatCb = Kode Identifikasi988 = Nomor Urut Surat
KEKELIRUAN PENGGUNAAN “ATAS NAMA”
Tertera : A.n.
Seharusnya : a.n.
KEKELIRUAN PENGETIKAN “ATAS NAMA”
Tertera : a/nSeharusnya : a.n.
KEKELIRUAN PENGGUNAAN “ATAS NAMA”DAN “ARSIP/PERTINGGAL” PADA TEMBUSAN
Tertera : A.n.
Seharusnya : a.n.
Tertera: PertinggalPengetikan kata “Arsip” & “Pertinggal” di dalam tembusan seharusnya tidak diperlukan mengingat surat yg sudah terkirim pada dasarnya adalah Arsip.
Pengetikan “Nomor Surat” tidak boleh disingkat “No”.
Surat keluar yang diarsipkan seharusnya yg bernomor sesuai dg Pola Klasifikasi Arsip (PKA).
Pengetikan Atas Nama “A.n.” Seharusnya “a.n.”
Tembusan pengetikan kata “Arsip” & “Pertinggal” seharusnya tidak dipergunakan.
Surat yg beredar seharusnya yang tidak berparaf
KEKELIRUAN KEWENANGAN PENANANDATANGANAN SURAT KELUAR
Surat dari staf Dit. Taruwil II ditujukan kepada Kabag Kepegawaian dan Ortala Set. Ditjen Taru.
Apakah seorang Staf secara kedinasan diberikan kewenangan untuk menandatangani surat keluar yang bersifat mewakili Dit.Taruwil II/Kasubbag TU ?.......
KEKELIRUAN PENGGUNAAN CAP DINAS
Dalam kaki Memo Dinas tidak dibenarkan menggunakan cap dinas karena Memo Dinas hanya digunakan sebagai alat komunikasi intern Kementerian.
KEKELIRUAN PENOMORAN SURAT
TERTERA: UM 01 03-Bs/17
UM = Umum 01 = Ketatausahaan 03 = PersuratanBs = Kode Identifikasi 17 = Nomor Urut Surat
SEHARUSNYA: TN 13 03-Bs/17
TN = Tanah 13 = Perizinan Tanah03 = Izin Penggunaan TanahBs = Kode Identifikasi 17 = Nomor Urut Surat
KEKELIRUAN PENGETIKAN
Tertera Sekretaris Jenderal
Seharusnya Sekretariat Jenderal
Tertera Keputusan Sekjen
tetapi pada keterangan “menimbang” tertera
Keputusan Menteri
KEKELIRUAN PENGETIKAN
KEKELIRUAN PENGETIKAN
Pada keterangan “menetapkan” tertera
Keputusan Menteri namun yang menandatangani
Sekretaris Jenderal ????
KEKELIRUAN CAP DINAS SURAT KELUAR
Surat Dinas yang telah dIkirim belum dibubuhi Cap Dinas.
Tertera
Direktur Jenderal Akreditasi SDM Kearsipan - ANRI
KEKELIRUAN NOMENKLATUR TUJUAN SURAT KELUAR
Seharusnya
Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan
Tertera
Direktur Jenderal Akreditasi SDM Kearsipan - ANRI
KEKELIRUAN NOMENKLATUR TUJUAN SURAT KELUAR
Seharusnya
Direktur Akreditasi dan Profesi Kearsipan
Untuk Pembelajaran
CONTOH-CONTOHNASKAH DINAS PALSU
PALS
U
Kop Surat seharusnya
menggunakan Kop Menteri
Nomor tidak sesuai format
Pembubuhan cap seharusnya mengunakan
cap Menteri bukan menggunakan cap dinas
Penggunaan kata “cc arsip” tidak sesuai dengan Pedoman
TND
TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
NO FITUR-FITUR 2011 2012
1 Surat Masuk 2 Surat Keluar 3 Penelusuran Surat 4 Penelusuran Disposisi 5 Agenda Harian Pimpinan 6 Sistem basis data 7 Sistem pengamanan 8 Template/Borang
9 Scanning Dokumen (Pemindaian)
PENGEMBANGAN TNDE TAHUN 2012
SANKSI - SANKSI
1. Sanksi Administratif 2. Sanksi Pidana 3. Sanksi Denda
1 1 Tidak menyusun JRA , 1 Teguran Tertulis
2 Tidak membuat Program Arsip Vital
3 2
4 3
SANKSI SANKSI
Penurunan gaji sebesar 1x kenaikan gaji berkala paling lama1 thn.
Selama 6 bln berikutnya tidakmelakukan perbaikan .
Penurunan pangkat pd pangkat yg lebih rendah paling lama 1 thn.
DENDANO SUBJEK HUKUM
- -
- -
-
Pejabat / Pelaksana
PELANGGARAN
Selama 6 bln tdak melakukan perbaikan.
-
PIDANAADMINISTRATIF
SANKSI ADMINISTRATIF
2 1 1 Teguran Tertulis
2 2 Teguran Tertulis
3 Selama 6 bln tdak melakukan perbaikan. 3
4 4
Penurunan gaji sebesar 1x kenaikan gaji berkala paling lama1 thn.
- -
Selama 6 bln berikutnya tdak melakukan perbaikan .
Pembebasan dari Jabatan.
- -
Pejabat/Pimpinan Instansi/Pelaksana.
Tidak dapat menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: andal, sistematis, utuh, meyeluruh, sesuai denga norma, standar, prosedur, krit
- -
Tidak memberkaskan, melaporkan arsip pemerintahan yang ...strategis kepada ANRI.
- -
NO SUBJEK HUKUMSANKSI SANKSI
ADMINISTRATIF PIDANA DENDAPELANGGARAN
SANKSI ADMINISTRATIF
3 1 1 Teguran Tertulis
2
3
4
5 Selama 6 bln tdak melakukan perbaikan. 2
6 3
NO SUBJEK HUKUMSANKSI SANKSI
ADMINISTRATIF PIDANA DENDA
Pejabat/Pimpinan Instansi/Pelaksana.
Tidak membuat Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, Jadwal Retensi Arsip, Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses
- -
Tidak menyediakan arsip dinamis bagi kepentingan pengguna yg berhak.
Selama 6 bln berikutnya tdak melakukan perbaikan .
Pembebasan dari Jabatan.
- -
PELANGGARAN
Tidak memberkaskan dan melaporkan arsip kegiatan... masalah pemerintahan yg strategis kepada ANRI.Tidak menyerahkan arsip tsb dalam bentuk salinan autentik dari naskah asli maksimal 1 thn setelah dilakukan pelaporan ke ANRI.
Penurunan gaji sebesar 1x kenaikan gaji berkala paling
- -
SANKSI ADMINISTRATIF
SANKSI PIDANA
1 Setiap orang 1• Maks. 5 Thn Maks.250 Juta
2 Setiap orang • • Maks. 3 Thn Maks.125 Juta
3 Setiap orang • • Maks.1 Thn 25 Juta
4 Pejabat • • Maks.10 Thn Maks.500 Juta
PELANGGARAN
Dengan sengaja tdk memberkaskan danmelaporkan"arsip terjaga".(Masalah pemerintahan yg strategis)
-
Dengan sengaja menguasai dan ataumemiliki "arsip negara". ( Arsip ygteripta dari kegiatan lembaga negaradan kegiatan yg menggunakan sumberdana negara dinyatakan sebagai arsipmilik negara).
-
Dengan sengaja menyediakan arsipdinamis kpd "pengguna arsip yg tidakberhak". (Arsip dinamis hanyadisediakan bagi kepentingan pengunaarsip yang berhak).
-
Dengan sengaja tdk menjaga keutuhan,keamanan, dan keselamatan arsipnegara yg terjaga utk kepentingannegara.
-
NO SUBJEK HUKUMSANKSI SANKSI
ADMINISTRATIF PIDANA DENDA
SANKSI PIDANA
5 Setiap orang • • Maks. 5 Thn Maks.250 Juta
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Dengan sengaja tdk menjaga"kerahasiaan arsip tertutup".( 9butir)
-
Menghambat proses penegakkanhukum.
PELANGGARANSANKSI SANKSI
ADMINISTRATIF
Mengungkapkan memorandum atausurat-surat yang menurut sifatnyaperlu dirahasiakan.
Membahayakan pertahanan dankeamanan negara.Mengungakapkan kekayaan alamIndonesia yg dalam kategoridilindungi kerahasiaannya.
PIDANA DENDANO SUBJEK HUKUM
Merugikan ketahanan ekonominasional.Merugikan kepentingan politik luarnegeri dan hubungan luar negeri.Mengungkapkan isi akta autentik ygbersifat pribadi dan kemauan terakhirataupun wasiat sesorang kecuali kpdyg berhak secara hukum.Mengungakapkan rahasia atau datapribadi.
Mengganggu kepentinganpelindungan hak atas kekayaanintektual dan pelindungan daripersaingan usaha tidak sehat.
SANKSI PIDANA
6 Setiap orang • • Maks.10 Thn Maks.500 Juta
1 Tidak memiliki nilai guna.
2
3
4
7 Setiap orang • • Maks.10 Tahun Maks.500 Juta
8 Pihak ketiga • • Maks.5 Tahun Maks.250 Juta
NO SUBJEK HUKUM PELANGGARANSANKSI SANKSI
ADMINISTRATIF PIDANA DENDA
Menjualbelikan atau menyerahkanarsip yg "memiliki nilai kesejarahan" kepada pihak luar .(Menyerahkan arsip statis kepada ANRI)
-
Tidak menyerahkan Arsip yangtercipta dari kegiatan yg "dibiayai dengan anggaran negara". ( Pihakketiga yg menerima pekerjaan darilembaga negara…berdasarkanperjanjian kerja wajib menyerahkanarsip yg tercipta dari kegiatan ygdibiayai dengan anggaran
-
Memusnahkan arsip di luar"prosedur yang benar".( 4 butir)
-
Telah habis retensinya danberketerangan dimusnahkan berdasarJRA.Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang.Tidak berkaitan dengan penyelesaianproses suatu perkara.
