03-perencanaan proyek

MANAJEMEN PROYEKPERANGKAT LUNAK

Program Pendidikan Vokasi

Universitas Brawijaya

Tahun 2011

Pertemuan 3

MEMULAI PROYEK

KELOMPOK PROSES DALAM MANAJEMEN PROYEK

LAHIRNYAPROYEK

MEMULAIPROYEK

PERENCANAANPROYEK

PENGAWASAN PROYEK

PENUTUPANPROYEK

WAKTU

PELAKSANAAN PROYEK

3

9 BIDANG PENGETAHUAN

YANG PERLU DIKUASAI MANAJER PROYEK

(SUMBER: SCHWALBE, I.T.PROJECT MANAGEMENT, THOMSON LEARNING,2006 dengan modifikasi)

PIRANTI &

TEKNIK

MANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

MANAJMCAKUPAN PROYEK

MANAJMWAKTU

PROYEK

MANAJMBIAYA

PROYEK

MANAJMMUTU

PROYEK

MANAJMSDM

PROYEK

MANAJMKOMUNI-

KASI PROYEK

MANAJMRESIKOPROYEK

MANAJMPEMBE-

LIANPROYEK

KEBU-TUHAN

& HARAPAN

STAKE-HOLDER

PROYEK

BERHASIL

4

BAHASAN

1. Project Charter2. Kick-off meeting3. Persiapan perencanaan

5

Proses-proses dlm manajemen integrasi proyek

1. PenyusunanProject Charter

5 Monitoring &PengawsanPekerj proy

4. Pengarahan& pengelolaan

pelaks proy

3. Penyusunan rencana

manajm proy

2. Penyusunanpernyataan

cakupan awal

7. Penutupanproyek

6. Pengendalianperubahanterintegrasi

KLP PROSES PELAKSANAAN

KLP PROSES PENUTUPAN

KLP PROSES MEMULAI

KLP PROSES PENGAWASAN

KLP PROSES PERENCANAAN

6

PROJECT CHARTER

Project charter adalah dokumen yang secara resmi menyatakan kewenangan sebuah proyek.

Draft project charter disusun oleh manajer proyek dan disepakati oleh anggota tim proyek sebelum diajukan kepada sponsor.

7

PROJECT CHARTER (lanj)

Project charter ditandatangani oleh anggota tim sebagai tanda komitmen anggota tim pada kegiatan proyek.

Bila diperlukan dukungan tinggi dari pihak lain (klien / calon pengguna), maka mereka juga diminta menanda-tangani.

Bila proyek dilaksanakan dengan kontrak, maka kontrak ini dapat berlaku sebagai project charter bagi pelaksana pekerjaan yang dikontrakkan

8

PROJECT CHARTER

NAMA PROYEK: ………………MULAI : ……………… SELESAI: …………

INFORMASI ANGGARAN:(Jelaskan ttg anggaran keseluruhan dan penggunaan utamanya)

MANAJER PROYEK:(Sebutkan nama lengkap, dan alamat e-mailnya)

SASARAN PROYEK:(Perlu jelas, supaya pada akhir proyek bisa diukur)

PENDEKATAN:(Isikan cara yang akan ditempuh, dan berikan gambaran untuk melaksanakan itu)

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB ANGGOTA TIM

NAMA PERAN POSISI CARA KONTAK E-MAIL; TELP; DLL

NAMA 1 SPONSOR DIR. PEMASARAN xx.bl.ac.id

NAMA 2 MANAJER PROYEK MANAJER T.I.

NAMA 3 ANGGOTA TIM BAG. T.I




NAMA 7 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA

NAMA 8 TENAGA AHLI MEWAKILI PENGGUNA

(Schwalbe,Information Technology Project Management, 4thed, Thomson, 2006)

10

KICK-OFF MEETING

Kickoff meeting adalah pertemuan pertama, yang dihadiri oleh semua pemangku kepentingan (stakeholder) utama untuk mendiskusikan: Tujuan / sasaran Rencana secara umum Hal-hal lain yang dipandang penting untuk

disepakati

11

PERSIAPAN PERENCANAAN

Sebelum menyusun rencana yang lengkap, hal-hal yang sangat mendasar perlu dipersiapkan dulu, yaitu:

Cakupan proyek Jadwal proyek Standar mutu (kualitas) Estimasi anggaran biaya proyek

(CSSQ: C=cost; S=scope; S=schedule; Q=quality)

Disamping 4 hal diatas, perlu juga dibuat:Daftar resiko & Rencana komunikasi

12

CAKUPAN AWAL PROYEK

Karakteristik & batasan proyek dan produknya

Metode penerimaan

Pengendalian cakupan

13

TUGAS 3

Buatlah Project Charter sesuai topik kelompok

14

Pertemuan 3

PERENCANAAN PROYEK

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK

BID. PENGETAHUAN PROSES

INTEGRASI MNJ. PROY

1. MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

MNJ. CAKUPAN PROYEK

1. PERENCANAAN CAKUPAN2. PENDEFINISIAN CAKUPAN3. MEMBUAT WORK BREAKDOWN STRUCTURE

MNJ. WAKTU PROYEK 1. PENDEFINISIAN KEGIATAN2. PENGURUTAN KEGIATAN3. PENGESTIMASIAN KEBUTUHAN SUMBER

DAYA4. PENENTUAN DURASI5. PENYUSUNAN JADWAL

MNJ. BIAYA PROYEK 1. PENGESTIMASIAN BIAYA2. PENYUSUNAN ANGGARAN BIAYA

MNJ. MUTU PROYEK 1. PERENCANAAN MUTU16

PROSES-PROSES DALAM PERENCANAAN PROYEK

BID. PENGETAHUAN

PROSES

MNJ. S.D.M. PROYEK

1. PERENCANAAN S.D.M.

MNJ. KOMUNIKASI PROYEK

1. PERENCANAAN KOMUNIKASI

MNJ. RESIKO PROYEK

1. PERENCANAAN MANAJEMEN RESIKO2. PENGIDENTIFIKASIAN RESIKO3. ANALISIS KUALITATIF RESIK4. ANALISIS KUANTITATIF RESIKO5. PENENTUAN TANGGAPAN RESIKO

MNJ. PEMBELIAN PROYEK

1. PERENCANAAN PEMBELIAN DAN PENERIMAAN

2. PERENCANAAN KONTRAK17

PROSES PERENCANAAN DALAMMANAJEMEN INTEGRASI PROYEK

1. PenyusunanProject Charter

5. Monitoring &PengawasanPekerj proyek

4. Pengarahan& pengelolaanpelaks proyek

3. Penyusunan rencana

manajm proyek

2. Penyusunanpernyataan

cakupan awal

7. Penutupanproyek

6. Pengendalianperubahanterintegrasi

KELOMPOK PROSES PELAKSANAAN

KELOMPOK PROSES PENUTUPAN

KELOMPOK PROSES MEMULAI

KELOMPOK PROSES PENGAWASAN

KELOMPOK PROSES PERENCANAAN

18

BAHASAN

Rencana manajemen proyek Isi rencana manajemen proyek Contoh isi rencana manajemen

proyek

19

RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Merupakan dokumen resmi proyek yang diacu dalam pelaksanaan, pengawasan, dan penutupan proyek, yang menjamin proyek mencapai sasarannya bila diikuti dengan baik

Disetujui oleh pemberi kerja

Diberikan kepada pihak-pihak yang dicantumkan dalam rencana manajemen komunikasi

Dilengkapi dengan rincian pendukungnya20

KEGUNAAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Sebagai pedoman pelaksanaan, pengawasan dan penutupan proyek

Mendokumentasi asumsi-asumsi yang dijadikan dasar dalam perencanaan

Mendokumentasi keputusan penting dan pertimbangannya

Memfasilitasi komunikasi diantara stakeholder

Mendefinisikan pemeriksaan (review) manajemen dalam hal: isi, cakupan, waktu

Sebagai dasar (baseline) untuk menilai kinerja dalam kegiatan pengawasan proyek

21

MENYUSUN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

Kegiatan ini mendokumentasikan tindakan yang diperlukan untuk mendefinisikan, menyiapkan, mengintegrasikan, mengkoordinasikan semua rencana parsial ke dalam satu rencana manajemen proyek

(contoh rencana parsial adalah: rencana cakupan, rencana anggaran, dsb)

Proses penyusunan rencana manajemen proyek berlangsung iteratif

22

MASUKAN DALAM PENYUSUNAN RENCANA MANAJEMEN PROYEK

1. Pernyataan awal cakupan proyek, a.l memuat sasaran proyek, sasaran produk, kriteria penerimaan produk, dll

2. Proses-proses manajemen proyek3. Faktor lingkungan proyek, baik dari

perusahaan maupun di luar perusahaan. Misal, budaya & struktur organisasi, standar industri, standar perusahaan, dll

4. Aset proses organisasi, seperti prosedur dan aturan perusahaan

23

Penyusunan Rencana Manajemen Proyek

Penyusunan rencana manajemen proyek menggunakan metodologi manajemen proyek, sistem informasi manajemen proyek,

dan pertimbangan-pertimbangan ahli

24

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK

25

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEKMENURUT PMBOK

1. Rencana mnj. cakupan proyek

2. Rencana mnj. jadwal3. Rencana mnj. biaya4. Rencana mnj. mutu5. Rencana perbaikan proses6. Rencana mnj. SDM7. Rencana mnj. komunikasi8. Rencana mnj. resiko9. Rencana mnj. pembelian

Daftar milestones

Kalender sumberdaya

Baseline jadwal Baseline biaya Baseline mutu Register resiko

TERMASUK (MINIMAL):

26

ISI RENCANA MANAJEMEN PROYEK (IEEE 1058.1:1987 )

• Halaman sampul

• Halaman revisi

• Kata pengantar

• Daftar isi• Daftar

gambar• Daftar tabel

1. Pendahuluan2. Organisasi proyek3. Proses manajerial4. Proses teknis5. Paket pekerjaan, jadwal,

dan anggaran

Tambahan (bila perlu)• Index• Lampiran

27

1. Identitas proyek2. Latar belakang, sasaran

proyek3. Sponsor4. Serahan proyek (hasil proyek)5. Evaluasi rencana manajemen

proyek6. Referensi7. Istilah dan singkatan

MUATAN BAB PENDAHULUAN


28

1. Model proses2. Struktur organisasional3. Batasan dan antarmuka

organisasional4. Tanggung jawab proyek

MUATAN BAB ORGANISASI PROYEK


29

MUATAN BAB PROSES MANAJERIAL

1. Sasaran dan prioritas manajemen2. Asumsi, ketergantungan dan

kendala3. Mekanisme monitoring dan

pengawasan 4. Manajemen resiko5. Perencanaan staf


30

1.Metode, piranti dan teknik2.Dokumentasi perangkat

lunak3.Fungsi-fungsi pendukung

proyek

MUATAN BAB PROSES TEKNIS


31

MUATAN BAB PAKET KERJA,

JADWAL DAN ANGGARAN1. Paket kerja2. Ketergantungan3. Kebutuhan sumber daya4. Alokasi anggaran dan

sumberdaya (ikhtisar, rincian, dan anggaran lain)

5. Jadwal (ikhtisar, rincian, dan jadwal lain)


32

1. Project charter2. Rencana cakupan3. Rencana biaya4. Jadwal kegiatan5. Rencana manaj.

mutu6. Rencana manaj.

resiko7. Rencana keterlibatan

stakeholder8. Rencana komunikasi9. Baseline biaya &

waktu

10.Proses manaj. komunikasi

11.Proses pengendalian perubahan

12.Rencana manajemen perubahan organisasional

13.Proses manajemen penerimaan produk

14.Isyu kenaikan dan manajemennya

15.Rencana pelatihan16.Rencana implementasi

dan transisi produk proyek

Contoh: Isi Rencana proyek (Schwalbe)

33

SEKIAN

34

Documents

03-perencanaan proyek