A fejezet tartalma:

Az iroda, mint munkahelyi környezet

Munkavédelmi előírások

Irodatechnikai eszközök

A munkavégzés körülményei hatást gyakorolnak a munka hatékonyságára. Szerepe van a

bútorzatnak, a téralakításnak, a férőhelyeknek, annak, hogy mennyire világos, levegős, csendes

helyiségben működik az iroda. A személyi és tárgyi feltételek együtt alakítják egy-egy munkahely

légkörét, munkakörülményeit. Az irodai munkahelyek kialakításánál figyelembe kell venni

munkavédelmi, munkabiztonsági előírásokat, valamint az ergonómiai elvárásokat.

Az iroda, mint munkahelyi környezet

Ergonómia

Az ergonómia ma már elismerten a munkahelyi egészségmegőrzés egyik legfontosabb eszköze.

Olyan tudományág, amely vizsgálja az ember és munkaeszköz kapcsolatát, azokat a

körülményeket, amelyek befolyásolják a munka eredményét. Az ergonómia a munka gazdaságos

megszervezésének elmélete és gyakorlata, az ésszerű erőkifejtés tudománya. Ma már bizonyított

dolog, dolog, hogy a jó munkahelyi környezet segíti a munkát, mivel emberileg meghatározó a

kellemes közérzet az eredményekben.

Az ergonómia tudománya szerint a jó munkahelyi környezet

← jól szellőztethető,klimatizált,

← a munkaállomások lehetőség szerint távol vannak egymástól (saját személyes tér)

← optimális megvilágítás

← a munka jellege és személyes igényeink szerinti eszközök kezünk ügyében legyenek.

A Magyar Köztársaság területén munkát végzőknek joguk van a biztonságos és egészséges

munkafeltételekhez. Ennek biztosítása a munkáltató feladata, s a munkavállalónak is aktívan kell

közreműködnie ennek érdekében.

Munkavédelmi előírások – jogi szabályozás

1993. sz. 93. törvényMunkavédelmi törvény

Előírások:

← munkavédelmi, tűzvédelmi oktatás minden munkahelyen,

← természetes, mesterséges világítás biztosítása,

← szellőzés, fűtés, hűtés, ivóvíz, szociális helyiségek biztosítása,

← dohányzás szabályozása.

Miniszteri rendeleti szint

>>> 50/1999. EÜ Miniszteri rendelet (Letölthető dokumentum!)

50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet

a képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről

A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény (a továbbiakban: Mvt.) 88. §-ának (2) bekezdésében kapott felhatalmazás alapján - a szociális és családügyi miniszterrel egyetértésben - a következőket rendelem el:

1. § (1) E rendelet hatálya kiterjed - a (2) bekezdésben foglalt kivételekkel -a) minden olyan, az Mvt. 87. §-ának 9. pontja szerinti szervezett munkavégzés keretében foglalkoztatott

munkavállalóra, aki napi munkaidejéből legalább 4 órán keresztül rendszeresen képernyős eszközt használ, továbbá

b) az a) pont szerinti munkavállalót foglalkoztató minden munkáltatóra.(2) E rendelet hatálya nem terjed ki a következő gépeket, illetőleg eszközöket működtető (használó)

munkáltatóra és munkavállalóra:a) a járművek vagy munkagépek vezető-, illetve kezelőfülkéi,b) a szállítóeszközökön lévő számítógépes rendszerek,c) az elsősorban közhasználatra szánt számítógépes rendszerek,d) hordozható rendszerek, amelyeket a munkahelyen nem tartósan használnak,e) számológépek, pénztárgépek és olyan egyéb készülékek, amelyek - azok közvetlen használatát biztosító

- kisméretű, adatokat vagy mérési eredményeket mutató képernyővel vannak ellátva, továbbáf) az „ablakos írógépek” elnevezésű, hagyományos típusú elektromos, elektronikus írógépek.2. § E rendelet alkalmazásábana) képernyős eszköz: számjegy-, betű-, grafikus képsorokat képernyőn megjelenítő készülék, függetlenül

az alkalmazott megjelenítési folyamattól,b) képernyős munkahely: olyan munkaeszközök együttese, amelyhez a képernyős eszközön kívül

csatlakozhat adatbeviteli eszköz (billentyűzet, scanner, kamera, egyéb adatbeviteli eszköz), egyéb perifériák (mutatóeszköz, nyomtató, plotter, lemezegység, modem stb.), esetleges tartozékok, ember-gép kapcsolatot meghatározó szoftver, irattartó, munkaszék, munkaasztal vagy munkafelület, telefon, valamint a közvetlen munkakörnyezet,

c) képernyős munkakör: olyan munkakör, amely a munkavállaló napi munkaidejéből legalább négy órában képernyős munkahelyen képernyős eszköz használatát igényli, ideértve a képernyő figyelésével végzett munkát is,

d) képernyő előtti munkavégzéshez éleslátást biztosító szemüveg: a szemészeti szakvizsgálat eredményeként meghatározott, a képernyő előtti munkavégzéshez szükséges szemüveglencse, és ennek a lencsének a rendeltetésszerű használatához szükséges keret, ide nem értve a munkavállaló által a képernyő előtti munkavégzéstől függetlenül egyébként is használt szemüveget vagy kontaktlencsét.

3. § A munkáltató az Mvt. 54. §-ának (2) bekezdése szerinti kockázatbecslés, értékelés során, valamint a képernyős munkahelyen történő munkavégzés egészségi és biztonsági feltételeinek rendszeres ellenőrzése alkalmával folyamatosan vizsgálja az alábbi kockázatok előfordulását:

a) látásromlást előidéző tényezők,b) pszichés (mentális) megterhelés,c) fizikai állapotromlást előidéző tényezők.4. § (1) A munkáltató a munkafolyamatokat úgy szervezi meg, hogy a folyamatos képernyő előtti

munkavégzést óránként legalább tízperces - a (2) bekezdésben foglalt esetkör kivételével össze nem vonható - szünetek szakítsák meg, továbbá a képernyő előtti tényleges munkavégzés összes ideje a napi hat órát ne haladja meg.

(2) Amennyiben a képernyő előtti munkavégzés (1) bekezdés szerinti megszakítása a munkavégzés céljára tekintettel más életét, testi épségét, valamint egyes vagyontárgyak biztonságát veszélyezteti, vagy az adott technológia miatt nem lehetséges, a munkáltató úgy szervezi meg a munkahelyen a napi munkavégzést, hogy a munkavállalót érő képernyő előtti megterhelés csökkentése érdekében a képernyős munkavégzést rendszeres időszakonként - a munka jellegéhez igazodóan a veszélyhelyzet kizárásával - szünetekkel szakítsák meg, vagy más tevékenységgel cseréljék fel. A munkavégzés megszakításának egyszeri időtartama ebben az esetben sem lehet kevesebb, mint tíz perc, és a képernyő előtti tényleges munkavégzés összes ideje nem haladhatja meg a napi munkaidő hetvenöt százalékát.

5. § (1) A munkáltató köteles - a külön jogszabályban előírtak figyelembevételével - a foglalkozás-egészségügyi orvosnál (a továbbiakban: orvos) kezdeményezni a munkavállaló szem- és látásvizsgálatának elvégzését

a) a képernyős munkakörben történő foglalkoztatás megkezdése előtt,b) ezt követően kétévenként,c) amennyiben olyan látási panasza jelentkezik, amely a képernyős munkával hozható összefüggésbe.

(2) A munkavállaló - a külön jogszabály szerinti időszakos alkalmassági vizsgálatokon túlmenően - köteles az (1) bekezdésben meghatározott vizsgálaton részt venni. A vizsgálatot az orvos végzi el, és indokolt esetben a munkavállalót szemészeti szakvizsgálatra utalja be.

(3) Ha a munkavállalót foglalkoztató munkáltatónál működő orvos megállapítja, hogy a munkavállaló részére a képernyő előtti éleslátást biztosító szemüveg biztosítása szükséges lehet, a munkavállalót az 1. számú melléklet szerinti beutalóval utalja be a szemészeti szakvizsgálatra. A beutalóban fel kell tüntetni a képernyő előtti éleslátást biztosító szemüveg használatát szükségessé tevő munkakör megnevezését, és annak a szakvizsgálathoz szükséges mértékű leírását is.

(4) Az orvos a munkavállalót szemészeti szakvizsgálatra utalja be:a) a 2. számú mellékletben meghatározott, panaszokat okozó látórendszeri eltérések fennállásának

valószínűsége esetén,b) ha a munkavállalót olyan munkakörben foglalkoztatják, ahol a munka végzése során váltakozva kell a

különböző távolságban lévő tárgyakra fókuszálnia,c) az előzetes munkaköri alkalmassági vizsgálatnál, panaszmentesség esetén is, ha a munkavállaló

korábban képernyő előtti munkát nem végzett.(5) Az orvos a munkavállalót szemészeti szakvizsgálatra beutalhatja a (3) bekezdésben foglalt eseteken

kívül is, különösen ha egyéb, panaszokat okozó látórendszeri eltérések valószínűsége áll fenn.6. § Ha szemészeti szakvizsgálat eredményeként indokolt, illetve a munkavállaló által használt szemüveg

vagy kontaktlencse a képernyő előtti munkavégzéshez nem megfelelő, a munkáltató a munkavállalót ellátja a minimálisan szükséges, a képernyő előtti munkavégzéshez éleslátást biztosító szemüveggel.

7. § Az 5-6. §-ban foglalt rendelkezések végrehajtásából eredő költségek a munkavállalóval szemben nem érvényesíthetők.

8. § (1) A munkáltatónak biztosítani kell a munkavállaló, illetve képviselői számára a tájékoztatást, az oktatást és a konzultációt a képernyős munkahelyek kialakítása előtt, fenntartása és korszerűsítése során.

(2) A képernyős munkahely kialakításának követelményeit e rendelet 3. számú melléklete tartalmazza.9. § A jelen jogszabályban foglaltak végrehajtásának ellenőrzéséről az Országos Munkavédelmi és

Munkaügyi Főfelügyelőség gondoskodik.10. § (1) Ez a rendelet - a (2) bekezdésben foglalt kivétellel - a kihirdetését követő 60. napon lép hatályba,

egyidejűleg az egyes egészségkárosító kockázatok között foglalkoztatott munkavállalók (napi, heti) expozíciós idejének korlátozásáról szóló 26/1996. (VIII. 28.) NM rendelet mellékletének 8. pontja hatályát veszti.

(2)(3) A 2001. január 1. napját követően létesített új képernyős munkahelynek meg kell felelnie a

mellékletben meghatározott egészségügyi és biztonsági követelményeknek.(4) A 2001. január 1. napját megelőzően létesített képernyős munkahelynek 2001. december 31. napjától

kell megfelelnie a mellékletben meghatározott egészségügyi és biztonsági követelményeknek. A magyar helyesírásnak megfelelő betűkészletet alkalmazó programok esetén e rendelet hatálybalépését követő tizenharmadik hónap első napjától kell biztosítani, hogy ezen betűkészlet a képernyőn, illetve a nyomtatásban megjelenjen.

(5) Ez a rendelet a Magyar Köztársaság és az Európai Közösségek és azok tagállamai közötti társulás létesítéséről szóló, Brüsszelben, 1991. december 16-án aláírt Európai Megállapodás tárgykörében, az azt kihirdető 1994. évi I. törvény 3. §-ával összhangban összeegyeztethető szabályozást tartalmaz a Tanácsnak a biztonsági és egészségvédelmi követelmények legalacsonyabb szintjéről a képernyő előtt végzett munka esetén című, 90/270/EGK irányelvének rendelkezéseivel.

1. számú melléklet az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelethez

A foglalkozás-egészségügyi szolgáltató megnevezése,cégszerű bélyegzője

.................................................................................

Beutalás képernyő előtti munkavégzéshez kapcsolódó szemészeti szakvizsgálatra(A foglalkozás-egészségügyi orvos tölti ki.)

A munkavállaló neve: ....................................... Szül.: ...... év ...... hó ...... nap ......Lakcíme: .............................................................................................................Munkaköre: .............................................. TAJ száma: ........................................

Tevékenység leírása, különös tekintettel az elvégzendő látási feladatokra (milyen távol helyezkedik el a monitor, a billentyűzet, kell-e nyomtatott szöveget is olvasni munka közben, kell-e egyidejűleg vagy gyors egymásutánban távolabb elhelyezkedő személyekkel kapcsolatot tartani stb.):

A szemészeti szakvizsgálatot indokoló látórendszeri panasz:

Napi munkaidejéből legalább 4 órán keresztül rendszeresen képernyős eszközt használt:igen nem

A vizsgálat oka: munkába lépés előtti, munkakör (hely) változás előtti, időszakos, soron kívüli

Kelt: ............., ...... év ...... hó ...... napján

...................................................................................foglalkozás-egészségügyi szolgáltató orvosának aláírása, hiteles

bélyegzője

P. H.

2. számú melléklet az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelethez

A képernyő előtti munkavégzéssel kapcsolatban leggyakrabban panaszokat okozó látórendszeri eltérések

- Presbyopia- Akkomodációs zavarok- Hypermetropia- Állandó kontaktlencse viselése, 45 év felett- Komfortos binokuláris látás hiánya- Fiatalkori rejtett fénytörési hiba

3. számú melléklet az 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelethez

A képernyős munkahely kialakításának minimális követelményei

1. BERENDEZÉSEK

1.1. Általános rendelkezés

A képernyős berendezést úgy kell kialakítani, üzembe helyezni, illetve üzemben tartani, hogy rendeltetésszerű használat esetén ne jelentsen egészségi kockázatot vagy balesetveszélyt a munkavállalók számára.

1.2. Képernyő

a) A képernyőn megjelenő jelek jól definiáltak és világos formájúak, megfelelő méretűek legyenek, a jelek és a sorok közötti megfelelő térközzel.

b) A képernyőn megjelenő kép legyen stabil, villódzásnak vagy az instabilitás más formájának nem szabad előfordulnia.

c) A fényesség, illetve a jelek és a háttér közötti kontraszt legyen a használó által könnyen állítható és a környezeti feltételekhez könnyen hozzáigazítható.

d) A képernyő a használó igényeinek megfelelően legyen könnyen és szabadon elfordítható, dönthető.e) Biztosítani kell külön monitorpolc vagy állítható asztal használatát.

f) A képernyő legyen mentes olyan tükröződéstől és fényvisszaverődéstől, amely a használónak kényelmetlenséget, látási nehézséget okozhat.

1.3. Billentyűzet

a) A billentyűzet legyen dönthető és a monitortól különálló annak érdekében, hogy a használó kényelmes munkatesttartást vehessen fel, karja és keze ne fáradjon el.

b) A billentyűzet előtt legyen elég hely ahhoz, hogy a számítógép-kezelő kezét és csuklóját megtámaszthassa.

c) A billentyűzet felszíne legyen fénytelen, a fényvisszaverődés elkerülése érdekében.d) A billentyűkön lévő jelek egymástól könnyen megkülönböztethetőek és a munkahelyzetből jól

olvashatóak legyenek.

1.4. Munkaasztal vagy munkafelület

a) A munkaasztal vagy munkafelület legyen olyan nem fényvisszaverő felületű és nagyságú, hogy biztosítsa a monitor, a billentyűzet, az iratok és a csatlakozó eszközök rugalmas elrendezését.

b) A laptartó legyen állítható, és a használó számára kényelmes olvashatóságot biztosító helyzetben rögzíthető.

1.5. Munkaszék

a) A munkaszék legyen stabil, továbbá biztosítsa a használó könnyű, szabad mozgását és kényelmes testhelyzetét.

b) A szék magassága legyen könnyen állítható.c) A szék támlája legyen magasságában állítható és dönthető.d) Igény esetén lábtámaszt vagy saroktámaszt, illetve kartámaszt kell biztosítani.

2. KÖRNYEZET

2.1. Térkövetelmények

A munkahelyet úgy kell megtervezni és méretezni, hogy a használónak legyen elegendő tere testhelyzete és mozgásai változtatásához.

2.2. Megvilágítás

a) Az általános, illetve helyi világítás (munkalámpa) biztosítson kielégítő megvilágítást és megfelelő kontrasztot a képernyő és a háttérkörnyezet között, tekintetbe véve a munka jellegét és a használó látási követelményeit.

b) A képernyőre és más munkaeszközökre vetődő, zavaró tükröződést és fényvisszaverődést oly módon kell megelőzni, hogy a képernyős munkahely telepítésekor a munkaterem és a munkahely megtervezését összehangolják a mesterséges fényforrások elhelyezésével és műszaki jellemzőivel.

2.3. Tükröződés és fényvisszaverődés

a) A képernyős munkahelyeket úgy kell megtervezni, hogy a fényforrások (ablakok és más nyílások, átlátszó vagy áttetsző falak), világosra festett berendezési tárgyak vagy falak ne okozzanak közvetlen fényvisszaverődést, és amennyire csak lehetséges, ne idézzenek elő tükröződést a képernyőn.

b) Az ablakokat igazítható takaróeszközök megfelelő rendszerével kell ellátni, hogy a képernyős munkahelyre eső nappali megvilágítást csökkenteni lehessen.

2.4. Zaj

A munkahelyhez tartozó berendezések okozta zajt figyelembe kell venni a munkahely berendezésekor, különös tekintettel arra, hogy ne zavarja a figyelmet és a beszédmegértést.

2.5. Klíma

a) A munkahelyhez tartozó berendezések nem fejleszthetnek olyan mennyiségű hőt, hogy az a munkavállalónak diszkomfort-érzést okozzon.

b) A használó legyen védve a sugárzó és áramló hőhatásoktól és az asztal alatt hőt termelő berendezésektől.

c) A páratartalmat megfelelő szinten kell biztosítani és tartani.

2.6. Sugárzás

Minden sugárzást a látható fénysugárzás kivételével, a használó egészsége és biztonsága szempontjából elhanyagolható szintre kell korlátozni.

3. EMBER-GÉP KAPCSOLAT

A szoftver tervezése, kiválasztása, bevezetése és módosítása, a képernyős munkafeladatok megtervezése során a munkáltató az alábbi elveket vegye figyelembe:

a) a szoftver feleljen meg a feladatnak,b) a szoftver minden betűt a magyar helyesírásnak megfelelő formában jelenítsen meg a képernyőn és a

nyomtatásban,c) a szoftver legyen könnyen használható és szükség esetén a számítógép-kezelő ismeret- és

tapasztalatszintjéhez igazítható, rendelkezzen magyar nyelvű súgóval, semmilyen a munkavállaló teljesítményére vonatkozó mennyiségi vagy minőségi ellenőrzési lehetőséget nem szabad igénybe venni a dolgozók tudomása nélkül,

d) a rendszerek a képernyő előtt dolgozóhoz alkalmazkodó formátumban és ütemben jelezzék ki az információkat,

e) alkalmazni kell a szoftver-ergonómia elveit, különösen az ember által végzett adatbeviteli és adatfeldolgozási feladatokban,

f) a rendszerek biztosítsanak visszajelzést a munkavállalóknak a teljesítményükről.

Előírások:

A képernyős berendezést úgy kell kialakítani, üzembe helyezni, illetve üzemben tartani, hogy

rendeltetésszerű használat esetén ne jelentsen egészségi kockázatot vagy balesetveszélyt a

munkavállalók számára.

Képernyő

A monitort szemmagasságban, tükröződésmentesen helyezzük el. A képernyő a használó

igényeinek megfelelően legyen könnyen és szabadon elfordítható, dönthető legyen. A képernyőn

megjelenő kép legyen stabil, villódzásnak vagy az instabilitás más formájának nem szabad

előfordulnia.

Billentyűzet

A billentyűzet legyen dönthető és a monitortól különálló annak érdekében, hogy a használó

kényelmes munkatesttartást vehessen fel, karja és keze ne fáradjon el.

A billentyűzet előtt legyen elég hely ahhoz, hogy a számítógép-kezelő kezét és csuklóját

megtámaszthassa.

Munkaasztal, munkafelület

A munkaasztal vagy munkafelület legyen olyan nem fényvisszaverő felületű és nagyságú, hogy biztosítsa a monitor, a billentyűzet, az iratok és a csatlakozó eszközök rugalmas elrendezését. A asztallap formája lehet U, L, T alakú. Javasolt a tetszés szerint állítható magasságú asztallap

Munkaszék

A munkaszék legyen stabil, továbbá biztosítsa a használó könnyű, szabad mozgását és kényelmes

testhelyzetét. A talp teljes felületen érintkezzen a talajjal.

A szék magassága legyen könnyen állítható.

A szék támlája legyen magasságában állítható és dönthető.

Térkövetelmények

A munkahelyet úgy kell megtervezni és méretezni, hogy a használónak legyen elegendő tere testhelyzete és mozgásai változtatásához. Saját személyes tér, fogadó tér kialakítása. Fontos a megfelelő térkihasználásMegvilágításAz általános, illetve helyi világítás (munkalámpa) biztosítson kielégítő megvilágítást és megfelelő

kontrasztot a képernyő és a háttérkörnyezet között, tekintetbe véve a munka jellegét és a használó

látási követelményeit.

Zaj

A munkahelyhez tartozó berendezések okozta zajt figyelembe kell venni a munkahely berendezésekor, különös tekintettel arra, hogy ne zavarja a figyelmet és a beszédmegértéstEmber- gép kapcsolatA szoftver legyen könnyen használható és szükség esetén a számítógép-kezelő ismeret- és

tapasztalatszintjéhez igazítható, rendelkezzen magyar nyelvű súgóval, semmilyen a munkavállaló

teljesítményére vonatkozó mennyiségi vagy minőségi ellenőrzési lehetőséget nem szabad igénybe

venni a dolgozók tudomása nélkül.

Irodatechnikai eszközök az irodában

← személyi számítógép és tartozékai/CD,DVD olvasó

← nyomtató,

← fénymásoló,

← scanner,

← telefonkészülék/telefaxkészülék/üzenetrögzítő

← iratmegsemmisítő,

← spirálozógép,

← hőkötőgép,

← laminálógép,

Személyi számítógép

Az irodai munka automatizálása rendkívül nagy léptekkel halad előre, lehetőséget biztosít az

ügyviteli munkához szorosan kapcsolódó feladatok magas szintű elvégzésére.

Napjainkban az ügyintézés, az ügyvitel alapeszköze a személyi számítógép (Personal Computer PC).

Használata megkönnyíti, sok információval, adattal dolgozók munkáját. A PC használata

biztonságot nyújthat a nyilvántartás, iratkezelés, az ügyintézés során a különböző információk

tárolásában. Lehetőséget ad az adatok gyors megkeresésére, a megkeresett adat, információ

szükség szerint rendezett megjelenítésére, és kinyomtatására. A különböző számítástechnikai

programok (szoftverek) más-más munkavégzésre teszik alkalmassá a számítógépet. Felhasználói

szinten is előny a tájékozottság, mert csak az tudja igazán hasznosítani a számítógépet, aki ismeri

mindazokat a szolgáltatásokat, amelyeket igénybe vehet a munkájához, aki tájékozott a

programokban. Fontos a személyi számítógépek védelme, egyrészről az adatokhoz való illetéktelen

hozzáférést, kell szabályozni, mely jelszavas védelemmel oldható meg, másrészt a számítógépes

vírusok ellen kell védekezni, mely jogtiszta szoftverek használatával és vírusölő programokkal

megelőzhető.

Fénymásoló

Iratok sokszorosítására használatosak. Lehetőség van nagyításra, kicsinyítésre. Egyes gépek színes

másolatot is készítenek. A szorter kikészítős gépek kötegelik, vagy szétválogatják a lapokat.

Telefonkészülék

Meggyorsítja és elősegíti a hatékony kommunikációt. A készülék típusa függ a szervezet

nagyságától, a telefonálás sűrűségétől, a cég tevékenységétől. Lehet egyszerű, vezetékes, több

feladatot ellátó (kihangosítás, automatikus visszahívás, konferenciabeszélgetés), zsinór nélküli

telefon. Bármikor elérhető a hívott fél, ha mobiltelefont használunk.

A telefax a telefonnal együtt működő berendezés, amely gyorsítja a papír alapú információkat. A

magasabb minőségű készülékek a telefon és fax mellett üzenetrögzítőt is tartalmaznak, másolás is

végezhető velük. Tárolnak telefon és telefax számokat.

Iratmegsemmisítő

Vannak olyan irataink, melyek személyes adatokat, titkos információkat tartalmaznak, ezeket úgy

kell megsemmisíteni, hogy ne lehessen elolvasni, vagy visszaállítani az információkat. Az

iratmegsemmisítő vékony szeletekre vágja a papírlapokat.

Adattárolási intézkedések

Folyamatos, vagy meghatározott időközönként biztonsági mentések készítése, majd a mentést

követően archiválása.

← Ez lehet automatikus, vagy végezheti egy megbízott felelős.

Az archiválás történhet:

← Optikai adathordozókra történő mentéssel:

1. CD, 700 MB

2. DVD, 4,7 GB ~ 4700MB

← Külső merevlemezre történő mentéssel, esetleg több merevlemez használata biztonsági

mentések tárolására. HDD=Winchester (80GB-400GB)

← Az adatok külső szervergépen történő mentése. Előnyei:

1. Hasonlóan az előzőhöz képest, biztonsági mentések készíthetők

2. Egyszerre több felhasználó is hozzáférhet ua. adatokhoz, gyorsulhat az ügyintézés

3. On-line elérhetőség

Folyamatos vírusvédelem

Adatvédelmi intézkedések

Felhasználó beléptető rendszer használata: User + Password (felhasználó név, jelszó)

← Hozzáférési jogosultságok kiosztása a felhasználóknak:

← Ebben az esetben csak az írási jogokkal rendelkezők módosíthatnak, ill. törölhetnek

adatokat, amivel ki lehet zárni a jogtalan hozzáférések során keletkező szándékos

adatrongálásokat, törléseket, módosításokat.

← Az olvasási jogokkal rendelkezők, használhatják a fájlokat pl.: nyomtathatnak

Ügyfélnyilvántartó rendszerek használata

← Beléptető rendszer:

Csak meghatározott személyek léphetnek be és kezelhetik az adatokat. Jogosultságok a

felhasználóknak:

1. Írási, módosítás, hozzáadás

2. Olvasási, keresés

← Automatikus archiválás: Az esetleges meghibásodások következményeinek kiküszöbölése

végett.

Ügyviteli alapfogalmak

Adminisztráció

A szó ügyintézést, ügykezelést jelent. Az állami, a társadalmi szervezetek, intézmények, vállalatok,

vállalkozások működésük (funkcionálásuk), ügyintézésük (adminisztrációjuk) közben kapcsolatokat

alakítanak ki, jogviszonyokat létesítenek egymással és magánszemélyekkel.

Irat

Iratnak (dokumentumnak) nevezhető minden olyan szöveg, számadatsor, térkép, tervrajz, vázlat-a

megjelenítés szándékával készült könyvjellegű kézirat kivételével- amely valamely cég, intézmény,

szerv, illetve magánszemély tevékenységével kapcsolatban bármilyen anyagban, formában,

bármely eszköz felhasználásával, bármely eljárással keletkezett. A levéltárakról szóló 1995. évi

LXVI. évi tv. rendelkezik az iratvédelemről, az iratanyag kezelésére vonatkozó rendszerekről, a

selejtezésről.

>>>  (Jogszabálymelléklet: letölthető dokumentum Levéltári törvény)

1995. évi LXVI. törvény

a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről

Az Országgyűlés a történelmi múlt megismerésének elsődleges forrásául szolgáló, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, a nemzet kulturális örökségének részét képező levéltári anyag védelmének, folytonos gyarapításának és használatának alapvető szabályairól a következő törvényt alkotja:

I. Fejezet

ÁLTALÁNOS RENDELKEZÉSEK

A törvény célja

1. § E törvény célja annak biztosítása, hogya) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyaga - ügyviteli és levéltári érdekekre, valamint a közérdekű

adatok nyilvánosságának elvére tekintettel - szakszerűen kezelt és rendszerezett, jól használható forrásanyaggá váljék;

b) bármely szerv irattári anyagának, továbbá a természetes személyek irathagyatékának maradandó értékű része - a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak anyagaként vagy védett levéltári anyagként - épségben és használható állapotban a jövő nemzedékei számára is fennmaradjon;

c) a levéltári anyag használata során a közérdekű adatok megismerését és a tudományos kutatás szabadságát garantáló alkotmányos alapjogok érvényesítése a személyiséghez és a személyes adatokhoz fűződő alkotmányos alapjogok védelmével együtt valósuljon meg;

d) az államtitkot és a szolgálati titkot képező adatok védelme érvényre juthasson.

A törvény hatálya

2. § E törvény hatálya kiterjeda) a közfeladatot ellátó szervek irattári anyagára;b) a tartós állami tulajdonú társasági részesedéssel működő gazdasági társaságok irattári anyagára;

c) a közlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;d) a nyilvános magánlevéltárakban őrzött levéltári anyagra;e) az a)-d) pont hatálya alá nem tartozó szervek és természetes személyek tulajdonában lévő maradandó

értékű iratra.

Értelmező rendelkezések

3. § E törvény alkalmazása sorána) szerv: a jogi személy és a jogi személyiséggel nem rendelkező szervezet;b) közfeladatot ellátó szerv: az állami vagy helyi önkormányzati feladatot, valamint jogszabályban

meghatározott egyéb közfeladatot ellátó szerv és személy;c) irat: valamely szerv működése vagy személy tevékenysége során keletkezett vagy hozzá érkezett, egy

egységként kezelendő rögzített információ, adategyüttes, amely megjelenhet papíron, mikrofilmen, mágneses, elektronikus vagy bármilyen más adathordozón; tartalma lehet szöveg, adat, grafikon, hang, kép, mozgókép vagy bármely más formában lévő információ vagy ezek kombinációja;

d) közirat: a keletkezés idejétől és az őrzés helyétől függetlenül minden olyan irat, amely a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozik vagy tartozott;

e) magánirat: a nem közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó, valamint a természetes személyek tulajdonában lévő irat;

f) irattári anyag: rendeltetésszerűen a szervnél maradó, tartalmuk miatt átmeneti vagy végleges megőrzést igénylő, szervesen összetartozó iratok összessége;

g) irattár: az irattári anyag szakszerű és biztonságos őrzése, valamint kezelésének biztosítása céljából létrehozott és működtetett fizikai, illetve elektronikus tárolóhely;

h) iratkezelés: az irat készítését, nyilvántartását, rendszerezését és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatását, segédletekkel való ellátását, szakszerű és biztonságos megőrzését, használatra bocsátását, selejtezését, illetve levéltárba adását együttesen magába foglaló tevékenység;

i) irattári terv: a köziratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre (tárgyi csoportokra, indokolt esetben iratfajtákra) tagolva, a közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatásköréhez, valamint szervezetéhez igazodó rendszerezésében sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári tételekbe tartozó iratok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét;

j) maradandó értékű irat: a gazdasági, társadalmi, politikai, jogi, honvédelmi, nemzetbiztonsági, tudományos, művelődési, műszaki vagy egyéb szempontból jelentős, a történelmi múlt kutatásához, megismeréséhez, megértéséhez, illetőleg a közfeladatok folyamatos ellátásához és az állampolgári jogok érvényesítéséhez nélkülözhetetlen, más forrásból nem vagy csak részlegesen megismerhető adatot tartalmazó irat;

k) levéltári anyag: az irattári anyagnak, továbbá a természetes személyek iratainak levéltárban őrzött maradandó értékű része, valamint a védetté nyilvánított maradandó értékű magánirat;

l) levéltár: a maradandó értékű iratok tartós megőrzésének, levéltári feldolgozásának és rendeltetésszerű használatának biztosítása céljából létesített intézmény;

m) közlevéltár: a nem selejtezhető köziratokkal kapcsolatos levéltári feladatokat - ideértve a tudományos és igazgatási feladatokat is - végző, közfeladatot ellátó szerv által fenntartott levéltár;

n) nyilvános magánlevéltár: a természetes személy, valamint a nem közfeladatot ellátó szerv tulajdonában vagy birtokában lévő maradandó értékű iratok tartós megőrzésére létesített olyan intézmény, amely megfelel a 30. § (2) bekezdésében foglalt követelményeknek;

o) levéltári kutatás: a levéltári anyag tanulmányozása, abból adatok kigyűjtése tudományos vagy más cél érdekében;

p) a személyes adat, valamint a személyes adatok kezelésével összefüggő fogalmak értelmezésére a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (a továbbiakban: Avtv.) rendelkezései az irányadóak;

r) közlevéltár illetékessége (illetékességi köre): a maradandó értékű irattári anyagnak az a köre, amelyre vonatkozóan törvény közlevéltárba adási kötelezettséget ír elő, s amelyet az adott közlevéltár törvény rendelkezése, illetve fenntartójának döntése alapján köteles átvenni;

s) levéltári gyűjtőkör: a maradandó értékű, köziratnak nem minősülő irattári anyagnak, ha arra vonatkozóan törvény közlevéltárba adási, illetve a levéltárfenntartó levéltárba adási kötelezettséget nem ír elő, továbbá a természetes személyek maradandó értékű iratainak az a köre, amelyet az adott levéltár az őrizetében lévő levéltári anyag forrásértékének gazdagítása céljából gyűjt (ajándékként elfogad vagy megvásárol);

t) önkormányzati hivatal: a polgármesteri hivatal, a társult képviselő-testület közös hivatala, a körjegyzőség, a megyei önkormányzati hivatal és a fővárosi közgyűlés hivatala (Főpolgármesteri Hivatal).

3/A. § A maradandó értékű közirat és magánirat a kulturális javak, a levéltári anyag pedig a védett kulturális javak részét képezi. A maradandó értékű közirat és magánirat, továbbá a levéltári anyag védelmét, épségben és használható állapotban történő megőrzését az e törvényben, valamint a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint kell biztosítani.

Az irattári és a levéltári anyag védelmének általános szabályai

4. § Az irattári anyaggal rendelkező szervek és a maradandó értékű iratokat őrző természetes személyek kötelesek a szervesen összetartozó irataik egységének, illetve eredeti rendjének megőrzéséről, valamint a tulajdonukban vagy birtokukban lévő maradandó értékű iratok megóvásáról gondoskodni.

5. § (1) Köziratot, valamint közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagot elidegeníteni, megrongálni vagy egyéb módon használhatatlanná tenni, továbbá - a szabályosan lefolytatott selejtezési eljárást kivéve - megsemmisíteni tilos.

(2) A megrongálás, az egyéb módon történő használhatatlanná tétel, továbbá a megsemmisítés tilalma a nyilvános magánlevéltárban őrzött levéltári anyagra és a védetté nyilvánított maradandó értékű magániratra is kiterjed.

(3) Az (1) bekezdésben meghatározott elidegenítési tilalom nem zárja ki a közlevéltárban őrzött, köziratnak nem minősülő levéltári anyagnak levéltár, múzeum, könyvtár részére csereszerződés útján történő elidegenítését. A csereszerződés megkötéséhez, valamint a nyilvános magánlevéltárban őrzött magánirat elidegenítéséhez a kultúráért felelős miniszternek engedélye szükséges. A védetté nyilvánított magánirat elidegenítésekor a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint kell eljárni.

6. § (1) A levéltári anyagot, továbbá a 33. § (1) bekezdésében meghatározott magániratot csak a kulturális örökség védelméről szóló törvényben foglaltak szerint lehet kivinni az ország területéről.

(2) A levéltári anyagról, annak külföldre vitele előtt, a Magyar Országos Levéltár vagy az őrző levéltár biztonsági másolatot készít.

7. § A levéltári anyag közlevéltárban történő elhelyezése - ajándék, adásvétel, csereszerződés kivételével - a levéltári anyag tulajdonjogi helyzetét nem érinti.

Bizonylat

Az iratok nagy csoportját képezik a bizonylatok. Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely

az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja,

bizonylatot kell kiállítani. Ezen dokumentumok alapján készül a könyvelés. Ezeket az iratokat a

gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy

végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylatokon az adatokat időtálló módon úgy kell

rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőkig olvashatóak legyenek, s az esetlegesen

bejegyzett utólagos változások felismerhetők, kimutathatók legyenek.

A bizonylatok javításának eljárása a következő:

← a helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy hogy

az eredeti bejegyzés olvasható maradjon

← a helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni

← a hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell, valamint fel kell tüntetni a

helyesbítés keltét, valamint a helyesbítő személy aláírását

← pénztári bizonylatokat javítani nem szabad, a rontott pénztári bizonylat helyett új

bizonylatot kell kiállítani, és a rontott (stornírozott) bizonylat minden példányát meg kell őrizni

← a külső szervtől érkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell, a

hibákról a kiállítót értesíteni kell, és felszólítani a hibás bejegyzés javítására

← az intézmény külső szervtől érkezett bizonylatot nem javíthat

A bizonylatok kiállításának, ellenőrzésének továbbításának, felhasználásának kezelésének a rendjét

minden intézménynél szabályozni kell- ez a bizonylatkezelési szabályzat

Ügyvitel

A bemenő és kimenő információk összessége és azok változásai. A cégen, intézményen belüli

ügyintézés szervezett rendje. Megállapítja az ügyek intézéséhez szükséges érdemi tennivalók

sorrendjét. A cég, intézmény szervezett működése ügyvitel nélkül nem képzelhető el. Az ügyviteli

munka dokumentálja a cég, intézmény egész tevékenységét. Feladatai:

← ügyek érdemi intézése-feladatokat és hatásköröket a szervezeti és működési szabályzatban

határozzák meg

← ügy-és iratkezelés-az iratok készítése, rendszerezése, nyilvántartása, selejtezhetőség

szempontjából történő válogatása, megőrzése, használatba bocsátása,- azaz az iratok gondozása.

Az iratkezelési szabályzatban rögzítik az iratkezelési rendszer szervezetét.

Iratkezelési rendszerek

← központosított iratkezelési rendszer (centralizált)

Az iratanyaggal kapcsolatos mindennemű teendő egy helyen történik, így a postai küldemények

átvétele, felbontása, érkeztetése, iktatása, irattározása.

Előnye: áttekinthető, ellenőrizhető, egységes.

← osztott iratkezelési rendszer (decentralizált)

Az iratokkal kapcsolatos minden teendő, beleértve az ügyintézést is, annál a részlegnél történik,

ahol az ügyeket érdemben intézik.

← vegyes iratkezelési rendszer

Központilag működik az iratok átvétele, felbontása és érkeztetése, míg az iktatás, a postára való

előkészítés az egyes szervezeti egységeknél történik. A szervezeti egységek általában 3-5 évig

őrzik a működésük során keletkezett iratokat, azt követően a központi irattárnak adják át.

Szervezeti és működési szabályzat (SZMSZ)

Intézmény, cég, vállalkozás tevékenységének alapdokumentuma, amely rögzíti a szervezeti

egységek feladatait, feladatokhoz rendelt hatásköreit.

Az iratkezelés rendje – iratkezelési szabályzat

Iratkezelési Szabályzat: az intézmény, cég, írásbeli ügyintézésére vonatkozó szabályok összessége,

amely az SZMSZ figyelembe vételével készül, annak része.

Az Iratkezelési Szabályzat (Dokumentumkezelési Szabályzat) melléklete az Irattári terv.

>>>  (Jogszabálymelléklet: letölthető dokumentum:335/2005 Kormány rendelet)

335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet

a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről

A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (a továbbiakban: Ltv.) 35/A. §-a (1) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről a Kormány a következőket rendeli el:

I. Fejezet

Általános rendelkezések

A rendelet hatálya

1. § (1) E rendelet hatálya a közfeladatot ellátó szervekre és - a (2) bekezdésben foglalt korlátozással - azok irattári anyagára terjed ki. E rendelet határozza meg a közfeladatot ellátó szervekhez beérkező és az ott keletkezett papír alapú és elektronikus köziratok (a továbbiakban: irat) kezelésének egységes követelményeit, továbbá a központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzatai végrehajtásának ellenőrzési rendjét.

(2) E rendelet rendelkezéseit a minősített iratokra és azok kezelési rendjére külön jogszabályban foglalt eltérésekkel kell alkalmazni.

(3) A köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszter (a továbbiakban: miniszter) e feladatkörét a Kormányzati Iratkezelési Felügyelet (a továbbiakban: KIF) útján látja el.

Értelmező rendelkezések

2. § E rendelet alkalmazásában1. átmeneti irattár: a közfeladatot ellátó szerv által az iktatóhelyhez kapcsolódóan kialakított olyan irattár,

amelyben az irattári anyag meghatározott időtartamú átmeneti, selejtezés vagy központi irattárba adás előtti őrzése történik;

2. átadás: irat, ügyirat vagy irategyüttes kezelési jogosultságának dokumentált átruházása;3. beadvány: valamely szervtől vagy személytől érkező papíralapú vagy elektronikus irat;4. csatolás: iratok, ügyiratok átmeneti jellegű összekapcsolása;5. elektronikusan aláírt irat: az elektronikus aláírásról szóló 2001. évi XXXV. törvényben meghatározott,

legalább fokozott biztonságú elektronikus aláírással ellátott elektronikus dokumentumba foglalt irat;6. elektronikus tájékoztatás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az

iktatási számról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügy ügyintézőjéről és az ügyintéző hivatali elérhetőségéről értesíti az ügyfelet;

7. elektronikus visszaigazolás: olyan kiadmánynak nem minősülő elektronikus dokumentum, amely az elektronikus úton érkezett irat átvételéről és az érkeztetés sorszámáról értesíti annak küldőjét;

8. előadói ív: az üggyel, a szignálással, a kiadmányozással, az ügyintézéssel és az iratkezeléssel kapcsolatos információkat hordozó, az ügyirat elválaszthatatlan részét képező, illetve azzal közös adatbázisban kezelt iratkezelési segédeszköz;

9. expediálás: az irat kézbesítésének előkészítése, a küldemény címzettjének (címzettjeinek), adathordozójának, fajtájának, a kézbesítés módjának és időpontjának meghatározása;

10. érkeztetés: minimálisan az érkezett küldemény sorszámának, küldőjének, az érkeztetés dátumának és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítójának (különösen kód, ragszám) nyilvántartásba vétele;

11. gépi adathordozó: külön jogszabályban meghatározott, az ügyfél-hivatal, illetve a hivatal-ügyfél kommunikációra felhasználható, valamint az elektronikus adat tárolására alkalmas eszköz;

12. iktatás: az irat nyilvántartásba vétele, iktatószámmal történő ellátása az érkeztetést vagy a keletkezést követően az iktatókönyvben, az iraton és az előadói íven;

13. iktatókönyv: olyan nem selejtezhető, hitelesített iratkezelési segédeszköz, amelyben az iratok iktatása történik;

14. iktatószám: olyan egyedi azonosító, amellyel a közfeladatot ellátó szerv látja el az iktatandó iratot;15. iratkölcsönzés: az irat visszahozatali kötelezettség melletti kiadása az irattárból;16. irattári tétel: az iratképző szerv vagy személy ügykörének és szervezetének megfelelően kialakított

legkisebb - egyéni irattári őrzési idővel rendelkező - irattári egység, amelybe több egyedi ügy iratai tartozhatnak;

17. irattári tételszám: az iratnak az irattári tervben meghatározott tárgyi csoportba és iratfajtába sorolását, selejtezhetőség szerinti csoportosítását meghatározó kód;

18. irattárba helyezés: az ügyirat irattári tételszámmal történő ellátása és irattárban történő dokumentált elhelyezése, illetve kezelési jogának átadása az irattárnak az ügyintézés befejezését követő vagy annak felfüggesztése alatti átmeneti időre;

19. kezelési feljegyzések: az ügyirat vagy az egyes irat kezelésével kapcsolatos, ügykezelőnek szóló vezetői vagy ügyintézői utasítások;

20. kézbesítés: a küldeménynek kézbesítő szervezet, személy, adatátviteli eszköz útján történő eljuttatása a címzetthez;

21. központi irattár: a közfeladatot ellátó szerv több szervezeti egysége irattári anyagának selejtezés vagy levéltárba adás előtti őrzésére szolgáló irattár;

22. küldemény: az irat vagy tárgy - kivéve a reklámanyag, sajtótermék, elektronikus szemét -, amelyet kézbesítés céljából burkolatán vagy a hozzá tartozó listán címzéssel láttak el;

23. küldemény bontása: az érkezett küldemény biztonsági ellenőrzése, felnyitása, olvashatóvá tétele;24. levéltárba adás: a lejárt irattári őrzési idejű, maradandó értékű iratok teljes és lezárt

évfolyamainak átadása az illetékes közlevéltárnak;25. másodlat: az eredeti irat egyik hiteles példánya, amelyet az első példánnyal azonos módon

hitelesítettek;26. másolat: az eredeti iratról szöveg-azonos és alakhű formában, utólag készült egyszerű (nem

hitelesített) vagy hiteles (hitelesítési záradékkal ellátott) irat;27. megsemmisítés: a kiselejtezett irat végleges, a benne foglalt információ helyreállításának lehetőségét

kizáró módon történő hozzáférhetetlenné tétele, törlése;28. mellékelt irat: az iratnak nem szerves része, tartozéka, attól - mint kísérő irattól - elválasztható;29. melléklet: valamely irat szerves tartozéka, annak kiegészítő része, amely elválaszthatatlan attól;30. naplózás: az elektronikus iratkezelési rendszerben, a kezelt adatállományokban bekövetkezett

események meghatározott körének regisztrálása;31. selejtezés: a lejárt megőrzési határidejű iratok kiemelése az irattári anyagból és megsemmisítésre

történő előkészítése;32. szerelés: ugyanahhoz az ügyirathoz tartozó ügyiratdarabok (elő- és utóiratok) végleges jellegű

összekapcsolása, amelyet az iktatókönyvben és az iratokon egyaránt jelölni kell;33. szignálás: az ügyben eljárni illetékes szervezeti egység és/vagy ügyintéző személy kijelölése, az

elintézési határidő és a feladat meghatározása;34. továbbítás: az ügyintézés során az irat eljuttatása az egyik ügyintézési ponttól a másikhoz, amely

elektronikusan tárolt irat esetén megvalósulhat az irathoz való hozzáférés lehetőségének biztosításával is;35. ügyintéző: az ügy intézésére kijelölt személy, az ügy előadója, aki az ügyet döntésre előkészíti;36. ügyirat: egy ügyben keletkezett valamennyi irat;

37. ügykör: a szerv vagy személy feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek meghatározott csoportja;38. kezdőirat: az ügyben keletkezett első irat, az ügy indító irata;39. savmentes doboz: lignint, savas adalékanyagot és színezéket nem tartalmazó, papírból készített

tárolóeszköz.

Az iratkezelés szabályozása

3. § (1)(2) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell

vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

(3) A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt.

Egyedi iratkezelési szabályzatok hatálybalépése

4. §

Az iratkezelés felügyelete a szerven belül

5. § Az iratkezelési szabályzatban foglaltak végrehajtásáért, a szervezeti, működési és ügyrendi szabályok, az alkalmazott informatikai eszközök és eljárások, valamint az irattári tervek és iratkezelési előírások

folyamatos összhangjáért, az iratok szakszerű és biztonságos megőrzésére alkalmas irattár kialakításáért és működtetéséért, továbbá az iratkezeléshez szükséges egyéb tárgyi, technikai és személyi feltételek biztosításáért, felügyeletéért a közfeladatot ellátó szerv vezetője felelős.

6. § A közfeladatot ellátó szervek iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan továbbított irat:

a) azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;b) tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;c) kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;d) szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek biztosítva

legyenek;e) a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;f) a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása megelőzhető, a

maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen;g) az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez megfelelő

támogatást biztosítson.7. § Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik:a) az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a szabálytalanságok

megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat módosítását;b) az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és továbbképzéséről;c) az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv, iratminták és

formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.) biztosításáról;d) az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak, a

helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

e) a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;f) egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.8. § (1) A közfeladatot ellátó szerv vezetője, illetőleg tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó

vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, s megtenni azokat a technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

(2) Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen. A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.

II. Fejezet

Az irattári terv

Az irattári terv kiadásra, módosításra történő előkészítése

9. §

Az irattári tételek kialakítása

10. § (1) Az ügyiratokat és a nem iktatással nyilvántartott egyéb irategyütteseket - a szerv ügyköreit az azonos tárgyú egyedi ügyekig lemenő részletességgel felsoroló jegyzék segítségével - tárgyi alapon kell tételekbe sorolni. Az irattári tétel egy vagy több tárgykör (ügykör) irataiból is kialakítható, annak figyelembevételével, hogy:

a) egy irattári tételbe csak azonos értékű, levéltári megőrzést igénylő vagy meghatározott időtartam eltelte után selejtezhető iratok sorolhatók be;

b) az egyes irattári tételek megfelelő alapul szolgálnak az éves ügyiratforgalmi és hatósági statisztikai adatszolgáltatáshoz;

c) a szerv hatékony működtetése egy adott funkciót illetően az ügykörök milyen mélységű áttekintését igényli.

(2) Külön irattári tételeket lehet kialakítani iratfajta alapjána) a jogszabályban vagy belső utasításban előírt, különböző célú és adattartalmú nyilvántartásokból;

b) az a) pont szerinti nyilvántartások alapirataiból, ha azokat külön irattári egységként kell kezelni;c) a választott testületek, bizottságok, valamint a szerv működése szempontjából meghatározó jelentőségű,

rendszeresen megtartott értekezletek irataiból (ideértve az előterjesztéseket, a jegyzőkönyveket vagy emlékeztetőket és a határozatokat is), továbbá a belső utasításokból.

11. § (1) Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek, amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki lehet selejtezni. A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről az iratképző - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni. A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát. A személyes adatot tartalmazó iratok őrzési és selejtezési idejét a célhoz kötött adatkezelés követelményére tekintettel kell meghatározni. A nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét az Ltv. 12. §-ában foglaltak figyelembevételével kell meghatározni.

(2)

Az irattári terv szerkezete és rendszere

12. § (1) Az irattári terv szerkezetét és rendszerét a címmel ellátott irattári tételek csoportosításával, továbbá a szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezéssel kell kialakítani.

(2) Az irattári tervet általános és különös részre kell osztani, és az irattári tételeket ennek megfelelően kell csoportosítani. Az általános részbe a szerv működtetésével kapcsolatos, több szervezeti egységet is érintő irattári tételek, a különös részbe pedig a szerv alapfeladataihoz kapcsolódó irattári tételek tartoznak.

(3) A szerv ügykörei között meglévő tartalmi összefüggések alapján elvégzett rendszerezés eredményeként az irattári tételeket különböző főcsoportokba, azon belül pedig csoportokba és alcsoportokba kell besorolni. Az irattári terv különös részén belül a főcsoportok szervezeti egységenként is kialakíthatók.

(4) A (2) és a (3) bekezdésben foglaltak szerint csoportosított, címmel ellátott és rendszerezett irattári tételeket az irattári tervben elfoglalt helyüknek megfelelő azonosítóval (irattári tételszámmal) kell ellátni.

III. Fejezet

Az iratok kezelésének általános követelményei

Az iratok rendszerezése

13. § (1) A közfeladatot ellátó szerv feladat- és hatáskörébe tartozó ügyek intézésének áttekinthetősége érdekében az azonos ügyre - egy adott tárgyra - vonatkozó iratokat egy irategységként, ügyiratként kell kezelni. A több fázisban intézett ügyek egyes fázisaiban keletkezett iratok ügyiraton belüli irategységnek, ügyiratdarabnak (ügydarabnak) minősülnek.

(2) Az ügyiratokat, valamint a közfeladatot ellátó szerv irattári anyagába tartozó egyéb más iratokat - még irattárba helyezésük előtt - az irattári tervben meghatározott irattári tételekbe, a tárgyi alapon, indokolt esetben iratfajta alapján kialakított irattári egységekbe kell besorolni.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

14. § (1) Az iratot a 39. §-ban felsorolt adatok rögzítésével, az e célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni).

(2) Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles dokumentumaként lehessen használni.

(3) Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.

(4) Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható legyen.

15. § Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, kiadmányozó, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés, átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

Az iratkezelés megszervezése

16. § (1) A közfeladatot ellátó szerv adottságainak és igényeinek megfelelően az iktatásta) központilag, egyetlen szervezeti egység vagy személy feladataként,b) osztottan, az ügyeket intéző szervezeti egységnél, vagyc) vegyes rendszerben, az a) és b) pontban foglaltak együttes alkalmazásával

szervezheti meg.(2) A szerv az elintézett ügyek iratait irattárában helyezi el.17. § (1) Az iratkezelési szabályzatban az iratkezelés minden fázisára meg kell határozni azokat az

előírásokat, amelyek biztosítják a papíralapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok egységének megőrzését, kezelhetőségét és használhatóságát.

(2) Az iktatott elektronikus iratnak az irat megnyitása nélkül is azonosíthatónak kell lennie.

IV. Fejezet

Az iratkezelés folyamata

A küldemények átvétele

18. § Az Iratkezelési Szabályzatban meg kell határozni az adott szervhez érkezett küldemény - levél, távirat, fax, csomag stb. - átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket. Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja - postai vagy hivatali kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes benyújtása stb. - szerinti bontásban is meghatározhatók.

19. § A küldemény átvételére jogosult:a) a címzett vagy az általa megbízott személy;b) a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy;c) az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy;d) a postai meghatalmazással rendelkező személy;e) az ügyfélszolgálati iroda munkatársa;f) hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy;g) az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer.20. § (1) A küldeményt átvevő köteles ellenőrizni:a) a címzés alapján a küldemény átvételére való jogosultságát;b) a kézbesítő okmányon és a küldeményen lévő azonosítási jel megegyezőségét;c) az iratot tartalmazó zárt boríték, vagy zárt csomagolás sértetlenségét.(2) Az átvevő köteles gondoskodni az egyéb jogszabályban vagy a szerv belső szabályzatában előírt

biztonsági követelmények szerinti feladatok elvégzéséről.21. § Az átvevő a papíralapú iratok esetében a kézbesítőokmányon olvasható aláírásával és az átvétel

dátumának feltüntetésével az átvételt elismeri. Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan elküldi a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát). Az „azonnal” és „sürgős” jelzésű küldemények átvételi idejét óra, perc pontossággal kell megjelölni. Amennyiben iktatásra nem jogosult személy vagy szervezeti egység veszi át az iratot, úgy azt köteles haladéktalanul, de legkésőbb az érkezést követő első munkanap kezdetén a címzettnek vagy az illetékes iktatóegységnek iktatásra átadni.

22. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat átvételének és érkezésének időpontja folyamatos működésű rendszerek esetén a fogadó szerv elektronikus rendszere által kiállított elektronikus visszaigazolásban (átvételi nyugtában) szereplő időpont.

(2) Nem folyamatos működésű rendszerek esetén a határidőt megtartottnak kell tekinteni, ha annak lejárta az üzemszünet időszakára esik, ennélfogva az elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát) a fogadó szerv az üzemszünetet követő első munkanapon állítja ki.

(3) Egyes elektronikus úton érkezett iratok elektronikus visszaigazolása esetében külön jogszabály időbélyegző alkalmazását írhatja elő.

23. § Sérült küldemény átvétele esetén a sérülés tényét papíralapú iratok esetében az átvételi okmányon jelölni kell, és soron kívül ellenőrizni kell a küldemény tartalmának meglétét. A hiányzó iratokról vagy mellékletekről a küldő szervet, személyt értesíteni kell.

24. § A gyors elintézést igénylő („azonnal”, „sürgős” jelzésű) küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, illetőleg azt a szignálásra jogosultnak soron kívül be kell mutatni, az elektronikus iratot részére továbbítani kell.

25. § (1) Az elektronikusan érkezett irat átvételét meg kell tagadni, ha az biztonsági kockázatot jelent a fogadó szerv számítástechnikai rendszerére.

(2) A küldemény a fogadó szerv rendszerére biztonsági kockázatot jelent, haa) a hatóság informatikai rendszeréhez vagy azon keresztül más informatikai rendszerhez való

jogosulatlan hozzáférés célját szolgálja, vagyb) az a) pontban meghatározott informatikai rendszer üzemelésének vagy más személyek hozzáférésének

jogosulatlan akadályozására irányul,c) az a) pontban meghatározott informatikai rendszerben lévő adatok jogosulatlan megváltoztatására,

hozzáférhetetlenné tételére vagy törlésére irányul.(3) A fogadó szerv a feldolgozás elmaradásának tényéről és annak okáról értesíti a küldőt.(4) Nem köteles a fogadó szerv a (3) bekezdés szerint értesíteni a feladót, ha korábban már érkezett

azonos jellegű biztonsági kockázatot tartalmazó beadvány az adott küldőtől. Az ismétlődés értelmezésére vonatkozó szabályokat az Iratkezelési Szabályzat tartalmazza.

26. § Téves címzés vagy helytelen kézbesítés esetén a küldeményt azonnal továbbítani kell a címzetthez, vagy ha ez nem lehetséges, vissza kell küldeni a feladónak. Amennyiben a feladó nem állapítható meg, a küldeményt, a 25. §-ban jelzett kivétellel, irattárazni és az irattári tervben meghatározott idő után selejtezni kell.

A küldemény felbontása és érkeztetése

27. § A szervhez érkezett küldeményt - a minősített iratok kivételévela) a címzett, vagyb) a központi iratkezelést felügyelő vezető által írásban felhatalmazott személy, vagyc) a szervezeti és működési szabályzatban meghatározott szervezeti egység dolgozója, vagyd) automatikusan az iratkezelési szabályzatban meghatározott elektronikus rendszer

bonthatja fel.28. § (1) Felbontás nélkül dokumentáltan a címzettnek kell továbbítani azokat a küldeményeket,a) amelyek „s. k.” felbontásra szólnak,b) amelyeknél ezt az arra jogosult személy elrendelte, valamintc) amelyek névre szólóak és megállapíthatóan magánjellegűek.

(2) A küldemények címzettje köteles gondoskodni az általa átvett hivatalos küldemény iratkezelési szabályzat szerinti iktatásáról.

29. § A küldemények téves felbontásakor a felbontó az átvétel és a felbontás tényét a dátum megjelölésével, dokumentáltan köteles rögzíteni, majd gondoskodnia kell a küldemény címzetthez való eljuttatásáról.

30. § A küldemény felbontásakor ellenőrizni kell a jelzett mellékletek meglétét és olvashatóságát. Az esetlegesen felmerülő problémák tényét rögzíteni kell, és erről tájékoztatni kell a küldőt is.

31. § (1) Az elektronikusan érkezett iratot iktatás előtt megnyithatóság (olvashatóság) szempontjából ellenőrizni kell.

(2) Amennyiben az irat a rendelkezésre álló eszközökkel nem nyitható meg, úgy a küldőt az érkezéstől számított három napon belül értesíteni kell a küldemény értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól.

(3) Amennyiben az iratnak csak egyes elemei nem nyithatóak meg a rendelkezésre álló eszközökkel, úgy a küldőt három napon belül értesíteni kell az elemek értelmezhetetlenségéről, és a közfeladatot ellátó szerv által használt elektronikus úton történő fogadás szabályairól, illetve a hiánypótlás szükségességéről és lehetőségeiről.

(4) A (2) bekezdés szerinti iratokat iktatni nem kell.32. § Ha felbontás alkalmával kiderül, hogy a küldemény pénzt vagy egyéb értéket tartalmaz, a felbontó

az összeget, illetőleg a küldemény értékét köteles az iratokon vagy feljegyzés formájában az irathoz csatoltan feltüntetni, és a pénzt, illetékbélyeget és egyéb értéket - elismervény ellenében - a pénzkezeléssel megbízott dolgozónak átadni. Az elismervényt az irathoz kell csatolni.

33. § (1) Amennyiben az irat benyújtásának időpontjához jogkövetkezmény fűződik vagy fűződhet, gondoskodni kell, hogy annak időpontja harmadik fél által megállapítható legyen.

(2) Papíralapú irat esetében a benyújtás időpontjának megállapítása a boríték csatolásával biztosítható.

(3) Elektronikus úton érkezett irat esetében az Iratkezelési Szabályzatban rendelkezni kell azokról a technikai követelményekről, amelyek az (1) bekezdésben meghatározott időpont megállapíthatóságát biztosítják.

(4) Amennyiben a beküldő nevét vagy pontos címét az iratból nem lehet megállapítani, az ezek igazolására szolgáló információhordozókat az irathoz kell csatolni.

34. § (1) Minden beérkezett küldeményt érkeztetni kell.(2) A küldeménynek a fogadó félhez történő beérkezése időpontjában nyilvántartásban kell rögzíteni

minimálisan a küldemény sorszámát, küldőjét, az érkeztetés dátumát és könyvelt postai küldeménynél a küldemény postai azonosítóját. Az érkeztetés dátumát és az érkeztető azonosítót a küldemény elválaszthatatlan részeként fel kell tüntetni. A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló 2004. évi CXL. törvény szerinti elektronikus ügyintézés során az érkeztető azonosító szám képzése a külön jogszabályban foglaltak szerint történik.

(3) A kizárólag érkeztetendő iratok körét, amelyeket nem kell iktatni, az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

35. § (1) Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell.

(2) Amennyiben az elektronikus aláírás nem érvényes, abban az esetben az elektronikus iratot nem lehet az aláíróként megnevezett személyhez rendeltnek tekinteni, az iktatást ennek megfelelően módosítani kell.

36. § Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, a fájlnevét, fájltípusát, rendelkezik-e elektronikus aláírással és az adathordozó paramétereit. Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

37. § Az irat munkahelyről történő kiviteléről, munkahelyen kívüli tanulmányozásáról, feldolgozásáról, tárolásáról belső szabályzatban kell rendelkezni.

38. § A személyes adatok kezeléséhez való hozzájárulást tartalmazó, illetve a közérdekű adatok megismerésére irányuló kérelmek kezeléséről belső szabályzatban kell rendelkezni.

Iktatás

39. § (1) Iktatás céljára évente megnyitott, hitelesített iktatókönyvet kell használni.(2) Az iktatókönyvnek kötelezően kell tartalmaznia az alábbi adatokat:a) iktatószám;b) iktatás időpontja;c) küldemény érkezésének időpontja, módja, érkeztető száma;d) küldemény elküldésének időpontja, módja;e) küldemény adathordozójának típusa (papíralapú, elektronikus), adathordozója;f) küldő megnevezése, azonosító adatai;g) címzett megnevezése, azonosító adatai;h) érkezett irat iktatószáma (idegen szám);i) mellékletek száma;j) ügyintéző szervezeti egység és az ügyintéző megnevezése;k) irat tárgya;l) elő- és utóiratok iktatószáma;m) kezelési feljegyzések;n) ügyintézés határideje, és végrehajtásának időpontja;o) irattári tételszám;p) irattárba helyezés időpontja.(3) Az iratot el kell látni iktatószámmal és az irat egyéb azonosító adataival.

40. § Az iktatószám felépítése a központi ügyiratkezelés esetén: főszám - alszám/év/; az iktatószám felépítése az osztott vagy vegyes ügyiratkezelés esetén: iktatóhely azonosítója/főszám - alszám/év/egyedi azonosítás. A főszám - alszám/év/ egy egységként tekintendő azonosító. A főszám és alszám folyamatos sorszám, amelyet a szoftverben beállított számláló automatikusan képez. Az évszám az aktuális év négy számjegye. Az iktatóhely azonosítóját (szám és betű kombinációja) az adott szervezet - igényeinek megfelelően - alakítja ki (nem osztott iktatás esetén ez az adat lehet az iktatókönyv betű és számkombinációs azonosítója). Egyedi azonosítási jelölés alkalmazása nem kötelező. Az iktatóhely azonosítókat az iratkezelési feladatok felügyeletét ellátó felelős vezető adja ki és tartja nyilván.

41. § (1) Az ugyanazon ügyben, ugyanabban az évben keletkezett iratokat egy főszámon kell nyilvántartani.

(2) Egy iktatókönyvön belül a főszámokat folyamatos sorszámos rendszerben kell kiadni.(3) Az ügyirathoz tartozó iratokat az iktatási főszám alatt folyamatosan kiadott alszámokon kell

nyilvántartani.(4) Az iktatószámnak tartalmaznia kell - osztott iktatás esetén az iktatóhely azonosítóját - az iktatási

főszámot, az alszámot, valamint az iktatószám kiadásának évét.(5) Ha az ügyintézés szakmai követelménye ezt szükségessé teszi további szám, illetve betűjel

alkalmazható, amelyek jegyzékét a közfeladatot ellátó szerv iratkezelési szabályzatában kell rögzíteni.(6) Az (1) bekezdésben foglaltaktól eltérően a rendvédelmi szerveknél, bíróságoknál és ügyészi

szerveknél a különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett iratokat is egy főszámon lehet nyilvántartani. A különböző években, de ugyanazon ügyben keletkezett, egy főszámon nyilvántartható ügyek körét a Magyar Országos Levéltárral, illetve az illetékes szaklevéltár és a miniszter egyetértésével az iratkezelési szabályzatban kell meghatározni.

42. § (1) Az ügyirat tárgyát - illetőleg annak megállapítására alkalmas rövidített változatot - az iktatókönyv „tárgy” rovatába be kell írni. A tárgyat csak egyszer, az ügyirathoz tartozó első irat nyilvántartásba vétele alkalmával kell beírni, kivéve, ha az - az irat tartalmát nem érintően - lényegesen megváltozott, ebben az esetben az új tárgyat úgy kell bevezetni, hogy az eredeti tárgy is felismerhető maradjon.

(2) Az ügyirat tárgya, illetőleg az ügyfél neve és azonosító adatai alapján név- és tárgymutató könyvet kell vezetni, illetőleg az elektronikus iktatókönyvben biztosítani kell az e szempontok szerinti visszakeresés lehetőségét (név- és tárgymutatózás). A gyorsabb keresés érdekében az iratokhoz a tárgy jellemzői alapján tárgyszavakat kell rendelni, és biztosítani kell a tárgyszavak és azok kombinációja szerinti keresés, valamint a találatok szűkítésének lehetőségét.

43. § (1) Az iktatókönyvet az év utolsó munkanapján, az utolsó irat iktatása után - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - le kell zárni.

(2) A kézi iktatókönyv esetében az iktatásra felhasznált utolsó számot követő aláhúzással kell a zárást elvégezni, majd azt a keltezést követően aláírással, továbbá a körbélyegző lenyomatával hitelesíteni kell. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása során kézi iktatókönyv esetén a lezárt iktatókönyvben ezt követően új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják.

(3) Iratkezelési szoftver alkalmazása esetén - a 41. § (6) bekezdésben foglaltak kivételével - biztosítani kell, hogy zárás után a rendszerbe az adott évre, az adott iktatókönyvbe ne lehessen több iratot iktatni. A 41. § (6) bekezdésben foglaltak alkalmazása esetén az év utolsó munkanapján el kell készíteni az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát. Ezt követően az előző évi iktatókönyvben új irat főszámra történő iktatása tilos, az érkezett újabb iratot az ugyanazon ügy soron következő alszámára iktatják. Az iktatókönyvek végleges zárásának részeként el kell készíteni - külön jogszabályban meghatározott formátumban - az iktatókönyv időbélyegzővel ellátott, hiteles elektronikus változatát.

44. § Az iratkezelőnek az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon be kell iktatni. Soron kívül kell iktatni a határidős iratokat, táviratokat, expressz küldeményeket, a hivatalból tett intézkedéseket tartalmazó „sürgős” jelzésű iratokat.

45. § (1) Az elektronikus úton érkezett irat iktatási számáról, az eljárás megindításának napjáról, az ügyintézési határidőről, az ügyintézőről és hivatali elérhetőségéről - az érkeztetési számra hivatkozással - a küldőt, ha ezt kérte, a beérkezéstől számított három napon belül elektronikus úton értesíteni kell.

(2) Az (1) bekezdés szerinti értesítés felhasználható az üggyel kapcsolatosan fennálló fizetési kötelezettségre vonatkozó értesítésre is, de azt önállóan is meg lehet küldeni.

46. § (1) Az elektronikus úton érkezett iratok automatikus iktatását az iratkezelési szabályzat lehetővé teheti.

(2) Az automatikus iktatás akkor alkalmazható, haa) az automatikus iktatásra kijelölt ügytípusok iratai elkülönített elektronikus fogadási címre érkeznek;b) a benyújtás szabályairól az ügyfelek részletes tájékoztatást érhetnek el a közfeladatot ellátó szerv

és/vagy a központi rendszer honlapján;c) a közfeladatot ellátó szerv által előzetesen közzétett formátumban és alakban történik a dokumentum

benyújtása;d) az iratkezelési szabályzat rendelkezik a tévesen az automatikus iktatási rendszerbe került iratok

kezeléséről.(3) Automatikus iktatási rendszer alkalmazása esetén az elektronikus irat beérkezésekor elküldött

automatikus visszaigazolás egyben az iktatásról (a 45. § szerinti adattartalommal), valamint a fizetési kötelezettségről szóló tájékoztatást is tartalmazhatja.

47. § Nem kell iktatni, de jogszabályban meghatározott esetekben nyilván kell tartani:a) könyveket, tananyagokat;

b) reklámanyagokat, tájékoztatókat;c) meghívókat;d) nem szigorú számadású bizonylatokat;e) bemutatásra vagy jóváhagyás céljából visszavárólag érkezett iratokat;f) pénzügyi bizonylatokat, számlákat (külön szabályozás szerint);g) munkaügyi nyilvántartásokat;h) anyagkezeléssel kapcsolatos nyilvántartásokat;i) közlönyöket, sajtótermékeket;j) visszaérkezett tértivevényeket és elektronikus visszaigazolásokat.48. § Téves iktatás esetén a kézi iktatókönyvben a bejegyzést áthúzással kell érvényteleníteni oly módon,

hogy az érvénytelenítés ténye - az eredeti bejegyzés olvashatósága mellett - kétségtelen legyen. Elektronikus iktatókönyv használata esetén a módosításokat tartalmuk megőrzésével, naplózással dokumentálni kell. A tévesen kiadott iktatószám nem használható fel újra.

49. § (1) A kézi iktatókönyvben sorszámot üresen hagyni, a felhasznált lapokat összeragasztani, a bejegyzett adatokat kiradírozni, vagy bármely más módon olvashatatlanná tenni nem szabad. Ha helyesbítés szükséges, a téves adatot vagy számot egy vonallal úgy kell áthúzni, hogy az eredeti feljegyzés olvasható maradjon. A javítást keltezéssel és kézjeggyel kell igazolni.

(2) Elektronikus iratkezelési rendszer alkalmazása esetén az utólagos módosítás tényét a jogosultsággal rendelkező ügyintéző/ügykezelő azonosítójával és a javítás idejének megjelölésével naplózni kell. A naplóban követhetően rögzíteni kell az eredeti és a módosított adatokat.

50. § Az irat iktatása előtt meg kell állapítani, hogy van-e előzménye. Az előzményt az irathoz kell szerelni. Amennyiben az irat iktatása nem lehetséges az előzmény főszámára, rögzíteni kell az iktatókönyvben az előirat iktatószámát, és az előzménynél a jelen irat iktatószámát, mint az utóirat iktatószámát.

Szignálás

51. § (1) Az iratkezelő az érkezett iratot köteles az illetékes szervezeti egység vezetőjének vagy a vezető megbízottjának átadni, aki kijelöli az ügyintézést végző személyt (szignálás). Az Iratkezelési Szabályzat rendelkezhet úgy, hogy bizonyos, jól meghatározott iratcsoport esetén szignálás nélkül ahhoz az ügyintézőhöz kell továbbítani az iratot, aki illetékes az ügyben eljárni, az iratkezelési feljegyzéseket megtenni.

(2) Azt az iratot, amelynek iktatott előzménye van, vagy ha az ügy, ügycsoport feldolgozására illetékes szervezeti egység már korábban ki volt jelölve, közvetlenül a szervezeti egységhez lehet továbbítani.

(3) Az irat szignálására jogosult meghatározza az elintézéssel kapcsolatos esetleges külön utasításait (feladatok, határidő, sürgősségi fok stb.). Ezeket a szignálás idejének megjelölésével írásban teszi meg.

(4) A szervezeti egység vezetője elrendelheti az irat bemutatás előtti iktatását.

Kiadmányozás

52. § (1) Külső szervhez vagy személyhez küldendő iratot kiadmányként csak a szervezeti és működési szabályzatban, ügyrendben meghatározott, kiadmányozási joggal rendelkező személy írhat alá.

(2) Külső szervhez vagy személyhez kiadmányt csak hitelesen lehet továbbítani.(3) Nem minősül kiadmánynak az elektronikus visszaigazolás, a fizetési azonosítóról és az iktatószámról

szóló elektronikus tájékoztatás, valamint az Iratkezelési Szabályzatban meghatározott egyéb dokumentumok.53. § (1) Az irat akkor hiteles kiadmány, ha:a) azt az illetékes kiadmányozó saját kezűleg aláírja, vagy a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés

szerepel, a hitelesítéssel felhatalmazott személy azt aláírásával igazolja, továbbáb) a kiadmányozó, illetve a felhatalmazott személy aláírása mellett a szerv hivatalos bélyegzőlenyomata

szerepel.(2) Nyomdai sokszorosítás esetén elegendőa) a kiadmányozó neve mellett az „s. k.” jelzés, vagy a kiadmányozó alakhű aláírásmintája ésb) a kiadmányozó szerv bélyegzőlenyomata.(3) A közfeladatot ellátó szerv által készített hiteles kiadmányról hiteles másolatot készíteni minősített

elektronikus aláírással és a másolat készítési dátumának rögzítésével lehet.(4) A szervnél keletkezett iratokról az iratot őrző szervezeti egység vezetője, vagy ügyintézője hitelesítési

záradékolással jogosult papíralapú és elektronikus másolatot is kiadni.54. § A kiadmányozáshoz használt bélyegzőkről, érvényes aláírás-bélyegzőkről és a hivatalos célra

felhasználható elektronikus aláírásokról nyilvántartást kell vezetni.

Expediálás

55. § A szervezeti egység iratkezelőjének ellenőriznie kell, hogy a hitelesített iratokon végrehajtottak-e minden kiadói utasítást, és a mellékleteket csatolták-e. E feladat elvégzése után dokumentálni kell a nyilvántartással, továbbítással kapcsolatos információkat.

56. § A küldeményeket a továbbítás módja szerint kell csoportosítani (posta, külön kézbesítő, futárszolgálat stb.).

57. § Az elektronikus irat elküldése időpontját dokumentálni kell.58. § (1) Elektronikus levélben iratot csak akkor lehet küldeni, ha a címzett a kérelmet elektronikusan

küldte be, vagy azt - az elektronikus levélcíme megadása mellett - kifejezetten kéri.(2) Amennyiben az elektronikus levél elküldése meghiúsul, az elektronikus irat papíralapú hiteles

változatát hagyományos kézbesítési módszerrel kell megküldeni a címzettnek.

Irattározás

59. § Az irattárba adást és az irattári anyag kezelését dokumentáltan, visszakereshetően kell végezni.60. § (1) Átmeneti irattárba lehet elhelyezni az elintézett, további érdemi intézkedést nem igénylő,

kiadmányozott, irattári tételszámmal ellátott ügyiratokat.(2) Az átmeneti irattár az iratkezelési szabályzatban rögzített ideig őrzi az iratokat, ezt követően azokat

selejtezi vagy átadja a szervezet központi irattárának. A központi irattár gondoskodik a maradandó értékű iratok levéltári átadásáról.

61. § (1) Irattárba helyezés előtt az ügyintézőnek az ügyirathoz - ha eddig nem történt meg - hozzá kell rendelnie (papíralapú irat esetén rávezetnie) az irattári tételszámot, és meg kell vizsgálni, hogy az előírt kezelési és kiadási utasítások teljesültek-e.

(2) A feleslegessé vált munkapéldányokat és másolatokat az ügyiratból ki kell emelni, és a selejtezési eljárás mellőzésével meg kell semmisíteni.

(3) Ezt követően be kell vezetni az iktatókönyv megfelelő rovatába az irattárba helyezés időpontját, és el kell helyezni az irattári tételszámnak megfelelő gyűjtőbe.

(4) A központi irattárba csak lezárt évfolyamú, segédkönyvekkel ellátott ügyiratok adhatók le.62. § (1) Az azonos iktatóhelyhez és azonos évkörhöz tartozó elektronikusan tárolt iratokat, kezelési

feljegyzéseket, nyilvántartási adatokat közös rendszerben kell kezelni. Megfelelő jogosultsági rendszer alkalmazása esetén a különböző iktatóhelyekhez tartozó iratok közös rendszerben is tárolhatók.

(2) Az elektronikusan tárolt adatok, iratok utólagos olvashatóságát, használatát a selejtezési idő lejáratáig vagy levéltárba adásáig biztosítani kell.

63. § (1) A szerv dolgozói az érvényes szervezeti és működési szabályzatban rögzített jogosultságuk alapján az irattárból hivatalos használatra kölcsönözhetnek iratokat.

(2) A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni.(3) Papíralapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet

mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni.

(4) Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. Amennyiben a felhasználó a saját gépéről nem éri el a megtekintendő iratot, akkor az irattár kezeléséért felelős ügyintézőnek kell gondoskodnia arról, hogy a jogosult felhasználó elektronikus úton megkapja a kért irat másolatát.

Selejtezés

64. § (1) Az ügyiratok selejtezését az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető által kijelölt legalább 3 tagú selejtezési bizottság javaslata alapján lehet elvégezni az irattári tervben rögzített őrzési idő leteltével.

(2) Az iratselejtezésről a selejtezési bizottság tagjai által aláírt, és a szerv körbélyegzőjének lenyomatával ellátott selejtezési jegyzőkönyvet kell készíteni, melyet iktatás után az illetékes levéltárhoz kell továbbítani, a selejtezés engedélyezése végett.

(3) A levéltár az iratok megsemmisítését a szükséges ellenőrzés után a selejtezési jegyzőkönyv visszaküldött példányára írt záradékkal engedélyezi.

(4) A megsemmisítésről a szerv vezetője az adatvédelmi és biztonsági előírások figyelembevételével gondoskodik.

Levéltárba adás

65. § (1) A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket - a levéltárral egyeztetett módon - elektronikus formában is át kell adni.

(2) Az elektronikusan tárolt ügyiratok átadását a külön jogszabályban meghatározott formátum szerint kell elvégezni.

V. Fejezet

Hozzáférés az iratokhoz, az iratok védelme

66. § (1) Az iratokkal és az azok kezeléséhez alkalmazott gépi adathordozókkal kapcsolatban minden esetben rendelkezni kell a szükséges védelmi intézkedésekről, beleértve a vírusvédelmet és a kéretlen elektronikus üzenetek elleni védekezést is. Biztosítani kell az illetéktelen hozzáférés megakadályozását mind a papíralapú, mind a gépi adathordozó esetében.

(2) A közfeladatot ellátó szervek alkalmazottai csak azokhoz az - akár papíralapú, akár gépi adathordozón tárolt - iratokhoz, illetőleg adatokhoz férhetnek hozzá, amelyekre munkakörük ellátásához szükségük van, vagy amelyre az illetékes vezető felhatalmazást ad. A hozzáférési jogosultságot folyamatosan naprakészen kell tartani.

67. § (1) Az iratokhoz a kiadmányozó döntése alapján az alábbi kezelési utasítások alkalmazhatók:a) „Saját kezű felbontásra!”,b) „Más szervnek nem adható át!”,c) „Nem másolható!”,d) „Kivonat nem készíthető!”,e) „Elolvasás után visszaküldendő!”,f) „Zárt borítékban tárolandó!” (a kezelésére vonatkozó utasítások megjelölésével.),g) valamint más, az adathordozó sajátosságától függő egyéb szükséges utasítás.(2) Az (1) bekezdésben meghatározott kezelési utasítások nem korlátozhatják a közérdekű adatok

megismerését.

A központi államigazgatási szervek, az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtásának ellenőrzési rendje

Általános rendelkezések

67/A. § (1) A miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításával összefüggő ellenőrzési feladatait a KIF útján, az éves munkatervben meghatározott ütemezéssel, a központi államigazgatási szerveknél végzi.

(2) A területileg illetékes közigazgatási hivatal a közigazgatási hivatalokról szóló 297/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet 22. §-a (1) bekezdésének e) pontjában biztosított ellenőrzési jogkörében ellenőrzi az önkormányzati hivatalok iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását, a helyi önkormányzatok társulásáról és együttműködéséről szóló 1997. évi CXXXV. törvény 20. §-ának (2) bekezdésében, valamint a települési önkormányzatok többcélú kistérségi társulásáról szóló 2004. évi CVII. törvény 12. §-ának (2) bekezdésében biztosított törvényességi ellenőrzési jogkörében ellenőrzi az önkormányzati társulások iratkezelési szabályzataiban foglaltak végrehajtását.

(3) A KIF és a közigazgatási hivatalok (1) és (2) bekezdésben rögzített ellenőrzési tevékenysége nem érinti a közlevéltárak ellenőrzési jogosultságait szabályozó jogszabályi előírásokat.

(4) Az ellenőrzés célja az iratkezelés helyzetének feltárása, továbbá annak vizsgálata, hogy az iratkezelés gyakorlati végrehajtása megfelel-e a vonatkozó jogszabályokban, szabályzatokban foglaltaknak.

(5) A központi államigazgatási szervek esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a KIF a Magyar Országos Levéltárral egyeztetve határozza meg. Az önkormányzati hivatalok és az önkormányzati társulások esetében az ellenőrzések éves ütemtervét a területileg illetékes közigazgatási hivatal az illetékes közlevéltárral egyeztetve határozza meg.

(6) Az ellenőrzésben nem vehet részt az ellenőrzött szerv dolgozójának a Polgári Törvénykönyvről szóló 1959. évi IV. törvény 685. §-ának b) pontjában meghatározott hozzátartozója (közeli hozzátartozója).

(7) Az ellenőrzést végző a kizárási okot közvetlen vezetőjének haladéktalanul köteles bejelenteni, de azt az ellenőrzött szerv is bejelentheti.

(8) Az ellenőrzést végző köteles a titokvédelemre, valamint a személyes adatok védelmére vonatkozó előírásokat betartani.

Az ellenőrzés rendje

67/B. § (1) Az ellenőrzésről az ellenőrizendő szervet (a továbbiakban: szerv) az ellenőrzés megkezdése előtt legalább tizenöt nappal írásban - az iratkezelés felügyeletét ellátó szerv vezetőjén keresztül - értesíteni kell az ellenőrzési terv egyidejű megküldésével, amennyiben annak megküldése az ellenőrzés célját nem hiúsítja meg.

(2) Ellenőrzésre a KIF, valamint a közigazgatási hivatal megbízott köztisztviselője jogosult. Az ellenőrzésre jogosult személy az ellenőrzési jogosultságát az ellenőrzés megkezdése előtt köteles igazolni. Az ellenőrzésre jogosult személyt ellenőrzési megbízólevéllel kell ellátni, amely a munkáltatói (szolgálati) igazolvánnyal együtt érvényes. Az ellenőrzési megbízólevélnek tartalmaznia kell:

a) a „megbízólevél” elnevezést;b) az ellenőr nevét, beosztását, munkáltatói (szolgálati) igazolványának a számát;c) az ellenőrzés helyére, az ellenőrzési tervre történő utalást;d) az ellenőrzés végrehajtására, eljárási szabályára vonatkozó jogszabály megnevezését;e) a megbízólevél érvényességi idejét;f) a kiállítás keltét;g) a kiállításra jogosult aláírását, a bélyegzőlenyomatot.(3) Az ellenőrzést úgy kell végezni, hogy az ellenőrzött szerv rendeltetésszerű tevékenységét lehetőleg

ne akadályozza. Az ellenőrzést az ellenőrizni kívánt tevékenység folytatása idején (munkanap) a szerv hivatalos munkaidejének megfelelő időpontban kell végezni.

Az ellenőrzés eszközei, módszere, szempontjai, eredménye, az ellenőrzési jegyzőkönyv

67/C. § (1) Az ellenőrzést végző személy az ellenőrzés eredményes lefolytatása érdekében jogosult:a) az ellenőrzés lefolytatásához szükséges területre belépni (a szerv székhelye, telephelye, irattára,

raktári helyisége stb.), illetve a személyes adatnak nem minősülő elektronikusan tárolt adatokhoz hozzáférni;b) az iratkezeléssel kapcsolatos iratokba, iratkezelési nyilvántartásokba betekinteni, amelynek körében

az ellenőrzés tárgyával összefüggő iratot - az államtitkot és a szolgálati titkot tartalmazó iratok és a személyes adatok kivételével - megvizsgálhat;

c) az iratkezeléssel kapcsolatos munkafolyamatokat megvizsgálni;d) az iratkezeléssel összefüggésben felvilágosítást kérni, amelynek keretében a vizsgált szervtől

személyes adatnak nem minősülő adatokat, tájékoztatást kérhet.(2) Az iratkezelés helyzetének feltárása érdekében az ellenőrzést végző ellenőrzése során az alábbi

körülményeket vizsgálja különösen:a) az ellenőrzött szerv rendelkezik-e az Ltv., valamint a Korm. Rendeletnek megfelelő

egyedi/egységes iratkezelési szabályzattal;b) milyen az iratkezelés szervezete (központi, osztott, vegyes);c) az iratkezeléssel kapcsolatos felelősséget;d) az ellenőrzött szerv iratkezelési informatikai infrastruktúráját (iratkezelési szoftver adatok, a

jogosultsági rendszer kidolgozottsága, az iratkezelési szoftver működési tapasztalatai stb.);e) hogyan támogatja az iratkezelési gyakorlat a szerv rendeltetésszerű működését;f) az iratkezelés folyamatát;g) az iktatási/nyilvántartási fegyelmet, az iktatókönyvek hitelességét, a küldemények útjának pontos

nyomon követhetőségét, a hivatali bélyegzők nyilvántartásának és használatának rendjét, az irategység elvének érvényesülését;

h) a lejárt megőrzési idejű iratok iratkezelési szabályzatban meghatározottak szerinti rendszeres selejtezését és a nem selejtezhető, maradandó értékű iratok illetékes levéltárnak történő átadását;

i) a feladatkörök megváltozása, megszűnő szervek, szervezeti egységek esetén az iratok sorsának rendezését.

(3) Az ellenőrzés során az ellenőrzés tárgyával kapcsolatban a szervnél tett megállapításokról jegyzőkönyvet készít az ellenőrzést lefolytató személy. Az ellenőrzési jegyzőkönyvnek tartalmazni kell:

a) az eljáró szerv megnevezését;b) az ellenőrzött szerv megnevezését;c) az ellenőrzés célját;d) a helyszín és az időpont megjelölését;e) az ellenőrzést végző személyek megnevezését;f) az ellenőrzés során tapasztalt, a vizsgálat szempontjából lényeges körülményeket és

megállapításokat;g) a vizsgált szervet képviselő személy által a vizsgálattal kapcsolatban tett nyilatkozatokat;h) a vizsgált szervet képviselő személy és az ellenőrzést végző személy aláírását.(4) Az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát az ellenőrzést végző a helyszínen átadja vagy

amennyiben ez valamilyen okból nem lehetséges, az ellenőrzés befejezését követő öt napon belül megküldi a vizsgált szervnek. Az ellenőrzést végző az ellenőrzési jegyzőkönyv egy példányát tájékoztatásul az illetékes közlevéltárnak is megküldi.

(5) Amennyiben az ellenőrzés során megállapították, hogy az ellenőrzött szerv a jogszabályban foglalt előírásokat megsértette, az ellenőrző

a) felhívja a szerv figyelmét a jogszabálysértésre és határidő megállapításával, valamint a jogkövetkezményekre történő figyelmeztetéssel felszólítja annak megszüntetésére,

b) megkeresi az intézkedésre hatáskörrel rendelkező szervet, illetve fegyelmi vagy egyéb eljárást kezdeményez.

VI. Fejezet

Egyéb rendelkezések

68. § (1) Az iratkezelés rendszerét csak a naptári év kezdetén lehet megváltoztatni.(2) E rendelet szabályait az automatizált egyedi döntésekkel kapcsolatos ügyintézés esetén az Ltv. 35/A. §

(2) bekezdésében foglalt felhatalmazás alapján kiadott rendeletben meghatározott sajátos követelmények figyelembevételével kell alkalmazni.

VII. Fejezet

Záró rendelkezések

69. § (1) Ez a rendelet 2006. január 1-jén lép hatályba.(2) E rendelet rendelkezéseit a 2006. január 1-je után kiadásra kerülő iratkezelési szabályzatok

tekintetében kell alkalmazni. A jelenleg érvényben lévő iratkezelési szabályzatokat 2007. január 1-jéig a rendeletnek megfelelően módosítani kell. Papíralapú iktatókönyvek használata esetén a 41. § (1) és (3) bekezdéseit 2008. január 1-jétől kell alkalmazni. E rendelet rendelkezéseit a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény 79. § (1) bekezdésében meghatározott törzsszámhoz kapcsolódó iratok tekintetében 2015. január 1-jétől kell alkalmazni.

(3) Az érvényes tanúsítvánnyal rendelkező iratkezelési szoftvereket e rendelet 40. §-ában meghatározott követelményeknek a tanúsítvány érvényességi idejének lejártáig, legkésőbb a tanúsítvány megújításakor kell megfeleltetni.

(4)(5) A köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI.

törvényt módosító 2005. évi CXLIX. törvény 7. § (2) bekezdésében meghatározott határidők letelte után iratkezelési célra csak a külön jogszabály szerint tanúsított iratkezelési szoftvert alkalmazhat.

Az iratkezelés célhoz rendelése, szervezése

Az iratkezelését úgy kell megszervezni, hogy a szervhez érkezett, ott keletkező, illetve onnan

továbbított irat:

1. azonosítható, fellelési helye, útja követhető, ellenőrizhető és visszakereshető legyen;

2. tartalma csak az arra jogosult számára legyen megismerhető;

3. kezeléséért fennálló személyi felelősség egyértelműen megállapítható legyen;

4. szakszerű kezeléséhez, nyilvántartásához, kézbesítéséhez, védelméhez megfelelő feltételek

biztosítva legyenek;

5. a beérkezett iratok megváltoztathatatlansága biztosítva legyen;

6. a rendszeres selejtezés elvégzésével az irattári iratanyag felesleges felhalmozódása

megelőzhető, a maradandó értékű iratok megőrzése biztosított legyen;

7. az ügyintézéshez, a döntések előkészítéséhez, a szervezet rendeltetésszerű működéséhez

megfelelő támogatást biztosítson.

Az iratkezelés felügyeletével megbízott vezető gondoskodik:

1. az iratkezelési szabályzat végrehajtásának rendszeres ellenőrzéséről, intézkedik a

szabálytalanságok megszüntetéséről, szükség esetén kezdeményezi a szabályzat

módosítását;

2. az iratkezelést végző, vagy azért felelős személyek szakmai képzéséről és

továbbképzéséről;

3. az iratkezelési segédeszközök (iktatókönyv, név- és tárgymutató, kézbesítőkönyv,

iratminták és formanyomtatványok, számítástechnikai programok, adathordozók stb.)

biztosításáról;

4. az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságainak, az egyedi azonosítóknak,

a helyettesítési jogoknak, a külső és a belső név- és címtáraknak naprakészen tartásáról, az

üzemeltetési és adatbiztonsági követelményekről, és azok betartásáról;

5. a hivatalos és személyes elektronikus postafiókok szabályozott működéséről;

6. egyéb jogszabályokban meghatározott iratkezelést érintő feladatokról.

A tevékenységi körében iratkezelési feladatokat ellátó vezető, ügyintéző, ügykezelő köteles

gondoskodni az iratkezelési szoftver által kezelt adatok biztonságáról, és megtenni azokat a

technikai és szervezési intézkedéseket, kialakítani azokat az eljárási szabályokat, amelyek az

üzembiztonsági, adatvédelmi szabályok érvényre juttatásához szükségesek.

Az iratokat és az adatokat védeni kell különösen a következők ellen:

← jogosulatlan hozzáférés,

← megváltoztatás,

← továbbítás,

← nyilvánosságra hozatal,

← törlés, megsemmisítés, valamint

← megsemmisülés és

← sérülés.

A szerv vezetője köteles az üzemeltetés és az adatbiztonság olyan szabályozására, amely alapján a

feladatok, hatáskörök pontosan meghatározásra kerülnek és végrehajthatók.

Az iratok nyilvántartása és az iratforgalom dokumentálása

Az iratot - adatok rögzítésével -, az e célra rendszeresített papíralapú vagy elektronikus

iktatókönyvben, iktatószámon kell nyilvántartani (iktatni).

Az iktatást olyan módon kell végezni, hogy az iktatókönyvet az ügyintézés hiteles

dokumentumaként lehessen használni.

Az iratforgalom keretében az átadást-átvételt minden esetben úgy kell végezni, hogy egyértelműen

bizonyítható legyen, ki, mikor, kinek továbbította vagy adta át az iratot.

Az iratok iktatásával és az iratforgalom dokumentálásával biztosítani kell, hogy az ügyintézés

folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok

holléte, pedig naprakészen megállapítható legyen.

Az iratkezelési folyamat szereplőit (szervezeti egység, szignáló, ügyintéző, iratkezelő) megszűnés,

átszervezés és személyi változás esetén a kezelésükben lévő iratokkal, a nyilvántartások alapján

tételesen el kell számoltatni, az elszámoltatásról jegyzőkönyvet kell felvenni.

A küldemények átvétele

A iratkezelés szabályozásában meg kell határozni az adott szervhez érkezett küldemény - levél,

távirat, fax, csomag stb. - átvételére való jogosultságot és az átvétellel kapcsolatos teendőket.

Az átvétellel kapcsolatos teendők a küldemény érkezésének módja - postai vagy hivatali

kézbesítés, futárszolgálat, informatikai-telekommunikációs eszköz, illetve a magánfél személyes

benyújtása stb. - szerinti bontásban is meghatározhatók.

A küldemény átvételére jogosult:

1. a címzett vagy az általa megbízott személy;

2. a szerv vezetője vagy az általa megbízott személy;

3. az iratkezelést felügyelő vezető vagy az általa megbízott személy;

4. a postai meghatalmazással rendelkező személy;

5. az ügyfélszolgálati iroda munkatársa;

6. hivatali munkaidőn túl az ügyeleti szolgálatot teljesítő személy;

7. az iratkezelés szabályozásában meghatározott elektronikus rendszer.

Iktatás

Az iratkezelés legfontosabb mozzanata, ennek segítségével lehet figyelemmel kísérni az irat

mozgását. Az iratnyilvántartás alapvető része, melynek során a beérkező- ill. a saját keletkezésű

iratot iktatószámmal látják el, és kitöltik az iktatóbélyegző rovatait. Az iktatószám alapján valósul

meg az irat visszakereshetősége. Az iktatásnak a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő

munkanapon meg kell történnie.

Az iktatószám felépítését az Iratkezelési Szabályzatban határozzák meg.

Nem iktatjuk a következő iratokat:

← tananyag

← tájékoztató anyag-reklámanyag, szórólap

← meghívó

← közlöny, folyóirat

← pénzügyi bizonylat, számla (külön pénzügyi szabályozás alapján történik)

Egy iratot csak egyszer szabad iktatni. A kettős iktatás tilalmát az iratok biztonságos őrzése,

visszakereshetősége teszi szükségessé.

Iktatókönyv

Az intézmény, cég, működése során keletkezett (bejövő, kimenő) iratok nyilvántartására szolgáló

folyamatos sorszámú oldalakkal ellátott, évenként hitelesítetten megnyitott és lezárt

iratnyilvántartó könyv. Ma már készülhet elektronikus adathordozón is.

Akár iktatókönyvet, akár a számítógépes iktatást használjuk tartalmaznia kell mindazokat az

adatokat, amelyek az iratok azonosításához, követéséhez, ellenőrzéséhez, visszakereséséhez

szükségesek.

Ezen adatok közül a legfontosabbak:

← irat iktatószáma

← iktatás időpontja

← küldő neve (és címe)

← irat tárgya

← irattári elhelyezésre vonatkozó adatok

Tilos az iktatókönyvben:

← sorszámot üresen hagyni

← felhasznált lapokat összeragasztani

← adatokat kiradírozni, olvashatatlanná tenni

Helyesbítésnél a téves adatokat egy vonallal áthúzzuk, a javítást keltezéssel, kézjeggyel igazoljuk.

téves iktatás esetén a bejegyzést egy vonalas áthúzással érvénytelenítjük. Az érvénytelenítést

keltezéssel, kézjeggyel igazoljuk, s jelöljük, hogy a tévesen beiktatott ügy iratát mely számra

iktattuk át. Az iktatókönyv szabályszerű vezetését ellenőrizni kell, s ennek az ellenőrzésnek

megtörténtét a lap szélén kézjeggyel igazolni kell. Az Iratkezelési Szabályzatban határozzák meg a

vezetőt, aki az ellenőrzés elvégzését végzi.

Irattárolás, iratselejtezés

Az irattár

Megfelelően kialakított és felszerelt, az irattári anyagok szakszerű és biztonságos őrzésére

kialakított helyiség, melynek kialakításánál az Országos Tűzvédelmi Szabályzat előírásait

figyelembe kell venni.

Az irattározás feladata kettős:

← iratok biztonságos őrzése

← gyors visszakereshetőség

Az irattár az irodának fontos része. Az itt folyó munka

← egyrészt passzív irattári tevékenység, ez az iratanyag befogadását, tárolását és megőrzését

jelenti

← másrészt aktív tevékenység, az arra jogosult érdeklődőknek gyorsan és pontosan a

rendelkezésre bocsátja a szükséges iratot.

Célszerű külön tárolni azokat az iratokat, amelyek a még folyó ügyek intézésekor lesznek

szükségesek, és külön azokat, amelyek már az elintézett ügyekhez kapcsolódnak.

Átmeneti (operatív)-kézi irattárban tároljuk azokat az iratokat, amelyekre az ügymenet során még

szükség lehet, és az ügyintéző rendelkezésére kell bocsátani a lehető legrövidebb idő alatt. ezek az

iratok általában 1-2, legfeljebb 3 évnél korábban keletkeztek.

A központi irattár az iratok végső megőrzési helye. Itt helyezzük el a 2-3 évnél régebben keletkezett

ügyviteli vagy maradandó értékű iratokat. Az itt elhelyezett iratokat addig kell őrizni, ameddig a

megfelelő jogszabályok alapján készített Irattári terv előírja. A központi irattár kezelése a kijelölt

irattáros feladata. Iratokat az irattárból átvételi elismervény (iratpótló) ellenében, kizárólag az

intézmény dolgozójának lehet kiadni hivatalos használatra.

Külső személy részére olvasásra, vagy lemásolásra csak az intézmény vezetőjének írásos

engedélye alapján lehet kiadni.

Az irattározás rendszerezési szempontjai – módszerei:

← alfabetikus (betűrendi)

← időrendi

← földrajzi

← szakmai-tárgyi

Irattári terv

A (közok)iratok rendszerezésének és a selejtezhetőség szempontjából történő válogatásának alapjául szolgáló jegyzék, amely az irattári anyagot tételekre- tárgyi csoportokra -iratfajtákra tagolva, az intézmény szervezetéhez igazodó rendszerezésben sorolja fel, s meghatározza a kiselejtezhető irattári anyagok ügyviteli célú megőrzésének időtartamát, továbbá a nem selejtezhető iratok levéltárba adásának határidejét

Az irattári tételek

Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek,

amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki

lehet selejtezni.

A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek

iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről

az iratképző - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni.

A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek

esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát.

Külön jogszabály határozza meg a felszámolás, csődeljárás, végelszámolás esetére vonatkozó

iratkezelés (átadás) és selejtezés, valamint levéltári feladatokkal kapcsolatos ügyintézés rendjét.

Az irattári tervszerkezete és rendszere

Az egyes irattári tételekhez kapcsolódóan meg kell határozni, hogy melyek azok az irattári tételek,

amelyek iratai nem selejtezhetők, és melyek azok, amelyek iratait meghatározott idő eltelte után ki

lehet selejtezni.

A nem selejtezhető irattári tételek esetében meg kell jelölni azt is, hogy melyek azok, amelyek

iratait meghatározott idő eltelte után levéltárba kell adni, és melyek azok, amelyek megőrzéséről

az iratképző - határidő megjelölése nélkül - helyben köteles gondoskodni.

A nem selejtezhető és levéltárba adandó irattári tételek, továbbá a selejtezhető irattári tételek

esetében meg kell jelölni az irattári őrzés időtartamát.

Külön jogszabály határozza meg a felszámolás, csődeljárás, végelszámolás esetére vonatkozó

iratkezelés (átadás) és selejtezés, valamint levéltári feladatokkal kapcsolatos ügyintézés rendjét.

Lehetőségek a korszerű ügykezelésre – az elektronikus iroda

Napjainkban egyre több az olyan munkahely, ahol az ügyiratkezelésnek már a korszerű

megvalósítását választják. A korszerű rendszer kialakításánál célszerű meghatározni melyek azok a

munkafolyamatok, amelyeket érdemes számítógépen végezni. A titkársági szoftverek használatával

egyszerűbb lehet az iktatás, határidő- figyelés, adatbázis-kezelés.

A végső cél az ELEKTRONIKUS (PAPÍRMENTES) IRODA. Azok a cégek, ahol nagy mennyiségű

iratforgalom van egyre inkább szükségesnek érzik, hogy az ügyirat-kezelési folyamatot korszerű

megoldással működtessék. A véső cél a számítógépes irattár. Az elektronikus iroda egyik

legfontosabb jellemzője, hogy csökkenti a papírfelhasználást, ugyanakkor gyorsítja az ügyek

elintézését, hiszen a dokumentumokat az adott cégen belül hálózaton keresztül továbbítják az

illetékes ügyintézőhöz. Ezzel a megoldással egyszerűsíthetők a munkafolyamatok, gyorsabbá és

átláthatóbbá válnak, tehát hatékonyabb munkavégzés valósítható meg. Nagyon fontos az

adatvédelem, illetve a megfelelő szakembergárda.

A levél

A fejezet tartalma

← Fogalom- meghatározás

← A hivatalos levél formai követelményei

← A hivatalos levelek csoportosítása tartalmi szempontból

← Az iratok hitelesítése, az aláírások szerepe, a digitális aláírás

""Verba volant, scripta manent"- A szó elszáll, az írás megmarad!"

Mi is a levél?

A levél írásos közéleti műfaj. Levelezésen a levelek útján való érintkezést, a kapcsolatteremtést, az

ismételt levélváltást értjük.

A levélműfaj két alaptípusa:

← magánlevél

← hivatalos vagy üzleti levél

Minden üzleti levél nyelvi közlés, ezért meg kell felelnie a nyelvvel, az írott beszéddel szembeni

minőségi követelményeknek. Az üzleti levél hangnemét, gondolati- érzelmi hatásosságát, jó

benyomást keltő stílusát meg kell követelni önmagunktól és munkatársainktól. Az üzleti sikernek

része a célját megvalósító üzleti levelezés, ezért egyre keresettebb az a személy, az a munkaerő,

aki e műfaj kiváló művelője.

A társadalom gazdasági tevékenységére jellemző a gazdálkodó szervezetek anyag- és

áruforgalommal kapcsolatos levelezése. A gazdálkodási célkitűzések megvalósításához anyagokra,

kész- és félkész termékekre van szükség. A gyártó cégek termelő- és gazdálkodó tevékenysége

igen sokrétű. Ez mutatja az anyag- és áruforgalom széles körű levelezése is. Az adásvétel

tárgykörében írott levelek címzettjei lehetnek termelőcégek és kereskedelmi cégek. Az anyagokat a

termékeket a termelő- és kereskedelmi cégek között kereskedelmi levelezéssel mozgatják.

Az üzleti levél (mint minden más levél) pótolja a személyes érintkezést, másrészt bizonyító irat,

amelyre hivatkozni lehet. Írásainkban mindenekelőtt arra kell törekedni, hogy mondanivalónkat

egyértelműen, világosan, szabatosan fogalmazzuk meg

A hivatalos levelezés az állami, társadalmi, gazdasági szerveztek, intézmények, vállalatok

egymással és magánszemélyekkel tartott írásbeli kapcsolatát jelenti.

A gazdasági egységen belüli írásbeli kapcsolatok hivatalos levelei a belső levelezés, a gazdasági

egységen kívüli kapcsolatok levelei a külső levelezés fogalomkörébe taroznak.

A hivatalos levelekben alaki szempontból három fő szerkezeti részt különböztetünk meg:

fejrész, főrész záró rész.

Kötelező tartalmi elemei:

Fejrész← feladó és címzett adatai

← keltezés

← irattári adatok

Főrész← a levél tárgy megjelölése

← megszólítás

← levél szövege

Zárórész← elköszönő szavak

← keltezés

← aláírás(ok)

Levélminták

Ma már a levelezés történelmének része az a levélminta, melyet a Magyar Szabványügyi Hivatal

adott ki több mint 20 évvel ezelőtt. A leveleket - a metrikus rendszert használó Európában - A4-es

papírra írjuk, és a szöveget úgy helyezzük el a papíron, megfelelő méretű margókat (bal: 3 cm;

jobb: 1,5 cm) hagyunk, 12, vagy 13 pontos betűméretet használunk.

>>> Letölthető hivatalos levélforma (4 féle változat)! (lsd jegyzet titkári)

Ha a levelünk terjedelme egy oldalnyi, akkor azt úgy kell elkészíteni, hogy a szöveg elhelyezése

esztétikus legyen. A két- vagy többoldalas levél esetén az utolsó oldalra nem írhatjuk csak a záró

részt (elköszönő szavak, illetve aláírások), hanem legalább 3-4 sornyi szövegnek is lennie kell a

záró rész előtt. Ha a levél egy oldalnál hosszabb, akkor meg kell számozni az oldalakat. Az első

oldalra nem írunk oldalszámot.

Üzleti levél részei_idegen nyelv_német

 

Geschäfts-korrespondenz (Üzleti levelezés)

Levélforma

Feladó - a levélpapír fejlécében vagy ha szöveges a fejléc

Feladó cég neveCég címe

Megjelölés - Tisztázza a levél bizalmassági fokát, ill. korábbi viszonyait.

Mit Bezug auf.. - HivatkozássalVertraulich (a cím felett) - Bizalmas Privat (a cím felett) - Magánlevél

Címzett

CímzettCímzett neve titulussal, ranggal, beosztássalCég neveCég címe (utca, házszám – utána nincs pont!)

Dátum - Német levelezésben jobbra lent helyezkedik elFormája: 29. 04. 09. vagy 29. April 2009

Megszólítás A megszokott megszólítás a német nyelvű hivatalos levelezésben a „Sehr geehrte Frau../ Sehr geehrter Herr..".

Ha nem tudja, ki a címzett:

Sehr geehrte Damen und Herren,Sehr geehrte Dame,Sehr geehrter Herr,Sehr geehrte Damen,Sehr geehrte Herren,Werte Kollegin,Werter Kollege,Werte Kolleginnen, Werter Kollegen,

Ha tudja a címzett nevét:

Sehr geehrter Herr Direktor Müller, Sehr geehrte Frau Dr. Müller,

Ha már ismeri a címzettet és már közelebbi üzleti vagy baráti kapcsolatban van:

Lieber Peter,Liebe Petra,

Az első bekezdés tartalmazza a tárgyat és megfogalmazza a levél írásának okát vagy célját. Érthető, lényegretörő, tömör és teljes legyen.

A szövegtörzs egy vagy több bekezdésből álljon, logikusan építse fel a mondanivaló menetét. Ha több bekezdésből áll, mindegyiknek különböző és jól meghatározott fókusza legyen, továbbá a paragrafusok közti összefüggés/váltás világos legyen. Minden lényeges konkrét információ legyen benne (pl. korábbi levélre hivatkozásnál a levél dátuma, az ügyben résztvevő személyek neve, hivatkozási ügyiratszám, stb.) Tartalmazza az esetleges kéréseket (pl. szívesség vagy felvilágosítás)

Az utolsó bekezdés foglalja össze minden kétséget kizáróan, hogy mi a véleményünk a levél tárgyáról, mit akarunk elérni. Pozitív, egyértelmű, határozott és világos legyen. (Pl. Wir hoffen, mit Ihnen bald wieder Kontakt aufnehmen zu können. Wir hoffen, Sie teilen unsere Meinung, auf der wir bestehen müssen.) A levél utolsó mondata/bekezdése tartalmazzon utalást a további lépésekre– vagy amit elvár a címzettől, vagy amit saját maga tesz. Csak akkor írjuk a megszokott “Bitte rufen Sie uns an" felszólítást, ha valóban ezt szeretnénk.

Elköszönés, aláírás

Mit freundlichen Grüssen Mit freundlichem Gruss

Néhány jó tanács

• Ha egy nagyobb vállalat nevében ír levelet, használjon többes számot. Ebben az esetben vigyázzon, hogy egy levélen belül ne váltogassa a személyes névmást. • Kezdje a végén! Határozza meg, mit akar közölni, majd az ehhez szükséges szempontokat listázza ki önmagának. Nézze át, és hagyja el azokat, amelyek nem kapcsolódnak a fő témához. Jó hivatalos levélnek az erőssége a célirányosság. • Mondja egyszerűen! Nehézkes kifejezéseket, amit szóban sem használna, ne is írjon le. • Ne írjunk töltelékmondatokat! Minden mondatban legyen valami, amit eddig még nem tudott az olvasó és a célt közelíti. Olvassa végig a levelet és húzza ki azokat a szavakat, részmondatokat, mondatokat, amelyek nem tartalmaznak új információt! Azért ne essen a ló túloldalára, pl. legyen óvatos a melléknevekkel, mert elhagyásuk gyengítheti a mondanivalót. Ne használjunk rövidítéseket és összevont alakokat, hétköznapi kifejezéseket és kötőszavakat, valamint többszavas igéket.• A levél hangvétele igazodjon a témához: hivatalos ügyben legyen formális, egyébként a partnerkapcsolathoz igazodó. Ha baráti kapcsolatban vagyunk a levelet fogadóval, lehet közvetlen hangú is – de vigyázzunk, hogy ekkor is a tényekre és célokra fókuszáljunk a levélben.

Nützliche Ausdrücke - Hasznos kifejezések

Einleitungen (Bevezetés, hivatkozás)

• Wir beziehen uns auf..Ihren Brief vom..Ihr Fax vom..

• Mit Bezug auf..unsere vorangegangene Korrespondenzunsere vorangegangene Verhandlungunser vorangegangenes Telefongeschpräch

• Wir antworten aufIhren Brief vom…

• Mit Bezug auf obigen Vertrag..

• Mit Bezug auf ihre Anfrage..

• Wir benachrichtigen Sie..

• Wir teilen Ihnen mit…

• Wir bitten Sie…

• Zu Ihren Information möchte ich mitteilen…

• Ich teile Ihnen mit Bedauern mit…

• Wir danken fürIhren Brief..Ihr Angebot..Ihre Preisliste..den Katalog…Ihr Angebot und das Muster..

Information, Anfrage

• Würden Sie eventuell..• Ich würde mich freuen, wenn Sie mir eine Preisliste schicken würden• Ich möchte auch wissen..• Können Sie mir Information geben..

Antwort

• Wir möchten Sie informieren• Auf Ihre Frage, über das..• Mit Bezug auf Ihre Frage teilen wir Ihnen mit..• Wunschgenmäss überreichen wir unser ausführliches Angebot..

Gute Nachricht (Jó hír)

• Wir freuen uns..• Wir hoffen, dass...• Wir haben mit Freude zur Kenntniss genommen• Wir teilen Ihnen mit Freude mit• Wir benachrichtigen Sie mit Freude

Schlechte Nachricht (Rossz hír)

• Es tut uns Leid• Wir teilen Ihnen mit Bedauern mit..• Leider können wir nicht..• Es würde uns sehr Leid tun..• Wir sind leider gezwungen..• Wir müssen sie darum bitten.. • Wir nehmen Anlass Ihnen mitteilen zu dürfen• Ich informiere Sie• Wir würden gern alle Ihren Fragen beantworten

Briefschluss (Záró mondatok)

• Wir erwarten

Ihre baldige Antwort Ihren Bescheid……Ihre weiteren AnfrageIhr AngebotIhren ausführlichen Bericht

• Wir danken Ihnen (im voraus)für Ihre Geduldfür Ihre Bemühungenfür Ihre rasche Antwortfür die rasche Erledigungfür ihre Hilfe

• Wir stehen ihnen gern mit weiteren Auskünften / Informationen zur Verfügung.

Im Bezug der Zukunft

• Wir hoffen Ihnen mit obigen Informationen gedient zu habendas Geschäft abschliessen zu könnenmit Ihnen bald wieder Kontakt aufnehmen zu könnenauf eine erfolgreiche Zusammenarbeit• Wir hoffen recht bald von Ihnen Nachricht zu erhalten.• Ihre Antwort sehen wir mit grossem Interesse entgegen.• Wir erwarten Ihr Angebot mit grossem Interesse. • Im voraus besten Dank für Ihre Bemühungen.

Beilagen

Als Beilage senden wir Ihnen..In der Anlage schicken wir Ihnen.

A hivatalos levelek csoportosítása tartalmi szempontból:

A HIVATALOS LEVELEK CSOPORTOSÍTÁSA TARTALMI SZEMPONTBÓL

BELSŐ LEVELEZÉSÜZLETFELEKKEL VALÓ LEVELEZÉS

HIVATALOS SZERVEKKEL KAPCSOLATOS LEVELEZÉS

MUNKAVISZONNYAL KAPCSOLATOS ÜGYIRATOK

ALKALMAZÁSI ÉRTESÍTÉS

MUNKASZERZŐDÉS MUNKAKÖRI LEÍRÁS MUNKAVISZONY

MEGSZÜNTETÉSE (SZABADSÁG)

ENGEDÉLY

KERESKEDEL MI LEVELEZÉS

ÉRDEKLŐDŐ LEVÉL

TÁJÉKOZTATÓ LEVÉL

AJÁNLAT KÉRÉSE

VÁLASZ AJÁNLATKÉRÉSRE (ÁRAJÁNLAT)

MEGRENDELÉSMEGRENDELÉS VISSZAIGAZOLÁSATELJESÍTÉS/SZÁLLÍTÁSI ÉRTESÍTŐA TELJESÍTÉS ZAVARAIREKLAMÁCIÓVÁLASZ A REKLAMÁCIÓRA

ÁLLAMPOLGÁR OK ÁLTAL KEZDEMÉNYEZETT:

ÖNÉLETRAJZ KÉRVÉNY,

KÉRELEM FELLEBBEZÉS PANASZ BEJELENTÉS

EMLÉKEZTETŐ

(FELADATMEGOLDÁS FOLYAMATA, HATÁRIDŐK, FELELŐSÖK )

HIVATALOS SZERVEK ÁLTAL KÜLDÖTT:

FELSZÓLÍTÁS ÉRTESÍTÉS IDÉZÉS ENGEDÉLY HATÁROZAT,

ELUTASÍTÓ HATÁROZAT

IGAZOLÁS

FELJEGYZÉS, JELENTÉS

(TÉNYEK, INTÉZKEDÉSEK, FELADAT TELJESÍTÉSE,)

JEGYZŐKÖNYV

(SPECIÁLIS TARTALMÁBAN, SZERKEZETÉBEN

MEGHÍVÓ

(ÉRTEKEZLET, RENDEZVÉNY)

PÉNZÜGYI LEVELEZÉS

MEGHÍVÓ

SZERZŐDÉSEK

KÖRLEVÉL/ KÖRRENDELET

(BELSŐ UTASÍTÁSOK)

KÖRLEVÉL

(MARKETING)

Az iratok hitelesítése – cégszerű aláírás: aláírási jog

Az aláírás elengedhetetlen része a hivatali levélnek. Ezt a belső ügyrend szabályozza. Csak az a

személy jegyezheti "cégszerűen" az intézményt, akit e feladatra jelöltek. Az aláíró (aláírók) az őt

(őket) megbízó szervezet nevében ugyanis a levelekben foglaltak helyességéért felelősséget,

kötelezettséget vállal(nak). Levelünk akkor válik hivatalossá (törvényessé), ha az aláírásra

jogosulttal (jogosultakkal) írattuk alá és bélyegezzük.

Aláírási jog lehet:

← önálló aláírási jog (ügyvezető, tulajdonos, igazgató)

← közös aláírási jog (két vagy több személy együttesen ír alá)

← jogi képviselő önálló aláírási joga (pontosan meg kell határozni milyen esetekben)

A cégszerű aláírási jogot a cégbírósághoz kell benyújtani, és közjegyző előtt készített aláírás

mintával.

Az aláírási jogot írásban adják, és írásban vonják vissza!!

CÉGSZERŰ ALÁÍRÁS= ALÁÍRÁSRA JOGOSULT SZEMÉLY ALÁÍRÁSA+HITELESÍTŐ BÉLYEGZŐ

LENYOMATA

Hitelesítő bélyegző

Bélyegzőtípusok:

← hitelesítő bélyegzők

← dátumbélyegzők

← szövegbélyegzők

A hitelesítő bélyegzőket a hivatalos iratok hitelesítésére alkalmazzák. A hitelesítő bélyegzőket

szigorúan bizalmas eszközként kell kezelni, nyilvántartásukról, őrzésükről gondoskodni kell! Az

Iratkezelési Szabályzatban szabályozzák a bélyegzőhasználatot a cégeknél. A cégnél használatos

bélyegzőket számozottan és névre szólóan adják ki. A bélyegző nyilvántartásnak tartalmaznia kell a

bélyegző lenyomatát, a legyártott darabszámot, a bélyegzőt átvevő- visszaadó személy olvasható

aláírását, az átvétel, illetve a visszavétel időpontját.

A bélyegzőket mindenki köteles megfelelő, zárható helyen tárolni, s gondoskodni arról, hogy

illetéktelenek ne jussanak hozzá.

Hitelesítő bélyegző formái:

← körbélyegző - középen található a címer, körülötte helyezkedik el a cég megnevezése, és

címe.

← hosszú bélyegző- cég neve, címe, adószám, bankszámlaszám, lehet telefonszám, faxszám,

webcím.

A dátumbélyegzők és szövegbélyegzők a munka egyszerűsítésére használatosak, nyilvántartásuk

felesleges.

Digitális aláírás

Az elektronikus dokumentumok hitelesítésénél különbséget kell tenni a digitális és elektronikus

aláírás között. A megkülönböztetés igen jelentős, hiszen míg az elektronikus aláírás körébe minden

olyan módozat beletartozik, amivel elektronikus dokumentumok "megjelölése", tágabb értelemben

vett aláírása lehetséges, addig a digitális aláírás egy speciális technikát jelöl, mégpedig a nyilvános

kulcsú kriptográfia alkalmazását.Az elektronikus aláírás fogalma tehát felöleli az e-mail végére írt

nevet, egy digitalizált képpé alakított kézi aláírás beillesztését, és több hasonló, technikailag

biztonságosnak nem nevezhető eljárást. Ez a megoldás azonban a forgalmi életbe érthető okokból

nem emelhető be, de különösen szembetűnők a fogyatékosságai, ha a közigazgatásban, közhiteles

nyilvántartásokban kívánjuk felhasználni. Tehát a cél olyan elektronikus jelek biztosítása, melyek

azzal a céllal és hatással készülnek, hogy egy személyt vagy szervezetet hitelesen bizonyítsanak.

Mi is az a digitális aláírás?

Hagyományos titkosítási eljárásnál egyetlen kulcsot kell ismernünk az üzenet kódolásához és

dekódolásához. Nyilvános kulcsú titkosításnál minden egyes felhasználóhoz két kulcs tartozik: egy

titkos, és egy nyilvános. A titkos és a nyilvános kulcs szerepe szimmetrikus. Minden felhasználónak

generálnia kell a maga részére egy nyilvános/titkos kulcs párt. Ezután a nyilvános kulcsot minél

szélesebb körben ismertté kell tenni, a titkos kulcsra értelemszerűen vigyázni kell.

A jogszabályoknak köszönhetően digitális adatgyűjtés esetén nincs szükség hagyományos, papír

alapú kommunikációra, aláírásra, pecsétre, postára, a beküldött adatok utólagos ellenőrzésére,

későbbi digitalizálására. A digitális aláírás használatával csökkenthető az ügyintézési idő,

redukálhatók a járulékos költségek (papír, posta, futár stb.), valamint környezetbarát megoldások

készíthetők.

Az elektronikus aláírás felhasználási területei:

← elektronikus cégeljárás

← elektronikus közigazgatási ügyintézés

← elektronikus, hiteles kommunikáció a beszállítókkal, ügyfelekkel és partnerekkel

← elektronikus számlázás

← papír alapú iratok elektronikus iratokká történő átalakítása

Fejezet tartalma:

← Vállalkozások, szervezetek, intézmények ügyiratai- Kereskedelmi levelezés

← Érdeklődő levél, tájékoztató levél, ajánlatkérő levél

← Árajánlat, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, szállítási értesítés

A sikeres üzleti élethez hozzátartozik a jó üzleti levelezés - a jól fogalmazott, megfelelően

kivitelezett levél. Egy-egy levél növelheti küldője presztízsét, vagy negatív képet alakíthat ki a

feladójától.

Érdeklődő levél

Az érdeklődő levelet a leendő vevő ír, amikor a vállalat (intézmény, vállalkozás) tájékozódni akar

valamely termék vagy több termék beszerzési lehetőségeiről, illetve szolgáltatás nyújtásának

feltételeiről. A levélben általában árjegyzéket, katalógust kér az érdeklődő, és több helyről szerzett

információból választja ki a legkedvezőbbet.

Az érdeklődő levél vázlata

← Hivatkozás újsághirdetésre, korábbi üzleti kapcsolatra,

← Megjelöljük, hogy milyen termék, szolgáltatás iránt érdeklődünk,

← Tájékoztatás vagy árjegyzék, katalógus kérése,

← Befejezésként reményünket fejezzük ki a jövőbeni együttműködésre.

ÉRDEKLŐDŐ LEVÉL

Centrum Lízing Kft.1118 Budapest, Villányi u. 67. Telefon: 323-3213; Telefax: 323-9687

ELATRADE Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

Budapest, 2008. január 05.

Tóth Miklós értékesítési vezető Iktatószám: 5/2008.Budapest Ügyintézőnk: Kiss RóbertFrankel L. u. 49.1023

Tárgy: Érdeklődés irodaszerek szállításáról

Tisztelt Uram!

Korábbi üzleti kapcsolatunkra hivatkozva kérjük tájékoztató levelüket, az irodai munkát megkönnyítő különböző rendeltetési célú irodaszerek szállítására. Nemrégiben alakult új adminisztrációs részlegünket jó minőségű, praktikus, ötletes és esztétikus irodaszerekkel szeretnénk felszerelni.

Kérjük, szíveskedjenek termékeikről képes árjegyzéket, küldeni, szállítási feltétételek egyidejű közlése mellett.

Érdeklődésünkre mielőbbi válaszukat várjuk.

Centrum Lízing Kft.

Mohai Lászlóügyvezető igazgató

Tájékoztató levél

Tájékoztató levelet a leendő eladó ír termékeiről, szolgáltatásairól, és azoknak küldi el, akik számításba jöhetnek vevőként. Ennek a levélnek célja az érdeklődés felkeltése, nem jelent jogi kötelezettséget az eladóra nézve. Tájékoztató levelet akkor ír a vállalat (intézmény, vállalkozás) amikor új termék gyártásába, ill. szolgáltatás nyújtásába kezdünk, vagy már meglévő tevékenységünkről új információt szeretnénk közölni. Az a vállalat (intézmény, vállalkozás) szándéka, hogy meggyőzzük a címzettet, milyen előnyei vannak az új termékünknek, szolgáltatásunknak.

Tájékoztató levél vázlata:

← Bevezetésként leírjuk, hogy új cégként vagy termékskálánk, szolgáltatásunk bővítésével

jelentkezünk,

← Ismertetjük az új terméket, szolgáltatást, felhasználási lehetőséget, korszerű technológiát,

árát, csomagolási egységeket),

← Közölhetjük a szavatosság, jótállás idejét, szállítási határidőt, kiegyenlítési módot, szállítási

lehetőséget, kiegyenlítési módot,

← Befejezésként reményünket fejezzük ki a jövőbeni együttműködésre, megrendelésre.

TÁJÉKOZTATÓ LEVÉL

ELATRADE Kereskedelmi és Szolgáltató Kft.

1023 Budapest, Frankel L. u. 49.Tel: 06-1-355-1342, Fax: 06-1-315-0881 Web: elatrade@elatrade.hu

Centrum Lízing Kft. Budapest, 2008. január 08.

Mohai László ügyvezető igazgató Iktatószám: 2/2008.Ügyintézőnk: Joó Mária

Budapest Ügyintézőjük: Kiss RóbertVillányi u. 67. Hivatkozási szám: 5/20081118

Tárgy: Tájékoztatás irodaszerekről

Tisztelt Igazgató Úr!

Érdeklődésükre hivatkozással, ezúton ajánljuk az Önök intézményében is jól használható praktikus, ötletes és esztétikus irodaszereket, melyek megkönnyítik, rendszerezik a mindennapi irodai munkát. Kínálati palettánk – többek között iratrendezőkből, gyorslefűzőkből, archiváló rendszerekből, iratpapucsokból, levéltálcákból áll. A több száz termék igény szerint 14 féle színben és különböző méretekben rendelhető meg. Kínálatunkban szerepelnek továbbá több neves cég íróeszközei: golyóstollak, töltőtollak, szövegkiemelők, ceruzák. Ajánlunk továbbá kis és nagy teljesítményű tűzőgépeket, lyukasztókat, hőkötő és spirálozó gépeket, különböző méretű és típusú ollókat.

Levelünkben nem soroltuk fel a teljes kínálatunkat, melyet mellékelt képes árjegyzékünk tartalmaz. Ajánlati áraink 2008. február 20-ig érvényesek.

Amennyiben ajánlatunk felkeltette érdeklődését, várjuk megtisztelő válaszukat.

Centrum Lízing Kft.

Tóth Miklósértékesítési vezető

Melléklet: képes árjegyzék

Ajánlatkérő levél

Az ajánlatot az eladó és a vevő egyaránt kezdeményezheti. Az eladó kínálhatja áruit, a vevő pedig

ajánlatot kérhet, mert vásárolni akar (ajánlatkérés).

Ajánlatot konkrét igény (mennyiségi, minőségi) alapján kérünk. Gyakran az érdeklődő levélre kapott

tájékoztatóból kiválasztott cég(ek)nek küldünk ajánlatkérő levelet. Az ajánlatkérő levélben

pontosan megjelöljük a mennyiséget, minőségi igényünket, az optimális szállítási határidőt, és

tájékoztatót kérünk a fizetési feltételekről is. Az ajánlatkérő levélnek az a célja, hogy a konkrétan

megfogalmazott igényünkre érkező ajánlatokból a legkedvezőbbet válasszuk ki minőség, ár,

fizetési, szállítási, egyéb feltételek szempontjából.

Ajánlatkérő levél vázlata:

← Hivatkozás előzményre, illetve arra, hogy milyen forrásból szereztünk tudomást a

címzettről,

← Pontosan megjelöljük, hogy milyen termékre, milyen felhasználási céllal van szükségünk.

← Megírjuk a szükséges mennyiséget,

← Tehetünk javaslatot a kiegyenlítés módjára,

← Közölhetjük a minőségi átvétel helyét,

← Választ kérünk a garanciavállalás idejére.

AJÁNLATKÉRŐ LEVÉL

Centrum Lízing Kft.1118 Budapest, Villányi u. 67. Telefon: 323-3213; Telefax: 323-9687

OKTAT Kft. Iktatószám: 12/2008.Székely Vilmos oktatásszervező Ügyintézőnk: Kiss Róbert

BudapestGizella u. 25.1056

Tárgy: Ajánlatkérés felnőttképzésre

Tisztelt Uram!

Hivatkozással korábbi üzleti kapcsolatunkra ezúton kérünk árajánlatot az alábbi felnőttképzés lebonyolítására:

Tanfolyam megnevezése: Számítógép- kezelő (-használó)Létszám: 15 főIdőtartam: 80 óraIdőbeosztás: szombatonként 6 tanóraHelyszín: Önök által biztosított oktatóterem

A részvételi díjat a szakképzési hozzájárulás terhére szeretnénk elszámolni.

Budapest, 2008. január 06.

Mielőbbi válaszukat várva

Centrum Lízing Kft.

Mohai Lászlóügyvezető igazgató

Válasz ajánlatkérésre – árajánlat

A eladó üzleti érdekből természetesen válaszol a vevő érdeklődésére. Megküldi ajánlatát, közli,

hogy szívesen teremt üzleti kapcsolatot. Az ajánlatkérő levélre minden esetben válaszolni kell, még

akkor is, ha az adott időpontban nem tudjuk az adott árut szállítani. Küldhet olyan ajánlatot is, hogy

a vevő megrendelését csak részben, bizonyos módosítással tudja vállalni, vissza is utasíthatja

valamely okra hivatkozva. Előfordulhat az is, hogy az árajánlatot nem előzi meg ajánlatkérő levél,

csupán egy telefonos megbeszélésre küldi el ajánlatát a megkeresett vállalat.

Az ajánlat fontos piacszerző eszköz. Ebben az iratban az eladni szándékozó (eladó) ismerteti a

konkrét ajánlatát, hogy milyen terméket, termékcsoportot, szolgáltatást milyen feltételekkel tud a

vevő rendelkezésére bocsátani. Az ajánlat jelentőségét növeli, hogy az abban foglaltak jogi

kötelezettséget is hordoznak a megadott határidőn belül.

Az ajánlat vázlata:

← Hivatkozás az előzményre- ajánlatkérésre, eddigi üzleti kapcsolatra,

← Megnevezzük a terméket, megadjuk a termék adatait (méret, típus, csomagolási egység

minőség stb.),

← Mennyiség,

← Megadjuk a termék, szolgáltatás árát,

← Ismertetjük a szállítás feltételeit (határidő, mód, termékátadás helye), a fuvarköltséget,

← Fizetési feltételeket, a kiegyenlítés módját, határidejét,

← Idénycikk esetén az árusítás kezdő és befejező időpontjának megjelölése

← Tartalmazhatja, hogy mely esetben milyen engedményt tudunk adni,

← Az ajánlati kötöttség időtartamának megjelölése,

ÁRAJÁNLAT

Hotel SylviaKonferencia Központ1055 Budapest, Váci u. 72.Telefon: 406-5245; Telefax: 406-5248

EÖTVÖS LORÁND FIZIKAI KUTATÓ INTÉZET

Iktatószám: 7/2008.

Kelemen Andrásné gazdasági igazgató Ügyintézőnk: Scholober JuliannaÜgyintézőjük: Nagy Krisztina

Budapest Hivatkozási szám: 04/2008.Barát tér 1-3.1115

Tárgy: Árajánlat

Tisztelt Igazgató Asszony!

Hivatkozással 04/2008. számú ajánlatkérésükre az alábbi árajánlatot adjuk a Sir Isaac Newton születésnapja alkalmából rendezendő tudományos konferencia lebonyolítására.

Konferencia időpontja: 2008. március 25. 900 – 2300 óra közöttHelyszín: Hotel Sylvia – Konferenciaterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Hotel Sylvia – Étterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Résztvevők létszáma:Konferencián: 60 főDíszvacsorán: 75 fő

Konferencia terem bérleti díja: 60.000,- Ft + ÁFA = 72.000,- FtKonferencia terem hangosítása: 20.000,- Ft + ÁFA = 24.000,- Ft

Étkezések

Kávészünet időpontja: 1130 és 1600

Ezekre az időpontokra az alábbi bekészítést kérnénk: Kávé Üdítők Gyümölcslevek Ásványvíz – szénsavas és szénsavmentes Pogácsa Aprósütemények

A fenti bekészítés ára 500,- Ft/Fő/alkalom

Ebéd időpontja: 1300-1400 óra közöttA menü ára: 3.700,- Ft/Fő

Díszvacsora időpontja: 1900-2200 óra közöttA menü ára: 5.000,- Ft/Fő

A költségek összesítése:

Megnevezés Fő Egységár/alkalom Alkalom ÖsszesenKávészünet 60 500 Ft 2 60 000 FtEbéd 60 3 700 Ft 1 222 000 FtDíszvacsora 75 5 000 Ft 1 375 000 FtTerembérlet 72 000 Ft 1 72 000 FtHangosítás 24 000 Ft 1 24 000 FtÖsszesen: 753 000 Ft

Opciós idő: 2008. február 05.

Fizetés: átutalással történik a számla kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül.

Budapest, 2008. január 18.

Tisztelettel

Hotel Sylvia Konferencia Központ

Nagy András kereskedelmi menedzser

Megrendelés

Ha a vásárolni szándékozó vállalat (vevő) az ajánlatok között talál olyat, amelyik megfelel az

igényének megrendeli a terméket, a szolgáltatást. A megrendelőlevélnek ki kell térnie az adásvételi

ügylet minden részletére, mert a hiányosan megírt levél esetleg vitára adhat okot. A

megrendelőlevél aláírója kötelezettséget vállal arra, hogy az abban leírtak szerint kifogástalan

teljesítés esetén átveszi az árut, és ellenértékét kifizeti. Gyakran ismétlődő megrendelésekhez a

nagyobb cégek több példányos nyomtatott megrendelőlapot rendszeresítenek.

Megrendelés vázlata:

Hivatkozás az előzményre- árajánlatra, eddigi üzleti kapcsolatra,

← Megnevezzük a terméket, megadjuk a termék adatait (méret, típus, csomagolási egység

minőség stb.),

← Mennyiség,

← Megadjuk a termék, szolgáltatás árát,

← Ismertetjük a szállítás feltételeit (határidő, mód, termékátadás helye), a fuvarköltséget,

← Fizetési feltételeket, a kiegyenlítés módját, határidejét,

← Terméktől függően tartalmazhatja levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért

garanciavállalást,

← Kérjük megrendelésünk visszaigazolását.

MEGRENDELÉS

F i z i k a i K u t a t ó I n t é z e t1 1 1 5 B u d a p e s t , B a r á t t é r 1 - 3 .

Hotel Sylvia Budapest, 2008. február 01.Konferencia Központ Ügyintézőnk: Nagy KrisztinaNagy András kereskedelmi menedzser Ügyintézőjük: Scholober Julianna

Ikt. szám: 05/2008.Hiv. szám: 07/2008

BudapestVáci utca 72.1055

Tárgy: Megrendelés

Tisztelt Nagy András Úr!

Előzetesen megküldött árajánlatuk alapján megrendeljük Önöktől az alábbi szolgáltatásokat részletesen:

Konferencia időpontja: 2008. március 25. 900 – 2300 óra közöttHelyszín: Hotel Sylvia – Konferenciaterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Hotel Sylvia – Étterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Résztvevők létszáma:Konferencián: 60 főDíszvacsorán: 75 fő

Konferencia terem bérleti díja: 60.000,- Ft + ÁFA = 72.000,- FtKonferencia terem hangosítása: 20.000,- Ft + ÁFA = 24.000,- Ft

Étkezések

Kávészünet időpontja: 1130 és 1600

Ezekre az időpontokra az alábbi bekészítést kérnénk: Kávé Üdítők Gyümölcslevek Ásványvíz – szénsavas és szénsavmentes Pogácsa Aprósütemények

A fenti bekészítés ára 500,- Ft/Fő/alkalom

Ebéd időpontja: 1300-1400 óra közöttA menü ára: 3.700,- Ft/Fő

Díszvacsora időpontja: 1900-2200 óra közöttA menü ára: 5.000,- Ft/Fő

A költségek összesítése:

Megnevezés Fő Egységár/alkalom Alkalom ÖsszesenKávészünet 60 500 Ft 2 60 000 FtEbéd 60 3 700 Ft 1 222 000 FtDíszvacsora 75 5 000 Ft 1 375 000 FtTerembérlet 72 000 Ft 1 72 000 FtHangosítás 24 000 Ft 1 24 000 FtÖsszesen: 753 000 Ft

Fizetés: átutalással történik a számla kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül.

Tisztelettel

Eötvös Lóránd Fizikai Kutató Intézet

Megrendelés visszaigazolása

A vevő és az eladó között jogi kapcsolat a megrendelés visszaigazolásával jön létre. Ebben az eladó

kötelezettséget vállal a megrendelés szerinti szállításra. Tartalmában megegyezik a

megrendeléssel, hiszen az eladó az abban foglaltakat ismétli meg. (igazolja). Ha a megrendelést

szerződésnyomtatványon készítik, visszaigazolásra nincs szükség, mert a nyomtatvány egyik

példányát a vevő, másik példányát az eladó kapja meg. Létrejöhet a kereskedelmi ügylet úgy is,

hogy az eladó (szállító)és a vevő szerződésbe foglalja a megrendelést, és ezt kölcsönösen aláírják.

Az adásvételi szerződés készülhet iratformában és nyomtatványon.

Megrendelés visszaigazolásának vázlata:

← Hivatkozás az előzményre- megrendelésre

← Megnevezzük a terméket, megadjuk a termék adatait (méret, típus, csomagolási egység

minőség stb.),

← Mennyiség,

← Megadjuk a termék, szolgáltatás árát,

← Ismertetjük a szállítás feltételeit (határidő, mód, termékátadás helye), a fuvarköltséget,

← Fizetési feltételeket, a kiegyenlítés módját, határidejét,

← Terméktől függően tartalmazhatja levelünk a csomagolással kapcsolatos kikötést, az ígért

garanciavállalást,

MEGRENDELÉS VISSZAIGAZOLÁSA

Hotel SylviaKonferencia Központ1055 Budapest, Váci u. 72.Telefon: 406-5245; Telefax: 406-5248

EÖTVÖS LORÁND FIZIKAI KUTATÓ INTÉZET

Iktatószám: 7/2008.

Kelemen Andrásné gazdasági igazgató Ügyintézőnk: Scholober JuliannaÜgyintézőjük: Nagy Krisztina

Budapest Hivatkozási szám: 04/2008.Barát tér 1-3.1115

Tárgy: Megrendelés visszaigazolása

Tisztelt Igazgató Asszony!

Hivatkozással 2008. február 01-én kelt megrendelésére, az alábbiak szerint igazoljuk vissza:

Konferencia időpontja: 2008. március 25. 900 – 2300 óra közöttHelyszín: Hotel Sylvia – Konferenciaterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Hotel Sylvia – Étterem (1055 Budapest, Váci utca 72.)

Résztvevők létszáma:Konferencián: 60 főDíszvacsorán: 75 fő

Konferencia terem bérleti díja: 60.000,- Ft + ÁFA = 72.000,- FtKonferencia terem hangosítása: 20.000,- Ft + ÁFA = 24.000,- Ft

Étkezések

Kávészünet időpontja: 1130 és 1600

Ezekre az időpontokra az alábbi bekészítést kérnénk: Kávé Üdítők Gyümölcslevek Ásványvíz – szénsavas és szénsavmentes Pogácsa Aprósütemények

A fenti bekészítés ára 500,- Ft/Fő/alkalom

Ebéd időpontja: 1300-1400 óra közöttA menü ára: 3.700,- Ft/Fő

Díszvacsora időpontja: 1900-2200 óra közöttA menü ára: 5.000,- Ft/Fő

A költségek összesítése:

Megnevezés Fő Egységár/alkalom Alkalom ÖsszesenKávészünet 60 500 Ft 2 60 000 FtEbéd 60 3 700 Ft 1 222 000 FtDíszvacsora 75 5 000 Ft 1 375 000 FtTerembérlet 72 000 Ft 1 72 000 FtHangosítás 24 000 Ft 1 24 000 FtÖsszesen: 753 000 Ft

Fizetés: átutalással történik a számla kézhezvételétől számított 8 munkanapon belül.

Budapest, 2008. február 05.

Tisztelettel

Hotel Sylvia Konferencia Központ

Megrendelés teljesítése

Az üzleti kapcsolatban mindegyik félnek megvan a maga kötelezettsége és joga. Ezt általában

írásban rögzítik, s ha valamelyik fél nem a megállapodás szerint teljesít, akkor a jogosult fél

követelheti az írás szerinti teljesítést. Minden olyan körülmény, amely sérti a szerződésben érdekelt

valamelyik fél érdekét, szerződésszegést eredményez.

Szállítási értesítés (avízió)

Szállítási értesítést az eladó küld a vevőnek, melyben azt közli, hogy a megrendelt terméket mikor

indítja útnak. Ez nem udvarias gesztus a szállító (eladó) részéről, mert ő is érdekelt abban, hogy ha

megérkezik az áruval a vevőhöz, akkor legyen hova tennie az árut, legyen átvevő, ne kelljen

fölöslegesen várakoznia a termék átvételére, elhelyezésére. A szállítási értesítésben a szállítási

időponton túl szerepelhet még más közlés vagy kérés is amely a szállítással függ össze.

Szállítási értesítés vázlata:

← Hivatkozás megrendelésre, illetőleg szállítási szerződésre,

← A megrendelt mennyiségű áru szállításának (átadásának) bejelentése,

← A vevő figyelmeztetése a késedelmes átvételből eredő hátrányokra

A szállítás

A szállítás (fuvarozás) az a tevékenység, mellyel az áruk (anyagok, termékek, stb.) a rendeltetési

helyükre érkeznek. A szállítás során használatos nyomtatványok a fuvarlevél és szállítólevél,

menetlevél. Az áruforgalommal kapcsolatosan használatos levélnek nevezett iratok, amelyek

azonban nem levelek, hanem bizonylatok.

Ezek a nyomtatványok a feladó, címzett a szállítmány legfontosabb adatait tartalmazzák.

A fuvarozás történhet postán, közúton, vasúton, légi úton és hajón.

A szállítólevél

A termékeknek a telephelyen kívüli mozgását szállítólevéllel kell kísérni. Ez a levélnek nevezett irat

olyan bizonylat, amelyet az útnak indult termékről állítanak ki, amely az igazolja, hogy aki

továbbítja a szállítólevélben megjelölt terméket jogosan teszi azt.

A szállítólevél nem levélformájú irat, hanem sorszámozott több példányos (4-5 példányos)-általában

tömbösített- nyomtatvány, amely azután válik bizonylattá, hogy szabályszerűen kitöltötték,

aláírták.

A szállítólevélnek tartalmaznia kell:

← szállítólevél elnevezést,

← sorszámot,

← kiállító megnevezését, adószámát,

← vevő megnevezését, adószámát,

← megrendelés számát, keltét,

← szállított termék azonosításra alkalmas megnevezését, kódszámát,

← mennyiségi egységet, mennyiséget,

← egységárat, ÁFA kulcsot, végösszeget,

← átvevő aláírását,

← átvétel dátumát.

Menetlevél

A menetlevél nem levél formájú irat, hanem olyan bizonylat, amely szállítóeszköz- pl.

tehergépjármű- földrajzi értelemben vett mozgását rögzíti, feltüntetve az indulás és érkezés idejét

(óra, perc).

A menetlevél tartalmazza:

← keltezést,

← indulási helyet,

← érkezési hely címét,

← megtett kilométert,

← a szállított termék megnevezését

Rovatainak kitöltése a járművezető elszámolását, elszámoltatását teszi lehetővé.

Fuvarlevél

A fuvarlevél- amely lehet közúti, vasúti vagy más szállítóeszközre szóló fuvarlevél- rögzíti a jármű mozgást, de ezen kívül de ezen kívül a szállítólevél tartalmának megfelelően tartalmazza a fuvarozott termék adatait, átadás- átvétel helyét, az aláírásokat. Az mondhatjuk, hogy a fuvarlevél egyszerre menetlevél, és szállítólevél is. Igazolja, hogy a fuvarozó eleget tett az árutovábbítás vállalásának, és a címzett átvette a terméket.

Vállalkozások, szervezetek, intézmények ügyiratai- Teljesítés zavarai: akadályközlő levél, kifogásoló

levél, Pénzügyi levelezés

Akadályközlő levél

Az eladó a szállítási (adásvételi) szerződésnek megfelelő minőségben, mennyiségben, határidőben

és egységáron köteles teljesíteni vállalását. Ha az eladó látja, hogy valamilyen közbejött akadály

miatt a szerződést határidőre nem teljesíti, azonnal értesíti a vevőt, és póthatáridőt kér a

szállításra.

Az akadályközlő levél vázlata:

← Hivatkozás a megrendelésre,

← A szállítási határidő megszegésének (teljesíthetetlenségének) indoklása,

← Póthatáridő kérése,

← Elnézést kérünk a késedelmes teljesítésért.

TELJESÍTÉS ZAVARAI

ETERNIT ÉPÍTŐANYAG- IPARI K f t .1 7 0 0 B o n d a v á r , H e g y a l j a ú t 3 4 . P o s t a f i ó k : 5 6 : 8 5 / 4 8 5 - 9 3 5

HÁZÉP Építőipari Kft. Budapest, 2008. január 18.

Dr. Tófalvi Ákos ügyvezető igazgató Iktatószám: 3/2008.Ügyintézőnk: Kiss Péterné

SomfalvaCseresznye u. 33.2856

Tárgy: Szállítási határidővel kapcsolatos akadályközlés

Tisztelt Igazgató Úr!

Sajnálattal értesítem, hogy a 2008. január 02-án kelt szerződésünket határidőre nem tudjuk teljesíteni. A késedelmes szállításnak nem a cégünk az oka. Sajnos a gyártáshoz szükséges alapanyagot partnerünk –rajta kívül álló ok miatt- nem tudta a rendelt mennyiségben szállítani, mert a telephelyét tűz sújtotta. Ezen okból kell kérnünk a szállítási határidő 15 napos módosítását. A partnerünk a következő héten már meg tudja kezdeni a munkát. A termelőmunka átszervezésével fokozni tudjuk a termelést.

Várjuk megértő válaszukat.

Györffy Emilértékesítési igazgató

Kifogásoló levél

Előfordulhat az is, hogy az eladó (szállító) nem a szerződésben foglaltak szerint teljesíti a szállítást.

Ez estben a vevő kifogásolhat. Ez vonatkozhat az áru minőségére, mennyiségére, szállítás

határidejére, a számla helyességére. A vevő lehetőleg azonnal közölje kifogásait az eladóval,

pontosan feltüntetve az okot, és ezzel kapcsolatos igényeit.

A kifogásoló levél vázlata:

← Az áru átvételének elismerése,

← Hivatkozás a teljesítő levélre és a mellékelt számlára,

← A kifogások szakszerű leírása,

← Kérés, hogy a jövőben a szerződő fél tartsa be a szállítási vállalásait.

Mind az akadályközlő, mind az kifogásoló levélre a címzettnek válaszolnia kell, és ettől a választól

nagymértékben függ az ügy rendezésének módja. A levelek hangnemének alapvetően udvariasnak

kell lennie. A kifogásoló levelünket is úgy kell megfogalmaznunk, hogy az a jövőben üzleti

kapcsolatunkat ne befolyásolja negatívan. A kifogásoló levelekre az eladó (szállító)

különbözőképpen reagálhat. A vevő kifogásolását megalapozottnak tartja, ezért a terméket

kicseréli, engedményt ad, vagy a hibás termék visszaküldését kéri. Előfordulhat az is, hogy

visszautasíthatja a reklamációt. Ilyenkor a vevő kérheti szakember álláspontját a tényállás

felderítésére, a kifogásolás bizonyítására. Ennek eredményétől függően kárának megtérítését

követelheti az eladótól.

HÁZÉP ÉPÍTŐIPARI K f t .2 8 5 6 S o m f a l v a , C s e r e s z n y e u t c a 3 3 . : 8 5 / 4 4 5 - 8 7 6

ETERNIT ÉPÍTŐANYAG-IPARI Kft. Budapest, 2008. január 20.

Györffy Emil értékesítési igazgató Iktatószám: 8/2008.Ügyintézőnk: Tóth Zoltán

Bondavár Ügyintézőjük: Kiss PéternéHegyalja u. 34.1700

Tárgy: Reklamáció

Tisztelt Igazgató Úr!

Hivatkozással 2008. január 02-án kelt szerződésünkre, szállítmányuk a rendelt mennyiségben 2008. január 19-én telephelyünkre megérkezett. A szállítmány átvételekor azonban tapasztaltuk, hogy a teljesítő levelükben, és rendelésünkben is meghatározott színtől némi eltérés mutatkozik. A burkolólemezeket a kért világoszöld helyett sötétzöld színben küldték.

Ez a tévedés megmutatkozik a számla összegében is, mert árjegyzékük szerint a számlázott összeg számunkra hátrányos.

Kérjük, hogy az eltérést a valós értéknek megfelelően az új számlán korrigálják, és a jövőben tartsák be a szállítási vállalásukat.

Dr. Tófalvi Ákoskereskedelmi igazgató

Árengedmény-csere kérése

A minőségi reklamáció rendezésének módja lehet a termék kicserélése, kijavítása. A mennyiségi

hiány pedig pótszállítással rendezhető, de előfordulhat, hogy a megrendelőnek is, a szállítónak is az

árengedménnyel való rendezés a legmegfelelőbb megoldás.

Az árengedményt/cserét kérő levél vázlata:

← Az áru átvételének elismerése,

← Hivatkozás a teljesítésre, a számlára,

← A kifogások szakszerű közlése,

← A szállító meghívását helyszíni szemlére,/ A hibás, kifogásolt áruval kapcsolatos csereigény

bejelentése,

← Az engedménykérést/cserét és sürgős választ.

HÁZÉP ÉPÍTŐIPARI K f t .2 8 5 6 S o m f a l v a , C s e r e s z n y e u t c a 3 3 . : 8 5 / 4 4 5 - 8 7 6

ETERNIT ÉPÍTŐANYAG-IPARI Kft. Budapest, 2008. január 20.

Györffy Emil értékesítési igazgató Iktatószám: 8/2008.Ügyintézőnk: Tóth Zoltán

Bondavár Ügyintézőjük: Kiss PéternéHegyalja u. 34.1700

Tárgy: Reklamáció, árengedmény kérése

Tisztelt Igazgató Úr!

Hivatkozással 2008. január 02-án kelt szerződésünkre, szállítmányuk a rendelt mennyiségben 2008. január 19-én telephelyünkre megérkezett. A szállítmány átvételekor azonban tapasztaltuk, hogy az áru minősége nem felel meg a szerződésünkben és a teljesítő levelükben rögzített minőségnek. A selejtmentesnek minősített burkolólemezek a szállításkor részben megsérültek, eltörtek.

Ennek kivizsgálására 2008. január 18-án 10 órakor tartandó helyszíni szemlére képviselőiket meghívjuk. A helyszíni szemle címe: Somfalva, Huba u. 89.

A felmerült hibák miatt árengedményt kérünk, melynek számszerűsített értékét közvetlenül a helyszíni szemle után közösen határozzuk meg.

A leírtakra kérem, levélben sürgősen válaszoljanak.

Dr. Tófalvi Ákoskereskedelmi igazgató

Válasz a reklamációra

Ha az eladó (szállító) elismeri a kifogásoló levélben foglaltakat, a válasza a következő lehet:

A válasz reklamációra levél vázlata:

← Hivatkozás a vevő levelére,

← A kifogás meglapozottságnak elismerését,

← A csere határidejének meghatározását/ az árengedmény meghatározását,

← A következő megrendelések pontos teljesítésének ígéretét.

ETERNIT ÉPÍTŐANYAG- IPARI K f t .1 7 0 0 B o n d a v á r , H e g y a l j a ú t 3 4 . P o s t a f i ó k : 5 6 : 8 5 / 4 8 5 - 9 3 5

HÁZÉP Építőipari Kft. Budapest, 2008. január 24.

Dr. Tófalvi Ákos ügyvezető igazgató Iktatószám: 5/2008.Ügyintézőnk: Kiss Péterné

Somfalva Ügyintézőjük: Tóth ZoltánCseresznye u. 33. Hivatkozási szám: 8/2008.2856

Tárgy: Kifogásoló levél elismerése

Tisztelt Igazgató Úr!

2008. január 20-án kelt 8/2008. iktatószámú kifogásoló és árucserét kérő levelüket tudomásul vettük. A 2008. január 18-án tartott szemlén tapasztaltak alapján elismerjük tévedésünket. Ezrét Önöktől elnézést kérünk. A kért árucserét kérésüknek megfelelően 2008. február 15-ig lebonyolítjuk, és a számlát újra kiállítjuk.

Jövőbeni kapcsolatainkban nagyobb figyelemmel kezeljük megrendelésüket.

Tisztelettel

Györffy Emilértékesítési igazgató

Pénzügyi levelezés

A szállító (eladó) a megrendelés teljesítésével egy időben vagy közvetlenül utána a szállítás tényét

közlő levelet ír a vevőnek és mellékeli a számlát.

Alapelvnek tekinthető, hogy valamennyi gazdasági eseményt bizonylatolni kell. Bizonylatnak kell

tekinteni minden olyan okmányt, feljegyzést, kimutatást vagy bármely technikai módon készített

adathordozót, amely a gazdasági műveletek (események) megtörténtét, hatásuk értékét,

mennyiségi és minőségi adataikat hitelt érdemlően igazolja. A bizonylatnak alakilag és tartalmilag

hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott

gazdasági eseményt a valóságnak megfelelően, hitelesen rögzíti, hiba esetén előírásszerűen

javították.

Bizonylatok csoportosítása

← Pénzforgalmi bizonylatok (bevételi pénztárbizonylat, kiadási pénztárbizonylat, átutalási

megbízás, beszedési megbízás, banki-folyószámla kivonat)

← Számlázási bizonylatok (számla, szállítólevél, készpénzfizetési számla)

← Bérelszámolási bizonylatok (egyéni bérelszámoló lapok, fizetési jegyzékek)

← Leltározási bizonylatok (leltárösszesítő, leltárhiány, leltárfelvételi ív)

← Befektetett eszközök bizonylatai (eszközjegyzés, selejtezési jegyzőkönyv)

Azokat a nyomtatványokat amelyeket illetéktelen felhasználásra, visszaélésre adhat alkalmat,

szigorú számadási nyomtatványt kell kezelni. Felhasználásukról sorszám szerinti nyilvántartást kell

vezetni. A nyomtatvány-forgalmazók nyilvántartják, hogy kinek, milyen sorszámú bizonylatot adtak

el, s erről tájékoztatják az APEH- et is, hogy szigorúbban lehessen ellenőrizni a számlacsalásokat.

Számla, egyszerűsített számla, nyugta

A számla olyan bizonylat, amelyet áru értékesítésekor vagy szolgáltatás teljesítésekor állítanak ki.

Megjelenítési formája lehet papír, vagy elektronikus dokumentum. Tartalmazza a vevő és szállító

azonosítására vonatkozó adatokat, a teljesítésre vonatkozó adatokat, (áru vagy szolgáltatás

megnevezése, mennyisége, értéke), illetve a kifizetéssel kapcsolatos adatokat (fizetési mód,

esedékesség, bankszámla). A számvitelre, illetve az adózásra vonatkozó jogszabályok előírják

azokat a formai és tartalmi követelményeket, amelyeket a bizonylatnak kell teljesítenie.

A mindennapi szóhasználatban gyakran keveredik a számla és a nyugta fogalma. A számla az

ügylet teljesítésére vonatkozik, a nyugta az ellenérték átvételét igazolja.

Számla tartalma:

← A számla sorszáma

← A számla kibocsátásának kelte

← A termék, szolgáltatást nyújtó (eladó) adóalany neve, címe, adószáma

← A vevő neve, címe, adófizetési kötelezettség esetén adószáma

← Közösségi adószám (ha van ilyen, erre kötelezett)

← Teljesítés időpontja

← A termék, szolgáltatás megnevezése, besorolási száma (SZJ)

← A termék, szolgáltatás mennyiségi egysége, mennyisége

← A termék, szolgáltatás egységára (adóval számított)

← A termék, szolgáltatás ellenértéke összesen (adóval számított)

← Az adó mértéke (ÁFA)

← Áthárított adó összege összesen

← A számla végösszege

← A fizetés módja és határideje

Egyszerűsített számla tartalma:

← A számla sorszáma

← A számla kibocsátásának kelte

← A termék, szolgáltatást nyújtó (eladó) adóalany neve, adószáma

← A vevő neve, címe, adófizetési kötelezettség esetén adószáma

← Közösségi adószám (ha van ilyen, erre kötelezett)

← A termék, szolgáltatás megnevezése, besorolási száma (SZJ)

← A termék, szolgáltatás mennyiségi egysége, mennyisége

← A termék, szolgáltatás egységára (adóval számított)

← A termék, szolgáltatás ellenértéke összesen (adóval számított)

← Az adó mértéke (ÁFA)

Nyugta tartalma

Nyugta kiállítójának neve

← Sorszám, dátum

← Az ellenérték összege

Készpénzes fizetési forgalom

Készpénz-átutalási megbízás

A gazdálkodószervezetek között a készpénz alkalmazása csak kismértékben van jelen.

A készpénz -átutalási megbízás (csekk) a leggyakrabban alkalmazott a bankszámla javára történő

befizetéseknél. Általában postai befizetéseknél alkalmazzák, de használható bankpénztári

befizetéseknél is. Ezen a bizonylaton már előre fel van tüntetve a számlatulajdonos neve,

számlaszáma, székelye. A feladónak az összeget és saját adatait kell beírnia.

Részei:

← feladóvevény (befizető szelvénye)

← készpénz átutalási megbízás

Belföldi postautalvány

A bizonylat postai forgalmazású. Mind a címzett, mind a feladó adatait fel kell tüntetni, valamint az

összeget számmal és betűvel.

A bizonylat részei:

← feladóvevény (a feladó bizonylata marad),

← utalvány (a posta példánya),

← szelvény (címzett példánya).

Készpénz nélküli fizetési forgalom

A gazdálkodószervezetek között jellemző a készpénz nélküli fizetési forgalom. A készpénz nélküli fizetési forgalom alatt a bankszámlapénz- forgalmat értjük, amikor az elszámolás mindkét végén bankszámla áll. A fizetést kezdeményező félnek megbízást kell adnia a bankjánakA megbízásoknak tartalmaznia kell

Megbízások fajtái:

átutalási megbízás,

← beszedési megbízás /inkasszó (határidős, azonnali)

← okmányos meghitelezés,

← átvezetési megbízás (zsiro)

Átutalási megbízás:

Az átutalási megbízást a kötelezett (adós, vevő) nyújtja be. Az átutalási megbízáson azzal bízza

meg a számlatulajdonos bankot, hogy a megbízáson szereplő összeggel a bank számláját terhelje

meg, és azt a jogosult bankszámláján írja jóvá, vagy utalja át más számlavezető bankhoz.

Az átutalási megbízás kétpéldányos nyomtatvány,

az első példány a számlát vezető pénzintézet számára adott megbízás, mely egyben a pénzintézet

irattári példánya,

a második példány a megbízó számlatulajdonos példánya.

(nyomtatványok: átutalási megbízás;melléklet- deviza- átutalási megbízás

A fejezet tartalma:

← Vállalkozások, szervezetek, intézmények ügyiratai- Belső levelezés

← Emlékeztető

← Feljegyzés

← Jelentés

← Jegyzőkönyv

← Körlevél

← Meghívó

Emlékeztető

Belső használatra készülő ügyirat. Emlékeztetőt készíthetünk magunknak is, másnak is. Célja, hogy emlékeztessen valamilyen számunkra fontos dologra (határidőre, felelős, vagy más személy nevére, tennivalóra stb.) Az emlékeztető a feladatmegoldás, ügyintézés folyamatában készül. Formája nem kötött, röviden, tömören fogalmazza meg a számunkra lényeges információt.

EMLÉKEZTETŐ Keltezés:

Lajtai Tamás

kereskedelmi menedzser úrnak

A 200 . április 16-án meghirdetett menedzserasszisztensi állásra nyolcan jelentkeztek. A velük való előzetes megbeszélés alapján közülük három jelentkezőt alkalmasnak találtam a munkakör betöltésére, és kértem őket, hogy személyesen keressék fel intézményünket – az Önnel korábban egyeztetett időpontban – május 28-án 10 és 13 óra között. A velük megbeszélt időpontok:

Kovács Melinda 10 ó.

Tarján Lászlóné 11 ó.

Simonfalvi Edina 12 ó.

Mellékelem a három jelentkező önéletrajzát és kísérőlevelét.

Üdvözlettel

Szerdahelyi Sándorné

humánpolitikai osztályvezető

Melléklet:

3 db önéletrajz

3 db kísérőlevél

Feljegyzés

A feljegyzés belső használatra készülő ügyirat. Célja lehet egy feladat teljesítéséről szóló tájékoztatás, javaslatkérés, figyelmeztetés. Tényekről, határidőkről, tennivalókról is tájékoztathat,

de készítője azért is írhat feljegyzést, mert valamely ügyben a döntés meghaladja a hatáskörét, kéri felettese közreműködését, döntését. Írhatja beosztott vezetőnek.

FELJEGYZÉS Keltezés:

Simonyi Sándorműszaki igazgató részére

A ………………………gyártmányunkhoz szükséges ………………….alapanyagot, az eddigi szállítónk, az ………………………Rt. nem tudja szállítani a továbbiakban, mert átszervezésük során megszűnik az a részleg, amely ennek az alapanyagnak a forgalmazásával foglalkozott. Ajánlatot kértem az …………………….Kft-től. Az ő áraik 15%-al magasabbak, mint az …………………Rt. árai voltak Beszerzett információim szerint a ……………Kft. megbízható, pontosan szállító cég. Árajánlatuk másolatát mellékelem. Felhívtam telefonon a …………………Kft. áruforgalmi osztályának vezetőjét, aki érdeklődésemre azt közölte, hogy körzetünkben az ………………………alapanyagot egy hónapja csak az ő cégük forgalmazza. Kérem Igazgató Úr állásfoglalását, hogy elfogadjuk-e a ………………..Kft. árait.

Bokros Tihamérnéanyaggazdálkodási osztályvezető

Melléklet:1 db árjegyzék

Jelentés

A jelentés olyan irat, amelyet általában beosztottak készítenek főnökeinek, többnyire tájékoztatás

céljából. A társadalmi, a gazdasági és a hivatali életben gyakran készített nélkülözhetetlen ügyirat.

Mivel a szervezetek tevékenységi köre igen széles körű, belátható, hogy a jelentés tartalmilag

hasonlóképpen sokféle lehet. A jelentéssel informálunk (tájékoztatunk), felvilágosítunk.

Meghatározott kérésre (utasításra), vagy rendszeres munkaköri feladatként készítjük el. Célja,

témája és rendszeressége alapján rendszerezhető:

← rendszeres jelentés (napi, heti, havi, negyedévi, félévi, évi)

← különleges jelentések (meghatározott témára, témakörre vonatkozóan)

Jelentés javasolt felépítése

A jelentések fogalmazásakor javasolt tartani a hármas tagozódást. A cím magában foglalja a

jelentés címzettjét és a tárgyat.

1. Bevezetés:Utalás a jelentés céljára, az adatgyűjtés (információ) főbb forrásaira és módjára.

törekedjünk az érdeklődés felkeltésére.

2. Tárgyalás:A jelentés érdemi része, a tárgy, a mondanivaló kifejtése logikus taglalásban. A

jelentés részeit egymással való összefüggéseikben rendszerezve tárjuk fel. Használhatunk

táblázatokat, grafikonokat a tények bemutatására, igazolására.

3. Befejezés:Összegezzük az elmondottakat, következtetésekkel, és javaslatokkal. Keltezéssel

és aláírással zárjuk.

Jegyzőkönyv

A jegyzőkönyv tárgyalásról, esemény megtörténtéről készült dokumentum, amely szükség esetén

bizonyító erejű okirat- ha a követelményeknek megfelelően készült el.

Tárgya szerint megkülönböztetünk:

← tanácskozásról (értekezletről, tárgyalásról, parlamenti ülésről stb.),

← eseményről (balesetről, műszaki átadásról, szakértői szemléről stb.),

← kihallgatásról (bírósági, rendőrségi, egyéb kihallgatás).

Attól függően, hogy milyen részletesen kell rögzíteni az elhangzottakat megkülönböztetünk:

← szó szerinti,

← teljes,

← tömörített (összefoglaló)

← határozatok (döntések) jegyzőkönyve

A szó szerinti jegyzőkönyv (lefolyásjegyzőkönyv), mint ahogyan az elnevezése is jelzi minden

elhangzott szót tartalmaz. Ennek felvételéhez gyorsírásra, vagy magnetofonra van szükség- esetleg

mindkettőt alkalmazzák. A felvett anyagot aztán át kel tenni olvasható formába.

Tömörített (összefoglaló)jegyzőkönyv a napirendi pontokhoz szorosan kapcsolódó elhangzottakat

tartalmazza, és a felszólalások leglényegesebb elemeire terjed ki.

A határozatok jegyzőkönyvében csak a megszületett döntéseket, határozatokat tartalmazza. A

döntéseket megelőző hozzászólásokat, vitákat az iratban nem írják le.

Jegyzőkönyv szerkezeti egységei:

1. Fejrész

2. Főrész

3. Zárórész

A fejrész tartalmazza

← a Jegyzőkönyv szót

← a jegyzőkönyv felvételének időpontját

← felvétel helyét

← jelenlevők megnevezését

← jegyzőkönyvvezető megnevezését

← tárgy megjelölése

A főrész tartalmazza

← beszámoló, vitaindító

← nevekkel megjelölt felszólalásokat, javaslatokat

← határozatokat

← határidőket, felelősöket

A zárórész tartalmazza

← a K.m.f. (Kelt, mint fent) formulát

← aláírások

← hitelesítés

Körlevél

A szervezetek egyik belső közlési módja a körlevél (körrendelet). Minden esetben általános érvényű elveket, utasításokat, feladatok gyakorlati megvalósításra vonatkozó utasításokat tartalmaz. Az érintettek aláírásukkal igazolják, hogy tudomást szereztek a körlevélben közöltekről. Ennek a belső iratnak nincs kötött formája, mindig a célnak megfelelő formában készül. Annyi példányban készül, ahány főre vonatkozik a körlevélben közölt utasítás feladat.

KÖRLEVÉL

valamennyi építésvezetőnek!

Értesítem az építésvezetőket, hogy 20…február…..-án német mérnökcsoport látogat egyesülésünkhöz. A cél: tapasztalatcser és kapcsolatfelvétel.Érkezésükkor az ügyvezetői irodában délelőtt 9 órakor rövid ismerkedést és tájékoztatást tartunk, majd meglátogatjuk az építési egységeinket. Ezután konzultációs megbeszélés következik.

Kérem a pontos megjelenést!

Budapest, 20…..január….

Straub Edeügyvezető igazgató

Átvettem:

Maróti Imre .......................................

Kemenes Tibor .......................................

Ágoston Mihály .......................................

Zsolnai Rudolf .......................................

építésvezetők

Meghívó (értesítés)

Hivatalos összejövetelekről, értekezletekről, ünnepségekről, vagy egyéb alkalmakról a hivatalos

szervezetek értesítik mindazokat, akiknek a megjelenését óhajtják. Ez az értesítés a meghívó.

A meghívó két részből áll:

Az első rész tartalmazza:

← az esemény tárgyát

← az eseményt rendező szervezetet

← az esemény időpontját

← az esemény helyét

← a napirendi pontokat (ha van ilyen)

Második rész tartalmazza:

← a címzettet meghívjuk az alkalomra

← kifejezhetjük óhajunkat, hogy a meghívott részt vegyen a rendezvényen

A meghívót időben, legalább 6-8 nappal a tervezett időpont előtt küldik ki a címzettnek. Küldhetjük

e-mailon is.

Hivatalos szervekkel történő levelezés

Magánemberként is, munkavállalóként is gyakran fordulunk hivatalos szervekhez valamilyen

ügyünkkel. Ezt írásban tesszük, és aszerint, hogy mi a tárgya az írásunknak, kérvényt, kérelmet,

fellebbezést írunk. Ezeket az iratokat összefoglalóan beadványoknak nevezzük.

területi munkamegosztás.

Az ágazati munkamegosztás tárgyuk szerint osztja meg a feladatokat. Az ágazaton belül pedig

szintenkénti munkamegosztás érvényesül.

Kérvény, kérelem

Kérvényt, kérelmet sokféle tárgyban és különböző szervekhez írhatunk. A kétféle irat között az a

különbség, hogy a kérvény formailag kötöttebb kivitelezésű. A szabályosan elkészített kérvénynek

van felezete is.

A kérvény tartalmi elemei:

← címzés,

← kérelmező adatai,

← kérés pontos meghatározása,

← indokok meggyőző leírása,

← záradék: kérés megismétlése, kérjük a kedvező döntést,

← keltezés, aláírás.

A kérvény tartalmilag két részből áll:

1. Első részben kérésünket fogalmazzuk meg, pontos adatok, tények alapján leírjuk , hogy

benyújtására mi késztetett bennünket

2. Második részben: indokainkat soroljuk fel úgy, hogy azok meggyőzzék az illetékeseket

kérésünk teljesítésének lehetőségéről, fontosságáról. Az előadottakat iratokkal is

bizonyítsuk, ha szükséges!

A hangnem legyen mindig tárgyilagos.

A gyakran előforduló kérések, kérelmek, kérvények benyújtásához a közfeladatot ellátó szervek

nyomtatványokat rendszeresítenek, amelyek kitöltésével beadhatók a különböző beadványok.

Panasz

A különböző kellemetlenségek, hiányosságok, kárt okozó zavarok észrevételéről személyek és

szervek egyaránt készíthetnek panaszbejelentést. Az ilyen jellegű bejelentések lényege nem a

felelősségre vonás követelése, nem a büntetés kérése, csupán személyes jogaink és közösségi

érdekeink érvényesítésének szándéka.

Tartalmi elemei:

1. Első részben: panaszunk tényszerű, pontos ismertetését írjuk le. A ránk esetleg kedvezőtlen

és terhelő adatokat se hagyjuk ki, ha ez hozzátartozik az ügy teljességéhez. Javasoljuk a

helyes megoldást.

2. Második részben: kérjük bejelentésünkkel kapcsolatos intézkedést.

A záradékban keltezéssel és aláírásukkal fejezzük ki panaszbejelentésünket. A névtelen panaszok

bejelentésével lehetőleg senki se kísérletezzen, mert az illetékesek ezekkel nem foglalkoznak.

Az illetékes szerveknek minden esetben válaszolniuk kell a bejelentett panaszra.

Bejelentés

A bejelentéssel a hatóságoknak, vagy egyéb szerveknek a tudtára adunk valamit. Célunk, hogy az illetékesek tudomására hozzunk valamit. Vannak olyan bejelentések is, amelyekre jogszabály vonatkozik; pl.: személygépkocsi vásárlása, lakcímváltozás, vállalkozási tevékenység szüneteltetése. Gyakran előfordul, hogy a bejelentésekhez nyomtatványt rendszeresítenek.FellebbezésFellebbezéssel élünk olyan határozat ellen, melyet sérelmesnek tartunk. Fellebbezésünkben azt

kérjük, hogy a határozatot módosítsák., érvénytelenítsék. Fellebbezésünket az elsőfokú határozatot

hozó szervnek kell benyújtani.

A fellebbezés benyújtásával kapcsolatosan tudnunk -tisztáznunk kell, hogy

← lehetséges-e a határozat módosítása,

← megfelelő- e az indokunk, amivel alátámasztjuk kérésünket,

← összhangban van-e kérésünk a hatályos jogszabályokkal

Hivatalos szervek által küldött levelezés

A hivatalos szervek által küldött iratok nagy része azokra a kezdeményezésekre készül válaszként,

amelyeket természetes személyek, jogi személyek és jogi személyiség nélküli szervezetek juttatnak

el az illetékesekhez. Ezek az iratok tárgyuk szerint igen különbözőek, és asszerint is van különbség

közöttük, hogy a közigazgatási eljárás melyik szakaszában készültek.

A közigazgatási eljárás szakaszai:

1. alapeljárás

2. jogorvoslati eljárás

3. végrehajtási eljárás

Felszólítás

A felszólítással határozott cselekvésre szólítanak fel. Olyan szóbeli, vagy írásbeli közlés, amelyben

valamely szerv vagy magánszemély fordul valakihez pl.:

← a polgármesteri hivatal felszólít valakit adótartozása haladéktalan befizetésére,

← a rendőrség távozásra szólítja fel a tömeget,

← adós felszólítása törlesztésre.

A felszólítás többségében hivatalos irat, amelyben valamely hivatal ki kívánja kényszeríteni a

cselekvést.

Értesítés

Az értesítésben a különböző szervek főleg írásban tudatnak valamiről bennünket. A hivatalos

szervek a hozzájuk benyújtott kérelmünk, panaszunk kérelmünk, bejelentésünk, feletti döntésről, az

elintézés módjáról, a megtett intézkedésről hivatalosan értesítenek. Hasonló gyakorisággal

kaphatunk hivatalos értesítést a mi kezdeményezésünk nélkül is. Ilyenkor a hatóság, a hivatal a

munkáltató informál, közöl valamit. Értesíthetik a lakosságot a közüzemi szolgáltatók is. Ilyen

értesítés pl. a víz- vagy gázszolgáltatás szüneteltetése, karbantartása, közlekedési út lezárása.

Az időpontot tartalmazó, módosító értesítést legalább egy héttel előbb kell megküldeni a

címzettnek. Tapasztalhatjuk azt is, hogy valamely szerv nem konkrét személyt, hanem közösséget

értesít valamiről újságok, rádió, televízió, vagy egyéb módon.

Idézés

Az idézés olyan irat, amelyben valamely hatóság felszólítja a címzettet, hogy a megjelölt

időpontban és a megjelölt helyen jelenjen meg. Úgy kell elküldeni a címzettnek az idézést, hogy azt

a kötelező megjelenés időpontja előtt legalább egy héttel korábban kapja meg. Az idézésben meg

kell írni, hogy milyen ügyben és milyen minőségben (tanúként, ügyfélként) kívánja meghallgatni az

idézett személyt a hatóság. Az is közölni kell, hogy a megjelenés elmulasztása esetén milyen

következménnyel jár.

Engedély

Az engedély olyan irat, amely valamely kérésünkre- általában kérvényünkre - kedvező választ

tartalmaz. Engedélyért természetesen nemcsak közigazgatási szervhez fordulhatunk, hanem pl.

valamilyen intézményhez, munkaadóhoz.

Tartalma:

← kinek a részére állították ki az engedélyt,

← mit engedélyeznek,

← ki állította ki az engedélyt,

← mikor állították ki,

← nyilvántartási szám,

← kibocsátó aláírása, szervezet bélyegzője.

Határozat, elutasító határozat

A határozat hivatalos szervek döntéseit - engedélyét, elutasítását, jóváhagyását tartalmazza.

Szerkezetileg három részből áll:

← A határozat ismertetéséből, a rendelkezésből.

← Az indoklásból.

← A zárórészből.

Az államigazgatási szervek határozatainak külső formája eltér az általános levelezési gyakorlattól.

Az elutasító határozat valamely beadványra készült nemleges válasz, amely tartalmazza:

← a címzett és a küldő szerv adatait,

← az elutasítás indoklását,

← a döntés során alkalmazott jogszabályokat,

← van e lehetőség fellebbezésre,

← a fellebbezés (ha lehetséges) határideje,

← keltezés, aláírás,

← kik kapták meg a határozatot.

Igazolás

Az igazolással valamely tényt, állítást, valaminek a valódiságát, helyességét elismerjük. Kérhetünk

igazolást a munkahelyünktől, jövedelmünkről, munkaviszonyunkról, kérhetünk igazolást

egészségügyi intézménytől stb. Igazolás készülhet nyomtatványon vagy egyéb formában.

Tartalmi elemei:

← kinek a részére állították ki,

← az igazolt tényt,

← az igazolás kiállításának célját,

← a kiállító szervezet megnevezését, bélyegzőjének lenyomatát,

← aláírás

← keltezés.

Szerződések

A Polgári Törvénykönyvnek azt a joganyagát, amely a szerződéses jogviszonnyal foglalkozik kötelmi

jognak nevezzük.

Jellemzője:

← mindig meghatározott felek között áll fenn,

← a felek mellérendeltségi viszonyban vannak egymással,

← a teljesítendő szolgáltatásnak vagyoni értéke van.

A szerződés két vagy több jogalany egybehangzó akaratnyilatkozata meghatározott szolgáltatás

nyújtására.

Szerződések alaki követelményei:

A szerződés létrejöhet szóban, írásban, valamint ráutaló magatartással. A szerződést akkor

kötelező írásba foglalni, ha a törvény a szerződés érvényességéhez ezt előírja. Amennyiben nem

kötelező, akkor is célszerű írásos szerződést készíteni, hiszen bármilyen jogvita esetén lehet rá

hivatkozni, és a bizonyítási eljárás során döntő szerepe lehet.

Szerződés írásbeli alaki követelménye

← Egyszerű írásba foglalás: A szerződést a szerződő felek írják alá

← Minősített okiratba foglalás: Tanúk is aláírják a szerződést, igazolják az aláírás

valódiságát. Olyan esetekben alkalmazzák, amikor a visszaélés lehetőségei nagyobbak.

← Közokirat: A közjegyző, a bíróság vagy más állami hatóság által nyomtatott

(hiteles) alakban kiállított irat.

Jogi szabályozás

Különböző szerződésekkel lehet dolgunk a magánéletünk és munkánk során, is, és ezekkel összefüggésben hol a Polgári Törvénykönyv, hol a Munka Törvénykönyve jogszabályaival kerülünk kapcsolatba

A Polgári Törvénykönyv (Ptk) szabályozza:

← adásvételi szerződés

← szállítási szerződés

← bérleti szerződés

← vállalkozási szerződés

← megbízási szerződés

← bankszámla- betétszámla -szerződés

← folyószámla szerződés

← fuvarozási szerződés

← lízingszerződés

← biztosítási szerződés

A Munka Törvénykönyve (Mt) szabályozza:

← Munkaszerződés

← Munkaviszony megszüntetése

Adásvételi szerződés

Ez a szerződésfajta egyik legősibb szerződésfajta, amely áru és pénz közötti csereviszony jogi

formáját adja. Ennek alapján a az eladó köteles a "dolog" tulajdonjogát átruházni a vevőnek, a vevő

pedig köteles a vételárat megfizetni, a "dolgot" átvenni. Az adásvételi szerződés megkötése során

az eladó kötelessége a vevőt tájékoztatni a "dolog" lényeges tulajdonságairól, esetleges hibáiról. A

Ptk. a szerződésekről szólva első helyen tárgyalja az adásvételi szerződést. Jelentőségét az adja,

hogy ez a leginkább elterjedt szerződéstípus, s a forgalmazással kapcsolatos szerződések

alaptípusa.

Tartalmi elemei:

← A szerződő felek pontos megnevezése (eladó, vevő),

← Az adásvétel tárgyának félreérthetetlen (körülírt) meghatározását, értékének

(minőségének) meghatározását,

← Pénznemben és pénzösszegben meghatározott vételárat,

← A vételár kifizetésének módját,

← Az ingó vagy ingatlan, vagyontárgy milyen időponttal (keltezéssel) kerül az új tulajdonos

(vevő) birtokába. Ennek megtörténtekor használhatja , és vállalja a vásárlással vállalt törvényes

kötelezettséget.

← A szerződéssel kapcsolatos anyagiak kit terhelnek.

← Egyéb körülmények.

Szállítási szerződés

A szállítási szerződés alapján a szállító köteles a szerződésben meghatározott árut a kikötött

időpontban a megrendelőnek átadni, a megrendelő pedig köteles az árut átvenni és az árát

megfizetni.

Tartalmi elemei:

← a megrendelő és a szállító adatai,

← a megrendelt termék megnevezése, minősége, egységára, csomagolása,

← a teljesítés időpontja, résszállítások esetén annak ütemezését,

← teljesítés helye,

← kiegyenlítés módja, ideje

← késedelmes teljesítés, illetve a késedelmes kiegyenlítés esetén a következményt,

← aláírások.

Bérleti szerződés

A bérleti szerződés alanyai a bérbeadó és a bérlő. A bérbeadó a szerződés szerinti dolgot (tárgy,

ingatlan, gép, gépjármű stb.)a bérlő használatába adja. A bérlet esetén csak a használat illeti meg a

bérlőt, a dolog feletti rendelkezési jog nem. A bérlő a dolgot- kárfelelősség terhe mellett

rendeltetésének és a szerződésnek megfelelően használhatja. Kötelessége a bér megfizetése.

Tartalmi elemei:

← a bérbeadó és bérlő adatai,

← a bérbevétel tárgyát,

← a bérleti díj összege, a megfizetési határidőt,

← a szerződés életbelépésének kezdetét, és lejártának határidejét,

← a szerződés felbonthatóságának és lejártának határidejét,

← a bérbeadó egyéb kikötéseit a használattal, továbbadással kapcsolatosan,

← a vitás kérdésekben döntésre illetékes szerv megnevezése,

← aláírások.

Vállalkozási szerződés

A szerződés alanyai: vállalkozó és a megrendelő. A vállalkozási szerződés alapján a vállalkozó

valamely dolog tervezésére, elkészítésére, feldolgozására, átalakítására, üzembe helyezésére,

megjavítására vagy munkával elérhető más eredmény létrehozására köteles (eredménykötelmmel

jár). A megrendelő pedig a szolgáltatás átvételére és a díj fizetésére köteles.

Tartalmi elemei:

← a vállalkozó és a megrendelő adatai,

← a szolgáltatás tárgya,

← vállalkozási díj összege,

← teljesítés határideje,

← aláírások.

A vállalkozó köteles a megrendelőt minden olyan körülményről haladéktalanul értesíteni, amely a

vállalkozás eredményességét, vagy kellő időre való elvégzését veszélyezteti.

A kívánt eredmény létrehozásához a vállalkozó igénybe vehet harmadik személyt (alvállalkozót),

kivéve, ha ezt a felek a szerződésben kizárták.

Megbízási szerződés

A megbízott azt a kötelezettséget vállal arra, hogy ellátja a megbízó által rábízott ügyet. A

megbízási szerződés nem jár eredménykötelemmel, a megbízott vállalja, hogy a rá bízott feladatot

legjobb tudása szerint végzi, de nem ígér konkrét eredményt. A megbízó díjat fizet a megbízottnak

a tevékenységéért akkor is, ha a tevékenység nem jár az általa várt eredménnyel. A megbízó

azonban megtagadhatja a díjfizetést, illetve csökkenheti a díjat, ha bizonyítja, hogy az eredmény

részben, vagy egészben a megbízott miatt maradt el.

Tartalmi elemei:

← a megbízó és megbízott adatai,

← a megbízás pontos tartalmát,

← munkadíjat, fizetési feltételeket,

← kitől kapja a megbízott az utasításokat,

← titoktartási kötelezettség (ha van ilyen),

← időtartam

← aláírások

Fuvarozási szerződés

A fuvarozási szerződés alapján a fuvarozó díjazás ellenében vállalja, hogy a küldeményt rendeltetési helyére továbbítja és a címzettnek átadja. A szerződés három szereplője: feladó, fuvarozó, címzett. A fuvarozás történhet: postán, vasúton, hajón, közúton, légi úton. A fuvarozandó küldemény tulajdonságai (mennyiség, romlandóság, érték stb.) meghatározza, hogy milyen fuvarozó eszközzel szállítjuk. Alapvető szempont, hogy a fuvarozott küldemény ne sérüljön, ne veszítsen értékéből.

Állampolgárok által kezdeményezett levelezés

Önéletrajz

Az Önéletrajz olyan közéleti, elsősorban írásos műfaj (megnyilatkozás), amelyek tartalmi elemei

meghatározottak. Önéletrajzot írunk, ha továbbtanulásra jelentkezünk, állást pályázunk meg, Az

Önéletrajz nemcsak azzal vall írójáról, amit benne elmond, hanem azzal is, hogy hogyan mondja el.

Valótlant állítanunk, tényeket elferdítenünk, lényeges dolgot elhallgatnunk nem szabad. A

leírtakban mindig azt kell kiemelten, részletesen szerepeltetni, ami az adott cél elérését leginkább

segíti. Tudnunk kell, hogy annak a feladatnak az elvégzésére,amire vállalkozni szeretnénk, milyen

képességű, tulajdonságú személy felel meg leginkább, és ismernünk kell önmagunkat, hogy

megítélhessük, hogy alkalmasak vagyunk-e a feladatra.

Napjainkban az európai típusú önéletrajz (EUROPASS ÖNÉLETRAZJ) az elfogadott, de előfordulhat,

hogy a leendő munkáltató kézzel írottat kér.

Az Európai Unióban egységes (EUROPASS ÖNÉLETRAZJ) egy rugalmas formanyomtatvány,

amely a megszokott önéletrajzi formátumot követi, kiegészítve azt további információk

lehetőségével. Nyolc pontból áll, amely pontok - vagy azok részei - szükség szerint törölhetőek,

vagy bővíthetőek:

← Személyes adatok

← Betölteni kívánt munkakör, foglalkozási terület

← Szakmai tapasztalat

← Tanulmányok

← Nyelvtudás

← Egyéni készségek és kompetenciák

← További információk (pl.: referenciák)

← Mellékletek

Az (EUROPASS ÖNÉLETRAZJ) 25 nyelven ingyenesen letölthető az Internetről, vagy on-line

kitölthető. (www.europass.hu)

A felvételi elbeszélgetésre minden szükséges dokumentumot (szakképesítést igazoló okmányok,

nyelvvizsga, orvosi igazolás, erkölcsi bizonyítvány stb.) célszerű összekészíteni egy dossziéba, ezt

szükség esetén át lehet adni.

Az adott cégről, szervezetről való tájékozottság a felvételi elbeszélgetésen pozitív kicsengésű.

Mielőtt egy felvételi elbeszélgetésre érkezik valaki, tájékozódnia kell az adott cég profiljáról,

sajátosságairól, úgymond készülnie kell az adott cégből: milyen a cég mérete, milyen termékek

előállításával foglalkozik, milyen szolgáltatásai vannak.

A beszélgetésre való felkészülés során meg kell terveznünk a lehetséges válaszokat az esetleges

kérdésekre- ezek, lehetnek:

← "Miért pályázzuk meg az állást?"

← "Mi az erősségünk ezen a területen?"

← "Mi a véleményünk erről a munkáról?"

← "Miért szeretne munkahelyet változtatni?"

← "Fizetési igény?"

Fontos szabály, hogy a kérdésekre sosem szabad terjengős válaszokat adni, rövid, tartalmas

lényegi válaszokat várnak tőlünk.

Érdemes tudatni a kérdezővel a távlati céljainkat is, ebből leszűrhető az is, hogy vannak

elképzeléseink, a jövővel kapcsolatosan, s ezek az új környezetben megvalósíthatók.

Az interjúról nem szabad elkésni, a pontosságnak ilyenkor döntő hatása lehet a felvételi

megítélésére, hiszen egy munkahelyen az egyik legfontosabb tulajdonság a szorgalom, az

érdeklődés, a kreativitás mellett a pontosság. A pontosságon jelen esetben a percnyi pontosságot

értjük, ez esetben nem engedhető meg a korábbi érkezés, sem a legcsekélyebb késés.

A felvételi elbeszélgetésre a megfelelő öltözet kiválasztása nagyon fontos. Öltözetünk legyen

visszafogott, kulturált, ápolt.

Ha belépünk a helyiségbe, ahol a beszélgetés folyik, napszaknak megfelelően köszönjünk,

mutatkozzunk be, mondjuk el a jövetelünk célját!

Bemutatkozáskor figyeljünk a szemkontaktusra, megfelelő távolságra, a kézfogásra.

Munkaviszonnyal kapcsolatos ügyiratok

Munkaszerződés

A munkaviszonnyal kapcsolatos kérdéseket a Munka Törvénykönyve (Mt.) szabályozza három

területre vonatkozóan:

← versenyszféra területén piaci alapokon létrejövő munkaviszony,

← közszolgálati jogviszony,

← közalkalmazotti jogviszony.

A munkaszerződés kötelező írásos forma.

Alanyai a munkaadó és a munkavállaló.

A munkaviszony lehet határozatlan időtartamú, és lehet határozott időtartamú. A munkaviszony

határozott időre szóló tartalmával kapcsolatban a törvény időbeli korlátozást állapít meg. Kimondja,

hogy a munkaszerződésben kikötött időtartam -az esetleges újabb munkaviszony létesítését is

beleértve- öt évet nem haladhatja meg.

Mind a határozott, mind a határozatlan időre létesített munkaviszony esetén kiköthető próbaidő. A

próbaidő tartama 30 nap, azonban a felek ennél rövidebb, vagy hosszabb - de legfeljebb három

hónapig terjedő próbaidőben - is megállapodhatnak. A próbaidő alatt a munkaviszonyt bármelyik fél

azonnali hatállyal megszüntetheti.

A munkaviszonnyal kapcsolatos megállapodást munkaszerződésben rögzítik.

A munkaszerződés tehát a munkavállaló és a munkáltató egybehangzó akaratnyilvánítása.

Tartalmi elemei:

← munkáltató megnevezése, címe,

← munkavállaló megnevezése, címe,

← munkavállaló munkaköre, munkavégzésének helye,

← munkavállaló személyi alapbére, a munkabér kifizetésének rendszere,

← munkaviszony kezdetének időpontja, (munkába lépés napja)

← a munkaszerződés megkötésének időpontja,

← a munkaviszony időtartama,

← próbaidő (ha van),

← munkavállalót képviselő személy(ek) aláírása,

← munkavállaló aláírása.

Munkaviszony megszüntetése, megszűnése

Munkaviszony megszüntethető

← munkáltató és munkavállaló közös megegyezésével,

← rendes felmondással,

← rendkívüli felmondással,

← azonnali hatállyal próbaidő alatt.

Munkaviszony megszűnik

← munkáltató jogutód nélküli megszűnése,

← határozott idő lejárta,

← munkavállaló halála

← Egyszerű ügyiratok

← Egyéb iratok

Egyszerű ügyiratok

Tartalmi és formai szempontból is egyszerűek, nincs előírt kötött alakjuk. Készíthetjük önálló

iratként - a szöveg terjedelmétől függően- A/5 és A/4-es papíron. erre a célra készített

nyomtatványon, de más iratra záradékként.

← Nyugta

Ellennyugta

← Átvételi Elismervény

← Kötelezvény

← Meghatalmazás

Nyugta

Nyugtát akkor készítünk, ha valakinek valamilyen okból vagy célból pénzösszeget adunk. Aláírója a

pénz átvevője.

Kötelező tartalmi elemei:

← a nyugta elnevezést,

← a pénzösszeget számmal, betűvel, pénznemmel,

← a pénz átadójának nevét,

← az összeg rendeltetését,

← keltezést,

← összeg átvevőjének neve, aláírása

Ellennyugta

Ellennyugtát akkor írunk, ha valamilyen okból vagy célból bizonyos összeget veszünk át. Az

ellennyugtát a pénz átvevője és a pénz átadója írja alá.

Pénztárbizonylat

A közpénzt erkölcsi és anyagi felelősséggel, gondosan kell kezelnünk. A pénz forgalmát - a

hivatalos előírásoknak megfelelően- pénztárkönyvben, pénztárjelentésben rögzítjük. Ebben

mindennemű változást (bevételt, kiadást) a pénztári bizonylat alapján rendszeresen vezetnünk,

könyvelnünk kell. A bizonylat a könyvelésünk melléklete, a könyvelési tételünket bizonyító, igazoló

irat. Megkülönböztetünk bevételi és kiadási pénztári bizonylatot- nyugta és ellennyugta előre

nyomtatott nyomtatványon. A nyugta és ellennyugta megőrzött pénztári bizonylat, és ellenőrzéskor

fel kell mutatnunk.

Bevételi pénztárbizonylat

Szigorú számadású nyomtatvány. Három példányban készül; első példányát a könyvelés kapja, a

második példány (nyugta) azé, aki a bizonylaton szereplő összeget befizette, a harmadik példány a

tömbben marad. Aláírója az összeg befizetője.

Kiadási pénztárbizonylat

Szigorú számadású nyomtatvány. Két példányban készül. A házipénztárból való pénz felvételekor

állítja ki a pénztáros. A bizonylatból nem kap példányt az, aki a pénzt átvette- ő a pénzt kapja meg,

amit aláírása bizonyít). Az első példány a könyvelésé, a második példány a tömbben marad. aláírója

a pénz átvevője.

Bizonylatok kötelező tartalmi elemei:

← a bizonylat címe

← a bizonylat sorszáma

← a kiállító megnevezése

← az átvett/kifizetett összeg (számmal, betűvel, pénznemmel)

← jogcím

← pénztáros aláírása

← keltezés

Átvételi elismervény

Elismervényt írunk, ha valakinek valamit (pénz kivételével bármit) átadunk. Az átvétel írásos

bizonyítéka (bizonylata) az elismervény. Az állítja ki (írja alá), aki az átadott dolgot, tárgyat átvette.

Kötelező tartalmi elemei:

← elismervény megnevezést,

← átvett tárgy megnevezését (pontos azonosítás, mennyiség, állapot)

← átadó nevét,

← keltezést,

← átvevő aláírását.

Tartalmazhatja ezen kívül:

← milyen célra,

← milyen időtartamra,

← nyilatkozatot, hogy más részére nem adja tovább.

Kötelezvény

A kötelezvény olyan ügyirat, amelynek kiállítója elismeri a kölcsönkapott pénzösszegnek, vagy

tárgynak, dolognak átvételét. Ugyanakkor kötelezettséget vállal a pénzösszeg visszafizetésére,

illetőleg a kapott tárgy vagy szolgáltatás visszaadására, viszontszolgáltatására. A pénzösszegről

szóló kötelezvényt adóslevélnek is szoktuk nevezni. A kötelezvényt a kötelezettséget vállaló

(kölcsönvevő)állítja ki.

Kötelező tartalmi elemei:

← kötelezvény megnevezést,

← a hitelező, szolgáltatást nyújtó neve, címe

← kölcsön összegét, a szolgáltatás tárgyát, módját, időpontját,

← vállalás elmulasztásának jogi következményét,

← a két tanú aláírását, címét, személyi igazolvány számát,

← a kötelezettséget vállaló aláírását, címét, személyi igazolvány számát.

A kötelezvény a jog szerint akkor bizonyító erejű irat, ha két tanú is aláírja.

Meghatalmazás

Ebben az okiratban feljogosítjuk a meghatalmazottat , hogy helyettünk, nevünkben a megjelölt egy

vagy több ügyben eljárjon. A meghatalmazáson pontosan meg van jelölve a feljogosítás terjedelme,

az hogy egyszeri, vagy többszöri alkalomra szól-e, hogy ki a feljogosított, és ki az aki a

meghatalmazást adta. A vállalatok, intézmények olyan meghatalmazást készíthetnek, egyik-másik

alkalmazottjuk nevére, amellyel a megnevezett megbízott, adott ügyben képviselheti a vállalatát,

intézményét.

Ha az okirat magánjellegű, akkor két tanú aláírása is szüksége.

Kötelező tartalmi elemei:

← meghatalmazás megnevezést,

← meghatalmazott nevét,

← az ügyet, amelyre a meghatalmazás szól,

← milyen időtartamra szól a meghatalmazás,

← meghatalmazott aláírását, lakcímét, személyi igazolvány számát,

← a meghatalmazó aláírását, lakcímét, személyi igazolvány számát.

← tanúk aláírása.

Hitelkérelem

A hitel meghatározott lejáratra, visszafizetési kötelezettséggel átadott pénz.

A hitel elnyerésének feltétele többek között a vállalkozás hitelképessége. A bank a hitel

visszafizetését akkor látja biztosítottnak, ha a vállalkozás termékeit rendszeresen értékesíti,

jövedelmezően gazdálkodik, fizetési kötelezettségének eleget tesz. Hitelnyújtással ösztönözni lehet

a vállalatok tevékenységét, biztosítani lehet a zavartalan pénzellátást a termelés és forgalom

lebonyolításában.

Információkat a bankokban/pénzintézetekben kaphatunk személyesen, Internetes honlapokon,

illetőleg a telefonos ügyfélszolgálatokon, a pénzintézetek által kiadott kiadványokban. Érdemes

hitelfelvétel előtt több bank ajánlatát áttekinteni, összehasonlítani.

Hitelek csoportosítása

← hitelszerződés tartalma szerint: pénzkölcsön, kötelezettségvállalási hitel

← tárgya szerint: beruházási hitelek, forgóeszköz hitelek, fogyasztási hitelek

← időtartam szerint: rövid lejáratú, középlejáratú, hosszú lejáratú

← hitelt igénybe vevők szerint: vállalatok, magánszemélyek, bankközi hitelek

← igénybevételének módja szerint: egyszeri kölcsön, rulírozó hitel.

Vállalkozások, vállalatok hitelei

← fejlesztési hitelek: beruházási hitelek, középlejáratú forgóeszköz-hitelek

← rövid lejáratú forgóeszköz hitelek

← egyéb hitelek: privatizációhoz nyújtható hitelek, innovációs hitelek, állami kölcsön

A hitelezés alapelvei:

Azok a szempontok, amelyeket a bankok megkövetelnek és mérlegelnek a hitel elbírálásakor:

← a hitel célja

← hitelképesség

← saját erőforrás bevonása a finanszírozásba

← fedezet és jogi biztosíték szükségessége

← lejárati elv

← kamatfizetési kötelezettség

A hitelezési eljárás szakaszai:

← szóbeli tájékozódás, előtárgyalás

← hitel igénylése

← hitel elbírálása

← hitel jóváhagyása

← szerződéskötés

← hitel folyósítása

← kölcsön felhasználásának ellenőrzése

← visszafizetés

Felhasználandó nyomtatványok: hitelkérelem nyomtatvány, bankgarancia nyomtatvány,

hitelszerződés (hitel megkötése)

Hitelkérelemhez benyújtandó okmányok

← Alapító okirat vagy alapszabály, társasági szerződés (vagy vállalkozói igazolvány)

← Adóbejelentkezési lap, ill. a legutolsó adatmódosító lap

← Cégbírósági bejegyzési határozat, változás-bejelentések - vagy: induló cégnél bejelentés,

már működő cégnél 1 hónapnál nem régebbi cégkivonat

← Hiteles aláírási címpéldány

← APEH, VPOP és önkormányzati igazolások köztartozásokról

← Amennyiben a társasági szerződés/alapszabály azt rögzíti, taggyűlési határozat a hitel

felvételéről

← Az engedélyköteles, illetve a bejelentés-köteles tevékenységek esetében az érvényes

engedélyek és a bejelentést támasztó igazolások bemutatása, jelzáloghitel esetén az ingatlan

tulajdonlapja, az érték megállapítás dokumentuma