2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI :PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI,

KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM

oleh :Ir. H. Nazarkhan Yasin

1. ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI & ADMINISTRASI PROYEK

KONSTRUKSI

1.1 Pengantar

Administrasi kontrak adalah suatu terminologi (istilah) yang menggambarkan

penanganan komersial dari suatu kontrak sejak kontrak tersebut ditanda tangani

sampai diakhiri secara resmi atau putus tak direncanakan (karena kesalahan

kontrak) atau pengakhiran kontrak dini (Gilbreath, 1992).

Administrasi kontrak mengawasi penanganan komersial berdasarkan ketentuan

dari setiap kontrak. Pengguna jasa harus memantau bukan saja pemenuhan tugas

oleh penyedia jasa tapi juga pemenuhan tugas pengguna jasa sendiri. Tugas-

tugas rutin termasuk penerimaan dan pengawasan dari pengajuan penyedia jasa,

memelihara catatan kontrak dan pembayaran termyn bulanan kadang-kadang

mengaburkan resiko-resiko kritis yang ditemukan selama masa pelaksanaan

(Gilbreath, 1992).

Perubahan pekerjaan, klaim-klaim, pembayaran dini atau kelebihan membayar

dan unjuk kerja yang tidak memuaskan dapat dicegah dengan melaksanakan

suatu struktur program standar administrasi kontrak yang baik.

(Gilbreath 1992).

Administrasi kontrak merupakan suatu bagian dari administrasi proyek

konstruksi.

1 Copyright NY-SS/ APK-PCM-BOK-PKH/IV/10

1.2 Beberapa Pengertian

Ada beberapa pengertian yang dikutip dari beberapa sumber kepustakaan Barat:

a). Administrasi Kontrak memiliki dwifungsi yaitu: pembentukan/penyusunan

dan pengadministrasian biasanya dibagi atas dua kategori kronologis :

yang pertama telah terjadi sampai dengan saat kontrak dibentuk dan yang

kedua terus berlanjut selama masa pelaksanaan dan berakhir (diharapkan)

dengan penyelesaian pekerjaan yang sukses, pembayaran akhir dan

pengakhiran kontrak . (Gilbreath 1992)

b). Pengelolaan transaksi komersial yang diperlukan untuk pemenuhan

kontraktual. Dimulai sejak kontrak ditandatangani hingga pengakhiran

kontrak atau pemutusan kontrak. (Gilbreath 1992)

c). Administrasi kontrak termasuk tanggung jawab mengawasi pekerjaan

sesuai syarat-syarat kontrak, menyiapkan dan memproses perubahan-

perubahan yang akan dibuat, menyediakan penafsiran (dengan bantuan

hukum bila diperlukan) dari bahasa kontrak dan menyetujui penagihan

sesuai pekerjaan yang dilaksanakan. (Cleland 1995)

d) Pengelolaan atau penanganan dari suatu hubungan usaha antara para pihak

yang berkontrak yang secara pikiran populer terbatas sebagai pekerjaan

administrasi. (Fisk, 1997)

1.3 Peran Administarsi Kontrak

Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dalam butir 1.2 sebelumnya,

dapatlah dikatakan bahwa dalam melaksanakan suatu kontrak konstruksi,

administrasi kontrak memegang peranan yang sangat penting.


Kemajuan pekerjaan fisik dilapangan (proyek) seharusnya diimbangi dengan

pengelolaan administrasi kontrak yang sistimatis, lengkap dan akurat sesuai

ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak.

Secara umum yang dimaksudkan pekerjaan-pekerjaan administrasi kontrak

adalah pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan administrasi proyek dari

kontrak tersebut seperti menyiapkan jaminan-jaminan, asuransi, membuat

laporan kemajuan pekerjaan, tata persuratan (korespondensi) antara para pihak

yang mengikatkan diri dalam kontrak konstruksi (antara pengguna jasa dan

penyedia jasa).

Selanjutnya sejalan dengan kemajuan proyek itu sendiri, administrasi kontrak

juga mencakup proses penagihan dan pembayaran, perubahan pekerjaan,

amandemen/addendum kontrak, pembuatan berita acara sampai kepada

pengurusan masalah klaim.

Oleh karena itu dalam pelatihan ini akan diterangkan terlebih dulu apa dasar

pemikiran/filosofi, batasan atau definisi, maksud dan tujuan serta fungsi

administrasi kontrak.

1.4 Dasar Pemikiran/Filosofi

Suatu kontrak konstruksi seharusnya diawali dengan suatu perencanaan yang

matang, kemudian dilanjutkan dengan proses pembentukan/penyusunan dan

diteruskan dengan pelaksanaan kontrak tersebut.

Selanjutnya kontrak ini harus diadministrasikan dan dikelola. Ketiga tahapan ini

haruslah bersifat terpadu/integral dan dapat diumpamakan seperti pembesian

didalam beton bertulang.


Kebutuhan merencanakan, membentuk, mengadministrasikan dan mengelola

kontrak pada saat ini mutlak merupakan keharusan sebagai suatu disiplin yang

memerlukan pandangan khusus, keahlian dan penanganan secara profesional.

Pada suatu proyek terdapat ada 2 aspek (sudut pandang) yang harus berjalan

paralel satu sama lain, yaitu:

a. Aspek kongkrit artinya dalam bentuk yang nyata apa yang terlihat, yaitu

pembangunan fisiknya seperti galian pondasi, bekisting, besi beton, beton

dan sebagainya.

b. Aspek lain (yang sering terabaikan) adalah suatu perangkat yang rumit yang

memungkinkan aspek kongkrit tadi diakui/diterima dan kemudian dibayar.

Inilah yang sesungguhnya diartikan sebagai suatu proses Administrasi

Proyek Konstruksi.

(Gilbreath 1992).

1.5 Batasan/Definisi

Berdasarkan beberapa pengertian yang diuraikan sebelumnya kiranya dapatlah

dirumuskan pengertian mengenai administrasi kontrak yaitu sebagai berikut.

Administrasi kontrak adalah :

Suatu istilah atau terminologi yang menggambarkan penanganan secara

komersial dari Kontrak (Konstruksi) sejak Kontrak tersebut mulai berlaku

sampai kontrak tersebut berakhir secara resmi (pekerjaan selesai) atau putus

ditengah jalan (early termination) karena kesalahan salah satu pihak atau

karena keinginan pengguna jasa. (Gilbreath 1992)

1.6 Maksud danTujuan

Maksud dari administrasi kontrak konstruksi adalah menyelenggarakan

seluruh aspek non teknis secara tertib dan teratur sesuai kemajuan pelaksanaan

agar tujuan kontrak tercapai. (Gilbreath 1992)


Tujuan dari administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial

berhasil. (Gilbreath 1992)

Artinya pengguna jasa akan mendapatkan Proyek yang mutunya, biayanya dan

waktunya sesuai kontrak.

Sebaliknya penyedia jasa mendapatkan haknya berupa pembayaran atas hasil

pekerjaan beserta perubahan dan klaim-klaim serta hak-hak lain bilamana ada,

sesuai ketentuan dalam kontrak.

Tujuan lain adalah mencegah/mengurangi atau menyelesaikan

perselisihan/perbedaan pendapat yang dihadapi para pihak serta mengurangi

klaim yang mungkin terjadi.

1.7 Fungsi

Administrasi kontrak berfungsi menggerakkan proyek atau menyelesaikan

perselisihan dan pembayaran, mengurus perubahan pekerjaan (pekerjaan

tambah/kurang) dan klaim-klaim serta menyelesaikan perselisihan yang

mungkin timbul selama pelaksanaan kontrak. (Gilbreath 1992)

1.8 Kebutuhan akan Administrasi Kontrak yang baik

Administrasi Kontrak akan menjadi semakin penting sehubungan semakin

rumitnya kontrak.

Sebagaimana, diketahui industri jasa konstruksi mulai berkembang tahun 1967

dan mencapai puncaknya dalam kurun waktu 30 tahun lalu berhenti sama sekali

karena terjadi krisis moneter pada pertengahan tahun 1997. Barangkali mulai

saat itulah para pelaku usaha jasa konstruksi menyadari betapa pentingnya



Klaim-klaim yang diajukan (kebanyakan mengenai pembayaran) mengalami

kesulitan karena administrasi kontrak yang tidak dilaksanakan dengan baik:

catatan-catatan tidak dipelihara perintah-perintah lisan banyak yang tidak

dikukuhkan dengan perintah tertulis.

Hal ini bertambah parah karena petugas yang mengurus masalah ini telah

berganti-ganti untuk kesekian kalinya. Dipihak pengguna jasa pun kondisi

administrasi kontrak tidak lebih baik.

Dapat juga dikatakan secara singkat bahwa: administrasi kontrak adalah

pengelolaan dari transaksi komersial yang diperlukan untuk suatu pemenuhan

kontraktual bagi para pihak. (Gilbreath 1992)

Administrasi kontrak mengawasi agar tujuan komersial kontrak tercapai sesuai

dengan syarat-syarat/ketentuan kontrak.

Administrasi kontrak adalah tanggungjawab pengguna jasa dan penyedia jasa

secara bersama-sama dan bukan hanya satu pihak saja.

1.9 Hubungan Administrasi Kontrak dengan Aspek Hukum

Sebagaimana telah dijelaskan dalam butir 1.6 bahwa administrasi kontrak

adalah seluruh penanganan non teknis dari pelaksanaan suatu kontrak

konstruksi.

Dengan demikian kiranya tidak sulit untuk dipahami bahwa administrasi

kontrak berkaitan dengan disiplin ilmu yang lain yaitu hukum. Bila di

perhatikan dengan teliti tugas-tugas atau kewajiban-kewajiban administrasi

kontrak adalah melaksanakan seluruh ketentuan tersebut dalam dokumen

kontrak yang tidak bersifat teknis yaitu ketentuan atau kesepakatan yang

bersifat hukum untuk dipatuhi baik oleh pengguna jasa maupun oleh penyedia

jasa.


Mengingat ketentuan-ketentuan dalam dokumen kontrak yang bukan teknis

adalah menyangkut bidang hukum, berarti administrasi kontrak memang

mempunyai hubungan dengan aspek hukum.

1.10 Pihak-pihak yang terlibat dalam Administrasi Kontrak

1.10.1 pengguna jasa (pemilik atau pemberi tugas)

1.10.2 konsultan perencana

1.10.3 penyedia jasa (pembangun, kontraktor)

ditambah peserta-peserta lain termasuk :

a. manajemen konstruksi

b. pengawasan mutu (quality control)

c. perwakilan/agen asuransi

d. sub – penyedia jasa

e. pemasok bahan/material dan peralatan

Dalam praktek, biasanya pengguna jasa membuat kontrak dengan:

* arsitek/konsultan perencana mengenai:

- Rencana dan desain proyek untuk memenuhi kebutuhan pengguna jasa

- Masa/waktu untuk menetapkan kreteria desain

- Batasan biaya dan waktu untuk menyelesaikan desain

- Pemilihan penyedia jasa : Penawaran terendah untuk pekerjaan umum.

* dan penyedia jasa utama mengenai

- Perencanaan proyek, spesifiksi teknik, peraturan-peraturan sehubungan

untuk membangun proyek

Kontrak-kontrak lain adalah antara:

* Pengguna jasa dan konsultan manajemen konstruksi


* Pengguna jasa dan konsultan hukum

* Penguna jasa dan penyedia jasa dan beberapa sub penyedia jasa untuk

melaksanakan proyek.

1.11 Hubungan Kontraktual antar para pihak

Hubungan kontraktual antara pengguna jasa dengan pihak-pihak terkait

tergambar dalam tampilan-tampilan No. 1 sampai dengan No. 4 dengan

penjelasan singkat sebagai berikut:.

a). Dalam tampilan No. 1 terlihat suatu hubungan yang telah cukup kita kenal

sehingga dapat disebut sebagai suatu hubungan tradisional pengguna jasa

membuat hubungan kontraktual langsung dengan penyedia jasa utama yang

membawahi beberapa sub penyedia jasa.

Disamping itu pengguna jasa mengikat suatu kontrak tersendiri dengan

arsitek/konsultan perencana secara langsung.

Tak ada hubungan hukum antara arsitek dan penyedia jasa kecuali untuk

penyelidikan lapangan.

Dalam tampilan ini terlihat pula selain perencanaan terpisah, penyedia jasa

tunggal dengan beberapa sub penyedia jasa.

Kontrak ini diperuntukkan fixed lump sum price, unit price, garansi

maksimum cost + fixed fee. Sedangkan untuk fee disain akan dirundingkan.

b). Dalam Tampilan No. 2 digambarkan hubungan kontraktual antara pengguna

jasa dan penyedia jasa rancang bangunan (design build contractor / turn Key

builder).

Disini pengguna jasa mengikat diri dengan suatu gabungan perencanaan dan

pelaksanan konstruksi dalam satu kontrak. Tak ada desain fee terpisah.

Ada beberapa sub-penyedia jasa dibawah desain build contractor.


c). Hubungan kontraktual berikutnya sebagaimana terlihat dalam Tampilan

No. 3 adalah antara pengguna jasa dan desain/manager konstruksi yang

terpisah dari hubungan pengguna jasa dan penyedia jasa umum yang

independen. Antara penyedia jasa dengan manager konstruksi hanya ada

hubungan kerja melalui suatu tim konstruksi yang berada dibawah manager

konstruksi.

d). Hubungan kontraktual ke empat adalah hubungan dibawah suatu kontrak

dengan manager konstruksi profesional yang secara diagram tergambar

dalam Tampilan No. 4.

Dalam Tampilan itu jelas terlihat bahwa pengguna jasa membutuhkan 3

(tiga) buah hubungan kontraktual secara terpisah, masing-masing dengan:

- Desain perencana (arsitek/engineer)

- Manager konstruksi yang profesional

- Penyedia jasa umum/independen

Terlihat pula bahwa antara manager konstruksi dengan desain perencana dan

penyedia jasa umum hanya ada hubungan kerja (bukan hubungan

kontraktual).

(Caroline Sutandi, 2002)

1.12 Administrasi Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002)

Tanggung jawab administrasi kontrak lainnya adalah memelihara arsip

kontrak, Pen-dokumentasian secara hati-hati dapat menjadi kritis bagi

perusahaan jika masalah hukum muncul kemudian. Memelihara arsip-arsip

termasuk referensi/rujukan semua hal sehubungan dengan proyek dengan

akuntansi yang cocok, proyek dan atau nomor pekerjaan.

Juga termasuk menyiapkan rekaman kontrak itu sendiri, dan semua dokumen

yang terkait, terutama semua perubahan, addendum, atau suplemen yang

berkaitan erat dengan kontrak asli dan yakini bahwa dokumen-dokumen

tersebut dipakai sebagai referensi silang. (Fisk, 1997)


1.13 Administrasi Proyek Konstruksi (A. Caroline Sutandi, 2002)

Dipakai merujuk tanggung jawab yang lebih luas sehubungan dengan semua

fungsi-fungsi Proyek yang terkait antara para pihak yang berkontrak – tak

hanya kewajiban-kewajiban administrasi, tapi menuntun para pihak, bekenaan

dengan penyedia jasa, hubungan sistim bisnis, prosedur-prosedur, tanggung

jawab, kewenangan dan kewajiban dari semua pihak, kebutuhan dokumentasi,

pelaksanaan konstruksi, perencanaan dan penjadualan koordinasi, pengawasan

material, pembayaran administrasi, perubahan pekerjaan dan kerja tambah,

penanganan sengketa dan klaim, perundingan-perundingan dan semua fungsi-

fungsi penutupan proyek dan penutupan administrasi.

Oleh karena itu administrasi kontrak hanyalah sebagian dari administrasi

proyek konstruksi.

Selanjutnya lihat tampilan-tampilan No. 1, 2, 3, 4 dan 5 pada halaman 17, 18,

19, dan 20 dan 21

Selanjutnya dalam Tampilan No. 5 halaman 21 tergambar secara diagram

hubungan antara administrasi kontrak/proyek dengan aspek hukum sejak proyek

dimulai sampai proyek ditutup.

Dalam tampilan tersebut terlihat bahwa semenjak timbulnya klaim antar

pengguna jasa, perencana/konsultan penyedia jasa/sub penyedia jasa dan

pemasok sehubungan dengan pengoperasian proyek, perubahan pekerjaan,

pekerjaan-pekerjaan tambah, klaim-klaim dan penanganan sengketa kepada

spesifikasi teknis/non teknis (dokumen kontrak) dan sejumlah data yang

diperlukan dari administrasi proyek yang memiliki sistematika, lengkap dan

akurat.

Untuk menyelesaikan permasalahan ini diperlukan pemecahan ditinjau dari

aspek-aspek hukum (legal aspek). Dari pernyataan aspek hukum ini dapat

diperoleh keputusan final dengan menggunakan rencana sebagai rujukan dan

spesifikasi kontrak.


Dari keputusan akhir ini proyek tersebut dapat ditutup dengan pengertian

pekerjaan dapat diterima dengan masa perawatan atau putus.

2. KONDISI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI DI INDONESIA

2.1 Kondisi Umum :

Secara umum dapat dikatakan bahwa para pelaku industri jasa konstruksi di

Indonesia sebagian besar belum menyadari arti pentingnya administrasi proyek

konstruksi yang harus dilaksanakan dengan sistimatis, lengkap dan akurat.

Hal tersebut baru disadari apabila telah timbul masalah, sebagai contoh : pada

saat mengajukan klaim pekerjaan tambah, ternyata pekerjaan tambah tersebut

baru didasarkan atas perintah lisan sehingga pengajuan biaya dan waktu tidak

didukung oleh dokumen yang otentik (tertulis). Contoh lain adalah perubahan

gambar yang diperintahkan secara lisan oleh pengguna jasa dan tidak diikuti

dengan perintah tertulis dalam bentuk perubahan gambar.

2.2 Kebiasaan yang kurang baik

Pada umumnya penyedia jasa memiliki kebiasaan yang kurang baik yaitu lalai

mencatat perintah/instruksi dari pengguna jasa yang diberikan secara lisan. Hal

ini kadang-kadang menjadi bertambah parah karena penyedia jasa tidak pernah

menunjuk seseorang petugas khusus yang mencatat perintah/instruksi tadi atau

jika ada petugasnya sering berganti-ganti.

Dalam banyak kegiatan, perintah lisan ini semakin hari semakin banyak dan tak

pernah dicatat (lupa). Hal ini akan menimbulkan kesulitan yang tak jarang

menjadi sengketa dikemudian hari karena mungkin saja pengguna jasa lupa atau

pura-pura lupa pernah memberikan instruksi perubahan pekerjaan secara lisan.

2.3 Menunda Masalah

Apa yang diuraikan dalam butir 2.2 berarti penyedia jasa sadar atau tidak, telah

menunda masalah yang nantinya akan sangat mempersulit diri sendiri.


Seharusnya penyedia jasa dari sejak awal kontrak, telah menyusun suatu

organisasi administrasi proyek konstruksi yang dimasukkan sebagai bagian dari

organisasi proyek. Bila organisasi administrasi proyek konstruksi dibuat dengan

baik dan tepat serta didukung oleh petugas-petugas yang profesional dan

berpengalaman, maka dapat diharapkan bahwa administrasi proyek konstruksi

akan berjalan dengan sistimatis, lengkap dan akurat serta tidak akan

menimbulkan masalah dikemudian hari. Selain itu tunjuklah personalia yang

penuh waktu (bukan paruh waktu) dan dapat berhubungan dengan petugas

yang setara dari pihak pengguna jasa sehingga terjadi suatu hubungan kerja

yang baik dan harmonis antara penyedia jasa dan pengguna jasa dalam hal

pelaksanaan administrasi proyek konstruksi. Menunda masalah hanya akan

sangat mempersulit diri sendiri dikemudian hari.

2.4 Mempersulit pelaksanaan kontrak.

Hal-hal yang diuraikan sebelumnya terutama dalam butir 2.2 pada gilirannya

akan memengaruhi pelaksanaan kontrak yang akan menyulitkan penyedia jasa

dalam menuntut haknya seperti pembayaran termijn, permintaan perpanjangan

waktu serta permintaan kompensasi lain. Hal ini akan menjadi semakin sulit,

apabila petugas administrasi proyek konstruksi baik dipihak penyedia jasa

maupun dipihak pengguna jasa, telah berganti dengan petugas lain. Oleh karena

itu apabila tidak sangat terpaksa, petugas administrasi proyek konstruksi

sebaiknya tidak diganti-ganti dari sejak awal kontrak hingga kontrak berakhir.

2.5 Mau menghemat biaya, malah bertambah rugi

Pengalaman penulis menunjukkan bahwa kebanyakan penyedia jasa karena mau

menghemat biaya memperkerjakan tenaga untuk administrasi proyek konstruksi

dengan upah/imbalan yang murah. Akibatnya mudah diduga, mutu pekerjaan

yang dihasilkan dibawah standar sehingga menimbulkan kesulitan. Dan pada

akhirnya masalah administrasi proyek konstruksi ini harus diselesaikan dan


mungkin sekali harus menyewa konsultan hukum dengan mengeluarkan biaya

yang pasti tidak murah.

Oleh karena itu sebaiknya sejak dari awal kontrak, tenaga-tenaga profesional

dan berpengalaman sudah dipersiapkan. Ini jauh lebih murah dibandingkan

dengan cara memperkerjakan tenaga yang murah tapi tidak profesional.

2.6 Menjaga integritas

Yang dimaksudkan disini adalah masing-masing petugas administrasi proyek

konstruksi baik dari pihak pengguna jasa maupun penyedia jasa seharusnya

menjaga sebaik-baiknya instansi tempat dia bekerja mengenai segala hal yang

perlu dirahasiakan.

Tidak jarang terjadi karena sudah terlalu akrab, petugas-petugas administrasi

proyek konstruksi ini tanpa disadari telah melanggar rambu-rambu yang

seharusnya tidak dilanggar seperti membocorkan rencana perubahan pekerjaan,

biaya anggaran dan alokasi dana. Hal-hal seperti ini, seharusnya dihindari

apalagi bila uang telah mulai berperan sebagai imbalan dari informasi tadi.

2.7 Pemanfaatan peluang klaim

Oleh karena administrasi proyek konstruksi tidak dikelola dengan baik, maka

peluang klaim yang mungkin ada tidak dapat dimanfaatkan. Ini sebenarnya

adalah peluang yang terabaikan. Dengan kata lain administrasi proyek

konstruksi yang ditangani sambil lalu menimbulkan kerugian yang tidak kecil.

Besar kemungkinan baik pengguna jasa maupun penyedia jasa bahkan tidak

pernah menyadari bahwa sesungguhnya peluang klaim ada tapi tidak

dimanfaatkan.

Bila administrasi proyek konstruksi kontrak dikelola dengan baik antara lain

dari sejak awal mempelajari dokumen kontrak dengan teliti dan seksama


mungkin masalah peluang klaim tersebut akan dapat diketahui sejak dini,

sehingga persiapan pengajuan klaim dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Selanjutnya uraian mengenai pemanfaatan peluang klaim dapat dibaca dalam

buku seri kedua yang telah beredar: “Mengenal KLAIM KONSTRUKSI DAN

PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI” Bab VI – TEKNIK DAN

KIAT MEMANFAATKAN PELUANG KLAIM.

3. KEGIATAN-KEGIATAN UMUM ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI

3.1 Pengantar

Dalam butir 1 diatas telah disebutkan bahwa administrasi kontrak adalah suatu

terminologi/istilah yang menggambarkan penanganan komersial suatu kontrak

sejak kontrak tersebut ditanda tangani sampai diakhiri secara resmi atau putus

ditengah jalan.

Diantara kegiatan administrasi kontrak tersebut adalah mengawasi pelaksanaan

secara komersial dari kontrak, pemenuhan tugas penyedia jasa dan juga

pengguna jasa, tugas-tugas rutin seperti penerimaan dokumen dari penyedia

jasa, catatan kontrak pembayaran termyn, perubahan pekerjaan, klaim-klaim

pembayaran, unjuk kerja yang tak memuaskan.

Kegiatan-kegiatan rutin yang dimaksud akan diuraikan dalam paragraph berikut.

3.2 Mobilisasi dan Pelaksanaan

Masa-masa awal administrasi kontrak sangat menentukan berhasil tidaknya

proyek tersebut.

Langkah-langkah yang perlu dilakukan adalah memulai hubungan baik antara

para pihak, termasuk pertemuan-pertemuan resmi antara semua pihak, semua

transaksi komersial yang mungkin ditemui administrasi kontrak.


Disamping itu dituntut pula arsip kontrak yang lengkap, terlindungi dan mudah

dicari. Tumpukan dari catatan kontrak, dokumen-dokumen, formulir-formulir

dan laporan membutuhkan perencanaan dan disiplin yang teliti.

Hal ini bukan saja penting untuk administrasi kontrak tetapi mengingat bahwa

dokumen-dokumen tersebut dapat digunakan untuk keperluan klaim, atau

tuntutan hukum dikemudian hari, jika ada. (Gilbreath, 1992)

3.3 Penagihan Termyn dan Pembayaran

Berbeda dengan membeli barang jadi, melaksanakan suatu kontrak

membutuhkan pembayaran termyn secara berkala-sesuai dengan kemajuan

pekerjaan. Penetapan pekerjaan yang tak terencana atau secara subjektif dapat

mengakibatkan kelebihan atau kekurangan pembayaran, kehilangan kontrak,

dan sengketa berkepanjangan.

Hal ini akan merugikan pengguna jasa misalnya dengan membayar pekerjaan

terlalu dini yang berakibat biaya-biaya yang belum perlu dikeluarkan terlalu

awal, padahal karena faktor waktu dan nilai uang sangatlah penting. Sekali

pembayaran telah dilaksanakan untuk pekerjaan yang belum dikerjakan, maka

pengguna jasa telah kehilangan manfaat dari pembayaran tersebut. (Gilbreath,

1992)

3.4 Perubahan-perubahan Pekerjaan

Tak ada yang lebih tetap selain dari pada perubahan itu sendiri selama

pelaksanaan proyek. Meskipun ada usaha-usaha terbaik dari pihak-pihak terkait

telah dilakukan selama masa perencanaan, pembentukan dan administrasi

kontrak perubahan-perubahan akan hampir selalu pasti terjadi.

Berikut ini akan diuraikan macam-macam sebab perubahan kontraktual dan

meyajikan suatu proses untuk mengawasi dan menetapkan perubahan-

perubahan dalam rangka perjanjian antara pengguna jasa dan penyedia jasa.


3.4.1 Macam-Macam Perubahan Kontraktual

a. Ribuan perubahan dapat terjadi selama masa perencanaan dan

pelaksanaan dari suatu proyek, diantaranya:

- perubahan design

- perubahan jadual

- perubahan biaya

- perubahan urutan-urutan design dan pelaksanaan

- modifikasi metode pelaksanaan

b. Kebanyakan para pelaku jasa konstruksi membagi perubahan

kontrak dalam 2 (dua) kategori yaitu;

- Perubahan-perubahan tak resmi

Perubahan ini sering disebut “perubahan konstruktip” dalam

bahasa hukum.

Ini menyangkut modifikasi lingkup pekerjaan penyedia jasa atau

metode pelaksanaan sebagai akibat dari :

- Tindakan atau perubahan dari pengguna jasa.

- Tindakan atau pembatalan dari pihak ketiga seperti penyedia jasa

lain, supplier atau tindakan Tuhan.

- Tindakan lain di luar kekuasaan.

Ini sangat sulit dilacak dan diawasi. Hal ini menyebabkan penyedia

jasa melaksanakan pekerjaan berbeda dengan ketentuan kontrak atau

melaksanakan pekerjaan lain, atau akibat dari ini terhadap biaya saja

dengan perubahan yang sesuai. Bila hal ini dapat diakui oleh para

pihak, maka hal ini menjadi perubahan yang resmi.

c. Perubahan-Perubahan Resmi

Perubahan adalah keputusan yang disadari pengguna jasa untuk

melakukan modifikasi atas pekerjaan penyedia jasa.


Perubahan resmi yang paling biasa/umum terjadi adalah perubahan

design yang dituangkan dalam perubahan gambar dan spesifikasi.

Sebagai tambahan pengguna jasa sering merubah jadual atau urutan-

urutan pekerjaan yang direncanakan untuk menyelesaikan pekerjaan

sesuai kebutuhan pengguna jasa atau pelaksanaan penyedia jasa lain

atau perusahaan lain.

Perubahan resmi dalam kebanyakan kontrak merupakan hak

pengguna jasa yang diatur dalam pasal kontrak.

Sebagai kompensasi perubahan ini, dalam arti biaya dan atau waktu

telah diatur dalam ketentuan-ketentuan kontrak.

Petunjuk atau instruksi tertulis dari pengguna jasa untuk melakukan

perubahan dan merinci tambahan kompensasi disebut : Perintah

Perubahan.

Oleh karena perubahan resmi biasanya sudah diketahui sebelum

dilaksanakan berdasarkan rencana yang dipilih pengguna jasa, dan

didokumentasikan dengan suatu perangkat perubahan, perubahan ini

mudah ditangani dan dikerjakan.

(Gilbreath, 1992)

3.4.2 Macam-Macam Sebab Perubahan

Walaupun sebab-sebab perubahan tak terhitung, terutama dalam

pekerjaan/proyek yang sangat kompleks, hal-hal berikut adalah beberapa

diantaranya :

a. Informasi desain yang cacat atau tak lengkap.

Pengguna jasa yang tidak puas akan hasil kerja departemen

tekniknya atau unjuk kerja dari konsultan desain mungkin adalah

penyebab utama. Gejala-gejala dari masalah ini terbukti dari

banyaknya perbaikan besar-besaran pada gambar-gambar rencana

dan spesifikasi.


Revisi rencana dibuat bila penyedia jasa telah melaksanakan

pekerjaan sering menciptakan lingkaran setan: revisi pada satu sistim

struktur dan lain-lain menyebabkan revisi-revisi pada sistim terkait,

struktur dan seterusnya.

Suatu fenomena biasa dalam proyek fast track dimana desain sering

kali selangkah didepan atau dibelakang konstruksi. Juga suatu gejala

dari pengguna jasa atau para perencana mereka yang tidak tahu apa

yang mereka inginkan atau berapa besar pengaruh kebimbangan

mereka atas konstruksi.

b. Kelambatan atau cacat barang-barang atau peralatan yang

disediakan pengguna jasa.

Banyak pengguna jasa menyediakan peralatan atau material untuk

penyedia jasa untuk dipasang atau dirakit. Para pengguna jasa yang

memutuskan untuk menghemat uang atau melatih pengawasan

langsung dengan membeli sendiri barang-barang harus

mempertimbangkan tambahan tanggung jawab karena melakukan

hal-hal tersebut. Keputusan membeli sendiri secara langsung harus

didasarkan pada kekuatan membeli pengguna jasa dan penyedia jasa

dan pengawasan termasuk pertimbangan ekonomi. Pertanyaan dari

tanggung jawab pengadaan harus tidak hanya bergantung pada harga

yang sudah diperkirakan tapi juga pada penetapan pihak mana yang

bersedia dibebani tambahan tanggung jawab - seseorang yang dapat

meyakini bahwa material atau peralatan akan tiba dilapangan tepat

waktu dan kondisi baik.

c. Perubahan kebutuhan.

Perubahan dalam operasi, keamanan, lingkungan, pasar, kelayakan,

pendanaan, atau kebutuhan peralatan, terutama untuk proyek yang

mempunyai rentang beberapa tahun atau mengawasi proyek yang


sangat kompleks atau usaha peka, menggambarkan kasus-kasus

perubahan yang utama, resmi atau tidak. Sedikit pengguna jasa atau

penyedia jasa yang dapat melaksanakan perubahan tipe ini. Yang

terbaik setiap usaha harus dilakukan untuk mengantisipasi

perubahan-perubahan ini dan menyiapkan dampak terhadap biaya

proyek dan ketentuan kontrak.

d. Perubahan atau kondisi lapangan yang tak dikenal.

Kondisi-kondisi dibawah permukaan menggambarkan contoh klasik

dari. kondisi lapangan yang mungkin tak diketahui atau berubah

selama masa konstruksi. Kejadian ini, batuan, atau benda lain

dibawah permukaan seringkali berpengaruh langsung pada unjuk

kerja penyedia jasa. Hal lain yang dapat berubah walaupun tak biasa,

juga terjadi, termasuk cuaca, jalan masuk, hambatan pada tempat

kerja, ruang kerja seperti tempat menaruh material, gudang

penyimpanan, larangan-larangan kemudian.

e. Dampak jaminan pekerjaan oleh pihak lain.

Bila tindakan-tindakan dari suatu penyedia jasa mencampuri,

memperlambat atau menyebabkan kesulitan pada para penyedia jasa

lain, perubahan-perubahan tak resmi mungkin terjadi. Resiko ini

bertambah dalam proporsi tidak langsung pada jumlah, perkiraan dan

ketergantungan para penyedia jasa (dan sub) dilapangan.

f. Bahasa kontrak yang mendua arti dan penafsiran kontrak.

Pengawasan terhadap pembentukan kontrak secara ekstensif,

dokumen-dokumen konsisten dan jelas, dan pelatihan administrasi

kontrak dan prosedur, menolong untuk mencegah perubahan-

perubahan karena sebab ini.


g. Larangan metode-metode kerja.

Tak terhitung contoh-contoh pelarangan atau perubahan dari

pengguna jasa atas metode kerja penyedia jasa. Kecuali hal ini

ditetapkan dalam dokumen kontrak para penyedia jasa biasanya

bebas membangun dengan cara yang mereka pandang cocok. Para

pengguna jasa yang menetapkan larangan pada metode yang

diterima atau tradisional, berarti meninggalkan suatu larangan

khusus dalam kontrak, mencampuri unjuk kerja penyedia jasa. Jika

pengguna jasa meningkatkan keterlibatan dengan kegiatan sehari-

hari penyedia jasa – melewati garis pemisah antara pemantauan

unjuk kerja dan pengawasan – artinya pengguna jasa telah ikut

mencampuri pekerjaan penyedia jasa. Oleh karena tanggung jawab

para penyedia jasa yang bebas untuk memakai metode kerja tertentu

adalah untuk memenuhi ketentuan kontrak, maka penyedia jasa

tersebut dapat klaim hal ini sebagai perubahan tak resmi dan klaim

ini seringkali berhasil.

h. Pemenuhan kontrak yang terlambat atau tidak mencukupi dari

pihak pengguna jasa.

Kontrak konstruksi laksana jalan satu arah, menuntut pemenuhan

dari kedua belah pihak. Walaupun telah banyak dibicarakan tentang

perubahan kewajiban penyedia jasa, pengguna jasa seharusnya juga

perlu memenuhi kewajiban kontraktualnya. Banyak pengguna jasa

merasa kewajibannya hanya terbatas pada pembayaran kepada

penyedia jasa. Ini sama sekali tidak benar. Sebenarnya setiap kontrak

menuntut tindakan-tindakan pengguna jasa selain dari pembayaran.

Kebanyakan menyangkut ketepatan dan waktu pemeriksaan dan

penerimaan dari pekerjaan. Pengguna jasa sering menuntut

pengawasan gambar desain atau gambar kerja dari penyedia jasa.

Hal ini biasanya suatu kewajiban yang harus dilakukan dalam waktu


beberapa hari diantara pengajuan penyedia jasa. Suatu hal yang tidak

biasa bagi pengguna jasa dalam kegiatannya memantau atau

mengelola pekerjaan penyedia jasa untuk memantau taraf

penampilan yang diperlukan. Kemampuan pengguna jasa untuk

memenuhi kesepakatan kontraktual harus dianalisis sebelum

dimasukkan dalam kontrak. Jika anda tak dapat memenuhi

kewajiban ini, jangan diambil.

i. Perlambatan atau Percepatan.

Bila penyedia jasa terlambat karena pengguna jasa atau penyedia

jasa lain atau pihak ketiga, maka hal ini akan menimbulkan

tambahan biaya, dan mungkin tak dapat memenuhi waktu kontrak.

Hal yang sama terjadi bila pekerjaan dipercepat. Jenis biaya

perlambatan termasuk biaya menunggu dan re–mobilisasi,

kehilangan efisiensi perubahan cuaca atau sebab sebab lain. Biaya

percepatan seringkali termasuk kenaikan biaya untuk lembur

tambahan tenaga kerja dan peralatan dan kehilangan efisiensi.

Keduanya, percepatan dan perlambatan menggambarkan bahwa

kombinasi penyebab dan pengaruh, yang pada gilirannya menjadi

penyebab pengaruh selanjutnya sering ditemukan diantara perubahan

konstruktif atau tak resmi. Memisahkan masing-masing dan

menghitung pengaruh terhadap waktu dan biaya sangat sulit. Inilah

salah satu sebab mengapa pengenalan dan penyelesaian menjadi

kritis. Kondisi perubahan dari segi waktu adalah kritis pilihannya

seringkali secara hukum atau memperpanjang perundingan.

(Gilbreath, 1992)

3.4.3 Proses Perubahan Pekerjaan

Apakah resmi atau tidak, proses perubahan pekerjaan adalah sebagai

berikut:


a. Pengenalan (Indentifikasi)

Setelah pengguna jasa melakukan pengenalan atas rencana

perubahan dan mempertimbangkan dari segala segi, terutama

manfaat perubahan tersebut dibanding dengan tambahan biaya dan

atau waktu yang mungkin terjadi serta pengaruhnya terhadap

pekerjaan, keinginan ini harus disampaikan kepada penyedia jasa.

Cara penyampaian secara tertulis dapat menggunakan contoh

formulir seperti tergambar dalam Tampilan No. 17. Terlihat cara

penyampaian sangat sederhana sehingga mudah dimengerti.

b. Evaluasi

Untuk membantu pengguna jasa melakukan evaluasi atas rencana

perubahan pekerjaan ini, dapat meminta estimasi biaya dari penyedia

jasa dengan menggunakan suatu formulir seperti tergambar dalam

Tampilan No. 18.

c. Persetujuan

Setelah dicapai persetujuan antara pengguna jasa dan penyedia jasa

mengenai estimasi biaya perubahan beserta syarat-syarat/ketentuan

lainnya, pengguna jasa memberikan persetujuan resmi dengan

menggunakan formulir seperti tersebut dalam Tampilan No. 19.

d. Penggabungan kedalam kontrak

Proses berikutnya adalah penggabungan perubahan pekerjaan

tersebut kedalam kontrak dengan menerbitkan perintah perubahan

mengunakan formulir tersebut dalam Tampilan No. 20.

e. Pembayaran

Proses pembayaran atas perubahan pekerjaan ini akan mengikuti

ketentuan tersebut dalam kontrak karena sudah menjadi bagian dari


kontrak atau dapat juga diatur tersendiri sesuai kesepakatan antara

pengguna jasa dan penyedia jasa.

Rangkaian seluruh proses perubahan pekerjaan secara diagram dapat

digambarkan seperti terlihat dalam Tampilan 21.

Prosesnya adalah sebagai berikut :

i. Spesialis kontrak mempersiapkan pemberitahuan dan

menyampaikan ke direksi proyek dengan tembusan ke administrasi

kontrak dan direksi harian yang kemudian meninjau

pemberitahuan tersebut.

ii. Direksi proyek kemudian menerbitkan surat pemberitahuan ke

penyedia jasa dengan tembusan ke estimasi.

iii. Bagian estimasi dan penyedia jasa mempersiapkan penawaran dan

memperkirakan harga yang wajar dan diteruskan ke administrator

kontrak yang akan melakukan peninjauan pengaruh terhadap

kontrak.

iv. Administrasi kontrak kemudian menyiapkan formulir persetujuan

perubahan kontrak yang disampaikan ke direksi proyek dan direksi

harian.

v. Direksi proyek memberikan perintah perubahan pekerjaan dan

meyampaikan hal tersebut kepada pengguna jasa.

vi. Administrator kontrak atas permintaan pengguna jasa menyiapkan

perintah perubahan pekerjaan dan disampaikan ke direksi proyek.

vii. Setelah ditanda tangani, direksi proyek menyampaikan perintah

perubahan kepada penyedia jasa dan penyedia jasa meneruskan ke

administrasi kontrak untuk dibagikan.

(Gilbreath, 1992)


3.4.4 Dokumen-Dokumen Perubahan Pekerjaan

Sehubungan dengan perubahan yang dapat terjadi pada pekerjaan yang

sebelumnya sudah dirubah namun proses ini sebaiknya di ikuti dengan

tertib.

Tertib kontrak harus sepenuhnya memasukkan proses perubahan

pekerjaan ini yang memiliki 2 (dua) keuntungan, yaitu:

a. Proses perubahan pekerjaan lebih terkelola.

b. Pengoperasian atau biaya audit dari perubahan pekerjaan akan lebih

langsung.

Secara diagram tergambar dalam Tampilan No. 22.

Prosesnya secara ringkas adalah sebagai berikut:

- Penyedia jasa menyiapkan penawaran harga untuk perubahan

pekerjaan yang diminta penyedia jasa dan klaim dari penyedia jasa.

- Pengguna jasa melakukan langkah-langkah berikut:

identifikasi pemberitahuan ke penyedia jasa

evaluasi harga yang wajar

persetujuan perubahan pekerjaan

penerbitan perintah perubahan

pembayaran

Catatan waktu, penerimaan bahan, dan kejadian biaya lainnya juga harus

dikumpulkan setiap hari. Jika pekerjaan diselesaikan atau diteruskan

sampai pada titik dimana keadaan darurat telah berlalu atau perkiraan

biaya yang wajar dapat ditetapkan, terbitkan perintah perubahan untuk

menutupnya sehingga semua perubahan pekerjaan didokumentasikan

dan diawasi dengan cara yang sama. Oleh karena perubahan pekerjaan

menggambarkan salah satu daerah utama dari resiko komersial.

(Gilbreath, 1992)


3.5 Penutupan/Pengakhiran Kontrak

Direncanakan atau tidak, setiap kontrak secara resmi harus ditutup/diakhiri.

Proses ini harus dirancang untuk melindungi kepentingan pengguna jasa dengan

meyakini:

1. Tak ada kerusakan sebelum pelaksanaan

2. Semua dokumen yang diharapkan, diterima dan mencukupi.

3. Semua pekerjaan dapat diterima (atau dengan catatan)

4. Semua barang yang harus diserahkan, telah diterima

3.6 Rapat dengan penyedia jasa

Suatu kebiasaan yang baik bagi manager kontrak untuk menjadualkan suatu

rapat permulaan dengan wakil. Penyedia jasa - sebagai lawan (Counterpart) –

sebelum suatu pekerjaan benar-benar dilaksanakan atau suatu transaksi

administrasi kontrak terjadi. Hal ini merupakan pekerjaan dasar untuk membina

hubungan baik selama masa pelaksanaan. Kebingungan atau kelambatan

mungkin dapat dihindari bila proses pekerjaan tersebut seperti pembayaran

termyn dan perubahan pekerjaan, prosedur penanganannya dapat ditinjau oleh

kedua belah pihak sebelum pekerjaan tersebut terjadi.

Apakah perwakilan penyedia jasa disebut manajer proyek (penyedia jasa),

superintendant, manajer atau sebutan lain dia bertanggung jawab untuk

transaksi komersial yang akan diambil. Dia tidak harus menjadi perwakilan

pemasok penyedia jasa atau petugas pemasok dari kantor pusat.

Dia harus berada dilapangan, dekat dengan pelaksanaan konstruksi. Seperti

penyedia jasa mengharapkan untuk tidak berurusan dengan beberapa

perwakilan pengguna jasa untuk transaksi biasa, begitu juga seharusnya

pengguna jasa mempunyai hanya satu orang khusus dari penyedia jasa dengan

siapa dia berurusan bila masalah-masalah komersial terjadi.


Agenda rapat mungkin termasuk beberapa topik bahasan berikut:

* Otorita secara kontraktual

Siapa dari pihak pengguna jasa dan penyedia jasa yang berhak berbicara

mengenai masalah komersial dan teknis tertentu.

* Hubungan dan korespondensi secara kontraktual

Pengaturan mengenai sistim penomeran surat dan dokumen lain, alamat,

sebutan dan sebagainya.

* Pengajuan-pengajuan dokumen

Manajer kontrak dapat memberikan ringkasan atau Checklist, agar peyedia

jasa memahami ketentuan-ketentuan kontrak. Contoh dari Checklist terlihat

dalam Tampilan No. 5

* Proses perubahan Pekerjaan

Pemberitahuan, perhitungan, perubahan, perintah perubahan dan

sebagainya.

* Pembayaran Termyn

Bagaimana cara menghitung prestasi pekerjaan dan cara pembayarannya.

Contoh formulir harus diberikan kepada penyedia jasa.

* Pengakhiran Kontrak

Pengakhiran kontrak dan istilah-istilah yang berhubungan dengan itu seperti

retensi, hutang untuk barang-barang yang disediakan pengguna jasa.

Dari contoh daftar pengecekan dokumen (Tampilan No. 5) terlihat bahwa

memang sudah harus diantisipasi sejak awal jika pemasukan dokumen tersebut

tidak akan tepat waktu, sehingga perlu pemasukan ulang.

Inipun bisa tidak tepat waktu lagi. Salah satu bukti tugas administrasi kontrak

membutuhkan ketekunan, kerapihan, kesabaran dan kecermatan agar

membuahkan hasil.

Demikian pula dengan hal-hal lain seperti otoritas kontraktual, koresponden,

perubahan pekerjaan, pembayaran termyn, aturan mainnya sebaiknya telah

disepakati sejak awal.


Bila hal-hal ini dipenuhi dapat diharapkan administrasi kontrak akan berjalan

baik dan lancar sehingga tujuan penyelenggaraan administrasi kontrak dapat

dikatakan berhasil.

(Gilbreath, 1992)

3.7 Menyusun Catatan Kontrak

Catatan-catatan kontrak yang akurat/tepat, dan mudah dicari kembali

merupakan kebutuhan yang takdapat ditawar-tawar.

Walaupun untuk proyek dan kontrak yang paling sederhana sekalipun, jumlah

kertas-kertas yang berhubungan dengan kontrak memerlukan pelaksanaan dan

pengawasan kontraktual yang kadang-kadang mengejutkan.

Tampilan No.6 menggambarkan contoh sistim pengarsipan kontrak yang

dianjurkan untuk tipe-tipe dokumen, laporan-laporan dan catatan-catatan selama

masa pembentukan dan pengadministrasian kontrak. Walaupun manajer kontrak

harus konsentrasi pada pengawasan bahan/material yang berhubungan dengan

unjuk kerja, sekali penyedia jasa memulai pekerjaan, dia harus juga mendapat

informasi dan catatan mengenai kejadian-kejadian sebelum penunjukan

pemenang tender.

Berikut adalah beberapa saran pada sistim catatan kontrak

a. Cegah penggandaan dan kelebihan arsip.

Perubahan dan pembaharuan sering diperlukan dan hal ini dapat tak

terkendali bila dokumen yang telah dirubah terletak pada lebih dari satu

tempat.

b. Tunjuk seorang yang bertanggung jawab memelihara dan mengamankan

arsip.

c. Awasi keluar masuk data-data menggunakan kartu masuk/keluar atau cara

lain. Catatan sering hilang.

d. Pelihara kontrak asli dilebih dari satu tempat untuk menjaga bahaya

hilang atau kebakaran.


e. Pelihara 1 (satu) set gambar-gambar kontrak yang berlaku pada waktu

pelulusan pekerjaan. Pelihara gambar-gambar ini hanya untuk dasar kontrak

atau dasar perhitungan biaya.

f. Jangan tandai untuk menunjukkan perubahan, kondisi terlaksana, dan

sebagainya pada gambar. Pergunakan gambar yang lain untuk keperluan ini.

Pelihara barang-barang rahasia. Ini termasuk estimasi harga, penawaran lain

dan dokumen klaim.

g. Usahakan untuk tidak memberikan setiap orang salinan dokumen.

Penggandaan dan pendistribusian dengan mudah menjadi suatu yang

membahayakan.

Evaluasi secara priodik daftar distribusi dokumen yang diperlukan untuk

meneliti nama-nama atau orang-orang yang tak perlu diberi rekaman.

h. Pelihara data computer seteliti mungkin. Pergunakan sandi-sandi

pengamanan dan cara pengawasan.

(Gilbreath, 1992)

3.8 Penagihan Termyn dan Pembayaran

Pembayaran termyn secara berkala adalah gaya hidup industri konstruksi.

Kecuali masa pelaksanaan dari kontrak tertentu kurang dari 30 hari, penetapan

kemajuan pekerjaan tetap diperlukan. Penagihan dari penyedia jasa yang tepat

dan akurat serta pembayaran tepat waktu adalah kritis bagi kemajuan dari

kebanyakan penyedia jasa. Biaya tenaga kerja, bahan dan peralatan selama masa

perlaksanaan biasanya terlalu berat jika mengharapkan penyedia jasa untuk

memikulnya sendiri.

Tambahan pula pembayaran kepada pemasok bahan dan sub penyedia jasa

adalah bagian pembayaran kepada penyedia jasa yang diterima dari pengguna

jasa. Penyedia jasa dalam hal ini menginginkan pembayaran sebagian besar

dalam waktu sesingkat mungkin. Pengguna jasa harus yakin bahwa pembayaran

termyn ditetapkan secara objektif dan direncanakan untuk meningkatkan unjuk

kerja dalam hal waktu.


Pembayaran dini dan kelebihan membayar untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu

selama kontrak berlangsung adalah dua resiko pengguna jasa yang harus

dihindari. Pertimbangan-pertimbangan cash-flow dan biaya tinggi memaksa

pengguna jasa hanya harus membayar pekerjaan-pekerjaan yang benar-benar

telah diselesaikan dan tidak sebelumnya: Sebaliknya, pengguna jasa yang tanpa

alasan memperlambat atau menahan pembayaran akan menimbulkan resiko

penyedia jasa tidak puas; yang akan diwujudkan dalam bentuk penurunan mutu,

pengurangan tenaga kerja dan peralatan, atau bahkan kebangkrutan, akan

mempunyai dampak negatif pada proyek.

(Gilbreath, 1992)

3.8.1 Dasar-dasar Pembayaran

Ada tiga dasar untuk melakukan pembayaran yaitu berdasarkan (1)

biaya, (2) waktu dan (3) kemajuan pelaksanaan (progress)

sesungguhnya. Dari ketiga dasar pembayaran tersebut, pembayaran

berdasarkan kemajuan proyek (progress) ini yang paling disukai oleh

pengguna jasa. Penjelasannya adalah sebagai berikut:

a. Pembayaran Berdasarkan Biaya

Andaikan pengguna jasa kontrak pembuatan, pengiriman dan

pemasangan sebuah generator turbin. Cara pembayaran, biaya + jasa

pasti (Cost Plus Fixed fee). Perkiraan biaya + jasa US $ 20 juta.

Setiap bulan penyedia jasa mengajukan tagihan yang

menggambarkan biaya-biaya sebenarnya untuk material, upah dan

peralatan overhead dan sebagainya yang terjadi bulan sebelumnya.

Setelah dilakukan verifikasi untuk ketepatan penggunaan dana,

penggunaan jasa, pengguna jasa membayar untuk pekerjaan ini.

Porsi jasa dari nilai kontrak dibayarkan dalam angsuran bulanan atau

lump-sum pada penutupan kontrak.


b. Pembayaran Berdasarkan Waktu

Misalnya turbin yang sama dibeli dengan harga Fixed-Lump Sum

(untuk pengadaan dan pemasangan – kombinasi) US $ 20 juta.

Penyedia jasa berjanji menyelesaikan pekerjaan dalam waktu 20

bulan. Pembayaran dipecah dari 20 juta dalam 20 bulan menjadi US

$ 1 juta / bulan.

c. Pembayaran berdasarkan Progres

Untuk Generator turbin sama jika dibeli dengan harga US $ 20 juta

Fixed-Lump-Sum, tapi pembayaran termyn dilaksanakan beberapa

kali masing-masing bebannya proporsional terhadap nilainya.

Seluruh angsuran termyn berjumlah sama dengan nilai kontrak.

Pembayaran setiap termyn berdasarkan progres yang benar-benar

telah dicapai. Contoh dari progres termasuk penerimaan bahan baku,

fabrikasi rotor turbin, fabrikasi stator turbin, fabrikasi generator di

dalam bengkel. Pemberangkatan, pengepakan generator turbin

kelapangan penerimaan dilapangan, pemasangan dan berakhir

dengan testing dan penerimaan.

Dari ketiga cara pembayaran terurai sebelumnya, pembayaran

berdasarkan waktu adalah yang paling tidak disukai: karena cara ini

sama sekali tidak memberikan rangsangan positif bagi penyedia jasa.

Cara ini kadang-kadang tidak selalu sinkron dengan progres

sesungguhnya bila terjadi kekurangan bahkan gangguan tenaga kerja,

perubahan-perubahan atau sebab-sebab lain.

Pembayaran berdasarkan biaya lebih menggambarkan kemajuan

pekerjaan sesungguhnya, apabila diperkirakan bahwa biaya-biaya yang

dilakukan adalah proporsional dari pekerjaan yang akan dilaksanakan.


Tetapi kadang-kadang secara proporsional tidak tepat karena misalnya

untuk pekerjaan yang banyak bahan dan peralatannya, pekerjaan-

pekerjaan itu semua jauh lebih berat dibandingkan dengan upah

pemasangan. Penyedia jasa misalnya tak punya rangsangan untuk

mengangkat sebuah turbin cepat-cepat kelapangan karena biaya

pemasangan relatif kecil. Akan tetapi dari sisi pengguna jasa instalasi

(pemasangan) inilah yang penting. Sebaliknya dari segi penyedia jasa

yang paling penting adalah membelanjakan bahan sebanyak mungkin

untuk ditagihkan tanpa terlalu memikirkan prestasi/proyek sehingga

lapangan pekerjaan penuh dengan bahan yang kebanyakan belum

dibutuhkan pada waktu itu.

Pembayaran berdasarkan kemajuan pekerjaan sangat menolong dari segi

pengawasan hanya bila penyedia jasa melaksanakan bagian pekerjaan

tertentu secara tepat waktu dan mutu baik.

Cara pembayaran ini memberikan insentif/rangsangan kepada penyedia

jasa untuk meningkatkan prestasi. Jumlah pembayaran kepada penyedia

jasa tak akan bervariasi tapi waktu pembayarannya dapat bervariasi.

Oleh karena nilai waktu dan uang sangat penting bagi penyedia jasa,

maka waktu pembayaran menjadi alat kontrol yang berharga bagi

pengguna jasa.

Cara pembayaran berdasarkan prestasi juga berharga karena cara ini

menempatkan sesuatu yang penting pada bagian pekerjaan tertentu yang

walaupun kritis bagi pengguna jasa dan punya nilai kecil antara lain:

pengetesan. Walaupun bagi penyedia jasa biaya pengetesan kecil tapi

bagi pengguna jasa hal ini besar artinya bagi kemajuan pekerjaan,

sehingga mendorong penyedia jasa untuk menyelesaikan pengetesan

selekas mungkin agar fasilitas/bagian pekerjaan itu dapat segera dipakai.


Pengguna jasa menempatkan jumlah uang sebanyak mungkin pada

bagian akhir pekerjaan sedangkan penyedia jasa menginginkan sebanyak

mungkin pemasukan uang pada saat awal proyek dengan cara

menumpuk bahan dilapangan (“front-end loading”).

Oleh karena cara pembayaran ini mencerminkan pengawasan

pelaksanaan yang sangat kuat, maka cara ini sangat ditekankan.

(Gilbreath, 1992)

3.8.2 Alasan-alasan lain mengukur kemajuan Pekerjaan

Ada alasan-alasan lain bagi pengguna jasa untuk mengetahui kemajuan

pekerjaan termasuk untuk mendapatkan informasi mengenai rencana

tanggal penyelesaian proyek, jadual pelaksanaan, antisipasi biaya proyek

atau perkiraan biaya proyek total pada waktu penyelesaian (ramalan).

Kedua-duanya merupakan alasan-alasan penting untuk mengukur

kemajuan pekerjaan, tapi dalam banyak hal berdasarkan criteria berbeda

dengan yang terdapat dalam kontrak mengenai perpaduan pembayaran.

Oleh karena pengukuran kemajuan pekerjaan untuk tujuan ini

mempergunakan patokan, kriteria atau penilaian berdasarkan kontrak

maka keduanya akan diterima dengan menggunakan teknik yang sama.

Tetapi ingat para pengguna jasa kebanyakan punya 2 (dua) alasan untuk

mengunakan kemajuan pekerjaan yaitu:

1) Untuk menentukan dimana proyek berada, dalam hal uang dan jadual

2) Untuk men-fasilitasikan pembayaran pekerjaan penyedia jasa

(Gilbreath 1992)

3.8.3 Tantangan objektifitas dalam pengukuran

a. Salah satu hal yang sangat menyita waktu, membingungkan dan

kadang-kadang daya cara-cara yang tidak akurat dalam mengukur

kemajuan/progress pekerjaan adalah menetapkan progress tersebut


secara subjektif berdasarkan pengalaman orang yang mengukur atau

apa yang terlihat di lapangan.

b. Banyak kontrak menyebutkan “pengukuran bersama dari suatu

progres dan menyatakan bahwa pembayaran akan dilakukan tanpa

merinci penetapan tersebut.

c. Akibatnya terjadi perdebatan antara pengguna jasa dan penyedia

jasa mengenai nilai beberapa pekerjaan yang sudah dilaksanakan.

d. Untuk menghindari penilaian yang subjektip ini, objektifitas sudah

harus direncanakan selama masa penyusunan kontrak dan dipakai

dalam pelaksanaan. Diantaranya perlu ditetapkan ketentuan-

ketentuan cara pengukuran yang jelas. Lingkup pekerjaan harus

diuraikan dalam uraian pekerjaan yang lebih rinci dengan masing-

masing harga satuan.

(Gilbreath 1992)

3.9 Pemilihan Rencana Pembayaran dan Penilaian Bobot

Metode penilaian apapun yang dipakai untuk menunjukkan kemajuan

pekerjaan, yang penting hal ini sudah ditetapkan sedini mungkin.

Banyak pengguna jasa menetapkan metode yang akan dipakai untuk memberi

kesempatan penyedia jasa untuk menawar melalui bobot pekerjaan. Hal ini

mengakibatkan perlu evaluasi terhadap penawaran. Jangan lupa tipe pengguna

jasa, adalah pembebanan sebanyak mungkin dibelakang (back-end loading),

sedangkan penyedia jasa menginginkan pembebanan pembayaran sebanyak

mungkin didepan (front-end loading). Seharusnya pengguna jasa harus

menentukan rencana pembayaran dan nilai pekerjaan tanpa harus

mengindahkan jumlah yang diminta penyedia jasa dengan menempatkan suatu

prosentase dari jumlah penilaian dalam penawaran (RFP – Request For

Proposal).

Untuk menetapkan pendekatan pembayaran, pengguna jasa meninjau lingkup

pekerjaan, mengenali yang perlu diadakan sehubungan dengan penawaran.


Walaupun penyedia jasa keberatan, pengguna jasa harus mengambil inisiatip

menyetujui usulan penyedia jasa bila hal itu masuk akal, selama tender atau

setelah pengajuan penawaran.

(Gilbreath, 1992)

3.10 Prosedur Pengukuran Progress dan Pembayaran yang dianjurkan

Prosedur dari proses kemajuan pekerjaan dan pembayaran tergambar dalam

Tampilan No. 7 dan arus dokumen pembayaran tergambar dalam Tampilan

No. 8

Penjelasan dari kedua Tampilan ini adalah sebagai berikut:

Tampilan No. 7:

3.10.1 Administrator kontrak (pengguna jasa) mempersiapkan estimasi

bentuk master progres kemudian diserahkan ke penyedia jasa.

3.10.2 Penyedia jasa menyiapkan estimasi progres pendahuluan dan

menyerahkan kepada spesialis kontrak untuk ditinjau estimasi

progres dan kesesuaian teknisnya.

3.10.3 Setelah itu dokumen tersebut dikirimkan kepada administrator kontrak

untuk memperkirakan kesesuaian komersial kemudian diteruskan ke

insinyur biaya untuk diberi kode biaya.

3.10.4 Setelah itu dokumen diteruskan ke akuntansi untuk mengecek

perpanjangan waktu pelaksanaan dan data perbaikan.

3.10.5 Accounting setelah mengecek perpanjangan waktu dan data

pendukung mengembalikan dokumen ke administrator kontrak untuk

memperbaiki estimasi pendahuluan.

3.10.6 Dokumen yang sudah dikoreksi final oleh penyedia jasa dikirimkan ke:

Administrator kontrak

Spesialis kontrak

Accounting

Direksi proyek untuk ditanda tangani


3.10.7 Penyedia jasa menerima pembayaran setelah akunting melakukan

pemeriksaan tagihan dengan estimasi

Pada Tampilan No. 8 kita melihat secara jelas arus dokumen dan pembayaran

dengan ringkasan aktivitas sebagai berikut:

a. Menetapkan cara pembayaran

b. Membuat form estimasi induk

c. Membuat estimasi pekerjaan penyedia jasa yang diselesaikan

d. Persetujuan pengguna jasa atas hasil pekerjaan penyedia jasa

e. Penyedia jasa mengajukan tagihan sesuai estimasi yang sudah disetujui

f. Tagihan diverifikasi bagian accounting, kemudian tagihan dibayar.

Disini terlihat kerja sama tugas-tugas administrasi kontrak yang harus

diperlihara antara pengguna jasa dan penyedia jasa.

Adapun arus dokumen tak perlu persis sesuai contoh dan dapat disesuaikan

dengan kebutuhan dan kesepakatan sebelumnya.

Untuk mengetahui status pembayaran yang sudah dilakukan beserta

rinciannya dan diterima oleh penyedia jasa, pengguna jasa dapat membuat

suatu ringkasan seperti tergambar dalam Tampilan No. 9. Tampilan No. 10

menggambarkan status pembayaran kemajuan Pekerjaan yang telah

dibayarkan ke penyedia jasa termasuk detailnya.

Sesuatu yang bagi Indonesia merupakan hal baru adalah dalam formulir ini

bagian bawah adalah pernyataan persetujuan penyedia jasa agar tidak terjadi

sengketa. Mungkin hal ini baik untuk dibudidayakan dimasa mendatang.

(Gilbreath, 1992)

3.11 Laporan Harian Konstruksi

Buku harian konstruksi adalah suatu dokumen penting. Harus diingat bahwa

laporan ini sering diperlukan dalam berkonsultasi mengenai kejadian

dilapangan sehari-hari untuk memberikan pembuktian selama proses hukum,


jika ada selama pekerjaan, disarankan untuk memasukkan laporan harian pada

setiap tenggang waktu tertentu kepada manager kontrak.

Dalam hal ini, manager proyek dapat disarankan melaporkan seluruh transaksi

yang telah terjadi dilapangan.

Kebutuhan-kebutuhan umum yang diperlukan dapat dikelompokkan dalam 2

(dua) kategori:

3.11.1 Format Buku Harian :

a. Hanya dijilid dengan sampul keras

b. Halaman-halaman harus diberi nomer halaman dengan tinta dan

tak ada nomor yang diloncati.

c. Tak ada penghapusan

d. Tak ada halaman yang disobek dari buku setiap waktu

e. Jika halaman akan dikosongkan, tandai dengan “X” besar pada

halaman dan tandai “kosong”.

3.11.2 Isi Buku harian

a. Catatan panggilan telpon yang diterima, termasuk setiap

pernyataan dan kesepakatan yang dibuat selama panggilan

tersebut, kenali hal-hal khusus.

b. Catat setiap pekerjaan atau yang ditempatkan tak berhubungan

dengan gambar-gambar atau spesifikasi atau tindakan yang

diambil.

c. Catat waktu dan nama orang dari pihak penyedia jasa kepada

siapa perintah lapangan diberikan.

d. Catat kondisi tak terlihat yang dapat memperlambat penyedia

jasa.

e. Dimana penyedia jasa melaksanakan pekerjaan tambah karena

suatu sebab halangan dibawah tanah yang tak terlihat, buatlah


suatu perhitungan lain biaya lapangan dan semua personel dan

peralatan dilapangan dan bagaimana mereka terlibat.

f. Catat semua isi percakapan yang pokok yang dilaksanakan

dengan penyedia jasa dilapangan, sekalian sebagai

kesepakatan/persetujuan kedua belah pihak.

g. Catat semua kesalahan lapangan yang dibuat setiap pihak

dilapangan.

h. Tanyakan nama dan pekerjaan para pemuka halaman

i. Tanda tangan setiap Buku Harian pada saat ini.

3.11.3 Siapa harus memelihara catatan harian dan Laporan Harian

a. Suatu catatan harian khusus harus dipegang oleh setiap

perubahan yang terlihat dalam proyek

b. Laporan harian konstruksi disiapkan dan diajukan oleh hanya

perwakilan proyek setempat, data harian dari laporan kejadian

pekerjaan yang diajukan setiap pengawas merupakan sumber

informasi.

c. Laporan Kemajuan Pekerjaan Pembayaran sebagai Permohonan

Pengawasan penyedia jasa pengguna jasa

3.11.4 Dokumentasi dan pengawasan Intern

Kadang-kadang perwakilan proyek bertanggung jawab untuk

memantau beberapa proyek kecil ketimbang satu proyek besar.

Suatu pendekatan praktek didalam hal ini adalah menyiapkan

laporan manajemen untuk setiap proyek dimana perwakilan

proyek bertanggung jawab.


3.11.5 Laporan Umpan Balik Khusus

Komunikasi dapat mengurangkan jumlah pengulangan kesalahan

dilapangan yang sering terjadi sebagai akibat dari kesalahan

tradisional dalam berkomunikasi antar tenaga-tenaga konstruksi dan

perencana proyek.

b. Laporan perbaikan lapangan disiapkan oleh perwakilan proyek

setempat dan diajukan ke manager proyek untuk di-evaluasi oleh

perencana dan departemen spesifikasi untuk melihat apakah

permasalahan dapat dihindari dimasa mendatang dengan fee

perencanaan dan spesifikasi.

c. Dokumen harus melakukan hal-hal berikut:

Pengenalan masalah

Penawaran penyelesaian

Perlu/tidak perubahan spesifikasi dan/atau gambar

d. Laporan harian pembuatan beton dalam pabrik beton

e. Laporan pemeriksaan kepada pengawas lapangan.

3.11.6 Aneka catatan

Banyak tipe catatan perubahan yang penting untuk dicatat dan

dipelihara untuk ditunjukkan nanti. Kebanyakan catatan yang harus

dipelihara tentang masalah teknis, bukan masalah administrasi.

Catatan-catan itu termasuk:

a. sertifikat produksi dari pabrik

b. sertifikat pengetesan laboratorium

c. tiket penyerahan transport beton

d. catatan pada pemeriksaan pengelasan struktur

f. laporan pengetesan filter sistim pembuangan air

g. laporan pabrikasi peralatan

h. laporan khusus pengawasan


i. pengelasan radiasi

j. penerimaan sertifikat oleh pengawas proyek

k. laporan ketidak cocokan

l. permohonan langsung dan tindakan yang diambil

m. perencanaan laporan beton


4. ORGANISASI ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI”

4.1 Pengantar

Dalam uraian yang lalu (paragrap 1) telah diuraikan mengenai pengertian, dasar

pemikiran/filosofi, definisi/batasan maksud/tujuan dan fungsi dari


Disamping itu dalam paragrap 2 dijumpai banyak nama-nama petugas seperti

manajer kontrak, administrator kontrak, pengawas lapangan, perwakilan

penyedia jasa dan sebagainya yang mungkin akan membingungkan.

Hal ini tak lain karena hal itu diambil dari sumber pustaka yang berbeda. Oleh

karena itu dianjurkan sejak dari awal, penamaan dari petugas administrasi

kontrak telah disepakati antara pengguna jasa dan penyedia jasa seperti yang

terdapat dalam butir 2, karena tak ada standar atau pedoman yang baku

mengenai penamaan para petugas ini.

Berdasarkan hal-hal tersebut kiranya jelas bahwa administrasi proyek konstruksi

harus ditempatkan didalam proyek itu sendiri dalam arti organisasi administrasi

proyek konstruksi harus merupakan bagian dari organisasi proyek.

Tentu saja organisasi administrasi proyek konstruksi ini harus ada baik dipihak

pengguna jasa maupun dipihak penyedia jasa yang satu sama lain merupakan

lawan pihak (counterpart) yang harus berhubungan satu sama lain secara setara

dan terus menerus.


Hubungan baik (dalam arti yang positif) antara kedua administrasi proyek

konstruksi tersebut merupakan kunci berhasil tidaknya penanganan administrasi

proyek konstruksi.

4.2 Kualifikasi Personalia

4.2.1 Untuk mendapatkan hasil yang efektif dan efisien seharusnyalah para

petugas administrasi proyek konstruksi memiliki kualifikasi yang

mencukupi.

4.2.2 Kualifikasi yang dituntut setidak-tidaknya sebagai berikut :

a. Untuk kepala proyek (project director) dari pihak pengguna jasa dan

manajer proyek dari pihak penyedia jasa harus menguasai seluruh

aspek yang terdapat dalam dokumen kontrak (perjanjian, syarat-

syarat, spesifikasi gambar-gambar dan sebagainya selain tentunya

harus menguasai aspek teknis untuk melaksanakan proyek tersebut.

b. Untuk administrator kontrak atau manajer kontrak minimal harus

menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek, terutama

dari segi administrasinya.

c. Estimator atau inspektur tentunya adalah orang-orang teknik yang

menguasai aspek-aspek teknis pelaksanaan suatu proyek.

d. Petugas akuntansi keuangan kiranya sudah cukup jelas

kualifikasinya.

e. Petugas administrasi harus memiliki kemampuan administrasi yang

memadai dalam bidang tata persuratan yang berhubungan dengan

proyek, dan mempunyai pengetahuan mengenai arsip.


4.3 Petugas inti Administrasi Proyek Konstruksi

4.3.1 Dalam organisasi administrasi kontrak dipihak penyedia jasa sekurang-

kurangnya harus ada 4 (empat unsur) yaitu:

a. Seorang kepala yang disebut saja : administrator kontrak yang

bertanggung jawab atas terselenggaranya tugas-tugas dan tanggung

jawab administrasi kontrak secara keseluruhan.

b. Seorang estimator yang bertugas memantau kemajuan pekerjaan

secara fisik, jadual pelaksanaan, perubahan atau penyimpangan dari

gambar, spek, syarat-syarat, menyiapkan izin-izin.

c. Seorang petugas akuntansi / keuangan yang bertugas memantau

kemajuan pekerjaan dari segi pembayaran dan menyiapkan jaminan-

jaminan.

d. Seorang petugas administrasi yang mengurus tata persuratan atau

korespondensi, penagihan-penagihan, perubahan pekerjaan

amandeman atau addendum, berita acara kemajuan, serah terima

pekerjaan.

4.3.2 Dipihak pengguna jasa susunan organisasinya kurang lebih sama

kecuali:

a. yang mengepalai administrasi kontrak disebut : manajer kontrak,

agar tidak membingungkan dengan jabatan yang setara dipihak

penyedia jasa.

b. Sebagai counterpart estimator dipihak penyedia jasa adalah para

pengawas atau inspektur.

Dalam tampilan No 12 diperlihatkan contoh organisasi proyek dari

pengguna jasa dimana terlihat dengan jelas fungsi administrasi

kontrak yang sejajar dengan teknik, qs, personalia umum

akutansi/keuangan dan logistik yang secara keseluruhan berada

dibawah direksi harian. Hal ini menggambarkan bahwa direksi


Harian mengawasi administrasi kontrak setiap hari disamping

tugasnya mengawasi konstruksi (penyedia jasa) melalui beberapa

Pengawas.

Dalam Tampilan No. 13 diperlihatkan contoh organisai proyek dari

penyedia jasa dimana terlihat fungsi administrasi kontrak berada

langsung dibawah kepala proyek sedangkan program & engineering,

personalia umum, akuntansi/keuangan dan logistik berada dibawah

site manager. Hal ini menandakan pentingnya administrasi kontrak.

4.4 Tanggung jawab Petugas-petugas Administrasi Kontrak

4.4.1 Tanggung Jawab Manajer Proyek adalah :

- Mengawasi seluruh pelaksanaan proyek selama proyek berlangsung

- Menggunakan data dan informasi dari administrasi proyek

- Secara efisien dapat menangani beberapa proyek

4.4.2 Tanggung Jawab Perwakilan Proyek/Site Engineer/Pengawas

Lapangan adalah :

- Secara terbatas mengawasi tugas-tugas tata usaha

- Mengawasi proyek

- Selalu memberi informasi kepada manajer proyek mengenai setiap

langkah kemampuan proyek

4.5 Fungsi Manajer Proyek

4.5.1 Manager proyek mendelegasikan sebanyak mungkin fungsi administrasi

kontrak kepada perwakilan proyek dilapangan.

4.5.2 Filosofi terpenting dalam administrasi proyek konstruksi.

4.5.3 Dapat menghilangkan banyak konflik

4.5.4 Mengurangi klaim dan sengketa

4.5.5 Efisiensi lebih besar terhadap para pihak


Dapat disimpulkan bahwa seorang administrator proyek konstruksi, siklus

kelangsungan proyek jaminan mutu dan pengawasan mutu adalah sangat

penting. Dari uraian terlihat pula bahwa seorang manager tidak dituntut untuk

melaksanakan seluruh tugas tapi mendelegasikannya keorang lain dengan

ketentuan dia tetap bertanggung jawab.

4.6 Tugas Manajemen Konstruksi

Yang dimaksudkan dengan manajemen konstruksi adalah agen dari pengguna

jasa untuk mengawasi beberapa fungsi perencanaan dan pelaksanaan.

Biasanya diberi nama:

4.6.1 managemen konstruksi profesional (pmc)

4.6.2 agen mk (AIA)

4.6.3 managemen konstruksi (AGC – Auv)

Sebaiknya manajemen konstruksi tidak mempunyai hubungan langsung dengan

konsultan perencana (yang merencanakan proyek atau penyedia jasa umum

yang membangun proyek).

Manager konstruksi, mengadakan atau menyiapkan pelayanan atau pelaporan

yang cocok dengan cara:

a. Bekerja dengan pengguna jasa dan organisasi perencanaan sejak awal

perencanaan sampai konstruksi selesai; maupun tim konstruksi dalam setiap

hal sehubungan dengan konstruksi, membuat rekomendasi tentang teknologi

konstruksi, pengadaan dan konstruksi ekonomi.

c. Mengusulkan alternatif-alternatif konstruksi yang harus dipelajari tim

proyek manajemen selama masa perencanaan dan memperkuat pengaruh

dari alternatif-alternatif ini pada biaya proyek dan pengadaan.

Sekali biaya proyek, jadual dan kebutuhan mutu telah diperoleh manager

konstruksi memantau seluruh perkembangan proyek, untuk melihat bahwa

sasaran tidak dilampaui tanpa diketahui pengguna jasa.


d. Saran-saran dan koordinasi pada pengadaan material serta peralatan dan

pekerjaan dari semua penyedia jasa konstruksi; memantau dan memeriksa

ketepatan desain, menyediakan biaya dan informasi kejadian selama proyek

berjalan dan melaksanakan pelayanan masalah konstruksi lain yang

dibutuhkan pengguna jasa.

e. Menjaga hubungan tak bertentangan dari anggota-anggota tim.

Suatu kontrak managemen konstruksi yang lengkap dapat dengan mudah

mencakup seluruh kewajiban termasuk 6 (enam) kategori berikut:

a) Peran serta dalam menetapkan strategi penawaran termasuk fast track,

kontrak-kontrak spesialis untuk mencegah konflik antara kontrak-kontrak

terpisah.

b) Menetapkan pekerjaan tahapan, termasuk mengenai pemasukan desain

resmi, menjadi dokumen kontrak dan analisis seluruh kontrak.

c) Penyaluran biaya, termasuk perkiraan biaya konstruksi dan pengembangan

anggaran proyek.

d) Penyaluran seluruh tahapan proyek, biasanya dengan menggunakan jejak

kritis (cpm – critical path method).

e) Evaluasi penawaran dan membantu memilih penyedia jasa

f) Penyelesaian managemen di lapangan untuk menyediakan administrasi

kontrak, pemeriksaan, koordinasi dan pengelolaan lapangan.

Sangat dianjurkan bahwa seluruh tugas-tugas yang diantisipasi didaftar dan

dimasukkan dalam kontrak mk dengan pengguna jasa.

Suatu chek list mungkin sebagai berikut:

- Kembangkan program keamanan proyek

- Kembangkan program hubungan tenaga kerja proyek

- Bantu pengembangan program asuransi

- Laksanakan pelayanan proses data elektronik (edp – service)


Pada tahapan konstruksi:

- Mengembangkan dan menjalankan area sistim transport

- Melaksanakan program keamanan proyek

- Meng-koordinasi hubungan tenaga kerja

- Menilai dan mengevaluasi penawaran dan menetapkan peluang

- Mengelola dan melaksanakan tugas-tugas syarat-syarat tender

- Mengatur sistim waktu dan pengawasan mutu

- Mengelola kegiatan harian pengguna jasa atau arsitek perencana.

- Melaksanakan kontrak spesialis

- Mencatat, meninjau dan menyetujui pembayaran termyn dari penyedia jasa

- Mengolah perubahan kontrak dan klaim

- Jaminan mutu dan pemeriksaan

- Penafsiran dokumen kontrak


5. METODE FAST TRACK DALAM ADMINISTRASI PROYEK

KONSTRUKSI

5.1 Pengertian

Fast track adalah (1) suatu metode perencanaan dan pelaksanaan dimana

serangkaian kewajiban-kewajiban, tugas-tugas atau kontrak yang saling

tumpang tindih untuk mengurangkan waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan proyek. (2) Tumpang tindihnya proses perencanaan dan

pelaksanaan (konstruksi) sehingga konstruksi dapat dimulai sebelum

perencanaan diselesaikan. (Gilbreath, 1992)

5.2 Pemakaian Fast Track

Pertama-tama harus dipahami bahwa metode fast track tidak dapat dipakai pada

kontrak konvensional (penyedia jasa utama, sub) tetapi dipakai pada kontrak-


kontrak dengan penyedia jasa spesialis dengan pengawasan dari manajer

konstruksi.

Hal ini dimungkinkan karena untuk tiap bagian pekerjaan spesialisasi ada

kontrak sendiri dengan penyedia jasa tertentu sehingga bila dalam suatu

pekerjaan dan spesialisasi perlu metode fast track yang terpengaruh hanya suatu

bagian tertentu. Pekerjaan lain dapat berjalan terus. Kemudian harus dipahami

pula metode fast track baru bermanfaat (efektif) untuk proyek-proyek yang

besar, dimana konstruksi relatif lama (lebih dari satu tahun) dan tingkat

kecanggihan teknologi yang cukup tinggi.

5.3 Tujuan Metode Fast Track

5.3.1 Mendapatkan pekerjaan dengan kwalitas lebih baik.

Hal ini dapat dicapai kalau metode fast track dipakai pada bentuk

kontrak dengan penyedia jasa spesialis yang masing-masing punya

keahlian khusus.

5.3.2 Masa konstruksi yang lebih pendek

Kegiatan perencanaan pengadaan metode konstruksi dapat dikerjakan

bersamaan tanpa harus menunggu selesainya perencanaan.

5.3.3 Biaya proyek lebih murah

Hal ini dimungkinkan dengan sistim kontrak penyedia jasa spesialis

dimana dapat dihindari keuntungan berganda yang terjadi dalam sistim

konvensional dimana penyedia jasa utama mendapat keuntungan,

sedangkan sub penyedia jasa juga menuntut hal yang sama (2 kali

pengunaan keuntungan)


5.4 Organisasi fast track dalam administrasi proyek konstruksi

Kiranya cukup jelas bahwa organisasi fast track ini hanya berada dipihak

pengguna jasa, karena yang berhak menggunakan metode fast track adalah

pengguna jasa.

Tugas-tugas metode fast track disampaikan ke penyedia jasa melalui manajer

kontrak dengan sepersetujuan project manajer dari pihak pengguna jasa.

Manajer kontrak seharusnya tidak memiliki hak untuk melaksanakan metode

fFast track karena dia hanya bertindak sebagai koordinator dan bukan sebagai

pengambil keputusan.

6. KEGIATAN-KEGIATAN KHUSUS ADMINISTRASI KONTRAK

6.1 Pengantar

Sesungguhnya pembayaran akhir, retensi, perubahan retensi, perubahan

pekerjaan, klaim sudah disinggung dalam paragrap 3 tetapi karena kegiatan-

kegiatan ini terjadi pada waktu yang tak dapat ditentukan (perubahan, klaim)

atau terjadi hanya sekali. (pembayaran akhir, retensi) maka kegiatan-kegiatan

ini perlu diuraikan tersendiri.

Kegiatan-kegiatan khusus tersebut menurut Gilbreath 1992 adalah sebagai

berikut:

6.2 Pembayaran Akhir

Prosedur pembayaran bulanan seperti yang diuraikan sebelumnya, seharusnya

dipakai juga untuk pembayaran akhir dengan beberapa tambahan yang perlu

diperhatikan. Beberapa rekomendasi untuk pembayaran akhir terdapat dalam

uraian pengakhiran kontrak.

6.3 Retensi

Tradisi dalam industri konstruksi adalah menahan sebagian pembayaran sampai

waktu tertentu sesudah pembayaran akhir dibayarkan kepada penyedia jasa.


Kebiasaan ini disebut retensi. Secara umum, sejumlah pembayaran atas prestasi

pekerjaan yang sudah dilaksanakan tidak segera dibayar tapi ditahan pengguna

jasa sebagai jaminan sisa pekerjaan akan dilaksanakan dengan benar dan tepat

waktu.

Retensi biasanya sebesar 10 % dari jumlah terhutang (nilai kontrak yang akan

dibayar setelah seluruh pekerjaan selesai). Dapat juga retensi ditetapkan

langsung dengan jumlah uang misalnya Rp. 100 juta.

Untuk membicarakan retensi lebih dekat, perlu dipelajari alasan-alasan berikut:

a. Memotivasi penyedia jasa untuk menyelesaikan pekerjaan.

Bila ini tujuannya maka retensi menjadi sebagai suatu insentip.

b. Untuk menanggulangi risiko kesalahan atau kekurangan.

Bila risiko ini terjadi setelah penyedia jasa meninggalkan lapangan

pekerjaan, uang retensi dapat dipakai untuk memperbaiki pekerjaan-

pekerjaan tersebut.

c. Untuk mendorong penyedia jasa kembali kepekerjaan setelah

demobilisasi. Penyedia jasa dapat didorong untuk kembali menyelesaikan

pekerjaan yang tertinggal dengan prasyarat uang retensi akan dicairkan

bila pekerjaan tersebut diselesaikan.

6.3.1 Cara-cara Pencairan Retensi

Melepaskan retensi bervariasi sesuai sasaran pengawasan/kontrak

pengguna jasa dan lingkup pekerjaan. Sebagai tambahan pada jenis

kondisi pembebasan setelah penyelesaian seluruh pekerjaan, retensi

dapat dibebaskan pada :

a. Penyelesaian sebagian pekerjaan tertentu.

Uang retensi dapat dicairkan secara bertahap sesuai progress.

b. Melewati suatu periode tertentu.

Pengguna jasa mungkin berkeinginan menunggu suatu waktu

tertentu (30 – 60-90 hari) setelah penyelesaian sebelum pencairan

uang retensi tersebut.


c. Pencapaian suatu unjuk kerja tertentu.

Jika menyangkut pengoperasian suatu alat atau mesin suatu sistim,

pengguna jasa mungkin menuntut suatu unjuk kerja terlebih dulu

sebelum uang retensi dicairkan.

Retensi dilakukan karena memang ada alasan dan berdasarkan kondisi

tertentu bukan karena tradisi atau bukanlah karena orang-orang selalu

menahan retensi sebesar 10 %. Pengguna jasa harus selalu yakin siapa

yang menanggung biaya ini – bukan penyedia jasa.

6.3.2 Beberapa Alternatif Retensi

Pertimbangkan penggunaan satu atau lebih pilihan berikut.

a. Irrevocable Letter of Credit

Minta dari bank atau institusi keuangan untuk menerbitkan

dokumen ini yang dapat ditarik oleh pengguna jasa bila penyedia

jasa tidak menyelesaikan pekerjaan.

Jasa dan biaya ditagihkan pada penyedia jasa (pengguna jasa/jika

jumlah ini diterima).

b. Escrow Account

Pengguna jasa menaruh dana didalam escrow account

rekening/penyedia jasa – bunga dapat ditarik untuk manfaat

penyedia jasa - tapi hanya dapat dilaksanakan pada kondisi tertentu

– seperti persetujuan dari pengguna jasa.

Jumlah ini dapat sama dengan nilai retensi atau sejumlah yang

ditetapkan sesuai formula tertentu

c. Bank Ganransi

Penyedia jasa diminta untuk menyerahkan bank garansi dari bank

yang disetujui pengguna jasa yang nilainya minimal sama dengan

nilai retensi (10%) dengan maksud menjamin penyedia jasa

memperbaiki pekerjaan cacat. Bila tidak bank garansi ini dapat

dicairkan pengguna jasa.


6.4 Klaim-klaim

Klaim-klaim tidak dapat distandarkan, tapi klaim-klaim mengikuti karakteristik,

berasal dari keadaan yang sama dalam memiliki unsur-unsur yang diduga.

Klaim-klaim tersebut juga sangat biasa, sehingga menarik untuk menyiapkan

pertahanan klaim atau menggugat klaim.

Pembelaan klaim yang baik adalah selalu mencegah kondisi terjadinya klaim

karena pembentukan kontrak dan administrasi kontrak yang baik.

Bila klaim tak terhindarkan, setiap usaha harus dilakukan untuk mengenali

situasi klaim pada saat sedini mungkin, menganalisis setiap klaim dengan

seksama, dan mengusahakan cara penyelesaian yang cepat. Memperpanjang

sengketa akan membahayakan sisa pelaksanaan proyek dan menciptakan proses

penyelesaian yang menyusahkan tidak perlu, dan biasanya disertai dengan

kerugian bagi semua pihak yang terkait.

Selanjutnya lihat pelatihan : KLAIM KONSTRUKSI DAN PENYELESAIAN

SENGKETA KONSTRUKSI”.

7. PERAN KONSULTAN HUKUM DALAM APK

7.1 Hubungan antara pengelolaan Kontrak dan masalah Hukum

Proyek konstruksi perlu melibatkan konsultan hukum.

Perlu diketahui 3 hal sehubungan dengan konsultan hukum ini :

a. Kapan diperlukan ?

b. Bagaimana cara memilih

c. Bagaimana memanfaatkan jasanya secara optimal

Jawaban pertanyaan pertama : sejak saat dini.

Pertanyaan-pertanyaan berikut akan dijawab sebagai berikut :

7.1.1 Bagaimana memilih lawyer/konsultan hukum

Faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dalam memilih konsultan

hukum :


a. Tipe Praktis

Seperti memilih untuk hal lain : arsitek, mk atau pegawai lain.

Pilihlah yang mengerti masalah sengketa konstruksi dan mempunyai

pengalaman praktis

b. Kepribadiaan

Pilih yang memiliki kepribadian yang dapat mengerti masalah anda

(yang mudah mendengarkan keluhan anda)

c. Harga

Pilih yang harganya pantas tapi profesional (bukan murahan). Hal ini

sama dengan memilih konsultan lain.

Jangan karena mau murah, membahayakan posisi anda.

d. Pemanfaatan Strategi

Pilih lawyer yang lebih muda tapi berkualifikasi dan sama

professional dengan yang senior sehingga dapat menghemat biaya.

(lawyer senior jasanya lebih tinggi)

e. Biaya

Biaya dapat banyak berkurang dengan membatasi hal-hal yang

sangat perlu saja seperti penggandaan dokumen-dokumen sendiri,

jangan bicara yang kurang perlu yang tak ada hubungannya dengan

masalah (telpon).

Sepakati biaya lawyer datang dan kembali ketempat anda tidak

ditagih. Selain itu pada waktu konsultasi jangan dihabiskan dengan

hal-hal yang tidak berkaitan dengan masalah.

(Gilbreath, 1992)


7.2 Peran konsultan hukum dalam APK

Selama tak ada masalah hukum, APK adalah tanggung jawab pengguna jasa dan

penyedia jasa.

Akan tetapi, begitu muncul masalah hukum, diperlukan bantuan lawyer :

7.2.1 Memastikan hak-hak & cara perbaikan

Bila terjadi masalah, konsultan hukum akan memberikan nasihat sesuai

ketentuan kontrak.

Misalnya jika penyedia jasa cidera janji, diperingatkan sesuai ketentuan

kontrak.

Dalam hal tertentu para pihak telah menyimpang jauh dari kontrak.

Disinilah konsultan hukum dapat berperan mengembalikan ke ketentuan

kontrak.

7.2.2 Bantuan pada klaim

Apakah dalam mengajukan klaim atau membela serangan klaim,

keduanya membutuhkan bantuan konsultan hukum (lawyer).

konsultan hukum dapat membantu klaim secara lebih tepat sasaran

asalkan data-data lengkap.

7.2.3 Anggapan hukum lawan kewajiban

a. Akses yang setara terhadap konsultan hukum

Jika pengguna jasa memiliki pengetahuan teknis hukum melebihi

penyedia jasa maka dia dapat memanfaatkan hal ini dalam

menghadapi klaim penyedia jasa walaupun akses ke konsultan

hukum sama.

b. Posisi tawar keuangan yang setara.

Sesungguhnya asumsi itu tidak benar.

Kesenggangan antara anggapan hukum dan kenyataan komersial

mungkin dimanfaatkan untuk keuntungan salah satu pihak


7.2.4 Bila pengguna jasa digugat

Kecuali klaim tersebut kecil, satu-satunya jalan keluar: “Sewa Konsultan

Hukum”.

Hanya konsultan hukum yang mengerti hukum secara lebih baik

7.2.5 Bila pengguna jasa menggugat

Jika ada kesempatan, gugat lebih dulu. Banyak konsultan hukum yakin,

menggugat lebih dulu, lebih mulia. Gugatan dianggap investasi.

Perlu diingat bahwa proses Pengadilan bukanlah suatu hal yang

memalukan atau tanda kegagalan.

(Gilbreath, 1992)

7.3 Ringkasan : Mendapatkan yang terbaik dari konsultan hukum

Tindakan dan perilaku anda dapat menjadikan konsultan hukum sebagai asset

atau hambatan besar.

Untuk mendapatkan hasil terbaik, butuh konsultan hukum dengan fakta

selengkap mungkin.

Susunlah dokumen secara cepat dan cepat untuk menghemat biaya.

Menyewa lawyer tak beda dengan menyerahkan kontrak.

Pilihlah lawyer yang ahli, tetapkan kebutuhan anda, setujui pelaksanaan, cara

pembayaran, sertakan mereka pada waktu yang tepat dan biarkan mereka sesuai

tujuan.

Ingat para lawyer memberikan nasihat : mereka tidak mengelola bisnis anda

atau membebaskan anda dari tanggung jawab.

Jika sungguh-sungguh mau mencegah atau menyelesaikan masalah yang tak

terhindarkan maka harus diketahui apa yang lawyer bias lakukan, apa yang

tidak.

Harus diketahui kapan dan bagaimana menggunakan lawyer.

(Gilbreath, 1992)


7.4 Beberapa Pesan/Tip

7.4.1 Dipihak penyedia jasa, pilihlah seorang kepala proyek yang selain cakap

dan berpengalaman dibidang pelaksanaan, juga cakap dan

berpengalaman dan merasa berkepentingan dengan berhasilnya APK dan

sekaligus sebagai perunding tangguh.

7.4.2 Pelihara pelaksanaan, pelajari dengan seksama seluruh dokumen kontrak

7.4.3 Jika perlu minta bantuan konsultan hukum, terutama bila dokumen

kontrak bahasa asing (Inggris)

7.4.4 Petugas APK harus aktif dan antisipatif, jangan pasif.

7.4.5 Pelihara risalah rapat, instruksi-instruksi dalam satu arsip sehingga mudah

mencarinya kembali.

7.4.6 Pelajari terus menerus dokumen kontrak

7.4.7 Jalin hubungan baik (dalam arti positif) antara APK pengguna jasa dan

penyedia jasa.

7.4.8 Petugas-petugas APK tidak boleh membuat kesepakatan dengan pihak lain

karena ini wewenang kepala proyek.

7.4.9 Antara organisasi lapangan dengan APK harus dijalin kesatuan

pandangan.

7.4.10 Petugas APK jangan diganti-ganti bila tidak terpaksa


8. EVALUASI PENYEDIA JASA & KONTRAK KONSTRUKSI

8.1 Pengantar

Dipandang perlu untuk menguraikan kedua tugas yaitu meng-evaluasi penyedia

jasa dan kontrak konstruksi secara khusus dalam satu Bab karena tugas ini

hanya diperuntukkan bagi pengguna jasa. Merekalah yang berkepentingan

dengan unjuk kerja dari suatu penyedia jasa dimasa mendatang (tender

berikutnya). Selain itu perlu pula mengevaluasi kontrak untuk kepentingan

pengguna jasa sendiri agar dapat memperbaiki mutu kontrak konstruksi dimasa

depan.

Namun demikian bila penyedia jasa di evaluasi/dinilai unjuk kerjanya

sesungguhnya juga bermanfaat bagi dirinya sendiri untuk masa depan asalkan

penilaian atas unjuk kerja tersebut benar-benar objektif, terlepas dari unsur-

unsur kecurangan seperti, penyuapan dan segala bentuk penilaian yang tidak

berdasarkan norma-norma hukum yang normal dan benar (kkn).

8.2 Evaluasi hasil kerja penyedia jasa

Sebagai bagian dari proses pengakhiran kontrak, pertimbangkan evaluasi unjuk

kerja penyedia jasa secara objektif dan seksama oleh orang-orang yang

berhubungan dengan penyedia jasa dalam banyak bidang, termasuk spesialis

konstruksi, manajer kontrak dan manajer konstruksi.

Contoh formulir evaluasi lengkap terlukis dalam tampilan No. 33. Formulir ini

dikembalikan kepada arsip perkualifikasi penawaran dari pengguna jasa untuk

digunakan bila menilai penyedia jasa untuk pekerjaan yang akan datang.

Yakini bahwa formulir ini mencerminkan seluruh lingkup unjuk kerja penyedia

jasa bahwa yang diminta adalah evaluasi yang objektif dan setiap daerah yang

bermasalah telah dijelaskan dengan seksama.


Evaluasi lengkap tidak harus disampaikan kepada penyedia jasa tetapi harus

dipakai hanya untuk informasi pengguna jasa.

Disarankan juga bahwa bidang pemantauan dan personel administrasi

menunjukkan peningkatan yang direkomendasikan untuk kontrak-kontrak yang

akan datang dari jenis yang sama. Sebagai contoh, jika penyedia jasa yang

ditanyakan memiliki kekurangan pengawasan komersial, berisi kebutuhan-

kebutuhan yang kabur atau berbenturan atau dinilai dengan cara membuat

penetapan kemajuan pekerjaan menjadi sulit, hal ini harus dicatat. Dengan cara

ini evaluasi penyedia jasa menjadi petunjuk bukan saja unjuk kerja penyedia

jasa melainkan juga kontrak itu sendiri. Hal ini akan meningkatkan usaha

perkontrakan dimasa mendatang. Beberapa perusahaan menggunakan formulir

terpisah untuk mengevaluasi kontrak itu sendiri. Contohnya terlukis dalam

Tampilan No. 34. (Gilbreath, 1992)

8.3 Kriteria Evaluasi

Untuk mengevaluasi penyedia jasa dapat dibuat beberapa kriteria yang dapat

dievaluasi, sebagai berikut:

Penilaian waktu pekerjaan persiapan (mobilisasi peralatan dan personel).

Persiapan pengaturan lapangan (kantor lapangan, bangsal kerja, tempat

material, lalu lintas dan sebagainya).

Sistimatika kerja.

Tanggapan atas instruksi-instruksi dari pengguna jasa.

Keselamatan kerja (safety enginering).

Kebersihan lapangan kerja.

dan lain-lain

Untuk menjamin objektifitas penilaian (agar tidak timbul dugaan kkn) penilaian

ini sebaiknya melibatkan suatu lembaga resmi yang dibentuk pemerintah seperti

Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi Nasional (LPJKN) yang memang

ditugaskan Pemerintah antara lain untuk hal-hal seperti ini.


Hasil penilaian ini disampaikan kepada penyedia jasa yang bersangkutan agar

nantinya dapat dipakai untuk tender berikutnya. Tentunya ada pembaca yang

bertanya-tanya bukankah pemenang tender tersebut telah lulus prakwalifikasi,

sehingga apa masih perlu kinerjanya dievaluasi.

Memang benar penyedia jasa tersebut telah lulus prakualifikasi sebelumnya dan

memenangkan tender tetapi tidak jarang terjadi, kinerjanya setelah itu menurun.

Oleh karena itu pengguna jasa tetap perlu mengevaluasi penyedia jasa.

Bagi penyedia jasa sendiri sebetulnya hal ini juga penting agar dia selalu

waspada akan unjuk kerjanya sehingga selalu siap mengerjakan suatu proyek

dengan kinerja yang memuaskan pengguna jasa atau bahkan meningkatkannya.

Tampilan No. 33 adalah contoh formulir evaluasi penyedia jasa.

8.4 Evaluasi kontrak konstruksi

Adapun hal-hal yang perlu dievaluasi mengenai kontrak konstruksi antara lain:

8.4.1 Apakah kontrak tersebut telah sesuai ketentuan-ketentuan tersebut dalam

UU RI No. 18/1999 dan Peraturan Pemerintah No. 29/2000, UU RI No.

30/1999 dan peraturan perundang-undangan lain yang terkait.

8.4.2 Apakah klausula mengenai klaim konstruksi, perubahan pekerjaan, telah

dicantumkan dalam kontrak.

8.4.3 Apakah pasal mengenai penyelesaian sengketa konstruksi telah

dicantumkan dengan tegas, jelas dan tidak bermakna ganda atau dapat

ditafsirkan lain dalam kontrak konstruksi.

8.4.4 Apakah pengesampingan pasal 1266 KUHPer disebut dalam salah satu

pasal kontrak.

8.4.5 Bila berkontrak dengan perusahaan asing jangan lupa menetapkan

hukum yang berlaku (governing law) yaitu hukum Republik Indonesia.


8.4.6 Bahasa kontrak, yang berlaku harus ditetapkan walaupun ditulis dalam 2

bahasa misalnya Inggris dan Indonesia harus ditegaskan bahwa bahasa

yang berlaku hanya satu yaitu Bahasa Indonesia.

8.4.7 Hal-hal yang mungkin akan menimbulkan perbedaan penafsiran

seperti kata-kata/istilah “hari”, penyelesaian praktis, “fixed lump sum

price” dan lain-lain, harus diberi definisi agar tidak menimbulkan

sengketa dikemudian hari.

Sebagaimana pada tahap pembuatan/penyusunan kontrak, pada tahap evaluasi

inipun kiranya pengguna jasa perlu didampingi oleh orang yang mengerti masalah

konstruksi. Tampilan No. 34 dapat dipakai sebagai bahan untuk mengevaluasi

kontrak konstruksi.

Hal lain yang juga penting adalah evaluasi terhadap kontrak konstruksi itu sendiri.

Apakah kontrak tersebut baik dalam arti dapat dipakai (applicable), tidak

bermakna ganda atau dapat ditafsirkan berbeda sehingga menimbulkan masalah

dan akhirnya menjadi sengketa.

Di Indonesia selama ini biasanya yang menyusun kontrak adalah pengguna jasa

sendiri. Jadi evaluasi ini dapat dikatakan sebagai koreksi untuk pengguna jasa

apakah kontrak ini bermasalah atau malah cacat hukum.

Sebagaimana telah diketahui bahwa: “kontrak adalah suatu produk hukum yang

merupakan undang-undang bagi yang membuatnya (Kitab Undang-undang

Hukum Perdata - KUHPer Pasal 1338). Yang paling pandai membuat kontrak

tentunya adalah para ahli hukum (lawyer), tetapi harus selalu diingat bahwa yang

akan melaksanakan kontrak nantinya bukanlah ahli hukum tetapi para ahli

teknik yang mungkin saja kurang memahami hukum.

Oleh karena itu disarankan agar dalam menyusun kontrak konstruksi dibantu oleh

konsultan hukum yang mengerti hukum konstruksi.


9. HAL-HAL PENTING YANG PERLU DICATAT

Dari uraian-uraian dalam bab-bab sebelumnya beberapa hal penting yang perlu

dicatat adalah :

9.1 Suatu rangkaian kegiatan non teknis yang merupakan salah satu kegiatan dari

proyek dan seharusnya berjalan paralel dengan kemajuan fisik dilapangan,

dinamakan dengan suatu terminologi administrasi kontrak yang sering

diabaikan. (Gilbreath, 1992)

9.2 Administrasi kontrak adalah seluruh kegiatan non teknis dari suatu proyek yang

dimulai sejak kontrak ditanda tangani sampai kontrak berakhir (pekerjaan

selesai) atau putus ditengah jalan. (Gilbreath, 1992)

9.3 Administrasi kontrak merupakan bagian dari tahapan kontrak itu sendiri yang

terdiri dari : perencanaan kontrak, pembentukan (penyusunan kontrak),

administrasi kontrak dan pemantauan kontrak. (Gilbreath, 1992)

9.4 Administrasi kontrak dapat definisikan sebagai suatu istilah atau terminologi yang

menggambarkan penanganan secara komersial dari suatu kontrak konstruksi

dan merupakan bagian dari administrasi proyek konstruksi. (Gilbreath, 1992)

9.5 Administrasi kontrak bermaksud untuk menyelenggarakan seluruh aspek non

teknis dari suatu proyek. (Gilbreath, 1992)

9.6 Tujuan administrasi kontrak adalah agar proyek tersebut secara komersial berhasil

yang artinya hasil pekerjaan fisik secara teknis memuaskan pengguna jasa

sesuai spesifikasi teknis dan gambar rencana, dilain pihak penyedia jasa telah

menerima seluruh pembayaran yang menjadi haknya termasuk segala

kompensasi lain (bilamana ada). (Gilbreath, 1992).

9.7 Administrasi kontrak mengurangi/mencegah/menyelesaikan perselisihan dan

mengurangi klaim. (Gilbreath, 1992)


9.8 Administrasi proyek konstruksi di Indonesia belum dilaksanakan sebagai mana

mestinya; karena tidak menyadari arti pentingnya dan hampir tak pernah ada

pelatihan atau sosialisasi mengenai administrasi kontrak.

9.9 Berdasarkan hal-hal tersebut dalam butir-butir diatas, administrasi proyek

konstruksi harus diciptakan, ditata dan diatur serta dilaksanakan sebaik

mungkin secara profesional dan tidak sebagai tugas sambilan.

9.10 Organisasi administrasi kontrak harus disusun dan ditetapkan sejak awal

kontrak dan tetap ada sampai kontrak berakhir dengan menempatkan

personalia yang cakap dan permanen dibidang masing-masing dan

berpengalaman. (Gilbreath, 1992)

9.11 Administrasi Kontrak harus diterapkan didalam organisasi proyek dan harus

ada dalam tingkatan yang sama pada masing-masing pihak (pengguna jasa dan

penyedia jasa). Dengan kata lain administrasi kontrak merupakan bagian dari

administrasi proyek konstruksi.

9.12 Seharusnya pengelolaan administrasi proyek konstruksi sebaiknya telah diatur

dalam dokumen kontrak terutama untuk proyek-proyek yang masa

konstruksinya relatif lama, biaya besar, tingkat kerumitan/teknologi tinggi.

9.13 Perlu sosialisasi kepada para pelaku industri jasa konstruksi mengenai

pentingnya melaksanakan dan memelihara serta meningkatkan pemahaman

mengenai administrasi proyek konstruksi. Untuk itu perlu diadakan pelatihan

mengenai administrasi proyek konstruksi yang dapat dikoordinasikan oleh

LPJKN bersama Asosiasi Profesi seperti AKI, GAPENSI dan lain-lain.

9.14 Kontrak-kontrak konstruksi dimasa mendatang terutama yang besar-besar,

harus mencantumkan klausula mengenai administrasi proyek konstruksi

secara lebih rinci.

9.15 Dalam hal menghadapi kesulitan mengenai administrasi proyek konstruksi,

jangan ragu untuk minta bantuan jasa dari konsultan hukum yang mengerti

hukum konstruksi.


PERANAN KONSULTAN HUKUM

1. PENGANTAR

Para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia baik sebagai penyedia jasa

(kontraktor pelaksana/konsultan perencana/pengawas) maupun oengguna jasa

umumnya hingga saat ini jarang sekali atau sedikit sekali yang melibatkan peran serta

konsultan hukum dalam penyusunan kontrak konstruksi.

Mengapa ? Jawabannya mungkin ada 2 yaitu:

1.1 Tidak mengetahui/menyadari bahwa kontrak secara hukum harus benar dan tidak

mempunyai penafsiran yang berbeda antara para pihak dan hal ini memerlukan

jasa konsultan hukum untuk membuatnya.

1.2 Masih menggunakan “filosofi” orang Jawa Barat : “Kumaha engkek” (bagaimana

nanti). Pokoknya kontrak ditanda tangani dulu, nanti kalau ada masalah baru

cari Konsultan Hukum. Dalam setiap memberikan Seminar, Pelatihan atau

Kuliah Umum, selalu dianjurkan agar “filosofi” dibalik bukan “Kumaha

engkek” tapi “Engkek Kumaha” (nanti bagaimana?).

Sebagaimana diketahui kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum.

Sebagian besar pekerjaan atau usaha yang berkaitan dengan perkontrakan melibatkan

hak-hak dan kewajiban hukum dan oleh karenanya tentu hampir setiap orang yang

berkepentingan/menginginkan pengelolaan kontrak secara baik dan benar secara

hukum.

Oleh karena itu sangat dianjurkan untuk memilih dan menggunakan konsultan hukum

yang kompeten dan memahami hukum-hukum konstruksi.


2. HUBUNGAN ANTARA PENGELOLAAN KONTRAK DAN PERMASALAHAN HUKUM

Jika anda terlibat dalam proyek konstruksi dalam kapasitas apapun-anda akan

memerlukan konsultasi dan keahlian seorang konsultan hukum.

Walaupun tidak praktis mengusulkan bahwa setiap Manager kontrak atau setiap

petugas yang terlibat dalam proses mempunyai lisensi/izin praktek sebagai lawyer

atau bahkan seorang dalam pelatihan hukum, semua harus mengetahui 3 hal : (1).

Kapan menggunakan jasa konsultan hukum; (2). Bagaimana memilih seorang

konsultan hukum dan (3). Kapan menggunakannya sekali anda telah menjatuhkan

pilihan.

Pertanyaan pertama dapat dijawab dengan segera : gunakan konsultan hukum sejak

semula, karena disanalah kesalahan dimulai. Seterusnya, keterlibatan seseorang ahli

hukum atau firma hukum sejak saat awal hingga penyelesaian proyek selalu

merupakan suatu hal positif.

Akan tetapi ada beberapa pos dalam urutan pengelolaan kontrak yang memerlukan

peninjauan khusus dari jasa konsultan hukum. Bab ini menerangkan resiko-resiko

tersebut, memberikan nasehat dalam memilih konsultan hukum dan memberikan

saran-saran terbaik dari keahliannya.

Untuk setiap aspek dalam kontrak, bukanlah pertanyaan jika anda harus memperoleh

keahlian hukum, tetapi bila menggunakannya dan bagaimana mendapatkan yang

terbaik dari ahli yang anda pakai” (Gilbreath 1992).

3. CARA MEMILIH KONSULTAN HUKUM YANG TEPAT

Bagi para pelaku industri jasa konstruksi di Indonesia memilih konsultan hukum yang

tepat untuk keperluan kontrak konstruksi rasanya memang tidak mudah, karena hal-

hal berikut:


3.1 Jarang sekali ada seorang ahli teknik yang profesional sekaligus juga seorang

konsultan hukum/lawyer apalagi sebaliknya : seorang sarjana hukum yang ahli

teknik. Hal ini disebabkan karena sistim pendidikan kita berbeda dengan sistim

pendidikan di Amerika Serikat misalnya. Disana seseorang menamatkan dulu

studinya dalam suatu bidang tertentu, misalnya Teknik Sipil. Setelah dia

mencapai Bachelor Degree dia masuk Law School untuk mencapai Master

Degree. Setelah lulus maka dia punya Master Degree bidang hukum dengan

berbekal latar belakang bidang teknik.

3.2 Belum banyak (sedikit sekali) kantor-kantor Firma Hukum di Indonesia yang

mampu menangani masalah-masalah jasa konstruksi karena umumnya mereka

tidak memiliki sarjana-sarjana teknik yang mengetahui kasus-kasus industri jasa

konstruksi.

3.3 Ada kekhawatiran bila menggunakan jasa konsultan hukum untuk keperluan

kontrak. Hal ini biasanya kurang disukai Pemerintah sebagai pengguna jasa.

Pemerintah/pengguna jasa beranggapan bahwa calon penyedia jasa yang

membawa lawyer/konsultan hukum beritikad kurang baik, seolah-olah mau

berperkara. Ini anggapan yang sangat keliru dan diharapkan dimasa mendatang

anggapan ini dapat dihilangkan.

Di dunia Barat atau bahkan di Singapura, para pengguna jasa menilai, sebuah

kontraktor yang baik adalah kontraktor yang melibatkan jasa konsultan hukum.

Ini adalah pengalaman mendampingi sebuah BUMN berunding mengenai

kontrak konstruksi dengan sebuah Perusahaan Singapura yang didampingi

lawyernya.

Mereka menilai suatu perusahaan yang didampingi penasehat hukum

menunjukan bonafiditas dari Perusahaan tersebut dan tidak dicurigai untuk

berbuat hal-hal yang negatif.


Selanjutnya berikut ini di terangkan bagaimana cara memilih seorang konsultan

hukum dengan pertimbangan beberapa faktor :

a) Tipe Ahli Hukum Praktek

Sewa seorang lawyer/konsultan hukum seperti anda akan menyewa seorang

arsitek, manager konstruksi atau pegawai lain. Carilah seseorang yang tahu usaha

konstruksi, permasalahan-permasalahan, risiko yang dibawa, dan pemecahannya.

Dengan kata lain : Carilah seseorang ahli hukum yang paham mengenai sengketa

konstruksi. Para ahli hukum yang ahli dalam segala bidang dan satu orang yang

benar-benar cakap dalam satu bidang mungkin merupakan hambatan dari ahli

hukum yang sangat ahli di bidang konstruksi. Jangan melihat seorang lawyer

untuk segala-galanya. Hukum telah menjadi terlalu rumit bagi seseorang untuk

menangani semua.

Bila anda mempunyai kebutuhan dibidang perusahaan dan litigasi, pertimbangkan

pengalaman praktek yang luas dengan kekhususan (spesialisasi) dalam bidang

praktek yang banyak dari ahli hukum tersebut.

Bila anda hanya berkepentingan dengan 1 (satu) proyek atau suatu sengketa

khusus, pilihlah seseorang ahli dalam bidang konstruksi tanpa menghiraukan

kantor/firmanya.

b) Kepribadian.

Mungkin anda akan mengakhiri perbincangan berjam-jam dengan lawyer/ahli

hukum anda dibawah situasi yang menegangkan dan dibawah keadaan yang

kurang menyenangkan.

Wawancara beberapa prospek yang cocok dan pilih seorang yang anda sukai.

Pastikan dia mengerti bahwa anda mengelola kontrak, dan dia menghormati

profesi anda atau tugas anda dan memahami ketegangan dan praktek-praktek yang

anda hadapi.


c) Harga.

Pasaran jasa hukum saat ini mulai meningkat secara kompetitif. Bila memiliki

sejumlah pekerjaan hukum yang akan dikerjakan kemungkinan anda dapat

berunding mengenai jasa kontak lebih murah dari standar untuk lawyer yang anda

pilih. Akan tetapi, ingatlah selalu, bahwa membayar jasa pelayanan hukum tidak

berbeda dengan hal lain. Anda dapatkan apa yang anda bayar, jangan coba untuk

menghemat beberapa dollar untuk jasa hukum bila hal itu akan membahayakan

proyek anda, posisi keuangan anda atau usaha anda.

Pertimbangkan pengaturan jasa tidak terduga yang mungkin keluar. Hal ini

terutama penting bila tagihan jasa hukum anda, diramalkan akan memyebabkan

masalah cash flow anda. Lihat-lihatlah sekeliling. Hal ini bisa untuk bidang

profesi lain kepana tidak lawyer (Komentar : mungkin di Amerika/Eropa Barat

hal ini dapat dengan mudah dilakukan, karena banyak pilihan. Di Indonesia

nampaknya belum banyak pilihan).

d) Penggunaan Siasat/Strategi.

Sekali Firma Hukum telah dipilih, arahkan permintaan-permintaan anda kepada

lawyer yang kurang mahal (bayarannya) yang cakap untuk menangani pekerjaan.

Untuk kebanyakan pelayanan jasa hukum, tagihan lawyer biasanya berdasarkan

jam-jaman (hourly basis) dan makin berpengalaman/makin professional seorang

lawyer biasanya tarifnya jauh lebih mahal, hatta untuk pekerjaan yang sama.

Jangan buat kesalahan dengan menetapkan sebuah palu besar bila palu kecil dapat

melaksanakan pekerjaan – cari seorang lawyer yang kurang mahal dengan

kecakapan yang diperlukan. Jika anda tidak kenal dengan firma hukum tersebut,

ini lebih mudah dikatakan daripada dilakukan. Anda mungkin akan harus

tergantung pada lawyer lain bila ia melihat hal itu cocok. Tetapi sekali anda tahu

lawyer-lawyer dalam firma tersebut, cobalah untuk mengenali seorang yang cakap

dengan biaya lebih rendah. Ada beberapa tugas-tugas hukum yang memakan

waktu yang sama untuk dilakukan, tidak pandang tingkat pengalaman. Jika ini

dikerjakan dengan setengah dari harga seorang lawyer yang paling


berpengalaman dalam Firma tersebut, anda akan memotong biaya separuhnya.

Seringkali lawyer-lawyer yang lebih murah dan berkemampuan (kurang mahal)

dapat memecahkan semua masalah dan mendapatkan nasihat dari lawyer-lawyer

yang lebih berpengalaman dengan cara menanyakan beberapa pertanyaan dan

bahkan cuma-cuma dalam percakapan bebas. Yakini bahwa lawyer anda cukup

keinginan untuk mendapatkan jawaban yang benar – yang dia takut untuk

menanyakannya kepada atasan mereka. Yakini bahwa lawyer anda mengerti

keterbatasan-keterbatasan mereka.

e) Biaya/Ongkos.

Biaya-biaya dan tagihan dari firma hukum seringkali dapat dirundingkan dan

dapat menurunkan atau menaikan biaya anda tergantung dari cara bagaimana hal

tersebut di tangani.

Kebanyakan Firma Hukum menaikkan biaya dan menagih biaya langsung pada

kasus-kasus klien seperti telepon dan fotocopy.

Untuk memotong biaya-biaya ini pertimbangkan untuk menangani beberapa

pekerjaan diluar Kantor Pengacara – dengan mengerjakan sendiri atau dengan

bantuan yang kurang mahal. Sebagai contoh mungkin pekerjaan-pekerjaan

fotocopy yang banyak (perkara litigasi) tuntutan biasanya sangat banyak

fotocopy, wawancara-wawancara, pencarian dokumen dan pekerjan sejenis.

Yakini anda memahami semua macam biaya yang sudah pasti dan mana yang

akan membengkak dan beberapa jumlahnya.

Beberapa hal lebih menyangkut dengan masalah hubungan antara klien dengan

Konsultan Hukum dari pada sengketa-sengketa atau masalah pengertian.

Sama halnya dengan semua bentuk-bentuk perkontrakan, gunakan kekuatan

berunding anda sebagai pembeli untuk mendapatkan biaya yang paling

menguntungkan. Mungkin anda dapat menyakinkan suatu Firma Hukum untuk

mengalihkan tarif jasa dan kebiasaannya pada pekerjaan anda. Sebagai contoh

mungkin anda dapat mencapai kesepakatan bahwa para lawyer tidak menagih

biaya perjalanan.


Dalam suatu kasus yang luas, hal ini kelihatannya suatu konsesi kecil yang

mungkin memberikan anda keuntungan.

Akhirnya selalulah dipertimbangkan bagaimana anda akan dibebankan dan

gunakan pengetahuan itu untuk keuntungan anda. Bila anda membayar atas dasar

jam-jaman, jangan gunakan waktu untuk mengobrol dengan lawyer anda atau

mendiskusikan hal-hal yang tidak berhubungan dengan masalah selama jam kerja.

Bila hal ini dilakukan maka pada waktu menetapkan jumlah jam yang harus

ditagih, lawyer bersangkutan tidak dapat memisahkan percakapan biasa dari inti

permasalahan pekerjaan yang ditagih.

Ketahuilah selalu jika masalah hukum sedang berlangsung. Waktu itu mahal,

tidak perduli siapa (lawyer) yang anda pakai. Gunakan waktu dengan bijak.

(Gilbreath 1992).

4. PERAN KONSULTAN HUKUM SELAMA PENYUSUNAN KONTRAK.

Konsultan Hukum sebaiknya sudah berperan pada waktu penyusunan/pembentukan

kontrak bahkan seharusnya fase perencanaan kontrak.

Kenapa hal ini penting, tidak lain karena apabila kita berbicara mengenai kontrak

artinya kita berbicara mengenai hukum.

Oleh karena itu perlu melibatkan ahli hukum (lawyer) yang mengerti mengenai

hukum konstruksi.

4.1 Gilbreath menulis peranan lawyer selama penyusunan kontrak sebagai berikut:

Penggambaran nasehat hukum yang kompeten selama penyusunan kontrak

adalah hal terbaik dalam industri konstruksi. Jarang sekali beberapa dollar

dibelanjakan untuk memperoleh nilai lebih.

Ingatlah Harga dari Kontrak yang anda susun bukanlah untuk membuat

bangunan atau jalan raya, atau membangun sesuatu yang lain. Kontrak tidak

membangun dan bangunan sendiri tidak membutuhkan kontrak.

Maksud kontrak adalah membuat dan menetapkan hak-hak dan kewajiban

hukum dari setiap pihak yang terlibat.


Kontrak-kontrak menentukan resiko-resiko, yang pada dasarnya ditemui dalam

hak-hak para pihak.

Tanpa suatu kontrak yang sah, pengguna jasa tidak memiliki perlindungan

kecuali yang ditetapkan undang-undang dan rasa keadilan.

Undang-undang biasanya dimengerti sepenuhnya hanya oleh lawyer dan

keadilan terbentuk dalam pengadilan.

Bergantung pada salah satu atau keduanya adalah salah satu kesalahan.

Keduanya tidak cukup dari sudut pandang secara keseluruhan.

4.2 Pedoman Hukum untuk Menyusun Kontrak

Saran-saran mengenai hukum bila menyusun kontrak.

Kebanyakan kontrak ditulis atau ditinjau oleh lawyer tetapi dipergunakan oleh

orang-orang bukan lawyer.

Akan tetapi, kebayakan sengketa tergantung pada apa yang para lawyer dan

pengadilan baca dalam kontrak tersebut.

Tantangan penyusunan kontrak adalah menulis kontrak yang dimengerti, dapat

dilaksanakan dan dapat menyelesaikan masalah-masalah ketimbang

menciptakannya.

Mintalah seorang pengacara untuk meninjau bentuk standar kontrak anda atau

sesuatu yang telah anda ubah untuk setiap permintaan.

Jika anda adalah penyedia jasa atau sub penyedia jasa yang diberi kontrak yang

diciptakan orang lain, mintalah tinjauan dari konsultan hukum yang kompeten.

Diskusikan resiko yang diberikan kepada anda dalam usulan kontrak.

Disamping saran-saran uraian tersebut, berikut beberapa tip.

a. Hukum selalu berubah

Apa yang hari ini sah (menurut hukum) mungkin saja tidak sah besok.

Sebuah Pasal kontrak yang pernah dilaksanakan mungkin saja sekarang

tidak bernilai dan tidak berlaku.


Suatu prosedur yang suatu waktu tidak mencukupi untuk melindungi

pengguna jasa mungkin saja sekarang mencukupi dan sebaliknya. Jika

anda tidak mengetahui dampak dari hukum, kontrak anda tidak

memberikan banyak petunjuk sejak permulaan, dan hal itu mungkin

merupakan pembalasan kepada anda selama masa administrasi.

Ketidak tahuan mungkin saja berupa suatu kebahagiaan, tetapi menurut

pengadilan ketidak tahuan mengenai undang-undang tidak pernah

merupakan alasan.

Janganlah puas hanya karena insinyur lapangan atau manager kontrak

memahami kontrak.

Mereka tidak selalu merupakan orang-orang yang melaksanakan syarat-

syarat/ketentuan kontrak atau membahayakan hak-hak anda.

Yakini staf yang lain – orang-orang yang bekerja diproyek – mengetahui

kondisi-kondisi kontrak.

b. Bacalah selalu kontrak anda sebelum memutuskan untuk

menggunakannya.

Tidak pandang apakah kontrak tersebut berasal dari anda atau pihak lain, -

bila anda menanda tanganinya maka itu adalah kontrak anda. Undang-

Undang mewajibkan salah satu pihak untuk membaca setiap kontrak yang

ditanda tangani.

Kedengarannya sederhana namun banyak masalah timbul bila orang

menganggap mereka tahu Syarat-Syarat Kontrak padahal mereka

sesungguhnya tidak tahu.

c. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda “Apa saya mengerti ini ?”.

Undang-undang mengandung bahasa kontrak yang mendua arti dan saling

bertentangan terhadap pihak yang mengusulkan atau yang mengajukan

kontrak.

Jangan pernah mengusulkan kontrak dengan bahasa dengan arti dua.


d. Bila membaca (Kontrak), tanya diri anda “Apakah penyedia jasa akan

mengerti hal ini ?”.

Ingat , dokumen-dokumen adalah naskah. Jika naskah tidak sempurna

maka pekerjaan memiliki peluang menjadi cacat.

Tidaklah cukup jika hanya pengguna jasa yang mengerti kontrak – para

penyedia jasa dan sub. penyedia jasa adalah orang-orang yang bekerja

dibawah kontrak tersebut.

Hindari logat/dialek daerah, kebiasaan-kebiasaan dan kata-kata yang

ditafsirkan lebih dari satu cara.

Buatlah (kontrak tersebut) sederhana dan langsung. Setelah proyek selesai

jangan terkesan anda menekan seseorang dengan bahasa anda.

Anda menang bila anda mengerti – bukan jika pihak lain bingung atau

tertekan.

e. Kata-kata tertulis dapat merupakan sampah atau harta

Ketahui perbedaan jika anda tidak tahu, pergunakan lawyer yang tahu.

Kebayakan standar atau referensi kontrak dikonsep atau diubah oleh

lawyer pada beberapa tempat.

Adakalanya lawyer-lawyer menulis hanya dengan arti “keabsahan” tapi

kecenderungan belakangan ini adalah terdapat kontrak yang mudah dibaca

yang kembali kepada “keabsahan” hanya bila perlu.

Kadang-kadang keabsahan tidak berarti apa-apa. Kadang-kadang berarti

sesuatu yang lebih baik dikatakan dalam bahasa sehari-hari dan kadang-

kadang keabsahan dapat memberikan salah satu pihak pengaruh yang

hebat sekali atas pihak lainnya.

Tantangannya adalah menentukan arti dari setiap contoh keabsahan dan

apakah anda menginginkan hal itu dalam kontrak anda.

Petunjuk-petunjuk berikut mungkin dapat membantu anda membuat

ketetapan itu:


i. Jika standar atau “bentuk” kontrak terlihat seluruhya berisi ketentuan

hukum, mungkin hal itu sudah tua, kuno/ketinggalan jaman, tidak

pernah dimengerti para pihak dan tidak harus dipakai

ii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, tapi

kelihatannya resmi, kadang-kadang ada sisipan-sisipan bahasa

hukum (seperti “Pengesampingan” dari suatu Pasal-Pasal) dan

menunjuk banyak Pasal dan ayat, itu mungkin baru saja konsep oleh

lawyer-lawyer. Jika anda tidak menyukai ketentuan hukum ini,

jangan merubah hal tersebut tanpa bantuan seorang lawyer.

Ketentuan hukum amatiran mungkin lebih buruk dari ketentuan

hukum yang murni.

iii. Jika sebuah kontrak secara umum dapat dimengerti, kelihatannya

kadang-kadang sesuai ketentuan hukum mengandung ketentuan-

ketentuan atau rujukan yang tidak cocok. Hal itu barangkali karena

bentuk kontrak tersebut telah diubah setelah bertahun-tahun untuk

maksud permintaan khusus. Kecuali anda menghadapi proyek yang

sama dengan para pihak yang sama dibawah keadaan resiko-resiko

yang sama, kontrak ini dapat berarti bencana dalam sengketa atau

perkara hukum. Jangan gunakan kontrak tersebut. Mulai dengan

yang baru, bentuk kontrak yang belum direvisi, rubah untuk anda

pakai atau hubungi lawyer.

iv. Jika kontrak sangat jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun,

kontrak tersebut mungkin menyelesaikan pekerjaan – tetapi mungkin

tidak memberikan perlindungan dan pengawasan yang ingin anda

peroleh pada proyek besar dan komplek.


Ingat: Kontrak memiliki resiko-resiko. Jika anda tidak menempatkan

resiko-resiko dari pihak lain dalam sebuah kontrak, anda mengambil

resiko-resiko atas kelalaian anda sendiri.

Sebuah contoh ekstrim dari tipe kontrak ini adalah bentuk :

pengusulan” yang diajukan oleh sebuah penyedia jasa renovasi

rumah yang secara khas menyatakan :

Saya akan menyediakan ____________ seharga Rp. _____________

Tempat untuk tanda tangan pengguna jasa sudah disediakan sebagai

tanda persetujuan. Anda kan mendapatkan sesuatu yang lebih jelas

dari itu dan anda tidak dapat mengeluh mengenai ketentuan hukum.

Tetapi kesederhanaan ini memiliki harga tersembunyi yang hebat

sekali – membiarkan pengguna jasa secara keseluruhan menanggung

resiko jika pekerjaan tersebut dibayar dimuka.

Hal ini menghilangkan pengawasan atas cara-cara pembayaran

jadual penyelesaian dan mutu.

Kerumitan pekerjaan mungkin suatu petujuk kerumitan kontrak yang

diperlukan, tetapi itu bukanlah sesuatu yang benar.

Mungkin suatu praktek usaha yang buruk menganggap pekerjaan

sederhana untuk pekerjaan yang kompleks dan melibatkan resiko,

jangan dipakai.

f. Hati-hati dengan kumpulan rujukan

Kebanyakan bentuk kontrak menggunakan format hukum yang dikenal

sebagai kumpulan rujukan sebagai suatu cara membagi-bagi kontrak

konstruksi menjadi lebih pendek, sehingga merupakan potongan-potongan

yang saling berkaitan.

Mengingat keseluruhan dokumen adalah kontrak, anda akan menghadapi

kesulitan jika ketentuan-ketentuan dalam setiap dua dokumen

bertentangan (menyebabkan dua arti).


Menemukan pertentangan-pertentangan ini cukup sulit jika anda sendiri

yang memulai seluruh dokumen.

Jika anda mengumpulkan seluruh dokumen dari referensi-referensi,

mungkin hal ini merupakan suatu usaha yang berat.

g. Lindungi anda sendiri

Walaupun salah satu pihak atau para pihak mungkin optimis pada waktu

penetapan/penunjukan pemenang, setiap kontrak mengandung resiko-

resiko yang unik dan mematikan. Lindungi diri anda sejak dini secara

tertulis dengan memperkirakan resiko-resiko ini akan terjadi. Gunakan

seluruh pasal-pasal yang melindungi diri sendiri, dan usahakan sebaik-

baiknya untuk tidak melepaskan selama perundingan, kecuali anda harus

atau menginginkannya untuk beberapa keuntungan lain.

Hal ini menuntun kita kepada pertanyaan “keadilan”.

h. Jangan terlalu khawatir mengenai keadilan.

Seorang manager kontrak dibayar untuk mewakili majikannya atau

kliennya, bukan untuk menjadi wasit sengketa konstruksi.

Tugas anda adalah mendapatkan proyek yang dibangun tepat waktu,

sesuai anggaran dan tanpa mutu yang kompromi.

Jika anda mengambil inisiatif dalam urusan kontrak dan memegangnya,

anda dapat memilih apakan akan memenuhi rasa keadilan anda jika suatu

peristiwa muncul.

Kontrak-kontrak konstruksi tidak seperti transaksi-transaksi konsumen.

Terus terang, setiap kontrak yang tidak sah dapat dilaksanakan dan tidak

pandang bangaimana kasarnya.

Istilah-istilah tidak harus “adil” sah saja.

Sebagai contoh : pengguna jasa dapat meminta penyedia jasa

menggunakan sub penyedia jasa dengan cara “membayar jika dibayar”.


Dalam beberapa negara bagian (di Amerika Serikat) dalam sebuah Pasal :

sub penyedia jasa membayar jika dibayar, membolehkan penyedia jasa

menggunakan keadaan pengguna jasa tidak emmbayar sebagai pembelaan

dari klaim pembayaran dari sub penyedia jasa. (Gilbreath, 1992).

5. KESIMPULAN

Dari uraian tersebut diatas dapat disimpulkan beberapa hal sebagai berikut :

5.1 Kontrak konstruksi adalah suatu dokumen/produk hukum dengan pengertian,

kontrak yang dibuat harus secara hukum adalah benar.

5.2 Yang dapat menyusun kontrak konstruksi dengan benar secara hukum adalah

orang yang mengerti hukum secara umum yaitu para lawyer/konsultan hukum

dan yang mengerti mengenai hukum konstruksi secara khusus.

5.3 Perlu diingat bahwa walaupun kontrak konstruksi adalah dokumen/produk hukum

yang disusun oleh konsultan hukum, yang akan melaksanakan kontrak tersebut,

bukanlah orang-orang yang mengerti hukum tapi orang-orang teknik. Oleh

karena itu bahasa kontrak harus dibuat sejelas dan sesederhana mungkin agar

dimenegrti oleh orang-orang bukan ahli hukum namun tidak melanggar kaidah

atau peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5.4 Untuk mengantisipasi atau mengurangi kemungkinan terjadi sengketa atau

perselisihan, maka para lawyer yang menyusun kontrak harus berusaha agar

setiap kata/istilah yang dipakai tidak berarti lebih dari satu atau artinya

membingungkan.


5.5 Untuk masa-masa mendatang seharusnya kita di Indonesia melibatkan peranan

Konsultan Hukum dalam menyusun kontrak-kontrak konstruksi terutama untuk

proyek-proyek berskala besar dengan tingkat kerumitan dan kecanggihan

teknologi yang sudah sangat tinggi dengan alasan-alasan sebagai berikut.

a). Mengantisipasi/mengurangi terjadinya perselisihan/sengketa dan kontrak

konstruksi tidak sampai cacat hukum terutama untuk pekerjaan konstruksi

yang besar dan kompleks.

b). Mengantisipasi kemungkinan perundingan mengenai kontrak dengan pihak

investor asing yang hampir dapat dipastikan akan selalu didampingi

lawyer mereka.

c). Proyek-proyek bantuan yang menggunakan dana luar negeri hampir dapat

dipastikan menggunakan kontrak dengan sistim mereka (FIDIC, JCT).

5.6 Anggapan kebanyakan orang bahwa keterlibatan konsultan hukum dalam industri

jasa konstruksi khususnya dalam pengelolaan kontrak konstruksi beritikad

kurang baik (ingin berperkara) kiranya sudah waktunya dihilangkan mengingat

negara-negara maju malah berkeyakinan banwa peran konsultan hukum disini

adalah suatu keharusan.

5.7 Mengingat sistim pendidikan kita yang berbeda dengan Dunia Barat (Amerika

Serikat) maka konsultan hukum yang dipilih haruslah konsultan hukum

profesional yang bekerja sama dengan ahli teknik yang profesional dan

berpengalaman dibidang industri konstruksi dan hukum konstruksi.

Daftar Pustaka :1. Buku Managing Construction Contracts, 1992 oleh Robert D. Gilbreath2. Buku Mengenal “KONTRAK KONSTRUKSI” di Indonesia oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir3. Buku “ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI” oleh H. Nazarkhan Yasin, Ir


Documents

2ADMINISTRASI PROYEK KONSTRUKSI : PENGENALAN, CARA MENGELOLA, BENTUK ORGANISASI, KEGIATAN & PERAN KONSULTAN HUKUM