4. Projektorganisation Checkliste - handel .hen, das sich konzeptionell mit der strategischen Planung

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  • ImpressumHerausgeber: eBusiness-Lotse Ostbayern c/o ibi research an der Universitt Regensburg GmbH Galgenbergstrae 25 93053 Regensburg team@ebusiness-lotse-ostbayern.de www.business-lotse-ostbayern.de

    Redaktion: Dr. Ernst Stahl, Dr. Georg Wittmann, Sabine Pur, Holger Seidenschwarz, Stefan Weinfurtner, Thomas Bolz

    Text: eBusiness-Lotse Ostbayern mit freundlicher Genehmigung durch und in Anlehnung an den E-Commerce-Leitfaden und Atrada

    Gestaltung und Produktion: eBusiness-Lotse Ostbayern

    Bildnachweis: alphaspirit/fotolia.com (Titel)

    Checkliste

    AllgemeinE-Commerce-Lsungen mssen fr eine bestn-dige Weiterentwicklung ausreichend flexibel sein und zustzlich den individuellen Geschftspro-zessen sowie den Anforderungen des Unterneh-mens gerecht werden. Nur wer im E-Commerce zukunftsorientiert denkt, kann erfolgreich sein. Dafr ist von Beginn an ein strukturiertes Vorge-hen, das sich konzeptionell mit der strategischen Planung auseinandersetzt, notwendig. Diese Checkliste untersttzt bei der Planung von E-Commerce-Projekten und soll zuknftigen Online-Hndlern Klarheit verschaffen.

    Als Erstes stellt man sich als Unternehmer grund-stzlich die Fragen: Handelt es sich um die erste E-Commerce-Aktivitt? Welche Bedeutung hat dieser Vertriebskanal unter den eingesetzten Absatzwegen? Gehrt der Web-Shop zu einer umfassenden Online-Strategie? Auf dieser Grund-lage werden im Anschluss daran die Kundenseg-mente, das Angebot an Waren und Dienstleistun-gen, die geplante Hhe der Umstze sowie die rumliche Ausrichtung (regional / national / internati-onal) nher betrachtet. Darauf folgen das Sortieren der gesamten Inhalte und die Benennung der kon-kreten fachlichen Anforderungen. Empfehlenswert ist hierbei ein Kick-off-Workshop mit allen beteilig-ten Abteilungen des Unternehmens, bei dem Wn-sche und Vorstellungen erfasst und zu lsende Probleme angesprochen und bedarfsgerecht ana-lysiert werden. Auf dieser Basis kann im nchsten Schritt schon eine Kostengrobplanung durchge-fhrt und darauf aufbauend ein Lastenheft erstellt

    4. Projektorganisation Aufgabenverteilung durch einen zentralen

    Projektverantwortlichen Festlegung von Meilensteinen Zeitplanung und berwachung einzelner

    Projektabschnitte Definition wichtiger Randprozesse und deren

    Ablufe (z. B. Zahlungsstrung, Retouren)

    5. Zustzliche berlegungen und Hinweise Pflege eines individuellen Kundendialogs, etwa

    im Rahmen von Anfragen und Reklamationen (z. B. auch ber Feedback- und Kontakt- formulare)

    Einsatz untersttzender Software, die die Kom-munikation rund um das E-Commerce-Angebot nachvollziehbar macht (z. B. Ticketsystem)

    Implementierung von Web-Controlling-Lsun-gen zur Messung des Nutzerverhaltens und zur Verbesserung der Shop-Qualitt

    Regelmiges und systematisches Testen durch eigenes Personal und durch Dritte

    Dem Shop bzw. dem E-Commerce-Projekt Zeit geben, akzeptiert zu werden

    CHECKLISTE

    Bei der Planung von E-Commerce-Projekten sind einige wichtige Aspekte zu beachten. Dabei kann die folgende Checkliste eine erste Hilfestellung bieten.

    Das eKompetenz-Netzwerk fr UnternehmenDas eKompetenz-Netzwerk fr Unternehmen ist eine Frderinitiative des Bundesministeriums fr Wirtschaft und Energie. 38 regionale eBusiness-Lotsen haben die Aufgabe, insbesondere mittelstndischen Unternehmen deutschlandweit anbieterneutrale und praxisnahe Infor-mationen fr die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und mglichst effizi-ente eBusiness-Prozesse zur Verfgung zu stellen.

    Die Frderinitiative ist Teil des Frderschwerpunkts Mit-telstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft. Zu Mittelstand-Digital gehren ferner die Frder- initiativen eStandards: Geschftsprozesse standardisie-ren, Erfolg sichern und Einfach intuitiv Usability fr den Mittelstand.

    Unter www.mittelstand-digital.de knnen Unternehmen sich ber die Aktivitten der eBusiness-Lotsen informie-ren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprech-partner sowie aktuelle Veranstaltungstermine zugreifen oder Publikationen einsehen und fr sich herunterladen.

    eBusiness-Lotsen

    Darmstadt

    Gieen

    Kaiserslautern

    Stuttgart

    Saarbrcken

    Weingarten

    Augsburg

    Freilassing

    Regensburg

    Nrnberg

    Wrzburg

    Hof

    IlmenauChemnitz

    Dresden

    Cottbus

    Leipzig

    Frankfurt(Oder)

    Brandenburg a.d.H.

    Potsdam

    Magdeburg

    Hannover

    Lbeck

    Schwerin

    Neubrandenburg

    Berlin

    Hamburg

    Bremen

    Lingen

    Osnabrck

    Mnster

    PaderbornDortmund

    Hagen

    Aachen

    Koblenz

    Kiel

    Kln

    Checkliste zur Planung von E-Commerce-Projekten

  • werden, das auch als Anhaltspunkt fr Ausschrei-bungen und Angebote und fr die sptere struktu-rierte Umsetzung dient.

    Auswahlkriterien fr Technologie & Partner

    Entscheidende Kriterien fr die Auswahl einer Standard- oder einer individuell angepassten E-Commerce-Software-Lsung sind die Flexibilitt und der Grad an gewnschter Individualitt. Der Vorteil einer Mietlsung (Software as a Service, SaaS) ist, dass sich der Betreiber im Rahmen festgeschriebener Dienstleistungsverein-barungen (Service-Level-Agreements, SLA) zur Wartung und zur Funktionalitt der Software ver-pflichtet. Das bedeutet, dass die Erfllung aller Anforderungen an Performanz, Erreichbarkeit, und Skalierbarkeit sichergestellt ist, auch wenn Komplexitt und Dynamik von Projekten zuneh-men. Handelt es sich um grere Shop-Systeme, kommt noch der Full-Service-Aspekt hinzu. Egal, ob man sich fr ein Software-Unternehmen oder eine Agentur als Anbieter von Managed Servi-ces entscheidet, sollte man in erster Linie auf die Marktnhe des Anbieters sowie auf praxisrele-vante Problemlsungen inklusive passender Refe-renzen achten.

    Schnittstellen & Integration

    Will man im E-Commerce erfolgreich sein, so sollte man alle Geschftsprozesse durchgn-gig auf den Online-Kanal ausrichten. Eine groe Rolle spielen hierbei standardisierte Schnittstel-len sowie eine einfache Integration und Synchro-nisierung vor- und nachgelagerter Systeme, wie Costumer-Relationship-Management (CRM), Zah-lungsabwicklung oder Logistik. Standards lassen sich nmlich nicht nur mit bestehenden Shop- Systemen kombinieren, sondern erlauben auch den Wechsel von Partnern und bieten somit Unternehmen die notwendige Flexibilitt.

    Straffe Projektsteuerung

    Ein fester Ansprechpartner im Unternehmen fr die Umsetzung aller inhaltlichen Entscheidungen wh-rend der Projektlaufzeit ist fr das Gelingen von hoher Relevanz. Er steht im Mittelpunkt des Pro-jektes, nimmt Anfragen in Empfang, formuliert Auf-trge und gibt diese an die jeweiligen Experten wei-ter. Desweiteren erteilt er aktiv Auskunft ber die gegenwrtige Lage und achtet auf die Einhaltung des Budgets.

    Auerdem ist es vorteilhaft, K.-o.-Kriterien (Show-stopper) zu identifizieren also Sachvorhaben, die das komplette Vorhaben gefhrden knnen. Auf diese Weise knnen mgliche Fehlentwicklungen frhzeitig erkannt und geeignete Gegenmanah-men ergriffen werden.

    Zustzliche berlegungen

    Auch E-Commerce-Systeme, wie Online-Shops, erfordern eine juristische Betreuung. Zu den Auf-gaben eines Anwalts gehren das Erstellen von rechtssicheren AGBs sowie die Beratung beim datenschutzkonformen Umgang mit Kundendaten oder bei der steuerlichen Behandlung von Umst-zen. Sobald der Shop rechtlich abgesichert ist und die Qualittssicherung erfolgreich war, kann er online gehen. Von nun an muss man abwarten und dem E-Commerce-Projekt ausreichend Zeit lassen, um Akzeptanz zu gewinnen. Dabei sind hektische nderungen an vermeintlichen Stellschrauben zu vermeiden, denn sie schaden nur der Nachvollzieh-barkeit, welche Anpassungen wirklich sinnvoll sind. Erst nach einer angemessenen Anlaufphase, in der man erste Erfahrungen sammeln konnte, sollte man das eigene System bestndig, aber berlegt weiter-entwickeln.

    Wichtige Teilbereiche der Planung von E-Commerce-Projekten1. Strategische berlegungen Basisfragen

    Ist das geplante E-Commerce-Projekt die erste Aktivitt im Online-Bereich? Wenn nein, wer kann ggf. E-Commerce-Kompetenz beitragen?

    Welche Bedeutung hat der E-Commerce als Absatzkanal fr das Unternehmen?

    Welche Prozesse sind involviert? Welche Internet-Vertriebskanle sollen bedient

    werden (z. B. eigener Shop, Auktions- oder Verkaufsplattformen)?

    Welches Sortiment wird angeboten? Welche Preisstrategie soll verfolgt werden? Welche Zielgruppen werden adressiert (z. B.

    Geschfts-, Privatkunden) und in welcher Form (z. B. Sprache, Layout)?

    Soll der Shop regional, national oder auch grenzberschreitend ausgerichtet sein?

    Welche Funktionen soll der Shop beinhalten (z. B. Detailansicht bei Produkten, Warenkorb mit Wunschzettelfunktion, Kundenrezensionen)?

    Welche Marketing-Manahmen sollen einge-setzt werden?

    Wie ist die Lagerhaltung organisiert (z. B. zentral oder dezentral)?

    Gibt es bereits Erfahrungen im Versand (und der Retoure) der Produkte?

    Welche Zahlungsverfahren sollen den Kunden angeboten werden?

    Wird ein Risiko- und Inkasso-Management ntig sein?

    Anhand welcher Kriterien wird der Projekterfolg gemessen (z. B. Umsatz, Neukundengewin-nung)?

    Welche K.-o.-Kriterien (Showstopper) knnen den Projekterfolg gefhrden?

    2. Vom Kick-off-Workshop zum Lastenheft die ersten Planungsschritte

    Definition klarer Projektziele Erfassen von Vorstellungen, Wnschen und

    mglicher Probleme Bedarfsanalyse der Projektbeteiligten Bewertung der Fachanforderungen nach

    Wichtigkeit, Integrationsfhigkeit, Auswirkungen, Widersprchen, Kostenimplikationen und Not-wendigkeit

    Grobe Kostenplanung Erstellung eines (unter Umstnden sehr detail-

    lierten) Lastenhef