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UNIVERSIDAD GALILEOFISICC IDEALICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE
EMPRESAS YTELECOMUNICACIONES
CURSO: ADMINISTRACION 1 HORARIO: 10:00 A 11:00CEI: PETAPATUTOR:
LICDA. MARIA DEL CARMEN SALAZAR
FLUJOS DE TRABAJOInvestigacin semana 4
SANDRA MELYNA LOPEZ RODRIGUEZ
CARNE: 08317002
FECHA ENTREGA: 31 DE OCTUBRE DE 2009
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TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION
..................................................................................................
3Flujo de trabajo
.....................................................................................................
4
Objetivos de un sistema de workflow
...............................................................4Sistemas
de workflow
.....................................................................................
5Aplicaciones/Sistemas Workflow
......................................................................
5
Flujo de Trabajo:
..................................................................................................
7Las 3 Rs de un Flujo de Trabajo:
....................................................................
7Beneficios del Workflow o flujo de trabajo
........................................................ 7
Segn los procesos de negocio que implantemos en la empresa
losbeneficios de los flujos de trabajo pueden
ser:............................................. 8Ejemplo de
Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa
.......................... 8
Flujos de Trabajo personalizados
.......................................................................11Flujos
de Trabajo manejado por eventos
........................................................... 11
Participantes en el Flujo de Trabajo
...................................................................
12Sinnimos
........................................................................................................12
Imagen Definicin del Proceso del Flujo de Trabajo
..................................13Modelo de Referencia del Flujo
de Trabajo
........................................................14
Definicin
.........................................................................................................14Usos
................................................................................................................
14
Figura 4 El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo
.................................. 15CONCLUSION
...................................................................................................
17RECOMENDACIONES
......................................................................................18BIBLIOGRAFIA
..................................................................................................
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INTRODUCCION
La administracin del flujo de trabajo (WorkFlow Management)
esuna tecnologa que est evolucionando rpidamente y est
siendoexplotada en una gran variedad de industrias.Su principal
caracterstica es la automatizacin de procesos queinvolucran
combinacin de actividades humanas y basadas enmquinas,
particularmente aquellas que involucran interaccin conaplicaciones
y herramientas IT (Information Technology).
La WfMC (Workflow Management Coalition) [2] ha sido
establecida
para identificar reas de funcionalidad y desarrollar
especificacionesapropiadas para la implementacin en productos
workflow. Sepretende que esas especificaciones permitan la
interoperabilidadentre productos workflow heterogneos y mejoren la
integracin deaplicaciones workflow con otros servicios IT tales
como correoelectrnico y administracin de documentos.
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Flujo de trabajo
El Flujo de trabajo (workflow en ingls) es el estudio de
losaspectos operacionales de una actividad de trabajo: cmo
seestructuran las tareas, cmo se realizan, cul es su orden
correlativo,cmo se sincronizan, cmo fluye la informacin que soporta
lastareas y cmo se le hace seguimiento al cumplimiento de las
tareas.Generalmente los problemas de flujo de trabajo se modelancon
redes de Petri.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es especfico a la
tecnologade la informacin, una parte esencial del software para
trabajocolaborativo (groupware) es justamente el flujo de
trabajo.
Un flujo de trabajo muestra la secuencia de actividades que
sedesarrollan dentro de uno o varios Casos de uso como una pieza
defuncionalidad concreta que satisface los requerimientos de un
Actor.
Una aplicacin de Flujos de Trabajo (workflow) automatiza
lasecuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para
laejecucin del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de
cada
una de sus etapas y la aportacin de las herramientas
necesariaspara gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajansobre
un mismo repositorio de datos para obtener un resultadocomn. Tiene
entidad el trabajo de cada uno de ellos en smismo.
Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajansobre
su propio conjunto particular, estableciendo losmecanismos de
cooperacin entre ellos. No tiene entidad eltrabajo de ninguno de
ellos si no es visto desde el punto devista global del resultado
final.
Actividades de coordinacin.
Objetivos de un sistema de workflow
4
http://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9shttp://es.wikipedia.org/wiki/Red_de_Petrihttp://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_de_la_informaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_de_la_informaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Trabajo_colaborativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Trabajo_colaborativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Workflowhttp://es.wikipedia.org/wiki/Idioma_ingl%C3%A9shttp://es.wikipedia.org/wiki/Red_de_Petrihttp://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_de_la_informaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Tecnolog%C3%ADa_de_la_informaci%C3%B3nhttp://es.wikipedia.org/wiki/Trabajo_colaborativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Trabajo_colaborativohttp://es.wikipedia.org/wiki/Workflow
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Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacinen el
sistema de informacin.
Establecer los mecanismos de control y seguimiento de
losprocedimientos organizativos.
Independizar el mtodo y flujo de trabajo de las personas quelo
ejecutan.
Facilitar la movilidad del personal.
Soportar procesos de reingeniera de negocio.
Agilizar el proceso de intercambio de informacin y agilizar
latoma de decisiones de una organizacin, empresa o institucin.
Sistemas de workflow
El propsito de los sistemas de workflow, o BPMS - Business
ProcessManagement Systems, es acercar personas, procesos y
mquinas,con el objeto de reducir tiempo y acelerar la realizacin de
un
trabajo. Estos sistemas permiten trabajar en equipo desde
diferenteslugares fsicos.
Los sistemas de workflow facilitan la automatizacin de los
flujos detrabajo entre procesos y permiten integrar los procesos de
laempresa, rediseados de acuerdo con ayuda de nuevas
estrategias.
Existen en el mercado varios productos como ser
FlowMind,openEDMS, wf.com.mx, cardiff, IBM. Existen muchas
metodologasque culminan en la implementacin de un sistema de este
tipo como
son Diagrama de Roles, BPMN, IDEF0, Ciclos de trabajo, etc.
Aplicaciones/Sistemas Workflow
Las aplicaciones Workflow automatizan la secuencia de
acciones,actividades o tareas en la ejecucin del proceso, permiten
realizar unseguimiento de cada etapa del mismo y aportan las
herramientasnecesarias para su control o gestin del flujo de
trabajo.
Un sistema Workflow va ms all y se caracteriza,
principalmente,
5
http://es.wikipedia.org/wiki/Flujohttp://es.wikipedia.org/wiki/Flujo
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por una adecuada integracin con sistemas de informacin
actuales:bases de datos, gestin documental, mensajera, ERP,
etc.,permitiendo la ampliacin de un workflow, de un simple proceso
a laintegracin de varios procesos de negocio interrelacionados.
En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow,
lasprincipales son: Workflow Corporativo, Workflow de
Aplicacin,Workflow Documental y Workflow de Produccin. Algunos
deellas se limitan a su rea en particular y otras permiten
lacomunicacin con aplicaciones externas de manera sncrona(esperando
la respuesta antes de proseguir)y/o asncrona (solamente deja un
"mensaje" y recupera la respuestams adelante).
En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas
muysofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de
losprocesos de negocio, nos referimos a las relacionadas conlas
"herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezasclaves de
automatizacin de procesos administrativos (Workflow) yde gestin de
documentacin.
Actualmente es muy importante acceder a la informacin de
formagil y eficaz. Por regla general la informacin suele estar
endiferentes formatos, segn sea un documento de un tipo u otro,
porejemplo un papel o un documento del programa Word (.doc.), o
unaimagen (.jpg, .gif.), lo que genera un problema de accesibilidad
a losmismos. El tiempo que perdemos a la hora de acceder yrecuperar
la informacin es mucho menor usando unaherramienta Workflow
integrada con otros productos quepermiten el acceso informatizado a
la informacin relacionadacon el workflow definido, lo que se
traduce en una reduccinimportante en cuanto a costes y un
incremento de laproductividad.
Los sistemas de Workflow soportan circuitos de
expedientesdirectamente sobre una red de ordenadores, mediante el
"motor deWorkflow" situado en el servidor de la red, los
expedientes sondirigidos segn unas reglas determinadas facilitando
as las tareas delos usuarios. Los documentos que son escaneados y
almacenadospueden ser recuperados para su anlisis o gestin de forma
sencilla yrpida gracias a las diversas utilidades que ofrece el
sistema.
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Flujo de Trabajo:
Secuencia de tareas donde intervienen unos participantes Cada
participante desempea un papel determinado
Unos documentos se manipulan y se transfieren entrepersonas Se
hace uso de una informacin que fluye entre las tareas De acuerdo
con un conjunto de reglas y procedimientos Para alcanzar un
determinado objetivo
Las 3 Rs de un Flujo de Trabajo:
RUTAS
ROLES
REGLAS
Quin hace cada una de las partes del trabajo (tareas), en qu
ordeny bajo qu condiciones.
El Sistema de Gestin de Flujos de Trabajo define, gestiona y
ejecuta flujos de trabajo apoyndose en las TI.
La informacin que se gestiona puede ser de dos tipos:
Documentos: creados en una determinada aplicacin(procesador de
textos, hoja de clculo...)
Formularios: constituidos por un conjunto estructurado decampos
que contienen datos relativos al proceso
Beneficios del Workflow o flujo de trabajo
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Segn los procesos de negocio que implantemos en laempresa los
beneficios de los flujos de trabajo puedenser:
1. Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de
la
empresa, debido a la automatizacin de muchos procesos
denegocio.
2. Mejora del control de procesos a travs de la normalizacin de
losmtodos de trabajo.
3. Mejor atencin y servicio al cliente; un incremento en
lacoherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad
enlos niveles de respuesta a los clientes.
4. Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con
lasnecesidades empresariales.
5. Optimizacin de la circulacin de informacin interna con
clientes y
proveedores.6. Integracin de procesos empresariales.
Los sistemas de Workflow o de flujo de trabajo, tambin
conocidoscomo BPMS (Business Process Management Systems /
Sistemasde Gestin de Procesos de Negocio) tienen el objetivo de
acercarpersonas, procesos y mquinas, ahorrando tiempo y acelerando
larealizacin del trabajo.
Facilitan tambin la automatizacin de los flujos de trabajo
entreprocesos, pudiendo integrar estos en la empresa de acuerdo a
unasestrategias concretas.
Ejemplo de Workflow: Un flujo de trabajo de una empresa
Veamos cmo un importante laboratorio farmacutico ubicado
enBarcelona se beneficia del Sistema de Workflow en sus procesos
denegocio.
Esta empresa, cuya oficina principal se encuentra en el centro
deBarcelona, posee varios locales y dos centros de produccin en
elextrarradio de la ciudad.
El laboratorio subcontrata tres empresas para la fabricacin de
ciertoscomponentes de su gama de productos y dos empresas externas
parala limpieza de sus instalaciones y el servicio de
seguridad.
Como es de esperar, el laboratorio tiene una gran variedad
deprocesos de negocio y produccin, que abarcan desde flujos de
trabajos manuales y sencillos hasta procesos de negocios
complejos einterrelacionados. Algunos nicamente se describen
como
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procedimientos de trabajo manuales, pero la gran mayora se
definende manera centralizada en su motor de Workflow,
automatizando almximo su ejecucin y control.
Vamos a centrarnos en un ejemplo simplificado, partiendo de
un
pedido proveniente de un mayorista.
A este laboratorio entran documentos de muy diverso tipo;
sobretodo en papel, por lo que lo primero que debe hacer la empresa
esdigitalizar toda la informacin que le llegue y capturar los
datosimportantes, para as almacenarlos y archivarlos en un formato
capazde ser ledo por otros programas. Para poder permitir una
gestincontrolada, cada ubicacin escanea los documentos
localmente,extrae informacin predefinida y se almacena en la base
de datoscentral de su motor de Workflow.
No queremos decir que haya que digitalizar toda la
documentacinde la empresa, tanto interna como externa, sino que
deben/puedendigitalizarse nicamente la informacin necesaria, para
su posteriorgestin, automatizacin y optimizacin permitiendo as
unseguimiento completo de su flujo de trabajo.
En nuestro caso, el formulario de pedido est estandarizado y,
aldigitalizarlo, se puede extraer automticamente la
informacinnecesaria, as como el nmero de mayorista, los productos y
lascantidades pedidas. A este mayorista se le enva la mercanca
los
martes y jueves de cada semana. Hoy es lunes.
1. El sistema de Workflow consulta las existencias en
elstock.
A los productos que hay en almacn les resta los pedidos y
losmarca como reservados para este cliente.
2. A continuacin la aplicacin enva un email al departamentode
envo de mercancas.
Este, por su parte, procesa el envo consultando los
productosmarcados para este mayorista, genera el
albarnautomticamente y prepara el envo para el martes. La lectura
delos cdigos de barras de los productos enviados cambia el
estadodel producto para este cliente. Si hasta el martes no se
hanprocesado los productos todava, el Workflow enva un aviso a
unaestancia superior.
3. El motor de Workflow, adems, consulta dnde se fabrica
cada producto
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De modo que actualiza tambin automticamente la planificacinpara
cada centro de produccin, y enva los emails con lainformacin de los
productos pedidos a cada una de las empresassubcontratadas.
4. A partir de este momento el sistema de Workflow consulta
labase de datos los lunes y mircoles para verificar si haentrado la
mercanca en el almacn
Para este mayorista y, en caso afirmativo, repite los pasos 1 y
2. Sipasado un plazo definido no se ha recibido la mercanca en
elalmacn, el sistema ejecuta los procesos definidos para cada
caso.P.e. enviar un email de recuerdo a las empresas
subcontratadas, y ensegundo lugar a la instancia superior. Para que
esto funcione seactualiza la base de datos, a travs de la lectura
de los cdigos de
barras de cada producto, cuando este entra en el almacn. En el
casode las empresas subcontratadas, se digitaliza el albarn y se
extrae lainformacin para actualizar el stock.
5. Naturalmente, tambin la facturacin y los pagos defacturas
aprovechan la informacin del procesoalmacenado en la base de datos
del sistema Workflow.
Cuando el importe de la mercanca enviada supera cierto lmite,
segenera automticamente una factura para una serie de envos.
Por
otro lado, cuando llega la factura de la empresa subcontratada,
secomparan automticamente los datos del albarn correspondiente y,si
no hay discrepancias, se enva un email al responsable para
laaprobacin de pagos. La aprobacin, a su vez, genera el envo deotro
email para avisar del pago pendiente.
Como hemos visto, el proceso de pedido y entrega de
mercancasafecta a varios departamentos internos y a partes externas
de laempresa. Es un Workflow relativamente complejo y en gran
parteautomatizado. Podra automatizarse ms si los clientes
efectuasen lospedidos directamente desde una aplicacin en Internet.
Y todo ello,sin modificar el flujo de trabajo definido en el motor
de Workflow.
El laboratorio debe pagar a las dos empresas que
tienesubcontratadas, para la limpieza de los edificios la
seguridad. Paraello aprovecha mdulos de los flujos de trabajo ya
definidos,agilizando, de esta manera, los trmites necesarios y
aumentando laeficiencia de la empresa. Otros muchos procesos pueden
beneficiarsede la implantacin del Workflow.
Pixelware le ofrece una solucin, basada en componentes
de Workflow, cuyas ventajas principales se centran en el
aumentodel rendimiento y la productividad del trabajo de su
empresa, un
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incremento en el control del proceso a travs de un seguimiento
delos flujos de trabajo de la empresa y una mayor agilidad de todos
losprocesos de negocio.
El sistema de flujo de trabajo de Shado CMS permite definir
procesosde varios pasos (multi-step) incluyendo varios tipos de
contenido,personal de varios departamentos y acciones como
presentar, revisaro aprobar.
Flujos de Trabajo personalizados
El motor del flujo de trabajo puede ser personalizado para
adaptarse
a las necesidades del usuario.
Flujos de Trabajo manejado por eventos
Los comandos del flujo de trabajo manejado por eventos pueden
ser
construidos en cualquier componente de Shado CMSo
empleado como un servicio independiente que integra
procesos,
gente y contenido segn se necesite.
El ejemplo de abajo muestra como el servicio del flujo de
trabajo
puede ser ampliado para automatizar procesos del negocio y
no
nicamente para ser usado para la edicin -> aprobacin
->
publicacin, funcionalidad del administrador de contenido.
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Participantes en el Flujo de Trabajo
Un recurso que lleva a cabo el trabajo representado en un
ejemplo de
actividad del flujo de trabajo. Este trabajo se manifiesta
normalmentecomo uno o ms asuntos de trabajo asignados al
participante deflujos de trabajo va la lista de trabajo.
El trmino Participante en el Flujo de Trabajo se aplica
normalmentea un recurso humano pero podra conceptualmente incluir
recursosbasados en mquinas como delegado inteligente.
Un participante en el flujo de trabajo puede ser
identificadodirectamente en la definicin del proceso de trabajo, o
(ms
normalmente) se identifica por referencias en la definicin
delproceso a un rol o entidad organizativa, que pueda despusser
ocupada por uno o ms de los recursos disponibles para elsistema de
flujos de trabajo, para operar en ese rol durante elproceso
representado.
En la Definicin del Proceso Meta-Model del WfMC, la declaracin
delparticipante de flujos de trabajo puede identificar un
participantecomo uno de estos cuatro tipos humano, recurso
(mquina), rol ounidad de organizacin. Alternativamente las
referencias pueden ser
un Modelo de OrganizacinImagen Definicin del Proceso del Flujo
de Trabajo
Sinnimos
Actor Delegado Jugador Usuario Jugador de rol Intrprete del
Trabajo
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Imagen Definicin del Proceso del Flujo de Trabajo
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Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo
Definicin
Una representacin arquitectnica de unsistema de gestin del flujo
de trabajo,identificando las fases ms importantes delsistema,
desarrollado por la Coalicin deGestin del Flujo de Trabajo.
Usos
El Modelo de Referencia proporciona el marcoarquitectnico
general para el trabajo delWfMC. Identifica fases cubriendo,
engeneral, cinco reas de funcionalidad entre el
sistema de gestin de flujos de trabajo y sumedio ambiente.
La importacin y exportacin de definiciones del proceso
Interaccin con las aplicaciones del cliente y el software de
lalista de trabajo
La peticin de herramientas de software o aplicaciones
Interactuacin entre los diferentes sistemas de gestin de
flujosde trabajo
Funciones de Administracin y Control
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Figura 4 El Modelo de Referencia del Flujo de Trabajo
Un Workflow es la automatizacin parcial o total del proceso
denegocio, con el objetivo de lograr la interaccin de
diversasactividades realizadas por personas y mquinas.
Los SGD (Sistemas de Gestin Documental) son sistemas dedicados
aincrementar el rendimiento productividad en la gestin de
documentos, facilitando el control y optimizacin de los flujos
deinformacin que existen dentro de una compaa. Los SGD actuales
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son sistemas dinmicos apoyados en tecnologas de flujo de
trabajo(workflow) y trabajo en grupo (groupware).
El objetivo de este trabajo consiste en el desarrollo de un
sistemaworkflow basado en una arquitectura java y su aplicacin a la
gestin
documental.
En este trabajo utilizamos tecnologas sumamente innovadoras
comoson el concepto de Workflow, la utilizacin de Java para
desarrollaruna arquitectura Workflow utilizable a travs de Internet
y laimplementacin en el lenguaje Java de un Motor de Workflow
quecumple con la mayora de las especificaciones de un Motor
deWorkflow Genrico, adems de la integracin y desarrollo de
lasInterfaces de un Sistema Workflow, para aplicarlo a un sistema
degestin documental.
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CONCLUSION
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RECOMENDACIONES
1. En cualquier aplicacin, hay una cosa que puede
estardeterminado de: cambio ocurre. Uno de los problemas mscomunes
que encontrar los desarrolladores esfuerzan con escmo tratar los
flujos de trabajo de control de versiones y susclases
relacionadas
2. Los flujos de trabajo permiten modelar procesos
empresarialesde larga ejecucin o lgica de negocios. Adems,
WindowsWorkflow Foundation (WF) proporciona servicios de
persistenciaque permiten para el estado de instancias individuales
de unproceso empresarial se guardado en un almacn permanente,como
una base de datos de Microsoft SQL Server.
3. Considere la posibilidad de un flujo de trabajo que usa
algunostipos de .NET como datos, por ejemplo, una clase Order.
4. A medida que su organizacin crece y se desarrolla, los
flujosde trabajo de la administracin de documentos diseados
paradeterminadas circunstancias, y luego adaptados sobre lamarcha,
pueden resultar ineficaces para satisfacer lasnecesidades
actuales
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5. Reflejar, mecanizar y automatizar los mtodos y organizacinen
el sistema de informacin y Agilizar el proceso deintercambio de
informacin y agilizar la toma de decisiones deuna organizacin,
empresa o institucin
BIBLIOGRAFIA
Workflow patterns Conjunto de patrones de diseo de flujos
detrabajo; evaluacin comparativa de lenguajes de definicin
deprocesos de negocio
"Knowledge Based Techniques to Increase the Flexibility of
Workflow Management" Barbara Dellen, Frank Maurer,
GerhardPews
www.wikipedia.com
http://www.workflowpatterns.com/http://citeseer.ist.psu.edu/dellen97knowledge.htmlhttp://citeseer.ist.psu.edu/dellen97knowledge.htmlhttp://www.wikipedia.com/http://www.workflowpatterns.com/http://citeseer.ist.psu.edu/dellen97knowledge.htmlhttp://citeseer.ist.psu.edu/dellen97knowledge.htmlhttp://www.wikipedia.com/
![Trabajo de Flujo de Importaciones[1]](https://img.pdfslide.net/doc/110x75/5571f30c49795947648d68eb/trabajo-de-flujo-de-importaciones1.jpg)
