1. Introdução;2. Papéis e arquivos

do protocolo;3. Rotinas de arquivamento;

4: Rotinas de consulta;5. Conclusões.

Antonio Carlos M. Mattos··

• Este trabalho foi apresentadoao Centro Tecnol6gico de

Saneamento Básico, por solicitaçãoda Diretoria, a quem o autor

agradece a colaboração.

•• Engenheiro eletricista(EPUSP), p6s-graduado emAdministração de Empresas

(EAESP-FGV), professordo Departamento de Métodos

Quantitativos, Escola deAdministração de Empresas de

São Paulo, da FundaçãoGetulio Vargas.

R. Adm. Emp., Rio de Janeiro,

1. INTRODUÇAOEm muitas empresas brasileiras, principalmentepúblicas, o Protocolo é uma seção onde os do-cumentos, basicamente, recebem um carimbocom número e data e são guardados. Esta, en-tretanto, não é a principal finalidade de umprotocolo, mas apenas sua função primitiva.

O termo, "protocolo" originou-se do gregoprôtos, primeiro, e koUeR.e, colar, juntar comadesivo. Esta etimologia adveio de um costumeantigo (2 000a. C. ) , que consistia em colar umaprimeira folha de papiro no rolo, onde estavaindicada a sua autenticidade e a data em quefoi concluido.

Modemamente, o Protocolo é encarado nãomais como um mero local de registro de do-cumentos, mas, e principalmente, como umacentral de informações da empresa.

Assim, o Protocolo se assemelha, de certomodo, a uma biblioteca. Entretanto, ao contrá-rio desta, onde os documentos são de carátergeral, os documentos do Protocolo são específi-cos da empresa, a ela interessando diretamente.Isto implica algumas diferenças quanto aos ti-pos de arquivos e quanto às rotinas de armaze-namento e recuperação de informações.

O Protocolo, encarado dessa forma, deve pos-suir estrutura de um banco de dados. Paradeãní-ía precisamente, devemos iniciar pelo es-tabelecimento das consultas mais freqüente-mente realizadas. Admitiremos as seguintes:1. Que pasta trata de determinado assunto?2. Onde está essa pasta?3. Há quanto tempo essa pasta está nesselugar?4. Com que freqüência essa pasta tem cir-culado?5. Que documentos tratam de determinadoassunto?6. Quando foi emitido, recebido, quem enviou,quem assinou, etc.?7. Onde está o documento emitido em tal épo-ca, por tal empresa, sobre tal assunto, etc.?

Esta lista, embora não exaustiva, já é sufi-ciente para a caracterização de uma estruturade armazenamento e recuperação de informa-ções, que será a preocupação deste trabalho.

Devemos notar, entretanto, que nada do quese segue seria necessário se não houvesse o pro-blema do tempo de resposta do sistema.13(4) : 49-59, out./dez. 1973

Um protocolo com estrutura de banco de dados

Com efeito, as perguntas anteriores podemser respondidas por qualquer sistema de proto-colo, mesmo os convencionais. A diferença resi-de no fato de que, enquanto no sistema tradi-cional se levariam horas ou mesmo dias para seter respondida uma consulta do tipo acima, omoderno deve levar minutos, se tanto. Aliás,uma central de informações com tempo de res-posta de ordem de horas, melhor seria chamadade "Arquivo Morto".

Um outro aspecto deste trabalho é que, embo-ra a implantação do sistema proposto seja per-feitamente factível em computadores, foi eledirigido para o processamento manual. A utili-zação de computadores só será justificada quan-do o tempo de resposta e os custos começarema se elevar substancialmente, devido ao aumen-to excessivo de informações armazenadas e/ouao aumento do número de consultas por mi-nuto.

Figura 1

PROTOCOLO

PASTA N! __ 17

50

ASSUNTO: _

OBSERVACOES· _

+--------240 IMI--------

Revista de Adminf8traç40 de Empre,tU

Figura 2Sistema de Circulação de Pastas e/ouDocumentos

2. PAPÉIS E ARQUIVOSDO PROTOCOLOVeremos,aqui, que formatações serão utilizadaspara o registro das informações no Protocolo,e que tipo de dado serâ armazenado.

2.1 Pasta de documentosPartiremos do princípio de que qualquer do-cumento protocolado, estará sempre incluídoem uma pasta de documentos.Tal pasta (ver figura 1), em alguns casos, pode

ser assimilada aos conhecidos processos dasrepartições públicas.

Cada pasta conterâ todos os documentos re-lacionados com determinado assunto, dispostosem ordem cronológica.

Serão codificadas seqüencialmente (n.o deordem/ano) e assim arquivadas.

2.2 Fichas de circulaçãoAs fichas de circulação das pastas ou dos do-cumentos (um dos componentes da pasta), de-sempenharão um papel importante no esquemade circulação (ver figura 2). Dentro desse es-quema, toda pasta estarâ sempre acompanhadade uma ficha de circulação.

Figura 3A Ficha de Circulação

NQ do posto

Ficho de circulccõo

Origem Destino Material protocolado - A circular. Motivo do circulaçOo

O Diretoria O O Posto n2 O Desanexar desta posto o doc. nQ_e anexó -Io b posto sobre ___ .

O Protocolo O O O DavolucõoO Secõo t O O Poro exame do documento nAO Secõo 2 O Observações

O Protocolar e expedirO Seção 3 O O RequisiçãoO O OO ... O

Origem _Assinaturas Destino ~ __

Tais fichas (ver figura 3) terão como funçõesprecisar:

a) de onde vem a respectiva pasta e para ondedeve ser enviada. ("Origem" e "Destino");

b) qual a pasta a ser enviada (cf. "materiala circular") i

c) por que razão será circulada (cf. "Motivoda Circulação"). Entre os mais freqüentes, te-mos:

c.1) Um documento está erroneamente loca-lizado em uma pasta, devendo ser removido paraoutra; esta tarefa é específica do Protocolo, esó ele poderá anexar ou desanexar documentosa uma pasta. Isto será realizado segundo umarotina a ser vista adiante (cf. item 34).

c.2) Devolução ao Protocolo ou a uma seção(ct. item 33).

c.3) Um documento acaba de ser protocolado;a pasta respectiva é imediatamente enviada aointeressado, para exame (cf. item 35).

c .4) Uma correspondência deve ser protoco-lada e expedida .para fora da empresa (pelocorreio, etc.) (cf. item 36).

Doto --''----'/..!-7_

\g via Deve •••. auinoda pelo destino e devolvido à ori<)tm.2g via Deve ser •• viodo pela ori90m 00 protocolo.

c.5) Uma pasta é requisitada ao protocolo(cf. item 31);

d) qual a data em que circulou;

e) o responsável pela circulação ("assinaturas-origem") ;

f) quem recebeu a pasta ("assinaturas-Destino"); a ficha assim assinada é devolvidaà origem (ver figura 2), ficando em seu podersob a forma de um recibo;

g) o endereço onde se encontra cada pasta, Aatualização do arquivo das fichas de circulaçãoé obtida com o envio da segunda via ao protoco-lo. Esse arquivo conterá as fichas dispostas pelaordem dos números das pastas, como indicado 51em seu canto superior esquerdo, e em ordemcronológica para cada pasta.

2.3 Folhas de indexação

Estas folhas irão constituir o arquivo mais im-portante do' protocolo, conferindo-lhe a carac-terística de um banco de dados documental(ver figura 4). Cada documento, ao dar entradano protocolo, será normalmente indexado, se-gundo o conceito biblioteconômico, mas sem. autilização de Catálogos (Dícíonáríos) (cf.item 35).

Protocolo com estrutura de banco de dados

Figura 4A folha de Indexação

Assunto principal (Descritor)

N2 do posto onde se encontro o documento (último número)

17

Número do protocolo

Folha de indexo,Qo

Tipo de documentoDoto de emissQoDoto de recebimento _Fonte· emissoraA Quem é ender~odo _

Quem assinouOutros assuntos

ObservoçOes : ___________ Indexador (o) _

Dos vários assuntos tratados em um do-cumento, um deles deve ser considerado o prin-cipal (Descritor), que poderá ou não coincidircom o assunto da pasta respectiva (ver figura1). Tal assunto principal, juntamente com onúmero da pasta e o do protocolo, encabeçama Folha de Indexação, estando prevista a pos-sibilidade de ·anexação e desanexação de do-cumentos a uma pasta (Rotina 34).

A seguir são lançlUios o tipo de documento(ver apêndice), a data em que foi emitido, adata em que foi recebido pela empresa, qual aorganização responsável pela sua emissão, pes-soa (ou empresa) a que é endereçado, quem ofirmou, e outros assuntos também tratados(outros descritores), além do principal.

52 Também consta da Folha o nome da pessoaresponsável por essa indexação.

Deve ser ressaltado que o bom funcionamentodo sistema de recuperação depende do corretopreenchimento dessa Folha, motivo pelo qualdeverá ser exigido um bom nível profissional da

. pessoa responsável pela indexação.O conjunto das Folhas de Indexação, ordena-

das pelo assunto principal, irá constituir umarquivo. Outros arquivos poderão também sercriados, onde o critério de ordenação poderáser outro (por tipo de documento, por data deemissão, etc.) , tudo dependendo da freqüênciado tipo de consulta feita ao Protocolo.Bevilta de ~dmin.iltrCIÇ40 de .mpr6fCII

2.4 Livro de registro das pastasEste livro tem por finalidade associar o númerode cada pasta aos documentos nela contidos eao assunto da pasta (ver figura 5). l!:um regis-tro seqüencial por número da pasta, e onde estáprevista a possibilidade de anexar e desanexardocumentos. (Rotina 34.)

Figura 5O Livro de Registro das Pastas

N! do posto Assunto principalCddigo dos documentos001/73

2.5 Livro de registro de documentosPossui a mesma finalidade que o livro anterior,mas aplicado a cada documento individualmen-te (ver figura 6).

Figura 6O Livro de Registro dos Documentos

N! do protocolo Assunto principal do doCllllentoN! do posto00001/73

3. ROTINAS DE ARQUIVAMENTOVeremos, neste item, os processos a serem se-guidos para o registro de informações no Pro-tocolo, em um total de seis rotinas. A convençãoutilizada na representação gráfica dessas roti-nas (fluxogramas) está indicada abaixo (verfigura 7).

3 .1 Rotina de expedição de pastas

Um documento relativo a certo assunto é so-licitado ao Protocolo. Após a consulta ao arquivodas Folhas de Indexação, é obtido o número dapasta que contém tal documento. Se a solicita-ção feita for em termos de uma pasta eenão deum documento, o Livro de Registro de Pastasdeverá ser consultado.

Uma vez determinada a pasta, a rotina setorna (os números dos parágrafos se referemaos módulos de processamento manual do flu-xograma) :

Figura 8Rotina de Expedição de Pastas

2

53

AP

Arquivodas

pastas

a) desarquivamento da Pasta;b) a ficha de circulação é preenchida (comcarbono) : Origem ----protocolo, destino ----seçãosolicitante, material a circular e canto superioresquerdo ----n.o da pasta, motivo ----requisição,data e assinatura.

A primeira via, juntamente com a pasta, sãoenviadas à seção solicitante, e a segunda via(carbonada) é arquivada.

Figura 7Simbologia dos Fluxogramas

o Nome do rotino ou sub-rotino

O Número do porogrofo

O DecisOo

O Documento

\J Arquivo

O Processomento monuol

~ ComunicoçOo à distc\ncio

C> Fluxo de informo,aes

V Lixo

Arquivodas fichas

de círcelocõo

Protocolo com estrutura de banco de dados

Figura 9Rotina de Recepção de Fichas de Circulação

Devolvero origemenviado

erroneamente

nao

3

sim

4I------!~

ArquIvodos fichas

de círcelocõo

sim

2

nao

Arquivodas fichas

de clrculatãoAFe

3.2 Rotina de recepção de fichas de circulação

A chegada de uma ficha de circulação aoprotocolo deve ser acompanhada das seguintesprovidências :

a) verificar se é primeira via;

b) se for segunda via, então é oriunda de ou-tra seção (ver figura 2) e deve ser arquivada;

c) se for primeira via, deverá ter sido emitidapelo Protocolo e serâ o recibo da pasta. Casocontrârio será devolvida à origem por ter sido

54 entregue por engano;

d) tendo sido emitida pelo Protocolo, a segun-da via correspondente é desarquivada e lançadaao lixo, sendo substituída pela primeira vianesse arquivo.

3.3 Rotina de recepção de pastas

Uma pasta, após ter sido consultada, é devol-vida ao Protocolo, juntamente com a ficha decirculação, em duas vias. Isto desencadeia asseguintes ações:Bevjata de Admtnjatrcu;40 de Empresas

a) os documentos contidos na pasta são con-feridos por meio da relação existente no livrode Registro de Pastas;

b) se faltar algum documento é perfomadauma sub-rotina de busca (4 - 6). Se houverdocumentos a mais, é porque houve algum errode procedimento. Neste caso o Protocolo deveráse informar acerca do motivo da irregularidade,e elímíná-la; este caso não estâ previsto aqui;

c) se não houver falta, a primeira via é assi-nada e devolvida, e a segunda via e a pasta sãoarquivadas;

d) quanto ao processo de busca, o Protocolo secomunica com a origem, reclamando a falta dodocumento cujo assunto é obtido a partirdo Livro de Registro de Documentos;

e) se tiver havido extravio, então:

f) tal fato, incluindo a seção responsâvel, seráanotado no Livro de Registro de Documentos,na Folha de Indexação correspondente e naPasta;

g) caso contrârio, o documento será colocadona Pasta, e tudo se passa como se nada tivessehavido (c).

Figura 10Rotina de Recepção de Pastas

Livro de ~registro LRQde documentos

7

3.4 Rotina de desanexação/anexação de umdocumento a uma pasta

Devido ao crescimento dos arquivos, ou por al-gum engano, pode ocorrer que haja necessidadede mudar todos ou algum documento da pasta.Tal operação deverá ser realizada exclusivamen-te pelo Protocolo, como descrito a seguir (figu-ra 11).,

a) a pasta juntamente com a ficha de circula-ção são submetidas à Rotina de Recepção dePastas (n.o 33);

b) a seguir, com base no assunto escrito naFicha de circulação (Motivo) é determinado onúmero da pasta correspondente, consultando-se o Livro de Registro das Pastas. Com esse nú-mero, encontra-se no Arquivo das Fichas de Cir-culação o endereço físico da pasta;

c) se a pasta jã se encontrar no Protocolo, serãdesarquivada;

PoroO ongem

~~~~~~--~~Arquivo

dos postos

Arquivodos fichas

de circuloçOo

d) caso contrârio, será requisitada e

e) submetida à Rotina de Recepção de Pastas,ao chegar;

f) o documento a ser desanexado da pasta (in-dicado na coluna "motivo" da Ficha de Circula-ção que chegou com a pasta em (a) é dela re-tirado.

55g) Se essa pasta contiver apenas um documen-to, írá ao lixo após a desanexação; caso centrá-rio, será arquivada.

h) Em seguida, na Folha de Indexação do do-cumento em trânsito é anotado o novo númeroda pasta para a qual se dirige (canto superioresquerdo), bem como no Livro de Registro deDocumentos; o número desse documento tam-bém é lançado no Livro de Registro das Pastas.

i) Após essas atualizações o documento é fi-nalmente anexado à pasta e arquivado.

Protocolo com estrutura de b'!nCo de dados

Figura 11Rotina de Desanexação - Anexação de um Documento a uma Pasta

Endereço

Arquivodos fichasde circulo~o

Id~A;::;::

>-,,=im -----o( Buscar I t>f6\3 _ posto / \::J

N2 do posto

3.5 Rotina de Recepção de Documentos

56

Todo documento a ser protocolado, quer tenhachegado de fora da empresa ou para lá se diri-gindo, quer seja de uso interno, deve seguiresta rotina (figura 12.1 e 12.2).

a) O documento é aberto e lido, qualquer queSeja ele;

b) após a leitura, deve ser decidido a conve-niência ou não, de ser protocolado. Se não forrelevante para a empresa, o documento serásimplesmente enviado para o destinatário;

c) caso contrário será codificado, mediantetranscrição no Livro de Registro de Documentose carimbado, e indexado pelo preenchimento daFolha de Indexação (item 23);Bevwta de AdminwtrtJç40 de Emprucu

l.ivro deregistro

dos postosArquivo ÇJdos postos V

Arquivode folhasde indexaçOo

Livro deregistro

de documentos

d) determinado o assunto principal do do-cumento, localiza-se, no arquivo das Folhas deIndexação, qual a pasta em que deve ser in-cluído;

e) se não houver tal pasta, será aberta umae aí incluído o documento;

f) após o seu preenchimento com os novos da-dos, os três arquivos são atualizados, semelhan-temente ao item 8 da Rotina 34;

g) essa pasta é em seguida enviada ao desti-natário, de acordo com a Rotina de Expediçãode Pastas;

h) por outro lado, se tiver sido encontradamais de uma pasta, uma delas deverá ser sele-cionada, consultando-se o livro de Registro dasPastas;

Figura 12.1Rotina de Recepção de Documentos (RRD)

PoroO destino

I------<:~

Rotina deexpedi,aode postos

Mot ivo DI exame

87

Arquivode folhasde indexo~ao

Arquivo :fl Livro de "de folhas F I registro de LRDde indexo~o documentos'

i) selecionada a pasta, seu endereço é locali-zado no Arquivo das Fichas de Circulação;

j) Se não se encontrar no Protocolo, será re-quisitada e recepcionada (Rotina 33).

1) Se já se encontrar no Protocolo, será desar-quivada e nela incluído o documento. Tantoneste como no caso anterior, o restante se passacomo em (f) e (g) acima.

Figura 12.2Rotina de Recepção de Documentos (cont.)

FC Arquivodos fichas

de crculocõo

57Rotina

de recepcõodos postos

Protocolo com estrutura de banco de dados

3 .6 Rotina de expedição de documentos

Um documento a ser enviado para fora ou paradentro da empresa, nela tendo sido gerado, se-gue esta rotina (figura 13).

a) A cópia do documento é processada segundoa Rotina de Recepção de Documentos e é ar-quivada;

b) o original é colocado em um envelope eenviado ao destinatârio.

Figura 13Rotina de Expedição de Documentos

Arquivodos

postos

Poro o correio ou ~

3.7 Rotinas de consulta

58

De nada valeria todo o trabalho anterior se nãose destinasse a algum fim. E esta finalidade éresponder a perguntas semelhantes às apresen-tadas na introdução.

Os procedimentos necessáríos à recuperaçãode informações dos arquivos, isto é, as rotinasde consulta ao protocolo são a seguir descritas.

As perguntas do tipo 1 são respondidas pelaconsulta direta ao Livro de Registro das Pastas.

Se o número de pastas for grande, o tempode acesso poderá ser reduzida pela criação deum arquivo complementar, onde os registrosestarão ordenados por assunto.

Quanto aos tipos 2, 3 e 4 a resposta é imedia-tamente obtida do Arquivo das Fichas de Cir-culação. Notemos que as perguntas 3 e 4 podemindicar a eficiência" das seções e o grau de difi-culdade dos problemas.

As perguntas do quinto e sexto tipo são solu-cionadas por consulta ao arquivo das Folhas deIndexação.Bevjsta de Adminwtração de Empresas

As do tipo 7 requerem uma estratégia mista,com consultas às Folhas de Indexação e Fichasde Circulação - outros tipos de consulta exis-tem, como combinação das anteriores, emboraestas sejam mais freqüentes. No entanto, comonão oferecem dificuldade, não foram menciona-das.

4. CONCLUSOESO sistema ora apresentado deve ser encaradocomo uma alternativa possível, e não a única,é claro. Várias outras soluções existem, depen-dendo do caso. Entretanto, o que nos norteouneste trabalho foram duas premíssas básicas:

a) o sistema deverá possibilitar a recuperaçãoda maior quantidade de informações possívelem um mínimo de tempo, ou seja, possuir umaestrutura de banco de dados;

b) o sistema deverá ser o mais simples possí-vel, aí incluída pequena quantidade de papéis,uma vez que os processamentos serão manuais.

Desse modo, procuramos estabelecer um com-promisso ótimo entre esses fatores conflitantes,com consciência, entretanto, de que outros óti-mos poderão eventualmente existir, tudo depen-dendo do enfoque filosófico do projetista.

~NDICE

Tipos de documentos usuais

Artigo de Revista (A)separata

Estudo (E)apostilaanáliseanaisartigoboletimcomentárioconferênciadiscursodissertaçãodocumentaçãodocumentárioensaiojurisprudêncialaudomanuscritomonografiaprojetoprocessopesquisaparecerrelatórioresumosemináriosimpósiosíntesetesetratado

Folheto (F)anúnciocartazentrevistaexamefichanoticiapanfietoprovaprogramapartiturarecorte de jornalteste

MisSiva (M)atestadoatobilhetecartacertlflcadocircularcomunicadodiplomaepistolamemorandopetiçãorecomendaçãorequerimento

Quadro (Q)desenhogravuragráficomapapinturaplantaretratofotografia

slidefilmemicrofichamicrofilmetransparência

Gravação (G)cartão magnéticocartão perfuradodiscofita de papelfita magnéticatambor magnéticovídeo-tape

Catálogo (O)anuárioálbumantologiaalmanaqueatlascompilaçãocoletâneaguiamanualmostruáriobibliografiadicionário

enciclopédiathesaurusglossáriO

Tabela (T)dados estatísticosíndicerelaçãolistabalanço

caixacontas correntescontas de resultadobalancetediáriorazão

Normas (N)códigoconstituiçãodecretodecreto-leideclaraçãoleinorma técnicaportariaresolução

Livro (L)biografiaauto-biógrafiacoletâneacatálogo (v. também)documentáriodivulgaçãodidático

elementar ou introdutóriointermediárioavançado

ensaiosestudosgramáticainstrução programadaliteratura

contosviagenspoesíasromancesficçãoseleçõesinfantilestóriasteatrofolclorelendassátiraanedotasnarrativascriticasdiárioobras selecionadas

religiOSOfolclorecatecismobiblialendasenciclica

tratadostesestexto (v. didático)

Protocolo com estrutura de banco de dados

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