7164 131 1

  • View
    218

  • Download
    1

Embed Size (px)

DESCRIPTION

http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-131-1.pdf

Text of 7164 131 1

  • Erfarenheter av driftentreprenad

    Diskussionsunderlag i upphandlingsprocessen

    Utveckling av fastighetsfretagande i offentlig sektor (U.F.O.S)

  • FrordSedan brjan p 1990-talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighets-organisationer kper fastighetsfrvaltningen p entreprenad. Syftet med att kpa tjnster istllet fr att utfra dem i egen regi har i de flesta fall varit att effektivisera verksamheten och samtidigt hja servicekvaliteten. De vanligaste entreprenaderna gller drift, och i takt med att allt fler entreprenader genom-frts och att dessa dessutom ofta kombineras med incitamentslsningar av olika slag, torde det nu finnas tillrckligt med underlag fr att grundligt analy-sera entreprenaderna utifrn svl kostnader som kvalitetsaspekter.

    Syftet med denna skrift r att presentera ett diskussionsunderlag som kan anvndas som inspirationsklla svl vid utveckling av den egna upphand-lingsprocessen som vid en frstagngsupphandling. Genom en utvrdering av ett antal genomfrda entreprenader utifrn de ml som satts upp i sam-band med upphandling och genomfrande av driftentreprenaderna, finns nu ett omfattande intervjumaterial. Tanken r att detta material sedan kan anvndas och analyseras p hemmaplan av dem som vill utveckla sin process fr konkurrensutsttning. Denna skrift sammanfattar de viktigaste slutsat-serna av intervjumaterialet. Hela materialet finns ocks tillgngligt i form av en bilaga som kan laddas ner frn ntet. Resultatet av underskningen skall ses som en avstmning av hur offentliga bestllare, hyresgster, entrepren-rer och upphandlingskonsulter ser p upphandlad fastighetsdrift vren 2005.

    Skriften vnder sig i huvudsak till tjnstemn och politiker i offentliga fastighetsorganisationer som kontinuerligt arbetar med, eller precis skall brja arbeta med konkurrensutsttning av fastighetsdrift.

    Projektet har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsfretagande i Offentlig Sektor (U.F.O.S.) i vilket ingr Sveriges Kommuner och Landsting, Samverkansforum fr statliga byggherrar och frvaltare, Fortifikationsverket samt Akademiska Hus AB.

    Rapporten har utarabetats av Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB. En styr-grupp har medverkat i arbetet, bisttt med material och lmnat vrdefulla synpunkter. Styrgruppen har besttt av Mats Adell, Specialfastigheter Sverige AB; Anders Bhlin, Fortifikationsverket; Per Kihlstrm, Statens fastighetsverk; Sven Palo, Norrbottens Lns Landsting; Gran Elsmn, Regionfastigheter i Skne; Ola Falk, Gvle Kommun; Bertil Lundstrm, Malm kommun samt Per Ollas, Aff-kommittn. P uppdrag av U.F.O.S har Linda Andersson och Magnus Kristiansson, bda Sveriges Kommuner och Landsting, varit projektledare.

    Stockholm i februari r 2006

  • 2 Erfarenheter av driftentreprenad

    InnehllSammanfattning ...............................................................................................................3

    Inledning .............................................................................................................................8

    0 Uppgifter om de som svarat samt om entreprenaden ..................................12

    1 Motiven fr entreprenad .....................................................................................14

    2 Synpunkter gllande begrnsningar i entreprenaden .................................. 21

    3 Frfrgningsunderlaget........................................................................................29

    4 Den valda ersttningsformen ............................................................................. 37

    5 Upphandlingsfrfarandet ....................................................................................46

    6 Erfarenheter av genomfrandet ........................................................................ 54

    7 Entreprenadens avslutning .................................................................................69

    8 Hyresgsternas/nyttjarnas erfarenheter ..........................................................74

    9 vriga frgor och synpunkter ........................................................................... 78

    Bilagor .............................................................................................................................. 83

    U.F.O.S. 2006

    118 82 Stockholm Tfn 08-452 70 00

    E-post: fastighet@skl.se Webbplats: www.ufos.to

    ISBN-10: 91-7164-131-9

    ISBN-13: 978-91-7164-131-1

    Tryckeri: Multitryck, Eskilstuna

    Text: Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB

    Illustrationer: Oskar Ohlsson Omslagsfoto: PeKa Reportage

    Projektledning: Magnus Kristiansson och Linda Andersson

    Grafisk form: Forum1

    Distribution: Tfn 020-31 32 30, fax 020-31 32 40, www.skl.se (vlj Publikationer)

  • Sammanfattning 3

    Sammanfattning Under 1990-talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighetsorga-nisationer anvnder sig av entreprenader inom fastighetsfrvaltningen. Syftet med denna underskning r att utvrdera de erfarenheter som nu finns om upphandling och genomfrande av driftentreprenader.

    Ett frgeformulr har snts ut till bestllare, hyresgster och entreprenrer. Totalt har 65 svar inkommit. De frdelar sig med 28 svar frn bestllare, 12 svar frn hyresgster och 19 svar frn entreprenrer. Dessutom har 6 upp-handlingskonsulter lmnat sina synpunkter.

    Underskning har samlat erfarenheter frn 33 olika entreprenader som r genomfrda ver hela Sverige. De frdelar sig med 6 fr marksktsel, 26 fr fastighetsdrift och 1 som gller VA-frsrjning. Entreprenaderna r genomfrda i svl stora som sm objekt som alla gs av kommuner, lands-ting och svenska staten. Svar frn bde stora och sm entreprenadfretag ingr i underskningen.

    Resultat

    En analys av de inkomna svaren visar att erfarenheterna skiljer sig t ganska mycket. Upphandlingarna r olika, dels beroende p olika lokala frutsttningar och olika ambitioner frn bestllarna, dels beroende p hur mnga entreprenrer som r verksamma p orten. Vissa svar r dock ganska likartade oberoende av de lokala skillnaderna. Exempel p likartade svar:

    Samtligabestllaresomprvatpattupphandladriftenpentreprenadsger att de kommer att fortstta att gra det. Svaren visar att ingen av bestllarna avser att terg till egen regi. Huvudmotivet r att det blivit bttre fastighetsdrift och lgre kostnader med entreprenad.

    Mngabestllareanvnderupphandlingskonsulterddesaknaregenkompetens eller kapacitet.

    Uppfattningarnaomvaletavomfattningenaventreprenadenochvaletav entreprenadtid r att:

    bestllarna vill att en del av fastighetsdriften (inte hela) lggs ut p entreprenad

    entreprenaddelen skall vara tillrckligt stor fr att vara attraktiv fr entreprenrerna

  • 4 Erfarenheter av driftentreprenad

    entreprenadtiden skall vara tillrckligt lng fr att entreprenren skall uppn effektivitet

    mer omfattande objekt styr mot lngre entreprenadtider

    entreprenrerna frordar lngre entreprenadtider, eventuellt med kontrollstationer.

    Ocks nr det gller sttet att utforma frfrgningsunderlag och att genomfra upphandlingen visar svaren att det finns gemensamma drag. Exempel p detta:

    Bdebestllareochentreprenrerefterstrvarentreprenadformerdrentreprenrernas kunnande, engagemang och erfarenhet kommer till anvndning. I funktionsupphandlingar tas kunnandet till vara och det r ocks det som r tanken med partnerskapsupphandlingar. Emellertid r inte partnerskapsupphandling tillmpad i mer n en av de underskta entreprenaderna.

    Aff-systemet(sesid6)tillmpasnstanalltid.Erfarenheternargoda.Enblandad tillmpning av frekvens- och funktionsbeskrivningar anvnds ofta i en och samma entreprenad.

    Nr det gller ersttningen till entreprenren visar svaren p fljande ersttningsformer:

    Fastprisfrordaspdedelaraventreprenadensomrmtbaraochkal-kylerbara.

    Frtagandensomrsvraattpreciseraellermngdberknafrordaslpande rkning.

    Frattincitamentsavtalskallfungerakrvsattdetfinnsentillrckligtstor morot och att den frndring som skall premieras r mtbar.

    Svaren frn hyresgsterna visar att de verlag r njda bde med hyresvr-den, entreprenren och med sin egen roll som hyresgst.

    Samtliga svarande gr bedmningen att antalet driftentreprenader kom-mer att ka eller vara lika som nu. Tio svar anger att motivet till deras tilltro till fortsatt upphandling r att konkurrensupphandlad drift r effektivare, ger bttre sktselkvalitet och att den ger lgre kostnader n om arbetet utfrs i egen regi. Samtidigt framfrs synpunkten att om drift i egen regi skall kunna uppn samma effektivitet som den som r upphandlad i kon-kurrens, mste den ledas och bedrivas p ett mer entreprenriellt stt.

  • Sammanfattning 5

    Utvecklingsbehov

    Underskningen visar p behov av utveckling inom fljande omrden:

    FrfrgningsunderlagenBestllarna skall inte infodra offert p reparationer efter skadegrelse, om entreprenren inte frses med ett underlag som gr att han kan kalkylera kostnaderna.

    StatuskontrollenDet rder enighet om att kontrollen av objektets status, d en ny entrepre-nr skall tilltrda, r viktig. Det varierar dock mycket i uppfattning om hur statuskontrollen skall genomfras och dokumenteras. Uppfattningen r att det saknas bde metodik och disciplin.

    KontraktsgenomgngenBde bestllare och entreprenrer uttrycker att det r viktigt med en nog-grann genomgng av kontraktets samtliga handlingar innan avtal tecknas. Detta till trots visar svaren att genomgngen genomfrs mycket olika och att den inte dokumenteras. Tillmpningen av gllande regler, i till exempel Aff-systemet, r svag och ofullstndig.

    Bestllarnas uppfljningUnderskningen visar tydligt att bestllarna mste bli tydligare som bestllare och flja upp sin bestllning mer affrsmssigt.

    Cirka1/3avdemsomsvarattyckerattkontraktetinteharefterlevtstillalla delar. Bristerna gller dlig uppfljning och kontroll frn bestllar