7164 578 4

  • View
    223

  • Download
    0

Embed Size (px)

DESCRIPTION

http://webbutik.skl.se/bilder/artiklar/pdf/7164-578-4.pdf

Text of 7164 578 4

  • Frn driftentreprenad till frvaltningsentreprenad

    Utveckling av fastighetsfretagande i o entlig sektor (UFOS)

  • FrordSedan brjan p -talet har det blivit allt vanligare att offentliga fastighets-organisationer kper fastighetsfrvaltning p entreprenad. Syftet med att kpa tjnster istllet fr att utfra dem i egen regi har i de flesta fall varit att effektivisera verksamheten och samtidigt hja servicekvaliteten. De vanligaste entreprenaderna gller fastighetsdrift men nu brjar fler aktrer fundera p var grnsen gr mot en mer omfattande frvaltnings-entreprenad.

    Vissa arbetsuppgifter i fastighetsfretagandet br utfras i egen regi och inte upphandlas, men grnsdragningen fr vad som kan upphandlas pverkas i hg grad av vad man som fastighetsfretagare definierar som sin krnverksamhet och hur lngsiktigt man ser sitt fastighetsgande.

    Det strategiska valet fr fastighetsfretagen inom offentlig sektor r s ledes att urskilja vilka frvaltaruppgifter som kan utfras av en entreprenr och hur detta pverkar mjligheten till styrning och kvalitetskontroll. Syftet med denna skrift r att presentera ett underlag som kan anvndas som inspirationsklla nr det gller fastighetsfrvaltning p entreprenad; att urskilja var de nya grnserna gr fr vad en extern leverantr kan gra.

    Denna skrift bygger p tidigare utredningar som UFOS har genomfrt i mnet och vnder sig i frsta hand till dem inom offentliga fastighetsorga-nisationer som vervger att upphandla vissa delar av den egna fastighets-frvaltningen p entreprenad.

    Skriften har initierats och finansierats av samarbetsprojektet Utveckling av Fastighetsfretagande i Offentlig Sektor (UFOS). Hr ingr Sveriges Kommuner och Landsting, Akademiska Hus, Fortifikationsverket, samt Samverkansforum fr statliga byggherrar genom Statens fastighetsverk och Specialfastigheter Sverige AB.

    Rapporten har skrivits av Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB. En styrgrupp har aktivt medverkat i arbetet, bisttt med material och lmnat vrdefulla synpunkter. Denna styrgrupp har besttt av: Jari Lalli, SKL Fastig heter och Service; Gran Elsmn, Regionservice i Skne; Per Ollas, Aff-kommittn; Anders Nordstrand, Micasa Fastigheter AB; Micael Antamo, Landstinget i stergtland; Morgan Eriksson, Fortifikations verket; Per Kihlstrm, Statens fastighetsverk samt Gran Hull, Norr kpings kommun.

    P uppdrag av UFOS har Magnus Kristiansson och Jonas Hagetoft, bda Sveriges Kommuner och Landsting, varit projektledare.

    Stockholm i september r

  • UFOS och Sveriges Kommuner och Landsting 2010

    118 82 Stockholm Tfn 08-452 70 00

    E-post: fastighet@skl.se

    Webbplats: www.o entligafastigheter.se

    ISBN: 978-91-7164-578-4

    Text: Leif Sundsvik, Sundsvik konsult AB

    Omslagsbild: Forum1. Ingende foto ratt frn PeKa

    Gra sk form och produktion: Forum1

    Distribution: Tfn 020-31 32 30 eller www.o entligafastigheter.se

    Innehll

    Inledning ......................................................................................................................................... 3Lsanvisning ...................................................................................................................................101 Frutsttningar fr frvaltning p entreprenad ...............................................................122 Motiv och ml fr upphandling ......................................................................................... 253 Upphandlingsprocessen och kraven p bestllaren ...................................................... 324 Avtalsformer och ersttningsformer ................................................................................... 485 Frfrgningsunderlag och upphandling ............................................................................ 596 Styrning och uppfljning under entreprenadtiden ....................................................... 827 Avslutande statuskontroll och erfarenhetsterfring .................................................... 93Referenser ...................................................................................................................................... 98Elektroniska bilagor ...................................................................................................................100

  • Inledning 3

    Inledning

    Byggande och fastighetsfrvaltning

    De personer som arbetar med att frse verksamheter med lokaler brukar ibland kallas fastighetsfretagare. I fastighetsfretagandet ingr att bygga och att drefter frvalta det som byggts. Inom offentligt fastighetsfreta-gande har det varit vanligast att kommuner, landsting och staten anlitar privata byggfretag fr de uppgifter som ingr i byggandet medan det hittills varit vanligast att frvaltningen utfrs av egen anstlld personal. Under de senaste ren har det blivit allt vanligare att offentliga fastig-hetsfretagare ocks anlitar entreprenrer fr att utfra olika frvaltnings-uppgifter. I dessa uppgifter ingr dels de administrativa arbetsuppgifterna som utfrs av frvaltaren, dels fastighetsdriften som omfattar fastighets-underhll, tillsyn och sktsel.

    Den hr skriften ska belysa de arbetsformer och metoder som offentliga fastighetsorganisationer har att vlja mellan d fastighetsfrvaltningen ska upphandlas p entreprenad. En viktig strategisk frga vid upphandlingen r dels att avgra vilka arbetsuppgifter som ska upphandlas och vilka arbetsuppgifter som ska utfras av egen personal, och dels hur stor del av fastighetsbestndet som entreprenaden ska omfatta. Detta belyses i skrif-ten med exempel bde frn privat och offentligt fastighetsfretagande.

    Skriften ska ocks belysa de skillnader och likheter som finns mellan offentlig fastighetsfrvaltning och den typen av kommersiell fastighets-frvaltning som enbart r inriktad p att hyra ut lokaler till externa hyres-gster.

    Upphandling tillmpas fr att n hgre effektivitet

    Motiven fr att anlita en entreprenr, i stllet fr att utfra arbetet med egen personal, r att den som upphandlar ser ekonomiska frdelar med att lta ett fretag utfra arbetet eller att den som upphandlar inte frfogar ver de kunskaper och resurser som behvs fr att sjlv gra jobbet. Detta r srskilt tydligt d det gller upphandling av byggarbeten. Byggande r sllan ett arbete som sker kontinuerligt i kontrast till frvaltningen av det byggda som pgr under lng tid.

    Vid upphandling av byggentreprenader finns det i branschen lng erfaren-het av upphandlingsfrfarande och lng erfarenhet av olika entreprenad-former. P nsta sida ngra exempel frn byggsektorn:

  • 4 Frn driftentreprenad till frvaltningsentreprenad

    Totalentreprenad Entreprenren tar sig att utfra bde projekteringen och byggandet.

    Generalentreprenad Entreprenren tar sig att utfra byggandet och att samordna arbetet mellan de olika specialfretag som ska anlitas i bygg projektet.

    Delad entreprenad Den valde entreprenren tar sig att utfra en del av byggprojektet. Samordning av de olika entreprenrernas arbeten i byggprojektet skts av bestllaren, t.ex. med hjlp av en anlitad byggledare.

    De arbetsformer och entreprenadformer som numera tillmpas vid upp-handling av fastighetsfrvaltning fljer delvis samma mnster. Det van-ligaste r att entreprenrer anlitas fr delar av de arbetsuppgifter som ingr i fastighetsfrvaltningen, till exempel enbart driftentreprenad, trdgrds-entreprenad eller lokalvrdsentreprenad (jmfr delad entreprenad). Men nu kar intresset fr att lta entreprenrer ta sig flera arbetsuppgifter och en frvaltningsentreprenad kan omfatta hela fastighetsdriften och vissa avskiljbara delar av fastighetsfrvaltarens arbete (jmfr generalentrepre-nad).

    Det frekommer ocks att fastighetsgaren anlitar en organisation (egen eller en entreprenr) fr att samordna mnga av de stdinsatser som hans krnverksamhet i lokalerna krver. Denna samordnade tjnst kallas ofta Facility management och kan jmfras med byggledarens (byggadministra-trens) roll inom byggprojekt.

    Motiven fr att anlita entreprenrer inom fastighetsfrvaltningen r att man som bestllare frvntar sig att entreprenren ska kunna utfra arbetet effektivare och sledes till lgre kostnader, eller att man nskar hgre kvalitet och flexibilitet i utfrandet n om arbetet utfrs med egen personal.

    Denna skrift kommer att belysa hur olika upphandlingsfrfaranden, entre-prenadformer och ersttningsformer kan tillmpas vid upphandling av hela eller delar av de arbetsuppgifter som ingr i fastighetsfrvaltningen. Fokus fr skriftens innehll r frvaltning av offentliga fastig heter. Fokuseringen innebr att beskrivningen av de mjligheter som finns fr upphandling ska analyseras med hnsyn tagen till att den offentliga lokal frsrjningen ingr i ett koncerntnkande. Offentligt fastighets-fretagande r inte en kommersiell verksamhet. Men som ovan sagts kom-mer paralleller att gras med motsvarande arbetsformer inom nringslivet.

  • Inledning 5

    Upphandling frutstter att det finns entreprenrer

    Om man som fastighetsfretagare vill upphandla enbart de administrativa frvaltningstjnsterna eller hela fastighetsfrvaltningen inklusive fastig hets-drift frutstter det givetvis att det finns en marknad p den ort/region dr man har sina fastigheter och att dessa fretag har rtt kunskap och erforderliga resurser.

    Under de senaste ren har antalet entreprenadfretag p den svenska marknaden som erbjuder frvaltningstjnster eller fastighetsdrift, eller bde och, kat markant. Det finns bde svenska och utlndska entreprenad-fretag som erbjuder rikstckande tjnster och dessutom ett stort antal lokala fretag.

    Fretagen har ocks bildat ett branschorgan som de kallar Fastighets-entreprenrerna och branschen har tillsammans med ett antal bestllar-organisationer utformat en lng rad hjlpmedel fr effektiv upphandling av fastighetstjnster.

    Det strategiska valet

    Om man som fastighetsfretagare vill uppn effektivitets vinster genom att lta ent