1

SISTEM PENGURUSAN KUALITI PEJABAT DAERAH DAN TANAH JASIN

MS ISO 9001:2008

PROSEDUR KUALITI

AUDIT DALAMAN PDTJ/PK(T)-07

JAWATAN TANDATANGAN

KETUA AUDIT DALAMAN

JAWATAN TANDATANGAN

WAKIL PENGURUSAN

NO. SALINAN TERKAWAL :

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 2/13

SENARAI EDARAN

No.

Salinan Terkawal Penerima 1. Pegawai Daerah Jasin

2. Wakil Pengurusan

3. Pegawai Dokumen

4. Ketua Audit Dalam

5. Pembantu Tadbir Tertinggi (Tanah)

6. Pembantu Tadbir Kanan (Tanah)

7. Pembantu Tadbir Kanan (Pendaftaran)

8. Pembantu Tadbir Kanan (Hasil)

9. Penolong Jurutera (Pembangunan Fizikal)

10. Pembantu Tadbir Kanan (Pembangunan Masyarakat)

11. Pembantu Tadbir Kanan (Pentadbiran dan Kewangan)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 3/13

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini untuk menjelaskan kaedah melaksanakan Audit Dalaman ke

atas Sistem Pengurusan Kualiti bagi membolehkan:

(i) Memantau sejauh mana keberkesanan Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin mematuhi keperluan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 dan

(ii) Mengenalpasti peluang - peluang penambahbaikan untuk

meningkatkan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti secara berterusan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai untuk merancang dan melaksanakan Audit Dalaman ke atas Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008 yang dilaksanakan di Pejabat Daerah Dan Tanah Jasin.

3.0 RUJUKAN

3.1 PDTJ/MK -01 : Manual Kualiti klausa 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 5.3, 5.4.1, 5.6.1, 6.2, 7.1, 8.5.1, 8.5.2

3.2 PDTJ/PK(T) - 05 : Prosedur Pengurusan Tindakan Pencegahan

3.3 PDTJ/PK(T) - 08 : Prosedur Pengurusan Tindakan Pembetulan

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 01 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : 10 MAC 2014

MUKASURAT : 4/13 4.0 DEFINISI DAN SINGKATAN

4.1 Audit Dalam : Proses pemeriksaan yang sistematik, berkecuali, dijalankan secara berkala setahun sekali oleh personel yang dilantik oleh pengurusan atasan untuk memastikan keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti PDTJ.

4.2 Penemuan Audit : Keputusan penilaian daripada bukti - bukti audit yang telah dikumpulkan dan dibandingkan dengan kriteria-kriteria audit.

4.3 Bukti Audit : Rekod - rekod, kenyataan - kenyataan, fakta atau lain - lain maklumat yang berkaitan dengan kriteria audit dan telah disahkan kesahihannya.

4.4 Ketakakuran : Perlaksanaan tertentu yang tidak memenuhi klausa dalam Standard MS ISO 9001:2008 yang berkaitan atau prosedur yang ditetapkan. Minor – Ketakakuran kepada prosedur/keperluan Sistem Pengurusan Kualiti, standard, pelanggan dan undang-undang hanya mempunyai bukti yang terhad. Tidak mendatangkan risiko besar pada kualiti produk atau perkhidmatan. Major – Tiada bukti keakuran kepada prosedur prosedur/keperluan Sistem Pengurusan Kualiti, standard, pelanggan dan undang-undang. Mendatangkan risiko besar pada kualiti produk atau perkhidmatan. Pemerhatian - Tidak ada cukup bukti untuk dibuktikan ketakakuran tetapi perlu diambil perhatian untuk peluang penambahbaikan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 5/13

4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

Kriteria Audit PDJ WP KAD PAD KU/AB MKSP SPK

: : : : : : : :

Satu set polisi , prosedur atau keperluan - keperluan yang digunakan sebagai rujukan. Pegawai Daerah Jasin Wakil Pengurusan Ketua Audit Dalam Pasukan Audit Dalaman Ketua Unit/Anggota Bertugas Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Sistem Pengurusan Kualiti

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 6/13

5.0 PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

WP

PDJ/WP

PDJ/WP

KAD

KAD

5.1

PERINGKAT PERANCANGAN

5.1.1 Kenalpasti personel yang berkelayakan untuk perlantikan Pasukan Audit Dalaman dengan mengambilkira perkara berikut:

i) Berpengetahuan dan berpengalaman ii) Personaliti pegawai iii) Kemahiran berkomunikasi iv) Kredibiliti (boleh dipercayai) v) Komitmen dan minat terhadap

perlaksanaan SPK Pejabat Daerah dan Tanah Jasin.

5.1.2 Juruaudit dipilih diberi latihan dan kefahaman sistem pengauditan MS ISO 9001:2008 dalam melaksanakan audit dalam yang berkesan

5.1.3 Lantik KAD dan PAD 5.1.4 Dapatkan tarikh pengauditan dari PDJ/WP

5.1.5 Menyediakan Jadual Audit Dalam Tahunan

yang menunjukkan kekerapan dan Unit yang hendak diaudit dan dilaksanakan secara berkala sekurang-kurangnya sekali kali setahun

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 7/13

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

WP/KAD

KAD

WP/KAD

KAD

5.1.6

Jadual tersebut hendaklah sentiasa dikemaskini dengan mengambilkira kepentingan sesuatu dokumen kualiti yang hendak diaudit dan prestasi SPK semasa audit dalam sebelumnya

5.1.7 Bertanggungjawab menyediakan Program Audit untuk diedarkan pada ketua-ketua unit dan juruaudit sebelum audit dijalankan supaya dapat dimaklumkan pada unit seliaannya yang menjelaskan:

i) Lokasi audit ii) Tarikh dan masa iii) Skop audit iv) Juruaudit dan auditee terlibat v) Keperluan juruaudit (longistik,

pegawai penyelaras unit, rekod-rekod yang berkaitan)

5.1.8 Setiap aktiviti yang dijelaskan dalam program audit, pastikan juruaudit bebas dari mengaudit unit dibawah tanggungjawabnya

5.1.9 Keperluan yang disediakan:

i) Borang Senarai Semak (PDTJ/PK(T)-07/R1)

ii) Borang Laporan Penemuan Audit (PDTJ/PK(T)-07/R2)

iii) Borang Laporan Tindakan Pembetulan (PDTJ/PK(T)-08/R1)

iv) Rujukan yang berkaitan.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 8/13

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

v) Dalam menyediakan senarai semak, juruaudit mestilah membuat semakan terhadap dokumen–dokumen yang berkenaan seperti Manual Kualiti, Prosedur serta mengambilkira hasil penemuan audit yang lepas dan isu-isu yang perlu diambil tindakan susulan.

KAD

KAD/PAD

KAD

KAD

5.2

PERLAKSANAAN AUDIT

5.2.1 Sebelum audit, PAD diberi taklimat berkaitan pembahagian audit, lokasi, peralatan dan sebagainya

5.2.2

Adakan mesyuarat pembukaan antara pasukan audit dan pihak yang akan diaudit bertujuan menjelaskan objektif audit, skop, kaedah-kaedah yang digunakan, bagaimana ketakakuran akan dilaporkan dan lain-lain perkara yang bersesuaian semasa audit

5.2.3 Semak rekod, fail serta kumpulkan bukti-bukti melalui temuramah, pemerhatian, semakan, pengesahan dokumen/rekod yang berkaitan dengan lokasi/aktiviti yang diaudit mematuhi standard yang ditetapkan

5.2.4 Catat/rekod disenarai semak semua penemuan–penemuan audit beserta bukti–bukti audit yang diperolehi setelah mendapat penjelasan dari auditee

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 9/13

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD

5.2.5

Adakan mesyuarat dengan PAD untuk menjelaskan penemuan audit yang dikumpulkan dan mengesahkannya.

5.3

MESYUARAT PENUTUP:

KAD

5.3.1

Penemuan audit yang akan dilaporkan mestilah dipersetujui oleh kedua-dua pihak juruaudit dan auditee. Jika perselisihan pendapat mengenai laporan tersebut, ia mesti dirujuk pada PDJ/WP untuk penyelesaian.

KAD

5.3.2 Bentangkan penemuan audit berdasarkan Laporan Ketakakuran dan Laporan Penemuan Audit (termasuk maklumbalas daripada pasukan audit) secara keseluruhannya.

KAD

5.3.3 Di Mesyuarat Penutup juga dibentangkan:

KAD/PAD i) Pengauditan berdasarkan sampling dan mungkin terdapat kekurangan / ketakakuran dalam perkara-perkara yang belum diaudit.

KAD/PAD

ii)

Nyatakan pandangan pasukan audit mengenai perlaksanaan sistem kualiti dan nyatakan kekuatan / kelemahan yang ditemui.

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 10/13

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD/PAD iii) Cadangan Tindakan Pembetulan (jika perlu).

KAD/PAD iv) Permintaan untuk Tindakan Pembetulan dan masa untuk tindakan dan Audit Susulan.

5.3.4 Keluarkan dua salinan Laporan Ketakakuran sekiranya penjelasan pihak diaudit tentang ketakakuran diterima:

i) Asal - untuk KAD

ii) Salinan Pendua - untuk auditee

5.3.5 Maklumkan pada auditee untuk ambil tindakan seperti berikut :

i) Mencari punca ketakakuran mencari punca dan menganalisa masalah.

ii) Betulkan ketakakuran tersebut.

iii) Tentukan dan laksanakan tindakan pembetulan untuk mengelakkan ketakakuran tersebut berlaku semula. (Rujuk PDTJ/PK(T)-08)

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 11/13

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

KAD/PAD

5.3.6

Jalankan Audit Susulan keatas tindakan pembetulan yang dikenalpasti berdasarkan tarikh yang telah dipersetujui. Jika telah dilaksanakan dengan berkesan, juruaudit hendaklah menutup Laporan Ketakakuran tersebut dengan menyerahkan salinan asal kepada Ketua Unit yang terlibat

KAD

5.3.7

Jika tindakan pembetulan tidak dilaksanakan atau tidak berkesan dalam menyelesaikan ketakakuran yang dilaporkan, juruaudit hendaklah mengambil tindakan mengeluarkan Laporan Ketakakuran yang baru dengan nombor laporan sama seperti asal. Kepilkan laporan asal dengan laporan baru yang dikeluarkan. Kemukakan masalah tersebut pada WP untuk tindakan lanjut

KAD

5.3.8

Terima Laporan Ketakakuran yang telah selesai/ditutup dari KU untuk penyelarasan laporan audit

WP 5.3.9 Sediakan Laporan Audit Dalaman untuk diserah pada WP.

5.3.10 Semak Laporan Audit Dalaman dengan mengambilkira perkara berikut :

i) Semua tindakan pembetulan telah diambil

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 12/13

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

ii) Adakah terdapat ketakakuran major dan memerlukan tindakan pengurusan

iii) Perkara-perkara yang perlu dibawa ke MKSP

iv) Adakah tindakan pembetulan yang melibatkan perubahan kepada prosedur

Prosedur Susulan Rujuk PDTJ/PK(T)-01 MKSP

PEJABAT DAERAH

DAN TANAH JASIN

AUDIT DALAMAN

NO. DOKUMEN : PDTJ/PK(T)- 07

TARIKH TERBITAN : 1 OKTOBER 2009

NO. PINDAAN : 00 TARIKH KUATKUASA PINDAAN DOKUMEN : -

MUKASURAT : 13/13

6.0 REKOD KUALITI

BIL

NO. RUJUKAN NAMA REKOD TEMPOH SIMPANAN

6.1 PDJ.179/61/4 Pelaksanaan Audit Dalam 5 TAHUN

6.2 PDJ.179/61/7 Pelaksanaan Audit Pematuhan 5 TAHUN

6.3 PDTJ/PK(T)-07/R1 Borang Senarai Semak 5 TAHUN

6.4 PDTJ/PK(T)-07/R2 Borang Penemuan Audit 5 TAHUN

6.5 PDTJ/PK(T)-07/R3 Laporan Audit Dalam 5 TAHUN

6.6 PDTJ/PK(T)-08/R1 Borang Tindakan Pembetulan 5 TAHUN