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UniSALESIANO
Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium
Curso de Administração
A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO NO SUPORTE À TOMADA DE
DECISÕES
Construcenter Felix
LINS – SP
2017
FERNANDO DE OLIVEIRA SPAGNUOLO
MURILO HELDERSON MARTINS SILVA
WILLIAN MACIEL COSTA
A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO SUPORTE À
TOMADA DE DECISÕES
Construcenter Felix
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à Banca Examinadora do Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium, curso de Administração, sob a orientação do Prof.º Me. Ricardo Yoshio Horita e orientação técnica da Prof.ª Ma. Jovira Maria Sarraceni.
LINS – SP
2017
VERSO FOLHA DE ROSTO
Ficha Catalográfica
Spagnuolo, Fernando de Oliveira; Silva, Murilo Helderson Martins; Costa,
Willian Maciel
A importância da tecnologia da informação no suporte à tomada de
decisões – Construcenter Felix / Fernando de Oliveira Spagnuolo; Murilo
Helderson Marins Silva; Willian Maciel Costa – – Lins, 2017.
55p. il. 31cm.
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano
Auxilium – UniSALESIANO, Lins-SP, para graduação em Administração,
2017.
Orientadores: Jovira Maria Sarraceni; Ricardo YoshioHorita
1. Tecnologia da informação. 2. Sistemas de informação. 3. Tomada de decisão. I Título.
CDU 658
S722i
FERNANDO DE OLIVEIRA SPAGNUOLO
MURILO HELDERSON MARTINS SILVA
WILLIAN MACIEL COSTA
A IMPORTÂNCIA DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NO SUPORTE À
TOMADA DE DECISÕES
Construcenter Felix
Monografia apresentada ao Centro Universitário Católico Salesiano Auxilium,
para obtenção do título de Bacharel em Administração.
Aprovada em: 29/11/2017
Banca Examinadora:
Professor Orientador: Ricardo Yoshio Horita
Titulação: Mestre em Ciência da Computação pela Universidade Federal de
São Carlos.
Assinatura: _________________________________
1º Prof(a):Eduardo Bergamo
Titulação:_______________________________________________________
_______________________________________________________________
Assinatura: _________________________________
2º Prof(a): Carlos Atanásio Trombini
Titulação:_______________________________________________________
_______________________________________________________________
Assinatura: _________________________________
“Dedico a minha esposa Bianca Merino Felix Spagnuolo, aos meus pais, João
Humberto Fontana Spagnuolo e Roseli Serrano de Oliveira Spagnuolo.
Também dedico a minha irmã Flávia de Oliveira Spagnuolo pelo apoio e
incentivo de sempre.”
Fernando de Oliveira Spagnuolo
“Agradeço a Deus por ter me dado saúde e inteligência para superar todas as
dificuldades e conseguir chegar onde hoje estou. Dedico a minha esposa
Thayná Borges Muchilo Martins e a minha mãe, Maura Merenda Martins pelo
apoio e por não medirem esforços para que eu pudesse chegar até aqui.”
Murilo Helderson Martins Silva
“Dedico a minha mãe Nilce Maria Ribeiro pela assistência moral e financeira
que deu auxílio para superar todos os desafios em todo esse longo caminho, e
ao meu Pai Ivan Maciel Costa que tenho certeza que foi acolhido por Deus e
estará me vigiando pelo resto da minha vida.’’
Willian Maciel Costa
AGRADECIMENTO
Gostaríamos de agradecer primeiramente a Deus, por ter nos capacitado
e nos dado forças necessárias no decorrer do curso. Agradecemos às nossas
famílias que ao longo destes anos nos incentivaram e por varias vezes nos
acalmaram nos momentos de dificuldades. Agradecemos também, aos
colaboradores e professores do Unisalesiano Lins que nos deram suporte para
o desenvolvimento deste trabalho, especialmente ao nosso orientador Me.
Ricardo Yoshio Horita que com muita dedicação contribuiu em nossa formação
profissional e pessoal, e aos colegas de curso pelo companheirismo e amizade.
RESUMO
A necessidade de operar em um ambiente dinâmico faz com que as
empresas se concentrem em adquirir excelência operacional. Nesta nova era o sucesso das empresas passou a depender de sua capacidade de inovar em todas as áreas. Através dos recursos da Tecnologia da Informação (TI), é possível obter organização, armazenamento e gerenciamento de enormes quantidades de dados. Esta tecnologia proporciona diversas mudanças para uma empresa, desde a simples automatização de processos até uma profunda alteração na maneira de conduzir e alavancar os negócios. Com o novo panorama empresarial após a globalização, as empresas precisam buscar alternativas para adquirirem vantagens competitivas e assim garantir o seu espaço no mercado, para tanto, necessitam cada dia mais do apoio de sistemas de informações eficientes que coletem, armazenem e processem dados, proporcionando informações úteis, assertivas e em tempo hábil, onde a organização possa operar com segurança, maximizar resultados e ter melhor e mais rápido poder de reação frente aos seus concorrentes. O objetivo deste trabalho foi abordar a importância da Tecnologia da Informação para os gestores de uma organização. Para atingir o escopo desejado, foi elaborada uma revisão de literatura sobre o tema e elaborado um estudo de caso na empresa Construcenter Felix. Foram avaliadas as funções existentes no atual software utilizado pela empresa, identificando as funcionalidades ainda não utilizadas pela organização, funções estas que permitiriam aos gestores um melhor gerenciamento de seus processos, além de possibilitar o desenvolvimento de ações que sejam revertidas em maiores subsídios para as tomadas de decisões assertivas por parte dos gestores. Palavras-chaves: Tecnologia da informação. Sistema de informação. Tomada de decisão.
ABSTRACT The need to operate in a dynamic environment means that companies focus on acquiring operational excellence. In this new era, business success depends on its ability to innovate in all areas. Through the capabilities of Information Technology (IT), it is possible to obtain organization, storage and management of huge amounts of data. This technology provides many changes for a company, from simple process automation to a profound change in the way you conduct and leverage your business. With the new business landscape after globalization, companies need to look for alternatives to acquire competitive advantages and thus ensure their space in the market, so they need more and more support from efficient information systems that collect, store and process data, providing useful, assertive and timely information where the organization can operate safely, maximize results, and have better and faster reactive power over competitors. The objective of this work was to address the importance of Information Technology to the managers of an organization. In order to reach the desired scope, a literature review on the subject was elaborated and a case study was elaborated in the company Construcenter Felix. The functions in the current software used by the company were evaluated, identifying the functionalities not yet used by the organization, which would allow managers to better manage their processes, as well as to enable the development of actions that are reversed in greater subsidies for the taken of assertive decisions by managers.
Keywords: Information Technology. Information System. Decision Making
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Organograma ..................................................................................... 19
Figura 2: Estrutura básica dos sistemas ........................................................... 26
Figura 3: Dimensões dos sistemas de informação ........................................... 27
Figura 4: Tela principal do sistema Byte Empresa ............................................ 36
Figura 5: Tela de relatórios do sistema Byte Empresa .................................... 38
Figura 6: Tela de cadastro de mercadorias....................................................... 41
Figura 7: Tela de aviso de ponto de pedido ...................................................... 41
Figura 8: Tela de edição de permissões de usuários. ....................................... 43
Figura 9: Estoque atualizado ............................................................................ 45
Figura 10: Estoque antes da utilização de funções já existentes ...................... 46
LISTRA DE QUADROS
Quadro 1: Concorrentes.................................................................................... 18
Quadro 2: Fornecedores ................................................................................... 19
Quadro 3: Tipos de sistemas de acordo com a funcionalidade......................... 28
Quadro 4: Tipos de sistemas de informação..................................................... 28
Quadro 5: Utilização de fluxo de caixa na visão da empresa............................ 40
Quadro 6: Utilização de ponto de pedido na visão da empresa ........................ 42
Quadro 7: Utilização de leitor de código de barras na visão da empresa ......... 42
Quadro 8: Utilização de permissões de usuário na visão da empresa ............. 44
LISTRA DE ABREVIATURAS E SIGLAS
m²: Metros quadrados
SAD: Sistemas de Apoio à Decisão
SAE: Sistemas de Apoio ao Executivo
SGC: Sistemas de Gestão do Conhecimento
SI: Sistemas de Informação
SP: São Paulo
SPT: Sistemas de Processamento de Transações
TI: Tecnologia da Informação
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO .................................................................................................. 12
CAPÍTULO I – CONSTRUCENTER FELIX ...................................................... 14
1 HISTÓRIA ............................................................................................... 14
1.1 Missão, visão e valores ........................................................................... 15
1.1.1 Missão ..................................................................................................... 15
1.1.2 Visão ....................................................................................................... 15
1.1.3 Valores .................................................................................................... 15
1.2 Produtos .................................................................................................. 16
1.2.1 Materiais para fundação, alvenaria e cobertura ...................................... 16
1.2.2 Materiais para hidráulica ......................................................................... 16
1.2.3 Materiais para fechamentos .................................................................... 16
1.2.4 Materiais para instalação elétrica, telefonia, rede e televisão ................. 16
1.2.5 Materiais para revestimentos e acabamento .......................................... 17
1.2.6 Ferramentas e acessórios ....................................................................... 17
1.3 Clientes ................................................................................................... 17
1.4 Concorrentes........................................................................................... 18
1.5 Fornecedores .......................................................................................... 18
1.6 Organograma .......................................................................................... 19
1.7 Contabilidade da empresa ...................................................................... 19
1.8 Responsabilidade social e ambiental ...................................................... 20
1.9 Propaganda............................................................................................. 20
CAPÍTULO II - TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO .......................................... 21
1 INTRUDUÇÃO À TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ............................ 21
1.1 Componentes da Tecnologia da Informação .......................................... 21
1.1.1 Hardware ................................................................................................ 22
1.1.2 Software .................................................................................................. 22
1.1.3 Sistemas de Telecomunicações.............................................................. 23
1.1.4 Gestão de dados e informações ............................................................. 23
1.2 Melhoria nos processos empresariais ..................................................... 24
1.3 Sistema ................................................................................................... 24
1.3.1 Sistemas de informação .......................................................................... 25
1.3.2 Dimensões dos sistemas de informação ................................................. 26
1.3.3 Classificação e tipos de sistemas de informação .................................... 27
1.3.4 Utilização de sistemas de informação ..................................................... 28
1.3.5 Importância dos sistemas de informação para empresas ....................... 29
1.3.6 Benefícios da utilização de sistemas de informação ............................... 30
1.3.7 Investimentos em sistemas de informação ............................................. 30
1.3.8 Sistemas de informação e seu auxilio para a tomada de decisão........... 31
CAPÍTULO III – A PESQUISA .......................................................................... 34
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................ 34
2 MÉTODOS E TÉCNICAS DE PESQUISA .............................................. 34
2.1 Delimitação do campo de pesquisa ........................................................ 34
2.2 Métodos.................................................................................................. 35
2.2.1 Método de Estudo de Caso .................................................................... 35
2.2.2 Método de Observação Sistemática ...................................................... 35
2.2.3 Método Histórico .................................................................................... 35
2.3 Técnicas ................................................................................................. 35
3 ANÁLISE SITUACIONAL DO SISTEMA BYTE EMPRESA................... 35
3.1 Identificação funções existentes no sistema Byte Empresa ................... 36
3.2 Funções utilizadas pela empresa ........................................................... 39
3.3 Funções não utilizadas a serem exploradas para melhor tomada de
decisão.............................................................................................................. 39
3.3.1 Fluxo de caixa ........................................................................................ 40
3.3.2 Ponto de pedido ..................................................................................... 41
3.3.3 Utilização de leitor de código de barras ................................................. 42
3.3.4 Permissões de acessos dos usuários .................................................... 43
4 DISCUSSÃO .......................................................................................... 44
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO ..................................................................... 46
CONCLUSÃO ................................................................................................... 48
REFERÊNCIAS ................................................................................................ 50
APÊNDICES ..................................................................................................... 53
12
INTRODUÇÃO
A globalização trouxe ao mercado uma complexidade na forma de
elaborar o planejamento empresarial, necessitando estar atento às mudanças
para manter-se competitivo no mundo dos negócios.
Atualmente, o mundo vive na era da informação, exigindo que as
organizações tenham uma eficiente gestão estratégica, facilitada pela utilização
de meios inteligentes que são disponibilizados pela Tecnologia de Informação
(TI) e pelos Sistemas de Informação (SI). A utilização da Tecnologia da
Informação é essencial para a transformação das organizações, sendo
necessário, portanto, investir em inovações tecnológicas, utilizar sistemas de
informações e o conhecimento como recurso estratégico.
A Tecnologia da Informação passou a assumir um papel importante
dentro das organizações, tornando-se um fator de apoio à otimização dos
processos, auxilia tanto na redução de custos operacionais quanto no
crescimento de lucros, sendo vista como peça fundamental para a
modernização dos processos internos.
Pode-se dizer, que a TI transformou-se em um elemento chave para
êxito de muitas empresas, contribuindo para a obtenção de bons resultados.
Porém, ter tecnologia não é o suficiente. É necessário desenvolver e gerenciar
informações que possam contribuir para que as informações sejam tratadas de
forma adequada para auxiliar as tomadas de decisões que busquem atingir os
objetivos do empreendimento.
O simples ato de tornar as informações prontamente disponíveis para os
integrantes de uma organização pode melhorar significativamente os
resultados por ela obtidos. No cotidiano organizacional, colaboradores e
gestores precisam resolver problemas, tomar decisões, controlar processos, e
relacionar-se com outras pessoas, e, e em todas essas situações, o
desempenho pode ser aperfeiçoado caso as informações apropriadas estejam
presentes no momento certo e no local onde são necessárias. (BEAL, 2012)
A necessidade da utilização de sistemas de informação surgiu devido ao
grande e crescente volume de informações que uma organização possui. Com
os sistemas de informações é possível a consulta das informações que
13
propiciem uma visão das decisões, além de as empresas garantirem um
grande diferencial em relação aos concorrentes, e os gestores poderem tomar
decisões mais rápidas e seguras.
Como objetivo, este trabalho visa avaliar a importância da TI no suporte
à tomada de decisões na Construcenter Felix, empresa que atua no ramo de
material de construção.
A pergunta problema que norteia este trabalho é: a utilização de um
eficiente sistema de TI pode trazer melhoria no gerenciamento da empresa?
Como resposta a este questionamento surge a seguinte hipótese: a
Tecnologia da Informação proporciona melhorias importantes nos processos
operacionais e gerenciais da empresa, tornando-os mais eficientes e eficazes.
Com essas melhorias nos processos, consegue-se obter informações corretas
em tempo real. Isto possibilita a redução de custos, auxilia no processo de
planejamento a curto e longo prazo, dando suporte na elaboração de
estratégias e metas a fim de atender melhor os seus clientes e garantir a
realização de seus objetivos.
Para a realização da pesquisa de campo foram utilizados os seguintes
métodos: estudo de caso, observação sistemática e histórico, que estão melhor
descritos no capítulo III deste trabalho. Assim como as técnicas: roteiro de
estudo de caso e roteiro de entrevista para o gestor.
Este trabalho está estruturado em três capítulos, como descrito a seguir.
O capítulo I apresenta a história da empresa Construcenter Felix e suas
características, como produtos, clientes, fornecedores e concorrentes.
O capítulo II é voltado à tecnologia e sistemas de informação, onde
serão descritas suas características, as vantagens em se ter esta tecnologia
implementada para obter os melhores subsídios para as tomadas de decisões.
No capítulo III foram pesquisadas as ferramentas de Tecnologia da
Informação utilizadas pela Construcenter Felix e identificadas as funções
existentes no software implantado na empresa, expondo suas funcionalidades.
Logo após, fez-se a análise das funcionalidades que estão sendo utilizadas
pela organização. Por fim, foram elaboradas propostas para que a empresa dê
início à utilização de determinadas funções já existentes no sistema, para que o
mesmo forneça mais subsídios para as tomadas de decisões por parte dos
gestores.
14
CAPÍTULO I
CONSTRUCENTER FELIX
1 HISTÓRIA
A empresa Construcenter Felix atua no ramo de material de construção,
comercializando cimento, ferro e telhas de fibrocimento, produtos elétricos,
hidráulica, tintas, pisos, revestimentos, louças, gabinetes, torneiras, em toda a
linha de produtos mais modernos, do básico ao acabamento. Oferece as
melhores marcas e, segundo os clientes, ótimos preços e excelente
atendimento.
A empresa está localizada no município de Lins – São Paulo (SP), à
Avenida da Saudade, 1553 no bairro Ribeiro.
A Construcenter Felix teve sua fundação há mais de vinte anos. Em
1996, um pequeno depósito de materiais de construção dava início ao negócio
no município de Lins, onde o espaço oferecido era de 56 metros quadrados
(m²).
No início, o proprietário João Felix, e um colaborador tinham o desafio
de atender a demanda de um município, com várias obras civis em andamento.
Muitas vezes as funções eram acumuladas o que exigia mais determinação do
seu proprietário. O esforço deu resultado. Assim como Lins a empresa cresceu.
Hoje o espaço é amplo com 2000 m², climatizado, para que os clientes
estejam à vontade ao realizarem suas compras. Além disso, conta com uma
equipe de 14 colaboradores entre vendedores e entregadores, procurando
sempre oferecer atendimento de qualidade, agilidade nas entregas.
A empresa facilita as compras dos clientes, parcelando em até 6 vezes
no cartão de crédito, sem juros. Também conta com a comodidade do cartão
Construcard da Caixa Econômica Federal, crediário Bradesco e Banco do
Brasil em até 48 parcelas.
A distribuição dos móveis, equipamentos e, principalmente, das
mercadorias neste espaço destinado ao showroom, promove a funcionalidade
do ambiente e a integração da atividade.
15
A empresa conta com veículos de médio e grande porte para realizar as
entregas. Também fez a aquisição de um software para o controle operacional,
administrativo e financeiro do empreendimento, que também é o responsável
por emitir notas fiscais eletrônicas e cupons fiscais conectada à máquina
emissora destes documentos.
O aproveitamento da área disponível para o recebimento e atendimento
dos clientes é muito bem planejado, de forma a propiciar a eficiência e a
produtividade.
1.1 Missão, visão e valores
1.1.1 Missão
Proporcionar a satisfação dos clientes, oferecendo produtos e serviços
com qualidade no ramo de materiais para construção, promovendo o
crescimento da organização através de parcerias com fornecedores e do
desenvolvimento dos colaboradores.
1.1.2 Visão
Ser reconhecida como referência empresarial no setor varejista no
segmento de material de construção pela qualidade de seus produtos e
serviços, pela competência de seus profissionais e pelos valores que pratica,
promovendo a permanente satisfação de clientes e colaboradores.
1.1.3 Valores
a. Fé em Deus
b. Qualidade de atendimento
c. Trabalho em equipe
d. Comportamento ético e transparente
e. Valorização do colaborador
f. Comprometimento
g. Atitude
16
1.2 Produtos
A Construcenter Felix oferece um grande número de produtos para seus
clientes. A diversidade de itens pode alcançar dezenas de milhares de
produtos. A empresa sempre está atenta para a qualidade dos produtos para
melhor atender os seus clientes e evitar potenciais problemas com os mesmos.
Como exemplo: a empresa preocupa-se com os produtos que estão saindo de
linha e produtos que compõem a ponta de estoque. Preserva-se o cuidado na
forma de armazenamento, pois alguns produtos, quando mal acondicionados,
perdem suas propriedades substanciais, como ocorre com o cimento e a areia
que podem petrificar.
A seguir serão relacionados alguns produtos dentre os comercializados
pela empresa.
1.2.1 Materiais para fundação, alvenaria e cobertura
Arame recozido, estribo, treliça, cimento, areia, pedra, bloco, tijolo
maquinado, impermeabilizante, prego, parafuso, vergalhão, mangueira
corrugada, caixas de luz, lona plástica, telha de fibrocimento, entre outros.
1.2.2 Materiais para hidráulica
Tubo, conexão, mangueira, registro, caixa d’água, biodigestor, caixa de
inspeção, válvulas, anel de vedação, sifão, tubo de ligação, fita veda rosca,
lixa, cola plástica, silicone, torneira bóia, entre outros.
1.2.3 Materiais para fechamentos
Porta, janela, veneziana, dobradiça, fechadura, puxador, guarnição,
prendedor de porta, trava tetra e trinco.
1.2.4 Materiais para instalação elétrica, telefonia, rede e televisão
Fios, caixas de energia, caixa de distribuição, disjuntor, soquete, fita
17
isolante, canaleta, interruptor, tomada, cabo coaxial, haste terra, conector,
chuveiro, lâmpadas, lanterna, lustres, ventilador, rele, reator, roldana, antenas,
campainha, entre outros.
1.2.5 Materiais para revestimentos e acabamento
Tinta acrílica e esmalte, louças sanitárias, assento para bacia, gabinetes,
espelheira, kit de acessório para banheiro, caixa de carta, argamassa, rejunte,
pias e soleiras de granito, pia de inox, pisos, revestimento, pastilhas de vidro,
faixas decorativas, massa corrida, selador, fundo preparador, solventes, tinta a
base de água e a base de solvente e demais acabamentos.
1.2.6 Ferramentas e acessórios
Alicate, chave de fenda e philips, martelo, marreta, talhadeira prumo,
colher, linha, lápis, pá, enxada, cavadeira, rastelo, picareta, carriola, masseira,
desempenadeira, espátula, disco, escada, balde, betoneira, serrote, serra,
serra mármore, serra circular, aplicador, cadeado, furadeira, parafusadeira,
torno de bancada, cortador de piso, aspirador de pó, lavadora, tesoura, pistola
elétrica, rolo de pintura, pincel, nível, entre outros.
1.3 Clientes
Os clientes da Construcenter Felix são pessoas físicas e jurídicas, como
associações, sindicatos, escolas, igrejas, creches, e empresas de diversos
ramos. A empresa busca sempre conhecer as necessidades e as expectativas
de seus clientes, aproximando-se deles. A empresa procura também as
características dos seus futuros clientes, pesquisando as suas preferências
para comprar certos produtos, como decidem o momento em que fazem suas
compras e quais são as tendências de consumo. Como por exemplo: no ramo
de materiais para construção, não existe muita sazonalidade, é comum o
segmento manter as vendas bem estáveis durante o ano, e com a experiência
no mercado, a empresa diagnosticou um pico nos meses de janeiro, fevereiro e
março no segmento de acabamento, pois este período coincide com as chuvas
18
e, por não poder trabalhar na parte externa da casa, normalmente nesta época
os pedreiros fazerem os acabamentos, com isso o investimento nesse
segmento acaba sendo maior do que nos outros meses. A administração da
empresa acredita que não se pode trabalhar com a possibilidade de perder
clientes devido a erros no atendimento, pois o mercado é altamente
competitivo, onde atender bem não é mais simplesmente um diferencial
competitivo e sim um pré-requisito.
1.4 Concorrentes
Para estar em destaque, não é necessário lutar contra a força dos
concorrentes, mas sim colocar em evidência a sua qualidade, buscando fazer o
melhor no atendimento e no pós venda. Isto porque, ou se faz um bom
atendimento, ou corre-se o risco de perder seus clientes para a concorrência.
Como em todo ramo, a área de materiais de construção conta com
concorrentes, o município de Lins conta com diversas lojas de materiais de
construção, dentre eles estão:
Quadro 1: Concorrentes Concorrentes
Cardil Cimento
Cermaco Armazém da Construção
Madeireira Linense Castelão
Casa Nova EP Vailante
Novo Dom Bosco Calixtão
Ferrari Eletro Linense
Fonte: elaborado pelos autores, 2017
1.5 Fornecedores
Uma vez decidido sobre qual produto comprar, precisa-se ter atenção ao
identificar bons fornecedores, isto é, fornecedor que possam garantir, além da
pontualidade na entrega, qualidade nos seus produtos, tenha uma política de
troca de mercadoria flexível. A Construcenter Felix, por sua vez, possui um
bom relacionamento com todos os seus fornecedores, dentre eles estão:
19
Quadro 2: Fornecedores
Fornecedores
Votoratim Rainha Incepa
Cauê Romar A. J. Rorato
Ciplan MF Astra
Liga Original Votoran Embramaco
Amanco Icasa Lukscolor
Conextec Fame Tramontina
Deca Lorenzetti Sasazaki
MPS Incopisos Taschibra
Marchezan Makita Viapol
Kelly Quartzolit Infibra
Fonte: elaborado pelos autores, 2017
1.6 Organograma
Atualmente o grupo de colaboradores da empresa em estudo é
pequeno, possuindo o seguinte organograma:
Figura 1: Organograma
Fonte: elaborado pelos autores, 2017
1.7 Contabilidade da empresa
Como a empresa é de pequeno porte, seu regime de tributação é o
20
simples nacional. A parte contábil da empresa é terceirizada, sendo realizada
pelo Escritório Progresso, do município de Lins. O escritório também é o
responsável pela gestão da folha de pagamento de salários, rescisões, cálculos
de férias, 13º salários, entre outros.
1.8 Responsabilidade social e ambiental
Desde sua fundação, a Construcenter Felix não poupa esforços para
garantir atendimento de qualidade aos clientes e bem-estar aos colaboradores.
Mas é preciso pensar também na sociedade, ajudando no desenvolvimento de
quem está ao redor. Por isso, a empresa procura sempre auxiliar as entidades
que apóiam causas sociais e ações de preservação ambiental. A Construcenter
Felix deposita seus entulhos e materiais de descarte em uma usina de
reciclagem de resíduos, a EcoSolutions, situada também no município de Lins
– SP, e depois de triturado, o entulho se transforma em areia pronta para ser
reutilizada.
1.9 Propaganda
A empresa acredita que propaganda não seja um gasto e sim
investimento constante, onde o valor investido hoje irá trazer resultados a
médio e longo prazo. A imagem é construída ao longo do tempo e de futuras
divulgações, por isso o investimento é necessário para qualquer empresa.
Ultimamente a empresa investe em cartões de visita, folders, catálogos e
propagandas em revistas. Ainda não possui um site e não faz uso de mídias
sociais.
21
CAPÍTULO II
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
1 INTRUDUÇÃO À TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
O ambiente organizacional está em constante mudança, o que o torna
cada vez mais dependente de informações. A tecnologia da informação é
considerada como um dos componentes fundamentais do ambiente
empresarial. Ela permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados,
proporciona diversas mudanças, desde a simples automatização de processos
até uma profunda alteração na maneira de conduzir e alavancar os negócios.
A tecnologia da informação surgiu da necessidade de estabelecer
estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das
informações. (PEREIRA; FONSECA, 1997)
Batista (2004, p. 59), define: “Tecnologia de Informação é todo e
qualquer dispositivo que tenha a capacidade para tratar dados e/ou
informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, independentemente
da maneira como é aplicada”.
A tecnologia da informação e os sistemas de informação, não são
capazes de gerenciar uma empresa, porém, se bem utilizados são ferramentas
importantes para o gerenciamento, pois auxiliam os gestores, desde o
estabelecimento de objetivos até a execução e controle das atividades da
organização.
A estratégia empresarial embasada na informação necessita de
interação, coerência, alinhamento e acoplamento, estando em sinergia com a
tecnologia da informação. (REZENDE; ABREU, 2000)
Deste modo, a gestão da tecnologia da informação deve estar em plena
concordância com o planejamento estratégico da empresa, uma vez que estão
diretamente ligados: sistema de gestão e processo de tomada de decisão, ou
seja, informações e a forma com que as mesmas serão tratadas.
1.1 Componentes da Tecnologia da Informação
22
O termo Tecnologia da Informação serve para designar o conjunto de
recursos tecnológicos e computacionais para geração e uso da informação. A
TI está fundamentada nos seguintes componentes (REZENDE; ABREU, 2000)
a. Hardware e seus dispositivos e periféricos;
b. Software e seus recursos;
c. Sistemas de telecomunicações;
d. Gestão de dados e informações.
Embora conceitualmente não faça parte da tecnologia da Informação, o
componente humano é um recurso fundamental, pois sem ele, esta tecnologia
não teria funcionalidade.
A união desses componentes eleva a potencialidade de atuação das
empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informações
de forma eficiente.
1.1.1 Hardware
Hardware é toda a parte física de um equipamento. É um conjunto de
aparatos eletrônicos, peças e equipamentos que precisam de algum tipo de
processamento computacional para fazer, por exemplo, um computador
funcionar. As informações são processadas, armazenadas, gerando novas
informações. (MUNDO EDUCAÇÃO, 2010)
1.1.2 Software
Os softwares são escritos em sistemas de códigos chamados linguagem
de programação. Eles fornecem as instruções ao computador para que possa
executar a atividade de processamento e realizar a atividade necessária para
atingir o seu objetivo. De uma maneira simplificada, os softwares são conjuntos
de comandos que recebem os dados fornecidos pelo usuário, organiza e as
transforma em informações.
O software é um bem com a especificidade de ser intangível, sendo
assim, ele não possui partes físicas, sendo constituído por instruções e dados,
que um equipamento irá processá-los. O software possui a característica de
23
ser, ao mesmo tempo, um produto e um veículo para outros softwares, a
exemplo dos sistemas operacionais. (VASQUES, 2007)
O Sistema Operacional é o responsável pela integração entre o
hardware e o software bem como funciona como base para outros softwares.
Ele determina quais recursos serão utilizados para a realização das
determinadas tarefas, a partir da alocação e monitoramento dos recursos
computacionais disponíveis.
1.1.3 Sistemas de Telecomunicações
Os Sistemas de Telecomunicação e seus respectivos recursos também
fazem parte da Tecnologia de Informação. Pode ser definido como a
transmissão de sinais por qualquer meio, de emissor ao receptor. Refere-se à
transmissão de sinais para comunicações, inclusive meios como telefone, rádio
e televisão.
O processamento de dados utiliza recursos de telecomunicações, como,
modems, multiplexadores, linhas de comutação de dados, telefones, entre
outros, esse processo é chamado de teleprocessamento de informações.
(REZENDE; ABREU, 2000)
Neste teleprocessamento, o computador emite um sinal digital ao
modem, que por sua vez converte os sinais de baixa frequência em sinais
analógicos modulados que por meio de uma linha, transmite o sinal para outro
computador.
Para que tudo isso aconteça, o sistema de telecomunicação e seus
componentes devem estar interligados, sendo necessários
a. Computadores e dispositivos de recepção e envio de dados;
b. Canais de comunicação;
c. Processadores de comunicação;
d. Software de telecomunicação.
1.1.4 Gestão de dados e informações
Os dados, quando a eles são atribuídos valores, transformam-se em
informações. A gestão de dados e informações compreende as atividades de
24
armazenamento e recuperação de dados, níveis e controle de acesso das
informações. (LAUDON; LAUDON, 1999).
A gestão de dados é fundamental para o funcionamento correto dos
Sistemas de Informação dentro de uma organização.
A maneira mais moderna e efetiva de gestão de dados na empresa é a
utilização das ferramentas dos sistemas gerenciadores de banco de dados.
(SGBD). Eles são recursos tecnológicos para trabalhos em bancos de dados,
transformando as bases de dados relacionais e únicas. Como exemplo, Oracle,
Sybase, Progress, entre outros. (REZENDE; ABREU, 2000)
Para que a gestão de dados esteja completa dentro da organização, é
necessário o uso destas tecnologias, onde os dados são identificados,
modelados, estruturados, e armazenados.
1.2 Melhoria nos processos empresariais
A TI inovou o mundo dos negócios, e deve ser compreendida como uma
poderosa ferramenta habilitadora de mudanças na organização e sozinha,
nada faz. Mas se a empresa souber tirar proveito do potencial da tecnologia,
pode mudar fundamentalmente toda a estrutura do negócio, melhorando o
desempenho de suas atividades.
A TI proporciona melhorias importantes nos processos empresariais. Os
processos operacionais se tornam mais eficientes, e os processos gerenciais
da empresa mais eficazes. (O’BRIEN, 2002)
Com essas melhorias nos processos empresariais as organizações
podem ter como consequência, a redução de custos, assim como novas
oportunidades comerciais, permitindo a expansão para novos mercados,
melhorando a qualidade e o atendimento ao cliente.
1.3 Sistema
Sistema é compreendido como um conjunto de elementos
interdependentes, que de maneira coordenada, formam a uma estrutura
organizada, um sistema visa atingir um objetivo comum, como executar uma ou
25
mais atividades, permitindo ainda uma avaliação analítica e, quando
necessária, sintética da empresa. (BATISTA, 2004)
Em geral os sistemas procuram atuar como:
a. Ferramentas para exercer o funcionamento das empresas;
b. Instrumentos que possibilitam uma avaliação analítica e sintética
das empresas;
c. Meios para suportar a qualidade, produtividade e inovação
tecnológica organizacional;
d. Geradores de modelos de informações para auxiliar os processos
decisórios empresariais. (REZENDE; ABREU, 2000)
1.3.1 Sistemas de informação
Sistemas de informação é um conjunto organizado de pessoas,
hardware, software, rede de comunicação e dados, que são coletados e
transformados em informações dentro de um ambiente organizacional.
(O’BRIEN, 2004)
Um sistema de informação caracteriza-se como sendo toda ferramenta
que manipula dados, transformando-os em informações, utilizando ou não
meios tecnológicos para isso. A entrada de dados é geralmente feita
manualmente. E é no decorrer do processo que se verifica o tratamento desses
dados, onde são processados e transformados por meio de tecnologias.
(GONÇALVES, 2006)
Os sistemas de informação atuam para que os dados sejam mais bem
tratados, e para que um SI seja eficiente é necessário que todas as
informações sejam inseridas adequadamente, só assim, poderá obter um
controle e tomada de decisões eficientes.
Um sistema de informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam (ou recuperam), processam, armazenam e distribuem informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Além de dar apoio à tomada de decisões, à coordenação e ao controle, esses sistemas também auxiliam os gerentes e trabalhadores a analisar problemas, visualizar assuntos complexos e criar novos produtos. (LAUDON & LAUDON, 2004, p. 7).
26
A figura 2 demonstra a estrutura básica do funcionamento de sistemas
de informação baseados em computação:
Figura 2: Estrutura básica dos sistemas
Fonte: elaborada pelos autores, 2017
Analisando-se então, pode-se notar que sistema de informação é
considerado um conjunto de componentes inter-relacionados, que juntos,
possibilitam a entrada ou coleta de dados, o processamento dos mesmos e a
geração de informações necessárias para a tomada de decisões. A entrada é
responsável pela captura ou coleta de dados brutos da organização. O
processamento converte esses dados brutos em informações significativas.
Cabe à saída transferir as informações processadas às pessoas responsáveis.
Por fim, os SI requerem um feedback, que é a saída que retorna a
determinados membros da empresa para ajudá-los a avaliar ou corrigir
possíveis situações, possibilitando melhores resultados e aprimoramento do
sistema. (LAUDON; LAUDON, 2009)
Os sistemas de informações exercem impactos na estrutura
organizacional, influenciando os processos, as políticas e até mesmo os
modelos de gestão. Quando as informações são organizadas e planejadas nos
Sistemas de Informações, geram informações eficientes e eficazes para a
gestão da organização capazes de promover a racionalização e o controle nos
processos sistêmicos empresariais.
1.3.2 Dimensões dos sistemas de informação
A abordagem das dimensões do sistema de informação é dada segundo
a visão de Laudon e Laudon (2009). Segundo estes autores, o Sistema de
27
Informação é composto por três dimensões: organizações, pessoas e
tecnologia.
Figura 3: Dimensões dos sistemas de informação
Fonte: elaborada pelos autores, 2017
Estes mesmos autores afirmam que cada dimensão de um sistema de
informação pode ser descrita de maneira a esclarecer suas importâncias e
participação no processo:
a. Organizações: os sistemas de informação são partes integrantes
das organizações. Uma organização executa e coordena seus
trabalhos por meio de seus processos organizacionais e
hierarquias.
b. Tecnologia: a TI é uma ferramenta muito utilizada por gerentes e
tomadores de decisões para enfrentar as constantes mudanças.
c. Pessoas: para o sucesso de uma empresa, é de suma importância
que as pessoas sejam qualificadas para efetuar suas funções.
Enfim, a empresa que conseguir unir esses três itens, investindo em
tecnologia e na capacitação de seus colaboradores, preparando-os para a o
uso do sistema, tende a ter profissionais mais eficientes e resultados mais
satisfatórios para a organização.
1.3.3 Classificação e tipos de sistemas de informação
Os sistemas de informação classificam-se em quatro tipos de acordo
com sua funcionalidade, conforme apresentado no Quadro 3.
28
Quadro 3: Tipos de sistemas de acordo com a funcionalidade Nível do sistema Funcionalidade
Sistemas do nível operacional
Dão suporte aos gerentes operacionais, respondendo questões rotineiras através do acompanhamento de atividades e transações. Destaca-se o sistema de processamento de transações.
Sistemas do nível do conhecimento
Dão suporte aos trabalhadores do conhecimento e de dados, auxilia a empresa a integrar novas tecnologias, organiza e controlar o fluxo de documentos. Destacam-se os sistemas de trabalhadores do conhecimento.
Sistemas do nível gerencial
Atendem às necessidades de gerentes médios e assessores, desenvolvendo atividades de monitoração, controle e tomada de decisão. Destaca-se sistema de apoio à decisão.
Sistemas do nível estratégico
Estão relacionados à gerência sênior, analisa questões estratégicas e tendências da empresa e do ambiente externo. Destaca-se o sistema de apoio executivo.
Fonte: adaptado de LAUDON e LAUDON, 2004
As organizações usam diversos sistemas de informação para realizar as
suas atividades. Sistemas estes que se relacionam, uns como fonte e outro
como recebedores de dados de níveis inferiores.
Ainda para Laudon e Laudon, o Quadro 4 a seguir, apresenta
detalhadamente os principais tipos de sistemas disponíveis para as empresas
Quadro 4: Tipos de sistemas de informação Tipo de sistema Sigla Descrição
Sistemas de processamento de transações
SPT Registra as transações de rotina necessárias para o funcionamento da empresa. O objetivo é responder perguntas de rotina e monitorar o fluxo de transações.
Sistemas de gestão do conhecimento
SGC Possibilitam que as organizações administrem melhor seus processos, capturando e aplicando conhecimentos.
Sistemas de apoio à decisão
SAD Auxiliam gerentes de nível médio a tomar decisões que fogem da rotina. Focam em um único problema, que se altera com rapidez e para o qual não existe resolução redefinida.
Sistemas de apoio ao executivo
SAE Ajudam os executivos da gerência sênior a tomar decisões em relação a questões como tendências de custos do setor em longo prazo e como a empresa se encaixará nesse cenário.
Fonte: adaptado de LAUDON e LAUDON, 2004
1.3.4 Utilização de sistemas de informação
As empresas necessitam cada dia mais do apoio de sistemas de
informação, pois estes dão segurança, e condições para que as empresas
reajam às constantes mudanças no mercado, agilidade e versatilidade para a
empresa no momento em que se processam as decisões.
O mercado competitivo motiva as organizações a trabalharem com um
sistema de informação eficiente. O objetivo de usar os sistemas de informação
29
é a criação de um ambiente empresarial em que as informações sejam
confiáveis e possam ser utilizadas no processo decisório de seus negócios.
(BATISTA, 2004)
1.3.5 Importância dos sistemas de informação para empresas
Nas empresas, a importância dos sistemas de informação não está
relacionada somente a hardwares e softwares, também está relacionada ao
alinhamento entre as estratégias de informatização com as estratégias do
negócio.
Gurbaxani e Whang (1991) apontam cinco atividades principais dos SI
dentro das organizações:
a. Aumento de eficiência operacional da empresa;
b. Processamento de transações básicas;
c. Coleta e transmissão de informações gerenciais;
d. Monitoramento e registro do desempenho dos empregados e
setores;
e. Manutenção do registro de status e mudanças nas funções centrais
do negócio da empresa.
Os sistemas coletam os dados do dia-a-dia da organização, processam
e transformam em informações importantes para a empresa, que dão suporte
para a empresa se posicionar diante de situações inesperadas, concorrentes e
gostos e as preferências dos seus clientes, atuais e dos potenciais, de modo
que possam lançar com eficiência campanhas de propaganda e marketing
dirigidas a mercados-alvo.
Não há dúvidas de que os sistemas de informação são de suma
importância para gerar informações para a execução das funções da
administração, como planejamento, organização, liderança e controle. Somente
com informações precisas e na hora certa os administradores podem monitorar
o progresso na direção de seus objetivos e transformar os planos em realidade.
(STONER, 1999)
Os sistemas de informação utilizados pelas empresas tendem a ajudar
em vários aspectos como na competitividade, estratégias, controles, redução
de custos e no ganho de informações confiáveis. Enfim, em diversos outros
30
fatores determinados como essências para o desenvolvimento empresarial.
(BRAGA, 2000)
O salto tecnológico registrado nos últimos anos transformou a realidade
empresarial. Cada vez mais, as empresas passam a ver a informação como
principal recurso estratégico. Ela propicia à empresa um profundo
conhecimento de si mesma e de sua estrutura de negócios, facilitando o
planejamento, a organização, a gestão e o controle de processos.
A devida implementação e o correto uso da tecnologia de informação
tende a melhorar a competitividade da empresa. Já, o uso incorreto da
informação ou o trabalho com as informações não organizadas, ao invés de
ajudar, pode prejudicar a empresa. (BATISTA, 2004)
1.3.6 Benefícios da utilização de sistemas de informação
Um Sistema de Informação eficiente pode ter um grande impacto na
estratégia corporativa e no sucesso da empresa. Esse impacto pode ser
positivo, de modo que venha beneficiar a empresa, e os usuários do sistema de
informação.
Wetherbe (1997) destacou os benefícios que as empresas procuram
obter por meio dos sistemas de informação, sendo que dentre esses estão:
a. Maior segurança;
b. Vantagens competitivas;
c. Menos erros;
d. Maior precisão e eficiência;
e. Aperfeiçoamento das comunicações;
f. Maior produtividade;
g. Melhoria na tomadas de decisões;
h. Maior e melhor controle sobre as operações;
As desvantagens ficam por conta dos possíveis travamentos do sistema,
falhas nas inserções manuais dos registros, falhas essas que podem oferecer
informações incorretas para futuras de decisões da organização.
1.3.7 Investimentos em sistemas de informação
31
O investimento em sistemas de informação é a melhor maneira que as
empresas têm para a administração das funções de produção e processos
internos, bem como para lidar com as demandas. Os principais objetivos
organizacionais a serem buscados em um SI, segundo Binder (1994), são:
a. Excelência operacional;
b. Desenvolvimento de novos produtos e serviços;
c. Maior relacionamento com o cliente para um melhor atendimento;
d. Melhorar a tomada de decisão;
e. Promover a vantagem competitiva;
f. Assegurar a sobrevivência.
Laudon e Laudon (2005) apontam que os SI adicionam valor à empresa
de várias formas. Em geral, o retorno sobre o investimento em SI é proveniente
de aumentos na produtividade, aumentos nos lucros, ou melhoria na
capacidade competitiva.
Os investimentos em sistemas de informação demonstram um ganho de
capital para a organização, pois, aumenta o valor de mercado da empresa,
impulsionando seu desempenho, obtendo vantagens diante de seus
concorrentes. (FERNANDES; COSTA; CÂMARA, 2007)
De acordo com O´Brien (2004) um plano de Sistemas de Informação
deve evidenciar o custo-benefício esperado com a realização dos
investimentos em SI, como também trazer em detalhes todos os recursos
materiais, humanos e tecnológicos para sua implementação.
Os investimentos em Sistemas de Informações devem estar alinhados
com as estratégias da empresa, como também a Tecnologia de Informação
deve ser explorada visando propiciar à organização vantagens sobre seus
competidores. Tendo em vista que, se não houver mudanças na maneira pela
qual o trabalho é feito, o papel da TI se resumirá apenas à automatização de
um processo existente, não proporcionando vantagens econômicas
significativas. (DAVENPORT, 1994)
1.3.8 Sistemas de informação e seu auxilio para a tomada de decisão
A tomada de decisão está diretamente relacionada ao potencial
informativo do Sistema de Informação da empresa. A informação é de muita
32
importância para as empresas, sendo um grande diferencial competitivo e
determinante para mudanças e adaptações em um mercado altamente
competitivo. Já a decisão é uma escolha a ser feita dentre várias alternativas
existentes. Para melhor identificar as escolhas corretas, os gestores tratam a
informação como um diferencial, pois a informação e o conhecimento é o que
fará a organização se destacar diante de seus possíveis concorrentes.
(FERREIRA, 2006)
Os sistemas de informação são os recursos básicos para a decisão
informatizada, pois permitem que todos os colaboradores responsáveis pela
empresa tenham acesso aos dados mais recentes a qualquer momento. As
informações devem estar integradas por meio de computadores em rede.
(GOMES; GOMES, 2012)
Podem existir diversas falhas quanto à informação nas organizações. As
mais comuns são, fluxos de informações incorretos, desconhecimento da
informação nas tomadas de decisão, baixa capacidade na utilização das
tecnologias de informação, insegurança e imprecisão nas decisões. Os
sistemas são indispensáveis e essenciais quanto à tomada de decisões, visto
que as exigências e a competitividade do mercado global não admitem falta de
competência, nem não saber usar a informação e o conhecimento visando à
inovação. (CÂNDIDO; VALENTIM; CONTANI, 2005)
A utilização de sistemas pelas empresas passa a ter como foco principal
não apenas a infraestrutura tecnológica necessária para a realização dos
processos e decisões estratégicas, mas a efetiva utilização da informação e
todo o seu poder de transformação nas práticas organizacionais. (BRAGA,
2000).
O responsável pela tomada de decisões deve decidir, mesmo com a
possibilidade de errar, que a tomada de decisão envolve um ciclo de controle,
decisão e execução, em que é fundamental a existência de informações
apropriadas a cada uma destas fases. (CASSARRO, 1999)
No processo de trabalho, a tomada de decisão é considerada a função que caracteriza o desempenho da gerência. Independentemente do aspecto da decisão, esta atitude deve ser fruto de um processo sistematizado, que envolve o estudo do problema a partir de um levantamento de dados, produção de informação, estabelecimento de propostas de soluções,
33
escolha da decisão, viabilização e implementação da decisão e análise dos resultados obtidos (GUIMARÃES; ÉVORA, 2004, p. 74).
Portanto, é necessário diferenciar as informações em níveis gerenciais e
operacionais. Informações operacionais são aquelas que têm por finalidade
que simplesmente permitir que determinadas operações continuem
acontecendo dentro do ciclo operacional da empresa. Já as informações
gerenciais destinam-se a alimentar processos de tomada de decisão em cada
nível de gerencia. (BIO, 1996)
34
CAPITULO III
A PESQUISA
1 INTRODUÇÃO
Atualmente, o mundo vive na era da informação, exigindo que as
organizações tenham uma eficiente gestão estratégica, facilitada pela utilização
de meios inteligentes que são disponibilizados pela Tecnologia de Informação
(TI) e pelos Sistemas de Informação (SI). A utilização da Tecnologia da
Informação é essencial para a transformação das organizações, sendo
necessário, portanto, investir em inovações tecnológicas, utilizar sistemas de
informações e o conhecimento como recurso estratégico.
A Tecnologia da Informação passou a assumir um papel importante
dentro das organizações, tornando-se um fator de apoio à otimização dos
processos, auxilia tanto na redução de custos operacionais quanto no
crescimento de lucros, sendo vista como peça fundamental para a
modernização dos processos internos.
2 MÉTODOS E TÉCNICAS DE PESQUISA
2.1 Delimitação do campo de pesquisa
Com o objetivo de conhecer, verificar e descrever as características e a
importância da utilização da Tecnologia da informação no ambiente
empresarial, este trabalho se encaixa no método de pesquisa descritiva e
bibliográfica, onde foi realizada uma pesquisa de campo na empresa
Construcenter Felix, no período de fevereiro a outubro de 2017.
Na pesquisa descritiva realiza-se o estudo, a análise, o registro e a interpretação dos fatos do mundo físico sem a interferência do pesquisador. São exemplos de pesquisa descritiva as pesquisas mercadológicas e de opinião (BARROS e LEHFELD, 2007).
35
2.2 Métodos
Os métodos utilizados para realizar uma pesquisa estão diretamente
ligados ao problema a ser estudado e a escolha da metodologia de maneira
direta dos objetivos do projeto. (CRESWELL, 2010)
2.2.1 Método de Estudo de Caso
Foi realizado estudo de caso, na Construcenter Felix, analisando
aspectos voltados para a importância da TI quanto à tomada de decisão dos
gestores.
2.2.2 Método de Observação Sistemática
Foram observados, analisados e acompanhados os procedimentos
aplicados na Construcenter Felix quanto à tomada de decisão dos gestores.
2.2.3 Método Histórico
Efetuou-se o levantamento de dados e informações sobre o contexto
histórico da empresa.
2.3 Técnicas
As técnicas utilizadas foram:
a. Roteiro de Estudo de Caso (Apêndice A).
b. Roteiro de Entrevista para o Gestor (Apêndice B).
3 ANÁLISE SITUACIONAL DO SISTEMA BYTE EMPRESA
O presente estudo de caso foi realizado na empresa Construcenter Felix,
atuante no ramo de comercialização de materiais de construção, situada no
município de Lins (SP), onde foram analisados os benefícios do uso da
Tecnologia da Informação para a organização. O atual sistema utilizado pela
36
empresa denomina-se Byte Empresa. Este sistema é apropriado para a
empresa analisada por ter uma interface simples e ser de fácil usabilidade,
além de ser um sistema de baixo custo. Assim, o capítulo final dividiu-se em
três etapas. A primeira foi identificar as funções existentes no sistema, expondo
suas funcionalidades. Logo após, fez-se a análise das funcionalidades que são
utilizadas pela empresa. Por fim, foram elaboradas propostas para que a
empresa dê início à utilização de determinadas funções já existentes no
sistema, para que o mesmo forneça mais subsídios para as tomadas de
decisões por parte dos gestores.
3.1 Identificação funções existentes no sistema Byte Empresa
Serão apresentadas algumas ferramentas fornecidas pelo software Byte
Empresa a seus usuários. Foram retiradas imagens do próprio sistema para um
melhor entendimento, imagens estas onde ficaram expostas as funções
presentes no mesmo.
Figura 4: Tela principal do sistema Byte Empresa
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
A primeira demonstração diz respeito à interface do sistema, ou seja,
como os usuários do software o visualizam ao realizar o acesso através de
37
seus respectivos logins e senhas de acesso. A imagem de fundo pode ser
alterada a qualquer momento pelo usuário do sistema, como por exemplo,
pode ser inserida a logomarca da empresa ou alguma outra imagem a critério
usuário.
Como exposto na imagem acima, os ícones mais utilizados do sistema
(Caixa, Bancos, Receber, Clientes, Pagar, Estoque e Útil) se encontram na aba
Principal, onde são divididos em categorias (Caixa, Financeiro, Estoque, Útil).
Cada ícone foi analisado individualmente, expondo suas respectivas funções.
a. Caixa: nesta tela é possível realizar e consultar vendas, orçamentos,
consignações, emissão de cupons e notas fiscais;
b. Bancos: é possível controlar as contas bancárias da empresa através
da inserção de dados financeiros;
c. Receber: fornece os arquivos de compra, seus valores, vencimentos,
juros, descontos e tipos de pagamento de todas as vendas
efetuadas;
d. Clientes: permite ao usuário incluir novos clientes, alterar dados dos
clientes já existentes assim como consultar informações dos
mesmos;
e. Pagar: possui as mesmas utilidades presentes nas contas a receber,
porém, o controle refere-se às obrigações da empresa. Onde a
organização pode efetuar o cadastro de todas as suas despesas;
f. Estoque: possui a função de cadastrar novos produtos, alterar
preços, margem de lucro, quantidade, dentre outras opções, como
separar por grupos, marcas e fornecedores.
g. Útil: é possível cadastrar usuários e conceder níveis de acessos a
comandos utilizáveis em função das atribuições inerentes aos cargos
específicos de cada colaborador
Além do armazenamento de informações, que é uma das funções
essenciais de um sistema em geral, os ícones relacionados acima são de
extrema importância para a organização. É importante salientar a necessidade
de alimentar de forma correta os dados das movimentações diárias para
subsidiar as análises e tomadas de decisões de forma eficiente.
Com o término da descrição dos itens referentes à aba Principal, a
próxima etapa descreve sobre os relatórios existentes no sistema. O usuário
38
possui diversas opções para imprimir relatórios com os dados de sua
organização. Os ícones foram expostos individualmente, a seguir:
Figura 5: Tela de relatórios do sistema Byte Empresa
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
a. Cadastros: permite a análise e impressão de todos os itens
cadastrados no sistema, como relação de cliente, bancos, grupos e
fornecedores;
b. Receber: fornece todos os relatórios referentes a contas a receber,
como contas recebidas, contas a receber, contas vencidas e emissão
de extratos;
c. Estoque: apresenta lista de preços, lista de produtos, relação de
notas fiscais de entrada, posição de estoque e outros;
d. Pagar: encontram-se relatórios referentes a contas a pagar e contas
pagas de um determinado período;
e. Bancos: é possível obter extratos e resumos da conta bancária, após
a devida inclusão destes dados no sistema;
f. Administrativos: apresenta os relatórios referentes a vendas, análise
financeira, fluxo de caixa, curva abc de produtos e clientes, além da
comissão dos vendedores;
g. Fiscais: relatórios fiscais, como mapa resumo e movimento fiscal,
também é possível obter registros sobre notas fiscais;
39
Através da descrição das funções do sistema Byte Empresa, pode-se ter
a noção dos recursos disponíveis para o empresário, usuário do sistema. O
passo a seguir descreve quais e como as opções existentes no sistema são
utilizadas pela empresa.
3.2 Funções utilizadas pela empresa
Dentre as diversas funções do sistema Byte Empresa, a empresa em
estudo utiliza algumas destas cotidianamente, funções estas que serão
expostas a seguir:
a. Caixa: na empresa essa função é usada para a realização de
orçamentos, vendas, emissão de cupons fiscais e notas fiscais
eletrônicas;
b. Clientes: utilizado para cadastro de novos clientes, alteração de
dados de clientes já existentes e consultar informações de seus
clientes sempre que necessário, como por exemplo, localização do
endereço através do Google Maps, onde o sistema abre diretamente
o serviço de pesquisa e visualização de mapas e imagens de satélite
da Terra fornecido e desenvolvido pela empresa Google;
c. Estoque: essa função é utilizada para cadastrar novos produtos, a
partir de grupos, marcas e fornecedores, também faz edição de
dados dos produtos já existentes, alterando informações como
preços, quantidade e margens;
d. Útil: essa opção é utilizada pela empresa apenas para cadastrar
usuários e vendedores.
3.3 Funções não utilizadas a serem exploradas para melhor tomada de decisão
Ter dados confiáveis nas mãos faz toda a diferença no processo de
tomada de decisão. Inserir e armazenar as informações de forma sistematizada
torna a manipulação dos dados mais ágil e segura, além de aperfeiçoar o
processo e possibilitar a emissão de relatórios mais esclarecedores. As
chances de erro em um processo automatizado tornam-se menores, desde que
haja correta inserção de dados da empresa através do sistema.
40
O software Byte Empresa possui algumas funções que ainda não são
utilizadas pela Construcenter Felix, a partir de análises, foram elaboradas
propostas a fim de que a empresa passe a utilizar melhor os recursos
disponíveis, pois desta forma os gestores teriam mais subsídios para a tomada
de decisões. Como são vários recursos ainda não utilizados, serão abordados
alguns destes recursos que, caso passem a ser utilizados, podem trazer bons
resultados à organização.
3.3.1 Fluxo de caixa
Denomina-se fluxo de caixa de uma empresa como sendo um
instrumento que relaciona o conjunto de ingressos e desembolsos de recursos
financeiros ao longo de um período determinado. (ZDANOWICZ, 2001)
O objetivo básico do fluxo de caixa é a projeção das entradas e das
saídas de recursos financeiros para determinado período, visando prever a
necessidade de captar empréstimos ou aplicar excedentes de caixa nas
operações mais rentáveis para a empresa. (ZDANOWICZ, 2001)
Para a elaboração do fluxo de caixa a empresa precisa dispor
internamente de informações organizadas que permitam a visualização das
contas a receber, contas a pagar e de todos os desembolsos. Com o Byte
Empresa é possível empregar o fluxo de caixa como instrumento de auxilio a
gestão, tornando a gerência mais confortável. Isto porque, com uma visão geral
dos recursos recebidos e a receber, desembolsos realizados e previstos e
caixa, possibilita maior racionalização dos recursos e suporte necessário para
tomada de decisões, além de possibilitar um gerenciamento mais claro e
confiável. Abaixo é apresentada uma ótica sobre as vantagens e
desvantagens em relação à implantação do fluxo de caixa a partir do sistema
na visão do gestor da empresa.
Quadro 5: Utilização de fluxo de caixa na visão da empresa Avaliação Fluxo de Caixa
Vantagens Utilização nas decisões de
futuros investimentos;
Baixo custo de
implantação;
Desvantagens Adequação após muitos
anos utilizando papeis;
Falta de experiência dos
profissionais.
Fonte: Pesquisa com o gestor, 2017
41
3.3.2 Ponto de pedido
O controle de estoque por ponto de pedido consiste em estabelecer uma
quantidade de itens em estoque, chamada de ponto de pedido ou reposição,
que quando atingida dá a partida ao processo de reposição do item em uma
quantidade preestabelecida. (TUBINO, 2009)
Com o sistema Byte Empresa, a organização tem a opção de trabalhar
com ponto de pedido através de uma quantidade mínima que deve ser inserida
na tela de cadastro de produtos. Como destacado na imagem abaixo.
Figura 6: Tela de cadastro de mercadorias
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
Ao ser atingida a quantidade, no final de uma venda, o sistema irá
informar ao vendedor que está na hora de realizar um novo pedido de compra.
Figura 7: Tela de aviso de ponto de pedido
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
42
Abaixo um questionamento quanto às vantagens e desvantagens em
relação à utilização do ponto de pedido na visão do gestor da empresa.
Quadro 6: Utilização de ponto de pedido na visão da empresa Avaliação Ponto de Pedido
Vantagens Melhor controle de
estoque;
Agilização no processo de
pedido;
Desvantagens Adequação dos
colaboradores;
Encontrar a quantidade
mínima.
Fonte: Pesquisa com o gestor, 2017
3.3.3 Utilização de leitor de código de barras
A empresa ainda não faz a utilização do leitor de código de barras,
função esta que traria benefícios para a organização, pois facilitaria diversos
processos considerados importantes para o negócio, como por exemplo, o
controle de estoques. O uso do código de barras é importante para diminuir o
número dos erros nos processos de controle de estoques, especialmente
aqueles causados pela interferência humana. Com as informações inseridas
corretamente no código, ao ser capturado ele fornecerá os dados de maneira
precisa e eficiente. No caso de estoques, por exemplo, isso diminui as chances
de que um item seja comercializado no lugar de outro, assim como erros de
atualização da quantidade disponível nos estoques.
De uma forma geral, diminui o tempo necessário para fazer o registro de
uma atividade, pois permite rápida identificação dos produtos, seja em uma
consulta de preço ou uma venda, seja na disponibilidade do produto ao cliente,
seja na identificação da necessidade de reposição dos produtos no estoque,
gerando mais eficiência e mais produtividade. Abaixo um questionamento
quando a vantagens e desvantagens em relação à utilização de leitor de código
de barras na visão do gestor da empresa.
Quadro 7: Utilização de leitor de código de barras na visão da empresa Avaliação Leitor de Código de Barras
Vantagens Redução da mão de obra
maior rapidez no processo;
Otimização na gestão de
estoque;
Desvantagens Elevado tempo para implantação e treinamento.
Fonte: Pesquisa com o gestor, 2017
43
3.3.4 Permissões de acessos dos usuários
Os dados contidos no sistema de uma organização são valiosos e
confidenciais. A maior responsabilidade do administrador é garantir o acesso
restrito às informações necessárias aos usuários do sistema, para
desempenharem bem o seu papel dentro da empresa e impedir que tenham
acessos a dados confidenciais desnecessários à sua função.
O sistema Byte Empresa permite a criação de vários usuários com suas
respectivas senhas e permissões, definindo se o usuário poderá consultar,
inserir, alterar e excluir algum dado no sistema. Também permite a liberação ou
bloqueio de acesso a determinadas telas, informando o que cada um poderá
acessar de acordo com seu cargo. Um exemplo seria não permitir que a
pessoa que faz a venda no balcão, possa acessar a tela de contas a pagar da
empresa e preço de custo dos produtos. O vendedor pode exercer sua função
apenas com permissão para executar as funções básicas do sistema, como
consultar preços, fazer orçamento e vendas. O administrador por sua vez tem o
direito a ter acesso a todas as funções disponíveis no sistema.
Figura 8: Tela de edição de permissões de usuários
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
A imagem acima mostra a tela de cadastro de permissões de usuários.
44
O administrador ou gerente da empresa é quem deve ter o acesso a todas as
funções do sistema para fazer as adequações ao cadastro de cada usuário.
Abaixo um questionamento quando a vantagens e desvantagens em
relação à utilização de cadastro de permissões de usuário a partir do sistema
na visão do gestor da empresa.
Quadro 8: Utilização de permissões de usuário na visão da empresa Avaliação Permissões de Usuários
Vantagens Sigilo quanto às
informações confidenciais;
Usuários só processam o
que tem permissão;
Desvantagem Dificuldade de adequação dos colaboradores, pois
estão acostumados a ter acesso total.
Fonte: Pesquisa com o gestor, 2017
4 DISCUSSÃO
Após reunião com o gestor da empresa, foi exposto para o mesmo que
para dar início à utilização das duas funções, o ponto de pedido e o leitor de
código de barras não haveria necessidade de treinamentos específicos, nem o
aumento do número de colaboradores, também foram expostas as melhorias a
serem obtidas com as novas funções, como um eficaz controle de estoque e
melhores informações para tomada de decisão.
O controle de estoque pode ser totalmente informatizado. Quando as
mercadorias chegam o leitor de código de barras registra no sistema. Quando
elas são vendidas, o leitor transmite esse dado para o controle de mercadorias
vendidas e de estoque, podendo assim, serem analisadas as vendas do mês, e
fazendo novos pedidos quando o estoque atinge a quantidade mínima
estipulada no ponto de pedido. (MARTINS; ALT, 2009)
Após realização de uma conferência de estoque e cadastro dos códigos
de barras dos produtos, no dia 04 de setembro de 2017, foi realizada uma
reunião entre o gestor, os colaboradores e os integrantes do grupo para dar
início à utilização das funções. A observação do resultado da implantação foi
realizada após 30 dias, onde foi notado que o estoque da empresa
permaneceu atualizado, dando oportunidade à visualização e utilização de
relatórios gerenciais precisos.
45
Figura 9: Estoque atualizado
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
A partir do momento em que a empresa começou a fazer uso do ponto
de pedido e do código de barras, o controle de estoque melhorou. Isto porque,
quando os relatórios dos estoques estavam desatualizados, ocorria venda de
produtos não constantes nos estoques ou não concretização de vendas por
não constar no relatório a existência de tais produtos.
A utilização do ponto de pedido facilitou o trabalho do gestor, pois deixou
de depender do aviso de colaboradores para a realização das reposições,
ganhando mais autonomia e precisão no momento das tomadas de decisões
quanto à realização das compras.
Para dar início à utilização do código de barras, a empresa apenas fez a
aquisição do leitor de código de barras e cadastrou o código de cada
mercadoria, não havendo a necessidade de treinamentos ou capacitações
específicas.
Com a utilização código de barras a empresa obteve uma enorme
vantagem competitiva, pois possibilitou um atendimento mais rápido ao
registrar produtos com mais agilidade em uma venda, pois o código pode ser
lido prontamente pelo leitor e o processo acaba sendo facilitado. Ao mesmo
tempo, por ser um processo informatizado a empresa ganhou quanto ao
controle do estoque, pois o código de barras tem uma configuração específica,
onde não existem dois códigos de barras iguais, o que aumentou a exatidão e
a segurança do processo.
46
PROPOSTA DE INTERVENÇÃO
Como citado no inicio do Capitulo III, atualmente a Construcenter Felix
utiliza apenas algumas funções disponíveis no sistema Byte Empresa,
deixando de utilizar funções que poderiam trazer mais subsídios para as
tomadas de decisões por parte dos gestores.
A partir da observação de algumas tarefas realizadas pela empresa,
juntamente com o gestor ficou evidente que a organização necessita passar a
utilizar algumas das funções já existentes no sistema, funções estas que tem a
capacidade de gerar informações que possam ser vistas como auxílios
prontamente disponíveis para um melhor controle e desempenho.
Um ponto que chamou atenção foi a falta do controle de estoque, onde
determinados produtos se mostravam com quantidade negativa ou incorreta.
Isso acontece na empresa porque no momento da realização de uma venda, o
sistema efetiva a baixa da mercadoria no controle de estoques
automaticamente, porém ao chegar uma nova carga do produto o sistema não
era alimentado corretamente. Com isso a empresa não tem condições de
mensurar a quantidade e os produtos que realmente estão em seus estoques,
causando transtornos ao final de uma venda, como não ter um produto para ser
entregue após o orçamento, ou até mesmo não vender um produto por achar
que não tem o mesmo em estoque. Na imagem abaixo, um relatório de
estoque onde pode-se ver alguns itens onde suas quantidades estão negativas.
Figura 10: Estoque antes da utilização de funções já existentes
Fonte: Sistema Byte Empresa, 2017
47
Em primeiro momento, foram identificadas algumas possíveis causas de
problemas no controle de estoque da empresa, onde posteriormente foi
proposto à empresa que ela dê inicio à utilização de duas das diversas funções
existentes no sistema, o ponto de pedido e o leitor de código de barras. Isto
permitiria sanar estes problemas, tendo um controle de estoque mais eficaz.
Assim, seria possível a obtenção de melhores informações para posteriores
tomadas de decisões.
Possíveis causas de problemas no controle de estoque na empresa:
a. Compras desnecessárias: a compra em excesso traz risco quanto à
validade dos produtos, necessidade de mais espaço para
armazenamento, além da imobilização do capital de giro;
b. Falta de inventários periódicos: sem a conferência não é possível
verificar as divergências entre o estoque no sistema e a quantidade
presente no estoque físico da loja;
c. Não registrar todas as movimentações: deixar de registrar todas as
entradas e saídas gera imprecisão no controle do estoque;
d. Cadastrar produtos sem devida descrição: cadastrar um produto
com sua devida descrição facilita sua busca. Caso contrário, corre-
se o risco de não lançar o item correto e gerar uma baixa para outro
produto.
Após as análises realizadas já foram implementadas a utilização das
funções: ponto de pedido e leitor de código de barras, porém não foram ainda
implementadas em todos os produtos.
Desta forma propõe-se:
a. Continuar a implantação das funções: ponto de pedido e
cadastramentos de código de barras em todos os produtos;
b. Fazer um estudo em função da demanda dos produtos mais
comercializados para definir valor ideal do ponto de pedido;
c. Implantação da função fluxo de caixa;
d. Alimentar o estoque através da entrada de mercadorias utilizando o
arquivo XML disponibilizado pelo fornecedor;
e. Implantar o controle de acesso de usuário para segurança dos
gestores;
f. Implantação dos demais recursos disponíveis nos sistema.
48
CONCLUSÃO
O presente estudo apresentou como pergunta problema: A utilização de
um eficiente sistema de TI pode trazer melhoria no gerenciamento da
empresa? Respondendo ao problema, o objetivo geral buscou analisar os
benefícios dessa tecnologia e como ela auxilia na tomada de decisão dos
gestores. Foi possível verificar que o papel do gestor foi de muita importância
ao longo dos anos para tornar a organização consolidada no município de Lins,
visto que está há mais de 20 anos atendendo seus clientes. Através do estudo,
observou-se crescimento da empresa nos últimos anos, tornando, assim, seus
processos organizacionais mais complexos e necessitando, cada vez mais,
manter controles mais eficientes. Dessa forma, verificou- se a importância de
se ter um sistema de informação eficiente. A empresa analisada possui um
software de gerenciamento, mas o mesmo está sendo subutilizado.
Com esse estudo, a empresa passou a utilizar duas funções já
presentes no sistema, o ponto de pedido e o leitor de código de barras, funções
estas que se mostraram de grande importância para a organização. A
observação do resultado da implantação foi realizada após 30 dias e os
resultados foram muito positivos, pois a partir do momento em que a empresa
passou fazer uso do destas funções, o controle de estoque melhorou e
problemas como não ter um produto para ser entregue após o orçamento, ou
até mesmo não vender um produto por supor que não tem o mesmo em
estoque, foram sanados, facilitando a conferencia e assim dando auxilio ao
gestor na tomada de decisões para realização de novos pedidos.
Além das implantações ocorridas, foi apresentado ao gestor para
posteriores mudanças, dar inicio a utilização de novas funções como o fluxo de
caixa que proporciona melhor controle na gestão e também a utilização da
função de permissões de acessos por usuário, garantindo assim maior
segurança para a empresa.
A pesquisa mostrou que a tecnologia da informação pode trazer
inúmeros benefícios para a tomada de decisão, destacando melhoria,
qualidade e agilidades na utilização de um sistema. Sendo assim, entende-se
que por meio da TI as empresas conseguem o desenvolvimento necessário
para e continuarem sólidas no mercado cada vez mais competitivo.
49
O tema abordado é bastante atraente e extenso e não deve ser
encerrado aqui. Propõe-se a continuação deste estudo através da análise das
tecnologias de informações disponíveis que auxiliem os gestores na difícil
tarefa de apresentarem bom desempenho, diante do dinâmico mercado atual.
50
REFERÊNCIAS
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53
APÊNDICES
54
APÊNDICE A - Roteiro de Estudo de Caso
1 INTRODUÇÃO
Será realizada uma pesquisa na empresa Construcenter Felix, onde será
observado o auxilio da Tecnologia da Informação para à tomada de decisões.
2 RELATO DO TRABALHO REALIZADO AO ASSUNTO ESTUDADO
As informações serão coletadas mediante ao acompanhamento de
funções executadas dentro da empresa.
3 DISCUSSÃO
Através da pesquisa será feito um confronto com a teoria apresentado
nos primeiros capítulos e a prática apresentada no capítulo da pesquisa.
4 PARECER FINAL SOBRE O CASO E SUGESTÕES SOBRE
UTILIZAÇÃO DE NOVAS FUNÇÕES
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APÊNDICE B – Roteiro de Entrevista para o Gestor
1 DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
Gestor: _________________________________________________________
Idade: __________
Escolaridade:____________________________________________________
2 PERGUNTAS
a. Em relação à possível utilização de fluxo de caixa, quais as vantagens e
desvantagens?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
b. Em relação à possível utilização do ponto de pedido, quais as vantagens
e desvantagens?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
c. Em relação à possível utilização do leitor de código de barras, quais as
vantagens e desvantagens?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
d. Em relação à possível utilização de permissões de usuários, quais as
vantagens e desvantagens?
__________________________________________________________
__________________________________________________________
__________________________________________________________
