1

หนวยท 4 การใชโปรแกรม Microsoft Word

• รจกกบ Microsoft Office Word 2003 • การตกแตงเอกสาร • ระบบอตโนมตตาง ๆ • การสรางตารางลงในเอกสาร

แนะนา Microsoft office 2003 Microsoft office 2003 เปนชดของโปรแกรมทพฒนาขนโดยบรษทไมโครซอฟท เหมาะ

สาหรบการใชงานในสานกงาน หรอ ผใชงานภายในบาน และหนวยงานตางๆ โปรแกรมชด Microsoft office 2003 นน ประกอบไปดวยรนตางๆ

ความตองการระบบในการใชงานโปรแกรมชด Microsoft office 2003 นน ประกอบดวยเครองคอมพวเตอร Intel Pentium ทมความเรวอยางตา 233 MHz (แนะนาใหใช Pentium III ขนไป) หนวยความจา (RAM) 128 MB หรอมากกวา โปรแกรมระบบปฏบตการ Microsoft Windows 2000 with Service Pack 3 หรอ Windows XP หรอรนสงกวา สวนเนอทฮารดดสกนนตองการแตกตางกนไป ขนอยกบรนของ Microsoft office 2003 ทตดตง ซงสามารถศกษารายละเอยดไดจากเวบไซตของบรษทไมโครซอฟท

Microsoft office Word 2003 เปนโปรแกรมประมวลผลคาสาหรบการใชงานดานเอกสาร เชน จดหมาย รายงาน บนทก

ขอความ ใบประกาศ และคมอการใชงานตางๆ ผใชสามารถจดการกบขอความในเอกสารไดอยางงาย ไมวาจะเปนการแกไขขอความ การตกแตงดวยสและแบบตวอกษร การใสตาราง รปภาพ การตรวจสอบตวสะกดและไวยากรณ การทาจดหมายเวยน และการใชงานเอกสารรวมกน นอกจากนยงสามารถบนทกเอกสารในรปแบบของ XML เพอใหผใชสามารถแยกเนอหาของเอกสารออกจากขอบเขตของรปแบบของเอกสาร

2

Microsoft office Excel 2003 เปนโปรแกรมกระดาษทดอเลกทรอนกสทมความสามารถโดดเดนดานการคานวณประเภท

ตางๆ เชน ขอมลตวเลขทวๆ ไป คาสถต คาทางการเงน คานวณเกยวกบวนท และเปนเสมอนกระดาษทดชนดทสามารถจดรปแบบไดอยางสวยงาม สามารถพมพออกมาเปนรายงานได และสามารถจดขอมลใหอยในรปของตาราง หรอนาขอมลในตารางมาสรางกราฟไดหลากหลายรปแบบ เชน กราฟเสน กราฟแทง กราฟวงกลม กราฟพนท ในลกษณะของภาพ 2 มตและภาพ 3 มต และยงสามารถปรบเปลยนและแกไขไดอยางงายอกดวย นอกจากน ยงสามารถบนทกเอกสารในรปแบบของ XML ไดเชนเดยวกบโปรแกรม Microsoft office Word

Microsoft office PowerPoint 2003 เปนโปรแกรมสาหรบการนาเสนอขอมลในการประชม อบรม และสมมนา หรอ การ

นาเสนอขอมลในรปแบบตางๆ เชน ขอมลขององคกร ขอมลการขาย และการใชเปนสอประกอบการสอน เปนตน นอกจากจะสามารถสรางงานพรเซนเตชนแลว โปรแกรม Microsoft office PowerPoint ยงสามารถสรางเอกสารประกอบการบรรยาย เชน เอกสารแจกผฟง บนทกยอสาหรบผบรรยาย เปนตน รวมทงการนาเสนองานในรปแบบของเวบเพจ และการบนทกผลงานลงในซดรอมเพอสามารถนาไปแสดงบนเครองคอมพวเตอรอนๆ ทไมจาเปนตองตดตงโปรแกรม Microsoft office PowerPoint 2003

Microsoft office Access 2003 เปนโปรแกรมทมคณสมบตในการจดเกบขอมลในรปแบบตาราง (Table) โดยการ

ออกแบบตารางใหมความสมพนธกนเปนฐานขอมล (Database) ซงผใชสามารถนาไปผลตเปนสารสนเทศตอไป ทงนใน Microsoft office Access 2003 มตวชวยหรอวซารด (Wizard) ในการแปลงคาสงตางๆ ทเกดจากการกระทาใหเปนโคดคาสงโดยอตโนมต ดงนนเมอผใชตองการสรางควร (Query) และเกบขอมลในรปแบบโปรแกรมสาเรจรปผานทางหนาฟอรม (Form) เพอออกเปนรายงาน (Report) จงไมจาเปนตองเขยนโปรแกรมดวยตนเอง

Microsoft office Publisher 2003 เปนโปรแกรมดานงานพมพ หรอ ทเรยกวา Desktop Publishing ใชสาหรบการออกแบบ

และจดการสงพมพตางๆ เชน แผนพบ นามบตร บตรเชญ บตรอวยพร ใบประชาสมพนธ เปนตน โปรแกรม Publisher ชวยอานวยความสะดวกในการผลตสงพมพไดอยางสะดวกและรวดเรว

3

เนองจากมวซารด (Wizard) ทกาหนดเคาโครง โครงรางส และเนอหาของสงพมพใหเลอกใชจานวนมาก นอกจากนโปรแกรม Publishing ยงมตวอยางการออกแบบงานสงพมพ เพอชวยใหผใชเกดแนวคดในการผลตสงพมพใหม ๆ ออกมาใชงานไดอยางมคณภาพ

รจกกบ Microsoft Office Word 2003

โปรแกรม Microsoft Office Word 2003 เปนหนงโปรแกรมในชด Microsoft Office 2003 ซงไดรบความนยมอยางแพรหลาย เนองจากใชงานงาย มหนาตางของโปรแกรม เมนคาสง และรวมถงการใหความชวยเหลอ ทงภาษาไทย และภาษาองกฤษ ซงโปรแกรมถกออกแบบมาเพอใชงานดานเอกสารตางๆ เชน จดหมาย รายงาน คมอตางๆ ใบปะหนาแฟกซ และบนทกขอความ เปนตน

ลกษณะเดนและความสามารถของโปรแกรม Microsoft Office Word 2003 คอสามารถทจะสรางเอกสารไดงาย ตวอยางเชน 1. มผชวยเหลอ (Office Assistance) ใหความชวยเหลอไดทงสอบถามคาสงตางๆ และ

วธการใชงานโปรแกรม 2. มการตกแตงเอกสารทงาย ทาไดทงรปแบบตวอกษรและยอหนา (Paragraph) 3. มการสรางเอกสารจากตนแบบ (Templates) ในลกษณะตาง ๆ 4. สามารถสรางตารางเพอเปนสวนประกอบของเอกสาร 5. สามารถใสรปภาพทไดมาจากคลปอารต อนเทอรเนต กลองดจทล เครองสแกน และ

รปกราฟ 6. มระบบแกไขขอความอตโนมตในรปแบบตาง ๆ เชน ชวยเตอนหรอแกไขขอความผด

เพอใหงานทสรางมาสมบรณ และถกตองมากยงขน 7. สามารถสรางเอกสารในรปแบบ HTML (Hypertext Markup Language) หรอทเรยกวา

“เวบเพจ (Web page)” บนอนเทอรเนต 8. อนญาตใหบนทกเอกสารในรปแบบ XML (Extensible Markup Language) เพอใหผใช

สามารถแยกเนอหาของเอกสารออกจากขอบเขตของรปแบบของเอกสาร 9. สามารถลอกเอกสารและรปแบบ หรอรปแบบหมายเลข เทมเพลต เพอใหเอกสารทถก

เรยกใชงานอยในรปแบบเดยวกน

4

การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Office Word 20030 การเรยกใชโปรแกรม Microsoft Office Word 2003 มขนตอนดงตอไปน 1. คลกทปม ( ) 2. คลกเลอก All Programs 3. คลกเลอก ( ) Microsoft Office 4. คลกเลอก ( ) Microsoft Office Word 2003 5. เขาสหนาจอโปรแกรม Microsoft Office Word 2003

สวนประกอบตาง ของ Microsoft Office Word 2003

• แถบชอเรอง (Title Bar) ทาหนาทบอกชอโปรแกรมและชอไฟลทใชงานปจจบน

5

2. แถบเมนคาสง (Menu Bar) ทาหนาทแสดงเมนคาสง ซงจะมทงเมนภาษาไทย และเมนภาษาองกฤษ

3. แถบเครองมอ (Toolbars) ทาหนาทแสดงปมคาสงตาง ๆ ทใชบอยๆ เชน ปมบนทก (Save)

เปนตน เปนการเลอกใชคาสงจากปมคาสงตาง ๆ ทมใหเลอกบนแถบเครองมอแตละแถบ แทนการเลอกจากเมนคาสง แถบเครองมอทใชบอยๆ เชน แถบเครองมอมาตรฐาน (Standard Toolbar) และแถบเครองมอจดรปแบบ (Formatting Toolbar)

4. ตวแทรกขอความ (Insertion Point) ทาหนาทเปนตวบอกตาแหนงทเรมพมพ หรอตาแหนงทเรมแกไข

5. แถบแสดงสถานะ (Status Bar) ทาหนาทแสดงตาแหนงของตวแทรกขอความวาอยทหนาใด และจานวนทงหมดของเอกสารวามทงหมดกหนา รวมทงสถานะตาง ๆ เกยวกบดานการพมพ และการแกไข

6. แถบเลอน (Scrollbar) ทาหนาทเลอนมมมองของจอภาพในแนวตงหรอแนวนอน เมอจอภาพไมสามารถแสดงขอมลไดครบ

6

7. ปมควบคมหนาตางไฟลทเปดใชงาน คอ ปม Close (ภาพ) ทาหนาทปดหนาตางของแฟมขอมลทเปดใชงาน

8. ปมควบคมหนาตางโปรแกรม (Control Buttons) ประกอบดวยปมตางๆ โดยจะม 4 สถานะ คอ ปมยอหนาตาง (Minimize) ทาหนาทยอหนาตางของโปรแกรมทเปดใชงานอย มาเกบไวทแถบงาน (Taskbar)

ปมขยายหนาตาง (Maximize) ทาหนาทขยายหนาตางของโปรแกรม ใหเตมพนท ทงหมดของโปรแกรม ปมกลบสสภาพเดม (Restore Down) ทาหนาทขยายหนาตางกลบไปมขนาด เทากบขนาดทกอนขยายหนาตางโปรแกรมใหเตมจอ ปมปดหนาตาง (Close) ทาหนาทออกจากโปรแกรม

9. แถบเครองมอ Task Pane เปนแถบเครองมอทชวยในการทางานหลายๆ ดาน เชน New Document, Clip Art และ Clipboard เปนตน

7

การเลอกภาษาทใชพมพ (‘[Accent grave]) กอนจะมการเรมพมพขอความลงไปบนเอกสารนน จาเปนอยางยงตองรจกกบแปนพมพทจะชวยใหสามารถเปลยนสถานการณพมพจากภาษาไทย หรอจากภาษาไทยเปนภาษาองกฤษ คอแปน <~ > (รปตวหนอน) ดงนนเมอผใชตองการปรบภาษาการพมพใหกดแปน (ภาพ) และสงเกตสถานะของภาษาทแถบแสดงสถานะ (Status bar)

การปอนขอความ (พมพแทรก/พมพทบ) การพมพขอความแบงออกเปน 2 ลกษณะคอ

1. การพมพแทรก โดยทวไปแลวมกเปนคาปกตของการพมพ (Default) เนองจากเมอมการพมพขอความกจะแทรกตอไปเรอง ๆ โดยขอความทอยหลงจากตวแทรกขอความ ( | ) ยงคงเลอนไป สงเกตสถานการณพมพแทรกไดจาก Status Bar ดงน (ภาพ) (Overtype) ใหสงเกตวาปมนจะมตวอกษรสเทา ตวอยาง 1234|567890 Ø 1234abcd|567890

2. การพมพทบ การพมพขอความททบขอความเดมทมอยเดมแลว โดยสงเกตสถานการณพมพทบไดจาก Status Bar ดงน (ภาพ) (Overtype) ใหสงเกตวาปมนจะมสเขมขน ตวอยาง 1234|567890 Ø 1234abcd|90 Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . การเปลยนสถานะ การพมพแทรกหรอพมพทบ กดแปน <Insert> หรอดบเบลคลกปม (ภาพ) (overtype) บน Status Bar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ขอความตอไปนเปนตวอยาง ใชในบทเรยนตอไป ในการทจะเปดใชงานคณลกษณะภาษาไทยใน Microsoft Office คณตองกาลงเรยกใชระบบปฏบตการ Microsoft Windows แบบ 32 บตซงสนบสนนภาษาไทย ตวอยางเชน Microsoft Windows XP รนภาษาไทย

8

คณสามารถคนหาคาในภาษาองกฤษ แลวใหแสดงคานยามของคานนในภาษาไทยได คณลกษณะนมใน Excel, Word และ PowerPoint ใหดวธใชคณลกษณะภาษาไทยของโปรแกรมทคณกาลงใชอย เพอจะไดทราบวธใชพจนานกรม

การลบขอความ (Delete) การลบขอความนน เปนไปได 2 ลกษณะ คอ 1. ลบตวอกษรทอยดานซายของตวแทรกขอความ ( | ) ซงใชแปน <ç backspace> เพอลบขอความทางซายครงละหนงตวอกษร เชน ลบตวเลข 4 และ 3 ตวอยาง 1234|567890 Ø 12|567890 2. ลบตวอกษรทอยทางดานขวาของตวแทรกขอความ ( | ) ซงใชแปน <Delete> เพอลบขอความทางขวาครงละหนงตวอกษร เชน ลบตวเลข 5 และ 6 ตวอยาง 1234|567890 Ø 1234|7890

การยกเลกคาสงและการทาซา (Undo/Redo) การใชคาสงหรอการพมพขอความ อาจมขอผดพลาดเกดขน ซงอาจจะเปนดวยคาสงทเลอกจากเมนหรอแถบเครองมอ และการพมพขอความ ซงสามารถยกเลกหรอทาซาคาสงตางๆ เหลานนไดดงน การยกเลก (Undo) สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 คลกเลอกเมน Edit Ø Undo วธท 2 คลกปม Undo (ภาพ) บนแถบเครองมอมาตรฐาน วธท 3 กดแปน <Ctrl> + <Z> ตวอยาง 1234567890| Ø 123456789| การทาซา (Redo) สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 คลกเลอกเมน Edit Ø Redo วธท 2 กดแปน <Ctrl> + <Y> ตวอยาง 1234567890| Ø 12345678900|

ลกษณะตวชตาแหนงของเมาส ใน Microsoft Office Word 2003 หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงทเปนปมคาสง เมนคาสง หรอ Scrollbar ซงใชเลอก

9

คาสง หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงดานหนาของเอกสาร ใชเพอเลอกขอความ ซงอาจ

เรยกวา "กนหนา (Left Margin)” อกชอหนงวา “Selection Bar” หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงของเอกสาร หรอตาแหนงทสามารถพมพขอความได

มกเรยกวา “Text Select” ใชเลอนตาแหนงตวแทรกขอความ ( | ) หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงเหนอเสนของตาราง ใชเลอกตารางตลอดแนว

คอลมน (Column) หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงดานหนาตวแทรกขอความในตารางแถว ใชสาหรบ

เลอกตารางวองของแถว (Cell) หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงเสนในแนวนอนของตาราง เพอใชปรบความสงตาราง

หมายถง ตวชเมาสในตาแหนงเสนในแนวตงของตาราง เพอใชปรบความกวางของตาราง

การไปยงตาแหนงตางๆ ของเอกสาร การไปยงตาแหนงตางๆ ในเอกสารนน คอการทาใหตวแทรกขอความ ( | ) เลอนไปยงตาแหนงทตองการ สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 ใชเมาส ใหคลกเมาสไปยงตาแหนงตางๆ ทตองการ วธท 2 เลอนตวแทรกขอความดวยการกดแปนบนคยบอรด

การกดแปน ผลลพธ Page UP Page Down Home End Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl +

เลอนตวแทรกขอความไปทางซาย 1 ตวอกษร เลอนตวแทรกขอความไปทางขวา 1 ตวอกษร เลอนตวแทรกขอความขน 1 บรรทด เลอนตวแทรกขอความลง 1 บรรทด เลอนตวแทรกขอความขน 1 หนาจอภาพ เลอนตวแทรกขอความลง 1 หนาจอภาพ เลอนตวแทรกขอความไปทตวอกษรแรกของบรรทด เลอนตวแทรกขอความไปทตวอกษรสดทายของบรรทด เลอนตวแทรกขอความไปทางซาย 1 คา เลอนตวแทรกขอความไปทางขวา 1 คา เลอนตวแทรกขอความขน 1 ยอหนา เลอนตวแทรกขอความลง 1 ยอหนา

10

Ctrl + Ctrl + Ctrl + Ctrl +

เลอนตวแทรกขอความขน 1 หนาเอกสาร เลอนตวแทรกขอความลง 1 หนาเอกสาร เลอนตวแทรกขอความไปทตวอกษรแรกของเอกสาร เลอนตวแทรกขอความไปทตวอกษรสดทายของเอกสาร

การบนทกขอมล (Save/Save As)

การบนทกขอมล คอ การเกบขอความตาง ๆ ทไดพมพหรอตงคาตาง ๆ ทไดกาหนดไว เพอจะไดนากลบมาใชไดในภายหลง โดยการบนทกขอมลมอยดวยกน 2 คาสง คอ คาสง Save และ คาสง Save As ซงใชตางกนดงน

บนทกไฟลเอกสาร (Save) ใชเมอตองการบนทกขอมลทกาลงใชงานอยบนหนาจอ ซงจะทาการบนทกชอไฟลเดม มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเลอกเมน File Ø Save หรอกดแปน <Ctrl> + <S> 2. สงเกตการเปลยนแปลงทแถบแสดงสถานะ (Status Bar)

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . จากรป เปนการบนทกไฟลเดม (Doc 1.dox) ทเปดขนมาใชงาน และไดบนทกขอมลดวยคาสง Save . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

บนทกไฟลเอกสารเปน (Save As) ใชเมอตองการบนทกแฟมขอมลทกาลงใชงานอยบนหนาจอ ในชอไฟลหรอไดรฟทแตกตางไปจากเดม ซงจะมขนตอนการบนทกดงตอไปน

11

1. คลกเลอกเมน File Ø Save As …หรอกดแปน <F12> 2. คลกเลอกไดรฟและตาแหนงทตองการบนทก 3. พมพชอไฟลทตองการบนทก 4. คลกปม (ภาพ) 5. สงเกตการเปลยนแปลงทแถบแสดงสถานะ (Status Bar) แสดงขอความกาลงบนทก

ขอมลอย

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. การบนทกขอมลในครงแรก จะเปนการบนทกโดยคาสง Save As 2. เอกสารของ Microsoft Office Word 2003 จะถกจดเกบไฟลทมนามสกลเปน .doc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การปดเอกสาร (Close) การปดเอกสารทกาลงเปดใชงานอยนน สามารถทาไดหลายวธดงน วธท 1 คลกเลอกเมน File Ø Close วธท 2 คลกปม Close ( ) ทแถบเมน วธท 3 กดแปน <Ctrl> + <W>

x

12

การสรางเอกสารใหม (New) การสรางเอกสารใหมนน เมอผใชเปดโปรแกรมจะเหนไดวาโปรแกรมไดสรางไฟลเอกสารขนมา เพอใชงานอยแลว 1 เอกสาร แตผใชตองการสรางเพมขนมาใหมอก สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 กดแปน <Ctrl> + <N> วธท 2 คลกทปม New ( ) บนแถบเครองมอมาตรฐาน

วธท 3 1. คลกเลอกเมน File ØNew 2. คลกเลอก ( )Blank document จากแถบเครองมอ Task Pane 3. จะไดหนาตางเอกสารใหม

การกาหนดคาใหกบหนากระดาษเอกสาร (Page Setup) การกาหนดคาใหกบหนากระดาษเอกสาร เปนการตงคา เพอใหการแสดงผลหนากระดาษ เปลยนแปลงไปตามทตองการ มขนตอนและรายละเอยดดงตอไปน 1. คลกเลอกเมน File Ø Page Setup.. 2. คลกเลอกแทบ margins 3. ท Margins ใชสาหรบกาหนดคาตาง ๆ เกยวกบขอบกระดาษและทายกระดาษ 4. ท Orientation ใชสาหรบกาหนดลกษณะของกระดาษแนวตง (Portrait) และแนวนอน

(Landscape)

13

5. คลกเลอกแทบ Paper 6. ท Paper size: ใชสาหรบกาหนดขนาดของกระดาษ 7. คลกปม (ok)

การเปดเอกสารเดม (Open)

คอ การเปดเอกสารทเคยถกบนทกแลว ขนมาใชงานหรอแกไขเพมเตม มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเลอกเมน File Ø Open.. หรอกดแปน <Ctrl> + <O> หรอคลกทปม Open (ภาพ) 2. คลกเลอกไดรฟและตาแหนงทตองการเปด 3. คลกเลอกชอไฟลทตองการเปด 4. คลกปม (ภาพ) 5. จะเปดหนาตางไฟลทเลอกไว

14

การดเอกสารทเปดใชงาน การดเอกสารทเปดใชงานอยนน มวตถประสงคเพอตรวจสอบวามเอกสารอยจานวนเทาใดทเปดใชงานอย และปจจบนเอกสารใดทกาลงแสดงอย นอกจากนยงสามารถสลบเปลยนเอกสารทใชในปจจบนไดอกดวย มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเลอกเมน Window จะปรากฏรายชอเอกสารทกาลงเปดใชงานอย (สงเกตจะมตวเลขอย

หนาชอไฟลเอกสาร) 2. เครองหมาย √ ทหนาชอเอกสาร หมายถงแฟมเอกสารทกาลงใชงาน (Active) อยปจจบน

ถาตองการใชเอกสารอน กใหคลกเลอกทชอไฟลเอกสารทตองการ

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . สามารถสลบเปลยนเอกสารทใชปจจบนไปยงเอกสารอนทเปดอยโดยกดแปน <Ctrl>+<F6> . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

มมมอง (View) ตางๆ ใน Microsoft Office Word 2003

มมมองตาง ๆใน Microsoft Office word 2003 นน แบงออกเปนหลายมมมองดวยกน ซงแตละมมมองกจะมลกษณะเดนแตกตางกน โดยสรปมมมองไดดงน 1. มมมองปกต (Normal View) 2. มมมองเคาโครงเวป (Web Layout View) 3. มมมองเคาโครงหนากระดาษ (Print Layout View) 4. มมมองเคาราง (Outine View) 5. มมมองอาน (Reading Layout View)

15

รายละเอยดของแตละมมมองมดงน

1. มมมองปกต (Normal View) เปนการกาหนดมมมองใหเหนทกๆ สงทพมพในเอกสาร

เหมาะสาหรบพมพ แกไขและกาหนดรปแบบของขอความ นอกจากน ยงแสดงตาราง รปแบบขอความทดงาย มมมองนจะไมแสดงระยะของขอบกระดาษกบ

ขอความ ทาใหการแกไขกยงเปนไปไดอยางรวดเรว ถาเอกสารทใชอยไมไดแสดงอยในมมมองปกต ผใชสามารถกาหนดดวยเมน (ภาพ ) View Ø Normal

2. มมมองเคาโครงเวบ (Web Layout View)

เปนมมมองในลกษณะเดยวกบการแสดงผลของเอกสารบนเวบ คอ ไมมระยะขอบกระดาษ ไมมเสนแบงหนา ชวยใหการอานขอความในเอกสารเปนไปไดงายขน ขอความทแสดงใหเหนเปนขอความตามความกวางของหนาตางโปรแกรม และตดตอนใหพอดกบหนาตางทแสดงขอความ ถาเอกสารทกาลงเปดใชอยไมไดแสดงอยในมมมองเคาโครงเวบ ผใชสามารถกาหนดไดดวยเมน (ภาพ) View Ø Web Layout

16

3. มมมองโครงหนากระดาษ (Print Layout View) มกเรยกมมมองนวา “มมมองเหมอนพมพ” เปนมมมองทจะแสดงทกอยาง ตงแตระยะขอบของกระดาษกบขอความ ทกดาน รปภาพ รปวาด ตาราง กราฟ รวมทงขอความทหวกระดาษ และทายกระดาษ หากแฟมเอกสารทเปด ประกอบดวยรปภาพ จานวนมาก การเปดใชมมมองนจะทางานไดชาทสด แตกเปนมมมองทเปนทนยม เนองจากจะแสดงทกอยางทกาหนดขน ถาเอกสารทกาลงเปดใชอยไมไดแสดงอยในมมมองเหมอนพมพ ผใชสามารถกาหนดดวยเมน (ภาพ) ViewØPrint Layout 4. มมมองเคาราง (Outline View) เปนมมมองทแสดงโครงสรางของเอกสารโดยเฉพาะขอความ โดยไมแสดงรปภาพ มมมองประเภทนเหมาะสมสาหรบการจดการเนอหา การสลบเปลยนหวขอ เอกสาร หรอสลบเนอหา ถาเอกสารทเปดใชงานอยไมไดแสดงอยในมมมองเคาราง ผใชกสามารถกาหนดดวยเมนคาสง (ภาพ) View Ø Outline

17

5. มมมองอาน (Reading Layout) เปนมมมองใหมทสรางขน เพอการอานเอกสารโดยเฉพาะ โปรแกรมจะซอนแถบเครองมอ (Toolbars) ทใชงานโดยปกต แลวแสดงเฉพาะแถบเครองมอมมมองอาน (Reading Layout Toolbars) ผใชสามารถจะขยาย (Zoom Out) ขอความในมมมองอาน เพอใหตวอกษรมขนาดใหญขน โดยไมมผลกบขนาดของตวอกษรจรงๆ ถาเอกสารทเปดใชงานอยไมไดแสดงอยในมมมองอาน ผใชกสามารถกาหนดดวยเมนคาสง (ภาพ) View Ø Reading Layout

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . เพอความสะดวกในการเปลยนมมมอง ผใชสามารถกาหนดมมมองโดยการคลกจากปมมมมอง ซงอยในบรรทดเดยวกนกบ Scrollbar ดงรป (ภาพ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การเลอกขอความและตวอกษร การเลอกขอความและตวอกษร เพอทจะไดใชประโยชนจากกลมคาทไดเลอกไว เชน ตองการเปลยนขนาด เปลยนฟอนต (แบบตวอกษร) ตวขดเสนใต เปนตน สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน

1. ใชแปนบนคยบอรด วธท 1 เลอกเพยงบางสวน 1. เลอนเมาสไปยงตาแหนงเรมตนของขอความหรอตวอกษรทตองการเลอก

18

2. กดแปน <shift> คางไวและกดแปนตอไปน กดแปนลกศรใดๆ เชน (<! >,<" >,<# >,< $> กดแปน <Home>,<End>,<Page Up>,<Page Down>

3. ขอความถกเลอกเปนแถบสดาตามทตองการ

วธท 2 เลอกทงเอกสาร การเลอกขอความทงเอกสารใหเลอกไดดวยเมน Edit Ø Select All หรอกดแปน <Ctrl>+<A>

2. ใชเมาส วธท 1 เลอกโดยการ Drag Mouse 1. คลกเมาสทตาแหนงเรมตนของขอความ และกดปมเมาสคางไว 2. ลากเมาสไปใหเกดเปนแถบสดาทบขอความทตองการเลอก 3. ปลอยเมาสเมอเลอกขอความครบทตองการ

19

วธท 2 เลอกขอความเฉพาะคา 1. เลอนเมาสไปยงคาทตองการเลอก 2. ดบเบลคลกทคาทตองการเลอก 3. คาทตองการเลอกจะปรากฏเปนแถบสดา

วธท 3 เลอกขอความทงบรรทด 1. เลอนเมาสไปดานซายสดของขอความในบรรทดทตองการ ตวชเมาสจะเปลยนเปน (ภาพ) 2. คลกเมาสดานหนาของขอความในบรรทดทตองการ 3. ขอความในบรรทดทตองการจะปรากฏเปนแถบสดา

วธท 4 เลอกขอความทงยอหนา 1. เลอนเมาสไปดานซายของยอหนาขอความทตองการ ตวชเมาสจะเปลยนเปน (ภาพ) 2. ดบเบลคลกทดานหนาของยอหนาขอความทตองการ 3. ขอความยอหนาทตองการจะปรากฏเปนแถบสดา

20

การยกเลกขอความทถกเลอกไว

การยกเลกการเลอกขอความนน สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 คลกเมาสในเอกสารสวนใดๆ กได 1 ครง วธท 2 กดแปนใดๆ ตอไปนกได 1 ครง [เชน <! >,<" >,<# >,< $>,<Home>,<End>

<Page Up>,<Page Down>]

แถบเครองมอ (Toolbars) แถบเครองมอ คอ ปมของคาสงทผใชสามารถสงงานไดโดยตรง เพอทจะไดรบความสะดวกใน

การเรยกใชคาสงทถกเรยกใชงานบอยๆ แถบเครองมอทถกเปดใชเปนประจาหรอเปนแถบเครองมอมาตรฐานม 2 แถบเครองมอ คอ

1. แถบเครองมอมาตรฐาน (Standard Toolbar)

2. แถบเครองมอรปแบบ (Formatting Toolbar)

แถบเครองมอนนสามารถทจะชวยซอนหรอแสดงไดดวยวธตาง ๆ ดงน วธท 1 คลกเลอกเมน View Ø Toolbars Ø ชอแถบเครองมอ

21

วธท 2 คลกปมขวาของเมาสทบรเวณแถบเครองมอหรอเมนและเลอกชอแถบเครองมอ

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . แถบเครองมอใดเปดใชงานอย จะมเครองหมาย þ หนาชอแถบเครองมอนน . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การขอความชวยเหลอจาก Microsoft Office Word 2003 ระบบขอความชวยเหลอจาก Microsoft Office Word 2003 นนเปรยบเสมอนกบคมอการใชงานตางๆ โดยจะมคาอธบายทงภาษาไทยและภาษาองกฤษ ซงสวนมากจะเปนภาษาองกฤษ ทาไดดงน

1. คลกเลอกเมน Help Ø Microsoft Word Help ..<F1> หรอคลกทปม (ภาพ) บนแถบเครองมอมาตรฐาน

2. จะปรากฏกรอบคาถามทตองการขอความชวยเหลอ 3. กรอกขอความทตองการขอความชวยเหลอ 4. คลกปม Start searching (ภาพ) หรอกดแปน <Enter> 5. คลกเลอกหวขอทตองการ 6. จะแสดงขอความตามหวขอทเลอก

22

ผชวยเหลอ (Office Assistant)

Office Assistant คอ ผชวยเหลอของโปรแกรม Microsoft Office ซงจดใหมหวขอและคาแนะนาวธใช เพอชวยใหผใชโปรแกรมทางานและใชโปรแกรมเขาใจงายมากยงขน โดยมลกษณะเปนรปการตนหลาย ๆ ลกษณะ หรอกลาวอกนยหนง คอจะมความชวยเหลอ ดงนนวธการเรยกใชงานจงกคลายกบระบบความชวยเหลอ ซงผใชสามารถเลอกลกษณะของผชวยเหลอไดดงน 1. คลกเลอกเมน Help Ø Show the Office Assistant 2. แสดงตวผชวย (Office Assistant) 3. คลกปมขวาของเมาสท Office Assistant จะปรากฏเมนลด 4. คลกเลอกคาสง Choose Assistant..

5. คลกปม (ภาพ) เพอเลอก Office Assistant ตวอนๆ

6. คลกปม (ภาพ) เพอตอบตกลงการเลอก Office Assistant

ตวอยาง ตวผชวย Office (Office Assistant)

23

การออกจากโปรแกรม Microsoft Office Word 2003 การออกจากโปรแกรม สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน (เมอเปดไฟลใชงานเพยง 1 ไฟล) วธท 1 คลกเลอกเมน File Ø Exit วธท 2 คลกปม Close ( ) บน Title Bar วธท 3 ดบเบลคลกทสญลกษณของโปรแกรม ( ) บน Title Bar วธท 4 กดแปน <Alt> + <F4>

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . เมอใชคาสงปดโปรแกรม แตยงไมไดบนทกทมการแกไข กจะมกรอบโตตอบ ดงรป

ตอบ Yes เมอตองการบนทกขอมล และปดโปรแกรม ตอบ No เมอไมตองการบนทกขอมล และตองการปดโปรแกรม ตอบ Cancel เมอตองการยกเลกคาสงการปดโปรแกรมครงน และจะกลบเขาสโปรแกรม Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

24

การตกแตงเอกสาร การยายและการคดลอกขอความ การยายขอความและการคดลอกขอความนนมขนตอนคลายกน สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน

การยายขอความโดยการ Drag and Drop มขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความทตองการยาย (Move) 2. เลอนตวชเมาสไปยงแถบสทเลอกไว 3. คลกและลากเมาส ขอความทเลอกไปยงตาแหนงทตองการ (สงเกตตวชเมาสจะมลกษณะ

ดงน) 4. ปลอยปมเมาส ขอความจะวางลงในตาแหนงดงรป

25

การคดลอกขอความโดยการ Drag and Drop มขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความทตองการคดลอก (Copy) 2. เลอนตวชเมาสไปยงแถบสทเลอกไว 3. กดแปน <Ctrl> คางไว คลกและลากเมาส ขอความทเลอกไปยงตาแหนงทตองการ (เมาส

จะมลกษณะดงน ) 4. ปลอยปมเมาส ขอความจะวางลงในตาแหนงดงรป

26

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ผใชยงสามารถยายหรอคดลอกขอความได โดยการกดปมขวาของเมาสคางไวแลวลาก (Drag) ขอความทเลอกเมอปลอยปมเมาส เมนลด (Pop-up Menu) จะแสดงตดเลอกทใชงานสาหรบการยายและคดลอก . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การยายขอความโดยใชคาสง Cut + Paste 1. เลอกขอความทตองการยาย 2. คลกปม Cut บนแถบเครองมอมาตรฐาน หรอเลอกเมน Edit Ø Cut (เมอใชคาสง Cut

แลวขอความทถกเลอกไวจะถกตดเกบไวในหนวยความจา ใหสงเกตจะเหนวาขอความตนฉบบหายไป)

3. คลกตาแหนงทตองการวางขอความทไดยายไว (ถาตองการยายขอความไปยงเอกสารอกฉบบหนง ใหสลบไปทเอกสารนน)

27

4. คลกปมPaste บนแถบเครองมอมาตรฐาน หรอเลอกเมน Edit Ø Paste 5. ขอความวางลงในตาแหนงดงรป

การคดลอกขอความโดยใชคาสง Copy + Paste 1. เลอกขอความทตองการคดลอก

28

2. คลกปม Copy ( ) บนแถบเครองมอมาตรฐาน หรอเลอกเมน Edit Ø copy 3. คลกตาแหนงทตองการวางขอความทไดคดลอกไว (ถาตองการคดลอกขอความไปยง

เอกสารอกฉบบหนงใหสลบไปทเอกสารฉบบนน) 4. คลกปม Paste ( ) บนแถบเครองมอมาตรฐาน หรอเลอกเมน Edit Ø Paste 5. ขอความวางลงในตาแหนงดงรป

29

การกาหนดคาตางๆ ใหกบตวอกษร การกาหนดคาตางๆ ใหกบตวอกษรนนสามารถปรบจากแถบเครองมอรปแบบไดอยางงาย โดยการปรบคาตางๆ นนประกอบไปดวยลกษณะของแบบอกษรในลกษณะตางๆ ดงน

รปแบบอกษรหรอฟอนต รปแบบอกษรมกจะพดกนตดปากวา “ฟอนต” จามรปแบบทแตกตางกนมาก ซงรปแบบอกษรจะแบงออกเปน 2 ประเภทดวยกน คอ

1. Complex Scripts คอ รปแบบอกษรทใชภาษาไทยเพยงอยางเดยว 2. Latin Text คอ รปแบบอกษรทใชเปลยนใหกบอกษรทงภาษาไทย และภาษาองกฤษ ผใช

สามารถเปลยนรปแบบอกษร มขนตอนดงตอไปน 1. เลอกขอความทตองการเปลยนรปแบบอกษร 2. คลกเลอกรปแบบฟอนตจากรายการรปแบบอกษรทใหมา 3. รปแบบอกษรจะเปลยนไปตามแบบทไดเลอกไว

30

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. การเลอกรปแบบอกษรทใชกบภาษาไทยนน ควรเลอกรปแบบอกษรทชอลงทายดวย Upx

เชน AngsanaUPC, CordiaUPC เปนตน ซงฟอนตอน ๆ อาจไมสามารถแสดงภาษาไทย เชน Arial,Time New Roman เปนตน แตถาใชระบบปฏบตการ Microsoft Windows 2000 หรอ Microsoft Windows XP ผใชควรเลอกรปแบบอกษรทมชอลงทายดวย New เชน Angsana Bew มฉะนนแลวจะเกดปญหาการแสดงผลขอความทเปนภาษาองกฤษและภาษาไทยใชรปแบบอกษรไมตรงกน

2. ถาเลอกขอความทเปนภาษาไทยและภาษาองกฤษปนกน อาจพบวาในชองรปแบบอกษร ดงน ( ) ทงนอาจเนองมาจากขอความทเลอกอาจมรปแบบอกษรมากกวา 1 แบบ)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การเปลยนขนาดของฟอนต การเปลยนขนาดของฟอนต คอการทาใหขนาดตวอกษรใหญขนหรอเลกลงตามขนาดทตองการ มขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความซงตองการเปลยนขนาดของฟอนตของขอความนน 2. คลกเลอกขนาดของฟอนตจากรายการรปแบบอกษรทใหมา 3. เลอกขนาดของฟอนตทตองการ

31

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ขนาดตวอกษรสามารถทจะกรอกตวเลขลงไปในชองโดยไมเลอกขากขนาดทมกได แตตวเลขทกรอกตองเปนจานวนเตมบวก ระหวาง 1 ถง 1638 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

อกษรตวหนา อกษรตวเอยง และอกษรขดเสนใต รปแบบอกษร ขนาดอกษร สามารถปรบไดจากแถบเครองมอรปแบบ ซงสามารถปรบตวอกษรเนนใหหนา เอยง หรอขดเสนใตได มขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความทตองการปรบเปลยน 2. เลอกบนแถบเครองมอรปแบบ

Ø คลกเมาสปม Bold ( ) เพอทาใหตวอกษรทเลอกหนา Ø คลกเมาสปม Italic ( ) เพอทาใหตวอกษรทเลอกเอยง Ø คลกเมาสปม Underline ( ) เพอทาใหตวอกษรทเลอกขดเสนใต

3. ผลลพธจากการปรบเปลยน

32

สตวอกษร Microsoft Office Word สามารถกาหนดสใหกบตวอกษรไดเพอใชเนนขอความตางๆ ในเอกสาร มขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความทตองการกาหนดสใหกบตวอกษร 2. คลกเมาสปม Font Color ( ) บนแถบเครองมอจดรปแบบ และเลอกสทตองการ 3. ตวอกษรทเลอกไวจะเปลยนสตามทผใชเลอก (จากตวอยางเลอกสเทา – 40%)

33

ลกษณะพเศษอนๆ Microsoft Office Word สามารถกาหนดลกษณะพเศษอนๆ ไดอก เชน ตวอกษรยก (Superscript) ตวอกษรหอย (Subscript) ขดเสนใต 2 เสน (Double Underline) เปนตน ซงสามารถกาหนดไดดงน

1. คลกเลอกขอความทตองการปรบเปลยน 2. คลกเลอกเมน Format Ø Font… 3. จะปรากฏหนาตาง Font และคลกเลอกแทบ Font 4. คลกเลอกลกษณะพเศษทตองการ 5. คลกปม (ok)

34

ความหมายของหนาตาง Font

ชอฟอนต ความหมาย Complex scripts font เลอกแบบของ Font ใหกบภาษาไทย Latin text font เลอกแบบของ Font ใหกบภาษาไทยและภาษาองกฤษ Font Style เลอกรปแบบลกษณะของ Font เชน Windows, Windows Size ขนาดของตวอกษร เชน Windows14, Windows 16 Font color สของตวอกษร เชน Windows, Windows Underline Style ลกษณะของเสนใต เชน Windows, Windows Strikethrough ตวอกษรขดทบ เชน Windows Double strikethrough ตวอกษรขดทบค เชน Windows Superscript ตวอกษรตวยก เชน Windows Windows Subscript ตวอกษรตวหอย เชน Windows Windows Shadow ตวอกษรเงา เชน WWiinnddoowwss Outline ตวอกษรเคาราง เชน Emboss ตวอกษรนนขน เชน WWWiiinnndddooowwwsss Engrave ตวอกษรรอยจารกลสกลาย เชน WWWiiinnndddooowwwsss Small caps ตวอกษรพมพใหญขนาดเลก เชน WINDOWS All caps ตวอกษรพมพใหญทงหมด เชน WINDOWS Hidden ซอนตวอกษร

35

Text Effects ผใชสามารถกาหนดขอความใหมลกษณะพเศษไดหลายรปแบบ การทาขอความเคลอนไหว (Animation) กเปนอกรปแบบหนงทนาสนใจ

1. คลกเลอกขอความทตองการทา Text Effects 2. คลกเลอกเมน Format Ø Font.. 3. จะปรากฏหนาตาง Font และเลอกแทบ Text Effects 4. คลกเลอกรปแบบ Animations ทตองการ 5. คลกปม (ok)

การจดการเกยวกบยอหนา (Paragraph)

การจดแนวขอความ (Alignment) การจดแนวขอความชวยทาใหสรางเอกสารตางๆ ไดงายขน โดยสามารถกาหนดใหขอความหรอยอหนาตางๆ จดชดดานใดดานหนงของเอกสารได มใหเลอก 5 แบบดงน 1. ขอความจดชดซาย (Align Left) มขนตอนดงตอไปน

คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานน ๆ คลกเมาสทปม Align Left ( )

36

2. ขอความจดกงกลาง (Center) มขนตอนดงตอไปน คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ คลกเมาสทปม Center

3. ขอความจดชดขวา (Align Right) มขนตอนดงตอไปน คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ คลกเมาสทปม Align Right

4. ขอความจดชดซายและขวา (Justify) มขนตอนดงตอไปน

คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ คลกเมาสทปม Justify

37

5. ขอความใหระยะหางของเวนวรรคของยอหนาใหเทากนและจดชดชวา (Distributed) ม

ขนตอนดงตอไปน คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ คลกเมาสทปม Distributed

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ผใชยงสามารถกาหนดการจดวางขอความในรแบบตางๆ ไดจากเมน Format Ø Paragraph ในสวนของ Alignment ซงจะมใหเลอกหลายแบบดวยกน เชน Thai Distribute . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การกาหนดระยะหางระหวางยอหนา การกาหนดระยะหางยอหนา ทาเพอใหยอหนาทพมพหลายยอหนา มระยะหางมากหรอนอยกวาทกาหนด เพอใหเอกสารเกดความสวยงาม ซงจะมใหเลอก 2 สวนดวยกน คอ กอนยอหนา และหลงยอหนา มขนตอนดงตอไปน

1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเลอกเมน Format Ø Paragraph 3. คลกเลอกระยะหางยอหนาทตองการ (Spacing)

Ø Before คอ ระยะหางระหวางยอหนาปจจบนกบยอหนาทอยกอนหนา Ø After คอ ระยะหางระหวางยอหนาปจจบนกบยอหนาทอยถดไปดานลาง

4. คลกปม (ok) 5. จะปรากฏระยะหางระหวางยอหนาตามทไดกาหนดไว

38

การกาหนดระยะหางระหวางบรรทด การกาหนดระยะหางระหวางบรรทด ทาเพอทจะใหบรรทดตางๆ ในยอหนานนมความหางกนหรอชดกนในแตละบรรทด มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเลอกเมน Format Ø Paragraph

39

3. คลกเลอกระยะหางระหวางบรรทดทตองการ (Line Spacing) Ø Single คอ ระยะหางระหวางบรรทด 1 บรรทด Ø 1.5 Lines คอ ระยะหางระหวางบรรทด 1.5 บรรทด Ø Doublel คอระยะหางระหวางบรรทดเปน 2 เทา Ø At least คอ ระยะหางระหวางบรรทดปกต Ø Exactly คอ ระยะหางระหวางบรรทดชดพอด Ø Multiple คอ ระยะหางระหวางบรรทดเปน 3 เทา

4. คลกปม (ok) 5. จะปรากฏระยะหางระหวางบรรทดตามทไดกาหนดไว

40

การกาหนดกนหนาหรอกนหลง (Indents)

การกาหนดกนหนาหรอกนหลง เปนการกาหนดขอบเขตของขอความในเอกสารไมใหเกนขอบเขตทกาหนดไวขอบเขตตางๆ นนแบงเปน 3 ประเภท คอ กนหนาบรรทดแรก กนหนาบรรทดตอๆ ไป และกนหลง

( ) เรยกวา First Line Indent คอ การกาหนดกนหนาเฉพาะบรรทดแรกบรรทดเดยว ( ) แบงเปน 2 สวน คอ ( ) เรยกวา Hanging Indent คอ การกาหนดกนหนาสาหรบบรรทดตอๆ ไปจากบรรทดแรก ( ) เรยกวา Left Indent คอ การกาหนดกนหนาทง First Line Indent และ Hanging Indent ไปพรอมกน ( ) เรยกวา Right Indent คอการกาหนดกนหลงใหกบยอหนาทเลอก

การกาหนด First Line Indent การกาหนด First Line Indent สามารถกาหนดได มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเมาสไปทปม (ภาพ) คางไว 3. เลอนเมาสไปยงตาแหนงทตองการกาหนดกนหนาบนเสนบรรทด 4. ปลอยปมเมาส 5. จะไดกนหนาตามทตองการ

41

การกาหนด Hanging Indent การกาหนด Hanging Indent สามารถกาหนดได มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเมาสไปทปม ( ) คางไว 3. เลอนเมาสไปยงตาแหนงทตองการกาหนดกนหนาบนเสนบรรทด 4. ปลอยปมเมาส 5. จะปรากฏผลลพธตามทกาหนดไว

42

การกาหนดกนหนา Left Indent การกาหนด Left Indent สามารถกาหนดได มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเมาสไปทปม ( ) คางไว 3. เลอนเมาสไปยงตาแหนงทตองการกาหนดกนหนาบนเสนบรรทด 4. ปลอยปมเมาส 5. จะปรากฏผลลพธตามทกาหนดไว

การกาหนดกนหลง Right Indent การกาหนด Right Indent สามารถกาหนดไดตามขนตอนดงตอไปน 6. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 7. คลกเมาสไปทปม ( ) คางไว 8. เลอนเมาสไปยงตาแหนงทตองการกาหนดกนหนาบนเสนบรรทด 9. ปลอยปมเมาส 10. จะปรากฏผลลพธตามทกาหนดไว

43

การกาหนด Tab รปแบบตาง ๆ การกาหนด Tab ในรปแบบตางๆ นน ทาใหสะดวกในการสรางเอกสารทจาเปนตองกรอกขอความทตองตรงในตาแหนงเดยวกน โดยปกตกดเปน <Tab> จะทางานตามระยะทกาหนดไวกอนในระบบ ผใชสามารถกดแปน <Tab> ไดโดยไมตองกาหนดระยะ Tab ซงระยะทระบบกาหนดไปครงละ 0.5 นว แตถาตองการกาหนดใชเองม Tab อย 4 ประเภททนยมใชคอ ( ) Left Tab คอ Tab ทกาหนดใหขอความหรอตวเลขชดซายในแนว Tab ( ) Center Tab คอ Tab ทกาหนดใหขอความหรอตวเลขอยกงกลางของ Tab ( ) Right Tab คอ Tab ทกาหนดใหขอความหรอตวเลขชดขวาในแนว Tab ( ) Decimal Tab คอ Tab ทกาหนดใหตวเลขทมจทศนยม และกาหนดใหจดทศนยมอยในแนว Tab ผใชสามารถเปลยนลกษณะของ Tab ไดโดยการคลกบรเวณตามรป A ดานหนาของเสนบรรทดเพอเลอกลกษณะของ Tab ทตองการ

44

วธการกาหนด Tab มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาส ใหตวแทรกขอความปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเมาสเพอเลอกลกษณะของ Tab ทตองการ 3. เลอนเมาสไปยงตาแหนงทตองการกาหนดบนเสนบรรทด 4. คลกเมาสทตาแหนงทอยบนเสนบรรทด

Center Tab คอ Tab ทขอความหรอตวเลขอยกงกลางของ Tab ในแนวเดยวกนเมอขนบรรทดใหม

Left Tab คอ Tab ทขอความหรอตวเลขชดซายในแนว Tab เดยวกนเมอขนบรรทดใหม

45

Right Tab คอ Tab ทกาหนดใหขอความหรอตวเลขชดขวาในแนว Tab เดยวกนเมอขนบรรทดใหม

Decimal Tab คอ Tab ทกาหนดจดทศนยมใหอยในแนว Tab เดยวกนเมอขนบรรทดใหม

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. เมอตองการใช Tab ทกาหนดไว ตองกดแปน <Tab> เพอใช Tab ในแตละครง 2. การยกเลก Tab ทาไดโดยการคลกเมาสคางไวทตาแหนง Tab ทตองการยกเลก แลวลาก

เมาส (Drag) ให Tab หายไปจากบรเวณเสนบรรทดนน . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

46

การคดลอกรปแบบตางๆ ดวย Format Painter การจดรปแบบตางๆ ใหกบเอกสาร ซงจะมการกาหนดทงแบบอกษร ตวหนา ตวเอยง ตวขดเสนใต เปนตน สงตางๆ เหลานสามารถคดลอกเฉพาะรปแบบจากตนแบบมายงตาแหนงตางๆ ทตองการไดงาย ๆ มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเมาสใหตวแทรกขอความ ปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ เมอตองการ

คดลอกลกษณะของยอหนานน 2. คลกเมาสทปม Format Painter ( ) 3. คลกเมาสคางไว แลวลากครอบคลมขอความทตองการใหเหมอนกบรปแบบตนฉบบ 4. จะปรากฏผลลพธตามทตองการ

47

การกาหนดคอลมน (Column) ใหกบเอกสาร การกาหนดคอลมนใหกบเอกสาร คอการทาใหขอความ แสดงผลเปนสวนๆ ในแนวตง แลวใหขอความปรากฏตามคอลมนทแบง เชนเดยวกบการแสดงขอความในหนงสอพมพ การแบงคอลมนควรจะเลอกยอหนาไวกอน เพอมผลเฉพาะกบขอความของยอหนาทเลอก มฉะนนจะถอวากาหนดใหกบเอกสารทงฉบบ โดยมวธการกาหนดดงตอไปน 1. เลอกขอความทตองการแบงคอลมน 2. คลกปม Columns ( ) 3. คลกเลอกจานวนคอลมนทกาหนด 4. จะปรากฏจานวนคอลมนทกาหนด

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . การยกเลกคอลมนใหกบเอกสารหรอยอหนาตางๆ เหลานน ใหเลอกทปม Columns (ภาพ) แลวเลอกจานวนคอลมนเพยง 1 คอลมนเทานน . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

48

การสรางเสนกรอบและใสสใหกบยอหนาหรอเอกสาร (Border and Shading) การใสกรอบหรอเสนตางๆ ใหกบยอหนาหรอเอกสาร ผใชยงสามารถกาหนดสใหกบยอหนาไดอกดวย เพอใชเนนขอความในยอหนาหรอตาแหนงสาคญๆ

การสรางเสนกรอบใหกบยอหนา ใชเพอใสหรอบหรอตเสนใหกบยอหนา สามารถทาไดหลายวธดงตอไปน วธท 1 1. คลกเมาสใหตวแทรกขอความ ปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเมาสทปม Border ( ) 3. คลกเลอกรปแบบของเสนกรอบตางๆ ทตองการ ( ) 4. จะปรากฏเสนกรอบขอความทตองการ

วธท 2 1. คลกเมาสใหตวแทรกขอความ ปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานน ๆ 2. คลกเลอกเมน Format Ø Borders and Shading… 3. คลกเลอกแทบ Border 4. คลกเลอกแบบเสนกรอบ 5. คลกเลอกเสนกรอบ

49

เลอกลกษณะเสนกรอบทตองการ หรอ เลอกตาแหนงของเสนทตองการใช

6. คลกปม (ok) 7. จะปรากฏเสนกรอบขอความตามทไดกาหนดไว

50

การใสพนสใหกบยอหนา ใชเพอกาหนดยอหนาใหมพนเปนสตางๆ โดยมวธทาดงน 1. คลกเมาสใหตวแทนขอความ ปรากฏทตาแหนงใดกไดในยอหนานนๆ 2. คลกเลอกเมน Format Ø Borders and Shading… 3. คลกเลอกแทบ Shading 4. คลกเลอกสจากตารางส 5. คลกปม(ok) 6. จะปรากฏสใหกบยอหนาตามทไดกาหนดไว

การใสกรอบใหกบเอกสาร ใชเพอสรางเอกสารใหสวยงาม สามารถทจะใสเสนกรอบ หรอรปทกาหนดใหเปนเสนกรอบ สรางความโดดเดนใหกบเอกสารมายงขน มขนตอนดงตอไปน

51

1. คลกเลอกเมน Format Ø Borders and Shading… 2. คลกเลอกแทบ Page Border 3. คลกเลอกแบบกรอบทตองการ 4. คลกเลอกกรอบ

เลอกลกษณะกรอบทตองการ หรอ เลอกตาแหนงของเสนทตองการใช

5. คลกปม (ok) 6. จะปรากฏกรอบเอกสารตามทกาหนดไว

52

การสรางรปแบบทรงเรขาคณตลงในเอกสาร (Objects, Auto Shapes) ดวยแถบเครองมอ Drawing

การสรางวตถหรอรปทรงเรขาคณตตางๆ ลงในเอกสารจะตองใชเครองมอจาก Drawing Toolbar ซงสามารถสรางไดดงน 1. คลกเลอกเมน View Ø Toolbars Ø Drawing 2. จะปรากฏแถบเครองมอ Drawing ดานลางของโปรแกรม

การสรางเสนหรอวตถ 1. คลกเลอกปม ( ) จากแถบเครองมอ Drawing 2. คลกเมาสและลาก จะไดรปทรงตางๆ ตามทไดเลอกไว

53

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. การลบวตถ คลกเมาสทวตถและกดแปน <Delete> วตถทถเลอกไวจะลบไป 2. การยายวตถ คลกเมาสทวตถทตองการยายคางไว และลากวตถไปยงตาแหนงตางๆ ท

ตองการ 3. การปรบขนาดของวตถ คลกเมาสทตาแหนงมมของวตถ และลากเมาสเพอเพมหรอลด

ขนาด . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

กรอบขอความ (Text Box) กรอบขอความ คอ กรอบสเหลยมทสามารถพมพขอความลงไปในกรอบทสรางขนมา ซงจะจดอยในรปแบบของวตถดวย มขนตอนดงตอไปน 1. คลกทปม Text Box ( ) บนแถบเครองมอ Drawing หรอคลกเลอกเมน Insert ØText Box

2. คลกเมาสและลากในกรอบ Create your drawing here จะไดรปทรงสเหลยม 3. พมพขอความลงในกรอบขอความ

54

การกาหนดสใหกบวตถทสรางขน การเปลยนสใหกบวตถทสรางขน ประกอบไปดวยสเสนขอบและสพนของวตถ มขนตอนการกาหนดดงตอไปน 1. คลกเมาสทวตถทตองการเปลยน 2. คลกเลอกสทแถบเครองมอ Drawing

เลอกสพนวตถ (Fill Color) เลอกสเสนขอบวตถ (Line Color)

3. คลกเลอกลกษณะและขนาดของเสนขอบ เลอกขนาด (Line Style) เลอกลกษณะ (Dash Style) เลอกลกษณะลกศรใหกบเสน (ใชเลอกไดเฉพาะวตถทมลกษณะเปนเสนเทานน)

4. จะปรากฏลกษณะของวตถตามทกาหนด

55

อกษรศลป (WordArt) อกษรศลปเปนรปแบบตวอกษรทถกออกแบบใหเปนวตถ และมความสวยงาม ซงมแบบและสใหเลอกจานวนมากสามารถกาหนดไดดงน

1. คลกปม WordArt ( ) บนแถบเครองมอ Drawing หรอเมน Insert ØPicture ØWordArt…

2. คลกเลอกแบบอกษรศลป 3. คลกปม (ok) 4. คลกเลอกรปแบบตวอกษร ขนาด และลกษณะอกษร (หนา เอยง) 5. พมพขอความ 6. คลกปม (ok) 7. จะปรากฏอกษรศลปตามทกาหนด (ภาพ) 8. ตวอยางอกษรศลปรปแบบตางๆ

56

57

ปมตาง ๆ ของแถบเครองมอ WordArt ปม ชอปม ทาหนาท

Insert WordArt แทรกอกษรศลป

Edit Text แกไขขอความอกษรศลป

WordArt Gallery ปรบเปลยนรปแบบของอกษรศลป

Format WordArt ปรบเปลยนคณสมบตของรปแบบอกษรศลป

WordArt Shape แกไขรปทรงของอกษรศลป

Text Wrapping เลอกตาแหนงการจดวางวตถ

WordArt Same Letter Heights ปรบตวอกษรตวเลกใหสงเทากบตวใหญ

WordArt Vertical Text ปรบแนวการวางตวอกษรเทากบตวใหญ

WordArt Alignment ปรบการจดการตวอกษรศลป

WordArt Character Spacing ปรบระยะหางระหวางตวอกษรศลป Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. การลบอกษรศลป คลกเมาสทอกษรศลปและกดแปน <Delete> อกษรศลปทถกเลอกไวจะ

ลบไป 2. การยายอกษรศลป คลกเมาสทอกษรศลปทตองการยายคางไว และลากอกษรศลปไปยง

ตาแหนงตางๆ ทตองการ 3. การปรบขนาดของอกษรศลป คลกเมาสทตาแหนงมมของอกษรศลป และลากเมาสเพอเพม

หรอลดขนาด . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การแทรกรปภาพ การแทรกรปภาพเปนการนารปภาพมาเปนสวนประกอบในเอกสาร ทาใหเอกสารสามารถแสดงละเอยดขอความและมรปประกอบคาบรรยายไดอกดวย ซงการนาภาพเขามาในเอกสารนน แบงออกเปนวธตางๆ ไดดงน

58

การแทรกรปภาพจาก Clip Gallery 1. คลกเลอกตาแหนงทจะวางรป Clip Art 2. คลกปม ( ) บนแถบเครองมอ Drawing หรอเลอกเมน Insert ØPicture Ø Clip Art 3. แถบเครองมอ Clip Art เปดขน 4. เลอกคนหารปภาพ ( ) Office Collections จากชอง ( ) 5. เลอกชนด ( ) Clip Art จากชอง ( ) 6. คลกปม (GO) 7. เลอกรป Clip Art ทตองการ โดยดบเบลคลกรป Clip Art ทตองการใสในเอกสาร 8. จะปรากฏรป Clip Art ทเลอก

59

การแทรกจากไฟลรปภาพ 1. คลกปม ( ) บนแถบเครองมอ Drawing หรอคลกเลอกเมน Insert ØPictureØFrom

File… 2. คลกเลอกไดรฟและตาแหนงทเกบรปภาพ 3. เลอกชอไฟลรปภาพ 4. คลกปม (insert) 5. จะปรากฏรปภาพทเลอก

60

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. การลบรปภาพ ใชเมาสคลกทรปภาพและกดแปน <Delete> รปภาพทเลอกไวจะลบไป 2. การยายรปภาพ ใชเมาสคลกทรปภาพทตองการยายคางไว และลากรปภาพไปยงตาแหนงท

ตองการ 3. การปรบขนาดของรปภาพ คลกเมาสทตาแหนงมมของรปภาพและลากเมาสเพอเพมหรอ

ลดขนาด . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

การปรบภาพดวยแถบเครองมอ Picture คลกเลอกรปภาพ จากนนเครองมอ Picture Toolbar จะปรากฏขน แตถาไมพบสามารถเรยกใชไดโดยวธรดงตอไปน วธท 1 คลกปมขวาของเมาสทรปภาพทตองการปรบเปลยน เลอก Show Picture Toolbar หรอ วธท 2 คลกเลอกเมน View ØToolbars Ø Picture

61

ปมตางๆ ของแถบเครองมอ Picture

ปม ชอปม ทาหนาท

Insert Picture แทรกรปภาพจากไฟล

Color ควบคมการแสดงสของรปภาพ

More Contrast เพมความคมชดของรปภาพ

Less Contrast ลดความคมชดของรปภาพ

More Brightness เพมความสวางของรปภาพ

Less Brightness ลดความสวางของรปภาพ

Crop ตดบางสวนของรป

Rotate Left หมนภาพ 90 องศา โดยไปทางซาย

Line Style รปแบบของเสนขอบเสนรปภาพ

ComPress Pictures บบอดขนาดไฟลรปภาพใหเลกลง

Text Wrapping เลอกตาแหนงการจดวางของรปภาพ

Format Object ปรบเปลยนคณสมบต

Set Transparent Color กาหนดสในรปภาพใหโปรงใส

Reset Picture เลอกคาเดมของรปภาพกอนการปรบเปลยน

การใสสญลกษณพเศษ (Symbol) ลงในเอกสาร

การใสสญลกษณพเศษหรอสญลกษณตางๆ ทไมสามารถพมพดวยแปนบนคยบอรดได เชน (ภาพ) เปนตน ซงผใชสามารถทจะแรกสญลกษณตางๆ เหลานไดดวยวธดงตอไปน 5. คลกเมาสตาแหนงทตองการแทรกสญลกษณพเศษ 6. คลกเลอกเมน Insert ØSymbol…. 7. เลอก Font ทแสดงสญลกษณพเศษ เชน Wingdings, Webdings 8. เลอกสญลกษณพเศษทตองการ 9. คลกปม (Insert) 10. จะแสดงสญลกษณพเศษทเลอกไว 11. คลกปม ( ) เพอปดหนาตางสญลกษณพเศษ

62

ระบบอตโนมตตางๆ

การใชงาน Smart Tag Option Button Smart Tag มลกษณะเปนปมขนาดเลก ปรากฏอยใตขอความทกาลงพมพ หรอขอความททาการคดลอกมา ซง Smart Tag นนมปมทพบบอยๆ คอ 1. ปม (ภาพ) (AutoCorrect Options Button) ผใชจะพบปมเลกๆ สฟาปรากฏขน เมอผใชนา

ตวชเมาสวางใกลกบขอความนนๆ กจะปรากฏขนโดยอตโนมตพรอมแกไขขอความเหลานน ซงถาผใชไมตองการแกไขกสามารถใชตวเลอกจากปมคาสง Smart Tag นได (ตวเลอกยกบขอความทพมพ) เชน 1. พมพขอความ “The man of the year. Siam” 2. ตวชเมาสไปบรเวณทมการแกไขอตโนมต 3. จะปรากฏปม AutoCorrect Options Button 4. คลกเมาสปม AutoCorrect Options Button 5. เลอกตวเลอก Undo Automatic Capitalization เพอยกเลอกตวพมพใหญอตโนมต 6. จะปรากฏขอความเดมทพมพ

63

2. ปม ( ) (Paste Options button) ผใชจะพบปมนอยใตขอความ เมอเลอกเมน Edit Ø Paste ซงสามารถใชตวเลอกจากปมคาสง Smart Tag นได เชน * Keep Source Formatting เปนการเลอกเกบรปแบบใหเหมอนกบตนฉบบทคดลอกมา * Match Destination Formatting เปนการเลอกรปแบบใหเหมอนกบตาแหนงทจะวางขอความ * Keep Text Only เปนการเลอกคดลอกมาวางเฉพาะขอความ แตไมคดลอกรปแบบ * Apply Style or Formatting เปนการเลอกทจะปรบแตงลกษณะและรปแบบของของความ การตรวจสอบคาสะกดและไวยากรณ (Spelling Check and Grammar Check) โปรแกรม Microsoft Office Word 2003 ม 2 วธทใชตรวจสอบการสะกดคาและไวยากรณ ไดแก

1. ในขณะทผใชพมพ Microsoft Office Word 2003 สามารถตรวจสอบเอกสารไดโดยอตโนมต ซงจะปรากฏเสนใตคาทสะกดผด (เสนหยกสแดง) และหรอขอผดพลาดตามหลกไวยากรณภาษาองกฤษ )เสนหยกสเขยว) เมอตองการแกไขขอผดพลาดกใหแสดงเมนลด (Pop-up Menu) โดยการคลกปมขวาของเมาสทคานนเลอกการแกไขทตองการ

2. เมอผใชสรางเอกสารแลว สามารถให Microsoft Office Word 2003 คนหาคาทสะกดผดหรอขอผดพลาดตามหลกไวยากรณได

การตรวจสอบคาสะกด (Spelling Check) วธท 1 การตรวจสอบขณะพมพ

64

1. เมอ Microsoft Office Word 2003 พบคาทสะกดผด ผใชสามารถแกไขขอผดพลาดนนได ดวยการคลกปมขวาของเมาสทคาทมเสนสแดง

2. คลกเลอกขอความท Microsoft Office Word 2003 แนะนาให (ถาไมมหรอผใชตองการคาเดมใหเลอก Ignore All)

3. จะปรากฏขอความทผใชทเลอกไว

วธท 2 เมอผใชสรางเอกสารเสรจเรยบรอยแลวตองการทาการตรวจสอบขอผดลาดทงเอกสาร

1. คลกเลอกเมน Tools ØSpelling and Grammar…. หรอกดแปน <F7> หรอกดปม (ภาพ) 2. คลกเลอกขอความท Microsoft Office Word 2003 แนะนา 3. คลกปม (Change) 4. จะปรากฏขอความทผใชตามทเลอกไว

65

การตรวจสอบไวยากรณ (Grammar check) วธท 1 การตรวจสอบขณะพมพ

1. เมอ Microsoft Office Word 2003 พบขอผดพลาดทางไวยากรณ ผใชสามารถแกไขขอผดพลาดนนได ดวยการคลกปมขวาของเมาสคาทปรากฏเสนหยกสเขยว

2. คลกเลอกขอความท Microsoft Office Word 2003 แนะนาให (ถาไมม ใหเลอก Ignore Once)

3. จะปรากฏขอความทผใชตามทเลอกไว

66

วธท 2 เมอผใชสรางเอกสารเสรจเรยบรอยแลวตองทาการตรวจสอบไวยากรณทงเอกสาร 1. คลกเลอกเมน Tools ØSpelling and Grammar… หรอกดแปน <F7> หรอคลกปม (ภาพ) 2. คลกเลอกขอความท Microsoft Office Word 2003 แนะนา 3. คลกปม (ภาพ) 4. จะปรากฏขอความทผใชตามทเลอกไว

67

Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1. บางครงคาหรอขอความทปรากฏเสนหยกสแดง อาจไมเปนคาทสะกดผด แตเปนคาเฉพาะ

หรอชอเฉพาะทไมอยในพจนานกรมของ Microsoft Office Word 2003 2. การตรวจสอบคาสะกด ใชไดทงภาษาไทยและภาษาองกฤษ 3. การตรวจสอบหลกไวยากรณ ใชไดเฉพาะคาหรอประโยคภาษาองกฤษเทานน . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . การตรวจสอบคาผด (ตวสะกดและไวยากรณ) นนอาจกาหนดใหโปรแกรมตรวจสอบอตโนมต กลาวคอ เมอพมพคาหรอขอความทไมมในพจนานกรม ซงโปรแกรม Microsoft Office Word 2003 จะแสดงคาหรอขอความเปนเสนหยกสแดง หรอเสนหยกสเขยว การกาหนดคาใหตรวจสอบอตโนมต สามารถกาหนดไดดงน 1. คลกเลอกเมน Tools ØOptions… 2. คลกเลอกแทบ Spelling & Grammar 3. คลกเลอกใหมเครองหมาย √ เพอกาหนดให Microsoft Office Word 2003 ทาการ

ตรวจสอบทนทในขณะพมพ 4. คลกเลอกไมใหปรากฏเครองหมาย √ ในชอง ¨ เพอไมใหแสดงเสนหยกสแดงและส

เขยว เมอพบคาหรอขอความสะกดผดหรอผดหลกไวยากรณ

68

ระบบแกไขคาผดอตโนมต (Auto Correct) ระบบแกไขอตโนมตจะแกไขขอผดพลาดทเกดขนบอยๆ จากการพมพ การสะกด และหลกไวยากรณไดโดยอตโนมต ผใชสามารถกาหนดตวเลอกทตงไวลวงหนาของแกไขอตโนมต หรอเพมขอผดพลาดทมโอกาสเกดขนบอย ไวทรายชอรายการของแกไขอตโนมต การเพมรายการขอมลแกไขอตโนมตทาไดดงน 1. คลกเลอกเมน Tools ØAutoCorrect Options…. 2. คลกเลอกใหปรากฏเครองหมายถกท Replace text as you type 3. ในชอง Replace ใหพมพคาหรอวลทมกจะสะกดผด หรอพมพผด เชน Univercity 4. ในชอง Win ใหพมพคาสะกดทถกตอง เชน University 5. คลกปม (Add)

โปรแกรม Microsoft Office word 2003 ไดบนทกคาหรอขอความทมกจะสะกดผลหรอผดหลกไวยากรณและยงมคาทเปนสญลกษณพเศษไวจานวนหนง ซงสามารถเรยกใชไดดงตวอยางตอไปน

69

ขอความอตโนมตและคายอ (Auto Text) ขอความอตโนมต คอ ขอความหรอรปกราฟกทผใชตองการใชอกครง ตวอยางเชน ทอยทางจดหมายทใชอยเสมอ ชอบรษท หรอรายการทตองการพมพบอยๆ แตละขอความหรอกราฟกทเลอกจะถกบนทกเปนขอความอตโนมต และกาหนดชอเฉพาะ ซงทาไดดงน

การสรางขอความอตโนมต 1. คลกเลอกเมน Insert ØAuto Text ØAutoText… 2. คลกเลอกใหปรากฏเครองหมาย √ ในชอง (ภาพ) Show AutoComplete Suggestions 3. พมพขอความทตองการลงในชอง Enter AutoText entries here: 4. คลกปม (Add) เพอเพมรายการ (หรอคลกปม (Delete) เพอลบรายการทไมตองการ) 5. ขอความอตโนมตทเพมจะปรากฏในรายการ

70

การนาขอความอตโนมตไปใช 1. พมพขอความทบนทกไว เชน Microsoft Office 2003 2. จะปรากฏเปนขอความแนะนาบนขอความทพมพ 3. ตอบตกลงขอความทแนะนาดวยการกดแปน <Enter> หรอกดแปน <F3> 4. จะปรากฏขอความทตองการ

71

การสรางคายอ 1. เลอกคาหรอขอความเตมทตองการใชงาน เชน Microsoft Word 2003 2. กดแปน <Alt>+<F3> จะปรากฏกรอบโตตอบ Create AutoText 3. พมพคายอลงในชอง Please name your AutoText entry: เชน msw 4. คลกปม (ok)

การนาคายอไปใช 1. พมพคายอทบนทกไว เชน msw 2. กดแปน <F3> เพอใหเปลยนคายอเปนคาเตม 3. จะปรากฏขอความทตองการ

72

สญลกษณหนาขอความและลาดบเลขหนาขอความ (Bullets and Numbering) ในเอกสารทถกสรางขนมกจะมสญลกษณหนาขอความ หรอการแสดงลาดบตวเลขหนาหวขอตางๆ เชน ลาดบรายการสนคา เปนตน ซงลกษณะตางๆ เหลานสามารถกาหนดไดดงตอไปน

การใสสญลกษณหนาขอความ วธท 1 1. เลอกบรรทดทตองการใสสญลกษณหนาขอความ 2. คลกเลอกเมน Format ØBullets and Numbering 3. คลกเลอกแทบ Bulleted 4. คลกเลอกแบบสญลกษณหนาขอความทตองการใส 5. คลกปม (ok) 6. จะปรากฏสญลกษณหนาขอความทเลอกไว

73

วธท 2 1. เลอกบรรทดทตองการใสสญลกษณหนาขอความ 2. คลกปม Bullet ( ) 3. สงเกตปม Bullet จะแสดงการเลอกคาสง 4. จะปรากฏสญลกษณหนาขอความ

การใสลาดบเลขหนาขอความ วธท 1

1. เลอกบรรทดทตองการใสลาดบเลขหนาขอความ 2. คลกเลอกเมน Format ØBullets and Numbering 3. คลกเลอกแทบ Numbered 4. คลกเลอกแบบลาดบเลขหนาขอความทตองการใส 5. คลกปม (ok) 6. จะปรากฏลาดบเลขหนาขอความทเลอกไว

74

วธท 2 (กาหนดรปแบบเอง) 1. พมพลาดบเลขหนาขอความทตองการ เชน 1. หรอ1) และเวนวรรคหนงครง 2. พมพขอความในหวขอนนจนครบ และกดแปน <Enter> 3. บรรทดทพมพไปแลว และบรรทดใหมจะมลาดบเลขหนาขอความตรงกน 4. สงเกตปม Numbering จะแสดงใหเหนวามการเลอกคาสง

75

การสรางหวกระดาษและทายกระดาษ (Header and footer) ผใชสามารถสรางหวกระดาษและทายกระดาษทเปนทงขอความหรอกราฟก ตวอยางเชน หมายเลขหนา วนท ตราบรษท ชอเอกสารหรอชอแฟม และอนๆ ผใชสามารถใชหวกระดาษและทายกระดาษเดยวกนตลอดทงเอกสาร ดวยวธทาดงน

1. คลกเลอกเมน View Ø Header and Footer 2. พมพขอความทตองการบนสวนทเปน Header และหรอ Footer 3. ใสเลขหนาดวยปม ( ) 4. คลกปม Switch Between Header and Footer ( ) เพอสลบการทางานระหวางหว

กระดาษและทายกระดาษ 5. คลกปม (Closs) เพอปดการใชหวกระดาษและทายกระดาษ

76

การใสเลขหนาใหกบเอกสาร (Page Number) การกาหนดใหมลาดบเลขหนาเอกสาร เพอใหปรากฏเลขหนาตามจานวนหนาเอกสารอตโนมต จะมขนตอนดงตอไปน

1. คลกเลอกเมน Insert Ø Page Numbers… 2. คลกเลอกตาแหนงวาตองการใสท Header หรอท Footer 3. กาหนดตาแหนงวาตองการทดาน ขวา ซาย กงกลาง ภายใน หรอภายนอก 4. กาหนดการแสดงเลขหนาวาตองการแสดงเลขหนาในหนาแรกของเอกสารหรอไม ถา

ตองการใหคลก √ ในชอง ¨ Show number on first page 5. กาหนดรปแบบเพมเตมใหคลกท (Format) 6. คลกเลอกรปแบบเลขหนา 7. กาหนดตวเลขเรมตน 8. คลกปม (OK) 9. คลกปม (Ok) เพอแสดงผลลพธ

77

การคนหาขอความและการแทนทขอความ (Find and Replace) ในการทาเอกสารทมประมาณมาก ๆ นน อาจทาใหผใชเกดความยงยากในการคนหาและเปลยนแปลงสวนตาง ๆ ในเอกสาร ดงนนผใชควรจะทราบคาสงทจะชวยลดปญหาตางๆ เหลาน

78

การคนหาขอความ การคนหาขอความทอยในเอกสารจานวนหลายๆ หนา ผใชสามารถใชคาสงเพอลดเวลาการคนหาคา ซงมขนตอนดงตอไปน

1. คลกเลอกเมน Edit ØFind…. หรอกดแปน <Ctrl> + <F> 2. พมพคาหรอขอความทตองการคนหาในชอง Find What 3. คลกปม (Fine Next) เพอเรมคนหา 4. จะปรากฏผลลพธเมอพบคาหรอขอความทคนหา 5. คลกปม (Cancel) เพอปดหนาตางคนหา

การแทนทขอความ การแทนทขอความเปนการคนหาคาหรอขอความ และจะแทนทคาหรอขอความนนดวยคาหรอขอความทกาหนดใหมซงมขนตอนดงตอไปน

1. คลกเลอกเมน Edit Ø Replace… หรอกดแปน <Ctrl> + <H> 2. พมพคาหรอขอความเดมทตองการคนหาในชอง Find What 3. พมพคาหรอขอความใหมทตองการแทนทคาหรอขอความเดมในชอง Replace with

79

4. คลกปม (Fine Next) เพอเรมคนหา 5. จะแสดงผลลพธเมอพบขอความทตองการคนหาและแทนท 6. คลกปม (Replace) เพอแทนทขอความ และถาไมตองการแทนทใหคลกปม ((Fine Next) 7. แสดงการคนหาและแทนทขอความครบแลว คลกปม (Ok)

80

การสรางตารางลงในเอกสาร การสรางตาราง (Table)

การสรางตารางแบงออกเปน 2 ประเภท ดงน 1. การสรางตารางอยางงาย 2. การสรางตารางซบซอน

การสรางตารางอยางงาย การสรางตารางอยางงาย เปนการสรางตารางทมจานวนของแถวและคอลมนเทากน ซงวธทเรวทสดในการสรางตารางอยางงายกคอคลกปม Insert Table ( )มขนตอนดงตอไปน 1. คลกเลอกตาแหนงทตองการสรางตาราง 2. คลกปม Insert Table ( ) 3. คลกเลอกจานวนแถวและคอลมนทตองการ 4. จะแสดงจานวนตารางตามทไดกาหนดไว

การสรางตารางซบซอน ดวยคณสมบตการวาดตารางใหม ผใชสามารถสรางตารางทซบซอนไดอยางงายและรวดเรว ตวอยางเชน ตารางทมความสงตางกนหรอจานวนคอลมนตอแถวทแตกตางกน คลายๆ

81

กบวธการใชในการวาดตาราง เปนตน ซงวาดงายขนเมอใชเครองมอสรางตารางบนแถบเครองมอ Tables and Borders เพอสรางหรอปรบปรงตารางทซบซอนและแตกตางออกไป ผใชสามารถใชปม Draw Table ( ) วาดตาราง ซงเปนคณลกษณะใหมใน Microsoft Office Word 2003 จะเหมอนกบวธทใชปากกาเพอวาดตาราง มขนตอนตางๆ ดงน 1. คลกเลอกตาแหนงทตองการสรางตาราง 2. คลกปม Table and Borders ( ) จะปรากฏและตวชจะเปลยนเปนรปดนสอ กรณท

แถบเครองมอ Table and Borders แสดงอยแลวใหคลกปม Draw Table ( ) ตวชจะเปลยนเปนรปดนสอ

3. กาหนดขอบเขตดานนอกของตาราง โดยลากเมาสจากมมหนงไปยงมมหนง ในแนวของตาราง

4. วาดเสนคอลมนและเสนแถวในตารางตามตองการ 5. ปรบขนาดของเสนใหอยในตาแหนงทตองการ 6. เมอตองการลบเสน ใหคลกปม Eraser ( ) และลากคลมเสนทตองการลบ 7. เมอสรางตารางเสรจแลว ใหคลกทชองตาราง และเรมพมพขอความลงตาราง จากนน

จดรปแบบขอความตางๆ (ศกษาไดจากบทท 2)

82

การจดแนวขอความในตาราง

การดตาแหนงขอความ 1. คลกชองตารางทบรรจขอความทตองการจดตาแหนงขอความ 2. เมอตองการวางแนวขอความทจดตามทศทางในแนวนอนภายในชองตาราง ใหใชปมใน

รปแบบตางๆ ทมใหเลอก 3. จะแสดงผลลพธตามทไดจดไว

83

การแสดงขอความแนวตง 1. คลกชองตารางทบรรจขอความทตองการวางแนว 2. เมอตองการแสดงขอความทจดทศทางตามแนวตงภายในชองตาราง ใหใชปมตอไปน

จดแนวขอความตงตามทศทางจากบนลงลาง ดวยปม (ภาพ) จดแนวขอความแนวตงตามทศทางจากลางขนบน ดวยปม (ภาพ) จดแนวขอความแนวตงตามทศทางจากซายไปขวา ดวยปม (ภาพ)

3. กาหนดการจดแนวขอความใหเหมาะสม 4. ละแสดงผลลพธตามทไดจดไว

84

การตกแตงตาราง เมอสรางตารางและพมพขอความตางๆ ลงในตารางแลว กสามารถเตมสงตาง ๆ ใหกบตารางเพอใหเกดความสวยงาม และเพมความนาสนใจใหกบตารางมากยงขน โดยสามารถกาหนดไดดงน

การแรเงาเพอระบายพนหลงของตาราง 1. เมอตองการเพมการแรเงาใหกบตาราง ใหคลกทใด ๆ ในตาราง 2. คลกเลอกสทตองการ จากปมคาสง ( ) 3. จะปรากฏสการแรเงาลงในตารางชองตางๆ ทกาหนด 4. เลอกทาซาในขอ 2 และ 3 จนครบทกๆ ชอง

85

การกาหนดลกษณะตางๆ ของเสนตาราง ตารางในเอกสาร Microsoft Office Word 2003 ทงตารางจะมคาเรมตนเปนเสนขอบเดยวทบทมความหนาครงจดเมอสรางออกมา ดงนนผใชสามารถกาหนดรปแบบใหแตกตางไปจากคามาตรฐานเดมได ดวยวธตอไปน

1. คลกเลอกลกษณะของเสน จากปม Line Style ( ) 2. คลกเลอกขนาดความหนาของเสน จากปม Line Weight ( ) 3. คลกเลอกสของเสน จากปม Border Color ( )

86

4. คลกปม Draw Table ( ) 5. วาดเสนซาตาแหนงทตองการเปลยนลกษณะของเสนตาราง 6. จะแสดงผลลพธทไดจากเปลยนลกษณะของเสนตาราง

เครองมออนๆ เกยวกบตาราง นอกจากเครองมอทไดอธบายวธการใชงานมาในเบองตนแลวนน ยงมเครองมออนๆ อกทชวยในการตกแตงและสรางตาราง ดงจะกลาวในหวขอนตอไป

87

1. Merge Cell คอ เครองมอทใชรวมชองตารางทอยตดกนหลายๆ ชองเขาดวยกน โดยเครองมอนจะใชไดกตอเมอเลอกชองของตารางทตดกนไวมากกวาหนงชอง

2. Split Cell คอ เครองมอทใชแบงชองตารางจากหนงชองเปนหลายๆ ชอง ซงกาหนดใหมไดมากกวา 1 คอลมนหรอมากกวา 1 แถว

3. Distribute Rows Evenly คอ เครองมอทใชปรบขนาดความสงของแถวใหเทากน ซงตองเลอกแถวไวมากกวา 1 แถว

4. Distribute Columns Evenly คอ เครองมอทใชปรบขนาดความกวางของคอลมนใหเทากน ซงตองเลอกคอลมนไวมากกวา 1 คอลมน

5. Table AutoFormat คอ เครองมอทชวยในการสรางตารางจากรปแบบทมใหเลอกมากมาย โดยจะมสแรเงา ลกษณะเสนขอบ รวมทงสของตวอกษรดวย

6. Sort Ascending คอ เครองทชวยจดเรยงขอมลตางๆ ในตารางใหเรยงจากนอยไปมาก แตตองมสวนทเปนหวตารางดวย

7. Sort Descending คอ เครองทชวยจดเรยงขอมลตางๆ ในตารางใหเรยงจากมากไปหานอย แตตองมสวนทเปนหวตารางดวย

8. Auto Sum คอ หาผลรวมของขอมลทอยในตาราง Note: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . การลบตารางตลอดแถวหรอบางสวนตองเลอกตารางสวนทตองการลบและคลกเลอกเมน Table ØDelete ØTable หรอคลกเลอกเมน Edit ØCut…<Ctrl> + <X> หรอคลกปม Cut (ภาพ) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .