โปรแกรมนใชส าหรบพมพงานเอกสารตางๆ เชน จดหมาย รายงาน หนงสอ วทยานพนธ และจดรปแบบใหดสวยงาม นอกจากนยงสามารถสรางงานพมพแบบคอลมน (คลายงานหนงสอพมพ) ไดดวย

การเรมตนใชงานโปรแกรม หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Word

รจกสวนประกอบของหนาจอโปรแกรม

การใชงานแถบ Ribbon

การพมพขอความ และการตกแตงขอความ

การบนทกเอกสารลงใน disk

การปดแฟมงาน การเปดแฟมงานใหม การเปดแฟมงานใน disk

เรมใชงานโปรแกรม Microsoft Office Word

1. คลกป ม Start บนแถบ Task bar

2. เลอก All Programs Microsoft Office

3. เลอก Microsoft Office Word 2007 จะเปดใหใชงานไดทนท

สวนประกอบของหนาจอโปรแกรม กอนทจะท างานกบโปรแกรม Microsoft Office Word คณจะตองรจกกบสวนประกอบของหนาจอโปรแกรมกอน เพอจะไดเขาใจถงสวนตางๆ ทจะกลาวอางถงในหนงสอเลมนไดงายขน

บทท 1 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

Status bar View bar

Office Button Quick Access

Toolbar Title bar

แถบ Ribbon

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.2

Office Button เปนป มค าสงเกยวกบการท างานของแฟมงาน เชน New, Open, Save, Save

As, Print, Close, ฯลฯ

Quick Access Toolbar เปนแถบเครองมอใหคณเรยกใชงานไดอยางรวดเรว ผใชสามารถเพมป มค าสงทใชงานบอยๆ ไวในแถบเครองมอนได

Title bar แถบแสดงชอโปรแกรมและชอไฟลปจจบนท คณเปดใชงานอย

แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงตางๆ ของเมนหรอทลบาร เพอใหผใชเลอกใชงานงายขน

Status bar แถบแสดงสถานะการท างานปจจบนบนหนาจอ

View bar แถบแสดงมมมองเอกสารในแบบตางๆ

การใชงาน Ribbon

แถบ Ribbon เปนแถบทรวบรวมค าสงหรอทลบารตางๆ ใหคณเลอกใชงานได นอกจากการใชงานปกตแลว คณ

ยงสามารถเรยกใชเมนลดของแถบ Ribbon ขนมาใชงานได โดยมขนตอนดงน

1. คลกขวาทป มใดกไดบนแถบ Ribbon

2. จะปรากฏเมนค าสงใหเลอกดงน

การพมพขอความ เมอคณเปดโปรแกรม Microsoft Office Word ขนมาแลว ตองการพมพงานในเอกสาร คณสามารถท าได โดยมขนตอนดงน

1. คลกเปน cursor ต าแหนงทตองการในเอกสาร 2. พมพขอความไดเลย

การตกแตงขอความ เมอคณพมพขอความในเอกสารเรยบรอยแลว เพอใหขอความนนดสวยงามขน คณสามารถจดตกแตงเพมได โดยมขนตอนตอไปน

เพมปมทเลอกไปไวบน Quick Access Toolbar

ก าหนดรายละเอยดของ Quick Access Toolbar เพมเตม

แสดง Quick Access Toolbar ไวใตแถบ Ribbon

ยบแถบ Ribbon ชวคราว ท าใหหนาจอการท างานกวางขน

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.3

1. Drag เมาสคลมขอความทตองการตกแตง จะปรากฏทลบารขนโดยอตโนมตใหคณเลอกใชไดเลย

2. คลกป มเครองมอบนทลบาร

หรอคลกป ม

จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Font ใหก าหนดรายละเอยดเพมเตม

Font

Color

Font Font size Grow Font Shrink Font

Font style

Format Painter

Bold

Italic Center Highlight Indent Left Indent Right

Bullet

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.4

ทแทบ Font ใชก าหนดชนดของตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน ชอง Latin text : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาองกฤษ ชอง Complex Script : เลอกชอ Font ทตองการ ใชกบ Font ภาษาไทย Font style : เลอกรปแบบของตวอกษร Size : เลอกขนาดของตวอกษร Font color : สของตวอกษร Underline style : เลอกรปแบบของตวขดเสนใต Underline color : สของเสนใต Effects : เทคนคพเศษของตวอกษร

Strikethrough ขดกลางตวอกษร Double Strikethrough ขดกลางตวอกษร 2 เสน Superscript ตวยกขน Subscript ตวหอย Shadow ตวอกษรแบบมเงา Outline ตวอกษรแบบโปรง Emboss ตวนน Engrave ตวบม Small caps ตวพมพใหญทมขนาดเลก All caps ตวพมพใหญทมขนาดเทากน Hidden ซอนตวอกษร

Preview : แสดงตวอยาง

ทแทบ Character Spacing ใชก าหนดระยะหางระหวางตวอกษรโดยมรายละเอยดดงน Scale : ปรบอตราสวนของตวอกษร ปกตเปน 100% Spacing : ปรบระยะหางระหวางตวอกษร

Normal แบบปกต Expanded ขยายระยะหางระหวางตวอกษรใหกวางขน Condensed บบระยะหางระหวางตวอกษรใหแคบลง

Position : ต าแหนงของการวางขอความ Normal วางแบบปกต Raised วางแบบเหลอมขน

Lowered วางแบบเหลอมลง

ปรบทชอง By

ปรบทชอง By

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.5

3. เมอก าหนดรายละเอยดตางๆ เสรจแลว คลกป ม OK

การบนทกเอกสาร เมอคณพมพงานเอกสารและตกแตงเรยบรอยแลว กตองท าการบนทกขอมลลงใน disk โดยมขนตอนดงน

1. คลกป ม Save บนแถบ Quick Access Toolbar หรอ คลกป ม Office Button เลอกค าสง Save หรอ Save As กได

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยด

3. ทชอง Save in เลอกต าแหนงไดรฟและโฟลเดอรทตองการเกบขอมล 4. ทชอง File name พมพชอไฟล จากตวอยางนใหชอวา First Job คลกป ม Save จะไดไฟลนามสกล

.docx

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.6

การเกบบนทกเอกสารเปนชอไฟลอนหรอไดรฟอน เมอคณท าการเพมเตมรายละเอยดในแฟมงาน หรอท าการแกไขขอมลในเอกสาร แลวคลกป ม Save บน Quick Access Toolbar จะท าการบนทกลงแฟมงานเดมทนท ถาตองการ Save เปนแฟมงานอนหรอไดรฟอน มขนตอนดงน

1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง Save As Word Document 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Save As ใหก าหนดรายละเอยดตามตองการ

การปดแฟมงานเอกสาร เมอคณท าการบนทกแฟมงานเสรจแลว ตองการปดงานนน มขนตอนดงน

คลกป ม Office Button เลอกค าสง Close

การเปดแฟมงานใหม เมอคณ ตองการสรางงานเอกสารใหม มขนตอนดงน

1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง New

เปนการ Save ไฟล ปกต นามสกล .docx

บนทกไฟลเปนแบบ Template นามสกล .dotx

บนทกไฟลเพอใชกบ Word 97-2003 ได

เปด Help เพออธบายเพมความสามารถใหมในการ Save ไฟลเปนแบบ PDF

เปนการเปดไดอะลอกบอกซของ Save As ใหเลอก Save As Type ในรปแบบอนๆ

ความรเบองตนเกยวกบงานเอกสาร

1.7

2. เลอกแบบ Blank document เสรจแลว คลกป ม Create

การเปดแฟมงานใน disk

1. คลกป ม Office Button เลอกค าสง Open 2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซของ Open ใหก าหนดรายละเอยด

3. ชอง Look in เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบขอมล 4. คลกชอไฟลทตองการเปด ในตวอยางเลอกไฟลชอ First Job.docx แลวคลกป ม Open

2.1

การท างานเกยวกบ Paragraph หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การเลอกชวงขอมลในเอกสาร

การเลอนต าแหนงในเอกสาร

จดยอหนาเอกสาร , ก าหนดการเยอง

ก าหนดระยะหางระหวางยอหนาและระยะหางระหวางบรรทด

ใชงานแทป

ใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข

สรางงานพมพแบบคอลมน

การเลอกชวงขอมลในเอกสาร การเลอกชวงขอมลมความส าคญมาก เพราะ ไมวาคณจะท าอะไรกตามในไฟลเอกสาร จะตองท าการเลอกชวงขอมลนนๆ กอน ดงนนมาท าความรจกกบการเลอกชวงขอมลแบบตางๆ ดงน

สญลกษณของเมาส วธท า ผลลพธ เปนรปตว I น าเมาสไปวางในขอมลทตองการ เปน

รปตว I แลว drag คลมชวงขอมลนน เปนการเลอกขอมลแบบเปนชวง

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท

ตองการ ใหเปนรป แลวคลก เปนการเลอกขอมลแบบทงบรรทด

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท

ตองการ ใหเปนรป แลวดบเบลคลก เปนการเลอกขอมลแบบทงยอหนา

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท

ตองการ ใหเปนรป แลว drag

เปนการเลอกขอมลแบบทงหลายบรรทด

เปนรป น าเมาสไปวางหนาบรรทดของขอมลท

ตองการ ใหเปนรป แลวกดเมาสป มซาย 3 ครง ตดตอกน

เปนการเลอกขอมลหมดทงเอกสาร

การเลอนต าแหนงในเอกสาร ถาคณตองการเลอน cursor ไปท างานยงต าแหนงตางๆ ในเอกสาร การใชป มบนคยบอรดสามารถท าใหเลอน cursor ไดอยางรวดเรว ดงน

บทท 2 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การจดการเกยวกบ Paragraph

2.2

ปมบนคยบอรด ผลลพธ Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของบรรทดนน

End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของบรรทดนน Ctrl+Home เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงแรกสดของเอกสาร

Ctrl+End เปนการเลอน cursor ไปต าแหนงทายสดของเอกสาร กดป ม F5 แลวพมพหมายเลขหนาทตองการ เสรจแลวกดป ม Enter

เปนการเลอน cursor ไปยงหนาทระบไว

การจดยอหนาเอกสาร (Paragraph) โปรแกรม Microsoft Office Word จะสามารถท าการจดรปแบบยอหนา กนหนา กนหลง ได 2 วธ คอ

วธท 1 จดรปแบบโดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler) วธท 2 จดรปแบบโดยการใชเมนค าสง

การจดรปแบบ Paragraph โดยก าหนดจากเสนไมบรรทด (Ruler)

เปนวธทท าใหงานเอกสารสามารถปรบตงระยะกนหนา ยอหนา และกนหลง ไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. น าเมาสไปชทสญลกษณบนไมบรรทด แลว drag ไปวางต าแหนงทตองการ

การจดรปแบบ Paragraph โดยใชเมนค าสง นอกจากการปรบตงคาจากเสนไมบรรทด คณยงสามารถก าหนดรายละเอยดจากแถบ Ribbon ได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ 2. คลกแทบ Page Layout ก าหนดรายละเอยดในแทบ Paragraph

สวนของ Indent ก าหนดกนหนาทชอง Left , ก าหนดกนหลงทชอง Right สวนของ Spacing ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา ทชอง Before (กอนยอหนาทเลอก) , After (หลง ยอหนาทเลอก)

First Line Indent - ปรบยอหนา

Left Indent - ปรบกนหนา Right Indent - ปรบกนหลง

การจดการเกยวกบ Paragraph

2.3

หรอคลกป ม

การใชงานแทป ในงานเอกสารทตองเวนระยะแตละชวงใหเทากน คณสามารถก าหนดระยะการพมพ (TAB) ได มขนตอนดงน 1. เปดแฟมงานเอกสารใหม 2. ทเสนไมบรรทด (Ruler) มสญลกษณของ TAB อยดานซาย 3. คลกเลอกแบบของ TAB ทตองการ แลวคลกวางต าแหนงบนเสนไมบรรทด

Left Tab แทบชดซาย Center Tab แทบกงกลาง

Right Tab แทบชดขวา Decimal Tab แทบทศนยม

4. หลงจากตงระยะของ TAB แลว พมพขอมล ตองการเลอนไปยงต าแหนงทตงไว กดป ม TAB ทคยบอรด

การใสสญลกษณหวขอยอยและล าดบเลข ถางานเอกสารของคณตองก าหนดหวขอใหญ หวขอยอย ใหท าตามขนตอนดงน

Alignment: การจดวางขอความ

Indentation: ก าหนดกนหนา (Left) , กนหลง (Right) , ในสวนของ Special

ก าหนดยอหนา ทชอง First line , ก าหนดกนหนาลอย ทชอง Hanging

Spacing: ก าหนดระยะหางระหวางยอหนา ชอง Before กบ After

Line spacing: ก าหนดระยะหางระหวางบรรทด

สญลกษณของ TAB

การจดการเกยวกบ Paragraph

2.4

1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home หวขอ Paragraph คลกเลอกป มทลบารทจะใชงาน

Increase Indent เลอนขอมลเขาไป ท าเปนหวขอยอย

Decrease Indent เลอนขอมลออก ท าเปนหวขอใหญ

Bullets ก าหนดสญลกษณน าหนาหวขอ

Numbering ก าหนดเลขล าดบน าหนาหวขอ

Multilevel List ก าหนดสญลกษณหรอเลขล าดบแบบหลายระดบ

การสรางงานพมพแบบคอลมน เปนการจดรปแบบงานเอกสารคลายงานหนงสอพมพ มการแบงขอมลในเอกสารออกเปนหลายๆ คอลมน นอกจากงานหนงสอพมพแลว จะเหนลกษณะงานแบบนในนตยสาร หรอจะใชในการท าโบรชวรกได มขนตอนดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการจดรปแบบ หรอถายงไมมขอมล ใหคลกเปน cursor ต าแหนงทตองการจดรปแบบ 2. ทแทบ Page Layout คลกลกศรลงของป มทลบาร เลอกจ านวนคอลมนทตองการ

3. การก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกเลอกค าสง More Columns

Presets: เลอกแบบของคอลมน Number of columns: ก าหนดจ านวนคอลมน Width and spacing: ก าหนดความกวางของคอลมนและระยะหางระหว างคอลมน Equal column width: ก าหนดใหความกวางทกคอลมนเทากน Apply to: การน าไปใช Whole document หมดทงเอกสาร This point forward นบจากจดท cursor อยเปนตนไป Selected text เฉพาะชวงขอมลทเลอก ใชกบงานเอกสารทมขอมลอยแลว Line between ก าหนดเสนแบงระหวางคอลมน OK

3.1

การสรางงานดานกราฟฟก หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การแทรกรปภาพ และการจดการรปภาพ

การใชเครองมอในการวาดรป

การสรางแผนผงองคกร

การสรางกราฟ

การสรางตาราง และการตกแตงตาราง

การแทรกรปภาพ และ Object ตางๆ การน ารปภาพและวตถ (Object) ตางๆ มาใสในงานเอกสารของคณ จะท าใหงานนนมความสวยงาม และสมบรณแบบมากขน มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert จะปรากฏหวขอ Illustrations

2. เลอกประเภทของรปภาพทตองการ Picture เปนการแทรกรปภาพจากแฟมงานอน

ClipArt เปนการแทรกรปภาพจากโปรแกรมทมอยแลว คอ Microsoft ClipArt Gallery

Shapes เปนการวาดรปเองโดยเลอกป มเครองมอตางๆ

SmartArt เปนการสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization Chart)

Chart เปนการสรางกราฟแบบตางๆ

การแทรกรปภาพจากแฟมงานอน 1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Picture

2. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Insert Picture

บทท 3 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การสรางงานดานกราฟฟก

3.2

3. เลอกไดรฟและโฟลเดอรทเกบขอมลรปภาพ จากนนดบเบลคลกทชอไฟลรปภาพทตองการ

การแทรกรปภาพจาก ClipArt

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง ClipArt

2. ทแถบ Task Pane ดานขวา จะปรากฏกรอบ ClipArt ใหก าหนดรายละเอยด

3. ภายในกรอบ ClipArt จะแสดงรปภาพทงหมด คลกเลอกรปทตองการไดเลย

การวาดรปเองโดยใชป มเครองมอตาง ๆ

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Shapes

2. คลกเลอกรปทตองการวาด แลว drag ลงบนพนทในงานเอกสารของคณ

การจดการกบรปภาพ ดบเบลคลกทรปภาพทสรางไว จะปรากฏแถบ Ribbon ให

ก าหนดรายละเอยด

Search for : ระบชอไฟล นามสกล หรอประเภทของไฟลทตองการคนหา (ถาไมก าหนด จะเปน all)

Search in : เลอกต าแหนงทตองการคนหา

Results should be: ผลลพธทตองการแสดง

ปกตโปรแกรมจะก าหนดคา default ใหแลว ถาไมไดเปลยนแปลงอะไร ใหคลกป ม Go

เพอเรมคนหา

การสรางงานดานกราฟฟก

3.3

การสรางไดอะแกรมและแผนผงโครงสรางองคกร (Organization chart)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง SmartArt

2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของ ไดอะแกรม คลกป ม OK

3. คลกเปน cursor แตละชองแลวพมพขอความทตองการ

4. ขณะทท างานกบไดอะแกรมหรอ Organization chart จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ SmarArt Tools

5. การตกแตงขอความใหคลกแทบ Format และจดรปแบบของไดอะแกรมใหคลกแทบ Design จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท

การสรางงานดานกราฟฟก

3.4

การสรางกราฟ (Chart)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Chart

2. เลอกประเภทและรปแบบยอยของกราฟ คลกป ม OK

3. พมพขอความและตวเลขลงในตาราง

4. จะไดผลลพธดงรป

5. ตองการแกไขกราฟ ดบเบลคลกทรปกราฟ จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Chart Tools คลกเลอกป มเครองมอจากแทบ Design , Layout , Format

การสรางงานดานกราฟฟก

3.5

การสรางตาราง (Table)

1. คลกแทบ Insert เลอกค าสง Table

2. เลอกจ านวนคอลมนและแถวทตองการ 3. พมพขอความแตละชอง แลวกดป ม Tab เพอเลอนชองถดไป

การตกแตงตาราง 1. เลอกชวงขอมลในตาราง 2. จะปรากฏแถบ Ribbon ชอ Table Tools

3. การตกแตงตารางใหคลกแทบ Design และการปรบโครงสรางตารางใหคลกแทบ Layout จะปรากฏป มทลบารตางๆ ใหเลอกใชงานไดทนท

4.1

การสรางสตรหรอสมการ

หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การใชสตรในรปแบบใหม

การสรางสตร และการแกไขสตร

การใชสตรในรปแบบใหม ในโปรแกรม Microsoft Word 2007 มเครองมอใหคณใชในเรองของการสรางสตร (สมการ) ทางคณตศาสตรไดอยางรวดเรว โดยมขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกลกศรลงของป ม Equation

2. จะปรากฏแบบของสมการใหคลกเลอกใชไดเลย

การแกไขสตร ถาตองการเปลยนแปลงรายละเอยด คลกต าแหนงของสมการทแกไข แลวพมพขอมลใหม

หรอเลอกจากแถบ Ribbon ชอ Equation Tools คลกแทบ Design เลอกรายละเอยดจากป มทลบาร

บทท 4 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

5.1

การสราง Quick Parts หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การก าหนดคณสมบตของไฟล

การแทรกฟลด

การใช Building Blocks Organizer

การสราง Building Blocks Organizer ขนใชเอง

การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน

การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน

การก าหนดคณสมบตของไฟล เมอคณสรางงานเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดคณสมบตเพมเตมใหกบไฟลนน มขนตอนดงน

1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. น าเมาสไปชทค าสง และคลกเลอกคณสมบตทตองการก าหนด

ในทนเลอก Author (ชอผแตง)

3. พมพขอความในกรอบ Author เชน Somluk

การแทรกฟลด ในงานเอกสารทสรางไวแลว ถาตองการแทรกหวขอฟลดเพมเตม ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง

บทท 5 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การสราง Quick Parts

5.2

3. คลกชอฟลดทตองการแทรก เชน Author กจะแสดงขอความทคณก าหนดคณสมบต (Property) ไว

การใช Building Blocks Organizer

เปนแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ใหเลอกใช เชน AutoText, Equations, Footer, Page Number,

ฯลฯ มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซใหคลกเลอกแบบทตองการ แลวคลกป ม Insert

การสราง Building Blocks Organizer ขนใชเอง

คณสามารถสรางแบบส าเรจรปของสวนงานตางๆ ขนมาใชเองกได โดยมขนตอนดงน 1. Drag เมาสคลมขอมลทตองการน ามาสราง Building Block Organizer

2. คลกแทบ Insert เลอกป ม

3. เลอกค าสง จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Create New

Building Block ใหพมพชอใหมในชอง Name จากตวอยางใชชอ Chapter 5 เสรจแลวคลกป ม OK

การสราง Quick Parts

5.3

การเรยกใช Building Blocks Organizer ทสรางขน หลงจากทคณสราง Building Blocks Organizer แลว ตองการน ามาใชงาน มขนตอนดงน

คลกแทบ Insert เลอกป ม จะปรากฏแบบทสรางในสวนของ General

ใหคลกเลอกใชไดเลย

การลบ Building Blocks Organizer ทไมตองการใชงาน ส าหรบ Building Blocks Organizer ทคณสรางขน ถาไมตองการใชแลว ตองการลบออก มขนตอนดงน

1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. เลอกค าสง จะปรากฏชอ Building Blocks Organizer ทคณสรางไว ใหคลกเลอกแบบทตองการลบ ในทนเลอก Chapter 5 แลวคลกป ม Delete

6.1

การสรางจดหมายเวยน หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การสรางจดหมายเวยน

ใชในกรณทตองการพมพจดหมายทมขอความเหมอนกน และสงใหผ รบหลายคน คณสามารถสรางแบบฟอรม

จดหมายและขอมลผ รบ โดยใหน างานเอกสารทง 2 สวนมาผนวก (Merge) กน

ขนตอนเตรยมงานกอนสรางจดหมายเวยน กอนทจะสรางจดหมายเวยน คณจะตองเตรยมงานเอกสารทจะใชใหเรยบรอยกอน โดยแบงออกเปนสวนหลกๆ ดงน

1. สวนเอกสารหลก เรยกวา Main Document : ใหพมพแบบฟอรมจดหมาย แลว Save ไว ในทนชอไฟล Main.doc

2. สวนทเกบขอมลผ รบ เรยกวา Data Source : ใหพมพขอมลชอ ทอยผ รบ เกบไวในตาราง แลว Save ในทนใชชอไฟล Data.doc

การสรางจดหมายเวยน 1. เปดไฟลเอกสารหลก ชอ Main.doc

2. ท าการสรางจดหมายเวยน ตามขนตอนดงน Step 1 : เลอกประเภทของแฟมงานหลกทตองการสราง คลกแทบ Mailings เลอกป ม สรางจดหมายเวยน เลอก Letters

Step 2 : เลอกไฟลทเกบขอมลผ รบ คลกป ม

ใชไฟลขอมลผ รบทมอยแลว เลอกค าสง Use Existing List จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Select Data Source ในทนใหดบเบลคลก

เลอกไฟล Data.doc

Step 3: ท าการแทรกฟลดขอมลผ รบ จากไฟล Data.doc โดยคลกเปน cursor ต าแหนงทจะแทรกฟลด แลวคลกป ม

บทท 6 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การสรางจดหมายเวยน

6.2

แลวเลอกชอฟลดทตองการ

Step 4 : ดตวอยางผลลพธโดยคลกป ม จะแสดงไฟลเอกสารหลกทมขอมลผ รบ ในต าแหนงของ cursor และถาตองการ เลอนดขอมลของคนถดไป ใหคลกป ม

การสรางจดหมายเวยน

6.3

Step 5 : ท าการผนวกเอกสารเขาดวยกน ใหคณคลกป ม

จะแสดงรายการค าสงใหเลอก :-

ในทนเลอก Edit Individual Document แลวเลอกแบบ All OK

เปนการผนวกออกทางแฟมงานใหม

เปนการผนวกออกทางเครองพมพ (Printer)

เปนการผนวกออกทาง E-mail

แสดงขอมลทก record ทผนวกไว

แสดงเฉพาะขอมลของ record ปจจบน

ก าหนดวาตองการผนวก record ทเทาไร

7.1

การจดการเนอหา หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

การสราง Bookmark

การใชงาน Style

การสรางสารบญ (Table of content)

การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header and Footer)

การสราง Bookmark

เปนเหมอนทคนเอกสาร เวลาทคณท างานหรอตรวจสอบงาน คางไวแลวตองการกลบมาท าใหมในภายหลง เพอปองกนการลมวางานทท าคางถงสวนไหนแลว คณกท าการสราง Bookmark โดยมขนตอนดงตอไปน 1. เลอกต าแหนงในงานเอกสารทตองการสราง Bookmark

2. คลกแทบ Insert เลอกป ม

3. จะปรากฏไดอะลอกบอกซ Bookmark ใหพมพชอ Bookmark ทตองการ จากตวอยางใชชอ MyBookmark เสรจแลวคลกป ม Add

การเลอน cursor ไปยง Bookmark

หลงจากทคณสราง bookmark แลว ตองการกระโดดไปท างานยง bookmark นน ใหท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert เลอกป ม

2. ดบเบลคลกทชอ bookmark ทตองการ หรอคลกชอ bookmark แลวคลกป ม Go To

บทท 7 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การจดการเนอหา

7.2

การใชงาน Style

Style คอการก าหนดรปแบบขอความทตองการใชงานบอยๆ สะดวกส าหรบงานเอกสารทมขอมลหลายๆ หนา แลวตองการรปแบบเหมอนกน มขนตอนการท างานดงน 1. เลอกชวงขอมลทตองการ 2. แทบ Home คลกเลอกแบบ Style จากแถบ Ribbon

การสรางสารบญ (Table of content)

การก าหนด Style นอกจากท าใหคณจดรปแบบขอมลไดงายขนแลว ยงสามารถน าหวขอทก าหนด Style มาท าเปนสารบญไดดวย โดยท าตามขนตอนดงน 1. คลกแทบ References เลอกป ม

2. จะปรากฏแบบของสารบญให

คลกเลอกใชไดเลย

3. ถาตองการก าหนดรายละเอยดเพมเตม คลกทค าสง Insert Table of Contents

การก าหนดหวและทายกระดาษ (Header

and Footer) เมอคณท างานกบเอกสารเสรจแลว ตองการก าหนดขอความหรอรปภาพ เชน Logo ของหนวยงาน ใหปรากฏหวหรอทายกระดาษของเอกสารทกหนา ท าไดโดยใชเรองของ Header and Footer เขาท างาน มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Insert จะปรากฏแถบ Ribbon หวขอ

Header & Footer 2. เลอกต าแหนงของงานเอกสารทจะใสขอความหรอรปภาพ

3. ถาตองการก าหนดระยะหางระหวางขอความหวกระดาษ-ทายกระดาษจากขอบกระดาษ ใหคลกแทบ Page Layout ป ม เลอกค าสง Custom

Margins ในสวนของ From edge : Header ,

Footer (คาปกต

จะเปน 0.5”)

Header ใสขอความหวกระดาษ

Footer ใสขอความทายกระดาษ

Page Number ใสหมายเลขหนา

8.1

การจดการเอกสาร หลงจากจบบทเรยนน คณจะสามารถใชงานเกยวกบ :-

ก าหนดรปแบบการแสดงเอกสาร

การเปรยบเทยบและผนวกเอกสาร

การปองกนเอกสาร

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร

การก าหนดงานแกไขครงสดทาย

ก าหนดรปแบบการแสดงเอกสาร งานเอกสารทสรางขน คณสามารถเปลยนมมมองเอกสารไดหลายแบบ มขนตอนดงน คลกแทบ View จะปรากฏสวนของหวขอ Document Views ใหเลอกมมมองเอกสารทตองการ

Print Layout มมมองแบบเหมอนจรง Full Screen Reading มมมองแบบเตมจอ Web Layout มมมองแบบเวบ Outline มมมองแบบโครงราง Draft มมมองแบบหยาบๆ มมมองปกตจะเปนแบบ Print Layout

นอกจากนคณยงสามารถใชสวนของหวขออนในการดเอกสารไดอกดวย โดยมรายละเอยดดงน

ทแทบ View หวขอ Show/Hide

Document Map แสดงหวขอทางแถบดานซาย ใชรวมกบการก าหนด Heading จาก Style

Thumbnails แสดงงานเอกสารแตละหนาเปนแผนเลกๆ เรยงตามล าดบ

การเปรยบเทยบและผนวกเอกสาร ในกรณทคณสรางเอกสารหลายไฟลแลวตองการน าขอมลในไฟลเหลานนมาเปรยบเทยบและผนวกรวมกน มขนตอนดงน 1. เปดไฟลเอกสารหลกกอน ในทนใชไฟล Meeting.doc 2. คลกแถบ Ribbon ชอ Review คลกป ม 3. จะปรากฏค าสงใหเลอกใช

บทท 8 Microsoft Office Word 2007

Office Word 2007

การจดการเอกสาร

8.2

4. ในทนเลอกค าสง Compare คลกชอง Original document เลอกชอไฟลตนฉบบ จากตวอยางเลอกไฟล Meeting.doc คลกชอง Revised document เลอกชอไฟลทตองการน ามาเปรยบเทยบ จากตวอยางเลอกไฟล Marketting.doc คลกป ม เพอก าหนดรายละเอยดเพมเตม

5. จะแสดงขอมลทท าการเปรยบเทยบ ถาตองการน าไฟลอนมาเปรยบเทยบอก กท าตามขนตอนเดม

6. หลงจากทท าการเปรยบเทยบไฟลเอกสารแลว คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมความแตกตางกน จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โดยคลกป มบนทลบาร

เปนการน าไฟลเอกสารมาเปรยบเทยบกน

เปนการน าไฟลเอกสารมารวมกน

เลอกไฟลเอกสารทตองการแสดงผลลพธ

ปกตจะแสดงผลท New document

เสรจแลวคลกป ม OK

การจดการเอกสาร

8.3

เปนการยอมรบการเปลยนแปลง

เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง

ในทนคลกลกศรลงของป ม Accept เลอกค าสง Accept Change เปนการยอมรบการเปลยนแปลงเฉพาะต าแหนงขอมลปจจบนเทานน ถาเลอกค าสง Accept All Changes in Document เปนการยอมรบการเปลยนแปลงทงหมด

การปองกนเอกสาร (Protect Document)

ในงานเอกสารทมขอมลส าคญ คณสามารถปองกนการเปลยนแปลงขอมลในเอกสารได มขนตอนดงน 1. คลกแทบ Review เลอกป ม เลอกค าสง Restrict Formatting and Editing จะ

ดานขวา ใหคลกเครองหมาย ในสวนของ ปรากฏแถบ Task Pane Formatting restrictions และ Editing restrictions

2. ในสวนของ Groups: เลอก Everyone และคลกป ม ขนหนาจอใหก าหนด

รหสผาน Password จะใสหรอไมใสกได แลวคลกป ม OK

3. ทแถบ Task Pane จะแสดงขอความวาเอกสารของคณถก Protect เรยบรอยแลว

การตดตามการเปลยนแปลงเอกสาร

เมอมการสงงานเอกสารใหคนอนแกไข คณสามารถตรวจสอบไดวา ใครท า การเปลยนแปลงขอมลในเอกสารอะไรบาง โดยมขนตอนดงน

การจดการเอกสาร

8.4

1. ทแถบ Ribbon คลกแทบ Review ป ม เลอกค าสง Track Changes 2. เมอมการเปลยนแปลงแกไขขอมล เชน ท าการลบชวงขอมล (Delete), พมพขอมลเพม (Insert),

จดรปแบบ เชน ตวหนา ตวเอยง (Format) จะแสดงเสนขดหนาบรรทดและบงบอกชวงขอมลทมการเปลยนแปลง

3. น าเมาสไปชชวงขอมลทมการเปลยนเปลง จะแสดงชอ user ทท าการแกไขขอมล

4. คลกป ม หรอ เพอเลอนไปยงต าแหนงทมการแกไข จากนนคณสามารถเลอกวาตองการยอมรบหรอปฏเสธการเปลยนแปลงได โ ดยคลกป มบนทลบาร

เปนการยอมรบการเปลยนแปลง

เปนการปฏเสธการเปลยนแปลง

การก าหนดงานแกไขครงสดทาย คณสามารถก าหนดใหงานเอกสารเปน Final (ไมมการเพมเตมหรอแกไขใดๆ อก ) โดยมขนตอนดงน 1. เปดแฟมงานทตองการก าหนดเปน Final 2. คลกป ม Microsoft Office button (มมบนสดดานซาย) เลอกค าสง Prepare

3. เลอกค าสง