1

งานพรีเซนเตชั่นกับ PowerPoint

PowerPoint เป็นหนึ่งโปรแกรมส าหรับสร้างงานพรีเซนเตชั่นที่ได้รับความนิยม โดยจะช่วยให้เราสามารถน าข้อมูลที่เป็นทั้งข้อความ , ภาพ , เสียง และ วีดีโอ มาจัดร้อยเรียงเป็นเร่ืองราว และ จัดล าดับให้น าเสนอออกมาด้วยการเคลื่อนไหวที่ชวนติดตาม และเร้าความสนใจต่อผู้ชมทุกคน ด้วยเหตุนีจ้ึงส่งผลให้ PowerPoint ถูกน ามาใช้ในงานพรีเซนเตชั่นอย่างกว้างขวาง ได้แก่ การน าเสนอแผนงาน และ การประชุมในบริษัทฯ ไปจนถึงการสัมมนา การสร้างสื่อการเรียนการสอนในสถานศึกษา และการสร้างเป็นสื่อประชาสัมพันธ์สินค้า หรือ องค์กร ในหน่วยงานต่าง ๆ

งานพรีเซนเตชั่นที่มักพบเจอกันบ่อย ๆ

เนื่องจากงานพรเีซนเตชัน่ช่วยให้เราจัดเตรียมข้อมูลล่วงหน้าได้เป็นอย่างดี จึงท าให้ได้รับความเชื่อถือจากผู้ชม รวมถึงเพิ่มความกระตือรือร้นในการรับชม และสามารถควบคุมเวลาในการบรรยายได้ ส่งผลท าให้งานพรีเซนเตชั่นได้รับความนิยมต่อการน าไปใช้งานด้านต่าง ๆ ดังนี้ การน าเสนอแผนงาน เป็นการน าเสนอแผนงานการปฏิบัติงาน เพื่อปรึกษาหารือถึงวิธีการท างาน การหาจุดบกพร่อง และสร้างวิธีการท างานที่จะส่งผลให้ก้าวไปถึงเป้าหมายที่วางไว้ รวมทั้งการจัดเตรียมทรัพยากร อุปกรณ์ ก าหนดเวลา และ ขอเบิกงบประมาณ ที่ใช้ในการท างาน การน าเสนอข้อมูลการขาย เป็นการน าเสนอข้อมูลแนะน าสินค้า โดยสร้างความเชื่อถือให้ลูกค้าตัดสินใจซื้อสินค้า หรือใช้บริการของเรา ด้วยการน าเสนอถึงสรรพคุณ และประโยชน์ที่ลูกค้าจะได้รับอาจจะรวมถึงโปรโมชั่นพิเศษที่ช่วยกระตุ้นให้ลูกค้าจ่ายเงิน และรู้สึกว่าคุ้มค้าต่อสิ่งที่ได้รับ การให้ความรู้ทางการศึกษา เป็นการน าเสนอข้อมูลที่เป็นความรู้ การอธิบายถึงทฤษฏี กฎ หลักการท างาน หรือการค านวณ ซึ่งจะใช้ประกอบการเรียนการสอนในสถานศึกษา ท าให้เพิ่มความเข้าใจต่อผู้เรียน และผู้สอนไม่ต้องใช้เวลาเตรียมหลายคร้ัง

เรื่อง การใช้งานโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เบื้องต้น และ การสร้างงานน าเสนอ (Presentation)

2

การประชาสัมพันธ์องค์กรและหน่วยงาน เป็นการแนะน าข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร เพื่อสร้างความเชื่อถือและความมั่นใจต่อผู้ร่วมท าธุรกิจ ซึ่งจะกล่าวถึงปรัชญาขององค์กร เป้าหมาย/วิชั่นขององค์กร ความส าเร็จ ทีมงาน สถานที่ประกอบการ รวมถึงสินค้าและบริการ การวางแผนธุรกิจ เป็นการวางแผนยุทธศาสตร์เพื่อก้าวสู่ความส าเร็จในการท าธุรกิจ โดยมีตั้งแต่กาวิเคราะห์ตลาด การวิเคราะห์คู่แข่ง การวางเป้าหมาย การวิเคราะห์จุดอ่อนจุดแข็ง โอกาสและอุปสรรค การก าหนดยุทธศาสตร์ในการสร้างสินค้า / บริการ การวางแผนบุคลากร และงบประมาณ เป็นต้น

เหตุผลท่ีเลือกใช้ PowerPoint

ใช้งานง่าย การสร้าง แก้ไข และเพิ่มเตมิเน้ือหาท าได้อย่างสะดวก เมื่อเทียบกับการสร้างงานบนสื่อที่เป็นสไลด์ หรือ แผ่นใส นอกจากนี้การท างานก็ไม่ซับซ้อน เพราะจะเหมือนกับการการสร้างเอกสารใน Word แต่ก็มีส่วนของการสร้างการเคลื่อนไหวของวัตถุและสไลด์เพิ่มเข้ามา ซึ่งค่อนข้างจะท างานแบบส าเร็จรูปไม่ถือว่ายุ่งยากมากนัก

สนับสนุนมัลติมีเดียได้เป็นอย่างดี เราสามารถน าสื่อมัลติมีเดียในรูปแบบของภาพวีดีโอ ภาพเคลื่อนไหวแบบแฟลชมูฟวี่ และเสียง มาใช้เพื่อให้เห็นภาพที่สื่อความหมายได้อย่างชัดเจน รวมทั้งเป็นสีสันที่ช่วยสร้างความตื่นเต้นเพิ่มมากยิ่งขึ้นด้วย

ประยุกต์สร้างงานได้หลากหลาย นอกจากเราจะใช้ PowerPoint สร้างงานพรีเซนเตชั่นในคอมพิวเตอร์แล้ว เราอาจน างานพรีเซนเตชั่นน้ันไปประยุกต์ใช้เป็นงานในรูปแบบต่าง ๆ ได้ เช่น ตู้คอมพิวเตอร์น าเสนอข้อมูล (ตู้ Kiosk) และเกมต่าง ๆ

แสดงผลได้ท้ังบนหน้าจอและเอกสาร เราสามารถน าเสนอข้อมูลบนจอภาพ พร้อมกับสิ่งพิมพ์สไลด์เหล่านี้ออกมาเป็นเอกสาร เพราะปกติสไลด์จะมีเฉพาะแต่หัวข้อ ดังนั้น ผู้ฟังจึงสามารถจดข้อมูล ตัวอย่าง หรือเน้ือหาที่ไม่มีในสไลด์เพิ่มเติมได้

3

บันทึกไฟล์ไปใช้งานในรูปแบบอื่น ๆ งานพรีเซนเตชัน่ที่สรา้งด้วย PowerPoint สามารถถูกบันทึกไปใช้งานในลักษณะของภาพเว็บเพจ เพื่อน าเสนอข้อมูลบนอินเตอร์เน็ต และบันทึกเป็นไฟล์ภาพเพื่อน าไปประกอบในเอกสารรายงาน หรือสื่อต่าง ๆ ได้ตามต้องการ

ท าความรู้จักกับ PowerPoint 2007

มีอะไรใหม่ใน PowerPoint 2007

Ribbon แถบค าสั่งการท างานใหม่ PowerPoint 2007 ได้ถอดแถบค าสั่งและแถบเคร่ืองมือเดิมออกไป โดยได้จัดกลุ่มค าสั่งใหม่ให้อยู่ในแท็บที่แยกตามประเภทของการท างาน ซึ่งรู้จักกันในชื่อ Ribbon ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถเรียกใช้ค าสั่งได้ง่ายขึ้น ซึ่งจะท าให้ผู้เรียนไม่ต้องค้นหากและเปิดเข้าสู่ค าสั่งการท างานหลายขั้นตอน

ตัวเลือกการจัดรูปแบบท่ีช่วยให้ท างานได้เร็วขึ้น การท างานกับข้อความ, รูปร่าง , และวัตถุต่าง ๆ สามารถตกแต่งและจัดรูปแบบได้รวดเร็วยิ่งขึ้น มีตัวเลือกในการจัดรูปแบบ พร้อมกับมีเค้าโครง ชุดรูปแบบส าเร็จรูป และเอฟเฟกต์ต่าง ๆ ตามที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องท าการตกแต่ง

4

แสดงตัวอย่างการจัดรูปแบบก่อนเลือกค าสั่ง เมื่อผู้เรียนน าเมาส์ไปที่ตัวเลือกในการจัดรูปแบบให้กับข้อความหรือส่วนประกอบต่าง ๆ บนสไลด์ PowerPoint จะแสดงตัวอย่างผลลัพธ์ให้ดูก่อนที่เราจะคลิกยืนยันใช้ค าสั่งนั้น เพื่อไม่ให้เสียเวลาในการไล่หาตัวเลือกที่ยังไม่มั่นใจว่าจะใช้งาน

ชุดรูปแบบและลักษณะด่วน ชุดรูปแบบ เป็นตวัเลือกที่ก าหนดให้องค์ประกอบในสไลด์ใช้รูปแบบของสี , รูปแบบตัวอักษร รูปแบบพื้นหลัง และรูปแบบการจัดวางต าแหน่งเข้าชุดกัน ซึ่งใน PowerPoint 2007 ได้มีชุดรูปแบบให้เลือกใช้อย่างมากมายตามลักษณะของงาน พรีเซนเตชั่น เมื่อเราเลือกชุดรูปแบบ

องค์ประกอบต่าง ๆ ในสไลด์จะถูกตกแต่งและจัดวางใหม่ตามรูปแบบที่เลือกไว้ทันที ส่วนลักษณะด่วน เป็นตัวเลือกในการตกแต่งลักษณะให้กับวัตถุอย่างอัตโนมัติ

5

สร้างเค้าโครงสไลด์ขึ้นเอง เป็นการก าหนดเค้าโครงของเราเองในการใส่องค์ประกอบของข้อความ รูปภาพ ภาพยนตร์ กราฟ ตาราง และลักษณะไดอะแกรมลงในสไลด์ รวมถึงการก าหนดลักษณะตัวอักษรขนาดและต าแหน่งของตัวยึด การออกแบบพื้นหลัง และโครงร่างสี โดยเรายังสามารถสร้างให้เป็นสไลด์ต้นแบบส าหรับคนอื่น ๆ ในองค์กรน าไปใช้ได้อีกด้วย

SmartArt กราฟฟิกอัจฉริยะ เป็นผังงานและไดอะแกรมส าเร็จรูป ที่เราสามารถสร้าง , แก้ไข และตกแต่งด้วยรูปแบบกราฟฟิกต่าง ๆ ได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องเสียเวลาในการออกแบบมากนัก หรือให้นักออกแบบมาท างานให้

6

ลักษณะพิเศษ เป็นเอฟเฟกต์ส าเร็จรูป เช่น การใส่เงา , ขอบนูน , การเรืองแสง และ การหมุนในรูปแบบ 3 มิติ ให้กับวัตถุที่เป็นข้อความ , ข้อความศิลป์ , รูปร่าง , รูปภาพ , กราฟ , ตาราง และไดอะแกรม โดยที่เราไม่จ าเป็นต้องออกแบบและตกแต่งวัตถุเหล่านี้ให้ยุ่งยาก

ตัวเลือกจัดรูปแบบข้อความแบบใหม่ เมื่อเราคลิกที่ข้อความจะมีแถบค าสั่งส าหรับก าหนดรูปแบบข้อความ นอกจากนี้ยังมีค าสั่งในการจัดวางข้อความ และการดัดข้อความให้อยู่ในรูปร่างต่าง ๆ ได้อีกด้วย

7

สิ่งท่ีเพิ่มเติมของตาราง การตกแต่งตารางสามารถท าได้ง่ายขึ้น โดยมีลักษณะเด่นที่มี รูปแบบของการตกแต่งตารางให้เราเลือกใช้ และสามารถเลือกส่วนที่จะตกแต่งได้อย่างละเอียด นอกจากนี้ยังสามารถจัดการกับเซลล์และข้อความในตารางได้ง่ายขึ้นอีกด้วย

สิ่งท่ีเพิ่มเติมของกราฟ นอกจากจะมีลักษณะด่วนที่ช่วยในการตกแต่งกราฟให้มีสีสันสวยงามแล้ว เรายังสามารถจัดการกับส่วนประกอบต่าง ๆ ของกราฟและใช้ค าสั่งพิเศษที่ช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลได้อีกด้วย

กู้คืนโปรแกรมเมื่อเกิดไฟฟ้าดับ

เป็นการกู้คืนการท างานของโปรแกรมที่ท าค้างอยู่ก่อนไฟฟ้าดับให้กลับมาอีกครั้ง โดยเมื่อเราเปิดเคร่ืองและสถานะการท างานต่าง ๆ ที่ได้ท าค้างไว้กลับมาเหมือนเดิมเพื่อไม่ให้งานน าเสนอที่ท าอยู่ต้องสูญหายไป และต้องเสียเวลามาท าใหม่

8

การเรียกใช้โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007

1. คลิกปุ่ม บนแถบงานของวินโดวส์ 2. จะปรากฏค าสั่งให้น าเมาส์ไปชี้ที่ค าสั่ง Programs เลือก Microsoft Office 3. เลือกหาโปรแกรม Microsoft Office PowerPoint 2007

จะเข้าสู่โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 ดังรูป

9

ส่วนประกอบของโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 เมื่อเข้าสู่โปรแกรม PowerPoint 2007 แล้วจะปรากฏหน้าจอส าหรับการออกแบบสไลด์ที่มีส่วนประกอบส าคัญที่แยกออกเป็นส่วน ๆ เพื่อการท างานดังนี้

Office Button (ปุ่มออฟฟิต) มีลักษณะคล้ายเมนู File ที่มีใน Microsoft PowerPoint 2003 ซึ่งใช้เป็นที่เก็บค าสั่งส าคัญ ๆ เช่น เปิด/ปิดโปรแกรม , บันทึกโปรแกรม และการพิมพ์สไลด์ออกมา Quick Access (แถบเครื่องมือด่วน) ปุ่มค าสั่งที่นิยมใช้บ่อย ๆ โดยสามารถเพิ่มเติมภายหลังได้ Title bar (ไตเติลบาร์) แสดงรายชื่อเอกสารและรายชื่อโปรแกรม Ribbon (ริบบอน) ประกอบไปด้วยแท็บ (Tab) ต่าง ๆ ซึ่งภายในแท็บประกอบไปด้วยค าสั่งฟังก์ชั่นการท างาน ที่วางเป็นแถวและมีแถบเคร่ืองมือย่อยให้ผู้ใช้เลือกเคร่ืองมือต่าง ๆ ตามความเหมาะสมกับรูปแบบงานที่ก าลังท าอยู่

10

Slide / Outline Pane (แถบภาพนิ่ง / เค้าร่าง) โดยแถบภาพนิ่งจะแสดงรูปและข้อความของสไลด์ ส่วนแถบเค้าร่างจะแสดงในรูปแบบของตัวอักษร Slide Pane (พื้นที่ท างาน) เป็นพื้นที่ของหนา้สไลด์ใช้ส าหรับพิมพ์ข้อความ แทรกรูปภาพหรือตาราง เป็นตน้ Notes Pane (แถบบันทึกย่อย) ใช้บันทึกข้อความส าหรับไว้อธิบายเน้ือหาบนสไลด์

รู้จักและใช้งานแถบ Ribbon

แถบ Ribbon เป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้ที่สร้างขึ้นมาแทนแถบเมนูค าสั่ง และแถบเคร่ืองมือเพื่อให้เราสามารถเรียกใช้งานค าสั่งที่ต้องการได้สะดวกรวดเร็ว และง่ายดายยิ่งขึ้น โดยปุ่มค าสั่งทั้งหมดจะถูกแบ่งออกเป็นแท็บ ซึ่งได้แบ่งตามหมวดหมู่ของคุณสมบัติการใช้งานค าสั่ง ดังนี้

แท็บ หน้าแรก (Home)

รวบรวมค าสั่งเกี่ยวกับการสร้างสไลด์ใหม่และจัดการสไลด์ (กลุ่มค าสั่งภาพนิ่ง) , การก าหนดลักษณะตัวอักษร (กลุ่มค าสั่งแบบอักษร) , การก าหนดย่อหน้า (กลุ่มค าสั่งย่อหน้า) , การวาดและตกแต่งรูปร่างประกอบสไลด์ (กลุ่มค าสั่งรูปวาด) และเคร่ืองมือค้นหา / แทนที่ข้อความ (กลุ่มค าสั่ง การแก้ไข)

แท็บ แทรก (Insert)

ค าสั่งเกี่ยวกับการแทรกวัตถุประเภทต่าง ๆ ลงบนสไลด์ เช่น ตาราง (กลุ่มค าสั่ง ตาราง) , ภาพ/คลิปอาร์ต / รูปร่าง (กลุ่มค าสั่ง ภาพประกอบ) , การสร้างความเชื่อมโยง (กลุ่มค าสั่ง การเชื่อมโยง) , ข้อความแบบพิเศษ (กลุ่มค าสั่ง ข้อความ) และคลิปวีดีโอ/คลิปเสียง (กลุ่มค าสั่ง มีเดียคลิป)

11

แท็บ ออกแบบ (Design)

ค าสั่งเกี่ยวกับการตั้งค่าหน้าสไลด์ (กลุ่มค าสั่งตั้งค่าหน้ากระดาษ) , การตกแต่งสไลด์ด้วยชุดรูปแบบ / ชุดสี / ชุดข้อความ/เอฟเฟคต์ (กลุ่มค าสั่ง ชุดรูปแบบ ) , และการก าหนดพื้นหลังสไลด์ (กลุ่มค าสั่ง พื้นหลัง) แท็บ ภาพเคลื่อนไหว (Animations)

ค าสั่งเกี่ยวกับการก าหนดเอฟเฟกต์การเคลื่อนไหว (กลุ่มค าสั่ง ภาพเคลื่อนไหว) , การก าหนดการเปลี่ยนสไลด์ (กลุ่มค าสั่ง การเปลี่ยนไปยังภาพนิ่งนี้) , แท็บ การน าเสนอภาพนิ่ง (Slide Show)

เป็นค าสั่งเกี่ยวกับการน าเสนองาน น าเสนอสไลด์ทั้งหมด / น าเสนอสไลด์ปัจจุบัน / น าเสนอเฉพาะชุดสไลด์ (กลุ่มค าสั่ง เร่ิมการน าเสนอภาพนิ่ง) , ก าหนดค่าในการน าเสนอ / ซ่อนการน าเสนอสไลด์ / น าเสนองานโดยบันทึกเสียงการบรรยาย / น าเสนองานตามการต้ังเวลา (กลุ่มค าสั่ง ตั้งค่า) , และการก าหนดหน้าจอในการน าเสนอ / การแสดง 2 หน้าจอ (กลุ่มค าสั่ง จอภาพ)

12

แท็บ ตรวจทาน (Review)

ค าสั่งเกี่ยวกับการตรวจสอบเอกสาร เช่น การพิสูจน์อักษร (กลุ่มค าสั่ง การพิสูจน์อักษร) , การแทรกข้อคิดเห็นบนเอกสาร (กลุ่มค าสั่ง ข้อคิดเห็น ) , และการป้องกันสไลด์ (กลุ่มค าสั่ง ป้องกัน)

แท็บ มุมมอง (View)

ค าสั่งส าหรบัการเลือกมุมมองในการท างานกับสไลด์ (กลุ่มค าสั่ง มุมมองการน าเสนอ ) , การซ่อน/แสดงส่วนประกอบบนหน้าต่างโปรแกรม (กลุ่มค าสั่ง แสดง/ซ่อน) , การย่อ/ขยายเอกสาร (กลุ่มค าสั่ง ย่อ/ขยาย) , การแสดงสไลด์เป็นสี ขาว/ด า (กลุ่มค าสั่ง สี/ระดับสีเทา) , จัดหน้าจอการท างาน (กลุ่มค าสั่ง หน้าต่าง) และการสร้างค าสั่งการท างาน (แมโคร) การใช้งานแถบเคร่ืองมือ Quick Access

แถบเครื่องมือ Quick Access (เครื่องมือด่วน) เป็นส่วนที่รวบรวมค าสั่งที่เราใช้งานอยู่ประจ าท าให้เราสามารถเรียกใช้งานค าสั่งที่เราต้องการได้อย่างรวดเร็ว โดยจะมีปุ่มพื้นฐานเมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมาใช้งานครั้งแรกอยู่ 3 ปุ่ม ได้แก่ Save (บันทึก) , Undo (เลิกท า) และ Redo (ท าซ้ า) โดยผู้เรียนสามารถเพิ่มและลดปุ่มที่อยู่ในแถบเคร่ืองมือ Quick Access ได้ ดังนี้

13

4. เลือกปุ่มค าส่ังทั้งหมดที่อยู่กรอบด้านซ้ายมือ โดยคลิกที่ปุ่มค าส่ังทีต้องการน ามาเพิ่มบน Quick Access

5. คลิกที่ปุ่ม เพิ่ม เพื่อเพิ่มปุ่มค าส่ังบน Quick Access

6. ปุ่มค าส่ังที่ต้องการเพิ่มจะย้ายไปอยู่ในกรอบด้านขวา ซึ่งเป็นส่วนท่ีบอกว่าใน Quick Access มีปุ่มค าส่ังใดอยู่บ้าง

7. คลิกที่ปุ่ม ตกลง เมื่อก าหนดค าส่ังเสร็จแล้ว

1. คลิกเมาส์ที่ ซึ่งอยู่ด้านขวามือของ Quick Access ซึ่งจะมีป๊อปอัพส าหรับเปิดค าส่ังในเครื่องมือด่วน

2. คลิกเมาส์ที่ชื่อปุ่มค าส่ังที่ต้องการเปิดใช้งาน โดยปุ่มค าส่ังใดเปิดใช้งานบน Quick Access จะมีเครื่องหมาย อยู่ด้านหน้าค าส่ัง และถ้าต้องการยกเลิกปุ่มค าส่ังนี้ก็ให้คลิกเมาส์ที่ค าส่ังให้เครื่องหมาย โดยลบออกจาก Quick Access

3. แต่ถ้าต้องการเปิดใช้ปุ่มค าส่ังที่มากกว่าที่แสดงให้คลิกที่ค าส่ัง ค าสั่งเพิ่มเติม จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกใช้งานปุ่มค าส่ังที่ต้องการของโปรแกรมได้ทั้งหมด ดังรูปด้านล่าง

14

เมื่อก าหนดปุ่มค าสั่งเพิ่มเติมแล้วจะปรากฏปุ่มค าสั่งบน Quick Access ดังรูป

การเปลี่ยนต าแหน่งแถบ Quick Access ผู้เรียนสามารถย้ายต าแหน่งของแถบ Quick Access ไว้ด้านบนหรือด้านล่างของแถบ Ribbon ได้ เพื่อความสะดวกในการใช้งาน ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่ ซึ่งอยู่ด้านขวามือของ Quick Access ซึ่งจะมีป๊อปอัพส าหรับเปิดค าส่ังในเครื่องมือด่วน

2. หาก Quick Access อยู่บน Ribbon จะปรากฏค าสั่ง แสดงใต้ Ribbon ให้ผู้เรียนคลิกเมาส์เพื่อเลือกค าส่ัง ซึ่ง Quick Access จะย้ายต าแหน่งมาอยู่ใต้ Ribbon ดังรูป

3. และถ้า Quick Access ย้ายมาอยู่ด้านล่างแล้ว เมื่อเลือกค าส่ังจะปรากฏเป็นค าส่ัง

เพื่อย้าย Quick Access กลับไปอยู่ด้านบนเหนือ Ribbon ตามเดิม

15

การออกจากโปรแกรม การออกจากโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2007 สามารถท าได้หลายวิธี ดังนี้

วิธีที่ 1

1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Office Button จะปรากฏเมนูค าสั่งของโปรแกรม 2. คลิกเมาส์ที่ปุ่มค าสั่ง จบการท างาน PowerPoint ซึ่งจะออกจากโปรแกรมทันที

วิธีที่ 2 คลิกเมาส์ปุ่มปิด โปรแกรมการท างานของ Microsoft PowerPoint ที่อยู่ด้านบนขวามือของจอภาพ

16

การยกเลิกค าสั่งและท าค าสั่งซ้ า

เราสามารถยกเลิกค าสั่งที่กระท าไปแล้วย้อนหลังกลับไปได้ หรือ สามารถที่จะท าค าสั่งนั้นซ้ าได้ ดังนี้

1. คลิกปุ่ม เลิกท า หรือ Undo บน แถบเครื่องมือด่วน

2. ผู้เรียนสามารถกดแป้นพิมพ์ลัดส าหรับยกเลิกค าสั่งสุดท้ายได้คือกดปุ่ม CTRL+Z เมื่อเราได้ท าการยกเลิกค าสั่งหรือการท างานที่ท าไปล่าสุดน้ันแล้ว และต้องการให้การยกเลิกนั้นท างานอีกครั้งในโปรแกรมจะมีปุ่มที่เรียกว่าปุ่ม Redo คือย้อนกลับการยกเลิกอีกครั้งหนึ่ง หรือ ค าสั่งส าหรับท าซ้ า ซึ่งจะอยู่ด้านข้างของปุ่ม Undo นั่นเอง หรือจะกดปุ่ม CTRL+Y เพื่อใช้ค าสั่ง Redo นี้ก็ได้เช่นเดียวกัน

งานน าเสนอ (Presentation) หมายถึง ชิ้นงานที่เราต้องการจะน าเสนอแก่ผู้อื่น ในงาน น าเสนอหนึ่ง ๆ อาจจะประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้

ภาพซึ่งสร้างอยู่บนสื่อ แผ่นใส(Overhead) , ภาพนิ่ง (Slide) , บนจอภาพ (On-screen) เอกสารประกอบส าหรับผู้ฟัง (Audience’s Handouts) บทส าหรับผู้พูด (Speaker’s Notes) เค้าร่างของงานน าเสนอ (Outline)

การสร้างงานน าเสนอใหม่ เมื่อผู้เรียนเข้าสู่โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์แล้วจะปรากฏกรอบให้เราเลือกวิธีในการสร้างงานน าเสนอของโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ ซึ่งสามารถสร้างงานน าเสนอด้วย 2 วิธี ดังรายละเอียดต่อไปนี้

17

การสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบ (Template)

เป็นการสร้างงานน าเสนอต้นแบบของสไลด์ทั้งหมดที่อยู่ในงานน าเสนอน้ัน เมื่อผู้เรียนได้สร้างสไลด์แผ่นใหม่ คุณสมบัติของสไลด์เดิมจะถูกถ่ายทอดไปยังสไลด์ใหม่ ๆ ทันที เช่น สีพื้น และ รูปแบบตัวอักษร

วิธีสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบมีรายละเอียด ดังนี้

1. คลิกที่ปุ่ม Office Button จะปรากฏแถบค าสั่งให้คลิกเลือกค าสั่ง สร้าง จะปรากฏกรอบค าสั่งของการสร้างงานน าเสนอในรูปแบบต่าง ๆ ดังรูป

แม่แบบทั่วไป

แม่แบบ Online

18

โดยในกรอบค าสั่งการสร้างงานน าเสนอจะมีแม่แบบให้เลือกใช้งาน 2 รูปแบบคือ แม่แบบท่ัวไป ซึ่งจะเป็นแม่แบบที่มีอยู่ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ซึ่งผู้เรียนสามารถเลือกใช้งานได้ทันที และ แม่แบบจาก Microsoft Office Online ซึ่งจะเป็นแม่แบบที่ติดต่อกับเว็บเจ้าของผู้ผลิตโปรแกรม PowerPoint คือ เว็บของบริษัท Microsoft ซึ่งการใช้งานจ าเป็นจะต้องเชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตซึ่งเป็นการสร้างแม่แบบทางเคร่ืองข่ายอินเตอร์เน็ตจริงๆ โดยมีรายละเอียดของแม่แบบแต่ละชนิดดังนี้

สร้างงานน าเสนอจากแม่แบบทั่วไป (Templates)

เป็นการสร้างงานน าเสนอโดยใช้แม่แบบซึ่งจะเป็นแม่แบบที่ติดต้ังอยู่ที่เคร่ืองคอมพิวเตอร์แล้ว โดยการใช้เลือกใช้งานขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์และความสะดวกในการสร้างงาน ซึ่งจะมีรูปแบบให้เลือกใช้งานอยู่ 5 รูปแบบ ดังนี้

ว่างและล่าสุด

เป็นการสร้างงานน าเสนอเปล่า คือ ไม่มีเนื้อหาหรือรูปแบบใด ๆ เลย เป็นการสร้างงานน าเสนอที่มีแต่สไลด์เปล่า ๆ ให้ผู้เรียนเลือกจัดวางวัตถุต่าง ๆ ด้วยตนเอง ซึ่งการใช้แม่แบบชนิดนี้ไม่เหมาะส าหรับผู้เร่ิมต้นใช้งานหรือไม่เชี่ยวชาญมากนัก หรือเป็นการสร้างที่ใช้แม่แบบล่าสุดที่เคยเปิดใช้งานแล้ว โดยการสร้างจะเป็นการก าหนดเฉพาะสไลด์หรือแผ่นงานมาให้เท่านั้น ส่วนรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ข้อความ , เน้ือหา , รูปภาพ ผู้เรียนจะต้องเป็นผู้ก าหนดหรือวางวัตถุต่าง ๆ เหล่านี้เอง โดยปฏิบัติตามขั้นตอนดังน้ี

1. คลิกแม่แบบชนิด ว่างและล่าสุด

2. คลิกปุ่ม งานน าเสนอเปล่า

3. คลิกปุ่ม สร้าง

19

จะปรากฏงานน าเสนอในโปรแกรม ดังรูป

แม่แบบท่ีติดตั้ง รูปแบบของแม่แบบชนิดนี้คือแม่แบบที่มีองค์ประกอบทางศิลป์ และตัวอย่างเค้าโครง

เน้ือหามาให้ เหมาะกับผู้ที่ไม่ถนัดการออกแบบ โดยแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบ คือ แม่แบบส าหรับสร้าง อัลบั้มรูป (Photo Album) และ แม่แบบที่มีตัวอย่างเค้าโครงเน้ือหา โดยมีวิธีการใช้งาน ดังรายละเอียดต่อไปนี้

1. คลิกแม่แบบชนิด แม่แบบที่ติดตั้ง

2. คลิกเลือกรูปแบบชนิดต่าง ๆ ของแม่แบบที่มีมาให ้

3. คลิกปุ่ม สร้าง

ตัวอย่างของแม่แบบ

20

จะปรากฏงานน าเสนอในโปรแกรม ดังรูป

ชุดรูปแบบท่ีติดตั้ง เป็นการสร้างงานน าเสนอจากชุดรูปแบบที่มีการจัดองค์ประกอบพื้นหลัง , ลักษณะข้อความ

และลักษณะพิเศษไว้เป็นชุดเรียบร้อยแล้ว โดยผู้เรียนจะต้องเลือกให้เหมาะกับงานเพื่อสร้างงานน าเสนอได้อย่างรวดเร็วและสวยงามมากขึ้น

1. คลิกแม่แบบชนิด ชุดรูปแบบที่ติดตั้ง

2. คลิกเลือกรูปแบบชนิดต่าง ๆ ของแม่แบบที่มีมาให ้

3. คลิกปุ่ม สร้าง

ตัวอย่างของแม่แบบ

21

จะปรากฏงานน าเสนอในโปรแกรม ดังรูป

แม่แบบของฉัน เป็นการสร้างงานโดยใช้ไฟล์แม่แบบที่ผู้เรียนสร้างขึ้นเอง ซึ่งอาจไม่ใช่ไฟล์แม่แบบที่ผู้เรียนสร้างเองหมด อาจเป็นไฟล์แม่แบบที่ผ่านการแก้ไขให้เป็นรูปแบบของผู้เรียนเองแล้วบันทึกเก็บไว้ในรูปแบบของไฟล์แม่แบบ ดังนั้นวิธการใช้งานแม่แบบ ผู้เรียนเพียงแค่ใส่ข้อมูลตามเค้าโครงเน้ือหาก็จะสามารถสร้างงานน าเสนอได้แล้ว โดยมีวิธีการใช้งานแม่แบบ ดังนี้

1. คลิกแม่แบบชนิด แม่แบบของฉัน

22

จะปรากฏงานน าเสนอจากแม่แบบที่ผู้เรียนสร้างไว้เป็นแม่แบบ

2. จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ของการเรียกใช้แม่แบบที่สร้างขึ้นมาเอง

4. คลิกปุ่ม ตกลง 3. คลิกเลือกรูปแบบท่ีสร้างเป็น แม่แบบ

23

สร้างจากที่มีอยู่ ส าหรับแม่แบบชนิดน้ีคือการสร้างงานน าเสนอใหม่จากไฟล์น าเสนอที่มีอยู่แล้ว หรือไฟล์ของ PowerPoint เดิมที่มีอยู่แล้ว ซึ่งการเปิดไฟล์งานน าเสนอนั้นจะเป็นการเปิดไฟล์ขึ้นมาเพื่อท าส าเนาไฟล์ใหม่ ซึ่งผู้เรียนสามารถตกแต่ง และแก้ไขเน้ือหาได้โดยไม่มีผลกระทบกับไฟล์ต้นแบบ โดยสังเกตได้จากชื่อไฟล์จะไม่เหมือนชื่อไฟล์เดิมเพื่อป้องกันการลบข้อมูลเก่าทิ้งไป โดยการใช้แม่แบบชนิดนี้สามารถปฏิบัติได้ตามขั้นตอนดังน้ี

2. จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ของการเรียกใช้แม่แบบ ดังรูป

3. คลิกเลือกไฟล์ที่มีอยู่แล้วให้มีกรอบส่ีเหล่ียมคลุมชื่อไฟล์

4. คลิกปุ่ม สร้างใหม่ เพื่อเริ่มต้นสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบที่มีอยู ่

1. คลิกแม่แบบชนิด สร้างจากที่มีอยู ่

24

จะปรากฏงานน าเสนอจากแม่แบบที่มีอยู่แล้ว ดังรูป

การสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบออนไลน์ (Microsoft Office Online)

เป็นการสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบจากเว็บไซต์ของ Microsoft Office Online ซึ่งเป็นแม่แบบที่มีหลากหลายชนิดให้เลือกดาวน์โหลดได้ตามวัตถุประสงค์ของการใช้งาน ดังตัวอย่างต่อไปนี้

1. คลิกที่ปุ่ม Office Button จะปรากฏแถบค าสั่งให้คลิกเลือกค าสั่ง สร้าง

25

2. จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ของการสร้างงานน าเสนอใหม่ ให้คลิกในกลุ่มของค าสั่ง Microsoft Office Online ซึ่งจะมีตัวเลือกให้ผู้เรียนได้เลือกรูปแบบของแม่แบบที่โปรแกรมมีมาให้ Download จากเว็บไซต์

3. คลิกเลือกรูปแบบของ Microsoft Office Online โดยเลือกรูปแบบใดรูปแบบหนึ่งที่ต้องการทางด้านซ้ายมือ หากรูปแบบที่เลือกมีรูปแบบย่อยให้คลิกเลือกรูปแบบย่อยในค าสั่งนั้นอีกครั้งหนึ่ง จากนั้นคลิกปุ่ม ดาวน์โหลด เพื่อเร่ิมต้นน าไฟล์จากเว็บไซต์มาสร้างงานน าเสนอ

คลิกเลือกรูปแบบของงานน าเสนอทางด้านซ้าย

หากมีรูปแบบย่อยให้เลือกจะปรากฏในกรอบทางด้านขวา ให้ผู้เรียนคลิกเลือกรูปแบบย่อยอีกครั้งหนึ่ง

เมื่อเลือกรูปแบบต่าง ๆ แล้วคลิกปุ่ม ดาวน์โหลด เพื่อเริ่มดาวน์โหลดแม่แบบจากเว็บไซต ์

26

จะปราฏแม่แบบที่เลือกส าหรับการสร้างงานน าเสนอใหม่บนโปรแกรมพาวเวอร์พอยน์ ดังรูป ถ้าผู้เรียนต้องการสร้างงานน าเสนอด้วยแม่แบบ Microsoft Office Online ใหม่ก็ให้ท าขั้นตอนต่าง ๆ ตามตัวอย่างที่กล่าวมาแล้ว โดยการสร้างงานน าเสนอจากแม่แบบใหม่โปรแกรมจะสร้างไฟล์ขึ้นมาให้ใหม่เสมอ

จากนั้นจะปรากฏไดอะล็อคบล็อกซ์แจ้งผู้เรียนว่าก าลังดาวน์โหลดแม่แบบอยู่ ให้รอจนดาวน์โหลดเสร็จ

27

การสร้างงานน าเสนอขึ้นเอง

เป็นการสร้างงานน าเสนอด้วยตัวเองทั้งหมด ต้ังแต่การเลือกเค้าโครงภาพนิ่ง , การตกแต่งพื้นหลัง , การจัดรูปแบบตัวอักษร , การสร้างเนื้อหาของสไลด์ เป็นต้น

วิธีสร้างงานน าเสนอขึ้นเอง มีรายละเอียด ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่ปุ่ม Office Button จากนั้นคลิกที่ค าสั่ง สร้าง

2. จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ของการสร้างงานน าเสนอใหม่ ให้คลิกที่ปุ่มค าสั่ง งานน าเสนอเปล่า

28

จะปรากฏงานน าเสนอเปล่า หรือ เป็นสไลด์เปล่าให้ผู้เรียนใส่ข้อมูลต่าง ๆ เองดังรูป

การจัดการไฟล์งานน าเสนอ หลังจากที่ผู้เรียนได้ท าการสร้างงานน าเสนอแล้ว ผู้เรียนควรจะตั้งชื่องานน าเสนอพร้อมทั้ง

บันทึกเก็บไว้เป็นไฟล์เพื่อไว้ใช้ในคร้ังต่อไปได้ ซึ่งผู้เรียนจะสามารถเรียกไฟล์ที่บันทึกไว้นั้นกลับมาแก้ไขได้อีกด้วย วิธีการบันทึกงานน าเสนอมีดังนี้

การบันทึกงานน าเสนอที่สร้างขึ้นใหม่

การบันทึกแบบนี้เป็นการบันทึกในครั้งแรกเมื่อได้มีการสร้างงานน าเสนอขึ้นมา โดยปกติเมื่อมีการเปิดโปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ขึ้นมา โปรแกรมจะมีการต้ังชื่องานน าเสนอมาให้โดยมีชื่อว่า งานน าเสนอ 1 ซึ่งชื่อแฟ้มข้อมูลจะปรากฏบน Title bar เมื่อผู้เรียนได้มีการใส่รายละเอียดต่าง ๆ ลงไปในงานน าเสนอแล้วและต้องการบันทึกชื่อของไฟล์ที่ได้ตั้งไปใหม่ก็จะมาแทนที่ชื่องานน าเสนอ1 วิธีการบันทึกมีดังนี้

29

วิธีที่ 1 บันทึกโดยใช้ค าสั่งจาก Office button

คลิกที่ปุ่ม Office Button

คลิกที่ค าส่ัง บันทึก (Save) จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ส าหรับการบันทึกให้ใส่รายละเอียดต่าง ๆ

เลือกสถานที่จัดเก็บไฟล์

ตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล

เลือกชนิดของแฟ้มข้อมูล ก าหนดค่าต่าง ๆ แล้วคลิกปุ่ม บันทึก เพื่อบันทึกงานน าเสนอ

30

วิธีที่ 2 บันทึกโดยใช้ไอคอนบนแถบเคร่ืองมือด่วน (Quick Access)

ผู้เรียนท าการบันทึกโดยการคลิกไอคอน บนแถบเครื่องมือด่วน

การบันทึกไฟล์งานน าเสนอที่บันทึกไว้แล้ว

เมื่อมีการแก้ไขงานน าเสนอใด ๆ ที่ได้เคยบันทึกเป็นแฟ้มข้อมูลไว้แล้ว ผู้เรียนจะต้องบันทึกซ้ าอีกครั้งเมื่อแก้ไขเสร็จ เพื่อให้ข้อมูลต่าง ๆ นั้นเข้าไปในแฟ้มข้อมูลได้โดยที่ไม่มีข้อมูลสูญหาย ซึ่งสามารถบันทึกไฟล์เพิ่มเติมด้วยวิธีดังนี้

บันทึกโดยใช้ค าสั่งจาก Office button แล้วคลิกที่ค าสั่ง บันทึก

คลิกที่ไอคอน บนแถบเคร่ืองมือด่วน Qucik Access Toolbar

ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกลงในไฟล์ชื่อเดิมแต่มีข้อมูลตามที่ผู้เรียนแก้ไข หรือ เพิ่มเติม

**Note** ส าหรับการบันทึกเป็นแฟ้มงานในโปรแกรม PowerPoint 2007 จะมีนามสกุลเป็น .pptx โดยการบันทึกโปรแกรมจะตั้งค่าชนิดของแฟ้มเวอร์ชั่น 2007 คือ PowerPoint Presentation แต่ถ้าต้องการให้บันทึกเป็นแฟ้มชนิดอ่ืน ๆ เช่น สามารถเปิดใช้งานกับ Office 97 หรือ 2003 ให้เลือกชนิดแฟ้มข้อมูล PowerPoint 97-2003 Presentation หรือต้องการบันทึกเป็นไฟล์ที่สามารถน าเสนอได้ทันทีโดยไม่ต้องผ่านโปรแกรม PowerPoint ก็ให้เลือกชนิดแฟ้มข้อมูลเป็น PowerPoint Show เป็นต้น

31

การเปิดไฟล์งานน าเสนอที่บันทึกไว้

1. คลิกที่ปุ่ม Office button จะปรากฏเมนูค าสั่ง

2. คลิกเลือกค าสั่ง เปิด จะปรากฏไดอะล็อกบล็อกซ์ของค าสั่งเปิดแฟ้ม งานน าเสนอดังรูป จากนั้นให้เลือกชื่อแฟ้มข้อมูล และสถานที่จัดเก็บแฟ้มข้อมูล

คลิกเพื่อเลือกไดร์ฟและโฟลเดอร์ที่เก็บไฟล์งานน าเสนอน้ันอยู่

คลิกเลือกชื่อไฟล์ คลิกปุ่มเปิดเมื่อต้องการเปิดไฟล์

32

3. จะได้แฟ้มข้อมูลงานน าเสนอที่เลือกเปิดบนโปรแกรม PowerPoint 2007 ดังรูป

การเรียกใช้ไฟล์งานน าเสนอที่เคยเรียกใช้แล้ว

ไฟล์งานน าเสนอใดที่เราเคยเรียกใช้มาแล้ว โปรแกรมจะน าชื่อไฟล์นั้นมาแสดงไว้ใน Office button บริเวณหัวข้อ เอกสารล่าสุด ซึ่งแฟ้มข้อมูลที่เปิดล่าสุดจะอยู่ด้านบนของค าสั่ง เพื่อให้เราสามารถเรียกใช้ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ซึ่งโปรแกรมจะแสดงชื่อไฟล์ที่ถูกใช้งานล่าสุดจ านวน 17 ไฟล์ (ผู้เรียนสามารถก าหนดจ านวนไฟล์ที่จะเก็บไว้ในเอกสารล่าสุดได้) โดยการใช้งานเมื่อต้องการเรียกใช้ไฟล์ใดก็ให้คลิกที่ชื่อไฟล์นั้นได้ทันที

33

โดยสังเกตว่าไฟล์ที่ถูกเปิดใช้งานแล้วจะอยู่ในกรอบ เอกสารล่าสุด ซึ่งผู้เรียนสามารถเรียกใช้งานได้ทันทีโดยที่ไม่ต้องใช้ค าสั่งเปิดไฟล์ใหม่ และอีกรูปแบบหนึ่งที่เพิ่งมีในเวอร์ชั่น 2007 คือ การปักหมุด ให้กับเอกสารที่ต้องการให้มีชื่ออยู่ในกรอบ เอกสารล่าสุด ตลอดเวลาเมื่อเปิดไฟล์อ่ืน ๆ แล้วไฟล์นี้จะไม่หายไปจากกรอบค าสั่ง เอกสารล่าสุด ซึ่งการปักหมุดนี้จะปรากฏรูปเข็มหมุดแปะกระดาษอยู่ด้านท้ายของชื่อไฟล์ โดยปกติหากไม่เปิดใช้ค าสั่งหรือไม่ได้ปักหมุดที่ท้ายของเอกสารจะมีสัญลักษณ์ ขึ้น วิธีการปักหมุดก็คือให้คลิกเมาส์ที่หมุด 1 คร้ัง สังเกตว่าหมุดจะกลายเป็นสีเขียว และหากต้องการยกเลิกการปักหมุดก็ให้คลิกเมาส์ที่หมุดนั้นอีกครั้ง

การปิดไฟล์งานน าเสนอ

1. คลิกที่ปุ่ม Office button จะปรากฏเมนูค าสั่ง

2. คลิกเลือกค าสั่ง ปิด 3. หากไฟล์นั้น ยังไม่ได้บันทึกการเปลี่ยนแปลงคร้ังล่าสุดไว้ จะปรากฏ

เลือกปุ่ม ใช่ เพื่อบันทึก เลือกปุ่ม ไม่ใช่ เพื่อไม่บันทึก