การใชงานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ระดบเบองตน

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

Microsoft Excel 2007

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

1

1:แนะน าMicrosoft Excel 2007

Microsoft Excelคออะไร

โปรแกรม Microsoft Excel เปนโปรแกรม (spreadsheet) หรอโปรแกรมตารางท างานซงใชเกบขอมลตาง ๆลงบนแผนตารางงาน มความสามารถในการบนทกวเคราะหและแสดงขอมลเกยวกบตวเลขไดอยางมประสทธภาพ

คณสมบตทส าคญของMicrosoft Excel

1. สามารถปอนสตรการค านวณทางคณตศาสตร เชน บวก ลบ คณ หารเปนตน 2. ความสามารถดานใชฟงกชนเชนฟงกชนเกยวกบตวอกษร ตวเลข วนทฟงกชนเกยวกบการเงนหรอเกยวกบ

การตดสนใจ 3. สามารถน าขอมลทปอนลงในตารางมาสรางเปนกราฟไดทนท 4. สามารถตกแตงตารางขอมลหรอกราฟ ขอมลดวยภาพ สและรปแบบตวอกษรตาง ๆเพอใหเกดความสวยงาม

และท าใหแยกแยะขอมลไดงายขน 5. ความสามารถในการเรยงล าดบขอมล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคดเลอกเฉพาะขอมลทตองการมา

วเคราะหได 6. ความสามารถในการพมพงานออกทางเครองพมพโปรแกรม Microsoft Excel สามารถพมพงานทงขอมลและ

รปภาพหรอกราฟออกทางเครองพมพไดทนทซงท าใหงายตอการสรางรายงาน 7. ความสามารถในการแปลงขอมลในตารางใหเปนเวบเพจเพอน าไปแสดงในโฮมเพจ

พนฐานทควรทราบเกยวกบ Microsoft Excel 2007

Row - หมายถงแนวนอน เรมตนจ านวน row จาก 1 ถง 1,048,576

Column - หมายถงแนวตง จะเรมตนจาก A ถง XFD

Cell - จดตดของ Column กบ Row (เพอใชเรยกต าแหนงของขอมล) เชน A1, C1 เปนตน

การค านวณ เราสามารถใชชอ Cell เปนตวแปรในการสงค านวณได

Workbook - ประกอบดวย sheet แตละหนา เชน sheet1,sheet2 และ sheet3 เปนตน

เราสามารถเปลยนชอ sheet ไดงายๆ เพยงดบเบลคลกชอ sheet ทตองการจากพมพชอใหมทตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

2

สวนประกอบทส าคญของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

ƒ ปม Microsoft Office :ทรวมค าสงทใชจดการไฟลทวไป เชน New, Open, Save และ Print เปนตน

ƒ Quick Access Toolbar : ทรวมค าสงทใชงานบอยๆ

ƒ Ribbon : แทบของกลมค าสงทแบงออกเปนหมวดหม

ƒ Title Bar : แสดงชอ Workbook ทใชงานอย , Status Bar : แสดงสถานะตางๆ ของโปรแกรม

ƒ Contextual : แทบพเศษทจะแสดงเมอเราใสออบเจคลงใน Worksheet เชน การใส WordArt

ƒ Formula Bar : ส าหรบจดการสตรหรอ จดการขอมลภายในเซลทเลอก

ƒ Column : ชองขอมลทอยในแนวตง , Row : ชองขอมลทอยในแนวนอน , Sheet Tab : แสดงชอของ Worksheet

ƒ Name Box : แสดงชอเซลทเลอก สามารถตงชอเซลทเลอกได รวมถงสามารถใชเพอเลอนไปยง

เซลทก าหนดได

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

3

ƒ ปม Microsoft Office Quick Access Toolbar

ปมMicrosoft Office จะแสดงอยทมมบนซาย

ใชส าหรบเปดเมนค าสงพนฐานตางๆ เชน New,

Open Save, Save As Print, Prepare, Send, Publish,

Close, Excel Option และExit Excel เปนตน

Ribbon

Ribbon คอ แทบของกลมค าสงทแบงออกเปนหมวดหม โดยจะแบงเปน แทบHome, Page, Layout, Formulas, Data,

Review และ View เปนตน ซงแตละแทบจะเกบค าสงทใชงานในลกษณะเดยวกน หรอใกลเคยงไวดวยกน

เปนสวนทรวบรวมค าสงทใชงานบอยๆ ไวดวยกน

สามารถเลอกไดวาจะเพมค าสงใด อยใน Quick Access

Toolbar โดย

เพมจาก Customize Quick Access Toolbar -

>More Commands

เพมจาก Ribbon โดย คลกขวาทค าสงทตองการ

บน Ribbon และเลอก Add to Quick Access

Toolbar

การน าค าสงออกจากQuick Access Toolbar

ลบจาก Customize Quick Access Toolbar ->

More Commands

ลบจาก Quick Access Toolbar โดยคลกขวาใน

ค าสงทตองการลบออก และเลอก Remove from

Quick Access Toolbar

Ms Excel 2007 จะแสดงเครองมอทใชงานบอยๆ หากตองการค าสงอนๆ ใหคลกทปม และสามารถ

ซอนเครองมอไดโดยดบเบลคลกทแทบใดๆบน Ribbon หากตองการใหเครองมอกลบมาแสดงกให

ดบเบลคลกทแทบใดๆบน Ribbon อกครง

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

4

Mouse Pointer

เมาสพอยนเตอรใน Microsoft Excel 2007 มหลายตวซงจะเปลยนไปตามลกษณะการใชงานและการ

วางต าแหนงของเมาสพอยนเตอร ดงน

Normal Pointer : เปนพอยนเตอรทใชในการท างานทวไป เชน การเลอกเมน ค าสง การยายหนาตาง การเลอน

Scroll Bar เปนตน

Normal Pointer in Worksheet : แสดงใหทราบวาเมาสพอยนเตอรวางอยบน Space Sheet

I-Beam Pointer : แสดงใหทราบวา บรเวณทเมาสวางอยสามารถพมพตวอกษรได

Row Width Adjuster และ Column Width Adjuster : ใชในการปรบขนาดของ Row และColumn ตามล าดบ

Workbook

การสราง Workbook

ปกตแลวเมอเราเปด Microsoft Excel 2007 ขนมาจะมWorkbook จ านวน 1 Workbook ซงภายใน

นนจะมWorksheet จ านวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพม หรอลบจ านวน Worksheet ไดในภายหลง ซง

รปแบบของ Workbook ทเราตองการสรางนนมหลายรปแบบ ดงน

ƒ Blank and recent : เปนเอกสารวางเปลา ทเราตองจดรปแบบเอกสารใหมเองทงหมด

ƒ Install Template : เปนเอกสารทเตรยมเนอหารปแบบทจ าเปนใหไวบางสวน เชน loanamortization schedule

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

5

ƒ Microsoft Office Online : เราสามารถดาวนโหลดรปแบบเอกสารเพมเตมไดทMicrosoft Office Online ซงจะม

รปแบบเอกสารทเปนมาตรฐานสวยงามเตรยมไวใหเราไดเลอกใชมากมาย โดยการดาวนโหลดจ าเปนตองเชอมตอ

อนเทอรเนตตลอดเวลา

การเปด Workbook

การเปด Workbook เพอใชงานสามารถท าไดหลายวธ ดงน

ƒ เปดผาน ปม Microsoft Office -> Open : เปนการเปดไฟลโดยเลอกต าแหนงทเกบไฟล

ƒ เปดผาน ปม Microsoft Office -> Recent Documents : เปนการเปดไฟลทถกใชงานบอยๆ

เมอเราเลอกไฟลทตองการแลว เรายงสามารถเลอกลกษณะของการเปดไฟลทปม Open ได ดงน

1. Open :เปดไฟลตามปกต

2. Open Read-Only :เปดไฟลเพออานอยางเดยว

3. Open as Copy :เปดไฟล และท าส าเนา

4. Open in Browser :เปดไฟลในบราวเซอร

5. Open and Repair :เปดไฟล และซอมแซม

ƒ ดบเบลคลกทไอคอน : เปนการเปดไฟลผานไอคอนของไฟลนนๆ

การใช Auto Completeเปนคณสมบตการปอนขอมลโดยอตโนมตโปรแกรมจะจดจ าค าทเคยพมพลงในเซลล เมอ

พมพค านนๆ อกครงโปรแกรมกจะแสดงค าทเคยพมพชวยใหเกดความสะดวก ไมตองพมพค านนทงหมด

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

6

การปด Workbook

การปด Workbook สามารถปดผาน ปม Microsoft Office -> Close หรอถาหากตองการปดโปรแกรม

Microsoft Excel 2007 สามารถปดโปรแกรมไดโดยคลกทปม Exit Excel หรอปม X ทมมบนขวาของโปรแกรม

การบนทก Workbook

การบนทก Workbook เพอน ากลบมาแกไข หรอใชงานในภายหลงนนสามารถท าไดหลายวธ ดงน

ƒ Save : การบนทก Workbook ทบไฟลเดม แตหากเปน Workbook ทยงไมเคยถกบนทก จะปรากฏ

ไดอะลอกบอกซSave As ขนมาแทน

ƒ Save As : การบนทก Workbook เปนชอใหม ต าแหนงใหม หรอเปลยนประเภทของไฟลใหม ซง

ชนดของไฟลทส าคญแตละประเภทมรายละเอยด ดงตอไปน

1. Excel Workbook (xlsx) :ไฟลของ Microsoft Excel 2007

2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) :ไฟลWorkbook นสามารถใชงาน Macro ได

3. Excel 97-2003 Workbook (xls) :ไฟลของ Microsoft Excel 97-2003

การตงรหสผานใหWorkbook

การตงรหสผาน Workbook สามารถท าไดดงวธการตอไปน

ไปทปมMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : วธนเปนการตงรหสผานในการเปดไฟล

ไปทปมMicrosoft Office -> Save As : ซงจะเหมอนการบนทกโดยใชวธSave As

แตเราสามารถก าหนดเงอนไขพเศษใหสามารถตงรหสผานส าหรบเปดไฟล และส าหรบแกไขไฟลได

ดวย โดยท าตามขนตอน ดงน

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

7

1. เลอกชนดของไฟลทตองการบนทก

2. กดปม Tools -> General Option

3. ตงรหสผานส าหรบการเปดไฟล หรอการแกไขไฟล

การยกเลก หรอเปลยนรหสผานใหWorkbook

การยกเลก หรอเปลยนรหสผาน Workbook สามารถท าไดดงวธการตอไปน

ไปทปมMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : พมพรหสผานใหม หรอลบ

รหสผานออกทงหมดหากตองการยกเลกรหสผาน

ไปทปมMicrosoft Office -> Save As : การยกเลก หรอเปลยนรหสผานดวยวธนจะเหมอนกบการ

ตงรหสผานดวยวธSave As ทกประการเพยงแค หากตองการแกไขรหสผานใหพมพรหสผานใหม

แทนทลงไป หรอหากตองการยกเลกรหสผาน ใหลบรหสผานเดมทงทงหมด

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

8

2: เรมตนท างานกบตารางขอมล

Worksheetคอ แผนงานทใชบนทกขอมลใน Microsoft Excel 2007 มลกษณะเปนตารางขนาดใหญ

ซงแตละชองในตารางเราเรยกวาเซลโดยเราสามารถท างาน และจดการกบ Worksheet และ Cell

ในดานตางๆ เชน การใสขอมลในเซล การเลอกเซล การจดการรปแบบเซล และการจดการ Worksheet เปนตน

การใสขอมลในเซล สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Worksheet ทตองการ 2. เลอกเซลทตองการ 3. พมพขอความทตองการ4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ

การแกไขขอมลในเซล สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอก Worksheet ทตองการ

2. เลอกเซลทตองการ

3. พมพขอความทตองการแกไข หรอพมพทบขอความใน Cell นนๆ

4. กดปม Enter หรอลกศรใดๆ

การเลอกเซลคอ การระบเปาหมายวาเราตองการท างานกบเซลใดสามารถท าไดหลายวธ ดงน

เลอกเซลเดยว : ใชเมาทคลกทเซลทตองการหรอใชปมลกศรบนแปนพมพเลอนไปยงเซลทตองการ

เลอกกลมของเซลทตอเนอง : ใชเมาทคลกเซลเรมตนและลากเมาทเพอคลมไปจนถงเซลสดทายท

ตองการ หรอใชเมาทคลกเซลเรมตน กดปม Shift คางไว และใชเมาทคลกเซลสดทายทตองการ

เลอกกลมของเซลทไมตอเนอง : เลอกเซลแรกกดปมCtrl คางไว และเลอกกลมเซลตอไป สามารถ

ท าเชนนไปไดเรอยๆ จนไดกลมเซลครบตามทตองการ

การเลอกแถว

เราสามารถเลอกเซลภายในแถวทตองการทงหมดไดโดยคลกทหมายเลขแถว หรอหากตองการเลอกแถวทตอเนอง

หรอแถวทไมตอเนองสามารถท าไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอการกดปม Ctrl

และเลอกแถวทตองการเพม

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

9

การเลอกคอลมน

เราสามารถเลอกเซลภายในคอลมนทตองการทงหมดไดโดยคลกทหวคอลมน หรอหากตองการเลอกคอลมนท

ตอเนอง หรอคอลมนทไมตอเนองสามารถท าไดเชนเดยวกบการเลอกเซล คอ การลากเมาท, การกดปม Shift หรอ

การกดปม Ctrl และเลอกคอลมนทตองการเพม

การคดลอกขอมลในเซล

การคดลอกหรอ copy ขอมลในเซลหนงหรอหลายเซลไปยงเซลอนๆ มวธทงายและสะดวก 2 วธคอ

การคดลอกเซลดวยวธลากแลววาง: เลอกเซลตนฉบบทตองการคดลอก ->กด Ctrl คางไว แลวเลอเมาส ไปวางทขอบของเซลทเลอกไว ->คลกลากเมาสไปยงต าแหนงทตองการแลวปลอยเมาส

คดลอกเซลดวยปมค าสง 1. เลอกเซลตนฉบบทจะคดลอก 2. คลกปม copy (คดลอก) ในแถบ Ribbon Home หรอกด Ctrl + C 3. คลกเลอกเซลทจะวางขอมลทตองการคดลอกแลวคลกปม Paste ในแถบ Ribbon Home หรอกด Ctrl + V การแทรกขอมลสามารถท าไดดงน 1. การแทรกเซลลเพมเขามา ใหคลกปมขวาของเมาสทเซลลใดๆ หรอทคอลมนหรอแถว เพอ เรยกค าสงลด

2. คลกค าสง แทรก (Insert)

3. คลกเลอกลกษณะการแทรกเซลล ซงมอย 4 แบบ แลวคลกปม OK

ตวเลอกในการแทรกเซลลแบบตางๆ

- เลอนเซลลไปทางขวา (Shift cells Right)แทรกเซลลทต าแหนงนนๆแลวเลอนเซลลทเปนขอมลเดมไปทางขวามอ

- เลอนเซลลลง (Shift cells Down) แทรกเซลลทต าแหนงนนๆแลวเลอนเซลลทเปนขอมลเดมไปดานลาง

- ทงแถว (Entire row)แทรกเซลลเพมเขามาทงแถว แถวเดมจะถกเลอนลง

- ทงคอลมน (Entire Column) แทรกเซลลเพมเขามาทงคอลมน โดยคอลมนเดมจะถกเลอนไปทางขวามอ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

10

การลบขอมลในเซล: การลบเซลลจะเปนการเอาเซลลนนๆ ออกไปเลย แตลบขอมลในเซลลจะเปนลบเฉพาะขอมลท

อยในเซลลนนๆ เทานน

1. การลบขอมลหรอขอความหรอค าในชองหรอเซลลใดๆ เพยงเซลลเดยว ใหคลกทเซลลนน แลวกดปม Delete ท

แปนพมพ

2. การลบขอมลหรอขอความหรอค าในชองหรอเซลลใดๆ มากกวา 1 เซลล ใหเลอกเซลลทตองการลบทงหมด โดย

คลกทเซลลแรกกอน

3. กดปม Shift ทแปนพมพคางไวแลวคลกปมซายของเมาสทเซลลสดทาย ปลอยปม Shift

4. กดปม Delete ทแปนพมพ เพอลบขอมล

5. ในกรณเซลลทตองการลบนนไมไดอยในต าแหนงตดๆ กนกใหเลอกเซลลทงหมดโดยการกดปม Ctrl ชวยในการ

เลอกเซลลกอนเซลลทถกเลอกจะเปนแถบสดงภาพตวอยาง แลวจงกดปม Delete เพอลบขอมลภายในเซลลเหลานน

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

11

6. การลบขอมลในแถวหรอคอลมนใดๆ ใหคลกทสวนหวของแถวหรอคอลมนเชน 1, 2, 3 ... หรอ A, B, C ... แลวกด

ปม Delete เพอลบขอมลทเดยวทงแถวหรอคอลมน

7. การลบทงชทซงเปนการลบขอมลทงหมดเลย ใหคลกทมมชท จะปรากฏเปนแถบสทงชท ในการลบกเพยงแตกด

ปม Delete

8. ลบดวยค าสง ลางเนอหา (Clear) จะเปนการลบรปแบบการก าหนดคาในเซลลนนๆ ดวย เชนก าหนดใหขอความ

เปนตวหนา จดต าแหนงไวตรงกลางใหคลกปมขวาในเซลลทไดเลอก เพอเรยกค าสงลด

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

12

ปรบความกวางคอลมนและความสงของแถวสามารถท าได 2 วธ ดงน

ปรบความกวางคอลมนและความสงของแถวโดยการใชเมาส

ปรบความกวางคอลมน : ใหเลอนเมาสไปทเสนแบงระหวาง Columnเมอเมาสเปลยนรปเปน ลกศร สองทศทางแลว

ใหกดปมซายคางไวแลวลากออกไปทางขวามอ เพอขยายคอลมนใหกวางหรอลากไปทางซายมอเพอลดใหแคบ

ปรบความสงคอลมน : ใหเลอนเมาสไปทเสนแบงระหวาง Row เมอเมาสเปลยนรปเปนลกศรสองทศทาง แลวใหกด

ปมซายคางไวแลวลากลงดานลางเพอเพมความสงหรอลากขนดานบนเพอลดความสง

ก าหนดความกวางคอลมนและความสงของแถวทตองการอยางชดเจน

1. คลกเลอกคอลมนทตองการจะปรบความกวาง 2. กดปม รปแบบ บนเมน เลอก ความกวางคอลมน 3. ระบความกวางในชอง

ประเภทขอมล

ประเภทของขอมลทใชใน Microsoft Excel 2007 สามารถแบงออกเปนประเภทใหญๆ ได 4 ประเภทคอ

ขอมลประเภทตวอกษร (Text) เชน ชอ, นามสกล, ทอย หรอตวเลขทไมถกน ามาใช ไมสามารถน ามาค านวณได

ขอมลประเภทตวเลข (Number) เปนขอมลทมเฉพาะตวเลข0 ‟ 9 และสญลกษณพเศษทางคณตศาสตร

เชน + - * / ( ) , $ . E เปนสวนประกอบสามารถน ามาใชในการค านวณได

ขอมลประเภทวนท (Date)

เปนขอมลทมลกษณะเปนวนท โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบวนทสากล คอ ปครสตศกราชเสมอ ดงนน

การใสขอมลประเภทนใหเปนปพทธศกราช จ าเปนตองใสรปแบบของปอยางสมบรณ ดงตวอยาง 03/04/2519

จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป 2519 หากใสขอมล 03/04/19 จะหมายถง วนท 3 เดอน เมษายน ป1919 แทน

ขอมลประเภทเวลา (Time)

เปนขอมลทลกษณะเปนเวลา โดยปกตจะแสดงผลในรปแบบของ ชวโมง : คนดวยเครองหมาย : (Colon)

ตามดวยนาท คนดวยเครองหมาย : และวนาท ตามล าดบ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

13

3: เขาใจการท างานกบ Workbook และ Worksheet

การจดการWorksheet

Microsoft Office Excel 2007 นนเมอสราง Workbook ใหมขนมาจะมจ านวน Worksheet ใหใชงาน จ านวน 3

Worksheet ซงจ านวน Worksheet ทใชงานในแตละงานนน อาจมความจ าเปนไมเทากน เราควรออกแบบ

Workbook ใหมจ านวน Worksheet ทเหมาะสมเพยงพอตอการใชงาน

การเพม Worksheet (lnsert)สามารถท าได ดงน

คลกแทบlnrertWorksheet ท Sheet Tab สดทาย

หรอท าตามขนตอนดงน: เลอก Sheet Tab ต าแหนงทตองการเพม Worksheet ->คลกเมาสขวา ->เลอก

lnrert ->เลอก Worksheet ->กดปม OK

การลบ Worksheet (Delete)สามารถท าได ดงน

1. เลอก Sheet Tab ต าแหนงทตองการลบ ->คลกเมาสขวา ->เลอก Delete

การเปลยนชอ Worksheet (Rename)สามารถท าได ดงน ดบเบลคลก sheet Tab ทตองการเปลยนชอ หรอท าตามขนตอนดงน :เลอก sheet Tab ทตองการเปลยนชอ ->คลกเมาสขวา ->เลอก Rename

การเปลยนส Worksheet สามารถท าใหเราเลอก และคนหา Worksheet ไดรวดเรวขนซงการเปลยนส Worksheet

สามารถท าไดโดยกท าตามขนตอนดงน

ดบเบลคลก Sheet Tab ทตองการเปลยนส

หรอท าตามขนตอนดงน : เลอก Sheet Tab ทตองการเปลยนส ->คลกเมาทขวา ->เลอก Tab Color

การยาย หรอคดลอก Worksheet(Move or Copy)สามารถท าได ดงน

เลอก Sheet Tab ทตองการ คลกเมาทคางไว และยายไปยงต าแหนงทตองการ หรอท าตามขนตอนดงน->เลอก SheetTab ทตองการยาย ->คลกเมาทขวา ->เลอก Move or Copy ->

เลอกต าแหนงทตองการ (หากตองการคดลอกWorksheet ใหเลอกเครองหมายถกทหนา Create a Copy )

การซอน Worksheet (Hide) สามารถท าไดดงน เลอก SheetTab ทตองการซอน ->คลกเมาทขวา ->เลอก Hide

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

14

การยกเลกการซอน Worksheet (Unhide)สามารถท าไดดงน คลกเมาทขวาท SheetTab ใดๆ ->เลอก Unhide ->เลอก Worksheet ทตองการซอน การแบง Worksheet ในแนวตง และแนวนอน (Split)สามารถท าไดดงน เลอกแถว หรอคอลมนทตองการแบงหนาจอ ->เลอกแทบView ->เลอกเครองมอ Split หากตองการยกเลกการแบง Worksheet ใหดบเบลคลกทเสนแบง Worksheet

การตรง Worksheet(Freeze Panes): ท าเพอตรงแถว หรอคอลมนใหแสดงผลคงทเพองายตอการท างานกบขอมล

จ านวนมาก คลายกบการแบง Worksheet ซงสามารถท าได 3 แบบคอ

Freeze Panes : คอการตรงแนวแถวบน และคอลมนทางซายมอของเซลทเลอกไว Freeze Top Row :คอ การตรงแถวบนสด แถวท 1 ของ Worksheet Freeze First Column : คอ การตรงคอลมนแรก หรอคอลมน A ของ Worksheet

การยกเลกการตรง Worksheet (Unfreezes Panes) สามารถท าไดดงน

เลอกแทบView->เลอกเครองมอ Freeze Panes ->เลอก Unfreeze Panes

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

15

4 : การตกแตง Worksheet

ก าหนดรปแบบขอมล และรปแบบเซล

การก าหนดรปแบบของเซลและขอมลทดนนจะท าไหเอกสารทไดมความถกตอง สวยงาม งายตอการใชงาน

สวนใหญแลวเครองมอตางๆใน Microsoft Office Excel 2007 นนมการท างานเหมอนกบเวอรชนกอนหนานเพยงแต

ถกน ามาจดวางในสวนทตดตอกบผใชใหมเพอสามารถเขาถงเครองมอตางๆไดสะดวกและรวดเรวมากยงขน โดยได

รวบรวมเครองมอทส าคญในการจดรปแบบขอมลไวทแทบHome ซงแตละกลมเครองมอมรายละเอยดดงน

Font : จดการเกยวกบแบบ ขนาด ลกษณะ สพนหลงของตวอกษร และของเซล Alignment :จดการเกยวกบต าแหนงของตวอกษร หรอขอความในเซล Number :จดการเกยวกบการแสดงผลของตวเลข, Cell :จดการรปแบบขอบเซลใน Worksheet Style :จดการรปแบบเซลอตโนมต รปแบบตาราง รปแบบการแสดงผลตามเงอนไข Editing :จดการขอมลใน Worksheet เชน ใสสตรอยางงาย กรอง หรอคนหาขอมล

การวาดเสนกรอบเซล (Border):เลอกเซลหรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ ->เลอกเครองมอ Border แลวเลอก

รปแบบเสนกรอบตามทตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

16

Cell Styles

เปนการจดรปแบบเซลดวยรปแบบส าเรจรป ทMicrosoft Office Excel 2007จดเตรยมไวใหซงสามารถจดรปแบบ

ตางๆ เชน รปแบบขอมล ขนาดขอมล รปแบบเซล หรอสเซล ไดในขนตอนเดยวกน ซงเรายงสามารถปรบปรง แกไข

หรอสรางรปแบบของสไตลขนมาใหมใหตรงกบความตองการของเราได

การใชงานสไตลสามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการจดรปแบบ ->เลอกเครองมอ Cell Styles แลวเลอกรปแบบเสนกรอบตามทตองการ

การสรางสไตล: สามารถท าไดโดยขนตอนตอไปน

เลอกเซล ทจดรปแบบไวแลว->เลอกเครองมอ Cell Stylesแลวเลอกค าสง New Cell Styles ->ตงชอสไตล -> สไตลทก าหนดเองจะอยในกลมของ Custom

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

17

การลบสไตล: สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกสไตลทตองการลบใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกค าสง Delete

การแกไขสไตล: สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกสไตลทตองการลบใน เครองมอ Cell Styles 2. คลกเมาทขวา เลอกค าสง Modifyvหรอ Duplicate 3. กดปม Format 4. แกไขรปแบบตามทตองการ

Format as Table

การจดรปแบบตารางในลกษณะน ถกปรบปรงมาจาก Microsoft Office Excel 2007เวอรชนกอนหนา ซง

สามารถกรองขอมล เพมแถวของผลรวม รวมถงจดรปแบบของตารางใหโดยอตโนมต

การจดรปแบบตารางสามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซลภายในตารางทตองการจดรปแบบ 2. เลอกเครองมอ Format as Table 3. เลอกรปแบบทตองการ 4. กดปม OK

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

18

การจดการขอมลและเซล

เมอเราใสขอมลลงในเซลแลว หากตองการแกไข ท าซ า หรอคดลอกขอมลตางๆโดยไมตองใสใหม คงเปนสงด

ไมนอยเพราะชวยประหยดทงเวลา และสามารถความผดพลาดจากการพมพขอมลซ าๆไดดวย

การคดลอกเซล (Copy): สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกเซล หรอกลมเซลทตองการคดลอก

2. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Copy (กดปม Ctrl+C)

3. เลอกเซลปลายทางทตองการคดลอก

4. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Paste (กดปม Ctrl+V)

วางแบบพเศษ (Past Special)

Microsoft Office Excel 2007 ไดจดเตรยมการวางแบบพเศษไวไห ซงการวางแบบนตางจากการวางแบบทวไปจะ

เปนการคดลอกรปแบบจากตนฉบบทงหมดมาตงแต รปแบบ ลกษณะ ส หรอแมกระทงสตร แตการวางแบบพเศษ

นสามารถเลอกไดวาตองการเพยงผลลพธในรปแบบใดบางทจะวางมายงต าแหนงทตองการ ซงมค าสงดงตอไปน

All :คดลอกคณสมบตจากตนฉบบมาทงหมด Formulas :คดลอกเฉพาะสตร Values :คดลอกเฉพาะคาของขอมลโมคดลอกสตรมาดวย Format : คดลอกเฉพาะรปแบบเซล Comments :คดลอกเฉพาะคอมเมนท Vaildation : คดลอกเฉพาะกฎหมายตรวจสอบขอมล All using Source theme : คดลอกเฉพาะธม All except boeders :คดลอกทงหมดยกเวนเสนกรอบ Column widtsh :คดลอกเฉพาะความกวางของคอลมน Formulas and number formats :คดลอกเฉพาะสตร และความกวางของตวเลข

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

19

Values and number formats :คดลอกเฉพาะคาของขอมล และรปแบบตวเลข หากเซลทตองการคดลอก และเซลทตองการวางมคาเปนตวเลข สามารถก าหนดใหสองเซลนนม

การค านวณกอนทจะวางไดดงตอไปน None :ไมมการค านวณใดๆ Add :น าเซลทคดลอกมาบวกกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Supstract :น าเซลทคดลอกมาลบกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Multiply :น าเซลทคดลอกมาคณกบเซลปลายทางกอนทจะวาง Divide :น าเซลทคดลอกมาหารกบเซลปลายทางกอนทจะวางMicrosoft Office Excel 2007ยงม

ตวเลอกพเศษในการวางอกดงตอไปน Skip blanks :หากเซลตนฉบบเปนเซลวาง และเซลปลายทางมขอมลอย เซลปลายทางจะมถกแทนทดวยเซลตนฉบบทเปนเซลวาง

Transpose :เปนการวางกลบขอมลจากกลมเซลตนฉบบ เชนหากเซลกลมเซลตนฉบบเปนแนวตง เซลปลายทางจะถกวางในรปแบบของแนวนอนแทน

การแทรกเซล (lnsert Cell) สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน 1. เลอกต าแหนงทเซลตองการแทรก 2. เลอกแทบHome เลอกค าสง Insert และ Insert Cells 3. เลอกรปแบบของการแทรก ซงมรปแบบดงตอไปน

Shift cells down :ลบขอมลเดม และเลอนเซลทอยทางดานขวามาแทนท Shift cells right :ลบเซลเดม และเลอนเซลทอยทางดานลางขนมาแทนท Entire row :ลบทงแถวและเลอนเซลแถวดานลางเขามาแทนท Entire column:ลบทงคอลมนและเลอนเซลคอลมนดานขวาเขามาแทนท

การลบเซล (Delete Cell)สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกต าแนงเซลทตองการลบ

2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Delete และ Delete Cells

3. เลอกรปแบบของการแทรกซงมรปแบบดงตอไปน

„ Shift cells left :ลบเซลเดมและเลอนเซลทอยทางดานขวามาแทนท

„ Shift cells down :ลบเซลเดมและเลอนเซลทอยทางดานลางขนมาแทนท

„ Entire row :ลบทงแถวและเลอนเซลแถวดานลางเขามาแทนท

„ Entire column :ลบทงคอลมนและเลอนเซลคอลมนดานขวาเขามาแทนท

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

20

การลางขอมลในเซล (Clear)สามารถท าไดโดยท าตามขนตอนตอไปน

1. เลอกต าแหนงเซลทตองการลางขอมล 2. เลอกแทบHome และเลอกค าสง Clear 3. รปแบบการลางซงมรปแบบดงตอไปน

Clear All : ลางขอมลทกประเภท Clear Formats : ลางขอมลเฉพาะรปแบบ Clear Contents : ลางเฉพาะขอมล Clear All : ลางเฉพาะคอมเมนท

การแทรกแถวหรอคอลมน (Insert Sheet Rows or Insert Sheet Columns)สามารถท าไดดงตอไปน

1. เลอกต าแนงทตองการแทรกแถวหรอคอลมน

2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Insert และ Insert Sheet Rows หรอ Insert Sheet Columns

การลบแถวหรอคอลมน (Delete Sheet Rows or Delete Sheet Columns)สามารถท าไดดงตอไปน

1. เลอกต าแหนงทตองการลบแถวหรอคอลมน

2. เลอกแทบ Home เลอกค าสง Delete และ Delete Sheet Rows หรอ Delete Sheet Columns

การซอนแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน

1. เลอกต าแหนงทตองการซอนแถวหรอคอลมน

2. คลกเมาทขวาเลอกค าสง Hide

การแสดงแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน

1. เลอกต าแหนงทตองการแสดงแถวหรอคอลมนโดยตองเลอกใหครอบคลมแถวหรอคอลมนเดมทซอนไว

2. คลกเมาทขวาเลอกค าสง Unhide

การปรบขนาดแถวหรอคอลมนสามารถท าไดดงตอไปน

1. น าเมาทพอยเตอรวางทเสนแบงแถวหรอคอลมนจนปรากฏสญลกษณแลวปรบขนาดตามตองการ

2. หรอคลกเมาทขวาทแถวหรอคอลมนทตองการปรบแลวเลอกค าสง Row Height หรอ Column Width

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

21

5 : การใชสตรค านวณ

การค านวณ

Microsoft Excel 2007 เปนโปรแกรมทมความสามารถในการค านวณในดานตางๆอยางสงเชน

เกยวกบการเงนตรรกกะวนเวลาคณตศาสตรหรอสถตเปนตนรวมถงยงมฟงกชนมาตรฐานทใชงานทวไปจนถง

ฟงกชนการค านวณทซบซอนเตรยมพรอมเพอรองรบการใชงานอกดวย

การค านวณ

เราสามารถก าหนดใหผลลพธเซลทตองการมาจากการค านวณไดเพยงพมพเครองหมายเทากบ (=) ใน เซลทตองการ

และตามดวยสตรทใชในการค านวณซงประกอบดวยคาทตองการน ามาค านวณและตวด าเนนการ (Operator) เชนการ

หาผลตางของรายรบรายจาย (คงเหลอ = รายรบ - รายจาย)

จากรปจะเหนวาเซล C6 คอผลลพธทเกดจากเซล C4 ‟ เซล C5 ดงนนหากเซล C4 หรอเซล C5เปลยนคาไปเซล C6

จะเปลยนคาเองโดยอตโนมตซงการค านวณนนจะเหมอนกบการค านวณทางคณตศาสตรโดยทวไปคอหากมวงเลบ

จะท าการค านวณในวงเลบกอนเสมอ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

22

ลกษณะของตวด าเนนการใน Microsoft Excel 2007 นนจะถกแบงออกเปน 4 ประเภทหลกๆคอตว

ด าเนนการทางคณตศาสตรตวด าเนนการเปรยบเทยบตวด าเนนการเกยวกบขอความ และตวด าเนนการอางอง

การอางองต าแหนงเซล

โดยปกตการค านวณหรอการใชฟงกชนมความจ าเปนตองอางองต าแหนงของเซลดวยเชน C6=C4C5

ซงการอางองเซลของ Microsoft Excel 2007 มดวยกน 3 วธคอ

1. Relative Reference :เปนการอางองต าแหนงเซลแบบสมพทธคอเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนต าแหนงโดยอตโนมตเชน A2=B2+C2 เมอคดลอกสตรจาก A2ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4=B4+C4 เปนตน

2. Absolute Reference :เปนการอางองเซลแบบสมบรณคอเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะคงต าแหนงเซลตนทางเดมไวเชน A2=$B$2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4สตรท A4 จะเปนดงน A4= $B$2+$C$2 เชนเดมซงหากเราตองการใหแถวหรอคอลมนคงทต าแหนงเดมไวเพยงใสเครองหมาย $ ไวหนาแถวหรอคอลมนนนๆ

3. Mixed Reference :เปนการอางองแบบผสมทง Relative Reference และ Absolute Reference เชนเซลทถกคดลอกหรอยายต าแหนงของเซลปลายทางจะเปลยนต าแหนงโดยอตโนมตส าหรบการอางองแบบ Relative Reference และจะคงต าแหนงเซลตนทางเดมไว Absolute Reference เชน A2=B2+$C$2 เมอคดลอกสตรจาก A2 ไปท A4 สตรท A4 จะเปนดงน A4= B4+$C$2 เปนตน

ขอความแสดงความผดพลาดจากสตรค านวณ

การทเราใชงานสตรค านวณนนบางครงอาจเกดการผดพลาดไดซง Microsoft Excel 2007 มขอความแสดงความ

ผดพลาดใหเราทราบตงตอไปน

##### ขอมลในเซลมความยาวเกนกวาทแสดงผลได #VALUE! ใชตวด าเนนการผดประเภท

#NULL! เซลทอางองผดท าใหไมสามารถก าหนดเซลทตองการได

#DIV/0! ตวหารเปน 0 #NAME? ไมมชอเซลทอางองไมมชอฟงกชนใสอากวเมนตผดใช

ขอความตวอกษรโดยไมใสเครองหมาย “ ”

#N/A พมพจ านวนอารกวเมนตไมถกตอ #REF! เซลทอางองถกลบ

#NUM! ใชอารกวเมนตทไมใชตวเลขไปสตรทตองใชตวเลข

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

23

6 : การใชฟงกชนการค านวณ

ฟงกชน

ฟงกชน คอสตรการค านวณทถกสรางไวลวงหนาเพอสนบสนนการท างานประเภทตางๆซงแตละฟงกชนจะ

มรปแบบมาตรฐานดงนชอฟงกชน : (อากวเมนต 1, อากวเมนต 2, อากวเมนต 3, ... ,อากวเมนต n)

ชอฟงกชน : เปนชอทใชเรยกฟงกชนโดยปกตชอจะแสดงถงลกษณะการท างานของฟงกชนเชนฟงกชน SUM จะหมายถงฟงกชนทท าหนาทค านวณผลรวมของอากวเมนต25

อากวเมนต : เปนสวนทฟงกชนจะน าไปใชค านวณหรอประมวลผลซงอากวเมนตจะอยภายในวงเลบและอากวเมนตจะถกแยกกนดวยเครองหมายคอมมา (,)การใชงานฟงกชนการใชงานฟงกชนสามารถใชงานไดหลายแบบดงวธการตอไปน

พมพฟงกชนและอากวเมนตลงในเซลทตองการโดยตรง : ซงวธนเหมาะส าหรบกรณทเรารชอฟงกชนหรออากวเมนตอยแลว

เลอกฟงกชนจากไลบราร : เปนฟงกชนทถกรวบรวมไวเปนกลมถกแยกตามประเภทของการใชงานซงการ

เรยกใชงานฟงกชนจากไลบรารสามารถเรยกใชงานไดทแทบ Formulas

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

24

กลมของฟงกชนสามารถแบงเปนประเภทไดดงตอไปน

1. Financial :เกยวกบการเงนเชนการช าระคางวดหรออตราดอกเบยเปนตน

2. Logical :เปนการค านวณแบบมเงอนไขตรรกกะทางคณตศาสตรมผลลพธทเปนจรงหรอเทจ

3. Text :เกยวกบขอมลประเภทตวอกษรเชนการแปลงตวอกษรตดค าหรอตอค าเปนตน

4. Date &Time :เกยวกบวนและเวลาเชนการแปลงคาวนเวลาหรอการเพม-ลดวนเวลาเปนตน

5. Lookup &Reference :เกยวกบการคนหาและอางองขอมลภายในตารางตามเงอนไขทก าหนด

6. Math &Trig :เกยวกบการค านวณทางคณตศาสตรเชนผลรวมหรอคารากทสองเปนตน

7. More Function :เกยวกบสตรในสาขาอนๆเชนทางสถตหรอวศวกรรมศาสตรเปนตน ตวอยาง ฟงกชน TEXT

ตวอยางเชน ถามขอมลตอไปนในเซลลทแยกตางหาก คณสามารถใชขอความเพอสรางประโยคได

ขอมลตวอยางการรวม

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

25

7 :การตกแตงตารางงาน

การแทรกรปภาพและรปทรง

การแทรกรปภาพสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

เลอกต าแหนงทตองแทรกรปภาพ ->เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Picture และเลอกไฟลทตองการ

การแทรก Clip Art

คลปอารตคอภาพส าเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวเบองตนอยแลวโดยรปภาพเหลานถกจดเกบเปน

หมวดหมการแทรกคลปอารตสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกต าแหนงทตองแทรกคลปอารต

2. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Clip Art และเลอกภาพทตองการ

การแทรก Shape

Shape คอรปทรงส าเรจรปท Microsoft Office ไดจดเตรยมไวใหซง Shape เหมาะส าหรบน ามาวาดหรอ

สรางรปทรงประกอบเอกสารหรอใชตกแตงเอกสารใหสวยงามไดงายไมแพMicrosoft Word 2007

การแทรก Shape สามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง Shape และเลอกรปทรงทตองการ

2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet

3. ปรบแตงรปทรงตามทตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

26

การแทรก SmartArt

SmartArt คอกลมของรปทรงส าเรจรปอกประเภทหนงทชวยในการน าเสนอขอมลการแทรก SmartArt ท าไดดงน

1. เลอกแทบ Insert เลอกค าสง SmartArt และเลอกกลมของรปทรงทตองการ

2. ลากรปทรงทตองการลงบน Worksheet

3. ปรบแตงขอความหรอกลมของรปทรงตามทตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

27

8 : การสรางและตกแตงกราฟ

การสรางแผนภาพ(Chart)

การแทรกแผนภาพ

การแทรกแผนภาพนนเราตองสรางแผนภาพขนมากอนซงการทเราจะสรางแผนภาพไดจ าเปนตองม

ตารางขอมลอางองการสรางตารางอยางงายสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกขอบเขตของขอมลหรอเลอกขอบเขตของตารางทตองการน ามาสรางแผนภาพ

2. เลอกแทบ Insert เลอกรปแบบของแผนภาพในกลมของ Chart

3. ปรบแตงขนาดต าแหนงและรายละเอยดของแผนภาพตามตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

28

การปรบแตงแผนภาพหากตองการปรบแตงคาโดยละเอยดสามารถท าไดตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการปรบแตงโดยละเอยด

2. เลอกแทบ Design, Layout หรอ Format ใน Contextual

การยายแผนภาพ

หากตองการยายแผนภาพไปยง Worksheet อนหรอสรางเปน Worksheet ใหมสามารถท าไดตามขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการ

2. เลอกแทบ Design และเลอกค าสง Move Chart

3. ระบต าแหนงใหมให Worksheet หากตองการสรางแผนภาพใน Worksheet เลอกท New Sheet หากตองการ

ยายแผนภาพไปยง Worksheet อนใหระบชอ Worksheet ใน Object in

Trendlineหรอเสนแสดงแนวโนมของขอมลมไวเพอชวยในการวเคราะหแนวโนมของแผนภาพวาในอนาคตขอมล

จะเปนไปในทศทางใดเพอชวยใหเราวางแผนงานในอนาคตไดงายยงขน

การใชงานTrendlineสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกแผนภาพทตองการ

2. เลอกแทบ Layout เลอกค าสงTrendlineและเลอกรปแบบการวเคราะหตามทเราตองการ

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

29

9:การบรหารขอมลทมปรมาณมาก

การจดเรยงขอมลใน Excel 2007: เปนวธการตรวจสอบขอมลอยางหนง เนองจากตารางในเอกสารมความหลากหลายคอลมน บางครงเราจ าเปนจะตองมการจดเรยงขอมล เพอใหงายและสะดวกในการตรวจสอบ เชนขอมลใดมจ านวนผอานมาทสด เรยงไปจนกระทงไมมผอานเลย เปนตนเราสามารถจดเรยงขอมลหรอ Sort จากมากไปหานอย หรอจากนอยไปหามากไดโดยการเลอกหวขอใดกอนวาจะเปนหวขอหลกในการจดเรยง

วธการจดเรยงขอมลใน Excel 2007

1. เปดเอกสาร worksheet ใดๆ ทตองการจดเรยง

2. คลกทตวกรองดานบนหรอFilter (ถาตวกรองไมแสดง ใหคลกแทปเมน Home เลอกค าสง Filter)

3. จะมหนาตางค าสงลดแสดงใหเลอกวาจะ "Sort Smallest to Largest" หรอสลบกน "Sort Largest to Smallest" ถาขอมลเปนตวเลข

4. แตถาขอมลเปนตวอกษร จะมค าสงใหเลอกวา "Sort A to Z" หรอ "Sort Z to A"

5. คลกเลอกรปแบบการเรยงล าดบตามตองการ

วธยกเลกตวกรองขอมล หรอFilter

1. คลกในกลมขอมลทมการแสดง Filter (เซลไหนกได)

2. คลกแทปเมน "Home" เลอกหวขอ Sort & Filter

3. จากนนคลกเลอก Filter เพอท าการยกเลก

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

30

การจดการขอมลทซ ากนใน Excel 2007 เปนค าสงในการลบขอความซ าใหอตโนมต โดยค าสงนมชอวา "Remove Duplicates"

วธการใชค าสง Remove Duplicates

1. เปดงานเอกสาร Excel 2007

2. ใหคลกเลอกเซลขอมลใดๆ ในเอกสาร worksheet

3. คลกเลอกแทปเมน Data เลอกไอคอน "Remove Duplicates"

4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมหนาตางแสดงใหเลอกวา จะใหเลอกหวขอไหนทมการบนทกขอมลซ า สามารถคลกเลอกทงหมดได

5. คลก OKเพอยนยนการลบ

6. โปรแกรมจะแสดงหนาตางบอกวาไดลบขอมลไปจ านวนเทาไร

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

31

10 : การพมพ

การตงคาหนากระดาษ(Page Setup)

เราสามารถตงคาหนากระดาษเพอใหตรงตามความตองการของเราไดเชนทศทางการพมพขนาด

ของกระดาษหรอหวกระดาษทเราตองการก าหนดใหพมพทกครงในหนากระดาษเปนตนซงคาตางๆเหลานเรา

สามารถก าหนดไดทแทบ Page Layout ซงใน Page Layout มเครองมอตางๆทชวยใหเราสามารถจดการกบ

หนากระดาษไดดงตอไปน

Margins :ระยะจากขอบกระดาษหรอระยะทถกเวนวางไวจากขอบกระดาษถงจดทเราก าหนด

Orientation :ทศทางของหนากระดาษซงเราสามารถก าหนดไดวาเปนแนวนอนหรอแนวตง

Size :ขนาดของกระดาษทใชพมพงาน

Print Area :ก าหนดพนทบางสวนของ Worksheet ทตองการพมพงาน

Break :เปนการก าหนดขอบเขตของเอกสารเพอเปนการบงคบใหขนหนาใหม

Background :เพมพนหลงใหแกเอกสาร

Print Title :เปนการก าหนดแถวหรอคอลมนทเราตองการใหพมพในเอกสารทกหนาหรอการก าหนดหวและ

ทายกระดาษ

Width :ก าหนดใหเอกสารมความกวางขนาดพอดกบกระดาษจ านวนกหนา Height :ก าหนดใหเอกสารมความยาวขนาดพอดกบกระดาษจ านวนกหนา Scale :ก าหนดใหเอกสารมขนาดใหญขนหรอเลกลงกเปอรเซนตตามคาทก าหนด

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

32

การดตวอยางกอนพมพ(Print Preview)

เราสามารถดตวอยางเอกสารของเรากอนพมพไดเพอใหเราสามารถตรวจสอบรปแบบการวางต าแหนงหรอความ

ถกตองวาตรงกบความตองการเราหรอไมซงการดตวอยางกอนพมพนนสามารถท าไดดงขนตอนตอไปน

1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print Preview

2. หากรปแบบของเอกสารไมตรงกบความตองการสามารถปรบแตงคาของหนากระดาษเพมเตมไดท Page Setup

การพมพ(Print)

เมอเราจดรปแบบเอกสารและตรวจสอบความถกตองเรยบรอยแลวเราสามารถพมพเอกสารของเราไดโดยท าตาม

ขนตอนดงตอไปน

1. เลอกปม Microsoft Office -> Print -> Print

2. เลอกเครองพมพทชอง Name

3. เลอกจ านวนส าเนาทชอง Copies

4. เลอกขอบเขตการพมพท Print Range

5. กดปม OK

ศนยคอมพวเตอร โรงพยาบาลพงงา

33

เอกสารอางอง

1. ดวงพร เกยงค า. 2551. คมอ Excel 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จ ากด, กรงเทพฯ

2. ดวงพร เกยงค า. 2551. คมอ Office 2007 ฉบบสมบรณ. บรษท โปรวชน จ ากด, กรงเทพฯ

3. เกยรตประถม สนรงเรองกล. 2550. หยบงาย ใชคลอง เดยวกเกง! มอใหมหดใชโปรแกรม Excel

2007. ส านกพมพจฬาลงกรณมหาวทยาลย, กรงเทพฯ

4. http://office.microsoft.com/

5. พนจนทร ธนวฒนเสเถยร,ปยะ นากสงค,อมรนทร เพรชกล .2553. windows 7 & office 2007 ฉบบสมบรณ

กรงเทพ : ส านกพมพชมพลฟาย, กรงเทพฯ