of 34 /34
การใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ระดับเบื ้องต ้น ศูนย์คอมพิวเตอร์ โรงพยาบาลพังงา Microsoft Excel 2007

การใช้งานโปรแกรมhospital.moph.go.th/phangnga/KM/Excel-2007-trainNow.pdf · 1:แนะน าMicrosoft Excel 2007 Microsoft Excelคืออะไร

  • Author
    others

  • View
    5

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of การใช้งานโปรแกรมhospital.moph.go.th/phangnga/KM/Excel-2007-trainNow.pdf ·...

  • การใชง้านโปรแกรม Microsoft Excel 2007 ระดบัเบ้ืองตน้

    ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพังงา

    Microsoft Excel 2007

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    1

    1:แนะน าMicrosoft Excel 2007

    Microsoft Excelคืออะไร

    โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรม (spreadsheet) หรือโปรแกรมตารางท างานซ่ึงใชเ้ก็บขอ้มูลต่าง ๆลงบนแผน่ตารางงาน มีความสามารถในการบนัทึกวิเคราะห์และแสดงขอ้มูลเก่ียวกบัตวัเลขไดอ้ยา่งมีประสิทธิภาพ

    คุณสมบติัท่ีส าคญัของMicrosoft Excel

    1. สามารถป้อนสูตรการค านวณทางคณิตศาสตร์ เช่น บวก ลบ คูณ หารเป็นตน้ 2. ความสามารถดา้นใชฟั้งกช์นัเช่นฟังกช์นัเก่ียวกบัตวัอกัษร ตวัเลข วนัท่ีฟังกช์นัเก่ียวกบัการเงินหรือเก่ียวกบั

    การตดัสินใจ 3. สามารถน าขอ้มูลท่ีป้อนลงในตารางมาสร้างเป็นกราฟไดท้นัที 4. สามารถตกแต่งตารางขอ้มูลหรือกราฟ ขอ้มูลดว้ยภาพ สีและรูปแบบตวัอกัษรต่าง ๆเพื่อใหเ้กิดความสวยงาม

    และท าใหแ้ยกแยะขอ้มูลไดง่้ายข้ึน 5. ความสามารถในการเรียงล าดบัขอ้มูล โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคดัเลือกเฉพาะขอ้มูลท่ีตอ้งการมา

    วเิคราะห์ได ้6. ความสามารถในการพิมพง์านออกทางเคร่ืองพิมพโ์ปรแกรม Microsoft Excel สามารถพิมพง์านทั้งขอ้มูลและ

    รูปภาพหรือกราฟออกทางเคร่ืองพิมพไ์ดท้นัทีซ่ึงท าใหง่้ายต่อการสร้างรายงาน 7. ความสามารถในการแปลงขอ้มูลในตารางใหเ้ป็นเวบ็เพจเพื่อน าไปแสดงในโฮมเพจ

    พ้ืนฐานท่ีควรทราบเก่ียวกบั Microsoft Excel 2007

    Row - หมายถึงแนวนอน เร่ิมตน้จ านวน row จาก 1 ถึง 1,048,576

    Column - หมายถึงแนวตั้ง จะเร่ิมตน้จาก A ถึง XFD

    Cell - จุดตดัของ Column กบั Row (เพื่อใชเ้รียกต าแหน่งของขอ้มูล) เช่น A1, C1 เป็นตน้

    การค านวณ เราสามารถใชช่ื้อ Cell เป็นตวัแปรในการสั่งค านวณได ้

    Workbook - ประกอบดว้ย sheet แต่ละหนา้ เช่น sheet1,sheet2 และ sheet3 เป็นตน้

    เราสามารถเปล่ียนช่ือ sheet ไดง่้ายๆ เพียงดบัเบิลคลิกช่ือ sheet ท่ีตอ้งการจากพิมพช่ื์อใหม่ท่ีตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    2

    ส่วนประกอบท่ีส าคญัของโปรแกรม Microsoft Excel 2007

    ƒ ปุ่ม Microsoft Office :ท่ีรวมค าสั่งท่ีใชจ้ดัการไฟลท์ัว่ไป เช่น New, Open, Save และ Print เป็นตน้

    ƒ Quick Access Toolbar : ท่ีรวมค าสั่งท่ีใชง้านบ่อยๆ

    ƒ Ribbon : แทบ็ของกลุ่มค าสั่งท่ีแบ่งออกเป็นหมวดหมู่

    ƒ Title Bar : แสดงช่ือ Workbook ท่ีใชง้านอยู ่, Status Bar : แสดงสถานะต่างๆ ของโปรแกรม

    ƒ Contextual : แทบ็พิเศษท่ีจะแสดงเม่ือเราใส่ออบเจค็ลงใน Worksheet เช่น การใส WordArt

    ƒ Formula Bar : ส าหรับจดัการสูตรหรือ จดัการขอ้มูลภายในเซลท่ีเลือก

    ƒ Column : ช่องขอ้มูลท่ีอยูใ่นแนวตั้ง , Row : ช่องขอ้มูลท่ีอยูใ่นแนวนอน , Sheet Tab : แสดงช่ือของ Worksheet

    ƒ Name Box : แสดงช่ือเซลท่ีเลือก สามารถตั้งช่ือเซลท่ีเลือกได ้รวมถึงสามารถใชเ้พื่อเล่ือนไปยงั

    เซลท่ีก าหนดได ้

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    3

    ƒ ปุ่ม Microsoft Office Quick Access Toolbar ปุ่มMicrosoft Office จะแสดงอยูท่ี่มุมบนซา้ย

    ใชส้ าหรับเปิดเมนูค าสั่งพื้นฐานต่างๆ เช่น New,

    Open Save, Save As Print, Prepare, Send, Publish,

    Close, Excel Option และExit Excel เป็นตน้

    Ribbon

    Ribbon คือ แทบ็ของกลุ่มค าสั่งท่ีแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ โดยจะแบ่งเป็น แทบ็Home, Page, Layout, Formulas, Data,

    Review และ View เป็นตน ซ่ึงแต่ละแทบ็จะเก็บค าสั่งท่ีใชง้านในลกัษณะเดียวกนั หรือใกลเ้คียงไวด้ว้ยกนั

    เป็นส่วนท่ีรวบรวมค าสั่งท่ีใชง้านบ่อยๆ ไวด้ว้ยกนั

    สามารถเลือกไดว้า่จะเพิ่มค าสั่งใด อยูใ่น Quick Access

    Toolbar โดย

    เพิ่มจาก Customize Quick Access Toolbar -

    >More Commands

    เพิ่มจาก Ribbon โดย คลิกขวาท่ีค าสั่งท่ีตอ้งการ

    บน Ribbon และเลือก Add to Quick Access

    Toolbar

    การน าค าส่ังออกจากQuick Access Toolbar

    ลบจาก Customize Quick Access Toolbar ->

    More Commands

    ลบจาก Quick Access Toolbar โดยคลิกขวาใน

    ค าสั่งท่ีตอ้งการลบออก และเลือก Remove from

    Quick Access Toolbar

    Ms Excel 2007 จะแสดงเคร่ืองมือท่ีใชง้านบ่อยๆ หากตอ้งการค าสั่งอ่ืนๆ ใหค้ลิกท่ีปุ่ม และสามารถ

    ซ่อนเคร่ืองมือไดโ้ดยดบัเบิ้ลคลิกท่ีแทบ็ใดๆบน Ribbon หากตอ้งการใหเ้คร่ืองมือกลบัมาแสดงก็ให้

    ดบัเบิ้ลคลิกท่ีแทบ็ใดๆบน Ribbon อีกคร้ัง

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    4

    Mouse Pointer

    เมาส์พอยน์เตอร์ใน Microsoft Excel 2007 มีหลายตวัซ่ึงจะเปล่ียนไปตามลกัษณะการใชง้านและการ

    วางต าแหน่งของเมาส์พอยน์เตอร์ ดงัน้ี

    Normal Pointer : เป็นพอยน์เตอร์ท่ีใชใ้นการท างานทัว่ไป เช่น การเลือกเมนู ค าสั่ง การยา้ยหนา้ต่าง การเล่ือน

    Scroll Bar เป็นตน้

    Normal Pointer in Worksheet : แสดงใหท้ราบวา่เมาส์พอยน์เตอร์วางอยูบ่น Space Sheet

    I-Beam Pointer : แสดงใหท้ราบวา่ บริเวณท่ีเมาส์วางอยูส่ามารถพิมพต์วัอกัษรได ้

    Row Width Adjuster และ Column Width Adjuster : ใชใ้นการปรับขนาดของ Row และColumn ตามล าดบั

    Workbook

    การสร้าง Workbook

    ปกติแลว้เม่ือเราเปิด Microsoft Excel 2007 ข้ึนมาจะมีWorkbook จ านวน 1 Workbook ซ่ึงภายใน

    นั้นจะมีWorksheet จ านวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพิ่ม หรือลบจ านวน Worksheet ไดใ้นภายหลงั ซ่ึง

    รูปแบบของ Workbook ท่ีเราตอ้งการสร้างนั้นมีหลายรูปแบบ ดงัน้ี

    ƒ Blank and recent : เป็นเอกสารวา่งเปล่า ท่ีเราตอ้งจดัรูปแบบเอกสารใหมเ่องทั้งหมด

    ƒ Install Template : เป็นเอกสารท่ีเตรียมเน้ือหารูปแบบท่ีจ าเป็นใหไ้วบ้างส่วน เช่น loanamortization schedule

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    5

    ƒ Microsoft Office Online : เราสามารถดาวน์โหลดรูปแบบเอกสารเพิม่เติมไดท่ี้Microsoft Office Online ซ่ึงจะมี

    รูปแบบเอกสารท่ีเป็นมาตรฐานสวยงามเตรียมไวใ้ห้เราไดเ้ลือกใชม้ากมาย โดยการดาวน์โหลดจ าเป็นตอ้งเช่ือมต่อ

    อินเทอร์เน็ตตลอดเวลา

    การเปิด Workbook

    การเปิด Workbook เพือ่ใชง้านสามารถท าไดห้ลายวธีิ ดงัน้ี

    ƒ เปิดผา่น ปุ่ม Microsoft Office -> Open : เป็นการเปิดไฟลโ์ดยเลือกต าแหน่งท่ีเก็บไฟล ์

    ƒ เปิดผา่น ปุ่ม Microsoft Office -> Recent Documents : เป็นการเปิดไฟลท่ี์ถูกใชง้านบอ่ยๆ

    เม่ือเราเลือกไฟลท่ี์ตอ้งการแลว้ เรายงัสามารถเลือกลกัษณะของการเปิดไฟลท่ี์ปุ่ม Open ได ้ดงัน้ี

    1. Open :เปิดไฟลต์ามปกติ

    2. Open Read-Only :เปิดไฟลเ์พือ่อ่านอยา่งเดียว

    3. Open as Copy :เปิดไฟล ์และท าส าเนา

    4. Open in Browser :เปิดไฟลใ์นบราวเซอร์

    5. Open and Repair :เปิดไฟล ์และซ่อมแซม

    ƒ ดบัเบิลคลิกท่ีไอคอน : เป็นการเปิดไฟลผ์า่นไอคอนของไฟลน์ั้นๆ

    การใช้ Auto Completeเป็นคุณสมบติัการป้อนขอ้มูลโดยอตัโนมติัโปรแกรมจะจดจ าค าท่ีเคยพิมพล์งในเซลล ์เม่ือ

    พิมพค์ านั้นๆ อีกคร้ังโปรแกรมก็จะแสดงค าท่ีเคยพิมพช่์วยใหเ้กิดความสะดวก ไม่ตอ้งพิมพค์ านั้นทั้งหมด

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    6

    การปิด Workbook

    การปิด Workbook สามารถปิดผา่น ปุ่ม Microsoft Office -> Close หรือถา้หากตอ้งการปิดโปรแกรม

    Microsoft Excel 2007 สามารถปิดโปรแกรมไดโ้ดยคลิกท่ีปุ่ม Exit Excel หรือปุ่ม X ท่ีมุมบนขวาของโปรแกรม

    การบันทกึ Workbook

    การบนัทึก Workbook เพื่อน ากลบัมาแกไ้ข หรือใชง้านในภายหลงันั้นสามารถท าไดห้ลายวธีิ ดงัน้ี

    ƒ Save : การบนัทึก Workbook ทบัไฟลเ์ดิม แต่หากเป็น Workbook ท่ียงัไม่เคยถูกบนัทึก จะปรากฏ

    ไดอะล็อกบอกซ์Save As ข้ึนมาแทน

    ƒ Save As : การบนัทึก Workbook เป็นช่ือใหม่ ต าแหน่งใหม ่หรือเปล่ียนประเภทของไฟลใ์หม่ ซ่ึง

    ชนิดของไฟลท่ี์ส าคญัแต่ละประเภทมีรายละเอียด ดงัต่อไปน้ี

    1. Excel Workbook (xlsx) :ไฟลข์อง Microsoft Excel 2007

    2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) :ไฟลW์orkbook น้ีสามารถใชง้าน Macro ได ้

    3. Excel 97-2003 Workbook (xls) :ไฟลข์อง Microsoft Excel 97-2003

    การตั้งรหัสผ่านให้Workbook

    การตั้งรหสัผา่น Workbook สามารถท าไดด้งัวธีิการต่อไปน้ี

    ไปท่ีปุ่มMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : วธีิน้ีเป็นการตั้งรหสัผา่นในการเปิดไฟล์

    ไปท่ีปุ่มMicrosoft Office -> Save As : ซ่ึงจะเหมือนการบนัทึกโดยใชว้ธีิSave As

    แต่เราสามารถก าหนดเง่ือนไขพิเศษใหส้ามารถตั้งรหสัผา่นส าหรับเปิดไฟล ์และส าหรับแกไ้ขไฟลไ์ด ้

    ดว้ย โดยท าตามขั้นตอน ดงัน้ี

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    7

    1. เลือกชนิดของไฟลท่ี์ตอ้งการบนัทึก

    2. กดปุ่ม Tools -> General Option

    3. ตั้งรหสัผา่นส าหรับการเปิดไฟล ์หรือการแกไ้ขไฟล ์

    การยกเลกิ หรือเปลีย่นรหัสผ่านให้Workbook

    การยกเลิก หรือเปล่ียนรหสัผา่น Workbook สามารถท าไดด้งัวธีิการต่อไปน้ี

    ไปท่ีปุ่มMicrosoft Office -> Prepare -> Encrypt Document : พมิพร์หสัผา่นใหม ่หรือลบ

    รหสัผา่นออกทั้งหมดหากตอ้งการยกเลิกรหสัผา่น

    ไปท่ีปุ่มMicrosoft Office -> Save As : การยกเลิก หรือเปล่ียนรหสัผา่นดว้ยวธีิน้ีจะเหมือนกบัการ

    ตั้งรหสัผา่นดว้ยวธีิSave As ทุกประการเพียงแค่ หากตอ้งการแกไ้ขรหสัผา่นใหพ้มิพร์หสัผา่นใหม ่

    แทนท่ีลงไป หรือหากตอ้งการยกเลิกรหสัผา่น ใหล้บรหสัผา่นเดิมทิ้งทั้งหมด

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    8

    2: เริ่มต้นท างานกับตารางข้อมูล

    Worksheetคือ แผน่งานท่ีใชบ้นัทึกขอ้มูลใน Microsoft Excel 2007 มีลกัษณะเป็นตารางขนาดใหญ่

    ซ่ึงแต่ละช่องในตารางเราเรียกวา่เซลโดยเราสามารถท างาน และจดัการกบั Worksheet และ Cell

    ในดา้นต่างๆ เช่น การใส่ขอ้มูลในเซล การเลือกเซล การจดัการรูปแบบเซล และการจดัการ Worksheet เป็นตน

    การใส่ข้อมูลในเซล สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือก Worksheet ท่ีตอ้งการ 2. เลือกเซลท่ีตอ้งการ 3. พมิพข์อ้ความท่ีตอ้งการ4. กดปุ่ม Enter หรือลูกศรใดๆ

    การแก้ไขข้อมูลในเซล สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือก Worksheet ท่ีตอ้งการ

    2. เลือกเซลท่ีตอ้งการ

    3. พมิพข์อ้ความท่ีตอ้งการแกไ้ข หรือพิมพท์บัขอ้ความใน Cell นั้นๆ

    4. กดปุ่ม Enter หรือลูกศรใดๆ

    การเลอืกเซลคือ การระบุเป้าหมายวา่เราตอ้งการท างานกบัเซลใดสามารถท าไดห้ลายวธีิ ดงัน้ี

    เลือกเซลเดียว : ใชเ้มาทค์ลิกท่ีเซลท่ีตอ้งการหรือใชปุ่้มลูกศรบนแป้นพิมพเ์ล่ือนไปยงัเซลท่ีตอ้งการ

    เลือกกลุ่มของเซลท่ีต่อเน่ือง : ใชเ้มาทค์ลิกเซลเร่ิมตน้และลากเมาทเ์พื่อคลุมไปจนถึงเซลสุดทา้ยท่ี

    ตอ้งการ หรือใชเ้มาทค์ลิกเซลเร่ิมตน้ กดปุ่ม Shift คา้งไว ้และใชเ้มาทค์ลิกเซลสุดทา้ยท่ีตอ้งการ

    เลือกกลุ่มของเซลท่ีไม่ต่อเน่ือง : เลือกเซลแรกกดปุ่มCtrl คา้งไว ้และเลือกกลุ่มเซลต่อไป สามารถ

    ท าเช่นน้ีไปไดเ้ร่ือยๆ จนไดก้ลุ่มเซลครบตามท่ีตอ้งการ

    การเลอืกแถว

    เราสามารถเลือกเซลภายในแถวท่ีตอ้งการทั้งหมดไดโ้ดยคลิกท่ีหมายเลขแถว หรือหากตอ้งการเลือกแถวท่ีต่อเน่ือง

    หรือแถวท่ีไมต่่อเน่ืองสามารถท าไดเ้ช่นเดียวกบัการเลือกเซล คือ การลากเมาท,์ การกดปุ่ม Shift หรือการกดปุ่ม Ctrl

    และเลือกแถวท่ีตอ้งการเพิ่ม

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    9

    การเลอืกคอลมัน์

    เราสามารถเลือกเซลภายในคอลมันท่ี์ตอ้งการทั้งหมดไดโ้ดยคลิกท่ีหวัคอลมัน์ หรือหากตอ้งการเลือกคอลมันท่ี์

    ต่อเน่ือง หรือคอลมันท่ี์ไม่ต่อเน่ืองสามารถท าไดเ้ช่นเดียวกบัการเลือกเซล คือ การลากเมาท,์ การกดปุ่ม Shift หรือ

    การกดปุ่ม Ctrl และเลือกคอลมันท่ี์ตอ้งการเพิม่

    การคัดลอกข้อมูลในเซล

    การคดัลอกหรือ copy ขอ้มูลในเซลหน่ึงหรือหลายเซลไปยงัเซลอ่ืนๆ มีวธีิท่ีง่ายและสะดวก 2 วธีิคือ

    การคัดลอกเซลด้วยวิธีลากแล้ววาง: เลือกเซลตน้ฉบบัท่ีตอ้งการคดัลอก ->กด Ctrl คา้งไว ้แลว้เล่ือเมาส์ ไปวางท่ีขอบของเซลท่ีเลือกไว ้ ->คลิกลากเมาส์ไปยงัต าแหน่งท่ีตอ้งการแลว้ปล่อยเมาส์

    คดัลอกเซลดว้ยปุ่มค าสั่ง 1. เลือกเซลตน้ฉบบัท่ีจะคดัลอก 2. คลิกปุ่ม copy (คดัลอก) ในแถบ Ribbon Home หรือกด Ctrl + C 3. คลิกเลือกเซลท่ีจะวางขอ้มูลท่ีตอ้งการคดัลอกแลว้คลิกปุ่ม Paste ในแถบ Ribbon Home หรือกด Ctrl + V การแทรกข้อมูลสามารถท าไดด้งัน้ี 1. การแทรกเซลลเ์พิ่มเขา้มา ใหค้ลิกปุ่มขวาของเมาส์ท่ีเซลลใ์ดๆ หรือท่ีคอลมัน์หรือแถว เพื่อ เรียกค าสั่งลดั

    2. คลิกค าสั่ง แทรก (Insert)

    3. คลิกเลือกลกัษณะการแทรกเซลล ์ซ่ึงมีอยู ่4 แบบ แลว้คลิกปุ่ม OK

    ตัวเลือกในการแทรกเซลล์แบบต่างๆ

    - เล่ือนเซลลไ์ปทางขวา (Shift cells Right)แทรกเซลลท่ี์ต าแหน่งนั้นๆแลว้เล่ือนเซลลท่ี์เป็นขอ้มูลเดิมไปทางขวามือ

    - เล่ือนเซลลล์ง (Shift cells Down) แทรกเซลลท่ี์ต าแหน่งนั้นๆแลว้เล่ือนเซลลท่ี์เป็นขอ้มูลเดิมไปดา้นล่าง

    - ทั้งแถว (Entire row)แทรกเซลลเ์พิ่มเขา้มาทั้งแถว แถวเดิมจะถูกเล่ือนลง

    - ทั้งคอลมัน์ (Entire Column) แทรกเซลลเ์พิ่มเขา้มาทั้งคอลมัน์ โดยคอลมัน์เดิมจะถูกเล่ือนไปทางขวามือ

    http://www.blogger.com/blogger.g?blogID=8690570308567525874http://www.blogger.com/blogger.g?blogID=8690570308567525874http://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/copy.jpghttp://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/paste.jpghttp://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/copy.jpghttp://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/paste.jpghttp://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/copy.jpghttp://www.wisethailand.com/excel_blog/ExcelBasic/paste.jpg

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    10

    การลบข้อมูลในเซล: การลบเซลลจ์ะเป็นการเอาเซลลน์ั้นๆ ออกไปเลย แต่ลบขอ้มูลในเซลลจ์ะเป็นลบเฉพาะขอ้มูลท่ี

    อยูใ่นเซลลน์ั้นๆ เท่านั้น

    1. การลบขอ้มูลหรือขอ้ความหรือค าในช่องหรือเซลลใ์ดๆ เพียงเซลลเ์ดียว ใหค้ลิกท่ีเซลลน์ั้น แลว้กดปุ่ม Delete ท่ี

    แป้นพิมพ ์

    2. การลบขอ้มูลหรือขอ้ความหรือค าในช่องหรือเซลลใ์ดๆ มากกวา่ 1 เซลล ์ใหเ้ลือกเซลลท่ี์ตอ้งการลบทั้งหมด โดย

    คลิกท่ีเซลลแ์รกก่อน

    3. กดปุ่ม Shift ท่ีแป้นพิมพค์า้งไวแ้ลว้คลิกปุ่มซา้ยของเมาส์ท่ีเซลลสุ์ดทา้ย ปล่อยปุ่ม Shift

    4. กดปุ่ม Delete ท่ีแป้นพิมพ ์เพื่อลบขอ้มูล

    5. ในกรณีเซลลท่ี์ตอ้งการลบนั้นไม่ไดอ้ยูใ่นต าแหน่งติดๆ กนัก็ใหเ้ลือกเซลลท์ั้งหมดโดยการกดปุ่ม Ctrl ช่วยในการ

    เลือกเซลลก่์อนเซลลท่ี์ถูกเลือกจะเป็นแถบสีดงัภาพตวัอยา่ง แลว้จึงกดปุ่ม Delete เพื่อลบขอ้มูลภายในเซลลเ์หล่านั้น

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    11

    6. การลบขอ้มูลในแถวหรือคอลมัน์ใดๆ ใหค้ลิกท่ีส่วนหวัของแถวหรือคอลมัน์เช่น 1, 2, 3 ... หรือ A, B, C ... แลว้กด

    ปุ่ม Delete เพื่อลบขอ้มูลทีเดียวทั้งแถวหรือคอลมัน์

    7. การลบทั้งชีทซ่ึงเป็นการลบขอ้มูลทั้งหมดเลย ใหค้ลิกท่ีมุมชีท จะปรากฏเป็นแถบสีทั้งชีท ในการลบก็เพียงแต่กด

    ปุ่ม Delete

    8. ลบดว้ยค าสั่ง ลา้งเน้ือหา (Clear) จะเป็นการลบรูปแบบการก าหนดค่าในเซลลน์ั้นๆ ดว้ย เช่นก าหนดใหข้อ้ความ

    เป็นตวัหนา จดัต าแหน่งไวต้รงกลางใหค้ลิกปุ่มขวาในเซลลท่ี์ไดเ้ลือก เพื่อเรียกค าสั่งลดั

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    12

    ปรับความกว้างคอลมัน์และความสูงของแถวสามารถท าได ้2 วธีิ ดงัน้ี

    ปรับความกวา้งคอลมัน์และความสูงของแถวโดยการใชเ้มาส์

    ปรับความกว้างคอลัมน์ : ใหเ้ล่ือนเมาส์ไปท่ีเส้นแบ่งระหวา่ง Columnเม่ือเมาส์เปล่ียนรูปเป็น ลูกศร สองทิศทางแลว้

    ใหก้ดปุ่มซา้ยคา้งไวแ้ลว้ลากออกไปทางขวามือ เพื่อขยายคอลมัน์ใหก้วา้งหรือลากไปทางซา้ยมือเพื่อลดใหแ้คบ

    ปรับความสูงคอลัมน์ : ใหเ้ล่ือนเมาส์ไปท่ีเส้นแบ่งระหวา่ง Row เม่ือเมาส์เปล่ียนรูปเป็นลูกศรสองทิศทาง แลว้ใหก้ด

    ปุ่มซา้ยคา้งไวแ้ลว้ลากลงดา้นล่างเพื่อเพิ่มความสูงหรือลากข้ึนดา้นบนเพื่อลดความสูง

    ก าหนดความกวา้งคอลมัน์และความสูงของแถวท่ีตอ้งการอยา่งชดัเจน

    1. คลิกเลือกคอลมัน์ท่ีตอ้งการจะปรับความกวา้ง 2. กดปุ่ม รูปแบบ บนเมนู เลือก ความกวา้งคอลมัน์ 3. ระบุความกวา้งในช่อง

    ประเภทขอ้มูล

    ประเภทของขอ้มูลท่ีใชใ้น Microsoft Excel 2007 สามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได ้4 ประเภทคือ

    ข้อมูลประเภทตัวอกัษร (Text) เช่น ช่ือ, นามสกล, ท่ีอยู ่หรือตวัเลขท่ีไม่ถูกน ามาใช ้ไม่สามารถน ามาค านวณได ้

    ข้อมูลประเภทตัวเลข (Number) เป็นขอ้มูลท่ีมีเฉพาะตวัเลข0 ‟ 9 และสัญลกัษณ์พเิศษทางคณิตศาสตร์

    เช่น + - * / ( ) , $ . E เป็นส่วนประกอบสามารถน ามาใชใ้นการค านวณได ้

    ข้อมูลประเภทวนัที่ (Date)

    เป็นขอ้มูลท่ีมีลกัษณะเป็นวนัท่ี โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวนัท่ีสากล คือ ปีคริสตศกัราชเสมอ ดงันั้น

    การใส่ขอ้มูลประเภทน้ีให้เป็นปีพทุธศกัราช จ าเป็นตอ้งใส่รูปแบบของปีอยา่งสมบูรณ์ ดงัตวัอยา่ง 03/04/2519

    จะหมายถึง วนัท่ี 3 เดือน เมษายน ปี 2519 หากใส่ขอ้มูล 03/04/19 จะหมายถึง วนัท่ี 3 เดือน เมษายน ปี1919 แทน

    ข้อมูลประเภทเวลา (Time)

    เป็นขอ้มูลท่ีลกัษณะเป็นเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชัว่โมง : คัน่ดว้ยเคร่ืองหมาย : (Colon)

    ตามดว้ยนาที คัน่ดว้ยเคร่ืองหมาย : และวนิาที ตามล าดบั

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    13

    3: เข้าใจการท างานกับ Workbook และ Worksheet

    การจดัการWorksheet

    Microsoft Office Excel 2007 นั้นเม่ือสร้าง Workbook ใหม่ข้ึนมาจะมีจ านวน Worksheet ให้ใชง้าน จ านวน 3

    Worksheet ซ่ึงจ านวน Worksheet ท่ีใช้งานในแต่ละงานนั้น อาจมีความจ าเป็นไม่เท่ากัน เราควรออกแบบ

    Workbook ใหมี้จ านวน Worksheet ท่ีเหมาะสมเพียงพอต่อการใชง้าน

    การเพิม่ Worksheet (lnsert)สามารถท าได ้ดงัน้ี

    คลิกแทบ็lnrertWorksheet ท่ี Sheet Tab สุดทา้ย

    หรือท าตามขั้นตอนดงัน้ี: เลือก Sheet Tab ต าแหน่งท่ีตอ้งการเพิ่ม Worksheet ->คลิกเมาส์ขวา ->เลือก

    lnrert ->เลือก Worksheet ->กดปุ่ม OK

    การลบ Worksheet (Delete)สามารถท าได ้ดงัน้ี

    1. เลือก Sheet Tab ต าแหน่งท่ีตอ้งการลบ ->คลิกเมาส์ขวา ->เลือก Delete

    การเปลีย่นช่ือ Worksheet (Rename)สามารถท าได ้ดงัน้ี ดบัเบิ้ลคลิก sheet Tab ท่ีตอ้งการเปล่ียนช่ือ หรือท าตามขั้นตอนดงัน้ี :เลือก sheet Tab ท่ีตอ้งการเปล่ียนช่ือ ->คลิกเมาส์ขวา ->เลือก Rename

    การเปลีย่นสี Worksheet สามารถท าใหเ้ราเลือก และคน้หา Worksheet ไดร้วดเร็วข้ึนซ่ึงการเปล่ียนสี Worksheet

    สามารถท าไดโ้ดยกท าตามขั้นตอนดงัน้ี

    ดบัเบิลคลิก Sheet Tab ท่ีตอ้งการเปล่ียนสี

    หรือท าตามขั้นตอนดงัน้ี : เลือก Sheet Tab ท่ีตอ้งการเปล่ียนสี ->คลิกเมาทข์วา ->เลือก Tab Color

    การย้าย หรือคัดลอก Worksheet(Move or Copy)สามารถท าได ้ดงัน้ี

    เลือก Sheet Tab ท่ีตอ้งการ คลิกเมาทค์า้งไว ้และยา้ยไปยงัต าแหน่งท่ีตอ้งการ หรือท าตามขั้นตอนดงัน้ี->เลือก SheetTab ท่ีตอ้งการยา้ย ->คลิกเมาทข์วา ->เลือก Move or Copy ->

    เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งการ (หากตอ้งการคดัลอกWorksheet ใหเ้ลือกเคร่ืองหมายถูกท่ีหนา้ Create a Copy )

    การซ่อน Worksheet (Hide) สามารถท าไดด้งัน้ี เลือก SheetTab ท่ีตอ้งการซ่อน ->คลิกเมาทข์วา ->เลือก Hide

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    14

    การยกเลกิการซ่อน Worksheet (Unhide)สามารถท าไดด้งัน้ี คลิกเมาทข์วาท่ี SheetTab ใดๆ ->เลือก Unhide ->เลือก Worksheet ท่ีตอ้งการซ่อน การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอน (Split)สามารถท าไดด้งัน้ี เลือกแถว หรือคอลมัน์ท่ีตอ้งการแบ่งหนา้จอ ->เลือกแทบ็View ->เลือกเคร่ืองมือ Split หากตอ้งการยกเลิกการแบ่ง Worksheet ใหด้บัเบิลคลิกท่ีเส้นแบ่ง Worksheet

    การตรึง Worksheet(Freeze Panes): ท าเพื่อตรึงแถว หรือคอลมัน์ใหแ้สดงผลคงท่ีเพื่อง่ายต่อการท างานกบัขอ้มูล

    จ านวนมาก คลา้ยกบัการแบ่ง Worksheet ซ่ึงสามารถท าได ้3 แบบคือ

    Freeze Panes : คือการตรึงแนวแถวบน และคอลมัน์ทางซา้ยมือของเซลท่ีเลือกไว ้ Freeze Top Row :คือ การตรึงแถวบนสุด แถวท่ี 1 ของ Worksheet Freeze First Column : คือ การตรึงคอลมัน์แรก หรือคอลมัน์ A ของ Worksheet

    การยกเลกิการตรึง Worksheet (Unfreezes Panes) สามารถท าไดด้งัน้ี

    เลือกแทบ็View->เลือกเคร่ืองมือ Freeze Panes ->เลือก Unfreeze Panes

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    15

    4 : การตกแต่ง Worksheet

    ก าหนดรูปแบบขอ้มูล และรูปแบบเซล

    การก าหนดรูปแบบของเซลและขอ้มูลท่ีดีนั้นจะท าไหเ้อกสารท่ีไดมี้ความถูกตอ้ง สวยงาม ง่ายต่อการใชง้าน

    ส่วนใหญ่แลว้เคร่ืองมือต่างๆใน Microsoft Office Excel 2007 นั้นมีการท างานเหมือนกบัเวอร์ชัน่ก่อนหนา้น้ีเพียงแต่

    ถูกน ามาจดัวางในส่วนท่ีติดต่อกบัผูใ้ชใ้หม่เพื่อสามารถเขา้ถึงเคร่ืองมือต่างๆไดส้ะดวกและรวดเร็วมากยิง่ข้ึน โดยได้

    รวบรวมเคร่ืองมือท่ีส าคญัในการจดัรูปแบบขอ้มูลไวท่ี้แท็บHome ซ่ึงแต่ละกลุ่มเคร่ืองมือมีรายละเอียดดงัน้ี

    Font : จดัการเก่ียวกบัแบบ ขนาด ลกัษณะ สีพื้นหลงัของตวัอกัษร และของเซล Alignment :จดัการเก่ียวกบัต าแหน่งของตวัอกัษร หรือขอ้ความในเซล Number :จดัการเก่ียวกบัการแสดงผลของตวัเลข, Cell :จดัการรูปแบบขอบเซลใน Worksheet Style :จดัการรูปแบบเซลอตัโนมติั รูปแบบตาราง รูปแบบการแสดงผลตามเง่ือนไข Editing :จดัการขอ้มูลใน Worksheet เช่น ใส่สูตรอยา่งง่าย กรอง หรือคน้หาขอ้มูล

    การวาดเส้นกรอบเซล (Border):เลือกเซลหรือกลุ่มเซลท่ีตอ้งการจดัรูปแบบ ->เลือกเคร่ืองมือ Border แลว้เลือก

    รูปแบบเส้นกรอบตามท่ีตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    16

    Cell Styles

    เป็นการจดัรูปแบบเซลดว้ยรูปแบบส าเร็จรูป ท่ีMicrosoft Office Excel 2007จดัเตรียมไวใ้หซ่ึ้งสามารถจดัรูปแบบ

    ต่างๆ เช่น รูปแบบขอ้มูล ขนาดขอ้มูล รูปแบบเซล หรือสีเซล ไดใ้นขั้นตอนเดียวกนั ซ่ึงเรายงัสามารถปรับปรุง แกไ้ข

    หรือสร้างรูปแบบของสไตล์ข้ึนมาใหม่ใหต้รงกบัความตอ้งการของเราได ้

    การใช้งานสไตล์สามารถท าได้โดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    เลือกเซล หรือกลุ่มเซลท่ีตอ้งการจดัรูปแบบ ->เลือกเคร่ืองมือ Cell Styles แลว้เลือกรูปแบบเส้นกรอบตามท่ีตอ้งการ

    การสร้างสไตล์: สามารถท าไดโ้ดยขั้นตอนต่อไปน้ี

    เลือกเซล ท่ีจดัรูปแบบไวแ้ลว้->เลือกเคร่ืองมือ Cell Stylesแลว้เลือกค าสั่ง New Cell Styles ->ตั้งช่ือสไตล ์ -> สไตลท่ี์ก าหนดเองจะอยูใ่นกลุ่มของ Custom

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    17

    การลบสไตล์: สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกสไตลท่ี์ตอ้งการลบใน เคร่ืองมือ Cell Styles 2. คลิกเมาทข์วา เลือกค าสั่ง Delete

    การแก้ไขสไตล์: สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกสไตลท่ี์ตอ้งการลบใน เคร่ืองมือ Cell Styles 2. คลิกเมาทข์วา เลือกค าสั่ง Modifyvหรือ Duplicate 3. กดปุ่ม Format 4. แกไ้ขรูปแบบตามท่ีตอ้งการ

    Format as Table

    การจดัรูปแบบตารางในลกัษณะน้ี ถูกปรับปรุงมาจาก Microsoft Office Excel 2007เวอร์ชัน่ก่อนหนา้ ซ่ึง

    สามารถกรองขอ้มูล เพิ่มแถวของผลรวม รวมถึงจดัรูปแบบของตารางใหโ้ดยอตัโนมติั

    การจดัรูปแบบตารางสามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกเซลภายในตารางท่ีตอ้งการจดัรูปแบบ 2. เลือกเคร่ืองมือ Format as Table 3. เลือกรูปแบบท่ีตอ้งการ 4. กดปุ่ม OK

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    18

    การจดัการขอ้มูลและเซล

    เม่ือเราใส่ขอ้มูลลงในเซลแลว้ หากตอ้งการแกไ้ข ท าซ ้ า หรือคดัลอกขอ้มูลต่างๆโดยไม่ตอ้งใส่ใหม่ คงเป็นส่ิงดี

    ไม่นอ้ยเพราะช่วยประหยดัทั้งเวลา และสามารถความผดิพลาดจากการพิมพข์อ้มูลซ ้ าๆไดด้ว้ย

    การคัดลอกเซล (Copy): สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกเซล หรือกลุ่มเซลท่ีตอ้งการคดัลอก

    2. เลือกแทบ็Home และเลือกค าสั่ง Copy (กดปุ่ม Ctrl+C)

    3. เลือกเซลปลายทางท่ีตอ้งการคดัลอก

    4. เลือกแทบ็Home และเลือกค าสั่ง Paste (กดปุ่ม Ctrl+V)

    วางแบบพเิศษ (Past Special)

    Microsoft Office Excel 2007 ไดจ้ดัเตรียมการวางแบบพิเศษไวไ้ห ้ ซ่ึงการวางแบบน้ีต่างจากการวางแบบทัว่ไปจะ

    เป็นการคดัลอกรูปแบบจากตน้ฉบบัทั้งหมดมาตั้งแต่ รูปแบบ ลกัษณะ สี หรือแมก้ระทัง่สูตร แต่การวางแบบพิเศษ

    น้ีสามารถเลือกไดว้า่ตอ้งการเพียงผลลพัธ์ในรูปแบบใดบา้งท่ีจะวางมายงัต าแหน่งท่ีตอ้งการ ซ่ึงมีค าสั่งดงัต่อไปน้ี

    All :คดัลอกคุณสมบติัจากตน้ฉบบัมาทั้งหมด Formulas :คดัลอกเฉพาะสูตร Values :คดัลอกเฉพาะค่าของขอ้มูลโม่คดัลอกสูตรมาดว้ย Format : คดัลอกเฉพาะรูปแบบเซล Comments :คดัลอกเฉพาะคอมเมนท ์ Vaildation : คดัลอกเฉพาะกฎหมายตรวจสอบขอ้มูล All using Source theme : คดัลอกเฉพาะธีม All except boeders :คดัลอกทั้งหมดยกเวน้เส้นกรอบ Column widtsh :คดัลอกเฉพาะความกวา้งของคอลมัน์ Formulas and number formats :คดัลอกเฉพาะสูตร และความกวา้งของตวัเลข

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    19

    Values and number formats :คดัลอกเฉพาะค่าของขอ้มูล และรูปแบบตวัเลข หากเซลท่ีต้องการคัดลอก และเซลท่ีต้องการวางมีค่าเป็นตัวเลข สามารถก าหนดให้สองเซลนั้นมี

    การค านวณก่อนท่ีจะวางได้ดังต่อไปนี ้ None :ไม่มีการค านวณใดๆ Add :น าเซลท่ีคดัลอกมาบวกกบัเซลปลายทางก่อนท่ีจะวาง Supstract :น าเซลท่ีคดัลอกมาลบกบัเซลปลายทางก่อนท่ีจะวาง Multiply :น าเซลท่ีคดัลอกมาคูณกบัเซลปลายทางก่อนท่ีจะวาง Divide :น าเซลท่ีคดัลอกมาหารกบัเซลปลายทางก่อนท่ีจะวางMicrosoft Office Excel 2007ยงัมี

    ตวัเลือกพิเศษในการวางอีกดงัต่อไปน้ี Skip blanks :หากเซลตน้ฉบบัเป็นเซลวา่ง และเซลปลายทางมีขอ้มูลอยู ่ เซลปลายทางจะมีถูกแทนท่ีดว้ยเซลตน้ฉบบัท่ีเป็นเซลวา่ง

    Transpose :เป็นการวางกลบัขอ้มูลจากกลุ่มเซลตน้ฉบบั เช่นหากเซลกลุ่มเซลตน้ฉบบัเป็นแนวตั้ง เซลปลายทางจะถูกวางในรูปแบบของแนวนอนแทน

    การแทรกเซล (lnsert Cell) สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี 1. เลือกต าแหน่งท่ีเซลตอ้งการแทรก 2. เลือกแทบ็Home เลือกค าสั่ง Insert และ Insert Cells 3. เลือกรูปแบบของการแทรก ซ่ึงมีรูปแบบดงัต่อไปน้ี

    Shift cells down :ลบขอ้มูลเดิม และเล่ือนเซลท่ีอยูท่างดา้นขวามาแทนท่ี Shift cells right :ลบเซลเดิม และเล่ือนเซลท่ีอยูท่างดา้นล่างข้ึนมาแทนท่ี Entire row :ลบทั้งแถวและเล่ือนเซลแถวดา้นล่างเขา้มาแทนท่ี Entire column:ลบทั้งคอลมัน์และเล่ือนเซลคอลมัน์ดา้นขวาเขา้มาแทนท่ี

    การลบเซล (Delete Cell)สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแน่งเซลท่ีตอ้งการลบ

    2. เลือกแทบ็ Home เลือกค าสั่ง Delete และ Delete Cells

    3. เลือกรูปแบบของการแทรกซ่ึงมีรูปแบบดงัต่อไปน้ี

    „ Shift cells left :ลบเซลเดิมและเล่ือนเซลท่ีอยูท่างดา้นขวามาแทนท่ี

    „ Shift cells down :ลบเซลเดิมและเล่ือนเซลท่ีอยูท่างดา้นล่างข้ึนมาแทนท่ี

    „ Entire row :ลบทั้งแถวและเล่ือนเซลแถวดา้นล่างเขา้มาแทนท่ี

    „ Entire column :ลบทั้งคอลมัน์และเล่ือนเซลคอลมัน์ดา้นขวาเขา้มาแทนท่ี

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    20

    การล้างข้อมูลในเซล (Clear)สามารถท าไดโ้ดยท าตามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแหน่งเซลท่ีตอ้งการลา้งขอ้มูล 2. เลือกแทบ็Home และเลือกค าสั่ง Clear 3. รูปแบบการลา้งซ่ึงมีรูปแบบดงัต่อไปน้ี

    Clear All : ลา้งขอ้มูลทุกประเภท Clear Formats : ลา้งขอ้มูลเฉพาะรูปแบบ Clear Contents : ลา้งเฉพาะขอ้มูล Clear All : ลา้งเฉพาะคอมเมนท ์

    การแทรกแถวหรือคอลมัน์ (Insert Sheet Rows or Insert Sheet Columns)สามารถท าไดด้งัต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแน่งท่ีตอ้งการแทรกแถวหรือคอลมัน์

    2. เลือกแทบ็ Home เลือกค าสั่ง Insert และ Insert Sheet Rows หรือ Insert Sheet Columns

    การลบแถวหรือคอลมัน์ (Delete Sheet Rows or Delete Sheet Columns)สามารถท าไดด้งัต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งการลบแถวหรือคอลมัน์

    2. เลือกแทบ็ Home เลือกค าสั่ง Delete และ Delete Sheet Rows หรือ Delete Sheet Columns

    การซ่อนแถวหรือคอลมัน์สามารถท าไดด้งัต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งการซ่อนแถวหรือคอลมัน์

    2. คลิกเมาทข์วาเลือกค าสั่ง Hide

    การแสดงแถวหรือคอลมัน์สามารถท าไดด้งัต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งการแสดงแถวหรือคอลมัน์โดยตอ้งเลือกใหค้รอบคลุมแถวหรือคอลมัน์เดิมท่ีซ่อนไว ้

    2. คลิกเมาทข์วาเลือกค าสั่ง Unhide

    การปรับขนาดแถวหรือคอลัมน์สามารถท าไดด้งัต่อไปน้ี

    1. น าเมาทพ์อ้ยเตอร์วางท่ีเส้นแบ่งแถวหรือคอลมัน์จนปรากฏสัญลกัษณ์แลว้ปรับขนาดตามตอ้งการ

    2. หรือคลิกเมาทข์วาท่ีแถวหรือคอลมัน์ท่ีตอ้งการปรับแลว้เลือกค าสั่ง Row Height หรือ Column Width

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    21

    5 : การใช้สูตรค านวณ

    การค านวณ

    Microsoft Excel 2007 เป็นโปรแกรมท่ีมีความสามารถในการค านวณในดา้นต่างๆอยา่งสูงเช่น

    เก่ียวกบัการเงินตรรกกะวนัเวลาคณิตศาสตร์หรือสถิติเป็นตน้รวมถึงยงัมีฟังกช์ัน่มาตรฐานท่ีใชง้านทัว่ไปจนถึง

    ฟังกช์ัน่การค านวณท่ีซบัซอ้นเตรียมพร้อมเพื่อรองรับการใชง้านอีกดว้ย

    การค านวณ

    เราสามารถก าหนดใหผ้ลลพัธ์เซลท่ีตอ้งการมาจากการค านวณไดเ้พียงพิมพเ์คร่ืองหมายเท่ากบั (=) ใน เซลท่ีตอ้งการ

    และตามดว้ยสูตรท่ีใชใ้นการค านวณซ่ึงประกอบดว้ยค่าท่ีตอ้งการน ามาค านวณและตวัด าเนินการ (Operator) เช่นการ

    หาผลต่างของรายรับรายจ่าย (คงเหลือ = รายรับ - รายจ่าย)

    จากรูปจะเห็นวา่เซล C6 คือผลลพัธ์ท่ีเกิดจากเซล C4 ‟ เซล C5 ดงันั้นหากเซล C4 หรือเซล C5เปล่ียนค่าไปเซล C6

    จะเปล่ียนค่าเองโดยอตัโนมติัซ่ึงการค านวณนั้นจะเหมือนกบัการค านวณทางคณิตศาสตร์โดยทัว่ไปคือหากมีวงเล็บ

    จะท าการค านวณในวงเล็บก่อนเสมอ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    22

    ลกัษณะของตวัด าเนินการใน Microsoft Excel 2007 นั้นจะถูกแบ่งออกเป็น 4 ประเภทหลกัๆคือตวั

    ด าเนินการทางคณิตศาสตร์ตวัด าเนินการเปรียบเทียบตวัด าเนินการเก่ียวกบัขอ้ความ และตวัด าเนินการอา้งอิง

    การอ้างองิต าแหน่งเซล

    โดยปกติการค านวณหรือการใชฟั้งกช์ัน่มีความจ าเป็นตอ้งอา้งอิงต าแหน่งของเซลดว้ยเช่น C6=C4C5

    ซ่ึงการอา้งอิงเซลของ Microsoft Excel 2007 มีดว้ยกนั 3 วธีิคือ

    1. Relative Reference :เป็นการอา้งอิงต าแหน่งเซลแบบสัมพทัธ์คือเซลท่ีถูกคดัลอกหรือยา้ยต าแหน่งของเซลปลายทางจะเปล่ียนต าแหน่งโดยอตัโนมติัเช่น A2=B2+C2 เม่ือคดัลอกสูตรจาก A2ไปท่ี A4 สูตรท่ี A4 จะเป็นดงัน้ี A4=B4+C4 เป็นตน้

    2. Absolute Reference :เป็นการอา้งอิงเซลแบบสัมบูรณ์คือเซลท่ีถูกคดัลอกหรือยา้ยต าแหน่งของเซลปลายทางจะคงต าแหน่งเซลตน้ทางเดิมไวเ้ช่น A2=$B$2+$C$2 เม่ือคดัลอกสูตรจาก A2 ไปท่ี A4สูตรท่ี A4 จะเป็นดงัน้ี A4= $B$2+$C$2 เช่นเดิมซ่ึงหากเราตอ้งการให้แถวหรือคอลมัน์คงท่ีต าแหน่งเดิมไวเ้พียงใส่เคร่ืองหมาย $ ไวห้นา้แถวหรือคอลมัน์นั้นๆ

    3. Mixed Reference :เป็นการอา้งอิงแบบผสมทั้ง Relative Reference และ Absolute Reference เช่นเซลท่ีถูกคดัลอกหรือยา้ยต าแหน่งของเซลปลายทางจะเปล่ียนต าแหน่งโดยอตัโนมติัส าหรับการอา้งอิงแบบ Relative Reference และจะคงต าแหน่งเซลตน้ทางเดิมไว ้Absolute Reference เช่น A2=B2+$C$2 เม่ือคดัลอกสูตรจาก A2 ไปท่ี A4 สูตรท่ี A4 จะเป็นดงัน้ี A4= B4+$C$2 เป็นตน้

    ข้อความแสดงความผดิพลาดจากสูตรค านวณ

    การท่ีเราใชง้านสูตรค านวณนั้นบางคร้ังอาจเกิดการผิดพลาดไดซ่ึ้ง Microsoft Excel 2007 มีขอ้ความแสดงความ

    ผดิพลาดใหเ้ราทราบตงัต่อไปน้ี

    ##### ขอ้มูลในเซลมีความยาวเกินกวา่ท่ีแสดงผลได ้#VALUE! ใชต้วัด าเนินการผิดประเภท

    #NULL! เซลท่ีอา้งอิงผดิท าใหไ้ม่สามารถก าหนดเซลท่ีตอ้งการได ้

    #DIV/0! ตวัหารเป็น 0 #NAME? ไม่มีช่ือเซลท่ีอา้งอิงไม่มีช่ือฟังกช์ัน่ใส่อากิวเมนตผ์ิดใช้

    ขอ้ความตวัอกัษรโดยไม่ใส่เคร่ืองหมาย “ ”

    #N/A พิมพจ์ านวนอาร์กิวเมนตไ์ม่ถูกตอ้ #REF! เซลท่ีอา้งอิงถูกลบ

    #NUM! ใชอ้าร์กิวเมนตท่ี์ไม่ใช่ตวัเลขไปสูตรท่ีตอ้งใชต้วัเลข

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    23

    6 : การใช้ฟังก์ชันการค านวณ

    ฟังก์ชนั

    ฟังกช์นั คือสูตรการค านวณท่ีถูกสร้างไวล่้วงหนา้เพื่อสนบัสนุนการท างานประเภทต่างๆซ่ึงแต่ละฟังกช์ัน่จะ

    มีรูปแบบมาตรฐานดงัน้ีช่ือฟังกช์ัน่ : (อากิวเมนต ์1, อากิวเมนต ์2, อากิวเมนต ์3, ... ,อากิวเมนต ์n)

    ช่ือฟังกช์ัน่ : เป็นช่ือท่ีใชเ้รียกฟังกช์ัน่โดยปกติช่ือจะแสดงถึงลกัษณะการท างานของฟังกช์ัน่เช่นฟังกช์ัน่ SUM จะหมายถึงฟังกช์ัน่ท่ีท าหนา้ท่ีค านวณผลรวมของอากิวเมนต2์5

    อากิวเมนต ์: เป็นส่วนท่ีฟังก์ชัน่จะน าไปใชค้ านวณหรือประมวลผลซ่ึงอากิวเมนตจ์ะอยูภ่ายในวงเล็บและอากิวเมนตจ์ะถูกแยกกนัดว้ยเคร่ืองหมายคอมม่า (,)การใชง้านฟังกช์ัน่การใชง้านฟังกช์ัน่สามารถใชง้านได้หลายแบบดงัวธีิการต่อไปน้ี

    พิมพฟั์งกช์ัน่และอากิวเมนตล์งในเซลท่ีตอ้งการโดยตรง : ซ่ึงวธีิน้ีเหมาะส าหรับกรณีท่ีเรารู้ช่ือฟังกช์ัน่หรืออากิวเมนตอ์ยูแ่ลว้

    เลือกฟังกช์ัน่จากไลบรารี : เป็นฟังกช์ัน่ท่ีถูกรวบรวมไวเ้ป็นกลุ่มถูกแยกตามประเภทของการใชง้านซ่ึงการ

    เรียกใชง้านฟังกช์ัน่จากไลบรารีสามารถเรียกใชง้านไดท่ี้แทบ็ Formulas

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    24

    กลุ่มของฟังกช์ัน่สามารถแบ่งเป็นประเภทไดด้งัต่อไปน้ี

    1. Financial :เก่ียวกบัการเงินเช่นการช าระค่างวดหรืออตัราดอกเบ้ียเป็นตน้

    2. Logical :เป็นการค านวณแบบมีเง่ือนไขตรรกกะทางคณิตศาสตร์มีผลลพัธ์ท่ีเป็นจริงหรือเทจ็

    3. Text :เก่ียวกบัขอ้มูลประเภทตวัอกัษรเช่นการแปลงตวัอกัษรตดัค าหรือต่อค าเป็นตน้

    4. Date &Time :เก่ียวกบัวนัและเวลาเช่นการแปลงค่าวนัเวลาหรือการเพิ่ม-ลดวนัเวลาเป็นตน้

    5. Lookup &Reference :เก่ียวกบัการคน้หาและอา้งอิงขอ้มูลภายในตารางตามเง่ือนไขท่ีก าหนด

    6. Math &Trig :เก่ียวกบัการค านวณทางคณิตศาสตร์เช่นผลรวมหรือค่ารากท่ีสองเป็นตน้

    7. More Function :เก่ียวกบัสูตรในสาขาอ่ืนๆเช่นทางสถิติหรือวศิวกรรมศาสตร์เป็นตน้ ตัวอย่าง ฟังก์ชัน TEXT

    ตวัอยา่งเช่น ถา้มีขอ้มูลต่อไปน้ีในเซลลท่ี์แยกต่างหาก คุณสามารถใชข้อ้ความเพ่ือสร้างประโยคได ้

    ข้อมลูตวัอย่างการรวม

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    25

    7 :การตกแต่งตารางงาน

    การแทรกรูปภาพและรูปทรง

    การแทรกรูปภาพสามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งแทรกรูปภาพ ->เลือกแทบ็ Insert เลือกค าสั่ง Picture และเลือกไฟลท่ี์ตอ้งการ

    การแทรก Clip Art

    คลิปอาร์ตคือภาพส าเร็จรูปท่ี Microsoft Office ไดจ้ดัเตรียมไวเ้บ้ืองตน้อยูแ่ลว้โดยรูปภาพเหล่าน้ีถูกจดัเก็บเป็น

    หมวดหมู่การแทรกคลิปอาร์ตสามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกต าแหน่งท่ีตอ้งแทรกคลิปอาร์ต

    2. เลือกแทบ็ Insert เลือกค าสั่ง Clip Art และเลือกภาพท่ีตอ้งการ

    การแทรก Shape

    Shape คือรูปทรงส าเร็จรูปท่ี Microsoft Office ไดจ้ดัเตรียมไวใ้หซ่ึ้ง Shape เหมาะส าหรับน ามาวาดหรือ

    สร้างรูปทรงประกอบเอกสารหรือใชต้กแต่งเอกสารใหส้วยงามไดง่้ายไม่แพM้icrosoft Word 2007

    การแทรก Shape สามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกแทบ็ Insert เลือกค าสั่ง Shape และเลือกรูปทรงท่ีตอ้งการ

    2. ลากรูปทรงท่ีตอ้งการลงบน Worksheet

    3. ปรับแต่งรูปทรงตามท่ีตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    26

    การแทรก SmartArt

    SmartArt คือกลุ่มของรูปทรงส าเร็จรูปอีกประเภทหน่ึงท่ีช่วยในการน าเสนอขอ้มูลการแทรก SmartArt ท าไดด้งัน้ี

    1. เลือกแทบ็ Insert เลือกค าสั่ง SmartArt และเลือกกลุ่มของรูปทรงท่ีตอ้งการ

    2. ลากรูปทรงท่ีตอ้งการลงบน Worksheet

    3. ปรับแต่งขอ้ความหรือกลุ่มของรูปทรงตามท่ีตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    27

    8 : การสร้างและตกแต่งกราฟ

    การสร้างแผนภาพ(Chart)

    การแทรกแผนภาพ

    การแทรกแผนภาพนั้นเราตอ้งสร้างแผนภาพข้ึนมาก่อนซ่ึงการท่ีเราจะสร้างแผนภาพไดจ้ าเป็นตอ้งมี

    ตารางขอ้มูลอา้งอิงการสร้างตารางอยา่งง่ายสามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกขอบเขตของขอ้มูลหรือเลือกขอบเขตของตารางท่ีตอ้งการน ามาสร้างแผนภาพ

    2. เลือกแทบ็ Insert เลือกรูปแบบของแผนภาพในกลุ่มของ Chart

    3. ปรับแต่งขนาดต าแหน่งและรายละเอียดของแผนภาพตามตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    28

    การปรับแต่งแผนภาพหากตอ้งการปรับแต่งค่าโดยละเอียดสามารถท าไดต้ามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกแผนภาพท่ีตอ้งการปรับแต่งโดยละเอียด

    2. เลือกแทบ็ Design, Layout หรือ Format ใน Contextual

    การย้ายแผนภาพ

    หากตอ้งการยา้ยแผนภาพไปยงั Worksheet อ่ืนหรือสร้างเป็น Worksheet ใหม่สามารถท าไดต้ามขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกแผนภาพท่ีตอ้งการ

    2. เลือกแทบ็ Design และเลือกค าสั่ง Move Chart

    3. ระบุต าแหน่งใหม่ให้ Worksheet หากตอ้งการสร้างแผนภาพใน Worksheet เลือกท่ี New Sheet หากตอ้งการ

    ยา้ยแผนภาพไปยงั Worksheet อ่ืนให้ระบุช่ือ Worksheet ใน Object in

    Trendlineหรือเส้นแสดงแนวโนม้ของขอ้มูลมีไวเ้พื่อช่วยในการวเิคราะห์แนวโนม้ของแผนภาพวา่ในอนาคตขอ้มูล

    จะเป็นไปในทิศทางใดเพื่อช่วยใหเ้ราวางแผนงานในอนาคตไดง่้ายยิง่ข้ึน

    การใชง้านTrendlineสามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกแผนภาพท่ีตอ้งการ

    2. เลือกแทบ็ Layout เลือกค าสั่งTrendlineและเลือกรูปแบบการวิเคราะห์ตามท่ีเราตอ้งการ

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    29

    9:การบริหารข้อมูลที่มีปริมาณมาก

    การจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2007: เป็นวธีิการตรวจสอบขอ้มูลอยา่งหน่ึง เน่ืองจากตารางในเอกสารมีความหลากหลายคอลมัน์ บางคร้ังเราจ าเป็นจะตอ้งมีการจดัเรียงขอ้มูล เพื่อใหง่้ายและสะดวกในการตรวจสอบ เช่นขอ้มูลใดมีจ านวนผูอ่้านมาท่ีสุด เรียงไปจนกระทัง่ไม่มีผูอ่้านเลย เป็นตน้เราสามารถจดัเรียงขอ้มูลหรือ Sort จากมากไปหานอ้ย หรือจากนอ้ยไปหามากไดโ้ดยการเลือกหวัขอ้ใดก่อนวา่จะเป็นหวัขอ้หลกัในการจดัเรียง

    วธีิการจัดเรียงข้อมูลใน Excel 2007

    1. เปิดเอกสาร worksheet ใดๆ ท่ีตอ้งการจดัเรียง

    2. คลิกท่ีตวักรองดา้นบนหรือFilter (ถา้ตวักรองไม่แสดง ให้คลิกแทป็เมนู Home เลือกค าสั่ง Filter)

    3. จะมีหนา้ต่างค าสั่งลดัแสดงใหเ้ลือกวา่จะ "Sort Smallest to Largest" หรือสลบักนั "Sort Largest to Smallest" ถา้ขอ้มูลเป็นตวัเลข

    4. แต่ถา้ขอ้มูลเป็นตวัอกัษร จะมีค าสั่งใหเ้ลือกวา่ "Sort A to Z" หรือ "Sort Z to A"

    5. คลิกเลือกรูปแบบการเรียงล าดบัตามตอ้งการ

    วธีิยกเลกิตัวกรองข้อมูล หรือFilter

    1. คลิกในกลุ่มขอ้มูลท่ีมีการแสดง Filter (เซลไหนก็ได)้

    2. คลิกแทป็เมนู "Home" เลือกหวัขอ้ Sort & Filter

    3. จากนั้นคลิกเลือก Filter เพื่อท าการยกเลิก

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    30

    การจัดการข้อมูลทีซ่ ้ากนัใน Excel 2007 เป็นค าสั่งในการลบขอ้ความซ ้ าใหอ้ตัโนมติั โดยค าสั่งน้ีมีช่ือวา่ "Remove Duplicates"

    วธีิการใชค้ าสั่ง Remove Duplicates

    1. เปิดงานเอกสาร Excel 2007

    2. ใหค้ลิกเลือกเซลขอ้มูลใดๆ ในเอกสาร worksheet

    3. คลิกเลือกแทป็เมนู Data เลือกไอคอน "Remove Duplicates"

    4. โปรแกรมจะตรวจสอบ และมีหนา้ต่างแสดงให้เลือกวา่ จะใหเ้ลือกหวัขอ้ไหนท่ีมีการบนัทึกขอ้มูลซ ้ า สามารถคลิกเลือกทั้งหมดได ้

    5. คลิก OKเพื่อยนืยนัการลบ

    6. โปรแกรมจะแสดงหนา้ต่างบอกวา่ไดล้บขอ้มูลไปจ านวนเท่าไร

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    31

    10 : การพิมพ์

    การตั้งค่าหนา้กระดาษ(Page Setup)

    เราสามารถตั้งค่าหนา้กระดาษเพื่อใหต้รงตามความตอ้งการของเราไดเ้ช่นทิศทางการพิมพข์นาด

    ของกระดาษหรือหวักระดาษท่ีเราตอ้งการก าหนดใหพ้ิมพทุ์กคร้ังในหนา้กระดาษเป็นตน้ซ่ึงค่าต่างๆเหล่าน้ีเรา

    สามารถก าหนดไดท่ี้แทบ็ Page Layout ซ่ึงใน Page Layout มีเคร่ืองมือต่างๆท่ีช่วยใหเ้ราสามารถจดัการกบั

    หนา้กระดาษไดด้งัต่อไปน้ี

    Margins :ระยะจากขอบกระดาษหรือระยะท่ีถูกเวน้วา่งไวจ้ากขอบกระดาษถึงจุดท่ีเราก าหนด

    Orientation :ทิศทางของหนา้กระดาษซ่ึงเราสามารถก าหนดไดว้า่เป็นแนวนอนหรือแนวตั้ง

    Size :ขนาดของกระดาษท่ีใชพ้ิมพง์าน

    Print Area :ก าหนดพื้นท่ีบางส่วนของ Worksheet ท่ีตอ้งการพิมพง์าน

    Break :เป็นการก าหนดขอบเขตของเอกสารเพื่อเป็นการบงัคบัใหข้ึ้นหนา้ใหม่

    Background :เพิ่มพื้นหลงัใหแ้ก่เอกสาร

    Print Title :เป็นการก าหนดแถวหรือคอลมัน์ท่ีเราตอ้งการใหพ้ิมพใ์นเอกสารทุกหนา้หรือการก าหนดหวัและ

    ทา้ยกระดาษ

    Width :ก าหนดให้เอกสารมีความกวา้งขนาดพอดีกบักระดาษจ านวนก่ีหนา้ Height :ก าหนดใหเ้อกสารมีความยาวขนาดพอดีกบักระดาษจ านวนก่ีหนา้ Scale :ก าหนดใหเ้อกสารมีขนาดใหญ่ข้ึนหรือเล็กลงก่ีเปอร์เซ็นตต์ามค่าท่ีก าหนด

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    32

    การดูตวัอย่างก่อนพิมพ(์Print Preview)

    เราสามารถดูตวัอยา่งเอกสารของเราก่อนพิมพไ์ดเ้พื่อให้เราสามารถตรวจสอบรูปแบบการวางต าแหน่งหรือความ

    ถูกตอ้งวา่ตรงกบัความตอ้งการเราหรือไม่ซ่ึงการดูตวัอยา่งก่อนพิมพน์ั้นสามารถท าไดด้งัขั้นตอนต่อไปน้ี

    1. เลือกปุ่ม Microsoft Office -> Print -> Print Preview

    2. หากรูปแบบของเอกสารไม่ตรงกบัความตอ้งการสามารถปรับแต่งค่าของหนา้กระดาษเพิ่มเติมไดท่ี้ Page Setup

    การพิมพ(์Print)

    เม่ือเราจดัรูปแบบเอกสารและตรวจสอบความถูกตอ้งเรียบร้อยแลว้เราสามารถพิมพเ์อกสารของเราไดโ้ดยท าตาม

    ขั้นตอนดงัต่อไปน้ี

    1. เลือกปุ่ม Microsoft Office -> Print -> Print

    2. เลือกเคร่ืองพิมพท่ี์ช่อง Name

    3. เลือกจ านวนส าเนาท่ีช่อง Copies

    4. เลือกขอบเขตการพิมพท่ี์ Print Range

    5. กดปุ่ม OK

  • ศูนย์คอมพวิเตอร์ โรงพยาบาลพงังา

    33

    เอกสารอา้งอิง

    1. ดวงพร เก๋ียงค า. 2551. คู่มือ Excel 2007 ฉบบัสมบูรณ์. บริษทั โปรวชิัน่ จ ากดั, กรุงเทพฯ

    2. ดวงพร เก๋ียงค า. 2551. คู่มือ Office 2007 ฉบบัสมบูรณ์. บริษทั โปรวชิัน่ จ ากดั, กรุงเทพฯ

    3. เกียรติประถม สินรุ่งเรืองกุล. 2550. หยบิง่าย ใชค้ล่อง เด๋ียวก็เก่ง! มือใหม่หดัใชโ้ปรแกรม Excel

    2007. ส านกัพิมพจุ์ฬาลงกรณ์มหาวทิยาลยั, กรุงเทพฯ

    4. http://office.microsoft.com/

    5. พนัจนัทร์ ธนวฒันเสเถียร,ปิยะ นากสงค,์อมัรินทร์ เพร็ชกุล .2553. windows 7 & office 2007 ฉบบัสมบูรณ์

    กรุงเทพ : ส านกัพิมพชิ์มพลิฟาย, กรุงเทพฯ