Adhésion fournisseurs présentation V25

09/09/03CHUsCHUs

Adhésion des fournisseurs – V25

AUREAPlate-forme

e-Procurement des CHUs

Portail d’approvisionnement pour les établissements de santé

Adhésion fournisseurs – V25 2

SOMMAIRESOMMAIRE

Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHU

Présentation d’AchatPro - Hubwoo

Réalisation des catalogues

Présentation d’une fiche article

Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search)

Utilisation de l’application eContent

Prochaines étapes

Principaux interlocuteurs


Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multi-domaines…Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multi-domaines…

La mise en place d’une solution d’approvisionnement électronique commune à plusieurs établissements:

CHU de Amiens, Angers, Dijon, Lens, Lyon, Marseille, Montpellier, Nancy, Nantes, Nîmes, Poitiers, Reims, Rouen, Valenciennes

La nécessité de passer via l’outil des demandes diversifiées :

– Réactifs de Laboratoire

– Dispositifs Médicaux

– Fournitures, Produits hôteliers, Produits d’entretien

– Alimentation

– Médicament

– …

L’ouverture possible vers d’autres établissements de santé (CHU et grands CH …)


…articulé autour de 3 autres projets…articulé autour de 3 autres projets

Portail d’approvisionnement (Aurea)

Dématérialisation des factures en cours

Portail d’approvisionnement (Aurea)

Dématérialisation des factures en cours

Dématérialisation des procédures de consultation

projet déjà développé

Dématérialisation des procédures de consultation

projet déjà développé

Dématérialisation des offres commerciales

En cours de réflexion (groupe M.I.O.)

Outil: fichier restreint format identique au template SCF

Dans l’immédiat « bordereau de prix »

Dématérialisation des offres commerciales

En cours de réflexion (groupe M.I.O.)

Outil: fichier restreint format identique au template SCF

Dans l’immédiat « bordereau de prix »

Système d’Information Achat-Approvisionnements

projet en réflexion

Système d’Information Achat-Approvisionnements

projet en réflexion

Quatrième étage


Auréa e-Procurement : les macros fonctionnalitésAuréa e-Procurement : les macros fonctionnalités

SourcingSourcing

E-Procurement : Approvisionnement (AUREA)Dématérialisation : Achat

QualificationQualification

Cahier des ChargesCahier des Charges

Appel d’offreAppel d’offre

SélectionSélection

ContractualisationContractualisation

Hors périmètre

Logistique

Hors

périmètre

Expression de besoin RéceptionCommande Validation de

la factureConstruction

catalogue Validation

CHU

Réalisation et mise à jour d’un catalogue

électronique(Format Microsoft Excel)

Référentiel commun CHU- Fournisseur

Réalisation et mise à jour d’un catalogue

électronique(Format Microsoft Excel)

Référentiel commun CHU- Fournisseur

Réception des commandes

( mail, fax, EDI,ou via Hospitalis ,

Diagdirect…

Réception des commandes

( mail, fax, EDI,ou via Hospitalis ,

Diagdirect…

Envoi d’un avis d’expédition

Envoi d’un avis d’expédition

Envoi d’une facture

électronique

Envoi d’une facture

électronique

FOURNISSEUR


e-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distinctse-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distincts

Au départ: mise en œuvre du e-Procurement par 17 CHU en 2006 et 2007

Elargissement prévu de 2007 à 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes

Dématérialisation des processus d’approvisionnement, après passation de marchés par chaque CHU ou groupés

catalogues par CHU ou communs

Au départ: mise en œuvre du e-Procurement par 17 CHU en 2006 et 2007

Elargissement prévu de 2007 à 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes

Dématérialisation des processus d’approvisionnement, après passation de marchés par chaque CHU ou groupés

catalogues par CHU ou communs

Regroupement 54 établissements au total

Programme de regroupement de nombreux achats

Coordination par le Groupement de coopération sanitaire « UNI.H.A »Spécialisation des CHU => Passation des marchés par des groupements de commandes coordonnés par des CHU expertsCHU coordonnateurs => Membres et non membres du e-ProcurementClauses d’e-Procurement y compris dans les marchés groupés, mais seulement pour les membres du projet e-Procurement

e-Procurement Achats Groupés


Qui se rapprochent dans Uni.H.AQui se rapprochent dans Uni.H.A

La plateforme d’approvisionnement électronique est désormais un segment de la filière DEMATERIALISATION du PROCESSUS ACHAT-APPROVISONNEMENTS (DP2A)


e-Procurement vs Plateforme EDIe-Procurement vs Plateforme EDI


Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (EtS)…Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (EtS)…

Objectifs

Transparence et traçabilité des circuits d’approvisionnement Automatisation des procédures d’approvisionnement, de réception et de liquidation Raccourcissement des délais d’approvisionnement Augmentation de la productivité sur les processus logistiques Gestion de budgets de pôle par familles de produits ou de services. Pilotage sur la fonction approvisionnement via des données consolidées. Réorientation des moyens humains vers d’autres tâches à valeur ajoutée

Enjeux

Modernisation des processus d’approvisionnement et logistiques des établissements Déconcentration de gestion au niveau des pôles. Participation à la nouvelle gouvernance des établissements de santé


…et de réelles opportunités pour les fournisseurs…et de réelles opportunités pour les fournisseurs

Visibilité intra-CHU grâce au catalogue marché avec détails des articles, photos, fiches techniques, modes opératoires, coordonnées commerciales… Votre catalogue électronique (prix publics) devient accessible en consultation à l’ensemble des

consommateurs du groupement des CHU-CH (sourcing)

Une visibilité de l’offre accrue

Respect des politiques commerciales (notamment un respect des tarifs via une validation commune des catalogues électroniques)

Standardisation des bordereaux de réponses aux consultations, des catalogues, des commandes Diminution d’échanges documentaires (papiers) Diminution des coûts de traitement des commandes Reporting inter-CHU Amélioration de la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement Réduction du coût de traitement des factures

Un levier de productivité

Chaque établissement de santé continue à travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalités contractuelles négociées

un fournisseur travaillant avec plusieurs établissements mutualise une partie de la réalisation des catalogues (hors données marchés spécifiques)

Chaque établissement de santé continue à travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalités contractuelles négociées

un fournisseur travaillant avec plusieurs établissements mutualise une partie de la réalisation des catalogues (hors données marchés spécifiques)


Interopérabilité des données de marchéInteropérabilité des données de marché

Intégration d’une fraction du Template SCF en tant que grille de saisie des données de réponse aux marchés, afin d’éviter les retranscriptions (du prix marché notamment)

Pas d’interopérabilité actuellement entre dématérialisation des marchés et e-Procurement, mais des travaux en cours avec les partenaires concernés pour y parvenir (AO-HOSPI / MIO)


SOMMAIRESOMMAIRE

Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs






Prochaines étapes



AchatPro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOOAchatPro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOO


Références commerciales d’HUBWOORéférences commerciales d’HUBWOO


Fusion AchatPro et HubwooFusion AchatPro et Hubwoo

• Juin 2008: AchatPro fusionne avec Hubwoo• 2ie semestre 2010: Les CHU migrent sur les outils d’Hubwoo pour la gestion du contenu (catalogues) et le moteur de recherche. L’outil de commande reste sur une technologie AchatPro


AchatPro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble du processus d’approvisionnementAchatPro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble du processus d’approvisionnement

Création et gestion de catalogues électroniques

Envoi des commandes

Traitement des factures

1.1. 2.2. 3.3. 4.4.

Synchronisation avec les systèmes de gestion5.5.

• Application de gestion de contenu eContent

• Prestation de services : suivi/soutien des fournisseurs, enrichissement, mises en production

• Base installée de fournisseurs hors-marchandises disposant de catalogues

• Application aux perfor-mances optimisées

• Application fonctionnel-lement enrichie

• Prestation des services complète incluant hébergement, évolu-tions applicatives, TMA, administration fonc-tionnelle, support N1/N2

• Outils favorisant l’indus-trialisation de l’adminis-tration fonctionnelle

• Application d’envoi de commandes multi-formats (fax, e.mail, flux intégrés)

• Prestation de services incluant procédures de persistance et scénarii de reprises

• Application de gestion de factures incluant :

• Acquisition de données :

• Saisie rapide• OCR/Num.• EDI/Démat.

• Accrochage• Rapprochement

tripartite

• Application EAI B2B

• Prestation de services incluant monitoring des flux et scénarii de reprises

Approvisionnement(création, imputation,

validation des DA)


AchatPro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant des CHUAchatPro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant des CHU

Les options à la disposition des fournisseurs sont :

Transmission par fax (‘gratuit’)

Transmission par e.mail (‘gratuit’) avec connexion dans le portail fournisseur

Transmission par voie de message normalisé : EDI/EDIFACT ou XML directement dans le SI des fournisseurs

Transmission via une plate-forme d’EDI (Hospitalis, Diagdirect)

Dans tous les cas, des destinataires différenciés peuvent être paramétrés pour un même contenu (cas des distributeurs disposant d’agences ou enseignes régionales)


SOMMAIRESOMMAIRE







Prochaines étapes



Les catalogues électroniques et mise à jour des donnéesLes catalogues électroniques et mise à jour des données

Il existe 2 types de catalogues :

Catalogue entre un fournisseur et un CHU ou CH donné pour l’ensemble des produits fournis (marchés notifiés locaux ou nationaux, MAPA …)

Il contient les données du catalogue public pour les articles en marché pour le CHU complétées des données contractuelles.

Ce catalogue n’est visible que par les utilisateurs du CHU concerné par habilitation par chaque acheteur du CHU (groupe catalogue ou ACL)

1- le catalogue marché Ce catalogue est le même pour tous

les CHU. Il reprend au minimum les articles des marchés que le fournisseur a passé avec un ou plusieurs CHU e-Procurement. Les conditions commerciales correspondent à celles proposées en standard par le fournisseur (Prix publics).

Ces catalogues doivent être accessibles par tous les CHU. Quelques identifiants utilisateurs référencés seront autorisés à consulter ces catalogues.

2- le catalogue public

Mise à jour des données : Le fournisseur est responsable de la mise à jour des données tant sur les catalogues marché que sur le catalogue public. Ils sont indépendants et les modifications doivent être faites sur chaque

fichier.


A la création du catalogue, on distingue différentes données… A la création du catalogue, on distingue différentes données…

Le format de recueil de données de ce projet (template SCF) est unique et est au format excel.

Les données obligatoires (23 champs communs et davantage en fonction du domaine d’achat)

Elles sont nécessaires au bon fonctionnement de la plate-forme et doivent être impérativement renseignées par le fournisseur, il s’agit typiquement du libellé article ou du prix marché...

Les données facultatives (48 champs)

Il s’agit d’informations complémentaires utiles aux personnes qui effectuent la commande. Elles peuvent être renseignées progressivement, ou dans un deuxième temps, mais ne sont en aucun cas indispensable à la passation de la commande.

Par contre, la qualité du catalogue permet au fournisseur qui l’a constitué de se démarquer de la concurrence en donnant de la richesse aux informations apportées à l’utilisateur.

Les données à enrichir par le CHU (25 champs)

Il s’agit d’informations en possession des CHU (N° lot de marché, codifications spécifiques…), qui seront intégrées au catalogue par le CHU, une fois le catalogue finalisé par le fournisseur.


Le projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de donnéesLe projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de données

Le format de recueil de données de ce projet (Template SCF) :

C’est le même quel que soit le domaine concerné (alimentaire, réactifs de laboratoires, hôtellerie, médicaments, dispositifs médicaux …).

Les CHU recommandent un standard de données techniques :

Fiche technique EUROPHARMAT dans le domaine des dispositifs médicaux, RCP dans le domaine des médicaments.

Les CHU recommandent des standards de nomenclature produit :

GMDN dans le domaine des dispositifs médicaux, DCI dans le domaine des médicaments.

Les CHU recommandent des standards de classification produit :

CLADIMED dans le domaine des produits de santé, ATC dans le domaine des médicaments, UNSPSC ou GPC dans les autres domaines.

Les CHU recommandent un standard de codification produit et codification logistique :

EAN devenu GS1, géré en France par GS1 France (anciennement Gencod). Divers CHU sont devenus adhérents de GS1 France et mettent en œuvre ses référentiels.


Exemple : template champs fournisseursExemple : template champs fournisseurs


Exemple : template champs CHUExemple : template champs CHU


SOMMAIRESOMMAIRE







Prochaines étapes



Composition d’une fiche articleComposition d’une fiche article

Informations minimales requises sur une fiche article :

1 3

Photo de l’article

Conditionnement de vente

4

5

Nom & Référence fournisseur

Description brève

Prix

Libellé article

6

2

2

5

3

4

6

1

2


Exemple de fiche article détailléeExemple de fiche article détaillée


Exemple de fiche article : fiche techniqueExemple de fiche article : fiche technique

- Lien vers la fiche technique

- et/ou manuel d’utilisation

- et/ou sécurité d’utilisation …





Exemple de fiche article : mode d’emploiExemple de fiche article : mode d’emploi








SOMMAIRESOMMAIRE






Format de recueil des données


Prochaines étapes



Interface utilisateur1. Utilisation du moteur de recherche Interface utilisateur1. Utilisation du moteur de recherche

Un moteur de recherche multi-critères porte sur les champs références fournisseurs et fabricants, nom fournisseur et fabricant, libellé article, description article, mots-clefs, références internes. Les occurrences peuvent ensuite être triées selon un ordre alphabétique, tarifaire…

La vue est personnalisée suivant les accès de chaque groupe utilisateurs.


Interface utilisateur2. Navigation dans les cataloguesInterface utilisateur2. Navigation dans les catalogues

La navigation dans les catalogues s’effectue en cliquant sur des catégories d'achat successives, puis par fabricant , par fournisseur, par tranches de prix.


Interface utilisateur3. Visualisation graphique de l’état de sa demandeInterface utilisateur3. Visualisation graphique de l’état de sa demande

L’utilisateur visualise le circuit que va suivre sa demande. Des feux tricolores lui indiquent le passage de chacune des étapes, qui sont, de plus, datées.


Interface utilisateur4. Suivi des enveloppes affectéesInterface utilisateur4. Suivi des enveloppes affectées

L’utilisateur peut suivre de façon dynamique ses dépenses par demande et l’évolution des enveloppes budgétaires affectées par domaine, au fil de ses demandes.


SOMMAIRESOMMAIRE







Prochaines étapes


1 .L‘objectifComment ?2. Grace au Process de Gestion de Contenu

CHU FournisseurHubwoo

CatalogueNégocié

Punchout

eContenteContent

Acheteur Fournisseur

Validation Contrôle ChargementContrôle

Aurea

L’Approvisionneur

Publicatio

n

L’Acheteur

Le Responsable des catalogues électroniques

Le processus d’intégration du catalogue


eContent : l’outil de gestion des catalogueseContent : l’outil de gestion des catalogues

Répartition des rôles sur eContent :

Charge son catalogue sur eContent Charge les illustrations de son catalogue (photos, fiches techniques, notices ...) Corrige les erreurs détectées sur eContent sur le fichier chargé (respect des règles de

validation des CHU programmées dans eContent) Transmet son catalogue pour validation à l’acheteur CHU Communique à AchatPro le mode de réception des commandes (cf cahier de paramétrage

fournisseur)

Fournisseur

Valide le catalogue, s’assure que le catalogue est conforme au Marché (périmètre article, prix, conditions commerciales …)

Répond à la demande d’approbation du fournisseur Transmet la raison du refus du catalogue au fournisseur Publie le catalogue dans le moteur de recherche SEARCH

Acheteur

Présentation des menus fournisseurs

1

2

3

4

Menu qui permet au fournisseur de charger leur catalogue et fichiers joints sur eContent

Menu qui permet de visualiser la liste des catalogues chargés, accéder au contenu des catalogues et visualiser les logs d’erreurs.

Menu qui permet de retracer l’ensemble des traitements effectués et de visualiser les actions5

Menu qui permet de télécharger les fichiers catalogues

Menu qui permet de voir le statut de la relation avec les clients

1

2

3

45

Utilisation de eContentTransmission des données

Les seules ‘’barrières techniques’’ à l’utilisation d’eContent par le fournisseur consistent à disposer de MS Excel d’un accès Internet


Utilisation de eContentSuivi du catalogueUtilisation de eContentSuivi du catalogue

A tout moment, les parties engagées autour de la gestion du eCatalogue peuvent suivre l’avancement du processus

Un tableau de synthèse permet de visualiser les différentes étapes du processus de mise à jour d’un catalogue.


SOMMAIRESOMMAIRE







Prochaines étapes



Les prochaines étapesLes prochaines étapes

Transmission des documents suivants :

– Template SCF avec tous les onglets d’explication au remplissage des données

Coût de mise en œuvre du système

– Prise en charge par les CHU

– Pour les fournisseurs :

Coût forfaitaire de 1.500 €HT, la première année uniquement, pour la création et la mise en ligne du ‘’master’’ catalogue et de ses versions privatives

1.000 €HT par an pour la gestion des mises à jour, quel que soit le nombre d’établissements clients, la taille du catalogue, le nombre de mises à jour des catalogues…

En option et sur devis à la demande interface commande (EDI,XML,TXT, autres) au prix du marché (de 3 à 10 KE en fonction de la demande + maintenance annuelle)

Mise en place d’un rétro planning

– Réception et analyse d’un échantillon

– Réception des données finales


SOMMAIRESOMMAIRE







Prochaines étapes



Vos interlocuteursVos interlocuteurs

Coordination nationale fournisseur pour les CHU:

Sybille Janssoone

[email protected]

04 81 07 01 57 ou 06 85 01 94 70

Contact Contrats AchatPro - Hubwoo :

David Jeff Kamdem

[email protected]

+49 (0) 228 6195 464 / +33 (0) 1 5325 5686

Contact Support Achatpro-Hubwoo:

[email protected]

01 77 62 56 20

Documents

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