Laura Arce Hernández Mª Loren Ramírez

Wendy Contreras Mayorga capt10

Administración de

Oficinas

Capítulo 10

Gestión, Conservación y Procesamiento de la

Información

Identificación, presentación y transmisión de datos.

El conocimiento puede ser utilizado en el momento que se necesite.

Mejora el desempeño y aprendizaje positivo en la

empresa.

Gestión de la Información

Recurso utilizado para detectar, organizar, difundir y contribuir el

desempeño para la toma de decisiones adecuada.

Administrar el Conocimiento

Se identifica con necesidades de

gestión documental.

Se presenta con administración de

documentos saturados y

desactualizados.

Gestión de la Documentación Interna

Implica la información del entorno.

Un análisis social con información ambiental general, pueden incidir en

cambios de estrategia.

Gestión de Recursos de Documentación Externa

Información en el momento oportuno

Coloca recursos de información para el buen desarrollo de

las tareas

Facilita la toma de decisiones

Mejora la respuesta a los clientes

Reduce los costos de la administración

Crea una estructura organizativa que

facilite la comunicación

Beneficios de la Gestión de la Información

Todos los documentos

se consideran confidenciales en menor

o mayor grado.

Conservación de la Información

Preparar un índice de los archivos para que se facilite la localización

de documentos e información.

Sistemas de Archivo

Los documentos se

archivan siguiendo la

secuencia del alfabeto.

Archivo Alfabético. Archivo por

Asunto. La información

se guarda bajo un asunto o

tema.

Los archivos se colocan por número.

Archivo Numérico

Archivo Geográfico

Se agrupa la

información por

territorios.

Se guardan en oficinas individuales.Manejados por el personal de la misma

oficina.

Archivos Descentralizados

Archivos Centralizados

Se conservan en un lugar central en empresas grandes.

Están custodiados por personal de administración de documentos.

Los documentos que se crean en la computadora, se graban en medios

magnéticos (CD, DVD, USB)

Deben rotularse, organizarse y asegurarse que la información se grave

correctamente.

Archivo Electrónico.

Procesamiento de la Información

Correspondencia RecibidaDocumentos más

comunes:ℓ Cartas Comerciales.

ℓ Circulares y anuncios.

ℓ Revistas y paquetes.

ℓ Material Publicitario.

ℓ Correos Electrónicos.

Clasificar en grupos como urgentes, importantes o confidenciales.

Colocar la hora y la fecha de recibido.

Marcar los datos importantes, anexar

material de referencia del archivo.

Preparar anotaciones o recordatorios en el

archivo.

Elaborar un borrador de respuesta a las

cartas.

Colocar en orden de urgencia dentro del

archivo.

Responsabilidades en el Procesamiento de la Información

Se anota:

Registro de Correspondencia

¶ Fecha y Hora en que se recibe

¶ Destinatario

¶ Encargado de recibir la correspondencia

¶ Descripción del documento

¶ Comentarios

El envío debe ser legible y comprensible.Evitando la divulgación de la información

confidencial.Debe sellar y verificar la información a enviar.

Correspondencia Enviada

Reproducción de múltiples copias.

Se requiere el número de hojas,

tamaño, color, encuadernado o

engrapado.

Reprografía

Sistema de mensajes computarizados:

Correo Electrónico: permite transmitir mensajes de un usuario a otro rápidamente con bajo costo.

Correo de Mensajes: recibe mensajes telefónicos gravándolos en una máquina contestadora.

Facsímil: Forma de recibir información por un fax, se incluyen láminas, fotografías y diagramas.

Distribución de la Información

Considerar el tiempo y el costo de la

entrega

Archivar copia de los

documentos enviados

Consultar los códigos

postales

Empacar correctamente los paquetes

Recomendaciones para procesar la correspondencia

Tener listo el material que necesita.

Escuchar con atención y concentrarse.

Verificar que los datos y las oraciones estén completas.

Crear documentos de calidad, aceptable en estilo y formato.

Dictado y Transcripción de Documentos

La Carta: Documento formal.

Documentos Comerciales

Fecha Dirección Interna Saludo Cuerpo de la carta Despedida Codificación

Documento con estilo informal

Memorando

Fecha Línea de “para” Línea de “de” Línea de asunto Cuerpo o texto

1. Retención de Documentos: Se debe conocer la utilidad del archivo. Se clasifican como

inactivos, semi activos o activos.

2. Transferencia de Documentos: Se ubican en un lugar seguro los documentos de valor, pero no son consultados con frecuencia.

3. Destrucción de Documentos: Realizar una lista de los documentos para enviarlos al

método de destrucción.

Franklin Delano RooseveltGracias!!!

“Siempre que te pregunten si puedes hacer un trabajo, contesta que sí, y ponte

enseguida a aprender cómo se hace.”