ADMINISTRASI ORGANISASI

HERMANFAKULTAS FARMASI UNMUL

LATIHAN KEPEMIMPINAN

II

ADMINISTRASI

Berasal dari bahasa Yunani ‘ad’-minis’-’trare’ yang mempunyai arti pengabdian, pelayanan atau service

Administrasi dalam arti sempit yaitu tata usaha atau office work yang meliputi kegiatan catat mencatat, tulis-menulis, mengetik, korespondensi, kearsipan dan sebagainya.

Administrasi dalam arti luas keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Administrasi umumnya dinisbahkan dengan tata usaha yang berarti segala bentuk pekerjaan dalam kantor meliputi tulis menulis, mengetik, korespodensi (surat-menyurat), kearsipan dan sebagainya

PERSURATAN

SURAT Sarana komunikasi tertulis atau alat untuk mengadakan hubungan dengan orang lain yang menggunakan kertas dan tulisan sebagai medianya.SURAT Alat komunikasi tertulis untuk mengadakan hubungan dengan pihak lain

AKTIVITAS ADMINISTRASI

Klasifikasi DataPencatatan Data Penerimaan DataPengiriman DataPenggandaan DataPengetikan DataPenyimpanan DataPengelolaan Data

UNSUR ADMINISTRASI

Unsur Administra

si

Sekelompok Orang

Kerjasama

Pembagian Tugas

Kegiatan yang runut dalam rangkaian

proses

Adanya Tujuan

JENIS SURAT

Menurut isi dan asalnyaMenurut maksud dan tujuannyaMenurut wujudnyaMenurut sasarannyaMenurut jaminan keamanan isinyaMenurut urgensinyaMenurut cara penyampaiannya

Menurut Isi dan asal

surat

Surat resmi atau Dinas

Surat Pribadi

Surat Niaga

SURAT MENURUT MAKSUD & TUJUAN

1. Surat Lamaran Kerja2. Surat Keputusan3. Surat Perintah4. Surat Permohonan5. Surat Peringatan6. Surat Panggilan7. Surat Penawaran8. Surat Perjanjian9. Surat Pesanan10. Surat Laporan11. Surat Pengantar

SURAT MENURUT WUJUDNYA

Kartu PosSurat BersampulTelegramTeleksFaksimile

SURAT MENURUT SASARAN

SURAT BIASASURAT PENGUMUMANSURAT EDARAN

SURAT MENURUT JAMINAN & KEAMANAN ISI

SURAT BIASASURAT KONFIDENSIL (TERBATAS)SURAT RAHASIASURAT SANGAT RAHASIA

SURAT MENURUT URGENSINYA

SURAT BIASASURAT PENTINGSURAT SANGAT RAHASIA

SURAT MENURUT CARA PENYAMPAIAN

SURAT BIASASURAT KILAT SURAT KILAT KHUSUS

BENTUK-BENTUK TUBUH SURAT

Full block style (bentuk lurus penuh)Block style (bentuk lurus)Semi block style (bentuk setengah lurus)Simple style (bentuk sederhana)Square block style (bentuk persegi)Special Block paragraph ( bentuk alenia

tergantung)Lindiented style (bentuk lekuk)Official style (bentuk resmi dinas

pemerintah)

BAGIAN SURAT

Kepala Surat Nomor surat Tanggal/bulan/tahun Lampiran Hal/perihal Alamat Salam pembuka Isi surat Salam penutup Nama Lembaga Nama TTD Tembusan Inisial

SISTEM PENGARSIPAN ORGANISASI

Arsip adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersama sedemikian rupa dan tanpa pengulangan yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. Kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan juga dapat disimpan dalam media elektronik

MANFAAT ARSIP

Sebagai bahan pemgambilan keputusan Sebagai bahan membuat perencanaan Sebagai bahan penyusun program Sebagai bahan acuan melaksanakan

kegiatan Sebagai bahan evaluasi/laporan Bahan penulisan sejarah

NILAI GUNA ARSIP

Nilai guna administrasi Nilai guna hukum Nilai guna keuangan Nilai guna kebijaksanaan Nilai guna sejarah Nilai guna pelaksana kegiatan

PROSES PENYIMPANAN ARSIP

Memisah-misahkan arsip Meneliti arsip Memasukkan arsip Mengklasifikasikan arsip Mengindeks arsip Menyusun arsip Memfile arsip

PROSEDUR KEGIATAN PENATAAN ARSIP

Penyortiran Retensi Klasifikasi Inventarisasi Indeks Label/etiket Penyimpanan

SISTEM KEARSIPAN YANG BAIK

Mudah dilaksanakan Mudah dimengerti Murah/ekonomi Tidak memakan tempat Mudah dicapai Cocok bagi organisasi Mempernudah pengawasan

PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

SUATU USAHA UNTUK MENERAPKAN IDE BARU DALAM SISTEM ADMINISTRASI, SERTA DENGAN SADAR MEMPERBAIKI SISTEM TERSEBUT BAGI PENCAPAIAN TUJUAN & SASARAN YANG POSITIF

Berdasarkan definisi diatas dapat dipahami bahwa ada 2 faktor sebagai hubungan sebagai hubungan sebab akibat dalam penyempurnaan administrasi. Faktor penyebab yaitu perubahan tujuan, sikap, struktur dan cara organisasi. Faktor akibat yaitu efektivitas organisasi

Berhasilnya penyempurnaan administrasi tergantung dari berapa banyak jumlah orang yang berpartisipasi secara langsung atau tidak langsung dalam proses perubahan yang dilaksanakan

STRATEGI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1.Strategi penyempurnaan menyeluruh.Kepemimpinan dan anggota mendukung

2. Strategi penyempurnaan sepotong-sepotong (incremental).Kepemimpinan dan anggota mendukung3.Tidak ada strategi penyempurnaanKepemimpinan dan anggota tidak ada yang mendukung

FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1.Perubahan StrukturalPerubahan struktural dan fungsi anggota dalam suatu organisasi mengoptimalkan kebutuhan

2. Perubahan KinerjaMenekankan terhadap kerja sama, membedakan antara hasil dengan upaya yang dilakukan dalam penyempurnaan administrasi, efektivitas dan efisiensi.

FILOSOFI PENYEMPURNAAN ADMINISTRASI

1. Perubahan harus merupakan perbaikan dari keadaan sebelumnya

2. Perbaikan diperoleh dengan upaya yang disengaja dan bukan terjadi secara kebetulan atau tanpa usaha

3. Perbaikan yang terjadi bersifat jangka panjang dan tidak sementara