ใบความรท 4.2 หนวยการเรยนท 4

รหสวชา 2001- 0001 วชาคอมพวเตอรเพองานอาชพ ระดบ ปวช. 2 จ านวน 2 หนวยกต

ชอหนวย โปรแกรมตารางท าในงานอาชพ จ านวน 9 ชวโมง

ชอเรอง โปรแกรมตารางท าในงานอาชพ จ านวน 3 สปดาห

จดประสงคการเรยนร 1. ปรบขนาดชองตารางได 2. จดรปแบบตวเลขได 3. จดรปแบบอตโนมตได 4. สรางสมดงานดวยตนเองและการสรางสมดงานจากแมแบบได 5. เปดสมดงานเกาได 6. ลบเซลล คอลมน และแถวได 7. ใสสลงในตารางได 8. ใสเสนขอบใหกบตารางได 9. สรางกราฟจากตารางขอมลได 10. ดตวอยางกอนพมพได 11. สงพมพตารางและกราฟออกทางเครองพมพได 12. ค านวณในโปรแกรม MS-Excel ในฟงกชนตางๆได

เนอหาสาระ

ปรบขนาดเซล Excel เปนโปรแกรมทมลกษณะเปนตารางและมเซลส าหรบกรอกขอมล ซงขอมลทกรอกลงไปนนจะมทงสนและยาว หรอเปนตวเลขทมจดทศนยมหลายต าแหนง ท าใหขนาดของเซลทโรปรแกมก าหนดไวเบองตนแสดงผลขอมลทงหมดใหเหนไมได ท าใหขอมลหายไปหรอสญหายไปหรอถกเซลขางๆบงไว แตคณสามารถปรบขนาดของคอลมน หรอแถว ใหขยายขนหรอลดขนาดลงเพอแสดงผลขอมลในเซลทงหมดได ดงน ปรบความกวางของคอลมนดวยเมาส เมอเลอนเมาสไปบนเสนแบงคอลมน เมาสจะเปลยนรปเปน ใหคลกลากปรบความกวางของคอลมนนนได โดยคลกไปทางซายคอยอคอลมน แลวถาลากไปทางขวากคอขยายคอลมนออกไป โดยเลอกปรบทละคอลมนหรอหลายๆคอลมนพรอมๆกนไดดงน

ปรบความกวางของคอลมนดวยเมนลด โดยการระบความกวางคอลมนโดยตรงไดโดยคลกขวาบนคอลมนทตองการแลวเลอกค าสง Column Width … (ความกวางคอลมน) จากนนใหระบความกวางคอลมนซงมหนวยเปนจ านวนตวอกษร เชน 12 ตวอกษร (คาทใสในชอง Column Width: มคาระหวาง 0-255 หากระบคา 0 จะเปนการซอนคอลมน)

ปรบความสงของแถวดวยการคลกลากเมาส การปรบความสงของแถวมวธการคลายกบการปรบความกวางคอลมน โดยเลอนเมาสไปทเสนแบงแถวเมอเมาสเปลยนรปเปน ใหคลกใหไดขนาดทตองการแลวปลอยเมาส

หากตองการปรบความสงหลายๆแถวใหขนาดเทากน ใหเลอกแถวทตองการโดยกดคย Shift หรอ Ctrl เพอเลอกหลายแถว แลวคลกลากเสนแบงแถวใดแถวหนงทเลอกไวจนขนาดทตองการ แถวทเลอกไวทงหมดจะมขนาดเทากน

ปรบความสงของแถวดวยเมนลด โดยการระบขนาดความสงของแถวไดโดยเลอกแถวทตองการ (อาจมากกวา 1 แถวกได) แลวคลกขวาเลอกค าสง Row Height... จากนนใหระบความสงของแถวซงมหนวยเปนพอยต แลวคลกปม OK

ปรบเซลใหมขนาดพอดกบขอมลอตโนมต การปรบเซลทงในแนวแถวและแนวคอลมนทท าไดแบบรวดเรว โดยการปรบพอดอตโนมต (AutoFit) ซงจะปรบคราวเดยวทงเวรคชต หรอปรบพอดทละคอลมนหรอทละแถวกได ดงน

ตวเลอกการปรบขนาดเซลมดงน - Row Height (ความสงของแถว)

- AutoFit Row Height (ปรบความสงของแถวพอดอตโนมต)

- Column Width (ความกวางคอลมน)

- AutoFit Column Width (ปรบความกวางคอลมนอตโนมต)

- Default Width (ความกวางเรมตน)

แทรกเซล แถวและคอลมน ถาคณมขอมลทจ าเปนตองแทรกลงบนต าแหนงใดกตามของเวรคชต คณกสามารถเพมเซลในต าแหนงนนเพอเพมเตมขอมลได หรออาจจะแทรกแถวหรอคอลมนเขาไประหวางตารางกท าไดเชนกน แทรกเซล ในกรณทคณตองการแทรกเซลหรอกลมเซล ใหเลอกต าแหนงทจะแทรก แลวคลกปม Insert (แทรก) และเลอก Insert Cells … (แทรกเซล) หรอคลกความเลอกค าสง Insert … (แทรก) จากนนเลอกวธแทรกเซล ดงน

- Shift cells down (เลอนเซลลง) แทรกเซลใหม แลวขยบเซลเดมและเซลอนๆดานลางทงหมดใหเลอลง

ไปอก

- Shift cells right (เลอนเซลไปทางขวา) แทรกเซลใหมและเลอนเซลไปดวยขวา

- Entire row (ทงแถว)

- Entire column (ทงคอลมน)

แทรกแถว หากขอมลทจะแทรกลงไปเปนชดขอมลทตองการแทรกลงระหวางแถวใดแถวหนงบนเวรคชต อาจแทรกโดยการเลอกแถวทตองการ แลวคลกปม Insert (แทรก) เลอก Insert Rows (แทรกแถวในแผนงาน) หรออาจใชวธแทรกเซลแบบ Entire row (ทงแถว) จากหวขอทผานมาได

แทรกคอลมน การแทรกคอลมนใหมภายในเวรคชตในระหวางคอลมนทมขอมลอยแลว โดยคอลมนทเพมเขามาจะเปนคอลมนวางๆ และจะแทรกอยทางดานซายมอของคอลมนทเลอกเสมอ ท าไดดงน

ลบขอมลในเซล การลบขอมลในเซลตางๆทอยบนเวรคชตนน สามารถเลอกลบไดหลายแบบเชน ลบเฉพาะขอมล ลบสพน ลบเฉพาะเสนเปนตน โดยปกตเมอนกถงการลบขอมลเราจะนกถงการใชคย Delete เหมอนการลบในโปรแกรมอนๆ ทวไป แตใน Excel การใชคย Delete จะลบเฉพาะขอมลทอยในเซล ออกไปทน สวนคณสมบตอนๆ อยางรปแบบของขอมล เชน สพน เสน แบบตวอกษร จะยงคงอย ซงการลบขอมลในแบบตางๆท าไดดงน ลบเฉพาะขอมล

การลบเฉพาะขอมลทอยในเซลนนท าไดโดยเลอกเซลหรอกลมเซลทจะลบ แลวเลอกท าตาขอใดขอหนงดงน

- คลกเลอกเซลทจะลบ แลวกดคย Delete หรอปม Clear (ลาง) แลวเลอกค าสง Clear Contents บนแทบ

Home

ลบรปแบบของเซล การลบรปแบบของเซล เชนสพนหลงของเซล สตวอกษร หอสไตลท าไดโดยเลอกเซลหรอกลมเซลทตองการแลวคลกปม Clear บนแทบ Home แลวเลอกค าสง Clear Format (ลางรปแบบ)

ลบทกอยางในเซล

ลบเซล การลบเซลออกไปทงเซล จะเปนการลบทงขอมล รปแบบและต าแหนงเซลนนไปแลวขยบเซลขางเคยงมาแทนท ซงจะมตวเลอกการลบเซลดงน

- Shift cells left (เลอนเซลไปทางซาย)

- Shift cells up (เลอนเซลขน)

- Entire row (ทงแถว)

- Entire column (ทงคอลมน)

ลบแถว การลบแถวจะมผลขางเคยงกบขอมลทอยภายใตแถงนนทงหมดทกคอลมน โดยจะลบแถวทเลอก แลวเลอนแถวดานลางขนมาแทนท ท าไดดงน

ลบคอลมน การลบคอลมนจะมผลกบขอมลทอยภายใตคอลมนนนทงหมดทกแถว โดยจะลบคอลมนทเลอกแลวเลอนคอลมนทอยทางขวามอเขามาแทนทดงน

- หรอคลกเมาสขวาบนพนทคอลมนและแถวทตองการลบ แลวเลอกค าสง Delete (ลบ)

เลอกการจดรปแบบแถวหรอคอลมนใหมทแรก เมอใชค าสง Insert Sheet Rows หรอ Insert Sheet Column ไปแลวจะมไอคอน Format painter ปรากฏทแถวสดทายหรอคอลมนสดทายทแทรกเขามา เพอใหเลอกวาคณจะใชรปแบบของขอลทมอยในแถวหรอคอลมนเดมทมอยกบแถวหรอคอลมนใหมหรอไมอยางไร ซงเลอกไดดงน

ซอนหรอแสดงขอมล ถาไมตองการแสดงแถวหรอคอลมนใดกสามารถซอนไวกอนได เมอจะใชคอยสงแสดง เชน ในเวรคชตทมขอมลทเปนความลบและไมเปนความลบ ถาจะพมพรายงานแจกเฉพาะสวนทไมเปนความลบ กใหซอนแถวหรอคอลมนทเปนขอมลลบไวกอนแลวคอยพมพ เมอพมพเสรจจงคอยแสดงแถวหรอคอลมนเหลานนกลบคนมาได ซอนแถว

ซอนคอลมน คลกเลอกคอลมนทงหมดทจะซอน แลวเลอกค าสง Hide (ซอน) ดงน

แสดงขอมลทซอน หากตองการแสดงขอมลกลบมาเหมอนเดม ใหเลอกแถวหรอคอลมนทครอมสวนทซอนอย เชน ถาซอนแถวท 3 ถง 8 ไว ใหเลอกแถวท 2 ถง 9 แลวคลกขวา เลอกค าสง Unhide (ยกเลกการซอน) แถวทซอนไวกจะแสดงผลขนมาเหมอนเดม

- หากภายในเวรคชตเดยวกนนนไดซอนแถวหรอคอลมนไวหลานท แลวตองการใหแสดงขอมลทงหมด

ในคราวเดยวกน ท าไดโดยคลกมมบนซอสดของเวรคชต เพอเลอกทงเวรคชต แลวคลกขวาเลอก

ค าสง Unhide คอลมนและแถวทซอนไวทกจดจะแสดงผลใหเหน

- การยกเลกการซอนคอลมนหรอแถว ท าไดงายๆอกวธหนงโดยการคลกลากคลมบรเวณคอลมนหรอ

แถวทซอนไว และเลอนเมาสไปทเสนแบงแถวหรอคอลมน แลวดบเบลคลก กจะยกเลกการซอนได

แทรกไฟลรปภาพ การน าไฟลรปภาพทมอยแลวภายในเครองมาใสลงเวรคชตโดยคลกปม Picture (รปภาพ) บนแทบ Insert (แทรก) แลวเลอกไฟลรปภาพทตองการมาจดวางลงในเออกสารไดตามตองการดงน

การสราง SmartArt การทเรมลงมอสราง SmartArt คณอาจจะเรยบเรยงแนวคดกอนวาตองการน าเสนอขอมลของ SmartArt ในลกษณะใด เพอจะไดชนดของ SmartArt ไดตรงตามเปาหมาย เชน ตองการน าเสนอแนวคดทเกยวของกนทง 3 สวน กอาจจะเลอก SmartArt แบบวงกลม (Cycle) หรอตองสรางล าดบการท างานทเปนขนตอนกอาจเลอกเปนแบบกระบวณการ (Prosess) เปนตน ซงจะแบงชนดของ SmartArt ไดหลายกลมดงน ขนตอนการสราง SmartArt ขนตอนการราง SmartArt ใหมมดงน

- สของกราฟก SmartArt พนฐานทไดจะขนอยกบชดรปแบบโครงรางสของ Theme (ชดรปแบบ) ทคณ

เลอกใชกบเอกสารในขณะนน ซงอาจจะไมเหมอนกบภาพตวอยางดานบน แตคณสามารถเปลยนชด

รปแบบสภายหลงเองได (แทบ Page และ Layout และเลอก Colors (สของชดรปแบบ))

เรมสรางกราฟอยางงาย กอนการสรางกราฟนนคณจะตองมขอมลบนเวรคชตทพรอมน ามาใชอางอง และวตถประสงคในการน าไปใชงาน เพอจะไดตดสนใจเลอกประเภทของกราฟ เชน ตองการเปรยบเทยบขอมลกอาจเลอกใชกราฟแทงแบบ Column หรอ Nar เปนตน

ก าหนดรายละเอยดการพมพ (Page Setup) อนกบแรกทตองท ากอนพมพเวอรชต คอการก าหนดรายละเอยดการพมพ เชน ขนาดกระดาษ เลอกทศทางการพมพ ก าหนดพนทพมพงาน เปนตน เพอใหไดผลลพทบนกระดาษทครบถานไมตกหลนและเรยบรอย ก าหนดขนาดกระดาษ (Size)

โดยปกตขนากของกระดาษทใชพมพงาน ทถกก าหนดเปนคามาตรฐานคอขนาด A4 แตคณสามารถเลอกขนากอนๆได เชน ษองจดหมาย หรอพมพกระดาษขนาดใหญ A3 เปยตน แตทงนตงเลอกขนาดจะขนอยกบเครองพมพทคณเชอมตอและตดตงเขากบเครองคอมพวเตอรของคณดวย วาจะสบนสนนกระดาษขนาใดบาง ส าหรบการเปลยนแปลงขนาดท าไดดงน

- เมอเลอกขนาดกระดาษแลว โปรแกรมจะแสดงเสนแบงหนากระดาษใหเหนของเขตเวอรชตเมอพมพลง

บนกระดาษ (เสนประ)

ก าหนดระยะของกระดาษ (Margins) ระยะขอบกระดาษหรอ Margin คอการเวนขอบกระดาษแตละดานไว โดยปดตโปรแกรมจะตงคาใหอตโนมตตามคามาฐานการพมพ แตบางครงคณตองการเลอกหรอตงคาเองใหมเพอใหเหมาะสมกบการพมพได เชน ขยายพนทการพมพออกแลวลดระยะขอบใหเหลอนอยทสด เปนตน โปรแกรมจะมตวเลอกระยะขอบใหอย 3 แบบ ทสามารถน ามาใชงานไดทนทดงน

ก าหนดพนทพมพงาน ตามปกตเมอสงพมพโปรแกรมจะพมพขอมลทมอยบนเวอรคชต แตบางครงคณอาจตองการพมพขอมลเฉพาะบางสวน กสามารถเลอกพนทไดตามตองการดงน

ดตวอยางกอนพมพ กอนทจะพมพเวรคชตลงในกระดาษนน ควรเรยกดตวอยางผลการพมพบนหนาจอกอน เพอตรวจสอบเวรคชตทจะพมพไมใหเกดความผดพลาด ซงคณสามารถก าหนดขอบกระดาษหรอความกวางคอลมนจากตวอยางกอานพมพโดยเหนผลลพธบนจอทนท การดตวอยางกอนพมพนนท าไดโดยคลกปม Office Button แลวเลอกค าสง Print แลวเลอก Print Preview (แสดงตวอยางกอนพมพ) จะไดดงภาพ

จดเวรคชตใหพอดกบหนากระดาษ หลงจากเลอกพนทพมพใหกบเวรคชตแลว จะพบวาเวรคชตทมขอมลเยอะๆ อาจเกนขอบเขตของพนทพมพมาทางดานขวาหรอดานลางแตไมเตมหนากระดาษ เชนเนอหาเกนมานดหนอย คณสามารถปรบพนทพมพใหพอดกบหนากระดาษได โดยใชวธการบบเนอหาใหพอดกบจ านวนทตองการ ดงตวอยางขอมลทเกนมา 1 คอลมนในหนาทสอง อาจสงบบยอลงใหเหลอหนาเดยวไดดงน

- Width: ปรบยอ – ขยายใหพอดกบความกวางของหนากระดาษใหไดจ านวนตามทตองการ

- Height: ปรบยอ –ขยายใหพอดกบความยาวของหนากระดาษใหไดจ านวนตามทตองการ

- Scale: ปรบมาตราสวนของเวรคชตใหยอหรอขยายตามเปอรเซนต

สงพมพเวรคชต หลงจาดก าหนดรายละเอยดการพมพตางๆ และดตวอยางกอนพมพแลว ถาตองการพมพเวรคชตกสามารถท าไดโดยคลดปม Print บนไดอะลอกบอกซ Page Setup หรอ Print Preview หรออาจจะสงพมพโดยกดปม Office Button ตามดวย Print แลวสง Print ดงน

สงพมพหลายเวรคชต ถาตองการพมพหลายๆเวรคชตในครงเดยวกน จะตองก าหนดรายละเอยดในการพมพในแตละเวอรชตใหเรยนรอยเสยกอน เชน ก าหนดพนทพมพ ระยะขอบกระดาษ เปนตน จากนนใหเลอกเวรคชตทตองการโดยคลดชตแทบแรก แลวกดคย Shift เลอกชตสดทายเพอเลอกหลายๆชตตดกน หรอกดคย Ctrl คางแลวเลอกชตอนๆทอยาไมตดกน หรอชตเวนชต ดงน

- สงพมพทงเวรคบค คณสามารถสงพมพงานทมในทกๆเวรคบคได โดยโปรแกรมจะเรมพมพงานใน

เวรคชตแรกไปจนถงเวรคชตสดทายจนหมด ได

โครงสรางของสตรค านวณ

สตรค านวณ (Format) ใน Excel จะขนตนดวยเครองหมาย = (ทากบ) ตามดวยตวแปร (หรอมากกวา) ซงแตละตวจะถกคนกลางดวยตวด าเนนการ (Operator) ตวแปรนนอาจเปนคาคงท ขอวาม ตแหนงเซล ชอเซล หรอฟงชนกได โดยใชตวด าเนนการมาประมาลผลใหไดผลลพธเซลทเลอกไว มรปแบบสตรดงน

ตวด าเนนการ (Operator) ตวด าเนนการใน Excel แบงออกเปน 4 กลมดงน ตวด าเนนการทางคณตศาสตร (Arithmetic Operator) ใชค านวณหาผลลพธทางคณตศาสตร เรยกงายๆวา “เครองหมายค านวณ” เชน บวก ลบ คณ หาร และยกก าลง ซงตวแปรทใชกบตวด าเนนการนตองเปนขอมลตวเลขเทานน และผลลพธทไดกเปนตวเลขเชนกน

ตวด าเนนการเปรยบเทยบ (Comparison Operator) เปนตวน าเนนการทใชเปรยยบเทยบขอมลเชน =, <, >, เปนตน โดยแปรผลในเชงตรรกะ คอ จรง หรอเทจ

ตวด าเนนการขอความ (Text Operator) ใชเชอมขอความเขาดวยกนดวยเครองหมาย & โดยแตละขอความจะตองอยภายใต “” เสมอ

ตวด าเนนการอางอง (Reference Operator) ใชในการอางองต าแหนงเซลบนเวรคชต โดยใชเครองหมาย , (Comma), : (Colon) หรอเวนวรรค (Space) ในการอางถงกลมเซลบนรคชต - : (Colon) ใชอางองต าแหนงเซลจากต าแหนงแรกไปจนถงต าแหนงเซลสดทายตอเนองกน

- ‘ (Comma) ใชอางองชวงเซลทงหมดทอางถง เชน B2:B5 เปนตน

- (Space) ฬ๙ฮษ.ฮ.ฌฉพาะเซลทซ ากนใชชวงทระบ

ระดบความส าคญของ Operator ตวด าเนนการตางๆนนมล าดบความส าคตางกน ซงโปรแกรมจะประมาลผลจากระดบทสงไปยงระดบทรองลงมา หากภาในสตรเดยวกนนนทตวด าเนนการทมระดบความส าคญเทาๆกนกจะค านวณจากซายไปขวาจนครบ

การใชวงเลบ หากเราใชสตร =5 + 10*3 Excel จะท าการค านวณการคณกอนเสรจแลวจะบวกทหลง โดยจะน า10 ไปคณ 3 แลวคอยน าผลลพธมาบวกกบ 5 กจะไดคา 35 หากตองการเปลยนแปลงล าดบของการค านวณ เชน ใหเอา 5+10 กอน แลวคอยน ามาคณ 3 ใหใสวงเลบครองสวนของสตรทจะน าไปค านวณเปนด าลบแรก เชน = (5+10)*3 กจะไดผลลพธ 45 การอางองเซลในสตร การแสดงต าแหนงของเซลบนเวรคชตจะดจากต าแหนงคอลมนและแถวของเซลนนๆ ซงวธเรยกได 2 แบบ ดงน

- แบบ A1 เรยกจากชอคอลมนตามดวยหมายเลขแถว ยกตวอยางเชน D3 คอ ต าแหนงเซลทอยในคอลมน D แถวท 3 เปนตน คาเรมตนของโปรแกรมจะแสดงต าปหนงในลกษณะน

- แบบท R1C1 จะแสดงต าแหนงเซลเปนหมายเลขแถวตามดวยเซลเลขตคอลมน เชน R5C3 คอต าแหนงเซลทอยบนถวท 5 คอลมนท 3

ตามปกตคาเรมตนของโปรแกรมจะแสดงต าแหนงเซลแบบ A1 หากตองการเปลยนใหโปรแกรมแสดง

ต าแหนง R1C1 ใหท าตามขนตอนดงน

การสรางสตรค านวณ

การใสสตรค านวณลงในเซลนนท าไดโดยคลกทเซลทตองการ แลวพมพสตรลงไปในเซลโดยตรงหรอพมพลงบนแถบสตร (Formula Bar) ซงมการใชงานดงน

พมพสตรค านวณ

สตรค านวณใน Excel นนจะตองเรมดวยเครองหมาย = (เทากบ) เสมอ ซงมวธการค านวณดงน 1. คลกเลอกเซลทจะใสสตร

2. พมพ = (ทากบ) ตามดวยสตรค านวณลงในเซล หรอแถบสตรกได เชน B4*C4

3. คลกปม Enter หากจะพมพ?สตรใหมใหคลกปม Cancel หรอกดคย Esc เพอยกเลก

เลอกเซลค านวณดวยเมาส นอกจากการพมพต าแหนงเซลอางองลงในเซลสตรโดยตงแลว คณสามารถใชเมาสคลกเลอกเซลอางองแทนไดเพอใหไดผลลพธทแมนย าและรวดเรวกวษโดยไมตองพมพชอเซล ท าไดดงน

แกไขสตรค านวณ การแกไขสตรค านวณทพมพไปแลวในเซลใดๆกตามเวรคชต ท าไดตามขอใดขอหนงดงน

การกอปปสตร ขอดของการอางองต าแหนงเซลในสตรค านวณ นอกจากความถกตองแลว สงทส าคญตอมา คอ ในกรณทเซลอนทอยตอเนองตองสรางสตรค านวณในลกษณะหรอรปแบบเดยวกน เราไมตจ าเปนตองสรางทละสตรใหเสยเวลา แตสามารถสรางสตรตนฉบบเพยงเซลเดยว จากนนกใชค าสงกอปปคดลอกสตรไปยงเซลอนๆทใชสตรเหมอนกนไดดงน กอปปสตรดวยเมาส การกอปปสตดวยวธนจะเหมาะส าหรบกาคดลอกสตรในเซลไปยงเซลทอยตดกนทงสดานคอ บน ลาง ซาย และ ขวา โดยคลกลากเมาสไปตามทางของเซลผลลพธไดดงน

การกอปปสตรดวยค าสง Copy การกอปปสตรดวยวธนจะเหมาะส าหรบเซลผลลพธไมไดอยตดกบเซลตนฉบบ

กอปปสตรดวยแปนพมพ คณสามารถกอปปสตรทอยตดกแบบงายๆอยางรวดเรว โดยไมตองใชค าสงอะไรดงน

กอปปขามเวรคชต นอกจากการกอปปสตรไปวางในพนทตดกนและพนทหางไกลกนภายในเวรคชเดยวกนแลว คณสามารถกอปปสตรจากเวรคชตหนงได โดยใชวธกอปปขามเวรคชต ซงจะใชค าสง Copy และ paste เขามาชวงกอปปสตร ท าไดดงน

การอางองต าแหนงเซล ตามหวขอการสรางสตรค านวณนฐานทผานมา เราไดสรางสตรวธการอางองต าแหนงเซลตามคามาตรฐานของโปรแกรม ดวยการคยต าแหนงเซลหรอใชเมาสคลกเลอก กจะไดต าแหนงเซลอางองแบบสมพทธ เชน =C3 * D3 แต Excel จะมรปแบบการอางองต าแหนงแบบอนดวย ซงจะแยกไดดงตอไปน รปแบบการอางองเซล - อางองเซลแลลสมพทธ ใชเมอจะใหเซลทเหบสตรสมพทธกบต าแหนงเซลทถกอางอง เมอเซลนนถก

คดลอกหรอยายไปอยมนต าแหนงอน ต าแหนงเซลกจะเปลยนตามโดยอตโนมต

- อางองเซลแบบสมบรณ ใชในกรณทต าแหนงเซลอยคงทไมเปลยนแปลง เมอเซลนนถกคดลอกหรอยาย

ไปอยในต าแหนงอน ซอเซลทอางจะเหมอนเดม

- อางองผสม เปนการผสมระหวางการอางองแบบสมพทธและสมบรณชในกรณทตองการใหต าแหนง

เซลเปลยนบางหรอคงทบาง

ชอแบบนอาจจะอางโดยเทยบจากเซลอนผลทไดจะเปลยนไปตามต าแหงทถกอางถง เมอยายหรอคดลอ

เซลทอางต าแหนงอน เชน เซล F3 มสตรกวา =B2 + C3 เมอกอปปไปทเซล H6 สตรจะถกเปลยนเปน =D5 + E6

การใชค าสงคาคงทในสตร นอกจากจะอางองต าแหนงเซลในการค านวณแลว เรายงอางองคาคงทแบบตวอกเลขเขามาค านวณในสตรไดโดยตรง เชน = C5 -100 โดยน าคาในเซล C5 มาลบกบคงท 100 เปนตน การอางบบนจะเหมาะกบขอมลทไมคอยไดใชงาน และทไมไดเกบในเซลไวกอน ผลลพธจะเปลยนเมอคณแกไขสตรดวยตนเอง

เครองมอสรางและจดการกบสตรค านวณ ใน Excel 2007 ไดรวมเครองมอส าหรบสราง แกไข และตรวจสอบสตรไวใน Ribbon ชอ Format ใหคณไดเลอกแทรกฟงกชนในกลมตางๆ ใชก าหนดและเรยกใชชอเซล และค าทตรวจสอบหรอตดตามสตรค านวณได ดงภาพ สวนหนาทการใชงานจะขออธบายไวในรายละเอยดของหวขอตางๆ

ยอ- ขยายแถวสตร เมอพมพสตรค านวณลงบนเซล สตรนนกจะปรากฏบนแถบสตรดวย ซงบางครงอาจมความยาวมากท าใหไมเหนสตรทงหมดในบรรทดเดยว กปรบชนาดของสตรไดดงภาพ

ดผลค านวณอตโนมต คณสามารถจะหาผลรวมของตวเลขในเซลทก าลงเลอกได โดยไมตองสรางสจรค านวณแตอยางใด โดยดผลลพธจากแถบสถานะ ของหนาตางเวรคบก ดวยดารคลกลากเมาสคลมทตองการค านวณอตโนมต จากนนดคาทแถบสถานะดานลางไดทนท และสามารถเลอกรปแบบการค านวณไดหลายแบบดงน

ผลการค านวณบนแถบสถานะจะมใหเลอกหลายแบบ ซงคณสามารถเลอกใหแสดงผลตามฟงกชน (สตรการค านวณส าเรจรป) การค านวณแบบตางๆไดดงน - Average (คาเฉลย) หาคาเฉลย

- Count (นบจ านวน) นบจ านวนเซลทงหมดทเลอกไว

- Numerical Count (นบจ านวนตวเลข) นบจ านวนเซลทเปนตวเลข

- Minimum (คาทนอยทสด) หาคาต าสด

- Maximum (คามากทสด) หาคาสงสด

- Sum (ผลรวม) หาผลรวมของตวเลข

ค านวณผลอตโนมต การค านวณคาพนฐานในเวรคบกทงายและรวดเรวทสด คอ การใชฟงกชน อตโนมตทงหลายทโปรแกรมมให ซงในเวอรชนเกาๆจะมแค AutoSum อยางเดยว และตงแตเวอรชน 2003 เปนตนมา สามารถเลอกค านวณผลอตโนมตแบบอนๆ เชน Average, Count, Max, Min ไดดงน

เลอกพนทค านวณเอง เมอเราใชค าสงกลม Auto เพอค านวณคาตางๆนน โดยมาตรฐานโปรแกรมจะมาคาทอยใกลเคยงกบต าแหนงผลลพธมาค านวณ โดยจะมองไปทกลมเซลทมตวเลขทางดานซายและกลมเซลทมตวเลขทางดานบนเสมอเมอเจอกจะน าคาเหลานนมาค านวณ แตบางครงกไมไดถกตองเสมอไป เพราะอาจจะมขอมลทไมเกยวของหรอมเซลวางมารวมอยดวย ซงคณสามารถเลอกพนทของเซลทน ามาค านวณไดเองดงน

ในขณะทเปดไดอะลอกบอกซ Function Arguments อยนน คณสามารถเลอกต าแหนงเซลทจะน ามาค านวณไดงายๆ โดยการเลอนเมาสออกมาคลกเลอกเซล หรอคลกลากเลอกหลายๆเซลบนเวรคชต ซงต าแหนงเซลจะไปแสดงทชอง Number ใหโดยอตโนมต

ตงชอเซลและกลมเซล จากการค านวณทผานมาเราจะเหนวาเราอางองต าแหนงเซลทน ามาค านวณดวยการระบชอเซล เชน A5, B3 หรอ อางองแบบ Absolute เชน $B$3*B4 เปนตน แตคณสามารถอางองต าแหนงเซไดอกแบบหนงคอการตงชอใหกบเซลซงอาจจะเปนหนงหรอหลายเซลได เพออ านวยความสะดวกในการอางองถงต าแหนงเซลจ านวณมากในสตรค านวณซงอาจท าใหเราสบสนได เชน น าเอาตารางการขายสนคายหอหนงจากเซล A3 ถง D8 มาตงชอ “Sony” เมอไหรกตามทคณตองการไปดขอมลสนคายหอนกสามารถสงใหกระโดไปยงพนทนไดทนทหรอมกบเลอกกลมเซลใหดวย หรอน ากลมเซลทเกบตวเลขคงชอวา “จ านวนเงน” กสามารถน ามาอางองค านวณในสตรผลรวม เชน =Sum(จ านวนเงน) เปนตน ตงชอเซลงายๆดวย Name Box Name Box นนนอกจากจะใชแสดงเลอกเซลปลายทางแลวยงสามารถตงชอเซลหรอกลมเซลไดจากเครองมอนไดอกดวย

1. คลกเลอกเซลหอกลมเซลทจะตองชอ

2. พมพชอลงใน Name Box

ตงชอเซลดวย Define Name นอกจากการตงชอในกลอง Name Box แลวคณสามารถตงชอดวยค าสง Define Name โดยสามารถเลอกขอบเขตการใชงานและใสขอคดเหนไดดงน

ตงชอตามหวคอลมนหรอหวแถว เปนการตงชอเซลกวธหนงทท าไดงายๆ คอการน าเอาชอหวรายการในกลมขอมลมาตงชอเซล โดยใชวธเลอกเอาหวคอลมนหรอหวแถว มาตงชอเซลใหอตโนมต ดงน

- Top row (แถวดานบน) ใหใชคาในแถวบนสดมาเปนชอเซล

- Left column (คอลมนดวนซาย) ใหใชคาของเซลในคอลมนซายสดเปนเชอเซล

- Bottom row (แถวดานลาง) ใหใชคาในแถวลางสดเปนชอเซล

- Right column (คอลมนดานขวา) ใหใชคาของเซลในคอลนขวาสดเปยชอเซล

แกไขชอเซล หลงจากคงชอเซลไวแลว คณจะแกไขหรอจดการกบชอเซลเหลานนได เชน เปลยนชอเซล, ลบชอเซล หรอเปลยนต าแหนงเซลจากชอเซลเดม โดยใชเครองมอ Name Manager (ตวจดการชอ) ซงมตวเลอกดงน - New (สราง) ตงชอเซลเพม

- Edit (แกไข) แกไขชอเซล โดยเปดไดอะลอกบอกซ Edit Name ขนมา ซงสามารถเปลยนชอเซลไดใน

ชอง Name: และเปลยนต าแหนงเซล โดยคลกปม เพอเลอกเซลใหม

- Delete (ลบ) ลบชอเซลทง

- Filter (ตวกรอง) กรองชอเซลใน Name Manager ใหแสดงเฉพาะชอเซล

การเรยกใชชอเซล หลงจากตงชอเซลไวแลว คณกสามารถเรยกใชชอเซลได ซงจะใชงานได 2 กรณดงน เลอกไปท างานยงพนทของชอเซล

เรยกใชชอเซลในสตรค านวณ

ชอเซลจากรปแบบตาราง นอกจากจะตงชอเองแลว หากคณตองการจดรปแบบขอมลแบบขอมลแบบ Format as Table (จดรปแบบเปนตาราง) โปรแกรมจะตงชอขอมลในแตละคอลมนใหอตโนมต และเมอคณสรางสตรค านวณแลว

ไปคลกกลมเซลในตารางทจะใหงานโปรแกรมจะแสดงชอตารางตามชอกลมเซล เชน Table3 [เงนเดอน] ใหอตโนมต หากใสสตรกตะไดเปน =SUM(Table3[เงนเดอน]) เปนตนดงภาพ

- หากคณไมตองการใชชอจากตาราง ดงตวอยางดานบนคณสามารถพมพชอเซลไดตามปกต เชน

=Sum(D2:D11) ได

เรยกใชเซลจากการจดรปแบบเปนตาราง การอางองถงต าแหนงเซลภายในพนททจดรปแบบเปนตาราง Format as Table (จดรปแบบเปนตาราง) โดยการคลกเมาสเลอกเซล โปรแกรมจะไมแสดงแสดงชอเซลให แตจะแสดงเปนค าวา #This Row แทนต าแหนงเซล เชน =Table3[[#This Row], [เงนเดอน]]*5% หรอคณสามารถอางองต าแหนงเซลลงในตารางแบบทวไปดวยการพมพได เชน จากสตรของภาพดานบน อาจจะเขยนสตรเปน =D2*5% เปนตน

เอกสารอางองและเอกสารทตองคนควาเพมเตม โอภาส เอยมสรวงศ. วทยาการคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศ, กรงเทพฯ: บรษทซเอดยเคชนจ ากด, 2547. ดนพล กงสคนธ. มอใหมหดใชคอมพวเตอร ฉบบ Windows XP. นนทบร : บรษทไอดซอนโฟดสทรบวเตอร เซนเตอร จ ากด , 2547. นภทร รตนนาคนทร. สตรเดดเคลดลบ Windows XP. นนทบร : บรษท ไอดซอนโฟดสทรบวเตอรเซนเตอรจ ากด, 2547. วศน เพมทรพย และคณะ. คมอ Windows XP ฉบบสมบรณ, กรงเทพฯ: บรษทโปรวชน จ ากด, 2545. ชไลเวท พพฒนพรรณวงศ. Microsoft Office Word 2003 Step by Step เลม1, กรงเทพฯ: 2547.