Akıllı Şehirlerin eDönüşüm Sürecinde

Karşılaşılan Sorunlara Getirilen Çözüm Önerileri

Cüneyt YILMAZBilgi İşlem Müdürü

Bağcılar Belediyesi

• Bağcılar Hakkında

• Temel Kavramlar

• eDönüşüm Süreci

• Bağcılar eDönüşüm Projesi

• Bağcılar Belediyesi Yönetim Bilgi Sistemi

• Diğer Akıllı Şehir Uygulamaları

• Sonuçlar ve Kazanımlar

Sunum Ajandası

• 750.000’i bulan nüfus

• Türkiye nüfusunun yaklaşık % 1’i

• Bağcılar’da 81 ilden insan yaşıyor

• Demografik olarak Türkiye’nin % 1’lik modeli

• Yüzölçümü 22 km²

• 22 Mahalle, 2800 Sokak

• 1992’de ilçe belediyesi kuruldu

Bağcılar İlçesi

• 2000’li yılların başında eDönüşüm için ilk

adımlar atıldı

• 2006’da İSMEP projesiyle eDönüşüm ivme

kazandı

• 2009’da personel ve teknik altyapımızın

güçlendirilmesi çalışmaları başladı.

• 2012’de Elektronik Bilgi Belge Arşiv Yönetim

Sistemine Geçiş

• 2014’de eYBS ile bütünleşik MIS ve İş

Zekasına geçildi

• 2015-2017’te tüm hizmetleri ve süreçleri

tanımlı Akıllı Yönetim Bilgi Sistemi

Bağcılar Belediyesi

Temel Kavramlar:

eDönüşüm, eDevlet, Bilgi Toplumu

Yasa

Mevzuat

İnsan

KaynağıeDönüşüm

BT

Teknoloji

İş

SüreçlerieDönüşüm, bir kurumun faaliyetlerini gerçekleştirmede

Bilgi ve İletişim Teknolojilerinden (BİT) en üst düzeyde

yararlanmayı hedeflediği kurumsal dönüşümdür.

• İş Süreçleri

• Yazılım Sistemi

• Entegrasyonlar

• Yöntem ve Yaklaşım

• Donanım Sistemi

• Bilginin üretimi

• Güvenle saklanması

• Etkin bir şekilde bildirimi

ve paylaşımı

• Gelecek kuşaklara

kayıpsız şekilde aktarımı

Temel Kavramlar:

eDönüşüm, eDevlet, Bilgi Toplumu

eDönüşümü Ortaya Çıkaran Gelişmeler

• Gelişmiş ekonomilerin bilgiye dayalı hale dönüşmesi ve

ülkelerin bundan daha fazla pay alma arayışı

• Bilgi İletişim Teknolojileri (BİT) alanında yeni yaklaşımlar ve

gelişmeler

• İnternetin tüm dünyada yaygınlaşması

• Vatandaşların bilgi ve hizmetlere ulaşmada kolay erişim, hız,

ucuzluk ve şeffaflık talepleri

• Etkin, şeffaf, hesap verebilir çalışan bir devlet için yönetsel

reformların hızlanması (Yeni Kamu İşletmeciliği)

• Az kaynakla çok iş yapma gereksinimi

• Devlete olan güveni artırma isteği

• eDönüşüm, gerek toplumsal düzeyde; gerek

kamu yönetiminde kurumsal ve organizasyonel

düzeyde gerçekleşmektedir.

• Toplumsal düzeyde dönüşüm “Bilgi Toplumu”

kavramıyla; kurumsal ve organizasyonel

dönüşüm ise “eDevlet” kavramıyla

açıklanmaktadır.

• eDevlet, vatandaşlarına sağladığı hizmetleri

elektronik ortamdan sunan devlettir.

• Bilgi Toplumu, hedefi refah, sermayesi bilgi,

üretim aracı insan zekası ve bilişim olan,

eDönüşümü içselleştirmiş ve eDevlet yapısına

kavuşmuş yeni bir toplumdur.

Temel Kavramlar:

eDönüşüm, eDevlet, Bilgi Toplumu

eDevletin Temel Boyutu

• Hizmet odaklı mimari

• Açık, katılımcı, vatandaş odaklı ve yüksek

derecede bütünleşiklik

• Kapsamlı değişim mühendisliği uygulamaları

• Politika oluşturma, karar alma ve hizmet tasarım

süreçlerine vatandaşların katılımı

• Kamuda yenilik oluşturmada işbirlikleri

• eDönüşüm farkındalığı

• Standartlar oluşturma

Temel Kavramlar:

eDönüşüm, eDevlet, Bilgi Toplumu

Yasal Alt Yapı

Teknik Alt Yapı Erişim

İletişim

Değişim Dönüşüm

Kurumsallaşma

İnsan Kapasitesi Oluşturma

eDevletTemel Boyutu

• Stratejik plan, performans ve hedeflere göre yönetim

• Veri güvenliği, iş sürekliliği ve sürdürülebilirlik

• Elektronik belge yönetimi ve dijital arşiv bütünlüğü

• Elektronik imza ve eYazışma

• eDevlet platformlarına entegrasyon ve uyumluluk

• Bilgi Toplumu Stratejisi ve Eylem Planı çerçevesinde yeni

yasa ve yönetmeliklere uyumluluk

• İş süreçleri bazlı, vatandaş odaklı, beyana dayalı hizmetler

üretebilme

• Hizmetleri elektronik ortamdan sunma ve izleyebilme

• Mobil teknolojileri uygulama

• Denetim için anlık analiz ve karar desteği

Belediyelerin eDönüşüm Sürecinde Talepleri

İmar Süreçlerinin Yeniden Tanımlanması

İSMEP kapsamında kurumda bir süreç farkındalığı oluşturulması ve imar süreçlerinin

tanımlanmasına yönelik çalışmalar başlatıldı. Daha sonra tüm süreçlerle ilgili çalışmalar yapıldı.

Personel Altyapısının Güçlendirilmesi

Personelin eDönüşüme hazırlanması, süreç ve bilgi işlem farkındalığının yaratılmasına yönelik

çalışmalar başlatıldı.

Donanım ve Sistem Altyapısının Güçlendirilmesi

Veri yönetiminin sağlıklı yapılması için sistem odası, donanım ve yazılım altyapılarının

güncellenmesine başlandı.

Dijital Arşiv ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi Oluşturulması

İmar süreçlerinde oluşturulan dosya ve belgelerin etkin yönetimi için EBYS ve dijital arşive geçilmesi

kararlaştırıldı.

eDönüşüm Çalışmaları

eDönüşen Bağcılar

eDevlet

eYBS

Donanım

Mobilite

+

Nesnelerin

İnterneti

Bağcılar

Belediyesi

eDönüşümü

Bilgi ve

İletişim

Teknolojileri

Kurumsal

İş Süreçleri

Personel

Bilgi ve iletişim teknolojilerinden en üst düzeyde yararlanmak için, eDönüşüm gerçekleştirdik.

eYönetim platformumuzu, elektronik iş süreçleri, donanım, yazılım ve personel altyapısıyla uçtan

uca güçlendirerek nesnelerin internetine uygun bir altyapıya kavuştuk.

Bağcılar eDönüşüm Projesi

Hizmete ulaşmada karşılaşılan her türlü engeli

eDönüşümle ve bilişimle ortadan kaldıran,

• Eşit, hızlı, kaliteli, şeffaf, ölçülebilir hizmetler üreten

• Vatandaş odaklı, katılımcı

• eDevlet ve bilgi toplumu ilkeleriyle örtüşen

yönetişim anlayışı ve kurumsal altyapı ...

Bağcılar eDönüşüm Projesi

Hizmet Başvurularının Yönetimi

İmar başvurusundan temizlik talebine kadar,

sunulan ‘tüm’ hizmetlere yapılan ‘tüm’

başvurular:

Hangi kaynaktan

gelirse gelsin

eİmza

eYazışma

KEPKamu Hizmet

Standartlarına

göre kaydedilir

Elektronik ortamda,

iş süreçlerine göre

işlemleri yapılır

Tamamlandığında

elektronik ortamdan

bilgilendirme yapılır

Hizmetten yararlananlar

ve yürütenler sürecin her

aşamasını elektronik

ortamdan izleyebilirEBYS

Başvuru Yönetim

Altyapısı

Başvuru Yönetimi

Başvuruda

Bulunan

Vatandaşlar

Çağrı Merkezi

Web Başvuru

Uygulaması

Hizmet Masası

(BİLMER)

Bilgi

Belge

Arşiv

Yönetim

Sistemi

(BBAYS)

Birim(ler)Yönetim

Yazılımları

Dijital Arşiv

&

İçerik

Yönetimi

Veri Tabanı

Başvuru

&

İletişim

Merkezi

+

(Belge)

Çıkış

Merkezi

Müdürlük(ler)

Çağrı

Merkezi’nden

Başvuru

Başvuru

Merkezine

Bizzat Başvuru

Web’den

Talep Şikayet

Başvurusu

Web’den

Belgeyle Hizmet

Başvurusu

Başvurana

‘kayıt yapıldığı anda’SMS ve e-Posta

Başvuranın

Web’den Süreç İzleyebilmesi

Başvuru

‘sonuçlandığında’SMS ve e-Posta

Başvuru Yönetimi ve Süreç Döngüsü

Bağcılar eDönüşüm Projesi

eDönüşüm Projesi Bize Ne Sunuyor?

• Yönetimde re-organizasyon (kurum, birim ve personel)

• Web Tabanlı İş Süreçleri Bazlı Yönetim Bilgi Sistemi

• Büyük veri yönetimi (Big Data Management)

• Sürdürülebilirlik, iş sürekliliği ve güvenlik

• Standartlara ve kurumsal kimliğe uygun belge yönetimi

• Her türlü kaynaktan, her türlü başvuruyu elektronik olarak alabilme

• Başvurudan sonuçlanana kadar, işleri elektronik ortamda yönetebilme

• Web’den hizmetlere başvuru alma ve takibi

• İş Zekası rapor ve analiz uygulamaları

• Performans izleme

• eİmza, mobil imza

• eYazışma, KEP

• Tematik harita analizleri

• Dış entegrasyonlareYönetim Bilgi Sistemi

Mobil

Uygulamalar

Tematik Harita

Analizleri

Web’den

Başvuru

Entegrasyonlar

(eDevlet vb.)

İş Zekası

Modeli ve

Uygulamaları

İş Süreçleri

ve

Yönetimi

Elektronik Belge

Yönetim Sistemi

(EBYS)

Dijital Arşiv

ve

İçerik Yönetimi

Bağcılar EBYS Sistemi Bileşenleri

Bağcılar Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemi Altyapısı

Kamu

Hizmet EnvanteriStandart Dosya Planı İş Süreçleri Belge Tipleri

Elektronik Şablon

Form Tasarımı

Dijital Arşiv &

İçerik Yönetimi

eDevlet

Entegrasyonları

eİmza ve

eYazışma Paketi

Gelen-Giden Evrak

Yönetimi

Web’den Başvuru

ve Takip Sistemi

İş Zekası

Karar Destek Sistemi

Bilgi Güvenliği

ve Yetki Yönetimi

Veri Tabanı + İçerik Yönetimi + İş Zekası Sistemi

Bağcılar Yönetim Bilgi Sistemi Bileşenleri

Online

Uygulamalar

İş Zekası

Karar Destek

Sistemi

Veri

Tabanı

İçerik

Yönetimi

İş

Zekası

Bütünleşik

Dijital Arşiv

Sistemi

eDevlet

Entegrasyonları

Süreç

Yönetimi

Elektronik

Belge Yönetim

Sistemi

Yönetim

Bilgi Sistemi

Yazılımları

BAĞCILAR YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ Powered by

Yönetici

Anlık Analizleri

Grafik Rapor ve Anlık

Analizler

Web’den Hizmet

Başvurusu

Tematik Haritalı

Analizler

TS 13298 / T1

EBYS Standardı

Standart

Dosya Planı

Elektronik Dosya

Saklama Planı

Elektronik

Dosya Tasfiye Planı

Belge Tarama

Akıllandırma

MERNİS

MERSİS

DETSİS

TAKBİS

UAVT

Kamu Hizmet

Envanteri

Akıllı

İş Süreçleri

Doküman

Yönetimi

Yetki ve Rol

YönetimiE-İmza

İletişim

MerkeziMobil İmza

Tarama

Merkezi

KEP

Kayıtlı ePosta

eBelge

Şablonları

Web’den

Süreç Takibi

Web’den Belge

Doğrulama

Mobil Yönetici

Uygulamaları

Mobil Saha

Uygulamaları

Gelir-Gider

Yönetimi

Sosyal Talep

Yönetimi

İdari İşler

Yönetimi

Teknik İşler

Yönetimi

Taşınır

Yönetimi

eYazışma

IOT

Uygulamaları

Birim Performans

Analizleri

Kişi Performans

Analizleri

İş Akışı

Tasarımı

Etkin Zimmet Sistemi

Taşınmaz

Yönetimi

Süreç Yönetimi

Dijital Arşiv : Özellikler

• En güncel TS 13298 Standardına sahip

• İster mobil ortamda, ister içerdeki süreçte

elektronik imza atarken ilgili dosyayı tümüyle

inceleme olanağı

• Elektronik belgenin üretiminden imhasına kadar

tüm yaşam döngüsünü yönetebilme

• Elektronik Dosya Tasnif ve Saklama Planı

• Sınırsız belge tipi yönetebilme

• Belge üst verisi ve indeks alanları bakımından

esneklik, her belge tipine özgü üst veri ve indeks

tanımlayabilme

• İçeriğine göre aranabilir, PDF/A formatında

elektronik belge üretimi

Dijital Arşiv : Proje Görüntüleme

Tüm Yönetim Bilgi Sisteminde İş Zekası

eYBS ve Dijital Arşiv Elektronik İmza Altyapısı

eİmza, Mobil İmza, KEP Altyapısı

• eYazışma paketi formatında hazırlanan elektronik

belge

• eİmza, mobil imza

• Tapu ve İGDAŞ ile yapılan tüm yazışmalar

elektronik ortamda yapılmaktadır.

• KEP’ten gönderme altyapısı

• 387 eİmza, 67 Mobil İmza

Mobil Uygulamalı Süreç Bazlı Yönetim Bilgi Sistemi

eYÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ

Bilgi Belge Arşiv Yönetim Sistemi (BBAYS)

Mobil

Uygulamalar

İş Zekası

Uygulamaları

Dijital

Arşiv

İş

Süreçleri

Yönetimi

Yönetim Bilgi Sistemi Modülleri

(YBS)

Entegrasyonlar

(eDevlet vb.)

Webden

Başvuru

Yönetimi

eBelediye ve eDevlet Kapısından Hizmet Sunumu

Vatandaş eBelediye Portalımız üzerinden her

türlü başvuruyu ve süreç takibini yapabilir.

28 hizmet ile en çok hizmeti sunan

belediyeyiz ve hizmet sayısı gitgide artmakta.

eBelediye ve eDevlet Kapısından Hizmet Sunumu

• Belediyemiz dijital olgunluk seviyesi yüksek, bütünleşik hizmetleri, güvenli bir şekilde eDevlet

kapısı üzerinden de sunmaya başladı.

• 2016-2019 Ulusal eDevlet Stratejisi ve Eylem Planı’na da destek veren bu projemiz ile tüm halkımız

eDevlet kapısı üzerinden; Emlak Vergisi Bildirimi, Emlak Vergisi Bildirim Sureti Sorgulama, Borç

Sorgulama ve Ödeme, İmar Durumu Sorgulama hizmetleri başta olmak üzere toplam 28 hizmete

online olarak ulaşıyor.

• Sunulan hizmetler arasında hizmetten yararlanan vatandaşların işlerini kolaylaştıracak dijital olgunluk

seviyesi yüksek önemli hizmetler bulunmaktadır. Örneğin Emlak Vergisi Bildirim Sureti Sorgulama

Hizmeti sayesinde; Gayrimenkul satışları ve tesisat abonelikleri için çeşitli kurumlarca (Tapu Daireleri,

Vergi Daireleri İSKİ, İGDAŞ, BEDAŞ gibi...) vatandaşlardan istenen Emlak Rayiç Değeri Belgesini,

Belediyeye gelmeden alabilecekleri bir altyapı oluşturuldu.

• Güvenli ''Borç Sorgulama / Ödeme'' kısmından TC Kimlik ya da vergi numarasıyla giriş yaparak vergi

borçları sorgulanabiliyor ve 3D uyumlu kredi kartıyla hızlı bir şekilde ödeme yapılabiliyor. Ayrıca Bina

Bildirimi, Arsa Bildirimi, Çevre-Temizlik Bildirimi (ÇTV) ve İlan-Reklam bildirimleri de yapılabiliyor.

Çok daha fazlasının yapılabileceği eDevlet, sosyal medya kanalları ve Çağrı Merkezimizle halkımız

işlemleri kolayca yaparken, başvurularını tamamladığında SMS ve e-posta yolu ile bilgilendirilir, süreci

ise web sitemizden ya da Çağrı Merkezimiz üzerinden takip edebilir.

ISO 27001 StandardıBelediyemizin verilerinin güvenliği ISO 27001:2013

Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi ile standart altına alınmıştır ve sürekli olarak

denetlenmektedir.

Doğal afetlerde sistemi ayağa kaldıracak

bir aktif-aktif .alışan iki adet sistem odası bulunmaktadır.

EBYS ve MIS yetki ve güvenlik altyapısı buna katkı sağlar.

Veri - Bilgi ve Belge Güvenliği

TS 13298 KYS Alan İlk Kurum

• Belediyemiz, Elektronik Bilgi Belge ve Arşiv Yönetiminde,

2016 yılında TS13298 Kamu Yeterlilik Sertifikası alan ilk ve tek

kamu kurumu

• Kamu Hizmet Envanteri süreçlerine birebir uyum sağlayan,

• Devlet Arşivleri Standardını eksiksiz karşılayan bir sistem

oluşturuldu.

Kamu Yeterlilik Sertifikası

Bağcılar Belediyesi Akıllı Şehir Uygulamaları

• Bağcılar ilçesi sınırları içerisinde

• Ağustos 2013 yılından bu yana hizmet vermektedir.

• 68 adet noktada faaliyet göstermektedir.

• Sistem tamamen kablosuz olarak tasarlandı (Radyolink ve Accesspoint)

• Parklar, meydanlar, yürüyüş yolları, kamusal hizmet binaları (Hastane, Adliye, Eğitim Kurumları vb..)

• Üye sayısı (2015 -103.500), (2016-154.000), (2017- 170.000)

• 2015 yılında sisteme günlük olarak ortalama 6.000 giriş yapılırken,

• 2016 yılında bu sayı ortalama 7.500’e ulaşmıştır.

• İnternet kullanım kapasitesi 400 Mbps

• Sistem güvenliğinin ve kullanıcıların internete güvenle bağlanabilmelerinin sağlanabilmesi amacıyla sistem

merkezinde güvenlik duvarı cihazı ile çeşitli önlemler alınmaktadır.

• Kullanıcı aktivasyonu yapılırken SMS doğrulama işlemleri ve karmaşık kelime kodları kullanılarak güvenlik

önlemleri alınmıştır.

Bağcılar Belediyesi Güvenli İnternet Hizmeti

eYBS

IOT Uygulaması : Vektör Mücadele Sistemi

Sıcaklık ve nem oranı düşük

Vektör oluşumu yok

Vektör oluşumuna uygun

sıcaklık ve nem oranı ölçülür

Sıcaklık ve Nem Sensörleri

Sensör

ilaçlama

gerektiğini

sisteme

iletir

İletilen veri

eYBS’ne

kaydedilir

eYBS

otomatik iş

emrini

hazırlar

İş emri

sahadaki

ekibe mobil

iletilirEkip

ilaçlamayı

yapar

Belediye

eYBS

Vektör oluşumuna uygun ortam

Ekip

kullanılan

ilacı, miktarı

mobil cihaza

girer

Belediye

Ekip

ilaçlamayı

yapar

Mobil cihaz

girilen bilgileri

lokasyon

bazlı olarak

gönderir

eYBS gelen

bilgileri ilgili

modüle

otomatik

kaydederİş zekası ile

tematik harita

üstünde rapor

ve analizler

alınır

Sıcaklık ve Nem Sensörleri

IOT Uygulaması : Vektör Mücadele Sistemi

eYBS ve İlaçlama Entegrasyonu

eYBS ve İlaçlama Entegrasyonu

İş Zekası İle Tematik Haritada Analizler

Harita üzerinde ilaçlama analizleri (Google, xCad, xGIS) ısı, yoğunluk ve dağılım haritaları,

lokasyon bazlı sorgulama

İlaçlama Yerlerinin Dağılımı Yer Adedi : 133

Konut : 79

İşyeri : 54

Tarih : 01.01.2015 - 30.03.2015

Sonuçlar ve Kazanımlar

• Daha önce vatandaş şikayeti veya başvurusuna bağlı olarak ilaçlama yapılıyordu.

• Bu sistemle şikayet oluşmadan uygulama yapılması mümkün hale geldi.

• Vatandaşın ilaçlama talepleri yarı yarıya azaldı.

• İlaçlamanın doğru yerde, doğru zamanda, doğru koşullar altında yapılabilmesi sağlandı.

• Kullanılan ilaç, miktar, maliyet ve fayda analizleri yapılabilir hale geldi.

• Fiziksel uygulamanın dışındaki ilaçlama sürecinin tüm aşamaları elektronik ortamdan, kağıtsız

olarak yönetilebilir hale geldi.

• İş zekası ile anlık gelen mobil verinin analiz ve raporlama olanakları oluşturuldu.

• İş zekası ile ilaçlamanın yapıldığı noktalar, sensör verileri, anlık ortam tematik harita üzerinde

gösterilebilir hale geldi.

Sonuçlar ve Kazanımlar

Efektif

Uyum

Anlık

İzleme

Erişim

Kolaylığı

Düşük

Hizmet

Maliyeti

İş Gücü

Maliyeti

Çoklu

Erişim

eBelediye

• Vatandaşın yıllarca resmi başvurularda ispatlamaya

mahkûm edildiği bilgi ve belgeleri ondan istemeyen,

onun beyanına güvenen, geri kalanını çeşitli eDevlet

entegrasyonları ve temel veri havuzundan sağlayan

bir yönetim modeli

• Tüm birimlerin performansını ve süreçlerin tamamını

anlık izleyebilme yeteneği

• Yasa, mevzuat ve süreç değişikliklerine çok hızlı uyum

• Vatandaşlara, sosyal medya, çağrı merkezi, web vb. pek

çok sayıda başvuru kanalı

• İş gücü maliyetlerinde düşüşler ve personel eğitimlerinde

üst düzey verimlilik

• Hizmet üretimi ve vatandaşın hizmet alma maliyetlerinde

önemli düşüşler

• Dijital arşivin devreye girmesiyle fiziksel dosya dolaşımı en aza indi.

• Sisteme bağlanılan her noktadan sürece ait dijital dosyanın tüm içeriği ve belgeler izlenerek

eİmza atılıyor ya da karar veriliyor.

• Bütün bir imar sürecinde başvurularda istenen belge sayısı 350’den 240’a düştü. (%31)

• Yapı ruhsatı iş süreci adımları 25’ten 18’e düştü. (%28)

• Süreçlerdeki imza ve onay sayısı önemli ölçüde azaltıldı.

• İmar durumu vermek 15 günden 4 güne düştü. (%73)

• Vatandaşlar ve kuruluşlar web’den belediye hizmetlerine başvurabiliyor.

• Sürecin belirli adımlarında ve iş sonuçlandığında başvuru sahibinin belirttiği yollarla

bilgilendirme yapılıyor (SMS, e-Posta, arama, …)

• Başvuruların durum ve aşamaları web’den takip edilebiliyor.

Sonuçlar ve Kazanımlar

• Zaman hayatımızdaki en değerli

kavramlardan biri. Günlerimizi 24 saatlik

zaman dilimlerine göre planlıyoruz.

Elimizden giden bu zamanın en önemli ve

büyük kısmını ailemize, kendimize ya da

sevdiklerimize ayırmak varken bir kurumda

saatlerce vakit harcamayı hiçbirimiz

istemeyiz.

• eBelediye hizmetleri ile vatandaşlarımıza

sağladığımız en önemli hizmet aslında

bu zamanlarını onlara yeniden hediye

etmek.

eDönüşüm

Teşekkürler

Cüneyt YILMAZBilgi İşlem Müdürü

cuneyt.yilmaz@bagcilar.bel.tr