23
Alcătuirea unei echipe eficiente într-un proiect Instrumente folosite în managementul proiectelor Cuvinte cheie: nucleu de bază al echipei de proiect, simţul scopului, tools, bottom up, plan detaliat

Alcătuirea unei echipe eficiente într-un proiect curs 8.pptx

Embed Size (px)

Citation preview

Alctuirea unei echipe eficiente ntr-un proiect Instrumente folosite n managementul proiectelor

Alctuirea unei echipe eficiente ntr-un proiectInstrumente folosite n managementul proiectelorCuvinte cheie: nucleu de baz al echipei de proiect, simul scopului, tools, bottom up, plan detaliat

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiect reprezint factori eseniali pentru finalizarea cu succes a unui proiect. Acestea fac parte din atribuiile unui manager de proiect.Echipa unui proiect este format din membri care au diferite personaliti, cunotine, calificri i caliti. Rolul unui manager de proiect este de a evalua proiectul nainte de a-i alege personalul, pentru a construi o echip care s fie avantajat de calitile fiecrui membru. Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectLa formarea echipei, este necesar s se cunoasc : activitile care trebuie realizate, cunotinele i aptitudinile necesare pentru a desfura acea activitate, riscurile care pot aprea, posibilele persoane care pot fi implicate n proiect. Deseori, selectarea membrilor echipei debuteaz cu discuii informale, privind eventuala disponibilitate i dorina de implicare n proiect. De asemenea, s-a dovedit c nucleul de baz al echipei de proiect trebuie s conin doar 2 4 persoane, pentru o mai bun coordonare a tuturor membrilor din echip.

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectPentru alctuirea unei echipe eficiente, trebuie avute n vedere urmtoarele sugestii:cutai persoane cu experien n managementul proiectelorncurajai nvarea celor mai puin iniiai n managementul proiectelor de la cei cu mai mult experiencutai persoane capabileinei cont de realizrile pn la momentul de fa ale membrilordai toate informaiile necesare celor care fac parte din echip, pentru a cunoate care este situaia n momentul de fa i unde dorim s ajungem, care sunt resursele de care dispunem i riscurile care pot aprea

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectdesemnai responsabiliti i lsai libertate fiecrui membru de a-i defini propriile metode de lucru pentru atingerea obiectivelor evitai s lsai nerezolvate problemele care aparcutai s gsii ci de popularizare a meritelor individuale stimulai lucrul n echip, pentru a conduce la crearea unei viziuni comunenu conducei proiectul prin stri emoionaledefinii clar ceea ce nu trebuie fcut n proiect.Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectEtapele pe care le parcurge o echip pn la transformarea ei ntr-una eficient sunt: formareconfruntare pot aprea conflicte din cauza viziunilor diferite asupra scopului sau metodelor de lucru alesenormalizare membrii ncep s capete o viziune comunrealizare echipa ncepe s devin eficienttransformare echipa i poate redefini scopul comun, comunicarea ntre membrii echipei este mare, responsabilitile fiecrui membru sunt nelese i acceptate.Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectCondiiile necesare pentru formarea unei echipe eficiente se refer la 4 elemente de baz:simul scopului: viziune comun asupra scopului i obiectivelor urmritealegerea persoanelor potrivite pentru sarcinile care trebuie efectuateresursele necesare: tehnologie, metode de lucru clare, ntlniri eficiente, documentare, managementul timpului, managementul conflictelor caracteristici proprii: o bun comunicare, flexibilitate, motivare.

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectn ceea ce privete conducerea echipei, este necesar mai nti o bun identificare a problemelor care apar pe parcursul derulrii proiectului, pentru a putea alege dac acestea pot fi rezolvate de ctre o singur persoan sau de un grup. Discutarea acestor probleme se va face n cadrul ntlnirilor ce vor urma.

Alctuirea i conducerea unei echipe de proiectManagementul proiectelor utilizeaz diferite instrumente (tools), specifice fiecruia dintre cele 5 procese ale oricrui proiect iniiere, planificare, execuie, control nchidere. Folosirea acestora poate fi opional, ns ele pot oferi soluii viabile la problemele care pot aprea pe parcursul derulrii proiectului.

Instrumente folosite n managementul proiectelorA. n procesul de iniieredemonstrarea necesitii i fezabilitii proiectului

Va fi necesar abordarea urmtoarelor probleme:descrierea scopului proiectului trebuie fcut n termeni clariprezentarea rezultatelor pe care dorim s le obinemmetodele care se vor aplica n vederea obinerii rezultatelor doriteo estimare iniial a resurselor necesarebeneficiile care se vor obine la terminarea proiectului lista posibililor sponsori i stakeholder-icapacitatea de finanare din partea celor implicai n proiect gsirea momentului, a locului i a celor interesai pentru prezentarea propunerii de proiect

Instrumente folosite n managementul proiectelorn procesul de iniiere2. obinerea aprobrii proiectului din partea finanatoruluiVa fi ales managerul de proiect, care va primi autorizaia din partea finanatorilor pentru utilizarea resurselor (financiare, materiale) necesare n desfurarea activitilor.

Instrumente folosite n managementul proiectelorTitlul proiectului:________________________Data:____________________Justificarea proiectului: ________________________________________________Rezultate estimate a se obine:________________________________________________Principalii stakeholder-i i rolul acestora:________________________________________________________________________

Fig. 5.1: Diagrama proiectului la finalul procesului de iniiereB. n procesul de planificare1. descrierea scopului proiectuluiVor fi prezentate:scopul proiectului i justificarea acestuiaprincipalele rezultate doriteobiectivele proiectului (n care vor fi incluse criterii de cost, de timp i de calitate)WBS care va defini scopul final al proiectului

2. definirea i ordonarea activitilorRezultatele obinute n urma utilizrii acestui instrument sunt:lista cu activitile care se vor realiza pe parcursul proiectuluidiagrama de reea care prezint i relaiile dintre activiti

Instrumente folosite n managementul proiectelorB. n procesul de planificare3. estimarea duratei pentru fiecare activitate i a resurselor necesareCare sunt resursele necesare pentru fiecare activitate? Evaluarea duratei pentru fiecare activitate se va face n funcie de duratele pentru activiti similare sau n funcie de estimrile specialitilor din echipa de proiect.4 prezentarea programului proiectului (diagrame Gantt, diagrame PERT)Instrumente folosite n managementul proiectelorFaz i activitateDurataResursele necesareDurata totalTabel 5.1: Estimarea duratei i a resurselor pentru fiecare activitate

5. estimarea costurilorExist trei metode de estimare a costurilor:estimarea costurilor pentru fiecare activitate i determinarea costurilor totale ale proiectului (bottom up)prin utilizarea costurilor dintr-un proiect similar (top down)printr-un buget fix (se pornete de la suma total care a fost acordat proiectului i n funcie de aceasta, se distribuie pe activiti)

Instrumente folosite n managementul proiectelor6. prezentarea bugetului

7. atingerea unui anumit grad al calitiiAtingerea anumitor standarde de calitate depinde de politica de calitate a organizaiei, de scopul proiectului, de anumite standarde.specificarea anumitor metode de comunicareSe vor discuta modurilor de diseminare a informaiei, tehnologiile disponibile pentru comunicare, metode de mbuntire a comunicrii. Astfel: vom rspunde la ntrebrile: ce comunicm? cum comunicm? cnd i cui comunicm?

8. formarea i coordonarea echipei de proiectSe va pleca de la descrierea activitilor care vor fi realizate n proiect, stabilirea ulterioar a cerinelor pentru ndeplinirea activitilor, alegerea membrilor din echip

Instrumente folosite n managementul proiectelor9. identificarea riscurilorSe vor analiza:sursele de riscriscurile potenialeconsecinele riscurilor prevzutemodalitile de eliminare sau diminuare a riscurilorrealizarea unui plan de management al risculuiprezentarea resurselor suplimentare necesare n cazul manifestrii riscurilor

10. obinerea unor resurse (bunuri/servicii) suplimentare prin identificarea unor poteniali contractori

Instrumente folosite n managementul proiectelor11. realizarea planului proiectuluiReprezint o sintez a tuturor datelor prezentate pn la acest moment. Planul proiectului va cuprinde: scopul, WBS, milestones, echipa de proiect, riscurile, costurile.

12. terminarea etapei de planificarePresupune aprobarea planului proiectului de ctre finanator i principalii stakeholder-i.

13. reanalizarea planului proiectului i modificarea lui ulterioar dac aceasta este necesarSe va verifica dac planul realizat conduce la atingerea scopului propus de proiect, dac respect criteriile de cost, de calitate i ateptrile celor implicai n proiect.

Instrumente folosite n managementul proiectelorC. n procesul de execuie1. execuia activitilor proiectuluiPe parcursul execuiei proiectului, se vor realiza raportri periodice asupra activitilor care s-au efectuat.

D. n procesul de control1. controlul activitilor proiectuluiEfectuarea periodic a controlului proiectului va permite verificarea modului n care se vor atinge scopul propus de proiect, deliverables, a respectrii termenelor prevzute, care sunt modificrile care apar i activitile care trebuie ntreprinse ulterior astfel nct s obinem rezultatele propuse la timpul la care acestea au fost prevzute.

E. n procesul de nchidere1. terminarea activitilor din proiect

Instrumente folosite n managementul proiectelorConform autorilor Lientz i Rea, realizarea planului unui proiect va fi fcut n mai multe etape:

A. fixarea obiectivelor i a ariei de ntindere a proiectuluiStabilirea obiectivelor este etapa cea mai important ntr-un proiect, deoarece ele constituie msuri/tactici de realizare a unor strategii organizaionale, locale, naionale sau internaionale. ndeplinirea acestora trebuie s corespund rezolvrii unor probleme identificate n prealabil.

Planul proiectului (Lientz, Rea)B. descrierea sumar a condiiilor n care se va implementa proiectul pentru a justifica necesitatea acestuiaAutorii au alctuit o list cu factorii care au impact asupra unui proiect: tehnologiile existente la momentul respectiv, concurena, anumite reglemetri guvernamentale, politici.

D. conceperea strategiei proiectului Presupune abordarea modului n care va fi organizat proiectul, gestionarea riscurilor , selecia echipei de proiect i a coordonatorului.

Planul proiectului (Lientz, Rea)E. prezentarea jaloanelor eseniale ale proiectului, planificarea calendaristic a acestoraDac se lucreaz pe subproiecte, se recomand utilizarea a 10-20 de jaloane pentru fiecare subproiect, urmnd s fie evideniate ulterior legturile dintre jaloane ce aparin unor subproiecte diferite.

F. definirea bugetului iniial, etap n care se va pune din nou problema fezabilitii obiectivelorPentru fiecare jalon, se stabilesc resursele necesare; n proiectele cu un grad mare de incertitudine, se va aloca 5-10 % din valoarea total a proiectului pentru cheltuieli neprevzute.

G.identificarea principalilor actori implicai n realizarea proiectului i rolul acestora

H. stabilirea metodelor i a instrumentelor de lucru

Planul proiectului (Lientz, Rea)H. stabilirea metodelor i a instrumentelor de lucru

Indiferent de metodele de lucru alese, este necesar ca acestea s aib urmtoarele caracteristici:scalabilitate (posibilitatea aplicrii acestuia n orice proiect)colaborarea pentru stimularea lucrului n echip modernismulmsurabilitatea posibilitatea evalurii metodelorpopularizarea leciilor nvate pe parcursul proiectului pentru mbuntirea managementului proiectelor viitoare

Planul proiectului (Lientz, Rea)identificarea domeniilor de risc la care este expus proiectul

J. reanalizarea planului calendaristic i a bugetului

K. identificarea coordonatorului de proiect

L. identificarea i stabilirea echipei de proiect

M. realizarea planului detaliat al proiectului stabilirea jaloanelor, stabilirea dependenelor ntre activiti, alocarea resurselor pentru fiecare activitate, estimarea duratei

Planul proiectului (Lientz, Rea)