Alezu Procedura de Aprovizionare

FISA DE PROCESAPROVIZIONARE

Ediţia nr. 1 Revizia nr.0 Exemplar nr. 1 Destinatar:

Controlat

Difuzat în regim:

Informativ

Date/Responsabilităţi Întocmit Verificat AprobatData 09.03.2015 DIJMARESCU CristinaNumele şi prenumele GRAMA Lavinia-Denisa

Semnătura

x

S.C. NATLOG S.R.L

PROCEDURA DE LUCRU Ediţia 1/09.03.2015Rev. 0Ex: 1/6

Procedura de APROVIZIONARE

COD: PO-03 Pagina18 din 18

Cuprins

Nr. cap.

Denumire Pag.

Pagina de garda 1Cuprins 2Note explicative 3Lista de difuzare 4Indicatorul reviziilor 5

1 Scop şi domeniul de aplicare 62 Documente de referinţă şi conexe 63 Definiţii şi abrevieri 64 Responsabilităţi (Matricea

responsabilitatilor)7

5 Diagrama flux (procedura propriu zisa)

8

6 Înregistrări 9


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




Note explicative

Toate paginile procedurii aparţin ediţiei menţionate pe pagina de prezentare;

Procedura este supusă reviziilor parţiale ori de câte ori este necesar;

Se redactează câte o nouă ediţie a procedurii după efectuarea unui număr mare

de revizii succesive, care ar îngreuna lecturarea acesteia;

O ediţie poate conţine pagini cu revizii diferite;

Revizia aplicabilă este cea menţionată pe fiecare pagină în parte şi în lista de

revizii;

Difuzarea în regim controlat a Procedurii şi a fiecărei revizii se face pe baza Listei

de difuzare;


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




Lista de difuzare

Nr. exemplaruli

Departament Data Numele şi prenumele

Semnătura

1 Resurse umane (SMC)

09.03.2015 Ing.Moldovan Cristina

2 Administratie 09.03.2015 Ing. Marinca Iustina

3456


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




Indicatorul reviziilor

Revizia nr. Capitolul Pagina revizuită

Data Numele şi prenumele

Semnătura


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




CUPRINS

1. Scop şi domeniul de aplicare

2. Documente de referinţă şi conexe

3. Definiţii şi abrevieri

4. Responsabilităţi (Matricea responsabilitatilor)

5. Diagrama flux (procedura propriu zisa)

6. Înregistrări


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




1. SCOP SI DOMENIUL DE APILCARE

1.1 SCOP

Prezenta procedură defineşte managementul procesului de APROVIZIONARE,

avand drept scop ţinerea sub control a produselor aprovizionate pentru ca acestea

să fie conforme cu cerinţele specificate şi pentru a stabilii o metodologie de evaluare

şi de selectare a furnizorilor pe baza capabilităţilor de a furniza produse conforme cu

cerinţele.

1.2 DOMENIUL DE APLICARE

Prezenta procedura se aplica in SC. NATLOG S.R.L, pentru urmatoarele activitati:

a) achizitionarea de materii prime, materiale, componente, utilizate pentru realizarea

produselor, proceselor, transferului tehnologic, serviciilor sau pentru montaj.

b) subcontractarea unor activitati si/sau servicii care afecteaza calitatea produselor,

proceselor transferului tehnologic si serviciilor oferite de SC. NATLOG S.R.L.

c) achizitionarea de echipamente, utilaje si materiale utilizate in activitatea de

transfer, productie sau pentru inspectii si incercari.

2. DOCUMENTE DE REFERINTA


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




2.1. SR EN ISO 9000:2006 – Sisteme de management al calităţii. Principii

fundamentale şi vocabular.

2.2. Standardul SR EN ISO 9001:2008 – Sisteme de management al calităţii.

Cerinţe.

2.3. Manualul calităţii, cod: MC-01.

3. DEFINITII SI ABREVIERI3.1 DEFINITII

3.1.1 Proces: ansamblu de activitati corelate sau in interactiune care transforma

elementele de intrare in elemente de iesire. (definitia 3.4.1. din SR EN ISO 9000:2006)

3.1.2 Procedura: mod specific de executare a unei activitati sau a unui proces.

(definitia 3.4.5. din SR EN ISO 9000 :2006)

3.1.3 Cerinta: nevoie sau asteptare care declarata, in general implicita sau

obligatorie. (definitia 3.1.2. din SR EN ISO 9000 :2006)

3.1.4 Sistem de management: sistem(3.2.1) prin care se stabilesc politica si

obiectivele si prin care se realizeaza acele obiective. (definitia 3.2.2 din SR EN ISO

9000 :2006)

3.1.5 Sistem de management al calitatii: sistem de management(3.2.2) prin care se

orienteaza si se controleaza o organizatie(3.3.1) in ceea ce priveste calitatea (3.1.1).

(definitia 3.2.3 din SR EN ISO 9000 :2006)

3.1.6 Client: organizatie(3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs(3.4.2)


3.1.7 Furnizor: Organizatie (3.3.1) sau persoana care furnizeaza un produs (3.4.2)


3.1.8 Manualul calitatii: document (3.7.2) care descrie sistemul de management al

calitatii (3.2.3) al unei organizatii (3.3.1) (definitia 3.7.4 din SR EN ISO 9000 :2006)


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




3.1.9 Planul calitaii: document (3.7.2) care specifica ce proceduri (3.4.5) si resurse

asociate trebuie aplicate, de cine si cand pentru un anumit proiect (3.4.3), produs

(3.4.2), proces (3.4.1) sau contract. (definitia 3.7.5 din SR EN ISO 9000 :2006)

3.2.0 Pentru scopurile procedurii sunt valabile definitiile continute in referentialul SR

EN ISO 9000:2006, SISTEME DE MANAGEMENT AL CALITATII. Principii

fundamentale si vocabular.

3.2. ABREVIERI

3.2.1 SC – Societate Comercială

3.2.2 AD – Administrator

3.2.3 RMC – Reprezentantul Managementului pentru Calitate

3.2.4 RAC – Responsabil cu Asigurarea Calităţii

3.2.5 SMC – Sistem de Management al Calităţii

3.2.6 LFA – LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI

3.2.7 CEF – Chestionar de evaluare a furnizorilor

3.2.8 CA – Comanda de aprovizionare

3.2.9 NA – Necesar de Aprovizionare

4. RESPONSABILITATI

4.1 Coordonatorul (Managerul) NATLOG S.R.L

• aprobă LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI

• aprobă NECESARUL DE APROVIZIONARE

• aprobă toate documentele de aprovizionare sau furnizare

4.2 Resp. ec. - financiar, contabilitate


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




• avizează NECESARUL DE APROVIZIONARE

• avizează toate documentele de aprovizionare sau furnizare

4.3 RMC

• întocmeşte şi actualizează (ţine la zi) LISTA FURNIZORILOR ACCEPTAŢI a

NATLOG S.R.L

• conduce evaluările furnizorilor

• participă la verificările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

4.4 Responsabilul cu aprovizionarea

• întocmeşte documentele de aprovizionare (mai puţin NA)

• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor

• urmăreşte derularea contractului sau comenzii de aprovizionare

• păstrează înregistrările referitoare la aprovizionare sau furnizare.

5.5 Responsabilul de proiect/contract

• elaborează documentul NECESAR DE APROVIZIONARE

• analizează documentele de aprovizionare sau furnizare

• participă la evaluarea şi selectarea furnizorilor, pentru contractul al cărui

responsabil este.


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




5. DIAGRAMA FLUX ( procedura propriu-zisa)

Schema flux

…………….......…> ......……………>

NU NU

………………>

……………............…>


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




Cercetarea Pietei

FxxNecesar Aprovizionare

Analiza posibili furnizoriNegociere

LivrareReceptie

Contractare

Fisa de receptie

Procedura propriu-zisa

5.1 Procesul de aprovizionare

5.1.1 Înainte de lansarea unui contract, atunci când se iveşte necesitatea efectuării

unor achiziţii, se stabileşte necesarul de materii prime, materiale, echipamente ce

trebuie achiziţionate, precum şi serviciile sau lucrările ce trebuie subcontractante.

5.1.2 În vederea aprovizionării cu materii prime, materiale, componente,

echipamentele, utilajele sau pentru subcontractările de activităţi sau de servicii -

necesare pentru realizarea contractelor, întocmeşte înregistrarea denumită

NECESAR DE APROVIZIONARE, care conţine cel puţin următoarele informaţii:

identificarea produselor, serviciilor sau lucrărilor ce trebuie

aprovizionate/subcontractate; termenele de aprovizionare sau de finalizare a

lucrărilor subcontractate; subcontractanţii potenţiali; condiţii de calitate pentru

produse, servicii, lucrări subcontractate; condiţii impuse pentru subcontractanţi;

ediţiile aplicabile ale specificaţiilor şi desenelor (dacă se apreciază ca fiind necesar).

5.1.3 Toate produsele/serviciile aprovizionate de NATLOG S.R.L sunt conforme cu

cerinţele specificate în NECESARUL DE APROVIZIONARE

5.1.4 NATLOG S.R.L face aprovizionarea cu produse şi servicii numai de la furnizorii

incluşi în Lista furnizorilor acceptaţi.

5.1.5 În NATLOG S.R.L potenţialii furnizori de materiale, de produse şi / sau servicii

sunt selectaţi şi incluşi în LFA în baza informaţiilor pe care aceştia le transmit prin

completarea unui CHESTIONAR DE EVALUARE A FURNIZORILOR, luând în

considerare şi abilitatea acestora de a furniza materiale, produse şi / sau servicii în

concordanţă cu cerinţele specificate.


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




5.1.6 Tipul şi amploarea controlului aplicat asupra furnizorului şi asupra materialelor,

produselor şi / sau serviciilor aprovizionate depinde de efectul acestora în timpul

etapelor de realizare/asupra produsului finit.

5.2 Informaţii referitoare la aprovizionare

5.2.1 În baza NECESARULUI DE APROVIZIONARE se emite COMANDA DE

APROVIZIONARE;

5.2.2 COMANDA DE APROVIZIONARE include informaţii care descriu materialul,

produsul/serviciul comandat, iar atunci când se consideră necesar, cuprinde şi:

- identificarea completă şi corectă a materialului, produsului, serviciului,

transferului tehnologic sau lucrării subcontractante;

- cerinţe pentru aprobarea produsului, procedurilor, proceselor şi echipamentelor;

- cerinţe pentru calificarea personalului;

- metode de recepţie şi criterii de acceptare;

- cerinţe pentru sistemul de management al calităţii.

5.2.3 Înainte de aprobare, documentele de aprovizionare sunt analizate pentru a se

asigura că datele conţinute de acestea sunt corecte şi complete.

5.3 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat

5.3.1 Verificarea produsului/serviciului aprovizionat se face de o COMISIE DE

RECEPŢIE (numită prin decizie), în vederea asigurării că produsul/serviciul

aprovizionat este conform cu condiţiile specificate.

5.3.2 În funcţie de rezultatele evaluării furnizorilor se stabileşte dacă este necesar ca

furnizorul să elaboreze şi să implementeze un plan al calităţii pentru produsul,

procesul, transferul tehnologic, serviciul sau lucrarea în cauză, sau dacă sunt


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




necesare anumite verificări efectuate de reprezentanţii ENVICONS CIT la sediul

furnizorului, pe fluxul de transfer şi fabricaţie al acestuia sau la final.

5.3.3 În vederea verificării produsului/serviciului aprovizionat, în COMANDA DE

APROVIZIONARE sunt precizate înţelegerile referitoare la verificare şi metoda de

eliberare a produsului.

5.3.4 Tipul şi aprobarea controlului aplicat asupra produsului/serviciului aprovizionat

depinde de efectul acestuia în timpul etapelor de realizare/asupra produsului finit.

5.3.5 În cazul în care se specifică în contract, sunt precizate clauze de acces ale

clientului sau ale reprezentantului acestuia la furnizor, pentru a verifica dacă

produsul/serviciul aprovizionat este conform cu condiţiile specificate

5.3.6 Documentele în baza cărora se fac inspecţiile şi încercările la primire sunt,

după caz: proceduri de lucru, standarde şi reglementări în vigoare, documente de

aprovizionare care însoţesc produsele/serviciile aprovizionate

5.3.7 Stadiul produsului aprovizionat în raport cu cerinţele de inspecţie este

identificat prin NOTA DE INTRARE-RECEPŢIE.

5.3.8 Rezultatul recepţiei, este consemnat de Comisia de recepţie în NOTA DE

INTRARE-RECEPŢIE. Dacă produsul este admis la recepţie, este luat în primire pe

baza aceluiaşi document.

5.3.9 Atunci când, din motive de urgenţă, produsul este utilizat înainte de verificare,

acesta este identificat şi înregistrat precis, în scopul permiterii rechemării şi înlocuirii

sale în cazul constatării ulterioare a stării de neconformitate faţă de condiţiile

specificate.

5.4 Păstrarea produselor aprovizionare

5.4.1 Produsele aprovizionate se manipulează astfel încât să nu fie afectată calitatea

sau caracteristicile funcţionale ale acestora.


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




5.4.2 Depozitarea materialelor aprovizionate se face în spaţii corespunzătoare, în

magazii închise, pe sortimente, conform cerinţelor de fabricaţie sau specificaţiei de

pe ambalaj.

5.4.3 Depozitarea materialelor aprovizionate se face pe categorii de material şi pe

dimensiuni, astfel încât marcajele de identificare să fie uşor vizibile.

6. INREGISTRARI

7. ANEXE

Anexa 7.1 - NECESAR DE APROVIZIONARE (cu anexele REFERAT PENTRU

EFECTUARE DE CHELTUIELI şi REFERAT PENTRU DECONTARE DE

CHELTUIELI)


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




F.PO.7.4 - 1 Anexa 7.1

APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

NECESAR DE APROVIZIONARE

Contract / PNCDI : ______________________ / ___________________

Comanda / etapa : ___________________ / ______________________

Nr. Crt

Produs, serviciu, lucrare, material

etc. de aprovizionat

Cantitate de

aprov.

Preţ unitar

Valoare totală

Termen de

aproviz.

Furnizori

potenţiali

Condiţii de

calitate impuse pentru

material, produs, serviciu, lucrare

Condiţii impuse pentru

furnizori

0 1 2 3 4 5 6 7 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

Resp. ec. - financiar, contabilitate, Director/ Responsabil de proiect, ___________________ __________________

(nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Anexa 1 la F.PO 7.4 - 1


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager) S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Denumire proiect/serviciu: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________ Etapa / Faza: ________/______ Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU EFECTUARE DE CHELTUIELI

Se anexează la F.061. – 1, Necesar de aprovizionare Nr. crt.

Produs, serviciu, lucrare, material etc.

de aprovizionat

Cantitate Valoare totală Observaţii

1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 Se solicită avans lei: Se solicită plata facturii proforma anexate şi avizate de noi, nr. Se poate suporta provizoriu, cu recuperare la încasarea facturii, din contul:

ÎNTOCMIT,Director proiect / Responsabil de contract: ________________________

(nume, prenume, semnătură)

Anexa 2 la F.PO 7.4 - 1


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




APROBAT, AVIZAT,Coordonator (Manager)S.C. NATLOG S.R.L Resp. ec. - financiar, contabilitate, _________________ __________________ (nume, prenume, semnătură) (nume, prenume, semnătură)

Denumire proiect/serviciu: ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Contract: __________/ Program: ____________; Comanda internă:_________ Etapa / Faza: ________/______

Poziţie: (materiale /colaborări / dotări): ________________________________

REFERAT PENTRU DECONTARE DE CHELTUIELINr. crt.

Document justificativ

(factura fiscală, chitanţă

fiscală, bon fiscal, nr.)

Nr. crt. (produs, serviciu,

lucrare, material etc.

de aprovizionat) conform

referatului pt. efectuare de

cheltuielii

Furnizor Valoare fără TVA

TVA Valoare totală

Observaţii

1 2 3 4 5 TOTAL (lei) :

1. Avans încasat: ............................................. (lei)

2. Diferenţă: De primit: ............................................... (lei)

De restituit: .......................................... (lei) ÎNTOCMIT, Director proiect / Responsabil de contract: ________________________

(nume, prenume, semnătură)


Semnătura

S.C. NATLOG S.R.L




Documents

Alezu Procedura de Aprovizionare