Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Sejarah Perusahaan Savoy Homann Bidakara Hotel Bandung merupakan salah satu hotel tertua dan bersejarah di Indonesia. Dari awal berdirinya sampai dengan saat ini, Savoy Homann tetap menjadi salah satu tempat persinggahan yang nyaman bagi wisatawan yang berkunjung ke Kota Bandung. Awalnya hotel ini bernama Homann saja yang di ambil dari nama pemilik yang pertama yaitu Mr.A.Homann. Pada awal berdirinya hotel Homann ini masih berbentuk rumah panggung, berdinding gedek bambu dan bertatap rumbia. Sekitar tahun 1871-1872, bangunan ini masih serupa dengan rumah penduduk biasa. Namun pada tahun 1867, rumah panggung milik keluarga Homann ini turun ke tanah dan berubah menjadi bangunan papan kayu. Bandung memasuki abad ke-20 dengan wajah kota pramodern yang ditata dengan sempurna oleh Pieteer Sijthoff dan R.A.A Martanagara sebagai pelopor peletak dasar modernisasi Kota Bandung tempo dulu. Kehadiran jalur kereta api pada tahun 1884 membuat penginapan Homann kewalahan menampung tamu. Oleh karena itu, secara bertahap bangunan yang semi permanen berdinding papan kemudian dirombak menjadi gedung berdinding tembok bergaya arsitektur kolonial. Gaya seni Art Deco yang melanda daratan Eropa pada tahun 1920an, juga turut mewarnai bangunan Homann lama saat itu. Namun pada tahun 1921 dengan banyaknya pembangunan gedung baru yang bergaya arsitektur modern. Hotel Homann sempat kehilangan tamu-tamunya karena arsitektur bangunanya yang sudah ketinggalan zaman. Namun tanpa buang waktu, Tuan Fr.J.A.Van Es Direktur Hotel Homann kala itu, mulai membenahi kembali Hotel Homann, bangunan yang lama direnovasi menjadi lebih baik, apik, dan menarik. Tahun 1928, seorang arsitek asal Nederland A.F.Aalbers bersama dengan seorang juru gambar R.de Waal, tiba di Indonesia, dan pada tahun 1931 mereka memulai debutnya sebagai perancang bangunan modern ternama di Nusantara. Berkat bantuan mereka, tuan Van Es berhasil mewujudkan impiannya untuk merenovasi dan memperluas bangunan hotel dengan gedung baru yang bertempat pada tanah pekarangan depan, tepat di tepi Groote Postwage (jalan Asia Afrika sekarang). Pembangunan dimulai pada bulan Februari 1937 dan rampung pada akhir tahun 1939, kemudian Hotel Homann berganti sebutan menjadi Hotel Savoy.

Bangunan baru bergaya arsitektur Internasional itu membawa Hotel Savoy kedalam suasana formal dan megah. Kala itu agaknya bangunan bergaya arsitektur Internasional menjadi mode bangunan yang digemari. Dengan demikian, bangunan Hotel savoy yang semula Cuma menjadi land-mark, kemudian tumbuh menjadi ciri khas dan citra Bandung. Sayangnya renovasi hotel Homann rampung pada akhir tahun 1939, persis dilambang Perang Dunia Kedua. Apa yang telah ditata dan diupayakan Tuan Van Es sejak merampungkan gedung baru Savoy jadi berantakan dengan kedatangan Bala Tentara Jepang. Sejak tahun 1942, seluruh bangunan Savoy Homann dijadikan asrama Opsir Jepang, segala peralatan dan perlengkapan hotel rusak berat. Setelah Jepang menyerah kepada Sekutu tahun 1945, Savoy Homann dijadikan markas Intercross (Palang Merah Internasional). Barulah pada tahun 1946 hotel Savoy Homann dikembalikan kepada Tuan Van Es, yang selanjutnya dikelola hingga akhir hayatnya pada tahun 1952, dan pimpinan hotel diambil alih istrinya, Ny.Van Es van de Brink. Ny.Van Es sangat berduka dengan kepergian suaminya, kemudian ia pun memutuskan untuk kembali ke Belanda dan memutuskan menjual saham-saham hotel Savoy Homann milik keluarganya. Pada bulan Agustus 1953, bertempat di lobby hotel Des Indes Jakarta, 60 % saham hotel Savoy Homann milik keluarga Van Es ditawarkan kepada Bapak R.H.M.Saddak, seorang anggota ekspor-impor di Jakarta. Atas persetujuan Pemerintah RI melalui instansi terkait, maka pada tanggal 23 November 1953 terjadilah transaksi jual-beli saham Savoy Homann dari Ny. Van Es kepada bapak saddak. Yang disusul pula dengan pembelian 35% sisa saham Savoy Homann yang dimiliki oleh Bank Dennis Bandung pada tahun 1945. Dibawah pengelolaan Bapak Saddak, hotel ini pernah menjadi persinggahan dan penginapan para delegasi Negara-negara yang mengikuti : 1. Konferansi Asia Afrika (KAA) 2. Konferensi PATA 3. Konferansi Islam Asia Afrika

Pada tahun 1984, Bapak Saddak telah mengawali pembangunan sebuah gedung baru berlantai lima ditengah-tengah kompleks Savoy Homann, pembangunan ini antara lain penambahan kamar menjadi 85 buah kamar, ruangan meeting, tempat parker, dua koridor

sebagai penghubung bangunan lama dan bangunan baru, perluasan Ballroom, perombakan lobby depan yang dilengkapi dengan Coffee Shop, Bar,Caf, dan Arcade. Setelah lebih dari tiga dawarsa memimpin Savoy Homann, akhirnya pada tahun 1987 Bapak Saddak melepas Savoy Homann kepada Bapak Ruchiyat, Direktur Utama PT. Panghegar Group Bandung, setelah melalui negossiasi yang amat panjang. Savoy Homann Hotel merupakan hotel yang dibeli oleh PT. Panghegar Group setelah Hotel Panghegar dan Hotel Kumala. Melalui kepemimpinan Bapak Ruchiyat, Savoy Homann kembali mengalami perombakan dan penambahan gedung baru dengan 153 kamar, dan desain yang mengarah kepada gaya Art Deco, sebagaimana gaya arsitektur aslinya tetapi lebih modern. Selain upaya renovasi, Savoy Homann juga diganti nama menjadi Savoy Homann Panghegar Heritage Hotel. Krisis ekonomi yang melanda Indonesia seja tahun 1997 sangat berdampak negatif pada perkembangan dan kemajuan sektor pariwisata, khususnya pada bisnis perhotelan. Dengan alasan tersebut PT.Panghegar Group dibawah pengelolaan Bapak Ruchiyat berniat ingin lebih mengkonsentrasikan bisnis perhotelan pada satu hotel saja, yaitu Hotel Panghegar. Kemudian ia bermaksud menjual kembali saham Hotel Savoy Homann kepada calon investor yang berminat membeli. Akhirnya sejak agustus 2000, saham Savoy Homann sebesar 89% dibeli oleh PT. Bidakara (Bank Indonesia Dana Karyawan), dan sisa saham masih dimiliki oleh PT. Panghegar group. Dengan adanya perubahan pada mayoritas saham tersebut, maka terjadi perubahan pula pada konsep managerial perusahan, brand Savoy Homann Hotel pun berganti nama, dari sebelumnya Savoy Homann Panghegar Heritage Hotel pun berganti nama, dari sebelumnya Savoy Homann Bidakara Bandung. PT. Bidakara Savoy Homann 2000 selaku pemilik, merenovasi hotel yang meliputi perluasan kamar-kamar di Asia Afrika Wing, perbaikan kamar-kamar di Tower Wing dan Garden Wing, serta pembangunan gedung baru yang lebih modern untuk kamar Deluxe di Millenium Wing pada tahun 2008. Dengan fasilitas sebanyak 185 kamar ditunjang dengan ruang meeting sebanyak 17 ruangan, kolam renang, garden atrium restaurant, sidewalk caf, serta batavia bar & lounge, dihararpkan Savoy Homann Bidakara Hotel akan memberikan nuansana tersendiri bagi perkembangan pariwisata di Kota Bandung.

Saat ini manajemen Savoy Homann Bidakara Hotel menggunakan motto,Serve With Heart, sebagai salah satu bukti bahwa Savoy Homann Bidakara Hotel lebih memfokuskan diri pada kepuasan dan pelayanan yang terbaik bagi tamu, melalui sumber daya manusia yang professional pada bidangnya. Hal ini dilakukan dalam rangka meningkatkan citra dan memajukan perusahaan, para karyawan, serta para pemegang saham yang sesuai dengan visi dan misinya.

Visi, Misi dan Strategi Savoy Homann Bidakara Hotel Bandung Adapun yang menjadi visi, misi, strategi dari hotel Savoy Homann Bidakara Bandung demi memajukan kinerja dari seluruh pegawai maupun meningkatkan nilai perusahaan yaitu sebagai berikut : Visi Perusahaan Hotel Savoy Homann Bidakara sebagai hotel terbaik di kota Bandung, yang menjadi utama dan kebanggaan Nasional maupun Internasional.

Misi Perusahan Mewujudkan dan mengembangkan kualitas sumber daya manusia guna mencapai sistem manajemen hotel yang professional sehingga memberikan keuntungan yang sebesar-besarnya.

Strategi Pro-aktif, kompetitif-menjaga kualitas produk, harga bersaing, dan pelayan optimal, juga koordinasi-vertikal & horizontal.

Savoy Homann Bidakara merupakan hotel bintang Empat (****) berstandar Internasional yang memiliki pola kerja yang efektif, efesien, dan terkontrol. Pola ini terus dipertahankan agar mampu bertahan menghadapi persaingan di dunia perhotelan yang semakin kompetitif. Saat ini Savoy Homann Bidakara lebih memfokuskan diri untuk kepuasan dan pelayanan yang terbaik bagi para tamu, melalui sumber daya manusia yang professional pada bidangnya. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan citra hotel dan mencapai tujuan perusahaan sesuai dengan visi dan misinya.

Logo Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung Logo atau simbol merupakan salah satu bagian dari identitas perusahaan (corporate identity). Hal tersebut mempunyai tujuan sebagai identitas perusahaan dengan melihat logo maka publik luar dapat mempersepsikan citra (image) perusahaan. Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung memiliki logo yang dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Gambar 3.1 Logo Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung

Dari gambar logo Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung di atas dapat dijelaskan lebih rinci dari setiap bagian logo tersebut, dimulai dari makna lukisan, makna logo dan warna logo tersebut yaitu: 1. Lingkaran sayap mengartikan dari yayasan pengsiunan karyawan Bank Indonesia sebagai pemegang saham 2. Gambar menara (tower) dalam lingkaran sayap mengartikan menara ciri hotel tersebut. Gambar menara dalam lingkaran sayap itu mengartikan bahwa Savoy Homann berada dalam kepengurusan group Bidakara. 3. Teks-teks Serve With Heart merupakan slogan dari Savoy Homann dalam bentuk pelayanan dengan sepenuh hati kepada pelanggan 4. Warna biru dominan karena biru merupakan warna khas group Bidakara.

Motto Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung Motto merupakan motivasi bagi sebuah perusahaan, karena motto perusahaan akan menggambarkan semangat dan visi perusahaan, jadi sebuah motto harus membuat para pembacanya bersemangat juga. Dari kalimat itu dapat kita ketahui seberapa penting sebuah

motto dalam suatu perusahaan. Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung memiliki motto yang dapat dilihat dari gambar di bawah ini :

Gambar 3.2 Motto Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung

Dari gambar logo Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung di atas dapat dijelaskan lebih rinci dari isi motto tersebut yaitu: Pada saat pin terpasang di dada sebelah kiri kita pada saat itu pikiran, sikap dan tindakan kita mencerminkan spirit Serve With Heart Adapun ciri-cirinya sebagai berikut : 1. Berpenampilan apih, bersih dan menarik 2. SmilingFace (murah senyum) 3. Selalu greeting (selalu menyapa dengan hangat) 4. Helful (selalu siap dan suka membantu) 5. Selalu berperilaku sopan 6. Berbicara santun dan ramah 7. Selalu dapat mengendalikan emosi 8. Jujur dan dapat dipercaya 9. Bertindak cepat, tepat dan tanggap 10. Selalu bersemangat 11. Memiliki sense of belonging 12. Memiliki sense of responsibility 13. Selalu dapat memahami kebutuhan pelanggan (customer oriented)

14. Selalu peduli terhadap hal-hal yang dianggap kecil 15. Senantiasa menciptakan rasa aman bagi orang lain 16. Selalu mengucapkan terimakasih 17. Tidak Tip Hunter Struktur Organisasi Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung Adapun struktur organisasi dari Hotel Savoy Bidakara Bandung sebagai berikut :

Gambar 3.3 Struktur Organisasi Hotel Savoy Homann Bidakara BandungYKKBI

DireksiGeneral Manager

Direktur

Director of sales

Sales DepartSales& MKT manage

Front Office depart

House keeping Depart

F&B Depart

Personal Depart Personal Manage

Security Depart

Acct Depart

Engineering

FO ManagerEksekutif Housekeep Assisten room

F&B manager

Chef security

Acct Manager

Chef Depart Asst Chef Enginering

Senior sales manager

PR Manager Duty Manager PR Office

Asisten

Eksekutif Chef

Training Manager

Asst Acct Manager

Personal Supervisi AccountBanquet Manager

Sales EXT

Front Desk

Sales Admin

Head Waiter Reservation Chef Stewart

Operator

Receptionis

Sumber : Arsip Hotel Savoy Homann Bidakara Bandung

Job Description Unit Departemen : Sales dan Marketing a) Jabatan : Direktur of Sales and Marketing Atasan langsung : General Manager Bawahan langsung: Sales and Marketing Manager Uraian Tugas Merencanakan strategi pemasaran dan anggaran penerimaan setiap tahun bersama Departemen Head. Membuat perjanjian kontrak harga kamar maupun fasilitas lainnya dengan setiap perusahaan, PCG (Profesional Conference Organizer), MICE (Meeting Incetive and Educational) dan travel agent Bertanggungjawab atas perencanaan pemesaran dan promosi setiap tahun Mengkordinasikan kelancaran kegiatan operasional pada sales dan marketing departemen Mengkordinir kegiatan-kegiatan sales dan marketing departemen setiap hari Menjalin hubungan harmonis dengan perusahaan-perusahaan potensial dan kantor pemerintah Memimpin rapat rutin harian (morning briffing) dengan sales staff Membuat laporan kegiatan sales dan marketing setiap bulannya Merencanakan sales call ke perusahaan yang potensial Menjalin hubungan yang baik dengan media publikasi dan wartawan Menjamu tamu-tamu penting atau direktur perusahaan lain Mengawasi dan melaksanakan pengiriman brosur promosi yang ada untuk dikirimkan ke perusahaan Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan rancangan dari promosi di surat kabar dan media promosi Menjaga dan memelihara nama baik perusahaan di mata masyarakat umum dan di media publikasi Koordinasi dan melaporkan semua kegiatan departemen kepada General Manager

b) Jabatan : PR Manager Atasan langsung : Director of sales marketing Bawahan langsung : PR Officer Uraian Tugas Menjalin hubungan baik dengan klien, tamu-tamu vip atau rekan bisnis Memantau para tamu VIP yang akan menginap Menjalin hubungan harmonis dengan media cetak dan media massa Merencanakan program untuk special event Bekerja sama dengan departemen F dan B (food & Beverage) untuk peluncuran F dan B yang baru, dan mempersiapkan sarana promosinya Bertanggung jawab atas perbuatan press release Koordinasi dengan rekan dari media cetak, elektronik untuk menyebarluaskan informasi mengenai hotel Menjalin hubungan baik dengan organisasi-organisasi yang bersifat sosial maupun komersial Merencanakan format desain iklan yang dimuat di media cetak

c) C. Jabatan : PR Officer Atasan Langsung : PR Manager Bawahan Langsung : Guests Relation Officer (GRO), Artist Uraian Tugas Membuat laporan (report) mingguan dan bulanan sesuai dengan tanggung jawab tugasnya Membuat press release dan promotion material untuk keperluan sales Menyusun welcome VIP the guest Follow up kliping artikel di surat kabar yang menyangkut hotel ataupun bagian PR Menjalin hubungan baik dengan rekan-rekan media massa Membuat dokumen acara-acara di hotel, maupun di luar hotel Menjalin koordinasi yang baik dengan seluruh departemen Menjalin relasi dengan pihak lain yang hendak berkepentingan dengan pihak hotel Melakukan room inspection dan control area public

d) Jabatan : Artist Atasan Langsung : PR Officer Uraian Tugas Membuat berbagai desain-desain grafis untuk kepentingan promosi Back up urusan yang berhubungan dengan desain di berbagai departemen Membuat PR officer dalam desain iklan Membuat format-format surat Mendukung kegiatan sales di departemen dan marketing Jabatan : Guests Relation Officer

Atasan Langsung : PR Officer Uraian tugas Bekerja sama dengan baik sesama karyawan demi kelancaran tugas sehari-hari Membantu dalam menyambut tamu-tamu yang akan menginap, maupun tamu-tamu VIP dari luar Menunjukkan fasilitas-fasilitas hotel kepada pelanggan, untuk menjelaskan dan meyakinkan dalam akomodasi ruangan ataupun penggunaan fasilitas Memberikan servis dan bantuan kepada para tamu yang menginap maupun tamu dari luar Mengawasi tata letak dan kebersihan public area Membantu pelaksanaan special event di hotel

e) Jabatan : Senior Sales Manager Atasan Langsung : Direktur of Sales & Marketing Uraian tugas Merencanakan strategi pemasaran dan anggaran penerimaan setiap account yang telah ditentukan Merencanakan pemasaran (sales plan) untuk jangka panjang Mempersiapkan materi atau promosi material Melaksanakan sales call setiap hari sesuai dengan jadwal yang direncanakan Membuat laporan mingguan sesuai dengan area tanggung jawabnya

Mengisi semua informasi yang lengkap untuk kepentingan sales call ataupun sales plan setiap account Membuat analisa pemasaran untuk saingan pasar Bertanggung jawab atas strategi pemasaran yang telah dilakukan Menjaga kelancaran dan terarahnya pemasaran dari produk perusahaan Reports sales call dan sales manager Merencanakan biaya budget dan biaya promotion

f) Jabatan : Sales Manager Atasan Langsung : Senior Sales Manager Uraian tugas Membuat perjanjian potongan harga maupun fasilitas lain sesuai dengan jumlah room night production atau sesuai kewenangannya Membuat budget sales Melaporkan jumlah perusahaan yang telah dikunjungi Melaporkan jumlah perusahaan yang telah bekerja sama Membuat report jumlah surat perjanjian tentang potongan harga yang dibuat Membuat perencanaan kunjungan bulanan berikutnya Melaporkan jumlah side inspection Sales call ke perusahaan di bandung maupun kota lainnya Melakukan kegiatan promosi sesuai dengan kewenangannya

g) Jabatan : Sales Admin/Secretary Atasan Langsung : Director of Sales Marketing Uraian tugas Menindaklanjuti semua administrasi yang diperlukan sehari-hari Menjalin hubungan yang harmonis dengan departemen yang ada Melaksanakan tugas yang sesuai dengan wewenangnya yang telah diberikan oleh atasan Memback-up urusan departemen head Melaksanakan prosedur kerja sesuai dengan peraturan

Sarana dan Prasarana Berdasarkan kegiatan usahanya, Savoy Homann Bidakara Hotel Bandung termasuk dalam perusahaan yang bergerak dalam bidang produk dan jasa yang selalu berusaha untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Berbagai sarana dan prasarana yang dimiliki oleh Savoy Homann Bidakara Hotel Bandung antara lain: 1. Fasilitas Hotel Fasilitas hotel yang terdapat pada Hotel Savoy Homann Bidakara Hotel Bandung terdiri dari kabel TV, swimming pool, fitness centre, sauna, spa, massage service, karaoke room, BEC (Bidakara Executive Club), business centre, games room, taxi/car rental, free shuttle facilities (on request), safe deposit box, WiFi-internet high speed access, In House Doctor, drugstore, laundry and dry clean, golf arrangement, anjungan tunai mandiri (ATM), mushola, koperasi, dan tempat parkir 2. Fasilitas Gedung Dan Kamar Savoy Homann Bidakara Hotel memiliki gedung yang terdiri dari : Asia Afrika Wing = 45 kamar Garden Wing = 16 kamar Tower Wing = 86 kamar Millenium Wing = 38 kamar

Serta 185 kamar tamu yang terdiri dari : 86 kamar Deluxe (lokasi di Tower Wing Lt 1, 2, 3, 4) 38 kamar Deluxe (lokasi di Millenium Wing Lt 2, 3) 2 kamar Deluxe (lokasi di Asia Afrika Wing Lt 1, 2) 16 kamar Executive (lokasi di Garden Wing Lt 1, 2) 25 kamar Executive (lokasi di Asia Afrika Wing Lt 1, 2, 3) 15 kamar Suite (lokasi di Asia Afrika Wing Lt 1, 2, 3) 3 kamar Homann Suite (lokasi di Asia Afrika Wing Lt 1, 2, 3)

Tabel 3.1 Daftar Harga Kamar Tamu Periode Tahun 2009

TYPE DeluxeExecutive Suite Homann Suite Extra Bed

ROOMS 126 41 15 3

RATESRp 605.000 ++ Rp 700.000 ++ Rp 800.000 ++ Rp 2.450.000 ++ Rp 150.000 ++

Semua kamar tamu dilengkapi dengan fasilitas seperti air panas dan air dingin, bathub, shower, bath amenities&hairdryer, electric pot, air condition dengan thermostat control system, coffee maker, televisi kabel dan radio, mini bar, telepon dengan sambungan langsung internasional (SLI), safe deposit box (untuk kamar suite dan Homann suite), whirpool (untuk kamar suite dan Homann suite), ruang tamu dan meja makan (untuk kamar suite dan Homann suite). 3. Fasilitas Food & Beverage Side Walk Cafe Pada tanggal 30 Mei 2006 nama dan konsep Side Walk Caf diubah dari yang semula bernama Main Dining Room. Dengan penggantian karpet menjadi parquet sehingga konsep caf lebih terasa. Caf ini terletak pada lantai dasar gedung. Dibuka untuk makan siang dan makan malam mulai pukul 10.00 s/d 22.00 WIB. Side Walk Caf dapat menampung 60 kursi dengan sajian masakan yang lebih praktis serta menu-menu favorit dengan harga yang terjangkau. Hal ini dilakukan dengan tujuan untuk menarik tamu-tamu serta pengunjung, khususnya yang berasal dari kota Bandung yang sudah terkenal dengan wisata kulinernya. Garden Restaurant Restoran ini menjadi salah satu kebanggaan Savoy Homann Bidakara Hotel. Lokasinya ditata sedemikian rupa sehingga menyerupai suasana di halaman atau kebun yang dilengkapi dengan pohon sadeng hidup yang diharapkan dapat menambah kenikmatan pengunjung saat menyantap hidangan.

Garden Restaurant memiliki kapasitas sebesar 150 kursi yang buka selama 24 jam setiap hari. Berbagai menu dari masakan Indonesia serta menu-menu Internasional juga sesuai dengan lidah Asia yang disajikan secara prasmanan Batavia Bar & Lounge Batavia Bar & Lounge berada di Lobby Area, dimana Batavia Bar & Lounge dapat dijadikan sebagai tempat bersantai sambil menikmati minuman favorit bersama kerabat maupun teman. Bar & Lounge dibuka pukul 11.00 pagi sampai dengan pukul 23.30 WIB setiap harinya. Tempat ini cukup cozy dan nyaman serta dilengkapi dengan alunan musik yang dibawakan oleh musisi pilihan. Selain itu, disajikan juga berbagai pilihan snack dan minuman beralkohol maupun non alkohol special dari Batavia Bar & Lounge. Room service Room Service merupakan layanan antar makanan dan minuman ke kamar tamu selama 24 jam. Pemesanan dapat dilakukan melalui telepon di nomor ekstensi yang telah tersedia. 4. Fasilitas Meeting Room Savoy Homann Bidakara Hotel menyediakan 17 pilihan ruang meeting yang bervariasi sesuai dengan kebutuhan serta dilengkapi dengan sarana penunjang yang lengkap seperti layar besar, infocuss, OHP, dan lain-lain.Tabel 3.2 Daftar Meeting Room Beserta Kapasitas Ruangan Categories Grand Ballroom Consulate Room Consulate Room 1 Consulate Room 2 Savoy Meeting Room Savoy Meeting Dimension (M) 23x23x3-5 17x8x3 10x8x3 7x8x3 17x23x3 10x12x3 Theatre 500 75 40 25 180 80 Class Room 240 50 20 15 90 40 Banquet 240 50 30 20 200 50 Reception 600 100 40 30 300 90 U.Shape 160 30 15 10 75 30

Room 1 Savoy Meeting Room 2 Savoy Meeting Room 3 Savoy Meeting Room 4 Embassy Room The Palace King Meeting Room Caesar Meeting Room Emperor Meeting Room Orchid Meeting Room Bougenville Meeting Room Tulip Meeting Room

10x12x3

80

40

50

90

30

7x12x3

60

30

40

60

30

7x12x3 15x18x4 23x11x5 8x5x5

30 250 240 40

30 120 120 20

40 120 100 20

60 250 250 50

30 80 80 20

8x5x5

40

20

20

50

20

8x5x5

48

30

20

-

24

9x3x5

25

15

-

-

15

9x3x5

25

15

-

-

15

9x3x5

25

15

-

-

15

1. Analisis Sistem yang sedang berjalan Kegiatan yang paling penting dalam proses analisa guna memahami seluruh informasi yang terdapat pada suatu kasus adalah menganalisis situasi untuk mengetahui apa yang sedang terjadi, dan dengan memutuskan tindakan apa yang harus berjalan. Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai analisis dokumen, prosedur dan evaluasi sistem informasi kepegawaian yang sedang berjalan. 1.1 Analisis dokumen Data dokumen yang digunakan sistem informasi kepegawaian yang sedang berjalan, yaitu : 1) Nama Dokumen Deskripsi : PTK : PTK (Permintaan Tenaga kerja) dibuat oleh Departemen Head untuk dimasukkan dan diproses yang akan dirsipkan pada file PTK. Fungsi : Sebagai dokumen perusahaan untuk mengajukan permintaan tenaga kerja kepada bagian HRD Manager. Rangkap Sumber data Ke Atribut :1 : Departement Head : HRD Manager : Department, Tanggal, Karyawan, casual, Trainee, Tenaga, Jumlah, Waktu penggunaan, Aalasan/syarat khusus,

rekomendasi personnel Dept, Rekomendasi general Manager. 2) Nama Dokumen Deskripsi : Job Description dan Job Spesification : Job Description dan Job Spesification dibuat oleh HRD Manager untuk memasukkan dan diproses yang akan dijadikan Iklan Lowongan Kerja. Fungsi : Sebagai dokkumen perusahaan untuk pencarian tenaga kerja pada bagian Personnel Officer. Rangkap Sumber Data Ke Atribut :1 : PTK : Personnel Officer : Departement, jabatan, tugas, kualifikasi

3) Nama dokumen Deskripsi

: IM : IM (Internal Memo) dibuat oleh departemen Head untuk dinilai oleh personal officer dan menghasilkan IMD (Internal Memo Diterima) dan IMTD ( Internal Memo Tidak diterima)

Fungsi

: Sebagai dokumen perusahaan data pegawai yang dipromosikan pada bagian personal officer.

Rangkap Sumber data Ke Atribut

:1 : Departemen Head : Personal officer : Nama, Jabatan, Depatemen, Tanggal mulai kerja, kedsiplinan dan kerajinan, kerja sama, kemampuan mengembangkan diri, kepemimpinan, kesimpulan dari hasil penilaian, rekomendasi general manager savoy homann bidakara.


: ILP : Iklan Lowongan Pekerjaan dibuat oleh personel officer untuk diberikan kepada media masa.

Fungsi Rangkap Sumber Data Ke Atribut

: Sebagai informsasi utnuk membutuhkan tenaga kerja. :1 : IMD, Job description dan job specification : Media masa : Jabatan yang diusulkan, jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, tanggal batas penyerahan lamaran, kualifikasi.


: SLP : Surat Lamaran Pekerjaan dibuat oleh pelamar untuk

dimasukkan dan diproses oleh personal officer. Fungsi : Sebagai data identitas pelamar dan sebagai dokumen untuk mengajukan lamaran kerja kepada bagian HRD Manager. Rangkap Sumber Data Ke :1 : Pelamar : Personnal officer

Atribut

: Nama, alamat, nomor telepon, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, pendidikan terakhir, status, pengalaman kerja, jabatan yang diusulkan.


: SPS : SPS (Surat panggilan seleksi) dibuat oleh personel officer untuk diberikan kepada pelamar.

Funggsi

: Sebagai informasi untuk memanggil pelamar untuk melakukan seleksi


:2 : SLP : Pelamar : Nama, alamat, nomor telepon, jenis kelamin, jabatan yang diusulkan, tanggal seleksi.


: FA : FA (formulir aplikasi) dibuat oleh HRD manager untuk dimasukkan dan diproses yang akan diajdikan EI (evaluasi interview).

Funggsi Rangkap Sumber data Ke Atribut

: Sebagai data identitas pelamar :1 : SPS : Pelamar : Nama, alamat, nomor telepon, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status, pendidikan terakhir, keterangan keluarga, kesehatan, latar belakang pendidikan, riwayat pekerjaan, gaji yang ditarifkan, kesiapan bekerja


: EI : EI (Evaluasi Interview) dibuat oleh HRD manager untuk dimasuukan dan diproses yang akan dijadikan data nilai interview

Fungsi Rangkap

: Sebagai data penilaian interview pelamar :1

Sumber data Ke Atribut

: FA yang telah diisi : HRD manager : Nama pelamar, posisi/jabatan yang dilamar, tanggal,

penampilan, pengetahuan

kepribadian, pekerjaan,

ambisi/keinginan, konsistensi,

kecerdasan, akhir,

pendidikan

pangalaman kerja, prestasi kerja, latar belakang keluarga. 9) Nama dokumen Deskripsi : FP : FP (Formulir Pemberitahuan) dibuat oleh HRD manager untuk diberikan kepada pelamar Funggsi Rangkap Sumber data Ke Atribut : sebagai data penilaaian diterima atau tidaknya sebagai pegawai :1 : FA yang telah diisi, EI diterima, EI tidak diterima : Pelamar : Nama pelamar, dan posisi/jabatan tindakan yang dilamar, oelh tanggal, kepala

rekomendasi

yang diambil

seksi/departemen. 10) Nama dokumen Deskripsi : Lap. PD : Lap.PD (laporan pelamar yang diterima) dibuat oleh HRD manager untuk dimasukkan dan diproses yang akn dijadiakn 3 rangkap. Funggsi Rangkap Sumber data Ke Atribut : sebagai arsip bagian HRD manager :3 : FA yang telah diisi, EI diterima : General manager : Nama , alamat, nomor telepon,nomor KTP/SIM, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status, pendidikan terakhir, keterangan keluarga, kesehatan, latar belakang pendidikan, riwayat pekerjaan, gaji yang ditarifkan, kesiapan bekerja 11) Nama dokumen : SPK

Deskripsi

: SPK (Surat Perjanjian kerja) dibuat oleh HRD manager untuk divalidasi dan ditanda tangan oleh GM serta diberiakn kepada pelamar.


: sebagai surat kontrak kerja pegawai dalam jangka 2th :2 : lap.PD, IM terseleksi : GM, pelamar : Nomor induk pegawai (nip), nama, golongan, jabatan, departemen, alamat, nomor telepon, tempat lahir, jenis kelamin, agama, status, pendidikan terakhir, tanggl masuk kerja,tanggal akhir kontrak.


: Kartu absensi : Kartu absensi dibuat oleh personnel officer untuk diberikan kepada pelamar yang sudah diterima sebagai pegawai

Funggsi

: Sebagai bukti kehadiran pegawai jika ada kesalahan informasi masalah absensi dikemudian hari, sebagai dokumen untuk mengetahui jumlah keterlamabatan dan ketidakhadiran

pegawai dan sebagai dokumen perusahhaan untuk membuat file absensi. Rangkap Sumber data Ke Atribut :1 : Lap.PD : Pelamar, Time keeper : NIP, Nama, golongan, jabatan, departemen, alfa, sakit, izin, tanggal, pagi, siang, malam. 13) Nama dokumen Deskripsi : Lap.Absensi : Laporan absensi dibuat oleh time keeper untuk diberikan kepada GM setiap bulan Funggsi Rangkap Sumber data Ke : Sebagai hasil laporan kehadiran pegawai :1 : Data absensi : General Manager

Atribut

: NIP, nama, golongan, jabatan, departemen, Shift, alfa, sakit, izin.


: Data pegawai : Data pegawai dibuat oleh personel officer untuk diproses yang akan dijadikan laporan data pegawai

Funggsi

: Sebagai data identitas pegawai, sebagai dokumen perusahaan untuk membuat laporan data pegawai dan sebagai dokumen untuk mengetahui jumlah pegawai


:1 :: Personnel Officer : NIP, nama, golongan, jabatan, departemen, alamat, nomor telepon, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, stts, pendidikan terakhir, tanggal masuk.


: Lap. DP : Lap. DP (laporan data pegawai) dibuat oleh personnel officer untuk diberikan kepada departemen head dan GM


: Sebagai arsip perusahaan yang penting bagi perusahaan :3 : Data pegawai : Department Head, General Manager : NRP, nama, golongan, jabatan, departemen, alamat, nomor telepon, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, stts, pendidikan terakhir, tanggal masuk.


: STL : STL (surat teguran langsung) dibuat oleh time keeper untuk diproses dan dimasukkanke dalam file absensi serta diberiakn kepada training manager dan pegawai

Funggsi

: Sebagai dokumen peringatan kepada pegawai yang sering terlambat dan tidak hadir

Rangkap

:3

Sumber data Ke Atribut 17) Nama dokumen Deskripsi

: Kartu Absensi : Pelamar : NIP, nama, pelanggaran, sangsi : Daftar gaji : Daftar gaji dibuat setelah personnel officer menerima data absensi dari time keeper

Funggsi

: Untuk mengetahui jumlah gaji pegawai yang telah divalidasi dan ditanda tangan oleh General Manager


:1 : Data absensi : General Manager : No, bulan, NIP, nama, jabatan, departemen, upah, komaparatif, PPH, JAMSOSTEK, potongan koperasi, potongan IKKA, potongan lainnya, gaji diterima, total gaji


: Slip gaji : Slip gaji dibuat setelah personner officer menerima daftar gaji dari General Manager

Funggsi

: Untuk mengetahui jumlah gaji pegawai dan sebagai data masukan laporan penggajian setelah slip gaji ditanda tanganin oleh pegawai


:2 : Daftar gaji di ACC : pegawai : No, bulan, NIP, nama, jabatan, departemen, upah, komaparatif, PPH, JAMSOSTEK, potongan koperasi, potongan IKKA, potongan lainnya, gaji diterima, total gaji


: laporan penggajian : laporan penggajian dibuat setelah personnel officer meneriama slip gaji yang telah ditandatangani oleh pegawai

Funggsi

: Sebagai hasil laporan pemberian gaji kepada pegawai, untuk memastikan bahwa seluruh pegawai sudah menerima gaji

sesuai dengan gaji yang harus diterima pegawai dan sebagai arsip bagian personnel officer Rangkap Sumber data Ke Atribut :2 : Slip gaji yang telah ditanda tangan : General Manager : Tanggal dan waktu, NIP, nama,golongna, jabatan, departemen, total gaji 20) Nama dokumen Deskripsi : SKP : SKP dibuat oleh personnel officer yang akan diproses oleh personnel officer yang kemudian diberikan kepada pegawai Funggsi Rangkap Sumber data Ke Atribut : sebagai data masukan laporan SKP :2 : IMD : Pegawai : NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan umum, unit kerja, jabatan lama, golongan lama,masa kerja lama,upah lama, jabatan baru, golongan baru, masa kerja baru, upah baru 21) Nama dokumen Deskripsi Funggsi Rangkap Sumber data Ke Atribut : lap.KP : lap. KP dibuat oleh personner officer diberiakan kepada GM : sebagai hasil laporan SKP pegawai :2 : SKP di ACC : General Manager : NIP, nama, tempat dan tanggal lahir, pendidikan umum, unit kerja, jabatan lama, golongan lama, masa kerja lama,upah lama, jabatan baru, golongan baru, masa kerja baru, upah baru 1.2 Analisis prosedur Tujuan dari analisis prosedur adalah untuk menjelaskan jalannya dokumendokumen yang terlibat dan tindakan atau proses yang dilakukan serta digambarkan dengan flowmap, diagram konteks dan DFD.

Prosedur kerja yang terlibat dalam sistem informasi kepegawian di Hotel savoy homann sbb : 1. Perekrutan pegawai Departemen head memberikan PTK (permintaan tenaga kerja) kepada HRD Manager untuk di buat job description dan job specification yang akan diberikan kepada personnel officer yan gkemudian PTK diarsipkan. Oleh bagian personel officer dicari data pegaewai yang dapat dipromosikan berdasarkan job description dan job specification dan IMD ( Internal Memo Diterima). Jika ada maka diseleksi dan jika disetujui diberikan kepada HRD Manager untuk dibuat SPK (Surat Perjannajian Kerja). Jika tidak disetujui maka dibuat ILP (Iklan Lowongan kerja) yang selanjutnya diberikan kepada media masa. Dokumen IMD disimpan kembali dalam arsip IMD dan job description dan job specification disimpan dalam arsip JDJS (job description dan job specification). Pelamar memberikan SLP (Surat Lamaran Pekerjaan) kepada bagian Personal officer, yang kemudian diseleksi job description dan job specification. Jika tidak disetujui oleh personnel officer mencari pegawai yang dapat dipromosikan. Sebaliknya jika disetujui oleh personel officer dibuat 2 rangkap SPS (surat panggilan Seleksi) yang diberikan kepada pelamar dan diarsipkan. Pelamar memberikan SPS kepada personal officer sebagai bukti untuk pelaksanaan seleksi. Personal officer mengecek SPS berdasarkan arsip SPS. Selanjutnya diberikan HRD manager untuk membuat FA (formulir aplikasi). FA diberikan kepada pelamar untuk diisi. Apabila telah diisi dengan benar maka FA diberikan kembali kepada HRD untuk dibuat EI (evaluasi Interview) dan melakukan penilaian EI serta mengecek apakan diterima atau tidak. Selanjutnya dibuat FP (fornulir pemberitahuan) yang diberikan kepada pelamar. FA yang telah diisi oleh pelamar dan EI yang tidak diterima disimpan dalam arsip HSTD (hasil seleksi tidak diterima). FA yang telah diisi dan EI yang telah diterima dibuat Lap. PD yang menghasilkan 3 rangkap Lap. PD (laporan pelamar yang diterima). FA yang telah diisi oleh pelamar dan EI yang diterima disimpan dalam arsip HSD (hasil seleksi diterima). Lap. PD rangkap pertama diberikan kepada GM, Lap. PD rangkap ke-2 diberikan kepada Time keeper untuk dibuat kartu absensi yang diberikan kepada pelamar dan lap. Pd rangkap ke-3 dan IM terseleksi dibuat 2 rangkap SPK oleh

HRD Manager yang diberikan kepada GM untuk divalidasi dan ditandatangani yang selanjutnhya diberikan kembali kepada HRD untuk di arsipkan dan diberikan kepada pelamar. IM terseleksi disimpan dalam IM terseksi. Pegawai memberikan data pegawai kepada personel officer untuk dicatat dan dibuat lap.DP ( laporan data pegawai) yang menghasilkan 3 rangkap Lap. DP. Lap. DP rangkap 1 diarsipkan serta lap.DP rangkap 2 dan 3 diberikan kepada depaertemen Head dan GM 2. Absensi dan penggajian Pegawai Setiap akhir bulan pegawai memberikan kartu absesnsi kepada time keeper kemudian dicatat keterlambatan dan ketidakhadiran pegawai. Jika ada maka dibuat 3 rangkap STL (surat teguran langsung) yang ditandatangani oleh time keeper dan input data absensi kedalam database kepegawaian. Jika tidak ada maka langsung input data absensi. STL yang diAcc diberikan kepada pegawai untuk ditandatangan dan disimpan serta 2 rangkap STL diberikan kemabali kepada Time keeper untuk disimpan kedalam arsip STL dan diberikan kepada GM. Time keeper mencetak lap absensi yang diberikan kepada GM. Time keeper mencetak katu absensi kosong untuk diisi dan kartu absensi disimpan dalam arsip KA (kartu absensi). Personal officer mengimput data gaji kedalam file gaji berdasarkan lap. DP yang kemudian mencetak daftar gaji yang diberikan kepada GM untuk melakukan validasi dan tandatangan daftar gaji. Daftar gaji yang telah di acc diberikan kepada personnel officer untuk membuat slip gaji, yang menghasilkan 2 rangkap slip gaji yang

ditanda tangani oleh oleh personnel officer. Slip gaji rangkap pertama diberikan kepada pegawai dan slip gaji rangkap kedua untuk laporan penggajian. Slip gaji yang telah di acc disimpan dalam arsip SG (slip gaji). Laporan penggajian yang pertama disimpan dalam arsip LP (laporan penggajian) dan laporan penggajian yang kedua diberikan kepada General Manager. 3. Promosi dan kenaikan pangkat Pada bagian Departemen head mengajukan IM (Internal Memo) untuk mengajukan promosi kepada personnel officer. Personnel Officer melakukan penilaian berdasarkan data pegawai dan STL. Jika tidak diterima maka disimpan dalam asrip IMTD (Internal Memo Tidak Diterima) sedangkan jika diterima maka Personnel Officer menandatangani IMD (Internal Memo Diterima) yang akan diberikan

kapada General Manager untuk ditandatangan. IMD yang telah di Acc diberika kembali kepada personnel Officer untuk di buat 2 rangkap SKP (Surat Kenaikan Pangkat) dan IMD yang telah di Acc disimpan kedalam arsip IMD. Selanjutnya 2 rangkap SKP ditandatangan oleh General Manager dan personnel Officer untuk disimpan kedalam arsip SKP (Surat Kenaikan Pangkat) dan dibuat 3 rangkap Lap. KP (Laporan Kenaikan pangkat). Lap. KP rangkap 1 diberikan kepada departemen Head, Lap.KP rangkap 2 diberikan kepada GM dan Lap. KP rangkap 3 disimpan dalam arsip Lap. KP. 1.2.1 Flowmap Diagram alir data ini merupakan penjabaran dari diagram konteks. Diagram alir data adalah suatu jaringan kerja fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran data dan penyimpanan data. Adapun flowmap dari sistem informasi kepegawaian di Hotel Savoy Homann Bidakara adalah sebagai berikut :

Documents

Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan