TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN

DAN TEKNIK ANALISIS SWOT,

DALAM ORGANISASI

Fahmi Hakam, AMK., S.KM.

TEKNIK ANALISIS MANAJEMEN

Kemampuan seorang manajer dalam

menghadapi masalah tergantung

kapada 3 hal, yaitu:

1. Pengalaman berorganisasi

2. Pengetahuan mengenai

organisasi, administrasi dan

manajemen

3. Keberanian untuk memikul

resiko

JENIS-JENIS ANALISIS

Analisis sistem

Analisis keputusan

Analisis persoalan

Analisis prosedur

Analisis kebijakan

Analisis kasus

Dll.

PEMECAHAN MASALAH KOMPLEKS

MENURUT (KEPNER DAN TREGOE)

Masalah kompleks

Analisis situasi

Masalah-masalah tunggal

Analisis persoalan Analisis keputusan Analisis persoalan potensial

Memecahkan masalah Membuat keputusan Menyusun program

Rencana strategis mempersiapkan arahrencana jangka panjang yang berkembang atas dasar 3 landasan, yaitu:

1. Kepentingan sosio-ekonomik dan politik organisasi

2. Nilai-nilai dan filosofi dari manajerpuncak

3. Penilaian mengenai kekuatan maupunkelemahan dalam lingkungan internal dan eksternal organisasi. Disinilahletaknya analisis SWOT

RENCANA STRATEGIS

ANALISIS SWOT

Strengths (Kekuatan)

Opportunities (Peluang)

Weaknesses (Kelemahan)

Threats (Ancaman)

ANALISIS SWOT, UTK PERENCANAAN

STRATEGIS

Analisis SWOT biasanya digunakan utk

menganalisis suatu kasus yang kompleks

atau menyusun rencana yang bersifat

strategis

Menurut Steiner perencanaan strategis

merupakan penentuan sasaran pokok yang

luas bagi organisasi dan berupa kebijakan

strategis, yang akan mengarah, mengatur

perolehan dan penggunaan, serta mencapai

sasaran tersebut.

STRENGTHS (FAKTOR KEKUATAN)

“Kekuatan internal organisasi menyangkutsituasi dan kondisi, yaitu potensi yang dimiliki, seperti”:

Kekuatan berkompetisi dengan organisasai lain?

Potensi organisasi yang menguntungkan?

Sumber daya; sarana –prasarana & SDM

Pengalaman, pengetahuan, kualifikasi?

Keuangan: sumber, pengelolaan?

Proses, sistem, komunikasi?

Budaya organisasi?

Manajemen/pengaturan organisasi?

WEAKNESSES (FAKTOR KELEMAHAN)

“Berbagai kondisi internal yang melemahkanatau kurang kondusifnya upaya mengejarvisi/misi organisasi, seperti”:

Kesenjangan kemampuan?

Kekurangan kekuatan kompetisi positif?

Reputasi, kehadiran, & pencapaian tujuan?

Keuangan?

Pengaturan waktu, deadline & tekanan?

Keberlanjutan kegiatan?

Reliabilitas data, perencanaan tepat?

Moral, komitmen, & kepemimpinan?

Proses, sistem?

OPPORTUNITIES (FAKTOR PELUANG)

“Merupakan faktor eksternal yaitu tersedia

pada lingkungan yang harus dimanfaatkan

oleh organisasi, seperti”:

Pengembangan organisasi?

Perhatian prodi, fakultas, universitas?

Keinginan mahasiswa berorganisasi?

Pemasaran kegiatan?

Sponsor, kerjasama dengan organisasi lain?

Penelitian, pengabdian, & pengembangan?

Penambahan volume kegiatan, dana & kekuatan

lain?

Pengaruh musim, kalender akademik?

THREATS (FAKTOR ANCAMAN)

“Berupa ancaman eksternal yang mungkin

membahayakan kelancaran aktifitas

organisasi, seperti”:

Pengaruh lingkungan kampus?

Permintaan, minat, & perhatian thd kegiatan darimahasiswa di luar pengurus?

Peraturan baru dari Prodi, Fakultas, atauuniversitas?

Kontrak kerjasama, rekan kerja organisasi?

Kehilangan tokoh kunci?

Jarak dg kampung halaman, kebiasaan pulangkampung?

Musim dan kalender akademik?

SARAN UNTUK MELAKUKAN ANALISIS SWOT

Langkah 1: Identifikasi kelemahan dan ancaman yang paling urgent untuk diatasi secara umum pada semua komponen.

Langkah 2: Identifikasi kekuatan dan peluang yang diperkirakan cocok untuk upaya mengatasi kelemahan dan ancaman yang telah diidentifikasi lebih dahulu pada Langkah 1.

Langkah 3: Masukkan butir-butir hasil identifikasi (Langkah 1 dan Langkah 2) ke dalam Bagan Deskripsi SWOT. Langkah ini dapat dilakukan secara keseluruhan, atau jika terlalu banyak, dapat dipilah menjadi analisis SWOT untuk komponen masukan, proses, dan keluaran.

Langkah 4: Rumuskan strategi atau strategi-strategi

yang direkomendasikan untuk menangani

kelemahan dan ancaman, termasuk

pemecahan masalah, perbaikan, dan

pengembangan lebih lanjut.

Langkah 5: Tentukan prioritas penanganan

kelemahan dan ancaman itu, dan susunlah

suatu rencana tindakan untuk

melaksanakan program penanganan. Ada beberapa hal yang penting untuk diperhatikan dalam analisis SWOT, yaitu sebagai berikut.

Lanjutan ...

Faktor Internal

ANALISIS KKPA (SWOT ANALYSIS)

Kekuatan

Peluang

Kelemahan

AncamanFaktor

Eksternal

lingkungan

internal

organisasi

lingkungan

eksternal

organisasi

HUBUNGAN ANTARA S, W, O DAN T

Pengaruh eksternal

Pengaruh internal

Kekuatan

pendorongKekuatan

penghambat

O T

S W

Contoh Lembaran Kerja Analisis SWOT

Strengths

Kekuatan (Internal)

……………….

……………….

.………………

……………….

Weaknesses

Kelemahan (Internal)

……………….

……………….

.………………

……………….Opportunities

Kesempatan (External)

……………….

……………….

.………………

……………….

Threats

Ancaman (External)

……………….

……………….

.………………

……………….

CONTOH: KESIMPULAN HASIL ANALISA

SWOT , DI PDAM

KEKUATAN (S)- MEMILIKI MASTER PLAN

- OPERASI LANCAR

- KUALITAS AIR SELALU MEMENUHI SYARAT

- KEUNTUNGAN USAHA > 15 %

- TIDAK PUNYA UTANG

- MEMILIKI SISTEM PAM DGN KAPASITAS 80 L/DET

KELEMAHAN (W)- RATIO KARYAWAN VS PELANGGAN = 45

- PENYUSUNAN LAPORAN RUTIN LAMBAT

- KEHILANGAN AIR = 36 % PRODUKSI

- PEMANFAATAN UNIT PRODUKSI = 55 % KAPASITAS TERPASANG

- CAKUPAN PELAYANAN = 39,5 %

LANJUTAN ....

PELUANG (O)

- PELANGGAN BARU = 15 %

- ADA TAWARAN PINJAMAN LUNAK

- ADA BANTUAN PINJAMAN SDM

TANTANGAN (T)

- KEPADATAN PENDUDUK DAERAH

PELAYANAN BARU < 50 ORANG/HA

- PENCEMARAN AIR BAKU MENINGKAT

CONTOH: STRATEGI KESIMPULAN

ANALISA SWOT, DI PDAM

Strategi SOMENYUSUN PROPOSAL PERLUASAN SISTEM,

DENGAN G SEBAGIAN DANA DARI PINJAMAN

LUNAK

Strategi WO• MENGIRIM PEGAWAI UNTUK DIKLAT

• MENAMBAH JARINGAN DISTRIBUSI

LANJUTAN ...

Strategi STEKSPOSE KE LEMBAGA LEGISLATIF,TENTANG POTENSI KEUNTUNGAN PERLUASAN SISTEM DENGANMEMANFAATKAN DANA PINJAMAN LUNAK

Strategi WT- MENINGKATKAN PELAYANAN KEPADA

KONSUMEN

- MELAKUKAN PENGKAJIAN TERHADAP PENCEMARAN AIR

S > W

O > TPerluasan

S < W

O < TKonsolidasi

Analisis SWOT (arah perlakuan)

STRENGTHS : PEMELIHARAAN &

PENGEMBANGAN

OPPORTUNITIES : PRIORITAS & OPTIMISME

WEAKNESSES : DIPERBAIKI ATAU DIHILANGKAN

THREATHS : DILAWAN ATAU DIATASI

Menterjemahkan Hasil Analisis SWOT

SELAMAT BERORGANISASI DAN

SUKSES SELALU... AMIN.

TERIMAKASIH .....