Anlage 4 Software - Web viewMicrosoft Excel, MS Word, CSV, PDF, MS Office Formate, OpenOffice. Microsoft Excel, MS Word, PDF. Microsoft Excel. Einbindung bisheriger Daten

8.4 Anlage 4

Software

Zur Evaluation der Pflegestützpunkte in Thüringen

2 Anlage 4 Software

INHALT

1 Einleitung.........................................................................................................32 Übersicht der Anbieter.....................................................................................43 Erläuterungen................................................................................................10

3.1 Datenerfassung.......................................................................................103.2 Bedienfreundlichkeit................................................................................113.3 Dokumentation........................................................................................113.4 Zugriffszeit..............................................................................................113.5 Statistische Auswertung..........................................................................113.6 Einbindung bisheriger Daten...................................................................123.7 Verknüpfung verschiedener Daten..........................................................123.8 Flexibilität................................................................................................123.9 Weitere Funktionen.................................................................................12

3.9.1 Kalender............................................................................................123.9.2 E-Mail................................................................................................123.9.3 Kartenfunktion..................................................................................133.9.4 Hochladen von Dokumenten.............................................................133.9.5 Vorgefertigte Formulare....................................................................133.9.6 Rechte-/Rollensystem.......................................................................133.9.7 Spider Chart......................................................................................133.9.8 Dokumentation von Hausbesuchen...................................................133.9.9 apenio®-Fachsprache.......................................................................14

3Anlage 4 Software

1 E INLEITUNG

Im Rahmen der Evaluation wurden für die Recherche einer geeigneten Software zur Beratungsdokumentation der Pflegestützpunkte insgesamt zehn Anbieter kontaktiert. In einem ersten Schritt mussten fünf Anbieter für den fortlaufenden Beratungsprozess ausgeschlossen werden, da die jeweilige Software nicht den vielfältigen Anforderungen der Pflegeberatungsdokumentation genügen konnte. In der nachfolgenden Übersicht werden daher nur die fünf verbliebenen Softwarelösungen genauer untersucht.

Nachdem eine Vorauswahl getroffen wurde, konnte in Absprache mit den beiden Thüringer Pflegestützpunkten und den Erfahrungen aus der bisherigen statistischen Dokumentation eine Kategorientabelle erstellt werden, welche die entscheidenden Anforderungen an die Software widerspiegelt.

Um für die Einordnung der Software in diese Tabelle einen tieferen Einblick in die Funktionsweise des Programms zu erhalten, führte ORBIT mit jedem Anbieter eine Web-Session1 durch. Über das Telefon wurde dabei das Programm erläutert, sowie die wesentlichen Funktionen über eine Internetverbindung vorgeführt (TeamViewer2). Darüber hinaus konnten vier Anbieter eine Testversion bereitstellen, welche durch ORBIT noch einmal ausführlich erprobt werden konnten.

Die nachfolgende Tabelle liefert nun auf Grundlage dieser Tests eine Übersicht über die Funktionen der fünf Softwarelösungen.

1 Eine Web-Session bezeichnet im vorliegenden Zusammenhang eine direkte, über das Internet bestehende Verbindung zwischen mehreren Rechnern, mithilfe dessen beispielsweise Medieninhalte zeitgleich betrachtet oder Daten unmittelbar ausgetauscht werden können.

2 TeamViewer ist ein Programm mit Hilfe dessen Computer über das Internet ferngesteuert oder Bildschirminhalte, z.B. für eine Online Präsentation, auf fremde Rechner übertragen werden können. Letzteres kam im Rahmen dieser Untersuchung zum Einsatz.

2 ÜBERSICHT DER ANBIETER

Programm symCM CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIMDatenerfassungonline/offline +/- +/- +/+ +/- -/+

Schnelligkeit (Testzugang)

internetabhängig (Testzugang sehr schnell)

internetabhängig (Testzugang schnell)

Benutzung ohne Verzögerung- bei Online-Nutzung: Synchronisation mit offline Daten möglich (z.B. bei Eingabe auf Laptop ohne Internet)

internetabhängig (Testzugang schnell)

Benutzung ohne Verzögerung

Bedienungsfreundlichkeit

Bedienungsfreundlichkeit

intuitiv übersichtlich Gliederung durch

Karteikarten (Aufbau ähnlich wie Internet-Browser)

schneller Wechsel durch Verlinkungen

Auswahl durch Drop-Down Menü möglich

intuitiv übersichtlich Gliederung

durch Karteikarten (Aufbau ähnlich wie Office: Ribbon Menü, seitliche Karteikarten)



übersichtliche Arbeit in mehreren Fenstern

komplexe Oberfläche (bedarf längerer Eingewöhnungszeit, Vorteil: alle Mappen und Eigenschaften sind schnell aufrufbar)

Gliederung durch Karteikarten (Aufbau ähnlich wie Office: Ribbon Menü, seitliche Karteikarten)



Datentypen (Klient/in, Kooperationspartner, ...) sind durch unterschiedliche Farben abgegrenzt

intuitiv übersichtlich Gliederung durch

seitliche Karteikarten



übersichtliche Arbeit in mehreren Fenstern

übersichtlich starre Struktur

in der Menüführung

5Anlage 4 Software

Programm symCM CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIM

Dokumentation

Beratungsaufwand

kann auf Wunsch ergänzt werden


kann auf Wunsch ergänzt werden,Beratungszeit vorhanden



Klientendaten

anpassbar Items liefern

ausführliche Beschreibung









Beratungsverlauf

durch freies Textfeld

Historie der Beratertätigkeit schnell verfügbar

durch freies Textfeld (Anlegen von Notizen)


Beratungsinhalte können durch Betreff kategorisiert werden

Beratungsinhalte können mit Kalender/ Personen oder anderen Daten verknüpft werden (z.B. zur Aufgaben-delegation, Verknüpfung mit Kooperations-partner,...)

Historie der Beratertätigkeit schnell verfügbar



Kooperations-partner











Programm summ CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIMZugriffszeit

6Anlage 4 Software

Programm summ CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIM

Klientendaten, Angehörige, Kooperationspartner

sehr schnell aufrufbar durch Suchfeld

übersichtliche Gliederung durch Karteikarten


übersichtliche Gliederung durch Karteikarten und Fenster


sehr schnelle Zugriffszeit (durch komplexe Gliederung)


übersichtliche Gliederung durch Karteikarten

aufrufbar durch Suchfeld

Suche muss in richtiger Kategorie erfolgen (Klient/in, Angehöriger,…): keine Gesamtsuche möglich

Beratungsverlauf

verknüpft mit Klientendaten

Darstellung in Zeitstrahl und Tabellenform

verknüpft mit Klientendaten (Reiter: Notizen)


Schlagwörter aus dem Beratungsverlauf werden in Suche erfasst

Darstellung in Tabellenform

durch Kategorisierung/ Verknüpfung und Suchfunktion: schnelles Auffinden eines bestimmten Termins



Wechsel zwischen den Daten

sehr schneller Wechsel durch Verlinkung und Karteikarten

sehr schneller Wechsel durch Verlinkung

paralleles Arbeiten in mehreren Fenstern



paralleles Arbeiten in mehreren Fenstern

Wechsel nur durch Kategorien möglich (keine Verlinkung)

Programm symCM CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIMStatistische Auswertung

7Anlage 4 Software


Individualisierbar

Berichtsvorlagen können nur durch Anbieter angefertigt werden

einfache Häufigkeiten und Kreuztabellen der Kontaktdaten können selbst erzeugt werden

weiterführende Auswertung nur in Absprache mit Anbieter mögl.

selbstständiges Abspeichern von Berichtsvorlagen möglich

Statistik kann selbstständig erstellt werden

alle Daten können in benutzerdefinierte Kreuztabellen eingebunden werden


Berichtsvorlagen können nur durch Anbieter angefertigt werden

Statistik kann selbstständig erstellt werden


einfache Erstellung

Berichtsvorlagen übersichtlich gegliedert

Statistik in Kontakte aufrufbar

übersichtliche Auswahl

umständliche Einarbeitung, da Arbeit in mehreren Masken erforderlich

Berichtsvorlagen übersichtlich gegliedert

kurze Einarbeitung in Menüführung

grafische Darstellung vorhanden kann auf

Wunsch ergänzt werden

vorhanden kann auf Wunsch ergänzt werden


Format (Export)

Microsoft Excel, MS Word, PDF


Microsoft Excel, MS Word, CSV, PDF, MS Office Formate, Open-Office


Microsoft Excel

Einbindung bisheriger Dateneigenständig/ durch Softwareanbieter -/+ -/+ +/- -/+ -/+Verknüpfung verschiedener DatenKlientendaten-Beratungsverlauf-

übersichtliche Verknüpfung


übersichtliche Verknüpfung durch


Verknüpfung zwischen

8Anlage 4 Software


Kooperationspartner

durch Verlinkung und Karteikarten

durch Verlinkung, Karteikarten und Arbeit in mehreren Fenstern

Verlinkung und Karteikarten

Beratungsverlauf kann mit anderen Daten verknüpft werden

durch Verlinkung, Karteikarten und Arbeit in mehreren Fenstern

Klientendaten und Beratungsverlauf

keine Verknüpfung zu Kooperations-partner

Flexibilität

Erstellung neuer Felder nur in Absprache

mit Anbieter nur in

Absprache mit Anbieter

selbstständig möglich

nur in Absprache mit Anbieter

nur in Absprache mit Anbieter

Anpassung Startbildschirm nur in Absprache

mit Anbieter selbstständig

möglich nur in Absprache

mit Anbieter nur in Absprache

mit Anbieter nur in

Absprache mit Anbieter

Weitere Funktionen

Weitere Funktionen

Kalender Hochladen von

Dokumenten vorgefertigte

Anträge Organisation von

mehreren Personen/ Einrichtungen in Gruppen

Rechte-/ Rollensystem

Kartenfunktion Berichtsvorlagen

Kalender Hochladen

von Dokumenten

vorgefertigte Formulare

Kartenfunktion Rechte-/

Rollensystem E-Mail Berichtsvorlag

en


Dokumenten Rechte-/

Rollensystem (kann durch vorher fest-gelegten Admin ohne Absprache zum Anbieter verändert werden)

Datenfelder können mit abweichenden Rechten versehen werden

E-Mail Spider Chart Dokumentation von

Hausbesuchen vorgefertigte

Formulare Berichtsvorlagen


Dokumenten Rechte-/

Rollensystem apenio®

Fachsprache Berichtsvorlagen

Kalender Rechte-/

Rollensystem Berichtsvorlage

n

Kosten(exklusive Softwareschulung, Einrichtungsgebühr, o.ä.)

Serverlizenz:6.800,-€* pro Einrichtung

Kauflizenz:1.300,-€** pro Nutze

Kauflizenz:1450,-€* zzgl. 261,-€**

Mietlizenz:95,-€* pro Nutzer

Kauflizenz:*1.250,- €(Erstlizenz)

9Anlage 4 Software

Programm symCM CareCM synCASE atacama C4C Rakaware - KIMzzgl. 300,-€* pro Nutzerzzgl. 2.400,-€*/Jahr und Einrichtung (Serverbetriebskosten)

*zzgl. 19% MwSt

r(Complete)oder900,-€** pro Nutzer (Light)

Mietlizenz:69,-€*/Monat und Nutzer (Complete)oder49,-€*/Monat und Nutzer (Light)

*zzgl. 19% MwSt

**zzgl. 19% MwSt; zzgl. 29,-€/Monat und Nutzer für Wartungsvertrag(1 Jahr Mindestlaufzeit, bei Kündigung: 19,-€/ Monat und Nutzer für Verwaltung)

(1Jahr Wartungs-pauschale (Mindestlaufzeit))pro PC-Arbeitsplatz unabhängig von Nutzeranzahl

Mietlizenz:79,-€*/Monat(inkl. Wartungsvertrag)pro PC-Arbeitsplatz unabhängig von Nutzeranzahl

*zzgl. 19% MwSt

**zzgl. 19% MwSt; Wartungsvertrag kann auf Wunsch verlängert werden

*inkl. 19% MwSt625,-€(je weitere Lizenz)

*eine Lizenz pro Nutzer

Vorstellung vor Ort auf Anfrage unverbindliche Präsentation vor Ort oder Internet möglich

Testzugang kann freigeschaltet werden

auf Anfrage unverbindliche Präsentation vor Ort oder Internet möglich








3 ERLÄUTERUNGEN

Die nachfolgenden Abschnitte sollen eine Hilfestellung zum Verständnis der Softwaretabelle liefern. Hierbei gilt es zu beachten, dass sich sämtliche Beschreibungen innerhalb des Textes sowie in der Tabelle auf die Testsoftware beziehen, welche uns vom jeweiligen Anbieter zur Verfügung gestellt wurde. Es können durchaus zwischenzeitliche Änderungen eintreten, die von dieser Beschreibung abweichen. Alle Anbieter haben darüber hinaus betont, dass es sich bei der Testsoftware um eine mögliche Lösung handeln kann. Eine tatsächliche Umsetzung wird stets an die individuellen Bedürfnisse angepasst, wodurch bestimmte Strukturen verändert oder neue, bislang nicht vorhandene Funktionen hinzugefügt werden können. Alle fünf Anbieter haben darüber hinaus offeriert, auf Anfrage eine unverbindliche Präsentation vor Ort oder über das Internet zu ermöglichen. Hierfür kann ebenfalls ein zeitlich begrenzter Testzugang zur Simulation der Dokumentation freigeschaltet werden.

3.1 Datenerfassung

Der Reiter Datenerfassung innerhalb der tabellarischen Übersicht beschreibt, auf welchem Weg die eingegebenen Daten verarbeitet werden. Hier gibt es entweder die Möglichkeit einer internetabhängigen Lösung (symCM, CareCM, atacama C4C) – wodurch die Arbeitsgeschwindigkeit zusätzlich durch die Internetanbindung des Rechners bestimmt wird – sowie einer internetunabhängigen Lösung. Für letztere ist eine konstante Geschwindigkeit möglich, da das Programm auf dem Rechner installiert wird und auch ohne Internetzugang verfügbar ist (Eigenhosting). Die Alternative (Fremdhosting) sieht hingegen das Arbeiten im Browserfenster vor, welches nur bei aktiver Internetverbindung, jedoch unabhängig vom lokalen Standort, möglich ist. Das Eigenhosting setzt für die parallele Bearbeitung an zwei Arbeitsplätzen die zusätzliche Einrichtung eines Servers voraus, welcher die Synchronisation der Daten bzw. das gemeinsame Abspeichern in einer Maske ermöglicht. Diese Server-Funktion kann auch einer der beiden Arbeitsplätze übernehmen. Ist dieser Server mit dem Internet verbunden, kann hier ebenfalls ein standortunabhängiger Arbeitszugang über das Internet (Remotedesktopverbindung) freigeschaltet werden.

Hinsichtlich der Sicherheit zeigen sich folgende Unterschiede: Das Eigenhosting erlaubt das lokale Absichern und Arbeiten innerhalb der sensiblen Daten, wodurch diese nicht Dritten anvertraut werden müssen. Die Absicherung vor unerlaubten Zugriffen (z.B. über die lokale Internetanbindung) sowie die Haftung hierfür muss aber selbst

11Anlage 4 Software

übernommen werden. Das Fremdhosting sieht hingegen die Auslagerung der sensiblen Daten an einen externen Speicherort vor. Um diese zu bearbeiten, muss daher eine permanent aktive Internetverbindung zum Speicherort bestehen, wodurch eine potenziell höhere Angriffsfläche für unerlaubte Zugriffe entsteht. Es besteht allerdings der Vorteil, dass die Absicherung gegen genannte Angriffe sowie die Haftung hierfür an darauf spezialisierte Einrichtungen übertragen werden kann.

3.2 Bedienfreundlichkeit

Die Bedienfreundlichkeit schildert die Handhabung der Software durch einen Programmlaien. Je intuitiver diese funktioniert, desto besser ist die Unterstützung des Programms in der täglichen Beratungs- und Dokumentationsarbeit. Wichtig dabei ist, dass durch die Bedienung – z.B. durch erleichterte Menüführung, intelligente Verknüpfungen – ein möglichst geringer Mehraufwand entsteht, um den Beratungsprozess so wenig wie möglich einzuschränken.

3.3 Dokumentation

Die Dokumentation beschreibt, wie detailliert bestimmte Daten erfasst werden können. Dabei gilt es zwischen Beratungsaufwand, Klientendaten, Beratungsverlauf sowie Kooperationspartner zu unterscheiden. Prinzipiell lässt sich für alle Programme sagen, dass die einzugebenden Text- bzw. Datenfelder an die Bedürfnisse des Endnutzers individuell angepasst werden können, wobei dies vordergründig in der Anfangsphase, durch eine Absprache mit dem Softwareanbieter, geregelt werden sollte. Hinsichtlich des Umfangs der Datenerfassung lassen sich daher keine nennenswerten Unterschiede herausstellen. Wichtiger sind hier eher die Funktionen der Umsetzung (z.B. können Daten verknüpft werden), welche im Detail die Dokumentation erleichtern können.

3.4 Zugriffszeit

Die Zugriffszeit beschreibt den Arbeitsaufwand den es benötigt, um bestimmte Daten aufzurufen. Diese Funktion stellt für die Beratungsdokumentation/-unterstützung die wichtigste Eigenschaft dar. Denn häufig ist es notwendig, bestimmte Datensätze – beispielsweise bei einem unangekündigten Termin oder Anruf – so schnell wie möglich und ohne großen Arbeitsaufwand/Eingriff in der Beratungssituation aufzurufen. Je einfacher dies möglich ist, desto unterstützender fungiert die Software in der Beratungsdokumentation. Wichtig ist hier auch, wie schnell zwischen bestimmten Daten gewechselt werden kann (z.B. zur Pflege-/ Krankenkasse des/der jeweiligen Klienten/in). Für letzteres spielen die Verknüpfungen (siehe unten) eine entscheidende Rolle.

12 Anlage 4 Software

3.5 Statistische Auswertung

Die statistische Auswertung umfasst die Möglichkeit der empirischen Datenauswertung. Dabei ist vor allem entscheidend, in welchem Maße diese an die individuellen Bedürfnisse angepasst (individualisierbar) und wie einfach jene erstellt (einfache Erstellung) werden kann. Hinsichtlich der Datenausgabe sind die grafische Darstellung sowie das Format des Datenexports maßgebend.

3.6 Einbindung bisheriger Daten

Um eine lückenlose Dokumentation gewährleisten zu können, ist es notwendig die bisher dokumentierten Daten in die Software einzupflegen. Hierbei gilt es zu unterscheiden, ob dieser Vorgang eigenständig wahrgenommen oder nur in Absprache mit dem Softwareanbieter erfolgen kann. Letzteres wird entsprechende Mehrkosten verursachen.

3.7 Verknüpfung verschiedener Daten

In der Praxis hat es sich als essentiell erwiesen, schnell zwischen bestimmten Daten wechseln zu können. So ist es häufig notwendig, aus den Klientendaten heraus, die dort hinterlegten Kooperationspartner sofort aufrufen zu können, um beispielsweise deren Anschrift schnell verfügbar zu haben. Selbiges gilt für den Beratungsverlauf, der gerade bei unangekündigten Terminen schnell verfügbar sein muss. Insgesamt kann man sagen: je mehr Daten miteinander verknüpft sind, desto weniger Doppeldokumentation wird anfallen und desto schneller wird die Dokumentation sowie der Zugriff auf die Daten sein.

3.8 Flexibilität

Um die Software möglichst optimal an den individuellen Beratungsprozess anpassen zu können, ist es teilweise notwendig, die Felder zur Dateneingabe sowie den Startbildschirm des Programms an die spezifischen Gegebenheiten und Gewohnheiten des Endnutzers anzupassen. Dies wird mehrheitlich in der Anfangsphase der Nutzung, in Absprache mit dem Anbieter der Software erfolgen, jedoch kann dies auch zu späteren Zeitpunkten noch relevant werden (z.B. durch Änderung der Gesetzeslage, Umstrukturierung innerhalb der Einrichtung). Die Flexibilität beschreibt hier den Umfang der Möglichkeiten zur Änderung der Softwarefunktionen, welche dem Endnutzer selbst zu Verfügung stehen.

13Anlage 4 Software

3.9 Weitere Funktionen

3.9.1Kalender

Durch den Kalender können Termine festgelegt, Erinnerungen erstellt sowie Aufgaben delegiert werden. Kalendereintragungen können wiederrum mit relevanten Daten der Statistik verknüpft werden (z.B. Termin mit bestimmten Personen(-gruppen) oder Kooperationspartnern).

3.9.2E-Mail

Das Programm ermöglicht die Einbindung einer softwareunabhängigen E-Mail Adresse, wodurch Posteingang und -ausgang innerhalb der Anwendung gepflegt werden können.

3.9.3Kartenfunktion

In der Kartenfunktion können mehrere Adressen auf einer Landkarte angezeigt werden. Dies kann hilfreich sein, um beispielsweise klientennahe Hilfsangebote filtern oder die Route der Hausbesuche optimal planen zu können.

3.9.4Hochladen von Dokumenten

Diese Funktion ermöglicht das Hochladen sowie Verknüpfen bestimmter Dokumente mit den eingegebenen Daten. So können beispielsweise klientenbezogene Unterlagen den entsprechenden Karteikarten zugeordnet und von dort aus wieder aufgerufen werden. Im Falle des Fremdhosting ist es dabei erforderlich, jene Dokumente an den entsprechenden Speicherort hochzuladen, während im Eigenhosting lediglich eine Verknüpfung zum lokalen Speicherort eingerichtet wird (ob letzteres auch im Fremdhosting ermöglicht werden kann, ist individuell zu regeln und vom Anbieter des Serverrechenzentrums abhängig).

3.9.5Vorgefertigte Formulare

Innerhalb der Software können Dokumentvorlagen gespeichert werden, sodass zum Erstellen eines bestimmten Formulars lediglich fallbezogene Daten ergänzt werden müssen. Letzteres wird dann durch eine automatisierte Verknüpfung übernommen.

Bsp.: Im Beratungsverlauf ist es notwendig, zusammen mit einem/r Klienten/in einen Antrag auf Förderung X auszustellen. Hierfür bietet das Programm eine entsprechende Vorlage an. Nun ist es möglich, die einzugebenden Daten für den Antrag durch eine Verknüpfung automatisch in das Dokument einzufügen, wobei sich das Programm

14 Anlage 4 Software

aus den Daten der Statistik bedient. Insofern die notwendigen Daten dort hinterlegt sind, müssen im Formular keine manuellen Einträge mehr vorgenommen werden.

3.9.6Rechte-/Rollensystem

Für die Software können mehrere Zugänge mit jeweils unterschiedlichen Rechten (z.B. nur eigene Klientendaten können eingesehen werden) freigeschaltet werden.

3.9.7Spider Chart

Durch den Spider-Chart können Klientendaten in einer spinnennetzähnlichen Grafik abgebildet werden. In der Statistik ist es so möglich, Klientendaten einheitlich und in kompakter Darstellungsform zu vergleichen.

3.9.8Dokumentation von Hausbesuchen

Diese Funktion erlaubt die Erfassung von Daten auf einem Computer, der für die Dokumentation normalerweise nicht verwendet wird (z.B. Laptop für Hausbesuche). Durch ein spezielles Tool werden die vorgenommenen Änderungen anschließend mit der Hauptdatei synchronisiert.

3.9.9apenio®-Fachsprache

Apenio® ist eine von atacama-Software entwickelte Pflegesprache, welche die Dokumentation von Pflege(-beratung), sowie die Kommunikation zu pflegeleistenden Einrichtungen standardisieren soll. In der Datenerfassung werden dabei vorgefertigte Aussagen sowie Eigenschaften abgefragt, wodurch eine höhere Vergleichbarkeit und Einheitlichkeit zwischen mehreren Berichten entsteht. Um das Potenzial von apenio® auch in der Kommunikation zu anderen Einrichtungen voll nutzen zu können, ist es förderlich wenn beide Parteien ein Programm mit dieser Sprache verwenden.

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