Anleitung fürs Webmail - tu- ?· Das neue Webmail Das neue Webmail wurde entwickelt um Ihnen mehr Performance…

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  • Anleitung fürs Webmail

    29. Apr. 2010 V 1.0.0 Seite 1 / 19

  • Inhaltsverzeichnis Das neue Webmail.................................................................................................................3 Anmeldung.............................................................................................................................4 E-Mail-Kontrolle......................................................................................................................7

    Generelle E-Mail-Weiterleitung/ Umleitung.......................................................................7 Abwesenheits-Benachrichtigung.......................................................................................8 Regeln/Filter.......................................................................................................................9

    Fallbeispiele.........................................................................................................................13 Gruppenkalender.............................................................................................................13

    Gruppenkalender erstellen / freigeben........................................................................13 Gruppenkalender aufrufen..........................................................................................17

    Changelog............................................................................................................................19

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  • Das neue Webmail

    Das neue Webmail wurde entwickelt um Ihnen mehr Performance und Ausfallsicherheit zu bieten sowie Ihnen das Arbeiten mit Groupwarefunktionen zu ermöglichen. Was bedeutet dieses für Sie? Mit einfachen Worten, Sie können nun Beispielweise einen Gruppenkalender führen oder Ihr Sekretariat kann ihre Termine oder E-Mails bearbeiten. Mit dem Neuen Webmail können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz selbst verwalten. Hinweis: Sie sollten überwiegend mit einem Mailclient (Thunderbird/Lightning, Outlook, etc.) arbeiten. Webmail ist kein Ersatz für diese Programme.

    Beachten Sie bitte, dass sich diese Anleitung nicht auf die E-Mail-Konten des zentralen Verwaltungsnetzes der TU Braunschweig bezieht, sondern ausschließlich die Konfiguration von Konten des zentralen E-Mail-Systems vom Gauß-IT-Zentrum behandelt wird.

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  • Anmeldung

    Die Anmeldung erfolgt unter https://groupware.tu-braunschweig.de oder wie gewohnt über die TU Braunschweig Homepage.

    Geben Sie hier Ihre Benutzerkennung und Ihr Kennwort ein und klicken Sie auf „Anmelden“.

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    https://groupware.tu-braunschweig.de/ http://www.tu-braunschweig.de/

  • So sieht das neue Webmail aus.

    So sieht der Posteingang (Inbox) aus.

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  • So sieht eine geöffnete E-mail aus.

    Mit den Icons in der oberen Leiste kann man folgende aktionen durchführen:

    Mit den Icons in der unteren Leiste kann man folgende Aktionen durchführen:

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  • E-Mail-Kontrolle Generelle E-Mail-Weiterleitung/ Umleitung

    Dieser Artikel beschreibt, wie Sie eine generelle E-Mail-Weiterleitung erstellen.

    Wichtig: Wenn Sie Ihre E-Mails auf dem Communigate-Server an eine andere E-Mail- Adresse weiterleiten, beachten Sie bitte, dass Sie diese Weiterleitungen nur auf dem CGP-Server pflegen. Deaktivieren Sie eventuelle Weiterleitungen im Benutzerdatendienst (BDD). Das Gauß-IT-Zentrum empfiehlt E-Mail-Weiterleitungen möglichst nur im CGP- Server zu pflegen.

    Klicken Sie auf „E-Mail-Kontrolle".

    Nun setzten Sie den Haken bei „Aktivieren:“ Anschließend tragen Sie die E-Mail-Adresse in das Textfeld ein.

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  • Hier gibt es einige Zusatzfunktionen: - „Kopie behalten“ = umgeleitete E-Mails werden als Kopie gespeichert - „Automatisch generierte nicht umleiten“ = automatisch erstellte E-Mails werden nicht umgeleitet - „An: und Cc: Felder beibehalten“ = An: und Cc: Felder werden umleiten beibehalten

    Nachdem Sie die gewünschten Optionen definiert haben, klicken Sie auf den blauen Haken um zu Aktualisieren.

    Abwesenheits-Benachrichtigung

    Dieser Abschnitt beschreibt Sie eine Abwesenheitsnotiz unter Webmail einrichten.

    Loggen Sie sich unter Webmail ein und gehen Sie auf „E-Mail-Kontrolle".

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  • Nun können Sie Ihre Abwesenheitsnotiz einrichten und Aktivieren. Bestätigen Sie mit „Aktivieren“.

    Hinweis: Der Endzeitpunkt der Ferienbenachrichtigung bezieht sich auf den Tagesanfang des darauffolgenden Tages. In diesem Beispiel ist die Benachrichtigung bis zum 06.01.2010 23:59:59 Uhr aktiv. Am 07.01.2010 um 00:00 Uhr endet somit die Benachrichtigung.

    Regeln/Filter

    Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie eine Regel im Webmail erstellt.

    Loggen Sie sich unter Webmail ein und gehen sie auf „E-Mail-Kontrolle".

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  • Tragen Sie unter „Hinzufügen“ den gewünschten Regel/ Filter-Namen ein und klicken Sie dann auf „Erstellen“.

    Klicken Sie unter „Regeln“ auf „Bearbeiten“ um die Regelbedingungen einzustellen.

    Wenn Sie auf die Absender-Adresse einer E-Mail filtern wollen, wählen Sie „Von“ bei „Daten“ und „ist“ bei Operation aus und tragen Sie im Textfeld „Parameter“ die gewünschte E-Mail-Adresse hinein.

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  • Nun müssen Sie noch eingeben, was mit einer E-Mail geschehen soll, die von der angegebenen E-Mail-Adresse verschickt worden ist. Wenn Sie eine E-Mail nun automatisch in einen anderen Ordner verschieben lassen wollen, wählen Sie bei Tätigkeit „Speichern in“ aus und schreiben den gewünschten Zielordner in das Feld Parameter. Klicken Sie anschließend auf auf den blauen Haken oben links.

    Hinweis: Sollte der Ordner „Infos“ nicht existieren, so wird er automatisch angelegt.

    So sieht die von Ihnen angelegte Filterregel aus. Damit die in den Ordner kopierte E-Mail nicht auch noch im Posteingang Ihres E-Mail-Accounts liegen bleibt, muss eine zweite Aktion definiert werden.

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  • Wählen Sie bei „Tätigkeit“ den Wert „Verwerfen“ aus und klicken Sie anschließend auf den blauen Haken oben links.

    Eingehende E-Mails mit der Absender-Adresse „information@tu-braunschweig.de“ werden nun in den Ordner „Infos“ kopiert und anschließend aus dem Posteingang gelöscht.

    Hinweis: Regeln, die nach diesem Verfahren angelegt werden, sind serverseitig gespeichert, was bedeutet, sie greifen sowohl im WebMail als auch im Pronto, sowie mit jedem beliebigen E-Mail-Client.

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    mailto:information@tu-braunschweid.de

  • Fallbeispiele

    Gruppenkalender

    Soll ein Kalender für mehrere Personen zugänglich sein, wird ein sogenannter Gruppenkalender benutzt. Hierzu muss ein neuer Kalender von einem beliebigen CGP-Konto erstellt und für mehrere Benutzer freigegeben werden.

    Gruppenkalender erstellen / freigeben Loggen Sie sich unter Webmail ein. Tragen Sie in das Feld unterhalb von Management den gewünschten Ordnernamen ein. Wählen Sie dann in dem Feld da drunter „Kalender“ aus und bestätigen mit einem Klick auf „Erstellen“.

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  • Im linken Navigationsbereich erscheint nun der neu angelegte Kalender. Wählen Sie diesen aus. Um die Einstellungen für diesen Kalender zu bearbeiten, klicken sie nun auf den Schraubenschlüssel, auf der rechten Seite.

    Hier können Sie unter „Zugriffskontrolle“ die Benutzerkonten hinzufügen, die den Gruppenkalender nutzen dürfen. Tragen Sie hierzu in das Feld unter Identifikator das Benutzerkonto ein.

    Anschließend kann noch angegebenen werden, welche Rechte der gerade eingetragen Benutzer für den freigegeben Kalender hat.

    • Suche → nach dem Kalender suchen • Auswählen → den Kalender im Webmail anzeigen • Gelesen → als gelesen markieren • Markieren → Markierungen setzen • Einfügen → Termine einfügen • Versenden → nicht unterstützt (Termine als E-mail versenden) • Erstellen → Termine erstellen • Löschen → Termine löschen • Administration → Freigaben verwalten

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  • Sie können jetzt bestimmen welche Rechte Sie dem Benutzerkonto geben wollen. Setzten Sie dazu an den gewünschten Stellen einen Haken. Um die Einstellungen zu übernehmen klicken Sie oben links auf den blauen Haken.

    Hier 3 Beispiele:

    1. Der Benutzer darf den Gruppenkalender nur lesen.

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  • 2. Der Benutzer darf Termine im Gruppenkalender erstellen und ändern:

    3. Der Benutzer darf den Gruppenkalender administrieren, d.h. alle Einstellungen verändern, sogar den Kalender löschen. Diese Rechte mit Vorsicht vergeben.

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  • Gruppenkalender aufrufen

    Loggen Sie sich unter Webmail ein und gehen Sie auf „Einstellungen“.

    Klicken sie auf den Reiter „Ordner“ und anschließend auf „Alle abonnierten Ordner“.

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  • Geben Sie unter „Alias“ einen Namen f