Anmeldung und Bedienung von Online - Formularen · Anmeldung, Navigation und Abmeldung Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 3 von 19 1 Anmeldung , Navigation und Abmeldung

Formularverwaltungssystem des Arbeitsschutzes NRW

Anmeldung und Bedienung von Onlineformularen 1 von 19

Anmeldung undBedienung von Online-Formularen

Formularverwaltungssystem des Arbeitsschutzes NRW


Inhalt

1 ANMELDUNG, NAVIGATION UND ABMELDUNG............................................ 3

1.1 Erstmaliger Aufruf des Programms und Registrierung ....................................................... 3

1.2 Anmeldung und Navigation..................................................................................................... 61.2.1 Navigation zu den Online-Formularen ................................................................................... 81.2.2 Benutzerdaten ändern............................................................................................................ 91.2.3 Formulare suchen .................................................................................................................. 9

1.3 Abmelden ................................................................................................................................ 10

1.4 Automatische Abmeldung..................................................................................................... 10

2 BEDIENUNG VON ONLINE-FORMULAREN ................................................... 11

2.1 Aufruf der Online-Formulare ................................................................................................. 112.1.1 Aufruf über den Daten-Browser ........................................................................................... 122.1.2 Standardmäßiges Öffnen der Formulare ............................................................................. 13

2.2 Bearbeiten der Online-Formulare ......................................................................................... 142.2.1 Werkzeugleiste..................................................................................................................... 142.2.2 Formularelemente ................................................................................................................ 152.2.3 Vorgehen.............................................................................................................................. 162.2.4 Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder Validierungsfehler ........................................................... 172.2.5 Ausfüllvorgang abschließen ................................................................................................. 182.2.6 Drucken: ............................................................................................................................... 18

Anmeldung, Navigation und Abmeldung


1 Anmeldung, Navigation und Abmeldung

1.1 Erstmaliger Aufruf des Programms und Registrierung

Das Programm wird aufgerufen über die Eingabe des URL:https://www.fms.nrw.de/brkoeln

Folgender Dialog wird angezeigt:

Abbildung 1: Anmeldeseite des Onlineverfahrens



Wenn Sie zum ersten Mal das Onlineverfahren nutzen, klicken Sie bitte zunächst auf[Registrieren Sie sich hier] für die Registrierung und Eingabe Ihrer Benutzerdaten. DerDialog für die Benutzerregistrierung wird angezeigt:

Abbildung 2: Benutzerregistrierung

Dunkelblau umrahmte Felder sind Pflichtfelder (zwingend). Die hellblau

umrahmten Felder sind optional (freiwillig).

Unter dem Punkt „Benutzerdaten“ geben Sie die Daten zu Ihrer Person bzw. zur Anmeldungund Nutzung des Onlineverfahrens ein. „Vorname“ ist hierbei kein Pflichtfeld, alle anderenFelder müssen Sie erfassen. Beachten Sie bitte, dass das Passwort zweimal einzugeben ist,einmal zur Festlegung des Passworts und einmal zur Kontrolle Ihrer Eingabe.

Im Bereich „Unternehmensdaten“ können Sie Daten zu Ihrer Firma hinterlegen. Diesewerden dann in einigen Antragsformularen automatisch ausgelesen und beschleunigensomit die Antragsstellung. Im Bereich „Unternehmensdaten“ sind alle Angaben freiwillig.



Nachdem Sie alle Pflichtfelder und die optionalen Felder Ihrer Wahl ausgefüllt haben, klicken

Sie auf die Schaltfläche , um den Registrierungsvorgang abzuschließen. BevorIhre Daten gespeichert werden, werden Sie überprüft: Sollten einige Angaben ungültig seinoder nicht alle Pflichtfelder befüllt sein, so wird eine Fehlermeldung eingeblendet, andernfallswerden Ihre Daten gespeichert und somit die Registrierung abgeschlossen.Nach erfolgreicher Registrierung, erhalten Sie oberhalb des Formulars eine Rückmeldungüber den erfolgreichen Abschluss.

Ebenso wechselt die Beschriftung der Schaltfläche von „Registrieren“ auf

„Daten speichern“ und die Überschrift von „Benutzerregistrierung“ auf„Benutzerverwaltung“. Im unteren Teil des Formulars wird nun die Rolle – also dieBerechtigungsgruppe - des Benutzers angezeigt:

Abbildung 3: Benutzerrollen

Die Rolle des Benutzers legt fest, auf welche Formulare er Zugriff hat und welche Aktionener ausführen darf. Als Antragsteller haben Sie Zugriff auf die Kontrollgerätkarten- undStrahlenschutz-Formulare und dürfen Ihre Benutzerdaten ändern.

Bei Bedarf können Sie Ihre Daten jetzt – durch editieren der Eingaben - oder später aus demVerfahren heraus – nach der Anmeldung - noch ändern. Versäumen Sie nicht IhreÄnderungen zu speichern, bevor Sie das Formular verlassen. Wenn Sie fertig sind, klicken

Sie auf um das Formular zu verlassen und sich am Verfahren anzumelden.



1.2 Anmeldung und Navigation

Nachdem Sie sich Registriert haben oder wenn Sie bereits einen Zugang besitzen, gebenSie auf der Anmeldeseite Ihre Benutzerkennung und dass von Ihnen hinterlegte Passwort -wie hier gezeigt - ein:

Abbildung 4: Eingabe der Zugangsdaten

Klicken Sie nun auf die Schaltfläche .

Sollte nun folgende Meldung erscheinen:

Abbildung 5: Inaktivitätsrückmeldung

So ist Ihre Sitzung in der Zwischenzeit abgelaufen, da keine Aktionen durchgeführt wurden.Geben Sie Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort erneut ein und klicken Sie auf

, oder drücken Sie die Taste „F5“ und bestätigen Sie, dass Sie die Daten erneut

versenden wollen durch Klick auf die Schaltfläche .

Abbildung 6: Abfrage "Daten erneut senden"



Ist die Authentifizierung erfolgreich verlaufen, sehen Sie nun die Startseite des Online-Verfahrens:

Abbildung 7: Startseite

Im mittleren Teil finden sie die Willkommensmeldung mit dem letzten Anmeldezeitpunkt unddem Verweis auf dieses Dokument:

Abbildung 8: Willkommensmeldung mit Verweis auf den Leitfaden

Auf der linken Seite finden Sie das Menü zur Navigation durch die Onlineverfahren:

Abbildung 9: Menü des Onlineverfahrens



1.2.1 Navigation zu den Online-Formularen

Um zu den Online-Formularen zu gelangen, klicken Sie bitte auf:Der Menüpunkt ist nun blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun der Katalog „Formulare“geöffnet ist:Im mittleren Teil, in dem Sie zuvor die Willkommensmeldung angezeigt bekamen, sehen Sienun die Inhalte des Formularkatalogs „Formulare“:

Abbildung 10: Formularkatalog "Formulare"

Hier werden die beiden Unterordner „Kontrollgerätkarten“ und „Strahlenschutz“ angezeigt.

Wenn Sie nun bspw. einen Antrag auf Unternehmerkarten stellen wollen, klicken Sie

zunächst auf den Ordner „Kontrollgerätkarten“:Hierdurch wird der Ordner Kontrollgerätkarten geöffnet und Ihnen der Inhalt des Ordnerspräsentiert:

Abbildung 11: Formularkatalog "Kontrollgerätkarten"

Klicken Sie jetzt auf den Schriftzug: oderauf das vorangestellte Symbol um einen neuen Antrag auf Unternehmerkarten zu stellen.Wollen Sie stattdessen eine Übersicht über Ihre bisher gestellten Anträge aufUnternehmerkarten sehen und / oder einen bereits begonnenen Antrag weiter bearbeiten, soklicken Sie auf:Für zusätzliche Informationen zum Formular, klicken Sie auf :

Abbildung 12: Informationsfenster zum Formular



Weitere Informationen zur Stellung eines neuen Antrags oder zur Weiterbearbeitung einesbestehenden Antrags finden Sie unter den jeweiligen Punkten in diesem Dokument.

1.2.2 Benutzerdaten ändern

Zum ändern Ihrer Benutzerdaten klicken Sie bitte auf den Menüpunkt . WieSie sehen, ist nun der Menüpunkt blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun der Katalog„Benutzerdaten“ geöffnet ist:

Abbildung 13: Formularkatalog "Benutzerdaten"

Klicken Sie jetzt auf den Schriftzug: oder auf das vorangestellteSymbol um das Formular zu öffnen und Ihre Benutzerdaten zu ändern.

1.2.3 Formulare suchen

Zur Suche von Formularen klicken Sie bitte auf den Menüpunkt . Wie Sie sehen,ist nun der Menüpunkt blau hinterlegt, um anzuzeigen, dass nun die Suchfunktion aktiv ist:

Abbildung 14: Formularsuche

Geben Sie in das Feld Titel einen beliebigen Suchbegriff oder Wortteil eines Suchbegriffsein, um die verfügbaren Formulare nach dem Titel bzw. Wortteil des Titels durchsuchen zulassen. Wenn Sie bspw. „Karte“ eingeben und die Eingabe bestätigen:

Abbildung 15: Beispiel „Formularsuche“

So erhalten Sie im Menü die Anzahl der Treffer und eine neue Schaltflächeund im mittleren Teil die Trefferliste:



Abbildung 16:Trefferliste zum Beispiel „Formularsuche“

Durch Klick auf den entsprechenden Titel, wie z.B.oder auf das vorangestellte Symbol um einen neuen Antrag auf Unternehmerkarten zustellen.Weitere Informationen zur Stellung eines neuen Antrags oder zur Weiterbearbeitung einesbestehenden Antrags finden Sie unter den jeweiligen Punkten in diesem Dokument.

1.3 Abmelden

Abmelden können Sie sich durch Klick auf im Menü. Sollten Sie sich ineinem Formular befinden, so müssen Sie dieses zuerst verlassen, über die Schaltfläche

bevor Sie sich abmelden können.

1.4 Automatische Abmeldung

Bitte nehmen Sie zur Kenntnis, dass sowohl während des Anmeldevorgangs, als auch imVerfahren, nach zwanzig Minuten ohne Aktion („Speichern“, „Seite wechseln“, „Klick aufeinen Menüpunkt“ usw.) Ihre Sitzung abläuft und Sie aus Sicherheitsgründen abgemeldetwerden. Dies entspricht dem BSI-Standard (BSI = Bundesamt für Sicherheit in derInformationstechnik). Melden Sie sich in diesem Fall erneut am Onlineverfahren an (s.Kapitel 1 „Anmeldung, Navigation und Abmeldung“).

Umgang mit Online-Formularen


2 Bedienung von Online-Formularen

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Online-Formulare aufrufen, die Bedeutung derSchaltflächen und die Feldtypen innerhalb der Formulare. Unter Online-Formularenverstehen wir elektronisch umgesetzte Formulare - häufig Anträge -, die Eingabenempfangen, überprüfen und weiterverarbeiten können. Die hierfür vorgesehenenEingabefelder können farblich hinterlegt und/oder umrandet werden, um unterschiedlicheFeldtypen zu kennzeichnen bspw. was muss ausgefüllt werden, was nicht.

2.1 Aufruf der Online-Formulare

Die Online-Formulare erreichen Sie über die Menüpunkte , und. Wie Sie zu den Formularen gelangen, erfahren Sie im Kapitel 1.2.1

„Navigation zu den Online-Formularen“. Wir unterscheiden hierbei zwischen dem Aufruf überden Daten-Browser und dem Aufruf über den Formularnamen bzw. dem Standardaufruf.

Abbildung 17: Formularkatalog „Formulare“

Abbildung 18: Formularkatalog „Benutzerdaten“

Im Formularkatalog Formulare finden Sie die Unterordner „Kontrollgerätkarten“

mit den Anträgen aus dem Bereich Kontrollgerätkarten, und den

Unterordner „Strahlenschutz“ mit den Anträgen aus dem BereichStrahlenschutz.



In den jeweiligen Ordnern, erhalten Sie eine Auflistung aller Formulare, die in diesem Ordnerliegen:

Abbildung 19: Formularkatalog „Kontrollgerätkarten“

Vor dem öffnen eines Formulars können Sie zunächst wählen, ob Sie das Formular direktöffnen wollen über den Titel oder dasvorangestellte Symbol , oder zunächst in einer tabellarischen Übersicht nach einemDatensatz suchen und / oder einen Datensatz auswählen wollen.Beachten Sie bitte, dass nicht alle Formulare über eine solche Übersichtsfunktion verfügenund dass das Standardverhalten beim öffnen bei den Formularen abweichen kann.

2.1.1 Aufruf über den Daten-Browser

Klicken Sie auf um die Übersicht über die erfassten Datensätze zu öffnen:

Abbildung 20: Übersicht über die erfassten Datensätze (Daten-Browser)

In dieser Übersicht, auch Daten-Browser genannt, stehen Ihnen in einer Werkzeugleistefolgende Funktionen zur Verfügung:

= Daten-Browser schließen

= Alle Datensätze markieren

= Alle Datensätze abwählen (Markierung bei allen Datensätzen entfernen)

= Ansicht Aktualisieren



= Alle markierten Datensätze öffnen

= Neuen Datensatz anlegen

Zum markieren der gewünschten Datensätze klicken Sie bitte auf das Ankreuzfeld vordem jeweiligen Datensatz. Es erscheint dort ein Haken im Feld .

Neben diesen Funktionen, können Sie auch über die Datensätze filtern und sortieren, weilSie bspw. durch die Anzahl der Datensätze die Übersicht verloren haben und / oder einenbestimmten Datensatz suchen. Geben Sie hierzu einen Suchbegriff in eines der Felderoberhalb der Datensätze ein:

Abbildung 21: Such- und Sortiermaske des Daten-Browsers

Klicken Sie anschließend auf oder bestätigen Sie mit der „Enter“-Taste um dieDatensätze zu filtern. Um einen einzelnen Datensatz zu öffnen, klicken Sie auf dieentsprechende Zeile und dieser wird geöffnet.

2.1.2 Standardmäßiges Öffnen der Formulare

Durch Klick auf den Titel des Formulars, wie z.B.:oder auf das vorangestellte Symbol

wird das Formular standardmäßig geöffnet. Hierbei unterscheiden wir zwischen Antrags-Formularen und dem Benutzerverwaltungsformular. Die Antragsformulare werdenstandardmäßig mit einem neuen Datensatz geöffnet, während beimBenutzerverwaltungsformular immer derselbe Datensatz geöffnet wird.



2.2 Bearbeiten der Online-Formulare

Nach dem öffnen eines Formulars, sehen Sie im unteren Teil auf grauem Hintergrund dasFormular und im oberen Teil die Werkzeugleiste mit Schaltflächen zu allgemeinenFunktionen, hier am Beispiel des Formulars „Unternehmerkarte“ dargestellt:

Abbildung 22: Online-Formular Unternehmerkarte

2.2.1 Werkzeugleiste

Abbildung 23: Werkzeugleiste

Stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

= Formular schließen

= Formular drucken

= XML-Datensatz herunterladen (lokales speichern Ihrer Angaben)

= XML-Datensatz hochladen (laden lokal gespeicherter Angaben)

(deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum ersten Datensatz

(deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum vorherigen Datensatz



(deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum nächsten Datensatz

(deaktiviert) (aktiviert) = Wechsel zum letzten Datensatz

= Neuen Datensatz anlegen

= Daten speichern

= Änderungen verwerfen (Alle Änderungen seit der letzten Speicherung)

(deaktiviert) (aktiviert) = Datensatz löschen

oder = Anzahl der geöffneten Datensätze und Status des Daten-Satzes (Im ersten Fall: „neu“, im zweiten: „ohne Änderung“)

= Herein- und herauszoomen (Ansicht vergrößern / verkleinern) mit Angabedes aktuellen Zoomfaktors in Prozent.

= Aktuelle Seite

= Seite zu der gewechselt werden kann

2.2.2 Formularelemente

Im Formular unterscheiden wir zwischen folgenden Formularelementen:

= Eingabefeld vom Typ Pflichtfeld (zwingend)= optionales Eingabefeld (freiwillig)

= Wechselschaltflächen (nur eine von beidenAuswahlmöglichkeiten kann aktiv sein.)

= optionales Nachschlagefeld (Klicken Sie aufum einen Wert aus einer Liste nachzu-schlagen. Nicht per Hand ausfüllen!)

= Nachschlagefeld vom Typ Pflichtfeld= Auswahlfeld (Klicken Sie auf um eineAuswahlliste mit Werten zu öffnen)= Auswahlfeld vom Typ Pflichtfeld

= Verweis auf eine andere Internetseite

= Schaltfläche: Löst beim Klick eine Aktion aus(Hier: „Absenden des Antrags“)

= Information: Bewegen Sie den Mauszeiger aufdieses Symbol um zusätzlich Informatio-nen zu erhalten.

= Ankreuzfeld: Durch Klick auf bestätigen Sienebenstehende Beschriftung .

= Inaktives Ankeuzfeld: Keine Auswahl möglich.



2.2.3 Vorgehen

Felder ausfüllen:

Beginnen Sie damit, nach dem Aufruf des Online-Formulars zunächst alle Pflichtfelder undnach Wahl auch die optionalen Felder der Reihenfolge nach zu erfassen.Wenn Sie während des Ausfüllvorgangs weitere Informationen benötigen, so bewegen Sieden Mauszeiger auf das entsprechende Feld, um Hilfen in Form von eingeblendetenHinweisen zu erhalten:

Abbildung 24: Hinweis am Feld (Tooltip)

Felder vorbelegt:

Einige Felder sind beim betreten des Formulars bereits vorbelegt. Hierzu gehören bspw.Datum des Antrags oder Daten die bereits an anderer Stelle hinterlegt und nachgeschlagenwerden können, wie die Daten zum Unternehmen, falls Sie diese in der Benutzerverwaltungausgefüllt haben.

Sonderfelder:

Beachten Sie bitte, dass bei Wechselschaltflächen in einen der beidenKreise klicken müssen, um diese Antwort zu markieren , und dass nureine der angebotenen Antworten markiert sein kann und auch sein muss. Sobald Sie hiereine Antwort ausgewählt haben, können Sie nicht mehr „nichts“ auswählen.

Bei Ankreuzfeldern genügt, ebenso wie bei Wechselschaltflächen, ein Klick

in das Dreieck , um diese Antwort zu markieren. Im Gegensatz zurWechselschaltfläche, kann bei einem Ankreuzfeld auch mehr als eine Antwort markiert sein.Einige Felder geben Ihnen auch Auswahlmöglichkeiten vor, hierzu gehören die

Auswahlfelder und die Nachschlagefelder . Hier geben Sie bittenichts ein, sondern wählen unter den Antwortmöglichkeiten, die Ihnen bei einem Klick aufbzw. auf angeboten werden, eine aus.

Beachten Sie bitte, dass bei einem Nachschlagefeld ein neues Fenstergeöffnet wird:

Abbildung 25: Auswahlliste eines Nachschlagefeldes



Diese schließt sich automatisch, sobald Sie eine der Auswahlmöglichkeiten durch Klick aufden Schriftzug ausgewählt haben.Hinweis: Sollte sich keine neue Seite öffnen, so überprüfen Sie bitte, ob Ihr Popup-Blockerdas Öffnen des neuen Fensters blockiert hat. Sollte dies der Fall sein, so schalten

Sie ihn bitte für diese Seite immer frei.

Inaktive- oder gesperrte Felder:

Einige Felder sind für Eingaben gesperrt, weil Sie bspw. das Formular bereits verschickthaben (gilt nur für einige Formulare). Diese Felder können von Ihnen nicht mehr verändertwerden. Sie erkennen diese Felder daran, dass sie grau hinterlegt sind:

oder

Seite Wechseln:

Wenn Sie die Felder der ersten Seite ausgefüllt haben, überprüfen Sie bitte, ob es noch

weitere Seiten gibt. Sie erkennen dies an den Symbolen in der Werkzeugleiste:Falls es noch weitere Seiten gibt, so klicken Sie bitte auf das Symbol für Seite zwei um diezweite Seite anzeigen zu lassen. Füllen Sie auch hier wieder alle Pflicht- und die optionalenFelder Ihrer Wahl aus. Sollten noch weitere Seiten vorhanden sein, wechseln Sie nun auf dienächste Seite. Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle Seiten des Online-Formularsbefüllt haben.

2.2.4 Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder Validierungsfehler

In diesem Abschnitt wird am Beispiel der Benutzerverwaltung, das Prinzip der Validierungs-fehler erläutert:Werden Pflichtfelder nicht ausgefüllt oder invalide Daten angegeben z.B. E-Mail-Adresse

ohne ‚@’-Zeichen und Sie klicken auf , wird folgende Meldung eingeblendet:

Abbildung 26: Fehlermeldung zu einem Validierungsfehler

Mit einem Klick auf wird die Meldung geschlossen und der Dialog der Benutzer-Registrierung erneut angezeigt, zur Korrektur der Daten.

Felder in denen die Validierungsfehler auftraten sind rot hinterlegt .Bewegen Sie den Mauszeiger auf die Felder, so wird zusätzlich ein Hinweis angezeigt:

Abbildung 27: Hinweis Pflichtfeld nicht ausgefüllt (Tooltip)



oderAbbildung 28: Hinweis ungültige Daten

2.2.5 Ausfüllvorgang abschließen

Einige Online-Formulare verfügen über spezielle Schaltflächen, um z.B. den Ausfüllvorgangabzuschließen:Sollten Sie keine derartige Schaltfläche auf dem Formular vorfinden, so wird der Vorgang

durch Klick auf die Speicher-Schaltfläche: oder eine ähnliche Schaltflächeabgeschlossen. In jedem Fall empfiehlt es sich die Daten zu speichern bevor Sie dasFormular verlassen oder bevor Sie den Vorgang abschließen.

2.2.6 Drucken:

Bei den meisten Online-Formularen steht Ihnen nach, und evtl. auch schon während, desAusfüllvorgangs die Möglichkeit zum Erzeugen eines PDF Dokuments mit den Daten desOnline-Formular zur Verfügung. Das so erzeugte PDF kann dann ausgedruckt werden. Dies

erkennen Sie an dem entsprechenden Druckersymbol in der Werkzeugleiste:Klicken Sie nachdem Sie auf diese Schaltfläche um einen Ausdruck des Online-Formulars imPDF-Format zu erhalten, den Sie dann lokal speichern oder ausdrucken können.

Barrierefreier Modus:

Sollte der barrierefreie Modus aktiv sein, so erscheint der Hinweis:

Klicken Sie auf Ausdruck anzeigen um sich den Ausdruck anzeigen zu lassen:

Normaler Modus:

Ist der barrierefreie Modus nicht aktiv, so wird das PDF in einem neuen Fenster geöffnet.



Abbildung 29: Beispiel eines Ausdrucks im PDF-Format

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