134

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

  • Upload
    vutram

  • View
    259

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 2: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

i

KANDUNGAN M/S PENDAHULUAN

A. BELANJA MENGURUS (B.63) DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. Peruntukan Mengurus 2018 1 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan 14

4. Pengurusan Penubuhan/ Penutupan Pusat Tanggungjawab

(PTJ) 16

5. Pelaksanaan Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (OBB) 19 6. Pengurusan Prestasi Belanja Mengurus 23 7. Pelaporan Anggaran Hasil Kepada Perbendaharaan Malaysia 25 8. Pengurusan Akaun Belum Terima 26 9. Pelaksanaan Pengurusan Bantuan dan Kebajikan Pelajar 29 10. Pengurusan Permohonan Bertugas Rasmi Ke Luar Negara 31 11. Kelulusan Pakej 38 12. Pinjaman/Skim Pembiayaan Kenderaan Dan Skim Pembiayaan

Komputer Dan Telefon Pintar (Smartphones) Perkhidmatan Awam

41

13. Pengesahan Akuan Bebas Berhutang (Pengesahan

Kewangan) 43

14. Pelantikan Penceramah Bukan Penjawat Awam/Training

Provider 43

15. Kemudahan Pendahuluan Diri Semasa Menjalankan Tugas

Rasmi 44

16. Permohonan Kelulusan Khas Perbendaharaan 45

17. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 45

Page 3: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

ii

KANDUNGAN M/S

B. BELANJA PEMBANGUNAN (P.63) DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. Peruntukan Pembangunan 2018 47 2. Agihan Waran Peruntukan 48

3. Pelaksanaan Projek Baharu 48 4. Pengurusan Projek Pembangunan 49

5. Kawalan Perbelanjaan Pembangunan 53

6. Pemantauan Projek Dan Prestasi Belanja PTJ 53

7. Pelarasan Semula Peruntukan 55

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. Pelaksanaan Perakaunan Akruan 57 2. Kod Perakaunan 3. Pembayaran Bil dan Penyelenggaraan Daftar Bil 4. Pembayaran Melalui 1GFMAS 5. Pembayaran Di Bawah Arahan Perbendaharaan 58 (a) 6. Pembayaran Melibatkan Arahan Perbendaharaan 59 7. Pengurusan Akaun Amanah 8. Pengurusan Akaun Deposit 9. Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah (KWS) 10. Penutupan Akaun

57 58 58 59 59 60 62 63 64

D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

1. Tatacara Pengurusan Perolehan Kerajaan 65 2. Perolehan Harta Modal Yang Lain (HMYL) Di Bawah

OS35000 Belanja Mengurus 66

3. Pelupusan Aset Alih 68

4. Perolehan Perkhidmatan 62626H6 68

5. Pindaan Skop Kerja Penyelenggaraan Bangunan 70

Page 4: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

iii

KANDUNGAN

M/S

6. Kelulusan Penerimaan Hadiah 70

7. Pemantauan dan Pelaporan 71

8. Penyelarasan Fungsi dan Peruntukan Di Bawah BPPA 72

9. Tatacara Pengurusan Perolehan Perbelanjaan Darurat (AP55)

Dan Perolehan Darurat (173.2) 73

E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. Perjawatan dan Naziran 76

2. Pembekuan Pewujudan Jawatan Baharu 76

3. Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan 76 4. Tuntutan Bayaran Pertukaran Dan Penempatan Kali Pertama 78

5. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 78

6. Kenaikan Pangkat 79

7. Pengurusan Latihan 79

8. Pengurusan Maklumat 84 9. Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK) 85

10. Pengambilan Guru Ganti 86

F. PENGURUSAN AUDITAN

1. Pengurusan Audit Dalam 88

2. Pengurusan Teguran Audit 88

PENUTUP

Page 5: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

iv

SENARAI LAMPIRAN M/S

LAMPIRAN I Senarai Aktiviti Di Bawah Program Khusus 90-91

LAMPIRAN II Senarai Fungsi Utama Bagi Penubuhan PTJ 92-93

LAMPIRAN III Penyelaras Bagi Permohonan Peruntukan Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara 94-95

LAMPIRAN IV Senarai Semak Bagi Permohonan Penyediaan Kemudahan Secara Pakej

96

LAMPIRAN V Dokumen Pakej Yang Sering Dikuiri/ Tidak Lengkap 97-100

LAMPIRAN VI Proses Kerja Pelaksanaan Perolehan Darurat 101-106

LAMPIRAN VII Carta Aliran Perbelanjaan Darurat 107-108

Page 6: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

Semua Pengarah/ Setiausaha Bahagian,

Kementerian Pendidikan Malaysia.

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL TAHUN 2018

Saya selaku Pegawai Pengawal Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) dengan ini

menggariskan panduan dan tatacara pengurusan kewangan, pembangunan,

perolehan dan pengurusan aset, sumber manusia, perakaunan dan pengauditan

melalui penghasilan Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2018. Dokumen ini juga

disediakan bagi membantu semua Ketua Jabatan dan warga KPM untuk

melaksanakan program, aktiviti dan projek KPM dengan lebih cekap, berkesan dan

berintegriti.

Bermula 1 Januari 2018, pelaksanaan Perakaunan Akruan bagi Kerajaan

Persekutuan akan dilaksanakan. Latihan komprehensif telah diberikan kepada

pengguna sistem perakaunan kerajaan 1 Government Financial and Management

Accounting System (1GFMAS) bagi memastikan persediaan pelaksanaan

Perakaunan Akruan di KPM.

Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi peraturan/prosedur/ tatacara

kewangan yang sedang berkuat kuasa selaras dengan garis panduan pengurusan

kewangan yang telah dikeluarkan dalam memenuhi aspirasi dasar Pendidikan

Kebangsaan.

Sekian, terima kasih.

“SEHATI SEJIWA”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Page 7: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 8: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

PENDAHULUAN

Arahan Pegawai Pengawal (APP) Tahun 2018 ini disediakan sebagai garis panduan

dan tatacara kepada Ketua Jabatan dan pihak pengurusan yang terlibat secara

langsung dalam urus tadbir Belanja Mengurus dan Belanja Pembangunan pada tahun

semasa. APP ini mengandungi garis panduan dan tatacara bagi pengurusan

kewangan, pembangunan, perakaunan, perolehan dan pengurusan aset, sumber

manusia serta pengauditan.

Semua Ketua Jabatan dikehendaki merujuk dan mematuhi peraturan-peraturan yang

telah ditetapkan bagi mengelakkan timbul kekeliruan, penyelewengan dan salah tadbir

dalam pengurusan Kerajaan. Dalam masa yang sama, Ketua Jabatan diwajibkan

memantau peruntukan yang disalurkan oleh Kerajaan sama ada Belanja Mengurus

dan Pembangunan atau lain-lain yang diamanahkan, mengawasi perbelanjaan dan

mengenalpasti keutamaan peruntukan mengikut senarai perancangan

Bahagian/Jabatan. Perbelanjaan yang telah dilaksanakan perlu dinilai keberkesanan

dan outcome di peringkat Kementerian dan Nasional.

Berlandaskan konsep Let Managers Manage, Pegawai Pengawal dibenarkan

mewakilkan kuasa kepada pegawai-pegawai di bawah seliaan untuk melaksanakan

Program/ Aktiviti Kementerian mengikut batasan tertentu dengan penuh akauntabiliti

dan berintegriti.

Page 9: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 10: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

BELANJA

MENGURUS B.63

DAN

PENGURUSAN

KEWANGAN

Page 11: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 12: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

1

A. BELANJA MENGURUS B.63 DAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PERUNTUKAN MENGURUS 2018

1.1 Perbandingan peruntukan B.63 KPM bagi tahun 2017 dan 2018

mengikut komponen Sistem Belanjawan Berasaskan Outcome (SBBO) dan

Objek Am (OA) adalah seperti berikut:

KOMPONEN SBBO

TAHUN 2017 (RM)

TAHUN 2018 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

DASAR SEDIA ADA

39,295,890,700

40,327,063,000

1,031,172,300

PROGRAM KHUSUS

3,585,049,300

4,164,387,900

579,338,600

DASAR BARU

-

-

-

ONE-OFF

11,000,000

22,421,000

11,421,000

JUMLAH 42,891,940,000

44,513,871,900

1,621,931,900

OBJEK AM (OA)

TAHUN 2017 (RM)

TAHUN 2018 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

10000

35,906,553,000

36,616,817,700

710,264,700

20000

3,593,451,300

3,943,883,400

350,432,100

30000

137,862,900

157,083,900

19,221,000

40000

3,254,072,800

3,796,086,900

542,014,100

JUMLAH

42,891,940,000

44,513,871,900

1,621,931,900

Page 13: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

2

PROGRAM OBB

TAHUN 2017 (RM)

TAHUN 2018 (RM)

PERBEZAAN (RM)

(a) (b) (c) = (b)-(a)

PROGRAM OPERASI PENDIDIKAN

34,849,288,500

35,800,320,500

951,032,000

PROGRAM PENGUKUHAN OPERASI PENDIDIKAN

484,944,400

544,244,600

59,300,200

PROGRAM PEMBANGUNAN PROFESIONALISMA

763,040,100

837,743,300

74,703,200

PROGRAM PENGURUSAN KEMENTERIAN

3,123,013,700

3,063,299,200

(59,714,500)

PROGRAM DASAR, PENILAIAN DAN PENGURUSAN PRESTASI

75,604,000

81,455,400

5,851,400

PROGRAM KHUSUS

3,585,049,300

4,164,387,900

579,338,600

DASAR BAHARU

-

-

-

ONE-OFF

11,000,000

22,421,000

11,421,000

JUMLAH

42,891,940,000

44,513,871,900

1,621,931,900

Dasar Sedia Ada (DSA)

1.2 Peruntukan DSA sebanyak RM40,327,063,000 melibatkan agihan

kepada 5 program seperti berikut :

i 010000 - Operasi Pendidikan;

ii. 020000 - Pengukuhan Operasi Pendidikan;

iii. 030000 - Pembangunan Profesionalisma;

iv. 040000 - Pengurusan Kementerian;

v. 050000 - Dasar, Penilaian dan Pengurusan Prestasi;

Program Khusus

1.3 Aktiviti di bawah Program Khusus kod 060000 dengan peruntukan

RM4,164,387,900 adalah melibatkan 33 aktiviti seperti di LAMPIRAN I.

Page 14: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

3

Program One-Off

1.4 Peruntukan Program One-Off di bawah kod 070000 berjumlah RM22,421,000 melibatkan Harta Modal - 070100

2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1. Bahagian Kewangan akan mengagihkan waran peruntukan pertama

kepada Bahagian/ Jabatan bermula 5 Januari 2018 (Jumaat).

2.2. Secara umumnya, peratusan agihan waran pertama tahun 2018 mengikut

Objek Am (OA) dan Objek Sebagai (OS) adalah seperti berikut:

i. Dasar Sedia Ada (DSA):

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

10000

100 OS11000, OS12000, OS13000, dan OS15000

50 OS14000 Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan.

100 OS17000 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

Page 15: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

4

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000

50

OS21000: OS22000 OS23000: OS24000: OS28000 OS29000:

Perbelanjaan Perjalanan dan Sara Hidup Pengangkutan Barang-barang Perhubungan dan Utiliti Sewaan Lain-lain Perkhidmatan Pembersihan Kawasan Penyelenggaraan Komputer Guru Ganti Perkhidmatan Ikhtisas dan Perkhidmatan Lain Yang Dibeli dan Hospitaliti Pakej Mesyuarat/Bengkel Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.

100

OS24000: OS26000: OS27000: OS28000:

Sewaan Bangunan dan Mesin Fotostat Bekalan Bahan Mentah dan Bahan- bahan Penyelenggaraan dan Pembaikan Bekalan Alat Pejabat dan Pakaian Seragam Penyelenggaraan dan Pembaikan Kecil yang Dibeli

Page 16: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

5

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

40000

50

OS41000 : OS42000:

Biasiswa, Dermasiswa dan Bantuan Pelajaran Pemberian Dalam Negeri

- Bantuan Utiliti Sekolah Bantuan Kerajaan

- Aktiviti Pelajar

100

OS43000 : OS47000 : OS48000 :

Pemberian Luar Negeri Faedah, Dividen dan Kenaan Ganjaran Gantian Cuti Rehat

ii. Program Khusus

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

20000 30000 40000

50

i. MBMMBI ii. Emolumen Kakitangan Kontrak iii. Pembelian Buku Teks iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat

Antarabangsa v. Pengurusan Sukan vi. Teach for Malaysia vii. Sekolah Amanah viii. Biasiswa Perguruan Persekutuan ix. Sekolah Transformasi x. Inisiatif PPPM

20000 30000

70

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM; ii. Penyelenggaraan Genset; iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub; iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid; v. Tanah dan Pembaikan Tanah; Agihan seterusnya akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan dan/atau justifikasi kukuh.

Page 17: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

6

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

40000

100

Bantuan Persekolahan

i. Perjalanan dan Pengangkutan Murid (PPM)

ii. Bantuan Geran Per Kapita(PCG)

iii. Bantuan Sukan Sekolah (BSS)

iv. Bantuan Makanan Prasekolah (BMP)

v. Bantuan PCG Prasekolah (PCG PRA)

vi. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

(BBTP)

vii. Bantuan Makanan Asrama (BMA)

viii. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia

(RMT1M)

ix. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)

x. Kelas Dewasa Orang Asli Penan (KEDAP)

xi. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan

Beruniform (BPS)

xii. Biasiswa Sukan (BS)

xiii. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

(PKSBP)

xiv. Elaun Prauniversiti (EPraU)

xv. Bantuan Awal Persekolahan

xvi. Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)

xvii. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

(KWAPM)

60 i. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK)

iii. One-Off

OBJEK AM

PERATUS AGIHAN

(%) CATATAN

30000 100 Harta Modal (BPPA)

Page 18: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

7

2.3. Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan pertama diterima

dalam 1GFMAS. Sekiranya waran pertama ini perlu diagihkan, Waran Peruntukan

Kecil (WPK) hendaklah dikeluarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja daripada

tarikh waran pertama diterima. Permohonan pelepasan baki (jika ada) boleh

dipertimbangkan dengan mengambil kira prestasi perbelanjaan dan lain-lain

keperluan kritikal.

2.4. Pemberian geran kepada Badan Berkanun hendaklah selaras dengan

Surat Edaran Kementerian Kewangan rujukan KK.BKP(S)10/718 Jld. 4 s.k 2/2009

bertarikh 22 Oktober 2013. Selaras dengan surat edaran tersebut, geran akan

diagihkan secara suku tahunan atau empat (4) kali setahun. Permohonan

kelulusan penyaluran suku tahun ketiga dan keempat hendaklah disertakan dengan

aliran tunai untuk diperakukan oleh Pegawai Pengawal dan dihantar secara

bersekali kepada Kementerian Kewangan. Kaedah penyaluran adalah seperti

berikut:

Suku Tahun Pertama

(Januari - Mac)

Kedua (April - Jun)

Ketiga (Julai -

September)

Keempat (Oktober - Disember)

Amaun Untuk Disalurkan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Tidak melebihi 25%

daripada jumlah

peruntukan tahunan

Berdasarkan analisa

keperluan tunai

Berdasarkan analisa

keperluan tunai

Kuasa Melulus Penyaluran

Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal

Kementerian Kewangan

dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal

Kementerian Kewangan

dengan perakuan oleh

Pegawai Pengawal

2.5. Bagi meningkatkan keberkesanan pengurusan kewangan, terdapat

beberapa fungsi yang dipertanggungjawabkan kepada Bahagian-bahagian yang

bertindak selaku penyelaras peruntukan seperti berikut:

Page 19: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

8

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA)

i. Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM

ii. Penyelenggaran Genset iii. Penyelenggaraan Telaga Tiub iv. Penyelenggaraan Solar Hibrid v. Pengurusan Tender Perkhidmatan

Pelupusan Bahan Berjadual vi. Tanah dan Pembaikan Tanah vii. Sewaan Kuarters Institut Pendidikan

OS 28000 dan

OS32000

OS 28000 OS 28000 OS 28000 OS 29000

OS 31000 OS 24000

Bahagian Kewangan

(BKew)

i. Program Khusus Bertugas Rasmi Luar

Negara ii. Semua Jenis Bantuan Persekolahan

Umum, Biasiswa Kecil Persekutuan (Sekolah Harian), Bantuan Awal Persekolahan,

iii. Pemberian Dalam Negeri – Bantuan Mengurus Jenazah

OA 20000

OS 42000

OS 42000

Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM)

i. Emolumen Jawatan Kumpulan ii. Kenaikan Pangkat Time-Based dan

Lantikan Baru iii. Anugerah Perkhidmatan Cemerlang iv. Latihan Bagi Anggota Bukan Guru v. Program Transformasi Minda bagi

Perkhidmatan Bukan Guru

OA 10000 OA 10000

OS 15000 OA 20000 OA 20000

Bahagian Tajaan

Pendidikan (BTajaan)

i. Biasiswa Perguruan Persekutuan

OA 40000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian (BPSH)

i. Penempatan Guru ii. Pengurusan Sekolah Amanah iii. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan

Penan (KEDAP)

OA 20000 OA 20000 OS 42000

Page 20: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

9

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Pendidikan Islam (BPI)

Pengurusan Institusi Pendidikan Islam Sekolah Agama Bantuan Kerajaan(SABK)

OA 20000 OA 40000

Bahagian Pendidikan

Khas (BPKhas)

i. Sekolah Berkeperluan Khas ii. Sekolah Dalam Hospital (SDH) iii. Elaun Murid Berkeperluan Khas (bagi

Sekolah Pendidikan Khas)

OA 20000 OA 20000 OA 40000

Bahagian Sukan (BS)

i. Pengurusan Sukan ii. Bayaran Insentif Jurulatih Sukan iii. Elaun Pra Universiti (EPraU) iv. Skim Biasiswa Sukan (BS) v. Penyertaan Pelajar di Peringkat

Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)

OA 20000 OS 29000 OA 40000 OA 40000 OS 42000

Bahagian Pengurusan

Sekolah Berasrama Penuh dan

Sekolah Kecemerlangan

(BPSBPSK)

Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)

OS 42000

BDHA

Pemberian Luar Negeri

OS 43000

Bahagian Kokurikulum

dan Kesenian (BKK)

Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa (Kokurikulum& Sukan)

OS 42000

Bahagian Pendidikan Guru (BPG)

i. Latihan Dalam Perkhidmatan bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

ii. Program Transformasi Minda Pegawai Perkhidmatan Pendidikan

iii. Sekolah Transformasi

OA 20000 OA 20000

OA 40000

Institut Pendidikan

Guru Malaysia (IPGM)

i. Latihan Pra Perkhidmatan ii. Kursus Dalam Cuti iii. Program Teach For Malaysia (TFM)

OA 20000 OA 20000 OA 40000

Institut Aminuddin Baki

(IAB) Latihan Kepimpinan

OA 20000

Page 21: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

10

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Jabatan Pendidikan

Negeri/PejabatPendidikan

Daerah

i. Peruntukan Pengurusan Tender Perkhidmatan

ii. Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [bagi Sekolah Harian]

iii. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM) iv. Bantuan Makanan Asrama (BMA) v. Bantuan Perjalanan dan Pengangkutan

Murid (PPM) vi. Rancangan Makanan Tambahan

1Malaysia (RMT1M) vii. Bantuan Pakaian Seragam Badan

Beruniform (BPS)

OS 29000

OS 42000

OS 42000 OS 42000 OS 42000

OS 42000

OS 42000

Pengurusan Pentadbiran

Negeri (PPN)

i. Perkhidmatan Pembersihan Kawasan (KBK) untuk JPN

ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK) untuk JPN

OS 28000

OS29000

Bahagian Khidmat

Pengurusan (BKP)

i. Sewaan Kenderaan SPANCO ii. Penyelenggaraan Kenderaan SPANCO iii. Bayaran Kos Pelbagai SPANCO (kos

pengangkutan, insurans komprehensif dsb.)

OS24000 OS28000 OS29000

Bahagian Pembangunan

Kurikulum (BPK)

Memartabatkan Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

OA20000 OA30000 OA40000

Bahagian Teknologi

Pendidikan (BTP)

Penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT

i. Bahagian Teknologi Pendidikan; ii. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri; iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian

(PTPB); iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG); dan v. semua sekolah di bawah KPM.

OA20000

Page 22: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

11

BAHAGIAN PERUNTUKAN

OBJEK AM

/OBJEK SEBAGAI

Bahagian Pengurusan Maklumat

(BPM)

Penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT iaitu selain di bawah seliaan BTP.

OA20000

Bahagian-bahagian

Pelaksana Inisiatif PPPM

OA20000 OA30000 OA40000

(i) Kenaikan Pangkat Time-Based dan Lantikan Baru hendaklah

mengambil kira keperluan di bawah OS 11000, OS 12000 dan OS

13000.

(ii) Kementerian Kewangan telah menggunapakai sepenuhnya kod objek di

bawah OS 17000 bagi bayaran Imbuhan Tahunan dan Bantuan

Kewangan bermula Tahun 2013.

2.6. Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras peruntukan

adalah seperti berikut:

2.6.1. Menyelaraskan keperluan sebenar peruntukan bagi setiap fungsi/aktiviti

yang dipertanggungjawabkan;

2.6.2. Memantau prestasi perbelanjaan termasuk peruntukan yang disalurkan

melalui subwaran kepada Bahagian/Jabatan lain;

2.6.3. Memaklumkan Bahagian Kewangan mengenai keperluan

peruntukan tambahan, pindah peruntukan dan tarik balik

peruntukan; dan

2.6.4. BPPA bertindak sebagai penyelaras bagi pengurusan tender

Pengurusan Perkhidmatan KBK, PKK dan Bekalan Makanan Bermasak

(BMB) berdasarkan keperluan dan peruntukan di Bahagian/Jabatan

masing-masing.

Page 23: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

12

2.7 Penyelaras bagi fungsi penyelenggaraan peralatan teknologi maklumat

dan komunikasi (ICT) termasuk sewaan peralatan ICT dipertanggungjawabkan

kepada Bahagian/Jabatan berikut:-

PENYELARAS INSTITUSI TERLIBAT

Bahagian Pengurusan

Maklumat (BPM)

i. Semua Bahagian di KPM kecuali Bahagian Teknologi Pendidikan.

ii. Semua agensi di negeri iaitu seperti berikut: a. JPN; b. Cawangan Bahagian Audit Sekolah (BAS); c. Cawangan Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti

(JNJK); d. Pejabat Pendidikan Daerah (PPD); dan e. Pusat Kokurikulum.

Bahagian Teknologi

Pendidikan (BTP)

i. Bahagian Teknologi Pendidikan; ii. Bahagian Teknologi Pendidikan Negeri; iii. Pusat Teknologi Pendidikan Bahagian (PTPB); iv. Pusat Kegiatan Guru (PKG); dan v. Semua sekolah di bawah KPM.

Bahagian Matrikulasi (BM)

Kolej-kolej Matrikulasi KPM.

Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM) Institut Pendidikan Guru (IPG) Induk dan Kampus.

2.8 Penyelaras mengikut fungsi selain ICT pula dipertanggungjawabkan kepada

Bahagian-bahagian berikut:

BAHAGIAN FUNGSI

Bahagian Kewangan (BKew)

Semua jenis Bantuan Persekolahan Umum dan Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP), Bantuan Pakaian Seragam Badan Beruniform (BPS)

BKP

i. Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU)

ii. Menyelaras perkara-perkara berkaitan pakaian seragam seperti berikut :

a) Rekaan dan warna; dan

b) Keperluan keseluruhan peruntukan bagi pegawai yang layak.

Page 24: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

13

BAHAGIAN FUNGSI

PADU Pelaksanaan Inisiatif PPPM peringkat Kementerian

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA)

i. Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan;

ii. Perkhidmatan Kawalan Keselamatan; dan

iii. Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak.

Bahagian Pengurusan

Sekolah Harian (BPSH)

i. Program Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia (RMT1M);

ii. Asrama 1Malaysia;

iii. Pelaksanaan Redeployment; dan

iv. Penempatan Guru Baru.

v. Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan (KEDAP)

vi. Bantuan Makanan Asrama (BMA)

vii. Bantuan Awal Persekolahan (BAP)

Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM)

Guru Ganti (Sekolah Harian Biasa);

Bahagian Sukan

i. Bantuan Sukan JPN dan PPD. ii. Elaun Pra Universiti (EPraU) iii. Biasiswa Sukan (BS) iv. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa

Bahagian Pengurusan

Sekolah Berasrama Penuh dan Sekolah

Kecemerlangan (BPSBPSK)

Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh (PKSBP)

Bahagian Pendidikan Khas

(BPKhas)

Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi sekolah pendidikan khas]

Bahagian Matrikulasi

Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi Kolej Matrikulasi]

Bahagian Pendidikan Teknik

dan Vokasional

Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMK) [Bagi Kolej Vokasional]

Page 25: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

14

BAHAGIAN FUNGSI

Bahagian Kokurikulum dan

Kesenian

i. Bantuan Kokurikulum JPN dan PPD. ii. Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa

Institut Pendidikan Guru Malaysia

(IPGM)

i. Kursus Dalam Cuti (KDC) ii. Latihan Pra Perkhidmatan

Jabatan Pendidikan Negeri / Bahagian

i. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan;

ii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan;

iii. Peruntukan bagi Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak ; dan

iv. Bantuan Jaket Keselamatan Murid (JKM)

2.9 Peranan Bahagian-bahagian yang dilantik selaku penyelaras fungsi adalah

seperti berikut:

2.9.1 Menyediakan cadangan agihan peruntukan yang akan disalurkan oleh

Bahagian Kewangan kepada semua Bahagian/ JPN; dan

2.9.2 Membekalkan maklumat keperluan peruntukan untuk diselaraskan

oleh Bahagian Kewangan.

2.10 Penyelaras Peruntukan B.63 Keseluruhan

2.10.1 Bahagian Kewangan bertanggungjawab menyelaras semula agihan

peruntukan B.63 yang ditetapkan di atas mengikut kesesuaian sekiranya ada

keperluan.

3. PENYELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

3.1 PINDAH/TAMBAH PERUNTUKAN/PELEPASAN BAKI

3.1.1 Permohonan pindah/ tambah peruntukan/ pelepasan baki (jika ada)

boleh dikemukakan kepada Bahagian Kewangan dari semasa ke semasa

sebelum 28 September 2018 (Jumaat).

Page 26: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

15

3.1.2 Permohonan pindah/tambah peruntukan/ pelepasan baki akan

dipertimbangkan berdasarkan prestasi perbelanjaan semasa PTJ dan/atau

justifikasi kukuh. Permohonan mesti disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan 1GFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/Timbalan/ Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/Ketua Penolong

Pengarah (KPP) /Ketua Penolong Setiausaha (KPSU)/Ketua Unit

(KU) yang bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan

sahaja.

3.2. TARIK BALIK PERUNTUKAN

3.2.1 Permohonan tarik balik peruntukan oleh Bahagian/Jabatan hendaklah

dikemukakan selewat-lewatnya pada 30 Ogos 2018 ( Khamis) KECUALI

bagi bantuan persekolahan. Sebarang pemulangan baki peruntukan

selepas tarikh ini akan diambil kira dalam pengagihan peruntukan tahun

berikutnya. Permohonan hendaklah disertakan dengan:

i. Pengesahan baki peruntukan di PTJ (laporan 1GFMAS);

ii. Justifikasi yang lengkap; dan

iii. Ditandatangani oleh Ketua Jabatan/ Timbalan/ Ketua Sektor

Khidmat Pengurusan dan Pembangunan/ KPP/ KPSU/ KU yang

bertanggungjawab dalam Pengurusan Kewangan sahaja.

3.2.2 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan yang

akan ditarik balik tidak mempunyai sebarang komitmen dan mencukupi

bagi membolehkan waran tarik balik dilaksanakan.

3.2.3 Bahagian Kewangan berhak mengambil tindakan untuk menarik

balik peruntukan sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan.

Page 27: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

16

4. PENGURUSAN PENUBUHAN/ PENUTUPAN PUSAT TANGGUNGJAWAB

(PTJ)

4.1. TADBIR URUS PTJ

4.1.1 Penubuhan PTJ adalah di bawah kawalan Pegawai Pengawal

bertujuan untuk melancarkan pengurusan kewangan dan perakaunan

Kementerian/ Jabatan agar sumber dapat diuruskan secara berhemat,

telus, terkawal, cekap dan berkesan berdasarkan keperluan dan

persekitaran organisasi dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa.

4.1.2 KPM melaksanakan tadbir urus PTJ secara tidak berpusat yang

merangkumi PTJ Tier 1 (Bahagian Kewangan KPM), PTJ Tier 2

(Bahagian-bahagian/ JPN) dan PTJ Tier 3 (Pejabat Pendidikan Daerah,

Sekolah-sekolah di bawah seliaan Bahagian dan Sekolah-sekolah

bertaraf PTJ).

4.1.3 Pegawai Pengawal melalui Bahagian Kewangan akan menilai

semula status dan operasi PTJ sedia ada di KPM dari semasa ke

semasa. PTJ yang tidak aktif/ tidak diperlukan disebabkan tiada/

kurang transaksi akan disyorkan supaya ditutup. Ini adalah selaras

dengan konsep multitasking dan multiskilling dalam perkhidmatan

awam.

4.1.4 PTJ-PTJ melaksanakan arahan berkaitan pengurusan kewangan

dan perakaunan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa dan

melaksanakan mesyuarat dan menyediakan laporan berkaitan

kewangan dan perakaunan secara berkala seperti berikut :

i. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan

Akaun;

ii. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan;

iii. Mesyuarat Jawatankuasa Perolehan;

iv. Mesyuarat Jawatankuasa Pembangunan; dan

Page 28: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

17

v. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah (jika berkaitan)

4.2 PENUBUHAN PTJ

4.2.1 Kuasa Melulus penubuhan PTJ adalah terletak di bawah bidang

kuasa Pegawai Pengawal dan tidak boleh diwakilkan selaras dengan

asas-asas pertimbangan dan kriteria penubuhan PTJ seperti berikut :

i. Menjalankan sekurang-kurangnya satu fungsi utama seperti di

Lampiran II. Walau bagaimanapun sesebuah Jabatan/

Bahagian/ Seksyen/ Unit yang dijadikan PTJ digalakkan untuk

menjalankan lebih banyak fungsi utama agar lebih efisien dan

kos efektif;

ii. Mempunyai bilangan pegawai yang mencukupi dan kompeten

dalam bidang kewangan dan perakaunan;

iii. Melaksanakan pengasingan tugas yang jelas dalam

pengurusan kewangan dan perakaunan bagi tujuan kawalan

dalaman;

iv. Mempunyai infrastruktur ICT yang mencukupi untuk capaian

sistem kewangan dan perakaunan yang cekap dan berkesan;

v. Menimbangkan faktor lokasi dan geografi yang bersesuaian

bagi memastikan kawalan, keselamatan dan pelaksanaan

prosedur pengurusan kewangan dan perakaunan PTJ berjalan

lancar, cekap dan berkesan; dan

vi. Mempunyai peruntukan sedia ada yang mencukupi bagi

menjalankan fungsi PTJ.

4.2.2 Permohonan penubuhan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1 : Garis Panduan Pemantapan Penunuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

Page 29: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

18

4.2.3 Bahagian Akaun akan memperuntukkan satu kod dan nama PTJ

setelah kelulusan penubuhan diperoleh daripada Pegawai Pengawal dan

mengemukakannya kepada Jabatan Akauntan Negara untuk didaftarkan di

dalam sistem.

4.2.4 Bahagian Kewangan akan memaklumkan kelulusan penubuhan

PTJ dan perihal pengaktifan kod PTJ kepada PTJ berkenaan setelah

kelulusan dan pengaktifan disempurnakan.

4.3 PENUTUPAN PTJ

4.3.1 Semua rekod PTJ berkaitan fungsi keseluruhan PTJ seperti

pengurusan bajet, pengurusan perolehan, pengurusan kewangan dan

perakaunan, pembangunan dan pemantauan projek, pengurusan Kumpulan

Wang Amanah/Akaun Amanah/Deposit serta pengurusan terimaan dan

bayaran hendaklah diselesaikan atau diselaraskan tertakluk kepada

undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa sebelum ditutup.

4.3.2 PTJ hendaklah memastikan semua capaian kepada sistem

kewangan dan perakaunan dibatalkan.

4.3.3 Permohonan penutupan PTJ hendaklah dikemukakan melalui

Bahagian Kewangan menggunakan borang seperti di Lampiran A 1PP

PS6.1 : Garis Panduan Pemantapan Penunuhan Pusat Tanggungjawab.

Bahagian Kewangan akan mendapatkan ulasan daripada Bahagian Akaun

sebelum memperakukan permohonan kepada Pegawai Pengawal untuk

kelulusan.

4.3.4 Bahagian Kewangan akan mengemukakan kelulusan penutupan

kepada Bahagian Akaun untuk tindakan pembatalan kod PTJ dalam sistem

oleh pihak Jabatan Akauntan Negara Malaysia.

4.3.5 Bahagian Kewangan akan memaklumkan perihal pembatalan

kod kepada PTJ setelah menerima maklumat dari Bahagian Akaun.

Page 30: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

19

5. PELAKSANAAN SISTEM BELANJAWAN BERASASKAN OUTCOME

(OBB) DI KPM

5.1 STRUKTUR OBB KPM

5.1.1 OBB merupakan suatu proses berterusan di bawah Outcome Based

Approach (OBA) yang bertujuan untuk menghasilkan keberhasilan di

peringkat kementerian yang akan menyumbang kepada Kerangka

Keberhasilan Nasional (NRF). OBB akan melalui proses kitaran empat (4)

proses strategik utama iaitu perancangan berasaskan outcome,

penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian dan pelaporan

keberhasilan.

5.1.2 Struktur OBB KPM terdiri daripada lima (5) program seperti berikut :

BIL PROGRAM PENGURUS

1 Operasi Pendidikan TKPPM (Operasi Pendidikan)

2. Pengukuhan Operasi pendidikan TKSU (Pembangunan Pelajaran)

3. Pembangunan Profesionalisme TKPPM (Pembangunan

Profesionalisme Keguruan)

4. Dasar, Penilaian dan Pengurusan

Prestasi

TKPPM (Dasar & Pembangunan

Pendidikan)

5. Pengurusan Kementerian TKSU(Pengurusan)

5.1.3 Program-program ini disokong oleh 22 aktiviti seperti berikut :

BIL PROGRAM AKTIVITI KETUA AKTIVITI

1. Operasi Pendidikan

(Bahagian

Pengurusan Sekolah

Harian adalah

Penyelaras Program)

i. Pendidikan Awal

ii. Pendidikan rendah

iii. Pendidikan Menengah

iv. Pendidikan Lepas

menengah

BPSH

BPSH

BPSBPSK

BM

2. Pengukuhan Operasi

Pendidikan

i. Pembangunan

Infrastruktur

ii. Teknologi Maklumat

BPP

BPM

Page 31: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

20

BIL PROGRAM AKTIVITI KETUA AKTIVITI

(Bahagian

Pembangunan

Pelajaran adalah

Penyelaras Program)

iii. Bahan Pengajaran dan

Pembelajaran

iv. Pentaksiran

v. Bantuan dan Kebajikan

Pendidikan

vi. Pembangunan

Kurikulum

vii. Majlis Peperiksaan

Malaysia

viii. Dewan Bahasa dan

Pustaka

BBT

LP

BT

BPK

MPM

DBP

3. Pembangunan

Profesionalisme

(Bahagian Pendidikan

Guru adalah

Penyelaras Program)

i. Latihan Dalam

Perkhidmatan

ii. Latihan kepimpinan

iii. Latihan Pra

Perkhidmatan

BPG

IAB

IPGM

4. Dasar, Penilaian dan

Pengurusan Prestasi

(Bahagian

Perancangan dan

Penyelidikan Dasar

Pendidikan adalah

Penyelaras Program)

i. Dasar Pendidikan

ii. Penilaian

BPPDP

JNJK

5. Pengurusan

Kementerian

(Bahagian

Pengurusan Sumber

manusia adalah

Penyelaras Program

i. Pengurusan Sumber

Manusia

ii. Pengurusan

Kewangan dan

Akaun

iii. Pengurusan Ibu

Pejabat

iv. Auditan

v. Pentadbiran Negeri

BPSM

BKEW

BKP

BAD

BPSH

Page 32: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

21

5.1.4 Bagi memastikan pengurusan kewangan KPM berjalan lancar,

pelaksanaan OBB disokong oleh 3 jawatankuasa yang berperanan melaksana

dan memantau prestasi OBB di peringkat Kementerian, program dan aktiviti

seperti berikut:

i. Jawatankuasa Pelaksanaan OBB Kementerian(Ministry OBB

Implementation Committee – MOIC), dipengerusikan oleh Pegawai

Pengawal.

ii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Program (Programme

Performance Management Committee – PPMC), dipengerusikan

oleh Pengurus Program;

iii. Jawatankuasa Pengurusan Prestasi Aktiviti (Activity Performance

Management Committee – APMC), dipengerusikan oleh Ketua

Aktiviti.

5.2 JAWATANKUASA PELAKSANAAN OBB KEMENTERIAN (MINISTRY

OBB IMPLEMENTATION COMMITTEE – MOIC)

5.2.1 Peranan dan tanggungjawab MOIC adalah seperti berikut:

i. MOIC ditugaskan untuk melaksanakan proses strategik OBB;

ii. MOIC akan merancang, membentuk dan memperbaiki Program

dan Aktiviti untuk memastikan jajaran dan sumbangan kepada

NRF;

iii. MOIC akan menyediakan anggaran bajet tahunan Kementerian

bagi Program dan Aktiviti, memantau kemajuan pelaksanaan dan

melaporkan prestasi suku tahun dan tahunan kepada CPMC;

iv. MOIC akan merekod dan memperakukan keputusan rancangan

dan bajet Kementerian dalam minit mesyuarat;

v. MOIC hendaklah menubuhkan jawatankuasa bagi setiap

Program dan Aktiviti untuk menguruskan perancangan outcome,

penyediaan bajet, pemantauan dan penilaian, dan proses

pelaporan keberhasilan;

Page 33: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

22

vi. MOIC bertanggungjawab ke atas penginstitusian dan kemapanan

pembinaan kapasiti dan inisiatif komunikasi OBB dalam

Kementerian;

vii. MOIC akan memberi maklum balas terhadap cabaran dan isu ke

atas pelaksanaan OBB kepada NOSC; dan

viii. MOIC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali

bagi setiap suku tahun.

5.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI PROGRAM

(PROGRAMME PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE –

PPMC)

5.3.1. Penyelaras-penyelaras setiap program bertanggungjawab

menyelaras PPMC dengan peranan seperti berikut:

i. PPMC akan merancang hala tuju dan melaksanakan program

OBB bagi mencapai outcome Program yang dihasratkan

termasuk menyemak analisis pelanggan/pemegang taruh

(stakeholder) yang dibuat pada tahun sebelumnya mengikut

konteks persekitaran sosioekonomi semasa, di samping

mengambil kira trend dan prestasi tahun-tahun sebelumnya;

ii. PPMC akan menganalisis, menyemak dan menggabungkan

cadangan bajet bagi Aktiviti di bawah program OBB sebelum

dikemukakan kepada MOIC;

iii. PPMC akan memantau dan menilai program OBB berdasarkan

Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan sasaran prestasi serta

melaporkan hasilnya kepada MOIC secara suku tahunan;

iv. PPMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah disahkan

dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk melaporkan analisis

varian dan laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang

dilaksanakan; dan

Page 34: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

23

v. PPMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali

setiap suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan

keberhasilan peringkat Program.

5.4 JAWATANKUASA PENGURUSAN PRESTASI AKTIVITI (ACTIVITY

PERFORMANCE MANAGEMENT COMMITTEE – APMC)

5.4.1 Ketua-ketua Aktiviti bertanggungjawab menyelaras APMC dengan

peranan seperti berikut:

i. APMC akan membangunkan pelan tindakan untuk melaksanakan

aktiviti bagi mencapai sasaran outcome berdasarkan hala tuju yang

ditetapkan oleh PPMC dan MOIC;

ii. APMC akan menyediakan bajet Aktiviti untuk dikemukakan kepada

PPMC;

iii. APMC akan memantau dan menilai Aktiviti berdasarkan KPI dan

sasaran prestasi dan melaporkan prestasi bulanan atau suku

tahunan. APMC akan mengambil tindakan pembetulan setelah

disahkan dan diluluskan oleh MOIC yang termasuk melaporkan

analisis varian dan laporan hasil daripada tindakan pembetulan yang

dilaksanakan; dan

iv. APMC hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali setiap

suku tahun bagi tujuan penilaian dan pelaporan keberhasilan

peringkat aktiviti.

6. PENGURUSAN PRESTASI BELANJA MENGURUS

6.1. JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA)

6.1.1. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pembentangan laporan

kewangan dibuat kepada JPKA masing-masing mengikut kekerapan dan

peraturan yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan PS 5.1.

Mesyuarat JPKA di peringkat Bahagian/Jabatan/PTJ hendaklah dibuat lebih

Page 35: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

24

awal dari tarikh mesyuarat JPKA di peringkat Kementerian mengikut

ketetapan seperti berikut :

Bil Mesyuarat

Tempoh Suku Tahun

Tarikh Mesyuarat di

Bahagian/Jabatan

Tarikh Akhir Hantar Minit dan Laporan ke BKew

Pertama

Oktober – Disember (Tahun sebelumnya) Sebelum 1 Februari 1 Februari

Kedua Januari – Mac

(Tahun Semasa) Sebelum 15 April 15 April

Ketiga April – Jun

(Tahun Semasa) Sebelum 15 Julai 15 Julai

Keempat Julai – September (Tahun Semasa)

Sebelum 15 Oktober

15 Oktober

6.1.2. JPKA hendaklah membincangkan perkara-perkara seperti berikut:

i. Pengurusan Bajet;

ii. Pengurusan Perakaunan;

iii. Pengurusan Perolehan;

iv. Pengurusan Aset dan Stor;

v. Perbelanjaan Utiliti; dan

vi. Barang pakai habis.

6.2. LAPORAN PRESTASI DAN PENGURUSAN PERUNTUKAN PROGRAM

KHUSUS - INISIATIF PPPM

6.2.1 Peruntukan bagi Inisiatif PPPM akan disalurkan kepada Bahagian-

bahagian Pelaksana. Ketua Jabatan bagi semua Bahagian Pelaksana adalah

bertanggungjawab dalam pengurusan peruntukan Inisiatif PPPM.

6.2.2 Penyelaras bagi pelaksanaan Inisiatif PPPM di peringkat Kementerian

adalah PADU, manakala penyelaras aktiviti inisiatif adalah Bahagian Peneraju

Inisiatif.

6.2.3 Bagi memastikan pelaksanaan Inisiatif PPPM mematuhi prosedur dan

peraturan yang berkuat kuasa, PADU dan Bahagian Pelaksana perlu

menjalankan peranan masing-masing seperti berikut:

Page 36: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

25

Peranan PADU

i. Menyelaras sebarang permohonan daripada Bahagian-bahagian

Pelaksana berkenaan peruntukan inisiatif PPPM sebelum

dikemukakan ke Bahagian Kewangan;

ii. Memantau prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM termasuk

peruntukan secara subwaran kepada Bahagian/JPN serta

memastikan prestasi perbelanjaan adalah mengikut varians yang

ditetapkan; dan

iii. Mengemukakan laporan prestasi perbelanjaan Inisiatif PPPM dan

membentangkan dalam mesyuarat JPKA dan/atau mana-mana

mesyuarat pembentangan prestasi belanja secara bulanan/suku

tahun.

Peranan Bahagian Pelaksana

i. Menyalurkan peruntukan melalui sub waran kepada Bahagian/JPN

yang terlibat;

ii. Mengemukakan permohonan penjajaran/pindah peruntukan

kepada PADU;

iii. Mengemukakan permohonan pelepasan baki kepada Bahagian

Kewangan beserta laporan 1GFMAS terkini dan/atau justifikasi yang

kukuh; dan

iv. Memastikan semua prosedur kewangan dan perolehan dipatuhi.

7. PELAPORAN ANGGARAN HASIL KEPADA PERBENDAHARAAN

MALAYSIA

7.1 Perbendaharaan Malaysia menetapkan semua Kementerian dan Agensi

untuk menyediakan anggaran hasil bagi hasil-hasil Kerajaan Persekutuan yang

akan dipungut pada tahun berikutnya. Anggaran hasil yang diperolehi akan

digunakan dalam penyediaan Buku Anggaran Hasil Persekutuan.

7.2 Berdasarkan Arahan Perbendaharaan 41, penyediaan anggaran hasil

hendaklah mematuhi kod penjenisan hasil seperti yang ditetapkan oleh

Perbendaharaan Malaysia di bawah peruntukan 1Pekeliling Perbendaharaan

PS1.1 - Penjenisan Kod Bagi Hasil dan Perbelanjaan.

Page 37: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

26

7.3 Anggaran hasil perlu dikemukakan oleh KPM kepada Perbendaharaan

Malaysia sebelum atau pada 31 Julai 2018. Bagi tujuan penyelarasan dan

penyatuan maklumat anggaran hasil berkenaan, Bahagian/ Jabatan/ Agensi

hendaklah mengemukakan maklumat anggaran hasil kepada Bahagian

Kewangan, KPM sebelum atau pada 30 Jun 2018.

8. PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

8.1 PELAPORAN ABT KEPADA JABATAN AKAUNTAN NEGARA

8.1.1 Arahan Perbendaharaan 89A.(a) ABT hendaklah dilaporkan oleh

Pegawai Pengawal kepada Akauntan Negara dan disalinkan kepada

Perbendaharaan dan Ketua Audit Negara. Sistem perakaunan ABT yang

hendak diwujudkan perlu mendapat kelulusan Akauntan Negara.

8.1.2 Seperti yang digariskan di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan

WP10.6 - Penyelenggaraan dan Pelaporan ABT, terdapat dua (2)

Laporan ABT yang perlu dikemukakan oleh KPM kepada Akauntan Negara

Malaysia (ANM) melalui Pegawai Pengawal bagi setiap enam (6) bulan.

Bagi tahun 2018, Bahagian/Jabatan/Agensi hendaklah mengemukakan

laporan-laporan berkenaan kepada Bahagian Kewangan untuk tujuan

penyelarasan sebelum tarikh-tarikh yang dinyatakan di bawah:-

BIL. JENIS

LAPORAN

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE BKEW

TARIKH AKHIR

PENGHANTARAN

KE ANM

FORMAT

PELAPORAN

1.

Laporan

ABT KPM

sehingga

31

Disember

2017

13 Januari 2018 31 Januari 2018

Seperti yang

dinyatakan pada

Lampiran A di

dalam 1Pekeliling

Perbendaharaan

WP10.6

Penyelenggaraan

dan Pelaporan

ABT 2.

Laporan

ABT KPM

sehingga 30

Jun 2018

15 Ogos 2018 31 Ogos 2018

Page 38: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

27

8.1.3 Bahagian/Jabatan turut dikehendaki untuk mengemukakan

laporan terperinci tunggakan ABT kepada Bahagian Kewangan setiap

suku tahun 2018 menggunakan format di dalam 1Pekeliling

Perbendaharaan WP10.6. Laporan tersebut akan dibentangkan di dalam

Mesyuarat Pengurusan ABT dan mesyuarat-mesyuarat Pengurusan

Tertinggi Kementerian sekiranya perlu.

8.2 MEWUJUDKAN TATACARA PERAKAUNAN ABT

8.2.1 Setiap tunggakan ABT perlulah direkodkan dengan teratur supaya

pegawai yang melaksanakan kutipan dapat memantau jumlah tunggakan

ABT yang terkini dan mengambil tindakan yang sewajarnya berdasarkan

kronologi dan maklumat yang dinyatakan di dalam rekod berkenaan.

8.2.2 Bagi tujuan itu, Ketua Jabatan hendaklah mewujudkan rekod-

rekod perakaunan ABT seperti yang digariskan oleh Akauntan Negara

Malaysia di dalam Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan

9 Tahun 2011 dan memastikan rekod-rekod berkenaan sentiasa

diselenggara dan dikemaskini.

8.3 TANGGUNGJAWAB MENGUTIP TUNGGAKAN ABT

8.3.1 Seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan 53,

Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab melaksanakan kewajipan

kewangan Kementerian masing-masing dengan sempurna bagi memungut

dengan sewajarnya segala Wang Awam yang patut diterima oleh atau di

bawah arahan mereka dan bertanggungjawab sekiranya akaun yang

dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak

betul.

8.3.2 Arahan Perbendaharaan 89A.(b) pula

mempertanggungjawabkan Pegawai Pengawal dan semua PTJ

(Pemungut) bagi mengambil tindakan untuk memungut semua ABT.

Sebarang hutang lapuk untuk dihapuskira hendaklah mematuhi AP 328.

Page 39: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

28

8.3.3 Sehubungan dengan itu, Ketua Jabatan dan pegawai yang

melaksanakan kutipan tunggakan ABT di Bahagian/Jabatan/Agensi

hendaklah melaksanakan usaha mendapatkan kembali hutang secara giat

dengan menggunakan semua saluran yang ada seperti di bawah:

i. Mengesan alamat terkini penghutang menerusi agensi-agensi

seperti Jabatan Pendaftaran Negara, Jabatan Pengangkutan Jalan,

Suruhanjaya Perkhidmatan Pelajaran, Suruhanjaya Pilihan Raya,

Jabatan Imigresen dan lain-lain;

ii. Mengesan rekod masuk keluar negara dengan Jabatan Imigresen

dan Wisma Putra sekiranya perlu;

iii. Menghantar surat-surat peringatan bayaran hutang kepada alamat

penghutang yang dikenalpasti dengan konsisten dan kerap;

iv. Menyemak status kemuflisan individu atau syarikat dengan Jabatan

Insolvensi;

v. Mengadakan lawatan ke premis atau ke alamat penghutang untuk

bersemuka dengan penghutang; dan

vi. Lain-lain usaha yang difikirkan perlu.

8.3.4 Setelah usaha-usaha seperti yang dinyatakan di atas dibuat

dengan giat dan penghutang didapati tidak memberikan maklum balas atau

tidak dapat dikesan, kes tersebut perlu dikemukakan kepada Penasihat

Undang-undang Kementerian dengan kadar segera supaya tindakan

perundangan dapat diambil sebelum terhalang oleh sekatan had masa

selaras dengan Akta Had Masa 1953 yang berkuat kuasa.

8.4 HAPUS KIRA ABT

8.4.1 Arahan Perbendaharaan 328(a) membenarkan Ketua Jabatan

untuk mengemukakan permohonan hapus kira bagi hutang yang tidak

dapat dikutip melalui Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan

Malaysia bagi tujuan kelulusan hapus kira. Sehubungan dengan itu, semua

permohonan hapus kira hendaklah dikemukakan melalui Bahagian

Page 40: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

29

Kewangan bagi tujuan kelulusan di peringkat Pegawai Pengawal atau

Perbendaharaaan Malaysia.

8.4.2 Semua permohonan hapus kira yang diterima oleh Bahagian

Kewangan akan disemak dan diteliti terlebih dahulu. Sekiranya usaha

mengesan penghutang dan usaha membuat kutipan didapati tidak

dilaksanakan dengan intensif oleh Bahagian/ Jabatan, maka Bahagian

Kewangan berhak untuk menolak permohonan tersebut. Permohonan yang

dikemukakan juga hendaklah bersekali dengan dokumen pembuktian/

sokongan dalam kes pegawai meninggal dunia, diisytiharkan muflis atau

yang berkaitan.

8.4.3 Semua permohonan hapus kira hendaklah berdasarkan format

yang ditetapkan di bawah 1Pekeliling Perbendaharaan WP10.3 -

Pengurusan Kehilangan Dan Hapus kira Wang Awam.

9. PELAKSANAAN PENGURUSAN BANTUAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

9.1 Pihak Kementerian amat prihatin terhadap kebajikan murid terutama

mereka yang datang daripada keluarga miskin. Kementerian menyediakan

peruntukan khusus kepada murid sekolah rendah, menengah dan lepasan

menengah yang merangkumi 18 jenis bantuan persekolahan melibatkan

peruntukan berjumlah RM3,057,470,800 pada tahun 2018.

9.2 Kerajaan telah meluluskan peruntukan sejumlah RM327 juta untuk

meneruskan pemberian Bantuan Awal Persekolahan (BAP) menggantikan

Bantuan Khas Awal Persekolahan 1Malaysia (BKAP1M) kepada murid Tahun 1

hingga Tingkatan 5 dari kalangan isi rumah berpendapatan RM3,000 ke bawah

bagi sesi persekolahan tahun 2018. Jabatan Pendidikan Negeri/Bahagian

diminta untuk mematuhi Garis Panduan Bantuan Awal Persekolahan Kepada

Murid di Sekolah Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan Tahun 2018 yang

dikeluarkan oleh Bahagian Kewangan.

Page 41: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

30

9.3 Peruntukan/Waran peruntukan bagi bantuan persekolahan lain akan

disalurkan mulai Januari 2018 secara berperingkat seperti berikut:-

Bil Jenis Bantuan Tarikh

Penyaluran/Bayaran

1. Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin

Minggu Ke-2 Januari 2018

2.1 2. Bantuan Geran Per Kapita

3. Bantuan Sukan Sekolah

4. Bantuan Makanan Prasekolah

5. Bantuan PCG Prasekolah

6. Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan

7. Bantuan Makanan Asrama

8. Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia

9. Perjalanan dan Pengangkutan Murid

10. Projek Khas Sekolah Berasrama Penuh

11. Biasiswa Sukan

12. Elaun Pra Universiti

13. Kelas Dewasa Orang Asli dan Penan

14. Bantuan Pakaian Seragam Pasukan

Beruniform

15. Bantuan Jaket Keselamatan

16. Bantuan Awal Persekolahan Minggu Ke-3 Januari 2018

17. Biasiswa Kecil Persekutuan

Mulai Mei 2018 18. Elaun Murid Berkeperluan Khas

Page 42: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

31

10. PENGURUSAN PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

10.1 Pengurusan permohonan lawatan rasmi YB Menteri Pendidikan dan YB

Timbalan Menteri Pendidikan adalah tertakluk kepada:

10.1.1 Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2008;

10.1.2 Surat Ketua Setiausaha Perbendaharaan bertarikh 15 Julai 2009;

dan

10.1.3 PB3.1 Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan

10.2 Semua tugasan/lawatan rasmi bagi Pegawai Perkhidmatan

Pendidikan, perlu mendapat perakuan Ketua Jabatan dan sokongan Ketua

Perkhidmatan terlebih dahulu. Pegawai dan kakitangan bukan guru perlu

mendapat perakuan Ketua Jabatan sebelum permohonan dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan.

10.3 Bahagian perlu merancang keperluan tugasan/lawatan rasmi

pegawai ke luar negara dengan teliti dan meminimumkan bilangan

delegasi mengikut keperluan lawatan berdasarkan bidang tugas,

tanggungjawab dan kemahiran masing-masing.

10.4 Bagi lawatan rasmi ke luar negara yang melibatkan murid, jumlah guru

pengiring adalah mengikut nisbah 5 murid : 1 guru bagi sekolah rendah dan

nisbah 8 murid : 1 guru bagi sekolah menengah tertakluk kepada keperluan

dan peruntukan yang mencukupi. Sekiranya terdapat keperluan untuk

menghantar lebih ramai pegawai, justifikasi dan senarai tugas setiap pegawai

perlu dikemukakan.

10.5 Permohonan peruntukan Program Khusus Bertugas Rasmi ke Luar

Negara bagi semua Bahagian/Jabatan di KPM hendaklah dikemukakan

kepada Bahagian-bahagian yang dilantik sebagai penyelaras mengikut jenis

program seperti di Lampiran III.

Page 43: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

32

10.6 Bahagian-bahagian penyelaras bertanggungjawab untuk:

i. Menilai program yang akan dilaksanakan mengikut keutamaan;

ii. Memastikan peruntukan mencukupi untuk melaksanakan

program yang diluluskan;

iii. Memastikan permohonan yang dikemukakan adalah lengkap dan

betul;

iv. Bagi permohonan yang melebihi 3 orang, bahagian

penyelaras wajib memberikan justifikasi yang jelas

mengenai keperluan penyertaan setiap pegawai dan fungsi/

tugasan dalam urusan permohonan perjalanan tugas rasmi

ke luar negara sebelum dikemukakan ke Bahagian

Kewangan untuk pertimbangan dan kelulusan Kementerian

Kewangan;

v. Bahagian penyelaras hendaklah menyaring permohonan

dan mengehadkan penyertaan pegawai terlebih dahulu

terutamanya yang melibatkan peruntukan yang besar dengan

menekankan konsep value-for-money dan menepati objektif/

sasaran lawatan berkenaan;

vi. Perbelanjaan bertugas ke luar negara hanya dibenarkan bagi

mesyuarat/persidangan berjadual/ berkala yang telah diluluskan

di dalam bajet tahunan dan yang benar-benar penting serta

memberi impak yang signifikan kepada kepentingan negara; atau

mesyuarat/persidangan yang telah diluluskan oleh Jemaah

Menteri.

10.7 Permohonan seperti berikut tidak dipertimbangkan walaupun

tidak menggunakan peruntukan Program Khusus: Bertugas Rasmi ke Luar

Negara:

i. Program Lawatan Sambil Belajar yang melibatkan pegawai

melebihi 10 orang;

ii. Program penanda aras yang tidak memberi impak kepada

pelaksanaan dasar-dasar pendidikan negara; dan

Page 44: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

33

iii. Permohonan-permohonan lain yang tidak relevan dengan

dasar kementerian.

10.8 Bilangan pegawai yang mengiringi Ketua Delegasi iaitu sama ada

YB Menteri/ Timbalan Menteri/ Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan yang

dibenarkan adalah seperti berikut:

i. satu (1) orang sahaja bagi negara yang mempunyai pejabat

perwakilan Malaysia; dan

ii. tidak melebihi dua (2) orang bagi negara yang tidak

mempunyai pejabat perwakilan Malaysia

10.9 Semua permohonan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan Akaun Amanah/Kumpulan Wang Amanah

mesti diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 40 hari

bekerja sebelum tarikh perjalanan. Semua permohonan ini perlu dipastikan

lengkap sebelum dikemukakan ke Bahagian Kewangan untuk mendapatkan

kelulusan Pegawai Pengawal dan Kementerian Kewangan.

10.10 Semua permohonan Bertugas Rasmi ke Luar Negara

hendaklah diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 21 hari

bekerja sebelum tarikh perjalanan. Manakala bagi permohonan yang

memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan, permohonan hendaklah

diterima oleh Bahagian Kewangan tidak kurang daripada 35 hari bekerja.

Sekiranya terdapat kuiri di dalam permohonan tersebut, Bahagian

Penyelaras perlu mengemukakan semula dokumen dalam tempoh 5 hari

bekerja. Kegagalan mematuhi tempoh kuiri di atas akan mengakibatkan

permohonan ditolak.

Jadual 1: Tempoh Masa Permohonan Kelulusan Bertugas Rasmi ke Luar

Negara

PERKARA TEMPOH

Kelulusan Pegawai Pengawal tidak kurang daripada 21 hari bekerja

dari tarikh perjalanan

Kelulusan khas Kementerian Kewangan

Page 45: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

34

i. Peruntukan Program Khusus

Bertugas ke Luar Negara

ii. Peruntukan Akaun Amanah

/Kumpulan Wang Amanah

i. tidak kurang daripada 35 hari

bekerja dari tarikh perjalanan

ii. tidak kurang daripada 40 hari

bekerja dari tarikh perjalanan

Permohonan yang dikuiri tempoh 5 hari bekerja daripada kuiri

diterima

10.11 Kategori permohonan yang memerlukan kelulusan khas Kementerian

Kewangan yang menggunakan peruntukan di bawah Program Khusus

Bertugas Rasmi ke Luar Negara adalah seperti berikut:

i. Penyertaan melibatkan lebih daripada 3 orang pegawai;

ii. Lawatan yang berkaitan dengan pelaksanaan sesuatu kontrak atau

projek. (1Pekeliling Perbendaharaan PK 2.1);

iii. Kekerapan perjalanan maksimum atas tugas rasmi (tidak termasuk

kursus/latihan) ke luar negara yang dibenarkan dalam tempoh

setahun adalah tiga (3) kali bagi Ketua Setiausaha/ Ketua Jabatan/

Ketua Agensi dan dua (2) kali bagi pegawai- pegawai yang lain;

dan

iv. Permohonan yang tidak menggunakan waran udara dan tidak

menggunakan Syarikat Penerbangan Nasional/ Negara ke

destinasi yang dituju perlu mengemukakan permohonan ke

Bahagian Kewangan.

10.12 Permohonan perjalanan bertugas rasmi ke luar negara yang

menggunakan peruntukan sendiri, tajaan oleh penganjur/ badan-badan bukan

Kerajaan atau persatuan dan bukan syarikat swasta adalah dikecualikan

daripada kelulusan khas Kementerian Kewangan tetapi hendaklah

mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

Page 46: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

35

10.13 Bagi permohonan yang melibatkan pembentangan kertas kajian/kertas

kerja/kerja ilmiah, penilaian dan kelulusan perlu diperoleh daripada

Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan. Surat Siaran Kementerian

Pendidikan Malaysia Bilangan 14 Tahun 2013, Garis Panduan Pembentangan

Kertas Ilmiah Peringkat Antarabangsa di Dalam dan Luar Negara bertarikh 12

Jun 2013 hendaklah digunakan sebagai panduan permohonan.

10.14 Laporan Keberkesanan Program melalui Sistem e-Lawatan

Antarabangsa (e-La) di alamat http://apps5.moe.gov.my/ebdha/

menggunakan pelayar web Microsoft Internet Explorer 9++ hendaklah

dikemukakan selepas menghadiri program tersebut kepada Bahagian Dasar

dan Hubungan Antarabangsa (BDHA) dalam masa 14 hari bekerja selepas

tarikh balik tugasan rasmi. Satu salinan laporan juga hendaklah dikemukakan

kepada Bahagian Kewangan.

10.15 Ketua Jabatan bertanggungjawab untuk memastikan permohonan yang

dikemukakan menepati semua peraturan yang ditetapkan.

10.16 Bahagian Kewangan tidak akan memproses permohonan perjalanan

bertugas rasmi ke luar negara sekiranya:

i. Permohonan lewat diterima dari tempoh yang ditetapkan;

ii. Permohonan tidak disertakan dokumen yang lengkap;

iii. Peruntukan Bahagian/Jabatan yang tidak mencukupi;

dan

iv. Perjalanan telah dilakukan terlebih dahulu.

10.17 Perjalanan yang dilakukan tanpa kelulusan Pegawai Pengawal/

Kementerian Kewangan akan menyebabkan tuntutan tidak boleh dibayar dan

boleh dikenakan tindakan tatatertib.

Page 47: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

36

10.18 Borang dan dokumen yang perlu dikemukakan kepada Bahagian

Kewangan yang mengandungi:-

i. BORANG PERMOHONAN BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA

Bahagian / Jabatan yang ingin membuat permohonan ke luar negara

hendaklah memuat turun format minit kelulusan Pegawai Pengawal di

dalam portal MOE.

ii. BORANG LAMPIRAN A (PERINCIAN PERMOHONAN)

(a) Borang yang digunakan adalah seragam; dan

(b) Header dan Footer pada borang ini akan ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal dengan mencatatkan tajuk program, nama pegawai (jika ramai,

nyatakan jumlah dan senarai pegawai disertakan sebagai lampiran lain),

tempat lawatan dan tarikh lawatan.

iii. BORANG LAMPIRAN B (IMPLIKASI KEWANGAN)

(a) Mengemukakan jadual pengiraan anggaran implikasi kewangan

yang mengandungi pengiraan keperluan kewangan berdasarkan

kelayakan pegawai bertugas rasmi di luar negara seperti kelayakan

pengangkutan, penginapan, elaun makan minum, tambang tiket kapal

terbang dan lain-lain berkaitan;

(b) Menyatakan baki peruntukan yang masih ada bagi Program

Khusus Luar Negara; dan

(c) Lain-lain sumber seperti tajaan, sumbangan persendirian dan lain-

lain.

iv. BORANG LAMPIRAN C (SENARAI PESERTA)

Menyediakan Lampiran C bagi program yang melibatkan peserta melebihi

3 orang yang menyatakan nama penuh pegawai, gred jawatan dan tempat

bertugas.

Page 48: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

37

v. BORANG LAMPIRAN D (SURAT AKUAN BEBAS DARIPADA

SENARAI HITAM BAHAGIAN TAJAAN, KPM)

Mengisi Lampiran D yang mengandungi akuan bebas

daripada senarai hitam bagi penerima biasiswa/pinjaman

pendidikan di bawah Bahagian Tajaan, KPM yang disahkan

oleh Ketua Jabatan masing-masing.

vi. BORANG LAMPIRAN E (SENARAI SEMAK PERMOHONAN)

Bahagian/Jabatan yang memohon hendaklah menyemak

keperluan dokumen disediakan dengan lengkap dan sempurna

sebelum dikemukakan kepada Bahagian Kewangan bagi

memudahkan perkara ini diproses sebelum dikemukakan untuk

pertimbangan dan kelulusan Pegawai Pengawal.

10.19 Ketua Jabatan hendaklah merujuk Pekeliling, Surat Pekeliling dan Surat

Edaran seperti berikut dalam menguruskan permohonan bertugas rasmi ke luar

negara:

i. PB3.1 mengenai Garis Panduan Langkah-Langkah

Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan Bagi Mengawal

Perbelanjaan Awam;

ii. PB2.4 mengenai Perbelanjaan Bagi Perjalanan Tugas Rasmi Ke

Luar Negara;

iii. PB1.4 mengenai Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan

Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana

Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan

Anggota Polis);

iv. WP2.5 mengenai Kemudahan Perjalanan Udara Rasmi;

v. SPK Bilangan 4 Tahun 2011 Garis Panduan Pengurusan Kewangan

dan Perakaunan dan Peruntukan Khas Sekolah Berprestasi Tinggi

KPM; dan

vi. SPK Bilangan 2 Tahun 2011 Kadar Kelayakan Makan dan

Penginapan Murid/Atlet/Pelajar KPM Yang Terlibat Dalam

Page 49: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

38

Pelaksanaan Aktiviti Kurikulum, Kokurikulum dan Sukan Dalam atau

Luar Negara.

10.20 Permohonan perjalanan ke luar negara bagi lawatan persendirian hendaklah

diuruskan mengikut Surat Pekeliling Am Bilangan 3 Tahun 2012 bertarikh 1 Oktober

2012 berkaitan Peraturan Perjalanan Pegawai Awam Ke Luar Negara Atas Urusan

Persendirian.

11 KELULUSAN PAKEJ

11.1 PERANCANGAN PROGRAM AWAL TAHUN

11.1.1 Setiap Ketua Jabatan hendaklah merancang pelaksanaan

program/ aktiviti pada setiap awal tahun dan mengenal pasti hanya

program/ aktiviti yang benar-benar perlu sahaja dilaksanakan melalui

kemudahan pakej.

11.1.2 Peraturan mengenai penyediaan kemudahan pakej tugas rasmi

dan kursus/ latihan di KPM adalah terkandung di dalam Surat Pekeliling

Kewangan (SPK) Bilangan 1 Tahun 2014, Permohonan Penyediaan

Kemudahan Pakej Penginapan dan Makan Bagi Tugas Rasmi dan

Kursus di bawah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM).

11.2 PENGGUNAAN INSTITUT LATIHAN AWAM (ILA)/ PREMIS KERAJAAN

11.2.1 Selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan PB 3.1 – Garis

Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan,

semua kementerian/ jabatan/ agensi hendaklah mengaplikasikan

pendekatan Strategi Lautan Biru Kebangsaan (NBOS) dengan

mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan 1Malaysia (1MTC) dan

juga kemudahan di Institusi Latihan Awam (ILA) milik Kerajaan bagi

penganjuran persidangan/ seminar/ pameran/ kursus/ bengkel dan

sebagainya.

Page 50: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

39

11.2.2 Bahagian/ Jabatan hendaklah membuat tempahan lebih awal

dengan pihak ILA bagi mengelakkan tiada kekosongan.

11.2.3 Ketua Jabatan yang telah berusaha mendapatkan tempahan

dengan pihak Institut Latihan Awam (ILA) lebih awal tetapi tidak berjaya di

atas sebab-sebab tertentu, permohonan pakej di premis swasta hendaklah

disertakan dokumen berikut:

i. Surat permohonan tempahan kepada sekurang-kurangnya lima

(5) ILA; dan

ii. Surat jawapan dari kelima-lima ILA tersebut.

Garis panduan bagi pelaksanaan kursus/ tugas rasmi/ majlis rasmi

di ILA KPM adalah seperti yang dinyatakan di dalam Surat Pekeliling

Kewangan (SPK) KPM Bil.1 Tahun 2016 - Pelaksanaan

Penggunaan Kemudahan Di Institut Latihan Awam Di Bawah

Kementerian Pendidikan Malaysia (ILA KPM) Selaras Dengan Dasar

Mengoptimumkan Perbelanjaan.

11.3 KEMUDAHAN PAKEJ DI PREMIS SWASTA

11.3.1 Arahan Pentadbiran Pegawai Pengawal: Langkah-Langkah

Tambahan Penjimatan Belanja Mengurus Tahun 2015, KPM yang

berkuatkuasa pada 1 Oktober 2015 di perenggan 4.4 telah

menyatakan semua permohonan baharu bagi penganjuran

program/aktiviti secara pakej di premis swasta tidak dibenarkan.

Arahan ini akan terus berkuatkuasa bagi tahun 2018 selagi mana

perbelanjaan kemudahan pakej tersebut mengguna pakai peruntukan

kerajaan. Namun, permohonan pengecualian terhadap kelulusan ini

boleh diberikan sekiranya Bahagian/Jabatan dapat membuktikan

bahawa harga keseluruhan pakej (termasuk tuntutan perjalanan) bagi

penganjuran program/aktiviti di premis swasta setara/lebih rendah

berbanding pelaksanaan di premis kerajaan.

Page 51: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

40

11.3.2 Premis swasta yang dimaksudkan adalah termasuk hotel,

premis badan berkanun dan syarikat berkaitan kerajaan (GLC) yang

mengenakan kadar bayaran penginapan dan makan.

11.3.3 Semua permohonan pakej di premis swasta tanpa mengira

jumlah kos pakej hendaklah mendapat kelulusan khas Pegawai Pelulus

seperti berikut:

Bil. Kos

Pakej

Pegawai

Pelulus

1.

RM50,000

dan ke

bawah

Setiausaha Bahagian Kewangan

2. RM50,000

ke atas Pegawai Pengawal

11.3.4 Kelulusan khas ini adalah terpakai kepada semua

Bahagian/Jabatan kecuali kepada Bahagian/Jabatan yang telah

mendapat pengecualian daripada pegawai Pengawal

11.3.5 Kos-kos selain kos pakej seperti kos tuntutan perjalanan,

sewaan dan lain-lain perbelanjaan hendaklah diambil kira dalam

melaksanakan sesuatu program untuk memastikan kaedah dan

pendekatan yang paling menjimatkan telah dilaksanakan dalam semua

perkara.

11.3.6 Semua program/aktiviti berbentuk mesyuarat

pengurusan di peringkat Bahagian atau bersama agensi-agensi di

bawah kawalan Bahagian berkenaan hendaklah dihadkan kepada

sehari sahaja dan dilaksanakan di premis sendiri atau premis

kerajaan.

11.4 TATACARA PEROLEHAN PAKEJ

11.4.1 Ketua Jabatan juga diingatkan untuk mematuhi Tatacara

Perolehan Kerajaan Kemudahan Secara Pakej yang sedang berkuat

kuasa di dalam 1Pekeliling Perbendaharaan PK7.1 dan PK7.2

sebelum mengemukakan permohonan pakej kepada Pegawai

Pelulus. Ketidakpatuhan dalam melaksanakan kaedah perolehan

Page 52: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

41

pakej akan menyebabkan permohonan ditolak dan tidak

dipertimbangkan.

11.5 SENARAI SEMAK DOKUMEN PAKEJ

11.5.1 Dokumen permohonan yang perlu dihantar hendaklah lengkap

berserta justifikasi yang kukuh dan relevan. Ketua Jabatan boleh

merujuk kepada Lampiran IV bagi senarai semak terkini permohonan

pakej dan Lampiran V bagi mengenal pasti senarai dokumen yang

sering dikuiri untuk dijadikan panduan.

11.6 TEMPOH MENGHANTAR PERMOHONAN PAKEJ

11.6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan permohonan pakej

dikemukakan kepada Pegawai Pelulus sekurang-kurangnya 21 hari

daripada tarikh program akan diadakan.

11.6.2 Tarikh akhir permohonan pakej hendaklah dikemukakan

selewat-lewatnya pada 1 November 2018 manakala tarikh akhir

pelaksanaan pakej adalah pada 30 November 2018 tertakluk kepada

peruntukan yang mencukupi serta mematuhi sepenuhnya peraturan

kewangan yang berkuat kuasa.

11.6.3 Pegawai Pelulus berhak untuk menolak dan tidak

mempertimbangkan permohonan-permohonan yang tidak lengkap

atau lewat dikemukakan.

12 PINJAMAN/SKIM PEMBIAYAAN KENDERAAN DAN SKIM PEMBIAYAAN

KOMPUTER DAN TELEFON PINTAR (SMARTPHONES) PERKHIDMATAN

AWAM

12.1 Semua kelulusan Skim Pinjaman/Pembiayaan Kenderaan dan Skim

Pembiayaan Komputer dan Telefon Pintar (Smartphones) hendaklah direkodkan

di dalam Buku Rekod Perkhidmatan (BRP) pegawai yang terlibat

12.2 Ketua Jabatan dan peminjam bertanggungjawab untuk

memastikan bayaran balik pinjamannya dilakukan menurut peraturan yang

telah ditetapkan. Pihak pelulus adalah bertanggungjawab untuk mengutip balik

Page 53: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

42

bayaran ansuran dan tunggakan pinjaman/pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan Telefon Pintar (Smartphones).

12.3 Pegawai Pelulus bagi pinjaman/pembiayaan kenderaan adalah

bertanggungjawab memeriksa resit-resit pembelian, Cover-Note/Sijil Insurans dan

kenderaan yang telah dibeli oleh peminjam (perenggan 15.4, 1PP WP 9.2 dan

perenggan 15.2, 1PP WP9.1).

12.4 Pegawai yang diluluskan pembiayaan kenderaan hendaklah

menyerahkan resit pembelian sekali gus kenderaan, Cover-Note/Sijil Insurans

Komprehensif dan Buku Pendaftaran Kenderaan yang dicatat "Hak Milik Dituntut

Oleh Kerajaan" kepada pegawai yang meluluskan permohonannya di dalam

tempoh 30 hari selepas cek bayaran diterima oleh pejabat di mana peminjam

bertugas. Sekiranya peminjam gagal menyerahkan dokumen-dokumen

tersebut di dalam tempoh 30 hari, maka pinjaman itu dianggap sebagai

terbatal (perenggan 15.1, 1PP WP9.2) dan peminjam dikehendaki untuk

membayar semula jumlah pinjaman yang telah diluluskan.

12.5 Ketua Jabatan juga perlu memastikan setiap peminjam memohon

Pelepasan Hak Milik (PHM) kenderaan dibuat sebaik sahaja peminjam menerima

Surat Arahan Berhenti Potongan Gaji yang dikemukakan oleh Bahagian

Kewangan, KPM selaras dengan 1PP WP9.2 dan WP 9.3.

12.6 Bagi kelulusan pembiayaan komputer dan telefon pintar

(smartphones), Ketua Jabatan dan pegawai yang diluluskan pembiayaan

komputer dan telefon pintar (smartphones) hendaklah memastikan resit asal

pembelian komputer dan telefon pintar (smartphones), salinan invois yang

telah disahkan dan salinan penyata bank yang menunjukkan bayaran telah

dikreditkan ke akaun peminjam dikemukakan kepada pihak pelulus dalam

tempoh 30 hari daripada tarikh EFT. Sekiranya pegawai itu gagal

mengemukakan dokumen-dokumen tersebut dalam tempoh 30 hari, maka

pembiayaan tersebut dianggap terbatal (perenggan 8.2, 1PP WP9.1) dan

peminjam dikehendaki untuk membayar semula jumlah pinjaman yang telah

diluluskan.

12.7 Sebuah buku daftar pinjaman/pembiayaan kenderaan dan

pembiayaan komputer dan telefon pintar (smartphones) mengenai semua

Page 54: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

43

pembiayaan yang telah diluluskan hendaklah diselenggarakan oleh Ketua

Jabatan.

12.8 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya

berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam

pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.

12.9 Ketua Jabatan hendaklah melaporkan dengan segera sekiranya

berlaku penyelewengan atau kegagalan mematuhi peraturan-peraturan dalam

pekeliling kepada Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan, KPM.

12.10 Tindakan surcaj dan tatatertib akan diambil terhadap peminjam dan

pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan pinjaman berkenaan sekiranya

terdapat syarat-syarat dan peraturan-peraturan di dalam Pekeliling yang

ditetapkan tidak dipatuhi.

13 PENGESAHAN AKUAN BEBAS BERHUTANG (PENGESAHAN KEWANGAN)

13.1 Ketua Jabatan diingatkan untuk menghantar borang pengesahan akuan

berhutang (borang pengesahan kewangan) bagi pendahuluan diri dalam dan luar

negeri, pendahuluan diri lebihan emolumen, pendahuluan diri gaji, pendahuluan

diri AP59, tunggakan KWSP dan Pinjaman Kenderaan serta Komputer kepada

Bahagian Kewangan bagi pegawai yang bakal bersara, pegawai yang telah

meninggal dunia dan pegawai yang telah meninggalkan perkhidmatan awam.

13.2 Pengesahan hendaklah dihantar selewat-lewatnya 6 bulan sebelum

pegawai bersara dan dalam masa tujuh (7) hari bekerja bagi pegawai yang

telah meninggal dunia atau meninggalkan perkhidmatan awam. Pengesahan

akuan berhutang ini bertujuan untuk mengelakkan kesukaran untuk mengutip

semula bayaran hutang dari pesara/waris setelah pegawai bersara atau waris

telah menerima wang ganjaran.

14 PELANTIKAN PENCERAMAH BUKAN PENJAWAT AWAM/TRAINING

PROVIDER

14.1 Selaras dengan perenggan 16, 1PP PK2, Ketua Jabatan hendaklah

mengutamakan kepakaran sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan

awam/agensi Kerajaan dan institusi yang diiktiraf oleh Kerajaan mempunyai

kepakaran khusus untuk memberi syarahan/ceramah atau mengendalikan

kursus/latihan yang diperlukan.

Page 55: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

44

14.2 Sekiranya terdapat keperluan untuk melantik penceramah bukan

penjawat awam/ syarikat training provider, permohonan adalah di bawah

kelulusan Ketua Jabatan masing-masing berdasarkan surat pekeliling KPM.400-

9/1/1 JLD.9(9) bertarikh 1 Mac 2017.

14.3 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah atau

pengendalian kursus/latihan hendaklah menyatakan dengan jelas skop

perkhidmatan, bidang kepakaran/kelayakan/pengalaman penceramah, jumlah

masa syarahan, bilangan peserta dan sebagainya supaya harga yang ditawarkan

dapat diperincikan untuk penilaian.

14.4 Ketua Jabatan hendaklah memastikan harga dan perkhidmatan yang

ditawarkan adalah munasabah, paling menguntungkan, berkualiti dan sesuai

dengan keperluan perkhidmatan awam. Tatacara perolehan perkhidmatan

pengendalian kursus/latihan juga hendaklah dibuat seperti mana yang ditetapkan

di perenggan 5 (vi), 1PP PK2 serta daripada firma yang berdaftar dengan

Kementerian Kewangan.

15 KEMUDAHAN PENDAHULUAN DIRI SEMASA MENJALANKAN TUGAS

RASMI

15.1 Bagi meningkatkan pengurusan kewangan berprestasi tinggi dan

mempercepatkan proses kelulusan kepada pegawai yang memohon

pendahuluan diri, Pegawai Pengawal telah mewakilkan kuasa kepada

Setiausaha/ Pengarah Bahagian dan Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri/

Institusi untuk meluluskan permohonan pendahuluan diri oleh pegawai masing-

masing.

15.2 Ketua Jabatan adalah diingatkan agar dapat mematuhi peraturan yang

ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan 1PP WP3.2 – Peraturan dan

Prosedur Pengurusan Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Elaun Sewa Hotel dan

Elaun Makan dan bertanggungjawab untuk memastikan semua pendahuluan diri

dikutip semula selaras dengan arahan oleh pekeliling tersebut.

15.3 Ketua Jabatan adalah diingatkan untuk memantau kes pegawai yang

gagal membuat tuntutan rasmi untuk membayar balik pendahuluan diri yang

telah diterima. Sekiranya tuntutan tidak dibuat dalam tempoh satu (1) bulan

Page 56: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

45

selepas tarikh tuntutan perlu dibuat, penerima pendahuluan diri akan dikenakan

bayaran penalti 10 peratus (10%) setahun.

15.4 Ketua Jabatan juga perlu mengemukakan satu penyata yang

menunjukkan ringkasan mengenai kedudukan Pendahuluan Diri yang diluluskan

dan hasil pembayaran balik setiap enam (6) bulan kepada Perbendaharaan

melalui Bahagian Kewangan. Jika tiada Pendahuluan Diri yang diluluskan bagi

tempoh tersebut Perbendaharaan hendaklah diberitahu juga dengan

mengemukakan pulangan kosong (nil return). Penyata ini boleh dikemukakan

dengan menggunakan format sepertimana Lampiran B dalam 1PP WP 3.2.

16 PERMOHONAN KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN

16.1 Perkara-perkara yang di luar daripada peraturan sedia ada dan/atau

memerlukan kelulusan khas Kementerian Kewangan hendaklah diperolehi

sebelum sesuatu program dilaksanakan.

16.2 Permohonan kelulusan khas berhubung Kawalan Perbelanjaan,

Kawalan Bajet, Perolehan, Kemudahan dan Elaun, Pembayaran di bawah AP59

dan lain-lain hendaklah dikemukakan dengan lengkap berserta justifikasi dan

dikemukakan kepada Bahagian-Bahagian yang berkaitan untuk mendapat

persetujuan Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa terlebih dahulu.

16.3 Ketua Jabatan adalah diminta memastikan permohonan diterima oleh

Pegawai Pelulus tidak lewat 3 bulan daripada tarikh program bagi kelulusan khas

Perbendaharaan dan tidak lewat 30 hari bagi kelulusan khas Bahagian

Kewangan, KPM.

16.4 Bahagian Kewangan berhak untuk menolak dan membatalkan

permohonan-permohonan yang tidak lengkap atau lewat dikemukakan.

17 LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

Semua Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan perkara-perkara berikut

dipatuhi:-

17.1 Bagi perjalanan luar stesen pula hendaklah mendapatkan kebenaran

Ketua Jabatan/ Bahagian/ PPD/ Ketua PTJ terlebih dahulu bagi tujuan kawalan

Page 57: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

46

perbelanjaan. Bilangan pegawai yang terlibat hendaklah diminimumkan dan

menggunakan kaedah perjalanan yang paling menjimatkan;

17.2 Permohonan baharu/ tambahan untuk penyewaan bangunan, mesin

fotostat, alat siaraya, harta modal ICT dan bukan ICT, khemah, pengangkutan dan

lain-lain hendaklah dikawal;

17.3 Ketua Jabatan/ Bahagian hendaklah mengawal penggunaan utiliti

seperti air, elektrik, pendingin hawa dan perkhidmatan telekomunikasi dengan

memberi penekanan yang serius dalam pelaksanaan langkah-langkah penjimatan

dan menggelakkan pembaziran;

17.4 Aktiviti yang berbentuk ceremonial hendaklah dikawal dan dilaksanakan

dalam skala sederhana ; dan

17.5 Menubuhkan Jawatankuasa Bantuan Peringkat Sekolah yang

bermesyuarat sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun dalam pemilihan dan

perakuan murid yang layak untuk menerima jenis-jenis bantuan persekolahan

yang berasaskan kriteria kelayakan. Pelaksanaan Mesyuarat Jawatankuasa

Bantuan Peringkat Sekolah dan laporan mesyuarat hendaklah dikemukakan

mengikut ketetapan seperti berikut :

Bil. Mesyuarat

Tarikh Mesyuarat

di Sekolah

Tarikh Akhir Hantar Laporan ke BKew

Pertama Sebelum 9 Mac 2018 16 Mac 2018

Kedua Sebelum 7 September 2018 14 September 2018

Page 58: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

BELANJA

PEMBANGUNAN

(P.63)

DAN

PENGURUSAN

PEMBANGUNAN

Page 59: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 60: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

47

B. BELANJA PEMBANGUNAN P.63 DAN PENGURUSAN PEMBANGUNAN

1. PERUNTUKAN PEMBANGUNAN 2018

1.1. Tahun 2018 merupakan tahun ketiga kepada RMK-11 yang merupakan

Rancangan Malaysia Lima Tahun (RMLT) terakhir dalam menentukan negara

ke arah berpendapatan tinggi menjelang tahun 2020.

1.2. Perbandingan Peruntukan P.63 KPM bagi tahun 2017 dan 2018

mengikut program adalah seperti berikut:

KOD PROGRAM

2017 (RM)

2018 (RM)

PERBEZAAN (RM)

101 Pra Sekolah 7,709,500 3,655,800 4,053,700

102 Rendah Akademik 129,067,800 145,769,800 16,702,000

201 Menengah Akademik 349,259,500 310,611,000 38,648,500

202 Sekolah Sukan 16,398,400 11,300,000 5,098,400

203 Sekolah Menengah Berasrama Penuh

500,000 16,514,400 16,014,400

204 Matrikulasi 850,100 502,000 348,100

300 Pendidikan Teknik dan Vokasional

151,154,700 115,235,200 35,919,500

700 Pendidikan Guru – Maktab Perguruan

122,826,700 57,100,000 65,726,700

800 Rumah Guru 2,777,100 557,200 2,219,900

900 Asrama 27,578,700 13,848,900 13,729,800

1000 Pejabat-pejabat Pendidikan

9,861,200 2,500,000 7,361,200

1100 Bantuan Modal 36,502,000 3,291,100 33,210,900

1300 Pendidikan Khas 11,460,800 6,000,000 5,460,800

2200 Dewan Bahasa dan Pustaka

2,380,300 - -

2300 Institut Aminuddin Baki

3,814,900 - -

3400 Program Pembangunan Sukan

16,574,800 3,951,300 12,623,500

3504 Ubahsuai Naiktaraf Sokongan Pendidkan

38,459,400 29,751,500 8,707,900

3700 Program Pembangunan Luar Bandar Sabah/Sarawak

133,414,400 74,407,500 59,006,900

Page 61: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

48

KOD PROGRAM

2017 (RM)

2018 (RM)

PERBEZAAN (RM)

4600 Sistem Pengkomputeran Sekolah

27,436,800 11,500,000 15,936,800

5100 Perabot dan Peralatan

8,501,000 40,000,000 31,499,000

1800

Bahagian Teknologi Pendidikan

- 500,000,000 500,000,000

7000

Bangunan dan Pejabat KPM

- 95,616,900 -

3900

Pembelian Tanah (Pendidikan) Pelbagai Negeri

- 4,921,800 -

3502

USNT MENENGAH AKADEMIK

- 1,500,000 -

JUMLAH 1,096,528,100 1,448,534,400

872,268,000

2. AGIHAN WARAN PERUNTUKAN

2.1 Bahagian Pembangunan Pelajaran akan mengagihkan peruntukan

seawal-awalnya pada 15 Januari 2018 berdasarkan permohonan tertakluk

kepada peruntukan yang telah diluluskan.

2.2 Ketua Jabatan hendaklah memastikan waran peruntukan yang diterima

direkod di dalam 1GFMAS/manual. Sekiranya waran perlu diagihkan, Waran

Peruntukan Kecil (WPK) hendaklah dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja dari

tarikh waran diterima.

3. PELAKSANAAN PROJEK BAHARU

3.1. Permohonan peruntukan bagi Projek Baharu oleh Ketua Jabatan

hendaklah disertai dengan Unjuran Aliran Tunai projek dan dikemukakan

kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran (BPP) sejurus selepas kelulusan

Preliminary Detailed Abstract (PDA) diperoleh. Agihan waran kepada Ketua

Page 62: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

49

Jabatan bagi Projek Baharu akan dibuat dalam tempoh tujuh (7) hari selepas

permohonan diterima.

3.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua waran peruntukan yang

diterima dikunci masuk ke dalam 1GFMAS/SKALA. Sekiranya waran ini perlu

diagihkan ke JPN/Agensi berkaitan, Waran Peruntukan Kecil (WPK),

hendaklah dibuat dalam tempoh lima (5) hari bekerja daripada tarikh waran

diterima.

4. PENGURUSAN PROJEK PEMBANGUNAN

4.1. PENTADBIRAN KONTRAK

4.1.1. Semua projek pembangunan hendaklah diuruskan dengan

cekap, sempurna dan teratur berdasarkan peraturan yang sedang berkuat

kuasa dan syarat yang telah ditetapkan di dalam ikatan kontrak. Setiap

kontrak hendaklah menjaga kepentingan dan dasar-dasar Kerajaan dan

tindakan sewajarnya hendaklah di ambil jika pihak perunding dan kontraktor

gagal memenuhi obligasi di bawah kontrak serta perkara-perkara berikut perlu

diberi perhatian:

i. Bon Pelaksana;

ii. Jadual Pelaksanaan Kerja;

iii. Tempoh Tanggungan Kecacatan;

iv. Bayaran Pendahuluan;

v. Bayaran Kemajuan;

vi. Arahan Perubahan Kerja;

vii. Perlanjutan/Perubahan Kontrak;

viii. Ganti Rugi Kelewatan;

ix. Denda; dan

x. Penamatan Kontrak

Page 63: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

50

4.2. PELAKSANAAN PROGRAM SKIM LATIHAN 1MALAYSIA (SL1M) DALAM

PEROLEHAN KERAJAAN

Syarikat/kontraktor/perunding yang telah memperoleh kontrak perolehan

Kerajaan (bekalan, perkhidmatan dan kerja) daripada agensi Kerajaan

termasuk Badan Berkanun Persekutuan, Syarikat Menteri Kewangan

Diperbadankan (MKD) dan Syarikat Berkaitan Kerajaan (GLC) diwajibkan

untuk melaksanakan program SL1M dengan penetapan nilai ambang

(threshold value) berdasarkan sektor yang telah dikenal pasti selaras

dengan 1PP PK 1.2 : Pelaksanaan Program Skim Latihan 1Malaysia

(SL1M) Dalam Perolehan Kerajaan. Syarikat hendaklah memperuntukkan

sekurang-kurangnya 1% daripada nilai kontrak bagi melaksanakan program

SL1M. Syarikat yang mendapat kontrak Kerajaan di bawah nilai ambang

digalakkan untuk melaksanakan program SL1M, namun tidak tertakluk

kepada penetapan 1% daripada nilai kontrak keseluruhan.

4.3. PEMANTAUAN DAN KAWALAN KEMAJUAN KERJA

4.3.1. Ketua Jabatan hendaklah memantau kerja bagi memastikan

mutu kerja mengikut kontrak dan mengeluarkan arahan berkaitan

pelaksanaan kerja.

4.3.2. Mesyuarat tapak wajar diadakan setiap bulan bagi memantau

dan mengawal kerja serta menyelesaikan masalah di tapak bina. Ketua

Jabatan boleh meminta jadual kerja yang baharu sekiranya kemajuan kerja

sebenar tidak mengikut jadual kerja asal.

4.4. BAYARAN KEPADA KONTRAKTOR

4.4.1. Ketua Jabatan hendaklah menilai kerja yang telah dilaksanakan

dengan sempurna sekurang-kurangnya sekali sebulan. Penilaian perlu dibuat

oleh Ketua Jabatan meskipun tiada tuntutan bayaran dibuat oleh kontraktor.

Page 64: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

51

4.4.2. Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP)103(a) dan Para 9

di Lampiran 2.0 di bawah 1PP PK2.1 : Kaedah Perolehan Kerajaan, Ketua

Jabatan hendaklah memastikan tuntutan yang sempurna dibayar dalam

tempoh empat belas (14) hari daripada tarikh dokumen bayaran yang

lengkap diterima.

4.5. ARAHAN PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA

4.5.1. Arahan Perubahan Kerja (APK) dan Pelanjutan Tempoh Siap

Kerja (EOT) boleh dibenarkan dengan kelulusan Pegawai Pengawal atau

mana-mana pegawai yang diwakilkan kuasa oleh Pegawai Pengawal.

4.5.2. Ketua Jabatan hendaklah memastikan kelulusan APK dan EOT

ini dibuat selaras dengan 1PP PK4.1 – Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan

Kerajaan.

4.6 PERAKUAN AKAUN MUKTAMAD

4.6.1 Selaras dengan Perenggan 5(iii) di bawah 1PP PK4.1 : Pentadbiran

Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan Secara Am, Ketua Jabatan hendaklah

memastikan Penyata Akaun Muktamad (Statement Of Final Account) mula

disediakan dalam tempoh 9 bulan daripada tarikh Perakuan Siap

Kerja/Certificate Of Practical Completion (CPC) bagi kontrak konvensional

dan dalam tempoh 12 bulan daripada tarikh CPC bagi kontrak Reka dan

Bina.

4.6.2 Penyata Akaun Muktamad yang telah disediakan hendaklah

dimuktamadkan setelah tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP)

atau Perakuan Siap Memperbaiki Kecacatan/Completion Of Making

Goods Defects (CMGD) dikeluarkan, yang mana terkemudian.

Page 65: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

52

4.6.3 Penyata Akaun Muktamad hendaklah disokong oleh dokumen-

dokumen yang menunjukkan penilaian muktamad terhadap kerja yang telah

siap menurut peruntukan kontrak

4.6.4 Penyata Akaun Muktamad hendaklah mengambil kira apa jua

potongan yang dibenarkan menurut peruntukan kontrak termasuk jumlah

Ganti Rugi Tertentu dan Ditetapkan/Liquidated Ascertain Of Damages (LAD)

yang telah dikenakan (sekiranya berkaitan) dan potongan bagi jumlah

bayaran pendahuluan yang telah dibayar kepada kontraktor dan

subkontraktor dinamakan (sekiranya berkaitan).

4.6.5 Perakuan Muktamad (Borang JKR 66A) hendaklah dikeluarkan

berdasarkan Penyata Akaun Muktamad yang menyatakan baki bayaran

daripada Kerajaan kepada kontraktor atau daripada kontraktor kepada

Kerajaan. Perakuan akaun muktamad mestilah ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal.

4.7 PEMATUHAN KEPADA UNDANG-UNDANG

4.7.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan pihak perunding dan

kontraktor mematuhi semua undang-undang atau undang-undang kecil atau

apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) atau

syarikat perkhidmatan awam.

4.7.2 Pihak perunding dan kontraktor hendaklah mengemukakan kepada

Ketua Jabatan segala kelulusan yang diterima oleh pihaknya.

4.8 PEMATUHAN KEPADA PERATURAN KEWANGAN

4.8.1 Ketua Jabatan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan termasuk:

i. Arahan Perbendaharaan (AP);

ii. Surat Arahan Ketua Pengarah Kerja Raya (SAKPKR); dan

iii. 1PP

Page 66: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

53

5. KAWALAN PERBELANJAAN PEMBANGUNAN

5.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan dibuat

dengan berhemat serta value-for-money. Pelaksanaan sesuatu program/projek

hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan. Sebarang

penyaluran peruntukan atau pembayaran hendaklah berdasarkan kemajuan

projek bagi memastikan peruntukan yang telah diberikan dapat dibelanjakan

sepenuhnya.

5.2 Ketua Jabatan diminta mengambil langkah-langkah meningkatkan

keberkesanan perbelanjaan awam dan mengutamakan keberhasilan

(outcome) dalam melaksanakan sesuatu program/projek.

5.3 Ketua Jabatan hendaklah melaksanakan program/projek mengikut

keutamaan, mengelakkan pertindihan program/projek, menghentikan

program/projek yang didapati tidak berkesan serta melaksanakan pengagihan

semula sumber-sumber sedia ada seperti peruntukan, perjawatan dan aset.

5.4 Ketua Jabatan diingatkan supaya tidak membuat pembayaran kepada

kontraktor sekiranya kerja tidak dilaksanakan dengan sempurna sepertimana

yang ditetapkan dalam kontrak. Tindakan tatatertib, surcaj atau undang-undang

yang berkaitan akan dikenakan kepada pegawai Kerajaan yang melanggar

peraturan dalam melaksanakan pembayaran.

6. PEMANTAUAN PROJEK DAN PRESTASI BELANJA PTJ

6.1 Ketua Jabatan hendaklah memastikan perbelanjaan yang dibuat

mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuat kuasa dan dilarang

sama sekali memecah kecil projek-projek. Pelaksanaan sesuatu projek

hendaklah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan.

6.2 Ketua Jabatan yang menerima Peruntukan Pembangunan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Pembangunan setiap

Page 67: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

54

bulan sebanyak dua (2) kali bagi pelaporan untuk tempoh sehingga 15hb

dan sehingga 30hb kepada Bahagian Pembangunan Pelajaran agar

pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih rapi. Laporan yang

dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan 1GFMAS/SKALA

yang dengan jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci

masuk ke dalam sistem.

6.3 Di peringkat negeri dan daerah, Pengarah Pendidikan

Negeri/Pegawai Pendidikan Daerah bertanggungjawab memantau projek

yang dilaksanakan di tempat masing-masing. Sekiranya pegawai-pegawai

di peringkat negeri/daerah tidak berkeupayaan membuat pengawasan,

bantuan bolehlah diperoleh daripada Jabatan Teknikal tempatan.

6.4 Laporan Kemajuan Pelaksanaan Projek di peringkat daerah

hendaklah disediakan oleh Pegawai Pendidikan Daerah dan dikemukakan

kepada Pengarah Pendidikan Negeri untuk penyelarasan dan seterusnya

dikemukakan kepada BPP pada setiap bulan.

6.5 Ketua Jabatan hendaklah memastikan setiap perbelanjaan

pembangunan dikemaskini dalam Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)

selaras dengan Arahan No.1, 2004 Majlis Tindakan Negara, Garis Panduan

Rancangan Malaysia Ke-11 (RMKe-11), 2016-2020: Pertumbuhan

Berpaksikan Rakyat serta pekeliling lain yang berkuat kuasa.

6.6 Bagi memastikan prestasi fizikal dan kewangan projek-projek

pembangunan dilaksanakan mengikut jadual yang telah dirancang, Ketua

Jabatan dikehendaki melaporkan prestasi fizikal dan kewangan

Bahagian/Jabatan masing-masing dalam mesyuarat-mesyuarat berjadual

berikut:

i. Mesyuarat Jawatankuasa Tindakan Pembangunan Kementerian

(JTPK) yang akan diadakan pada setiap bulan; dan

Page 68: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

55

ii. Mesyuarat Pemantauan Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan (P.63) KPM yang akan diadakan sekurang-

kurangnya tiga (3) kali dalam setahun.

7. PELARASAN SEMULA PERUNTUKAN

6.1 PERMOHONAN PINDAH/TAMBAH/TARIK BALIK PERUNTUKAN

6.1.1 Permohonan tambah/ tarik balik peruntukan (jika ada) hendaklah

dilaporkan dalam Mesyuarat Prestasi Perbelanjaan Peruntukan

Pembangunan P.63 KPM.

6.1.2 Semua permohonan tambah/tarik balik peruntukan hendaklah

dikemukakan bersekali dengan Unjuran Aliran Tunai dikemaskini dan

justifikasi lengkap berhubung permohonan yang dibuat. Tarikh akhir

pengagihan peruntukan pembangunan kepada PTJ adalah sebelum 31

Oktober 2018 (tertakluk kepada pindaan), kecuali terdapat keperluan

mendesak.

6.1.3 Permohonan tarik balik peruntukan hendaklah dikemukakan selewat-

lewatnya pada 15 November 2018 (tertakluk kepada pindaan), bagi

membolehkan peruntukan tersebut diagih semula kepada Bahagian/Jabatan

yang memerlukan. Ketua Jabatan yang gagal untuk melaksanakan

permohonan tarik balik sebelum tarikh yang dinyatakan di atas,

bertanggungjawab memberikan justifikasi kegagalan untuk berbelanja.

6.1.4 Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan baki peruntukan yang

akan ditarik balik tidak mempunyai komitmen dan mencukupi bagi

membolehkan waran tarik balik dilaksanakan. Waran tarik balik yang

dikeluarkan oleh BPP wajib dikunci masuk (key-in) ke dalam sistem

1GFMAS/SKALA sebaik sahaja waran diterima.

Page 69: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

56

7.1.5 BPP berhak mengambil tindakan untuk menarik balik peruntukan

sekiranya prestasi perbelanjaan tidak memuaskan atau terdapat keperluan lain

yang mendesak.

Page 70: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

PENGURUSAN

PERAKAUNAN

Page 71: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 72: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

57

C. PENGURUSAN PERAKAUNAN

1. PELAKSANAAN PERAKAUNAN AKRUAN

1.1. Kementerian Kewangan melalui surat Ketua Setiausaha

Perbendaharaan bertarikh 27 Oktober 2014 menjelaskan Pelaksanaan

Perakaunan Akruan Kerajaan Persekutuan akan ditetapkan mengikut

pewartaan undang-undang yang berkaitan dan selepas satu tempoh

percubaan yang akan bermula pada tahun 2015.

1.2. Jabatan Akauntan Negara melalui surat bertarikh 26 September 2016

memaklumkan pelaksanaan Perakaunan Akruan bagi Kerajaan Persekutuan

akan dilaksanakan pada 1 Januari 2018. Keputusan dasar ini dibuat bagi

memastikan persediaan pelaksanaan Perakaunan Akruan lebih mantap

terutamanya kesiapsiagaan sistem perakaunan kerajaan iaitu 1 Government

Financial and Management Accounting System (1GFMAS) dan latihan

komprehensif telah diberikan kepada pengguna 1GFMAS.

1.3. Semua PTJ diminta bersedia dan memberikan sepenuh kerjasama dan

komitmen bagi menjayakan Pelaksanaan Perakaunan Akruan dan go live

1GFMAS.

2. KOD PERAKAUNAN

2.1. Semua perbelanjaan perlu dilaksanakan mengikut program/aktiviti

sepertimana Waran Peruntukan yang diterima, manakala semua

perbelanjaan dan terimaan mesti diakaunkan pada kod yang tepat mengikut

jenis belanja dan terimaan seperti yang digariskan dalam Surat Pekeliling

Akauntan Negara Malaysia Bil 1 Tahun 2014, Carta Akaun Di Bawah Asas

Perakaunan Akruan.

2.2. Semua pembayaran gaji dan pukal diakaunkan oleh PTJ melalui Pusat

Gaji / Pusat Kos masing-masing.

Page 73: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

58

2.3. Semua PTJ hendaklah menyemak Laporan Kedudukan Vot / Dana serta

Laporan Belanja dan Hasil bagi memastikan semua urus niaga telah direkod

dan diakaunkan dengan betul. Ini bertujuan bagi memastikan laporan

perakaunan KPM adalah tepat dan seterusnya menggambarkan kedudukan

sebenar.

3. PEMBAYARAN BIL DAN PENYELENGGARAAN DAFTAR BIL

3.1 Arahan Perbendaharaan 103(a) telah menetapkan bahawa

semua bil dan tuntutan perlu dijelaskan pembayarannya dalam tempoh 14

hari dari tarikh ia diterima dengan lengkap dan sempurna. Ketua

Jabatan perlu memberi perhatian serius dan memantau pembayaran bil

supaya tidak berlaku kelewatan bayaran serta kelewatan bayaran berulang.

Bagi tujuan ini, Daftar Bil hendaklah diselenggara dengan teratur dan

Laporan Prestasi Pembayaran Bil dan Tuntutan (BV343) mesti dihantar

kepada Bahagian Akaun melalui Sistem e-Laporan Bil

(http://apps2.moe.gov.my/ebil/) sebelum atau pada setiap 15 haribulan dan

29 / 30 / 31 haribulan.

4. PEMBAYARAN MELALUI 1GFMAS

4.1 PTJ perlu dilengkapi dengan kemudahan portal 1GFMAS bagi

membolehkan bayaran dilakukan.

4.2 Semua PTJ bertanggungjawab untuk memastikan Tanggungan Belum

Selesai (TBS) sentiasa dipantau dan berbaki sifar pada akhir tahun.

Laporan TBS boleh dirujuk pada Laporan Pesanan Kerajaan Modul Perolehan

Portal 1GFMAS. Pelaporan TBS perlu dibuat setiap suku tahun dan

dikemukakan kepada Bahagian Akaun KPM secara atas talian melalui link

http://10.22.70.43/eHelpdesk/eTBS

Page 74: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

59

5. PEMBAYARAN DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAAN 58(a)

5.1. Pembayaran di bawah AP58(a) semakin meningkat dari setahun ke

setahun. Keadaan ini sangat merugikan KPM kerana ia merupakan

perbelanjaan bagi tahun sebelumnya yang dibayar menggunakan peruntukan

tahun semasa. Ini akan menjejaskan pelaksanaan aktiviti semasa yang telah

dirancang oleh Jabatan / Bahagian.

5.2 Sehubungan itu, pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah dielakkan.

Tindakan yang boleh diambil untuk mengurangkan pembayaran di bawah

AP58(a) 2019 adalah seperti berikut:

i. Tidak membuat komitmen baru selepas 31 Oktober 2018;

ii. Memastikan pembayaran dilaksanakan selewat-lewatnya pada 7

Disember 2018; dan

iii. Menyemak Laporan Tanggungan Belum Selesai Pesanan

Kerajaan dan memastikan semua tanggungan diselesaikan

selewat-lewatnya 7 Disember 2018.

5.3 Bagi bil-bil yang terlibat dengan AP58(a), PTJ hendaklah memohon

kelulusan AP58(a) segera pada awal tahun dan tidak perlu menunggu di

saat akhir memandangkan perkhidmatan / bekalan telah diterima pada tahun

sebelum. Permohonan kelulusan pembayaran di bawah AP58(a) hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian Akaun secara online melalui sistem e-AP58 di

URL http://10.22.70.43/ehelpdesk/ap58/index.php sebelum atau pada 30 Jun

2018.

6. PEMBAYARAN MELIBATKAN ARAHAN PERBENDAHARAAN 59

6.1 Kes berkaitan ketidakpatuhan peraturan kewangan yang dikenakan

tindakan di bawah AP59 masih banyak berlaku. Tindakan tatatertib, surcaj atau

undang-undang yang berkaitan akan disyorkan terhadap mana-mana warga

Page 75: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

60

kerja KPM yang melanggar peraturan ini. Oleh itu, Ketua Jabatan hendaklah

mengelakkan ketidakpatuhan peraturan seperti berikut:

i. Perolehan tanpa Pesanan Kerajaan;

ii. Perolehan tanpa peruntukan; dan

iii. Perolehan tanpa mematuhi tatacara / peraturan perolehan.

7. PENGURUSAN AKAUN AMANAH

Tarikh Penyerahan Penyata Terimaan Dan Bayaran (PTB) Bagi Kumpulan

Wang Amanah / Akaun Amanah Tahun 2017

7.1 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Sebelum Diaudit

7.1.1 Kementerian Kewangan telah mengarahkan melalui

1Pekeliling Perbendaharaan WP10.4 Tahun 2013 (WP10.4/2013),

para 3.4.8(a) supaya semua Penyata Terimaan dan Bayaran

Tahunan Kumpulan Wang Amanah / Akaun Amanah hendaklah

disediakan dan dikemukakan kepada Ketua Audit Negara selewat-

lewatnya pada 31 Mac tahun berikutnya. Pihak Kementerian

Kewangan dan Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) hendaklah

dimaklumkan apabila penghantaran ini dilakukan.

7.1.2 Oleh itu, Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) bagi tahun

berakhir 31 Disember 2017 serta Penyata Penyesuaian Akaun

Amanah Disember 2017 hendaklah disediakan dengan segera sebaik

sahaja tahun kewangan 2017 berakhir. PTJ perlu mengemukakan PTB

dan Penyata Penyesuaian sebanyak enam (6) salinan asal kepada

Bahagian Akaun (BA). BA akan mengemukakan lima (5) salinan

tersebut ke Ketua Audit Negara (KAN) dan disalinkan surat iringan

bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM

sebagai pemakluman. Alamat seperti perenggan 7.4.

Page 76: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

61

7.1.3 Format PTB hendaklah menggunakan format yang telah

ditetapkan dalam WP10.4/2013 Tatacara Pengurusan Akaun Amanah

Yang Ditubuhkan Di bawah Akaun Amanah Seksyen 9, Akta Tatacara

Kewangan 1957 seperti di Lampiran J1.

7.2 Penyata Terimaan dan Bayaran (PTB) Setelah Diaudit

7.2.1. Pegawai Pengawal Akaun Amanah akan menerima empat (4)

salinan asal PTB yang telah diaudit daripada Ketua Audit Negara (KAN)

dan surat pemakluman pengesahan baki dari KAN. Selaras dengan

WP10.4/2013, para 3.4.8(b), Pegawai Pengawal Akaun Amanah

hendaklah dalam tempoh 30 hari menghantar sesalinan penyata yang

telah diaudit bersama pemerhatian audit (jika ada) kepada

Perbendaharaan, JANM dan BA. Alamat seperti para 7.4 (b) hingga (d).

7.3 Pegawai Pengawal Akaun Amanah perlu mengemukakan tiga (3)

salinan asal Penyata Penyesuaian Akhir Tahun 2017 bagi Kumpulan

Wang Amanah/Akaun Amanah kepada PTJ, JANM BPOPA dan

Perbendaharaan sebelum 19 Januari 2018 (Jumaat) .

7.4. Alamat-alamat berkaitan adalah seperti berikut:

(a) Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara

(Cawangan Audit Pendidikan)

Kementerian Pendidikan Malaysia

Aras 9, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 PUTRAJAYA.

(u.p.: Encik Mohd Nasri Bin Mohd Nasir)

(b) Ketua Setiausaha Perbendaharaan Malaysia

Kementerian Kewangan

Bahagian Pentadbiran

Aras 4, Blok Selatan, Presint 2

Kompleks Kementerian Kewangan

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: En. Tajol Azhar bin Md Tahir)

Page 77: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

62

(c) Akauntan Negara Malaysia

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Bahagian Pengurusan Operasi Pusat dan Agensi

Seksyen Perakaunan Amanah

Aras 3, Lot 2G1A, Presint 2

62592 PUTRAJAYA

(u.p.: En. Khairul Arman bin Mahari)

d) Ketua Akauntan

Bahagian Akaun

Kementerian Pendidikan Malaysia

Aras 10, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 PUTRAJAYA

(u.p.: Puan Hazian Binti Baharom)

7.5 Sesalinan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Akaun Amanah perlu

dikemukakan kepada BA untuk makluman dan rekod.

8. PENGURUSAN AKAUN DEPOSIT

8.1 Tarikh Penyerahan Dokumen Kewangan Akaun Deposit Tahun 2017

8.1.1 Senarai Baki Pendeposit, Sijil Pengesahan Baki, Penyata

Penyesuaian Akaun Deposit dan salinan Laporan Terperinci

Amanah C350 bagi tahun berakhir 31 Disember 2017 hendaklah

disediakan dengan tepat sebanyak tiga (3) salinan asal kepada BA.

8.1.2 BA akan mengemukakan tiga (3) salinan ke Ketua Audit

Negara (KAN) sebelum 19 Januari 2018 dan disalinkan surat iringan

bagi penghantaran tersebut kepada pihak Perbendaharaan dan JANM

sebagai pemakluman ke alamat KAN seperti berikut:

Ketua Audit Negara

Jabatan Audit Negara (Cawangan Audit Pendidikan)

Aras 9, Blok E12, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan

62604 PUTRAJAYA

(u/p: En. Mohd Nasri bin Mohd Nasir)

Salinan kepada:

Ketua Seksyen Amanah, Bahagian Akaun, KPM

Page 78: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

63

8.2 Pewartaan Deposit Yang Tidak Dituntut

8.2.1 Deposit yang telah tamat tempoh pegangan hendaklah

dikembalikan. Walau bagaimanapun, sekiranya deposit tidak dituntut

melebihi 12 bulan dari tarikh akhir pegangan, deposit tersebut

hendaklah diwartakan dengan mengemukakan Lampiran W (Daftar

Deposit Untuk Diwartakan) seperti di Arahan Perbendaharaan 162

kepada BA beserta sebab-sebab deposit tersebut perlu diwartakan.

9. PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH (KWS)

9.1 Semua Ketua Pusat Tanggungjawab (KPTJ) dan Pengurus Sekolah

hendaklah memastikan segala perbelanjaan dan terimaan sekolah diakaunkan

ke dalam Kumpulan Wang Sekolah (KWS) iaitu Kumpulan Wang Kerajaan

(KWK), Kumpulan Wang Sumbangan Awam (SUWA) dan Kumpulan Wang

Asrama (KWA).

9.2 Bagi membantu proses kawalan dan pemantauan belanjawan serta

meningkatkan akauntabiliti dan integriti pengurusan kewangan dan

perakaunan, semua sekolah perlu menggunakan Sistem Perakaunan

Kumpulan Wang Sekolah (e-SPKWS) secara elektronik sepenuhnya mulai

Januari 2016.

9.3 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Penyata

Kewangan Tahunan KWS disediakan dengan lengkap dan dikemukakan

kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.

9.4 Semua KPTJ dan Pengurus Sekolah hendaklah membuat pemantauan

yang rapi dan berterusan ke atas semua sekolah bagi memastikan pematuhan

pelaksanaan sistem e-SPKWS. Ini sebagai langkah persediaan untuk

mengakaunkan dan mengambil kira KWS di dalam Penyata Kewangan

Kerajaan Persekutuan di bawah pelaksanaan perakaunan akruan yang akan

dikenali sebagai Kumpulan Wang Amanah Sekolah (KWAS).

Page 79: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

64

10. PENUTUPAN AKAUN

Ketua Jabatan hendaklah sentiasa memastikan tidak berlaku sebarang

perbelanjaan tanpa peruntukan atau perbelanjaan melebihi peruntukan.

Semua pembayaran bagi tahun 2018 mestilah diselesaikan dalam tahun

kewangan 2018 juga.

Page 80: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

PEROLEHAN DAN

PENGURUSAN

ASET

Page 81: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 82: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

65

D. PEROLEHAN DAN PENGURUSAN ASET

1. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN KERAJAAN

1.1. Perolehan bekalan/perkhidmatan hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur

dan sempurna mengikut peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang sedang

berkuat kuasa iaitu:

1.1.1. 1PP/PK 1 Punca Kuasa, Prinsip Dan Dasar Perolehan Kerajaan

1.1.2. 1PP/PK 2 Kaedah Perolehan Kerajaan

1.1.3. 1PP/PK 3 Perolehan Perkhidmatan Perunding

1.1.4. 1PP/PK 4 Pentadbiran Kontrak Dalam Perolehan Kerajaan

1.1.5. 1PP/PK 5 Perolehan Secara Elektronik

1.1.6. Pekeliling Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri, Bilangan

3 Tahun 2009: Garis Panduan Perlaksanaan Pengurusan Nilai (Value

Management).

1.2. Pengurusan Nilai (Value Management) perlu dilaksanakan bagi program dan

projek yang bernilai RM50 juta ke atas. Walau bagaimanapun, Kementerian dan

agensi digalakkan menggunakan pendekatan Pengurusan Nilai bagi projek yang

kurang dari RM50 juta dengan syarat ianya tidak menjejaskan pelaksanaan projek

berkenaan. Di samping itu, Unit Perancang Ekonomi, Jabatan Perdana Menteri

(UPE, JPM) boleh menetapkan penggunaan pendekatan ini bagi mana-mana

program dan projek yang difikirkan perlu.

1.3. Semua PTJ yang eP-enabled hendaklah memastikan sekurang-kurangnya

75% daripada jumlah peruntukan tahunan (Belanja Mengurus dan Belanja

Pembangunan) bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan (tidak termasuk

perkhidmatan perunding) dilaksanakan melalui sistem ePerolehan selaras dengan

1PP PK5 Perenggan 1(ii)(a).

1.4. Bahagian/Jabatan hendaklah mendapatkan Surat Setuju Terima (SST) yang

telah ditandatangani oleh syarikat dalam tempoh 14 hari bagi perolehan bekalan

dan 30 hari bagi perolehan perkhidmatan daripada tarikh SST dikeluarkan.

Page 83: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

66

1.5 Bagi perolehan bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM200,000.00,

Jabatan/Bahagian dikehendaki mendapatkan Bon Pelaksanaan dalam tempoh

30 hari daripada tarikh SST dikeluarkan.

1.6 Dalam melaksanakan perolehan secara sebutharga/tender,

pelaksanaan Integrity Pact hendaklah dilaksanakan berdasarkan 1PP/PK 1

Perenggan 5 mengenai Garis Panduan Pelaksanaan Integrity Pact Dalam

Perolehan Kerajaan.

2. PEROLEHAN HARTA MODAL YANG LAIN (HMYL) DI BAWAH OS35000

BELANJA MENGURUS

2.1 Senarai perolehan pembelian HMYL di bawah OS35000 yang

menggunakan peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal melalui BPPA sebelum perolehan dilaksanakan. Sebarang

pindaan terhadap senarai kelulusan yang melibatkan jenis dan pertambahan

bilangan item serta senarai agihan perlu mendapatkan kelulusan semula

Pegawai Pengawal selaras dengan 1PP/PB2.2 – Pembelian Harta Modal.

2.2 Semua perolehan HMYL hendaklah diselesaikan selewat-lewatnya

pada bulan Julai 2018 supaya penjimatan daripada peruntukan yang tersebut

dapat dibelanjakan selewat-lewatnya pada bulan September 2018.

Pengecualian boleh dipertimbangkan bagi kes-kes kecemasan dan perolehan

perabot Touch Point (Kerusi Meja Murid) tahun 2019. Baki peruntukan

daripada penjimatan yang tiada keperluan hendaklah dikemukakan waran tarik

dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh selesai perolehan bagi membolehkan

BPPA membuat agihan kepada Bahagian/JPN yang memerlukan.

2.3 Pemasangan penghawa dingin yang diperoleh menggunakan

peruntukan Belanja Mengurus perlu mendapat perakuan daripada Jabatan

Kerja Raya (JKR) Cawangan Mekanikal sebelum mendapatkan kelulusan

Pegawai Pengawal melalui BPPA. Ini selaras dengan 1PP PB2.1: Peraturan

Page 84: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

67

Bagi Pemasangan, Penyelenggaraan Dan Penggantian Alat Penyaman Udara

Di Bangunan Kerajaan Persekutuan. Kelulusan Pegawai Pengawal tertakluk

kepada ruang yang dibenarkan untuk pemasangan Sistem Penyaman Udara

berdasarkan Garis Panduan Peraturan bagi Perancangan Bangunan (Edisi

Tahun 2015), Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi,

Jabatan Perdana Menteri. Agensi hendaklah memohon kebenaran khas secara

terus kepada Jawatankuasa Standard dan Kos, Unit Perancang Ekonomi,

Jabatan Perdana Menteri sekiranya ruang yang dipohon tidak dibenarkan.

2.4 Pembelian HMYL di bawah OS35000 hendaklah didaftarkan secara

manual atau melalui Sistem Pemantauan Pengurusan Aset (SPA) bagi agensi

yang telah menggunapakai SPA.

2.5 Projek ICT yang melibatkan salah satu atau gabungan aktiviti-aktiviti

perolehan perkakasan, perisian, perkhidmatan ICT, pertambahan peralatan

serta pembangunan, peningkatan dan peluasan sistem aplikasi termasuklah

prasarana rangkaian hendaklah mendapat kelulusan teknikal jawatankuasa

berikut:

i. Jawatankuasa ICT JPN/JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM

bagi peringkat JPN/Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi

peringkat Bahagian (perolehan yang bernilai kurang RM50,000);

ii. Jawatankuasa ICT JPN/JPICT Badan Berkanun dan JPICT KPM

bagi peringkat JPN/Badan Berkanun atau JPICT KPM bagi

peringkat Bahagian (perolehan bernilai RM50,000 atau lebih dan

kurang dari RM5 juta); dan

iii. Jawatankuasa Teknikal ICT Sektor Awam (JTISA) (bagi perolehan

bernilai RM5 juta atau lebih).

Peraturan ini selaras dengan Surat Pekeliling ICT KPM Bil. 1 Tahun 2016 -

Garis Panduan Tatacara Permohonan Kelulusan Teknikal Inisiatif Teknologi

Maklumat dan Komunikasi (ICT) Agensi Sektor Awam.

Page 85: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

68

2.6 Bagi sebarang permohonan projek/program rintis ICT yang ingin

dilaksanakan di mana-mana institusi pendidikan KPM haruslah mendapat

kelulusan bahagian berikut:

i. Bahagian Pengurusan Maklumat (BPM) bagi Bahagian/Jabatan; dan

ii. Bahagian Teknologi Pendidikan (BTP) bagi Pengajaran dan

Pembelajaran

3. PELUPUSAN ASET ALIH

Permohonan pelupusan aset alih yang dikemukakan oleh agensi hendaklah

mendapat kelulusan daripada Kuasa Melulus yang telah ditetapkan seperti di

dalam Akta Perwakilan Kuasa 1956 P.U. (485) bertarikh 27 Oktober 2014.

Melalui akta ini, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan pelupusan aset

alih adalah seperti berikut:

Bil. Pelulus Nilai Perolehan Asal

i. Pengarah Negeri/Timbalan

Pengarah Negeri

Kurang RM50,000 per item atau

kurang RM500,000 secara

agregat

ii. Setiausaha Bahagian

(Perolehan dan Pengurusan

Aset)

Lebih RM50,000 per item dan

tidak melebihi RM200,000 atau

kurang RM2,000,000 secara

agregat

Prosedur dan pelaksanaan pelupusan aset alih Kerajaan adalah tertakluk di

bawah 1PP AM1.1: Pengurusan Aset Kerajaan.

4. PEROLEHAN PERKHIDMATAN

4.1 Dokumen kontrak hendaklah disediakan mengikut format yang telah

ditetapkan dan ditandatangani dalam tempoh 4 bulan selepas SST

dikeluarkan. Selepas dokumen tersebut ditandatangani, penerima

perkhidmatan di Bahagian/Jabatan/Institusi/Sekolah di bawah KPM hendaklah

Page 86: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

69

memastikan kontraktor mematuhi perjanjian tersebut. Bayaran kepada

kontraktor yang telah melaksanakan perkhidmatan boleh dibayar hingga tiga

(3) kali bayaran dalam tempoh empat (4) bulan pertama selepas keluarnya SST

dengan syarat Bon Pelaksanaan telah dikemukakan.

4.2 Perolehan perkhidmatan yang dibekalkan di Bahagian/Jabatan/Institusi/

Sekolah di bawah KPM hendaklah diuruskan dengan baik. Pemantauan

secara berkala perlu dilakukan ke atas kontraktor Perkhidmatan Kawalan

Keselamatan (PKK), Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK) dan

Bekalan Makanan Bermasak (BMB) oleh Ketua Jabatan/Ketua Pusat

Tanggungjawab/JPN/PPD/Pengetua/Guru Besar bagi memastikan kontraktor

mematuhi terma-terma dan syarat-syarat yang telah ditetapkan di dalam

dokumen kontrak atau lain-lain arahan Kementerian yang berkuatkuasa.

4.3 Pengesahan penerimaan perkhidmatan hendaklah dilakukan melalui

Borang Pengesahan Pelaksanaan Kerja sepertimana yang diedarkan melalui

surat no ruj. KPMSP.400-10/8/7 Jld 3 (67) bertarikh 1 Disember 2015 bagi

memastikan sama ada pembayaran boleh dibuat secara penuh atau perlu

dipotong atau dikenakan denda. Tindakan akan diambil ke atas pegawai

yang membuat pengesahan bayaran bagi perkhidmatan yang tidak

dilaksanakan.

4.4 Penilaian prestasi kontraktor bagi tender perkhidmatan hendaklah

dilaksanakan secara bulanan dan penggal bagi memastikan Kerajaan

mendapat nilai faedah terbaik untuk setiap perolehan yang dilaksanakan.

Laporan prestasi kontraktor hendaklah dikemukakan kepada BPPA dan

Mesyuarat Laporan Prestasi Kontraktor Perkhidmatan KPM hendaklah

diadakan secara berkala di semua peringkat PPD, JPN dan Kementerian.

Page 87: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

70

5. PINDAAN SKOP KERJA PENYELENGGARAAN BANGUNAN

Sebarang pindaan skop kerja asal penyelenggaraan bangunan di bawah

OS28000 dan OS32000 adalah di bawah Kuasa Melulus Ketua Jabatan

masing-masing mengikut syarat dan had-had yang telah ditetapkan di format

di Lampiran A dalam Pekeliling Perolehan KPM Bilangan 4 Tahun 2009.

6. KELULUSAN PENERIMAAN HADIAH

6.1 Penerimaan hadiah hendaklah mendapat kelulusan daripada Kuasa

Melulus iaitu Setiausaha/Pengarah Bahagian/Pengarah JPN bagi hadiah yang

nilainya setiap satu kurang daripada RM10,000. Bagi hadiah yang nilainya

setiap satu melebihi RM10,000, kuasa melulus ialah Pegawai Pengawal

selaras dengan Surat Penurunan Kuasa Penerimaan Hadiah oleh Jabatan

Kerajaan daripada Pegawai Pengawal kepada Setiausaha/Pengarah Bahagian

dan Pengarah JPN.

6.2 Bagi meningkatkan kecekapan pengurusan dan mempercepatkan

proses kelulusan penerimaan hadiah ini, penyelaras permohonan-permohonan

penerimaan hadiah di KPM seperti di Jadual 1 berikut:

Jadual 1: Penyelaras Penerimaan Hadiah di KPM

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB

1. Aset Alih

(kerusi/meja/perabot dll),

kenderaan,

pengubahsuaian dan

penyelenggaraan.

Bahagian Perolehan dan

Pengurusan Aset (BPPA)

2. Tambang percuma, saham,

tiket loteri, kemudahan

perjalanan, hiburan,

Unit Integriti (UI)

Page 88: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

71

BIL. JENIS HADIAH BAHAGIAN/JABATAN

BERTANGGUNGJAWAB

perkhidmatan, keahlian

kelab, apa-apa bentuk

diskaun atau komisen,

hamper, barang kemas,

perhiasan, apa-apa

pemberian dan

cenderamata

3. Wang Bahagian Kewangan

(BKew)

4. Bahan bacaan, buku teks,

buku pusat sumber dan

sebagainya

Bahagian Buku Teks (BBT)

/ Urusetia Majlis Buku

Kebangsaan Malaysia

(MBKM)

5. Aset Tidak Alih (Pembinaan

bangunan , stadium, rumah,

astaka dan sebagainya)

Bahagian Pembangunan

Pelajaran (BPP)

7. PEMANTAUAN DAN PELAPORAN

7.1. Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-Perolehan, Mesyuarat

Jawatankuasa Petugas e-Perolehan dan 1GFMAS serta Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan hendaklah diadakan

secara berkala berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa iaitu:

i. 1PP/PK5 Perenggan 1, Jawatankuasa Pelaksana Sistem e-

Perolehan, Jawatankuasa Petugas e-Perolehan; dan

ii. 1PP/KP2.1, Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan.

Page 89: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

72

7.2 Laporan bulanan Pelaksanaan sistem e-Perolehan, Laporan

Pelaksanaan e-Bidding dan Laporan Integrity Pact hendaklah dikemukakan

oleh Bahagian/Jabatan kepada BPPA selewat-lewatnya pada 10 haribulan

bulan berikutnya.

7.3 Berdasarkan 1PP PK1 Perenggan 6(ix), Pengumpulan Maklumat

Perolehan Kerajaan Menggunakan Government Procurement Information

System (GPIS) dan Portal MyProcurement, semua maklumat perolehan

Kerajaan hendaklah dikemaskini di dalam GPIS secara berterusan, tepat dan

terkini. Bahagian/Jabatan yang menguruskan perolehan hendaklah

mengemaskini maklumat perolehan dalam GPIS, meliputi semua kategori iaitu

bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-

projek yang dibiayai melalui peruntukan/pembiayaan oleh Kerajaan

Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman, pembiayaan

sepenuhnya atau sebahagian daripada kos projek/perbelanjaan. Maklumat

perolehan yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung

Amanah/ Tabung Amal/Tabung Penyelidikan/Wang Sumbangan tidak perlu

didaftarkan dalam GPIS.

8. PENYELARASAN FUNGSI DAN PERUNTUKAN DI BAWAH BPPA

8.1. BPPA bertindak sebagai penyelaras bagi fungsi perkhidmatan

Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK), Perkhidmatan Kawalan

Keselamatan (PKK) dan Bekalan Makanan Bermasak (BMB) di JPN.

8.2. Pihak JPN hendaklah mengemukakan prestasi perbelanjaan bagi

perkhidmatan KBK dan PKK kepada BPPA sebelum/pada 10hb setiap bulan

untuk tujuan pemantauan peruntukan ini.

Page 90: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

73

9. TATACARA PENGURUSAN PEROLEHAN PERBELANJAAN DARURAT

(AP55) DAN PEROLEHAN DARURAT (173.2)

9.1. Perolehan darurat hendaklah diuruskan dengan cekap, teratur dan

sempurna selaras 1PP PB 3.3 : Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55)

dan Perolehan Darurat (173.2). Proses kerja bagi perolehan darurat ini adalah

seperti di Lampiran VI

9.2. Darurat boleh ditakrifkan sebagai kejadian yang bersifat kecemasan

dan/atau luar biasa yang memerlukan tindakan serta merta supaya tidak

menjejaskan kepentingan awam, penyampaian perkhidmatan Kerajaan,

mengekang berlakunya kerosakan berterusan dan menyekat penularan wabak

dan seumpamanya. Contoh keadaan darurat adalah seperti berikut:

i. Bencana alam, banjir yang luar biasa, jerebu yang luar biasa,

gempa bumi, tanah runtuh, ribut/taufan dan situasi lain yang

seumpamanya yang memerlukan kerja-kerja pemulihan,

pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan;

ii. Wabak penyakit/penyakit berjangkit yang luar biasa atau wabak

baharu yang memerlukan pembekalan ubat dan perkhidmatan

segera bagi tujuan pembendungan dan kuarantin;

iii. Kebakaran yang mengakibatkan ancaman nyawa atau kerosakan

teruk yang menjejaskan perkhidmatan Kerajaan;

iv. Sistem bangunan yang strategik, sistem komputer dan

seumpamanya yang mengancam keselamatan atau

mengganggu pengoperasian sedia ada dan memerlukan kerja-

kerja pembaikan, pembekalan dan perkhidmatan atau

pencegahan; dan

v. Ancaman keselamatan nyawa dan harta benda dari dalam atau

luar Negara.

9.3. Pegawai Pelaksana adalah pegawai yang dinamakan berdasarkan had

nilai kontrak seperti di Lampiran B di dalam Akta Kontrak Kerajaan 1949

(Akta 20) (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).

Page 91: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

74

9.4. Pegawai Pelaksana bertanggungjawab melaksanakan perbelanjaan/

perolehan darurat. Tanggungjawab Pegawai Pelaksana adalah seperti berikut:

9.4.1. Mendapatkan pengesahan peruntukan dalam menentukan

Perolehan Darurat dilaksanakan secara AP 173.2 ataupun AP 55

daripada daripada pihak berikut mengikut situasi darurat;

BIL UNIT/BAHAGIAN JENIS PERUNTUKAN

1 Unit Pengurusan Hartanah (PH),

BPPA

Kerja pembaikan

2 Unit Aset Alih (AA), BPPA Harta modal

3 Bahagian Kewangan (BKew),

KPM

Selain dari yang di atas

9.4.2. Membuat permohonan darurat kepada Pegawai Pengawal

melalui Setiausaha Bahagian (SUB) BPPA dengan menggunakan

kaedah komunikasi paling pantas;

9.4.3. Mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/ Perkhidmatan/

Kerja setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal;

9.4.4. Membuat permohonan rasmi pelaksanaan kerja darurat

menggunapakai borang Lampiran D seperti termaktub di dalam 1PP/PB

3.3 Garis Panduan Perbelanjaan Darurat (AP55) dan Perolehan Darurat

(173.2) melalui BPPA yang akan diangkat kelulusan kepada Pegawai

Pengawal;

9.4.5. Menyelia dan memantau bekalan/perkhidmatan/kerja darurat;

dan

9.4.6. Memperaku penyiapan bekalan/perkhidmatan/kerja darurat;

9.5. Skop pembekalan, perkhidmatan dan kerja perbelanjaan/perolehan

darurat hendaklah setakat untuk menampung keperluan/keadaan darurat

Page 92: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

75

yang berkenaan sahaja. Kementerian/Jabatan/Agensi tidak dibenarkan sama

sekali membuat pembelian bekalan untuk simpanan stok.

9.6. Carta aliran perbelanjaan darurat di bawah AP 55 dan perolehan darurat

di bawah AP 173.2 adalah seperti di Lampiran VII

Page 93: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 94: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Page 95: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 96: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

76

E. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1. PERJAWATAN DAN NAZIRAN

1.1 Arahan penempatan pegawai di sesebuah organisasi hendaklah

berdasarkan Waran Perjawatan yang telah diluluskan oleh Kerajaan sama ada

dari segi jumlah perjawatan, gred dan jawatannya. Pihak JPA melalui surat

rujukan JPA(S)NP.134/8/1 Jld.21(55) bertarikh 5 Ogos 2010 menetapkan

bahawa penempatan secara pentadbiran adalah tidak dibenarkan kerana ia

tidak dibuat berdasarkan prinsip rate for the job, menjejaskan struktur

organisasi sedia ada serta turut memberi implikasi dari aspek perkhidmatan

dan kewangan. Ketidakpatuhan pengisian penyandang tanpa berdasarkan

kepada waran perjawatan boleh menyebabkan pegawai yang berkenaan

tindakan tatatertib dikenakan.

2. PEMBEKUAN PEWUJUDAN JAWATAN BAHARU

2.1 Sebarang cadangan pewujudan dan pertambahan jawatan di bawah

Program Baharu dan Peluasan Program Sedia Ada hendaklah dilaksanakan

secara kaedah pindah butiran atau tukar ganti perjawatan sedia ada. Kaedah

pelaksanaan ini adalah berdasarkan kepada keputusan Mesyuarat

Jawatankuasa Kabinet Transformasi Perkhidmatan Awam (JKK-TPA)

Bil.1/2015 bertarikh 05 Mac 2015.

3. LANGKAH-LANGKAH MENGOPTIMUMKAN PERBELANJAAN

3.1. Ketua Jabatan bertanggungjawab mengawal perbelanjaan di jabatan

masing-masing. Antara langkah-langkah yang perlu diambil adalah seperti

yang berikut :

Page 97: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

77

3.1.1 Perjawatan

i. Pengurusan perjawatan perlu dilaksanakan dengan

mengambilkira keutamaan untuk mengoptimumkan

perbelanjaan Kementerian. Pelaksanaan satu-satu fungsi di

kementerian/ jabatan juga perlu dilakukan secara kreatif dan

inovatif agar dapat mencapai tahap produktiviti tertinggi

berdasarkan sumber manusia sedia ada;

ii. Pewujudan jawatan baharu tidak dibenarkan kecuali melalui

kaedah tukar ganti (trade-off) dan pindah butiran

(redeployment) serta tiada implikasi kewangan tambahan;

iii. Pewujudan jawatan baharu bagi jawatan kritikal perlu

dilaksanakan dengan kawalan ketat;

iv. Konsep redeployment mesti diberi keutamaan bagi projek-

projek baharu yang telah siap seperti sekolah, untuk

memastikan agihan penempatan pegawai dibuat berdasarkan

fungsi dan kepakaran.

v. Jawatan kosong yang tidak diisi melebihi dua (2) tahun

hendaklah dimansuhkan; dan

vi. Pelantikan pegawai kontrak baharu di bawah peruntukan

Objek Sebagai 29000 (OS29000) adalah tidak dibenarkan

kecuali bagi penggantian atau pembaharuan kontrak pegawai.

3.1.2 Penyusunan Semula Organisasi/ Penubuhan Badan Berkanun

i. Penyusunan semula organisasi hanya dibenarkan bagi

meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan dengan

syarat tidak melibatkan tambahan bilangan jawatan dan

implikasi kewangan;

ii. Keutamaan penyusunan semula organisasi hendaklah fokus

kepada mengurangkan pertindihan fungsi sama ada di dalam

atau di luar organisasi; dan

iii. Penubuhan badan berkanun/ Companies Listed By

Guarantees (CLBG)/ entiti baharu lain tidak dibenarkan.

Page 98: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

78

4. TUNTUTAN BAYARAN PERTUKARAN DAN PENEMPATAN KALI

PERTAMA

4.1 Pegawai dan kakitangan layak dibayar tuntutan pertukaran dan

penempatan sekiranya:

i. Diarah bertukar di atas kepentingan perkhidmatan seperti

kenaikan pangkat dan redeployment (penempatan semula); dan

ii. Pegawai yang baru pertama kali dilantik dalam perkhidmatan

Kerajaan dan diberi penempatan pertama.

4.2 Setelah mengambil kira KEUTAMAAN bagi perkara 4.1, tuntutan

pertukaran/ perpindahan atas permohonan sendiri boleh dikemukakan kepada

Ketua Jabatan pemohon (Setiausaha Bahagian/ Pengarah Bahagian/

Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri) untuk kelulusan dan pembayaran,

tertakluk kepada peruntukan kewangan sedia ada tahun semasa dan

mematuhi sepenuhnya peraturan-peraturan dan syarat-syarat seperti

terkandung dalam surat Jabatan Perkhidmatan Awam Bil. JPA (S) 63/163 (30)

bertarikh 23 Ogos 1994 mengenai Tatacara Menimbangkan Permohonan

Bayaran Perpindahan dan Pertukaran Bagi Kes-kes Pertukaran Atas

Permohonan Sendiri.

5. ANUGERAH PERKHIDMATAN CEMERLANG

5.1 Hasrat pemberian Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) adalah

sebagai pengiktirafan Kerajaan terhadap pegawai perkhidmatan awam yang

telah memberi perkhidmatan yang bermutu tinggi berdasarkan prestasi

tahunan pegawai. Semua bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri

dikehendaki mengadakan Majlis Anugerah Perkhidmatan Cemerlang

selewat-lewatnya sebelum 31 Mac 2018.

5.2 Bagi pencalonan Pingat Perkhidmatan Cemerlang (PPC) Tahun 2017,

semua Bahagian dan Jabatan Pendidikan Negeri perlu mengemukakan Borang

PPC yang lengkap termasuk bukti penglibatan yang disahkan, sebelum atau

pada 31 Januari 2018.

Page 99: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

79

6. KENAIKAN PANGKAT

6.1 Dalam mengemukakan sesuatu perakuan pemangkuan/kenaikan

pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing, Ketua Jabatan

bertanggungjawab untuk :

i. Memastikan pegawai yang diperakukan memenuhi syarat;

ii. Memastikan kesahihan maklumat perkhidmatan pegawai; dan

iii. Mengemukakan perakuan dalam tempoh yang ditetapkan.

6.2 Maklumat Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) yang diperakukan

untuk kenaikan pangkat hendaklah disemak dengan teliti berdasarkan Buku

Perkhidmatan Kerajaan (BPK) yang dikemaskini sebelum diperakukan

dalam sistem ePangkat. Di samping itu, Ketua Jabatan juga

bertanggungjawab untuk memastikan kesahihan maklumat terlebih dahulu

sebelum mengemukakan semua dokumen yang diperlukan kepada urusetia

Lembaga Kenaikan Pangkat Perkhidmatan Pendidikan (LKPPP) di BPSM.

6.3 Perakuan kenaikan pangkat yang tidak lengkap tidak akan dibawa

untuk pertimbangan LKPPP. Manakala, maklumat kenaikan pangkat PPP

yang telah diluluskan oleh LKPPP hendaklah dikemaskini dalam sistem

HRMIS, sistem ePangkat dan BPK.

6.4 Ketua Jabatan boleh dikenakan tindakan tatatertib/surat tunjuk

sebab di atas ketidaktelitian dan kecuaian dalam urusan memperakukan

pemangkuan/kenaikan pangkat pegawai di bawah penyeliaan masing-masing.

7. PENGURUSAN LATIHAN

7.1 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005 mengenai Dasar Latihan Sumber

Manusia Sektor Awam (DLSMSA) dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil.

2/2005 menetapkan bahawa semua Kementerian/Jabatan perlu menyedia dan

menyelenggara rekod latihan yang meliputi perancangan, perbelanjaan,

Page 100: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

80

penilaian, laporan dan aktiviti kursus/latihan termasuk Pelan Operasi Latihan

(POL). Antara strategi pelaksanaan DLSMSA adalah:

i. Penyediaan peruntukan latihan Kementerian bersamaan sekurang-

kurangnya satu peratus (1%) dari peruntukan emolumen;

ii. Semua anggota Kementerian mengikuti latihan sekurang-

kurangnya tujuh (7) hari setahun; dan

iii. Penubuhan Panel Pembangunan Sumber Manusia Latihan yang

dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan

bagi pelaksanaan di peringkat Kementerian/Jabatan.

7.2 Pekeliling Perkhidmatan KPM Bil.4/2016 mengenai Dasar Latihan

Sumber Manusia KPM turut disediakan sebagai rujukan mengenai pengurusan

latihan di KPM. Tiga (3) Jawatankuasa Latihan telah diwujudkan iaitu:

i. Jawatankuasa Latihan Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) di

bawah BPSM;

ii. Jawatankuasa Latihan Pembangunan Profesionalisme Keguruan

(JKLPPK) di bawah BPG; dan

iii. Jawatankuasa Latihan dan Pembangunan Kepimpinan Pendidikan

(JKLPKP) di bawah IAB.

7.3 Pemakaian butiran terperinci di dalam Pekeliling ini adalah tertakluk

kepada arahan semasa Pegawai Pengawal selaku Pengerusi Panel

Pembangunan Sumber Manusia Latihan (PPSML), KPM.

7.4 Jawatankuasa Latihan hendaklah diwujudkan di semua peringkat

organisasi. Ketua Jabatan hendaklah peka dengan dasar, peraturan serta

arahan terkini yang dikeluarkan KPM. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua

Jabatan untuk membuat penyesuaian terhadap perancangan yang dibuat bagi

mematuhi peraturan kewangan semasa.

7.5 Bagi mencapai kompetensi minimum warga kerja KPM, prestasi

kehadiran melalui pelbagai kaedah latihan hendaklah dititikberatkan walaupun

Page 101: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

81

pelaksanaan dasar tujuh (7) hari latihan telah ditangguhkan sejak tahun 2016.

Pegawai KPM perlu menghadiri latihan berdasarkan jumlah hari yang

ditetapkan pada tahun semasa selaras dengan Petunjuk Prestasi Utama (KPI)

Penjawat Tier 2.

7.6 Pelbagai inisiatif telah diperkenalkan melalui blended training approach

yang telah diedarkan kepada semua Ketua Jabatan dan boleh dicapai di laman

Sistem Pengurusan Latihan (SPL) KPM. Semua Ketua Jabatan adalah

bertanggungjawab memastikan warga kerja di bawah seliaan masing-masing

memenuhi syarat keperluan latihan yang ditetapkan oleh Pengurusan Tertinggi

KPM bagi tahun semasa. Latihan melalui E-Pembelajaran Sektor Awam

(EPSA) adalah digalakkan di samping latihan berbentuk konvensional.

7.7 Semua Ketua Jabatan perlu menggunakan peruntukan latihan yang

sedia ada dengan cekap dan berhemat dengan mengurangkan penggunaan

premis swasta dan memaksimumkan penggunaan premis dalaman KPM atau

institut latihan awam yang lain.

7.8 Berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 14 Tahun 2012, semua

pegawai awam lantikan pertama pada atau selepas 1 Januari 2013 diwajibkan

menghadiri Program Transformasi Minda (PTM) bagi tujuan pengesahan

dalam perkhidmatan. PTM untuk PBG akan dilaksanakan oleh BPSM

manakala PTM untuk PPP dilaksanakan oleh IPGM dan dipantau oleh BPG

selaku Urus Setia JIPS. Peruntukan tahunan PTM perlu dibida secukupnya

oleh BPSM dan IPGM. Semua Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab

memastikan warga kerja lantikan tetap masing-masing menghadiri PTM dalam

tempoh percubaan satu (1) hingga tiga (3) tahun.

7.9 Selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Perkhidmatan Bukan Guru (JKLPBG) Bil. 1/2016 pada 5 Februari 2016, semua

Ketua Jabatan bertanggungjawab membida peruntukan latihan bagi

pelaksanaan kursus-kursus fungsian PBG terutamanya yang berkait rapat

dengan bidang tugas dan teras perkhidmatan Bahagian. Ini termasuk

Page 102: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

82

perancangan dan pelaksanaan latihan berkaitan kewangan dan akaun yang

perlu dilaksanakan oleh Bahagian/Jabatan masing-masing dengan

menggunakan peruntukan sedia ada.

7.10 Pusat Tanggungjawab II yang menerima peruntukan latihan wajib

mengemukakan Laporan Prestasi Perbelanjaan Latihan sebelum 10 hari

bulan, bulan berikutnya kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang

menurunkan peruntukan agar pemantauan dapat dilaksanakan dengan lebih

rapi. Laporan yang dikemukakan hendaklah disertai dengan cetakan laporan

1GFMAS yang jelas menunjukkan perbelanjaan dan tanggungan yang dikunci

masuk ke dalam sistem.

7.11 Semua Jawatankuasa Latihan perlu mengenal pasti dan mengumpul

semua bentuk perbelanjaan yang digunakan bagi tujuan latihan selain

peruntukan POL yang diterima. Maklumat latihan dan jumlah peruntukan yang

perlu direkodkan merangkumi:

i. Latihan kurang daripada tiga (3) bulan; dan

ii. Hanya mengambil kira peruntukan daripada Kerajaan Malaysia.

7.12 Maklumat ini hendaklah dikemukakan pada awal bulan Julai dan

Disember setiap tahun kepada:

i. BPSM bagi PBG (selaku Urus Setia JKLPBG yang dipengerusikan

oleh Timbalan Ketua Setiausaha (Pengurusan); dan

ii. BPG bagi PPP (selaku Urus Setia Jawatankuasa Induk

Pembangunan Staf (JIPS) yang dipengerusikan oleh Ketua

Pengarah Pelajaran Malaysia).

7.13 Mesyuarat PPSML Bil. 1/2017 telah menetapkan bahawa mana-mana

Jawatankuasa Latihan yang tidak dapat mengoptimumkan peruntukan latihan

yang diturunkan perlu menyalurkan peruntukan yang ada kepada

Jawatankuasa Latihan yang lain bagi meningkatkan prestasi keseluruhan

perbelanjaan latihan KPM yang menjadi KPI Generik Penjawat Tier 1.

Jawatankuasa Latihan perlu mendapatkan kelulusan untuk membuat

Page 103: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

83

penjajaran daripada Pengerusi Jawatankuasa Latihan terlebih dahulu dan

permohonan ini perlu dikemukakan kepada Bahagian Kewangan untuk dibuat

pindah peruntukan.

7.14 Semua Ketua Jabatan juga perlu merujuk kepada Pekeliling

Perkhidmatan KPM Bilangan 4 Tahun 2014: Penggunaan Sistem Pengurusan

Latihan Kementerian Pendidikan Malaysia yang berkuatkuasa mulai 7

November 2014. Semua pihak perlu menggunakan sepenuhnya SPLKPM dan

memastikan semua bentuk latihan dan sesi pembelajaran dalam pelbagai

kaedah direkodkan ke dalam sistem tersebut, termasuk sesi pementoran

Ketua Jabatan dengan warga kerja masing-masing.

7.15 Ketua Jabatan juga hendaklah memastikan data warga kerja dikemas

kini dari semasa ke semasa di dalam SPLKPM, terutamanya bagi warga kerja

yang berstatus ‘tidak aktif’ kerana tidak bertugas melebihi enam (6) bulan

seperti cuti belajar, cuti tanpa gaji, cuti sakit berpanjangan dan sedang dalam

tindakan tatatertib.

7.16 Pembentangan Bajet 2017 pada 21 Oktober 2016 menetapkan bahawa

kemudahan Cuti Belajar Bergaji Penuh Dengan Biasiswa yang sebelum ini

hanya ditawarkan kepada Kumpulan Pengurusan dan Profesional, kini turut

diberikan juga kepada Anggota Kumpulan Pelaksana (PBG dan PPP). Melalui

surat edaran bertarikh 21 Ogos 2017, JPA telah menetapkan bahawa tiada

pengisian jawatan sepanjang tempoh pengajian bagi pegawai-pegawai yang

diperakukan oleh Ketua Jabatan dan ditawarkan kemudahan ini bagi sesi

pengajian yang akan bermula pada tahun 2018. Sekiranya perlu,

penanggungan kerja boleh dilakukan oleh pegawai-pegawai dalam jawatan

yang dibenarkan agar tidak menjejaskan fungsi utama Bahagian/Jabatan.

Ketua Jabatan dimohon untuk mengambil perhatian terhadap perkara ini

supaya tidak menjejaskan penyampaian perkhidmatan KPM. Ketua Jabatan

juga dimohon sentiasa prihatin akan makluman terkini yang akan dipanjangkan

oleh BPSM mengenai urusan ini bagi tahun 2019.

Page 104: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

84

7.17 Bagi pelaksanaan kursus Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP)

Perkhidmatan Bukan Guru (PBG) di bawah KPM, Bahagian/Jabatan boleh

merujuk Pelan Latihan AKP yang disediakan oleh Bahagian Pengurusan

Sumber Manusia (BPSM). Ia merupakan sumber rujukan asas dan panduan

dalam melaksanakan kursus mengikut kesesuaian dan keutamaan masing-

masing, tertakluk kepada peruntukan yang diterima.

8. PENGURUSAN MAKLUMAT

8.1 Maklumat perkhidmatan seseorang pegawai adalah amat penting dalam

urusan sumber manusia. Data perkhidmatan pegawai yang disimpan di dalam

HRMIS mempengaruhi pelaksanaan atau polisi sumber manusia yang

dihasilkan oleh Agensi Pusat, mahupun Kementerian. Kesan secara langsung

kepada perkhidmatan pegawai secara perseorangan atau berkelompok adalah

bergantung kepada integriti data yang dikemas kini di dalam sistem sumber

manusia.

8.2 Pelaksanaan modul-modul dan proses HRMIS adalah amat penting di

dalam memberikan jaminan tersebut. Penggunaan modul-modul dalam HRMIS

akan memastikan data yang dikemaskini, diteliti bukan sahaja di peringkat

Kementerian, tetapi oleh Ketua Jabatan, pentadbir sumber manusia dan

pegawai pemilik data tersebut.

8.3 Selaras dengan hasrat agensi pusat supaya pelaksanaan modul-modul

HRMIS dilaksanakan sehingga ke seluruh peringkat Kementerian, Ketua

Jabatan hendaklah memastikan pencapaian pelaksanaan HRMIS di Jabatan

masing-masing mencapai tahap optimum. Pelaksanaan HRMIS bagi tahun

2018 yang perlu diambil perhatian adalah:-

i. Pelaksanaan Perisytiharan Harta melalui HRMIS bagi semua

kakitangan yang belum mengisytiharkan harta di dalam HRMIS

sebelum 31 Disember 2018;

ii. Pengisian SKT 2018 melalui HRMIS sebelum 31 Julai 2018;

Page 105: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

85

iii. Pengesahan pencapaian sebenar SKT dan Pelaksanaan Laporan

Nilaian Prestasi Tahunan 2018 sebelum 31 Disember 2018;

iv. Pelaksanaan Modul Penamatan Perkhidmatan 2018 sebelum 31

Disember 2018; dan

v. Pelaksanaan pemurnian data peribadi dan profil perkhidmatan

sebelum 31 Disember 2018.

8.4 Bagi pelaksanaan HRMIS pada tahun 2018, peruntukan yang

sewajarnya akan diagihkan melalui Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

kepada Bahagian/Jabatan/Agensi mengikut keperluan. Peruntukan tersebut

adalah sewajarnya digunakan bagi mencapai maksud tersebut.

8.5 Bagi memastikan maklumat perjawatan selari dengan waran

perjawatan yang diperuntukkan oleh agensi pusat, sebarang pewujudan

jawatan tambahan di dalam HRMIS yang di luar waran atau di luar penyata

perjawatan yang dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

adalah tidak dibenarkan. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan bagi

memastikan penempatan penyandang di agensi masing-masing adalah

mengikut perjawatan yang betul seperti mana yang telah diluluskan melalui

waran perjawatan / penyata perjawatan sekolah.

9. BUKU PERKHIDMATAN KERAJAAN (BPK)

9.1 Ketua Jabatan di Bahagian, Jabatan Pendidikan Negeri (JPN), Pejabat

Pendidikan Daerah (PPD) dan sekolah bertaraf PTJ adalah bertanggungjawab

untuk memastikan BPK diurus dan diselenggara dengan teratur, lengkap dan

terkini sepertimana yang dinyatakan di dalam Pekeliling Perkhidmatan, Bil

15/2008.

9.2 Bagi tujuan untuk memantapkan pelaksanaan dan pematuhan

pengemaskinian BPK, penguatkuasaan ke atas pengemaskinian BPK di bawah

seliaan Bahagian/Jabatan Pendidikan Negeri (JPN)/Pejabat Pendidikan

Page 106: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

86

Daerah (PPD)/Sekolah Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) perlu

dilaksanakan seperti berikut:-

i. Mengemukakan laporan secara tetap 2 kali setahun bagi

pemantauan dan pengurusan BPK;

ii. Hanya BPK pegawai yang teratur dan dikemaskini sahaja yang

layak dipertimbangkan untuk urusan kenaikan pangkat;

iii. Mengadakan ‘Hari Semakan BPK’ sekurang-kurangnya 2 kali

setahun bersama pemilik bagi membenarkan pemilik menyemak

maklumat dan memastikan ketepatan maklumat yang terkandung

di dalamnya; dan

iv. Memastikan penghantaran keluar / penerimaan masuk BPK

pegawai yang berpindah tempat bertugas dihantar / diterima tidak

lewat dari 3 bulan dari tarikh pegawai bertukar.

9.3 Pelaksanaan langkah penguatkuasaan ini adalah penting bagi

memastikan setiap Bahagian/Jabatan/PPD/Sekolah dapat mengurangkan

bilangan BPK yang belum dikemaskini. Kegagalan dalam mengemaskini BPK

secara efektif akan mengundang pelbagai isu perkhidmatan seperti pengesahan

dalam perkhidmatan, kenaikan pangkat, pergerakan gaji, tatatertib, persaraan

dan sebagainya.

10. PENGAMBILAN GURU GANTI

10.1 Pengambilan guru ganti boleh dilaksanakan dengan pelantikan secara

Pekerja Sambilan Harian (PSH) berdasarkan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

3 Tahun 2011 Dasar dan Prosedur Pengambilan Pekerja Sambilan Harian

(PSH).

10.2 Tempoh perkhidmatan hendaklah tidak melebihi tiga (3) bulan. Walau

bagaimanapun, sekiranya terdapat keperluan perkhidmatan, tempoh

berkenaan boleh dilanjutkan oleh Ketua Jabatan sehingga maksimum tiga (3)

bulan lagi.

10.3 Pembayaran upah guru ganti adalah di bawah OS29000 dan guru ganti

berkenaan tidak boleh dibayar Elaun Lebih Masa, tidak layak menerima faedah

Page 107: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

87

persaraan tetapi boleh mencarum dalam Skim Kumpulan Wang Simpanan

Pekerja (KWSP) mengikut peraturan berkuatkuasa. Guru ganti ini juga tidak

layak dibayar upah bagi cuti mingguan, cuti kelepasan am dan hari yang

mereka tidak hadir bertugas.

10.4 Guru ganti hanya boleh dilantik sekiranya tempoh kekosongan melebihi

daripada 30 hari. Sementara bagi kelas-kelas peperiksaan, Ketua Jabatan

boleh mempertimbangkan pelantikan guru ganti sekiranya tempoh kekosongan

melebihi 14 hari tertakluk kepada peruntukan sedia ada.

10.5 Kadar yang disyorkan adalah sebanyak RM54 sehari. Kadar bayaran

sebanyak RM72 sehari boleh dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan sekiranya

peruntukan adalah disahkan mencukupi bagi menampung keperluan

keseluruhan bagi guru ganti sehingga akhir tahun 2018. Ketua Jabatan perlu

merasionalisasi pelantikan guru ganti dan mengoptimumkan perbelanjaan sedia

ada dan menggunapakai kaedah-kaedah lain seperti kelas ganti dan

penyusunan semula jadual alternatif kepada kaedah guru ganti.

Page 108: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

PENGURUSAN

AUDITAN

Page 109: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 110: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

88

F. PENGURUSAN PENGAUDITAN

1. Pengurusan audit dalam

1.1 Bahagian Audit Dalam akan melaksanakan pengauditan bagi

pematuhan pengurusan kewangan, penilaian prestasi, pengurusan

perolehan, projek-projek pembangunan, program dan aktiviti KPM untuk

memastikan kecekapan dan keberkesanan pengurusan Kementerian

dan PTJ.

2. Pengurusan teguran audit

2.1 Teguran audit perlu dijawab dalam tempoh 30 hari dari tarikh

laporan diterima dan tindakan pembetulan dibuat secara menyeluruh

dan disusuli sehingga selesai.

Page 111: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 112: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

89

PENUTUP

Semua Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan pematuhan sepenuhnya APP

2018. Pematuhan APP ini dapat melancarkan tadbir urus pengurusan kewangan,

pembangunan, perakaunan, perolehan, sumber manusia serta pengauditan di semua

peringkat organisasi dan seterusnya meningkatkan sistem penyampaian

perkhidmatan di KPM.

Page 113: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 114: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

LAMPIRAN

Page 115: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan
Page 116: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

90

LAMPIRAN I

SENARAI AKTIVITI DI BAWAH PROGRAM KHUSUS

Bil. Butiran Aktiviti

1. 060100 Bertugas ke Luar Negara

2. 060200 Memartabat Bahasa Malaysia dan Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

3. 060300 Penyelenggaraan Institusi Pendidikan KPM

4. 060400 Tanah dan Pembaikan Tanah

5. 060500 Penyelenggaraan Genset

6. 060600 Penyelenggaraan Telaga Tiub

7. 060700 Penyelenggaraan Solar Hibrid

8. 060800 Emolumen Kakitangan Kontrak

9. 060900 Elaun Murid Berkeperluan Khas (EMBK)

10. 061000 Bantuan Geran Per Kapita (PCG)

11. 061100 Bantuan Sukan (BS)

12. 061200 Projek Khas Murid Sekolah Berasrama Penuh

13. 061300 Bantuan Makanan Asrama (BMA)

14. 061400 Rancangan Makanan Tambahan 1Malaysia (RMT1M)

15. 061500 Bantuan Pakaian Seragam Pasukan Beruniform

16. 061600 Perjalanan dan Pengangkutan Murid Asrama

17. 061700 Bantuan Jaket Keselamatan

18. 061800 Kelas Dewasa Orang Asli Penan

19. 061900 Bantuan Makanan Prasekolah

20. 062000 Bantuan Geran Per Kapita Prasekolah (PCG Prasekolah)

21. 062100 Pembelian Buku Teks

22. 062200 Bantuan Bayaran Tambahan Persekolahan (BBTP)

23. 062300 Penyertaan Pelajar di Peringkat Antarabangsa

24. 062400 Biasiswa Kecil Persekutuan (BKP)

25. 062500 Skim Biasiswa Sukan

26. 062600 Elaun Pra Universiti

Page 117: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

91

Bil. Butiran Aktiviti

27. 062700 Pengurusan Sukan

28. 062800 Program Teach For Malaysia

29. 062900 Program Sekolah Amanah

30. 063000 Biasiswa Perguruan Persekutuan

31. 063100 Sekolah Transformasi

32. 063200 Inisiatif PPPM

33. 063300 Bantuan Awal Persekolahan

Page 118: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

92

LAMPIRAN II

SENARAI FUNGSI UTAMA BAGI PENUBUHAN PTJ

BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

1. Pengurusan Bajet Penyediaan Bajet Tahunan

Pengagihan peruntukan, tambahan atau pindah

peruntukan

Pemantauan terhadap Prestasi perbelanjaan

Pelaksanaan dan penilaian Outcome Based

Budgeting

Pengurusan maklumat kos dan output

2. Pengurusan

Perolehan

Pengurusan perolehan bekalan, perkhidmatan

(perunding dan bukan perunding) dan kerja

Pelaksanaan dan pemantauan penggunaan sistem

ePerolehan dan sistem-sistem lain berkaitan

perolehan Kerajaan

Pentadbiran kontrak perolehan

3. Pengurusan

Kewangan dan

Akaun

Pengurusan Permohonan Pinjaman Kenderaan,

Komputer dan Pendahuluan Diri/ Pelbagai

Pengurusan Panjar

Penyediaan laporan Kewangan dan Akaun

Penyediaan penyata penyesuaian

Pengurusan Dokumen Kewangan dan Perakaunan

Pengurusan Kehilangan Wang Awam

Pengurusan Pertanyaan Audit

Pengurusan Aset dan Stor

4. Pembangunan dan

Pemantauan Projek

Pengurusan Projek Pembangunan

Pengoperasian Sistem Pemantauan Projek

Penyelenggaraan Akaun Wang Pendahuluan

Kontraktor – Akaun Belum terima (ABT)

Penyelenggaraan Akaun Deposit Wang Jaminan

Pelaksanaan – Akaun Belum Bayar (ABB)

Page 119: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

93

BIL FUNGSI UTAMA PERINCIAN

5. Pengurusan

Kumpulan Wang

Amanah/ Akaun

Amanah/ Deposit

Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun

Amanah/ Deposit

Pengurusan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah

Pengurusan Rekod dan Lejar Subsidiari

Penyediaan penyata dan laporan kewangan

Pengurusan terimaan sumber dan perbelanjaan

Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah mengikut

Surat Ikatan Amanah/ Arahan Amanah

6. Pengurusan

Terimaan dan

Bayaran

Pengurusan Bayaran

Pengurusan Akaun Belum bayar (ABB)

Pengurusan Akaun Belum terima (ABT)

Pengeluaran bil/ invois

Pengurusan Akaun Subsidiari

Page 120: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

94

LAMPIRAN III

PENYELARAS BAGI PERMOHONAN PERUNTUKAN PROGRAM KHUSUS

BERTUGAS RASMI KE LUAR NEGARA (090100) TAHUN 2018

BAGI SEMUA BAHAGIAN/JABATAN

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

1. Bahagian Dasar dan Hubungan Antarabangsa (BDHA)

Mesyuarat/Persidangan Berkala/Berjadual yang wajib dihadiri oleh YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/Pegawai-pegawai Kanan/Wakil KPM. Semua Bahagian yang terlibat perlu mengemukakan permohonan melalui BDHA.

2. Bahagian Kokurikulum dan Kesenian (BKK)

Peruntukan bagi pegawai-pegawai KPM/guru pengiring/pelatih dan pelajar untuk aktiviti-aktiviti seperti pertandingan dan perkhemahan di peringkat antarabangsa.

3. Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP)

i) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf di KPM (termasuk YB Menteri/YB Timbalan Menteri/YBhg. KSU/YBhg. KPPM/TKSU)

4. Bahagian Perancangan dan Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)

i) Persidangan dan mesyuarat berhubung

pembangunan dan penyelidikan di dalam bidang

pendidikan di peringkat antarabangsa. Contohnya

Menghadiri Mesyuarat Penyelaras Penyelidikan

Kebangsaan Trends in Mathematics and Science

Studies (TIMSS).

5. Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM)

Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Bukan Guru.

6. Bahagian Pendidikan Guru (BPG)

i) Kursus/peningkatan ilmu ke luar negara bagi Perkhidmatan Guru. Contohnya Menghadiri Mesyuarat dan Kursus National Project Manager, National Data Manager and Assistant Data Manager bagi Kajian Antarabangsa Teaching and Learning International Survey (TALIS).

ii) Peruntukan kemudahan tambang percuma ke luar negeri bagi TKPPM (Pembangunan Profesionalisme) bagi pegawai Jawatan Utama 'A' dan ke atas, Gred Khas A serta setaraf.

Page 121: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

95

BIL BAHAGIAN/JABATAN

PENYELARAS JENIS PROGRAM

7. Bahagian Kewangan(BKew)

Peruntukan yang disalurkan terus kepada Jabatan/ Bahagian di KPM bagi lawatan kerja yang penting dan tidak berkala/ad hoc.

Page 122: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

96

LAMPIRAN IV

SENARAI SEMAK BAGI PERMOHONAN PENYEDIAAN KEMUDAHAN SECARA PAKEJ

NAMA JABATAN : NAMA PROGRAM : TARIKH : TEMPAT :

BIL. PERKARA ADA

()

TIADA

(x)

1. Surat iringan daripada pemohon

2. Borang KEW-Pakej sebanyak 1 salinan yang lengkap iaitu:-

i. Nama / tarikh / tempat program

ii. Tujuan dan objektif program yang jelas

iii. Jumlah bilik penginapan dan peserta yang tepat

iv. Nyatakan sewaan yang terlibat sekiranya ada

v. Sumber kewangan diisi selengkapnya

vi. Pengesahan Unit Kewangan

vii. Pengesahan Ketua Jabatan

3. Justifikasi keperluan mengadakan pakej di premis swasta

4. Justifikasi pakej melebihi hari yang ditetapkan (jika berkaitan)

5. Justifikasi pakej dibuat di luar zon pemohon (jika berkaitan)

6. Justifikasi lewat memohon pakej (jika berkaitan)

7. Surat permohonan dan jawapan tempahan ILA dari sekurang-kurangnya 5 ILA

8. Jadual Perbandingan Kelayakan Pegawai

i. Senarai nama disusun ikut kekananan

ii. Nyatakan sekiranya melibatkan urus setia/penceramah/ fasilitator

iii. Jarak ibu pejabat peserta ke tempat program melebihi 25km

9. Jadual program yang terperinci

10. Salinan sebut harga hotel sebanyak;

i. 3 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke bawah

ii. 5 sebut harga sekiranya kos pakej RM50,000 dan ke atas

11. Salinan Minit Jawatankuasa Penilaian Pakej

12. Salinan Minit Jawatankuasa Sebut Harga bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM50,000 sehingga RM500,000

13. Salinan Minit Lembaga Perolehan bagi nilai keseluruhan pakej melebihi RM500,000

14. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang perkhidmatan di bawah kod kepala/sub-kepala yang berkaitan bagi perolehan perkhidmatan secara pakej

15. Salinan surat kelulusan khas Perbendaharaan/BKew (jika berkaitan);

i. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta melebihi syiling 1PP

ii. Kelulusan kadar penginapan/makan peserta bukan penjawat awam

iii. Kelulusan penceramah bukan penjawat awam

iv. Lain-lain kelulusan yang berkaitan

Page 123: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

97

LAMPIRAN V

PERKARA YANG SERING DIKUIRI DALAM PERMOHONAN PAKEJ

1. Justifikasi Permohonan i. Tujuan program dilaksanakan dan apakah objektif yang ingin dicapai

tidak jelas atau tiada. ii. Justifikasi kenapa program perlu dilaksanakan menggunakan

kemudahan secara pakej tidak jelas atau tiada. iii. Justifikasi kenapa perlu dibuat di premis swasta tidak jelas atau tiada. iv. Tambahan justifikasi (sekiranya berkaitan) tidak dinyatakan seperti

berikut;

a. Justifikasi lebih hari (lebih dari 3 hari 2 malam); b. Justifikasi lewat mohon (kurang dari 21 hari); dan c. Justifikasi pakej dibuat luar zon.

2. Jadual Program i. Tarikh Program yang dinyatakan berbeza dengan tarikh di dalam Borang

Kew-Pakej. ii. Tidak terperinci (terlalu umum atau tidak jelas). iii. Tidak menyatakan nama penceramah bagi setiap slot bagi pakej

kursus/latihan. iv. Pengisian tidak sesuai dengan tajuk dan objektif program (contoh: Pakej

mesyuarat tetapi pengisian berbentuk kursus).

3. Perincian penginapan, makan, sewaan dan tuntutan perjalanan i. Bilangan peserta dan bilangan penginapan/makan tidak sama dengan

Jadual Perbandingan atau sebaliknya. ii. Kesilapan mengira kos. iii. Kos sewaan (dewan, bas dan lain-lain) tidak dinyatakan.

4. Sumber Kewangan

i. Tidak diisi dengan lengkap atau jumlah kos silap diisi. ii. Kos pakej tidak sama dengan kiraan sebenar di Jadual Perbandingan

Kelayakan atau sebaliknya.

5. Pengesahan Ketua Jabatan i. Tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. ii. Jika Ketua Jabatan tiada, perlu disertakan surat menanggung

kerja/menjalankan tugas.

A. BORANG KEW-PAKEJ

Page 124: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

98

1. Senarai Nama i. Senarai nama tidak disusun mengikut kekananan ii. Senarai nama peserta yang berulang di dalam pakej. iii. Tidak dinyatakan siapa penceramah/fasilitator dan urus setia.

2. Nama Ibu Pejabat Peserta tidak dinyatakan dengan lengkap. Perlu dinyatakan

nama sekolah sekiranya peserta dari sekolah.

3. Jarak Ibu Pejabat (JIP)

i. JIP peserta kurang daripada 25km (setelah semakan dibuat walaupun dinyatakan melebihi 25km) tidak layak dimasukkan dalam pakej.

ii. JIP peserta ke tempat kursus/ tugas rasmi tidak tepat atau salah.

4. Jumlah keseluruhan kos yang terlibat tidak dikira dengan betul.

5. Kadar pakej melebihi kadar siling KPM.

6. Jenis pengangkutan tidak dinyatakan menggunakan kenderaan sendiri/kapal terbang atau kenderaan jabatan.

1. Butiran di dalam sebut harga syarikat tidak sama dengan maklumat di dalam Borang KEW-Pakej. Antara maklumat yang sering dikuiri adalah: i. Tarikh program; ii. Bilangan Peserta; iii. Kadar Bilik; dan iv. Jumlah bilik

2. Tiada sijil pendaftaran syarikat dengan Kementerian Kewangan dan kod

bidang berkaitan.

3. Tidak mengemukakan salinan sebut harga syarikat yang terlibat dalam penilaian atau kajian pasaran seperti berikut: i. Kos pakej kurang daripada RM50,000, perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 3 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih); dan ii. Kos pakej lebih daripada RM50,000 perlu mengemukakan sekurang-

kurangnya 5 sebut harga syarikat (termasuk syarikat yang dipilih).

B. JADUAL PERBANDINGAN KELAYAKAN PEGAWAI

C. SALINAN SEBUT HARGA SYARIKAT (QUOTATION)

Page 125: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

99

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan.

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut; i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang

pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Minit mesyuarat tiada unsur penilaian ke atas syarikat-syarikat yang ingin dipilih;

iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan

iv. Tiada kelulusan dari Ketua Jabatan (bagi pakej bernilai kurang dari RM50,000)

1. Salinan minit mesyuarat tidak disertakan (bagi pakej bernilai RM50,000).

2. Salinan minit mesyuarat disertakan tetapi tidak lengkap seperti berikut;

i. Ahli mesyuarat tidak mencukupi (3 orang ahli termasuk seorang pengerusi, seorang hendaklah terdiri dari pegawai Pengurusan dan Profesional (P&P));

ii. Ahli mesyuarat tidak boleh dihadiri oleh pegawai yang sama dengan

Jawatankuasa Penilaian; iii. Tiada tandatangan bagi setiap ahli mesyuarat; dan iv. Tiada keputusan mesyuarat memilih syarikat yang berjaya.

1. Surat penolakan tidak dari 5 ILA tidak disertakan atau tidak mencukupi. 2. Surat penolakan ILA disertakan tetapi tidak tepat:

i. ILA yang disertakan tidak di dalam kawasan di mana pakej hendak

diadakan (contoh: pakej diadakan di Johor tetapi ILA di Negeri Sembilan); ii. Bukan ILA (contoh: premis Kerajaan yang tiada penginapan seperti

sekolah dan Pejabat Pendidikan Daerah (PPD)); dan iii. Surat ILA yang diguna pakai semula daripada pakej yang lain (dengan

hanya menukar nama pakej dan tarikh).

D. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PENILAIAN PAKEJ

E. SALINAN MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA SEBUT HARGA

F. SURAT PENOLAKAN 5 INSTITUT LATIHAN AWAM

Page 126: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

100

1. Bagi pakej yang melibatkan pegawai bukan penjawat awam/luar negara,

kelulusan kadar penginapan dan makan hendaklah diperolehi daripada

Perbendaharaan terlebih dahulu. Surat kelulusan hendaklah disertakan

bersama permohonan pakej.

G. SURAT KELULUSAN KHAS PERBENDAHARAAN/BKEW (JIKA BERKAITAN)

Page 127: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

101

LAMPIRAN VI

PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 55

LANGKAH PROSES KERJA

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil

tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.

2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) / SUB Bahagian

Kewangan (BKew), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media

komunikasi yang pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).

Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;

(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan

(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk

melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.

3 SUB BPPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan

perbelanjaan darurat

4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

kepada pembekal/kontraktor

(Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja seperti di

Lampiran B)

5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi

perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui

SUB, BPPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai

Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan

Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai

Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.

6 Pegawai Pelaksana menyediakan laporan awal perbelanjaan darurat dalam

kadar segera untuk dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara,

Page 128: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

102

LANGKAH PROSES KERJA

Kementerian Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai Pengawal

seboleh-bolehnya dalam tempoh tujuh (7) hari.

(Format Laporan Awal yang disediakan oleh Kementerian/Jabatan/Agensi

adalah seperti di Lampiran A)

7 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/

perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.

8 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos

bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh

pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang

terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/

perkhidmatan/ kerja darurat.

9 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/ Jabatan/ Agensi memohon

Pendahuluan Diri daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai Pengawal dengan

disertakan dokumen berikut:

(i) Surat permohonan rasmi

(ii) Laporan lengkap berhubung keadaan darurat, bekalan/ perkhidmatan/

kerja yang diperolehi, justifikasi perbelanjaan/ perolehan dan maklumat

pembekal/ kontraktor yang dilantik;

(iii) Surat Arahan Memulakan Pembekalan/ Perkhidmatan/ Kerja seperti di

Lampiran B;

(iv) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;

(v) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) yang lengkap diisi

dan ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan (dalam 5

salinan) dan memenuhi keperluan berikut:

(a) Borang Permohonan Untuk Pendahuluan (Kew. 106) hendaklah

ditandatangani oleh Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan dan tidak boleh

Page 129: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

103

LANGKAH PROSES KERJA

ditandatangani oleh pegawai yang dinamakan sebagai Pegawai

Bertanggungjawab. Sekiranya Pegawai Pengawal dinamakan di Borang

Kew. 106 sebagai Pegawai Bertanggungjawab, Pegawai Pengawal

dibenarkan menandatangani borang tersebut.

(b) Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan hendaklah memastikan pegawai

yang dinamakan di dalam borang Kew. 106 sebagai Pegawai

Bertanggungjawab dimaklumkan terlebih dahulu sebelum permohonan

dikemukakan kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.

(vi) Salinan bil/ invois/dokumen tuntutan daripada pembekal / kontraktor

yang telah diakui sah oleh Kementerian/ Jabatan.

(Senarai semak permohonan adalah seperti di Lampiran C)

10 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan meluluskan

permohonan Pendahuluan Diri.

11 Kementerian/ Jabatan/ Agensi hendaklah membuat pembayaran kepada

pembekal/ kontraktor tidak lewat dari 14 hari daripada tarikh kelulusan

Pendahuluan Diri diterima.

Dokumen sokongan bagi tujuan pembayaran adalah seperti berikut:

(a) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);

(b) Surat kelulusan pendahuluan diri;

(c) Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B);

(d) Pengesahan Pegawai Pelaksana berkaitan kesempurnaan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (Lampiran B); dan

(e) Bil/invois/dokumen tuntutan yang lengkap.

Salinan baucar bayaran hendaklah dikemukakan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan tidak lewat daripada 14 hari

dari tarikh pembayaran dibuat.

12 Setelah pembayaran dibuat, Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan

laporan terperinci perbelanjaan sebenar kepada Pejabat Belanjawan

Negara, Kementerian Kewangan melalui SUB BPPA / BKew dan Pegawai

Page 130: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

104

LANGKAH PROSES KERJA

Pengawal untuk tujuan memohon peruntukan dan kelulusan pelarasan

Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri.

13 Setelah mendapat peruntukan daripada Pejabat Belanjawan Negara,

Kementerian Kewangan, Kementerian/Jabatan/Agensi membuat pelarasan

dengan Akaun Kumpulan Wang Pendahuluan Diri dan mengemukakan

sesalinan baucar jurnal kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan tidak lewat daripada 14 hari dari tarikh kelulusan Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan.

14 Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan memaklumkan

Kementerian/ Jabatan/ Agensi berkaitan pelarasan Akaun Kumpulan Wang

Pendahuluan Diri.

Page 131: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

105

PROSES KERJA PELAKSANAAN PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH ARAHAN PERBENDAHARAN 173.2

LANGKAH PROSES KERJA

1 Pegawai Pelaksana dalam sesuatu keadaan darurat hendaklah mengambil

tindakan segera untuk mengawal keadaan darurat.

2 Pegawai Pelaksana memaklumkan kepada Setiausaha Bahagian (SUB),

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) / SUB Bahagian

Kewangan (BKew), Kementerian Pendidikan Malaysia (KPM) melalui media

komunikasi yang pantas. (Contoh: telefon, faksimili dan e-mel).

Pegawai Pelaksana hendaklah menentukan perkara berikut:

(i) (i) Perolehan bekalan/ perkhidmatan/ kerja yang perlu dilaksanakan;

(ii) Anggaran kos bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat; dan

(iii) Mengenal pasti pembekal/ kontraktor yang berkelayakan untuk

melaksanakan bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat.

3 SUB BPPA / BKew memaklumkan Pegawai Pengawal dan Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan berkenaan keperluan

perbelanjaan darurat

4 Pegawai Pelaksana di peringkat Kementerian/Jabatan/Agensi

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

kepada pembekal/kontraktor setelah mendapat kelulusan Pegawai

Pengawal.

(Surat Arahan Memulakan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja seperti di

Lampiran B)

5 Pegawai Pelaksana mendapatkan pengesahan secara rasmi bagi

perolehan darurat di bawah AP 173.2 daripada Pegawai Pengawal melalui

SUB, BPPA / BKew dengan menggunakan Borang Pengesahan Pegawai

Pengawal seperti di Lampiran D. Borang ini merupakan rekod pengesahan

Pegawai Pengawal untuk memproses pembayaran oleh Pegawai

Pelaksana/ Pusat Tanggungjawab yang berkenaan.

6 Pengawai Pengawal mengesahkan perolehan darurat dengan

menandatangani Borang Pengesahan Pegawai Pengawal seperti di

Lampiran D.

Page 132: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

106

LANGKAH PROSES KERJA

7 Kementerian/ Jabatan/ Agensi menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga. Jawatankuasa Rundingan Harga hendaklah merundingkan kos

bekalan/ perkhidmatan/ kerja darurat yang telah disempurnakan oleh

pembekal/ kontraktor untuk mendapat harga berpatutan/ nilai faedah yang

terbaik kepada Kerajaan dan seterusnya memuktamadkan kos bekalan/

perkhidmatan/ kerja darurat.

8 Pegawai Pelaksana memantau dan memastikan kesempurnaan bekalan/

perkhidmatan/ kerja yang dilaksanakan oleh pembekal/ kontraktor.

9 Kementerian/ Jabatan/ Agensi membuat pembayaran kepada pembekal/

kontraktor tidak lewat 14 hari dari tarikh bil/ invois/ dokumen tuntutan

lengkap diterima.

10 Kementerian/ Jabatan/ Agensi mengemukakan laporan keseluruhan

perolehan darurat di bawah AP 173.2 melalui SUB BPPA / BKew dan

Pegawai Pengawal kepada Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh perolehan

disempurnakan.

Laporan tersebut hendaklah mengandungi maklumat seperti berikut:

(a) Tarikh, tempat, situasi darurat dan skop bekalan/ perkhidmatan/ kerja

yang terperinci;

(b) Justifikasi secara terperinci perolehan darurat;

(c) Salinan Minit Mesyuarat Rundingan Harga;

(d) Borang Pengesahan Pegawai Pengawal (Lampiran D);

(e) Maklumat pembayaran seperti pembekal/kontraktor dan jumlah

pembayaran yang telah dibuat; dan

(f) Ulasan Pegawai Pengawal.

11 Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan mengambil maklum

perolehan darurat atau mengarahkan siasatan sekiranya perlu.

Page 133: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

107

LAMPIRAN VII

Berlaku Keadaan/ Insiden Darurat/ Kecemasan

Mesyuarat Krisis/Arahan MKN No. 20/ Perisytiharan atau Pengesahan bencana oleh

Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan

Keperluan Darurat?

Tidak

Ya

Perolehan dilaksanakan selaras dengan

tatacara perolehan semasa yang berkuat

kuasa

Tindakan Pegawai Pelaksana

Memaklumkan kepada SUB untuk membuat

perbelanjaan/perolehan darurat melalui sebarang

medium komunikasi yang pantas.

Semakan dibuat ke atas ketersediaan peruntukan

semasa

Peruntukan? Tindakan Pegawai Pelaksana

Pegawai Pelaksana melaksanakan

perbelanjaan darurat dengan

mengeluarkan Surat Arahan Memulakan

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja.

Pegawai Pelaksana menyediakan laporan

awal kepada Pejabat Belanjawan Negara,

Kementerian Kewangan mengenai

pelaksanaan perbelanjaan darurat dan

perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja

melalui SUB, dan Pegawai Pengawal.

Pegawai Pelaksana menyediakan Borang

Pengesahan Pegawai Pengawal melalui

SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal.

Tindakan SUB

Memaklumkan kepada Pegawai Pengawal untuk

membuat perbelanjaan/perolehan darurat melalui

sebarang medium komunikasi yang pantas.

SAMBUNGAN

SAMBUNGAN

CARTA ALIRAN PERBELANJAAN DARURAT DI BAWAH AP 55/ PEROLEHAN DARURAT DI BAWAH

AP 173.2 MULA

Tindakan Pegawai Pelaksana

Pegawai Pelaksana melaksanakan

perolehan darurat dengan mengeluarkan

Surat Arahan Memulakan

Bekalan/Perkhidmatan/ Kerja setelah

diluluskan Pegawai Pengawal.

Pegawai Pelaksana menyediakan Borang

Pengesahan Pegawai Pengawal melalui

SUB untuk ditandatangani oleh Pegawai

Pengawal.

Tindakan Pegawai Pengawal

Pegawai Pengawal mengesahkan

perolehan darurat dengan menandatangani

Borang Pengesahan Pegawai Pengawal.

AP 173.2 AP 55

Tiada

Ada

Page 134: ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL - jpnperak.moe.gov.myjpnperak.moe.gov.my/ppdbagandatuk/attachments/article/3266/ARAHAN... · 2. Agihan Waran Peruntukan 3 3. Penyelarasan Semula Peruntukan

ARAHAN PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA 2018

108

*NOTA: SUB merujuk kepada Setiausaha Bahagian seperti berikut :

BAHAGIAN PERUNTUKAN

Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA)

1. Kerja 2. Harta Modal

Bahagian Kewangan (BKew) 1. Selain dari di atas

Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan

Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga bagi

merundingkan kos bekalan/perkhidmatan/kerja darurat

yang telah disempurnakan pembekal/ kontraktor.

Pegawai Pelaksana memohon Pendahuluan Diri

daripada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan dengan disertakan dokumen lengkap melalui

SUB dan Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan.

SAMBUNGAN

Pegawai Pengawal/ Ketua Jabatan/

Pegawai Pelaksana

Menubuhkan Jawatankuasa Rundingan

Harga bagi merundingkan kos

bekalan/perkhidmatan/kerja darurat yang

telah disempurnakan pembekal/kontraktor.

Pegawai Pengawal/ Ketua

Jabatan/Pegawai Pelaksana membuat

pembayaran kepada pembekal/kontraktor.

Bahagian Perolehan Kerajaan,

Kementerian Kewangan

Bahagian Perolehan Kerajaan,

Kementerian Kewangan mengambil

maklum perolehan darurat.

Mengarahkan siasatan lanjut jika perlu

TAMAT

Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan

Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan

meluluskan permohonan pendahuluan diri.

Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan

Memberi kelulusan peruntukan (baharu/

tambahan/pindah peruntukan).

Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana

Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana menyelaraskan

peruntukan dan Akaun Pendahuluan Diri.

Pegawai Pelaksana melalui SUB dan Pegawai Pengawal

mengengemukakan salinan baucar jurnal dikemukakan

kepada Pejabat Belanjawan Negara, Kementerian

Kewangan.

TAMAT

AP 173.2 AP 55

Pegawai Pelaksana / SUB / Pegawai

Pengawal

Pegawai Pelaksana mengemukakan

laporan keseluruhan Perolehan Darurat

kepada SUB.

SUB melalui Pegawai Pengawal

mengemukakan laporan keseluruhan

perolehan darurat kepada Bahagian

Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh

perolehan disempurnakan.

Pegawai Pengawal/ Pegawai Pelaksana

Pegawai Pengawal/Pegawai Pelaksana melaksanakan

pembayaran kepada pembekal/kontraktor tidak lewat 14

hari dari tarikh bil/invois/dokumen.

Pegawai Pelaksana memaklumkan Pejabat Belanjawan

Negara, Kementerian Kewangan bayaran telah

disempurnakan melalui SUB dan Pegawai Pengawal

Pegawai Pelaksana mengemukakan laporan

perbelanjaan darurat keseluruhan kepada Pejabat

Belanjawan Negara, Kementerian Kewangan melalui

SUB dan Pegawai Pengawal untuk memohon

peruntukan dan penyelarasan Akaun Kumpulan Wang

Pendahuluan Diri.

SAMBUNGAN