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Arcángel Eduardo Sánchez Gómez - (I)

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Facultad de Humanidades y Educación Escuela de Bibliotecología y Archivología Caracas, 21 de Octubre de 2010 [email protected] Title of the presentation | Date | ‹Nº› http://www.proyectosarchicom.com Twitter: @ rchicom ’ Ley de General de Archivos de la República de Colombia Ley Nº 594 (Julio 14 de 2000) Prof. Arcángel Sánchez ©2010 Página Nº 2 Title of the presentation | Date | ‹Nº› ’

Text of Arcángel Eduardo Sánchez Gómez - (I)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 1

    Universidad Central de VenezuelaFacultad de Humanidades y Educacin

    Escuela de Bibliotecologa y Archivologa

    IV SEMINARIO INTERNACIONAL

    ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA:GARANTA DE DEMOCRACIA

    [email protected]://www.proyectosarchicom.com

    Twitter: @rchicom

    Caracas, 21 de Octubre de 2010

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 2

    Qu son los Archivos

    "Uno o ms conjuntos de documentos sea cual sea su fecha, su forma y soporte material acumulados en un

    proceso natural por una persona o institucin pblica o privada en el transcurso de su gestin, conservados,

    respetando aquel orden para servir como testimonio o informacin para la persona o institucin que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia"

    Ley de General de Archivos de la Repblica de Colombia

    Ley N 594 (Julio 14 de 2000)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 3

    Qu son los Archivos

    Los cerebros son para las personas como los archivos para las organizaciones

    Prof. Arcngel Snchez 2010

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 4

    Qu son los Archivos

    Los cerebros son para las personas como los archivos para las organizaciones

    Prof. Arcngel Snchez 2010

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 5

    Qu son los Archivos

    Los archivos son testimonio de las actividades de las organizaciones,familias y personas

    Prof. Arcngel Snchez 2010

    Los archivos son centros deinformacin al servicio delciudadano, la Administracin y lacultura

    El acceso a la informacin es untema importante en una sociedad.Se equipara con un recurso vital parauna persona, una administracin,para un Estado

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 6

    Qu son los Archivos

    La informacin lleva consigo elconcepto de poder. Quienes tienenla informacin pueden condicionar ala opinin pblica y ejercer poderpara gobernar

    Por lo tanto, la informacin y losdocumentos, son un puntoestratgico para cualquier gobierno,organizacin o persona

    La informacin es tan importanteque fue considerada en lasdeclaraciones y tratados de derechoshumanos, as como los relacionadosal tema de la corrupcin

    Pgina N 6

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 7

    Qu son los Archivos

    Desde sus competencias, losarchivos permiten cumplir con losprincipios constitucionales querigen la Administracin Pblica:igualdad, moralidad, eficacia,economa, celeridad,imparcialidad, etc., siendogarantes de la proteccin,difusin e incremento delpatrimonio cultural de la Nacin,representado en sus fuentesdocumentales.

    Pgina N 7

    Gonzlez, Sara (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 8

    Las cosas malas de los archivos

    La desorganizacin documental crea oportunidades para que se den la corrupcin yel fraude, genera prdidas para el Estado e impide, en muchos casos, la planeacinfiscal

    Los documentos pblicos son esencialmente para el desempeo de las funciones delas entidades del Estado. Permiten determinar derechos y deberes de las personas y lasobligaciones del Estado con las personas; pueden servir como evidencia para identificarabusos y el incumplimiento de la ley o las reglamentaciones existentes

    La desorganizacin documental est asociada con una baja probabilidad de serdescubierto y por lo tanto, altos niveles de corrupcin, al dificultar las auditorias, ladeterminacin de responsabilidades y la construccin de procesos de evidencia para yen juicios

    Un Sistema de Gestin de Documentos y Archivos bien conformado hace posiblerastrear y controlar los trmites, mejorar y controlar el acceso a los datos y recuperar lainformacin de forma rpida y segura a bajos costos

    Villareal, Rafael (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 9

    Cmo hacemos para que los archivos funcionen

    Aplicando la Gestin Documental

    Es el proceso archivstico sistemticamente encaminado al eficiente,eficaz y efectivo manejo y organizacin de la documentacin produciday recibida por una entidad, desde su origen (produccin deldocumento), hasta su destino final (eliminacin o la conservacinpermanente), con el objeto de facilitar su produccin, trmite, utilizaciny conservacin, a travs de una poltica institucional inmersa en sugestin administrativa

    Su aplicacin en las organizaciones se realiza a travs de la Norma ISO15489 (2001) de Gestin de Documentos

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 10

    Gestin Documental, transparencia y corrupcin

    ProduccinDocumental

    Creacin Recepcin

    Registro y Control

    Distribucin y trmite

    Organizacin Instalacin

    Preservacin

    Consulta y recuperacin

    Disposicin final

    Conservacin permanente

    Eliminacin

    La ausencia o no aplicacin de estos procesos archivsticos trae como consecuencia falta de transparencia administrativa y apa la corrupcin

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 11

    Gestin Documental, transparencia y corrupcin

    ProduccinDocumental

    Creacin Recepcin

    Registro y Control

    Distribucin y trmite

    Organizacin Instalacin

    Preservacin

    Consulta y recuperacin

    Disposicin final

    Conservacin permanente

    Eliminacin

    La ausencia o no aplicacin de estos procesos archivsticos trae como consecuencia falta de transparencia administrativa y apa la corrupcin

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 12

    Cmo hacemos para que los archivos funcionen

    NO APLICACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL (REGISTRO)

    FACTOR DE RIESGO DESCRIPCIN POSIBLES CONSECUENCIAS PONDERACIN

    Descentralizacin de ladistribucin de documentos

    Diferentes funcionarios de laorganizacin distribuyen a sucriterio las comunicaciones ydocumentos oficiales que sereciben y despachan

    No existen registros vlidos de ladistribucin de los documentos,con facilidad puede ocultarse outilizarse inapropiadamenteinformacin

    ALTO RIESGO

    Ausencia de normasrelacionadas con eldireccionamiento dedocumentos

    Los registros de entrega decomunicaciones u documentosoficiales no existen o el tipo deinformacin que incluyen varade acuerdo con el criterio decada funcionario, no se hadefinido quin debe recibir losdocumentos en cada oficina

    Prdida de documentos,ocultamiento de documentos,utilizacin indebida deinformacin privilegiada

    ALTO RIESGO

    Ausencia deprocedimientos ymecanismos apropiados dedistribucin decomunicaciones einformacin

    No se distribuye oportunamentela informacin y los documentoshacia los usuarios internos yexternos

    Los usuarios internos y externosno cuentan con informacin demanera oportuna. Los obliga aconseguir la informacin ydocumentos a travs de otrosmedios

    ALTO RIESGO

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 13

    Gestin Documental, transparencia y corrupcin

    ProduccinDocumental

    Creacin Recepcin

    Registro y Control

    Distribucin y trmite

    Organizacin Instalacin

    Preservacin

    Consulta y recuperacin

    Disposicin final

    Conservacin permanente

    Eliminacin

    La ausencia o no aplicacin de estos procesos archivsticos trae como consecuencia falta de transparencia administrativa y apa la corrupcin

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 14

    Cmo hacemos para que los archivos funcionen

    NO APLICACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL (ORGANIZACIN)

    FACTOR DE RIESGO

    PROBLEMAS RIESGOS PONDERACIN

    Falta de procesosde clasificacindocumental en laorganizacin,respetando losprincipioscientficos de laarchivologa

    Acumulacin de documentos sin organizacindesde su produccin hasta el momento quedebiera realizarse su disposicin: CaosarchivsticoDuplicidad de documentos y expedientesDesagregacin de expedientes sin criterioarchivsticos, en distintas carpetas ydependenciasAusencia de responsabilidad en el uso,manipulacin y consulta de los expedientesInaplicabilidad de la gestin de documentosGeneracin de fondos acumulados en soportepapel y/o electrnico (Depsitos dedocumentos mal llamados Archivos Muertos)

    Congestin y desorden documental quepropicia prdida, desaparicin,ocultamiento, sustraccin o suplantacinde documentosPrdida de acciones judiciales, fiscales yde participacin competitiva enconvocatorias tcnicas, administrativas,etc Tramitologa excesiva que dificulta lagestin administrativa y hace ineficientela organizacin, propiciando sobornosLa ineficiencia se hace complice de lacorrupcinAumento de costos administrativos y degastos innecesariosFacilita la destruccin indiscriminada dedocumentos sin los debidos procesos devaloracin y eliminacinCaos archivstico en cualquier soporte,sinnimo de corrupcin

    ALTO RIESGO

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 15

    Gestin Documental, transparencia y corrupcin

    ProduccinDocumental

    Creacin Recepcin

    Registro y Control

    Distribucin y trmite

    Organizacin Instalacin

    Preservacin

    Consulta y recuperacin

    Disposicin final

    Conservacin permanente

    Eliminacin

    La ausencia o no aplicacin de estos procesos archivsticos trae como consecuencia falta de transparencia administrativa y apa la corrupcin

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 16

    Cmo hacemos para que los archivos funcionen

    NO APLICACIN DE LA GESTIN DOCUMENTAL (ELIMINACIN)

    FACTOR DE RIESGO

    PROBLEMAS RIESGOS PONDERACIN

    Falta reglamentarel procedimientopara laeliminacindocumental

    Ausencia de procedimientos apropiados paraabordar el proceso de eliminacinEliminacin de documentos sin valoracinprevia, y estudio de su uso y vigencia Ausencia de responsabilidad en el proceso singarantizar la destruccin manual o mecnicade los documentosAusencia de normas para abordar el procesode eliminacin Congestin en la atencin de consulta, debidoa la conservacin de grandes masasdocumentales

    Venta ilegal de documentos Conservacin de documentos que no lorequieren, por falta de criterios,valoracin de documentos y aplicacinde los correspondientes instrumentosarchivsticos Eliminacin de documentos vigentespara favorecer intereses Eliminacin de documentos de valorhistrico, generando prdida dedocumentacin patrimonial Soborno a funcionarios para eliminardocumentacin que comprometeacciones de funcionarios o de terceros Prdida de acciones judiciales, fiscalesy de participacin en convocatorias poreliminacin de expedientes probatorioso sustantivos

    ALTO RIESGO

    Cachiotis, Jorge (2006)

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 17

    Premisas ante el fenmeno de falta de transparencia administrativa como fuente decorrupcin:

    1. En un Estado de Derecho, los actos rutinarios de la Administracin se expresan endocumentos (recibir, producir, enviar y usar documentos)

    2. Los documentos se hallan y debera estar integrados en Sistemas de Gestin deDocumentos y Archivos, los cuales permiten que Administracin subsista y actecoherentemente. Si no existen archivos o estn desorganizados es imposible hablar deadministracin coherente y transparente

    3. Toda Administracin pblica o privada para ser eficiente y transparente debe aplicardirectrices tcnicas archivsticas normalizadas, por lo tanto, la aplicacin de la Gestin deDocumentos (Norma ISO 15489) es proporcionalmente directa a los resultados en la luchacontra la corrupcin

    4. La aplicacin de la legislacin nacional en materia de archivo en la Administracin Pblicaesta proporcionalmente vinculada a la lucha contra la corrupcin, la transparencia yeficiencia administrativa

    5. Toda organizacin pblica debera aplicar programas de gestin documental coordinados porprofesionales de la archivologa que acten bajo principios ticos y tcnicos que garanticenla efectividad de las acciones

    Gonzlez, Sara (2006)

    Archivos, transparencia y corrupcin

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 18

    Premisas ante el fenmeno de falta de transparencia administrativa como fuente decorrupcin:

    6. Una administracin con documentos organizados es una administracin clara, no tiene quocultar nada, y su accionar est a la vista para ser juzgada por los ciudadanos

    7. Los documentos son fundamentales para la propia gestin y planeacin administrativa ypara la toma de decisiones pertinentes y oportunas

    8. Los archivos deben ser verdaderos centros documentales para el reconocimiento dederechos de los ciudadanos (derecho al trabajo, a los servicios de salud, al pago porindemnizaciones por fallas del Estado, etc.)

    9. Los archivos apoyan la rendicin de cuentas sobre las actividades de las organizaciones y laAdministracin

    10. Un elemento para contrarrestar la vulnerabilidad de las instituciones a la corrupcin, esadecuado funcionamiento de los sistemas institucionales (estructuras organizativas,organizacin funcional), as como la definicin, simplificacin y difusin de sus procesos

    11. La recepcin y envo de documentos, as como el seguimiento a trmites administrativos esun requisito indispensable para mejorar los niveles de transparencia de la gestin pblica(Registro de Documentos)

    Gonzlez, Sara (2006)

    Archivos, transparencia y corrupcin

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 19

    Premisas ante el fenmeno de falta de transparencia administrativa como fuente decorrupcin:

    12. La sobreproduccin documental es evidencia de la falta de revisin y simplificacin de losprocesos

    13. La inexistencia de Sistemas de Gestin de Documentos y Archivos e inclusive de un ArchivoGeneral en las instituciones a objeto que coordine la actividad archivstica de unaorganizacin pblica o privada, trae como consecuencia directa el desorden documental, laacumulacin de documentos y la prdida del patrimonio de la organizacin

    14. El acceso a la informacin pblica tan publicitada en iniciativas de transparencia y eficienciacomo Gobierno en Lnea o Agendas de Conectividad e Informacin, pierden eficacia sinoestn acompaadas por medidas relacionadas con la simplificacin de los procesos, ladisminucin de la produccin documental, la organizacin y tratamiento de los documentos,la eliminacin normada de documentos, etc.

    15. La labor del funcionario pblico debe estar perfectamente vinculada a las tareas archivsticasy a la aplicacin de valores ticos y morales en el manejo de los documentos

    16. Una seal de gobernabilidad y transparencia es la proteccin de datos privados yconfidenciales de los ciudadanos, en mutua concordancia de la aplicacin de los estamentoslegales nacionales e internacionales

    Gonzlez, Sara (2006)

    Archivos, transparencia y corrupcin

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 20

    Archivos, organizacin y transparencia

    Bibliografa:

    Archivo General de la Nacin (2006). Archivos desorganizados fuente decorrupcin administrativa. Santaf de Bogot: Archivo General de la Nacin,Asociacin Latinoamericana de Archivos, Programa ADAI de Cooperacin.

    Snchez, Arcngel y Rondn Martha. (2008). Legislacin archivsticavenezolana: una contribucin para la consolidacin de la gestin de archivosen Venezuela. En: Enlace : Revista Venezolana de Informacin, tecnologa yconocimiento, vol. 5, N 2.

    IV SEMINARIO INTERNACIONAL

    ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA:GARANTA DE DEMOCRACIA

    Caracas, 21 de Octubre de 2010

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 21

    Universidad Central de VenezuelaFacultad de Humanidades y Educacin

    Escuela de Bibliotecologa y Archivologa

    IV SEMINARIO INTERNACIONAL

    ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA:GARANTA DE DEMOCRACIA

    [email protected]://www.proyectosarchicom.com

    Twitter: @rchicom

    Caracas, 21 de Octubre de 2010

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 22

    Archivos y derechos humanos

    Declaracin Universidad de los Derechos Humanos10 de diciembre de 1948 por la Organizacin de las Naciones Unidas

    Artculo 19.- Todo individuo tiene derecho a la libertad de opinin y deexpresin; este derecho incluye el de no ser molestado a causa de susopiniones, el de investigar y recibir informaciones y opiniones, y el dedifundirlas, sin limitacin de fronteras, por cualquier medio de expresin.

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 23

    Archivos y derechos humanos

    Convencin Americana sobre los Derechos Humanos San Jos de Costa Rica el 22 de noviembre de 1969

    Artculo 13.- Toda persona tienederecho a la libertad depensamiento y de expresin. Estederecho comprende la libertad debuscar, recibir y difundirinformaciones e ideas de todandole, sin consideracin defronteras, ya sea oralmente, porescrito o en forma impresa oartstica, o por cualquier otroprocedimiento de su eleccin

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 24

    Archivos y derechos humanos

    Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela - Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.453 de fecha 24-03-2000

    Artculo 28.- Toda persona tiene el derecho de acceder a la informaciny a los datos que sobre s misma o sobre sus bienes consten enregistros oficiales o privados, con las excepciones que establezca laley, as como de conocer el uso que se haga de los mismos y sufinalidad, y de solicitar ante el tribunal competente la actualizacin, larectificacin o la destruccin de aquellos, si fuesen errneos oafectasen ilegtimamente sus derechos. Igualmente, podr acceder adocumentos de cualquier naturaleza que contengan informacin cuyoconocimiento sea de inters para comunidades o grupos de personas.Queda a salvo el secreto de las fuentes de informacin periodstica y deotras profesiones que determine la ley.

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 25

    Archivos y derechos humanos

    Artculo 48.- Se garantiza el secreto e inviolabilidad de lascomunicaciones privadas en todas sus formas....

    Artculo 143.- Los ciudadanos y ciudadanas tienen derecho a serinformados e informadas oportuna y verazmente por la AdministracinPblica, sobre el estado de las actuaciones en que estn directamenteinteresados e interesadas, y a conocer las resoluciones definitivas que seadopten sobre el particular. Asimismo, tienen acceso a los archivos yregistros administrativos, sin perjuicio de los lmites aceptables dentro deuna sociedad democrtica en materias relativas a seguridad interior yexterior, a investigacin criminal y a la intimidad de la vida privada, deconformidad con la ley que regule la materia de clasificacin dedocumentos de contenido confidencial o secreto. No se permitir censuraalguna a los funcionarios pblicos o funcionarias pblicas que informensobre asuntos bajo su responsabilidad.

    Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela - Gaceta Oficial Extraordinaria N 5.453 de fecha 24-03-2000

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 26

    Archivos y corrupcin

    La corrupcin socava la legitimidad de las instituciones pblicas, atenta contrala sociedad, el orden moral y la justicia, as como contra el desarrollo integral delos pueblos;

    Artculo 11: A los fines de impulsar el desarrollo y la armonizacin de laslegislaciones nacionales y la consecucin de los objetivos de esta Convencin,los Estados Partes estiman conveniente y se obligan a considerar la tipificacinen sus legislaciones de las siguientes conductas:

    a. El aprovechamiento indebido en beneficio propio o de un tercero, por parte deun funcionario pblico o una persona que ejerce funciones pblicas, decualquier tipo de informacin reservada o privilegiada de la cual ha tenidoconocimiento en razn o con ocasin de la funcin desempeada.

    Convencin Interamericana contra la corrupcin

    Del 29 de marzo de 1996

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 27

    Archivos y corrupcin

    Gaceta Oficial Extraordinario 5.637 del 07-04-2.003 / 4 Artculos

    Artculo 66. El funcionario pblico que utilice, para si o para otro,informaciones o datos de carcter reservado de los cuales tengaconocimiento en razn de su cargo, ser penado con prisin de uno (01)a seis (6) aos y multa de hasta el cincuenta por ciento (50%) delbeneficio perseguido u obtenido, siempre que el hecho no constituyaotro delito. Si del hecho resultare algn perjuicio a la AdministracinPblica, la pena ser aumentada de un tercio (1/3) a la mitad (1/2).

    LEY CONTRA LA CORRUPCIN

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 28

    Archivos y corrupcin

    Gaceta Oficial Extraordinario 5.637 del 07-04-2.003 / 4 Artculos

    LEY CONTRA LA CORRUPCIN

    Artculo 76. Cualquier persona que falseare u ocultare intencionalmentelos datos contenidos o que deba contener su declaracin jurada depatrimonio, as como los que se les requieran con ocasin de laverificacin de la misma, o estuviere en rebelda en su presentacin o en elsuministro de informacin en la auditoria patrimonial, ser castigadocon prisin de uno (1) a seis (6) meses y se proceder a su destitucinsi se encuentra en el ejercicio del cargo.

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 29

    Archivos y corrupcin

    Gaceta Oficial Extraordinario 5.637 del 07-04-2.003 / 4 Artculos

    LEY CONTRA LA CORRUPCIN

    Artculo 77. El funcionario pblico que particular que expida unacertificacin falsa, destinada a dar fe ante la autoridad o ante particulares,de documentos, actas, constancias, antigedad u otras credenciales,que puedan ser utilizadas para justificar decisiones que causen daosal patrimonio pblico, ser penado con prisin de seis (6) meses a dos(2) aos.

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 30

    Archivos y corrupcin

    Gaceta Oficial Extraordinario 5.637 del 07-04-2.003 / 4 Artculos

    LEY CONTRA LA CORRUPCIN

    Artculo 78. Cualquiera que ilegalmente ocultare, inutilizare, alterare,retuviere o destruyera, total o parcialmente, un libro o cualquier otrodocumento que curse ante cualquier rgano o ente pblico, serpenado con prisin de tres (3) a siete (7) aos.

    Podr disminuirse hasta la mitad la pena prevista en este artculo si el daoo perjuicio causado fuese leve y hasta la tercera parte (1/3) si fueselevsimo.

  • Title of the presentation | Date | N

    Prof. Arcngel Snchez 2010 Pgina N 31

    Universidad Central de VenezuelaFacultad de Humanidades y Educacin

    Escuela de Bibliotecologa y Archivologa

    IV SEMINARIO INTERNACIONAL

    ACCESO A LA INFORMACIN PBLICA:GARANTA DE DEMOCRACIA

    [email protected]://www.proyectosarchicom.com

    Twitter: @rchicom

    Caracas, 21 de Octubre de 2010