Termenul de „arhivă” ce-l vom utiliza cu insistenţă pe parcursul cursului de faţă are o dublă semnificaţie. Pe de o parte, desemnează ansamblul de documente deţinute sau create de o persoană fizică sau juridică, iar pe de alta, spaţiul propriu zis de depozitare al documentelor. Acest termen se foloseşte complementar definind anumite tipuri de arhivă ( arhiva istorică, arhiva curentă, arhiva de filme etc.). Arhivele conservă informaţii de o bogăţie şi utilitate consistente, reprezentând un necesar şi indispensabil depozit de cunoştinţe la care se apelează, inevitabil, pentru documentare. Cercetătorii din sfera ştiinţelor istorice au recurs şi recurg la acest tezaur de informaţii păstrat în depozitele arhivelor, pentru a obţine datele necesare în efortul lor de cunoaştere a trecutului. În acelaşi timp arhivele satisfac necesităţi de ordin practic ale instituţiilor, slujesc societatea, asigură evidenţa diferitelor activităţi. Tocmai de aceea lucrătorii din arhive (arhivişti sau arhivari) şi-au câştigat un loc bine meritat în lumea documentariştilor.

Ştiinţa arhivelor sau arhivistica are ca obiect de cercetare arhiva. În sfera ei de interes intră izvoarele scrise pe suporţi friabili pe baza cărora se efectuează cercetări fundamentale şi aplicative pentru stabilirea soluţiilor optime de ordonare, selecţionare, inventariere, conservare şi valorificare a documentelor. Primele lucrări de arhivistică le datorăm lui Johan Peter Zwengel, Iacob de Raemingen, Bonifaciu Baltasar, George Aebltin care tratează modul de organizare a arhivei de registratură pe baza experienţei practice. Astăzi, arhivistica se structurează în două mari ramuri: teoria arhivistică (istoricul arhivelor, dreptul arhivistic, terminologie, metodologie) şi practica arhivistică (registratură, evidenţă, selecţionare, valorificare).

1. ISTORICUL ARHIVELOR ROMÂNEŞTI

În istoria arhivelor româneşti se pot distinge trei mari perioade: a. arhiva la destinatar; b. arhiva la emitent (sau de registru); c. arhiva de registratură.

a. Arhiva la destinatar – se întinde pe parcursul secolele al XV-lea şi al XVI-lea. Actele se întocmeau într-un singur exemplar, ce se păstra la beneficiar. Cu alte cuvinte, emitenţii nu păstrau copii după actele emise şi, în consecinţă, arhivele se constituiau la beneficiarii actelor (oraşe, mănăstiri, particulari, dregători).

b. Arhiva la emitent (sau de registru) – este specifică secolelor al XVII-lea şi al XVIII-lea şi se caracterizează prin faptul că emitenţii îşi păstrau copii ale actelor emise, spre a le confrunta, la nevoie, cu originalele aflate la destinatari (confirmări de privilegii, danii, tratate etc.). În multe situaţii, arhivele la emitenţi au avut o nu tocmai fericită. De pildă, arhivele domneşti au pierit o dată cu reşedinţele domneşti, sau dregătorii ieşiţi din funcţiune plecau cu arhivă cu tot. Astfel, au rămas ca certitudine, arhivele

create la destinatar (mănăstiri, boieri, orăşeni, bresle şi chiar ţărani liberi). Cu aceste arhive s-au îmbogăţit, în secolele al XIX-lea şi al XX-lea, Arhivele Naţionale, cunoscându-se faptul că fiecare mănăstire avea arhivă (ce cuprindea pe lângă actele ecleziastice şi acte civile), ca şi o mare a oraşelor şi târgurilor (de exemplu târgul Hârlău avea, în 1587, un „Catastih” în care se transcriau acte privind proprietatea locuitorilor). În Transilvania, principalele oraşe (Alba Iulia, Aiud, Baia Mare, Bistriţa, Braşov, Cluj, Dej, Sibiu, Sighetul Marmaţiei, Sighişoara, Târgu Mureş, Zalău etc.), dar şi breslele aveau arhive proprii, bine organizate. Foarte importante, până la 1526, au fost arhivele „locurilor de adeverire” sau de încredere (loca credibilia) din alba Iulia şi Cluj-Mănăştur. Aici se eliberau şi păstrau documente cu o mare valoare juridică, precum diplome de înnobilare şi proprietate. Ele au jucat, împreună cu cancelaria voievodală, rolul de arhivă generală.

c. Arhiva de registratură – debutează la mijlocul secolului al XVIII-lea şi coincide, în Transilvania, cu sistemul înregistrării actelor şi constituirea dosarelor. La începutul secolului al XIX-lea, acest sistem s-a extins şi în Moldova şi Ţara Românească.

În Transilvania, în timpul dominaţiei habsburgice (1691 – 1867) arhive de mare valoare au creat organele centrale ale administraţiei de stat: Cancelaria Aulică transilvană, cu sediul la Viena (1693 – 1848 şi 1860 – 1872); Guberniul Regesc din Transilvania, cu sediul la Sibiu (1693 – 1848 şi 1860 – 1867); Tabla Regească (instanţă judecătorească de apel, cu sediul la Sibiu (din 1786); Tezauriatul Minier al Transilvaniei (înfiinţat în 1693). Să amintim arhivele ecleziastice din Blaj, Sibiu, Oradea sau cele constituite pe lângă muzee şi biblioteci (Muzeul Bruckenthal din Sibiu, Muzeul Secuiesc din Târgu Mureş, Biblioteca Universităţii din Cluj, Biblioteca Batthyaneum din Alba Iulia etc.).

La începutul secolului al XIX-lea, ca urmare a receptării ideilor europene, în Ţările Române putem constata o schimbare de atitudine faţă de arhive. Acum se efectuează paşi însemnaţi în organizarea arhivelor instituţiilor din cele două principate. Prin ordinul din 12 iulie 1828 s-a interzis păstrarea documentelor publice, la casele lor, de către dregătorii din Moldova. Un an mai târziu, Divanul Moldovei trimite tuturor instituţiilor, un ordin prin care atrage atenţia asupra necesităţii păstrării „delilor” (dosarelor) în ordine şi în încăperi „fără de primejdii de tot felul, de neaşteptate nenorocite întâmplări”. În 1830, isprăvniciile sunt obligate să prezinte inventarul dosarelor alcătuite, încheiate şi neîncheiate.

Prin Regulamentul Organic s-a deschis o nouă etapă în organizarea arhivelor din Principatele Române. Astfel, în Ţara Românească, la 1 mai 1831 a luat fiinţă la Bucureşti Arhiva Statului sub supravegherea Ministerului din Lăuntru (de Interne), iar în Moldova, la Iaşi, s-a crea o instituţie similară (1 ianuarie 1832) subordonată Ministerului Justiţiei. Ele aveau sarcina de a

depozita şi proteja arhivele ce nu mai prezintă utilitate practică pentru instituţiile care le-au creat.

Unirea Principatelor (1859) a determinat şi unificarea celor două servicii, fapt ce s-a realizat prin ordonanţa domnească din 4 aprilie 1862, înfiinţându-se, la Bucureşti, Direcţia Generală a Arhivelor Statului aşezată sub tutele Ministerului Cultelor şi Instrucţiunii Publice. Au urmat în 1863, 1864, 1869 şi 1872 alte reglementări ale activităţii arhivistice care au îmbunătăţit munca în acest segment cultural. Trebuie să subliniem faptul că până în 1925, Arhivle Statului şi-au ordonat activitatea în conformitate cu Regulamentul nr. 1236 din 11 iulie 1872 care a stabilit procedura de depunere a actelor şi circulaţia acestora (printre altele a interzis scoaterea actelor de pe teritoriul statului).

În Transilvania, situaţia politică nu a permis înfiinţarea unei mari arhive în care să fie concentrarea principalele documente ale istoriei sale. Doar la Sibiu s-a constituit, în 1876, singura arhivă publică, cea a oraşului Sibiu şi a naţiunii săseşti. O explicaţie a acestei situaţii o reprezintă faptul că arhivele de stat austriece şi ungureşti au avut la bază principiul centalizării. Numai la Viena şi Budapesta au existat arhive de stat. Înfiinţarea Arhivelor Naţionale Maghiare (1875) a fost urmată de transferul, la Budapesta, a fondurilor arhivistice vechi create în Transilvania.

Unirea din 1918 a deschis, şi în domeniul abordat de noi, perspective şi prefaceri consistente. În Basarabia, demersurile pentru arhivelor şi integrarea lor în sistemul românesc au început încă din 1918 sub conducerea unei comisii având ca membrii personalităţi precum: Pantelimon Halippa, Paul Gore. În Bucovina, „Arhiva Ţării” înfiinţată încă din 1907 la Cernăuţi, s-a reorganizat, primul director a fost istoricul Teodor Bălan. Organizarea Arhivelor Statului în Transilvania a căzut în sarcina Direcţiei Generale a Arhivelor Statului (condusă de Dimitrie Onciul) şi Comisia pentru organizarea Arhivelor din Transilvania (coordonată de prof. univ. Alexandru Lapedatu). Consiliul Dirigent a înfiinţat, prin hotărârea din 15 martie 1920, la Cluj, o filială a Arhivelor Statului care urma să cuprindă documente legate de trecutul românilor din Transilvania. Primul director al acestei instituţii a fost Zenovie Pâclişanu care la scurt timp, demisionează. În octombrie 1922 a fost numit istoricul Ştefan Meteş care, cu sprijinul colaboratorilor, a reuşit să rezolve o parte din problemele noii instituţii.

Prin Legea privind organizarea Arhivelor Statului, de inspiraţie franco-italiană (1925) a fost impus principiul descentralizării, constituindu-se, pe lângă Direcţia Generală din Bucureşti, încă patru direcţii regionale: la Iaşi pentru Moldova, la Cluj pentru Transilvania, La Chişinău pentru Basarabia şi la Cernăuţi pentru Bucovina. Aceeaşi lege introduce dreptul Arhivelor Statului de control asupra arhivelor publice, de asemenea, interzice

distrugerea sau înstrăinarea documentelor (acest lucru se putea realiza doar cu aprobarea Arhivei Statului).

Teritoriul extins pe care îl aveau fiecare din regionalele de mai sus sub control (cea din Cluj avea 22 de judeţe) a impus înfiinţarea de noi filiale. Astfel, în 1931s-a înfiinţat Direcţiunea Arhivelor Statului pentru Oltenia (condusă de Constatntin D. Fortunescu); în 1937 s-a constituit Direcţiunea Regională Banat a Arhivelor Statului având ca director pe Ioachim Miloia. Tot în acelaşi an s-a constituit Subdirecţia de la Năsăud (sub coordonarea lui Iuliu Moisil), iar în 1939 s-a înfiinţat Direcţiunea din Braşov (primul director a fost Constantin Sassu)

1.2. ARHIVELE STATULUI ÎN PERIOADA COMUNISTĂPornindu-se de la Legea organizării administrativ teritoriale (1950) şi

pe baza Decretului nr. 17/1951, s-a trecut la reorganizarea Direcţiei Generale a Arhivelor Statului. Direcţia a fost trecută sub tutele Ministerului Afacerilor Interne, iar în locul vechii legislaţii abrogate s-a introdus modelul sovietic. Astfel vechea denumire au fost înlocuite cu aceea de „servicii regionale” pentru cele care îşi aveau sediul în oraşele de reşedinţă regionale. Fiecare serviciu regional avea un anumit număr de filiale cu sediul în oraşele de reşedinţă raionale. Prin alte câteva hotărâri ale Consiliului de Miniştrii şi decrete s-a încheiat, în scurt timp, procesul de sovietizare al organizării şi funcţionării arhivelor româneşti.

Anul 1968 a adus, prin Legea nr. 57 privind reorganizarea administrativ teritorială, alte transformări organizatorice ale arhivelor. În fiecare reşedinţă de judeţ s-a constituit, în locul serviciilor regionale, câte o filială a Arhivelor Statului aflate sub tutela Direcţiei Generale a Arhivelor Statului cu sediul la Bucureşti, direcţie menţinută în cadrul Ministerului de Interne. Şi în plan legislativ au avut loc schimbări. Prin Decretul nr. 472/1971, devenit apoi Legea 20/1974, s-a creat un cadru nou de lucru. Autoritatea Arhivelor Statului s-a extins asupra tuturor documentelor, inclusiv a celor aparţinând bisericii şi persoanelor fizice. A fost definită componenţa Fondului Arhivistic Naţional, noţiune cu mult mai largă decât cea de Fond Arhivistic de Stat, în care intrau următoarele categorii de documente: acte, corespondenţă oficială şi particulară, memorii, manuscrise ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice, planuri, hărţi, filme, diapozitive, plăci foto, înregistrări fonetice şi video, jurnale, chemări, proclamaţii, afişe, schiţe, desene, proiecte, ştampile, sigilii cu valoare istorică sau documentară. Tot acum, începe constituirea Fondului de asigurare, prin microfilmare, pentru documentele de importanţă maximă. Pe lângă minusurile ei (de natură politico-ideologică) această legislaţie a avut meritul de a asigura oportunitatea achiziţionării a numeroase documente, de la culte şi persoane

fizice, privind istoria naţională care s-au conservat mult mai bine în spaţiu şi microclimatul oferite de Arhivele Statului.

Noile realităţi politice şi sociale de după decembrie 1989 au impus schimbarea cadrului legislativ, mai ales din dorinţa de a asigura accesul tuturor cercetătorilor români şi străini la documente, fapt realizat prin Legea 40 din 1990 şi Hotărârea de Guvern nr. 769/1991. Pe de altă parte, lipsa de fermitate legislativă a dus, în condiţiile desfiinţării sau falimentarii a numeroase instituţii şi/sau societăţi comerciale, la pierderea sau fragmentarea unor fonduri arhivistice. Abia în aprilie 1996, după trei ani de dezbateri parlamentare, s-a reuşit promulgarea Legii Arhivelor Naţionale (16/1996) care împreună cu Normele Tehnice privind desfăşurarea activităţii în Arhivele Naţionale (1996) reglementează şi astăzi activitatea arhivistică.

Directorii generali ai Arhivelor Naţionale din România: Grigore Bengescu II (1862-1864); Cezar Bolliac (1864-1866); Grigore N. Manu (1866-1869); C. D. Aricescu (1869-1870); Bogdan Periceicu Haşdeu (1876-1900); Dimitrie Onciul (1900-1923); Alexandru Lapedatu (1923); Constantin Moisil (1923-1938); Aurelian Sacerdoţeanu (1938-1953); Vasile Maciu (1953-1956); Ion Paraschiv (1956-1960); Nicolae Dinu (1960-1965); Gheorghe Titilieanu (1965-1973); Ionel Gal (1973-1984); Vasile Moise (1984-1990); Ioan Munteanu (1900-1991); Ioan Scurtu (1991-1996); Corneliu Mihail Lungu (1996).

1.3. CLASIFICAREA ARHIVELORColecţia arhivistică reprezintă un ansamblu de documente a căror

adunare laolaltă s-a făcut prin alegere sau din întâmplare; sunt documente care au fost grupate de o organizaţie, de o familie sau de o persoană fizică conform unui anumit criteriu (tematic, cronologic, particularităţi externe, lingvistic) fără a se ţine cont de provenienţa lor. Colecţia are mai mulţi creatori ai documentelor care de multe ori au fost create în locuri diferite, la intervale de timp diferite, pot avea o tematică diferită dar au formă şi raporturi asemănătoare.

S-a dovedit că nu tipul trebuie să fie norma de selecţionare a arhivelor, ci utilitatea lor. Doar teoretic, s-a fixat alt criteriu: arhive vii, necesare administraţiei curente şi arhive moarte, care nu mai îndeplineau acest oficiu.

Clasificare arhivelor este necesară din considerente teoretice şi practice. Exista mai multe criterii de clasificare:

a. După deţinerea arhivelor:- arhive deţinute de organizaţiile creatoare de arhivă;-        arhive ale Arhivelor Naţionale;-        arhive deţinute de alte organizaţii şi persoane particulare.b. După etapele procesului de formare a arhivelor:

-        arhive curente (de registratură);-        arhive de depozit;- arhive istorice (permanente).c. După orânduirea socială:-        arhive feudale;-        arhive moderne;-        arhive capitaliste;- arhive socialiste.d. După etapele istoriei arhivelor:-        arhiva la destinatar (actul era necesar, dar grija păstrării lui revenea celui căruia îi era destinat şi care beneficia de conţinutul lui);-        arhiva la emitent (grija păstrării actului revine celui care îl creează);-        arhiva de registru (de pe actele emise se făcea o copie pentru o mai bună ordine şi evidenţă); copierea se făcea în registru;- arhiva de registru (se mai numeşte şi arhiva de secretariat sau

administrativă).e. După creatorii arhivelor:-        arhive centrale, create de instituţiile de conducere din stat;-        arhive administrative, create de: prefecturi, primării, consilii populare;-        arhive judecătoreşti sau judiciare, create de instituţii ca: Sfatul Domnesc, tribunale, curţi cu juri etc.;-        arhive poliţieneşti – provin de la instituţiile de la perioada modernă care aveau în sarcină menţinerea ordinii şi care erau organe executive ale statului;-        arhive economice, provenite de la instituţii care au avut atribuţii în diferite ramuri ale economiei şi cele provenite de la Ministerul Agriculturii, al Industriei şi al Comerţului;-        arhive statistice – fac parte din arhivele economice; apar în sec. al XIX-lea, prin înfiinţarea oficiilor statistice (1859);-   arhive militare – cuprind documente create de armata, Ministerul de Război, Marele Stat Major;-  arhive sanitare – aparţin unor instituţii create la sfârşitul sec. al XIX-lea; amintesc de leacuri pentru boli,  măsuri de prevenire, epidemii;-   arhive sociale ale unor organizaţii pe ramuri de producţie, constituite cu scopul de a-şi păstra interesele lor, de a-i organiza pentru obţinerea de privilegii (bresle şi corporaţii);-   arhive culturale – create de instituţii de cultură precum ASTRA, Ateneul Român, biblioteci, muzee;

-  arhive de învăţământ, slab reprezentate în feudalism, când existau şcoli pe lângă mănăstiri; după sec. al XIX-lea se organizează învăţământul, iar arhivele sunt create de şcoli, licee, universităţi;-  arhive ecleziastice, cele mai bogate arhive din perioada feudală până astăzi, cu documentele cele mai vechi;-  arhive personale – totalitatea actelor şi documentelor concepute, primite, adunate şi totodată conservate conştient de către o persoană;- arhive familiale – ansamblul actelor create şi primite de membrii unei familii, de familie ca persoană juridică sau de organe administrative ale familiei, care prin destinaţia lor s-au păstrat în proprietatea succesivă sau colectivă a acesteia.f. După materia subiacentă, există documentele scrise pe:-   hârtie, lemn, mătase, metal, papirus (material sub formă de foiţă, prelucrat din tulpina plantei numită papirus, pe care se scria în antichitate), pergament (material de scris obţinut din prelucrarea pieilor unor animale), scoarţa de copac.g. După modul de percepere de către om:-        arhive vizuale;-        arhive sonore;-        arhive audio-vizuale.

1.4. ÎNVĂŢĂMÂNTUL ARHIVISTICCu toate că primul proiect pentru înfiinţarea unei şcoli de paleografie

a fost realizat încă din 1862, o astfel de instituţie s-a constituit, sub titulatura de Şcoala Practică de Arhivari-paleografi, abia în 1924. În 1931, printr-un nou regulament de funcţionare, i s-a schimbat denumirea în Şcoala Superioară de Arhivistică şi Paleografie ce avea sarcina de a forma arhivişti, bibliotecari şi experţi grafici. Un an mai târziu, în urma modificării Legii Arhivelor, acest aşezământ primeşte o nouă denumire: Şcoala Specială de Arhivistică şi Paleografie, devenind instituţie de învăţământ superior. În 1938 primeşte numele de Şcoala de Arhivistică, pentru ca în 1948, în urma reformării învăţământului, să devină Institut de Arhivistică, Bibliologie şi Muzeografie. În 1950 este redusă la statutul de secţie în cadrul Facultăţii de Istorie a Universităţii „C. I. Parhon” din Bucureşti. Din 1956 a fost restrânsă doar la lucrări practice şi de seminar. Lipsa unei instituţii de rang universitar în domeniul arhivistic, a fost suplinită, din martie 1980, prin înfiinţarea Centrului de Perfecţionare a pregătirii de specialitate a cadrelor din sistemul Arhivelor Statului. După Revoluţia din 1989, în baza Legii Arhivelor Naţionale 16/1996, formarea, atestarea şi perfecţionarea personajului de specialitate se realizează prin Facultatea de Arhivistică şi prin Şcoala Naţională de Perfecţionare Arhivistică.

2. EVIDENŢA DOCUMENTELOR. CONSTITUIREA ARHIVEI CURENTE

2.1. ÎNREGISTRAREA ŞI REPARTIZAREA DOCUMENTELOR LA COMPARTIMENTE PENTRU REZOLVARE.

În demersul nostru de cunoaştere a activităţii arhivistice suntem obligaţi să ne bază pe legislaţia în vigoare. Sistemul actual de registratură are ca punct de plecare capitolul Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente din Legea arhivelor nr. 16/1996, unde se stipulează (art. 7): „Creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi să înregistreze şi să ţină evidenţa tuturor documentelor intrate, a celor întocmite pentru uz intern, precum şi a celor ieşite”. Mai multe detalii cu privire la înregistrarea documentelor sunt prezentate în articolele 8 şi 9 din Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin ordinul nr. 217 din 23 mai 1996.

Prima operaţiune obligatorie la care sunt supuse documentele oricărei instituţii este înregistrarea tuturor documentelor, operaţiune prin care se marchează existenţa oficială a lor. De subliniat că înregistrarea documentelor se realizează, după caz, în cadrul registraturii generale sau la compartimente. La registratura generală documentele se pot înregistra într-un singur registru de intrare-ieşire (detalii vezi anexa) sau concomitent în două sau mai multe registre (în acest caz documentele vor primi numere din doi în doi sau din patru în patru etc. pentru a se evita repetarea numerelor de înregistrare). După înregistrare, documentele intrate (primite) se predau la compartimente pe bază de condică sau borderou, sub semnătură (vezi anexa 2). La rândul lor, compartimentele trebuie să trimită la registratura generală soluţiile în vederea înregistrării şi expedierii lor.

A doua situaţie, înregistrarea documentelor la compartimente apare atunci când creatorul primeşte, emite şi întocmeşte pentru uz intern un număr mare de documente. Sarcina registraturii fiind aceea de a înscrie numărul de înregistrare atribuit de expeditor şi denumirea compartimentului la care se repartizează spre înregistrare şi rezolvare.

Înregistrarea documentelor se efectuează cronologic, în ordinea primirii lor, începând de la 1 ianuarie până la 31 decembrie ale fiecărui an.

În registrul de intrare-ieşire se vor preciza următoarele elemente: numărul de înregistrare; data înregistrării; numărul şi data documentului date de emitent; numărul filelor documentului; numărul anexelor; emitentul; conţinutul documentului pe scurt; compartimentul căruia i s-a repartizat; data expedierii; modul rezolvării; destinatarul; numărul de înregistrare al documentului la care se conexează şi indicativul dosarului după nomenclator, care se va stabili şi completa în registru după rezolvarea documentului.

Documentele care se referă la aceeaşi problemă se conexează la primul document înregistrat; în dreptul fiecărui document conexat se trece în rubrica corespunzătoare, numărul de înregistrare al documentului la care se face conexarea.

Documentele expediate din oficiu şi cele întocmite pentru uz intern se înregistrează ca şi documentele iniţiale, completându-se coloanele adecvate.În cazul documentelor expediate ca răspuns, acestea vor primi numărul de înregistrare al documentului la care se răspunde.

2.2. NOMENCLATORUL ARHIVISTICOperaţiunea de bază a registraturii este primirea, înregistrarea şi

repartizarea documentelor spre rezolvare. Fiecare document, după conţinut, urmează să fie repartizat la un dosar. Legislaţia arhivistică stabileşte că anual, documentele se grupează în dosare, potrivit problemelor şi termenelor de păstrare stabilite prin nomenclatorul dosarelor.

Prima operaţie în cadrul formării dosarului constă în aşezarea în bibliorafturi sau în mape a documentelor primite de la diferiţi corespondenţi, persoane juridice sau fizice, împreună cu documentele de răspuns (dacă au necesitat răspuns), cât şi cu anexele lor, conturându-se aşezarea documentelor în ordinea descrescătoare a numerelor de înregistrare. Aceasta este prima fază a formării dosarului în care evoluează, concomitent cu cea de rezolvare a lucrărilor, respectiv de constituire a documentelor.

Gruparea documentelor primite, expediate, cât şi a anexelor se face printr-un riguros discernământ, repartizându-se la aceeaşi mapă numai documentele care se referă la aceeaşi problemă şi cu acelaşi termen de păstrare, pe baza unor indicatori prestabiliţi, care însumează sub o formă determinată grupa de documente create într-o instituţie.

Nomenclatorul dosarelor se întocmeşte de fiecare creator pentru documentele proprii sub forma unui tabel în care se înscriu, pe compartimente de muncă, categorii de documente grupate pe probleme în termene de păstrare. El este un element analitic şi serveşte atât la registratură, în vederea repartizării documentelor intrate la compartimentele pentru rezolvare, cât mai ales compartimentelor pentru repartizarea documentelor după rezolvare în dosare, căci dosarul nu capătă această accepţiune decât în momentul când este încheiat şi perfectat.

Literatura de specialitate acordă nomenclatorului de dosare un loc important. Ideea constituirii dosarelor potrivit unui instrument asemănător nomenclatorului dosarelor a fost prezentă de la înfiinţarea Arhivelor Statului. Primele instrucţiuni de organizare a acestora dispuneau constituirea dosarelor create în decursul unui an pe bază de opise şi predarea lor la arhivă pe aceeaşi bază. Pe lângă acestea s-a indicat, ca documentele intrate să fie prescrise în

condici generale în ordinea intrării lor, iar în alte condici, numite alfabetice, să se înscrie documentele după alfabet.

Legislaţia arhivistică a statornicit ca instrument de constituire a arhivei curente nomenclatorul dosarelor, de existenţa şi aplicarea lui corectă depinzând toate activităţile ulterioare, respectiv: clasarea documentelor pe probleme şi termene de păstrare, constituirea unităţilor arhivistice, inventarierea lor, selecţionarea, valorificarea informaţiilor documentare etc.

O arhivă fără nomenclator, este un conglomerat eterogen de documente, a cărui reorganizare necesită o reclasare a actelor, deci o dublare a muncii. Constituirea documentelor pe baza nomenclatorului este sistemul cel mai economic şi, în acelaşi timp, operativ.

Nomenclatorul dosarelor este un tabel sistematic în care sunt desfăşurate, structura schemei de organizare a creatorului unităţii arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci ş.a.) concepute pe probleme şi termene de păstrare. El se întocmeşte de fiecare creator, după modelul din anexa nr.1.

În prima rubrică a nomenclatorului se trec denumirile compartimentelor de muncă, în ordinea în care figurează în schema de organizare a creatorului, şi se numerotează cu cifre romane.

În rubrica a doua se trec subdiviziunile compartimentelor de muncă şi se numerotează cu litere majuscule.

În rubrica a treia se trece, în rezumat, conţinutul documentelor ce constituie dosarul, fiecare dosar numerotându-se cu cifre arabe, începând cu nr.1 la fiecare compartiment de muncă.

În nomenclator se trece şi registrele, cartotecile, condicile şi alte materiale preconstituite.

Cifra romană, litera majusculă şi cifra arabă formează indicativul dosarului după nomenclator (ex: IA4). Indicativul poate fi format numai din litera majusculă şi cifra arabă (ex: B) sau numai din cifra arabă (ex: 4), dacă creatorul are ca părţi componente numai compartimente de muncă fără subdiviziuni sau mici compartimente de muncă. La înregistrarea documentelor, indicativul dosarului va figura în registrul de intrare-ieşire, la rubrica rezervată acestuia, ca şi pe fiecare document în parte.

În rubrica a patra a nomenclatorului se înscrie termenul de păstrare (ex: P,10,5,C.S.). Stabilirea lui se face ţinându-se seama de legile în vigoare, de importanţa practică pentru activitatea creatorului de documente şi, în mod deosebit, de importanţa ştiinţifică a informaţiilor pe care le conţin documentele. În dreptul grupelor de documente care se păstrează permanent se trece cuvântul “permanent” (prescurtat “P”) iar pentru acelea care se păstrează temporar, cifra care reprezintă numărul anilor cât se păstrează (1,3,5,10 etc). Dacă termenul de păstrare al unor grupe de documente nu poate fi stabilit cu certitudine, în momentul întocmirii nomenclatorului, sau dacă există motive să se presupună că, în anumite conjuncturi, informaţiile

documentelor pot avea importanţă ştiinţifică, lângă termenul de păstrare temporară se menţionează “C.S.” (comisie de selecţionare). La expirarea termenului de păstrare, aceste documente vor fi analizate de comisia de selecţionare şi, după caz, pot fi propuse pentru eliminare sau reţinute permanent.

Rubrica a cincia este destinată observaţiilor, unde se consemnează anumite detalii privind diferite dosare arhivistice.

Într-un dosar se grupează documente referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu termene de păstrare diferite (planuri, dări de seamă lunare, trimestriale, anuale ş.a.), se constituite dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare. Astfel, documentele cu valoare permanentă, care din nevoile practice ale creatorului există în mai multe exemplare, se păstrează în original într-un dosar cu termen permanent iar celelalte exemplare se păstrează într-un dosar separat cu menţiunea “cópii”, căruia i se dă un termen temporar. În această categorie se încadrează instrucţiunile şi normele metodologice de lucru, studiile şi documentele, ordinele circulare şi alte documente cu caracter aplicativ şi care se păstrează la o mapă de lucru, la compartimentul care execută acele atribuţii, dar ele se vor regăsi în arhiva creatorului la compartimentul emitent, în exemplarul original, cu semnăturile, aprobările şi avizele respective.

Atunci când în cadrul aceleiaşi probleme se creează documente cu termene de păstrare diferenţiate, în raport cu importanţa informaţiilor pe care le însumează, se grupează în dosare diferite, ex.: dosarele de prognoze, planuri de perspectivă şi documentaţiile corespunzătoare, planurile periodice, situaţiile decadale, lunare, trimestriale vor primi termene temporare de păstrare.

Nomenclatorul dosarelor elaborat de creator trebuie să cuprindă întreaga problematică şi să însumeze propunerile tuturor compartimentelor, în aşa fel încât nici o categorie de documente să nu rămână pe dinafară, întrucât aceste omisiuni pot duce ulterior, la încercări de asimilare prin analogie care, în final, provoacă pierderea individualităţii documentelor şi imposibilitatea nominalizării şi regăsirii lor.

Nomenclatorul dosarelor nu se modifică anual, ci numai atunci când se produc schimbări în structura creatorului de documente. Adică se înfiinţează noi comportamente de muncă sau subdiviziuni, nomenclatorul se completează cu denumirea acestora şi cu dosarele nou create. În cazul compartimentelor de muncă sau subdiviziunilor lor care îşi dezvoltă activitatea creând alte grupe de documente decât cele prevăzute iniţial, nomenclatorul se completează cu noile dosare. Când au loc însă reorganizări, restructurări de compartimente, schimbări de atribuţii etc, se întocmeşte un nomenclator nou.

De menţionat că în nomenclator trebuie să fie cuprinse şi documentele care prin informaţiile pe care le însumează au regim secret, şi care , în mod firesc, se constituie după aceleaşi reguli dar se păstrează separat, pe termene de păstrare. După expirarea termenului de păstrare cu caracter secret, aceste documente trec la arhiva generală pentru întregirea fondului.

Legislaţia arhivistică stabileşte responsabilitatea alcătuirii nomenclatorului dosarelor. Şeful fiecărui compartiment răspunde de întocmirea proiectului de nomenclator pentru documentele specifice compartimentului respectiv iar proiectele sunt centralizate de şeful compartimentului de arhivă şi se înaintează, în două exemplare, spre aprobare şi confirmare.

Nomenclatorul este aprobat de conducerea unităţii creatoare de documente şi se confirmă la nivel central de Arhivele Naţionale, şi al nivel local de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. După confirmare, nomenclatorul va fi difuzat la toate compartimentele, în vederea aplicării lui.

Un exemplar din nomenclator se află la registratura generală pentru a servi la repartizarea corespondenţei către compartimente precum şi pentru menţionarea în registrul de intrare-ieşire a indicativului dosarului unde s-a clasat lucrarea.

2.3. DOSARUL ARHIVISTICTermenul de “dosar” a urmat celui de “delă” care la rândul său s-a

desprins din termenul de “acta”. Primele instrucţiuni de organizare a arhivei în Ţara Românească şi Moldova, emise în anul 1831, fixau obligativitate creatorilor de arhivă de a grupa toate documentele care le creează, în dosare, pe probleme, iar în interiorul acestora, în ordine cronologică, după data primirii, urmată de conceptul de răspuns sau alte înscrisuri, apoi cusute după sistemul legătoriei de cărţi. Mai târziu, statutul administrativ din decembrie 1848, stabileşte şi alte detalii asupra dosarului, prin care limita grosimea lui, cerând ca acesta să nu depăşească 25 cm.

În Transilvania, organizarea actelor, în speţă a dosarelor, a avut un curs aparte. Aici, la sfârşitul secolului al XVIII-lea, a fost introdus sistemul de registratură, potrivit căruia actele dintr-un an au fost păstrate în strictă ordine cronologică, după numărul de înregistrare. Din această formă s-au desprins mai târziu diferite alte sisteme, printre care cel mai frecvent a fost acel al numărului de bază, adică de grupare a actelor referitoare la aceeaşi chestiune într-un singur loc. Paralel s-a dezvoltat şi sistemul fascicolelor, prin care se grupau la un loc, în clase pe probleme, toate chestiunile de acelaşi fel. Ambele sisteme reprezintă forma de tranziţie între sistemul cronologic de păstrare a actelor şi cel al dosarelor şi pregătesc terenul pentru introducerea sistemului modern al dosarelor.

Principalul mijloc utilizat la constituirea dosarelor este nomenclatorul arhivistic. La înregistrarea documentelor, atât în registrul de intrare-ieşire (ultima rubrică) cât şi pe fiecare act înregistrat trebuie să se noteze indicativul dosarului după nomenclator efectuându-se, astfel, corelaţia dinte registru şi document (II A 5). După ce fiecare act are înscris pe el aşa numitul indicativ al dosarului (II. A5) următoarea operaţie constă în repartizarea în bibliorafturi sau mape a documentelor. Pe coperta fiecărui biblioraft sau mape se va trece indicativul dosarului. Aşezarea documentelor în dosar se efectuează în ordinea înregistrării lor (ultimul document înregistrat este deasupra). Aceasta este etapa de formare a unui dosar. El devine unitate arhivistică în momentul în care problemele reflectate s-a stins

Urmează pregătirea unităţii arhivistice (dosarului) în vederea predării la compartimentul de arhivă al instituţiei sau societăţii respective. Prima operaţiune este ordonarea documentelor în dosar, cronologic, sau în cazuri speciale, după alte criterii (pe probleme, alfabetic, geografic, pe corespondenţi, nominal etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele noi dedesubt (în ordine crescândă a numerelor de înregistrare). La efectuarea acestei operaţii o atenţie deosebită se acordă răspunsurilor la actele de bază şi anexelor pentru a se asigura gruparea lor la documentele din care au fost desprinse.

Criteriul pe probleme sau tematic are ca finalitate grupare documentelor (pe un an) care se referă la aceeaşi temă sau problemă. Acest criteriu este cel mai răspândit.

Criteriul alfabetic se utilizează mai ales în cazul dosarelor de personal.

Criteriul geografic presupune gruparea documentelor pe arii geografice (se utilizează în cazul institutelor de topometrie, geologie, cartografie etc.

Criteriul pe corespondenţi constă în gruparea documentelor care se referă la acelaşi corespondent. Se utilizează mai ales în unităţile bancare a căror activitate este legată de o serie de corespondenţi (acordarea de credite, operaţii de debitate-creditate)

Criteriul nominal duce la gruparea documentelor după denumirea sau tipul lor (procese verbale, ordine, circulare, rapoarte, statistici, extrase de cont etc.).

Odată cu clasarea documentelor în cadrul dosarului se separă dubletele, notele de însemnări personale care au servit la redactarea referatelor, ciornele, actele care nu au legătură cu problema din dosar, fie că au fost repartizate greşit, fie că au fost consultate şi nu au fost puse la locul lor. Dubletele, ciornele, sunt înlăturate cu avizul comisiilor de selecţionare,

iar documentele care nu fac obiectul dosarului respectiv se trec la dosarul de care aparţin.

Documentele din fiecare dosar se leagă în coperte de carton (fără să împiedice citirea completă a textului). Într-un dosar intră o grupă de documente. În cazul în care pe o anumită temă, pe parcursul anului s-au adunat foarte puţine documente, ele pot fi aşezate în dosar alături de alte grupe de documente despărţite printr-o foaie nescrisă. Atenţie ! Nu se îndosariază decât în cazul în care documentele sunt apropiate ce şi conţinut şi au acelaşi termen de păstrare.

Dacă în documente se află obiecte mici (fotografi, desene etc), ele se vor pune în plic şi se vor coase în dosar împreună cu celelalte documente. Numerotarea filelor se efectuează cu creion negru, în colţul din dreapta sus al filei. Dosarele nu trebuie să depăşească 250-300 de file. În cazul depăşirii acestui număr, se formează mai multe volume ale aceluiaşi dosar (numerotarea se începe pentru fiecare volum, de la numărul 1).

Pe coperta dosarului se notează: denumirea societăţii, instituţiei; indicativul dosarului (după nomenclator); cuprinsul dosarului; data începerii; data încheierii; numărul de file; numărul volumului; termenul de păstrare şi numărul de inventar (ultimul se completează odată cu inventarierea documentelor). Înscrierea acestor elemente este necesară, întrucât prin ele se pot identifica dosarele în cadrul fondului arhivistic, se asigură o operativă integrare în fond sau compartiment şi constituie factori de asigurare a integrităţii fondului.

Certificarea unităţilor arhivistice (dosare, registre, condici, cartoteci) se efectuează pe o foaie nescrisă pusă la sfârşit pe care se consemnează „Prezentul dosar (registru, condică, cartotecă) conţine ……. file (în cifre şi în paranteze în litere). Se trece data, semnătura şi funcţia persoanei care efectuează această operaţie (anexa 4).

3. INVENTARIEREA DOSARELOR. PREDAREA LA COMPARTIMENTUL DE ARHIVĂ

Arhiva curentă reprezintă arhiva constituită din documentele primite, expediate sau întocmite pentru uz intern rezultate din activitatea zilnică a societăţii, instituţiei respective. Documentele sunt păstrate la compartimente timp de unu, doi ani (perioadă în care se constituie în dosare, potrivit nomenclatorului), inventariate pe termene de păstrare şi apoi depuse la arhiva unităţii.

Unităţile arhivistice (dosare, registre, condici etc) se predau la compartimentul de arhivă sau, în lipsa acestuia la arhiva unităţii (intrând în gestiunea arhivarului), pe bază de inventare întocmite pe compartimente, an şi termene de păstrare (anexa 5). Inventarul (întocmit în 3 exemplare pentru documentele nepermanente şi în 4 pentru cele permanente, din care unul rămâne la compartimente iar celelalte se depun odată cu dosarele la compartimentul de arhivă) cuprinde toate unităţile arhivistice cu acelaşi termen de păstrare create în decursul unui an de către un compartiment de muncă (un inventar pe 10, 5, 20, 50 de ani, permanent etc). Fiecare unitate arhivistică primeşte în inventar un număr curent distinct. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar, fiecare volum va primi un număr curent diferit.

În conformitate cu legea Arhivelor (16/1996), matricele sigilare (sigilii, ştampile), peliculele cinematografice, documentele foto, video şi informatice cu valoare istorică fac parte din Fondul Arhivistic Naţional, deci şi ele trebuie inventariate şi păstrate corespunzător (vom revenii, pe larg, asupra lor într-un capitol special).

La preluare, compartimentul de arhivă verifică fiecare dosar, urmărind respectarea modului de constituire a dosarelor şi concordanţa între conţinutul acestora şi datele înscrise în inventar. În cazul constatării unor neconcordanţe, ele se aduc la cunoştinţa compartimentului creator care efectuează corecturile ce se impun.

3.1. REGISTRUL DE EVIDENŢĂ CURENTĂÎn cele din urmă, unităţile arhivistice ajunse la compartimentul de

arhivă sunt ţinute în evidenţă prin consemnarea lor în registrul de evidenţă curentă (anexa 6). Acesta este un instrument de bază al arhivei unei societăţi, instituţii, în care sunt înregistrate inventarele fondurilor create şi deţinute, dar şi dinamica lor în decursul timpului (u.a. predate Arhivelor Naţionale; u.a. eliminate prin selecţionare etc). Cu alte cuvinte, registrul de evidenţă curentă poate fi numit un inventar al inventarelor. El are două părţi – „Preluări” şi „Ieşiri”. La „Preluări” se consemnează, în ordinea preluării de la compartimente, toate inventarele unităţilor arhivistice preluate. Fiecare

inventar se trece în registru separat, sub un alt număr de ordine. De pildă, dacă un compartiment va preda cinci categorii de inventare (permanente, 5 ani, 10 ani, 20 ani, 50 ani), fiecare categorie de inventar va fi trecută în registru sub un număr curent diferit. Pentru fiecare inventar se notează:

-        Numărul de ordine al inventarului-        Data preluării documentelor din inventarul respectiv-        Denumirea compartimentului de la care provine inventarul-        Datele extreme ale documentelor-        Totalul dosarelor din inventar-        Totalul dosarelor primite efectiv în arhivă din inventarul respectiv-        Numărul dosarelor lăsate la compartiment şi depuse ulterior

La capitolul “Ieşiri” se trec:-        Data ieşirii documentelor din evidenţă-        Unde s-a predat-        Denumirea, numărul şi data actului pe baza căruia au fost scoase din evidenţă- Totalul dosarelor ieşite

3.2. SCOATEREA DOSARELOR DIN EVIDENŢA ARHIVEIScoaterea dosarelor din evidenţa arhivei se face cu aprobarea

conducerii creatorilor sau deţinătorilor de documente şi cu confirmarea Arhivelor Naţionale, în urma selecţionării, transferului către altă unitate deţinătoare sau ca urmare a distrugerii provocate de evenimente neprevăzute.

Articolul 28 din Legislaţia arhivistică prevede că dosarele sunt scoase din evidenţa arhivei pe baza unuia din următoarele acte, după caz:

- Proces-verbal de selecţionare (vezi anexa 7). Se întocmeşte de către o comisie de selecţionare după expirarea termenilor de păstrare a documentelor.

- Proces-verbal de predare-preluare (vezi anexa 8), care se întocmeşte cu prilejul transferului documentelor către altă unitate

- Proces-verbal de constatare a deteriorării complete sau parţiale a documentelor sau a lipsei acestora (vezi anexa 9).

În toate trei cazurile, procesul verbal se întocmeşte în trei exemplare şi se aprobă de către conducerea unităţii. Un exemplar se trimite, pentru confirmare, la Arhivele Naţionale sau la direcţia judeţeană, unul rămâne la compartimentul care răspunde de arhivă şi unul la arhivă. După confirmarea Arhivelor Naţionale documentele se scot din evidenţă prin operarea în registru de evidenţă curentă.

4. ORDONAREA ŞI INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE ÎNAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI

ARHIVISTIC

În condiţiile în care aplicarea nomenclatorului arhivistic s-a realizat abia în 1957, o bună parte din documentele aflate în depozitele de arhivă nu sunt ordonate şi inventariate conform legislaţiei în vigoare. Tocmai de aceea, în Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente (1996) se stipulează la articolul 40: „documentele care se găsesc în arhivă neconstituite conform nomenclatorului se ordonează, inventariază şi selecţionează la compartimentul de arhivă. În acest sens se au în vedere:

- determinarea apartenenţei la fond (fondarea), ţinându-se seama de: denumirea destinatarului, ştampila de înregistrare, rezoluţie, conţinutul actului;

- ordonarea documentelor în cadrul fondului, după un criteriu stabilit (pe ani şi compartimente de muncă, iar în cadrul compartimentului, pe probleme, pe compartimente şi ani, iar în cadrul anului pe probleme, alfabetic etc.)

În cazul în care un dosar cuprinde documente din mai mulţi ani se ordonează la anul cel mai vechi al dosarului, fără a se lua în consideraţie datele documentelor anexate. Numerotarea dosarelor se face începând cu numărul 1, pe fiecare an”.

Până la trecerea la ordonarea documentelor este necesară o pregătire prealabilă ce presupune realizarea unui scurt istoric al instituţiei respective (sferă de activitate, mod de organizare, sediu, locul ei în sistemul aparatului de stat, profilul etc.), dar şi un cuprins al fondului respectiv în care să se precizeze anii extremi, cantitatea de documente, starea de conservare, valoarea documentar-istorică etc.

4.1. ORDONAREA DOCUMENTELOR PE FONDURI (FONDAREA)

În Normele Tehnice privind desfăşurarea activităţilor în Arhivele Naţionale (Bucureşti, 1996), termenul de fondare este definit ca fiind operaţiunea arhivistică de delimitare a documentelor aparţinând unui creator. Potrivit aceleaşi surse, fondul arhivistic reprezintă totalitatea documentelor create în decursul activităţii unei instituţii, asociaţii, societăţi, reuniuni, organizaţii etc., independente din punct de vedere organizatoric şi operativ, care nu şi-a schimbat profilul activităţii şi teritoriul de competenţă şi are registratură proprie, precum şi de către o familie sau o persoană fizică. Tot acolo se precizează că operaţiunea de ordonare este o operaţiune arhivistică de grupare a documentelor şi unităţilor arhivistice conform unui anumit

criteriu (cronologic, cronologic-structural, structural-cronologic, alfabetic, pe probleme, pe corespondenţi etc.).

Pentru ordonarea documentelor constituite după sistemul dosarelor dar înainte de aplicarea nomenclatorului provenite din fonduri amestecate şi aflate în locuri de păstrare diferite, se realizează mai multe operaţiuni. Mai întâi se stabileşte apartenenţa la fond (delimitarea, separarea fondurilor sau fondarea). Operaţiunea de delimitare a fondurilor are loc numai la unităţile care deţin şi alte fonduri în afară de cel propriu care este fond deschis dacă unitatea este în activitate. În cazul desfiinţării ei, documentele create vor forma un fond închis. De asemenea, să consemnăm că în ce priveşte denumirea fondului, acesta trebuie să reprezinte ultima titulatură oficială a creatorului său, sau, în rare cazuri, titulatura cea mai bine cunoscută.

În ordonarea documentelor la fond trebuie să se aibă în vedere ca documentele intrate, emise sau ieşite şi cu caracter intern să aparţină unităţii respective. În munca sa, arhivistul este obligat să respecte câteva principii absolut necesare care stau la baza activităţii de organizare a unui fond sau colecţii:

- principiul provenienţei, documentele create de o unitate, o persoană fizică sau o familie formează un singur fond.

- principiul apartenenţei, documentele fondului fac parte dintr-un ansamblu de documente create sau acumulate într-o anumită perioadă de o unitate, o persoană fizică sau familie.

- principiul integrităţii fondului, între documentele unui fond există o unitate organică; documentele trebuie să se păstreze la aceeaşi arhivă. Integritatea fondului este asigurată prin denumirea comună dată tuturor părţilor din fond.

- principiul valorii, documentele unui fond arhivistic trebuie să aibă valoare documentar-istorică.

Pe baza acestor principii şi după delimitarea fondului se trece efectiv la ordonarea documentelor care trebuie să respecte organizarea unităţii. După cum am arăta mai sus sunt uzitate, după caz, mai multe scheme de ordonare:

a. cronologic structurală – pentru fondurile create de unităţi care au avut compartimente şi care au suferit transformări substanţiale în decursul timpului. Documentele se grupează pe ani şi în cadrul fiecărui an pe compartimente, iar cele neconstiruite în dosare (foi volante) se ordonează pe probleme. Numărul de ordine nu se dă pe compartimente ci în continuare, în cadrul anului.

b. structural cronologică – se aplică pentru fondurile ale căror unităţi au avut aceeaşi formă de organizare sau au suferit puţine modificări de-a lungul activităţii sale. Gruparea documentelor se efectuează pe compartimente. Numărul de ordine se aşază în cadrul fiecărui compartiment fără a se ţine seama de ani.

c. cronologică pe probleme – în cazul unităţilor care nu au avut compartimente sau nu se poate stabili apartenenţa documentelor pe compartimente.

d. cronologică – se utilizează pentru fondurile unităţilor ale căror documente au fost constituite în acest fel, iar reconstituirea se poate efectua cu instrumente de evidenţă contemporane (caz întâlnit mai ales în Transilvania).

c. alfabetică – se uzitează doar pentru unele compartimente din cadrul unităţii (de pildă Serviciul Personal) vizând anumite categorii de documente (dosare de personal, caziere, dosare studenţi, dosare de corespondenţă cu clienţii (în cazul băncilor). Gruparea documentelor în unităţi arhivistice se efectuează în ordine alfabetică.

4.2. ORDONAREA ŞI INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DIN PERIOADA MEDIEVALĂ

În perioada feudală, instituţiile de stat, ecleziastice, comunităţile, breslele, persoanele fizice etc. au creat diverse tipuri de documente (diplome, hrisoave, urice, cărţi domneşti, anaforale – rapoarte -, zapise, planuri, hărţi) care s-au păstrat sub formă de originale, concepte, copii care sunt preţioase mai ales prin vechimea lor. Ordonarea acestor documente se efectuează ţinându-se seama de:

- ordonarea cronologică, pe baza datei de emitere, chiar dacă acestea cuprind transumpturi sau inserţii cu date mai vechi decât data documentului cadru. În cazul când mai multe documente sunt scrise pe acelaşi suport, ordonarea se face la data celui mai vechi document;

- documentele referitoare la formarea domeniilor şi administrarea lor, cuprinse în fondurile instituţiilor ecleziastice şi în fondurile personale, se ordonează pe domenii, în cadrul acestora pe localităţi, alfabetic, iar în cadrul localităţilor, cronologic sau pe probleme şi, în cadrul acestora, cronologic;

- manuscrisele lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice care fac parte dintr-un fond se ordonează în cadrul fondului respectiv, iar celelalte se grupează în colecţia de manuscrise;

- fondurile care au instrumente contemporane de evidenţă şi informare, ordonarea va începe cu acele instrumente, iar în baza lor vor fi ordonate u.a. care le cuprinde;

- registrele instrumente contemporane de evidenţă şi informare se ordonează pe compartimente sau serii, iar în cadrul acestora cronologic. Celelalte se ordonează pe genuri (socoteli, dezbateri, impozite, conscrieri, instrumente de evidenţă cu valoare documentară etc.) şi, în cadrul acestora, cronologic sau pe localităţi, domenii etc., în ordine alfabetică, la sfârşitul compartimentului care le-a creat sau al fondului;

- registrele de stare civilă şi mitricele se constituie în colecţii şi se ordonează pe localităţi, alfabetic, şi în cadrul acestora, pe culte, cronologic, după felul lor (născuţi, căsătoriţi, decedaţi);

- dosarele constituite în această epocă se ordonează în cadrul fondului, cronologic, respectând ordinea numerelor date de creator; numerotarea se face, de regulă, peste ani; cele care nu au număr se ordonează la sfârşitul anului.

Inventarierea presupune efectuarea unor fişe pentru fiecare u.a. Asupra unor puncte ale ei vom zăbăvii şi noi:

- data emiterii documentelor – în Ţara Românescă şi Moldova este utilizată era bizantină (văeleatul –de la facerea lumii), drept pentru care transpunerea în anul erei noastre se realizează scăzându-se din văleat 5508, pentru documentele emise între 1 ianuarie-31 august, şi 5509, pentru cele emise între 1 septembrie-31 decembrie. Când există numai văleatul, fără lună, din văleat se scade de regulă 5508. La documentele din Transilvania, datate după calendarul roman sau bisericesc, data se transcrie în formă originală, între ghilimele, imediat după data de zi, calculată după calendarul actual (ex. 1405 iul. 5 – „Sexto Nonas Julii”;

- locul de emitere a documentelor – cele de pe teritoriul ţării noastre se dau în denumirea actuală, iar în paranteză, în forma din document . Ex. Sibiu (Hermannstadt). Pentru localităţile care nu se pot identifica, în fişă se redă denumirea existentă în document, iar la cele care au putut fi localizate se va da denumirea veche urmată, între paranteze, de localizare. Denumirile localităţilor din străinătate, care au corespondent în limba română, se dau în fişă în forma românească, urmată între paranteze de cea din document, dacă acestea diferă de cea din limba română. Ex. Londra (London). Pentru cele care nu au corespondent în limba română se dă denumirea din document, urmată între paranteze de denumirea utilizată în prezent, dacă aceasta poate fi stabilită. Ex. Agram (Zagreb). Dacă nu se poate identifica denumirea actuală se va indica, între paranteze, ţara sau provincia. În cazul localităţilor care şi-au schimbat denumirea se va da forma din documente (Petrsburg şi nu Leningrad);

- cota – constă din denumirea fondului sau a colecţiei, a compartimentului sau seriei, numărul u.a. în instrumentul de evidenţă şi, după caz, anul. În situaţia u.a. ordonate de creatorul fondului pe pachete sau fascicule, în cotă intră şi numărul pachetului sau al fascicolului. Numerele de ordine ale acestora se dau cu cifre romane, iar numerele de ordine ale documentului cu cifre arabe. Copiile sau traducerile unui document se inventariază împreună cu documentul original, cota lor constând din cota originalului şi o literă, în ordine alfabetică. Cota copiilor, rezumatelor şi a menţiunilor din catastife constă din cota catastifului, numărul filelor sau a paginilor pe care sunt înscrise şi numărul de ordine al copiei, rezumatului sau

al menţiunii. Cota documentelor scrise pe acelaşi suport constă din cota suportului şi numărul de ordine al documentelor în cadrul acestuia. Cota u.a. se scrie şi pe documente, de regulă, pe prima pagină, în stânga sus, cu creion negru. Pe mijloacele de protecţie ale documentelor (cămaşă, pachet, cutie) se scriu cotele u.a. cuprinse în ele: denumirea fondului (colecţiei), a compartimentului (seriei), numărul pachetului, numerele documentelor şi datele;

- caracteristicile documentelor – se urmăreşte forma în care s-au păstrat (original, transumpt, traducere, copie autentificată sau simplă, concept etc.), limba (în cazul în care documentele din u.a. sunt scrise în lb. română, aceasta nu se consemnează; se menţionează limba sau limbile străine folosite în textul documentelor), suportul (se menţionează dacă este altul decât hârtia; se va menţiona existenţa filigranului), semnele de validare (sigilii aplicat, atârnat, inelar, în tuş sau în fum, monograma şi semnăturile), ornamentaţia şi starea de conservare (fără început, fără sfârşit, filă lipsă, pătate, şterse, deteriorate etc.), numărul de file;

- genul documentului (uric, hrisov, diplomă, zapis;- emitentul – se consemnează numele şi calitatea menţionate în

document. Când sunt mai mulţi emiteţi se nominalizează cei mai importanţi. Numele de persoane care apar în documente numai cu iniţiale sau prenume ori cognomene, în fişe se menţionează între paranteze drepte dacă identificarea este sigură; în caz contrar, vor fi reproduse în forma din text;

- acţiunea (întăreşte, confirmă, porunceşte, ordonă, dăruieşte, vinde etc.);

- destinatarul (la redarea căruia se vor respecta indicaţiile date pentru emitent);

- obiectul acţiunii şi cauzele – se vor consemna numai noţiunile şi aspectele esenţiale

După încheierea fişării, toate fişele se ordonează. La ordonarea cronologică trebuie să se aibă în vedere: fişele documentelor cu văleat şi zi, fără lună, se aşează la sfârşitul lunii august; cele numai cu văleat, în continuarea acestora, cele cu văleat şi lună, fără zi, la sfârşitul lunii respective; cele cu o perioadă de ani stabilită cu probabilitate, având luna şi ziua, se aşează în cadrul lunii date, la nul de început al perioadei; cele fără lună şi zi, cu o perioadă de ani mai redusă, se aşează la sfârşitul anului de început din perioada dată, iar în continuare, cele cu o perioadă mai mare

4.3. ORDONAREA DOCUMENTELOR DIN FONDURILE PERSONALE ŞI FAMILIALE

Fondul personal este definit (vezi Normele tehnice, 1996, art. 27) ca totalitatea documentelor create în cursul vieţii şi activităţii unei persoane care s-a afirmat pe lan politic, social, cultural-ştiinţific. El cuprinde actele

personale, concepte de scrisori, manuscrise personale sau străine de arhiva persoanei respective, lucrări proprii cu însemnări şi note personale, acte privind activitatea ştiinţifică, politică, culturală etc.

În ordonarea acestui tip de fonduri se va urmării gruparea documentelor pe următoarele categorii (vezi Norme tehnice, 1996, art. 29):

- documente personale ale creatorului de fond (acte de stare civilă, de studii, diplome nobiliare, acte de numire în diferite funcţii, acte de donaţie, testamente, genealogii, invitaţii la congrese şi conferinţe, la manifestări politice, ştiinţifice, culturale, artistice, banchete, albume, necrologuri etc.).

- documente rezultate din îndeplinirea de către creator a unor funcţii de răspundere sau misiuni de stat, din activitatea desfăşurată în viaţa politică, militară, socială, economică, ştiinţifică, culturală, artistică, de cult etc. şi documente provenite din fondurile unor organizaţii care nu pot fi integrate în fondurile respective.

- documente originale şi copii rezultate din administrarea şi exploatarea posesiunilor şi referitoare la evoluţia lor (ex. acte de proprietate, de vânzare-cumpărare, de moştenire, de arendare, de ipotecare, urbarii, recensăminte, hotărnicii, acte privind obligaţiile ţăranilor şi ale personalului angajat, copii de documente emise de locurile de adeverire etc.).

- manuscrise şi copii ale lucrărilor ştiinţifice, literare şi artistice ale creatorului sau altor persoane. Tot aici intră şi jurnalele, memoriile, carnetele de însemnări etc. Manuscrisele ştiinţifice se ordonează tematic, indiferent de genul manuscrisului, iar în cadrul fiecărei teme, cronologic. Manuscrisele literare se ordonează pe genuri literare. La numerotarea filelor manuscriselor, cifrele se înscriu în colţul din dreapta sus, iar la lucrările artistice şi reproducerile de artă, pe verso, în colţul din stânga sus. Manuscrisele numerotate de autor nu se renumerotează.

- corespondenţa personală cuprinde scrisori primite de creatorul de fond de la diverse persoane sau organizaţii (inclusiv plicurile şi timbrele), precum şi conceptele scrisorile or trimise de creator. Corespondenţa primită de creator se clasifică astfel: cea primită alfabetic, după numele emitenţilor şi în cadrul acesteia, în ordine cronologică, iar conceptele scrisorilor expediate alfabetic după numele destinatarilor (în interiorul lor, cronologic). Scrisorile care poartă mai multe semnături se ordonează la numele emitentului principal; cele nedatate, la sfârşitul celor primite de la acelaşi emitent, iar cele de la corespondenţi neidentificaţi se aşează la sfârşitul grupului de scrisori primite, în ordine cronologică. Anexele scrisorilor (fotografii, acte etc.) nu se separă de acestea.

- documente despre creatorul de fond (articole, note, memorii, monografii, studii privind viaţa şi activitate, recenzii). Se grupează în ordine alfabetică, după numele autorilor sau cronologic.

- instrumentele contemporane de evidenţă: registre de intrare ieşire, inventare etc.

- documente ale unor persoane şi familii altele decât creatorul de fond sau ale unor instituţii.

- lucrări artistice sau reproduceri de artă (desene, stampe, gravuri, cărţi poştele ilustrate care nu sunt cuprinse în altă grupă.

- documente fotografice (plăci şi filme fotografice, diapozitive, fotografii, albume, altele decât cele cuprinse în late grupe) se ordonează după un tipic special asupra căruia vom insista mai târziu.

- evidenţele documentelor se ordonează la colecţii.Fondul familial este definit (vezi Normele tehnici, 1996, art. 28) ca

totalitatea documentelor create de membrii unei familii sau de membrii mai multor familii care provin dintr-un strămoş comun sau înrudite prin alianţă. Numele de familie la care, în unele cazuri, se adaugă şi denumirea localităţii de reşedinţă constituie denumire fondului.

La ordonarea acestor fonduri se va avea în vedere următoarele:- la începutul fondului vor fi ordonate documentele care se referă la

întreba familie: privilegii şi înscrisuri din care izvorăsc drepturile familiei, protocoalele şedinţelor de familie, actele de proprietate, actele rezultate din administrarea bunurilor în indiviziune, actele divizionale, genealogice şi actele proceselor susţinute de familie, care vor fi ordonate pe procese, în mod cronologic.

- documentele membrilor familiei vor fi ordonate separat, pe persoane (sunt urmate indicaţiile referitoare la fondurile personale).

- în inventar, după documentele referitoare la întreaga familie şi documentele privind administrarea bunurilor familiale, vor urma, în ordine cronologică, documentele membrilor familiei; înaintea documentelor care aparţin unui membru al familiei se înscriu în inventar numele şi prenumele acestuia şi anii extremi ai documentelor.

4.4. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR CREATE ÎNAINTE DE APLICAREA NOMENCLATORULUI ARHIVISTIC

După încheierea operaţiunii de ordonare a fondului, urmează cea de inventariere, adică luarea în evidenţă a fiecărei unităţi arhivistice în parte (dosar, registru, condică, cartotecă etc.). Prin efectuarea inventarului se înlătură eventualitatea pierderii sau chiar a înstrăinării intenţionate a unor u.a., iar pe de altă parte o arhivă neinventariată este un depozit de documente greu de valorificat din punct de vedere ştiinţific şi nu numai.

Inventarul, de regulă este deschis printr-un preambul în care se furnizează date esenţiale asupra istoricului creatorului de fond, dar şi informaţii privind metoda de lucru utilizată în realizarea lui.

Inventarierea se poate efectua prin două metode: metoda directă şi metoda indirectă (prin fişarea unităţilor arhivistice). Prima se utilizează pentru fondurile cu un volum mic de documente şi constă în înscrierea directă a elementelor cerute de inventar (datele se trec direct în inventar). Această metodă necesită mult spaţiu şi mutarea de mai multe ori a documentelor dintr-un loc îi altul. Pentru fondurile mari se recomandă a doua metodă care se bazează pe fişarea u.a. (pe fişe separate se notează elementele cerute de inventar). Ordonarea definitivă a fişelor şi apoi a u.a. se efectuează după fişarea întregului fond (sau a unei părţi). Numerele de inventar ale u.a. se înscriu pe copertele acestora şi în fişele corespunzătoare, în mod provizoriu, fiind posibile modificări ulterioare, în faza de definitivare a lucrării.

Tipul de formular pentru inventarierea documentelor create înainte de aplicarea nomenclatorului are următoarele rubrici (este asemănător cu din anexa 2 a Legii Arhivelor Naţionale):

- numărul curent, se trec numerele u.a. începând cu 1 pentru fiecare parte structurală sau an, respectând numerele date pe fişe.

- numărul vechi al unităţii arhivistice (în locul „indicativului dosarelor după nomenclator”), se completează în cazul fondurilor reiventariate. Unde nu este cazul (nu există un nr. vechi de inventar) nu se completează.

- cuprinsul pe scurt al unităţii arhivistice, se efectuează un rezumat edificator al conţinutului u.a. (denumirile localităţilor din România la care se fac referiri în u.a. sunt consemnate, în rezumat, cu denumire actuală iar în paranteză se dă forma din documente; de asemenea se indică şi data evenimentelor despre care se vorbeşte).

- anii extremi ai documentelor, se ia ca bază anul primului document şi al ultimului document din u.a. respectivă (ex. 1910-1982). În cazul când documentele din aceeaşi grupă sunt constituite în mai multe volume, în inventar se trece fiecare volum sun număr curent diferit, iar la această rubrică se trec limitele extreme ale fiecărui volum (ex. vol. I ianuarie-martie; vol. II iulie-septembrie etc.). La stabilirea anilor extremi nu se iau în considerare anexele.

- numărul filelor, se trece pentru fiecare unitate arhivistică în parte.- observaţii, se completează cu date privind ieşirea u.a. sau

eventualele noi cote.La sfârşitul fiecărui inventar (vezi anexa X) se efectuează o notă de

certificare (cuprinde nr. filelor inventarului, nr. u.a. trecute în inventar, data întocmirii, numele şi semnătura celui care l-a întocmit). Inventarul se întocmeşte în două exemplare şi are caracter provizoriu până la selecţionarea u.a., după care se întocmeşte un inventar definitiv (vezi anexa XI) pentru documentele cu termen de păstrare permanent. Acesta se întocmeşte în 4 exemplare, din care trei se depun la Arhivele Naţionale odată cu documentele (nota de certificare va cuprinde: nr. filelor inventarului, nr. u.a. trecute în

inventar, nr. u.a. care lipsesc din inventar, data întocmirii şi numărul u.a. preluate, numele şi semnătura celui care predă şi a celui care preia documentele).

Dacă după întocmirea inventarului se mai găsesc documente din acelaşi fond necuprinse în inventar, se va proceda astfel: în cazul unui număr mic de documente, ele vor fi fişate şi intercalate la compartimentele respective; dacă documentele sunt numerotate, dar nu depăşesc nr. celor din inventar se întocmesc inventare anexă, iar dacă le depăşesc se trece la reinventarierea fondului.

5. PRELUCRAREA ARHIVISTICĂ A DOCUMENTELOR TEHNICE ŞI DE ÎNREGISTRARE TEHNICĂ

Potrivit Normelor tehnice (Bucureşti, 1996, art. 176), prin documente tehnice şi de înregistrare se înţelege „totalitatea documentelor purtătoare de informaţii tehnice (arhivele tehnic) sau cele produse ca urmare a acţiunii de înregistrare tehnică pe suporţi magnetici, fotosensibili, din hârtie tratată special pentru mecanografie (arhive de înregistrare. În cadrul arhivelor tehnice se disting mai frecvent două categorii: arhivele ştiinţifice şi cele inginereşti (de ex. cercetare-dezvoltare) indiferent de domeniul de cercetare şi de aplicaţie. Arhivele de înregistrare sunt formate din: arhive geodezice şi geografice (de ex. documentele cartografice, geologice, seismologice etc.), audio-video (de ex. cinematografice, orale, fotografice), informatice (indiferent de domeniul de aplicaţie) şi de laborator (în general fizico-chimice şi biologice). Cu alte cuvinte, documentele tehnice sunt constituite din: proiecte, planşe, schiţe, planuri, hărţi, măsurători de laborator etc. Majoritatea lor sunt create de instituţii de cercetare şi proiectare specializate pe domenii (energetic, telecomunicaţii, căi ferate, minier, industrie chimică, agricultură etc.).

5.1. ORDONAREA ŞI INVENTARIEREA FONDURILOR ŞI COLECŢIILOR DE ARHIVĂ TEHNICĂ

Arhivele de cercetare, create în baza cercetării fundamentale (sau teoretice), se ordonează cronologic pe structurile creatorului, în ordinea numărului temei de cercetare, dacă creatorul nu a avut alte criterii de constituire a propriului fond.

La inventariere se utilizează un formular precizat în legislaţie (cel din anexa XII) căruia i se aduc următoarele completări: tipul de suport (calc, peliculă pozitivă sau negativă, bandă, disc, CD etc.), mijlocul mecanografic sau după caz, tehnica de înregistrare a informaţiei (helograf, înregistrare desen în tuş, în acuarelă etc.). La cuprinsul documentului se va menţiona: autorul (autorii) sau coordonatorul şi autorii, titlul temei de cercetare cu principalele capitole.

Arhivele inginereşti (cercetare-proiectare) indiferent de domeniul de aplicaţie, se prezintă formal din două părţi distincte – una scrisă şi una desenată. În general partea scrisă este formată din documente economice şi tehnice ce reprezintă în ansamblu memoriul tehnico-economic şi aplicativ, în vreme ce partea desenată reprezintă proiecţia în plan a obiectelor proiectate. Fondurile acestor arhive se ordonează prin combinarea, în succesiune, a criteriilor: cronologic (pe nr. de titlu) de proiect (tema de cercetare-dezvoltare), faza de proiectare şi formă de prezentare (partea scrisă, partea desenată). De pildă, un proiect se ordonează mai întâi la anul în care s-a dat

tema de cercetare-dezvoltare; în cadrul temei (titlului) pe faze de proiectare; în cazul fiecărei faze, pe partea scrisă şi partea desenată. Documentele din partea desenată pot di la rândul lor ordonate în cadrul structurii pe formatele suportului, fie în ordinea cronologică (plan de ansamblu general, planuri de profile, detalii etc.).

Inventarierea se realizează prin fişarea fiecărei unităţi arhivistice, înţelegându-se prin aceasta din urmă completul parte scrisă-parte desenată, dat fiind unitatea lor de conţinut inseparabilă. Cum însă din motive de conservare, determinate de formatul documentelor, cele două părţi componente nu se pot arhiva împreună este necesar ca unitatea să fie menţinută prin inventariere şi cotare.

Aşadar, la inventariere se vor menţiona: nr. crt. (cota u.a.), cota veche a documentului, autorul (autorii, eventual coordonatorul şi autorii), tema de cercetare-proiectare (titlul proiectului), faza, anii extremi, nr. file scrise, nr. file desenate, cota de corespondenţă a părţii desenate (se completează numai în cazurile în care desenele au fost ordonate pe formate) şi observaţii (vezi anexa XII).

În cazul în care desenele sunt păstrate împreună într-o mapă sau tub, indiferent de format, cota de corespondenţă este cota curentă plus litera D (desene) ţi numărul desenelor (ex. 321 D 1-19). Cota de arhivă la partea desenată se scrie întotdeauna pe verso-ul filei document.

Fondurile şi colecţiile cartografice, geologice, geodezice, îmbunătăţiri funciare şi a alte asemenea fonduri şi colecţii formate din înregistrări diverse pe suporţi cartografici se ordonează pe grad geografic (sau zonă geografică), în cadrul acestuia (acesteia) pe planuri (hărţi) de ansamblu şi detalii, şi după caz, cronologic. Inventarierea acestor tipuri de documente se efectuează pa baza unor formulare speciale. Astfel, planurile se iau în evidenţă într-un inventar conform anexei XIII, iar hărţile după anexa XIV

5.2. ORDONAREA ŞI INVENATRIEREA DOCUMENTELOR DE ÎNREGISTRARE TEHNICĂ

Există, potrivit Normelor tehnice, 1996, art.186, patru categorii de documente de înregistrare tehnică: documente mecanografice, documente audio-vizuale, documente foto-cinematografice şi documente informatice.

Documentele mecanografice – sunt produsul înregistrării mecanice a variaţiilor cantitative a unor fenomene fizice, chimice şi biografice. Ele se realizează pe suporţi de hârtie specială preconstituită (ex. hârtia milimetrică). Ordonarea lor se efectuează cronologic, alfabetic pe subiecţi (staţii, posturi, subiecţi în urmărire) şi în cadrul acestora, tot cronologic. De ex. înregistrările seismologice realizate pe seismografe se ordonează anula pe posturi sau staţii, fiecare u.a. conţinând cele 365 de înregistrări de 24 de ore ale postului

sau staţiei respective. Inventarierea acestor documente se efectuează conform anexei XII.

Documentele audio-video – sunt înregistrări magnetice sonore şi vizuale ale unor fenomene ştiinţifice sau sociale. În funcţie de utilizarea lor, documentele audio-video se pot clasifica în trei categorii: - documente audio-video de înlocuire ale unor categorii de documente tradiţionale (procese-verbale, rapoarte, note de convorbiri); - documente audio-video provocate pentru documentare istorică (aşa-numitele „arhive orale”, „memoriale audio-video”, „fonoteca de aur” etc.); - documente audio-video de producţie curentă mass-media. Inventarierea lor se efectuează conform anexei XV şi XVI.

Documentele foto-cinematografice – sunt înregistrări vizuale pe suporţi fotosensibili ale unor fenomene fizice, chimice, biologice sau sociale diverse. Ele pot îmbrăca forma de fotografii, microfilme, microfişe, filme etc. Documentele fotografice se ordonează fie la fondul sau colecţia respectivă, constituite în unităţi arhivistice, fie în colecţia de documente fotografice urmând ca la inventarele fondurilor şi colecţiilor de unde provin să se anexeze lista cotelor unităţilor arhivistice inventariate în cadrul colecţiei. Inventarierea se realizează conform anexei XVII. Documentele pe microfilm se constituie în role care la rândul lor se organizează în colecţii, pe ţări, teme etc. Rolele se numerotează cu cifre arabe, începând cu 1, în cadrul fiecărei colecţii, în ordinea intrării în depozit. Toate rolele se înregistrează în registrul microfilmelor, în ordinea intrării lor (vezi anexa XVIII).

Documentele cinematografice se ordonează în colecţii, potrivit tematicii şi provenienţei lor. Astfel, avem filme româneşti artistice, documentare, animaţie, actualităţi (fostele jurnale cinematografice), respectiv filme străine cu aceeaşi tematică. În cadrul colecţiei filmele se ordonează cronologic, după anul de producţie.

Documentele informatice – pot fi constituite din date numerice, texte, grafice, imagini statice sau animate, înregistrări sonore, în genere, orice alcătuire sau reproducere prin mijloace automate a unor date, fapte, lucruri, expresii, situaţii etc. materializate sub formă electronică, pentru a permite citirea şi preluarea automată de cei interesaţi. Ordonarea documentelor informatice se face cronologic pe u.a. (bandă, disc) după intrarea în cadrul structurii informatice constituite (fişier de date, baze de date, bancă de date) şi se inventariază unitate cu unitate în complete de sisteme informatice (vezi anexa XIX). De subliniat că u.a. constituite la compartimentele de lucru (birouri, laboratoare etc.) se predau la arhivă în al doilea an după crearea lor sau în al doilea an după ce procesul tehnic, pentru care au fost întocmite, a fost încheiat.

În încheierea acestui subcapitol trebuie să zăbovim şi asupra selecţionării documentelor tehnice şi de înregistrare, ce reprezintă o chestiune importantă în condiţiile creşterii consistente a acestor genuri de documente.

Pe de altă parte multe din ele au o valoare practică care dispare după un anumit număr de ani, aspect de care trebuie să se ţină seamă şi la stabilirea termenului de păstrare. Cu alte cuvinte, în cazul unor documente tehnice şi de înregistrare ce au ca obiect baraje, diguri, sisteme de irigaţii, tuneluri ce se menţin multă vreme, termenul de păstrare diferă faţă de cele întocmite pentru diferite maşini a căror durată este numai pentru o perioadă mai mare sau mai mică de timp. De asemenea, este de dorit o selecţionare a documentelor din interiorul proiectelor (să nu fie păstrate doar părţile cu adevărat importante), astfel se realizează o decongestionare a spaţiului din arhivă.

6. ORDONAREA, INVENTARIEREA ŞI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT

Oriunde în lume, protejarea secretelor de stat reprezintă un element extrem de important întrucât multe dintre acestea, prin deconspirare, pot aduce mari prejudicii intereselor, integrităţii şi chiar suveranităţii statului respectiv. Iată de ce se acordă o atenţie sporită ordonării, păstrării, inventarierii şi selecţionării documentelor clasificate ca secrete de stat.

Ce se înţelege, conform legii, prin secrete de stat ? În această categorie intră toate informaţiile, datele, documentele care prezintă în mod vădit acest caracter, precum şi cele declarate astfel de către autorităţi. De asemenea, în funcţie de importanţa lor, documentele secrete de stat se clasifică în 3 categorii: strict secrete de importanţă deosebită, strict secrete şi secrete.

6.1. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STATDocumentele strict secrete de importanţă deosebită – sunt cele

care se referă la: date de ordin tehnic, economic, financiar şi valutar, planuri economice anuale, rezervele şi centrele de depozitare a metalelor, pietrelor preţioase şi metalelor radioactive, date privind relaţiile internaţionale pe multiple planuri, organizarea pazei şi apărării obiectivelor de importanţă deosebită, date privind munca operativă a organelor serviciilor de informaţii etc.

Documente strict secrete – conţin date despre descoperiri şi invenţii de importanţă ştiinţifică sau economică (până la brevetarea lor), capacitatea de tranzit a reţelei feroviare, schemele de ansamblu ale reţelei feroviare, reţelele astronomo-geodezice sau gravimetrice, schemele de ansamblu ale conductelor de petrol şi gaze, ale magistralelor electrice, schemele de ansamblu ale conductelor de apă şi planurile generale ale construcţiilor hidrotehnice, amplasarea, construcţia, profilul şi capacitatea de producţie şi reparaţii ale unităţilor destinate producţiei de apărare etc.

Documente secrete - se referă la investiţii, preţ de cost, cercetare ştiinţifică, rezervele de metale rare, de petrol şi gaze naturale pe regiuni petrogazeifere, producţia specială în unităţi naturale exprimată în cifre; hărţile, planurile, documentaţiile şi alte lucrări ce cuprind date parţiale ale lucrărilor de investiţii cu caracter de apărare; asamblaje de hărţi topografice la sacra 1: 500.000 şi mai mari; organizarea pazei şi apărării unităţilor economice; dosarele personale ale cadrelor de conducere etc.

De consemnat faptul că evidenţa, păstrarea, folosirea şi selecţionarea documentelor cu regimul secret de stat se efectuează – când volumul documentelor este mare - în cadrul aşa-numitelor birouri de protecţie şi păstrare a documentelor (BPPD), ce au purtat anterior denumirea de birouri

de documente secrete (BDS). Dacă acest tip de documente nu sunt într-un număr mare şi nu se justifică formarea unui asemenea birou, grija lor revine unei persoane care, pe lângă atribuţiile ce-i revin potrivit funcţiei sale, va îndeplini şi această obligaţie.

6.2. EVIDENŢA, INVENTARIERE ŞI SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT

Birourile de protecţia şi păstrarea documentelor sau persoana desemnată cu atribuţii trebuie să acorde toată atenţia înregistrării documentelor constituirii dosarelor, numerotării filelor, certificării, inventarierii, păstrării în condiţii speciale şi folosirii acestor categorii de documente. Evidenţa documentelor secrete de stat se ţine în registre speciale (vezi anexa XX). Numerele de înregistrare vor fi precedate de un zero la documentele secrete, de două zerouri la documentele strict secrete şi de trei zerouri la documentele strict secrete de importanţă deosebită şi se cor înscrie pe toate exemplarele documentului, precum şi pe anexele acestuia. Pentru fiecare document strict secret de importanţă deosebită şi exemplar de pe acest document se întocmeşte câte o fişă însoţitoare (vezi anexa XXI). Această fişă se completează de fiecare dată când documentul respectiv este dat spre consultare.

Gruparea documentelor secrete în dosare se face conform nomenclatorului arhivistic al unităţii respective care include, obligatoriu, şi aceste categorii de documente, ţinându-se seama de clasificarea acestor categorii de documente. Dacă într-un dosar există mai multe documente secrete de categorii diferite ca importanţă, dar care se referă la aceeaşi problemă, sunt clasificate în categoria de secret de cea mai mare importanţă.

Coperta u.a. se completează cu următoarele elemente:- denumirea creatorului de fond;- compartimentul, indicativul u.a. din nomenclator şi anul creării

documentelor;- cuprinsul u.a.- data începerii (data primei file din dosar);- data încheierii (data ultimei file din dosar);- numărul filelor;- volumul (dacă din aceeaşi problemă se creează mai multe volume);- termenul de păstrare (din nomenclator);- numărul de inventar sau cota u.a.

Tot pe copertă se va menţiona categoria de importanţă a documentelor: secret, strict secret, strict secret de importanţă deosebită, după caz, în funcţie de documentele de cea mai mare importanţă pe care le deţine dosarul.

În vederea asigurării controlului permanent asupra păstrării şi manipulării acestui tip de documente se recomandă ca dosarul să aibă în faţă

un opis al documentelor pe care le cuprind (vezi anexa XXII). Procedându-se în acest fel, se poate verifica eficient şi rapid integritatea acestor dosare.

Selecţionarea acestor documente se efectuează în aceleaşi condiţii în care se efectuează în aceleaşi condiţii ca şi în cazul documentelor nesecrete. Totuşi, persoanele numite în comisia de selecţionare trebuie să aibă aprobarea de acces la documente cu caracter secret. În această comisie va fi, în mod obligatoriu, persoana care îndeplineşte atribuţii cu privire la evidenţa şi manipularea informaţiilor, datelor şi documentelor cu caracter secret. După confirmarea lucrărilor de selecţionare de către Arhivele Naţionale, documentele vor fi tocate în cadrul unităţii. Birourile de protecţia şi păstrarea documentelor sau persoana desemnată cu manipularea documentelor păstrează o serie de documente create în urmă cu 15-30 de ani. Cele care şi-au pierdut caracterul de document clasificat (dar au valoare documentar-istorică sau ştiinţifică) sunt predate la arhiva unităţii respective. Situaţia aceasta se datorează faptului că dacă pentru anumite categorii de documente secrete de stat momentul trecerii de la birourile de protecţia şi păstrarea lor la arhiva generală este stabilit cu exactitate (de ex. cercetările ştiinţifice din diferite domenii sunt secrete până la finalizare şi publicare), pentru altele însă, această operaţie a fost lăsată la aprecierea celor ce le-au dat caracterul secret. Desecretizarea documentelor secrete de stat şi de serviciu este o problemă care trebuie soluţionată legal. După expirarea termenului de păstrare, stabilit prin nomenclator, sunt supuse atenţiei comisei de selecţionare. Avem situaţii în care documentele secrete de stat sunt declasificate, prin efectul legii sau din alte considerente, înainte de a fi grupate în dosare şi predate la arhiva unităţii. Aceste documente vor fi scoase din registrul de evidenţă specială şi vor fi grupate la un loc cu documentele nesecrete, urmând ca, în continuare, toate celelalte operaţiuni să se facă conform Legii Arhivelor Naţionale (16/1996). Documentele secrete de stat rămase în urma selecţionării şi predate la arhiva unităţii şi care prezintă importanţă istorică vor fi predate la Arhivele Naţionale sau la direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale, în conformitate cu prevederile art. 13-19 din Legea Arhivelor Naţionale.

6.3. INFORMAŢIILE, DATELE ŞI DOCUMENTELE SECRETE DE SERVICIU ŞI PĂSTRATEA DOCUMENTELOR SECRETE DE STAT ŞI DE SERVICIU

Evidenţa informaţiilor, datelor şi documentelor care constituie secrete de serviciu se ţine de către compartimentele de secretariat. Aceste documente se înregistrează separat de documentele de secretariat. Aceste documente se înregistrată separat de documentele nesecrete, fiecare document poartă înaintea numărului de înregistrare iniţiala „S”, iar pe prima pagină se scrie „Secret de serviciu”. Arhivarea documentelor de serviciu şi

celelalte operaţiuni se fac la un loc cu documentele nesecrete, în conformitate cu prevederile Legii arhivelor Naţionale şi Instrucţiunilor de aplicare a ei.

„Nici o persoană nu are dreptul să facă cunoscute activităţi secrete privind siguranţa naţională, prevalându-se de accesul neîngrădit la informaţii, de dreptul la difuzarea acestora şi de libertatea de exprimare a opiniilor. Divulgare, prin orice mijloace, de date şi informaţii secrete care pot aduce prejudicii intereselor siguranţei naţionale, indiferent de modul în care au fost obţinute, este interzisă şi atrage, potrivit legii, răspunderea celor vinovaţi” (se stipulează în legea privind siguranţa naţională a României, nr. 51/1991). De asemenea, „funcţionarii publici au îndatorirea să păstreze secretul de stat şi secretul de serviciu, în condiţiile legii, să păstreze confidenţialitatea în legătură cu faptele, informaţiile sau documentele de care iau cunoştinţă în exercitarea funcţiei” (Legea privind Statutul funcţionarilor publici, nr. 188/1999)

De subliniat faptul că în afara programului de lucru, documentele cu caracter secret de stat se păstrează la compartimentul special sau la salariatul care exercită şi atribuţii cu privire la evidenţa, păstrarea şi manipularea informaţiilor, datelor şi documentelor cu caracter secret de stat. Se interzice scoaterea din incinta unităţii a documentelor ce conţin secrete de stat pentru a fi duse la domiciliu sau în alte locuri neautorizate. Manipularea acestor documente se face numai de către persoane care au aprobare să lucreze cu astfel de documente, păstrându-se o evidenţă strică a exemplarelor multiplicate. Se interzice multiplicarea documentelor strict secrete de importanţă deosebită primite de la late unităţi.

Încăperile unde se păstrează documente secrete de stat şi cele destinate arhivei documentelor secrete de stat trebuie să fie amenajate în mod special, cu gratii la ferestre, cu uşi prevăzute cu grilaje metalice şi încuietori sigure şi să fie asigurate împotriva incendiilor. În aceste încăperi au acces numai salariaţii compartimentului special şi persoanele care au dreptul să controleze munca acestora. După încheierea programului, casele de fier şi dulapurilor metalice în care se păstrează documentele secrete de stat se sigilează cu plastilină. În cazul pierderii cheilor, se va schimba sistemul de închidere şi se vor efectua cercetări pentru stabilirea împrejurărilor care au dus la pierderea acestora. În afara programului de lucru, paza şi securitatea încăperilor în care se păstrează documentele secrete de stat se asigură prin personalul de serviciu sau de pază, acolo unde există, ori cu mijloace tehnice speciale. Uşile acestor încăperi se închid cu cheia şi se sigilează. Documentele ce conţin informaţii sau date secrete de serviciu se păstrează şi după terminarea programului de lucru de către salariat, în case de fier sau în dulapuri metalice.

Aşadar, documentele păstrate la fostele birouri de documentare secrete (BDS) sau actualele birouri de protecţia şi păstrarea documentelor

(BPPD) sunt cele mai valoroase din punct de vedere documentar-istoric, ştiinţific sau practic. Acestea, după ce îşi pierd caracterul secret, nu trebuie distruse (cum deseori s-a întâmplat până în 1989), ci depuse la arhiva unităţii, ca de aici, cele permanente să ajungă la Arhivele Naţionale.

7. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR

Operaţiunea de selecţionare a documentelor este una dintre cele mai importante, pentru că elementele şi criteriile care o călăuzesc diferă de la o epocă la alta. Cu alte cuvinte, deseori ceea ce este lipsit de importanţă, în momentul selecţionării, poate fi de mare utilitate în altă perioadă. Pe de altă parte, selecţionarea documentelor este necesară din lipsă de spaţiu pentru depozitare, ceea ce determină creatorii şi deţinătorii să scoată la retopit cât mai multe documente. Ar fi de preferat să rămână în arhivă documente fără valoare, care să fie eliminate de către arhivişti, după preluarea lor la Arhivele Naţionale, decât să fie eliminate documente cu valoare documentar-istorică.

7.1. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR – DEFINIRE, CADRU JURIDIC

În Normele Tehnice (1996, p.8), selecţionarea este definită ca „operaţiunea arhivistică de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un fond sau colecţie, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic Naţional (FAN) şi eliminarea celor lipsite de importanţă”. Cu alte cuvinte prin selecţionare se urmăreşte atingerea a două obiective:

- identificarea documentelor cu valoare documentar-istorică şi practică ce vor fi păstrate şi depuse la Arhivele Naţionale la timpul precizat în legislaţie

- eliminarea din arhivă a documentelor care, prin trecerea unui anumit număr de ani, nu mai au nici o importanţă, astfel eliberându-se spaţii de depozitare pentru elaborarea documentelor în curs de elaborare.

În Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) şi Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale este creionat cadrul legal al desfăşurării activităţii de selecţionare a documentelor. În Secţiunea a II-a numită chiar Selecţionarea documentelor (art.10-11) din capitolul III (Obligaţiile creatorilor şi deţinătorilor de documente) al Legii Arhivelor Naţionale se precizează faptul că în cadrul Arhivelor Naţionale funcţionează comisia centrală de selecţionare a documentelor care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor întocmite şi deţinute de creatorii la nivel central, iar în cadrul direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale funcţionează câte o comisie de selecţionare a documentelor care coordonează activitatea de selecţionare a documentelor deţinute de ceilalţi creatori. Modul de organizare şi atribuţiile acestor comisii se stabilesc prin norme privind activitatea arhivistică aprobate de directorul Arhivelor Naţionale (art.10). De asemenea, în fiecare unitate creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului

unităţii respective, fiind compusă din: un preşedinte, un secretar şi un număr impar de membrii numiţi din rândul specialiştilor proprii. Această comisie se întruneşte anual, sau de câte ori este necesar, pentru a analiza fiecare u.a. în parte, stabilindu-se valoarea practică sau istorică.

Procesul-verbal de selecţionare, însoţit de inventarele documentelor propuse spre eliminare ca fiind lipsite de valoare, precum şi de inventarele documentelor ce se păstrează permanent, se înaintează spre aprobare Comisiei centrale de selecţionare, în cazul creatorilor şi deţinătorilor de documente la nivel central, sau comisiile din cadrul direcţiile judeţene ale arhivelor Naţionale, în cazul celorlalţi creatori şi deţinători de documente. Documentele se scot din evidenţele arhivelor şi se pot elimina numai în baza proceselor-verbale ale comisiilor. În cazul administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor ce urmează a fi arhivate.

În Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, în Capitolul II, litera D (art. 29-36) cuprind câteva detalii cu privire al operaţiunea de selecţionare. Astfel, în cadrul fiecărei unităţi creatoare şi deţinătoare de documente funcţionează câte o comisie de selecţionare, numită prin decizia sau ordinul conducătorului unităţii respective. Comisia de selecţionare este compusă din preşedinte, secretar şi un număr impar de membri, numiţi din rândul specialiştilor proprii, reprezentând principalele compartimente creatoare de arhivă. Şeful compartimentului de arhivă este de drept secretarul comisiei de selecţionare. Anual sau ori de câte ori este nevoie, la sesizarea secretarului, preşedintele convoacă comisia de selecţionare. Secretarul prezintă comisiei inventarele dosarelor cu termene de păstrare expirate. În aprecierea importanţei documentelor, comisia de selecţionare are în vedere respectarea termenelor de păstrare a documentelor, prevăzute în nomenclatorul dosarelor, acordând o atenţie deosebită celor care au, pe lângă termenul de păstrare, menţiunea „C.S.”. când comisia de selecţionare constată greşeli de încadrare a documentelor la termenele de păstrare sau stabileşte ca unele din acestea să fie păstrate permanent, ele se trec în inventarele corespunzătoare termenului lor de păstrare, la anul şi compartimentul de muncă respectiv. La încheierea lucrărilor comisia întocmeşte un proces-verbal care se înaintează spre aprobare conducerii unităţii.

Comisia efectuează selecţionarea atât a documentelor create de unitatea respectivă, cât şi a celor create de alte unităţi şi păstrate în depozitul unităţii respective. Inventarele dosarelor propuse de comisia de selecţionare spre a fi eliminate, însoţite de procesul-verbal aprobat de conducerea unităţii şi de inventarul documentelor permanente create în perioada pentru care se efectuează selecţionarea (câte un exemplar) se înaintează, cu adresă înregistrată, pentru confirmare, la Arhivele naţionale, în cazul unităţilor

centrale, sau la direcţiile judeţene ale arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale. Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene pot hotărî păstrarea permanentă a unor dosare, chiar dacă, potrivit nomenclatorului, acestea au termene de păstrare temporară.

Documentele se păstrează, în ordine, pe rafturi, pentru a fi verificate de organele de control ale Arhivelor naţionale, în vederea confirmării lucrării de selecţionare. Matricele sigilare (sigilii, ştampile, parafe), confecţionate din metal, cauciuc sau orice alte materiale , se inventariază, în ordinea dării lor în folosinţă, într-un registru special. Selecţionarea matricelor sigilare scoase din uz se efectuează de către comisiile de selecţionare, pe bază de proces-verbal însoţite de inventar, cu confirmarea Arhivelor Naţionale. Aprecierea valorii istorice a matricelor sigilare scoase din uz se face indiferent de suportul acestora, întrucât la stabilirea valorii se au în vedere şi alte elemente: însemnele şi înscrisul din câmpul sigilar, valoarea artistică, frecvenţa ş.a.

În încheierea acestui subcapitol, să consemnăm şi faptul că noua legislaţie a înlăturat indicatorul, ca instrument de lucru în arhive, termenele de păstrare pentru fiecare categorie de documente regăsindu-se în nomenclatorul arhivistic. Iată de ce în realizarea acestuia din urmă este foarte important fixarea termenului de păstrare permanent, nu numai în funcţie de nevoi practice, ci şi de valoarea documentar-ştiinţifică a unor categorii de documente.

7.2. SELECŢIONAREA DOCUMENTELOR: REGULI ŞI PRECEPTE

În stabilirea importanţei documentelor pentru efectuarea operaţiunii de selecţionare se vor avea în vedere câteva criterii asupra cărora ne vom opri în cele ce urmează.

a. valoarea istorică – care cuprinde informaţii privind istoria economică, politică, cultural-religioasă, indiferent dacă acestea sunt de interes local, naţional sau internaţional

b. vechimea documentelor (în conformitate cu Normele Tehnice, nici un document mai vechi de 1920 nu va fi supus selecţionării)

c. frecvenţa în cadrul FAN şi universal – se impune cunoaşterea cât mai exactă a documentelor create în mai multe exemplare şi aria lor de răspândire, pentru a evita eliminarea acestora la toate nivelele. Trebuie apreciate valoric aşa-numitele dublete, ţinându-se seama de locul lor de păstrare, în cadrul organizaţiei creatoare sau la alte organizaţii, în special din alte organizaţii, în special din alte localităţi

d. rolul şi atribuţiile creatorului documentelor sau fondului şi locul ocupat de acesta în sistemul instituţional din ţara noastră sau relaţiile acestuia cu instituţii şi personalităţi din ţară şi străinătate

e. cantitatea documentelor unui fond sau ale unei perioade din fond, cu alte cuvinte nu se vor elimina documente în situaţia în care într-un fond sau pe o perioadă de câţiva ani, există documente puţine, chiar dacă valoarea lor este mai redusă

f. valoarea practică a documentelor g. starea de conservare j. valoarea artistică (ornamentaţii din metal şi pietre preţioase,

miniaturi, grafia, caracteristici)i. suportul deosebit (pergament, mătase, papirus, coajă de copac

etc.)k. semne de validare deosebitel. evenimentele sau împrejurările istorice remarcabile, cu ocazia

cărora au fost create documente. Legătura unor documente cu astfel de evenimente le sporeşte valoarea, în caz contrar multe dintre acestea ar fi fost distruse.

La acestea mai putem adăuga şi alte câteva principii, ceva mai generale, orientative în activitatea de selecţionare, precum:

- principiul concepţiei istorice – presupune judecarea valorii documentelor ţinându-se cont de condiţiile în care creatorul fondului şi-a desfăşurat activitatea, rolul jucat de el, poziţia în care s-a aflat în societate. Cu alte cuvinte, trebuie să se cunoască contextul istoric în care documentele au fost create şi s-au constituit în fonduri arhivistice;

- principiul complexităţii – porneşte de la ideea că valoarea documentelor nu trebuie apreciată separat, pe fonduri, ci în funcţie de interdependenţă şi legăturile reciproce ale creatorilor de fonduri, de relaţiile dintr-un fond cu cele ale altor fonduri.

- principiul istorismului – are în vedere perspectiva utilizării documentelor în viitor. Trebuie să se ţină cont, în măsura posibilităţilor, de faptul că ele vor avea, în viitor, o altă semnificaţie şi importanţă.

7.3. COMISIA DE SELECŢIONARE – ATRIBUŢII ŞI MOD DE LUCRU

După cum an arătat mai sus, activitatea de selecţionare se efectuează de către comisia de selecţionare, numită de conducătorul unităţii prin ordin sau decizie internă. Ea este alcătuită din: un preşedinte (poate fi directorul adjunct, contabilul şef sau şeful compartimentului care răspunde de arhivă), un secretar (arhivarul sau responsabilul cu arhiva) şi membrii (sunt numiţi dintre specialiştii de la compartimente, care să aibă pregătire şi experienţă adecvate muncii de selecţionare). La aceştia se adaugă juristul unităţii. De semnalat că numărul total al membrilor comisiei nu poate fi decât impar. În unităţile unde nu se poate constitui comisia de selecţionare, operaţiunea o efectuează persoana responsabilă cu arhiva şi aprobată de

conducerea unităţii. În caz administratorului unic, acesta poartă răspunderea pentru selecţionarea documentelor. Comisia se întruneşte anual sau de câte ori este nevoie (la sesizarea secretarului).

Comisia verifică inventarele (dacă există concordanţă între ele şi conţinutul u.a., dacă termenele de păstrare sunt corect aşezate, în conformitate cu nomenclatorul arhivisti al unităţii). Pe baza inventarelor, comisia va verifica roate documentelor din depozit în vederea stabilirii valorii lor. . Documentele considerate de comisie va având valoare documentar-istorică sau practică sunt puse separat de cele cu termenul de păstrare expirat sau fără valoare. Sunt situaţii în care u.a. care au ca termen de păstrare 10, să cuprindă documente cu valoare istorico-documentară, drept pentru care trebuie să se efectueze cuvenita schimbare. Dar sunt cazuri în care documente în cadrul u.a. cu caracter permanent (sau de 90 de ani) să se găsească documente care au ca termen de păstrare doar 10 ani. Şi aici trebuie să se efectueze reparaţia necesară (cazul statelor de plată cusute cu actele de casă, ultimele au ca termen de păstrare 10ani).

În atenţia comisiei stă, de asemenea, documentele care în nomenclatorul arhivistic al unităţii au menţiunea „CS” (ex 10 CS). În aceste cazuri comisia poate propune prelungirea, dacă este nevoie, a termenelor de păstrare şi cuprinderea lor la inventarul celor permanente, sau, dacă este cazul, scoaterea lor din evidenţa arhivei şi trimiterea la topit. Documentele care cuprind date despre activitatea şi viaţa unităţii şi a angajaţilor ei, inclusiv ce care sunt gestionate de BPPD sunt trecute la permanent.

Operaţiunea de selecţionare trebuie efectuată cu simţ de răspundere, iar aprecierea documentelor în mod arbitrar, de către nespecialişti, trebuie înlăturată şi aceasta pentru că duce fie la păstrarea unui număr mare de documente (multe lipsite de interes) cea ce grevează spaţiul arhivei, fie la distrugerea, din prea mult zel, a unor documente cu valoare.

După parcurgerea inventarului şi a u.a. din depozit, membrii comisiei notează, la rubrica „observaţii” din inventar cu „M” (maculatură) toate u.a. propuse pentru topire (din aceste dosare se scot, atunci când este cazul, sentinţele sau hotărârile judecătoreşti definitive, care se grupează pe ani şi se constituie în dosare separate). Numerele de inventar ale acestora se trec într-un proces verbal, în ordine cronologică (vezi anexa XXIII). Documentele permanente rămase după selecţionare vor fi inventariate din nou în vederea predării – la termenele prevăzute de lege - al Arhivele Naţionale. Aceste dosare sunt însemnate cu litera „P” (permanent).

Sigiliile şi ştampilele din metal care au imprimate stema ţării şi denumirea completă a unităţii prezintă valoare documentar-istorică. La scoaterea lor din uz, un exemplar va trebui predat Arhivelor Naţionale, iar celelalte sau altele care nu prezintă valoare se depun la Monetăria statului pentru justificare şi distrugere. Sigiliile, ştampilele sau parafele confecţionate

din cauciuc, scoase din uz vor fi inventariate. Selecţionarea lor se efectuează tot de aceeaşi comisie.

După încheierea operaţiunii de selecţionare, comisia trimite Arhivelor Naţionale procesul-verbal împreună cu un exemplar din inventar acestor documente în vederea obţinerii confirmării. După obţinerea ei, documentele se vor distruge de către unitatea creatoare sau deţinător.

De reţinut: documentele create în perioada medievală nu se supun selecţionării, iar cele create până în 1920 se pot elimina numai în cazuri cu totul excepţionale, cu aprobarea Arhivelor Naţionale.

7.4. CONŢINUTUL DOSARULUI SELECŢIONĂRIILa încheierea activităţii de selecţionare, comisia întocmeşte un

dosar, în două exemplare, din care unul se trimite, pentru confirmare (după cum am arătat mai sus) Arhivelor Naţionale. Acest dosar are următorul conţinut:

- adresa cu care se trimite pentru verificare şi confirmare, cu număr de înregistrare şi datată la zi (anexa XXIV);

- procesul-verbal de selecţionare (vezi anexa XXV, în cazul selecţionării clasice; anexa XXVI, în cazul selecţionării globale). Numerotarea se efectuează separat pentru fiecare fond, peste ani, în funcţie de numărul selecţionărilor din acel fond, începând cu numărul 1 pentru prima selecţionare;

- inventarul documentelor propuse pentru topit. În cazul în care comisia face doar selecţionarea globală, pentru documente vădit nefolositoare, de acelaşi fel, lucrarea nu va cuprinde şi inventarul sau inventarele documentelor prepuse pentru topit;

- inventarul documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selecţionează documente şi din perioada pentru care se face selecţionarea.

Un exemplar din acest dosar este trimis Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor centrale, sau direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, în cazul unităţilor locale. Documentele propuse pentru selecţionare se păstrează în rafturi, în ordinea iniţială, pentru ca reprezentantul Arhivelor Naţionale să le poată verifica. Doar după obţinerea confirmării scrise din parte Arhivelor Naţionale, documentele vor fi scoase din evidenţa arhivei, operându-se şi în registru de evidenţă curentă. Documentele eliminate sunt predate unităţilor colectoare însoţite de o copie după confirmarea Arhivelor Naţionale. De reţinut că vinderea documentelor ca deşeuri, distrugerea lor etc., fără confirmarea Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene atrag după sine răspunderi penale.

ARHIVECONOMIA1. Localul de arhivă

2. Depozitarea fondurilor arhivistice3. Manipularea fondurilor

4. Igiena de arhivă (a fondurilor)5. Restaurarea fondurilor uzate

8. SISTEMATIZAREA DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITELE DE ARHIVĂ.

PĂSTRAREA ŞI CONSEVAREA DOCUMENTELOR

În vederea asigurării accesibilităţii la documente, este absolut obligatoriu să se realizeze o cât mai practică grupare a lor în depozite, astfel încât să se poată identifica în timp util orice document în vederea folosirii lui în diverse scopuri. Iată de ce, de-a lungul timpului s-a acordat o atenţie specială sistematizării documentelor în depozite.

8.1. SCHEME DE SISTEMATIZARE A DOCUMENTELOR ÎN DEPOZITELE DE ARHIVĂ

Fondurile şi colecţiile arhivistice închise se aşează în depozite pe ramuri sau domenii de activitate, iar în cadrul fiecărei ramuri sau domeniu în funcţie de subordonare sau pe gupe de unităţi de acelaşi tip. Pentru fondurile care îşi continuă activitatea (fonduri deschise), se va lăsa un aşa-numit spaţiu de creştere, în raport direct cu cantitatea de documente ce se creează anual.

Dacă unitatea dispune de mai multe camere utilizate ca depozite de arhivă, fiecare depozit trebuie numerotat cu cifre arabe, începând cu 1. În cadrul fiecărui depozit, rafturile se numerotează cu cifre romane, începând de la intrare, de la stânga la dreapta, iar poliţele fiecărui raft vor fi numerotate cu cifre arabe, începând de sus în jos şi de la stânga la dreapta (stând cu faţa la capătul raftului. U.a. se aşează pe poliţe, în ordine cronologică, de la stânga la dreapta. Documentele permanente se vor aşeza separat, la compartimentele şi anii respectivi, sau chiar total separat de celelalte documente, ele sunt parte din FAN şi trebuie păstrate cu mare atenţie.

Schema de sistematizare a depozitului depinde de cum au fost constituite documentele la creator. Ea urmăreşte ca documentele să fie grupate, în cadrul fondului, aşa cum au fost create iniţial. Funcţie de situaţie, se pot aplica următoarele scheme de sistematizare:

- schema de sistematizare structural-cronologică – în cazul fondurilor create de unităţi care şi-au păstrat aceeaşi formă de organizare. Documentele se aşează în rafturi, pe compartimente, în cadrul compartimentelor pe ani, iar în cadrul anilor pe termene de păstrare.

- schema de sistematizare cronologic structurală – se aplică pentru fondurile create de unităţi care au avut sau au compartimente ce au suferit numeroase reorganizări de-a lungul timpului. Documentele se aşează în rafturi pe ani, iar în cadrul fiecărui an pe compartimente.

- schema de sistematizare cronologică pe probleme – pentru unităţile care nu au compartimente şi în cazul documentelor în cantitate mică, care iniţial au fost ordonate cronologic, dar starea lor actuală nu mai permite reconstituirea ordinii iniţiale.

- schema de sistematizare cronologică – în cazul instituţiilor ale căror documente au fost constituite în acest fel, iar reconstituirea poate fi efectuată prin instrumentele de evidenţă contemporane. Documentele se aşează după data creierii lor, dacă acesta lipseşte, se ia în considerare data înregistrării documentelor.

- schema de sistematizare alfabetică – se aplică în cazul unităţilor doar la unele compartimente (Personal, Secretariat etc.), pentru dosare de personal, caziere, dosare ale studenţilor etc.

8.2. GHIDUL TOPOGRAFICÎn vederea identificării, în timp util, a documentelor din depozite, în

cadrul Normelor Tehnice, 1996 (art. 82) se recomandă se recomandă întocmirea, pentru fiecare depozit în parte, a unui ghid topografic (vezi anexa XXVII). La completarea rubricilor acestuia trebuie să se ţină seama de instrucţiunile precizate în lucrarea sus citată (p. 126-127), asupra cărora ne vom opri în continuare:

- în colţul din stânga sus al ghidului se va înscrie numărul depozitului în cadrul clădirii;

- în rubrica „nr. curent” se vor înscrie, începând cu numărul 1, în continuare, fondurile şi colecţiile din cadrul aceluiaşi depozit;

- denumirea fondurilor, colecţiilor, compartimentelor, se va înscrie în ordine alfabetică;

- în rubricile „anii extremi” şi „cantitatea în m.l. şi u.a.” se vor înscrie numai datele privind documentele aflate în depozitul respectiv, aparţinând fondului, colecţiei, compartimentului, prevăzute în rubrica a doua

- rubricile 6 şi 7 se completată cu numărul sau numerele rafturilor şi poliţelor pe care sunt aşezate documentele înscrise în rubrica a doua

- în rubrica a opta se va înscrie numărul fondului (dacă este cazul)- în rubrica a noua se va înscrie numărul inventarului conform

Registrului de evidenţă curentă.Scoaterea u.a. din depozite pentru cercetare se efectuează pe baza unei

fişe de control (vezi anexa XXVIII) care se aşează în locul u.a. solicitată pentru cercetare.

De asemenea u.a. scoase din depozit sunt trecute în registrul de depozit care se completară de către arhivar sau responsabil cu arhiva unităţii. La completarea rubricilor registrului (vezi anexa XXIX) se ţine seama de următoarele:

- „nr. curent” începe cu 1 şi se completează în continuare;- când unitatea are în depozitele sale un singur fond arhivistic, la

rubrica „Denumirea fondului, compartimentului”, se va completa doar compartimentul de la care provin documentele;

- în rubrica „u.a.” se trece numărul curent din inventar al u.a. scoasă din depozit;

- în rubrica 4 („scopul scoaterii din depozit”) se trece după caz (cercetare ştiinţifică, documentare pentru informări, lucrări administrative etc.);

- în rubrica 5, se completează numele, prenumele solicitantului şi funcţia în unitate;

- la rubrica 6 se scrie data scoaterii u.a şi semnătura solicitantului;- rubrica 7, se consemnează data restituirii u.a. şi semnătura

arhivarului sau responsabilului cu arhiva. Lipsurile de file din u.a., deteriorările sunt consemnate la rubrica „observaţii”.

8.3. PĂSTRAREA ŞI CONSEVAREA DOCUMENTELOR LA CREATORI ŞI DEŢINĂTORI

Conştientizarea valorii arhivelor ca parte a patrimoniului naţional conduce în mod firesc la acceptarea ca urgenţă a asigurării spaţiilor de depozit adecvate (cu deosebire la creatori şi deţinători), mai ales că majoritatea documentelor cu referire la istoria contemporană (care fac parte din FAN) se păstrează la creatori şi deţinători

Pornindu-se de la această realitate, Legea Arhivelor Naţionale, în Secţiunea a III-a, al Capitolului III, numită „Păstrarea documentelor”, la art. 12 se precizează obligaţia creatorilor şi deţinătorilor de documente de a le păstra în condiţii corespunzătoare, ferindu-le de distrugeri, degradări, sustrageri ori comercializări. De asemenea, spaţiile de depozitare (îndeosebi cele noi) trebuie avizate de Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Depozitele vor fi dotate, în funcţie de formatul şi de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de păstrare şi de protejare a acestora, precum şi cu mijloace, instalaţii şi sisteme de prevenire şi stingere a incendiilor. Din dorinţa de a informa şi a înlătura o eventuală justificare prin necunoaştere, Arhivele Naţionale au redactat Normativul privind caracteristicile tehnico-funcţionale ale spaţiilor şi echipamentelor de depozitare şi conservare a arhivelor aflate în administrarea creatorilor publici şi privaţi de arhivă, care oferă informaţii esenţiale asupra conceptului actual de depozit de arhivă asupra căruia insistăm şi noi în cele ce urmează.

Depozitele de arhivă, după cum se stipulează în Normele Tehnice, 1996, art. 152), trebuie să asigure condiţiile necesare conservării, păstrării şi securităţii documentelor. Ele se amenajează în clădiri construite special sau adaptate pentru acesta, compartimentate în încăperi distincte, care să asigure izolarea spaţiilor destinate păstrării de cele cu alte destinaţii. La alegerea amplasamentului clădirilor se va avea în vedere evitarea zonelor poluate (mai ales cu noxe chimice sau pulberi precum: praf, funingine, aerosoli şi gaze sau corosive) sau a celor care prezintă surse potenţiale de explozii, inundaţii, indiferent de măsurile de siguranţă ce se preconizează a se lua. Clădirile şi depozitele de arhivă trebuie să fie de gradul I de rezistenţă la foc şi să reziste la cutremure. Pentru calculul planşeului de depozit se va prevedea o rezistenţă la încărcare de minim 800 kg./m.p.

În funcţie de tipul de documente, 1ml (metru liniar) de arhivă cântăreşte 40-60 kg. La o înălţime de 6-7 poliţe raft se realizează o sarcină de 300-400 kg, care prin adăugarea greutăţii raftului, poate ajunge la cca. 600kg/m2. Având în vedere că într-un metru cub de arhivă intră, în funcţie de formatul documentelor, cca. 12-15ml documente, un asemenea volum de documente depozitate în vrac cântăreşte între 600-700 kg. Din aceste motive sarcina utilă calculată la construirea depozitelor de arhivă, cu înălţimi de 2.3-2,8 m este de 800 kg/m2, ceea ce impune structuri de rezistenţă mult mai solide decât la clădirile obişnuite.

Nu se recomandă amplasarea depozitelor de arhivă în subsoluri datorită umidităţii, în poduri datorită aerului uscat şi cald din timpul verii, nici în apropierea sau deasupra halelor şi atelierelor industriale pentru că sporeşte pericolul de incendiu şi a poluării.

Clădirea de arhivă trebuie să fie protejată contra descărcărilor electrice atmosferice. Instalaţiile electrice şi sanitare vor trebui montate în conformitate cu normele în vigoare. Depozitele trebuie să fie dotate cu prize pentru folosirea aspiratoarelor şi a altor aparate necesare la întreţinerea documentelor.

În depozite se utilizează numai sistemele centrale de încălzire. Întrucât lumina solară este dăunătoare pentru documente, se recomandă ca ferestrele să fie asigurate împotriva luminii solare prin perdele de doc sau alte sisteme parasolare. Lipsa completă a luminii ne este recomandată, deoarece creează condiţii favorabile dezvoltării microorganismelor.

Depozitele vor fi dotate cu rafturi, rastele, dulapuri şi alte mijloace de depozitare specifice, de preferinţă din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorosive şi fără emanaţii. Cele din lemn trebuie tratate cu leşie de tutun pentru prevenirea atacului biologic şi impregnarea cu soluţii ignifuge împotriva incendiului. Dimensionarea elementelor de păstrare a arhivei (rafturi, dulapuri etc.) se efectuează în funcţie de dimensiunile materialului suport (hârtie, film etc.), materialelor de protecţie (mape, cutii, casete, tuburi,

plicuri, cămăşi etc.) ale spaţiului de construcţie aferent, asigurându-se accesul la documente şi posibilitatea unei evacuări rapide în caz de necesitate.

La amplasarea şi montarea rafturilor, după cum se stipulează în Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente (85-90), trebuie să se ţină seama de următoarele:

- rafturile se amplasează perpendicular pe sursa de lumină naturală, iar iluminatul artificial va urmări culoarul dintre rafturi şi nu va depăşi 50 luxi/m2;

- rafturile se amplasează la o distanţă de cca. 80 cm faţă de perete şi 1m faţă de uşi;

- între rafturile montate lângă perete trebuie păstrată o distanţă de cel puţin 20 cm între perete şi documente;

- între prima şi ultima poliţă a rafturilor trebuie să rămână o distanţă de cel puţin 10-15 cm faţă de tavan, după aşezarea documentelor şi respectiv de pardoseală;

- distanţa dintre rafturi trebuie să fie de 70-80 cm,- în fiecare depozit va trebui să se asigure coridoare centrale de 1,5-2

m în vederea asigurării spaţiului necesar pentru manevrarea documentelor;- rafturile se ancorează între ele şi de pereţii laterali, în scopul

asigurării stabilităţii lor;- amplasarea rastelelor pentru hărţi şi planuri vor trebui respectate

măsurile stabilite pentru rafturi- dulapurile sau alte tipuri de mijloace pentru păstrarea sigiliilor,

fotografiilor, plăcilor fotografice, microfilmelor, benzilor şi discurilor magnetice (în cazul în care sunt puţine) se aşează unele lângă altele, spate în spate, iar distanţa dintre ele trebuie să permită deschiderea uşilor sau manevrabilitatea sertarelor;

- scările mobile, mesele din depozite, eventualele cărucioare de transport documente cor fi amplasate în aşa fel încât să se asigure o utilitate optimă şi să nu pericliteze posibilităţile de evacuare;

- depozitele de arhivă mai înalte de 2,4 m se dotează cu scări de arhivă, iar în funcţie de necesităţi, depozitele pot fi dotate şi cu cărucioare de transport interior;

- depozitele, rafturile şi poliţele vor fi numerotate;- pentru depozitele mai mari de 50 m2 se impune amenajarea unei

camere de lucru lângă depozit;- depozitele trebuie să fie uscate, ventilate şi echipate corespunzător

pentru asigurarea microclimatului optim de conservare pentru fiecare categorie de documente;

- pentru protejarea împotriva degradării, documentele se introduc în cutii de carton, mape, plicuri, tuburi etc., în funcţie de natura şi dimensiunile lor;

- aşezarea documentelor în rafturi se face pe manşeta de îndosariere sau pe manşeta inferioară;

- în situaţia în care creatorul deţine documente de mai multe tipuri (hârtie, filme, fotografii, benzi magnetice etc.) se vor depozita pe categorii, în funcţie de natura materială a acestora, astfel încât păstrarea şi conservarea lor să poată fi organizată în mod corespunzător.

Stabilirea microclimatului din depozit se efectuează în raport direct cu tipul materialului suport al documentului. Astfel, pentru documentele scrise pe suport de hârtie, material textil, piele sau pergament, în depozit trebuie să se asigure o temperatură cuprinsă între 15-180 C şi umiditate relativă de 50-60 %. Depozitele de benzi magnetice nu trebuie să aibă în apropiere câmpuri magnetice. De asemenea, microfilmele negative, destinate conservării îndelungate, se păstrează separat, în spaţii organizate în funcţie de volumul acestora. Rolele de microfilm negativ se introduc în cutii metalice din aluminiu, pregătite în prealabil, prin îndepărtarea impurităţilor, în cutie nu se introduc materiale străine de peliculă care pot afecta calitatea acesteia.

Igiena depozitelor de arhivă. În vederea asigurării salubrităţii depozitelor este necesară menţinerii ordinii şi curăţeniei. În timpul când se face curăţenie, încăperile se aerisesc, prin deschiderea ferestrelor sau a prizelor de aer. Pe lângă aceasta, pe timp favorabil, depozitele vor trebui aerisite zilnic timp de 2-3 ore, dacă nu dispun de instalaţii de climatizare. Deprăfuirea documentelor se efectuează cu perii moi sau tampoane, iar absorbţia prafului rezultat, cu aspiratoare electrice. Periodic vor trebui efectuate sondaje asupra stării de conservare a documentelor, mai ales în zonele întunecoase şi reci ale depozitelor. În cazul identificării unor focare de degradare, se iau măsuri de înlăturare a acestora, apelându-se şi la sprijinul Arhivelor Naţionale sau laboratoarelor judeţene ale acestora. Zilnic trebuie verificate instalaţiile electrice, de apă sau de altă natură, pentru a preveni eventualele defecţiuni ce ar putea produce degradarea sau distrugerea documentelor. Reparaţiile interioare, zugrăvelile şi lucrările de întreţinere a depozitelor de arhivă se fac de câte ori este nevoie, asigurându-se în permanenţă igiena încăperilor şi funcţionarea normală a instalaţiilor electrice şi sanitare.

Este interzisă introducerea şi păstrarea oricăror materiale ce nu aparţin depozitelor de arhivă (haine, alimente, materiale de întreţinere, substanţe inflamabile, mobilier ce nu este în dotare etc.). De asemenea, nu se acceptă aşezarea documentelor, chiar şi pe scurtă durată, pe pardoseală, între rafturi, pe coridoare, scări etc., precum şi aşezarea lor în stive sau înghesuirea în rafturi, dulapuri, lăzi sau boxe.

Pentru prevenirea şi combaterea agenţilor biologici din depozitele de arhivă se uzitează diferite tratamente care pot fi clasificate în două mari categorii: tratamente preventive (cu rol de a preîntâmpina apariţia atacurilor

biologice) şi tratamente curative (au ca scop oprirea şi înlăturarea atacului biologic). Sub aspectul metodelor pe care le utilizează, putem realiza o altfel de clasificare a tratamentelor utilizate pentru protejarea documentelor de arhivă. Astfel, putem constat patru procedee:

1. procedeul mecanic – constă în scuturarea documentelor;2. procedeul biologic – are în vedere utilizarea unor specii animale

sau vegetale la distrugerea dăunătorilor. De exemplu se aduc arici, cârtiţe, salamandre care distrug insectele şi larvele lor. Dar aceste mijloace folosite cândva nu sunt nici destul de eficiente, nici proprii pentru interiorul arhivelor;

3. tratamente fizice – precum curenţi electrici de înaltă frecvenţă (pentru combaterea insectelor şi mucegaiurilor; această metodă nu se aplică pergamentelor şi documentelor cu sigilii datorită temperaturii mari pe care o dezvoltă); razele ultraviolete (pentru dezinfectarea de suprafaţă a unor documente; tratamentul duce la o accelerare a procesului de îmbătrânire); radiaţiile gamma, în special cele produse de cobaltul radioactiv; îngheţul şi dezgheţul repetat de 4-5 ori a documentului tratat (nu se poate aplica la un volum mare de documente);

4. tratamente chimice – utilizează substanţe toxice cu un sceptru larg de acţiune în vederea distrugerii insectelor şi mucegaiurilor. Aceste substanţe trebuie să-şi facă datoria fără să ducă la degradarea documentelor. Substanţele nehalogenate, care nu conţin clor, brom sau alţi halogeni au mare calitate de a nu afecta documentele tratate; din această categorie, cele mai folosite sunt: aldehida formică, oxidul de etilenă, acetatul fenilmercuric etc. Substanţele pa bază de halogeni au dezavantajul că atacă într-un grad mai mare sau mai mic materialul tratat. Sunt utilizate: bromura de metil, lindanul, derivaţii cloruraţi ai fenolului, pentaclorfenolatul de sodiu etc. Ca tehnici de tratament se disting: a. pensularea (se aplică numai filelor de documente volante şi constă în pensularea substanţei respective pe întreg documentul sau pe părţile afectate); b. interfoliajul (este utilizat mai ales în cazul cărţilor şi documentelor legate în volume şi se execută prin introducerea între paginile infectate a unor folii de hârtie de sugativă sau o altă hârtie absorbantă, îmbibată prin anumite metode cu produsul activ volatil);

5. ceruirea cu ceruri impregnate – se utilizează în cazul copertelor şi legăturilor din piele ale unor volume sau documente rare;

6. gazările la etuvă – presupune o etuvă care se închide ermetic şi se pretează la operaţii în vid şi suprapresiune. Capacitatea etuve poate fi cuprinsă între 0,5-10 m3 şi pentru depunerea documentelor este prevăzută cu un cărucior mobil (se aşeză documentele, se închide etuva ermetic, se realizează presiunea negativă, se introduce gazul activ după care se reglează presiunea etuvei la nivelul dorit, prin introducerea de aer sau de alt gaz fixându-se nivelul intern de 25-300 C; după 6-24 ore se execută două vidări succesive în vederea „spălării” cu aer a materialelor);

7. gazarea, fumigarea şi aerosolizarea depozitelor – se utilizează pentru dezinfecţia depozitelor goale sau pline cu documente (constă în degajarea în spaţiul de tratament a substanţei active sub formă de gaz, fumigaţie, sau asperţie prin presiune). Depozitele se etanşează prin lipirea de panglici de hârtie la uşi şi ferestre pentru a se înlătura orice comunicare cu exteriorul. După tratament, nu se intervine timp de 24-48 de ore, apoi se efectuează aerisirea un anumit număr de zile funcţie de tipul substanţei utilizate;

8. aşezarea unor curse pentru rozătoare ce pot consta din hrană otrăvită aşezată la colţurile depozitelor.

Transportul documentelor în interiorul depozitului, în camere (laboratoare, birouri etc.) din aceeaşi clădire se realizează în mijloacele de protecţie individuale în care se păstrează (cutii de carton, mape, plicuri, mape, tuburi etc.). Destul de pretenţios este însă transportul unor cantităţi mari de documente dintr-o localitate în alta. În acest caz se recomandă folosirea unor containere metalice etanşe, sau în lipsa acestora a unor prelate care să le ferească de ploi (să existe stingătoare cu CO2 şi praf). În cazul transportului unor cantităţi mari de documente în coloană de vehicule sau la transportul unor documente de importanţă deosebită, trebuie luate măsuri sporite de siguranţă a transportului şi punere cât mai repede la adăpost a arhivei. Nu în ultimul rând la stabilirea datei efectuării transportului trebuie să se ia în seamă prognoza meteo, astfel se poate efectua această acţiune pe timp favorabil.

ROLUL ARHIVELOR ÎN:1. Funcţionarea instituţiilor publice

2. Cercetarea ştiinţifică3. Rolul educativ

9. FOLOSIREA (VALORIFICAREA) DOCUMENTELOR DE ARHIVĂ

Dacă până nu demult accesul la documentul de arhivă ridica o serie întreagă de probleme şi presupunea evitarea a numeroase obstacole aşezate voluntar sau involuntar de cei care le aveau în custodie, astăzi în baza Legii Arhivelor Naţionale (16/1996) se garantează posibilitatea de acces în arhivă şi deci de valorificare a documentelor. În art. 20 din suscitat lege se precizează: „documentele care fac parte din FAN al României pot fi folosite pentru: cercetare ştiinţifică, rezolvarea unor lucrări administrative, informări, acţiuni educative, elaborarea de publicaţii şi eliberarea de copii, extrase şi certificate. Documentele care fac parte din FAN al României pot fi consultate, la cerere, de către cetăţeni români şi străini, după 30 de ani de la crearea lor. Pentru documentele la care nu s-a împlinit acest termen, cercetarea se poate face numai cu aprobarea conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare. Documentele de valoare deosebită nu se expun public, în original, ci sub formă de reproduceri”. De asemenea, creatorii şi deţinătorii de documente sunt obligaţi (conform art. 21) să elibereze, la cererea persoanelor fizice şi juridice, certificate, copii şi extrase de pe documentele pe care le creează şi deţin, inclusiv de pe cele pentru care nu s-a împlinit termenul de 30 de ni, dacă acestea se referă la drepturi care îl privesc pe solicitant (vechimea în muncă, studii, drepturi patrimoniale). Serviciile prestate de către Arhivele Naţionale pentru rezolvarea solicitărilor persoanelor fizice şi juridice se efectuează contra cost. Nu pot fi date spre cercetare şi valorificare documentele care pot afecta interesele naţionale, drepturile şi libertăţile cetăţenilor, prin datele şi informaţiile pe care le deţin, sau cele care au o stare de conservare necorespunzătoare, ori cele neprelucrate arhivistic.

9.1. FORME DE FOLOSIRE A DOCUMENTELOR LA CREATORI ŞI DEŢINĂTORI

Eliberări de certificate, copii, extrase. Creatorii şi deţinătorii de documente, dar şi Arhivele Naţionale, pe baza documentelor aflate în depozite, eliberează, la cerere, contra cost, persoanelor fizice şi juridice certificate, copii şi extrase după documentele care se referă la drepturile solicitanţilor (vechimea în muncă, patrimoniu, şcolaritate, atestarea unor date personale şi de stare civilă, susţinerea unor cauze în faţa instanţelor de judecată etc.). Cererea se timbrează, la depunere, conform legii timbrului.

Certificatul – trebuie să cuprindă o expunere exactă şi clară a datelor rezultate din documente, care sunt în legătură directă cu obiectul cererii. Se vor indica numai datele existente, fără a întregi perioadele pentru care nu există documente. În certificat nu vor fi expuse concluzii personale sau generalităţi în legătură cu conţinutul documentelor care au stat la baza întocmirii lui. Datele se expun în ordinea lor cronologică şi nu în ordinea documentelor din care au fost extrase. Datele privind activitatea unei persoane, în diferite locuri de muncă, se includ într-un singur certificat. În cazul în care solicitantul a lucrat sub mai multe nume se vor menţiona toate aceste nume, cu perioadele de timp corespunzătoare. În textul certificatului nu se admit ştersături sau completări printre rânduri. Redactarea certificatului se face pe baza unui referat scris pe verso-ul cererii, în cerneală. Referatul este întocmit, datat şi semnat de persoana care a făcut cercetarea. El conţine datele aflate în documente, în legătură cu cele solicitate de petent, precum şi cotele tuturor documentelor cercetate. Certificatul se eliberează însoţit de o adresă în care se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului. În cazul în care, în arhivă nu sunt date privind obiectul cererii, dar se cunoaşte unitatea deţinătoare a acestor documente, cererea, în original, se va trimite spre rezolvare unităţii respective, comunicându-i-se şi solicitantului acest lucru. O mare atenţie trebuie să i se acorde numelui, care în multe situaţii nu corespunde celui înscris în documente datorită schimbărilor ulterioare, prin căsătorie, prin completări greşite de către persoanele care au întocmit documentele devenite acum documente de arhivă (în aceste cazuri numele se redă aşa cum apare în documente, iar solicitantul va trebui să-şi rezolve situaţia prin act notarial). Când sunt mai multe persoane cu acelaşi nume, trebuie să se aibă în vedere, ca mijloc de individualizare toate datele personale ale solicitantului (data naşterii, prenumele tatălui, funcţia şi compartimentul unde a lucrat etc.). În cazul în care, la cererea petiţionarului sau din dispoziţia conducerii unităţii creatoare sau deţinătoare, recercetându-se documentele, se găsesc noi date, se poate elibera fie un nou certificat, menţionându-se că îl completează pe cel anterior, cu indicarea numărului şi datei de emitere a precedentului, fie se poate emite un nou certificat, menţionându-se toate datele, inclusiv cele din certificatul anterior, care se va anula şi retrage; noul certificat va primi alt număr de înregistrare.

Copia – se poate defini ca o reproducere autentică de pe un document aflat în arhivă. De cele mai multe ori, se eliberează copii după documentele de împroprietărire, sentinţe judecătoreşti, foile matricole şcolare sau a situaţiei militare etc. Copiile de pe documente se transcriu cu ortografia actuală. Când dintr-un document lipsesc cuvinte sau sunt indescifrabile, iar din text nu rezultă înţelesul lor, în copie cuvintele respective sunt înlocuite cu puncte de suspensie. În situaţia când documentele ce urmează a fi copiate nu

poartă anul întocmirii lor, data este dedusă din contextul celorlalte documente (în cazul în care documentul face parte dintr-un grup de alte documente legate organic şi a căror dată este cunoscută cu certitudine). Dacă nu se poate stabili data documentelor, aceasta se înlocuieşte cu puncte de suspensie, iar după ele, în paranteză, menţiunea „fără dată”. În cazul copiilor de pe tabele (cele de împroprietărire, militare etc.) în care figurează mai multe persoane, pentru a nu reda decât numele persoanei în cauză, când acesta nu se află în prima sau ultima poziţie a tabelului, se reproduce cadrul documentului, urmat de unul sau două rânduri de puncte de suspensie, apoi poziţia şi numele, prenumele solicitantului, urmate de puncte de suspensie şi elementele de încheiere inclusiv semnăturile. Pentru a înlătura posibilitatea unor eventuale adăugiri, în copiile care sunt doar pe o parte dintr-o singură pagină, se barează partea nescrisă cu o diagonală, de la ultimul cuvânt sau cifră spre colţul opus al paginii, iar la copiile care cuprind mai multe pagini, la fiecare sfârşit de pagină se aplică semnul continuării.

Extrasul – reprezintă reproducerea autentificată a unei părţi dintr-un document, adică partea care interesează solicitantul (se vizează mai ales extrasele de pe sentinţele judecătoreşti, monitoarele oficiale, documente patrimoniale etc.). În realizarea extrasului este obligatoriu să se consemneze câteva elemente care îi asigură valoare probatorie: unitatea care l-a eliberat, denumirea documentului după care s-a efectuat extrasul (sentinţa judecătorească, monitorul oficial, tabel de împroprietărire etc.), unitatea care a creat documentul, textul care îl interesează pe solicitant (este piesa principală a extrasului), baza legală potrivit căreia a avut urmare acţiunea şi s-a încheiat documentul respectiv. Deosebirea dintre copie şi extras constă în aceea că ultimul redă doar o parte din document care interesează solicitantul.

Copiile şi extrasele se certifică, sau după caz se legalizează de unitatea care le eliberează. De asemenea, atât ele cât şi certificatul se eliberează personal solicitantului sau împuternicitului său legal ori se pot expedia prin poştă, însoţite de o adresă în care nu se vor trece perioadele pentru care lipsesc documentele sau în care nu se găseşte înscris numele solicitantului.

Evidenţa cererile solicitanţilor se realizează prin întocmirea de fişe pentru fiecare petent. Fişa respectivă va cuprinde: numele şi prenumele solicitantului, numărul şi data de înregistrare a cererii. Fişele se vor ordona alfabetic. În ce priveşte cererilor solicitanţilor (original sau copie), acestea împreună cu al doilea exemplar al certificatului eliberat şi al adresei de răspuns se vor păstra la compartimentul care eliberează aceste documente, în dosare, conform nomenclatorului arhivistic al unităţii.

Rezolvarea unor lucrări administrative, informări, documentări. Documentele din depozit se pot utiliza pentru efectuarea unor documentări în vederea realizării unor informări sau pentru realizarea unor lucrări

administrative. După cum subliniază Aurelian Sacerdoţeanu „trebuie ţinut seama de faptul că, cu cât arhivele sunt mai recente, cu atât prezintă mai mult interes practic, dar pe măsură ce ele vin din trecut domină interesul cultural”.

Cercetare ştiinţifică. În multe arhive la creatori sau deţinători sunt documente ce conţin informaţii de mare valoare documentar-istorică ce nu au fost preluate de Arhivele Naţionale sau de direcţiile judeţene ale Arhivelor Naţionale. Studierea lor poate fi necesară pentru realizarea unor lucrări ştiinţifice (monografi de localităţi sau a diferitelor unităţi, comunicări ştiinţifice etc.).

Expoziţii documentare. Este o formă destul de rar utilizată de către creatorii şi deţinătorii de arhive şi constă în organizarea de expoziţii cu prilejul aniversării unor momente importante din viaţa respectivei societăţi.

Documentele din FAN, aflate în cadrul Arhivelor Naţionale cunosc şi alte forme de valorificare ştiinţifică, în special prin realizarea unor instrumente de informare ştiinţifică care oferă informaţii asupra conţinutului fondurilor şi colecţiilor arhivistice. Asupra acestora ne vom opri în continuare.

Inventarul arhivistic. Cuprinde descrierea analitică a fiecărei u.a. dintr-un fond sau colecţie. În introducere se vor da informaţii privitoare la: istoricul fondului sau colecţiei, genul documentelor şi importanţa lor istorico-documentară, cantitatea totală a documentelor în m.l. şi u.a., sistemele de registratură şi de arhivare folosite în decursul constituirii fondului sau colecţiei. De asemenea, se pot da şi alte informaţii pentru a scoate în evidenţă specificul fondului sau colecţiei respective.

Îndrumătorul arhivistic. Oferă informaţii generale asupra fondurilor şi colecţiilor din depozitele Arhivelor Naţionale centrale sau ale unei direcţii judeţene a arhivelor Naţionale. Cuprinde istoricul creatorului de fond, al fondurilor şi colecţiilor, sinteza conţinutului documentelor, precum şi indicaţii asupra posibilităţilor de folosire a acestora. Se prezintă fondurile şi colecţiile care sunt ordonate, inventariate şi sunt date spre cercetare, care trebuie să cuprindă următoarele elemente: - denumirea creatorului de fond, denumirea fondului sau colecţiei; - istoricul fondului sau colecţiei; - prezentarea conţinutului documentelor. Istoricul instituţiei sau societăţii creatoare trebuie să atingă următoarele chestiuni: - data înfiinţării - competenta materială şi teritorială - locul în ierarhia instituţională; - data şi modul reorganizării; - data desfiinţării; - schimburi în denumiri; - comasări. În cazul fondurilor personale se dau informaţii biografice referitoare l a creatorul de fond, iar în cazul fondurilor familiale informaţiile se vor referi la istoricul familiei respective şi al posesiunilor sale. Pentru colecţii se va indica alcătuitorul (instituţia sau persoana), data şi împrejurările constituirii colecţiei, modul de completare şi organizare.

Istoricul fondului va conţine următoarele informaţii: anii extremi (cu menţionarea perioadelor pentru care lipsesc documentele), cantitatea totală a documentelor în m.l. şi u.a., sistemele de registratură şi de arhivare folosite în decursul constituirii fondului, instrumentele de evidenţă şi informare utilizate şi existenţa în depozitele altor instituţii a unor documente din fondul respectiv. Prezentarea fondurilor se sistematizează pe ramuri de activitate, iar în interiorul fiecărei ramuri, în funcţie de subordonare sau pe grupe de instituţii de acelaşi tip, iar în cadrul acestora, după importanţa fondurilor sau în ordinea alfabetică a denumirilor. Fondurile personale şi familiale se prezintă în îndrumător în ordine alfabetică. Colecţiile se prezintă după prezentarea fondurilor.

Fiecare prezentare va fi însoţită de bibliografia folosită la întocmirea istoricului instituţiei, fondului sau colecţiei, precum şi a lucrărilor publicate pe baza documentelor din fondul respectiv. În introducere se dau informaţii privind istoricul direcţiei judeţene care a întocmit îndrumătorul, fondurile deţinute, cu importanţa lor istorică şi documentară, instrumentele de evidenţă a documentelor şi modul lor de folosire, metodologia de lucru. De asemenea, pentru ilustrarea unor probleme prezentate în îndrumător pot fi date, în cuprinsul lucrării sau la sfârşitul ei, reproduceri după documente.

Catalogul. Prezintă, în mod detaliat, conţinutul documentelor unui fond sau ale mai multor fonduri, stabilite după anumite criterii (cronologic, tematic, topografic, de limbă etc.). Fişa de catalog conţine, pe lângă elementele de inventar, toate topicele şi instituţiile menţionate în document, numele de persoane, de ocupaţii, de dări, obligaţii etc. În cazul în care unele documente au fost editate vor fi citate publicaţiile, menţionându-se formele în care au fost publicate, de la forma cea mai complexă (text integral), la menţiuni. Aparatul ştiinţific va cuprinde o listă bibliografică, listă de corespondenţă a cotelor pe fonduri, indici, glosar. În cazul documentelor feudale, se adaugă şi o listă cronologică a logofeţilor, a diecilor, ca şi a ispravnicilor, lista documentelor false şi lista documentelor cu data rectificată.

Glosarul. Cuprinde lista alfabetică a arhaismelor, regionalismelor, termenilor speciali şi a celor mai puţin cunoscuţi, întâlniţi în documente, dându-se, pentru fiecare, explicaţii clare şi concise. La fiecare termen se va menţiona cotele documentelor în care poate fi regăsit.

Indicele de documente. Este o lucrare arhivistică ştiinţifică prin care se urmăreşte punerea în valoare, într-o formă concisă, a întregii documentări posibile existente într-un fond sau colecţie, fie pe perioade istorice, fie teritorial sau nominal. După modul lor de alcătuire, există trei categorii de indici:

1. indicele cronologic – cuprinde lista completă a documentelor aparţinând unui fond, indiferent de forma în care s-au păstrat (original, copii,

traduceri, inserţii şi menţiuni), cu specificarea următoarelor elemente: data, locul emiterii, chestiunea – reprezentată printr-un cuvânt indice care individualizează actul respectiv; forma, limba, natura şi cota lui;

2. indicele toponimic – pune în evidenţă topicele atestate în documentele unui fond – constă în repertorizarea alfabetică a acestora, cu menţiunea apartenenţei teritoriale, a datei şi cotei documentului în care sunt cuprinse;

3. indicele onomastic - urmează structura celui toponimic, cu deosebirea că pune în valoare nume de persoane la care se specifică titlul sau calitatea lor.

Fiecare indice este prevăzut cu o prefaţă, liste de prescurtări, indicaţii bibliografice; în cazul indicelui cronologic, aparatul ştiinţific va cuprinde şi indici toponimici şi antroponimici. Prefaţa cuprinde expunerea metodei de lucru folosită în elaborarea indicelui, formele sub care se află materialul istoric aparţinând unui fond (acte originale şi copii, foi volante, traduceri sau transcrieri în condici, dosare), descrierea manuscriselor provenite din acesta, situaţii statistice din care rezultă numeric limba, materia şi forma de transmitere a documentelor, cotele u.a., cu aceeaşi provenienţă, arhivate în colecţii separate.

Ediţiile de documente. Se realizează după criteriul cronologic sau tematic. După stabilirea temei se va studia bibliografia privind tema respectivă, documentele publicate, fondurile şi colecţiile arhivistice în care se găsesc documentele referitoare la tema aleasă. La stabilirea şi transcrierea textului documentului ce va fi publicat se vor avea în vedere normele elaborate de Academia Română, pentru publicarea documentelor. În acelaşi timp cu transcrierea documentelor se va întocmi un rezumat pentru fiecare document în parte, care va cuprinde următoarele elemente: data, locul de emitere, emitentul şi destinatarul sau autorul, conţinutul documentului.

Aparatul ştiinţific este format din introducere, precedată eventual de prefaţă, notă asupra ediţiei, rezumatul introducerii într-o limbă de circulaţie internaţională, bibliografie, note, lista documentelor, indice general sau indici de onomastică, de materii şi subiecte, glosar, reproduceri de documente, planşe, hărţi, tabla de materii. În introducere se dau informaţii asupra fondurilor şi colecţiilor sau chiar a arhivei unde se păstrează documentele. De asemenea, se prezintă un tablou sintetic, general, al conţinutului documentelor, împrejurările în care au fost redactate, legătura dintre ele, analizându-se informaţiile mai importante, aspectul istoric al problemei căreia îi este consacrată publicaţia şi caracteristicile epocii în care se încadrează tema culegerii. În nota asupra ediţiei se fac referiri la fondul sau fondurile din care provin documentele ce se publică, particularităţile lor mai importante, metoda de editare, indicaţii asupra aparatului ştiinţific, colaboratorii etc. De asemenea, se specifică tema, limitele cronologice şi

geografice, planul general al ediţiei, repartizarea documentelor pe volume, corelaţia dintre diferitele părţi şi planul volumului respectiv. În bibliografie sunt indicate publicaţiile, lucrările de analiză şi volumele de documente unde se găsesc informaţii privind tema volumului editat.

Albumul de documente. Este o culegere de documente întocmită pe diferite criterii tematice (istorice, paleografice, de limbă, suport etc.) şi elaborată prin tehnica reproducerilor tehnice (fotografii, facsimile). Se întocmesc albume de paleografie dar şi albume de documente menite să popularizeze valorile documentare păstrate în depozitele Arhivelor Naţionale.

10. DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAŢIONALE

Dezvoltarea tezaurului arhivistic naţional presupune preluarea de către Arhivele Naţionale (şi prin direcţiile judeţene) a tuturor documentelor permanente de la creatori şi deţinători. Au fost însă situaţii în care s-au predat documente fără o evidenţă sumară (în cel mai bun caz), fapt ce a determinat prelucrarea arhivistică a acestora în depozitele Arhivelor Naţionale, ceea ce a dus la întârzierea valorificării lor prin cercetare. Fără îndoială că principala sursă de dezvoltare a FAN a constitui-o (şi o constituie) administraţia de stat ce creează documente privind toate domeniile vieţii sociale, la aceasta se adaugă numeroasele societăţi comerciale private care au obligaţia (pe care nu o respectată în totalitate) de a depune documentele permanente. Pentru a se reglementa finalmente această situaţie, Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) cuprinde – sub acest aspect - prevederi clare şi neinterpretabile.

10.1. REGLEMENTĂRI CONTEMPORANE PRIVIND DEPUNEREA DOCUMENTELOR LA ARHIVELE NAŢIONALE

Regulile ce trebuie urmate astăzi pentru depunerea documentelor la Arhivele Naţionale sunt cuprinse în Legea 16/1996 şi Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente (Ordinul 217/23 mai 1996). Problema aceasta este abordată în secţiunea a IV-a, numită Depunerea documentelor la Arhivele Naţionale, din Legea Arhivelor Naţionale (16/1996), art. 13-19.

La art. 13 se consemnează obligativitatea persoanelor juridice creatoare şi deţinătoare de documente de a depune spre păstrare permanentă la Arhivele Naţionale şi la direcţiile judeţene a următoarelor tipuri de documente:

- documentele fotografice şi peliculele cinematografice, după 20 de ani de la crearea lor;

- documentele scrise, cu excepţia actelor de stare civilă şi a documentelor tehnice, după 30 de ani de la crearea lor;

- documentele tehnice, după 50 de ani de la crearea lor;- actele de stare civilă, după 100 de ani de la întocmirea lor;- matricele sigilare confecţionate din metal, având înscrise toate

însemnele legale şi denumirea completă a unităţii, după scoaterea lor din uz.De asemenea, la art. următor, creatorii şi deţinătorii de arhivă pot

deţine documente care fac parte din FAN al României şi după expirarea termenului de depunere, dacă sunt necesare în desfăşurarea activităţii lor, pe baza aprobării directorului general al Arhivelor Naţionale, în cazul creatorilor şi deţinătorilor la nivel central şi a directorilor direcţiilor judeţene ale Arhivelor Naţionale, pentru ceilalţi creatori şi deţinători. De subliniat faptul că Ministerul Apărării Naţionale, Ministerul Afacerilor Externe, Serviciul

Român de Informaţii, Serviciul de Informaţii Externe, Serviciul de Protecţie şi Pază şi Academia Română îşi pot păstra, fără nici o aprobare, documentele proprii şi după expirarea termenelor de depunere.

Atunci când Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene nu au spaţii necesare pentru preluarea efectivă a documentelor permanente, iar creatorul sau deţinătorul acestora asigură condiţii de păstrare satisfăcătoare, documentele sunt lăsate, în custodie, la creator sau deţinător. Arhivele Naţionale sau direcţiile judeţene preiau inventarele acestor documente, în 3 exemplare, împreună cu procesul-verbal de predare-preluare (unde se menţionată faptul că s-a ajuns la această formă de depunere din lipsă de spaţiu şi obligaţiile unităţii la cere rămân documentele în custodie).

Organizaţiile particulare şi personale fizice care deţin documente ce fac parte din FAN le pot depune la arhivele Naţionale sub formă de custodie sau donaţie, scutite de taxe şi impozite. Dacă doresc să vândă documente, Arhivele Naţionale au drept de preemţiune de aceea sunt obligaţi să comunice acest lucru (printr-o ofertă – în trei exemplare - care va cuprinde provenienţa documentelor – moştenire, cumpărare etc. – opţiunea pentru vânzare, inventarul documentelor, cantitatea documentelor în m.l. şi u.a.) şi să aştepte răspunsul timp de 60 de zile de la data înregistrării comunicării. Documentele supuse vânzării vor fi expertizate de către Comisia de atestare a apartenenţei documentelor la Fondul Arhivistic Naţional, care funcţionează atât la arhivele naţionale cât şi la fiecare direcţie judeţeană. Dacă acestea intră în FAN, oferta vânzătorului va fi analizată de Comisia de evaluare şi achiziţii (funcţionează în fiecare instituţie a Arhivelor Naţionale). Un exemplar al ofertei şi al procesului verbal al Comisiei de evaluare şi achiziţii, al inventarului cu precizarea sumelor acordate, al contractului de vânzare-cumpărare se vor transmite Serviciului financiar, care urmează să plătească ofertantului suma de bani stabilită. Al doilea exemplar al actelor sus arătate se depune la evidenţa fondurilor şi colecţiilor, pe baza unui proces verbal de predare primire însoţit de documentele achiziţionate. Procesul verbal va consemna predarea documentelor achiziţionate în gestiunea unui depozit, sun semnătura şefului de depozit şi cu menţionarea datei şi a numărului sub care a fost înscris în registrul general de arhivă fondul/colecţia. Înscrierea în acest registru se efectuează pe baza ofertei. Documentele preluate de la persoane fizice se constituie de regulă, când este vorba de cantităţi mai mari, în fonduri personale sau familiale. Aici se cuprind şi documentele colecţionate de persoana respectivă. Când este vorba exclusiv de astfel de documente, ele se constituie în colecţii aparte, purtând numele colecţionarului.

În Instrucţiunile privind activitatea de arhivă amintite la început, se precizează că preluarea documentelor de la creatori şi deţinători de către Arhivele naţionale se efectuează prin confruntarea inventarelor cu u.a. Totodată, se face şi verificarea modului de constituire a u.a. predate.

Împreună cu documentele se preiau şi inventarele acestora, în trei exemplare. Predarea-preluarea se consemnează într-un proces-verbal, întocmit în două exemplare (vezi anexa XX). Procesul-verbal se întocmeşte şi se înregistrează la unitatea creatoare sau deţinătoare, numărul lui fiind trecut în registrul de evidenţă curentă, în dreptul inventarelor dosarelor predate. El se înregistrează şi la Arhivele Naţionale. De subliniat faptul că, la preluare, fiecare fond sau colecţie se inventariază aparte (după modelul din anexa XXI). Împreună cu documentele se preiau şi trei exemplare din inventar, împreună cu un exemplar din procesul-verbal de predare-preluare, din cele două întocmite.

În Normele Tehnice, 1996 (art.145) se prevede faptul că în cazuri excepţionale, Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene pot prelua cu aprobarea directorului Arhivelor Naţionale sau a şefilor direcţiilor judeţene fonduri şi colecţii neinventariate sau sub termenul legal, dat numai în următoarele situaţii:

- când documentele sunt scrise în limbi şi paleografii străine, iar creatorii sau deţinătorii nu au specialiştii necesari pentru ordonarea, inventarierea şi selecţionarea acestor documente;

- când documentele prezintă valoare ştiinţifică deosebită şi creatorii sau deţinătorii nu dispun de condiţii corespunzătoare de păstrare şi nici nu există posibilităţi pentru crearea unor asemenea spaţii de depozitare;

- când documentele au fost afectate de calamităţi naturale, iar creatorii şi deţinătorii de arhivă nu au condiţii de asigurare a conservării şi păstrării lor;

- când documentele au fost create de organizaţii politice sau obşteşti, instituţii şi unităţi ce şi-au încetat activitatea, fără a avea un continuator care să asigure securitatea şi conservarea arhivei unităţii desfiinţate.

Spaţiul de depozitare de care dispun Arhivele Naţionale destul de limitat, chiar dacă în ultimele decenii s-au construit localuri noi şi repartizat clădiri destul de generoase ca suprafaţă, determină preluarea selectivă a documentelor, urmărindu-se mai ales arhivele instituţiilor mai importante ce conţin documente de mare valoare ştiinţifică. Un element important pentru preluarea documentelor îl constituie şi vechimea lor. Oricum prin depunerea de documente la Arhivele Naţionale creşte tezaurul documentar al ţării şi se protejează o parte din mărturiile importante ale trecutului nostru, în condiţiile în care documentele preluate de la deţinători de către Arhivele naţionale sau direcţiile judeţene, nu mai pot fi retrase din administrarea lor.

10.2. PRELUAREA ARHIVELOR SOCIETĂŢILOR COMERCIALE LICHIDATE SAU REORGANIZATE

Momentul decembrie 1989 din istoria noastră a adus după cum se poate constata schimbări radicale din toate punctele de vedere. Vechile structuri instituţionale au fost înlocuite cu altele în acord cu noul curs al

vieţii. Diversele probleme ale economiei au generat schimbări deseori dramatice pentru multe din unităţile economice care din variate motive au fost lichidate sau au falimentat. Astfel, arhivele respectivelor unităţi au ajuns la voia întâmplării, existând pericolul distrugerii unei părţi însemnate din baza documentară pentru studierea istoriei contemporane. Observându-se acest pericol, Arhivele Naţionale şi direcţiile judeţene au fost nevoite să efectueze consistente preluări de salvare a acestor documente (neordonate, neinventariate şi neselecţionate). S-a ajuns la această situaţie deoarece creatorii documentelor au jucat un rol important în plan politic, economic, social sau cultural, valoarea lor este greu de apreciat momentan, iată de ce trebuie o atenţie sporită în păstrarea şi conservarea lor.

Din păcate, legislaţia din ultimul deceniu a secolului trecut referitoare la reorganizare unităţilor economice de stat, la lichidări etc. nu oferă nici o soluţie pentru salvarea arhivelor. Totuşi în Regulamentul de aplicare a Legii fondului funciar (18/1991), se stipulează ca arhivele fostelor CAP-uri să fie depuse la primării. De asemenea, în Legea contabilităţii (82/1991) se precizează că în cazul în care regiile autonome, societăţile comerciale, instituţiile publice, unităţile cooperatiste, asociaţiile şi celelalte persoane juridice, precum şi persoanele fizice care au calitatea de comerciant în cazul încetării activităţii, au obligaţia să depună, la Arhivele Statului, bilanţul contabil, registrele, statele de plată.

Prin Legea Arhivelor Naţionale (16/1996) s-au limpezit unele aspecte. O prevedere importantă, care dacă s-a pune în practică poate ajuta la recuperarea arhivelor unităţilor desfiinţate, este cuprinsă în art. 34, unde se arată obligativitatea creatorilor şi deţinătorilor de documente să comunice în scris, în termen de 30 de zile, Arhivelor Naţionale sau direcţiilor judeţene, documentele care le atestă înfiinţarea, reorganizarea sau desfiinţarea, în condiţiile legii. De asemenea, la art. 18 se precizează că în cazul desfiinţării a unui creator de documente, persoană juridică, fără ca activitatea acestuia să fie continuată de un altul, documentele cu valoare istorică vor fi preluate de Arhivele Naţionale, iar cele cu valoare practică, în baza cărora se eliberează copii, certificate şi extrase privind drepturile individuale ale cetăţenilor vor fi depuse la Ministerul Muncii şi Protecţiei Sociale sau la direcţiile judeţene ale acestuia. În Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente lucrurile sunt prezentate mai detaliat. Se arată obligaţia şefului compartimentului de arhivă de a întocmi un proces-verbal în prezenţa Arhivelor Naţionale (sau a direcţiei judeţene a Arhivelor Naţionale), în care se consemnează: denumirea fondului arhivistic, cantitatea, anii extremi, stadiul de prelucrare (inventariere, selecţionare), starea de conservare. Procesul-verbal va fi semnat de şeful compartimentul de arhivă din unitatea desfiinţată şi de membrii comisiei de lichidare; un exemplar al procesului-verbal se predă reprezentantului Arhivelor Naţionale (sau a direcţiei judeţene

a Arhivelor Naţionale). Sub aspect teoretic chestiunile sunt destul de bine aşezate, dar nici Arhivele Naţionale, nici direcţiile judeţene şi nici Ministerul Protecţiei Sociale nu dispun de spaţiu pentru preluarea acestor documente rămase la voia întâmplării. Şi atunci nu este de mirare că arhiva unităţii desfiinţate este aruncată prin pod, pivniţă sau în alte spaţii improprii, iar noul proprietar al clădirii având nevoie de spaţiul respectiv, doreşte să scape cât mai repede de ea, astfel documentele sunt vândute ca maculatură.

ARHIVELE NAŢIONALE ALE ROMÂNIEI

CADRU LEGAL1. Legea nr.16/1996 (Legea Arhivelor Nationale).2. Legea nr.358/2002 pentru modificarea si completarea Legii Arhivelor Nationale nr.16/1996.3. Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de Zi nr.217 din 23 mai 1996.4. H.G.nr.51/2003 privind procedura de predare-primire a documentelor creatorilor si/sau detinatorilor de documente, persoane juridice, care s-au desfiintat.5. Legea nr.544/2001 privind liberul acces la informatiile de interes public.6. Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.544/2001, privind liberul acces la informatiile de interes public.7. Legea nr.182/2002, privind protectia informatiilor clasificate.8. Legea nr.52/2003, privind transparenta decizionala în administratia publica.9. Legea nr.188/1999, privind Statutul functionarilor publici cu modificarile si completarile ulterioare.10. Legea nr.161/2003 privind unele masuri pentru asigurarea transparentei în exercitarea demnitatilor publice, a functiilor publice si mediul de afaceri, prevenirea si sanctionarea coruptiei.

STRUCTURA ORGANIZATORICA- Directia Arhivelor Nationale Istorice- Centrale - D.A.N.I.C.- Directia de Asigurare Tehnico-Materiala si Conservare - D.A.T.M.C.- Cabinetul Directorului General - C.D.G.- Directii judetene (41)- Directia Municipiului Bucuresti- Scoala Nationala de Perfectionare Arhivistica ,,Prof. Aurel Sacerdoteanu"

ATRIBUTII :Arhivele Nationale, unitate componeta a Ministerului Administratiei si Internelor asigura administrarea, supravegherea si protectia speciala a Fondului Arhivistic National al României (Art. 3 Legea 16/1996). Arhivele Nationale îsi exercita atributiile prin compartimentele specializate si directiile sale judetene:a) elaboreaza, în conformitate cu prevederile prezentei legi, norme si metodologii de lucru pentru organizarea si desfasurarea întregii activitati arhivistice, inclusiv pentru clasificarea si includerea în Fondul Arhivistic

National al României a documentelor prevazute la art. 2, care se dau publicitatii, dupa caz; b) controleaza aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare pe linia muncii de arhiva si stabileste masurile ce se impun potrivit legii;c) preia de la creatorii si detinatorii de arhiva documentele care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în conditiile si la termenele prevazute în prezenta lege;d) asigura evidenta, inventarierea, selectionarea, pastrarea si folosirea documentelor pe care le detine;e) asigura documentele pe baza de microfilme si alte forme de reproducere adecvate;f) constituie si dezvolta banca de date a Arhivelor Nationale si reteaua automatizata de informare si documentare arhivistica, stabileste masuri pentru corelarea tehnica si metodologica si pentru colaborarea serviciilor de informare si documentare arhivistica si a compartimentelor similare din cadrul Sistemului national de informare si documentare;g) elaboreaza si editeaza "Revista Arhivelor" si alte publicatii de specialitate, destinate informarii si sprijinirii cercetarii stiintifice, precum si punerii în valoare a documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României;i) la cerere sau din oficiul atesta daca un document face sau nu face parte din Fondul Arhivistic National al României;j) autorizeaza scoaterea temporara peste granita a copiilor documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, în scopul expunerii sau documentarii cu ocazia unor manifestari stiintifice sau culturale internationale;k) stabileste si dezvolta relatii cu organele si institutiile similare din strainatate, în vederea informarii reciproce în domeniul arhivistic si al schimbului de documente si de reproduceri de pe acestea; asigura aplicarea conventiilor si acordurilor internationale privind domeniul arhivistic si participa la congrese, conferinte, reuniuni si consfatuiri arhivistice internationale;l) controleaza si asigura aplicarea prevederilor legislatiei în vigoare pe linia muncii de arhiva si pe linia realizarii protectiei documentelor care fac parte din Fondul Arhivistic National al României, respectiv a celor ce privesc apararea secretului de stat, paza si conservarea acestor documente, atât în timp de pace, cât si la mobilizare sau razboi;m) Arhivele Nationale elibereaza la cererea persoanelor fizice si juridice certificate, copii si extrase dupa documentele pe care le detin în depozitele proprii prin intermediul compartimentelor special