AUDITUL DE SISTEM Bune practici / practici de evitat

Irina SEVERINCoordonator dept. Asigurarea Calitatii, Monitorizare, Audit si Evaluare

Motivatia declansarii misiunilor

• impactul unei nereguli poate fi sporit din cauze sistemice

• remedierea unei cauze sistemice reduce / ameliorează impactul asupra grantului instituţional

• universităţile nou intrate in program sau contractele care prezintă un grad de risc asociat pot face obiectul unui audit de sistem

Metodologia auditului de sistem

1. Analiza sistemului şi a procedurilor prin care universitatea asigură cadrul necesar implementării programului ERASMUS. Este verificata functionalitatea procedurilor şi a sistemelor de control intern, precum şi concordanţa acestora cu cerintele minime ale CE si AN.

2. Verificarea atât din punct de vedere tehnic, cât şi financiar a unui eşantion de beneficiari de mobilităţi aferent anului / anilor universitari selectati, cu scopul verificarii implementarii sistemului

analizat mai sus.

• Identificarea BPC in cadrul universităţii

• Carta Universităţii

• Strategii instituţionale dezvoltate pentru participarea la Programul Erasmus

• Modul efectiv de lucru (identificarea proceselor, stabilirea reglementărilor / procedurilor referitoare la organizarea mobilităţilor, cunoaştere şi difuzare, verificare periodică şi revizie)

• Resurse umane

Organizarea BPC

Auditul intern:• Identificarea funcţiei de audit intern în organigramă• Misiuni / rapoarte de audit intern referitoare la gestiunea fondurilor

Erasmus • Metodologie de audit utilizată• Remedierea neregulilor constatate, dacă e cazul (urmărire)

Auditul extern:• Analiza concluziilor rapoartelor întocmite în urma verificărilor

efectuate asupra fondurilor Erasmus de către alte instituţii abilitate sau AN

Existenţa formelor de control intern

Auditul intern / extern. Control intern

• Respectarea principiului selectiei corecte, transparente si coerente

• Informare şi promovare

• Procedura de selecţie

• Managementul procesului de selecţie

Selecţia beneficiarilor

Pregătirea beneficiarilor

• Întruniri de pregătire

• Monitorizare

Verificarea dosarelor de mobilitate pentru esantionul selectionat:• Acorduri inter-institutionale• Contracte cu participantii• Dosare mobilitate (learning agreement / teaching assignment,

certificat de prezenţă, foaie matricola, raport final etc.)• Recunoaşterea academică şi valorificare (credite transferabile,

supliment la diploma, transfer în curricula)• Emiterea certificatelor Europass

Raportări• Statistici, raportare către AN, evaluări interne/externe

Managementul ciclului de proiect

• Proceduri de stabilire / modificare a granturilor

• Contul Erasmus

• Tranzactii: tipuri, documente, viză CFPP

• Evidenţe privind primirea fondurilor de către participanti

• Existenţa unor proceduri de raportare

Managementul financiar

• Concordanţa între sumele plătite de AN cu cele efectiv virate în conturi

• Concordanţa datelor dintre extrasul de cont – contractul încheiat cu beneficiarul - documentul de plată - înregistrarea contabilă - raportarea către AN

• Aprobarea şi plata granturilor în timpul perioadei contractuale de eligibilitate

• Evitarea dublei finanţări din fondurile europene

• Verificarea faptului ca studentul nu a mai beneficiat de un grant Erasmus de studiu sau de plasament

• Arhivarea şi pastrarea documentelor - cel puţin 5 ani conform condiţiilor contractuale

Managementul financiar

Ponderea pe tipuri de probleme în raport cu numărul de universităţi auditate

61.54%

76.92%

53.85%

30.77%

46.15%

61.54%

69.23%

38.46%

30.77%

46.15%

38.46%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

Proceduri de lucru / Regulamente

Vizibilitate / Promovare

Procedura de stabilire / suplimentare a granturilor

Stabilirea responsabilităţilor şi segregarea funcţiilor

Evitare conflict de interese

Întocmirea contractelor

Procesul de selecţie

Transparenţa procesului de selectie

Recunoaşterea rezultatelor

Transparenţa gestiunii fondurilor. Interferenţe. Efectuarea plăţilor

Acurateţea şi concordanţa documentelor

Ari

i de

imb

un

atat

ire

Este necesară identificarea şi analiza riscurilor ce pot apărea în gestionarea fondurilor Erasmus

Aceste riscuri trebuie abordate din perspectiva implementării de soluţii / măsuri de conformare şi eficientizare a modului de implementare a programului ERASMUS

SUCCES

Concluzii