Perencanaan Proyek

A. Jenis Metode Penjadwalan Proyek

Secara garis besar metode penjadwalan proyek dapat dibagi menjadi 5, yaitu:

1. Bar Chart (diagram batang)

2. Pro

gra

m

Evaluation and Review Technique (PERT)

3. Critical Path Method (CPM)

4. Presedent Diagram Method (PDM)

5. Penjadwalan Dengan Sistem Komputasi.

1. Bar Chart (Gantt Chart)

Bar Chart atau lebih dikenal sebagai diagram batang mula-mula dipakai dan diperkenalkan oleh

Hendri Lawrence Gantt pada tahun 1917. Metode ini bertujuan mengidentifikasikan unsur waktu

dan urutan untuk merencanakan suatu kegiatan, yang terdiri dari waktu mulai, waktu selesai, dan

waktu pelaporan. Hingga kini metode ini masih banyak digunakan karena mudah dibuat dan

dipahami sehingga sangat berguna sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.

Penggunaannya sendiri sering digabungkan dengan kurva “S” sebagai pemantau biaya. Disebut

kurva S karena bentuknya yang menyerupai huruf S. Kurva S adalah sebuah grafik yang

dikembangkan oleh Warren T.Hanumm atas dasar pengamatan terhadap sejumlah besar proyek

sejak awal hingga akhir. Karenanya kurna ini disebut juga Hanumm Curve. Kurva S dapat

menunjukkan kemajuan proyek berdasarkan kegiatan, waktu dan bobot pekerjaan yang

direpresentasikan sebagai persentase kumulatif dari seluruh kegiatan proyek. Visualisasi kurva S

dapat memberi informasi mengenai kemajuan proyek dengan membandingkannya terhadap

jadwal rencana. Dari sinilah diketahui apakah ada keterlambatan atau percepatan jadwal

proyek. Indikasi tersebut dapat menjadi informasi awal guna melakukan tindakan koreksi dalam

proses pengendalian jadwal. Tetapi informasi tersebut tidak detail dan hanya terbatas untuk

menilai kemajuan proyek. Kurva S secara grafis adalah penggambaran kemajuan kerja (bobot %)

kumulatif pada sumbu vertikal terhadap waktu pada sumbu horisontal.

Kemajuan kegiatan biasanya diukur terhadap jumlah uang yang telah dikeluarkan oleh proyek.

Perbandingan kurva S rencana dengan kurva S realisasi memungkinkan dapat diketahuinya

kemajuan pelaksanaan proyek apakah sesuai, terlambat, atau lebih cepat dari yang direncanakan.

Kelemahan penggunaan metode diagram batang dan kurva S ini adalah pada kurangnya

penjelasan akan keterkaitan antar kegiatan, dan tidak dapat secara langsung memberikan

informasi mengenai akibat-akibat yang akan terjadi bila ada suatu perubahan.

A. Karakteristik Gantt Chart

Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh

para manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu

dimulai dan selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek. Semakin banyak

tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka semakin

besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart. Gantt chart

membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-

kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

B. Kelebihan Gantt Chart

Umum digunakan

Menyediakan representasi grafis yang mudah dipahami

Sesuai untuk proyek sederhana

C. Kekurangan Gantt Chart

Tidak merepresentasikan relasi antar aktivitas

Tidak memberi gambaran progress yang jelas

Tidak memberikan informasi mengenai waktu pengerjaan tercepat/terlama

Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan.

2. Metode PERT (Program Evaluation and Review Technique)

Metode PERT dikembangkan oleh Navy Spesial Project Office pada tahun 1957. Metode ini

bertujuan untuk sebanyak mungkin mengurangi penundaan, termasuk gangguan atau konflik

suatu jadwal. Metodologi PERT divisualisasikan dengan suatu grafik atau bagan yang

melambangkan ilustrasi dari sebuah proyek. Diagram jaringan ini terdiri dari beberapa titik

(nodes) yang merepresentasikan kejadian (event) atau suatu titik tempuh (milestone). Titik-titik

tersebut dihubungkan oleh suatu vektor (garis yang memiliki arah) yang merepresentasikan suatu

pekerjaan (task) dalam sebuah proyek. Arah dari vektor atau garis menunjukan suatu urutan

pekerjaan.

PERT pada prinsipnya adalah hubungan ketergantungan antara bagian-bagian kegiatan yang

digambarkan dalam bentuk diagram network. Dengan demikian dapat diketahui bagian-bagian

kegiatan mana yang harus didahulukan dan kegiatan mana yang menunggu selesainya pekerjaan.

Kelemahan metode ini terletak pada cara pembacaan. Tidak semua level manajemen dapat

membaca dan mengetahui kegiatan mana yang memerlukan perhatian penuh agar proyek dapat

berjalan sesuai dengan rencana.

Gambar 1. Analogi diagram PERT

Dari gambar 1 dapat diamati bahwa setiap arah panah akan menunjukan suatu urutan pengerjaan.

Seperti pekerjaan 1 dilakukan terlebih dahulu (start), kemudian bisa dilanjutkan oleh pekerjaan 2,

3, 4, setelah itu pekerjaan 5,6. Titik 7 adalah titik finish dimana pekerjaan terakhir dilakukan dan

merupakan akhir dari sebuah proyek. Selain menunjukkan suatu urutan pengerjaan diagram

PERT juga menunjukan suatu keterikatan antar pekerjaan yang tidak dapat dipisahkan.

Keterikatan itu dapat dilihat dengan contoh pekerjaan 2, 3, 4 hanya dapat dilakukan jika

pekerjaan 1 sudah selesai dilakukan.

Sebuah pekerjaan yang dapat dilakukan bersamaan dengan pekerjaan lain disebut juga sebagai

pekerjaan pararel (pararel task atau concurrent task). Selain itu terdapat juga sebuah aktivitas

yang diwakili oleh garis putus-putus yang disebut dengan dummy activities. Dari sebuah diagram

PERT dapat digunakan untuk mengetahui suatu urutan aktivitas kritis atau aktivitas yang harus

dilakukan sebagai prioritas utama (critical path), penjadwalan dengan aktivitas lain, dan jumlah

pekerja yang dibutuhkan.

Diagram PERT sangat bermanfaat bagi pengelolaan sebuah proyek karena menyediakan

informasi berikut:

Jangka waktu penyelesaian proyek,

Kemungkinan penyelesaian proyek sebelum tanggal yang ditentukan,

Tahapan kegiatan yang kritis, yang dapat berdampak langsung terhadap waktu penyelesaian

proyek,

Kegiatan yang memiliki tenggat waktu relatif longgar yang seharusnya dapat dikelola

sebagai tambahan waktu bagi tahapan kegiatan kritis,

Tanggal kegiatan dimulai dan tanggal kegiatan berakhir (periode program).

A. Langkah-Langkah Dalam Melakukan Perencanaan Dengan PERT

Dalam melakukan perencanaan dengan PERT dibutuhkan beberapa langkah, yaitu:

1. Mengidentifikasi aktivitas (activity) dan titik tempuhnya (milestone).

Sebuah aktivitas adalah pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan sebuah

proyek. Titik tempuh (milestone) adalah penanda kejadian pada awal dan akhir satu

atau lebih aktivitas. Untuk mengidentifikasi aktivitas dan titik tempuh dapat

menggunakan suatu tabel agar lebih mudah dalam memahami dan menambahkan

informasi lain seperti urutan dan durasi.

2. Menetapkan urutan pengerjaan dari aktivitas-aktivitas yang telah direncanakan.

Langkah ini bisa dilakukan bersamaan dengan identifikasi aktivitas. Dalam

menentukan urutan pengerjaan bisa diperlukan analisa yang lebih dalam untuk

setiap pekerjaan.

3. Membuat suatu diagram jaringan (network diagram).

Setelah mendapatkan urutan pengerjaan suatu pekerjaan maka suatu diagram dapat

dibuat. Diagram akan menunjukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan

berurutan(serial) atau secara bersamaan (pararell). Pada diagram PERT biasanya

suatu pekerjaan dilambangkan dengan simbol lingkaran dan titik tempuh

dilambangkan dengan simbol panah.

4. Memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk setiap aktivitas.

Dalam menentukan waktu dapat menggunakan satuan unit waktu yang sesuai misal

jam, hari, minggu, bulan, dan tahun.

5. Menetapkan suatu jalur kritis (critical path).

Suatu jalur kritis bisa didapatkan dengan menambah waktu suatu aktivitas pada tiap

urutan pekerjaan dan menetapkan jalur terpanjang pada tiap proyek. Biasanya

sebuah jalur kritis terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang tidak bisa ditunda waktu

pengerjaannya. Dalam setiap urutan pekerjaan terdapat suatu penanda waktu yang

dapat membantu dalam menetapkan jalur kritis, yaitu :

ES – Early Start

EF – Early Finish

LS – Latest Start

LF – Latest Finish

Dengan menggunakan empat komponen penanda waktu tersebut bisa didapatkan

suatu jalur kritis sesuai dengan diagram.

6. Melakukan pembaharuan diagram PERT sesuai dengan kemajuan proyek.

Sesuai dengan berjalannya proyek dalam waktu nyata. Waktu perencanaan sesuai

dengan diagram PERT dapat diperbaiki sesuai dengan waktu nyata. Sebuah

diagram PERT mungkin bisa digunakan untuk merefleksikan situasi baru yang

belum pernah diketahui sebelumnya.

B. Karakteristik PERT

Dari langkah-langkah penjelasan metode PERT maka bisa dilihat suatu karakteristik

dasar PERT, yaitu sebuah jalur kritis. Dengan diketahuinya jalur kritis ini maka suatu

proyek dalam jangka waktu penyelesaian yang lama dapat diminimalisasi. Ciri-ciri jalur

kritis antara lain sebagai berikut:

Jalur yang biasanya memakan waktu terpanjang dalam suatu proses.

Jalur yang tidak memiliki tenggang waktu antara selesainya suatu tahap kegiatan

dengan mulainya suatu tahap kegiatan berikutnya.

Tidak adanya tenggang waktu tersebut yang merupakan sifat kritis dari jalur kritis.

C. Manfaat PERT

Mengetahui ketergantungan dan keterhubungan tiap pekerjaan dalam suatu proyek.

Dapat mengetahui implikasi dan waktu jika terjadi keterlambatan suatu pekerjaan.

Dapat mengetahui kemungkinan untuk mencari jalur alternatif lain yang lebih baik

untuk kelancaran proyek.

Dapat mengetahui kemungkinan percepatan dari salah satu atau beberapa jalur

kegiatan.

Dapat mengetahui batas waktu penyelesaian proyek.

D. Kelebihan Model Diagram PERT

Merepresentasikan relasi antar aktivitas

Sesuai untuk proyek besar

Lebih efisien

E. Kekurangan Dari Metode Diagram PERT

Sulit dalam pengembangan dan pengelolaan

Contoh yang sangat sederhana dari sebuah diagram PERT:

Keterangan: Activities digambarkan oleh busur dan diberi kode A, B, C dst, sebagai simbol

Kegiatan A: ……., Kegiatan B: ……., Kegiatan C: ……., , dst. Busur juga diberikan keterangan

berapa lama perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan.

Sedangkan milestones digambarkan oleh titik/lingkaran yang diberi nomor kode yang naik

berurut dari awal hingga akhir diagram. Penomoran dengan kode 10, 20, 30, dst, bertujuan untuk

memberi ruang apabila kemudian diperlukan penambahan kegiatan di antara masing-masing

titik, misalnya diantara titik 10 dan 20, akan ditambahkan titik 15.

3. Critical Path Method (CPM)

Pada tahun 1958, perusahaan bahan-bahan kimia Du Pon Company menemukan metode Critical

Path Method (CPM) untuk memecahkan kesulitan-kesulitan dalam proses fabrikasi. Pada

dasarnya metode ini mirip dengan metode PERT. Perbedaan mendasarnya terletak dalam

penentuan perkiraan waktu. CPM dapat memperkirakan waktu yang dibutuhkan untuk

melaksanakan setiap kegiatan dan dapat menentukan prioritas kegiatan yang harus mendapat

pengawasan cermat agar semua kegiatan selesai sesuai rencana. Dengan kata lain, metode ini

memungkinkan terbentuknya suatu jalur atau lintasan kritis.

4. Metode Preseden Diagram (PDM)

Metode Preseden Diagram (PDM) diperkenalkan oleh J.W Fondahl dari Universitas Stanford

USA pada awal dekade 60-an. PDM adalah jaringan kerja yang umumnya berbentuk segi empat,

sedangkan anak panahnya hanya sebagai petunjuk kegiatan-kegiatan yang bersangkutan. Dengan

demikian dummy pada PDM tidak diperlukan.

5. Penjadwalan Dengan Sistem Komputasi

Salah satu keunggulan yang paling mencolok dari penggunaan alat bantu komputer adalah

kemampuan mengolah data dalam jumlah besar dalam waktu yang singkat dan dengan

kemungkinan kesalahan yang kecil. Dengan demikian penyusunan jadwal dapat dilakukan

dengan lebih cepat dan teliti. Setiap saat situasi proyek mengalami perubahan, komputer dapat

melakukan perubahan tersebut dalam waktu singkat.