23
BAB 7 PENGGUNAAN SISTEM TEKNOLOGI SERTA PERALATAN PEJABAT 7.1 Penggunaan sistem teknologi di pejabat Perkembangan dalam dunia teknologi telah menaiktaraf sistem operasi kerja dalam sesetengah firma. Dunia teknologi pada masa kini telah dianggap sebagai ‘keperluan asas’ yang harus ada bagi tujuan pembangunan dalam sesebuah syarikat mahupun firma. Kebanyakan syarikat masa kini mengutamakan penggunaan teknologi seperti komputer bagi melakukan semua tugas yang berkaitan, terutama bagi syarikat yang mempunyai kepadatan pekerja yang banyak seperti PETRONAS Carigali Sdn.Bhd ini. Antara contoh teknologi pejabat yang sering 61

Bab 7 Penggunaan Teknologi Pejabat Dan Peralatan

  • Upload
    dzuerna

  • View
    390

  • Download
    1

Embed Size (px)

Citation preview

BAB 7PENGGUNAAN SISTEM TEKNOLOGI SERTA PERALATAN PEJABAT

7.1 Penggunaan sistem teknologi di pejabat

Perkembangan dalam dunia teknologi telah menaiktaraf sistem operasi kerja dalam sesetengah firma. Dunia teknologi pada masa kini telah dianggap sebagai keperluan asas yang harus ada bagi tujuan pembangunan dalam sesebuah syarikat mahupun firma. Kebanyakan syarikat masa kini mengutamakan penggunaan teknologi seperti komputer bagi melakukan semua tugas yang berkaitan, terutama bagi syarikat yang mempunyai kepadatan pekerja yang banyak seperti PETRONAS Carigali Sdn.Bhd ini. Antara contoh teknologi pejabat yang sering digunakan di PETRONAS Carigali ialah PETRONAS Intranet Portal, Microsoft Office dan LYNC.

Sepanjang saya ditempatkan di Unit Pembelajaran dan Kebolehupayaan (Leadership & Capability Management Unit -LCM), saya mendapati bahawa hampir keseluruhan tugas di pejabat dilakukan dengan mengunakan teknologi pejabat terutamanya Microsoft Office dan LYNC 2007. Perisian yang paling kerap digunakan sepanjang tempoh latihan ialah Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft Power point 7.1.1 Microsoft Office

7.1.1.1 Microsoft Word

Microsoft Word

Microsoft Word digunakan untuk menghasilkan surat , memo , flyer, laporan , borang dan sebagainya. Ia merangkumi aktiviti seperti menaip, mengemaskini, menformatkandokumen, mengesahkandokumen, serta mencetakdokumen.

7.1.1.2 Microsoft Excel

Microsoft Excel

Microsoft Excel juga sering digunakan untuk membuat pengiraan, laporan , perancangan , penganalisaan data dalam pelbagai kaedah serta persembahan dalam bentuk grafik dan rajah (diagram).

7.1.1.3 Microsoft Outlook

Microsoft Outlook

Microsoft Outlook yang digunakan secara kerap untuk menghantar dan menerima email daripada pekerja di pejabat. Microsoft Outlook ini berlainan daripada kemudahan penghantaran email biasa kerana ia hanya dapat membuat penghantaran email kepada pekerja di dalam pejabat sahaja dan bukan untuk di luar kawasan pejabat seperti penggunaan penghantaran email biasa.

7.1.1.4 Microsoft Lync

Microsoft Lync

Microsoft Lync ini juga digunakan untuk berhubung dengan para pekerja lain. Selain itu, ianya dapat juga digunakan untuk penghantaran dokumen atau file kepada pekerja dengan mudah dan cepat. Pangilan video juga boleh dilakukan dengan adanya Microsoft LYNC tersebut. Hampir kesemua pekerja PETRONAS Carigali Sdn Bhd mengunakan Microsoft kerana ianya lebih menjimatkan masa dan tenaga pekerja. Malah , saya sendiri juga menggunakan kemudahan ini untuk berhubung dengan pekerja lain termasuk penyelia saya sendiri tentang apa-apa yang berkaitan dengan tugasan yang diberi.

7.1.1.5 Microsoft PowerPoint

Microsoft PowerPoint

Microsoft Powerpoint merupakan perisian yang turut digunakan oleh para pekerja di Jabatan Pengurusan Sumber Manusia ini secara meluas terutama dalam membuat persembahan dan pembentangan yang menarik dan dinamik. Microsoft Powerpoint ini antara kemudahan yang penting khasnya dalam mesyuarat atau program-program syarikat.

7.1.2 Intranet

PETRONAS Intranet Portal

Seterusnya ialah kemudahan pengunaan intranet dan internet. Di dalam pejabat saya hanya boleh mengakses intranet. Hal ini kerana hanya intranet sahaja yang boleh diakses bagi semua pengguna komputer peribadi di dalam organisasi. Pengguna hanya boleh mengakses mana-mana laman web PETRONAS dan MLNG. Tetapi bagi internet pula, penguna perlu memohon dan mendapatkan kebenaran daripada Jabatan i-Perintis bagi mengelakan sebarang masalah berlaku dalam kemudahan internet.

7.2 Penggunaan peralatan pejabat

7.2.1 Pengenalan

Sebagai salah sebuah syarikat yang mempunyai nama besar dalam bidang perniagaan, PETRONAS Carigali juga tidak terkecuali daripada melakukan tugas harian mereka dengan mengunakan pelbagai jenis peralatan yang ada di pejabat. Antara contoh-contoh peralatan pejabat yang digunakan ialah komputer peribadi (personal computer), mesin faks, telefon pejabat , mesin pencetak, mesin fotostat, mesin pengimbas, dan mesin penjilid (Binding Machine). Peralatan pejabat yang telah disediakan kepada para pekerja boleh dikategorikan kepada beberapa kumpulan.

Kumpulan pertama yang digunakan secara peribadi ialah komputer peribadi. Manakala bagi mesin faks, telefon pejabat, mesin pencetak, , mesin fotostat,mesin pengimbas, dan mesin penjilid pula dikategorikan sebagai kumpulan kedua. Semasa dalam latihan, saya berasa amat berterima kasih kerana telah berpeluang mengetahui dan mengunakan beberapa peralatan pejabat yang terdapat di syarikat dan telah diberi pendedahan tentang cara yang lebih betul menggunakan peralatan tersebut.

7.2.2 Senarai peralatan pejabat

1.Komputer

2.Mesin Pencetak

3.Mesin Faks

4.Mesin Pencarik (Shredder)

5.Mesin Penjilid (Binding Machine)

6.Telefon Pejabat

7.2.2.1 Komputer

Komputer

Menerusi zaman siber yang serba canggih dan maju ini, pengunaan komputer dalam membuat urusan perniagaan kini adalah amat penting. Dengan adanya pengunaan komputer boleh mempercepatkan dan memudahkan lagi sesuatu kerja itu dilakukan. Ianya boleh digunakan untuk menyimpan data, mengakses internet, berhubung dengan pekerja ,menaip maklumat penting dengan lebih kemas dan banyak lagi pengunaan lain.

Di Petronas Carigali Sdn Bhd, Operasai Sarawak bagi Jabatan Pengurusan Sumber Manusia (Human Resource Management-BHR), penggunaan komputer adalah amat penting bagi pengurusan penyimpanan data-data maklumat yang penting dan juga aktiviti untuk menghubungkan pekerja yang lain dalam melakukan tugas-tugas yang tertentu. Secara umumnya, di dalam syarikat ini pekerja banyak mengunakan perisian Microsoft Excel, Microsoft Word dan Microsoft Outlook dan Microsoft Lync dan Microsoft PowerPoint.

Dengan adanya sistem komputer ini, segala tugas dapat dijalankan dengan lancar, mudah dan cepat. Selan itu, ia juga dapat menjimatkan masa dan tenaga. Kualiti kerja yang lebih baik dapat dihasilkan dan memberikan kepuasan kepada pekerja.

7.2.2.2 Mesin pencetak

Mesin Pencetak

Mesin ini digunakan untuk mencetak pelbagai jenis dokumen. Mesin ini mempunyai tiga fungsi yang berbeza iaitu :-a) mencetak b) membuat salinan fotokopi atau fotostatc) mengimbas (scan)

a) Mencetak dan membuat salinan fotokopi atau fotostat

Berikut pula merupakan langkah bagi mencetak dan membuat salinan (fotostat) dokumen menggunakan mesin pencetak :-

1. Tekan butang energy saver . Kotak Services Home akan muncul .

2. Masukkan kertas ke dalam tray yang sepatutnya (Tray 1, Tray 2 , Tray 3 atau bypass)

3. Tekan item copy. Kemudian pilih saiz kertas yang dikehendaki.*tray 1- untuk kertas A4*tray 2- untuk kertas A4 yang disusun melintang.*tray 3- untuk kertas bersaiz A3*by pass- untuk kertas guna semula , Letter Head atau pilihan secara manual.

4. Tekan kuantiti yang dikehendaki dan tekan butang Start

Jadual 7.2.2.2.1 Jadual proses mencetak dan membuat salinan (fotostat) dokumen menggunakan mesin pencetak.

b) Mengimbas (scan)

Berikut pula merupakan proses mengimbas (scan) :-

1. Tekan Butang Service Home , dan sentuh E-mail

2. Enter the recipients address . Kotak ini akan muncul untuk tujuan pengisian e-mail penerima .Seterusnya, tekan Address Book..

3. Kotak E-mail Address Book akan muncul . Cari nama atau alamat e-mail penerima dan tekan butang To .

Alamat e-mail penerima akan muncul dalam senarai Recipient(s).

4. Sentuh pada Close. Paparan alamat e-mail penerima akan muncul kembali sebagai bukti e-mail penerima telah dipilih dan didisi di dalam senarai .

5. Setelah selesai , tekan Start.

6. Dokumen yang telah diimbas tadi akan masuk ke dalam e-mail penerima yang ditujui . Paparan dokumen akan dilihat setelah dokumen masuk ke dalam system komputer .

Jadual 7.2.2.2.2 Jadual proses mengimbas (scan)

Masalah yang sering dihadapi semasa menggunakan mesin pencetak ini ialah kertas tersekat ketika proses mencetak sedang dijalankan terutamanya dengan meletakkan kertas di atas tray kertas. Jika kertas atau dokumen tersekat semasa proses mencetak, baca arahan yang dipaparkan di skrin mesin sebelum cuba untuk membuang kertas atau dokumen yang sedang tersekat. Mesin akan memberi panduan secara automatik untuk membaikinya jika berlakunya sebarang kerosakkan kecil. Tidak dibenarkan sekali-kali untuk mengakses kerja dalam mekanisme mesin fotostat tanpa kebenaran dari pihak atasan. Arus eletrik atau bahagian yang bergerak boleh mencederakan pengguna atau tindakan tersebut boleh merosakkan mesin pencetak tersebut.

7.2.2.3 Mesin Faks

AMesin Faks

Mesin faks berfungsi untuk membuat penghantaran dokumen secara mudah dan pantas.

Langkah-langkah penggunaan mesin faks;

1. Pastikan dahulu nombor telefon penerima faks.1. Letakkan dokumen di bahagian A pada mesin faks.1. Muka dokumen haruslah diletakkan terlebih dahulu ke dalam mesin. 1. Tekan nombor telefon penerima faks.1. Kemudian tekan butang ENTER untuk memulakan proses faks.1. Sekiranya nombor yang ditekan adalah salah atau sedang sibuk, tekan butang # untuk terus atau berhenti.1. Tunggu sehingga dokumen habis diimbas.1. Tunggu sehingga laporan dicetak secara automatik oleh mesin faks.1. Laporan akan menyatakan bahawa penerima sudah atau belum menerima dokumen tersebut dengan melihat nota TRANSMISSION OKatau TRANSMISSION NG1. Laporan faks dan dokumen dikepil bersama untuk memastikan bahawa dokumen tersebut sudah dihantar.-Jika membuat penghantaran menggunakan faks, selepas beberapa minit haruslah menghubungi pihak penerima dokumen tersebut bagi mendapatkan status dokumen tersebut samada sudah diterima atau belum.

Semasa menggunakan mesin faks, terdapat banyak cabaran dan masalah yang dihadapi semasa proses penghantaran . Antaranya ialah :-

a) Nombor telefon penerima faks tidak digunakan lagi atau nombor telefon penerima faks adalah salah. Jika berlakunya masalah begini, maka proses penghantaran akan gagal.b) Ketika sistem tergendala, maka mesin faks juga gagal untuk berfungsi kerana talian telefon penerima tidak bersambung dengan talian internet maka penerima juga gagal untuk menerima dokumen yang dihantar.

7.2.2.4 Mesin Pencarik (Shredder)

Mesin Pencarik (Shredder)

Mesin pencarik (Shredder) ini pula digunakan bagi mencarik dan melupuskan dokumen-dokumen penting atau dokumen sulit yang tidak diperlukan lagi.

Langkah-langkah penggunaan mesin pencarik (shredder) :

1. Tekan simbol ON pada mesin. Lampu hijau akan menyala setelah butang ONditekan.2. Kemudian, masukkan kertas atau dokumen yang ingin dilupuskan ke dalam lubang tengah mesin.3. Mesin tersebut akan mencarik secara terus dokumen tersebut dengan hanya meletakkan kertas ke atas mesin pencarik.

Cabaran ketika menggunakan mesin ini ialah apabila ia tidak dapat mencarik lebih daripada 20 keping kertas dalam satu kali carik. Ini akan menyebabkan mesin tersebut gagal berfungsi akibat kertas yang dicarik terlalu banyak .

7.2.2.5 Mesin Penjilid (Binding Machine)

Mesin Penjilid (Binding Machine)

Mesin penjilid ini adalah penting untuk menjilid dokumen .Ia juga selalu digunakan di pejabat dalam proses menjilid dokumen supaya kelihatan lebih kemas dan teratur. Selain itu ianya dapat mengelakkan dokumen tersebut daripada kehilangan muka surat. Dengan adanya mesin ini ianya dapat menjimatkan masa dan juga kos. Mesin ini berfungsi untuk menghasilkan sebuah buku yang siap dijilidkan dengan kemas dalam masa yang singkat. Mesin tersebut juga dapat menjilidkan dokumen dalam pelbagai jenis saiz kertas. Antara alatan spesifikasi yang digunakan ialah mesin penjilid ,kertas yang digunakan untuk menjilid, kertas lutsinar, kertas berwarna dan gelang pengikat (ring).

Langkah-langkah penggunaan mesin binding ini adalah seperti berikut;

a) Asingkan kertas A4, kertas keras berwarna dan kertas lut sinar.b) Masukkan kertas mengikut had maksimum yang telah ditetapkan.c) Tekan butang Start untuk memulakan proses menebuk. d) Setelah selesai, keluarkan kertas dari lubang.e) Masukkan gegelung pengikat ke dalam bahagian tepi mesin.f) Pastikan gegelung pengikat terbuka sebelum memasukkan dokumen.g) Masukkan lubang kertas ke dalam gegelung pengikat.h) Tekan Start untuk memulakan proses mengikat dokumen yang telah ditebuk.i) Setelah selesai, ianya akan menghasilkan sebuah buku yang lebih tersusun.

Terdapat beberapa masalah yang dihadapi semasa menjilid. Antara masalah nya ialah mesin tersebut tidak dapat menebuk kertas lebih daripada 20 helai kertas. Manakala bagi kertas jenis lut sinar PVC hanya 2 helaian sahaja dapat ditebuk dalam satu masa. Jika bilangan kertas melebili daripada bilangan maksimum tersebut, mesin tersebut akan mengalami kerosakan dan kertas akan tersekat di dalam mesin tersebut. Hanya pihak mekanikal sahaja yang dibenarkan untuk membaikinya kerana pisau penebuk mesin tersebut dapat melukakan tangan pengguna. 7.2.2.6. Telefon Pejabat

Telefon Pejabat

Seterusnya ialah telefon pejabat .Penggunaan telefon amat penting di dalam sesebuah pejabat bagi tujuan berhubung. Kebanyakan pekerja telah diberi satu telefon setiap seorang. Tetapi hanya pekerja tertentu sahaja yang dapat membuat panggilan luar. Bagi mereka yang tidak dapat membuat panggilan luar pula, mereka perlu menghubungi operator atau bahgian resepsi (receptionist) terlebih dahulu. Kemudian, operator telefon akan menghubungi nombor yang kita ingin hubungi dan operator akan menyambung talian tersebut terus ke talian kita.

7.3 Cadangan serta dapatan

Penggunaan teknologi serta segala peralatan pejabat banyak memberi input kepada saya terutama dalam menyelesaikan tugas diberi . Segala kerja saya menjadi mudah dengan bantuan kemudahan-kemudahan seperti komputer , telefon , mesin-mesin serta kemudahan teknologi seperti Intranet dan Microsoft Office. Ini juga dapat menjimatkan dari segi aspek masa kerana segala kerja dapat dipercepatkan hasil daripada penggunaan teknologi dan peralatan .Oleh itu, penggunaan seperti ini haruslah digunakan dan dipraktikkan sebaik-baiknya tidak kira di pejabat mahupun di mana-mana firma sebagai tujuan pembangunan dan peningkatan prestasi syarikat.

7.4 Kesimpulan

Sebelum ditempatkan di PETRONAS Carigali Sdn Bhd ini , banyak yang saya tidak tahu mengenai teknologi-teknologi serta peralatan-peralatan canggih seperti yang digunakan di dalam pejabat ini . Contohnya Microsoft Lync dan Microsoft Outlook . Perisian seperti Microsoft Excel , Word dan PowerPoint ada didedahkan tetapi hanya lebih kepada perkara-perkara asas sahaja . Tetapi setelah saya didedahkan kepada situasi pekerjaan yang sebenar selama 20 minggu ini,,banyak ilmu yang telah saya perolehi secara mendalam, khasnya dalam penggunaan peralatan-peralatan canggih dalam pejabat .Oleh itu, saya berasa bersyukur kerana telah diberi peluang untuk belajar menggunakan segala peralatan di pejabat ini dan justeru itu ,segala ilmu tentang penggunaan kemudahan ini dapat juga saya jadikan pedoman apabila saya melangkah ke alam pekerjaan suatu hari nanti.68