BAB IIIBAB IIIMERENCANAKAN MERENCANAKAN PESANPESAN-PESAN-PESAN BISNIS BISNIS

Setelah mempelajari bab Setelah mempelajari bab iini mahasiswa mampu:ni mahasiswa mampu:1.1.Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.Mendiskripsikan tiga langkah proses menulis.2.2.Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan Menjelaskan alasan pentingnya mendefinisikan tujuan dan membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.membuat daftar untuk menguji tujuan tersebut.3.3.Mendeskripsikan pentingnya menganalis audiensMendeskripsikan pentingnya menganalis audiens4.4.Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan Membuat daftar faktor-faktor untuk memilih saluran dan media yang paling tepat untuk mengirim pesanmedia yang paling tepat untuk mengirim pesan

PROSES MENULIS PESAN BISNISPROSES MENULIS PESAN BISNIS

Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, Pesan-pesan bisnis bisa ditujukan untuk pelanggan, pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak pemasok, kantor pajak, kantor akuntan, dan pihak-pihak lainnya yang langsung maupun tidak langsung lainnya yang langsung maupun tidak langsung berhubungan dengan organisasi kita.berhubungan dengan organisasi kita.

Pesan bisnis yang efektifPesan bisnis yang efektif membutuhkan tiga langkah membutuhkan tiga langkah dalam proses menulis yaitu: dalam proses menulis yaitu:

1.1. Merencanakan pesan bisnis,Merencanakan pesan bisnis, 2.2. MenMenulisulis pesan bisnis, pesan bisnis, 3.3. MMenyelesaienyelesaikkan an pesanpesan

Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai Ketiga langkah di atas diaplikasikan pada berbagai macam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, macam pesan, seperti; pesan positif, pesan negatif, pesn persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & pesn persuasif, pesan lisan, pesan pekerjaan. (Bovee & Thill. 2009:125)Thill. 2009:125)

PROSES PERENCANAAN PESAN BISNISPROSES PERENCANAAN PESAN BISNIS

Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe-Perencanaan pesan bisnis adalah proses pe-netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan netapan berbagai kegiatan yg akan dilakukan sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.sebelum pesan bisnis tersebut diluncurkan.

Mengapa perlu perencanaan?Mengapa perlu perencanaan? Purwanto (2006:69) proses perencanaan Purwanto (2006:69) proses perencanaan

meliputi kegiatan;meliputi kegiatan;1.1. Menentukan tujuan Menentukan tujuan

2.2. MenganalisMenganalisisis audiens audiens

3.3. Menentukan ide pokok Menentukan ide pokok

4.4. Menyeleksi saluran dan mediaMenyeleksi saluran dan media

Merencanakan sebuah pesan diawali dengan Merencanakan sebuah pesan diawali dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan merumuskan tujuan yang jelas dengan menghubungkan kebutuhan pengirim dan menghubungkan kebutuhan pengirim dan penerima. penerima.

Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;Secara umum ada tiga tujuan pesan bisnis yaitu;1.1. Memberikan informasi (Memberikan informasi (memberi tahumemberi tahu) tentang ) tentang

segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis segala hal yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.kepada pihak lain.

2.2. Melakukan persuasi (Melakukan persuasi (membujukmembujuk) kepada pihak ) kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dan direspon sebagaimana dikehendaki.dan direspon sebagaimana dikehendaki.

3.3. Melakukan kolaborasi (Melakukan kolaborasi (bekerjasamabekerjasama) bisnis ) bisnis antara seseorang dengan pihak lainantara seseorang dengan pihak lain

Setiap pesan juga mempunyai Setiap pesan juga mempunyai tujuan khusustujuan khusus, , yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan yaitu apa yang diharapkan oleh komunikator, dan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan apa yang seharusnya dilakukan oleh komunikan setelah mereka menerima pesan.setelah mereka menerima pesan.

Tinggi

Sedang

Rendah

TinggiSedangRendah

Kolaborasi

Persuasi

Informasi

Kendali Komunikator

Par

tisip

asi K

omun

ikan

Gambar 3.1. Hubungan antara Tujuan Umum Pesan Bisnis dengan Partisipasi Komunikan dan Kendali Komunikator

Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:129)

Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan Bovee & Thill (2009:128) tujuan pesan bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila bisnis dikatakan jelas dan bermakna apabila dapat menjawab lima pertanyaan;dapat menjawab lima pertanyaan;1.1. Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai Apakah segala sesuatu akan berubah sebagai

akibat dari pesan yang akan dikirimkan?akibat dari pesan yang akan dikirimkan?

2.2. Apakah tujuan pesan tersebut realistik?Apakah tujuan pesan tersebut realistik?

3.3. Apakah waktunya tepat?Apakah waktunya tepat?

4.4. Apakah pesan disampaikan oleh orang yang Apakah pesan disampaikan oleh orang yang tepat?tepat?

5.5. Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Apakah pesan Anda dapat diterima organisasi Anda? Anda?

(Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau (Bila jawabannya sebaliknya maka tunda atau batalkan untuk mengirimkannya)batalkan untuk mengirimkannya)

Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan Analisis audiens merupakan proses pemeriksaan seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn seluruh faktor objektif/empiris yang berkaitan dgn komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.komunikan. Audiens bisa individu atau organisasi.

Tujuannya untuk mengidentifikasi Tujuannya untuk mengidentifikasi kebutuhan audiens kebutuhan audiens dan dan memprediksi reaksinya terhadap pesan memprediksi reaksinya terhadap pesan

Kegiatan dalam analisis audiens meliputi;Kegiatan dalam analisis audiens meliputi; Mengembangkan profil audiensMengembangkan profil audiens Memenuhi kebutuhan informasi audiensMemenuhi kebutuhan informasi audiens Memuaskan kebutuhan motivasional audiensMemuaskan kebutuhan motivasional audiens

Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens Metode yg dapat digunakan untuk analisis audiens adalah pengamatan/observasi, wawancara, surveiadalah pengamatan/observasi, wawancara, survei

Cara Mengembangkan Profil Cara Mengembangkan Profil AudiensAudiens

Menentukan ukuran dan komposisi audiensMenentukan ukuran dan komposisi audiens besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan besar kecilnya dan homogin tidaknya audiens akan

menentukan bentuk dan format penulisan pesan menentukan bentuk dan format penulisan pesan Mengenali audiens utamaMengenali audiens utama

Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh Kenali dan pastikan orang yg paling berpengaruh atau bertindak sebagai pengambil keputusan.atau bertindak sebagai pengambil keputusan.

Menentukan tingkat pemahaman audiensMenentukan tingkat pemahaman audiens Memprediksi kemampuan serap audiensMemprediksi kemampuan serap audiens

Memperkirakan reaksi audiensMemperkirakan reaksi audiens Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis Untuk menghidari kritik dan perdebatan pesan bisnis

perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg perlu dilengkapi argumentasi yg didukung bukti yg memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.memadai dan diakhiri kesimpulan dan rekomendasi.

Memenuhi Kebutuhan InformasiMemenuhi Kebutuhan Informasi

Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu Ada lima pedoman agar pesan bisnis mampu memenuhi kebutuhan Informasi audiens:memenuhi kebutuhan Informasi audiens:1.1. Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan Temukan apa yang diinginkan oleh audiens dan

segera penuhisegera penuhi2.2. Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan dan

informasi tambahan yang relevan perlu diberikaninformasi tambahan yang relevan perlu diberikan3.3. Berikan semua informasi yang diperlukanBerikan semua informasi yang diperlukan4.4. Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat Pastikan bahwa informasinya akurat dan dapat

dipertanggung jawabkan kebenarannyadipertanggung jawabkan kebenarannya5.5. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audiens

dan berikan perhatian khusus.dan berikan perhatian khusus.

Contoh KasusContoh KasusYth. Ibu SiscaYth. Ibu Sisca

Saya baru saja kembali dari liburan yang Saya baru saja kembali dari liburan yang menyenangkan di Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyenangkan di Semarang. Akan tetapi pag ini saya menyadari bahwa sepatu kulit warna hitam kesayangan menyadari bahwa sepatu kulit warna hitam kesayangan saya hilang. Karena saya memakai sepatu tersebut di saya hilang. Karena saya memakai sepatu tersebut di Semarang, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Semarang, saya kira saya meninggalkan sepatu saya di Pandanaran Hotel. Tolong periksa apakah sepatu saya Pandanaran Hotel. Tolong periksa apakah sepatu saya ada di kantor “tempat barang-barang hilang” dan ada di kantor “tempat barang-barang hilang” dan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan tolong beritahu saya apabila Anda telah menemukan sepatu saya yang hilang tersebut.sepatu saya yang hilang tersebut.

– Apa yang hilang?Apa yang hilang?– Siapa yang kehilangan?Siapa yang kehilangan?– Kapan tinggal di Hotel Pandanaran?Kapan tinggal di Hotel Pandanaran?– Dimana? Kamar no berapa?Dimana? Kamar no berapa?– Bagaimana cara memberitahu?Bagaimana cara memberitahu?

Memenuhi Kebutuhan Motivasional Memenuhi Kebutuhan Motivasional AudiensAudiens

Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-Pesan yang bertujuan membujuk dan bekerja-sama seringkali gagal mengubah keyakinan sama seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens.atau perilaku audiens.

Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka Agar kebutuhan motivasional terpenuhi maka cara yang dapat dilakukan.cara yang dapat dilakukan.1.1. Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat Memberikan argumentasi yang rasional yang dapat

diterima oleh audiens. diterima oleh audiens. Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia Imbauan rasional didasarkan pada asumsi bahwa manusia

sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-sbg pribadi rasional, selalu mendasarkan setiap tindakan-nya pada pertimbangan logika. nya pada pertimbangan logika.

2.2. Menggunakan pendekatan emosional audiens. Menggunakan pendekatan emosional audiens. Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih Imbauan emosional artinya pendekatan komunikasi lebih

diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, diarahkan pada sentuhan-sentuhan afeksi, seperti bangga, suka, benci, dan lain-lainsuka, benci, dan lain-lain

Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik Ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga yg menjelaskan isi dan tujuan topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens.dapat diterima oleh audiens.

Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan Syarat ide pokok yang dibuat untuk perencanaan komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok komunikasi harus ringkas, langsung pada pokok persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan persoalan, dan memperlihatkan hasil yang akan diperoleh bila kegiatan dilakukan. diperoleh bila kegiatan dilakukan.

Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui:Penentuan ide pokok dapat dilakukan melalui: Menggali Ilham (Menggali Ilham (brainstormingbrainstorming), ), Petunjuk atasanPetunjuk atasan Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi Kebiasaan, ini terutama untuk peristiwa yang terjadi

berulang-ulangberulang-ulang

Ide-ide dapat disampaikan lewat dua Ide-ide dapat disampaikan lewat dua saluran yaitu saluran lisan dan saluran yaitu saluran lisan dan tertulis.tertulis.

Saluran mana yang digunakan Saluran mana yang digunakan tergantung pada tujuan pesan,waktu, tergantung pada tujuan pesan,waktu, formalitas dan harapan audiensnyaformalitas dan harapan audiensnya

Masing-masing saluran memiliki Masing-masing saluran memiliki beberapa jenis media yang dapat beberapa jenis media yang dapat dipilh seperti; surat, surat elektronik, dipilh seperti; surat, surat elektronik, telepon, faximile, buletin. telepon, faximile, buletin.

Saluran Komunikasi lisanSaluran Komunikasi lisan

Komunikasi lisan dapat digunakan apabilaKomunikasi lisan dapat digunakan apabila:: Diperlukan umpan balik secara langsung Diperlukan umpan balik secara langsung

dari penerimadari penerima Pesan relatif sederhana dan mudah Pesan relatif sederhana dan mudah

dimengertidimengerti Tidak membutuhkan catatan permanenTidak membutuhkan catatan permanen Penerima dapat dikumpulkan dengan Penerima dapat dikumpulkan dengan

mudah dan ekonomismudah dan ekonomis Ingin mendorong interaksi untuk Ingin mendorong interaksi untuk

pemecahan masalah dan pengambilan pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.keputusan.

Kelebihan dan Kelemahan Kelebihan dan Kelemahan Komunikasi LisanKomunikasi Lisan

KelebihanKelebihan Menyediakan umpan Menyediakan umpan

balik dengan segerabalik dengan segera Memungkinkan Memungkinkan

terjadinya kenyamanan terjadinya kenyamanan berinteraksiberinteraksi

Meliputi berbagai isyarat Meliputi berbagai isyarat nonverbalnonverbal

Memungkinkan Memungkinkan mengeks-presikan emosi mengeks-presikan emosi dibalik pesandibalik pesan

KelemahanKelemahan Tidak menyediakan Tidak menyediakan

rekam-an komunikasi rekam-an komunikasi yg dapat dibuktikan yg dapat dibuktikan tanpa alat perekamtanpa alat perekam

Mengurangi kendali Mengurangi kendali komunikator pada komunikator pada pesanpesan

Seringkali mengabai Seringkali mengabai kan kemungkinan kan kemungkinan memperbaiki atau memperbaiki atau mmeengedit pesanngedit pesan

SALURAN KOMUNIKASI SALURAN KOMUNIKASI TERTULISTERTULIS

Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila:Komunikasi tertulis dapat digunakan apabila: Tidak diperlukan umpan balik secara langsungTidak diperlukan umpan balik secara langsung Pesan terperinci dan kompleksPesan terperinci dan kompleks Memerlukan perencanaan yang seksamaMemerlukan perencanaan yang seksama Memerlukan catatan yg permanenMemerlukan catatan yg permanen Penerima dalam jumlah yang banyakPenerima dalam jumlah yang banyak Penerima sulit dijangkau karena tersebar Penerima sulit dijangkau karena tersebar

secara geografissecara geografis Ingin meminimalkan distorsi.Ingin meminimalkan distorsi.

KELEBIHAN DAN KELEMAHAN KELEBIHAN DAN KELEMAHAN KOMUNIKASI TERTULISKOMUNIKASI TERTULIS

Kelebihan Kelebihan Memungkinkan Memungkinkan

membuat rencana dan membuat rencana dan mengendali-kan pesan.mengendali-kan pesan.

Meningggalkan bukti Meningggalkan bukti yg dapat diverifikasiyg dapat diverifikasi

Meminimalkan distorsi Meminimalkan distorsi pesanpesan

Dapat menjangkau Dapat menjangkau pene-rima yang secara pene-rima yang secara geogra-fis jauh. geogra-fis jauh.

KelemahanKelemahan Membutuhkan waktu Membutuhkan waktu

untuk umpan balik untuk umpan balik Kekurangan isyarat non-Kekurangan isyarat non-

verbalverbal Membutuhkan Membutuhkan

keterampilan khusus keterampilan khusus dlam menyiapkan, dan dlam menyiapkan, dan memproduksinyamemproduksinya

Membutuhkan banyak Membutuhkan banyak sumberdaya utk sumberdaya utk membuat dan membuat dan mendistribusikannyamendistribusikannya

MEDIAMEDIA

SALURAN LISANSALURAN LISAN Percakapan tatap Percakapan tatap

muka (pidato,rapat muka (pidato,rapat , dll), dll)

TeleponTelepon AAuudio, TV, dio, TV,

komputerkomputer TeleconferenceTeleconference Video conferenceVideo conference

SALURAN TERTULISSALURAN TERTULIS Surat, memo, laporan Surat, memo, laporan

selebaran, proposalselebaran, proposal E-mailE-mail Telepon (SMS)Telepon (SMS) KomputerKomputer FaksFaks TelegramTelegram Pos biasa dan khususPos biasa dan khusus

Pertimbangan dalam Pemilihan Pertimbangan dalam Pemilihan MediaMedia

Kekayaan sebuah media, yaitu Kekayaan sebuah media, yaitu kemampuan media untuk; menyampaikan kemampuan media untuk; menyampaikan pesan, menfasilitasi umpan balik.pesan, menfasilitasi umpan balik.

Formalitas sebuah pesanFormalitas sebuah pesan Keterbatasn mediaKeterbatasn media Tujuan pengirimTujuan pengirim Urgensi dan biayaUrgensi dan biaya Preferensi /harapan penerimPreferensi /harapan penerimaa

Gambar : Kekayaan mediaGambar : Kekayaan media

Lebih kaya

Lebih “kurus”

Dokumen tidak

beralamat

Dokumen yang

beralamat

Telepondan e-mail

Bertatapmuka

Termasuk: catatan, memo, surat, e-mail

dan IM

Termasuk: percakapan,

rapat,presentasi, videoconference

Termasuk: pamflet, buletin, dan laporan

standar

Termasuk: voice mail dan teleconference

Sumber: Bovee dan Thill , Komunikasi Bisnis Jilid 1,(2009:142)

TUGASTUGAS

Buatlah perencanaan pesan bisnisBuatlah perencanaan pesan bisnis Apa temanyaApa temanya

1.1. Rumuskan tujuannya Rumuskan tujuannya

2.2. Siapa dan analisSiapa dan analisisis audiensnya audiensnya

3.3. Tentukan ide pokoknyaTentukan ide pokoknya

4.4. Rencanakan saluran dan media yang akan Rencanakan saluran dan media yang akan digunakan dan alasan mengapa saluran dan digunakan dan alasan mengapa saluran dan media tersebut yang dipilih.media tersebut yang dipilih.

Dikumpulkan Senin, 17 Maret 2014Dikumpulkan Senin, 17 Maret 2014