Embed Size (px)
Citation preview
34
BAB IV
ANALISIS PRAKTEK KERJA LAPANGAN
4.1. Analisis Sistem Yang Berjalan
Analisis sistem yang sedang berjalan membahas mengenai analisis sistem
Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang sedang berjalan di Kantor
Arsip, Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Cimahi. Dalam
pelaksanaanya proses pengarsipansurat masuk dan surat keluar masih dilakukan
secara manual yaitu setiap surat masuk dan keluar yang akan dijadikan arsip
hanya disimpan di dalam map saja.
Berdasarkan uraian singkat diatas, dapat penulis simpulkan bahwa sistem
pengarsipan di Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik
(KAPPDE) Cimahi masih menggunakan caraatau sistem yang belum
terkomputerisasi atau dikatakan manual, sehingga hal inimenimbulkan beberapa
masalah yang muncul diantaranya yaitu :
1. Belum efektifnya penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar di
Kantor Arsip, Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE)
Cimahi, sehingga memungkinan arsip hilang.
2. Sulit dalam pencarian arsip surat masuk dan surat keluar di Kantor Arsip,
Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Cimahi, karena
arsip surat masuk dan surat keluar belum menggunakan program aplikasi
yang mendukung atau masih disimpan di dalam map biasa.
35
4.1.1. Analisis Dokumen
Analisis dokumen digunakan untuk menganalisis dokumen-dokumen yang
digunakan dalam sistem yang sedang berjalan adalahsebagai berikut :
1. Nama Dokumen : Surat Masuk
Deskripsi : Dokumen yang berasal dari instansi lain yang
ada di kantor pemerintah kota cimahi atau
dokumen yang berasal dari instansi lain
diluar kantor pemerintah kota cimahi
Item data : tanggal, no_surat_masuk, dari, tujuan,
perihal, sifat, keterangan
2. Nama Dokumen : Surat Keluar
Deskripsi : Dokumen yang berasal dari instansi-instansi
yang ada di kantor pemerintah kota cimahi
yang ditujukan untuk instansi lain diluar
kantor pemerintah kota cimahi
Item data : tanggal, no_surat_keluar, dari, tujuan,
perihal, sifat, keterangan
4.1.2. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan
Prosedur pengarsipan surat masuk yang sedang berjalan di Kantor
Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Cimahi
melalui beberapa tahapan antara lain :
1. Bagian Tata usaha menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian bagian tata usaha mencatat data surat masuk.
3. Setelah dicatat suratdikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat masuk
dan copyan surat masuk.
4. Copyan surat masuk disimpan sebagai arsip oleh tata usahadan
surat masuk diserahkan kepada kepala kantor.
36
Prosedur pengarsipan surat keluar yang sedang berjalan di Kantor
Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Cimahi
melalui beberapa tahapan antara lain :
1. Tata usaha memberikan konsep suratkeluar kepada kepala kantor
untuk di periksa secara manual.
2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar
yang harus diperbaiki oleh tata usaha.
3. Tata usaha memberikan surat keluar yang sudah di perbaiki kepada
kepala kantor untuk ditanda tangani.
4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada tata
usaha untuk di catatat.
5. Setelah dicatat surat dikeluarkan menjadi 2 file yaitu surat keluar
dan copyan surat keluar.
6. Copyan surat keluar disimpan sebagai arsip oleh tata usaha dan
surat keluar di serahkan kepada instansi/perusahaan lain.
4.1.2.1. Flowmap
a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang sedang berjalan di
Kantor Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data Elektronik
(KAPPDE) Cimahi.
37
Surat dari instansi/
Perusahaan lain
Surat dari instansi/
Perusahaan lain
Mencatat
data surat
masuk
Surat masuk
Surat masuk
Instansi/Perusahaan Lain Tata Usaha Kepala Kantor
Gambar 4.1
Flowmap Arsip Surat Masuk yang Berjalan
b) Flowmap prosedur arsip suratkeluar yang sedang berjalan di
Kantor Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data Elektronik
(KAPPDE) Cimahi.
38
Tata Usaha Kepala Kantor Instansi/Perusahaan Lain
Konsep Surat Konsep Surat
Memeriksa
Surat
Memperbaiki
surat
Surat yang sudah
diperbaiki
Menandatangani
surat
Surat yang sudah
ditandatangani
Mencatat data
surat keluar
Surat Keluar
Surat yang harus
diperbaiki
Surat yang sudah
diperbaiki
Surat yang sudah
ditandatangani
Ya
Surat Keluar
Cek surat
Tidak
Gambar 4.2
Flowmap Arsip Surat Keluar yang Berjalan
39
4.1.2.2. Diagram Kontek
Berikut adalah Diagram Kontek Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar yang sedang berjalan di Kantor Arsip, Perpustakaan Dan
Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE) Cimahi.
Instansi/
Perusahaan LainKepala Kantor
Pengarsipan
Surat masuk &
Surat Keluar
Surat yang harus ditanda tangani
Surat yang sudah ditanda tanganiSurat dari instansi/ perusahaan lain
Surat dari KAPPDE Surat yang harus diperbaiki
Konsep surat
Surat masuk
Gambar 4.3
Diagram Kontek Arsip Surat Masuk & Keluar
yang sedang berjalan
4.1.2.3. DFD (Data Flow Diagram)
a) Data Flow Diagram Arsip Surat Masuk yang sedang berjalan
di Kantor Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data
Elektronik (KAPPDE) Cimahi.
40
Instansi/Perusahaan Lain
Kepala Kantor
F. Surat masuk
Surat dari instansi/perusahaan lain
1
Mencatat data surat masuk
Surat masuk
Surat masuk
Gambar 4.4
Data Flow Diagram Arsip Surat Masuk
yang sedang berjalan
b) Data Flow Diagram Arsip Surat Keluar yang sedang berjalan
di Kantor Arsip, Perpustakaan Dan Pengelolaan Data
Elektronik (KAPPDE) Cimahi.
41
Kepala Kantor
Instansi/Perusahaan Lain
1
Memeriksa Surat
4Mencatat Data Surat Keluar
F. Surat Keluar
2
Memperbaiki Surat Keluar
3
Menandatangani Surat Keluar
Konsep surat Konsep surat
Konsep surat
Surat keluar
Surat keluar
Surat keluar
Surat keluar
Surat yang harus ditandatangani
Gambar 4.5
Data Flow DiagramArsip Surat Keluar
yang sedang berjalan
4.1.3. Evaluasi Sistem yang Sedang Berjalan
Sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di
Kantor Arsip Perpustakaan dan Pengelolaan Data Elektronik (KAPPDE)
Cimahimasih ada kekurangan, diantaranya :
1. Kesulitandalam pencarian arsip surat masuk dan surat.
2. Cara penyimpanannya yang kurang efektif sehingga memungkinkan
arsip bisa hilang.
42
4.2. Usulan Perancangan Sistem
Dari kendala yang ada setelah di evaluasi, maka penulis mengajukan untuk
membuat Sistem InformasiArsip Surat Masuk dan Surat Keluaruntuk
menanggulangi kendala yang sering terjadi. Dan untuk memperbaiki sistem yang
ada agar lebih cepat, tepat, efektif, dan efisien.
4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Tujuan dari perancangan Sistem Informasi Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar adalah sebagai berikut :
1. Untuk mempermudah pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
2. Untuk mempermudah pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar.
3. Untuk mempermudah pencarian arsipsurat masuk dan surat keluar.
4.2.2. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Gambaran umum sistem yang diusulkan dalam proses perancangan sistem
ini, penulisakan membangun sebuah Aplikasi Arsip surat masuk dan surat
keluar yang nantinya aplikasi tersebut dikelola oleh seorang user (salah
satu pegawai tata usaha). Berikut adalah prosedur arsip surat masuk dan
surat keluar yang diusulkan :
1) Prosedur Arsip surat masuk yang Diusulkan
1. User menerima Surat dari instansi/Perusahaan lain.
2. Kemudian suratmasuk tersebutdisan sehingga menghasilkan
file baru yaitu soft copy surat masukyang berekstensi.PDF.
3. Surat masuk kemudian diserahkan kepada kepala
kantorsedangkan data surat masuk beserta soft copy surat
masuk diinput dan disimpan ke dalam aplikasi Arsip surat
oleh user.
2) Prosedur Arsip surat keluar yang diusulkan
1. User mencetak konsep surat keluar kepada kepala kantor untuk
di periksa secara manual.
43
2. Setelah di periksa kepala kantor mengeluarkan file surat keluar
yang harus dirubah oleh user.
3. user memberikan surat keluar yang sudah di rubah kepada
kepala kantor untuk ditanda tangani.
4. Setelah di tanda tangani surat tersebut diberikan lagi kepada
user untuk di scan sehingga menghasilkan file baru yaitu soft
copy surat keluar yang berekstensi .PDF.
5. Surat keluar kemudian diserahkan kepada instansi/perusahaan
lain sedangkan data surat keluar beserta soft copy surat keluar
diinput dan disimpan ke dalam aplikasi Arsip surat oleh user.
3.2.2.1.Flowmap
a) Flowmap prosedur arsip surat masuk yang diusulkan
Instansi/Perusahaan Lain User Kepala Kantor
Surat Masuk Surat Masuk
Menscan & Input
Data Surat Masuk
Data Base
Surat Masuk
Surat Masuk
Gambar 4.6
Flowmap Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
44
b) Flowmap prosedur arsip surat keluar yang diusulkan
User Kepala Kantor Instansi/Perusahaan Lain
Konsep
Surat Keluar
Menscan & Input
Data Surat Keluar
Data Base
Surat Keluar
Surat yang sudah
ditandatangani
Mencetak Konsep
Surat Keluar
Memeriksa Konsep
Surat Keluar
Surat yang harus
dirubah
Merubah
Surat Keluar
Surat yang sudah
dirubah
Surat yang sudah
dirubah
Menandatangani
surat keluar
Surat yang sudah
ditandatangani
Surat Keluar
Cek konsep suratYa
Tidak
Gambar 4.7
Flowmap Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
45
4.2.2.2. Diagram Kontek
Berikut adalah Diagram Kontek Arsip Surat Masuk dan Surat
Keluar yang diusulkan.
Instansi/Perusahaan Lain
Kepala KantorSistem
Arsip Surat Masuk & Surat Keluar
Surat Keluar
Surat Masuk
Surat yang sudah ditandatangani
Konsep surat
Surat yang harus ditandatangani
Surat yang harus diperbaiki
Surat masuk
Gambar 4.8
Diagram Kontek Arsip Surat Masuk & Surat Keluar yang Diusulkan
4.2.2.3. Data Flow Diagram (DFD)
a) Data Flow Diagram Arsip Surat Masuk yang diusulkan.
Instansi/Perusahaan Lain
Kepala Kantor
1
Scan & input data surat masuk
Surat masuk Surat masuk
F. Surat masuk
Surat masuk
Gambar 4.9
DFD Level 0 Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
46
Kepala Kantor1.1
Scan surat masuk
Surat masuk
Data surat masuk
F. Surat masuk Data surat masuk
1.2
Input data surat masuk
Gambar 4.10
DFD Level 1 Pada Proses 1 Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
47
F. Surat masuk
1.2.3
Input data surat masuk
1.2.1
LoginUser F. userData user + Data surat masuk
1.2.2
Validasi
Data user + Data surat masuk
Data userInfo login tidak valid
Data surat masuk
Data surat masuk
Gambar 4.11
DFD Level 2 Pada Proses 1.2 Arsip Surat Masuk yang Diusulkan
48
b) Data Flow Diagram Arsip Surat Keluar yang diusulkan.
Kepala Kantor
1
Cetak konsepSurat keluar
Data surat keluar
F. Surat keluar
2
Periksa konsepSurat keluar
3
Memperbaiki konsep
Surat keluar
4
Menanda tanganiSurat keluar
5
Scan & input dataSurat keluar
Instansi/
Perusahaan Lain
Data surat keluar Data surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar
Data surat keluar
Gambar 4.12
DFD Level 0 Arsip Surat Surat Keluar yang Diusulkan
49
User
1.3
Cetak konsepSurat keluar
F. Surat keluar
1.1
Login
1.2
Validasi
Data user + Data surat keluar
Data user + Data surat keluar
F. User
Data user
Data surat keluar
Data surat keluar
Info login tidak valid
Gambar 4.13
DFD Level 1 Pada Proses 1 Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
5.1
Scan surat keluar
Instansi/Perusahaan lain
Surat keluar
Data surat keluar
5.2
Input data surat keluar
F. Surat KeluarData Surat keluar
Gambar 4.14
DFD Level 1 Pada Proses 5 Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
50
5.2.1
LoginUser
5.2.3
Input data surat keluar
F. Surat Keluar
Data user + Data surat keluar
5.2.2
Validasi
Data user + Data surat keluar
F. User
Data user
Data surat keluar
Info login tidak valid
Data surat keluar
Gambar 4.15
DFD Level 2 Pada Proses 5.2 Arsip Surat Keluar yang Diusulkan
4.2.2.4. Kamus Data
1. Nama arus data : Data surat masuk
Alias : -
Aliran data : Instansi/perusahaan lain P1,
P1 Kepala kantor, P1 F.Surat
masuk, P1.1 Kepala kantor,
P1.1 P1.2, P1.2 F.Surat
masuk,User→P1.2.1, P1.2.1→P1.2.2,
P1.2.2→P1.2.3, P1.2.1→F.Surat
masuk
51
Struktur data : id_surat_masuk,tanggal_surat_masuk,
no_surat_masuk,dari,tujuan,perihal_su
rat_masuk,sifat_surat_masuk,keterang
an_surat_masuk, file_surat_masuk
2. Nama arus data : Data surat keluar
Alias : -
Aliran data F.Surat keluar P1, P1→Kepala
kantor, P1 P2, Kepala kantor P2,
P2 P3, P3 P4, P4 P5,
P5 Instansi/perusahaan lain,
P5 F.Surat keluar, F.Surat
keluar P1, User P1.1,P1.1 P1.2,
P1.2 P1.3, F.surat keluar P1.3,
P5.1 Instansi/perusahaan lain,
P5.1 P5.2,P5.2 F.Surat keluar,
User→P5.2.1, P5.2.1→ P5.2.2,
P5.2.2→ P5.2.3, P5.2.3→F.Surat
keluar
Struktur data : id_surat_keluar, tanggal_surat_keluar,
no_surat_keluar, dari, tujuan,
perihal_surat_keluar,
sifat_surat_keluar,
keterangan_surat_keluar,
file_surat_keluar
3. Nama arus data : Data user
Alias : -
52
Aliran data : User P1.2.1, P1.2.1 P1.2.2,
F.User P1.2.2, User→P1.1, P1.1→
P1.2, F.User→ P1.2, User→P5.2.1,
P5.2.1→ P5.2.2, F.User→ P5.2.2
Struktur data : id_user, username, password,
nama_user, id_bagian, status
4.2.2.5. Perancangan Basis Data
4.2.2.5.1. Normalisasi
Bentuk Normal Ke-1
Surat = {id_surat_masuk, tanggal_surat_masuk,
no_surat_masuk, dari, tujuan,
perihal_surat_masuk, sifat_surat_masuk,
keterangan_surat_masuk, file_surat_masuk,
id_surat_keluar, tanggal_surat_keluar,
no_surat_keluar, dari, tujuan,
perihal_surat_keluar, sifat_surat_keluar,
keterangan_surat_keluar, file_surat_keluar,
id_user, username, password, nama_user,
id_bagian, status}
Bentuk Normal ke-2
Surat_masuk = {id_surat_masuk*, tanggal_surat_masuk,
no_surat_masuk, dari, tujuan,
perihal_surat_masuk, sifat_surat_masuk,
keterangan_surat_masuk, file_surat_masuk}
Surat_keluar = {id_surat_keluar*, tanggal_surat_keluar,
no_surat_keluar, dari, tujuan,
perihal_surat_keluar, sifat_surat_keluar,
keterangan_surat_keluar, file_surat_keluar}
53
User = {id_user*, username, password, nama_user,
id_bagian, status}
Bentuk Normal Ke-3
Surat_masuk = {id_surat_masuk*, tanggal_surat_masuk,
no_surat_masuk, dari**, tujuan**,
perihal_surat_masuk, sifat_surat_masuk,
keterangan_surat_masuk, file_surat_masuk}
Surat_keluar = {id_surat_keluar*, tanggal_surat_keluar,
no_surat_keluar, dari**, tujuan**,
perihal_surat_keluar, sifat_surat_keluar,
keterangan_surat_keluar, file_surat_keluar}
User = {id_user*, username, password, nama_user,
id_bagian**, status}
Bagian = {id_bagian*, nama_bagian}
54
4.2.2.5.2. ERD (Entity Relation Diagram)
Gambar 4.16
ERD Arsip Surat Masuk & Surat Keluar yang Diusulkan
N
N
1 1 User
Surat_masuk
Surat_keluar
Bagian Memiliki
username password
id_bagian
id_bagian
nama_bagian
no_surat dari tujuan
no_surat dari tujuan
55
4.2.2.5.3. Relasi Tabel
Gambar 4.17
Relasi Tabel Arsip Surat Masuk & Surat Keluar yang Diusulkan
surat_masuk
id_surat_masuk*
tanggal_surat_masuk
No_surat_masuk
dari**
tujuan**
perihal_surat_masuk
sifat_surat_masuk
keterangan_surat_masuk
file_surat_masuk
surat_keluar
id_surat_keluar*
tanggal_surat_keluar
No_surat_keluar
dari**
tujuan**
perihal_surat_keluar
sifat_surat_keluar
keterangan_surat_keluar
file_surat_keluar
user
id_user*
username
password
Nama_user
Id_bagian**
file_surat_masuk
bagian
id_bagian*
nama_bagian
56
4.2.3. Perancangan Program
4.2.3.1.Kebutuhan antar muka eksternal
Kebutuhan antarmuka eksternal yang didefinisikan pada perangkat
lunak Arsip surat masuk dan surat keluarmencakup kebutuhan
antarmuka pemakai, antarmuka perangkat keras, danantarmuka
perangkat lunak.
1) Antar muka pemakai
Aplikasi Arsip surat masuk dan surat keluar ini dikembangkan
dalam bentuk grafis dalam ukuran tampilan maksimal 1024 x
768 pixel. Perangkat lunak ini dilengkapi dengan menu untuk
pengaksesan berbagai fungsi yang disediakan.Interaksi antara
pengguna dan perangkat lunak dilakukan dengan
menggunakan mouse dan keyboard.
2) Antar muka perangkat keras
Kebutuhan minimum perangkat keras yang dapat digunakan
adalah:
a. PC
IBM Compatible dengan memory 512MB, processor In
tel Pentium
b. Monitor VGA yang dapat menampilkan resolusi 1024
x 768 pixel.
c. Hardisk 500Mb free disk space
d. Keyboard dan mouse untuk interaksi antara pengguna
dengan sistem.
Semua perangkat keras yang digunakan merupakan perangkat
standar dalam sistem komputer dan menggunakan port
standar yang ada
3) Antar muka perangkat lunak
Perangkat lunak yang diperlukan oleh Aplikasi ini adalah :
57
a. Sistem Operasi Windows Xp/Vista/W7.
b. Mozilla firefox/Internet Explorer/Opera/Google
Chrome/safary
4.2.3.2. Perancangan antar muka
Perancangan antar muka bertujuan untuk memberikan interface
tentang desain program yang akan dibuat.
4.2.3.2.1. Perancangan Input
1. Login
Tampilan login berfungsi sebagai pembatas hak akses pada
perangkat lunak ini. Berikut rancangan tampilannya :
Gambar 4.18
Tampilan Login
2. Halaman utama
Tampilan halaman utama berfungsi sebagai tampilan awal
aplikasi. Berikut rancangan tampilannya:
58
Gambar 4.19
Tampilan Halaman Utama
3. Input data surat masuk
Tampilan input data surat masukberfungsi untuk mencatat
data surat masuk. Berikut tampilannya:
59
Gambar 4.20
Tampilan Input Data Surat Masuk
4. Input data surat keluar
Tampilan input data surat keluarberfungsi untuk mencatat
data surat keluar. Berikut tampilannya:
Gambar 4.21
Tampilan Input Data Surat Keluar
60
5. Input data bagian
Tampilan input data bagian berfungsi untuk mencatat data
bagian. Berikut tampilannya:
Gambar 4.22
Input Data Bagian
6. Input data User
Tampilan input data bagian berfungsi untuk mencatat data
bagian. Berikut tampilannya:
Gambar 4.23
Input Data User
7. Tampilan data surat masuk
Tampilan data surat masukberfungsi untuk menampilkan data
surat masuk. Berikut tampilannya:
61
Gambar 4.24
Tampilan Data Surat Masuk
8. Tampilan data surat keluar
Tampilan data surat keluar berfungsi untuk menampilkan
data surat keluar. Berikut tampilannya:
Gambar 4.25
Tampilan Data Surat Keluar
4.2.3. Evaluasi Terhadap Sistem yang Diusulkan
Sistem yang Penulis usulkan berupa sebuah Sistem InformasiArsip Surat
Masuk dan Surat Keluar.Aplikasi ini mempunyai kelebihan yaitu, diantaranya
mempunyai penyimpanan data atau database yang baik.Aplikasi ini juga dapat
memudahkan dalam penginputan data, pencarian data, pembuatan laporan.
Aplikasi inipun bersifat user friendly, yang artinya aplikasi yang penulis buat
dapat mudah di jalankan oleh user tersebut. Aplikasi ini pun tidak memakan
banyak waktu dan biaya karena telah dikemas kedalam sebuah aplikasi yang
efisien.
