25

BAB IV

HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS

4.1 Analisis

4.1.1 Kondisi Perusahaan

Berdasarkan analisis yang dilakukan peneliti, sistem perekrutan karyawan yang

sedang berjalan saat ini di PT.Tiga Manunggal Synthetic Industriessudah berjalan

dengan baik, namun masih menggunakan sistem manual, yaitu Formulir Permintaan

Ketenagakerjaan& Personalia harus menyeleksi lamaran yang masuk dikirim via pos

atau internal karyawan sehingga terjadi penumpukkan berkas. Terjadinya penumpukkan

berkas tersebut sangat menyulitkan Personalia saat pencarian data dalam seleksi

pelamar berdasarkan surat lamaran yang masuk, karena Personalia harus mencari dan

membuka tiap berkas lamaran yang masuk satu persatu untuk mencari pelamar yang

sesuai dengan kriteria kebutuhan perusahaan. Personaliajuga harus mencetak dan

mengkopi surat panggilan seleksi dan surat panggilan penempatan kerja tiap ada

kegiatan penerimaan karyawan baru, dan dalam proses tersebut membutuhkan kertas

yang tidak sedikit.

Personalia harus memeriksa hasil tes calon karyawan dengan mengoreksi satu per

satu kertas tes karyawan yang telah mengikuti seleksi tes, dalam hal ini banyak waktu

yang terbuang dengan hanya memeriksa hasil tes saja, karena sangat membutuhkan

waktu yang lama dalam pengoreksian hasil tes, personalia pun masih harus menyekesi

pelamar berdasarkan hasil tes tersebut sesuai dengan kriteria perusahaan. Pelamar pun

harus berkali-kali datang ke perusahaan untuk memenuhi panggilan perusahaan dalam

mengikuti tes tulis, wawancara dengan personalia dan wawancara dengan bagian yang

membutuhkan karyawan.

26

1.1.2 Prosedur Perekrutan Karyawan PT. Tiga Manunggal Synthetic

Industries.

1. Departemen bagian membutuhkan karyawan baru diluar rencana mutasi atau

promosi dari dalam, departemen yang membutuhkan mengisi

FormulirPermintaanTenagakerjaan (Formulir Permintaan Tenagakerja)

2. Kebutuhan karyawan baru tersebut diberikan kepada pimpinan bagian

personalia untuk di tandatangani, baik jumlah persyaratan jabatannya, maupun

waktu dibutuhkannya.Apabila belum mendapat persetujuan dariPimpinanbagian

personalia, maka kebutuhan Karyawan tersebut di tolak.

3. Apabila mendapat persetujuan pimpinan bagian personalia, bagian personalia

menerima Formulir Permintaan Tenagakerjaan tersebut untuk diproses lebih

lanjut berdasarkan form isian Persyaratan Jabatan dan Tugas Jabatan dari

Departemen yang membutuhkan karyawan, bagianpersonaliabisa melakukan

seleksi arsip lamaran kerja yang sudah masuk sebelumnya (Bank data pelamar).

4. Jika dalam Bank data tidak ada karyawan yang sesuai dengan permintaan bagian

personalia membuat lowongan kerja.

5. Pelamar dapat langsung mengirim surat lamaran kerja yang dapat dikirim

langsung ke bagian personalia, bagian personalia menganalisis surat lamaran

kerja, Bagian personalia langsung membuatkan surat panggilan tes yang sudah

di tandatangani oleh personalia untuk pelamar.

6. Pelamar membawa surat panggilan tes dan data karyawan sebagai bukti

panggilan tes berserta data karyawan. Pelamar mengisi Biodata Calon

Karyawan,kemudian Biodata Calon karyawan,data karyawan, surat panggilan

27

tes di serahkan ke bagian personalia, untuk di buatkan Formulir Penilaian Calon

Karyawan.

7. Pelamar langsung mengikuti Tes,hasil dari tes di serahkan ke personalia untuk di

masukan dalam formulir penilaian calon karyawan dan di tandatangani oleh

bagian personalia ,bagian personaliamenyerahkan surat panggilan tes, data

karyawan, Biodata Calon Karyawan, formulir penilaian calon karyawan ke

bagian department yang membutuhkan karyawan.

8. Bagian departemen yang membutuhkan karyawan menerima Formulir penilaian

calon karyawan , yang kemudian memberikan catatan /hasil keputusandan di

tandatangani juga, Fromulir penilaian calon karyawan, cacatan / hasil keputusan,

data karyawan dan surat panggilan tes calon karyawan tersebut membuat

catatan bahwa karyawan di terima, yang kemudian Formulir penilaian calon

karyawan, catatan / analisa penialan pelamar (apakah pelamar di terima / di

tidak) dan surat panggilan tes calon karyawan di kirim ke bagian personalia.

9. Bagian Persenolian langsung membuat surat panggilan kerja yang sudah di

tandatangani bagian personalia dan surat panggilan tes, data karyawan, Biodata

Calon Karyawan, formulir penilaian calon karyawan dan catatan / hasil

keputusan di arsip.

28

1.1.3 Kelemahan dan Kelebihan Perekrutan Karyawan PT. Tiga

Manunggal Synthetic Industries.

Kelemahan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic

Industries.

a. Apabila terjadi permintaan ketenagakerjaan dari perusahaan bagian

personalia harus mencari data karyawan yang pernah mendaftar, dan

menganalisis satu persatu berkas calon karyawan , jika tidak ada

karyawan yang persyaratannya tidak memenuhi keinginan perusahaan

bagian personalia harus mencari atau membuka lowongan pekerjaan

dengan persyaratan yang diinginkan oleh Pimpinan perusahaan.

b. Kurang efektif jika ada pengangkatan dan pengeluaran karyawan

yang sering disebut PHK-55, karena bagian perusahaan harus

mencari berkas karyawan untuk di pindahkan pengarsipan berkas

karyawan.

29

Kelebihan dalam sistem Kepegawaian PT Tiga Manunggal Synthetic

Industries

a. Pengarsipan pada PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries sangat

rapih dan mudah dicari sesusai NRK karyawan.

4.2 Kebutuhan

Permasalahan yang dihadapi oleh bagian personalia khususnya dalam

pencatatan data karyawan perlu adanya sistem informasi yang terkomputerisasi.

Sistem Informasi terkomputerisasi yang akan dikembangkan sekaligus dibahas

dalam laporan ini menggunakan Java Neatbean, dan database MySQL. Dengan

menggunakan aplikasi ini pengelolaan data karyawan dapat diolah secara mudah

dengan waktu yang singkat.

4.3 JadwalPraktek Kerja

Tabel 4.1 Jadwal Perancangan Sistem

Tanggal Keterangan

Januari 2016

Minggu 2 11

Menentukan topik, menjelaskan yang harus dilakukan di dalam

perusahaan.

Menentukan pokok permasalahan dalam Sistem Informasi.

Minggu 4 25 Menentukan Sistem Kepegawaian yang akan di jalankan.

Februari 2016

Minggu 1 5 Pembuatan ERD , DFD, Dan hubungan Relasi Antar Tabel.

Minggu 2 19 Menetukan Judul Laporan.

30

Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel.

Minggu 3 29 Revisi Flowchart.

Menentukan arah program yang akan di buat.

Menentukan Database.

Maret 2016

Minggu 2 11 Memecahkan Masalah dalam source.

Menentukan dan merancang User Interface dengan Java

Neatbeans.

Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel.

Minggu 3 14 Revisi rancangan User Interface dengan Java - Neatbeans.

16 Pembuatan Data Karyawan (Insert, Update, Delete).

18 Revisi User Interface pada tabel History.

Minggu ke 4 24

Revisi Laporan, ERD, DFD dan Relasi Antar Tabel dan

Flowchart.

APRIL 2016

Minggu 1 3 Konsltasi semua Laporan.

31

4.4 Perancangan

4.4.1 DFD ( Data Flow Diagram )

a. Context Diagram

Context Diagram menjelaskan tentang aplikasi pengolahan data karyawan yang

berfungsi untuk mengolah data karyawan tersubut menjadi karyawan yang masih aktif

selama masa kerjanya.

Aplikasi

Pengolahan Data

karyawan

Karyawan aktif

Data karyawan

Gambar 4.2 DFD ContextPengolahan Data Semua Karyawan

32

c. DFD Level 0

DFD Level 0 seperti pada Gambar 4.3 dibawah ini menjelaskan sumber data dan tujuan

data. Dari data semua karyawan dapat di olah dengan tujuan lebih mudah untuk melihat

history setiap karyawan dan masa PHK setiap karyawan.

User /

Personalia

Input id user dan

password

Login

1.0

Input Semua

karyawan

2.0

Input data semua

karyawan

Tampilan semua

Data karyawan

Data History

Karyawan

3.0

Hasil

pengolahan

riwayat

karyawan

Data

Semua KaryawanHistory

karyawan

Karyawan PHK

4.0

Karyawan

PHK

Hasil proses

inputan dari

semua

karyawan

Perusahaan

Pengolahan

data karyawan

Gambar 4.3 DFD level 0 Pengolahan Data Karyawan

33

1.4.2 ERD(Rancangan Entity Relation Diagram)

Semua

karyawan

Nik

Karyawan

Nama

karyawan

alamat

No hp

keahlian

Tempat

Lahir

Tanggal

lahir

Jenis

kelamin

Tercatat

aktif

History

karyawan

Id History

Nik

karyawan

Tanggal

masuk

history

Karyawan PHK

tercatatNik

Karyawan

Nama

karyawan

alamat

No hp

keahlian

Tempat

Lahir

Tanggal

lahir

Jenis

kelamin

Tanggal

masuk

Tanggal

keluar

Gambar 4.4Rancangan ERD

ERD Sistem Pengolahan Data Karyawan diatas mnenjelaskan adanya relasi antara entitas

dan hubungan, dengan setiap entitas memiliki atribut masing-masing. Semua Karyawan

mencatat data karyawan minimal 1 karyawan, dan banyak karyawan yang ada dalam history

karyawan, history karyawan mempunyai banyak data karyawan yang PHK, tetapi minimal 1

karyawan yang tercatat di history.

34

1.4.3 Rancangan Kamus Data

1. Nama tabel : user

Tabel 4.2. TabelUser

2. Nama table : tb_semuakary

Tabel 4.3 Tabel tb_semuakary

Field Type Panjang

Nik varchar 20

nama_kary varchar 20

alamat varchar 20

nohp varchar 16

keahlian varchar 20

tempat_lhr varchar 20

tgl_lhr date

jenis_kel

enum

('Pria','Wanita',",")

id_jabatan varchar 20

id_statuskary varchar 20

id_dept varchar 20

tgl_masuk date

tgl_keluar date

3. Nama table : id_jabatan

Tabel 4.4 Tabel id_jabatan

Field Type Panjang

id_jabatan varchar 20

nama_jabatan varchar 20

Field Type Panjang

User Varchar 20

Pass Varchar 20

35

4. Nama table : id_dept

Tabel 4.5 Tabel id_dept

Field Type Panjang

id_dept varchar 20

Dept varchar 25

5. Nama table : id_statuskary

Tabel 4.6 Tabel id_statuskary

6. Nama table : history

Tabel 4.7 Tabel history

Field Type Panjang

id_history int 20

Nik varchar 10

Tanggal date

History varchar 500

Field Type Panjang

id_statuskary Varchar 20

Statuskary Varchar 20

36

1.4.4 Rancangan Relasi Tabel

Gambar 4.5 Rancangan Relasi Tabel

37

DATA KARYAWAN

Data Semua Karyawan

Data Karyawan PHK

History Karyawan

Keluar

LOGIN

ID User :

Password :

MASUK

1.4.5 Rancangan Tampilan Pengguna

1. Login Aplikasi Sistem Pengolahan Karyawan

Pada tampilan ini di butuhkan 2 field yaitu id karyawan dan password serta

sebuah fungsi untuk login ke sistem.

Gambar 4.6.1 Tampilan rancangan Login

2. Menu Utama Sistem

Pada menu utama sistem digunakan menu bar untuk memilih menu lainnya atau

kegiatan yang akan dikerjakan.

Gambar 4.6.2 Tampilan rancangan Menu Utama

38

3. Menu Data Semua Karyawan

Pada menu data semua karyawan terdapat fungsi untuk tambah, perbaharui, hapus,

memperbaharui data dan mencari data karyawan dengan NIK. Data yang akan disimpan

akan masuk ke dalam table yang disediakan.

Data Karyawan

Data Karyawan

NIK

Nama Karyawan

Alamat

Tempat lahir

Tanggal Lahir

Jenis kelamin

Jabatan

Keahlian

Status Karyawan

Departemen

Tanggal Masuk

Tanggal Keluar

Tambah Delete Ubah

TABEL KARYAWAN

Gambar 4.6.3 Tampilan rancangan Data Semua Karyawan

39

4. History Karyawan

Tampilan history karyawan hanya di gunakan untuk mencari data karyawan sesuai

masa perpindahan jabatan, departemen, stastus karyawan dan akan muncul pada tabel

sesuai dengan NIK yang di cari.

Gambar 4.6.4 Tampilan rancangan History Karyawan

DATA KARYAWAN

History Karyawan

Nik Cari

Tabel History

40

5. Menu Data Karyawan Pensiun

Tampilan pada menu data karyawan pensiun di butuhkan Combo Box dan field

yang fungsinya saling berkaitan. Combo box mempunyai dua pilihan nik dan tanggal

yang kemudian dari situ bisa langsung di isi dalam combo box nik / tanggal yang di cari.

Kemudian data dapat langsung muncul pada tabel dengan

menekan tumbol cari.

Gambar 4.6.5 Tampilan rancangan Data Karyawan PHK

DATA KARYAWAN

Data Karyawan PHK

Pilih salah satu

CARI

Data Ketenagakerjaan Pensiun

Tabel Ketenagakerjaan Pensiun

Logout

41

4.5 Implementasi

Gambar 4.7.1 Tampilan Login

Pada Gambar 4.7.1 di tampilan sistem yang muncul pertama sebagai tampilan

Login. Pada tampilan ini diminta untuk memasukan ID user dan Password. Untuk ID

user “rika” dan Password“201151” , kemudian klik akan keluar

Gambar 4.7.2.

42

Gambar 4.7.2 Tampilan Menu Utama

dari tampilan tersebut pilihlah menu kemudian akan

muncul tampilan Gambar 4.7.3.

Gambar 4.7.3 Tampilan Data Semua Karyawan

43

Pada gambar 4.7.3. tersebut berfungsi untuk menambah data karyawan, isi semua field

kecuali tanggal keluar karena pada kolom tanggal keluar akan otomatis terisi saat

menekan tombol . Hal ini karena tanggal keluar mengikuti pilihan pada

tanggal masuk , tanggal lahir dan juga status kerja,hal ini di gunakan untuk menghitung

masa PHK 55 dan juga PHK karena masa kontrak sudah habis. Untuk mengedit data

karyawan, dapat mencari NIK dengan menulis NIK pada kolom NIK kemudian pilih

tombol . Data akan keluar dan dapat mulai mengubah data yang diinginkan

kemudian klik tombol maka data akan berubah dan tampil kembali pada tabel

yang di sediakan.

Selanjutnya jika ada data yang akan di hapus dapat klik data pada tabel yang akan di

hapus dan klik tombol maka data akan terhapus.

Selanjutnya adalah dua tampilan menu yang berbeda tetapi memiliki alur penggunaan

yang sama yaitu ketika memilih menu “Data Karyawan PHK”dan menu “History

Karyawan”.Pada kedua menu ini terdapat tombol dimana tombol ini digunakan

untuk mencari karyawan yang akan dicari sesuai Nik atau tanggal.

Berikut menu , dapat dilihat pada Gambar 4.7.4 pada menu ini

hanya ada tombol cari dimana tombol ini akan berfungsi saat ComboBox dipilih sesuai

tanggal atau Nik, kemudian pada kolom yang di bawahnya dan tombol

kemudian data akan keluar pada tabel Karyawan PHK.

44

Gambar 4.7.4 Tampilan Data Karyawan PHK

Menu berikutnya menu . Pada menu ini di gunakan untuk

melihat history karyawan selama masa perpindahan kerja atau perpanjangan masa kerja.

Gambar 4.7.5 Tampilan History Karyawan

Terkhir pada menu yang berfungsi untuk kembali pada menu

Login.